SAKSPROTOKOLL - GODKJENNING AV EIERSTRATEGI FOR HAUGALAND BRANN OG REDNING IKS

Transkript

1 SAKSPROTOKOLL - GODKJENNING AV EIERSTRATEGI FOR HAUGALAND BRANN OG REDNING IKS Formannskapet behandlet saken den , saksnr. 47/17 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Karmøy kommunestyre vedtar eierstrategi for Haugaland brann og redning IKS slik den er fremlagt.

2 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Sigurd Eikje Arkiv: 026 M80 Arkivsaksnr.: 17/1465 Sign: Dato: Utvalg: Formannskapet Kommunestyret GODKJENNING AV EIERSTRATEGI FOR HAUGALAND BRANN OG REDNING IKS Rådmannens forslag til vedtak: Karmøy kommunestyre vedtar eierstrategi for Haugaland brann og redning IKS slik den er fremlagt.

3 SAKSFRAMSTILLING Innledning (bakgrunn for saken) Aktuelle lover, forskrifter, avtaler, reglementer m.m.: - Brann og eksplosjonsloven - Dimensjoneringsforskriften - Selskapsavtale for Haugaland Brann og redning IKS Kommunene Bokn, Etne, Haugesund, Karmøy, Suldal, Sveio, Tysvær, Utsira og Vindafjord har i egne saker tidligere i år godkjent selskapsavtalen for Haugaland brann og redning IKS (HBR IKS). Selskapsavtalen for IKS regulerer viktige sider ved selskapets rettsforhold. Hovedintensjonen er å regulere forholdet mellom eierne og mellom eierne og selskapet, eller interne forhold i virksomheten. For å underbygge selskapsavtalen og regulere styringen kan det være hensiktsmessig å utarbeide andre styringsdokumenter. Disse er ikke lovfestet, men er ment å sikre bevisst eierstyring og å tilstrebe åpenhet og gjennomsiktighet i kommunal tjenesteproduksjon når den er organisert i selskaper. Det ble i forbindelse ved utarbeidelsen av selskapsavtalen bestemt av kommunene også skulle utarbeide en egen eierstrategi for selskapet. Ordførerne bad rådmennene i møte starte arbeidet med eierstrategi parallelt med etableringen av selskapet, slik at denne kunne behandles i kommunene i løpet av 1. halvår I tillegg til rådmennene har Tor-Petter Alfredsen og Wendy Kvernøy Nilsen deltatt i arbeidet som tillitsvalgte. Elling Hetland er engasjert i arbeidet med utarbeidelsen av eierstrategien på vegne av rådmennene. Gruppen av rådmenn og tillitsvalgte har behandlet eierstrategien i 3 møter. KS har utarbeidet 21 anbefalinger for godt eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale foretak (KF), interkommunale selskap (IKS) og aksjeselskap (AS), inkludert anbefaling om at det utarbeides eierstrategier overfor kommunale selskaper. Disse bør være felles hvis kommunen er medeier i flere selskaper sammen med andre kommuner, for å sikre felles føringer fra eierne der det er mulig. Eierstrategien Eierstrategien skal utdype og supplere bestemmelsene i selskapsavtalen. Dersom det ikke er overenstemmelse mellom eierstrategien og selskapsavtalen, vil selskapsavtalen ha forrang. De ulike punktene i eierstrategien oppstiller mål og strategier for kommunenes eieroppfølging og selskapets virksomhet. Eierstrategien kan erstatte andre styringsdokumenter, som instruks til valgkomité og styre, forvaltning og drift av bygningsmassen, føringer for god økonomistyring og samspillet mellom

4 kommunene og selskapet i budsjettprosessen. Noen av punktene i eierstrategidokumentet er derfor forholdsvis detaljert beskrevet. Det er også lagt vekt på å få frem kommunen sin utøvelse av eierstyringen gjennom representantskapet, retningslinjer for valg og sammensetning av styre og den gjensidige dialogen med selskapet gjennom eier- og kontaktmøter. Det blir vist til vedlagt dokument for ytterligere detaljer om innholdet i eierstrategien. Rådmannens kommentar Eierstrategien er et sentralt dokument i tillegg til selskapsavtalen, der eierne sine forventninger til og samspillet med selskapet beskrives. Eierstrategien vil kunne lette etableringen av selskapet i en krevende oppstartsperiode og kan være til hjelp både for styret og daglig leder. Etter rådmannen sin vurdering vil eierstrategien også kunne fungere som et godt arbeidsdokument, både for kommunen som eier og selskapet, i samhandlingen gjennom året, både når det gjelder informasjonsutveksling, forventningsavklaringer og i budsjett- og økonomiarbeidet. Det er naturlig at eierstrategien blir tatt opp til vurdering en tid etter at selskapet er etablert og man har vunnet en viss erfaring med driften og samspillet mellom eierne og selskapet. Et slikt initiativ vil kunne tas både av eierne og selskapet, når det er behov for ytterligere utdypinger eller forandringer. Det vil alltid være eierne som godkjenner eierstrategien, etter eventuelle innspill fra selskapet. Rådmannens konklusjon Eierstrategien for Haugaland brann og redning IKS gir klare og tydelige styringssignaler både til styret og daglig leder (brannsjef) for selskapet. Karmøy kommune følger med dette opp sin tidligere vedtatte eierskapsmelding, og bruker sin eierstyring gjennom eierstrategi, eiermøter og representantskapet. Rådmannen anbefaler at kommunestyret fatter følgende vedtak: Karmøy kommunestyre vedtar eierstrategi for Haugaland brann og redning IKS slik den er fremlagt. Rådmannen i Karmøy, Sigurd Eikje sign. Oversikt over vedlegg: Eierstrategi for Haugaland brann og redning IKS

5 KARMØY KOMMUNES EIERSTRATEGI OVERFOR HAUGALAND BRANN OG REDNING IKS Innledning

6 2 Innhold Innledning Karmøy kommune skal være en aktiv eier Legge til rette for samarbeid innenfor samfunnssikkerhet og beredskap Kommunens eierstyring skal utøves igjennom representantskapet Fastsette retningslinjer for valg og sammensetning av styret Kommunen skal ved behov ta initiativ til å avholde eiermøter Kommunen skal regelmessig ta initiativ til å avholde kontaktmøter Karmøy kommune skal være en tydelig eier Kommunens motivasjon for eierskapet i HBR IKS Definere kjernevirksomheten til HBR IKS God økonomistyring og forutsigbar budsjettprosess God økonomistyring Forutsigbar budsjettprosess Hensiktsmessig forvaltning og drift av bygningsmassen Eierskap til bygningsmassen som disponeres av HBR IKS Drift og vedlikehold av bygningsmassen Forventninger til selskapets virksomhet Åpenhet og rapportering Godtgjøring til styret og representantskapet Samfunnsansvar og etiske retningslinjer... 8 Innledning

7 3 Innledning Eierstrategi for Haugaland brann og redning IKS Haugaland brann og redning IKS (heretter HBR IKS) leverer samfunnskritiske tjenester til regionen med utgangspunkt i myndighet og oppgaver delegert fra den enkelte eierkommune. Selskapet er opprettet i 2017, bl.a. for å sikre en effektiv ressursutnyttelse gjennom stordriftsfordeler og for å styrke beredskapen i regionen gjennom en koordinert innsats på tvers av kommunegrensene. I 2013 vedtok flere av eierkommunene en eierskapsmelding med prinsipper for god offentlig eierstyring. I etterkant har kommunene startet arbeidet med å utarbeide eierstrategier for de selskaper hvor de har eierinteresser sammen. Rådmennene i eierkommunene til HBR IKS tok i forbindelse med godkjenning av selskapsavtalen initiativ til å utarbeide et utkast til eierstrategi for selskapet. Utarbeidelsen av en eierstrategi overfor HBR IKS skal bidra til å sikre at eierkommunene realiserer målene som lå til grunn for selskapsetableringen og styrke samhandlingen mellom selskapet og eierkommunene. En eierstrategi vil bl.a. fastsette rammene for kommunenes eierstyring og uttrykke forventninger til selskapets virksomhet. Selskapets styrende organ og den enkelte eierkommune vil ha ansvaret for å operasjonalisere strategien. Flere av eierne i HBR IKS har vedtatt at det skal utarbeides selskapsspesifikke eierstrategier for selskap som inngår i kommunens eierportefølje. Interkommunale selskap som HBR IKS er prioritert i dette arbeidet. HBR IKS er videre et viktig selskap for eierkommunene ut ifra både et økonomisk perspektiv og oppgavene som selskapet ivaretar. Etableringen av selskapet er krevende og en viktig begrunnelse for å utarbeide eierstrategien samtidig med etableringen av selskapet er å lette dette arbeidet for selskapets daglige leder og styrende organer. KS har utarbeidet 21 anbefalinger for godt eierskap og selskapsledelse. KS anbefaler også at det utarbeides eierstrategier overfor kommunale selskap. Eierstrategien skal utdype og supplere bestemmelsene i selskapsavtalen. Dersom det ikke er samsvar ello eierstrategie og selskapsavtale, vil selskapsavtale ha forra g. De ulike pu kte e i eierstrategien oppstiller mål og strategier for kommunenes eieroppfølging og selskapets virksomhet. Innledning

8 4 1. Karmøy kommune skal være en aktiv eier 1.1. Legge til rette for samarbeid innenfor samfunnssikkerhet og beredskap - Bra og eksplosjonsvernloven angir kommunenes plikter og fullmakter knyttet til etablering og drift av brannvesen. Eierkommunene har delegert til HBR IKS å ivareta kommunenes plikter og oppgaver i he hold til bra og eksplosjo sver love. Eierko u e e og HBR IKS har et felles ansvar for å sikre at de lovpålagte plikter og fullmakter ivaretas på en tilfredsstillende måte. - Eierkommunene skal arbeide systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhet og beredskap, jf. sivilbeskyttelsesloven og plan og bygningsloven med forskrifter. Den generelle beredskapsplikten komplementerer beredskapsplikter som følger av sektorregelverk innenfor bl.a. brannområdet og akutt forurensing. Både eierkommunene og HBR IKS skal legge til rette for utstrakt kompetansedeling og informasjonsutveksling i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap Kommunens eierstyring skal utøves igjennom representantskapet - Eierstyring skal kun utøves gjennom representantskapet som er selskapets øverste myndighet. - Representantskapet skal anvendes aktivt til behandling av saker som er av stor betydning for eierne/selskapet eller som ikke naturlig sorterer inn under styrets myndighetsområde. - Representantskapet skal bestå av sentrale folkevalgte (ordfører/varaordfører) for å sikre god samordning med relevant politisk organ i de respektive eierkommunene og for å sikre at den politiske ledelsen har inngående innsikt i selskapets virksomhet. - Innkalling med saksliste og saksdokumenter skal oversendes representantskapet og Karmøy kommune v/rådmannen uten ugrunnet opphold og senest fire uker før møtet. Protokoller skal også oversendes til de forannevnte parter innen rimelig tid etter at møtet er avholdt. - Sakspapirer fra møtene i representantskapet skal legges ut på selskapets internettsider. - Representantskapet skal som selskapets øverste myndighet innta en aktiv rolle i utviklingen av selskapets virkso het. Represe ta tskapet skal således ha e aktiv rolle i selskapets strategiarbeid innenfor rammene trukket opp av de respektive by /ko u estyre e. - Representantskapet skal utøve eierskapet i tråd med selskapsavtalen, eierstrategien og øvrige vedtak og retningslinjer fastsatt av kommunestyrene, så lenge dette er forenelig med relevante lover/forskrifter og forpliktelser overfor tredjepart Fastsette retningslinjer for valg og sammensetning av styret - Én av de viktigste oppgavene i eieroppfølgingen er å velge et styre som har kompetanse, erfaring og kapasitet ut fra selskapets egenart. Dette skal sikres gjennom bruk av valgkomité i forbindelse med styrevalg. Valgkomiteen innstiller kandidater overfor representantskapet som formelt velger styret. Representantskapet oppnevner valgkomiteen og fastsetter kriterier for komiteens arbeid. - Kriteriene for valgkomiteens arbeid skal omfatte forventinger til kollegiets kompetanse. Styret bør bl.a. ha kompetanse og erfaring innenfor følgende områder; offentlig forvaltning, herunder innsikt i den politiske og administrative organiseringen/beslutningsprosesser i eierkommunene, fagkunnskap knyttet til kjernevirksomheten til HBR IKS, spesialkompetanse innenfor økonomi, juss, organisasjonsutvikling mv. og kompetanse/erfaring knyttet til ledelse og styrearbeid. I oppstartsfasen trenger også styret kompetanse i å bygge et nytt selskap. - Valgperioden for styret skal være på to år. Selv om en valgperiode på to år gir fleksibilitet med hensyn til å endre styresammensetning, kan det likevel være hensiktsmessig å foreta gjenvalg for å bevare nødvendig kompetanse, erfaring og oppnå kontinuitet i styret. - Det skal anvendes personlige varamedlemmer for styremedlemmene. kommune skal være en aktiv eier

9 5 - - Det skal gjennomføres egne styreseminarer med fokus på roller, ansvar og oppgaver. Styret skal ved behov tilegne seg nødvendig kompetanse gjennom for eks. introduksjonsprogram for nye styremedlemmer eller ved å regelmessig avholde fagseminarer med relevans for selskapets virksomhet. Styret skal årlig evaluere eget arbeid Kommunen skal ved behov ta initiativ til å avholde eiermøter - Karmøy kommune skal ta initiativ til å innkalle samtlige eierkommuner til et eiermøte dersom det er behov for en uformell drøfting av en aktuell sak. Formålet med eiermøter vil hovedsakelig være å foreta prosessuelle avklaringer i aktuelle saker. - Lederne av de styrende organ i HBR IKS kan også ta initiativ til å invitere til eiermøter når det anses som hensiktsmessig med en uformell drøfting av en bestemt sak under utredning. - Eiermøtet har ikke beslutningsmyndighet. Eierstyring skal utøves gjennom representantskapet. - På eiermøter skal den enkelte kommune være representert ved ordfører, rådmann og medlem av representantskapet. HBR IKS skal være representert ved styreleder og ansattrepresentant(er) i styret, sa t bra og red i gssjef/represe ta ter fra administrasjonen Kommunen skal regelmessig ta initiativ til å avholde kontaktmøter - Karmøy kommune skal ta initiativ til å avholde kontaktmøter mellom HBR IKS v/ selskapets ledelse og den politiske/ administrative ledelsen eventuelt politiske organ i kommunen. - Kontaktmøtene skal sikre en løpende informasjonsutveksling mellom partene og bidra til å sette virksomheten til HBR IKS på den politiske dagsorden. - Eierstyring skal utøves gjennom representantskapet og ikke gjennom kontaktmøtene. 2. Karmøy kommune skal være en tydelig eier 2.1. Kommunens motivasjon for eierskapet i HBR IKS - Etableringen av HBR IKS har muliggjort at kommunenes forpliktelser i henhold til brann og eksplosjonsvernloven kan løses gjennom interkommunalt samarbeid. Eierkommunene utgjør i all hovedsak et felles bo og arbeidsmarked. Flere av eierkommunene er også vertskap for regionale funksjoner som Haugsund sykehus, Haugesund revmatismesykehus, Karmsund transport og fiskerihav og a dre hav e og kysto råder, Haugala d æri gspark og a dre æri gso råder, Statoil Kårstø, Hydro Karmøy, E39, E134 og Rv 13 med tilknytningsveier og tuneller, flyplass, næringsmiddelindustri mv. som utgjør særskilte brannobjekter. Det er derfor hensiktsmessig å ha et regio alt perspektiv på sa fu ssikkerhet ge erelt og bra og red i gsberedskap spesielt. - Det i terko u ale sa arbeidet bidrar til å styrke beredskape i regio e ved at bra og redningsressurser lettere kan koordineres og settes inn på tvers av kommunegrensene. - Det interkommunale samarbeidet legger til rette for at brannvesenet kan ha god kompetanse innenfor alle områder i kjernevirksomheten. En egen kompetanseavdeling i selskapet kan ivareta grunnleggende utdanning av alt brannmannskap og sikre at forskriftsmessig kompetanse blir gitt til alle som trenger det. Det vil også være lettere å investere i spesialutstyr som kan anvendes i ulike deler av beredskapsområdet. - Det interkommunale samarbeidet skal ha en kostnadseffektiv drift og gi økonomisk gevinst på sikt, gje o bl.a. stordrifts fordeler k yttet til støtte /fellesfunksjoner og mulighet for effektive løsninger i samsvar med forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen. - Samfunnsutviklingen medfører økte krav og forventinger til brannvesenet som lettere kan løses gjennom større selskap/enheter, herunder demografisk utvikling, byomforming, ny infrastruktur, endringer i lokalt næringsliv/industri mv. - Arbeidet med beredskapsanalyse må prioriteres av selskapets ledelse og rulleres jevnlig, minimum hvert 5. år Definere kjernevirksomheten til HBR IKS - Kjernevirksomheten til HBR IKS består i å utføre eierkommunenes plikter, oppgaver og behov i. ko u e skal være e tydelig eier

10 6 - he hold til krav i bra og eksplosjo sver love. Dette i ebærer bl.a. å være i satsstyrke ved brann og andre akutte ulykker i regio e ed tilhøre de sjøo råder, gje o føre bra forebyggende tilsyn, sørge for feiing av fyringsanlegg, nødalarmeringssentral (110), gjennomføre ulykkesforebyggende oppgaver knyttet til transport av farlig gods på veg/jernbane, gjennomføre i for asjo s og otivasjo stiltak o fare e ed og opptrede i tilfeller av bra /ulykker. - HBR IKS skal delta i og på sikt avklare mulig overtaking av sekretariattjenester for Interkommunalt utvalg (IUA) mot akutt forurensing for regionen. - HBR IKS skal søke å generere inntekter gjennom for eks. salg av tjenester knyttet til forebyggende virksomhet og beredskapsrelaterte tjenester så lenge dette er forenelig med relevante lover/ forskrifter og ikke svekker selskapets evne til å ivareta kjerneoppgavene. - Selskapet kan tillegges andre oppgaver eierkommunene og selskapet måtte bli enige om, inngå samarbeidsavtaler med kommuner/selskaper/virksomheter og etablere egne datterselskap når dette bygger opp om kjernevirksomheten. 3. God økonomistyring og forutsigbar budsjettprosess 3.1. God økonomistyring - HBR IKS ivaretar oppgaver og utøver y dighet delegert fra eier e ed hje el i bra og eksplosjonsvernloven. Virksomheten til HBR IKS er hovedsakelig finansiert med tilskudd fra eierne. Eierskapet er følgelig ikke finansielt motivert og det vil ikke være naturlig at eierne fastsetter forventninger til utbytte/avkastning. Eierne forutsetter imidlertid at HBR IKS arbeider kontinuerlig for å oppnå en mest mulig kostnadseffektiv drift. HBR IKS skal bidra til at tilskuddet fra eier e holdes på et oderat ivå gje o å legge til rette for et økter t drifts og investeringsnivå. - Større endringer i drift/organisering eller større investeringer som vil påvirke tilskuddsbehovet betydelig, skal behandles som egne saker i eierkommunene i god tid før HBR IKS/kommunenes behandling av årsbudsjett/økonomiplan. - Dersom HBR IKS oppnår et positivt årsresultat så tilføres overskuddet selskapets egenkapital (fond). Overføring av midler til et pensjonsreguleringsfond bør prioriteres. Slikt fond skal bidra til å delfinansiere betydelige og uventede økninger i pensjonspremien og derigjennom bidra til å utjevne kommunenes tilskuddsnivå. Andre fondsavsetninger kan gjelde nødvendige HMS tiltak og/ eller avsetninger for fremtidige behov knyttet til virksomheten. - HBR IKS skal ha en låneramme som legger til rette for at selskapet kan lånefinansiere nødvendige investeringer i kjøretøy/materiell/utstyr/infrastruktur. Investeringene skal ha en jevn fordeling slik at de kan håndteres innenfor vedtatt låneramme. Dette skal bidra til å forhindre betydelige svingninger i tilskuddsbehovet. Kommunestyrene forplikter seg til å dekke kapitalkostnadene for et gitt investeringsnivå gjennom vedtatt tilskudd, som igjen er basert på investeringsbudsjettet. - Dersom det er grunn til å anta at det blir en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet, skal styret straks gi melding om forholdet til representantskapet, som igjen skal behandle saken. Styret skal redegjøre for budsjettavviket og legge frem forslag til revidert budsjett. - Tilskuddsnivået som fastsettes skal fordeles mellom eierkommunene med utgangspunkt i harmoniseringsmodellen de fire første årene og deretter ut fra en eierbrøk basert på folketallet i den enkelte kommune. - HBR IKS skal sikre korrekt KOSTRA rapporteri g. HBR IKS og eierko u e e skal også arbeide for å sikre sammenlignbare indikatorer for ressursbruk/styringsindikatorer for sektoren. - Styret skal påse at selskapet har god internkontroll og hensiktsmessige systemer for risikostyring i forhold til virksomhetens karakter. Det skal ligge en moderat risikoprofil til grunn for aktivitet som skal bidra til å generere egne inntekter, dvs. f. eks. salg av tjenester knyttet til forebyggende virksomhet og beredskapsrelaterte tjenester. - Selskapet skal oversende budsjett/økonomiplan, tertialrapporter og årsberetning/årsregnskap til Karmøy kommune v/rådmannen. God økonomistyring og forutsigbar budsjettprosess

11 Forutsigbar budsjettprosess - Det skal avholdes et felles kontaktmøte mellom HBR IKS og eierne før sommerferien, der eierne skal redegjøre for reelle foreløpige prognoser for det økonomiske handlingsrommet i kommende budsjettår og selskapet skal redegjøre for forhold som vil kunne påvirke tilskuddsbehovet. - Administrasjonen i HBR IKS skal utarbeide forslag til årsbudsjett/fireårig økonomiplan i tråd med kravene i lov om interkommunale selskaper med tilhørende forskrifter. Budsjettforslaget skal legge opp til et nøkternt og forsvarlig driftsnivå fundert på faglige vurderinger. Økonomiplanen skal utvikles slik at den gir eierkommunen tilfredsstillende informasjon om utviklingen i inntekter og kostnader i planperioden, herunder synliggjøre hvilke kostnader som utløses av krav i lover og forskrifter. Beregningsgrunnlag skal oversendes til eierkommunen ved forespørsel. - Det skal avholdes et nytt kontaktmøte mellom HBR IKS og eierne tidlig på høsten, der utkast til årsbudsjett/økonomiplan for HBR IKS skal drøftes i lys av oppdaterte prognoser for kommunenes økonomiske handlingsrom i kommende budsjettår. I administrasjonens budsjettforslag skal det tas høyde for prognosene for kommunenes økonomiske handlingsrom. - Styret skal beha dle bra og red i gssjefe s forslag til årsbudsjett og øko o ipla. Forvaltningen av selskapet hører under styret, som skal sikre en forsvarlig drift og organisering av virksomheten. Styrets forvaltningsansvar skal gjenspeiles i budsjettforslaget. Økonomiplanen skal i følge lov om interkommunale selskaper gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter. Styrets budsjettforslag skal således bygge på kommunenes fremlagte prognoser for økonomisk handlingsrom de neste 4 årene. Styrets budsjettforslag skal fremmes for endelig behandling i representantskapet. Uforutsette utgifter som oppstår behandles normalt ved årlig rullering av økonomiplanen. Vesentlige hastesaker behandles i perioderapporteringen gjennom budsjettåret. - Rådmennene skal utarbeide forslag til årsbudsjett og økonomiplan som omfatter forslag til tilskuddsnivå for HBR IKS. Budsjettforslaget skal muliggjøre en forsvarlig drift, herunder en tilfredsstillende beredskap, men må også se tilskuddsnivået i sammenheng med kommunenes økonomiske handlingsrom og behovene til øvrige virksomheter. Forslaget til tilskuddsnivå skal koordineres mellom eierkommunene og baseres på styrets budsjettforslag. Rådmennene i de største kommunene har et særskilt ansvar for å koordinere forslag til tilskuddsnivå. - Representantskapet skal behandle styrets budsjettforslag etter at rådmennenes budsjettforslag ha dli gs og øko o ipla er offe tliggjort og før by /ko u estyre e fatter e delig budsjettvedtak. Den enkelte kommunes medlem i representantskapet kan da vurdere styrets budsjettforslag opp mot kommunens økonomiske handlingsrom. Representantskapet kan ikke fatte budsjettvedtak som er bindende for det enkelte by /ko u estyre. - By /ko u estyre e fastsetter det e delige tilskudds ivået for HBR IKS basert på rådmennenes budsjettforslag og represe ta tskapets vedtak. By /ko u estyre es budsjettvedtak skal ekspederes til HBR IKS. Representantskapet skal ved behov behandle revidert årsbudsjett/ øko o ipla ed utga gspu kt i by /ko u estyrenes budsjettvedtak. 4. Hensiktsmessig forvaltning og drift av bygningsmassen 4.1. Eierskap til bygningsmassen som disponeres av HBR IKS Brannstasjoner og annen bygningsmasse som HBR IKS disponerer i dag er eid/leid av vertskommunen. I forbindelse med realiseringen av ny brannstasjonsstruktur skal den enkelte vertskommune oppføre og eie brannstasjonene. Vertskommunen kan også leie brannstasjoner eller annen bygningsmasse som skal disponeres av HBR IKS. Stasjonene som stilles til disposisjon for virksomheten til HBR IKS skal ha en nøktern standard og størrelse samt være i lovlig og forsvarlig sta d. Bra stasjo e e skal i idlertid bygges for fra tide og skal således være funksjonelle for selskapet på både kort og lang sikt. Nye forskriftskrav som utløser behov for påbygg eller ombygginger håndteres gjennom økonomiplanbehandlingen. Hensiktsmessig forvaltning og drift av bygningsmassen

12 8 Det skal inngås leieavtaler mellom vertskommunen og HBR IKS som i all hovedsak skal være likelydende. All vederlagsberegning knyttet til leieforholdet skal i utgangspunktet baseres på prinsippet om selvkost. Leiekostnaden inngår i selskapets ordinære driftskostnader som fordeles mellom eierkommunene etter harmoniseringsmodellen de fire første årene og deretter ut ifra en folketallsbasert eierbrøk Drift og vedlikehold av bygningsmassen Leieavtalen mellom den enkelte vertskommune og HBR IKS skal også regulere partenes forpliktelser med hensyn til drift og vedlikehold av bygningsmassen. Ansvarsfordelingen mellom parte e skal i all hovedsak være lik for å opp å e effektiv forvalt i g og drift av byg i gsmassen. Ansvarsfordelingen skal ta utgangspunkt i etablert praksis i vertskommunene. Leieavtalene skal søkes harmonisert så la gt so ulig hva gjelder avtalepu kter o betali gstidspunkt, bestemmelser om regulering av leien mv. På denne måten vil leieutgifter kunne behandles samlet i økonomiplanforslaget fra selskapet. 5. Forventninger til selskapets virksomhet 5.1. Åpenhet og rapportering Det skal være åpenhet knyttet til kommunenes eierstyring og selskapets virksomhet basert på prinsippet om meroffentlighet. Det skal være åpne og transparente beslutningsprosesser i eierkommunene, representantskapet og styret. HBR IKS skal av den grunn bl.a. gjøre sakspapirer til de styre de orga, årsberet i ger/ reg skap og a e releva t i for asjo o virkso hete lett tilgje gelig på selskapets i ter ettsider. Det skal være åpe het k yttet til ko u e es eierstyring gjennom bl.a. utarbeidelse av en eierstrategi. Selskapet skal oversende innkallinger/sakslister, saksdokumenter og protokoller fra møter i de styre de orga, årsbudsjett/øko o ipla, årsberet i g/ årsreg skap, tertialrapporter og a dre saker som er av stor strategisk, prinsipiell eller økonomisk betydning for eierne/selskapet til Karmøy kommune v/rådmannen Godtgjøring til styret og representantskapet Karmøy kommune forventer at godtgjøringen til styret holdes på et moderat nivå. HBR IKS bør se hen til andre interkommunale selskap i regionen ved fastsettelsen av nivået på godtgjøringer. Det kan i enkelte tilfeller være hensiktsmessig å fastsette et nivå som avviker fra gjennomsnittet på bakgrunn av særskilte forhold, herunder behov for å rekruttere rett kompetanse, stor saksmengde mv. Representantskapsmedlemmenes godtgjøring fastsettes og utbetales av den enkelte kommune, basert på reglement for godtgjørelse i kommunene og slik prinsippene for eierstyring blir praktisert Samfunnsansvar og etiske retningslinjer Med samfunnsansvar menes hvilket ansvar selskapet forventes å påta seg for mennesker, samfunn og miljø som påvirkes av virksomheten, dvs. hensyn som ikke er pålagt ved lov. HBR IKS skal være bevisst sitt samfunnsansvar. Samfunnsansvar bør integreres i selskapets strategiarbeid, den løpende virksomhetsstyringen og i selskapets rapportering. HBR IKS skal utarbeide etiske retningslinjer tilpasset selskapets virksomhet. Styret har ansvar for å påse at selskapet utarbeider og følger opp etiske retningslinjer. Retningslinjene skal være forankret/implementert i hele organisasjonen. Forventninger til selskapets virksomhet

13 An befal i n ger om ei erstyri n g, sel skapsl ed el se og kon trol l KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

14 I n n h ol d Selskapsformer og alternative organisasjonsformer God folkevalgt styring 4 7 ANBEFALINGER 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 2. Vurdering og valg av selskapsform 3. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 4. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 5. Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter 6. Eiermøter 7. Eierorganets sammensetning og funksjon 8. Gjennomføring av generalforsamlinger og representantskapsmøter 9. Sammensetningen av styret 10. Valgkomite og styreutnevnelser 11. Kjønnsmessig balanse i styrene 12. Rutiner for å sikre riktig kompetanse i selskapsstyrene 13. Styresammensetning i konsernmodell 14. Oppnevnelse av vararepresentanter 15. Habilitetsvurderinger 16. Godtgjøring av styreverv 17. Registrering av styreverv 18. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 19. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 20. Særlig om administrasjonssjefens rolle i kommunale foretak 21. Utøvelse av tilsyn og kontroll

15 I n n l edn i n g KOMMUNER HAR STOR FRIHET til å organi - sere tjenestene slik de nner det hensiktsmessig enten som del av kommunen som juridisk person eller gjennom etablering av selvstendige rettssub - jekter. Når en kommune organiserer tjenesteproduksjonen innenfor kommunen som organi - sasjon, gjelder de styringssystemer som følger av kommuneloven 1. Kommunestyret har i utgangs - punktet all beslutningsmyndighet, og kommunen har en hierarkisk organisasjonsstruktur. Norske kommuner kan velge å legge deler av virksomheten i egne selskaper. Når deler av virk - somheten legges over i egne rettssubjekter som for eksempel aksjeselskaper eller interkommu - nale selskaper, må styringssystemene følge den aktuelle lovgivningen. Kommunestyrets styring av selskapet må utføres i selskapets eierorgan. Kommunestyret har likevel det overordnede an - svaret for hele kommunens virksomhet, også den som drives av de kommunaleide selskapene. At virksomheter eller tjenester skilles ut og legges i selskaper innebærer at betingelsene for folkevalgt styring og kontroll endres. Slik disse selskapene er organisert, skal selskapets ledende organer ha betydelig grad av frihet til å drive virksomheten. Lovfestede bestemmelser og vanlige normer for god selskapsstyring setter grenser for hvor mye kommunene som eier disse selskapene kan og bør involvere seg i selskapenes virksomhet. Anbefalingene for godt eierskap, god selskapsledelse og god kontroll av kommunale og fylkeskommunale selskaper og foretak begren - ser seg til interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper (AS) og foretak etter kommune - lovens kapittel 11. Kommuner har også anled - ning til å etablere stiftelser og samvirkeforetak, men disse organisasjonsformene har mindre omfang, og omtales bare kort. Samarbeid etter 27 i kommuneloven har historisk vært en mye brukt hjemmel for interkommunalt samarbeid. I dag benyttes organisering i henhold til 27 i liten grad innenfor oppgaver av forretnings - messig karakter, og denne samarbeidsformen omtales derfor ikke nærmere her. I teksten brukes kommuner om både fylkes - kommuner og kommuner Med vennlig hilsen LASSE HANSEN Administrerende direktør 1 Kommunale foretak (KF) er en del av styringssystemet i kommunen, og er ikke et eget selskap. Anbefalingene er primært tilpasset selskaper. Anvendt på kommunale foretak (KF) må noen av anbefalingene leses med dette forbehold. 3

16 Sel skapsformer og al ternati ve organi sasjonsformer Det er i hovedsak to muligheter som benyttes av kommunene ved utskilling av virksomhet: Interkommunale selskaper (I KS) og aksjeselskap (AS). INTERKOMMUNALE SELSKAPER (IKS) Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan bare opprettes av kommuner, fylkeskommuner eller andre inter - kommunale selskaper. Deltakerne har sam - let sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser 2. Selskapets eierorgan og øverste myndighet er representantskapet. Deltakerne skal opprette en skriftlig selskapsavtale. Forvaltningen av selskapet ligger hos styret og daglig leder. Deltakerkommunene utøver eierstyring gjennom sine valgte medlemmer i repre - sentantskapet. Hver enkelt deltaker skal ha minst en representant i representantskapet. Kommune - styret har instruksjonsrett overfor sine medlemmer i representantskapet. Representantskapet velger også styret. Styret skal ha minst tre medlemmer, og omfattes av kravet om balansert kjønnsrepresentasjon, det vil si minimum 40 % av hvert kjønn. Daglig leder eller medlemmer av represen - tantskapet kan ikke være medlem av styret. Representantskapet som eierorgan utøver kontroll over styret på ere måter: bestemmer sammensetningen av styret kan instruere styret og omgjøre beslutninger kan gjennom selskapsavtalen fastslå at nærmere angitte saker må godkjennes i representantskapet AKSJESELSKAP Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene, sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller sammen med private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset økonomisk risiko for selskapets økonomiske forpliktelser. Selskapets øverste eierorgan er generalforsamlingen. Gjennom generalforsamlingen, utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. Her kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Det er generalforsamlingen som velger styret. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes formål og innenfor rammen av lovverket. Styret har også en viktig funksjon for å sikre strategisk planlegging for selskapet. Daglig leder skal forholde seg til de pålegg og retningslinjer som styret har gitt. 2 KMD sendte i november 2014 forslag til endringer i lov om interkommunale selskap ut på høring. Høringsnotatet inneholder forslag om at IKS-lovens ansvarsregler erstattes av nye regler om begrenset deltakeransvar. Forslaget er pr november 2014 fortsatt under behandling. 4

17 IKS AS STIFTELSER

18 SELSKAPSFORMER OG ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER Kommunene har også anledning til å velge noen andre organisasjonsformer. KOMMUNALT FORETAK Når kommunen ønsker å gi en virksomhet en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen, kan det etable - res et kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Foretaket er ikke en egen juridisk person, men del av kommunen som rettssubjekt. Kommunen er part i alle avtaler og hefter for foretakets forpliktelser. I motsetning til utskilling ved bruk av aksjeloven og lov om interkommunale selskaper, vil de ansatte fortsatt ha kommunen som arbeidsgiver. Foretaket ledes av et styre, som er utpekt direkte av kommune - styret. Daglig leder står i linje under styret, som igjen er underlagt kommunestyret. Foretakene er på denne måten direkte underlagt kommune - styrets budsjettmyndighet. Rådmannen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder 3. SAMVIRKEFORETAK Kommuner kan også delta i samvirkeforetak. Et samvirkeforetak er ikke et selskap. Samvirkeforetak har medlemmer, men ikke eiere, og styres av de som handler med fore - taket og som dermed har direkte nytte av den virksomhet som drives. Samvirkeforetak har ikke fritt omsettelige eierandeler og kan følgelig ikke kjøpes opp. På årsmøtet samvirkets øverste organ fattes beslutninger som hovedregel ut fra prinsippet om ett medlem, én stemme. Det er lov om samvirkeforetak (samvirkelova) av 29. juni 2007 nr. 81 som regulerer denne organisasjonsformen. STI FTELSER Kommuner og fylkeskommuner kan også opprette stiftelser. En stiftelse er et selvstendig rettssubjekt. Som stifter av en stiftelse kan kommunen verken utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd (ta utbytte). Stifterne kan ikke løse opp stiftelsen. Stiftelse er bare en hensikts - messig organisasjonsform der det er ønske om å gjøre virksomheten helt uavhengig av kom - munen. Det er lov om stiftelser (stiftelsesloven) av 15. juni 2001 nr. 59 som regulerer denne organisasjonsformen. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER KOMMUNE FORETAK 27 STYRE IKS SAMVIRKE AS STIFTELSE Økende grad av selvstendighet 3 Det er et unntak fra hovedregelen om at administrasjonssjefen ikke har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder. Etter kommuneloven 72 nr 1 kan administrasjonssjefen instruere daglig leder om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. 6

19 GOD FOLKEVALGT STYRING God fol keval gt styri n g Selv om deler av virksomheten er lagt ut i et selskap, har kommunestyret det overordnede ansvaret. Det er derfor viktig å opprettholde god folkevalgt styring. God folkevalgt styring de neres gjerne gjennom re standarder 4 : PÅLITELIG STYRE preges av likebehand - ling, politisk redelighet og respekt for spille - regler. Denne standarden berører kommune - politikkens allmenne omdømme. Det handler om innbyggernes tillit til at de behandles likt i de kommunale beslutningsprosessene. politiske styringen av administrasjonen og at kommunen leverer resultater innbyggere og folkevalgte er tilfreds med. Forskning 5 viser videre at administrasjonen har en viktig støttefunksjon for at de folkevalgte skal kunne ivareta sine roller på en god måte. ANSVARLIG STYRE fremmer oversiktlig politikk og informerte innbyggere som grunn - lag for deres kontroll med de folkevalgte. Et ansvarlig styre skal sørge for at innbyggerne har tilstrekkelig informasjon til å følge med i politikken og stille de styrende til ansvar. BORGERNÆRT STYRE stimulerer inn - byggernes interesse for og engasjement i lokalpolitikken gjennom høringskanaler og muligheter for debatt og deltakelse. Ved borgernært styre er det etablert kanaler for innbyggermedvirkning i beslutningsprosessene, også i prosesser der det ikke er lovpålagt. For at de folkevalgte skal kunne påvirke og styre selskapene i tråd med de formål som er satt, er det viktig å være bevisst de mulighetene som nnes i å styrke kunnskapen og oppmerksom - heten rundt eierskapspolitikken blant et bredt utvalg av de folkevalgte, og at den gis en bred og helhetlig politisk prosess. Et grep for å sikre dette, kan være å forankre eierskapspolitikken i kommuneplanen. EFFEKTIVT STYRE: Folkevalgte har god styring, og leverer resultater. Et effektivt styre kjennetegnes bl.a. ved ryddige forhold i den 4 Baldersheim og Rose NIBR-rapport 2015:1 Kommunale selskaper og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap 7

20 F o to : H a g e n R ø e

21 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Anbefal i n ger om ei erstyri n g, sel skapsl edel se og kon trol ANBEFALING 1: OBLIGATORISK OPPLÆRING AV OG INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE Kommunene bør som en del av sitt folke - valgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. Det er viktig at kommunestyrene som eiere får kunnskap og innsikt i omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskapene kommunen har eierandeler i. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike rollene man har som folkevalgt, som styremedlem eller som medlem av representantskap eller generalforsamling. De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvars - fordeling. Det anbefales at kommunestyret gis tid til kompetanseutvikling som ledd i å styrke det kommunale eierskapet gjennom opplæring eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år. ANBEFALING 2: VURDERING OG VALG AV SELSKAPSFORM Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset selskapets formål, eier - styringsbehov, samfunnsansvar, hensynet til innsyn, markedsforhold og det aktuelle lovverket. Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av kommunens samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disposisjoner og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Når deler av virksomheten skal legges ut i et sel - skap, og selskapsformen diskuteres, bør kommu - nestyret med utgangspunkt i selskapets formål, vurdere hvilket styringsbehov kommunen har. Forvaltningsloven gjelder for all virksomhet som drives innenfor kommunen som eget rettssubjekt, inkludert kommunale foretak. Selskaper omfattes som utgangspunkt ikke av forvaltnings - loven, men dersom de har så tett tilknytning til 9

22 ANBEFALINGEROM EIERSTYRING,SELSKAPSLEDELSEOG KONTROLL forvaltningen at de kan anses å være «organer ANBEFALING3: for stat eller kommuner», vil forvaltningsloven selskapsform, formålet og bakgrunnen for opp - FYSISK SKILLE MELLOM MONOPOL OG KONKURRANSE VIRKSOMHET rettelsen, hva slags virksomhet selskapet driver, Selskaper som opererer i et marked i om selskapet har monopolvirksomhet, og om konkurranse med andre aktører i tillegg den må regnes som et ledd i gjennomføringen til monopolvirksomhet, av kommunal politikk. Det sentrale vurderings- regel skille ut den markedsrettede delen temaet vil være hvor sterk reell tilknytning det er av virksomheten for å unngå rolleblanding mellom selskapet og forvaltningen. og kryssubsidiering. Offentlighetslovengjelder for kommunalt eide Noen kommunalt eide selskaper er tildelt selskaper dersom det offentlige har eierandeler oppgaver i egenregi eller har enerett på å utføre som gir rett til mer enn halvparten av stemmene visse oppgaver, samtidig som de utfører andre i det øverste organet, eller direkte eller indirekte tjenester i konkurranse med andre. Dersom har rett til å velge mer enn halvparten av med- selskapet i tillegg konkurrerer med private sel- lemmene med stemmerett i det øverste organet. skaper, kan det oppstå spørsmål om den delen Offentlighetslovengjelder likevel ikke for offentlig av selskapet som konkurrerer i markedet mottar eide selskaper som hovedsakeligdriver nærings- en eller annen form for offentlig støtte, og om virksomhet i direkte konkurranse med og på denne støtten eventuelt er i strid med regelverket samme vilkår som private. om offentlig støtte. Det sentrale er at selskapets likevel gjelde. Grensedragningenberor på en helhetsvurdering.relevantevurderingstemaerer bør som hoved- konkurranseutsattevirksomhet ikke subsidieres, Ved utskilling av virksomhet i selvstendige retts- for eksempel ved at virksomheten benytter sel- subjekter vil konkurranseregelverketsom Norge skapets administrativestøttefunksjoner og/eller er bundet av gjennom EØS-avtalenlegge førin- utstyr fra den full nansierte delen av selskapet ger for valg av selskapsform og drift. Selskaps- (kryssubsidiering). formen er også viktig for mulighet og ønske om politisk styring og kontroll, og hvorvidt selskapet Organiseringenav konkurranseutsatt virksomhet skal ta risiko og operere i et marked. bør så langt mulig være ledelsesmessig,personellmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksom- Et aktivt eierskapvil gi viktige signaleroverforomverdenog styrke kommunensomdømme. heten. Det må som et minimum føres separate regnskaper,med korrekt allokering av inntekter og utgifter i regnskapet, for å unngå kryssubsidiering mellom den skjermede og den konkurranseutsatte delen av virksomheten. Det vil imidlertid være betydelig enklere å unngå kryssubsidieringdersom man skiller den 10

23 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. konkurranseutsatte delen ut i et eget selskap. Dette utelukker ikke i seg selv ulovlig offentlig støtte, men vil kunne gjøre virksomheten mer transparent og dermed gjøre det lettere å påvise at det ikke skjer. ANBEFALING 4: UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDINGER Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Disse prinsippene bør gjenspeile selskapet sett i sammenheng med kommunens totale virk - somhet og være kommunisert og tilgjengelig, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens innbyggere. Eierskapsmeldingen gir også et godt grunnlag for en politisk gjennom - gang av all virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Eierskapsmeldingen skal behandles i kommunestyret. Eierskaps - meldingen skal primært omhandle selskapene der kommunen er hel- eller deleier, men bør også re ektere styringen av de interkommunale samarbeidene. Eierskapsmeldingen bør minimum ha disse hovedpunktene: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra til å skaffe oversikt over kommunens sam - lede virksomhet og bidra til mer åpenhet overfor omverden. 11

24 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Det bør også utarbeides en felles eierskapsmelding hvis kommunen er medeier i ere selskaper sammen med andre kommuner. En slik eierskapsmelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig. ANBEFALING 5: UTARBEIDELSE OG REVIDERIN G AV STYRINGS- DOKU MENTER Kommunestyret skal utarbeide og bør jevn - lig revidere styringsdokumentene og avtale - ne som regulerer styringen av selskapet. Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eier - strategi for sitt eierskap i ulike selskaper. være hensiktsmessig å utarbeide andre styrings - dokumenter. Disse er ikke lovfestet, men er ment å sikre bevist eierstyring og å tilstrebe åpenhet og gjennomsiktighet i kommunal tjenesteproduksjon når den er organisert i selskaper. Det er først og fremst eierne, det vil si de folke - valgte, som har behov for slike dokumenter. ANBEFALING 6: EIERMØTER KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eier - møte er et møte mellom representanter fra kommunen som eier, styret og daglig leder for selskapet. Når kommunestyret har valgt å legge en del av sin virksomhet inn i et selskap, medfører det også overføring av styringsrett til virksomheten. Oppgaven til selskapets styre og administrasjon er å trekke opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eieren/eierne. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, og innenfor den skal sel - skapet ha betydelig grad av spillerom. Selskaps - strategier er en felles betegnelse for strategiene som har sin forankring i selskapet. Noen ganger har eierne behov for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle beslutninger, og dette bør kunne gjøres uten å måtte innkalle til møte i generalforsamlingen eller representantskapet etter de formelle reglene i loven. Et eiermøte er ikke lovregulert og er bare en uformell arena der det ikke skal treffes ved - tak. I tillegg bør det ikke legges føringer eller «gis signaler» i eiermøtene som kan anses å gripe inn i styrets myndighetsområde. Eiermøtene er uforpliktende for eierne og for selskapet. Vedtektene for aksjeselskaper og kommunale foretak, samt selskapsavtalen for IKS regulerer viktige sider ved selskapenes og det kommunale foretakets rettsforhold. Hovedintensjonen er å regulere forholdet mellom eierne og mellom eierne og selskapet, eller interne forhold i virk - somheten. For å underbygge vedtektene/ selskapsavtalen og regulere styringen kan det 12

25 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL 1 3

26 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Avh en gi g av sel skapets form ål, an befal es d et som en h ovedregel at kom m u n estyret op pn evn er sen tral e fol keval gte som sel skapets ei errepresen tan ter i ei erorgan et.

27 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 7: EIERORGANETS SAM MEN- SETNING OG FUNKSJON Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. Samhandlingen mellom kommunestyret og eier - organet er ikke regulert. Eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom kommunestyret for foretakene. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasje - ment, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kom - munikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av sentrale folkevalgte til eierorganet vil bidra til å forenkle samhandlingen og kommunikasjonen mellom kommunestyret og eierorganet. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Ordfører eller an - dre kommunestyrerepresentanter må gis fullmakt for å kunne stemme på generalforsamling. Med - lemmer av et representantskap (IKS) er valgt av kommunestyret etter kommunelovens regler, og i motsetning til aksjeloven, kan ikke andre møte etter fullmakt. Det bør derfor utnevnes varamedlemmer for representantskapsmedlemmene. ANBEFALING 8: GJENN OM FØRING AV GENERALFORSAM LINGER OG REPRESEN TANTSKAPSMØTER De formelle eiermøtene er generalforsam - ling eller representantskap. Det er styret som innkaller. Bestemmelser om innkallingsfrist bør tas inn i vedtektene, slik at det tas hensyn til kommunens behov for å ha tid til å behandle aktuelle saker. Styreleder og daglig leder har plikt til å delta på generalforsamlingen i aksjeselskap. Andre styre - medlemmer har rett, men ikke plikt. Revisor har rett til å være tilstede og noen ganger plikt når de saker som skal behandles gjør dette nød - vendig. For interkommunale selskap har styrets leder og daglig leder plikt til å være tilstede på representantskapsmøtet. Dette gjelder ikke for revisor, men det anbefales å følge aksjelovens regler på dette punkt. Gjennom IKS-loven er representantskapet tillagt ere oppgaver enn generalforsamlingen i et aksjeselskap. Representantskapet skal fastsette budsjett, økonomiplan og regnskap. Vedtak om salg eller pantsetting av fast eiendom eller andre større investeringer er også tillagt representant - skapet. Disse bestemmelsene gir i utgangspunktet representantskapet større inn ytelse over forvaltningen av selskapet enn generalforsamlingen i et aksjeselskap. Dersom formålet med selskapet er rene drifts - oppgaver er det ingen ting i veien for at adminis - trasjonen sitter i eierorganet. 15

28 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 9: SAMM ENSETNIN GEN AV STYRET Det er eiers ansvar å sørge for at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Det anbefales at kommunen sikrer opplæring av styre - medlemmene. Styret skal gjenspeile og representere selska - pets behov og bør ha forskjellig og supplerende kompetanse innen økonomi, organisasjon og om markedet som selskapet opererer i. Videre bør styret inneha faglig innsikt og ha en interesse for selskapets formål. Kommunen må selv de nere hva slags kompe - tanse og kapasitet som forventes av styremed - lemmene. Et godt utgangspunkt for denne vur - deringen kan være selskapets formålsparagraf, de langsiktige strategiene som er lagt for selska - pet og situasjonsbestemte forhold de nærmeste årene. Det bør tilstrebes en sammensetning med komplementær kompetanse og erfaring. Det er viktig å oppnevne styremedlemmer som kan sikre styrets kontrollfunksjon overfor daglig leder. Styreverv i selskaper er et personlig verv. Med - lemmer av selskapsstyrer representerer bare seg selv, ikke noen av eierne, og skal ivareta selskapets interesser til det beste for alle eierne. Det betyr at man ikke representerer verken partier, kommunen eller andre interessenter, men ivaretar selskapets interesser og eierne kollektivt på best mulig måte, ut fra selskapets formål og innenfor lovens rammer. Det understrekes at loven ikke er til hinder for at folkevalgte kan velges til styremedlemmer. Forståelse og erfaring fra det politiske systemet i kommunene kan være en viktig kompetanse som styret bør besitte. Når det er spørsmål om å velge folkevalgte eller ansatte i kommunen til styremedlemmer i selska - per kommunen har eierandeler i, bør kommunen vurderer hvor ofte vedkommende vil bli inhabil. Dersom inhabilitet vil inntre ofte, må det vurderes om dette vil gjøre det uhensiktsmessig å velge den aktuelle personen til styremedlem. Typisk gjelder dette der det er snakk om sentrale folke - valgte eller ansatte i lederstillinger. Om ulempene ved å velge slike personer til styremedlemmer overstiger behovet for å ha den aktuelle personen i styret er en vurdering som kommunestyret selv bør gjøre. ANBEFALING 10: VALGKOMITE OG STYREUTNEVNELSER Ved valg av styrer til kommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomite. Representantskapet/generalforsamlingen bør velge leder av valgkomiteen. I selskap med ere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes slik at den re ekterer eierandelene. Ordningen med valgkomite er ikke lovregulert, og den bør derfor vedtektsfestes, alternativt nedfelles i selskapsavtalen. Videre anbefales det at det ut - arbeides retningslinjer som regulerer deres arbeid. Det anbefales også at valgkomiteen har en 16

29 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL dialog med styret før forslag fremmes, og at valgkomiteen begrunner sine forslag. anbefalt kompetanse. ere rutiner for å sikre nødvendig Eier står fritt til å endre styresammensetningen uavhengig av valgperioden. Hele styret bør normalt ikke skiftes ut samtidig, for å sikre kon - tinuitet og videreføring av kompetanse. Det kan derfor være hensiktsmessig med overlappende valgperiode for ulike styremedlemmer. ANBEFALING 11: KJØNNSMESSIG BALANSE I STYRENE Det anbefales at eierorganet uavhengig av organisasjonsform tilstreber balansert kjønnsrepresentasjon. Styremedlemmene behøver ikke være bosatt i kommunen. I henhold til IKS-loven 10 er det krav om tilnærmet 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene. Reglene i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende for aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst to tredeler av aksjene i selskapet. Dette følger av kommuneloven 80a. ANBEFALING 12: RUTINER FOR Å SIKRE RIKTIG KOMPETANSE I SELSKAPSSTYRENE Eier har ansvar for å sikre at styret har den nødvendige kompetansen for å nå selska - pets mål. Eier bør også anbefale styret selv jevnlig å vurdere egen kompetanse ut fra eiernes formål med selskapet. Det er derfor For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret anbefales det at styret etablerer følgende rutiner: Fastsetter styreinstruks og instruks for daglig leder med særlig vekt på en klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Foretar en egenevaluering hvert år. Vurderer behovet for ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomfører egne styreseminarer om roller, ansvar og oppgaver. Fastsetter en årlig plan, herunder møteplan, for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gir en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. ANBEFALING 13: STYRESAMM ENSETNING I KONSERNM ODELL Styremedlemmer i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datter - selskapenes styrer. Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap fordi styret i morselskap utgjør generalforsamling i datterselskap. Bestemmel - sen er viktig for å unngå rolleblanding i konsern - forhold. Særlig må man være oppmerksom på problemstillinger knyttet til anbud og inhabilitet dersom ett av selskapene inngir anbud til et annet selskap i samme konsern. 17

30 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 14: OPPNEVNELSE AV VARAREPRESENTANTER Der det utpekes varamedlemmer til styret bør ordningen med numeriske varamed - lemmer benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Lovverket gir mulighet for å utpeke enten personlige eller numeriske vara. Anbefalingen om numerisk vara er gitt ut i fra behovet for kontinuitet og kompetanse. Det anbefales også at 1. varamedlem blir invitert til styremøtene for på den måten å sikre best mulig kompetanse og kontinuitet. ANBEFALING 15: HABILITETSVURDERINGER Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskon ikter. Ordfører og rådmann bør ikke sitte i styrer i selskaper. Inhabilitet inntrer blant annet når en person antas å ha personlige interesser i utfallet av en sak som skal behandles, og som antas å ha påvirk - ning på vedkommende sine vurderinger under behandlingen av saken. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Forvaltningsloven fastslår blant annet at en person er inhabil når han leder eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling, for et selskap som er part i saken, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et sel - skap der de selv er styremedlem. Dette gjelder uansett om selskapet er privat eid eller helt eller delvis offentlig eid. Inhabilitet kan også oppstå for styremedlemmer, slik at de blir inhabile til å behandle en sak i selskapets styre. Dette er regulert i den enkelte selskapslov. ANBEFALING 16: GODTGJØRING AV STYREVERV Kommunen bør i forbindelse med utarbei - delse av eierskapsmelding ha en prinsipiell diskusjon om godtgjøring av styreverv. Denne bør danne grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar. Styremedlemmer bør ikke påta seg særskilte oppgaver for det aktuelle selskapet i tillegg til sty - revervet. Det anbefales at styremedlemmer ikke omfattes av selskapets incentiv-/bonusordninger, da dette vil kunne påvirke deres uavhengighet. Godtgjørelsen bør re ektere styrets økonomiske og strafferettslige ansvar, i tillegg til kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Dette innebærer at honorar i selskaper som opererer i et marked og hvor det er betydelig risiko, bør re ektere dette ansvaret. Generelt bør styreleder godtgjøres høyere enn styremedlemmene. Det anbefales at selskapene gjør en konkret vurde - ring av behovet for styreforsikring for styremed - lemmene. Forsikringen gjelder det økonomiske ansvaret, ikke det strafferettslige. 18

31 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL

32 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Aksjeloven gir generalforsamlingen ansvar for å fastsette godtgjøring til styremedlemmene. I et IKS er det representantskapet som fastsetter godtgjøringen til styremedlemmene, og det er kommunestyret eller fylkestinget selv som fast - setter godtgjøringen til styret i foretak (KF). Når det gjelder godtgjøring til representantskapet i et IKS, anbefaler KS at deltakerkommunene fastsetter og utbetaler denne til sine medlemmer i representantskapet i interkommunale selskaper. ANBEFALING 17: REGISTRERING AV STYREVERV Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på www. styrevervregisteret.no Det anbefales at kommunen registrerer vervene for allment innsyn. Kommuner er som folkevalgte organer avhengig av allmennhetens tillit når det gjelder både forvaltning og styring. Åpen - het rundt hvilke andre roller lokalpolitikere har i samfunnslivet er viktig for å unngå mistanke om rolleblanding. Registrering i kommunesektorens eget styrevervregister vil i seg selv skape økt bevissthet om de ulike rollene en lokalpolitiker har og herunder være til nytte ved vurdering av representantenes habilitetssituasjon. Det nnes også andre aktuelle registre for slik registrering. ANBEFALING 18: ARBEIDSGIVERTILHØRIGHET I SELVSTENDIGE RETTS- SUBJEKTER Det anbefales at selskapene søker med - lemskap i en arbeidsgiverorganisasjon. Bedrift vil være et naturlig valg for mange av disse selskapene. KS Ved utskilling av virksomhet i selvstendige retts - subjekter er det aktuelle selskapet ikke lenger tilknyttet kommunens lønns- og avtaleforhold gjennom det kommunale systemet. Svært man - ge selskaper fortsetter å benytte det kommunale avtaleverket uten at de egentlig har et partsfor - hold i det. Så fremt ingen av partene ser dette som problematisk vil utfordringen først komme opp for arbeidsgiver dersom det oppstår kon ikt eller det vil være behov for juridisk bistand eller bistand i forbindelse med forhandlinger. ANBEFALING 19: UTARBEIDELSE AV ETISKE RETNINGSLINJER Eier bør påse at selskapsstyrene utarbeider, og jevnlig reviderer, etiske retningslinjer for selskapsdriften. Kommunale selskaper forvalter fellesskapets ressurser. Forvaltningen skal skje på en måte som samsvarer med befolkningens oppfatninger om rett og galt. Kommunenes omdømme vil derfor i økende grad også avhenge av hvordan en forvalter sitt samfunnsansvar gjennom sine bedrifter. Det nnes ikke et fasitsvar på hva samfunnsansvarlig forretningsdrift er. Dette må 20

33 ANBEFALINGEROM EIERSTYRING,SELSKAPSLEDELSEOG KONTROLL de neres for det enkelte selskap. Etikk er en beslutte utsatt iverksettelseetter Kommuneloven viktig del av de vurderinger som gjøres i forbin- 72 nr. 1 annet punktum. Dette må vurderes delse med det å drive et selskap, fordi de etiske konkret for de aktuelle personene i kommunen. holdningene legger grunnlaget for hvordan man Det kan være personer som har det som en del faktisk handler. Etiske retningslinjerbør derfor av sine oppgaver å tre inn i administrasjonssjefens utarbeides i det enkelte selskap. Retningslinjene fullmakter,for eksempel i administrasjonssjefens bør diskuteres og eventuelt revideresårlig. fravær,og personer som har disse fullmaktenei bestemte kommunale foretak som fallerinnenfor hennes eller hans ansvarsområde.det er kun ANBEFALING20: stillingeri den kommunen hvor vedkommende SÆRLIG OM ADMINISTRA SJONSSJEFENS ROLLE I KOMMUNALE FORETAK har rollen som administrasjonssjef,dennes sted- Det anbefales at kommunestyrene ved opp - roller i andre kommuner eller fylkeskommuner. fortreder,eller er kommuneråd eller fylkesråd bestemmelsengjelder.det er fullt mulig å ha styremedlemmeri kommunale foretak som har slike rettelse av kommunale foretak diskuterer administrasjonssjefens rolle og handlings - muligheter overfor daglig leder. ANBEFALING21: Kommunale foretak er ikke et selvstendig UTØVELSE AV TILSYN OG KONTROLL rettssubjekt, men en del av kommunen. Styret er direkte underordnet kommunestyret, men Kommunestyret har både et tilsyns og organisasjonsformenhar en selvstendig stilling kontrollansvar for å sikre at kommunen når sammenliknet med kommunen for øvrig. Admi- sine mål, at regelverket etterleves og at nistrasjonssjefenhar ingen styringsrett overfor etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres foretakene, og daglig leder er underordnet styret blant annet gjennom regnskapsrevisjon, i foretaket. Administrasjonssjefenkan like fullt forvaltningsrevisjon instruere daglig leder om at iverksettelsenav en Kontrollansvaret gjelder også når virksom - sak utsettes til kommunestyret har behandlet heten er skilt ut i egne selskaper. og selskapskontroll. den aktuelle saken. Videre skal administrasjonssjefen i saker som behandles i kommunestyret, Kontrollutvalgetskal på kommunestyrets vegne gis anledning til å uttale seg før styret i foretaket påse at det føres kontroll med kommunens treffer vedtak. eierinteresseri selskapene. Kontrollutvalget har derfor en viktig rolle i kommunens kontroll med Administrasjonssjefeneller dennes stedfortreder selskapene. Det er viktig at kontrollutvalget og medlem av kommune- eller fylkesråd kan ikke sikres gode nok rammebetingelserslik at de har velges til styret i kommunale foretak. Med «den- mulighet til å utøve sin funksjon på en god måte. nes stedfortreder» siktes det til personer som, i tillegg til administrasjonssjefen,har fullmakt til å Kontrollutvalgetskal minst én gang i valg- 21

34 ANBEFALINGEROM EIERSTYRING,SELSKAPSLEDELSEOG KONTROLL oppmerksomhet når plan for forvaltningsrevisjon av kommunens virksomhet utarbeides og vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalgetskal minst én gang i valgperiodenutarbeideen plan for gjennomføringav selskapskontroll. I note til årsregnskapet skal kommunen opp lyse om hvordan den samlede virksomheten i kommunen er organisert. Blant annet skal det opplyses om kommunen har opprettet kommunale foretak, er deltaker i interkommunalt samarbeid eller deltakere i interkommunale selskaper eller har eierinteresseri aksjeselskaper. Dette bør ligge lett tilgjengeligfor de folkevalgte og innbyggerne. For at kontrollutvalget skal kunne ivareta sine perioden utarbeide en plan for gjennomføring tilsyns- og kontrolloppgaver i selskaper,gir av selskapskontroll.planen skal vedtas av kommuneloven 80 kontrollutvalget en vidt- kommunestyret. Det anbefales at planen angir gående rett til opplysninger og innsyn i selska- hvilke eierinteresserog selskaper som vil kunne per som kommunen i sin helhet eier alene eller være aktuelle for kontroll, og i hvilken grad det sammen med andre kommuner eller fylkes- er aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. kommuner. I kommuner med ere eiere bør Med utgangspunkt i planen skal kontrollutvalget eierne koordinere sin kontrollvirksomhet,slik at avgi rapport til kommunestyret om gjennomførte ikke mange eiere iverksetter kontrolltiltak uten å kontroller samt resultatene av disse. koordinere dette med de andre. Det bør derfor være en dialog mellom eierkommunene om Det anbefales at kommunestyret innenfor hvordan en skal drive selskapskontrollenmed rammen av kommunelovens bestemmelser selskaper der ere kommuner er eiere. fastsetter regler og etablerer rutiner for selskapskontrollen, herunder hvilke dokumenter som Kontrollutvalgetsoppgave i forbindelse med uoppfordret skal sendes kontrollutvalgetmed selskapskontroller todelt; en obligatorisk del angivelse av hvem denne plikten påhviler. som benevnes eierskapskontrollog en frivilligdel som kan omfatte forvaltningsrevisjon.eierskaps- De kommunale foretakene er en del av kom- kontroll innebærer en vurdering av eierskaps- munen som juridisk person og faller inn under utøvelsen og forhold knyttet til rapportering og kontrollutvalgetsgenerelleansvar for å påse at informasjons yt fra et eierperspektiv.det er opp kommunens regnskaper blir revidert på en be- til kommunestyret å avgjøreom selskapskontrol- tryggende måte, og at det utføres forvaltnings- len også skal omfatte forvaltningsrevisjonsom revisjon av den kommunale virksomheten i sam- innebærer systematiske vurderinger av økonomi, svar med kommunelovens bestemmelser.det produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut i fra anbefales at de kommunale foretakene blir viet kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 22

35 2 3

36 D e s ig n : B lỵ a s Postadresse: Besøksadresse: KS Postboks 1378 Vika, 0114 Oslo Haakon VIIs gt. 9, 0161 Oslo Telefon: ks@ks.no ISBN: