Konkurransegrunnlag. Kjøp av Busstransport i forbindelse med Jubileum Dokumentets dato: Saksnummer: Sveisnummer

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Kjøp av Busstransport i forbindelse med Jubileum 2014 Dokumentets dato: Saksnummer: Sveisnummer Side 1 av 12

2 Konkurransegrunnlag for tjenestekjøp - Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 A Informasjon om anskaffelsen... 3 A.1 Innbydelse til konkurranse... 3 A.2 Orientering om anskaffelsen... 3 B Konkurranseregler og kvalifikasjonskrav... 4 B.1 Spesielle konkurranseregler... 4 B.2 Krav til tilbyders kvalifikasjoner (firmakvalifikasjon)... 6 B.3 Kriterier for valg av tilbud... 7 C Beskrivelse/Kravspesifikasjon... 9 C.1 Bakgrunn/formål... 9 C.2 Beskrivelse av oppdraget... 9 C.3 Priser D Kontraktsbestemmelser D.1 Avtaledokumentet Side 2 av 12

3 Konkurransegrunnlag for tjenestekjøp del A A Informasjon om anskaffelsen A.1 Innbydelse til konkurranse A.1.1 Om oppdragsgiver Statens vegvesen, Region vest ( oppdragsgiver ) innbyr til konkurranse for kjøp av busstransporttjenester. Informasjon om Statens vegvesen finnes på: Oppdragsgivers kontaktperson fremgår av vedlegg 1 Administrative bestemmelser. A.1.2 Generelle konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 ( LOA ) med senere endringslover og forskrift om offentlige anskaffelser 07. april 2006 nr 402 ( FOA ) med senere endringer gjelder for konkurransen. A.2 Orientering om anskaffelsen Statens vegvesen fyller 150 år i 2014 og dette skal markeres med en fagsamling på Vegmuseet på Lillehammer i juni Alle de ansatte vil få anledning til å delta og i den forbindelse ønsker vi pristilbud på transport med busser fra Vegkontorene og noen trafikkstasjoner i fylkene Sogn og Fjordane og Hordaland i perioden 10. juni t.o.m. 20. juni A.2.1 Anskaffelsens formål, art og omfang Transportbehovet består av forflytning av ca. 380 personer totalt, ca. 300 fra Sogn og Fjordane (Leikanger 186, Nordfjordeid 22, Førde 64) og ca. 90 personer fra Hordaland (Voss 54, Odda 28). Antallet vil bli fordelt på fire samlinger, dvs. hhv. ca. 75 personer per tur fra Sogn og Fjordane og 20 personer fra Hordaland. Vegavdelingene/trafikkstasjonene vi ser for oss blir opphentingssteder er Leikanger kontorsted, Sogndal trafikkstasjon, Lærdal Veitrafikksentral, Borgund anlegg/maristova, Nordfjordeid trafikkstasjon, Førde trafikkstasjon, Stryn bussterminal, Voss trafikkstasjon, bussterminal Bu v/hardangerbroen til Lillehammer med retur. Det kan være aktuelt å sette opp en buss fra Odda trafikkstasjon til bussterminal Bu v/hardangerbroen, men antall påmeldte vil vise om det er mer hensiktsmessig at deltakerne bruker egen bil på denne strekningen. Konkurransen gjennomføres som Konkurranse med forhandling, jamf FOA 4-2 d. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen fremgår av Konkurransegrunnlagets del C Beskrivelse/Kravspesifikasjon. Anskaffelsen skjer etter følgende prosedyre: Kunngjort i DOFFIN ( Forespørselen sendes direkte til 4 tilbydere Side 3 av 12

4 B Konkurranseregler og kvalifikasjonskrav B.1 Spesielle konkurranseregler B.1.1 Dekning av kostnader for å delta i konkurransen Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. B.1.2 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer fremgår av FOAs bestemmelser om dette. B.1.3 Leverandørens rett til å tilbakekalle eller endre tilbud Leverandørens rett til å tilbakekalle eller endre tilbud fremgår av FOAs bestemmelser om dette. B.1.4 Tilbudsfrist frist for innlevering av tilbudet Siste frist for innlevering av tilbudet er: klokka [12.00]. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen vil bli avvist. B.1.5 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende til klokka Adresse for levering av tilbud Oppdragsgivers postadresse er: Statens vegvesen Region vest, Askedalen 4, 6863 Leikanger Leverandøren bærer ansvaret for forsinkelser i postgangen o.l. Levering av tilbudet på andre adresser enn ovenfor, kan føre til avvisning. B.1.6 Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp dersom det oppdages at konkurransegrunnlaget inneholder feil, utelatelser, uklarheter eller annet og dette har betydning for tilbudet. Side 4 av 12

5 Dersom leverandøren har spørsmål vedrørende konkurransen, skal spørsmål i den forbindelse fremsettes på e-post til oppdragsgiver: Navn: Solveig Hollund E-post: solveig.hollund@vegvesen.no Spørsmål skal fremsettes på e-post. Alle spørsmål og svar vil bli forelagt leverandørene uten å oppgi identiteten til spørsmålsstilleren. I konkurranser med frivillig kunngjøring vil dette bli formidlet via Doffin, mens det ellers vil bli formidlet per e-post. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Spørsmål må være oppdragsgiver i hende innen 3. mars 2014 kl B.1.7 Tilbudskonvolutt- eller pakke Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt eller pakke. Konvolutten eller pakken (dette gjelder også budpakker) skal være merket med: Tilbud: Sveisnummer Kjøp av busstransport ifm. Jubileum 2014, att.: Solveig Hollund. Tilbudet skal ikke leveres per e-post. B.1.8 Språk, format og kopier Det skal leveres 1 eksemplar av tilbudet, og denne skal være merket original. Det skal i tillegg leveres en elektronisk versjon av tilbudet på minnebrikke eller lignende(e-post godtas ikke). Ved motstrid mellom elektronisk utgave og original papirutgave, vil original papirutgave ha forrang. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. Tilbudet skal være på norsk. B.1.9 Deltilbud Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget (se nærmere beskrivelse i Vedlegg til konkurransegrunnlag) B.1.10 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud B.1.11 Forbehold og avvik Forbehold og avvik til konkurransegrunnlaget vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål, jf. punkt B.1.7 Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden. Eventuelle forbehold og avvik skal fremgå klart av tilbudet, og være presist og entydig beskrevet i et eget vedlegg, slik at Statens vegvesen kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. Side 5 av 12

6 Hvis tilbudet ikke inneholder en klar og entydig beskrivelse, kan konsekvensen bli at tilbudet må avvises. En annen mulig konsekvens er at avviket/forbeholdet ikke kan påberopes ved gjennomføringen av leveransen (se kontraktens punkt C.2.1 om rangorden og håndtering av eventuell motstrid). Eventuelle forbehold og avvik skal så vidt mulig prissettes. Forbehold eller avvik som ikke er prissatt, vil om mulig bli kostnads- eller skjønnsmessig vurdert av oppdragsgiver i forbindelse med evaluering av tilbud. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning. B.2 Krav til tilbyders kvalifikasjoner (firmakvalifikasjon) For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil krav og dokumentasjon som følger nedenfor legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver kunne vektlegge egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. B.2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav som følger av regelverket Kvalifikasjonskrav Skatteattester Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter. HMS-egenerklæring Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vedlegge to attester: 1. Attest fra kemner eller kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk og arbeidsgiveravgift). 2. Attest fra skattekontor i vedkommende region (merverdiavgift). Norske firma: Attestene skal være så nye som mulig og ikke eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Begge attestene skal ha betegnelsen RF-1244 og være fastsatt av Skattedirektoratet. Utenlandske firma: For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Tilbyder skal vedlegge utfylt og undertegnet HMSegenerklæring. (Mal for egenerklæring ligger på: Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Side 6 av 12

7 Andre kvalifikasjonskrav Gjennomføringsevne Tidligere gjennomførte relevante oppdrag av samme omfang. Registrert foretak Tilbyder skal vedlegge referanseliste med kontaktinformasjon. Kopi/utskrift av firmaregistrering B.2.2 Arbeidsfellesskap erklæring om solidaransvar Der tilbyder støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, skal det med tilbudet følge en erklæring om solidarisk ansvar overfor oppdragsgiver og tredjemann. Videre skal hvert enkelt deltakende firma i arbeidsfellesskapet gi slike opplysninger om sitt firma som er krevd i konkurransegrunnlaget. Arbeidsfellesskap vil bli vurdert under ett for alle kvalifikasjonskrav unntatt HMS. For HMS vurderes hver enkelt deltager individuelt. B.2.3 Bruk av underleverandør krav om forpliktelseserklæring Der leverandøren støtter seg på en underleverandør for å bli kvalifisert, må leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. Dette kan dokumenteres ved at leverandøren fremlegger en gjensidig forpliktelseserklæring eller tilsvarende. B.3 Kriterier for valg av tilbud For denne konkurransen vil tildeling av kontrakt skje: ut fra hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige tilbud for hver rute. Tildelingskriterier Prioritet Dokumentasjonskrav Priser på ruten 1 Pristilbud iht avsnitt C3. Kapasitet 2 Tilbyders besvarelse Side 7 av 12

8 Det skal velges en leverandør per rute. Side 8 av 12

9 Konkurransegrunnlag for tjenestekjøp - vedlegg C Beskrivelse/Kravspesifikasjon C.1 Bakgrunn/formål Transportbehovet består av forflytning av ca. 380 personer totalt, ca. 300 fra Sogn og Fjordane (Leikanger 186, Nordfjordeid 22, Førde 64) og ca. 90 personer fra Hordaland (Voss 54, Odda 28). Antallet vil bli fordelt på fire samlinger, dvs. hhv. ca. 75 personer per tur fra Sogn og Fjordane fordelt på to ruter og 20 personer fra Hordaland. Vegavdelingene/trafikkstasjonene vi ser for oss blir opphentingssteder er Leikanger kontorsted, Sogndal trafikkstasjon, Lærdal Veitrafikksentral, Borgund anlegg/maristova, Nordfjordeid trafikkstasjon, Førde trafikkstasjon, Stryn bussterminal, Voss trafikkstasjon, bussterminal Bu v/hardangerbroen til Lillehammer med retur. Det kan være aktuelt å sette opp en buss fra Odda trafikkstasjon til bussterminal Bu v/hardangerbroen, men antall påmeldte vil vise om det er mer hensiktsmessig at deltakerne bruker egen bil på denne strekningen. Buss fra Nordfjordeid-Stryn bussterminal samkjøres med buss fra Førde til Lillehammer med stopp på Stryn bussterminal. Passasjerene fra Odda samkjøres med buss fra Voss til Lillehammer fra stopp på bussterminal Bu v/ Hardangerbrua. Når bussene ankommer Øyer-området, skal passasjerene først innom hotellene, sjekke inn og ta en hurtig lunsj. Vi har avtale med fire hoteller, og disse ligger i kjøreavstand fra Norsk vegmuseum v/hunderfossen med max. 15 min kjøretid. Deretter skal bussen kjøre til Norsk vegmuseum v/ Hunderfossen og være der senest kl Bussene kan da returnere til sitt hvilested til neste morgen. Neste morgen skal bussene frakte passasjerene og deres bagasje fra hotellet til Norsk vegmuseum Hunderfossen og være der senest kl Deretter blir det avgang tilbake til opprinnelig avreisested senest kl Tilbyder må selv ta høyde for kjøre og hviletid. Busselskapet ordner og betaler overnatting for sjåførene selv. C.2 Beskrivelse av oppdraget Se vedlagt excel-ark med strekning og tider. Tidene må kvalitetssikres av busselskapet i samarbeid med Oppdragsgiver iht. til de føringer som er lagt fra Jubileumsarrangørens side. Side 9 av 12

10 For alle bussavgangene (tur/retur) ønsker vi tilbud på servering Mat kan være en bagett eller to hele rundstykker pr. person, som spises på bussen eller ved stopp undervegs. Drikke kaffe, te, vann og brus (0,5 l). Pris må ta høyde for at det kan komme krav om allergitilpasset mat for noen deltakere. Prisen skal oppgis for servering pr tur/retur. Andre opplysninger/krav Totalt antall personer som skal forflyttes pr. gang er gjennomsnittlig, se pkt. A.2.1. Det må oppgis hvor mange passasjerer det er plass til i hver buss. Oppdragsgivers behov for fleksibilitet hva gjelder antall busser per samling, og størrelse på bussene må være gjenspeilet i tilbyders kapasitet. Tilbudet må inneholde informasjon om hvor mange busser av hver type som vil være tilgjengelig for oppdragsgiver. Bussene skal ha bilbelter. Store busser skal ha toalett. Bussene skal holde moderne turbusstandard. Dokumentasjon må vedlegges i form av bilder eller lenke til hjemmeside som viser dette. Det kan inngis tilbud på hele eller deler av oppdraget i form av å gi tilbud på enkelte ruter. For hver rute det inngis tilbud på, skal det imidlertid gis tilbud både på stor og liten buss. Samlingsdatoer Samlingene foregår på følgende datoer: o 10. til 11. juni o 12. til 13. juni o 16. til 17. juni o 19. til 20. juni Avreise fra Norsk vegmuseum vil være ca. kl på dag 2 av arrangementet. Antall reisende pr. gang Vi må komme tilbake til nøyaktig antall personer som skal forflyttes pr. gang og fra hvilket sted når påmeldingene til arrangementene foreligger. Vi anslår at påmeldingene er klare rett over påske. Merk at alle oppgitte antall er anslag for hva vi forventer vil bli omfanget. Antallet faktisk reisende vil avvike fra det oppgitte, og Side 10 av 12

11 antall busser, størrelse på bussene og avganger vil derfor måtte reguleres. Regulering skjer med tilbudte enhetspriser. Klokkeslettene for avreise vil måtte avtales i samarbeid med busselskapet og koordineres med ønsket ankomsttidspunkt til hotellene/norsk vegmuseum. C.3 Priser Vi ber om at prisene som gis, inkluderer pris pr. buss inklusiv sjåfør pr. tur/retur, samt kjøring mellom hotellet og Norsk vegmuseum (jf. beskrivelse pkt. C.1), eksklusive mva. iht. nedenstående prismatrise og excelark med ruteoversikt (se pkt. C2). Vi minner om at det kan inngis deltilbud i form av å gi tilbud kun på enkelte ruter. For hver rute det inngis tilbud på, skal det imidlertid gis tilbud både på stor og liten buss. Rute Strekning 1 2A 2 3A 3 Leikanger Fåberg/Lillehammer Nordfjordeid Stryn bussterminal Førde Stryn bussterminal Fåberg/Lillehammer Odda trafikkstasjon Bu bussterminal Voss Bu bussterminal Fåberg/Lillehammer Stor buss Liten buss Gjennomsnitt Tilbud på matservering. Dette prises særskilt med en stk-pris pr. person. Se pkt. C.2. Side 11 av 12

12 D Kontraktsbestemmelser D.1 Avtaledokumentet Avtale om Kjøp av busstransport ifm. Jubileum 2014, att.: Solveig Hollund med saksnummer er inngått mellom: Oppdragsgiver: Statens vegvesen Region vest Postadresse: Askedalen 4 Postnr.: 6863 Poststed: Leikanger Organisasjonsnr.: Telefonnr.: E-post: og Leverandør: Postadresse: Organisasjonsnr.: Telefonnr.: Postnr.: Poststed: E-post: Avtaledokumentet med eventuelle vedlegg er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt signerte eksemplar. Oppdraget skal utføres i samsvar leverandørens besvarelse på oppdragsgivers beskrivelse for angjeldende konkurranse, og i samsvar med de lover, forskrifter og andre offentlige bestemmelser som til enhver tid er gjeldende for denne type oppdrag. Sted og dato: Sted og dato: (sign.) Statens vegvesen Region vest (sign.) Leverandør Side 12 av 12