Brukerveiledning Versjon 1.3

Transkript

1 Brukerveiledning Versjon 1.3

2 Innholdsfortegnelse Innledning... 3 Registrering i elektronisk gjesteliste... 4 Tillatelser for gjestene... 4 Servicenivå... 4 Adgangsnivå... 4 Egendefinert... 4 Registrering inn/ut... 5 Registrering av gjester (kun hovedinngang)... 5 Gjesten ankommer... 6 Teller gir overordnet oversikt... 7 Gjesten forlater... 7 Rapporter og Verktøy... 8 Rapporter... 8 Verktøy... 8 Endre Adgangsnivå... 8 Endre Servicenivå... 8 Endre Egendefinert... 8 Importere data fra Excel... 8 Nullstille Tellere Teknisk spesifikasjon Systemkrav Side 2 av 11

3 Innledning IDGuestlist er ett administrasjonsprogram av dine gjester og besøkende. Programmet inneholder Teller for hvor mange som til en hver tid er i ditt lokale, gir oversikt over VIP områder og ikke minst en elektronisk gjesteliste. I menyen får man tilgang til de forskjellige funksjonene i programmet. Side 3 av 11

4 Registrering i elektronisk gjesteliste Den elektroniske gjestelisten er laget for å kunne ha alle gjester som skal ha spesielle tilganger. Her kan man registrere gjestene på forhånd og gi de tillatelsene som gjesten skal ha. Tillatelser for gjestene Det finnes flere typer tillatelser som kan velges på gjestelisten: Servicenivå Man kan velger hvilket servicenivå som man har definert under vedlikehold. Følgende verdier er standard: Servering under 18 Servering under 20 Servering over 20 Adgangsnivå Man kan velger hvilket adgangsnivå som man har definert under vedlikehold. Følgende verdier er standard: Ansatt Funksjonær Gjest Vakt VIP Egendefinert Eget felt man definerer under vedlikehold. Side 4 av 11

5 Registrering inn/ut Det første man må velge er hvilken inngang man står ved. Dette er for å kunne skille på hvilke områder gjestene kommer inn og ut av. Registrering av gjester (kun hovedinngang) Ved vanlige gjester som ikke er på gjesteliste, registreres disse ved kjøp av inngang. Man benytter da ett armbånd som har strekkode og dette registreres inn i databasen første gang i dette bildet ved hjelp av en strekkodeleser. Gjesten blir også registrert inn på timeloggen i dette bildet. Side 5 av 11

6 Hvis man står i det hvite feltet og skanner armbåndet blir gjesten registrert inn, og bildet kommer opp tomt igjen, men man kan nederst til venstre i bildet se at tallet øker og da er kunden registrert. Hvis man registrerer gjesten 2 ganger, får man opp en melding som sier at kunden er registrert fra før. Hvis gjesten er registrert fra før (Strekkoden er i databasen), kommer denne meldingen opp. Da må man sjekke at ikke gjesten har fått registrert armbåndet på ett tidligere tidspunkt. Gjesten ankommer Når man har en gjest som er registrert i systemet og gjesten kommer til inngangskontrollen, blir gjesten skannet i ett av disse bildene. Gjesten blir registrert inn og telleren øker med 1 gjest ekstra inne i lokalet. Samtidig lages det en oppføring i loggen som viser når gjesten kom inn. Side 6 av 11

7 Teller gir overordnet oversikt Telleren som viser hvor mange som er inne i lokalet og hvor mange som har gått inn/ut oppdateres hvert 5 sekund for å vise korrekt antall. Gjesten forlater Gjesten skannes på samme måte som ved inngang og tiden registreres i loggen for utgang fra lokalet. Side 7 av 11

8 Rapporter og Verktøy I IDGuestlist har man forskjellige rapporter og verktøy man kan benytte. Rapporter Dagens gjesteliste o Gir god oversikt over hvilke gjester som har vært registrert inn på den aktuelle datoen. Dagens Inngangslogg o Viser alle gjester på gjesteliste og som har vært registrert inn/ut o Viser hvilke områder de har vært registrert inn på. Vis eldre gjesteliste o Viser en gjesteliste for en gitt dato Vis eldre inngangslogg Verktøy o Viser en inngangslogg for en gitt dato Oppsett av IDGuestlist er inngangen hvor man kan konfigurere og importere data som omhandler programmet. For å få tilgang til denne menyen må man benytte passordet: norge Endre Adgangsnivå Her kan man endre verdiene som skal benyttes under adgangsnivå Endre Servicenivå Her kan man endre verdiene som skal benyttes under servicenivå Endre Egendefinert Her kan man endre verdiene som skal benyttes under egendefinert Importere data fra Excel Her kan man ved hjelp av Excel malen importere gjester inn i gjestelisten. Side 8 av 11

9 For å kunne definere Adgangsnivå, Servicenivå og Egendefinert, må man vite hvilken ID verdiene har og sette dem inn i Excel arket. Når man skal importere fra Excel arket gjør man følgende: 1. Skriv inn verdiene i Excel arket. 2. Marker kun verdiene i Excel arket (ikke overskriften) og trykk ctrl-c: 3. Trykk på importerknappen i IDGuestlist: Side 9 av 11

10 4. Marker hele tabellen i IDGuestlist og trykk ctrl-v: 5. Trykk OK for å lagre verdiene. Nullstille Tellere Brukes til å nullstille alle tellere i IDGuestlist. Side 10 av 11

11 Teknisk spesifikasjon Systemkrav Operativsystem Windows XP, Windows Vista, Windows 7 Lisens Eksterne enheter Kun 1 pr maskin (Kan ikke flyttes) 1 USB port til Strekkodeleser Side 11 av 11