Sør-Aurdal kommune, brannvesenet, inviterer til innlevering av tilbud på ny Brannbil eller Demobil.

Transkript

1 Til leverandørene Bagn TILBUDSINNBYDELSE Sør-Aurdal kommune, brannvesenet, inviterer til innlevering av tilbud på ny Brannbil eller Demobil. Konkurransegrunnlaget består av dette hoveddokument med vedlegg. Tilbudet leveres i lukket konvolutt merket TILBUD BRANNBIL 2016 til: Postadresse: Sør-Aurdal kommune, Brannvesenet Tingvollbakkin Bagn Besøksadresse: Sør-Aurdal kommune, Brannvesenet Tingvollbakkin Bagn Innen: Mandag kl.1200 Det er ikke anledning til å være tilstede ved tilbudsåpning, jfr. tilbudsbetingelsene pkt 2.5. Med vennlig hilsen Jan Arnstein Rustøe Leder beredskap

2 Del 1: Tilbudsbetingelser Sør-Aurdal kommune, brannvesenet, heretter kalt SAK, skal gå til anskaffelse av ny Brannbil eller Demobil. Denne anskaffelsen følger prosedyren for Åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre hvor alle interesserte leverandører kan gi tilbud. 1. VILKÅR Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 1.1. Generelle vilkår Generelt Tilbudet skal gis på grunnlag av beskrivelser og bestemmelser gitt i dette dokument. Tilbudet skal omfatte alle leveranser som må forbindes til å gi et komplett totalprodukt Utlysingen Utlysingen skjer i EØS-markedet og blir kunngjort i databasen Doffin Konkurransedokumentene Inneholder konkurransedokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: a) Avtaledokument (signert) b) Dette hoveddokument, kravspesifikasjon og kontraktsvilkår c) Tilbudet d) Relevante standarder Partenes rettigheter og plikter bestemmes i sin helhet av norsk rett. Konkurransedokumenter skal være på norsk. Norsk skal være dokumentspråket for alle drifts- og serviceavtaler knyttet til kontrakten. All kommunikasjon mellom aktuelle leverandører skal foregå på norsk eller et skandinavisk språk Avtalens gyldighet Avtalen er gyldig når den er underskrevet av begge partenes representanter. De som underskriver avtalen skal ha fullmakt til å representere hver sin part Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til en tredje part uten den andre parts skriftlige samtykke Tvister Norsk lov vil gjelde for kontrakten og for tvister som har sitt utspring i partenes rettigheter og plikter i tilknytning til kontrakten.

3 Dersom det oppstår en tvist skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem innen 90 dager etter at partene ved rekommandert brev har bedt om forhandlinger, skal tvisten løses ved voldgift i henhold til tvisteloven kapittel 32. Alle avvik/endringer fra avtalen må for å være gyldige foreligge i skriftlig form. At en tvist er brakt til avgjørelse ved voldgift, fritar ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser i henhold til kontrakten. Verneting er Valdres Tingrett Spesielle vilkår Leveringstid og forsinkelser. Stipulert leveringstid på hele leveransen er høsten Tilbyder bes oppgi leveringstidspunkt. Leveringstid kan bli vektlagt i evalueringen. Eksakt leveringstid fastsettes i kontraktsforhandlinger. Dersom leverandør forstår eller har grunn til å anta at leveransene vil bli forsinket, plikter han å meddele kjøperen dette skriftlig og med forslag om ny leveringsdato. Ved forsinkelse som ikke skyldes force majeure (som arbeidskonflikt, mobilisering, krig, naturkatastrofer, brann eller annen omstendighet av lignende karakter og inngripende betydning) og hvor leverandøren ikke har tatt forbehold om leveringstiden, forbeholder SAK seg rett til å annullere den forsinkede leveransen uten kostnader for SAK Leveringsvilkår. Leveringsbetingelser er fritt levert Sør-Aurdal brannvesen, Bagn brannstasjon, dvs. franko/ddp i henhold til Incoterm 2010, inklusiv merverdiavgift, toll, importavgifter, registreringsomkostninger, full drivstofftank, vrakpant og gjeldende avgifter Leveransens omfang. Leveransen skal omfatte 1 komplett brannbil, levert ferdig registrert og i utrykningsklar tilstand i henhold til spesifikasjoner/funksjonskrav angitt i vedlegg 1. Det skal gis tilbud på den komplette leveransen Kvalitetssikring Leverandørens kvalitetssikringssystem skal beskrives i tilbudet Byggemøte og inspeksjon Kunden har rett til å inspisere og kontrollere produksjonen på alle trinn, uansett hvor Produksjonen foregår Betalingsvilkår Følgende betalings-/finansieringsbetingelser skal gjelde: Betaling skjer ved godkjenning fra SAK av levert komplett brannbil Produktgaranti Hele leveransen skal være i samsvar med de krav til egenskaper som er beskrevet i tilbud, brosjyrer og bestilling og i henhold til gjeldende lovverk. Leveransen garanteres mot feil og mangler i minimum 24 måneder, regnet fra den dato

4 SAK har overtatt og akseptert leveransen Distribusjons- og servicenett, samt serviceavtale Det forutsettes at leverandøren kan yte service/fremskaffe reservedeler i innen 24 timer på chassis og innen 48 timer på påbygg og andre faste innmonterte komponenter når feil eller mangler måtte forekomme. Mindre service/reparasjonsarbeider skal være gjennomført senest en virkedag etter at reservedeler er fremskaffet. Varigheten på større reparasjonsarbeider skal tidsangis og det skal påbegynnes før tidsfristen for fremskaffelse av reservedeler er utløpt. Det skal opplyses hvordan vedlikehold og service skal ivaretas. Arbeidet skal inneholde garanti for levering av reservedeler/tilgjengelighet i produktets levetid, minimum 20 år. Denne forpliktelse må følge firmaet ved eventuell overtagelse av ny eier eller fusjon med et annet/andre selskap(er). Tilbudet skal inneholde en årlig service- og vedlikeholdsavtale som omfatter både chassiset og påbygget. Prisen for dette spesifiseres særskilt. Det bes gitt tilbud på service- og vedlikeholdsavtale både for garantitiden, og utenom. Gi beskrivelse av innhold i service- og vedlikeholdsavtale og tilhørende priser. Oppdragsgiver vil ta endelig stilling til serviceavtale og omfang/innhold senest ved kontraktinngåelse Dagbot ved driftsstans Ved driftsstans hvor tider angitt under punkt ikke kan overholdes, betaler leverandøren SAK en dagbot på kroner 1000,- per løpende døgn Statens vegvesen Brannbilen skal før levering, tilfredsstille de norske kjøretøyforskriftene og være registrert hos Statens vegvesen. 2. TILBUDET 2.1. Språket i tilbudet Tilbudet skal være på norsk. Den medfølgende spesifikasjon skal besvares punktvis med samme nummerering. Tilbud som ikke oppfyller dette punktet vil bli avvist Merking av tilbud Tilbudet skal være underskrevet av en person hos leverandøren som har fullmakt til å representere firmaet. Forpliktende tilbudsbrev skal medfølge. Brevet skal inneholde tilbudssum, leveringstider og eventuelle forbehold. Forbehold skal spesifiseres i tilbudsbrevet og være gitt i en slik form at de økonomiske konsekvenser kan vurderes ved tilbudsbedømmelsen. Forbehold og anmerkninger som tilbyder gjør uten å omtale disse skriftlig medfører at tilbudet kan avvises. Tilbudet skal være datert og legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes: TILBUD BRANNBIL Innlevering Senest innen Mandag kl må tilbudet være innkommet til Sør- Aurdal kommune, brannvesenet, dvs. i hende:

5 Forespørsler i tilbudsperioden rettes skriftlig til: Postadresse: Sør-Aurdal kommune, Brannvesenet Tingvollbakkin Bagn E-post: jan.rustoe@sor-aurdal.kommune.no For sent mottatte tilbud vil bli avvist. Tilbud kan avvises hvis det ikke inneholder alle de opplysninger som er nødvendige for bedømmelse av tilbudet. Tilbudet er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp Antall Alle tilbud ønskes levert i 1 eksemplar. Minnepenn vedlegges med dokumenter i originalt format (ikke pdf) Åpning av tilbudene Åpning vil finne sted klokken 12:00 i Sør-Aurdal kommune. Tilbudsåpningen vil være lukket og kun Sør-Aurdal kommunes utpekte representanter har anledning til å være med på tilbudsåpningen Vedståelsesfrist/gyldighet Tilbudene forutsettes vedstått til og med Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. De leverandører som ikke oppfyller de angitte kvalifikasjonskrav og krav til fremlagt dokumentasjon, vil bli avvist. Følgende krav stilles / dokumentasjon kreves: 1. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) der leverandøren har sitt hovedkontor. 2. For norske virksomheter kreves HMS-egenerklæring som bekrefter at virksomheten overholder fastsatte krav i norsk lovgivning om helse, miljø og sikkerhet og at virksomheten er lovlig organisert i forhold til gjeldende skatteog arbeidsmiljøregelverk hva angår ansattes faglige og sosiale rettigheter. Erklæringen skal medundertegnes av en representant for de ansatte i virksomheten. Se vedlegg 2.

6 3. Liste over de viktigste leveranser de siste tre år, med tidspunkt og mottagere. Det kan bli innhentet ytterligere opplysninger. 4. Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret samt firma attest Produksjonssted Det bes oppgitt hvilke(t) land hvor hele eller deler av produksjonen vil foregå. SAK har fri adgang til å foreta justeringer i leveringsomfanget Dokumentasjon Tilbudet må inneholde tegninger, vektberegninger, brosjyremateriell, materiellbeskrivelse og annen dokumentasjon (elektriske/hydrauliske/pneumatiske installasjoner) som gir fullstendig og detaljerte opplysninger om det som er med i tilbudet. Tegninger av chassis og påbygg skal være målsatt. Tegning av påbygg skal i tillegg vise utforming/plass i redskapsrom slik at det er mulig for SAK å vurdere plasseringsmulighet for løst utstyr Priser og prisgaranti Prisene som oppgis skal være oppdaterte og justerte per tilbudsdato, samt reflektere den hele og fulle betaling. Alle priser skal oppgis i norske kroner. Alle priser skal være eksklusiv merverdiavgift. Oppgi priser både inklusiv og eksklusiv mva. Dersom priser oppgis for flere alternativer, må dette spesifiseres entydig, på eget skjema, slik at totalkostnaden for et komplett kjøretøy fremkommer. Alle større elementer som inngår i tilbudet skal spesifiseres og prises, både for standard og tilleggsutstyr for å gjøre det enklere for kjøper å plukke ut eller ta ut utstyr. Prisene skal i prinsippet være faste fra avtaledato og til betalingstidspunkt etter levering. Prisstigning som ikke skyldes leverandøren og som kan dokumenteres, skal dokumenteres skriftlig, og kan ikke settes i kraft før denne er godkjent av brannsjefen. Ingen form for gebyrer eller noen annen form for tilleggsbetingelser aksepteres Avlysning av konkurranse/tilbud Kjøper kan avlyse hele eller deler av konkurransen eller forkaste tilbud dersom det er saklig grunn for det. Kjøper er avhengig av tilføring av nødvendige bevilgninger for gjennomføring av kjøpet.

7 3. TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som totalt sett er det økonomisk mest fordelaktige for SAK. Kriteriene er gjengitt nedenfor, hvor også vektingen og hvilke krav som gjelder mht dokumentasjon fremgår: Teknisk utførelse og kvalitet 40 % Kostnad 30 % Service, levering og oppfølging etter leveranse 30 % Dokumentasjon som må leveres som del av tilbudet: Tilbyder må levere følgende dokumentasjon for oppdragsgivers vurdering av tilbudet: Driftssikkerhet og funksjonsmessige egenskaper: At produktet dekker oppdragsgivers behov for bruk i de forskjellige driftssituasjoner. SAK er et deltidsbrannvesen der det enkelte mannskap får begrenset med øvelse og praksis, og vi er avhengig av at utstyret har stor driftssikkerhet og lettfattelig funksjon. Siden dette er et utrykningskjøretøy medfører dette at kjøretøyets sikkerhet vurderes nøye både ut fra hensynet til egne mannskaper og andre trafikanter. Kvalitetssikring: For at SAK skal være sikret et godt sluttprodukt som er i samsvar med bestillingen og oppfyller de krav som gjelder for slike kjøretøyer med tilhørende utstyr, må leverandøren kunne dokumentere et kvalitetssikringssystem som garanterer dette. Priser og betingelser: Leveransen må være priset slik at det er lett for kjøper å sammenligne tilbudene. Forbehold er ikke ønskelig, men hvis det gjøres må de økonomiske forhold klargjøres i tilbudet slik at det er enkelt å sammenholde tilbudene uten kontakt med tilbyderne. Teknisk bistand og service: Siden dette er et beredskapskjøretøy som man i prinsippet er avhengig av 24 timer i døgnet hele året, vil leverandørens opplegg for dette bli vurdert bl. a i forhold til leveringstid, lagerhold, tilgjengelighet og størrelse på serviceapparatet. Dersom relevant kan referanser bli tillagt vekt. 4. OPPLÆRING 4.1. Opplæring ved overlevering Opplæringen skal skje hos kjøper. Denne opplæringen skal omfatte daglig drift, daglig vedlikehold og enkel feilsøking både av chassis, påbygg og alt fastmontert utstyr. Opplæring på chassis skal gjennomføres av instruktør fra chassisleverandør. Beskriv omfanget av opplæring. Opplæringen med alle aktuelle kostnader skal være inkludert i pristilbudet.

8 4.2. Håndbøker Leveransen skal inkludere komplett brukerhåndbok på norsk. Brukerhåndboken skal inneholde detaljerte brukerveiledninger og hoveddata/spesifikasjoner for alt utstyr leveransen omfatter. Håndboken skal inneholde liste over alt innmontert utstyr med angivelse av underleverandører, nødvendige tekniske spesifikasjoner, delelister med videre. Håndboken skal også leveres i elektronisk for slik at den kan vises på projektor og benyttes i opplæringen. Vedlegg: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 HMS egenerklæring Vedlegg 3 Kontraktsvilkår

9

10