KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) for kjøp av

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) for kjøp av Rekrutteringsleverandør Saksnr. «2017/100166» Tilbudsfrist: kl. 12:00 1

2 Innhold 1 BESKRIVELSE AV OPPDRAGSGIVER OG ANSKAFFELSEN Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Kontrakt for avtaleforholdet Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Tilleggsopplysninger spørsmål fra leverandøren Oppdragsgiver mulighet for å rette eller endre konkurransegrunnlaget Leverandørens tilbakekallelse eller endring av tilbud Krav til innlevering av tilbud Krav til tilbudets innhold Forbehold og avvik Deltilbud Vedståelsesfrist Etikk og samfunnsansvar Bærekraft og samfunnsansvar Anti-korrupsjon Konsekvenser Sidestilte leverandører Bruk av underleverandører Behandling av personopplysninger Justeringer av priser KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravspesifikasjon Tildelingskriteriene Poengtildeling og vektingsmodell OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Tilbudsåpning Avvisning pga forhold ved leverandøren Avvisning pga forhold ved tilbudet AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Offentlighet Taushetsplikt

3 VEDLEGG 1 - Kravspesifikasjon VEDLEGG 2 Tilbudsbrev VEDLEGG 3 - Prisskjema VEDLEGG 4 - Standard kontraktsvilkår VEDLEGG 5 Egenerklæring om lønns og arbeidsvilkår VEDLEGG 6 Egenerklæring om etiske retningslinjer VEDLEGG 7 Taushetserklæring VEDLEGG 8 Egenerklæring om antikorrupsjon VEDLEGG 9 - Databehandleravtale etter personopplysningsloven

4 1 BESKRIVELSE AV OPPDRAGSGIVER OG ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Innovasjon Norge er et særlovsselskap som eies 51 % av staten og 49 % av fylkeskommunene. Selskapet er globalt og har kontorer i over tretti land og i alle fylker. Innovasjon Norges formål er å være statens og fylkeskommunens virkemiddel for å realisere verdiskapende næringsutvikling i hele landet. Innovasjon Norge jobber for å utløse bedriftsog samfunnsøkonomisk lønnsom næringsutvikling og arbeider aktivt for å skape flere gode gründere, flere vekstkraftige bedrifter og flere innovative næringsmiljøer. Visjonen til Innovasjon Norge er «Vi gir lokale ideer globale muligheter». For mer informasjon: Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: Besøksadresse: e-post: Astrid Aarøe Akersgata 13, 0158 Oslo Akersgata 13, 0158 Oslo arkiv@innovasjonnorge.no Eventuelle spørsmål kan rettes til navn per e-post arkiv@innovasjonnorge.no, eposten skal merkes med saksnummer. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelse av ekstern rekrutteringsleverandør for rekruttering av ledere profiler hvor IN ikke selv kan eller ønsker å rekruttere i egen regi. Vi kan ikke forplikte oss til noe bestemt antall, men estimerer rundt 3-5 rekrutteringer i året. Vi ønsker at leverandøren vi velger bruker rekrutteringsverktøy som evne og -personlighetstest i sin rekruttering. Leverandøren må kunne levere profiler til lederstillinger på mellomnivå, høyere ledernivå samt spesialiststillinger. 1.3 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er fra Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med år slik at total mulig kontraktlengde blir 4 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 3 måneder før avtalens utløp. 4

5 1.4 Kontrakt for avtaleforholdet Utkast til kontrakt som regulerer avtaleforholdet følger av vedlegg Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Evalueringsperiode Uke 8 og 9 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører tentativt Klagefrist leverandører kl tentativt Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsåpning er veiledende. 5

6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØSterskelverdi). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger eller på annen måte etter tilbudsfristens utløp. 2.2 Tilleggsopplysninger spørsmål fra leverandøren Dersom leverandøren har spørsmål, har behov for tilleggsopplysninger eller finner feil i konkurransegrunnlaget skal dette sendes til: arkiv@innovasjonnorge.no. Eposten må merkes» Rekrutteringsleverandør Saksnr. «2017/100166». Vi oppfordrer til at spørsmål stilles senest 10 dager før tilbudsfristens utløp. 2.3 Oppdragsgiver mulighet for å rette eller endre konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget sendes til alle som har meldt sin interesse via DOFFIN/TED. 2.4 Leverandørens tilbakekallelse eller endring av tilbud Leverandørenes innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 2.5 Krav til innlevering av tilbud Merking av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk og skal oversendes i lukket og nøytral forsendelse og være merket: «Tilbud Rekrutteringsleverandør Saksnr. «2017/100166» 6

7 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Innovasjon Norge Adresse: Akersgata 13, 0158 Oslo Postadresse: PB 448, Sentrum, 0104 Oslo Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet innen utløpet av tilbudsfristen. Tilbudet skal leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Det er IKKE anledning til å innlevere tilbudet elektronisk som e-post. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart som for eksempel posten, budfirma etc. Antall eksemplarer - Det skal leveres to papireksemplarer av tilbudet. - Komplett tilbud skal også leveres på CD, DVD, minnepinne el. - Leverandøren oppfordres til også å levere 1 sladdet kopi av tilbudet til bruk ved innsynsbegjæring. Dette vil være tidsbesparende for alle parter. Leverandøren kan sladde informasjon som anses som selskapets «forretningshemmeligheter». Angående sladding av tilbud. Det er vanskelig å gi noen utfyllende veiledning for sladding av tilbud, men offentlighetsloven krever at alt skal være offentlig tilgjengelig, UNNTATT informasjon som kan defineres som forretningshemmeligheter. Dette er for eksempel enhetspriser, egenutviklet metodikk eller -verktøy og annet som vil undergrave leverandørens fremtidige konkurranseevne dersom det offentliggjøres. Info som er tilgjengelig gjennom andre kanaler kan ikke sladdes. Det sladdede dokumentet skal være identisk med originaldokumentet, altså samme sidetall, kapittelinndeling, overskrifter etc., men det som kan defineres som forretningshemmeligheter kan sladdes, altså gjøres uleselig enten elektronisk eller ved at man stryker over teksten med en tusj eller limer papir over den aktuelle teksten og så skanner dokumentet, eller tilsvarende metoder. Det sladdede dokumentet skal oversendes som en elektronisk fil. 7

8 2.6 Krav til tilbudets innhold Det oppfordres til at tilbudet bygges opp i følgende rekkefølge: Nr. Krav Henvisning Beskrivelse 1 Signert «Tilbudsbrev» Vedlegg 2 Tilbudsbrev skal fylles ut og signeres 2 Skatteattest for Skatt og Merverdiavgift Pkt. 3.1 Legg ved skatt- og merverdiattest ikke eldre enn 6 mnd 3 Firmaattest Pkt. 3.2 Legg ved firmaattest 4 Kredittvurdering Pkt. 3.3 Legg ved kredittvurdering/rating eller dokumenter som beskrevet i pkt Etterspurt dokumentasjon knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner Pkt. 3.4 Beskriv/legg ved etterspurt dokumentasjon i pkt Etterspurt dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene Pkt. 4.2 Beskriv/legg ved etterspurt dokumentasjon i pkt Utfylt prisskjema Pkt. 4.2 Vedlegg 3 Prisskjema skal fylles slik det er beskrevet i prisskjema 8 Signert egenerklæring om «Lønn og arbeidsvilkår» 9 Signert egenerklæring om «Etiske retningslinjer» Vedlegg 5 Vedlegg 6 Fyll ut og signer egenerklæring om lønn og arbeidsvilkår i vedlegg 6 Fyll ut og signer egenerklæring om etiske retningslinjer i vedlegg 6 10 Signert «Taushetserklæring» Vedlegg 7 Fyll ut og signer taushetserklæring i vedlegg 7 11 Signert egenerklæring «Antikorrupsjon» Vedlegg 8 Fyll ut og signer egenerklæring i Vedlegg Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold eller avvik vil føre til at tilbudet blir avvist og leverandører får ikke deltatt i konkurransen. Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av kontraktsvilkårene, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 8

9 2.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.9 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til Dette innebærer at leverandøren er bundet av innlevert tilbud frem til dette tidspunktet Etikk og samfunnsansvar Bærekraft og samfunnsansvar Oppdragsgiver skal bidra til en bærekraftig utvikling, herunder til økt samfunnsansvar i norsk næringsliv. Det er partenes felles forutsetning at virksomheten skal være basert på høye krav til etiske holdninger, unngå å medvirke til korrupsjon, krenkelse av menneskerettigheter, dårlige arbeidsforhold eller skadevirkninger for lokalsamfunn og miljø. Oppdragsgiver forventer at kunder og samarbeidspartnere har retningslinjer for etikk og samfunnsansvar i virksomheten Anti-korrupsjon Innovasjon Norge har nulltoleranse for korrupsjon og har en anti-korrupsjonspolicy som gjelder for alle innleide konsulenter og for leverandører til selskapet. Korrupsjon omfatter et bredt spekter av aktiviteter der formålet er å skaffe seg ulovlige fordeler. Eksempler på korrupsjon er bestikkelser, smøring og favorisering, tilbakeføring av vederlag (kickbacks), tilretteleggelsesbetalinger Konsekvenser Dersom det blir avdekket alvorlige forhold i strid med pkt. 9.1 og 9.2, kan Innovasjon Norge avslutte avtaleforholdet med umiddelbar virkning Sidestilte leverandører. Dersom flere leverandører leverer tilbud sammen og står solidarisk ansvarlig for tilbudet, skal alle leverandørene levere og tilfredsstille dokumentasjonskravene, jf. pkt Bruk av underleverandører. Ved bruk av underleverandører, hvor hovedleverandøren er Innovasjon Norges kontraktspart og har totalansvaret for oppdraget og gjennomføringen av dette, er det ikke krav om å levere dokumentasjon på underleverandørenes kvalifikasjonskrav. Det er hovedleverandørens ansvar å verifisere at underleverandørene oppfyller alle relevante krav. Oppdragsgiver kan kreve fremlagt dokumentasjon på underleverandørenes oppfyllelse av oppdragsgivers krav. Det er dog viktig å bemerke at der det benyttes underleverandører, kan oppdragsgiver kreve at hovedleverandør dokumenterer rådighet over underleverandørenes tilbudte resurser, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra underleverandøren. 9

10 2.13 Behandling av personopplysninger Dersom tjenestene forutsetter at [Leverandøren] må behandle personopplysninger på vegne av [Oppdragsgiveren], må han påse at dette skjer på en slik måte at regelverkets krav blir ivaretatt. Leverandøren skal ha rollen som databehandler og Oppdragsgiveren skal være behandlingsansvarlig, jf. personopplysningsloven 15. Se også Vedlegg Justeringer av priser Det er fast pris for tjenestene fram til Fra og med kan prisen reguleres. For regulering av prisen benyttes SSB sin konsumprisindeks (siste tilgjengelige indeks målt pr. desember) Det gjennomføres deretter en årlig lønns- og prisregulering med virkning fra 1. mai hvert år. Endringen i konsumprisindeksen beregnes fra året før reguleringsåret til i reguleringsåret. Denne bestemmelsen åpner kun for å regulere prisen, ikke for å reforhandle prisen. 10

11 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Merk at attest for skatt og merverdiavgift er endret slik at dette nå er ett dokument. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristen. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baseres på siste kjente regnskapstall. En rating/vurdering skal ikke være dårligere en enn D&B rating A, eller tilsvarende. Dersom leverandøren ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere som for eksempel årsregnskap, inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring eller bankerklæring el. Oppdragsgiver vil i så fall vurdere om oversendt dokumentasjon viser oppfyllelse av oppdragsgivers krav. 11

12 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre tilsvarende oppdrag i løpet av de siste fem år. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante oppdrag de siste fem år med opplysninger om: - Kunden - Oppdraget - Beskriv eventuelle underleverandører og deres andel av oppdraget og innhold i deres leveranse. - Totalverdi for oppdraget inkludert underleveranser - Tidspunkt for gjennomføring - Referanse med navn og telefonnummer til kontaktperson hos kunden Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov Leverandøren skal ha tilstrekkelig tilgjengelige ressurser Leverandøren skal vedlegge en oversikt over antall tilgjengelig relevante ressurser og evnt. sertifiseringer/autorisasjoner der dette er påkrevet. 12

13 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravspesifikasjon Ref. pkt Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris vil bli evaluert basert på prisskjema. 50 % Leverandøren må fylle ut prisskjema i vedlegg 3. Oppdragsløsning vil bli evaluert basert på tidligere relevante rekrutteringsoppdrag Se kravspesifikasjonen for detaljer. 30 % Leverandør skal redegjøre for forståelse av oppdraget og hvordan oppdraget vil løses. Kompetanse vil bli evaluert basert på CV for tilbudt ressurs/ressurser Se kravspesifikasjonen for detaljer. 20 % Leverandøren skal vedlegge CV for tilbudte ressurser. Det skal i tillegg spesifiseres hvor mye og i hvilken del av prosjektet den enkelte ressurs skal arbeide. 4.3 Poengtildeling og vektingsmodell Det skal benyttes en poengskala fra 1 til 10 poeng, der 10 poeng skal gis til den beste besvarelsen for et gitt tildelingskriterium, og relativt lavere poengscore til de resterende tilbudene. For beregning av poengscore for kriteriet Pris, vil det bli benyttet en lineær beregningsmetode. Vektingen skal være i henhold til 4.2 ovenfor. 13

14 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.2 Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA ledd foreligger. Oppdragsgiver har rett til å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA ledd bokstav a-g foreligger. 5.3 Avvisning pga forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver har rett til å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA ledd bokstav a-d foreligger. 14

15 6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig ti dager før kontrakt inngås. 6.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver vurdere hvorvidt tilbudet inneholder forretningshemmeligheter eller andre opplysninger av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 6.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13 og lov om Innovasjon Norge

16 VEDLEGG 1 - Kravspesifikasjon Se pkt

17 VEDLEGG 2 Tilbudsbrev Navn på leverandør Organisasjonsnummer Referanse til saksnummer Leverandørens postadresse Leverandørens kontaktperson Telefonnummer Epostadresse Inneholder tilbudet forbehold eller avvik? I så fall beskriv dette entydig slik at oppdragsgiver kan vurdere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik kan medføre avvisning se punkt 2.7 Dato og sted Signatur (fra signaturberettiget) 17

18 VEDLEGG 3 Prisskjema Prisskjema skal fylles ut av leverandøren. Feil- eller manglende innfylling kan føre til avvisning av tilbudet fordi det kan medføre at tilbudene ikke kan sammenlignes. Evaluering av kriteriet pris gjøres på bakgrunn av totalpris per rekrutteringsoppdrag. Totalpris pr. rekrutteringsoppdrag NOK ekskl. mva.: 18

19 VEDLEGG 4 - Standard kontraktsvilkår Legges ut på Doffin som eget dokument. 19

20 VEDLEGG 5 Egenerklæring om lønns og arbeidsvilkår I samsvar med bestemmelsene i forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter vil følgende plikter pålegges leverandøren og evt. underleverandører: På områder som er dekket av forskrift om allmenngjorttariffavtale: 1. Leverandøren skal sørge for at ansatte, inkl. innleide og utsendte arbeidstakere, hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår iht. gjeldende forskrifter. Se Arbeidstilsynets sider: 2. Leverandøren skal sørge for at de samme ansatte har lønns- og arbeidsvilkår iht. gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, overtidstillegg, skift og turnustillegg og ulempetillegg, og dekking av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. 3. Leverandøren skal ha samme forpliktelser avtalefestet i alle avtaler som omfatter ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten. Administrative bestemmelser og sanksjoner Leverandøren skal på forespørsel og innen tidsfristen, satt av oppdragsgiver, kunne dokumentere, vederlagsfritt, at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos evt. underleverandører. Dokumentasjon kontrolleres av oppdragsgiver eller ekstern kontrollør engasjert av oppdragsgiver. Dokumentasjon skal være så klar og omfattende at den gir all informasjon listet under pkt. 2. Oppdragsgiver kan foreta annonserte eller ikke annonserte kontroller. Oppdragsgiver skriver protokoll fra undersøkelsen, og denne arkiveres på saken. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift: : 20

21 VEDLEGG 6 Egenerklæring om etiske retningslinjer Innovasjon Norges leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende sosiale og etiske krav i sin virksomhet. Leveranser til Innovasjon Norge skal være fremstilt under forhold som er forenlig med kravene angitt nedenfor. Retningslinjene bygger på sentrale FN- og ILOkonvensjoner. Kravene angir minimums- og ikke maksimumsstandarder. Nasjonal lovgivning på produksjonssted skal etterleves. Der hvor retningslinjene og nasjonal lover eller reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. ILOs åtte kjernekonvensjoner; nummer 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 og 182 FNs barnekonvensjon, artikkel 32 Arbeidstakeres rettigheter og den arbeidsmiljølovgivningen som gjelder i produsentlandet, inklusive regler om minimumslønn og sosiale velferdsordninger i produsentlandet Menneskerettigheter Leverandøren skal respektere FNs menneskerettigheter. Prinsipper og ansattes rettigheter Nasjonal lovgivning Nasjonal lovgivning i produsentlandet skal etterleves og utgjør alltid et minimumsnivå for de ansattes rettigheter. Der hvor retningslinjene og nasjonal lover eller reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon, ILO konvensjon nr 138 og 182) Barnearbeid, i henhold til definisjonen i ILO konvensjon nr 138 og 182, er forbudt. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. Diskriminering (ILO konvensjoner nr 100 og 111) Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. Fagorganiseringsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr 87 og 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og til å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. 21

22 Lønn og arbeidstid Det bekreftes at alle ansatte i vårt firma og innleide arbeidstakere som benyttes i utføringen av tjenester for Innovasjon Norge ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Innovasjon Norge krever i henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 5 at leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten på forespørsel kan dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte og innleide som medvirker til å gjennomføre kontrakten. Innovasjon Norge forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren og eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønnsog arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktsklausulen. Helse og sikkerhet Arbeidsmiljøet skal være i henhold til produsentlandets lovgivning. De ansatte skal alltid informeres om eventuell helserisiko som arbeidet kan medføre. Alle ansatte skal ha tilgang til relevant verne- og beskyttelsesutstyr. Inspeksjoner Når fullmaktshaver for leverandøren skriver under på dette dokumentet bekreftes at leverandøren, og eventuelle underleverandører, følger de krav som er formulert i dette dokumentet. Underskriften gir oppdragsgiver, eller den oppdragsgiver bemyndiger, rett til å foreta anmeldte og uanmeldte inspeksjoner på alle produksjonssteder i kontraktsperioden for å undersøke om dette dokumentets krav etterleves. Navn på virksomheten Signatur Dato og sted Signatur med blokkbokstaver 22

23 VEDLEGG 7 Taushetserklæring 1 Bekreftelse Ved å signere dette dokumentet bekrefter jeg at jeg har lest bestemmelsene inntatt i lov om Innovasjon Norge 27 og straffeloven 121 og forstår at: min tjeneste eller arbeid for Innovasjon Norge krever ansvarsfølelse og lojalitet; jeg på de vilkår som fremgår av lov om Innovasjon Norge 27 har taushetsplikt om det jeg i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får kjennskap til om andres forretningsmessige eller private forhold; jeg plikter å behandle all informasjon på en betryggende og for uvedkommende utilgjengelig måte og forøvrig i samsvar med Innovasjon Norges til enhver tid gjeldende retningslinjer; taushetsplikten også gjelder overfor ansatte i Innovasjon Norge som ikke har behov for opplysningene i sitt arbeid; taushetsplikten også gjelder etter at jeg har avsluttet tjenesten eller arbeidet for Innovasjon Norge; og brudd på taushetsplikten kan medføre straffeansvar, erstatningsansvar og/eller opphør av min tjeneste eller arbeid for Innovasjon Norge. 2 Relevant rolle Jeg har følgende rolle i min tjeneste eller arbeid for Innovasjon Norge (sett kryss): Ansatt Tillitsverv Observatør Konsulent i følgende selskap: Annen rolle: 3 Signatur Sted og dato: Navn i BLOKKBOKSTAVER: Adresse: Fødselsdato (DD.MM.ÅÅÅÅ): Signatur: 23

24 Lov om Innovasjon Norge (LOV ) 27. Taushetsplikt Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for selskapet har taushetsplikt om det han eller hun i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får kjennskap til om andres forretningsmessige eller private forhold med mindre han eller hun etter lov har plikt til å gi opplysningene. Taushetsplikten gjelder ikke meddelelser som hovedstyret eller noen som har fullmakt fra hovedstyret gir på vegne av selskapet til eierne. Taushetsplikten er ikke til hinder for 1. at opplysningene som ledd i selskapets behandling av enkeltsaker gjøres kjent for finansinstitusjoner og andre aktører undergitt lovbestemt taushetsplikt, 2. at opplysningene brukes for å ivareta selskapets kreditorinteresser, 3. at opplysningene meddeles selskapets offentlige oppdragsgivere og andre offentlige myndigheter, når dette er påkrevd for å ivareta disse organers plikt etter lov, forskrift eller instruks til å føre kontroll med selskapets offentlige midler, 4. at opplysningene brukes for å anmelde eller gi opplysninger om lovbrudd til påtalemyndigheten eller vedkommende kontrollmyndighet når det finnes nødvendig av allmenne hensyn, 5. at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder, eller 6. at opplysningene brukes i utveksling av informasjon (samordning) som forutsatt i lov om Oppgaveregisteret. Når det finnes rimelig og ikke medfører uforholdsmessig ulempe for andre interesser, kan det bestemmes at opplysninger i det enkelte tilfelle kan eller skal gis til bruk for forskning uten hinder av taushetsplikt. Bestemmelsene i forvaltningsloven 13 d andre og tredje ledd og 13 e kommer til anvendelse så langt de passer. Taushetsplikten er heller ikke til hinder for at opplysninger kan utleveres til utenforstående etter skriftlig samtykke fra den opplysningene gjelder. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen gjelder også for en eier, oppdragsgiver eller andre offentlige myndigheter som mottar opplysninger fra selskapet, og enhver som utfører tjeneste eller arbeid for disse. Straffeloven (LOV ) 121. Den som forsettlig eller grovt uaktsomt krenker taushetsplikt som i henhold til lovbestemmelse eller gyldig instruks følger av hans tjeneste eller arbeid for statlig eller kommunalt organ, straffes med bøter eller med fengsel inntil 6 måneder. Begår han taushetsbrudd i den hensikt å tilvende seg eller andre en uberettiget vinning eller utnytter han i slik hensikt på annen måte opplysninger som er belagt med taushetsplikt, kan fengsel inntil 3 år anvendes. Det samme gjelder når det foreligger andre særdeles skjerpende omstendigheter. Denne bestemmelse rammer også taushetsbrudd m.m. etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. 24

25 VEDLEGG 8 Egenerklæring om antikorrupsjon IN har nulltoleranse for korrupsjon og har en antikorrupsjonspolicy som gjelder for alle leverandører til IN. Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Undertegnede bekrefter med dette at selskapet ikke er under etterforskning for mistanke om korrupsjon og videre at ingen av selskapets ansatte eller styremedlemmer er straffet, tiltalt eller under etterforskning for korrupsjon. Undertegnede bekrefter med dette at det er iverksatt tiltak for å bevisstgjøre våre ansatte mot korrupsjon. Selskapet har nulltoleranse for korrupsjon eller forsøk på korrupsjon hos egne ansatte og forretningsforbindelser. Undertegnede aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere selskapets tiltak for antikorrupsjonsarbeid og kan kreve fremlagt selskapets interne rutiner/ tiltak mot korrupsjon. Ved mistanke mot- eller etterforskning av selskapet for korrupsjon, skal IN ha rett til å heve avtalen med umiddelbar virkning etter at selskapet har fått anledning til å gi sitt syn på anklagene. Dato Dato Daglig leder Ingen ansatte Representant for de ansatte 25

26 VEDLEGG 9 Databehandleravtale etter personopplysningsloven Databehandleravtale I henhold til personopplysningslovens 13, jf. 15 og personopplysningsforskriftens kapittel 2. mellom Innovasjon Norge behandlingsansvarlig og. Databehandler 26

27 1. Avtalens formål og omfang Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger om de registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, behandling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. Avtalen er knyttet opp mot inngått kontrakt mellom databehandler og behandlingsansvarlig om levering av tjenester og regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig. 2. Avtalens parter Kontrakten inngås mellom Behandlingsansvarlig Innovasjon Norge (heretter kalt Behandlingsansvarlig) og xxx (heretter kalt Databehandler). 3. Databehandlers plikter Databehandler skal følge de rutiner og instrukser for behandlingen som behandlingsansvarlig til enhver tid har bestemt skal gjelde. Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå, slik at behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. Behandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtale eller følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål. Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette. Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Databehandler har ansvar for at personell (hos databehandler eller underleverandør som denne benytter) med tilgang til opplysningene, alltid skal ha underskrevet taushetserklæring før tilgang gis. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør. Det skal fremgå klart dersom Databehandleren kan overlate personopplysninger til andre for oppbevaring, bearbeiding eller annen bruk. Databehandler skal behandle personopplysninger i forbindelse med levering av tjenester til behandlingsansvarlige. Dette omfatter personopplysninger om brukere av tjenestene. Databehandler skal foreta innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, behandling, utlevering eller kombinasjoner av disse som er nødvendig for å oppfylle pliktene i lovgivingen. Databehandler har ansvar for tilfredsstillende informasjonssikkerhet mht konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger, jf personopplysningsloven 13. Datahandler skal dokumentere informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene. Databehandler skal sikre overholdelse av pliktene i personopplysningsforskriftens kap 2 (informasjonssikkerhet) og kap 3 (internkontroll). 27

28 Databehandler skal håndtere krav om innsyn (jf personopplysningsloven 18) og krav om rettting (jf personopplysningsloven 27) fra registrert bruker av tjenester. Databehandler skal sikre overholdelse av 28 i personopplysningsloven (forbud mot å lagre unødvendige opplysninger). 4. Behandlingsansvarliges plikter Behandlingsansvarlig har ansvar for å påse at krav, herunder krav til sikkerhet, som stilles i personopplysningsloven med forskrifter er oppfylt. Det innebærer blant annet også at databehandler har ansvaret for å påse at kravene er oppfylt i forbindelse med oppbevaring og bruk av personopplysningen hos databehandleren, jf. personopplysningsloven 15 og personopplysningsforskriften Bruk av underleverandør Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler skal dette avtales skriftlig med behandlingsansvarlige før behandlingen av personopplysninger starter. Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse. 6. Sikkerhet Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, herunder særlig personopplysningslovens med forskrifter. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel. Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens 2-6 skal skje ved at databehandler melder avviket til Datatilsynet med kopi til behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig kan til enhver tid kreve dokumentasjon hos databehandler for å forsikre seg om at databehandler overholder alle relevante krav i personopplysningsloven og- forskriften vedrørende informasjonssikkerhet. Behandlingsansvarlig kan kreve tilgang til databehandlers rapporter mv knyttet til periodiske revisjoner av sine prosedyrer og rutiner. 7. Sikkerhetsrevisjoner Databehandler skal gjennomføre sikkerhetsrevisjoner jevnlig for systemer og behandling av personopplysninger som omfattes av denne avtalen. Revisjonen kan omfatte gjennomgang av rutiner, stikkprøvekontroller, mer omfattende stedlige kontroller og andre egnede kontrolltiltak. 8. Avtalens varighet Avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig. 28

29 Ved brudd på denne avtale eller personopplysningsloven kan behandlingsansvarlig pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. 9. Ved opphør Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alle personopplysninger som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen. 10. Meddelelser Meddelelser etter denne avtalen skal sendes skriftlig til: Innovasjon Norge Postboks 448 Sentrum 0104 Oslo Att: xxxxxxxxxxxxxxx 9. Lovvalg og verneting Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar Oslo tingrett som verneting. Dette gjelder også etter opphør av avtalen. 29