Økonomi: løn skatt - rekneskap - innkjøp

Transkript

1 Status 2. mai 2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark Rapport til arbeidsgruppa for delprosjekt. Rapporten er eit ledd i ein planlagt prosess, og status i prosessen og konklusjon frå arbeidet så langt framgår under: Økonomi: løn skatt - rekneskap - innkjøp Arbeidsgruppe: Øystein Tveit, Kviteseid (leiar) Kjersti Bergland, Fyresdal Hallgeir Brekke, Seljord Tjøstov Djuve, Tokke Jarle Brun Olsen, Nissedal Ekstern konsulent: Telemarkforsking, Kjetil Lie. Arbeidsgruppas innstilling: Alle sluttar seg til å samarbeide på skatt og innkreving. Ein bør ikkje innstille på vertskommune, men la dette være åpent til diskusjon i lokaliseringsutvalet. Nissedal: Ynskjer ikkje samarbeid på rekneskap. Fyresdal og Tokke: Vil vurdere å tiltre eit samarbeid på løn og rekneskap ved trong (utskifting av personell). Kviteseid: Ynskjer å inngå samarbeid på alle områda. Seljord: Er positiv til vertskommune på løn, ikkje rekneskap. Alle fem ynskjer å inngå ei forpliktande samarbeidsavtale på alle fagområda innan økonomi. Gruppa ser at overgongen frå dagens situasjon til å samle arbeidsoppgåver frå alle fem kommunane med det fyrste, kan føre til sårbarhet. Ein bør ha ein overgong frå dagens organisering til to eller tri kommunar, før alle kommunane skal inngå i samarbeidet. Standardisering mellom kommunane må ligge til grunn for å lykkast med eit meir omfattande samarbeid. Referansegruppa: Dei tilsette melder at ein ser seg tent med meir forplikta samarbeid ved sjukdom, opplæring av nye m.m. Konklusjon: HVO/HTV stør arbeidsgruppas innstilling til rapporten. Dei tillitsvalde er samla om at rett organisering ved eventuelle formelle samarbeid er vertskommunemodell med hovudkommune (Kommunelova 28-1b). Dette gjeld alle dei framtidige samarbeida. Styringsgruppas konklusjon: Styringsgruppa stør arbeidsgruppas innstilling på skatt og innkrevjing. Styringsgruppa for dei fem deltakande kommunane ynskjer også eit samarbeid på løn.

2 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar SONDRE GROVEN, KJETIL LIE OG AUDUN THORSTENSEN TF-notat nr. 14/2017

3 Tittel: Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar TF-notat nr: 14/2017 Forfattar(ar): Sondre Groven, Kjetil Lie og Audun Thorstensen Dato: ISBN: ISSN: X Pris: 150,- (Kan lastast ned gratis frå Framsidefoto: Telemarksforsking Prosjekt: Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark økonomiområdet Prosjektnr.: Prosjektleiar: Kjetil Lie Oppdragsgjevar: Vest-Telemarkrådet Spørsmål om dette notatet kan rettast til: Telemarksforsking Postboks Bø i Telemark Tlf: Resymé: Utreiinga ser på fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar blant fem av kommunane i Vest-Telemark, og er ein del av eit større prosjekt som har til føremål å styrke det interkommunale samarbeidet i regionen. Kjetil Lie er utdanna samfunnsøkonom (cand.oceon) og bedriftsøkonom. Han har vore tilsett som forskar ved Telemarksforsking sidan 1995, og frå 2004 som fagområdeleiar og koordinator på kommunefeltet ved instituttet. Han har kommunal økonomi og organisering som særskilt arbeidsfelt. Audun Thorstensen er utdanna statsvitar og har vore tilsett ved Telemarksforsking sidan Han arbeider spesielt med forskingsprosjekt innan kommunal økonomi, med statistiske analysar og bruk av KOSTRA-data som spesialfelt. Sondre Groven er utdanna statsvitar og har vore tilsett ved Telemarksforsking sidan Han har ved Telemarksforsking spesielt arbeidd med kommunestrukturutgreiingar, men også vore mykje involvert i arbeid med drifts- og organisasjonsgjennomgang for fleire enkeltkommunar. 2 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

4 Føreord Telemarksforsking har fått i oppdrag frå Vest-Telemarkrådet å greie ut fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar blant fem av kommunane i regionsamarbeidet. Me har oppfatta hovudmandatet vårt til å utgreie om aktuelle arbeidsoppgåver knytt til den kommunale økonomitenesta og forvaltninga kan løysast på ein betre og meir effektiv måte enn i dag med ei eller anna form for interkommunalt samarbeid. Ved Telemarksforsking har Kjetil Lie vore prosjektleiar, medan Sondre Groven og Audun Thorstensen har vore medarbeidarar og viktige bidragsytarar i arbeidet. Utgreiingsarbeidet med tilhøyrande gjennomføring av workshop og spørjeundersøking blant alle tilsette ved økonomiavdelinga i dei fem kommunane, starta 20. januar Vi vil nytte høvet til å takke for samarbeidet ved utgreiingsarbeidet, heriblant for mykje god kontakt og oppfølging frå oppdragsgjevar. Vi vil òg rette ein takk til alle dei tilsette som deltok på workshopen og spørjeundersøkinga. Bø, Kjetil Lie Prosjektleder Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 3

5

6 Innhald 1. Innleiing Bakgrunn for utgreiinga Føremål og problemstillingar Samarbeidsmodellar Metode og gjennomføring Om interkommunalt samarbeid Kort om kunnskapsstatus Moment og resultat frå workshop og spørjeundersøking Workshop Fordelar og moglegheiter for økonomiavdelinga gitt organiseringa i dag Ulemper og utfordringar for økonomiavdelinga gitt organiseringa i dag Fordelar og moglegheiter innanfor dei enkelte funksjonane (fagområda) Ulemper og utfordringar innanfor dei enkelte funksjonane (fagområda) Spørjeundersøking om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar Vurdering av ulike samarbeidsformer-/modellar Vurdering av kor sterkt fagområda bør priorioriterast med tanke på utvida samarbeid Kva for kommunar vil det vere aktuelt å inngå utvida samarbeid med på ditt fagområde Kommentarar/synspunkt til spørjeundersøkinga Tillegg om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar Standardiserings- og samordningsbehov ved interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonane Samla vurderingar og tilråding Referansar Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 5

7 6 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

8 1.1 Bakgrunn for utgreiinga 1. Innleiing Telemarksforsking har fått i oppdrag frå Vest-Telemarkrådet å greie ut fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar, som i konkurransegrunnlaget var oppgjeve til fagområda skatt, innkrevjing, løn, rekneskap samt innkjøp. Utgreiinga er ein del av eit større prosjekt som har til hensikt å styrke det interkommunale samarbeidet i regionen. Gjennom prosjektet «Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark endringsprosessar, styring og eigarskap», er intensjonen at dette prosjektet skal munne ut i konkrete etableringar av nye interkommunale samarbeid, og kor målet er betre unytting av ressursane på tvers av kommunegrensene. Det er identifisert område der det synes å være både økonomisk og fagleg grunnlag for utvida samarbeid, og økonomifunksjonar er altså eitt av desse områda. Vinje kommune har ikkje delteke i utgreiinga om samarbeid på økonomifunksjonar, men det har dei fem andre kommunane i Vest-Telemark. Utgreiingsarbeidet skal få fram fordelar og ulemper ved auka interkommunalt samarbeid på ulike område, og då vera ei konsekvensutgreiing for eventuell deltaking. 1.2 Føremål og problemstillingar Ifølgje punktet «Om oppdraget» i konkurransegrunnlaget skal rapporten få fram fordelar og ulemper ved å slå saman dei fem økonomiavdelingane til ein avdeling. I påfølgande setningar i konkurransegrunnlaget står at «En vil også se på løsninger der enkeltfunksjoner innenfor økonomi inngår som samarbeid uten at en har felles økonomiavdeling slik som: +/- samarbeid på hvert delområde 1 Organisering av områdene der det er overvekt for å samarbeide Lokalisering av områder en har funnet det positivt å samarbeide om Forslag til prosess for å etablere det konkrete samarbeidet Det skal vurderes hvordan overgangen fra dagens bemanning og lokalisering skal gå over til ny ordning. En skal drøfte hvordan en kan ivareta kommunenes behov for nærhet til økonomikompetanse og samtidig levere gode effektive tjenester med robuste fagmiljøer. Delområdene som skal utredes med tanke på fordeler og ulemper samt eventuell økonomisk gevinst/styrket fagmiljø, er: Skatt Lønn 1 Me les her +/- som fordelar og ulemper, dvs. at det skal utgreiast fordelar og ulemper ved auka interkommunalt samarbeid innanfor ulike fagområde/funksjonar på økonomi. Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 7

9 Regnskap Kommunal innfordring Innkjøp Det er oppnevnt eget lokaliseringsutvalg som skal ta stilling til plassering. Dersom det foreligger faglige argument med tanke på lokalisering, skal også dette komme frem av utredningen. Man skal også kartlegge behovet for standardisering av arbeidsrutiner/reglement i de fem kommunene for å oppnå god effekt av samarbeidet. Eksempel er at vi i dag har ulike permisjonsreglement og kontoplaner.» Me har derfor oppfatta hovudmandatet vårt til å utgreie om aktuelle arbeidsoppgåver knytt til den kommunale økonomitenesta og forvaltninga kan løysast på ein betre og meir effektiv måte enn i dag med ei eller anna form for interkommunalt samarbeid. I tilbodet vårt til konkurransen om utgreiingsoppdraget gjekk me ut med at utgreiingsarbeidet faktisk også skal munne ut i eit konkret forslag til eit eller fleire felleskontor/-avdelingar for dei funksjonane (løn, skatt/innkrevjing, rekneskap og innkjøp) som her er definert til å inngå i økonomitenesta. Det synes me var naturleg å ha som premiss og målsetjing, sidan det jo i prosjektplanen visast til intensjonen om at prosjektet skal munne ut i konkrete etableringar av nye interkommunale samarbeid, og kor målet er betre unytting av ressursane på tvers av kommunegrensene. 1.3 Samarbeidsmodellar Med ein samanslått økonomiavdeling slik som framgår av konkurransegrunnlaget, oppfattar me at det dreiar seg om ein samlokaliseringsmodell. Denne modellen inneber derfor samlokalisering til eitt eller fleire kontor i Vest-Telemark. Tilsvarande samarbeid i andre kommunar er organisert som vertskommunesamarbeid etter 28 i kommunelova. Det er berre samarbeid etter denne lova som gjev høve til å delegere mynde til ein annan kommune, og dette er såleis den einaste aktuelle organisasjonsforma for felles kontor med felles leiar. Med samarbeidsløysingar «..der enkeltfunksjoner innenfor økonomi inngår som samarbeid uten at en har felles økonomiavdeling..» forstår me ein modell med eitt fagmiljø, men med lokalisering av dei tilsette i utgangspunktet i kvar kommune. Dette er ein modell med felles organisering med ein felles leiar, men kor ein har medarbeidarar lokalisert i kvar av kommunane. 1.4 Metode og gjennomføring Ein workshop over ein heil dag med alle tilsette ved dei fem økonomiavdelingane representert, har blitt halden. På denne workshopen var det m.a. gruppearbeid i to runder; ein runde med kommunevise grupper og ein runde med fire grupper etter funksjon og hovudtilknytning for arbeidsoppgåvene til den enkelte. Dei ulike «temaområda» var rekneskap, skatt/innkrevjing, løn og økonomisjefoppgåver (inkl. finans og innkjøp). Ei elektronisk basert spørjeundersøking vart gjennomført kort tid etter workshopen, retta mot dei same tilsette/informantane som hadde delteke på workshopen. Me har deretter vore ute på ein «besøksrunde» til økonomiavdelingen i kvar av dei fem kommunane. På denne runden blei det gitt ei nærare orientering om gruppesvara frå workshopen for sin økonomiavdeling/kommune samt resultata frå den gjennomførte spørjeundersøkinga. Me var dessutan naturlegvis opne for 8 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

10 ytterlegare tilbakemeldingar og synspunkt på temaet auka interkommunalt samarbeid om økonomi i Vest-Telemark. Me fekk m.a. på denne rundreisa økonomiavdelingen i Nissedal kommune til å spela inn og utdjupe kva som etter deira syn bør vera samkøyrt og standardisert mellom kommunane før sjølve det utvida samarbeidet vert eventuelt implementert. Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 9

11 2. Om interkommunalt samarbeid 2.1 Kort om kunnskapsstatus Innhaldet i dette kapitlet er henta frå Telemarksforsking sitt parallelle utgreiingsarbeid for Vest- Telemark Rådet om fordelar og ulemper med interkommunalt samarbeid om landbruk i Vest- Telemark (Brandtzæg & Thorstensen 2017). Dei meste sentrale motiva for interkommunale samarbeid om tenester og administrative oppgåver er knytt til større og sterkare fagmiljø, betre tenester og meir effektiv drift. Dette har vorte dokumentert i alle av dei større utgreiingane av interkommunalt samarbeid som har vore gjennomført her i landet (Weigaard 1991, Brandtzæg & Sanda 2003, Gjertsen & Martinussen 2006, Econ 2006, Brandtzæg et al. 2008, Leknes et al. 2013, Brandtzæg & Aastvedt 2013, Jacobsen 2014 og Borge et al. 2017). Velferdsstaten omfattar stadig meir spesialiserte tenester, og mange av desse blir lagt til det kommunalt nivå. Dette aukar behovet for spesialisert og profesjonell kompetanse i kommunane. For å sikre tilstrekkeleg fagmiljø har fleire kommunar inngått interkommunalt samarbeid om til dømes legevakt og alarmsentralar, PPT (pedagogisk-psykologisk teneste), barnevern, barnevernvakt og krisesenter. Som del av samhandlingsreforma er det òg dei siste åra etablert interkommunale samarbeidsordningar for kommunale akutte døgneiningar (KAD), som imøtekjem krava om augeblikkeleg hjelp-funksjonar og lokalmedisinske tenester frå Stadig fleire kommunar inngår i interkommunale samarbeid, og staten har lagt til rette for ulike modellar. Kommunane kan i dag inngå samarbeid med andre kommunar om alle typar oppgåver, både forretningsmessig drift/næringsverksemd og lovpålagte kjerneoppgåver. Dersom kommunane ønskjer å samarbeida om lovpålagte oppgåver som omfattar utøving av mynde, er det strengare krav til organisatoriske løysingar, då omsynet til rettstryggleik for innbyggjarane og den demokratiske kontrollen blir sikra på ein annan måte enn når kommunar samarbeider om forretningsdrift eller administrative støttefunksjonar. Det var først ved innføringa av vertskommunemodellen i 2007 at lovverket fekk ei generell opning for at kommunane skulle kunne samarbeida om lovpålagte oppgåver og utøving av mynde. Dette har t.d. ført til omfattande auke av interkommunalt samarbeid om barnevern (Brandtzæg 2016). I arbeidet med å få på plass ein nullpunktsmåling i samband med kommunereforma (Borge et al. 2017), vart det òg gjennomført ei landsdekkjande kartlegging av interkommunalt samarbeid. Her er følgjande definisjon av interkommunalt samarbeid lagt til grunn: «Med formalisert interkommunalt samarbeid meinast avtalebasert samarbeid i form av kjøp og sal av tenester, administrativt vertskommunesamarbeid med overføring av mynde til ein vertskommune etter kommunelovas 28b, og dessutan alle former for samarbeid med ein organisatorisk overbygning dvs. vertskommune med felles folkevald nemnd, styre etter kommunelovas 27, interkommunalt selskap (IKS) eller aksjeselskap (AS) med kommunal eigarmajoritet. Samarbeid der staten eller private aktørar er dominerande deltakarar verta ikkje rekna som interkommunalt samarbeid, heller ikkje organisasjonar, samskipnader, fagnettverk og midlertidige prosjekt.» 10 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

12 Kartlegginga syner at dei klart mest omfattande samarbeidsområda er renovasjon, revisjon og legevakt. Over halvparten av kommunane inngår samarbeid om Ø-hjelpstilbod, PP-teneste, innkjøp, reiseliv/destinasjonsselskap, brannvesen, IKT, skatt og barnevern. Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 11

13 3. Moment og resultat frå workshop og spørjeundersøking 3.1 Workshop Tysdag 21. februar 2017 hadde dei fem kommunane ein workshop i høve prosjektet. Denne dagen var i Telemarksforsking sin regi. Alle tilsette med arbeidsoppgåver/stillingsbrøk tilknytta økonomifeltet (inkl. skatt) i dei fem kommunane, var invitert. Det var i praksis 100 % oppmøte, fordelt med 6 personar med arbeidsstad i Seljord kommune, 4 i Kviteseid, 6 i Nissedal, 4 i Fyresdal og 4 i Tokke. Innleiingsvis vart det m.a. halde ei orientering frå leiar Anne Rudi i FØNK (Felles Økonomifunksjon i NumedalsKommunene). I informasjonssekvensen sin orienterte ho nærmare om korleis FØNK vert drifta og fungerer. Kva som har fordelar og positive effektar, men også utfordringar og mindre heldige konsekvensar ved etableringa av eit slikt «felleskontor», hadde me frå Telemarksforsking spesielt bedt om blei nærmare utdjupa. Anne Rudi orienterte også noko nærmare om Kongsberg og Numedal skatteoppkreverkontor. Kommunalsjef Jarle Olsen i Nissedal orienterte om erfaringane frå samarbeidet mellom Kviteseid og Nissedal på høvesvis løn og skatt. Konsulent Ole Sverre Lund, som i dette prosjektet har vore innleiga ressurs i prosjektteamet frå Telemarksforsking, gav ei kort orientering om erfaringane frå felles økonomikontor mellom Lardal og Andebu i Vestfold. I den andre halvdelen av dagen vart deltakarane delt inn i ulike grupper etter høvesvis kommune og seinare etter funksjon og hovudtilknytning innan økonomi. Dei ulike funksjonane var rekneskap, skatt/innkrevjing, løn og økonomisjefoppgåver (inkl. finans og innkjøp). Over dei neste avsnitta vil resultata frå workshop-dagen bli presentert. Svara er relativt like, uavhengig av kommune og funksjon. Det vil difor ikkje skiljast mellom dei ulike kommunane i form av ulike avsnitt, men me vil heller trekkja fram undervegs der det er nokon som skil seg ut. Oppsummert kan me seie at me avdekka ein klar skepsis blant dei tilsette når det gjeld samlokalisering av økonomifunksjonane, men trass alt ein positivitet til samarbeid som ikkje krev samlokalisering. Fyrste sekvens av gruppearbeidet hadde kommunevise grupper. Etter fyrst å ha presentert eiga organisering av økonomifunksjonane skulle den einskilde gruppa leggje fram kva for moglegheitar og utfordringar dei ser i tida framover for sin økonomiavdeling. Det er eit samandrag frå svara og kommentarane frå dette gruppearbeidet som vert presentert i kapitla og I sekvens to av gruppearbeidet på workshopen blei deltakarane fordelt på ulike grupper etter funksjon, dvs. etter kva fagområde dei arbeider på og har størst del av den samla stillingsbrøken sin knytta til. Desse funksjonane er: - Skatt/innkrevjing - Løn - Rekneskap (inkl. fakturering) - Økonomileiarfunksjonen/innkjøp/finans 12 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

14 Også her skulle gruppedeltakarane få fram dei ulike fordelane og ulempene ved dagens organisering, og dessutan kva for oppgåver som kunne løysast interkommunalt. Fordelane og ulempene her samsvara i stor grad med det som kom fram i det kommunevise gruppearbeidet. Det vil seie at sårbarheit, små fagmiljø og mangel på (spiss-)kompetanse vert nemnt som dei største utfordringane, medan nærleiken, kort reiseveg, varierte arbeidsoppgåver og ein god oversikt vart trekt fram som det positive Fordelar og moglegheiter for økonomiavdelinga gitt organiseringa i dag For det første vart det trekt fram at dagens organisering er oversiktleg og tydeleg. Dette gjeld både for dei tilsette sjølve, men òg overfor tenestebrukarane. Dette gjer at oppgåvene og tenestene er enkle å forholda seg til, og dessutan tydelege overfor innbyggjarane. Dei oversiktlege tilhøva kan òg vera ein fordel med tanke på ansvarsplassering. Vidare sit dei tilsette på store mengder lokalkunnskap, noko som både kan fungera på godt og vondt. På den positive sida kan denne kunnskapen nyttast til å koma fram til løysningar, og dessutan avdekka situasjonar før dei oppstår. Til dømes kan innkrevjing av kommunale krav vera eit slikt område, der dei tilsette i større grad kjenne til dei enkeltes situasjonar og omstende, og kan i den forstand vera tidlegare på banen med alternative løysingar og avtalar. Denne nærleiken kan òg medføra nokre uønska utfordringar, noko som vert nærare omtalt nedanfor. Den lokale kunnskapen kan i aukande grad føre til ein forbetra kontroll hos dei tilsette ved at den fullstendige oversikten truleg er betre enn ved ei større eining. I den samanheng vert òg eit tredje argument trekt fram; nemleg at dei tilsette sit med varierande oppgåver, noko som resulterer i auka oversikt for dei tilsette. Det gjeld både overfor innbyggjarane der det er aktuelt, men òg eit auka oversyn over kommunen og funksjonane. Ein god oversikt kan vera ein fordel for effektiv drift. Det kom òg fram på workshopen at dei varierande oppgåvene dessutan gjer jobben meir interessant. Ein konsekvens av dette kan igjen vera auka motivasjon og trivsel på arbeidsplassen. Dette er truleg eit viktig moment både med tanke på vidareutvikling, nærvær og at folk vert i jobbane sine. På motsett side kan dei varierande oppgåvene òg føra til ein mangel på spesialisering, noko me vil drøfte nærare nedanfor. Fleire kommunar trekkjer òg fram at dei er fleksible ved behov. Dette kjem blant anna av at fleire tilsette har kompetanse til å gjera fleire oppgåver, noko som i stor grad er eit resultat av dei varierande oppgåvene. Andre argument som òg vert trekt fram, er at dei tilsette er endringsdyktige, og dessutan at det er korte avstandar i organisasjonen. Sistnemnde kan vera ein fordel med tanke på oppgåveløysing og dialog Ulemper og utfordringar for økonomiavdelinga gitt organiseringa i dag På motsett side er det òg ein del utfordringar som dei tilsette ved økonomiavdelingane trekkjer fram. Ulempa som flest påpekar, er at dei ulike miljøa er sårbare. Det er ofte få personar som Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 13

15 arbeider på dei ulike fagområda innanfor økonomi noko som gjer feltet utsett med tanke på sjukdom eller ved turnover. Dette vil kunne få monalege konsekvensar for oppgåveløysinga til kommunane både i organisasjonen og overfor innbyggjarane. Ved at dei tilsette ofte òg arbeider med fleire oppgåver, kan det sårbare miljøet ramme fleire område og funksjonar på same tid. Vidare er miljøa òg sårbare med tanke på kompetanse, noko som vert trekt fram av enkelte kommunar. Sjølv om det er dugelege folk som arbeider i dei ulike kommunane, arbeider desse ofte som «allrounderar» med ein del kompetanse på fleire område. Ein manglar likevel ofte ein del spisskompetanse innanfor dei ulike områda. På grunn av relativt få tilsette og mange oppgåver som skal løysast, er det ikkje høve for dei enkelte tilsette til å spesialisera seg innanfor ulike fagfelt. Dermed er økonomiavdelingane noko meir utsett ved saker der det er ønskeleg med spisskompetanse. På motsett side får allrounderane eit godt oversyn over dei ulike arbeidsområda, jf. diskusjonen ovanfor. Som ein kontrast til dette trekkjer ein enkeltkommune fram at det ikkje er allrounder-utfordringa som er ulempa, men snarare at dei tilsette er spesialistar på kvart sitt område. Dersom ein kommune med få tilsette har spesialistar innanfor kvart sitt område, men ingen i bakhand ved sjukefråvær og lignande, vil dette òg ha ein negativ verknad på arbeidsplassen. Sårbarheita verkar dermed å vera eit problem ut i frå talet på tilsette og storleiken på fagmiljøet, og ikkje nødvendigvis som ein konsekvens av om ein har allrounderar eller spesialistar. Vidare trekkjast det òg fram av ein enkeltkommune at dei små fagmiljøa gjer det krevjande å hengje med i utviklinga innanfor store fagområde. Økonomifeltet sett under eitt er i stadig utvikling og det finst stadig nye føringar, program, sertifiseringar og reglar som må følgjast. Ved få tilsette er det krevjande både å hengje med på denne utviklinga og samtidig ivareta dei daglege oppgåvene. Ei større eining vil eksempelvis enklare kunna demma opp for at ein tilsett tek t.d. permisjon for vidareutdanning enn kva ei mindre eining evnar. Rekruttering kan òg vera ei utfordring for dei ulike kommunane. Ved inngangen til 2017 hadde alle dei fem kommunane under innbyggjarar og må reknast som småkommunar. Det har dessutan ikkje vore nokon særleg vekst i innbyggartalet i dei aktuelle kommunane dei seinare åra. I tillegg til dette er det ingen av dei fem kommunane som ligg i nokon umiddelbar nærleik til ein storkommune (over innbyggarar). Alle desse faktorane er med på å påverke moglegheitene for rekruttering. På workshopen stilte me eit spørsmål ved om eit utvida samarbeid kan betre rekrutteringa i kommunen. Kommunane vil enno påverkast av faktorane som er nemnt ovanfor. Det som likevel kan påverka rekrutteringa positivt, er større og dermed meir ettertrakta fagmiljø. Ved å få større miljø (og her spesielt tenkt med samlokalisering), kan dette virket positivt på eventuelle søkarar sidan både læringsmiljøet og det sosiale miljøet får eit løft. Dersom kommunane får til eit samarbeid utan samlokalisering, vart det nemnd som eit positivt aspekt at rekrutteringsmoglegheitane vert styrka. Argumentasjonen for det gjekk ut på at ein då kan rekruttera til ei stilling i fleire kommunar og aktuelle søkarar vil stå friare til å busetja seg i den kommunen dei sjølv ynskjer. Søkaren(e) er då mindre styrt av lokaliseringa til arbeidsplassen. Ei mogleg utfordring kan likevel vera problematikken rundt det å ha ein arbeidsplass lokalisert i eigen kommune. Dei ulike kommunane ønskjer alle å ha arbeidsplassane lokalisert i «eige hus», noe som både gjer dei attraktive for potensielle jobbsøkjarar og at fagmiljøet framleis er av ein viss storleik. Dersom ein arbeidsplass skal kunne «flyttast» mellom kommunane, er det sentralt at midlane til å dekke stillinga følgjer med. 14 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

16 Til slutt vart òg reisevegen og avstandane generelt nemnt som ei utfordring ved samlokalisering av tenesta. Dersom økonomifunksjonane vert lagt til enkelte av kommunane, vil dette generelt innebere lang reiseveg for dei tilsette. Det er fleire av kommunane som trekkjer fram dette som ei ulempe ved samlokalisering Fordelar og moglegheiter innanfor dei enkelte funksjonane (fagområda) Som nemnt skulle gruppedeltakarane også her få fram dei ulike fordelane og ulempene ved dagens organisering, og dessutan kva for oppgåver som kunne løysast interkommunalt. Fordelane og ulempene her samsvara i stor grad med det som kom fram i det kommunevise gruppearbeidet. Me vil ikkje omtale desse momenta på nytt her. Argumenta nedanfor vil difor knytast opp mot dei særeigne argumenta som vart trekt fram av funksjonsgruppene. Sårbarheit er som nemnt ei utfordring for fleire av funksjonane. I den samanheng kan òg arbeidsbelastninga for dei tilsette tidvis vera urimeleg stor. Ei positiv side som vert trekt fram ved auka samarbeid, er at det vert fleire å dela denne belastninga på. Sjølv om eit samarbeid òg vil tyde å serve fleire innbyggjarar, vil likevel eit samarbeid kunne verke reduserande på arbeidsmengda sidan det å utføre enkelte arbeidsoperasjonar for to kommunar ikkje tek dobbelt så lang tid som for ein enkeltkommune. Visse oppgåver vert løyst ved å ta inn eit ekstra kommunenummer, leggja ein ekstra kommune inn i diverse køyringar, osb. Det er dermed arbeidssparande at ein person gjer dette for to kommunar, samanlikna med at to tilsette gjer det for kvar sin kommune. Vidare trekkjast det fram av rekneskapsgruppa at det er ein fordel om desse funksjonane ligg i «eige hus». Dette kan til dømes vera av kontrollomsyn med tanke på rette konteringar og attestasjonar. Ein risiko ved å flytte tenester ut av kommunen kan relaterast til vanskelegare kommunikasjon og dialog. I tillegg vert det auka «avstand» til kommunen for dei tilsette. Fleire av gruppene trekkjer fram høve for samarbeid som ikkje krev samlokalisering. Det vert òg trekt fram digitale løysingar som Skype som naturlegvis kan vera ein god ressurs i dialogen på tvers av kommunane og kan gjere det enklare å samarbeide. Løysinga med Skype vart då òg framheva av Anne Rudi i FØNK. Rudi trekte i hovudsak fram positive sider med dialogen på Skype. Ho trekte i tillegg til det faglege aspektet inn at kommunikasjonsforma hadde positive sosiale konsekvensar for dei tilsette, der det enkelte stadar var svært få tilsette ved dei enkelte kontora. Funksjonsgruppa for skatt trekte fram at SOFIE (Skatt, oppfølging, forvaltning, innfordring og ettersyn) er eit verktøy ein brukar uavhengig av kva for ein kommune ein arbeider i. Dette gjer det noko enklare å inngå i eit samarbeid, samstundes som at ein oppstarts- og innkøyringsperiode truleg vil vera enklare Ulemper og utfordringar innanfor dei enkelte funksjonane (fagområda) Det er tidlegare nemnt at korte reiseavstander til arbeidsplassen og nærleik til innbyggjarane er positive sider ved organiseringa i dag. Sistnemnte fører også til at dei kommunalt tilsette får ein god oversikt over det som skjer i sin respektive kommune. Fråværet av desse aspekta vert då Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 15

17 òg i hovudsak trekt fram som negative forhold dersom eit samlokalisert samarbeid vert ein realitet. Som nemnt ovanfor, vert det òg trekt fram som ein negativ faktor at ikkje alle funksjonane lengre vil vera å finne i «eige hus». Det vert òg trekt fram ein del utfordringar ved auka samarbeid. For det første vert det nemnt at eit samarbeid truleg vil vera avhengig av strengare byråkratiske rutiner. Ein av fordelane ved dagens organisering er at kommunane i visse tilfelle kan forma rutinene sine etter behovet i eigen kommune. Til dømes kan innkrevjing av kommunale krav vera eit slikt område med tanke på nedbetalingsavtaler o.l. Eit samarbeid med fleire kommunar bør truleg få meir formelle reglar og rutiner, slik at innbyggjarane får lik handsaming og dei tilsette har tydelege rammer å forhalde seg til. 16 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

18 4. Spørjeundersøking om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar Telemarksforsking har gjennomført ei spørjeundersøking som del av kartlegginga av interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar. Totalt 25 respondentar vart kontakta per e-post. 23 respondentar (92 pst.) svarte på undersøkinga. Undersøkinga vart gjennomført med det elektroniske spørjeskjemaverktøyet SurveyXact. 2 Tabell 1 Spørjeundersøking om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar. Kommunetilhøre, tal og %. Respondentar Prosent Fyresdal 3 13,0% Kviteseid 4 17,4% Nissedal/Treungen 6 26,1% Seljord 6 26,1% Tokke/Dalen 4 17,4% I alt ,0% Tabell 2 Spørjeundersøking om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar. På kva område har du di hovudtilknytting? Tal og %. Respondentar Prosent Skatt/innkreving 6 26,1% Løn 7 30,4% Rekneskap (inkl. fakturering) 12 52,2% Økonomistyring/budsjett/finans/innkjøp 5 21,7% I alt ,0% 4.1 Vurdering av ulike samarbeidsformer-/modellar I spørjeundersøkinga skilte me mellom desse tre ulike samarbeidsformene/-modellane; 1) "Samlokaliseringsmodellen": Eitt kontor for det enkelte fagområdet (evt. heile økonomiavdelingen), der i utgangspunktet alle aktuelle tilsette har sin faste arbeidsplass 2 Totalt 25 respondentar vart kontakta per e-post. 23 respondentar (92 pst.) svarte på undersøkinga. Undersøkinga vart gjennomført i perioden 27. februar til 3. mars. Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 17

19 2) "FØNK-modellen": Ein økonomiavdeling organisert som ei «vertskapsløysing», der dei enkelte tilsette er lokalisert til dei kontora/kommunane som dei har hatt som base frå før 3) "Hybridmodellen" - dvs. ei slags mellomløysing av modell 1 og 2: Eitt kontor for det enkelte fagområdet, der dei enkelte tilsette i utgangspunktet er lokalisert til dei kontora/kommunane som dei har hatt som base frå før, men der det stillast krav til «oppmøteplikt» på kontoret/hovudbasen for fagområdet eit gitt tal på dagar i månaden (t.d. tilsvarande 1 dag i veka i gjennomsnitt) Me bad innleiingsvis i spørjeundersøkinga den enkelte om å rangere dei tre modellane ut frå si samla vurdering for sitt fagområde Tabell 3 Spørjeundersøking om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar. Ranger med 1, 2, 3 dei tre modellane ut frå di samla vurdering for ditt fagområde. Tal og %. Samlokaliseringsmodellen FØNK-modellen Hybridmodellen Respondenter Prosent Respondenter Prosent Respondenter Prosent ,0 % 11 47,8 % 9 39,1 % ,0 % 11 47,8 % 9 39,1 % ,9 % 1 4,3 % 5 21,7 % I alt ,0 % ,0 % ,0 % FØNK-modellen vart rangert høgast av flest respondentar (48 %), mens hybridmodellen vart rangert høgast av 39 %. Berre 13 % rangerte samlokaliseringsmodellen høgast. Under er resultata vist i diagramform. "Samlokaliseringsmodellen" 13,0 % 13,0 % 73,9 % "FØNK-modellen" 47,8 % 47,8 % 4,3 % "Hybridmodellen" 39,1 % 39,1 % 21,7 % 0% 20% 40% 60% 80% 100% Figur 1 Spørjeundersøking om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar. Ranger dei tre modellane ut frå di samla vurdering for ditt fagområde: % best, 3 dårlegast. 18 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

20 4.2 Vurdering av kor sterkt fagområda bør priorioriterast med tanke på utvida samarbeid Skatt/innkreving var det fagområdet som flest meinte bør prioriterast sterkast med tanke på utvida samarbeid (91 %). Løn vart av flest rangert som nummer 2 (74 %). Rekneskap (inkl. fakturering) vart av flest rangert som nummer 3 (78 %), mens økonomistyring/budsjett/finans/innkjøp vart av flest rangert som nummer 4 (87 %). Skatt/innkreving 91,3 % 8,7 % Løn 8,7 % 73,9 % 8,7 % 8,7 % Rekneskap (inkl. fakturering) 17,4 % 78,3 % 4,3 % Økonomistyring/budsjett/finans/innkjøp 8,7 % 87,0 % 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Figur 2 Spørjeundersøking om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar. Ranger fagområda etter kor sterkt dei bør priorioriterast med tanke på utvida samarbeid: % mest, 4 minst 4.3 Kva for kommunar vil det vere aktuelt å inngå utvida samarbeid med på ditt fagområde Tabellen under oppsummerer resultata. Flest oppgav at dei ynskte utvida samarbeid med Kviteseid (87,5 %) og Nissedal (75 %). Kviteseid vart oppgjeve av flest (alle) frå Fyresdal, Nissedal og Seljord. Nissedal vart oppgjeve av flest (alle) frå Fyresdal og Kviteseid. Fyresdal vart oppgjeve av flest (alle) frå Nissedal og Tokke. Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 19

21 Tabell 4 Spørjeundersøking om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar. Kva for kommunar vil det vere aktuelt å inngå utvida samarbeid med på ditt fagområde. % Alle Løn Skatt/ innkreving Økonomisty- Rekneskasjett/firing/bud- (inkl. faktureringnans/innkjøp Fyresdal Kviteseid Nissedal Seljord Tokke Fyresdal 56,3 % 83,3 % 50,0 % 70,0 % 33,3 % 0,0 % 100,0 % 50,0 % 100,0 % Kviteseid 87,5 % 100,0 % 50,0 % 90,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 66,7 % Nissedal 75,0 % 83,3 % 50,0 % 80,0 % 66,7 % 100,0 % 100,0 % 75,0 % 66,7 % Seljord 50,0 % 83,3 % 0,0 % 60,0 % 66,7 % 66,7 % 33,3 % 66,7 % 66,7 % Tokke 43,8 % 66,7 % 0,0 % 50,0 % 33,3 % 66,7 % 0,0 % 66,7 % 50,0 % I alt 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % Kommentarar/synspunkt til spørjeundersøkinga Eit utval kommentarar: - Eg trur det vil gi størst fagleg utbytte å få samarbeid/samanslåing for heile økonomiavdelinga, og ikkje berre skilje ut enkeltområde som løn. - ( ) Vinje burde og vera med i samarbeidet - Samarbeid generelt og på disse områdene skulle være begrensa til 2 maks 3 kommunar. Område økonomistyring er mindre egna til samarbeid enn resten av fagfelta. 20 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

22 4.4 Tillegg om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar Tabell 5 Spørjeundersøking om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar. Ranger dei tre modellane ut frå di samla vurdering for ditt fagområde: Gjennomsnitt på ein skala frå best score, 3 dårlegast. "Samlokaliseringsmodellen" "FØNK-modellen" "Hybridmodellen" Alle 2,6 1,6 1,8 Skatt/innkreving 2,7 1,5 1,8 Løn 2,4 1,4 2,1 Rekneskap (inkl. fakturering) 2,7 1,3 2,0 Økonomistyring/budsjett/finans/innkjøp 2,8 1,8 1,4 Fyresdal 3,0 1,7 1,3 Kviteseid 3,0 1,5 1,5 Nissedal 2,7 1,5 1,8 Seljord 2,3 1,8 1,8 Tokke 2,3 1,3 2,5 Tabell 6 Spørjeundersøking om interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonar. Ranger fagområda etter kor sterkt dei bør priorioriterast med tanke på utvida samarbeid: Gjennomsnitt på ein skala frå best score, 4 dårlegast. Skatt/innkreving Løn Rekneskap (inkl. fakturering) Økonomistyring/budsjett/finans/innkjøp Alle 1,2 2,2 2,9 3,8 Skatt/innkreving 1,3 2,0 2,8 3,8 Løn 1,0 2,4 2,9 3,7 Rekneskap (inkl. fakturering) 1,2 2,3 2,8 3,8 Økonomistyring/budsjett/finans/innkjøp 1,0 2,0 3,0 4,0 Fyresdal 1,0 2,3 2,7 4,0 Kviteseid 2,0 1,5 2,5 4,0 Nissedal 1,0 2,0 3,2 3,8 Seljord 1,0 2,7 3,0 3,3 Tokke 1,0 2,3 2,8 4,0 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 21

23 5. Standardiserings- og samordningsbehov ved interkommunalt samarbeid på økonomifunksjonane Gevinstrealisering ved auka samarbeid vil truleg først og fremst liggje i å vera mindre sårbare ved å få større fagmiljø, og dessutan få ei betre utnytting av dei samla ressursane i form av meir rasjonell utføring av arbeidsoppgåver (dvs. realisere stodriftsfordelar). Ein viktig og kanskje avgjerande premiss for å oppnå dette, er etter vårt syn å standardisere og samordne; både kjernefunksjonane, men og andre tilgrensande funksjonar, t.d. på organisatoriske og prosedyre-nivå. 3 Ei slik standardisering og samordning bør finne stad allereie før sjølve samarbeidet implementerast, slik at det ikkje vert nokre spesielle utfordringar ved oppstart. Me har bede økonomiavdelingen i Nissedal kommune om å spela inn og utdjupe kva som etter deira syn må vera samkøyrt og standardisert i den samanheng. Innhaldet nedanfor er nesten uavkorta henta direkte frå notatet me fekk frå Nissedal. «Momentlista» som må vurderast i høve til standardisering, og som også er tatt inn nedanfor, må likevel ikkje oppfattast å vera uttømmande. 4 Momenta er ei samanblanding av "må-tiltak" og ønskjelege tiltak for å få optimal effekt av eit utvida samarbeid på økonomifunksjonane. Det er teke utgangspunkt i «hybridmodellen», dvs. dei ulike fagområda innanfor økonomi er gjennomgått eit for eit. Me er samd i det som er formulert slik i notatet: «Dersom ein ikkje gjer noko form for standardisering, vil dei eventuelle fordelane ved å samarbeide bli minimale. Ved å inngå eit samarbeid, der kvar kommune held på sine rutinar/arbeidsmåtar, vil rasjonalisering/økonomisk effekt bli nær 0 og ein vil dessutan sterkt redusere fordelane som måtte ligge i å redusere sårbarheten.» Samla for alle område: - Alle må ha like system og forsystem - Oppgradering av eksisterande system og innføring av nye system må skje koordinert - Alle ønskje om endringar må skje koordinert. Ein kommune kan ikkje fronte dette mot samarbeidet. Det må vere t.d. eit felles rådmannskollegium som sett i verk endringar av rutiner og står bak innføring av nyordningar. Løn: - Må vere ei ansvars-/oppgåveavklaring mellom løn og personal og desse må vere like i alle kommunar - Må vere ei ansvars-/oppgåveavklaring mellom løn og rekneskap og desse må vere like i alle kommunar 3 Med "kjernefunksjonar" meinast t.d. tidspunkt for lønskøyring, oppbygging av firma-strukturar, kontoplanar, økonomirapportar. Med "tilgrensande, organisatoriske funksjonar " meinast t.d. at kvar kommune må omfordele sine eigne oppgåver, basert på kva for oppgåver som er overført eit evt. samarbeid. I dette ligg at oppgåvene som overførast til eit samarbeid, må vere like for alle kommunane. 4 Me vil takke så mykje økonomiavdelingen i Nissedal for at dei tok på seg dette arbeidet, og som ryddig og systematisk får fram det dei kom fram til etter intern «brainstorming». 22 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

24 - Alle kommunane må ha ei felles oppfatning av kva lønsavdelinga kan bistå med ovanfor leiarar/avdelingar elles i organisasjonen - Avklaring av ansvar i høve til forsystem, som t.d. GAT - Må vere ein lik personalpolitikk/personalreglement som t.d.: o Utforming arbeidsavtaler o Lønsmelding o Ordningar for tenestetelefon o Forskotering av løn/sjukepengar på mellombelse stillingar/vikariat o Forskot på løn o Lik lønsstige o Like prinsipp kring lokale lønstillegg - Fristar for innlevering/godkjenning av bilag og stoppmeldingar og dato for lønskøyring må vere like - Like prinsipp for refusjon av utlegg - Like rutinar for refusjon av sjukepengar og føring av fråværsstatistikk. Rekneskap: - Like kontostrengar - Likt mva-system - Likt system/rutinar for fakturaflyt - Like rutinar/frekvensar for rapportering - Må vere ei ansvars-/oppgåveavklaring mellom rekneskap og løn og fakturering (evt. andre forsystem) og dette må gjelde for alle kommunane Fakturering/innkrevjing: - Tidspunkt for fakturering må vere koordinert - Eins praksis om innfordring i eigenregi eller bruk av innfordringsselskap - Ved "eigen-innfordring" må ein ha eit felles innfordringsløp - Avklare om ein skal ha desentralisert kontra sentralisert oppgåvefordeling. Skatt: Her er det i mindre grad behov for å tenke standardisering, då det er Skatteetaten som legg føringar på rutinar/arbeidsoppgåver og er den som er fagleg ansvarleg. Dette området er dermed allereie meir eller mindre "standardisert", sjølv om det nok er ulike lokale variantar på korleis innkrevjing skjer. Det er òg forskjell i høve til arbeidsgjevarkontroll i høve til eigenregi eller via interkommunale ordningar. Ved å etablere eit eller fleire samarbeid innan økonomi må det ved ei desentralisert løysing vere full klarhet i kven som er overordna dei tilsette som inngår i samarbeidet. Er det lokal leiar av økonomavdelinga der den tilsette har sin kontorplass, eller leiar av samarbeidskonstellasjonen? Ved ei vertskommuneløysing der den enkelte tilsette får eit tilsettingsforhold i vertskommunen i aktuell stillingsbrøk, er det derimot opplagt at det er leiar av samarbeidskonstellasjonen og dermed til sjuande og sist rådmannen i vertskommunen, som er overordna. Veldig mange av dei tilsette innan økonomifunksjonane har ulike "kombinasjonsstillingar". Ved overgang til eit samarbeid må dette handterast. Etablering av samarbeid på eit område kan gripe inn i arbeidsfordeling på fleire område. Ved overgang til ein samarbeidskonstellasjon må løns- og arbeidsvilkår for dei som inngår i samarbeidet "samkøyrast", i alle fall så lenge det leggast opp til tilsettingsforhold i vertskommunen. Dersom ressursinnsatsen på eit område det skal samarbeidast om er svært ulik mellom kommuane før etablering, må det handterast før samarbeidet blir etablert. Dette med tanke på å kunne Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 23

25 fastsette ein mest mogleg treffsikker fordelingsnøkkel mellom kommunane i samarbeidet, der refusjon vert å innbetale til vertskommunen. 24 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

26 6. Samla vurderingar og tilråding Me kan ikkje seie at det er nokon stor stemning blant dei tilsette på økonomiavdelingane om å gå for meir utvida samarbeid. Utvida samarbeid basert på ein samlokaliseringsmodell, er det nærmast ingen tilslutning til heller ikkje for dei tilfella der ein kan sjå føre seg at t.d. to «nærliggjande» kommunar går saman. Det har kome fram i samtalene at det kan vera eit klart behov for å styrke det interkommunale samarbeidet på økonomifeltet ved i alle fall å få inngått ei «beredskapsavtale» i den tyding at kommunane pliktar seg i mellom til å tilby personar og fagpersonell for å avlaste ein kommune som t.d. opplever kapasitetsvanskar pga. fråvær/permisjonar blant sine tilsette på økonomiavdelingen. Eit slikt beredskapsbehov vil derimot kunne dekkast automatisk med ein modell der samarbeidet er ytterlegare noko meir formalisert. Skatt/innkrevjing skil seg klart ut blant informantane som det fagområdet der det bør prioriterast mest å få til eit utvida samarbeid. Deretter følgjer løn, rekneskap (inkl. fakturering) og til slutt økonomistyring/finans/innkjøp, dvs. typisk det som ligg til økonomisjef. Me vil tilrå at det vert etablert ein samarbeidsmodell i form av ei vertskommuneløysing; der dagens tilsette framleis vil site i sin kommune og utføre arbeidsoppgåver som før, og der det ved endringar i tilsette (ledighet i stillingar) vil vere den aktuelle vertskommunen for fagområdet som har ansvar for å tilsetje ny medarbeider. Den nytilsette vert då tilsett i vertskommunen slik dei øvrige er, men kan ha kontorplass i ein annan kommune avhengig av ynskje/behov. Slik me ser det, vil det likevel vera mest ynskjeleg fagleg at vedkomande får kontor i vertskommunen. Me legg altså opp til at alle tilsette med gitte stillingsbrøkar på det aktuelle fagområdet, har tilsettingsforholdet i vertskommunen. Det gjev etter vårt syn vesentleg klarare styrings- og ansvarsliner, og dessutan ivaretek naturleg vilkåra for ei vertskommuneløysing etter 28, enn viss tilsetting i sine «gamle» kommunar vert oppretthalde. Me meiner at den foreslåtte samarbeidsmodellen bør oppfattast å vera «mild og moderat» ved at arbeidsplassane for dei noverande tilsette vert oppretthalde der dei har vore, og ved at det ikkje er lagt opp til å ta ut nokon effektiviseringsgevinst i form av lågare stillingsprosent på økonomifunksjonane for dei noverande tilsette. Me tilrår ein slik modell innført på fagområdet skatt/innkrevjing, fagområdet løn og fagområdet rekneskap inkl. fakturering. Me finn ikkje grunnlag eller stemning for nokon slik samarbeidsmodell for økonomistyringsfunksjonar, dvs. på økonomisjef-nivå. For fagområdet skatt/innkrevjing ser vi det som realistisk at alle dei fem kommunane inngår i samarbeidet, og at det dessutan gjerne vert retta ein førespurnad til Vinje kommune om deltaking. Leiaren for fagområdet skatt/innkrevjing vil få tittelen felles skatteoppkrevjar. Arbeidsgjevarkontroll tilrår me vert halde utanom oppgåveportefølja. Det vil uansett vera slik at det naturlegvis er opp til den enkelte kommune å vedta om kommunen ynskjer å vera med i det styrka, formaliserte samarbeidet på nokon av dei nemnte fagområda. Oppgåvene og tenestene på fagområda innanfor økonomi berører den enkelte innbyggjaren berre i svært liten grad. «Hovudbasen» i vertskapsmodellen kan derfor greitt verte lokalisert til ein kommune som i alle fall ikkje har kortast avstand til det som meir er dei konsentrerte tyngdepunkta for befolkninga i regionen. Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 25

27 Det har ikkje vore ein del av mandatet å vurdere lokalisering av eventuelle fellesløysingar på økonomifunksjonar, men det har vore ønskeleg at moment som ein bør leggje vekt på i samband med desse vurderingane, bør synleggjerast så lenge dei er faglege. Dersom ein ser på moglegheitar for samarbeid på fleire samarbeidsområde samstundes, vil det vera ein fordel med ei samla vurdering av lokaliseringa av dei ulike samarbeida. Det vil då vera lettare å koma til semje, og dette var ein suksessfaktor for etablering av de ulike interkommunale samarbeida i Midt-Telemark. Gjennom ei slik heilskapleg vurdering vil det vera lettare å ta omsyn til at behovet for tilgjenge til brukarane/innbyggjarane er forskjellig for ulike typar samarbeid. Me ser i ein slik samanheng føre oss Fyresdal som ein høgst aktuell kommune for vertskommunemodellen på skatt/innkrevjing. Nissedal vurderer me som den mest aktuelle kommunen for vertskommunemodellen både på løn og rekneskap (inkl. fakturering). Spesielt med tanke på å få til ein vellukka oppstart av samarbeidet på løn og rekneskap, visar me til standardiserings- og samordningsbehova som omtala og spesifisert i kapittel 5 i rapporten. Me ser føre oss at det vert sett ned ei eigen arbeidsgruppe som førebur overgangen til «samkøyringa» på ein best mogleg måte, dvs. syter for å få til så einsarta rutinar og praksis som råd mellom kommunane før samarbeidsløysinga trer i kraft. 26 Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar

28 Referansar Brandtzæg, B.A. & Thortsensen, A Fordelar og ulemper med interkommunalt samarbeid om landbruk i Vest-Telemark. Telemarksforsking. Notat nr. 13. Borge, L.E., Brandtzæg, B.A., Vegard, S.F., Kråkenes, T., Rattsø, R., Røtnes, R., Sørensen, R.J. & Vinsand, G Nullpunktsmåling. Hovedrapport. Senter for økonomisk forskning ved NTNU, NIVI Analyse, Handelshøykolen BI, Samfunnsøkonomisk analyse og Telemarksforsking. Brandtzæg, B.A. & Aastvedt, A Kommune- og forvaltningsgrenser. Utfordringer i byområder. Gjennomgang av noen eksempler. Telemarksforsking. Rapport nr Brandtzæg, B.A. & Sanda, K.G Vellykkede interkommunale tjenestesamarbeid. Resultater fra en kartlegging høsten Telemarksforsking-Bø. Rapport nr Brandtzæg, B.A Evaluering av interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag. Telemarksforsking. Rapport 382. Brandtzæg, B.A., Kili, T. & Aastvedt, A Eierskap. Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene. - Telemarksforsking-Bø. Arbeidsrapport nr ECON Interkommunalt samarbeid i Norge omfang og politisk styring. ECON-rapport Gjertsen, A. & Martiniussen, K Styring og kontroll av kommunale selskaper og foretak. Nordlandsforskning. NF-rapport nr. 18/2006. Jacobsen, D.I Interkommunalt samarbeid i Norge. Former, funksjoner og effekter. Fagbokforlaget. Leknes, E., Gjerstad, A., Holmen, A.K., Lindeløv, B., Aars, J., Leknes, I. & Røyseland Interkommunalt samarbeid. Konsekvenser, muligheter og utfordringer. Stavanger. IRIS rapport 2013/008. Weigård, J Interkommunalt samarbeid - et alternativ til kommunesammenslåing. - Norsk institutt for by- og regionforskning. NIBR-rapport 1991:22. Fordelar og ulemper med auka interkommunalt samarbeid om økonomifunksjonar 27