AS Kirkegaten 74. Konkurransegrunnlag for anskaffelse av adgangskontroll og kantinebetalingssystem i AS Kirkegaten 74 sine bygninger

Transkript

1 AS Kirkegaten 74 Konkurransegrunnlag for anskaffelse av adgangskontroll og kantinebetalingssystem i AS Kirkegaten 74 sine bygninger Dato: 10. oktober

2 Innholdsfortegnelse 1 Informasjon om anskaffelsen Innbydelse til konkurranse Om oppdragsgiver Konkurranseform Generelle konkurranseregler Terskelverdi Orientering om anskaffelsen Anskaffelsens formål, art og omfang CPV-koder Kunngjøring Tilbudskonferanse og befaring Tilbudsåpning Konkurransegrunnlaget Konkurranseregler og kvalifikasjonskrav Spesielle konkurranseregler Dekning av kostnad for å delta i konkurransen Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer Leverandørens rett til å tilbakekalle eller endre tilbudet Tilbudsfrist frist for innlevering av tilbudet Vedståelsesfrist Adresse for levering av tilbud Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden Språk, format og kopier Tilbudet Deltilbud Alternative tilbud Forbehold og avvik Videre progresjon og frister i anskaffelsen Krav til tilbyders kvalifikasjoner (firmakvalifikasjon) Obligatoriske og ufravikelige krav som følger av regelverk Andre kvalifikasjonskrav Arbeidsfellesskap erklæring om solidaransvar Bruk av underleverandør krav om forpliktelseserklæring Tildelingskriterier Pris Systemløsning adgangskontroll Systemløsning kantinebetaling Responstid og deletilgang Serviceavtale Vekting av kriteriene Kompetanse og tilgjengelighet Kontraktsbestemmelser Standard avtalevilkår Spesielle kontraktsbestemmelser Beskrivelse/Kravspesifikasjon Leveranse og omfang Bakgrunn og leveranseomfang Dimensjoneringsforutsetninger Beskrivelse av leveransen Funksjonalitet adgangskontrollsystemet Funksjonalitet kantinebetaling Administrasjonssystemet adgangskontroll Undersentraler

3 4.2.5 Kortlesere Leveranse av IKT infrastruktur Leveranse av låseutstyr Andre krav Serviceavtale Svardokumenter Tilbudsopplysninger Krav til dokumentasjon

4 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Innbydelse til konkurranse Om oppdragsgiver AS Kirkegaten 74 eies 50 % av Oppland fylkeskommune og 50 % av DnB ASA. Oppdragsgivers autoriserte bestillere og kontaktperson er: Autorisert bestiller Svein Skogli Driftsansvarlig AS Kirkegaten 74 Tlf: E-post: svein.skogli@oppland.org Hovedkontaktperson Audun Bjørkøy Audun Bjørkøy Prosjektansvarlig Kontar AS Tlf: E-post: ab@kontar.no Konkurranseform AS Kirkegaten 74 (oppdragsgiver) innbyr til konkurranse for anskaffelse av adgangskontrollsystem og tilhørende kantinebetalingssystem til bygningsmassen i Kirkegata på Lillehammer. Konkurransen gjennomføres iht Lov om offentlige anskaffelser og forskrift for offentlige anskaffelser del I og II. Konkurransen gjennomføres som to-trinns konkurranse med forhandling, jf. FOA Planlagt maksimum antall tilbydere som inviteres til forhandlinger er Generelle konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 ( LOA ) med endringslov av 30. juni 2006 og forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 ( FOA ) med senere endringer gjelder for konkurransen Terskelverdi Anskaffelsen gjøres i henhold til reglene som gjelder kontraktsverdi under EØSterskelverdi. 1.2 Orientering om anskaffelsen Anskaffelsens formål, art og omfang Oppdragsgiver ønsker tilbud på erstatning av eksisterende adgangskontrollsystem med fjerning av gammelt utstyr samt installasjon, konfigurering og opplæring i nytt system. Eksisterende adgangskontrollsystem er et system levert av Securitas Direct 4

5 og er fullt operativt i dag. Begrenset tilgang på reservedeler gjør at systemet må byttes ut. Arbeidet forventes startet i begynnelsen av 2013 og forventes ferdigstilt senest i løpet av 2. kvartal Nærmere beskrivelse av anskaffelsen fremgår av konkurransegrunnlagets del 0 Spesielle avtalevilkår finnes i Vedlegg 5. Beskrivelse/Kravspesifikasjon CPV-koder Anskaffelsen har følgende Common Procurement Vocabulary produktkoder (CPV): Elektriske ledere for adgangskontrollsystemer Adgangskontrollsystemer Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin ( Tilbudskonferanse og befaring Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. Befaring vil hovedsakelig bli avholdt i uke 42 og 43 etter avtale/ønske Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Samtlige tilbydere som har levert tilbud innen tilbudsfristen vil bli vurdert. 1.3 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: - Konkurransegrunnlagets del 1, 2, 3, 4 og 5. - Vedlegg o Vedlegg 1 Tabell over nummererte skal-krav o Vedlegg 2 Plantegninger med kortlesere og undersentraler o Vedlegg 3 Krav til tilbyders erfaring o Vedlegg 4 Prisliste o Vedlegg 5 Standardvilkår AS Kirkegaten 74 o Vedlegg 6 Tilstandsrapport for dører, lås og beslag. 2 Konkurranseregler og kvalifikasjonskrav 2.1 Spesielle konkurranseregler Dekning av kostnad for å delta i konkurransen Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader den påføres ved å delta i konkurransen Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer fremgår av FOAs bestemmelser om dette. 5

6 2.1.3 Leverandørens rett til å tilbakekalle eller endre tilbudet Leverandørens rett til å tilbakekalle eller endre tilbud fremgår av FOAs bestemmelser om dette Tilbudsfrist frist for innlevering av tilbudet Siste frist for innlevering av tilbudet er: 16. november 2012 kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på utleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen vil bli avvist Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 90 dager Adresse for levering av tilbud Per post AS Kirkegaten 74 v/irene Lykstad Postboks Lillehammer Levering (besøksadresse) AS Kirkegaten 74 v/irene Lykstad Kirkegata Lillehammer E-post (for digital kopi) Irene.lykstad@oppland.org Leverandøren bærer ansvaret for forsinkelser i postgangen og lignende. Levering av tilbudet på andre adresser enn ovenfor kan føre til avvisning Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp dersom det oppdages at konkurransegrunnlaget inneholder feil, utelatelser, uklarheter eller andre mangler som har betydning for tilbudet. Dersom leverandøren har spørsmål vedrørende konkurransen, skal spørsmål i den forbindelse fremmes på e-post til oppdragsgiver: Navn: Audun Bjørkøy E-post: ab@kontar.no Alle spørsmål og svar på spørsmål vil bli lagt ut på Doffin uten å oppgi identiteten til spørsmålsstilleren. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget Språk, format og kopier Det skal leveres ett eksemplar av dokumentasjonen i forseglet konvolutt/pakke. Det skal i tillegg leveres elektronisk versjon på CD, minnepenn, e-post eller lignende. Ved motstrid mellom elektronisk utgave og original papirutgave vil original papirutgave ha forrang. 6

7 Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. Tilbudet skal være på norsk Tilbudet Tilbudet skal inneholde informasjon som er etterspurt i dette dokumentets del 5 Svardokumenter. Tilbudet skal leveres i anonym konvolutt/innpakning som er merket: «A/S Kirkegaten 74 anbudskonkurranse adgangskontrollanlegg» Tilbudet skal leveres i ett papireksemplar og ett digitalt eksemplar lagt inn på minnepenn for USB Deltilbud Det er kun anledning til å gi tilbud på hele oppdraget Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud Forbehold og avvik Forbehold og avvik til konkurransegrunnlaget kan føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål, jf. punkt Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden. Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og beskrives i tilbudsbrevet, og så vidt mulig prissettes. Forbehold som ikke er prissatt, vil om mulig bli kostnads- eller skjønnsmessig vurdert av oppdragsgiver i forbindelse med evaluering av tilbud. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning Videre progresjon og frister i anskaffelsen Planlagt minimum antall tilbydere som inviteres til forhandlinger er 3. Planlagt maksimum antall tilbydere som inviteres til forhandlinger er 5. Innkalling til forhandling vil skje etter tilbudsfristens utløp. Kontaktinformasjon hos tilbyder på hvem som skal motta denne innbydelsen må oppgis i tilbudet. Det er anledning til å forhandle om endringer og suppleringer av alle sider av tilbudet. Oppdragsgivers tilbakemeldinger i forhandlingene skal ikke anses som avslag. Opprinnelige og reviderte tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp. Det vil kunne skje endringer i tidsplanen, men antatt framdriftsplan for anskaffelsen er: - Følgende periode er avsatt til forhandlinger med tilbydere: To fire personer fra oppdragsgiver og én person fra Kontar AS, som har bistått oppdragsgiver i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget, vil delta på forhandlingene. 7

8 - Ferdig forhandlet tilbud må foreligge senest 11. desember Signering av kontrakt innen Krav til tilbyders kvalifikasjoner (firmakvalifikasjon) For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil krav og dokumentasjon som følger nedenfor legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver kunne vektlegge egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Byggherren vil velge maksimum 5 minimum 3 tilbydere blant de kvalifiserte til forhandlinger Obligatoriske og ufravikelige krav som følger av regelverk Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Skatteattester Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter. Tilbyder skal legge vekt på to attester 1. Attest fra kemner eller kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk og arbeidsgiveravgift). 2. Attest fra skattekontor i vedkommende region (merverdiavgift). Norske firma: Attestene skal være så nye som mulig og ikke eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Begge attestene skal ha betegnelsen RF-1244 og være fastsatt av Skattedirektoratet. Utenlandske firma: For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. HMS-egenerklæring Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Tilbyder skal vedlegge utfylt og undertegnet HMSegenerklæring (se oppdatert egenerklæring på: ). Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte Andre kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 mnd, og som baserer seg på siste kjente årsregnskap. Ratingen skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandør ikke kan legge ved kredittvurdering vil 8

9 oppdragsgiver på eget initiativ innhente dette. Dersom leverandørs kredittvurdering ikke er tilfredsstillende, vil dette likevel kunne kompenseres ved garantier fra bank. Leverandøren må være en etablert sikkerhetsleverandør Leverandør må dokumentere at den har god erfaring med sikkerhetsanlegg generelt. Det kreves referanser samt en kort beskrivelse av minimum to, maksimum fire relevante oppdrag i tilsvarende størrelsesorden som er utført av leverandør de siste fire årene. Fyll inn skjema i Vedlegg 3 Krav til tilbyders erfaring. Leverandøren skal ha kapasitet til å gjennomføre oppdraget i ønsket tidsrom Leveringsdyktighet over tid Utbytting av adgangskontrollsystemet skal skje i løpet av første halvår Leverandør må dokumentere/garantere at det finnes kapasitet til å gjennomføre prosjektet i denne perioden mtp personell, deletilgang, service og andre faktorer som er essensielle for å gjennomføre prosjektet. Leverandør må dokumentere at den har god leveringsdyktighet og tilgang på reservedeler i lang tid fremover. Tilgang på reservedeler i 15 år er satt som kvalifikasjonskrav Arbeidsfellesskap erklæring om solidaransvar Der tilbyder støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, skal det med tilbudet følge en erklæring om solidarisk ansvar overfor oppdragsgiver og tredjemann. Videre skal hvert enkelt deltakende firma i arbeidsfellesskapet gi slike opplysninger om sitt firma som er krevd i konkurransegrunnlaget. Arbeidsfellesskap vil bli vurdert under ett for alle kvalifikasjonskrav unntatt HMS. For HMS vurderes hver enkelt deltager individuelt Bruk av underleverandør krav om forpliktelseserklæring Der leverandøren støtter seg på en underleverandør for å bli kvalifisert, må leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. Dette kan dokumenteres ved at leverandøren fremlegger en gjensidig forpliktelseserklæring eller tilsvarende. 2.3 Tildelingskriterier Punktene beskriver kriteriene for valg av tilbud. Punkt beskriver hvordan vektingen av disse vil bli foretatt Pris Leverandør må fylle ut prislisten i Vedlegg 4 og bruke dette som pristilbud. Alle kostnader skal registreres i prislisten, og tilbyder står fritt til å legge til egne punkter etter behov og ønske. 9

10 Den totale prisen skal omfatte alle kostnader for komplett levert, montert, tilkoplet, uttestet og idriftsatt anlegg inkludert merking, etterkontroll og dokumentasjon. Prisen skal også omfatte alle kostnader for demontering av gammelt adgangskontrollanlegg. Leverandøren skal liste opp alle enhetspriser på det utstyret/komponentene som inngår i leveransen. Elementer som ikke prises som separat post oppfattes å være inkludert i de øvrige enhetsprisene. Leverandøren skal inkludere alle nødvendige ytelser i enhetsprisene, som for eksempel reise- og oppholdsutgifter. Enhetsprisene skal være gjeldende for 5 år fremover i tid, regulert etter konsumprisindeks, med tanke på utvidelse og erstatningsdeler. Se også punkt Systemløsning adgangskontroll Systemløsning for adgangskontroll vil hovedsakelig bli vurdert på kvalitet og funksjonalitet. Kravdokumentet i vedlegg 1 Tabell over nummererte skal-krav må fylles ut. Løsningene som leverandørene tilbyr skal være kompatible innenfor de rammene som er satt i kravdokumentet, men det finnes ulike måter å løse beskrivelsene og rammene som er oppstilt der på. Dette må da beskrives i kommentarfeltet i kravtabellen evt. i eget vedlegg. Se punkt 4.2 og punkt Systemløsning kantinebetaling Systemløsning for kantinebetaling vil hovedsakelig bli vurdert på kvalitet og funksjonalitet. Kravdokumentet i vedlegg 1 Tabell over nummererte skal-krav må fylles ut. Løsningene som leverandørene tilbyr skal være kompatible innenfor de rammene som er satt i kravdokumentet, men det finnes ulike måter å løse beskrivelsene og rammene som er oppstilt der på. Dette må da beskrives i kommentarfeltet i kravtabellen evt. i eget vedlegg. Se punkt 4.2 og punkt Responstid og deletilgang Responstid hos leverandør og tilgang til deler i overskuelig fremtid blir vurdert. Leverandør må spesifisere responstid, både over telefon og oppmøte, i garantiperioden. I tillegg kreves det dokumentasjon på leveringsdyktighet over tid. AS Kirkegaten 74 ønsker sikker tilgang på reservedeler i minimum 15 år. Dokumentasjon rundt leveringsdyktighet og lengden på sikker tilgang til reservedeler vil være med i vektingen Serviceavtale Leverandør må legge ved forslag til serviceavtale. Denne vil bli vurdert i forhold til pris og responstid, samt inkludert service og vedlikehold. Det forutsettes full service i prøvedriftsperioden uten ekstra kostnader for byggherren. 10

11 2.3.6 Vekting av kriteriene Ved tildeling av avtale vil vi velge det mest lønnsomme tilbudet der tilbudspris pluss prissatt manglende kvalitet får lavest sum. Kriteriene gis karakter fra 1 5, der 5 er best, etter den kvalitet de vurderes å ha i tilbudet. Dette utgjør et tillegg til selve prisen. Tillegget multipliseres med en regulerbar faktor som indikerer hvor høyt kvalitet vektlegges. I denne konkurransen er faktor satt til 1,0. Følgende kvalitetskriterier med respektive vektlegging og høyest mulig karakter benyttes: Kriterium Høyeste karakter Vekt Sum Systemløsning adgangskontroll Systemløsning kantinebetaling Responstid Serviceavtale Høyest mulige karakter: 175 Kvalitet og pris håndteres slik at de regnes om til ett sammenligningstall. Det beste tilbudet er det som har det laveste sammenligningstallet. Sammenligningstallet er en beregning av prisen ut fra følgende eksempel: Eksempel En tilbyder gir en pris på 100 kr. Tilbudets kvalitet er vurdert til karakteren 140, dvs 20 % fra best mulig totalkarakter, som er 175. Sammenligningstallet blir da (100 * 1,20) = 120 kr, ettersom prisen skal tillegges manglende kvalitet på 20 % (20 * 1,0) Kompetanse og tilgjengelighet Leverandøren må redegjøre for hvordan oppgaven tenkes løst hva angår system, produktkunnskap og personell. I tillegg må leverandøren tydelig redegjøre for firmaets kapasitet hva angår geografisk tilgjengelighet. Bl.a. må kostnader ved behov for lokal assistanse og utrykningstid være spesifisert. Se punkt

12 3 Kontraktsbestemmelser 3.1 Standard avtalevilkår For kontrakten gjelder NS 8400 Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved anbudskonkurranser og NS 8405 Norsk Bygge- og anleggskontrakt. 3.2 Spesielle kontraktsbestemmelser Spesielle avtalevilkår finnes i Vedlegg 5. 4 Beskrivelse/Kravspesifikasjon 4.1 Leveranse og omfang Bakgrunn og leveranseomfang AS Kirkegaten 74 benytter i dag et snart 20 år gammelt adgangskontrollsystem. Systemet har fungert meget godt, men mangel på reservedeler gjør at systemet må byttes ut, inkludert undersentraler og kortlesere. Anlegget styrer også alarmsoner noen steder i bygget. Alarmanleggene skal ikke byttes ut, men styres fra det nye systemet. Leveransen omfatter nytt adgangskontrollsystem med tilhørende undersentraler og kortlesere. Systemet skal settes opp slik at de ansatte kan bruke sitt nøkkelkort for betaling i kantine. Adgangskontrollsystemet skal være hovedsystem for å regulere flyten av ansatte og besøkende i bygningen til forskjellige tider på døgnet. Bygningene må deles inn i soner som er fysisk avgrenset med kortleserstyrte dører og låste alarmovervåkede dører. Server og klienter vil bli levert av AS Kirkegaten 74 i henhold til produktspesifikasjoner gitt av leverandør. Det er montert et eget service-lan i bygningen som undersentralene skal kommunisere over. Eksisterende komponenter som kan benyttes: - Brytere for åpning fra innside. - Brytere for nødåpning. - Kabling fra undersentral til dør (10par). - Lås og beslag på dører. I tilfeller hvor tilbyder ønsker å plassere undersentral på andre steder enn der undersentralene er plassert i dag, må kabling være inkludert i tilbudet. Dagens undersentraler støtter opp til 4 dørmiljøer (4 dører, 8 kortlesere). 12

13 I tillegg til dagens kortlesere, skal det installeres 8 nye lesere. Disse er tydeliggjort i Vedlegg 2 Plantegninger. Kabling fra undersentral til dørmiljø skal være inkludert i pristilbudet Dimensjoneringsforutsetninger Ut ifra kravene som stilles i 4.2 Beskrivelse av leveransen skal adgangskontrollanlegget som installeres hos AS Kirkegaten 74 ha: - Fleksibilitet mht. utvidelsesmuligheter for å dekke eventuell fremtidig økning i antall kortleserstyrte dører og kortholdere. - Høy pålitelighet og tilgjengelighet - Autonome undersentraler - Stor grad av brukervennlighet - Stor kapasitet mht. antall kortbrukere og transaksjoner i systemet Anbudet skal spesifisere systemets utvidelsesmuligheter og totale kapasitet som antall kortbrukere, hendelser i transaksjonsdatabase, antall undersentraler osv. Levert utstyr skal kunne opprettholde en normal driftstilstand (teknisk levetid) i minst 10 år. Tabellen nedenfor viser antall kortlesere og undersentraler. Plan Ant kortlesere Undersentraler Kommentar Plan U3 8 0 Plan U Plan U Plan Hoveddør bank skal styres fra systemet, men trenger ikke kortlesere. Plan Plan Plan Plan Plan I heis 3 0 Kantinebetaling 2 0 Totalt Beskrivelse av leveransen 13

14 4.2.1 Funksjonalitet adgangskontrollsystemet Dette underkapittelet beskriver krav til funksjonalitet i adgangskontrollsystemet. Beskrivelsen fokuserer på funksjonalitet slik at leverandøren får mulighet til å benytte sitt eget utstyrssortiment mest mulig optimalt. FK 01. FK 02. FK 03. FK 04. FK 05. FK 06. FK 07. FK 08. FK 09. FK 10. FK 11. FK 12. FK 13. FK 14. FK 15. FK 16. FK 17. FK 18. Bruker skal ha tilgang til bestemte soner i bygget innenfor gitt tidsrom. Utenfor spesifisert åpningstid må bruker taste inn personlig kode. En bruker (et kort) må kunne kobles mot mange grupper. Bruker må kunne aktivere og deaktivere alarm fra kortleser. Systemet skal skille mellom minimum 100 fysiske soner. Systemet skal operere automatisk ut ifra kalender koblet mot grupper. Systemet skal ha program for automatisk omstilling mellom sommerog vintertid. Bevegelige helligdager og spesielle dager som julaften, nyttårsaften og onsdag i påskeuken skal kunne programmeres for minst fem år av gangen. Hver enkelt kortbruker skal tildeles en unik identitet i systemet som identifiserer vedkommende entydig med f.eks. fødselsnummer. Systemet skal ha mulighet for å spesifisere siste gyldighetsdato (-til) eller et tidsrom (fra - til) for alle kort i systemet. Sperring av kort skal kunne foregå automatisk ved utløp av gyldighetstiden. Ubrukte kort innenfor en forhåndsdefinert tidsperiode skal komme opp som et varsel. Det skal iht. varselet være mulig å deaktivere kortet. Personlig kode skal kunne velges fritt av kortinnehaveren og skal bestå av minimum 4 siffer/tegn. Det skal være mulig å benytte trusselkode i systemet og det skal fritt kunne velges hvilke kortlesere det benyttes trusselkode på. Alle dører i/tilknyttet systemet skal kunne programmeres til å stå låst/ulåst eller åpen/lukket i fritt valgte tidsperioder. Adgangskontrollsystemet skal strømforsyne alle adgangskontrollerte dører. Systemet skal kunne benyttes til fjernåpning av utvalgte dører/porter. Dette gjøres enten fra administrator, utplasserte brytere eller klienter (også smarttelefon/nettbrett). Kort som mistes eller misbrukes skal kunne blokkeres av systemansvarlig. Systemets lånekort funksjon/håndtering skal beskrives. 14

15 FK 19. FK 20. FK 21. FK 22. FK 23. FK 24. FK 25. FK 26. FK 27. FK 28. FK 29. FK 30. FK 31. FK 32. FK 33. FK 34. Bruk av sperret kort skal gi alarm til administrasjonssystemet. Systemansvarlig skal kunne programmere hvor mange forsøk kortinnehaver skal ha til rådighet for å slå riktig kode før kortet suspenderes i en forhåndsdefinert tid. Overskridelse av antall bruksforsøk skal gi alarm i administrasjonssystemet. Systemet skal kunne vise status for alle kortleserstyrte- og kontrollerte dører - dvs. åpen/lukket og ulåst/låst. Alle kortlesere skal fritt og uavhengig av hverandre kunne sperres for bruk, enten som en fast funksjon eller som en periodisk tidsfunksjon hvor tiden er regulerbar. Systemet skal kunne konfigureres til å gi akustisk varsel, samt alarm til administrasjonssystemet, ved dør nødåpnet/brutt opp og dør for lenge åpen. På administrasjonssystemet skal det skilles på hvilken av alarmene som er utløst. Systemet skal umiddelbart oppdatere alle undersentraler med de endringer som operatører gjør. Systemet skal kunne ivareta heisstyring med individuell tilgang til etasjer. Ved bruk av kortleser i heisstol gis tilgang til de etasjer vedkommende kort er programmert for å kunne kjøre til, i tillegg til fritt tilgjengelige etasjer. Følgende transaksjonsdata skal kunne registreres og lagres: Døridentitet (hvilken dør), Tidspunkt, Navn, Avdeling, Kortets unike nummer, Type hendelse Systemet skal, for å ivareta krav til brannrømning, kunne frigjøre/låse opp dører i anlegget på signal fra brannalarmanlegget. Mulighet for inngang kun mot personlig kode (uten kort) på utvalgte kortlesere for enkelte brukere. Brukere skal kunne låse soner fra sitt kort, f.eks. hvis alle er ute til lunsj. Systemet skal hovedsakelig støtte kortstandarden Mifare, men ha mulighet for utvidelse til andre standarder. Adgangskortene (Mifare) skal kunne benyttes med andre separate systemer, som Wintid (fleksimeter) og henting av utskrift på printer. Systemet må ha mulighet til å registrere eksisterende kort fra andre systemer (eksempel: Kort fra DnB i Oslo). På gjeldende tidspunkt er det behov for Mifare, men på sikt kan det også være behov for andre teknologier. Systemet bør benytte åpne standarder, og skal ha gode muligheter for videre ekspansjon. Alle kabler og enheter må ha varig merking for senere feilsøk. 15

16 FK 35. FK 36. Systemet skal sikres med automatisk backup minimum 1 gang i døgnet. Systemet bør kunne installeres i bygninger med geografisk avstand og administreres fra ett sted Funksjonalitet kantinebetaling FK 37. FK 38. FK 39. FK 40. Bruker må kunne benytte sitt kort til å betale for mat i kantine. Ønsket funksjonalitet: Bruker kan fylle opp adgangskort med penger fra VISA/Master Card på egen utplassert terminal. Leverandør må beskrive systemet. Leverandør kan foreslå annen løsning for kantinebetaling. Kantinebetalingen og oppfylling av adgangskort skal fungere automatisk, uten tilsyn av driftspersonell. Systemet må kunne generere rapporter over hvem som har betalt i kantinen. Både liste over personer og summert liste for hver enkelt leietaker. Gjester skal kunne betale med visa i samme terminal og få kvittering som betalingsbevis Administrasjonssystemet adgangskontroll FK 41. Administrasjonssystemet skal være en full flerbrukerløsning som gir alle brukere tilgang til systemet samtidig. FK 42. FK 43. FK 44. FK 45. FK 46. FK 47. FK 48. Tilgang til menyer skal fritt kunne defineres og sperres ved hjelp av tilgangskontroll relatert til brukertype (eks systemansvarlig, kortadministrator, vakt). Kommunikasjon mellom servere og klienter skal benytte kjente krypterte kommunikasjonsprotokoller. Administrasjonssystemet skal inneholde interaktiv planoversikt med mulighet for å navigere til kortlesere og dører. Grafikken skal vise status for dører, kortlesere, undersentraler og ha mulighet for andre typer parametersetting. Grafikk skal bygges opp fra importerte DAK tegninger (DWG-format). Tilbyder skal levere en pris på komplett grafisk presentasjon av anlegget. Tilbyder må beskrive omfanget og mulighetene i den grafiske fremstillingen. Spesielle hendelser fra systemet skal automatisk presenteres med grafisk bilde, som angir lokalisering. Endring i status skal oppdateres dynamisk. Hendelser og alarmer som presenteres skal inneholde minimum adresse, prioritet, dato/tid, lokasjon og type hendelse. 16

17 FK 49. FK 50. FK 51. FK 52. FK 53. FK 54. FK 55. FK 56. FK 57. Hendelser over en viss prioritet skal kunne sendes som SMS til telefon med samme informasjon som spesifisert i FK 48. Systemet skal kunne generere egendefinerte rapporter. Alle hendelser i systemet skal lagres for å kunne gjøre oppslag minimum 3 måneder tilbake (jfr. Lov om personvern med forskrifter). Det skal leveres løsning for tilgang til administrasjonssystemet via webgrensesnitt og smarttelefon/nettbredd. Adgangskortene må kunne produseres som ID-kort med bilde. Adgangskortene må enkelt kunne lages med forskjellig design til forskjellige kunder. Systemet må ha mulighet for klienter, slik at produksjon av kort eventuelt kan gjøres utenfor driftssentralens lokaler. Det skal leveres opsjon på 2 ekstra terminaler i tilbudet. Systemet skal ha mulighet for besøksprotokoll og utskrivelse av navnelapper til gjester, samt sikkerhetssluse/bommer i resepsjon. 1 Systemet skal støtte import av brukerdata fra kjente filformater eksportert fra for eksempel personalsystemer Undersentraler Undersentraler for adgangskontrollen skal plasseres i teknisk sjakt. Ved behov for annen plassering anvises dette av oppdragsgiver. Undersentralene skal benytte seg av oppdragsgivers service-lan. FK 58. FK 59. FK 60. FK 61. FK 62. FK 63. FK 64. Undersentralene skal fungere som selvstendige enheter dersom kommunikasjonen med server svikter. Ved kommunikasjonssvikt skal det ikke være noen endringer i lokal funksjon. Lagringskapasitet per undersentral skal ivareta minimum kort. Feil på kommunikasjon mellom undersentral og server skal omgående registreres og meldes i administrasjonssystemet. Når en undersentral får kontakt med server etter kommunikasjonsbrudd, skal alle lagrede hendelser og aksjoner synkroniseres automatisk. Undersentraler skal kontinuerlig rapportere hendelser som skal behandles/lagres i det overliggende systemets hendelsesdatabase. Tid fra bruk av kort i leser til funksjon utføres (for eksempel dør låses opp) skal ikke overskride 0,3 sekunder. 1 Besøksprotokoll med navnelapper og sikkerhetssluse er ikke aktuelt på gjeldende tidspunkt, men kan bli aktuelt på sikt. 17

18 FK 65. FK 66. Undersentraler skal ha kapasitet til å ta imot alle sabotasjealarmer som fysisk tilhører den enkelte undersentral. Undersentraler skal være alarmbelagt, slik at åpning av deksel eller frakopling av utløser alarm i administrasjonssystemet. FK 67. Undersentralens funksjoner og drift skal sikres med batteribackup på 4 timer, dette gjelder også drift av låser. Alarm skal sendes FK 68. Undersentralene skal kommunisere med hovedsentral (server) over eksisterende service-lan (Cat 6) Kortlesere Det skal benyttes kortlesere for berøringsfir avlesning. Kortlesere skal registere ønsket adgang til bestemte områder (dør) og etter godkjenning i undersentralen gis adgang dersom kort og eventuell kode godtas. FK 69. FK 70. FK 71. FK 72. FK 73. FK 74. FK 75. Alle kortlesere skal være tilpasset Mifare, med mulighet for utvidelse til andre kortstandarder. Alle kortlesere skal leveres med tastatur. Alle kortlesere skal ha indikasjon som klart og entydig angir status for leseren/døren. Alle kortlesere skal ha sabotasjebeskyttelse med varsling. Kortleserne skal ha innebygget akustisk signalgiver. Alle kortlesere bør ha livstidsgaranti, også på tastaturet. Alle leserne skal kunne monteres ute med minimum IP55-sertifisering og kunne fungere ned til minus 40 grader celsius Leveranse av IKT infrastruktur Adgangskontrollsystemet skal ha et sentralt driftsmiljø for server og tilhørende utstyr som plasseres i AS Kirkegaten 74 sin driftssentral. Leverandøren skal redegjøre for hvordan server og applikasjon skal operere. Leverandøren redegjør også for krav til hardware for servere. Server(e) i henhold til leverandørens spesifikasjon leveres av AS Kirkegaten 74, inkludert operativsystem. Øvrige lisenser som systemet trenger skal være inkludert i leveransen. Backupløsning etableres i henhold til leverandørens anbefaling. Etter leveranse av maskinvare overtar leverandør ansvaret for å installere applikasjoner, drivere osv, samt konfigurere maskinvaren. Alt nettverksutstyr som switcher og lignende utstyr leveres av AS Kirkegaten 74. Kommunikasjon mellom server og eventuelle klienter skal benytte kjente krypterte kommunikasjonsprotokoller. Anlegget skal på overordnet nivå, dvs. mellom server(e), undersentraler og administrasjonssystem kommunisere over service-lanet. Drifting av service-lanet vil utføres av AS Kirkegaten

19 4.2.7 Leveranse av låseutstyr AS Kirkegaten 74 sine bygninger skal sikres i henhold til forsikringsselskapenes godkjenningsnemd (FG). Alle dører har montert lås og beslag som skal benyttes av det nye systemet. Dersom noe av utstyret må byttes ut sørger AS Kirkegaten 74 for dette. Tilstandsrapport for dagens dører med lås og beslag finnes i vedlegg Andre krav AK 01. Ved installering av nytt adgangskontrollsystem må sikkerheten ivaretas i bygningen. AK 02. AK 03. AK 04. AK 05. AK 06. AK 07. Innsamling og innlegging av alle nødvendige brukerdata skal inngå og utføres i samarbeid med representant fra AS Kirkegaten 74 for opplæringsøyemed. Leverandørens lokale tilgjengelighet / lokale kompetanse skal spesifiseres i anbudet. Anbudet må spesifisere responstid ved tilkalling for feilretting. AS Kirkegaten 74 sine driftsoperatører skal ha full administrasjonstilgang til systemet. Anbudet må tydelig spesifisere systemets totalkapasitet. Brukerveiledning og annen dokumentasjon skal være tilgjengelig på skandinavisk Serviceavtale Tilbyder skal tilby serviceavtale til oppdragsgiver, men oppdragsgiver skal fritt kunne velge om en slik avtale skal benyttes, samt lengden på avtalen. Inngåelse av serviceavtale skal ikke påvirke pris på hovedbestillingen. Forslaget til serviceavtale må tydelig spesifisere pris, omfang, responstider ved oppmøte og fjernassistanse samt inkluderte service- og reservedeler Tilkalling ved behov for service Utrykninger ved feilmeldinger skal bestilles av autorisert bestiller hos oppdragsgiver. Hvilke personer som er autoriserte bestillere hos oppdragsgiver per dags dato fremgår av dette dokumentets kapittel Om oppdragsgiver Kontaktpersoner hos leverandør AS Kirkegaten 74 skal til enhver tid ha én eller maks to personer å forholde seg til ved behov for service eller annen kontakt Kontaktpersoner hos AS Kirkegaten 74 Dersom leverandør har behov for å komme i kontakt med AS Kirkegaten 74 skal personene listet i dette dokumentets kapittel Om oppdragsgiver kontaktes. 19

20 5 Svardokumenter Dette kapittelet redegjør for hvordan opplysningene skal presenteres i tilbudet. 5.1 Tilbudsopplysninger Følgende dokumenter ligger til grunn for tilbudet Dokument Komplett konkurransegrunnlag som utsendt av oppdragsgiver. Dokumenter sendt av oppdragsgiver i ettertid: spørsmål og svar i kunngjøringsperioden. Referanse Dette dokumentets del 1-5 Vedlegg 1-7. Dette dokumentets punkt Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden Dokumenter sendt av oppdragsgiver i ettertid. Dokumentasjon som er spesifisert nedenfor og som sammen med tilbudsbrevet utgjør tilbudet Krav til dokumentasjon Følgende tabell lister krav til dokumentasjon fra leverandør. Krav til dokumentasjon Tilbudsbrev: - Tilbudsbrevet skal være datert og signert av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. - I tillegg bør tilbudsbrevet inneholde en innholdsfortegnelse over tilbudsbesvarelsen og vedlagt dokumentasjon - Eventuelle forbehold skal fremgå av tilbudsbrevet jf Fastpris for hele leveransen skal fremkomme av tilbudsbrevet. Kontaktinformasjon hos tilbyder på hvem som skal motta innbydelsen til forhandling må oppgis i tilbudet. Beskrivelse av leveransen. Beskrivelse av firmaets systemløsning Kilde Tilbyders eget dokument Videre progresjon og frister i anskaffelsen Tilbyders eget dokument Vedlegg 1 / 4.2 / / Utfylt kravsdokument Detaljert prisliste Vedlegg 4 /

21 Opsjon på 2 stk ekstra klienter til adgangskontroll Tilbyders eget dokument / FK 55 Beskrivelse av kompetanse og tilgjengelighet Tilbyders eget dokument / Skatteattest fra kommunekasserer (kemner) Skatteattest fra skattekontoret i fylket HMS egenerklæring Kredittvurdering/rating Referanseliste for tilbyders kvalifikasjoner/firmakvalifisering Erklæringer om solidaransvar for arbeidsfellesskap (hvis aktuelt for tilbyder) Forpliktelseserklæring eller tilsvarende for underleverandører (hvis aktuelt for tilbyder) / Vedlegg 3 Tilbyders eget dokument, jf Tilbyders eget dokument, jf