SLUTTRAPPORT FOR «Innføring av en elektronisk oppgjørsordning for H-resepter»

Transkript

1 SLUTTRAPPORT FOR «Innføring av en elektronisk oppgjørsordning for H-resepter» Versjonsnummer: 1.0 Godkjent dato: Godkjent av Prosjekteier: Utarbeidet av: Per Karlsen, økonomi- og finansdirektør Helse Vest RHF Ole-Morten Holmøy, prosjektleder INNHOLD

2 1. Kort oppsummering av prosjektet Oppnåelse av prosjektets mål Prosjektets leveranser Prosjektets hovedkostnader og -gevinster Prosjektets milepæler Avvik i prosjektet Informasjon og kommunikasjon Evaluering av prosjektet Prosjektdokumentasjon Videre forvaltning av løsningen

3 1. KORT OPPSUMMERING AV PROSJEKTET Bakgrunn De regionale helseforetakene fikk overført finansieringsansvar for noen biologiske legemidler fra folketrygden/nav 1. juni RHFene har senere fått overført finansieringsansvaret for flere legemidler og legemiddelgrupper. Denne finansieringsordningen har fått tilnavnet H-resept ordningen (helseforetaks-resepter) og omfatter det som betegnes som selvadministrerte HF-finansierte legemidler. Finansieringen ble overført til RHFene for å forhindre forbruksvridning, stimulere til riktig prioritering og å åpne for priskonkurranse. Legemidlene i H-reseptordningen forskrives på resept til den enkelte pasient, hentes ut på valgfritt apotek og administreres utenfor sykehus av pasienten selv eller andre. For å legge til rette for at utlevering skulle kunne gjøres ved ethvert sykehusapotek og privat apotek, ble det inngått en oppgjørsavtale mellom apotekeierne og RHFene som regulerte oppgjøret mellom apotek og helseforetak for legemidlene i ordningen. Hovedlinjene i avtalen har vært uendret siden den ble inngått i Manglende regelverksforankring og utfordringer knyttet til oppgjør mellom apotek og RHF, har medført at finansieringsordningen ikke har fungert optimalt. Våren 2009 ble det med forankring i RHF AD-møtet, samt på oppdrag fra fagdirektørene i de regionale helseforetakene, nedsatt en interregional arbeidsgruppe. Målet var å etablere felles nasjonale administrative rutiner for forskrivning, bruk og oppgjør knyttet til de HF-finansierte legemidlene der det var hensiktsmessig. Arbeidet resulterte i rapporten "HF-finansierte legemidler", utgitt juni 2011 RHFene ble i Foretaksprotokollene i 2011 gitt likelydende oppdrag om å samarbeide med Helsedirektoratet og Apotekforeningen om forbedring av H-reseptordningen. RHFene ble bedt om å vurdere behovet for forbedringer i oppgjørsordningen, inkludert eventuelle regelverksendringer. Arbeidet resulterte i rapporten "Bedre oppgjørsordning for H-resepter", utgitt av Helsedirektoratet januar RHF-fagdirektørmøtet vedtok i februar 2012 å snarest iverksette et arbeid for å utrede muligheten for å innføre en elektronisk oppgjørsordning for H-resepter. RHF-fagdirektørmøtet ga Nasjonal IKT i oppdrag å iverksette arbeidet, og i perioden februar-mai 2013 gjennomførte Nasjonal IKT et forprosjekt for å se på muligheten. Forprosjektet utredet nødvendige endringer i aktuelle systemer og sluttrapporten fra forprosjektet ble fremlagt i mai Etablering Etter gjennomføring av forprosjekt for utredning og avklaring, ble prosjektet "Innføring av elektronisk oppgjørsløsning for H-resepter" etablert i regi av Nasjonal IKT juli Prosjektets hovedmål var å spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsordning for H-resepter ved gjenbruk av Helfos eksisterende løsning for elektronisk oppgjør (blåreseptordningen). Opprinnelig målsetting var å starte en pilot for elektronisk oppgjørsløsning innen utgangen av første halvår Mandat og løsningsbeskrivelse som ble utarbeidet la følgende til grunn oppgjørskrav sendes elektronisk fra apoteksystemet FarmaPro til Helfos oppgjørssystem oppgjørskrav kontrolleres av Helfos oppgjørssystem som godkjenner eller avviser kravet Helfo utbetaler godkjente krav til apotekene Helfo fakturerer HFene og utarbeider oppgjørsrapporter til HFene Realisering av en slik løsning ville innebære ingen endring i rekvirering og kontroll av utlevering i apotekene tilpasning i FarmaPro for å merke H-resept krav i elektronisk melding til Helfo tilpasning og utvikling av kontrollfunksjon i Helfos system basert på blåreseptløsningen utvikling av utbetalingsløsning og rapport- og fakturahåndtering i Helfos system 3

4 Innføring av elektronisk oppgjørsløsning for H-resepter ville også medføre behov for lovendring gjennom utarbeidelse av ny forskrift for H-resept revidering av oppgjørsavtalen mellom RHFene og Apotekforeningen etablering av avtale om kjøp av oppgjørstjenester mellom RHFene og Helfo Gjennomføring Prosjektdirektivet avgrenset ny løsning til å kun omfatte oppgjørsdelen av H-reseptkjeden, og ikke forskrivning og ekspedering. Løsningen omfattet dermed kun elektronisk oversendelse av oppgjørskrav fra apotekenes systemløsning (FarmaPro) til Helfos oppgjørssystem for kontroll av krav, med påfølgende utbetaling av godkjente krav til apotekene og fakturering av HFene for utlegg til apotekene. Høsten 2013/vinteren 2014 ble det arbeidet med konsept for løsningen, påbegynnelse av løsningsbeskrivelse, innledende dialog om revidering av oppgjørsavtalen og undersøkelser og oppstart på arbeid med utkast til ny forskrift. I april-juli 2014 ble det arbeidet med ferdigstillelse av løsnings-beskrivelsen, og det ble avdekket at det var ulik oppfatning knyttet til løsningskonsept og fremdriftsplan. Apotekforeningen gjorde det klart at funksjonalitet for merking av H-reseptkrav i melding til FarmaPro tidligst kunne leveres i 2016 på grunn av at tidligere leveranser allerede var planlagt med annen prioritert utvikling de ikke anså det som hensiktsmessig å prioritere og levere funksjonalitet for å merke H-resept kravet til Helfo, dersom ikke prosjektarbeidet og løsningen omfattet kvalitetsforbedring av hele kjeden for H-resept ordningen Prosjektet stoppet i praksis opp i noen måneder etter klargjøringen fra Apotekforeningen, og prosjektet trengte avklaring av videre planer og arbeid. Muligheter for utvikling av systemstøtte til forskrivning og ekspedering ble undersøkt (høst 2014/ vinter 2015) mot aktuelle aktører. Styringsgruppen avklarte i desember 2014 at det virket vanskelig og lite hensiktsmessig å realisere en ny oppgjørsløsning som ikke omfattet systemstøtte for forskrivning og utlevering av legemidlene. Etter at prosjektet hadde undersøkte muligheter for forbedring av hele H- reseptkjeden med tanke på løsning og leveransemuligheter, ble prosjektet videreført med opprinnelig målsetting, men kvalitetsforbedring av hele H-reseptkjeden ble inkludert i prosjektet. Dette innebar primært å se nærmere på muligheter for bruk av FEST som kilde for H-resept legemidler bruk av HPR-registeret som kilde for godkjente rekvirenter tilgjengeliggjøring av prisinformasjon i de ulike systemer utvikling og tilpasning i e-reseptløsningen og i EPJ-systemene Utover i 2015 arbeidet prosjektet med å utarbeide løsningsbeskrivelse for hele H-reseptkjeden i samarbeid med de aktuelle aktører. Kvalitetsforbedring av hele kjeden ville innebære følgende i tillegg til selve oppgjørsordningen bedre systemstøtte i EPJ og reseptformidleren for rekvirenten/rekvireringen bedre og automatiserte kontrollmuligheter for apotekene i FarmaPro for utlevering elektronisk og automatisert tilgang på aktuelle data fra felles/autorativ kilde Basert på avklaringer med alle aktørene, ble det utarbeidet en overordnet løsningsbeskrivelse for hele kjeden med tilhørende «flytskjema». Støtte til forskrivning og utlevering for H-resept ble tatt inn som en del av utviklings- og implementeringsløpet for versjon 2.5 i e-resept løsningen. Tillegg for H-resept måtte i stor grad baseres på gjenbruk av allerede utviklet/pågående utvikling av funksjonalitet i FEST, rekvirentsystemene og apoteksystemet. Dette ble lagt til grunn i utarbeidelse av løsningsbeskrivelsen. 4

5 Prosjektet bidro utover i 2014 og tidlig 2015 med utarbeidelse av utkast og innspill til ny forskrift i samarbeid med Helsedirektoratet, og Helsedirektoratet og Helse- og omsorgsdepartementet ferdigstilte dette arbeidet. Ny forskrift trådte i kraft 1.juli I foretaksmøte 7.januar 2015 ble de regionale helseforetakene bedt om å implementere elektronisk oppgjørsløsning for h-resepter i løpet av Utover i 2015 ble det avklart og bestilt utvikling i de ulike systemer, men det ble klart at ny leveranse av apoteksystemet ikke ville komme i Våren 2015 ble det utarbeidet en samlet leveranseplan for prosjektet som omfattet leveranser i e-resept-løsningen (DIPS, FM og EPJ-systemer), FEST, HPR-registeret, apoteksystemet og Helfo sine systemer. Tilrettelegging og implementering ble utført høsten 2015 og våren Leveranse fra apoteksystem ble testet i januarmars, men på grunn av mangler og feil i akseptansetest ble planlagt pilot for apoteksystemet utsatt fra april til august. Pilot for ny versjon av apoteksystemet ble gjennomført i august-oktober med godt resultat, og løsningen ble besluttet godkjent for videre utrulling i oktober-november. Innføring av ny oppgjørsløsning med utsendelse av faktura og rapporter fra Helfo til helseforetakene startet i september og var komplett i november. Høsten 2016 ble det arbeidet mye med avklaringer rundt databehandleravtale mellom Helseforetakene og Helsedirektoratet/Helfo, og avklaringer og tilrettelegging knyttet til oversendelse av oppgjørsrapporter med personsensitiv informasjon. Arbeidet med revidert oppgjørsavtale mellom RHFene og Apotekforeningen samt ny oppdragsavtale mellom RHFene og Helsedirektoratet/Helfo ble ferdigstilt, og avtalene ble signert i oktober-november. Prosjektet bidro i perioden september januar 2016 også til etablering av ordningen Fritt behandlingsvalg. Prinsippet for denne ordningen er det samme som for H-reseptordningen. FBV-aktører sender inn elektroniske oppgjørskrav til Helfo. Helfo kontrollerer krav, utbetaler godkjente krav til aktørene og fakturerer HFene for utbetalingene. Prosjektet koordinerte avklaringer mot RHFene på tilsvarende måte som for H-resept, og har i samarbeid med FBV-prosjektet utarbeidet og fått etablert en avtale mellom RHFene og Helsedirektoratet/Helfo for Helfo sitt ansvar og rolle overfor HFene i denne ordningen. Løsning Løsningen som er implementert er fremstilt i figuren under. Figuren viser hvilke aktører og systemer som er involvert i løsningen, og illustrerer også en «dataflyt» mellom de ulike systemene. 5

6 Avslutning Prosjektets leveranser knyttet til selve løsningen og oppgjørsordningen ble fullført i januar Løsning i alle systemer var da fullt innført og i produksjon, og verifisert fungerende etter intensjon og spesifikasjon. I spesifikasjonen er beskrevet noe funksjonalitet og forbedringsmuligheter som til dels er avtalt levert i nye systemversjoner (primært gjelder det apoteksystemet) og forhold som til dels må vurderes i videre oppfølgingsarbeid etter prosjektavslutningen. Helseforetakene vil ved avslutning av prosjektet i praksis ha gått over til en hel-elektronisk oppgjørsløsning som spesifisert. Noe restarbeid på gammel løsning vil kunne forekomme for noen i et lite omfang i en periode etter prosjekt er avsluttet, inntil alle restoppgjør osv er ferdig behandlet fra alle apotek osv. I perioden januar-mars har det i parallell med arbeidet med å avslutte prosjektet og utarbeide sluttrapport, vært arbeidet med å avklare etablering av en forvaltningsordning for oppgjørsordningen i tråd med Nasjonal IKTs modell for «Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten». Det har også vært arbeidet med å avklare forhold knyttet til behov for videre arbeid, og tilrettelegge for oppfølging av dette i forvaltningsordningen som blir etablert. I oppdragsavtalen med Helfo er det etablert kontaktpersoner i RHFene for oppfølging av avtalen. Disse kontaktpersonene vil inngå som en del av forvaltningsordningen. De ulike eksterne partene (Apotekforeningen, Helfo, Statens legemiddelverk, Direktoratet for ehelse) vil drive systemforvaltning av sine egne løsninger i egen regi. Behov for koordinering av systemløsninger på tvers av kjeden må sikres av forvaltningen fra RHF/HF-siden. Prosjektets sluttrapport behandles i Nasjonal IKTs styre i mars. 2. OPPNÅELSE AV PROSJEKTETS MÅL I prosjektdirektivet som ble utarbeidet ved etablering av prosjektet i juni 2013 er det angitt et overordnet hovedmål for prosjektet, samt noen effektmål med tilhørende resultatmål. Ved oppstart av prosjektet var ikke valg av konsept og løsning avklart. Noen av de spesifiserte målene er dermed ikke relevante som en følge av endelig løsning, samt at det er kommet til noen nye mål underveis som en følge av utvidelse av scope og endelig valg av konsept/løsning. I tabellen under er de opprinnelige målene vurdert og kommentert. Prosjektets opprinnelige mål Oppnåelse Forklaring Virksomhetsmål: Prosjektets hovedmål er å spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsordning for H-resepter ved gjenbruk av Helfos eksisterende løsning for elektroniske oppgjør (med gjenbruk av meldingene M18, M22 og M23) Effektmål 1 Effektivisering og besparelser Tidsforbruk i HF knyttet til behandling av oppgjørskrav for H-resept reduseres med 15 minutter per faktura Resultatmål 1.1 Controller i HF slipper å bruke tid på å kontrollere at kravet er rettet mot riktig 100% Hovedmålet er nådd. Elektronisk oppgjørs-løsning er innført basert på gjenbruk av eksisterende meldinger som planlagt. Helfo har tilpasset nye kontrollbehov for H-resept og utviklet/tilpasset noe knyttet til fakturerings- og utbetalingsløsning. 100% HFene får nå én EHF faktura hver 14.dag i motsetning til mange manuelle fakturaer fordelt på ulike dager. I praksis er all tidligere tidsbruk knyttet til oppfølging av fakturaer eliminert. 100% Helfo utfører automatiske kontroller på vegne av HFene gjennom oppdragsavtalen, noe som sikrer 6

7 HF, at medikamentene er dekket av ordningen, og at riktig pris er brukt Resultatmål 1.2 Controller i HF mottar melding fra kontrollsystem dersom det ikke kan verifiseres at forskrivende lege har forskrivningsrett Resultatmål 1.3 Hvis sentralisert utbetaling: Økonomiavdeling i HF slipper å bruk tid på manuell behandling av utbetalinger Resultatmål 1.4 Kontrollsystem sjekker at kravet gjelder medikamenter som dekkes av ordningen Effektmål 2 Effektivisering Tidsforbruk i apotek knyttet til behandling av oppgjørskrav for H-resept reduseres. Resultatmål 2.1 Utsendelse av faktura. Automatiseres, slipper å legge faktura i konvolutt og sende per post Resultatmål 2.2 Reduksjon i antall henvendelser fra HF, angående avvik i krav Resultatmål 2.3 Redusert behandlingstid pr faktura Effektmål 3 Kvalitet Alle krav sendes til riktig HF. I dag er det ikke mulig å kontrollere om rett HF faktureres. Utbetalinger kan ikke gjøres med feil priser eller for medikamenter som ikke dekkes av ordningen Resultatmål 3.1 Kontrollsystem benytter personnummer for å gjøre oppslag mot folkeregister og verifisere at kravet sendes rett HF NA riktig underlag/faktura til HFene. All kontroll av krav i HFene er eliminert. Ikke relevant i løsningen. Apotek kontrollerer rekvirent, og refusjonskrav fra ikke gyldig rekvirent skal ikke ekspederes. I tilfelle de skulle bli det, vil Helfo avvise kravet fra apotek. HF «belastes» ikke med problemstillingen. 100% Helfo håndterer all utbetaling til apotekene på vegne av HFene gjennom oppdrags-avtalen. All tid knyttet til utbetalinger er eliminert for HFene. 100% Både apoteksystem og Helfos system sjekker legemidler mot FEST. Alle H-reseptlegemidler ihht til forskriften er merket i FEST basert på mottatt datagrunnlag fra HINAS/LIS som utarbeider datagrunnlaget basert på informasjon om tillegg/endringer i medikamentoversikten i forskriften. 100% Apotek har implementert systemstøtte til ekspedering med kontroller og generering av elektronisk oppgjørskrav. All fakturering av HF bortfaller og følgelig også i praksis all tid knyttet til oppfølging av henvendelser fra HFene. HFene får riktig oppgjør fra Helfo og vil kun unntaksvis ha behov for å henvende seg til apotek. Må påregne noe oppfølging av eventuelt avviste krav fra Helfo. 100% All fakturering fra apotek bortfaller og erstattes av automatisk generering av elektroniske oppgjørskrav til Helfo som følge av ekspederingen i apoteksystemet. 100% Vil i praksis bortfalle helt siden HFene får riktig oppgjør, og HFene vil eventuelt henvende seg primært til Helfo. 100% All fakturering bortfaller og all tidligere behandlingstid elimineres. 100% Alle HF vil få korrekt oppgjør som kun omfatter gyldige rekvirenter ihht til beslutninger fra RHF/HFene og pasienter som er bosatt i HFet sitt opptaksområde. 100% Helfo gjør oppslag mot Folkeregisteret og formidler krav til HFene basert på pasientens registrerte bostedsadresse. 7

8 Resultatmål 3.2 Kontrollsystem sjekker at kravet gjelder medikamenter som dekkes av ordningen Resultatmål 3.3 Kontrollsystemet sjekker at prisene som er brukt i kravet er i tråd med gjeldende prisavtaler Resultatmål 3.4 Kontrollsystem verifiseres at forskrivende lege har forskrivningsrett Effektmål 4 Juridisk oppfyllelse Regnskapslovens krav til kontroll av utbetalinger oppfylles 100% Alle H-reseptlegemidler er merket i FEST og apoteksystemet og Helfos system har automatisk import av FEST-fil og kontrollerer automatisk/systemmessig mot denne. Stor grad Så lenge det opereres med ulike sett av grossistpriser fra LIS sin side, så legges det kun inn høyeste pris i FEST. Helfo kontrollerer så at pris i oppgjørskravet ikke overskrider høyeste pris. Dette er en akseptabel kontroll for HFene. Utbetaling skjer ihht til reell pris, dvs. pris i oppgjørskravet. 100% Rekvirent kontrolleres både i apoteksystem og i Helfos system. Avtalespesialist er merket i Helsepersonellregisteret basert på informasjon fra RHFene og begge systemer kontrollerer systemmessig mot importert HPR-fil. Alle leger fra godkjente sykehus godkjennes som rekvirent. Begge systemer kontrollerer systemmessig resh-id mot en importert liste over godkjente sykehus fra RHFene. Papirresepter skal kontrolleres manuelt mot samme grunnlaget. 100% Informasjon på faktura og i fakturavedlegg som HFene mottar fra Helfo oppfyller kravene til dokumentasjon. I tillegg har HFene gjennom oppdragsavtalen rett på tilgang til ytterligere informasjon og bistand fra Helfo i forbindelse med revisjon og internkontroller i HFene ved behov. Helfo holder forskriftsmessig orden på regnskapsmessige kontroller og dokumentasjon for sin utbetaling og fakturering. Resultatmål 4.1 Controller får tilgang til den informasjon som er nødvendig for å gjennomføre en tilstrekkelig kontroll av krav opp mot vedtak Resultatmål 4.2 Risiko for feil reduseres ved at alle operasjoner som i dag er manuelle mellom opprettelse av krav i FarmaPro og kontering i HF automatiseres. 100% Oppgjørsrapport fra Helfo til HFene gir muligheter for detaljert oppfølging av forbruk og virksomhetsstyring. Forskriften gir rom for oversending av personsensitiv informasjon slik at informasjon om forskrivning og ekspedering kan kobles mot pasient og ISF-informasjon og avsjekk mot LIS-anbud osv. Stor grad I praksis en helautomatisert prosess med kontroll av e-resepter og noe manuell kontroll av papirresepter ved ekspedering. Kontroll av krav i Helfos system er hel-automatisert. HFene konterer slik de ønsker basert på mottatt underlag fra HFene. Noe ulik praksis på kontering pr i dag. Effektmål 5 - Bedret oversikt i HF 100% HFene får et korrekt grunnlag og tilgang på informasjon de ikke har hatt tidligere. Dette 8

9 muliggjør bedre virksomhetsstyring og oppfølging på et helt annet nivå enn før. Resultatmål 5.1 Korrekt oversikt over bruk i eget HF Resultatmål 5.2 Bedre oversikt over bruk i alle HF, og dermed bedre mulighet for statistikkgrunnlag 100% Korrekt underlag fra Helfo gir HFene korrekt oversikt over egne kostnader og mulighet for oppfølging for å sikre riktige inntekter. 100% Fellesfunksjon for Sykehusapotekene vil få datagrunnlag fra Helfo for utarbeidelse av nasjonal statistikk/oversikt. Denne vil nå gi en korrekt fremstilling av forbruk/kostnader i de ulike HF/RHF i motsetning til tidligere hvor det var en del feilmarginer. RHFene får samlerapporter fra Helfo for sine HF til informasjon og oversiktsgrunnlag Resultatmål 5.3 Forutsatt innføring av koding: oversikt over etterlevelse av retningslinjer for bruk og forskrivning av legemidler refundert over H-resept. 100% Som følge av forskriften så overføres pasientinformasjon og refusjonskode i oppgjørsrapporter til HFene. Dette muliggjør oppfølging av etterlevelse av LIS-anbud og andre retningslinjer som påvirker kostnadene, samt kobling mot data fra NPR for avstemming av inntekter mot kostnader. I tillegg til de opprinnelige målene, er det blitt etablert noen nye mål underveis i prosjektet som følge av valg av løsning og utvidelse av scope for prosjektet. Det har imidlertid ikke blitt gjort noen oppdatering av prosjektdirektivet underveis i prosjektet, og reviderte/endelig mål for prosjektet er dermed ikke dokumentert samlet i noe oppdatert og forankret dokument. Prosjektets mål definert underveis Oppnåelse Forklaring Etablering av felles datakilde for kontroller i de ulike systemer 100% FEST er etablert som felles datakilde for kontroll av hvilke legemidler som er omfattet av ordningen og pris. HPR er grunnlag for kontroll av avtalespesialister. Felles liste over godkjente sykehus for rekvirering benyttes av både apoteksystemet og Helfos kontrollsystem.. Inkludere H-resept i eresept % FEST tilrettelegger merking av H-resepter, implementering og bruk av refusjonsgrupper, vilkår og unntak av virkestofforskrivning. DIPS og FM har implementert støtte/logikk for H- reseptlegemidler og valg av refusjonstype på lik linje med andre refusjoner. Krav er utarbeidet og stilt til EPJ-leverandørene i 2.5 versjonen. Innføre systemstøtte til forskrivning I stor grad OK for sykehus og bruk av DIPS / FM. I øvrige EPJsystem (for avtalespesialister) er det generelt etterslep på utvikling/oppfyllelse av e-resept krav 9

10 Innføre systemstøtte for kontroll i apoteksystem ved ekspedering I svært stor grad så H-reseptfunksjonalitet er ikke prioritert/realisert enda. Det må vurderes endringer/forbedringer i implementert systemstøtte i DIPS/FM basert på erfaringer med bruken. Spesifisert funksjonalitet er i stor grad implementert i versjon 5.16 av FarmaPro som er grunnlaget for innføring av ny ordning. Endelig løsning for noen kontroller/funksjoner innføres i neste versjon 5.18 våren PROSJEKTETS LEVERANSER Oppgaver/leveranser som definert i prosjektstyringsdokumentet er angitt og kommentert i tabellen under. I tillegg er det tatt med noen oppgaver som ble tilført underveis, primært som en følge av utvidet scope. Alle leveransene er ferdigstilt og levert, med noen få mindre unntakt. Dette er angitt spesifikt for de leveransene det gjelder. Leveranse Beskrivelse og status Mottaker av leveransen Dokumentasjon 1) Forberedende aktiviteter Alle forberedende aktiviteter ble utført, konkludert på og valg/løsning ble fulgt opp/implementert i prosjektet. a) Utarbeide og etablere avtaler med involverte parter Det er utarbeidet ny oppgjørsavtale mellom RHFene og Apotekforeningen som erstatning for eksisterende avtale. Avtalen gjenspeiler ny ordning og er utarbeidet på Apotekforeningens mal for rammeavtale med apotekene. Det er også inngått en oppdragsavtale med Helsedirektoratet for oppgjørstjenestetr knyttet til H-resept som Helfo utfører. Avtalen har en underliggende databehandleravtale mellom hvert enkelt HF og Helsedirektoratet. Avtalen har en årlig vedlikeholdskostnad. Oppgjørsavtale med Apotek: Per Karlsen (HV) Oppdragsavtale med Helfo: Bjørn Østeng (HSØ) Jan Erik Lorentzen (HV) Gunn Fredriksen (HMN) Trine B Amundsen (HN) Signerte avtaler med bilag. Avtalene er ferdigstilt med tilfredsstillende og ønsket kvalitet. b) Vurdere funksjonelle behov Vurderinger av ansvars- og oppgavefordeling for de ulike partene og de involverte roller hos de ulike partene ble gjennomgått og vurdert som grunnlag for vurdering av løsning. Funksjonelle behov ble identifisert som en følge av ønsket prosess for utførelse og oppfølging av de ulike aktuelle oppgaver Prosjekteier og kontaktpunkter hos - Helsedirektoratet - Apotekforeningen Løsningsbeskrivelsen. 10

11 som fordeling mellom HF og Helfo og håndtering i HF og apotek. - Legemiddelverket (FEST) Alle funksjonelle behov er levert som spesifisert med tilfredsstillende kvalitet for alle parter og roller i løsningen. Noe manuelt arbeid i grensesnittet mellom LIS og SLV/FEST, men automatisert import er under etablering. Også en del manuelt arbeid med implementering i FEST med dagens løsning, her vil det bli gjort vurderinger om forbedret løsning. Løsning for oversendelse av oppgjørsrapport fra Helfo til HF kan forbedres i en endelig felles løsning for tilgjengeliggjøring av data/informasjon fra Helsedirektoratet til ulike parter for ulike løsninger. - Helfo - LIS - Direktoratet for ehelse c) Avklare avhengigheter mot FEST Løsning for bruk av FEST utarbeidet i samarbeid med SLV/FEST og Direktoratet for ehelse (e-resept). Avklaring av bruk av FEST som kilde for apoteksystem og Helfo for kontroll av legemiddel og pris. Kontaktpunkter hos involverte parter. Løsningsbeskrivelsen. Løsning etablert som spesifisert med tilfredsstillende kvalitet, men potensiale for videreutvikling og forbedring. d) Avklare tekniske og funksjonelle avhengigheter mot Espire og Helfo Felles og helhetlig løsningsbeskrivelse utarbeidet for hele kjeden. Partene utarbeidet egne detaljerte løsnings-beskrivelser som grunnlag for utvikling. Løsning koordinert og samarbeidet om mellom partene. Løsning implementert som spesifisert med tilfredsstillende kvalitet. Noe avtalt utestående funksjonalitet implementeres i neste versjon (midlertidige unntak). Kontaktpunkter hos involverte parter. Løsningsbeskrivelsen. e) Juridisk vurdering av løsningen Avklaringer primært utført av Helsedirektoratet. Utredninger og utarbeidelse av utkast til ny forskrift i prosjektet som grunnlag for utarbeidelse av høringsforslag fra Helse- og omsorgsdepartementet. Helsedirektoratet ved Anne Kjersti Røise Innspill/ utkast til ny forskrift. f) Avklaringer knyttet til bestilling, finansiering og utvikling av løsninger Avklaringer ble gjort mot de ulike parter for å avklare leveransemuligheter og fordeling av utviklingskostnader. Felles koordinert leveranseplan ble utarbeidet for alle deler av løsningen. Tilfredsstillende løsning. Prosjektet har dekket utviklingskostnader i Helfos løsning (NAV). Øvrige parter har dekket utviklingskostnader selv. Alle parter har dekket egne ressurskostnader. Prosjekteier og Nasjonal IKT. Løsningsbeskrivelsen. Referat fra prosjektstyremøter. g) Valg av fakturerings- Prinsipper avklart tidlig, men endelig løsning avklart som del av endelig løsningsbeskrivelse. Vurderinger Prosjekteier. 11

12 og utbetalingsløsning. rundt utbetalingsløsning i Helfo avklart i regi av Hdir mot HOD og Finansdepartementet. Avklaringer knyttet til postering på statsbudsjettet og likviditet for Helfo. Avklaringer mot HF og apotek for hhv betalings- og utbetalingsfrist. Forankret i økonomidirektørmøtet. Kontaktpersoner hos - Apotekforeningen - Helfo - RHF/HF Løsning akseptert og inkludert i avtaler. Implementert iht spesifikasjon med tilfredsstillende kvalitet. 2) Utvikling av ny funksjonalitet i FarmaPro Levert iht til spesifikasjon. Avdekket mangler knyttet til utbetalingsløsning i test som bidro til utsettelse av pilot. Noen utbedringer også gjort i pilot. Apotekforeningen ved Astrid Marie Reksnes. Løsningsbeskrivelsen. Avsluttet pilot viste at løsning har ønsket funksjonalitet og kvalitet. Noe funksjonalitet/endelig løsning avtalt implementert i 5.18 (vår 2017). Midlertidig løsning er akseptert av HF og Helfo. 3) Utvikling av ny funksjonalitet i Helfos løsning Levert iht til spesifikasjon og som match mot løsning i apoteksystem. Pilot har vist ønsket kvalitet i løsning. Helsedirektoratet/Helfo ved Kjell Arne Nyheim. Løsningsbeskrivelsen. Nødvendige oppdateringer som følge av videreutvikling i apoteksystem er spesifisert og vil bli implementert koordinert med apotekleveranser. 4) Test av løsningen Alle parter har gjennomført egne systemtester og akseptansetester på egne systemleveranser. ehelse har koordinert akseptansetest etter vanlige prosesser/rutiner for e-resept på tvers av DIPS/FM/apotek/Helfo. Involverte parter. Diverse dokumentasjon fra de ulike partene. 5) Pilotering Apotek har gjennomført egen pilot for versjon 5.15 av FarmaPro. Prosjektet har i parallell fulgt opp Helfo og HF for test/pilotering av oppgjørsløsningen som følger som en konsekvens av oppdatert apoteksystem. Apotekforeningen ved Astrid Marie Reksnes og Helsedirektoratet/Helfo ved Kjell Arne Nyheim. Gjennomført med tilfredsstillende kvalitet og godt resultat. Ingen kritiske feil og løsning fungerer som tenkt/sepsifisert. 6) Utrulling til HF I praksis gjort som en følge av at apotek er begynt å oppdatere til ny versjon av apoteksystem som medfører overgang til elektroniske oppgjørskrav. Fullført når alle apotek har innført Fakturering fra apotek vil da være helt bortfalt. HF-kontaktpersoner Informasjonsskriv. 12

13 Tilførte oppgaver/ leveranser 1) Merking av avtalespesialister med rekvisisjonsrett for H- resept i HPRregisteret Spesifisert løsning for merking av rekvisisjonsrett for avtalespesialister for H-resept med egen kode. Etablert rutine for melding til HPR fra RHFene om endringer i rekvisisjonsrett. Automatisk kontroll implementert i apoteksystem og i Helfos system. Kvalitetsmessig tilfredsstillende løsning. Kontaktpersoner hos Apotekforeningen, Helfo og HPR. RHF-ansvarlige for rutine mot HPR: Tina Cecilie Sanders (HSØ) Oversikt over avtalespesialiser pr RHF. Rutinebeskrivelse. Torleiv Bergland (HV) Gunn Fredriksen (HMN) Linn Hege Larsen (HN) 2) Diverse rapporter fra Helfo Avklart bestillinger og leveranser til RHF og Sykehusapotek i tillegg til HF. Implementert med ønsket kvalitet og datainnhold. Kontaktpersoner hos - HF - RHF Rapporteksempler. - Sykehusapotek HF - Sykehusinnkjøp HF - Sykehusenes legemiddelstatistikk 3) Støtte til forskrivning i EPJ-systemer Støtte implementert i DIPS og Forskrivningsmodulen. Ikke innført i Helse Nord og Helse Midt. Medfører ekstraarbeid for apotek i forhold til intensjon som følge av nødvendig intervenering pga manglende informasjon i e-resept. Manglende oppfyllelse av forskrift når refusjonskode ikke påføres. Manglende implementering av e-reseptkrav i EPJsystemer for avtalespesialistene (CGM, Infodoc, Hove ++) Direktoratet for ehelse (endringsrådet). Kontaktpersoner i IKTselskapene for utrulling av forskrivningsmodul (hhv FM eller DIPS). Løsningsbeskri velsen. Spesifikasjon for ereseptløsning til EPJleverandører. 4) FarmaPro 5.18 Må implementeres med utestående løsning/ automatisering som spesifisert. Godkjenning av endelig spesifikasjon må legges til grunn. Apotekforeningen ved Astrid Marie Reksnes. Løsningsbeskrivelsen. 13

14 4. PROSJEKTETS HOVEDKOSTNADER OG -GEVINSTER Prosjektbudsjett Ved oppstart av prosjektet ble det opprettet et prosjektbudsjett på kr 4,0 mill. På grunn av forsinket fremdrift i ble ikke prosjektbudsjettet brukt opp i planlagt gjennomføringsperiode. Rest prosjektbudsjett pr ble overført som budsjett for Utviklingen i prosjektet medførte etter hvert at dette var for lite midler, og prosjektbudsjettet ble brukt opp. For 2016 ble det derfor tilført budsjettmidler til ferdigstillelse av prosjektet. På grunn av avdekkede feil og mangler i test som medførte økte utviklingskostnader og forlenget prosjektperiode, ble det høsten 2016 også godkjent en økning i budsjettet. Samlet budsjett er fremstilt under Beskrivelse Prosjektbudsjett (planlagt juni 2013 desember 2014) Sum 4,0 mill Budsjett ,0 mill Økt budsjettramme for 2016 (september) 0,6 mill Totalt prosjektbudsjett 6,6 mill Prosjektregnskap Prosjektet har i praksis kun hatt kostnader til innleid prosjektleder fra PwC og til utviklingskostnader for løsning i Helfo/NAV sine systemer (kontrolldel samt utbetalings-, fakturerings- og rapporteringsløsning). I tillegg hadde prosjektet i en tidlig fase ekstern juridisk bistand for vurderinger og innspill knyttet til utkast til ny forskrift. Utover budsjetterte midler i 2016, er det avklart at det benyttes noe midler i første kvartal i 2017 til ferdigstillelse og avslutning av prosjektet, inkludert etablering av forvaltningsregime. Disse kostnadene er estimert, og inkludert i samlet prosjektregnskap som er fremstilt under Beskrivelse 2013 (6 mnd) (estimat) Sum Prosjektledelse inkl. reiser 0,66 0,86 1,10 1,21 0,31 4,14 Juridisk bistand 0,29 0,29 Utviklingskostnader Helfo 0,25 0,87 1,40 2,52 Totalt prosjektregnskap 0,91 2,02 1,10 2,61 0,25 6,95 mill Vedlikeholdskostnader I oppdragsavtalen med Helsedirektoratet/Helfo er det avtalt årlige vedlikeholdskostnader på kr 2 mill. Vedlikeholdskostnadene faktureres RHFene etter en avtalt fordelingsnøkkel. Kvantitative gevinster Det er ikke identifisert noen målbare kvantitative gevinster som skal realiseres i prosjektet, og det er ikke lagt opp til noen måling før og etter i prosjektet. Gevinster knyttet til tidsbesparelser er angitt som kvalitative gevinster. 14

15 Kvalitative gevinster De mest åpenbare kvalitative gevinstene er fremstilt i tabellen under Kvalitative gevinster Godkjent mål på effekt Grad av realisering Bortfall av fakturering av HF i det enkelte apotek Bortfall av behandling og oppfølging av fakturaer i HFene (Mottak av én kontrollert og riktig faktura fra Helfo mot tidligere én faktura fra hvert apotek med usikker kvalitet) Kvalitetsheving på forskrivning Kvalitetsheving på ekspedering Rapportgrunnlag fra Helfo muliggjør bedre virksomhetsstyring i HFene All fakturering av HF for H-resepter skal bortfalle til fordel for generering av elektroniske oppgjørskrav til Helfo. Felles faktura for all ekspedering fra alle apotek for HFets pasienter mottas hver 14. dag. Faktura omfatter kun pasienter med bostedsadresse i HFets opptaksområde og for godkjent legemiddel fra godkjent rekvirent til riktig pris. Viktigheten av korrekt kostnadsgrunnlag har bare blitt viktigere for HFene underveis i prosjektet som en følge av at ordningen stadig utvides. Omsetningen på ca 1,7 mrd kr/år i 2013 er omtrent doblet til godt over 3 mrd i Bedre systemstøtte i EPJ/e-resept løsningen for H-resept forskrivning. Ikke implementert i alle HF og mangler i EPJ-systemene for avtalespesialistene. Funksjonalitet i EPJ, e-resept og FEST bør vurderes forbedret basert på erfaringer etter noe bruk. Anslås at tilgjengelig gevinst ikke er optimal enda. Bedre systemstøtte for ekspedering, automatisering av manuelle kontroller, automatisert import av kontrollgrunnlag fra HPR og FEST. Eliminering av muligheter for brukerfeil ved ekspedering. Noen mangler blir realisert i neste versjon av apoteksystemet. Forstsatt en del papirresepter som krever manuell registrering. Kan følge opp medikamentbruk i forhold til LIS-anbud og andre retningslinjer, og kan koble krav mot NPR-data for avstemming av kostnader mot inntekter. Forskrift muliggjør oversendelse av personsensitiv informasjon som gjør oppfølging av inntekter mulig, men oversendelse forutsetter at løsning for oversendelse vurderes ferdig og aksepteres slik at HFene kan få den informasjon som de har spesifisert. Ikke komplett realisert. 100% 100% ca 80% ca 80% ca 50% 5. PROSJEKTETS MILEPÆLER I tabellen under er de opprinnelige milepæler kommentert. I prosjektdirektivet er det i tilknytning til prosjektplanen/milepælene kommentert følgende: Tidsplan er avhengig av at beskrevne oppgaver og avgrensninger overholdes. Dersom det blir forsinkelser i deler av gjennomføringen kan dette få betydning for resten av tidsplanen for prosjektet. Avklaring og gjennomføring av milepælene i prosjektet har tatt lenger tid enn opprinnelig forventet. Dette skyldes primært at scope for prosjektet ble utvidet og at kritiske feil ble avdekket i test av FarmaPro Dette alene medførte forsinket oppstart av pilotering i 2016 på 5 måneder. I tillegg til de opprinnelige milepælene, er også andre og tilførte viktige og sentrale aktiviteter inkludert i tabellen under. 15

16 MP Aktivitet Planlagt Nådd Kommentar / avvik M1 M2 M3 M4 Forberedende aktiviteter er fullført I praksis håndtert til dels løpende gjennom hele prosjektet Identifiserte oppgaver og avhengigheter var i all hovedsak vurdert og avklart tilnærming/plan for i løpet av Arbeid med utkast til forskrift trakk ut og pågikk langt ut i Ramme og intensjon for avtaler avklart våren Noen aktiviteter, som utarbeidelse av avtale, ikke fullført før august Utvidelse av scope Utvidelse av scope til å inkludere forbedringer knyttet til forskrivning og ekspedering i tillegg til selve oppgjørsløsningen besluttet av prosjektstyret. Ny forskrift trådt i kraft Som en følge av forsinkelser i leveranser/innføring, var det ikke nødvendig å vedta forskriften men planlagt prosess for ikrafttredelse ble gjennomført. Ny funksjonalitet i FarmaPro er utviklet Ny funksjonalitet i Helfos systemer er utviklet Løsning og ny verdikjede er testet Løsningsbeskrivelse ferdigstilt februar 2016 Kunne ikke prioriteres i tidligere leveranser enn Ble også forsinkelse i avklaring av leveransemulighet som en følge av krav fra Apotekforeningen om inkludering av støtte til forskrivning og ekspedering i prosjektet januar 2016 Kontrolldelen i praksis ferdig utviklet våren Utviklingsstopp i påvente av avklaring av apotekleveranse og utvidelse av scope. Utbetalings- og faktureringsløsning utviklet tilpasset apotek sin leveranseplan mars 2016 Koordinert akspetansetest i regi av Direktoratet for ehelse (eresept-løsningen) Løsningsbeskrivelse som dokumentasjon/ beskrivelse av utviklet og levert løsning endelig godlkjent av alle parter. M5 Pilot er gjennomført Pilot for 5.16 godkjent og beslutning tatt om videre utrulling. Funksjonalitet i andre systemer er verifisert OK i parallell med apotekets pilot og utsendelse og mottak av faktura og rapport til HF er også verifisert OK. Pilot for ny oppgjørsløsning anses som godkjent M6 Avtaler godkjent og signert. Løsningen er rullet ut og innført for alle HF desember I praksis ferdigforhandlet august 2016 til oppstart av pilot. Utrulling 5.16 planlagt ferdig medio november. Noen private apotek oppgraderer ikke til 5.16 før i januar/februar. Når alle apotek er oppgradert til 5.16 er det slutt på papirfakturering fra apotek og løsningen anses for ferdig innført og helelektronisk. Prosjektet planlegges avsluttet desember 2016, og løsningen anses da som ferdig rullet ut til alle HF. 16

17 6. AVVIK I PROSJEKTET Prosjektet har med svært lite avvik innført løsning og realisert mål og gevinster som planlagt. Det har imidlertid vært stort avvik på planlagt fremdrift. Noen avvik i forhold til gjennomføring og leveranser er imidlertid registrert. Gjennomføring Prosjektet har vært gjennomført i regi av Nasjonal IKT med innleid prosjektleder fra PwC. På grunn av permisjon ble det skiftet prosjektleder i april I ettertid har det vist seg at opprinnelig prosjektplan var veldig lite realistisk. Gjennomføring av prosjektet har dermed tatt betydelig lengre tid enn forventet. Arbeidet med avklaring, beskrivelse og forankring av løsningen har vært mer omfattende enn forventet og utfordringene med å få prioritert nødvendig funksjonalitet i systemleveranse fra apotek (FarmaPro) var mye større enn antatt. Etter at utvidelse av scope var besluttet og leveranseplaner var utarbeidet, ble det 5 måneders avvik på fremdriftsplan som en følge av utsatt oppstart av pilot for FarmaPro Prosjektet har til tross for mye lengre gjennomføringstid enn planlagt, kun hatt avvik i forhold til budsjetterte midler i 2016 som en følge av utsatt oppstart av pilot for FarmaPro Utsettelsen skyldtes feil funnet i test som ikke var tatt godt nok høyde for i spesifiseringen av løsningen. Dette medførte ekstra utviklingskostnader og prosjektlederkostnader. Prosjektet er ferdigstilt og avsluttet i regi av Nasjonal IKT. Løsningen/resultatet og potensiale for gevinster er overlevert HFene. Forankring og etablering av forvaltningsregime for innført løsning for h- reseptkjeden på RHF/HF-siden er ikke endelig ferdigstilt, og det må arbeides mer med avklaringer og tilrettelegging/oppfølging av et forvaltningsansvar for hele kjeden. Prosjektet har utarbeidet en skisse til forvaltningsregime som beskrevet i eget kapittel. Leveranser/utestående Når det gjelder systemleveranser er det av prioriterings- og kapasitetsmessige grunner avtalt at noe spesifisert funksjonalitet i apoteksystemet ferdigstilles i neste versjon (5.18 planlagt utrullet våren 2017). Dette innebærer at det i den innførte løsningen er noen unntak fra spesifisert løsning. Dette går hovedsakelig på automatisering og mer presise kontroller. Helfo vil også måtte gjøre utvikling for å «matche» løsningen i FarmaPro. Unntakene er beskrevet i løsningsbeskrivelsen for innført løsning. Det er noe utestående implementering av funksjonalitet i e-reseptløsningen for flere EPJ-leverandører. Det er også noe utestående innføring av e-resept for noen HF. Og det er noe etterslep i noen HF med tanke på å ta i bruk siste versjon av forskrivningsmodulen (DIPS/FM) med støtte for h-resept-forskrivning. Dette i sum medfører mangler i datagrunnlaget i rapporter til HFene og forsinket reduksjon i omfanget av papirresepter, noe som igjen medfører noe redusert effekt i kvalitet og gevinst for h-reseptordningen i forhold til potensialet. I innført løsning for h-reseptkjeden er det noen forhold som ikke direkte kan defineres som avvik, men som det har vært arbeidet med utenfor prosjektet for å forbedre løsningen og tilføre ytterligere kvalitetssikring. Dette gjelder blant annet følgende forhold Automatisering av grensesnittet mellom LIS og SLV/FEST for overføring av fil med data om h- reseptlegemidler, varenummer og pris. Dette vil redusere risikoen for feil i datagrunnlaget, eliminere manuelle rutiner og effektivisere FEST sine prosesser med oppdateringer. Forbedring og automatisering av løsning i FEST for eliminering av manuelt arbeid Innføring av ny systemløsning hos LIS for håndtering av legemidler og priser Disse utestående leveransene må følges opp som en del av den videre forvaltningen av løsningen. 17

18 7. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Prosjektet har ikke hatt noen tydelig definert prosjektorganisasjon med dedikerte prosjektressurser tilgjengelig. Prosjektleder har ivaretatt behovet for formidling av informasjon til relevante parter og også ivaretatt kommunikasjon med de ulike aktørene som har vært involvert i prosjektarbeidet. De ulike aktørene har hatt ansvarlige ressurser som prosjektleder har forholdt seg til som kontaktpersoner og samarbeidet med for avklaringer og gjennomføring. Aktører som Helsedirektoratet, Apotekforeningen, Helfo, Statens legemiddelverk, Sykehusinnkjøp HF (LIS), Helsepersonellregisteret, Direktoratet for ehelse (eresept-løsningen) har alle deltatt i prosjektarbeidet på forespørsel og utført oppgaver for avklaring og tilrettelegging knyttet til arbeid og leveranser som prosjektet har hatt behov for. Prosjektet fikk underveis etter behov utpekt faste kontaktpersoner i hvert RHF. Dette ble etablert som en form for prosjektgruppe, bestående av en controller fra hvert RHF. Prosjektleder har forholdt seg til denne prosjektgruppen for oppfølging og bidrag knyttet til avklaringer og dialog mot RHFet og videre ut mot de enkelte HF. Prosjektleder har også fått bistand fra nøkkelressurser i to utvalgte HF (Helse Bergen HF og Sykehuset i Vestfold) som har fungert som pilot-hf, og som har bidratt med innspill og avklaringer på vegne av HFene. Prosjektleder har også formidlet informasjon og hatt kommunikasjon med ulike RHF-ressurser, spesielt knyttet til arbeid med avtaler, regnskapsmessige forhold og informasjonssikkerhet. Forhold knyttet til informasjon og kommunikasjon mot de mest relevante roller og aktører er kort kommentert under. Prosjekteier Prosjektleder har holdt prosjekteier informert underveis i prosjektet, og prosjekteier har bidratt aktivt i ulike avklaringer og prosesser for å sikre fremdrift og beslutninger. Prosjekteier har vært tilgjengelig og bidratt på forespørsel og etter behov. Det har vært god og tilfredsstillende dialog mellom prosjekteier og prosjektleder gjennom hele prosjektet. Prosjektstyret Prosjektstyret har kun hatt få sporadiske møter, og har ikke hatt noen sentral rolle i prosjektet. Prosjektets karakter og innhold har vært slik at sammensetning av et prosjektstyre og etablering av eierskap til prosjektet og leveransene for et samlet prosjektstyre har vært utfordrende. Prosjektleder har derfor i stor grad forholdt seg til prosjekteier, og gjort avklaringer med de ulike deltakerne i prosjektstyret hver for forhold knyttet til deres ansvarsområde etter behov. Prosjektets fremdrift med lange perioder med mindre aktivitet og en gjennomføringsperiode på flere år, har også gjort det vanskelig å opprettholde fokus for prosjektstyret og holde de involvert. Det kunne ha vært arbeidet mer aktivt med å involvere prosjektstyret og sikre en bedre og mer omforent tilnærming og forståelse av løsningsbehov og gjennomføring. Nasjonal IKT Prosjektleder har rapporter til Nasjonal IKTs prosjektforum, og hatt dialog etter behov med porteføljeansvarlig for avklaringer og problemstillinger knyttet til prosjektgjennomføring. Avklaringer knyttet til prosjektmidler er gjort mot NIKT, og spesielt utfordringer knyttet til etablering av forvaltningsregime er drøftet i tett samarbeid med NIKT og porteføljeansvarlig. 18

19 Saksbehandling Prosjektet har hatt behov for noe saksbehandling i fagdirektørmøtet og økonomidirektørmøtet. Det har vært samarbeidet fint med sekretariat og all saksbehandling har blitt gjennomført slik som prosjektet har ønsket og bedt om. «Prosjektgruppen» Prosjektleder har formidlet informasjon til gruppen av RHF-controllere om status og fremdrift, og har tatt opp forhold til avklaring i RHFene og ut mot HFene. Deltakerne har ivaretatt videreformidling av informasjon til HFene og fungert som et kontaktpunkt for prosjektleder mot HFene. Møter og kommunikasjon ble gjennomført etter behov. Det kunne ha vært nyttig med en sterkere styring av informasjon og kontakt ut mot HFene i prosjektet for å sikre mer involvering og ha mer «kontroll» på hva som foregår i HFene og hva som bør håndteres og følges opp. Vanskelig å sikre inkludering og kommunikasjon med alle HF. Øvrige RHF/HF-kontakter Prosjektet har fått god hjelp og støtte av ulike ressurser i RHFene og noen HF. Disse har på forespørsel bidratt med vurderinger, avklaringer, innhenting av informasjon osv. og prosjektleder har fått nødvendig bistand til gjennomføring av arbeidet. Helsedirektoratet Prosjektleder har samarbeidet tett med kontaktperson i Helsedirektoratet gjennom hele prosjektet for vurderinger og avklaringer knyttet til strukturelle og konseptuelle forhold. Dette har vært helt avgjørende for etablering av riktig forståelse og fokus i prosjektarbeidet, samt sikring av felles forankring og tilnærming på tvers av hele H-reseptkjeden. Helsedirektoratet har også ivaretatt og vært ansvarlig for all kontakt, oppfølging og avklaring mot Helfo og etablering av nødvendig løsning for prosjektet. Her har det vært et godt samarbeid om spesifisering av løsning og bidrag til avklaringer og oppfølging av forhold i hele kjeden. Apotekforeningen Det har vært tett samarbeid med Apotekforeningen for etablering av ny oppgjørsavtale og utarbeidelse av spesifikasjon for løsning i apoteksystemet. Apotekforeningen har ivaretatt all kontakt med sin systemleverandør, og stått for testing og utrulling av sin systemleveranse helt uavhengig av prosjektet. Dette samarbeidet har i all hovedsak fungert godt, med noen fremdriftsmessige og leveransemessige utfordringer underveis. Øvrige eksterne aktører Prosjekltleder har ivaretatt informasjonsformidling og kommunikasjon med de ulike aktører etter behov. Alle har bidratt på forespørsel og utført oppgaver for prosjektet som en del av sin egne interne «linjeoppgaver». Prosjektet har hatt begrenset med påvirkningsmuligheter på ulike leveranser, og både fremdrift og styring av informasjon kunne ha vært fulgt tettere opp fra prosjektet. Det har vært noen utfordringer med noen aktører med tanke på prioritet og fokus, og å få noen aktører til å ta ansvar for prosesser som prosjektet ville ha vært tjent med ble fokusert på og ivaretatt bedre. 19

20 8. EVALUERING AV PROSJEKTET Prosjektet har vært gjennomført over en meget lang periode og har omfattet mange aktører og leveranser. Det er ikke gjennomført noen strukturert evaluering av prosjektet. Oppsummeringen under er basert på prosjektleders oppfatning og egne erfaringer. Gjennomføring I forhold til opprinnelig mandat og plan, har gjennomføringen av prosjektet spesielt vist at kravspesifisering av løsningen og utarbeidelse og forankring av løsningsbeskrivelse ble mer omfattende og krevende enn antatt og planlagt planlegging av leveranser er utfordrende med tanke på liten kontroll over prioriteringer, utviklingsplaner og utrullinger for de ulike systemløsningene ferdigstillelse og koordinering av systemleveranser har vært vanskelig å planlegge og har tatt betydelig lengre tid enn forventet diverse saksbehandling og forankring av løsning kan være mer tidkrevende enn forutsatt I gjennomføringen av prosjektet har følgende forhold fungert godt samarbeid med nøkkelressurser og kontaktpersoner hos de enkelte aktørene samarbeid med Nasjonal IKT oppfølging og dialog med prosjekteier I gjennomføringen av prosjektet kunne følgende forhold ha vært ivaretatt/håndtert bedre manglende forpliktelse og forankring av deltakelse i prosjektet fra de ulike aktørene (bidrag i prosjektet utføres som vanlig linjearbeid fra alle parter «utenfor» RHF/HF) periodevis manglende fokus og tilgjengelighet fra ulike aktører som en konsekvens av at de ikke er prosjektdeltakere og gjør «prosjektarbeid» som en del av øvrig «linjearbeid» helhetlig sikring og forankring av prioriteringer hos de ulike aktørene sikring av felles forankrende RHF/HF-synspunkter på ulike forhold knyttet til tilrettelegging, løsning og innføring dialog og grensesnitt mot sluttbrukere/mottakere av løsning (HF-ressurser) organisering av prosjektet og tydeligere allokering og involvering av prosjektdeltakere involvering av prosjektstyret Leveranser/mål Med tanke på prosjektets mulighet til å fullføre prosjektets leveranser og å innfri prosjektets mål har følgende forhold vært mest avgjørende nødvendige systemleveranser fra de ulike aktørene tilgang på faglige bidrag for forståelse, avklaringer og forankring fra ulike nøkkelressurser kontinuerlig oppfølging og koordinering av alle aktørene Læringspunkter Arbeid med «verdikjeder» som krever systemløsninger på tvers av ulike aktører er krevende å planlegge, gjennomføre og styre. Basert på erfaringene i prosjektet, vil det for slike løsninger være spesielt viktig å avklare eierskap til løsningen 20

21 ha «nærhet» til beslutingstakere hos de ulike aktørene sikre forpliktelser fra de ulike aktørene og avklare bidrag og interesser i gjennomføringen sikre deltakelse for best mulig samarbeid om avklaringer og forankring av løsningsbeskrivelse sikre forankring av prioriteringer knyttet til systemleveranser med de ulike aktørene sikre en koordinert leveranseplan fra de ulike aktørene organisere en helhetlig testing av de ulike systemleveranser og «verdikjeden» avklare avslutning av prosjektet og hvordan ivareta helhetlig forvaltning av hele «verdikjeden» Arbeid med «verdikjeder» hvor systemløsningene skal realisere mål og gevinster som dekker både økonomiske og medisinskfaglige interesser er krevende å håndtere med tanke på å sikre helhetlig forståelse og eierskap for ivaretakelse av begge perspektiv. Basert på erfaringen i prosjektet, vil det for slike prosjekter være spesielt viktig å ha et tydelig eierskap og en avklart styringsstruktur som dekker begge perspektiv i prosjektet ha avklarte grensesnitt til relevante fora og beslutningstakere kunne få avklart forankrede RHF/HF-synspunkt og holdninger for ulike perspektiv sikre tilstrekkelig forståelse og ansvar for løsningen i alle perspektiv med tanke på behov for avklaringer, prioriteringer, beslutninger fra de involverte sikre ivaretakelse av alle perspektiv i videre forvaltning av løsningen Videre potensiale Basert på vurderinger knyttet til gjennomføring av prosjektet og hvilke forhold som er identifisert og vurdert, i hvilken grad målene for prosjektet er nådd og på hvilke områder det kan hentes ut ytterligere gevinster, så anbefales det at det i videre forvaltning av løsningen arbeides videre med blant annet følgende forhold/prosesser Forbedring av løsning i FEST for å sikre bedre etterlevelse av beslutninger/vilkår og LIS-anbud. Forbedringer i ereseptløsningen (sikre bruk av refusjonskode) Mulighet for å tilrettelegge for datautveksling med NPR Tilrettelegge for strukturert og lik oppfølging av kostnader og inntekter i HFene Etablering av portalløsning i regi av Helsedirektoratet med sikker pålogging for helseforetakene for uthenting av data som erstatning for utsendelse av data fra Helfo. Inkludering av oppgjørsordning for LAR-legemdiler i løsningen og forvaltningsregime Vurdere oppgjørsløsning for resterende legemidler som omfattes av finansieringsansvaret til RHFene. 9. PROSJEKTDOKUMENTASJON Under følger en oversikt over den prosjektdokumentasjonen som er utarbeidet og som overleveres til forvaltningsregimet. Dette er primært dokumentasjon knyttet til de ulike leveransene i prosjektet. Prosjektdirektiv Referat fra prosjektstyremøter Informasjonsskriv til helseforetakene Løsningsbeskrivelse Oppgjørsavtalen med Apotekforeningen Oppdragsavtalen med Helsedirektoratet/Helfo Underlag knyttet til databehandleravtale Rutine for registrering av avtalespesialister i Helsepersonellregisteret 21

22 10. VIDERE FORVALTNING AV LØSNINGEN Modell Nasjonal IKT har utarbeidet en modell for drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger. Modellen er godkjent av Nasjonal IKTs styre. Styret legger til grunn at eksisterende styringslinjer brukes i operasjonalisering av modellen, og at modellen skaleres og tilpasses etter størrelse og omfang på den enkelte løsning. Styringsstruktur Modellen skisserer en styringsstruktur og ulike roller som er nødvendig for en god og sikker drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger. Modellen skal understøtte interregionale IKT-løsninger som kan ha et nasjonalt bruksområde for spesialisthelsetjenesten, der det forvaltnings- og driftsmessige hovedansvaret for eierskap til den enkelte IKT-løsningen forutsettes å ligge hos de regionale helseforetakene (RHF). For H-resept vil de aktørene (løsningsleverandører) som er ansvarlig for de ulike systemløsningene som utgjør «verdikjeden» for ordningen, selv være ansvarlig for drift av sine løsninger. RHFenes IKT-selskaper er dermed ikke involvert i drift av H-reseptløsningen, med unntak av for EPJ-systemene og tilhørende forskrivningsmodul. Med tanke på drift- og forvaltning av de «eksterne» systemløsningene som inngår i oppgjørsløsningen for H-resept, som for eksempel e-reseptløsningen, så eksisterer det allerede noen etablerte fora og råd for avklaringer og prioriteringer knyttet til forvaltning av disse løsningene/systemene. Det pågår også ulikt arbeid i regi av Direktoratet for ehelse knyttet til etablering av forvaltningsordninger på tvers av aktører og systemer innen sektoren. Den forvaltningsordningen som må etableres for RHF/HFene for H-resept må avklare grensesnittet og samarbeidet med slike «eksterne» forvaltningsordninger, som for eksempel Endringsråd for eresept. Forvaltningsordningen som etableres må ivareta all kontakt og dialog knyttet til avklaring og prioritering av feil, endringer og forbedringer mot disse ulike aktørene for H-resept, eventuelt gjennom representanter for RHF/HFene i de ulike råd og fora. Modellen introduserer rollene Interregional Systemeiergruppe, Interregionalt Forvaltningsråd og Regionalt forvaltningsråd. Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger krever representasjon og involvering i disse rollene fra de (regionale) helseforetak (og eventuelt andre aktører) som er interessenter av IKT-løsningen. Modellen skal presist tydeliggjøre roller knyttet til beslutningsmyndighet og beslutningsprosesser for det som i sum utgjør leveransekjeden for H-reseptløsningen. Nasjonal IKT sin modell er altså lagt til grunn for foreslått forvaltningsordning for H-resept ordningen, og en tilpasset fremstilling av modellen er vist i figuren under. 22

23 Roller og ansvar De primære oppgavene/ansvarsområdene til de ulike rollene vil være som beskrevet under. 1) Interregionalt Drifts- og forvaltningsstyre Fungere som styre for drift og forvaltning av løsningen Fungere som eskaleringspunkt for Interregional systemeiergruppe 2) Interregional systemeiergruppe Prioritere endringsbehov, sikre finansiering og beslutte andre strategiske valg Formidle eventuelle behov for vurderinger/tilrettelegging til Interregionalt forvaltningsråd Behandle saker fra Interregionalt forvaltningsråd Delta i strategisk dialog med løsningsleverandører etter behov 3) Interregionalt forvaltningsråd Ivareta interregional koordinering og prioritering av vedlikeholds- og utviklingsbehov Ivareta all dialog mot løsningsleverandører for strategiske, funksjonelle og avtalemessige forhold Sikre og koordinere regionalt og interregionalt samarbeid knyttet til arbeidsprosesser Drive prosesser og arbeid knyttet til proaktivt vedlikehold og utvidelser/endringer av løsningen Sikre forankring og eventuelt utarbeide beslutningsgrunnlag for interregional systemeiergruppe 4) Regionalt forvaltningsråd Ivareta regional koordinering og tilrettelegging og utveksling av erfaringer, praksis og behov Koordinere og prioritere feilrettings- og endringsbehov til Interregionalt forvaltningsråd Kontaktpunkt for noen operative forhold mot noen løsningsleverandører (Helfo og HPR) 5) Løsningsleverandører Drift og forvaltning av løsninger i henhold til kontrakt og avtaleverk 23