Referat styringsgruppa 8. møte (siste møtet)

Transkript

1 Referat styringsgruppa 8. møte (siste møtet) Dato: 19. juni 2017 Vertskap: Ørskog kommune Stad: Ørskog rådhus, Sjøholt Tidsramme: Deltakarar: Kommune Medlemmar i styringsgruppa Rådmenn Tillitsvalde og HVO Haram Vebjørn Krogsæter (ordførar) Turid Hanken Endre Hellandsvik - UDF/Unio Randi W. Frisvoll (varaordførar) Rolf Longva (vara for Hildre) Emil Korsnes Svein Harsjøen Sandøy Oddvar Myklebust (ordførar) Kim Andrè Breivik Laila Alvestad - Fagforbundet/LO Åse Kristin Ask Bakke (varaordf.) Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner (konstituert) Skodje Dag Olav Tennfjord (ordførar) Geir Ove Leite (varaordførar) Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Bente Glomset Vikhagen Ramona Pilskog - Delta/YS Ørskog Ålesund Meldt forfall Knut Helge Harstad (ordførar) Geir Peter Aure (varaordførar) Olav Kjetil Sjøholt Arne Abelseth Gert Rietman Eva Vinje Aurdal (ordførar) Åse M Myren (vara for Øvstebø) Øystein Tvedt Geir Stenseth Anne Kristin Bryne Ewa Hildre Tore Johan Øvstebø Janette Steinsvik (ass. rådmann) Astrid Eidsvik Synnøve V. Synnes Geir J. Skodje - UDF/Unio Lindis Dalebø - Fagforbundet/LO Lars Marius Rindal Prosjektteamet Andre Eksterne Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem Kommunikasjonsansvarleg Anne Bente Skjellum Demokratirådgjevar Mads Solberg Formannskapsekretær Ålesund kommune Irene Kalstad Aase Leiar delprosjekt økonomi Lars Fylling Personalsjef Skodje kommune Malin Piegsa FMMR Prosjektleiar Vigdis Rotlid Vestad FMMR Jurist Frida Farstad Brevik Leiar av styringsgruppa Eva Vinje Aurdal ønskte alle velkomne. Styringsgruppa godkjende møteinnkalling og møtereferat 7. styringsgruppemøte lenke møtereferat. Referat og presentasjonar vart sendt ut

2 44/17 Referatsaker Leiar av styringsgruppa orienterte kort om status sidan sist styringsgruppemøte: AU-møte lenke til referat og AU-møte lenke til referat Søknad infrastrukturmidlar er sendt KMD 1.6. med kopi til ordførarane. Prosjektleiarforum 2.6. lenke til referat. Ny samling vert Oppdatert organisasjonskart og oversikt delprosjekt lenke. Oppstartsamling i KMD sitt prosjekt «Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing». Nye Ålesund deltok med ni representantar. Innkalling frå FMMR sendt kvar kommune Kvar kommune sender innkalling til kommunestyremøtet der FMMR si innkalling og saksliste leggast ved. HTV og HVO er inviterte til felles kommunestyremøte Prosjektet opprettar ei side på FB for tilsette. Denne er open for alle. Informasjons- og nyheitsbrev nr. 2 vert sendt tilsette før sommaren. Invitasjon til KS/KMD-samling , gjeld i hovudsak for nye kommunar som ikkje har delteke på samlingane tidlegare i vår - lenke Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek referatsakene til orientering. 45/17 Orientering om Stortingsvedtak «Endringer i kommunestrukturen» Prop. 96 S ( ), Innst. 386 S ( ) Stortinget har vedteke at Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund skal danne ny kommune innan Stortingsvedtak, saksprosess og forslag finn de her lenke Pressemelding frå nye Ålesund vart sendt ut like etter Stortingsvedtaket - lenke Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek saka til orientering. 46/17 Orienteringar frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal v/prosjektleiar og jurist Prosjektleiar Vigdis Rotlid Vestad FMMR orienterte om felles drøftingsmøte Fylkesmannen i Møre og Romsdal har innkalla dei fem kommunestyra til felles kommunestyremøte/drøftingsmøte lenke. Politiske sekretær i kvar kommune har vidaresendt innkallinga til eige kommunestyre. Jurist Frida F. Brevik FMMR orienterte om gyldig samansetjing av fellesnemnd, jf. kommunelova 36 nr. 2. Presentasjonen ligg ved. Kravet til kjønnsmessig balanse gjeld kvar kommune si valliste/delegasjon til fellesnemnda (fem repr.), ikkje nemnda som heile. AU har diskutert problemstillinga, jf. AU-referat sak 5 og sak 5. FMMR har gitt skriftlege tilbakemeldingar på spørsmål som er vidareformidla til ordførarane - her er utdrag: «Valg til fellesnemnd skal skje etter kommunelovens regler jf. inndelingslova 26. Koml. 36 nr. 2 oppstiller et krav om kjønnsmessig balanse. Kravet gjelder for de enkelte lister, dvs. her vil kravet gjelde for listen til den enkelte kommune. Det følger videre av koml. 37 nr. 3 at det så langt det er mulig, skal kravet til kjønnsmessig balanse (jf. koml. 36 nr. 2) sikres i valgoppgjøret ved at det underrepresenterte kjønn rykker opp. Kravet om kjønnsmessig balanse gjelder også for varamedlemslisten.( ). Det kan få konsekvenser for gyldigheten av vedtakene dersom organet ikke er satt sammen lovlig. Det er kommunens ansvar å se til at organet er lovlig sammensatt. ( ) Det er ikke mulig å søke unntak fra kravet ( ), verken med hjemmel i eller etter inndelingslova 17.» FMMR overleverte brev til kommunane i nye Ålesund om gjeldande tema, sjå vedlegg. Ordførar i Skodje orienterte at dei vil innfri kravet, ordførar i Ørskog orienterte om kvifor kommunen enno ikkje har kome til ei løysing. Fleire i styringsgruppa ga tilbakemelding om viktigheita av at lova også vert følgd i Ørskog. NB! I ettertid har Ørskog kommunestyre oppnemnd medlemmar til fellesnemnda som er i samsvar med lova lenke kommunestyreprotokoll (lagt til referatet 29.6.). 2

3 Frida F. Brevik orienterte om harmonisering eigedomsskatt i kommunesamanslåinga. Presentasjonen ligg ved. AU har diskutert problemstillinga, jf. AU-referat sak 6. Eigedomsskatt skal, saman med andre lokale forskrifter og vedtekter, harmoniserast før kommunesamanslåinga. Dersom nye Ålesund ikkje greier dette innan fristen, kan ein som siste utveg søke Kongen om unntak frå eigedomsskattelova, jf. inndelingslova 17. I så fall skal behovet for unntak grunngjevast godt; vilkår for unntak etter inndelingslova 17, 2. ledd er at unntaket må vere «nødvendig» for gjennomføring av grenseendring, det er ikkje nok at det sjåast som hensiktsmessig eller ønskeleg. Det er behov for at nye Ålesund rask startar utgreiinga av harmonisering av eigedomsskatt, slik at fellesnemnda kan ta stilling til dette. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek presentasjonane frå FMMR til orientering. Ordførarane følgjer opp brev frå FMMR om lovleg samansetjing av fellesnemnd. Styringsgruppa ber delprosjekt Økonomi om å prioritere utgreiing av harmonisering eigedomsskatt, i tillegg til harmonisering av andre lokale forskrifter og regelverk. 47/17 Program og gjennomføring av felles kommunestyremøte 21. juni 2017 Kommunikasjonsansvarleg Anne Bente Skjellum presenterte utkast til program og gjennomføring, bordoppsett m.v. Leiar av styringsgruppa gjekk gjennom AU si innstilling til køyreplan for drøfting og individuelle kommunestyremøter. Sjå AU-referat sak 4, samt saksframlegg til møtet. Program vart lagt på nettsida og utdelt før møtestart lenke. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek informasjonen om program og gjennomføring til orientering. 48/17 Oppretting delprosjekt A9: Vatn, avløp og renovasjon AU innstiller (AU-referat ) på å opprette eit delprosjekt for vatn, avløp og renovasjon. Det er allereie oppretta delprosjekt for matrikkel, kart og oppmåling, det er behov for å kome raskt i gang med tilsvarande prosjekt på VAR-området. Delprosjektgruppa skal bestå av ein administrativ representant frå kvar kommune, og ein tillitsvald. Rådmennene melder inn namn. Kim Andre Brevik vert delprosjektleiar. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune er einige om at delprosjekt A9: Vatn, avlaup og renovasjon vert oppretta. 49/17 Oppretting delprosjekt A10: Administrativ organisering kartlegging (2017) AU innstiller (AU-referat ) på å opprette eit delprosjekt som går i gang med kartlegging av administrativ struktur, slik at kartleggingsarbeidet er klart til rådmann for nye Ålesund er på plass. Det er viktig å kome i gang med kartlegginga fordi mange delprosjekt er avhengig av framdrift vedr. administrativ struktur. Kommunane i nye Ålesund må kartleggast, samt innhente ulike døme frå andre kommunar av samanliknbar størrelse, og sjå på fortrinn og ulemper med desse. Kartleggingsarbeidet gjerast av ei administrativ gruppe med ein repr. frå kvar kommune, og ein tillitsvald. Rådmennene har meldt inn namn. Koordinator tiltrer. Kommune Delprosjekt: Administrativ organisering kartlegging (2017) Haram Turid Hanken Sandøy Ann Kristin Røyset Skodje Kristian Skålhavn Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes Ålesund Magne Karlsen Nye Ålesund Prosjektkoordinator tiltrer gruppa Fagforeiningsrepr. Hanne Tonning Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune er einige om at delprosjekt A10: Administrativ organisering kartlegging (2017) vert oppretta som administrativt delprosjekt. 3

4 50/17 Oppretting politisk delprosjekt P3: Interkommunale samarbeid AU innstiller (AU-referat ) på å opprette eit politisk delprosjekt for å vurdere interkommunale samarbeid. Delprosjektet må kome raskt i gang til hausten slik at dei får framlagt sine tilrådningar til polisk avgjerd i fellesnemnda ved årsskiftet 2017/2018. Delprosjektet får overlevert kartlegginga av Interkommunale samarbeid som administrativ gruppe overleverte styringsgruppa i mai 2017, og tek utgangspunkt i vurderingsarbeidet. Intensjonsavtalen og mandat for fellesnemnda ligg til grunn for arbeidet. Fellesnemnda vedtek mandat for delprosjektet i første møtet i august. Delprosjektgruppa skal bestå av ein politisk representant (folkevald) og ein vararepresentant frå kvar kommune. AU avgjer på kven som skal vere leiar og nestleiar i delprosjektet. Tore Hals vert administrativ tilretteleggar i I dei to første møta vil tidlegare kartleggingsgruppe delta, for å orientere om funn i kartlegginga m.v. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune er einige om at politisk delprosjekt P3: Interkommunale samarbeid, vert oppretta. Ordførarane melder namn på ein politisk representant og vararepresentant frå sin kommune. AU avgjer på kven som skal vere leiar og nestleiar i delprosjektet. 51/17 Orientering om organisering av digitaliseringsarbeidet fram mot 2020 Bente G. Vikhagen orienterte om styremøtesak i e-kommune Sunnmøre Dette var også sak i AU-møte For å kunne skape noko nytt i kommunesamanslåinga må IKT og digitalisering viast stor merksemd. Dei fem kommunane har ei mengd IKT-system som støttar tenesteproduksjon og prosessar. Å utnytte dei teknologiske mogelegheitene kan gje store vinstar. Dersom vi undervurderer arbeidet og samanhengane vil risikoen vere stor for at gevinstar går tapt. Den digitale samanslåinga i ny kommune er avhengig av å bli styrt som eige delprosjekt som forheld seg til dei same styringslinjene som dei andre delprosjekta i nye Ålesund. Dette inneber at kommunane i nye Ålesund ikkje bør videreføre det strategiske samarbeidet i ekommune med dei styringsstrukturane som fungerer i dag. Det strategiske samarbeidet etter 27 i kommunelova bør difor avviklast. Ein anbefaler at IKT driftssamarbeid vert videreført og videreutvikla gjennom fornying av samarbeidsavtale som sikrar gode strukturar. Det er kvar kommune som har vedtaksmynde til å oppløyse dette 27-samarbeidet. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund ber rådmennene om å utarbeide ei sak om oppseiing av den strategiske delen av ekommunesamarbeidet etter 27 i Kommunelova. Denne må handsamast av dei respektive kommunestyra og i samsvar med retningsliner nedfelt i vedtektene. Ein anbefaler at IKT driftssamarbeidet vert videreført og videreutvikla gjennom fornying av samarbeidsavtale og tenesteleveranseavtale som sikrar gode strukturar, under namnet ekommune Sunnmøre. Grunngjeving for vedtaket: Den digitale samanslåinga i nye Ålesund kommune er avhengig av å bli styrt som eige delprosjekt som forheld seg til dei same styringslinjene som dei andre delprosjekta som er sett ned. Risikoanalyse gjennomført i delprosjekt for IKT- og digitalisering i nye Ålesund kommune syner at ei videreføring av det strategiske samarbeidet i ekommune vil innebere ei konkurrerande styringslinje i forhold til nye Ålesund sin prosjektorganisasjon. Det må difor iverksetjast tiltak som sikrar tydelege styringslinje så tidleg som råd i prosjektperioden. Nye Ålesund kommune må i prosjektperioden fram mot 2020 prioritere utviklingsprosjekt som er innretta mot bygging av ny kommune. Det strategiske interkommunalt samarbeid på digitaliseringsområdet gjennom e-kommune er eit spanande men og krevjande nettverkssamarbeid som ikkje kan prioriterast fram mot

5 52/17 Godkjenning utlysning prosjektstilling for IKT og digitalisering i nye Ålesund AU innstiller på (AU-referat 24.5.) å utlyse ei prosjektstilling knytt til strategisk IKT og digitaliseringsarbeid så snart som råd, jf. vedtak i e-kommune Sunnmøre omtalt i sak 51/17. IKT og digitalisering står sentralt i arbeidet med å samordne og utvikle den nye kommunen, og nye Ålesund skal vere ein føregangskommune i forhold til digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Vi har behov for ein strategisk og framdriftsorientert person for å leie delprosjektet IKT og digitalisering. Prosjektstillinga utlysast for tre år, dvs. heile prosjektperioden og noko inn i Fellesnemnda må avsetje lønnsmidlar. Stillinga inngår i prosjektteamet og rapporterer til komande rådmann/prosjektleiar. Hovudarbeidsoppgåver: Leie delprosjekt IKT og digitalisering. Naudsynt arbeid for kartlegging, prioriteringar og strategiske val knytt til etablering av ny IKT-struktur, strukturering av dokumentasjon, informasjonsforvaltning og arkivering. Nye Ålesund kommune har høge ambisjonar i forhold til digitalisering av kommunale tenester og i forhold til digital dialog med innbyggarar og næringsliv. Ålesund kommune skal vere ein føregangskommune knytt til digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Stillinga er sentral ift. dette. Utlysning - lenke (lagt til referatet 29.6.) Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune er einige om at prosjektstilling for IKT og digitalisering i nye Ålesund vert utlyst i samsvar med vedlagte tekst. Prosjektstillinga inngår i prosjektteamet og rapporterer til komande rådmann/prosjektleiar. Prosjektstillinga vert finansiert over prosjektbudsjettet til nye Ålesund. 53/17 Signering av intensjonsavtale Styringsgruppa handsama oppdateringa av intensjonsavtalen 18.5., og oppdatert utgåve er deretter godkjent i kvart kommunestyre. Avtala lenke (lagt til referatet 29.6.) Vedtak/signering: Ordførarane signerte avtala /17 Styringsdokumentet «Slik bygger vi nye Ålesund kommune» og overordna ROS-analyse for heile prosjektet Koordinator orienterte først om status og oppbygging av overordna styringsdokument og målstruktur. Presentasjonen ligg ved. Dokumentet vart utdelt. Bente G. Vikhagen og Malin Piegsa gjennomførte ein prosess (deltakande møteform) for Overordna ROS-analyse med vekt på å identifisere risikoar for heile prosjektet. Innspela vert sett inn i risikoanalyseverktøy i etterkant av møtet, og innarbeidd i planen. Vedtak: Styringsgruppa nedsette ei arbeidsgruppe på tre politiske representantar: Olav Kjetil Sjøholt (Ørskog), Kari Grindvik (Skodje) og Geir Stenseth (Ålesund), og to administrative representantar som rådmennene utpeikar seinare. Gruppa skal gje innspel til koordinator på bearbeidd styringsdokument før 10. august. Styringsdokumentet vert framlagt til vedtak i AU og fellesnemnda i august. Det er eit levande dokument som må oppdaterast utover i prosjektet. 55/17 Stillingsprofil og annonse rådmann nye Ålesund forslag frå tilsettingsutvalet Leiar av tilsettingsutvalet Dag Olav Tennfjord orienterte om Val av konsulentselskapet Amrop Delphi (konsulent Randi Flugstad) og deira oppdrag Prosessen i tilsettingsutvalet (sjå tabell under) Stillingsannonse innhald (sjå under). Første annonse går ut

6 Styringsgruppa hadde nokre innspel på bruk av nynorsk, dette er retta opp i annonsa. Framdrift Prosess for utforming av stillingsinnhald med konsulentselskapet Presentasjon styringsgruppa. Endeleg avgjer stillingsinnhald. Utlysing av stilling start Eksternt rekrutteringsselskap prosess mot aktuelle søkjarar Søknadsfrist Intervjuprosessar Vurdering og konklusjon tilsettingsutvalet Ferdig innstilling frå tilsettingsutvalet oversendt politisk avgjerd Dato juni 19. juni 22. juni Juni - august 15. aug. Aug. - sept. September 5. okt. Utfyllande utlysning på nettsida til Amrop Delphi - lenke (lagt til referatet 28.6.) Vedtak: Styringsgruppa tok presentasjonen til orientering. 56/17 Fellesnemnd, AU og PSU hausten 2017 Prosjektkoordinator presenterte endeleg forslag til møtekalender hausten PSU-møter kl (partsamansatt utval) Arbeidsutval møter kl Fellesnemnd møter kl onsdag 16. august torsdag 24. august torsdag 7. september torsdag 14. september Ingen AU-møte torsdag 5. oktober (kun ei sak: tilsetting rådmann) onsdag 18. oktober torsdag 26. oktober onsdag 8. november torsdag 16. november onsdag 29. november torsdag 7. desember Styringsgruppa påpeikte at fellesnemnda må halde møta på dagtid og starte kl. 12. Når møta haldast på Sandøy, må møtetid tilpassast ferjetidene. Dei ba også om at møtedatoane vert distribuerte til andre relevante offentlege organ, og at møtestad vert gjort kjent raskt. Det må utformast eit møtereglement for nemnda. Koordinator orienterte om følgjande: Møtestruktur og -gjennomføring vert tilnærma lik formannskap og kommunestyre. AU vert saksførebuande organ og innstiller til nemnda, jf. mandat fellesnemnda pkt Sakene (innstillingar og vedtak/protokollar) kjem i eigen møtemodul, slik de kjenner det frå kommunestyra. Desse vert tilgjengelege i slik at alle fem kommunane har tilgang. Offentleg innsyn Ålesund kommune har ansvar for arkivering og dokumenthandtering for prosjekt nye Ålesund, jf. mandat til nemnda pkt sakshandsamingssystemet må koplast til dette. 6

7 Prosjektet er i dialog med ACOS (firmaet som leverer saksbehandlingssystemet) om møtemodulen for nye Ålesund vert ein eigen arkivdel i Ålesund kommune, eller om vi skal kjøpe eigen base for nye Ålesund (kostnad med alternativa er viktig). Det vert eigen formannskapssekretær i møta, og oppmøte/forfall handterast av henne. Møta skal streamast. Møtestad rullerer mellom kommunane som tidlegare, første møte vert i Ålesund. Det vert utarbeidd eige møtereglement for AU og nemnda, dette er i prosess. Det vert også utarbeidd eige reglement for møta i PSU, dette er i prosess og vert drøfta med dei tillitsvalde i august. Vedtak: Styringsgruppa tok informasjonen til orientering med dei merknader som er nemnde over. Avslutning Leiaren av styringsgruppa avslutta med å takke for arbeidet og samhaldet i styringsgruppa for førebuing av kommunesamanslåinga i nye Ålesund. Det vart vist ein bildekavalkade som avrunding. Anne B. Støyva Emblem referent 7

8 Om valgreglene ved valg av medlemmer til fellesnemnda Ørskog 19. juni 2017

9 Fellesnemndas sammensetning inndelingslova Hvem og hvor mange? Minimum tre medlemmer fra hver kommune i nemnda. Medlemmer til fellesnemnda velges av og blant medlemmer i kommunestyra. Fellesnemnda velger selv leder og nestleder.

10 Fellesnemnda som folkevalgt organ Fellesnemnda er å se som et folkevalgt organ jf. inndelingslova 26, 1. ledd og koml. 29 Reglene for valg og saksbehandling i kommuneloven kapittel 6 gjelder Valg kan skje som forholdsvalg etter lister (jf. koml. 36) eller som avtalevalg (jf. koml. 38a) Kravet om kjønnsmessig representasjon gjelder

11 Nærmere om kravet til kjønnsmessig representasjon Kravet om kjønnsmessig representasjon er et absolutt krav men det gjelder to unntak: Unntak 1: arbeidsutvalg Unntak 2: organ der medlemmene bare skal bestå av kommunestyremedlemmer. Inndelingslova 26: fellesnemnda er et slikt organ For slike organ gjelder kravet til kjønnsmessig representasjon «så langt det er mulig»

12 Nærmere om kravet til kjønnsmessig reprsentasjon Koml Forholdsvalg listeforslag Skal det velges fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. Ved valg til folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyret, skal disse reglene følges så langt det er mulig. Koml. 37 nr. 2: kravet til kjønnsmessig representasjon skal sikres i valgoppgjøret ved at det underrepresenterte kjønn rykker opp.

13 Nærmere om kravet til kjønnsmessig representasjon Koml. 38 a Avtalevalg Innstilling med forslag til medlemmer til organet Kravene til kjønnsmessig representasjon i 36 nr. 2 gjelder tilsvarende

14 Nærmere om kravet til kjønnsmessig representasjon Hva menes med «så langt det er mulig»? Skal tolkes strengt Mulig så lenge det finnes valgbare representanter av det underrepresenterte kjønn. Ikke mulig det finnes flere ikke valgbare representanter av det underrepresenterte kjønn.

15 Hva er konsekvensene av at valgreglene i kommuneloven ikke følges? Ulovlig sammensatt organ FM kan på eget initiativ ta sak opp til lovlighetskontroll jf. kommuneloven 59 nr. 5. Om FM kommer til at valget ikke oppfyller kravet til kjønnsmessig representasjon og således er helt eller delvis ugyldig, vil valget kunne bli opphevet. Valget må da gjennomføres på nytt.

16

17 Om kommunesammenslåing og eiendomsskatt Ørskog 19. juni 2017

18 Status i dag? Sandøy, Ålesund og Skodje har eiendomsskatt. Skattesats 2 promille. Haram og Ørskog har ikke eiendomsskatt. Hvilken betydning får en kommunesammenslåing for eiendomsskatten

19 Intensjonsavtalen Lokale forskrifter og vedtekter (til dømes politivedtekter, opningstidsvedtekter, vedtekter for sal- og skjenketider etter alkohollova, vedtekter etter plan- og bygningslova, vedtak om hamneavgift, satsar for eigedomsskatt og andre betalings- og avgiftsregulativ, lokale fiske- og jaktforskrifter, og avfallsforskrifter) gjeld framleis for vedkomande område inntil dei blir endra av kommunestyret i den nye kommunen. ( ) Teneste- og avgiftsnivået skal harmoniserast. Dette arbeidet må starte raskt.

20 Fellesnemndas mandat 3.3. Fellesnemnda skal utarbeide økonomiplan og budsjett for det første driftsåret for den nye kommunen (jf. inndelingslova 26 tredje ledd, første punktum) og legg fram forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak for det nye kommunestyret som blir vald hausten her under framlegg til satsar for gebyr, avgifter og eigenbetaling. Formannskapet har ansvaret for å fremje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret (2019) (jf. pkt i Rundskriv H- 10/15 om inndelingslova).

21 Fellesnemndas videre arbeid Fellesnemnda må følge opp: Intensjonsavtalen Fellesnemndas mandat Eventuell søknad om unntak etter inndelingslova 17 Behandles ved kongelig resolusjon høsten 2017

22 Inndelingslova 17, 2. ledd: Kongen kan gjøre unntak fra gjeldende regler i lov eller forskrift. Når det er nødvendig for å gjennomføre vedtak om grenseendring. Må gjelde forhold oppramset i bokstav a-e. Bokstav d: regler om frister og vilkår for å kreve inn eiendomsskatt.

23 Behov for unntak? Vilkår for unntak etter inndelingslova 17, 2. ledd: Må være «nødvendig» for gjennomføring av grenseendring. Ikke nok at det anses som hensiktsmessig eller ønskelig. Behovet for unntak må begrunnes godt.

24 Eiendomsskatteloven Hva sier eiendomsskatteloven? Et raskt overblikk Hvem? Esl. 2: det er kommunestyret som avgjør om det skal skrives ut eiendomsskatt Esl. 10: kommunestyret fastsetter hvert år, i forbindelse med budsjettet, hvilke satser og regler som skal gjelde ved utskriving av eiendomsskatt for det kommende skatteåret.

25 Eiendomsskatteloven Hva? Esl. 4: fast eiendom Esl. 5 og 7: fritak for noen eiendommer

26 Eiendomsskatteloven Hvilke områder? Esl. 3: a) Hele kommunen b) Bymessige strøk c) Verk og bruk d) Verk og bruk + annen næringseiendom e) Bymessig strøk + verk og bruk f) Bymessig strøk + verker og bruk + annen næringseiendom g) Fast eiendom i hele kommunen unntatt verk og bruk og annen næringseiendom

27 Eiendomsskatteloven Hvor mye? Esl. 13: første året det utskrives skal eiendomsskatten ikke være større enn 2 promille.

28 Eiendomsskatteloven Hva skjer ved endring av kommunegrensene? Esl. 13 siste ledd regulerer hva som skjer når en kommune får nye grenser. Den kommunen som har flest innbyggere, betraktes som den kommunen som får nye grenser (Ålesund). Dersom man skal forsette/innføre eiendomsskatt i den nye kommunen, kan man fortsette å skrive ut eiendomsskatt etter samme satser som Ålesund hadde på tidspunktet før utvidelsen.

29 Eiendomsskatteloven Dersom noen av de andre kommunene skulle ønske å begynne med lavere sats enn det Ålesund har (kun aktuelt der Ålesund har sats over 2 promille), må det evt. søkes unntak etter inndelingslova 17. Fellesnemndas videre arbeid

30 «Slik bygger vi nye Ålesund» Overordna styringsdokument for kommunesamanslåinga bygd etter malen til nye Asker

31 Kva skriv nye Asker om styringsdokumentets formål? Formålet er å definere prosjektet og danne grunnlaget for riktig prosjektledelse - peker ut retningen og omfanget for prosjekt, og danner kontrakt mellom fellesnemnda og prosjektledelsen. Styringsdokumentet skal: Fungere som et basisdokument som fellesnemnda og prosjektledelsen bruker for å vurdere fremdrift, spørsmål m.v. Gi et enkelt referansepunkt til prosjektet slik at personer raskt og lett kan finne ut hva prosjektet gjelder, og hvordan det styres. Sikre at prosjektet har et sunt grunnlag før fellesnemnda blir bedt om å gjøre viktige forpliktelser.

32 Styringsdokumentet er levande i motsetning til intensjonsavtalen Styringsdokumentet skal alltid gjenspeile nåværende status, planer og kontrollmekanismer i prosjektet og vil være et levende ledelsesdokument. Det vil være behov for å oppdatere dokumentet jevnlig etter som fusjonsprosessen går inn i nye faser, ny og vesentlig informasjon foreligger. Samtidig som at det er viktig å gjennomføre kontinuerlige ROS-analyser for å overvåke risikobildet.

33 Nye Ålesund Effektmåla skal beskrive forventa effekt, kva gevinstar som skal oppnåast med prosjektet. Effektmåla beskriv ofte ein ønska framtidig situasjon. Gevinstrealisering er å sørge for at dei effektane/gevinstane som var forventa av prosjektet faktisk blir realisert. Resultatmåla beskriv kva konkrete resultat prosjektet skal levere i løpet av prosjektet. Desse konkretiserer korleis effektmåla skal nåast. Resultatmåla skal vere målbare i tid, kostnad og kvalitet.

34 Nye Ålesund innhaldsrik intensjonsavtale Har satt inn måla i intensjonsavtalen som effektmål men det er ikkje sikkert at det er her dei «høyrer heime»? Treng vi mange effektmål, eller berre eitt samlande effektmål? Styringsdokumentet er først og fremst eit dokument for prosjektstyringa

35 Nye Asker berre eitt effektmål Suksesskriteriene er gruppert i seks områder, og er i stor grad utarbeidet med grunnlag i erfaringene fra andre sammenslåingsprosesser:

36 1) En kompetent programorganisasjon med tydelige roller og mandat Tydelige rollebeskrivelser og mandat for alle organ og nivå i programorganisasjonen Definere en tydelig visjon for dag 1 av nye Asker Utarbeide en realistisk prosjektplan med klare mandat for alle delprosjekt Utarbeide gevinstrealiseringsplan Ansette programleder tidlig Etablere ny politisk og administrativ struktur tidlig Velge kompetente prosjektledere og fristille disse (delvis) fra driftsoppgaver Sikre tilstrekkelig opplæring og støtte til prosjektorganisasjonen

37 2) Kontroll på sammenslåingsprosessen og dens leveranser Sikre forutsigbarhet gjennom god prosjektstyring og prosjektledelse Sikre effektiv og praktisk bruk av planleggings- og rapporteringsverktøy Vurdere og håndtere risikoer og utfordringer løpende Jobbe kontinuerlig med gevinstrealisering og rapportering mot plan for å sikre realisering av målsetninger Opprettholde fokus på god økonomistyring og daglig drift parallelt med sammenslåingsprosessen Kontroll og koordinering av planprogrammet

38 3) Endringsledelse Sikre en god omstilling av personell Sikre at personal- og organisasjonsfunksjonene er godt forberedt med nok ressurser og riktig kompetanse Identifisere og erkjenne kulturelle forskjeller på et tidlig tidspunkt, og jobbe med å skape en ny felles kultur Sikre at berørte ledere har kapasitet til å håndtere omstillingen samtidig som driften ivaretas Omstilling for å etablere «neste praksis» Redusere usikkerhet og tvetydighet ved å implementere ny organisasjonsstruktur

39 4) Involvering og kommunikasjon Kommunikasjon preget av åpenhet, respekt og troverdighet Sikre likeverdighet og balanse i involveringen av alle tre kommuner Sikre rett mengde kommunikasjon til rett tid til ulike interessentgrupper Innbyggermedvirkning i de delene av sammenslåingsprosessen hvor dette er nødvendig eller naturlig

40 5) Innovasjon Digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne Digitalisering for å etablere framtidens administrative samhandlingsformer Ta i bruk samskaping og tjenestedesign i utviklingen av tjenester Etablere ny standard for samfunns- og næringsutvikling Hente ut det beste fra kommunenes systemer og skape «neste praksis»

41 6) Ressursoptimalisering I arbeidet med sektor- og temaplaner utarbeide mål for tjenesteyting og strategier for optimal ressursutnyttelse på tvers av de tre kommunene Overordnet organisering tjenestetilbudet i henhold til mål og strategier Bemanningsplaner som er tilpasset overordnet organisering Utvikle nye arbeidsprosesser tilpasset ny organisering og bemanning Etablere hensiktsmessige indikatorer for ressursbruk, gjennomføre nullpunktsmåling og følge opp utvikling

42 Styringsdokumentet overbygning og førande for delprosjekta Delprosjekta godt i gang med utkast til mandat etter felles mal. Koordinator får inn alle forslaga denne veka og ser om det er behov for ei likare oppbygging. Prosjektleiarforum fredag der vi ser på kva som er felles. Alle mandat til godkjenning i AU og fellesnemda i august. Saman med overordna styringsdokument. Delprosjekta skal deretter utforme prosjektskisse og ROSanalyse.

43 September 2016: Idedugnad - Kva skal eit godtstyringsdokument innehalde?

44 10. nov Gjennomgang av første utkast til dokument v/ Roar Reiten

45 13. mars 2017: Framtidsbilde Kva oppnådde vi, og kva gjorde vi undervegs for å oppnå dette

46 Korleis få eit dokument som gir god styring? Hensikt med dokumentet: Sikre felles forståing for korleis vi skal kome dit vil vil Kva kan gå galt? Kva for tiltak kan forhindre dette?

47 Arbeidsform 5 min individuelt: - Risikoelement med tanke på god styring/kva kan gå gale? stikkord på gul lapp ( 3 min) 30 min gruppe: 1. Ein og ein presenterer sine innspel- legg lappane midt på bordet. 2. Gruppa sorter/ finn kategoriar 3. Vel ut fire kategoriar- formuler ei overskrift for kvar kategori 4. Finn tiltak for kvar kategori 30 min- Cafedialog 1. Vel ut ein som sit igjen på bordet for å formidle det gruppa har kome fram til 2. Resten av gruppa vandrar mellom dei andre borda ( 5 min per bord)

48 Videre arbeid 1. Val av arbeidsgruppe ( 3-4 stk? ) til sluttføring av dokumentet «slik byggjer vi nye Ålesund kommune» 1. Arbeidsgruppa sluttfører ROS analysen (sansynlegheit og konsekvensvurdering) og innarbeider den i dokumentet 1. Fellesnemnda får framlagt dokumentet i sitt første møte

49 Agenda styringsgruppa 8. møte Dato: 19. juni 2017 Vertskap: Ørskog kommune Stad: Ørskog rådhus, Sjøholt Tidsramme: Bordoppsett: Seks småbord + møteleiarbord (deltakarane sit ikkje kommunevis denne gongen) Agenda: Møteleiar ynskjer velkomne. Godkjenning av møteinnkalling og møtereferat styringsgruppa Referat og presentasjonar er sendt ut lenke møtereferat. Referatet er også vedlagt. 44/17 Referatsaker (15 min.) Orientering om status sidan sist styringsgruppemøte: AU-møte lenke til referat og AU-møte lenke til agenda Søknad infrastrukturmidlar er sendt KMD 1.6. med kopi til ordførarane. Denne er vedlagt. Prosjektleiarforum 2.6. lenke til referat. Ny samling vert Oppdatert organisasjonskart og oversikt delprosjekt lenke. Oppstartsamling i KMD sitt prosjekt «Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing». Nye Ålesund deltok med ni representantar. Innkalling frå FMMR sendt kvar kommune Kvar kommune sender innkalling til kommunestyremøtet der FMMR si innkalling og saksliste leggast ved. HTV og HVO er inviterte til felles kommunestyremøte Prosjektet opprettar ei side på FB for tilsette som er open for alle. Informasjons- og nyheitsbrev nr. 2 vert sendt tilsette før sommaren. 45/17 Orientering om Stortingsvedtak «Endringer i kommunestrukturen» Prop. 96 S ( ), Innst. 386 S ( ) (15 min.) Kort orientering v/eva Vinje Aurdal. Stortinget har vedteke at Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund skal danne ny kommune innan Stortingsvedtak, saksprosess og forslag finn de her lenke Pressemelding frå nye Ålesund vart sendt ut etter vedtaket - lenke

50 46/17 Orientering frå Fylkesmannen MR v/prosjektleiar og jurist (45 min.) Fylkesmannen i Møre og Romsdal har innkalla dei fem kommunestyra til felles kommunestyremøte lenke. Innkalling og sakframlegg frå FMMR ligg ved. Desse er nyleg vidaresendt alle kommunestyrerepresentantane frå politiske sekretær i kvar kommune. Prosjektleiar Vigdis Rotlid Vestad FMMR orienterer styringsgruppa om møtet, jf. saksframlegget, og svarar på eventuelle spørsmål. Jurist Frida F. Brevik FMMR orienterer om gyldig samansetjing av fellesnemnd, jf. sak 6 i AU nye Ålesund og (lenke til referat/agenda i sak 44/17 første kulepunkt). Frida F. Brevik orienterer om arbeidet med eigedomsskatt i kommunesamanslåinga, jf. sak 6 i AU nye Ålesund (lenke til referat i sak 44/17 første kulepunkt). Pause /17 Program og gjennomføring av felles kommunestyremøte 21. juni 2017 (30 min.) Presentasjon v/kommunikasjonsansvarleg Anne Bente Skjellum. Saksframlegg. Køyreplan for drøftinga v/eva Vinje Aurdal. 48/17 Oppretting delprosjekt A9: Vatn, avløp og renovasjon (10 min.) Saksframlegg. 49/17 Oppretting delprosjekt A10: Administrativ organisering kartlegging (2017) (10 min.) Saksframlegg. 50/17 Oppretting politisk delprosjekt P3: Interkommunale samarbeid (10 min.) Saksframlegg. 51/17 Orientering om organisering av digitaliseringsarbeidet fram mot 2020 (10 min.) Orientering v/bente Glomset Vikhagen. Saksframlegg. 52/17 Godkjenning utlysning prosjektstilling for IKT og digitalisering i nye Ålesund (10 min.) Utlysningstekst ligg ved. Stillinga vert utlyst like etter godkjenning av styringsgruppa. Kl Lunch (45 min.) 53/17 Signering av intensjonsavtale (15 min.) Styringsgruppa handsama oppdateringa av intensjonsavtalen 18.5., og oppdatert utgåve er etterpå godkjent av alle kommunestyra. Ordførarane signerer avtala i dag slik at denne er klar til felles kommunestyremøte Oppdatert utgåve ligg ved. 54/17 Styringsdokumentet «Slik bygger vi nye Ålesund kommune» og overordna ROS-analyse for heile prosjektet (2 timar. Pause undervegs.) Innleiing v/ koordinator og Bente Glomset Vikhagen. Deltakande møteform prosess: Innspel effektmål og resultatmål i styringsdokumentet for bygging av nye Ålesund. Overordna ROS-analyse med vekt på å identifisere risikoar for heile prosjektet.

51 55/17 Stillingsprofil og annonse rådmann nye Ålesund forslag frå tilsettingsutvalet (15 min.) Orientering i møtet v/leiar av tilsettingsutvalet Dag Olav Tennfjord. Framdrift Prosess for utforming av stillingsinnhald med konsulentselskapet Presentasjon styringsgruppa. Endeleg avgjer stillingsinnhald. Utlysing av stilling - start Eksternt rekrutteringsselskap prosess mot aktuelle søkjarar Søknadsfrist Intervjuprosessar Vurdering og konklusjon tilsettingsutvalet Ferdig innstilling frå tilsettingsutvalet oversendt politisk avgjerd Dato juni 19. juni 22. juni Juni - august 15. aug. Aug. - sept. September 5. okt. 56/17 Fellesnemnd, AU og PSU hausten 2017 (15 min.) Kort presentasjon v/koordinator om møtekalender, formannskapssekretær og saksgang, AU som «formannskap», partssamansett utval m.v. PSU-møter kl Arbeidsutval møter kl Fellesnemnd møter kl onsdag 16. august torsdag 24. august torsdag 7. september torsdag 14. september Ingen AU-møte torsdag 5. oktober (kun ei sak: tilsetting rådmann) onsdag 18. oktober torsdag 26. oktober onsdag 8. november torsdag 16. november onsdag 29. november torsdag 7. desember PSU = partsamansatt utval 57/17 Eventuelt Leiaren av styringsgruppa avsluttar. Møtet ferdig seinast kl Takk for arbeidet og samhaldet i styringsgruppa for førebuing av kommunesamanslåinga i nye Ålesund!