Bursdagsfesten på Ole-Johan Dahls hus Rapport til 2. september 2011 UTKAST. Arne Hassel Festgeneral Cybernetisk Selskab

Transkript

1 Bursdagsfesten på Ole-Johan Dahls hus Rapport til 2. september 2011 UTKAST Arne Hassel Festgeneral Cybernetisk Selskab Høst 2011

2 Kapittel 1 Erfaringer og refleksjoner oppsummert 1.1 Arbeidsmengde Ha nok styremedlemmer (for denne hadde man en Festgeneral (leder/koordinator) og ansvarlige for bar, teknisk, underholning og vakt; man burde også hatt egne ansvarlige for funksjonær/rekrutering, promotering/design, renhold og økonomi). 1.2 Bar/Servering Ha en eller to ansvarlige for bar og varehåndtering Sørg for å ha god oversikt over hvilke faktorer som vil spille inn på salg av drikkevarer (som f.eks. i festens tilfelle: når folk har vært på vorspiel hele dagen, så kjøper de ikke så mye alkohol) Bestill betalingsterminaler minst to uker før arrangementet Tenk over hvilket utvalg man ønsker å tilby. Det ble kjøpt inn mye bayer på festen for å appelere til studentene, men dette gikk det veldig lite av. Når det kommer til fester av denne størrelsen er kanskje ikke utvalget så viktig, men heller at man har mye av enkelte typer som det går mye av. Få utstyr på plass i god tid (viktig at kjøleskap og kjølemaskiner er kalde og klare) Sørg for god opplæring 1

3 Sørg for å ha alt av rekvisita klart (type teip, søppelposer, pantekasser og bøtter for brekkøl) Sjekk at barene er stødige/at de ikke flytter på grunn av press fra køene Vurdér om en bar med masse trykk bør ha flere kjøleskap; disse kan også trenge flere kasser Vurdér om man skal dele opp barkøene opp i flere køer, en for kontant og en for bank Vurdér å skru av kvitteringsskriving, og at det bare blir produsert om kunden spør (sparer masse papir og rot) Del opp barfunksjonærene i tappegrupper og serveringsgrupper; Serietapping er veldig effektivt Øystein Røysland Sørlie er tilgjengelig for hjelp med oppsett av bar og gode tips (har mye erfaring fra barservering fra større festivaler) Sørg for at utstyret man har er behagelig å bruke (flaskeåpnere som ble brukt under festen var ubehagelige å bruke) Sørg for å ha brukbare kasser (gjerne programmerbare; de som ble brukt på festen var utdatert og kronglete å bruke) Gjerne ha to kort-terminaler i barer hvor det går mye (på minst seks av barene under festen kunne man hatt bruk for flere terminaler) Ha en god plan for logistikk; det er vanskelig å få varer gjennom lokaler fulle av mennesker Gjerne plasser ut mer varer i forkant, bruk rom i nærhet av barene som bare er tilgjengelig for barpersonalet Prioriter barene med mye trykk, spesielt foajebaren om dette er første baren etter hovedinngangen 1.3 Funksjonærer/Rekrutering Smart med egen funksjonær/rekruteringsansvarlig i styret Start rekrutering tidlig Foreninger er fine å bruke om man klarer å appelere til samholdet deres 2

4 Ha et opplegg for mottak av frivillige; de må tas godt i mot, få informasjonen og opplæringen de trenger før de skal ut i arbeid Ha gjerne en resepsjon (kan til og med bruke den i foajeen) for mottaket av frivillige 1.4 Kommunikasjon Pass på hva man sier på samband, og sørg for at folk har fått nok opplæring til å bruke det fornuftig. 1.5 Promotering Sentral promotering er bra, men sørg for å ha egne folk som kan produsere/jobbe om dere må gjøre noe på egen hånd 1.6 Rengjøring Greit om man har en ansvarlig for jobben, slik at man har rutiner for opprydding i etterkant av festen (er ofte en jobb folk ikke har lyst til å gjøre) Veldig greit med Trygg Renhold (TR) som jobber underveis 1.7 Samarbeid I samarbeid med store aktører dere skal ha mye kontakt med, vurder å skrive en kontrakt som gjør det klart for alle parter hvilken rolle de forskjellige har. 1.8 Teknisk Må ha en egen teknisk ansvarlig i styret Rekruter flinke folk og sørg for god kommunikasjon, så går jobben (som er mye sjauing) veldig bra Samarbeid mye og godt med Teknisk avdeling (TA) Ha tilgang til gode traller, det hjelper arbeidet betraktelig 3

5 Budbringersentralen på Universitetet i Oslo (UiO) er gode å bruke om man trenger hjelp med frakt 1.9 Underholdning Viktig å ha en underholdningsansvarlig Backstage bør ikke være langt fra området hvor artistene skal fremføre (om kantina skal brukes til konsertområde, vurdér VIP-kantina som backstage) Backstagen til Simula er ikke spesielt god (i det minste bør underholdningsfunksjonærene ha god tilgang til rommene rundt) Underholdningsgruppen bør ha grei tilgang til bil 1.10 Vakt/Sikkerhet Ha en egen sikkerhetsansvarlig/vaktsjef Rekruter blant vaktgruppene på Blindern Sørg for at alle inngangsmuligheter er lukket ved åpningen av festen Sørg for at ansatte og studenter ikke misbruker tilgangen de har på Ole-Johan Dahls hus (OJD) Ha gode rutiner for evakuering i tilfelle alarmen går Ha en vakt per inngang til heissjaktene fra etasjene som er i bruk; fulle folk vil bruke disse om de har mulighet 1.11 Økonomi Ha en egen økonomiansvarlig Ha gode rutiner Fiks god opplæring av funksjonærer i det de trenger å vite om økonomi NOKAS/sertifiserte vektere må brukes i frakt av store mengder kontant 4