OMRÅDEREGULERING, MEDVIRKINGSPROSESS OG PLANLEGGING AV MIDLERTIDIG BRUK AV STEVNEPLASSEN

Transkript

1 Skien Kommune OMRÅDEREGULERING, MEDVIRKINGSPROSESS OG PLANLEGGING AV MIDLERTIDIG BRUK AV STEVNEPLASSEN INVITASJON TIL ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE OM REGULERINGS- OG BYUTVIKLINGSTJENESTER (gruppekontrakt) ANBUDSINNBYDELSE OG TILBUDSSKJEMA Skien, 04. April 2016

2 Innholdsfortegnelse 1 Innbydelse Bakgrunn for oppdraget Generelle konkurranseregler Konkurranseform Kunngjøring Utforming av kontrakten Forbehold hos oppdragsgiver Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Befaring Tilbudet Tilbudsbrev og vedlegg Levering av tilbud Adresse for levering av tilbud pr. epost Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Tilbudsfrist Frist for mottak av tilbudet Forbehold og avvik Alternative tilbud Deltilbud Vedståelsesfrist Avvisning av tilbyder Kvalifikasjonskravene Tildeling av kontrakt og tildelingskriterier Oppdragsgivers forbehold Regulering av kontraktsummen Fremdrift tidsplaner Fremdrift Fremdrift områderegulering Fremdrift plan for midlertidig bruk, medvirkning og formidling Orientering om oppdraget Generell orientering

3 9.2 Områderegulering Medvirkning, kommunikasjon og formidling Intern involvering Politisk involvering Plan for midlertidig bruk og strakstiltak for tilgjengeliggjøring og innhold Ytelsesbeskrivelse Generelt Ansvarlige konsulenter kompetansesammensetning Avgrensing av planområdet Omfanget av planarbeidet Krav til innlevert planmateriale Krav til medvirkning og kommunikasjon Krav til plan for midlertidig bruk og tilgjengeliggjøring Øvrig informasjon Kontraktsbestemmelser Generelle kontraktsbestemmelser Underskrift Vedlegg Mal for tilbudsbrev Prosjektorganisering Tilbudsskjema Timerater for kontrakts- og tilleggsarbeider Forbehold Underskrift / kontaktperson Politisk vedtak og saksfremlegg Prosjektplan Premisser for bruk og videre utvikling av Stevneplassen Krav til materialet ved innsending Grenlandsstandarden og Kommuneplanens arealdel

4 1 Innbydelse Skien kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr med dette til konkurranse om kontrakt for medvirkning, områderegulering og midlertidig bruk av Stevneplassen i Nordre Falkum i Skien. Skien er i en periode med sterk satsing på byutvikling, blant annet gjennom Bypakke Grenland og handlingsprogrammet Skien 2020 som har som mål å utvikle sentrum til et bedre sted for bolig, næring og kulturopplevelser. Skien kommune er en by og en kommune i Telemark, fylkets administrasjonssenter og største by. Skien er Norges 11. største by og omfatter 778 km2. Byen er en av Norges eldste og har røtter tilbake til år 900. Antall innbyggere i Skien kommune pr. 1. september 2015 er Skien kommunes visjon er Den gode og inkluderende møteplass. 1.1 Bakgrunn for oppdraget Stevneplassen er kommunalt eid, eiendommen har vært brukt som stevneplass siden Selskapet Stevneplassen AS ble nedlagt i 2012, og eiendomsmassen er overført til Skien kommune. Området er regulert til «offentlig formål, Stevneplass» i reguleringsplan vedtatt av bystyret Området er på til sammen ca. 60 daa. Eksisterende bygninger og anlegg blir i dag leid ut. Før det kan foretas fradeling eller oppføring av nye bygg, må det foretas en områderegulering, siden det ikke lengre er aktuelt å bruke området til det formålet som det er regulert til. Det ble vedtatt et Premissdokument med mål og føringer for utvikling av området i Bystyret den Premissdokumentet skal sammen med vedtaket og prosjektplan legges til grunn for arbeidet. I synergi med reguleringsarbeidet skal det lages en plan for strakstiltak for tilgjengeliggjøring og midlertidig bruk av Stevneplassen. Alt arbeidet skal utvikles på grunnlag av aktiv medvirkning, det skal legges stor vekt på formidling av og dialog rundt utviklingsarbeidet, både på kort og lang sikt, med befolkningen. 4

5 1.2 Generelle konkurranseregler Lov om offentlig anskaffelser LOV og Forskrift om offentlige anskaffelser FOR gjelder for konkurransen. 1.3 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-databasen på Utforming av kontrakten Kontrakten vil bestå av dokumentene som utgjør konkurransegrunnlaget, jf. pkt 2 nedenfor, prosjekteringsgruppens tilbud, referater fra befaring og et avtaledokument basert på NS Forbehold hos oppdragsgiver Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med umiddelbar virkning dersom det foreligger saklig grunn. Manglende godkjenning fra politisk hold eller manglende finansiering er saklig grunn til å avlyse konkurransen på ethvert tidspunkt før endelig kontrakt er underskrevet. 2 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet, samt de vedlegg som fremgår av pkt. 14. Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referat fra befaring i henhold til nedenstående bestemmelser, vil også være en del av konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget er lagt ut på Doffin, hvor konkurransen er kunngjort. Interesserte må registrere sin interesse der, og laste ned konkurransegrunnlag med vedlegg. 2.1 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristen utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får 5

6 mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. Forespørselen skal rettes til prosjektleder Marja Skotheim Folde i Skien kommune på epost: marja.skotheim.folde@skien.kommune.no Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Eventuelle rettelser, suppleringer og endringer vil umiddelbart bli lagt ut på Doffin og sendt alle som har registrert sin interesse der. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges. 2.2 Befaring Felles befaring avholdes uke 34, onsdag 24. august klokken 12 Adresse: Stevneplassen, Fridtjof Nansens gt 19 (foran Skagerak Arena) Oppmøtested: Foran Skagerak Arena Formålet med befaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Det vil bli ført referat fra befaringen som angir tidspunkt for befaring, hvem som var til stede og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Tilbydere skal delta på befaringen. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på befaringen, vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktarbeidene som de tilbydere som deltok på befaringen. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsbrev og vedlegg Tilbudsevalueringen er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. 6

7 Tilbyder skal levere tilbudsbrev basert på den mal som vedlagt denne tilbudsinnbydelsen, jf. pkt 20.1 Mal for tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere følgende dokumentasjon: Dokumentasjon som er etterspurt i pkt. 4 Kvalifikasjonskravene; jf. tabellens kolonne C «Dokumentasjonskrav». Dokumentasjon som er etterspurt i pkt. 5 Tildeling av kontrakt og tildelingskriterier; jf. tabellens kolonne C «Dokumentasjonskrav». Vedlegg som framgår av pkt Mal for tilbudsbrev under avsnitt «Annet». Dokumentasjonen skal systematiseres etter den vedleggstruktur som fremgår av tabellenes kolonne D:, og pkt Levering av tilbud Tilbudet skal sendes prosjektleder på epost, med kopi til prosjektmedarbeider Anders Nordby og prosjektansvarlig Olav Backe-Hansen. Eposten merkes på følgende måte: Tilbud Områderegulering, medvirkningsprosess og midlertidig bruk av Stevneplassen navn på entreprise Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader som påføres ved å delta i konkurransen. 3.3 Adresse for levering av tilbud pr. epost marja.skotheim.folde@skien.kommune.no med kopi til Anders.Nordby@skien.kommune.no olav.backe-hansen@skien.kommune.no 3.4 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Skien kommune Planenheten Postboks 158 Sentrum 3701 SKIEN 7

8 3.5 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Skien kommune Planenheten Henrik Ibsensgt. 2, Kaffehuset, Servicesenteret, 1. etg. SKIEN 3.6 Tilbudsfrist Frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver innen følgende frist: Fredag 09. september 2016 kl Forbehold og avvik Forbehold og avvik kan føre til avvisning. Før tilbyder eventuelt tar forbehold eller utformer tilbud med avvik, bør derfor juridisk kompetanse konsulteres. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf pkt 2.1. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning. Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i eget tilbudsvedlegg. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte. 3.8 Alternative tilbud Alternative tilbud kan aksepteres dersom de gir en bedre måloppnåelse for mål og føringer i vedtak fra bystyret , i tråd med premissdokument og prosjektplan. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte løsninger, eller tilbud som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil derfor kunne vurderes som kontraktsmessige tilbud hvis de kan vise til et bedre byutviklingsgrep og oppgaveforståelse for samme måloppnåelse. Kvalitets- og prisforskjeller mellom de ulike tilbudte løsningene vil være relevant i evalueringen av tilbudene, jf tildelingskriteriene i pkt 5. Ved utformingen av alternative tilbud skal det gis en detaljert beskrivelse av det tilbudte alternativ. Det skal gis en klar referanse til det aktuelle punkt i konkurransegrunnlaget, hvor det tilbys noe annet enn det som er beskrevet. Tilbyder skal gi en begrunnelse for hvorfor tilbyder mener at det alternative tilbudet er like bra eller bedre enn det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget, hvordan det vil gi en bedre måloppnåelse og oppnåelse av føringene gitt i «Stevneplassen- Premisser for 8

9 bruk og videre utvikling», politisk vedtak med oversendelsesforslag og prosjektplan. Alternative tilbud må kunne oppfylle nevnte rammer 3.9 Deltilbud Det er ikke adgang til bare å gi tilbud på deler av beskrevet arbeidsomfang Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 90 dager fra tilbudsfristens utløp og frem til fredag 9 desember Avvisning av tilbyder Tilbyder som ikke fyller de kravene til kompetanse, kapasitet og soliditet som følger av vedlegg , vil bli avvist. Hvis tilbyder unnlater å levere de etterspurte attester for betalt skatt og merverdiavgift, skal tilbyderen innvilges en kort tilleggsfrist. Dersom dokumentet ikke leveres innen utløpet av tilleggsfristen, blir tilbyder avvist. Hvis tilbyder unnlater å levere attest for foretaksregistrering, kan tilbyderen innvilges en kort tilleggsfrist. Hvis slik attest ikke leveres innen utløpet av tilleggsfristen, kan tilbyder avvises. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold og avvik jfr. pkt. 3.6 «Forbehold og avvik», vil bli avvist. 4 Kvalifikasjonskravene For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner, vil krav som følger av tabeller nedenfor, kolonne C «Dokumentasjonskrav», med tilhørende tilbudsvedlegg legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: 9

10 Firmaregistrering, skatt og HMS Obligatoriske og ufravikelige krav Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert 1.1 Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp 1.2 Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring 1.3 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en økonomi til å gjennomføre kontrakten Foretakets årsberetning for de siste tre år eller nyere opplysninger som har betydning for foretakets regnskapstall. Med årsberetning menes den som for norske foretak sendes til Brreg. 1.4 A: Kriterier B: Krav og kriterier som tillegges stor vekt C: Dokumentasjonskrav D: Tekniske og faglige kvalifikasjoner Gruppens kapasitet Firmaene i prosjekt-eringsgruppen skal ha kapasitet tilstrekkelig til å gjennomføre oppdrag av denne størrelse, kompleksitet og karakter. Oversikt over firmaenes gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av de siste 3 år, oppdrags-mengde/ledig kapasitet og evt. samarbeidende parter. (maks 1 A4 side) 1.5 Gruppens kompetanse Det tillegges stor vekt å ha erfaring med midlertidig bruk og medvirkning. Det tillegges stor vekt å ha kompetanse på bymiljø, byform, romdannelse og arkitektonisk utforming av offentlig rom og tilknytning til omliggende bystruktur. Det tillegges stor vekt å ha kompetanse på arkitektur og byform. Det stilles krav til kompetanse på områderegulering/ større reguleringsarbeid Det tillegges stor vekt på evne til formidling og kommunikasjon. Det tillegges stor vekt å ha erfaring med bruk av Oversikt over alt personell med kvalifikasjoner og utdanning eller tekniske avdelinger som foretakene disponerer over, enten de tilhører foretaket selv eller ikke, samt over de som har ansvaret for kvalitetskontrollen. Kort beskrivelse av sammenheng mellom oppgaveforståelse, sammensetning av team og prosjektorganisering Liste over firmaenes relevante prosjekter med hovedvekt på de siste 5 årene, hvorav minst 2 skal være byutviklingsprosjekt og minst 1 områderegulering referanseperson hos oppdragsgiver type byutviklingsprosjekt kort beskrivelse av prosjektet og henvisning til eventuelle nettsider, publikasjoner e.l. hvor prosjektet er omtalt grafisk fremstillingsevne, formidling og kommunikasjon

11 medvirkning i by- / stedsutvikling Det tillegges vekt å ha erfaring med klimatilpasning og bruk av overvann som ressurs i bymiljø 5 Tildeling av kontrakt og tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige ut fra administrasjonens vurdering av innlevert materiale, tidligere erfaring og de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Pris 20 % Anbudssum inkl. mva. A: Kriterier B: Vekt C: Dokumentasjonskrav D: 2.1 Det henvises til pkt Tilbudsskjema og 14.4 Timerater for kontrakts- og tilleggsarbeider 30 % Tilbudte prosjektmedarbeidere, herunder deres formalog realkompetanse, funksjon i prosjektet (utdanning, erfaring, egnethet etc) og prosjektorganisering Utfylt skjema 14.2 Prosjektorganisering Sammensetning av teamet og prosjektorganisering har nær sammenheng med oppgaveforståelsen og det er ønskelig at sammenhengen mellom sammensetning av team, kompetanse og oppgaveforståelse utdypes kort (maks 1 A4) Organisasjonskart for prosjektet der tilbudte prosjektmedarbeidere inngår, samt en beskrivelse av deres rolle/oppgave i prosjektet. CV for hver av de tilbudte prosjektmedarbeiderne. Foruten personalia skal CV minimum inneholde: firmanavn, nåværende stilling og fartstid i stillingen, tidligere stillinger, utdannelse, relevante prosjekter, relevante kurs, eventuelle publiserte fagartikler, relevant forskningsarbeid, eller annet som viser relevant kompetanse, evne til formidling og kommunikasjon Prosjektgjennomføring 2.2 I tillegg skal de for hver av de tilbudte 11

12 prosjektmedarbeiderne opplyses om følgende: Beskrivelse av prosjektmedarbeiderens kompetanse og spesialkompetanse som er relevant for dette prosjektet. Beskrivelse av prosjekter som har overføringsverdi til oppdraget som tilbudte prosjektmedarbeidere har deltatt i. Det skal gis en kort beskrivelse av prosjektene som minimum skal omfatte: oppdragsgiver, når utført, hva som konkret ble prosjektert og hvilke ansvar den tilbudte prosjektmedarbeideren hadde i prosjektet, hvilken fase, samt spesielle forhold som kan være relevant i forbindelse med dette prosjektet. Maks 5 prosjekter pr. medarbeider. Oppgaveforståelse 50 % Redegjørelse, maks 3 sider, for utfordringer og muligheter som tilbyderen ser for seg i forbindelse med prosjekteringsoppdraget, herunder: Stedsutvikling, basert på gruppens forståelse av prinsipper og føringer i Premissdokumentet. Medvirkning; aktiv bruk av medvirkning for 1) bedre reguleringsplan 2) i byutviklingsprosess på lang sikt og 3) i midlertidig plan/ tiltak på kort sikt 2.3 Midlertidig bruk av offentlig rom og bygningsmasse Plangrep Miljø/ klimatilpasning og overvannshåndtering Bymiljø, offentlig rom og arkitektur Byform og - struktur, sammenhenger med omliggende by Tverrfaglighet Bærekraft Det skal være en felles besvarelse for prosjekteringsgruppen. 6 Oppdragsgivers forbehold Dersom et tilbud har så lav pris at det står åpenbart i misforhold til det som skal leveres, og anbyderen ikke kan oppgi fyllestgjørende grunner for dette, kan oppdragsgiver forkaste tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta ethvert tilbud eller forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn til det. Oppdragsgiver forbeholder seg videre retten til å avlyse konkurransen på ethvert stadium dersom det foreligger saklig grunn. 12

13 7 Regulering av kontraktsummen Tilbudet skal organiseres i tre deler hvor det gis pris på hver enkelt. De tre delene er områderegulering, medvirkning og plan for midlertidig bruk. Ved fastsetting av pris skal det beskrives hvilken kompetanse, timebruk og annen ressursbruk som inngår i prisen. 8 Fremdrift tidsplaner 8.1 Fremdrift Det legges opp til følgende veiledende fremdrift :: a. Utlysing på DOFFIN-basen b. Anbudsfrist c. Kontrahering av rådgivere Det tas forbehold om at prosjektets tidsplan kan bli påvirket av politiske vedtak. 8.2 Fremdrift områderegulering Det legges opp til følgende veiledende fremdrift i reguleringsplansarbeidet: a. Forhåndskonferanse/varsel om oppstart planarbeid August 2016 b. Oppstartsmøte September 2016 c. 1.gangsbehandling - offentlig høring Mars 2017 d. Sluttbehandling Juni Fremdrift plan for midlertidig bruk, medvirkning og formidling Medvirkning og formidling skal inngå som en parallell prosess i synergi med områdereguleringen. Plan for tilgjengeliggjøring og midlertidig bruk skal være et resultat av medvirkning. En strategi for medvirkning og midlertidig bruk av området skal legges ved tilbudet og inngår som en del av evalueringsgrunnlaget slik beskrevet under punkt 4, 5 og Orientering om oppdraget 9.1 Generell orientering Oppdraget består av tre deler: 13

14 1. Områderegulering av tomter innenfor det avgrensede området (Stevneplassen) 2. Medvirkning 3. Planlegging av midlertidig bruk: plan for tiltak for tilgjengeliggjøring og bruk av området på kort sikt Som det fremgår av pkt nedenfor, skal det utarbeides forslag til områdereguleringsplan for Stevneplassen i Skien kommune. Tomten er på totalt ca m2. Tomtene skal reguleres i tråd med bystyrets vedtak den , Premissdokument for videre utvikling av Stevneplassen med mål og føringer samt prosjektplan skal legges til grunn for arbeidet. 9.2 Områderegulering Med bakgrunn i at Stevneplassen AS er nedlagt, har bystyret i Skien kommune vedtatt at tomtene skal reguleres før de kan fradeles og utvikles. Arbeidet skal utføres i tråd med bystyrets vedtak om mål og føringer, og «Premissdokument for bruk og fremtidig utvikling av Stevneplassen» skal legges til grunn. Administrasjonen har lagt frem fram en sak om hvilke premisser og føringer som skal legges til grunn for reguleringsarbeidet. Det skal legges stor vekt på medvirkning fra befolkningen i nærmiljøet i reguleringsarbeidet videre. Rammene for prosjektet har mandat i vedtak i bystyret datert : 1. Stevneplassen skal utvikles til et bolig- og aktivitetsområde 2. Premissdokument for Stevneplassen, datert legges til grunn for reguleringsarbeidet. 3. Målene for Stevneplassen er: a. Stevneplassen skal inngå som en del av Nordre Falkum b. Stevneplassen skal være bymessig og støtte opp om målene for Skien 2020 c. Området skal utvikles i etapper over tid d. Stevneplassen skal spille på lag med beboere og aktører i bydelen og bidra til et levende nærmiljø e. Bebyggelsen skal ha en variert utforming f. Utvikling på Stevneplassen skal være sosialt, økonomisk og økologisk bærekraftig 14

15 4. Premissene som skal legges til grunn for utvikling av Stevneplassen er: a. Etappevis utbygging b. Aktiv bydelsgate (Fridtjof Nansens gt) knytter Stevneplassen til lokalsentret c. Et godt ferdselsnett tilpasset myke trafikanter d. Møtestedene på Stevneplassen skal være bydelens hovedmøteplasser og styrke lokalsentret e. Stevneplassen skal ha parker og plasser som er aktivitetsskapende og samlende elementer for bydelen f. Det skal etableres gode koblinger til overordnet grønnstruktur og friluftsliv 5. Boligutvikling på Stevneplassen må koordineres med boligutbygging i sentrum og på Lekelandstomten Det henvises til prosjektplan «Premisser for bruk videre utvikling av Stevneplassen» og bystyrets oversendelsesforslag til administrasjonen som en utdyping av disse rammene. 9.3 Medvirkning, kommunikasjon og formidling I forbindelse med reguleringsprosessen skal det stimuleres til en aktiv medvirkning hvor de ulike ressursmiljøene skal kunne bidra inn med kunnskap og engasjement. Dette arbeidet skal organiseres for å kunne informere om medvirkningsmuligheter og planprosess, og for å innhente kunnskap. Stevneplassen skal stilles til disposisjon for at befolkingen kan ta området i bruk så snart som mulig. Reguleringsarbeidet skal utarbeides på grunnlag av aktiv medvirkning. Konsulenten skal utarbeide en egen plan for hvordan medvirkning og aktivt medborgerskap skal tilrettelegges og brukes i planarbeidet. Planen skal ha som mål å involvere brukergruppene i å ta i bruk området på kort sikt, ivareta og stimulere til engasjement, og bidra med kunnskap inn i selve reguleringsarbeidet. Formidling av planprosess, beslutninger og arbeid skal stå sentralt i arbeidet. Kommunikasjon og formidling er å anse som en viktig del av både regulering og medvirkning. Strategien må samordnes med planen for midlertidig bruk og inkludere en tiltaksliste samt aktivitetsplan som viser hva som skal gjøres av tiltak sammen med medvirkningsgruppen inne på området på kort sikt, hvordan de skal involveres i selve reguleringsarbeidet og videre i utviklingen på lang sikt, hvordan beslutninger skal formidles, og en strategi for kommunikasjon. 15

16 9.4 Intern involvering Det opprettes en flerfaglig gruppe som representerer fagmiljøene i kommunen, samt eventuelt andre offentlige myndigheter. Gruppen skal sørge for planens forankring internt, være diskusjonspartner og kunne gi faglige innspill og føringer på tidlig tidspunkt i prosessen. Gruppen skal involveres i medvirkningsarbeidet, i forkant av oppstartsmøte, ved vurdering av underveismateriale og ved vurdering av innsendt materiale. Gruppen skal også være diskusjonspartner ved eventuelle justeringer før sluttbehandling. Gruppens oppgave er å representere det offentliges interesser, og å skaffe til veie informasjon og føringer, samt avstemme motstridende samfunnsinteresser så tidlig som mulig i prosessen for at planen er bredt omforent, utarbeides på riktig kunnskapsgrunnlag og i forhold til områdets behov. 9.5 Politisk involvering HOTS og HOKMNF inviteres til alle medvirkningsmøter og - workshoper. I forbindelse med oppstart og politiske behandlinger skal det i tillegg holdes en orientering om planen. 9.6 Plan for midlertidig bruk og strakstiltak for tilgjengeliggjøring og innhold Det skal utarbeides en plan for midlertidig bruk av området. Planen skal bestå av en landskapsplan i 1-:500 og en tiltaksliste. Dette skal samordnes med medvirkningsprosessen og legge grunnlaget for byutviklingen det legges opp til i reguleringsarbeidet. Medvirkning, regulering og midlertidig plan må sees i sammenheng og utformes på bakgrunn av en forståelse av utvikling av området som en dynamisk prosess, ikke et sluttbilde. Denne prosessen skal ha en innvirkning på bydelen ut over planområdets avgrensing. 10 Ytelsesbeskrivelse 10.1 Generelt Arbeidet skal omfatte medvirkningsprosess, plan for tilgjengeliggjøring og midlertidig bruk samt utarbeidelse av forslag til områderegulering, med tilhørende planbestemmelser, planbeskrivelse, medvirkning og illustrasjoner. Arbeidet skal legge til rette for bruk av området på kort og lang sikt i tråd med mål og føringer beskrevet i premissdokumentet. 16

17 Medvirkning, regulering og midlertidig plan må sees i sammenheng og virke inn i hverandre for et helhetlig resultat. Planen bør utformes på bakgrunn av en forståelse av byutvikling som en dynamisk prosess, mer enn et ferdig sluttbilde. Denne prosessen skal ha en innvirkning ut over planområdets avgrensing og danne en samlende kjerne som bydelen i dag mangler. Utviklingen må sees i sammenheng og spille på lag med handlingsprogrammet for sentrum; Skien Ansvarlige konsulenter kompetansesammensetning Sammensetning av teamet og prosjektorganisering inngår som en del av oppgaveforståelsen og det er ønskelig at sammenhengen mellom sammensetning av team, kompetanse og oppgaveforståelse utdypes i tilbudsvedlegg 2.2. Tilbyder skal utpeke de konsulenter som skal være ansvarlige for utførelsen av oppdraget. Det forutsettes at det er tilbudte konsulenter som gjennomfører oppdraget. Tilbyder skal tilby et team med tilstrekkelig antall konsulenter og med den kompetansesammensetning som er nødvendig for å utføre oppdraget i samsvar med oppdragsbeskrivelsen og innenfor oppdragets tidsfrister og som sikrer best mulig måloppnåelse. Teamet skal minimum inneha følgende kompetanse: 1. Planfag, for eksempel landskapsarkitekt (LARK), arkitekt (ARK) Oppdraget omfatter all den dokumentasjon og de ytelser som er nødvendig for å oppnå offentlig godkjenning av tiltaket, sikre en god og reell medvirkning og planlegge for tiltak som aktiviserer det offentlige rommet på kort sikt. Konsulentene forutsettes å innhente all informasjon som er nødvendig for å utføre oppdraget etter avtalen. Det påhviler konsulenten å foreta registrering av alle forhold som kan ha innflytelse på gjennomføringen av oppdraget og fremdriften av arbeidet Avgrensing av planområdet Avgrensing av planområdet fremgår av premissdokumentet. Avgrensingen må sees på som foreløpig, og endelig avgrensing kan endres i samråd med kommunens planenhet og prosjektleder Omfanget av planarbeidet Planene skal legge til rette for de planlagte utbyggingene;: Fase 1: Arealreserve - åpent offentlig flerbruksareal 17

18 Bydelsgate Aktivitetsplass, flerbruksplass, park og parkdrag Grøntdrag og gang- / sykkelforbindelser Kvartaler for formålsbygg og bruk /gjenbruk, eventuell ombygging av eksisterende bygningsmasse Fase 2: Boligkvartaler, arealreserven transformeres etappevis til kvartaler Bruk /gjenbruk, eventuell ombygging av eksisterende bygningsmasse 10.5 Krav til innlevert planmateriale Planmaterialet skal omfatte plankart, reguleringsbestemmelser og beskrivelse slik det er beskrevet i vedlagte kravspesifikasjon, Grenlandsstandarden, vedlegg 5. Plankartet skal utarbeides i digital form som beskrevet i Grenlandsstandarden. Planmaterialet skal i tillegg inneholde en samordnet overordnet plan for overvannshåndtering og landskapsplan i tråd med kommuneplanens nye arealdel. Overvannshåndtering skal følge tretrinnsprinsippet i tråd med arealdelens bestemmelser. Overvannshåndtering skal fortrinnsvis skje lokalt. Innlevert materiale skal vise en plan for hvordan utviklingen av området skal håndteres etappevis, i faser, med utvikling av delområder på kort og lang sikt. Det skal utarbeides et grafisk materiale, illustrasjoner, skjema, etc som kan formidle prosessen, samt områdets og plangrepets muligheter på en pedagogisk måte for brukerene av området, politikere og befolkningen forøvrig. Det skal også utarbeides en enkel 3D-modell som kan settes inn i kommunens egen digitale 3D-modell over Skien Krav til medvirkning og kommunikasjon Det skal leveres og iverksettes en strategi for medvirkning og aktivt medborgerskap. Medvirkningen skal være reell og brukes aktivt i planarbeid og utarbeidelse av plan for midlertidig bruk. Planen skal ha som mål å involvere brukergruppene i å ta i bruk området på kort sikt, ivareta og stimulere til engasjement, og bidra med kunnskap og oppgaveforståelse inn i selve reguleringsarbeidet. Planen skal også inkludere kommunikasjon og formidling som en del av medvirkningen. Planen for medvirkning skal sørge for at det tilrettelegges for et aktivt medborgerskap for at brukere skal ha eierskap til prosessen og ta del i utforming og innhold. Planen skal sørge for at medvirkning og brukeres engasjement brukes aktivt i en langsiktig 18

19 stedsutvikling og at det bygges videre på stedets sterke følelsesmessige forankring og betydning hos folk. Arealer og bygg skal brukes aktivt og ha en reell funksjon under utviklingen av området. Medvirkning skal bidra til et levende og aktivt nærmiljø hvor det spilles på lag med beboere og aktører i bydelen. Kommunikasjon er en viktig del av medvirkningsprosessen, planen for medvirkning må også inneholde forslag til hvordan kommunikasjon skal integreres som en ressurs i reguleringsarbeidet. Stevneplassen skal stilles til disposisjon for at befolkingen kan ta området i bruk så snart reguleringsarbeidet er igangsatt. Reguleringsarbeidet skal utarbeides på grunnlag av aktiv medvirkning. Arbeidet må inkludere en formidlings- og kommunikasjonsstrategi, en tiltaksliste og aktivitetsplan som viser hva som skal gjøres av tiltak sammen med medvirkningsgruppen inne på området på kort sikt, og hvordan de skal involveres i selve reguleringsarbeidet og utviklingen på lang sikt Krav til plan for midlertidig bruk og tilgjengeliggjøring Som en del av medvirkningen skal området gjøres tilgjengelig og stilles til disposisjon for brukerne og innbyggerne i området. Planen må inkludere en tiltaksliste med strakstiltak for å gjøre området tilgjengelig og for å øke stedets bruksverdi. Disponering av arealer, funksjoner og innhold i den midlertidige planen utarbeides sammen med brukerne. Det skal leveres minimum en landskapsplan og beskrivelse av tiltak Øvrig informasjon Eiendomsforhold: Kommunen eier tomteareal og bygningsmasse som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet. 11 Kontraktsbestemmelser 11.1 Generelle kontraktsbestemmelser Organisatoriske bestemmelser (NS 8401 pkt 5) Gruppekontrakter (NS 8401, pkt 5.5) 19

20 Det vil bli inngått gruppeavtale med solidaransvar for prosjekteringsgruppen. Prosjekteringsgruppens ytelser er definert i Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse og Ingeniørnormen Disse gjøres gjeldende ved eventuell inngåelse av kontrakt om rådgivertjenester. Prosjektmaterialet (NS 8401 pkt 6) Rettigheter til prosjektmaterialet (NS 8401, pkt 6.1) Oppdragsgiver har eiendomsrett til all prosjektdokumentasjon, herunder elektronisk lagret dokumentasjon, til bruk ved forvaltning, formidling, samt annet bruk som naturlig knytter seg til prosjektet. Forsinkelse, erstatning og dagmulkt (NS 8401 pkt 12) Forsinkelse (NS 8401, pkt 12.1) Det knyttes dagmulkt til avslutning av følgende faser: Innlevering av komplett planforslag, innlevering av plan for midlertidig bruk Pris. Betaling (NS 8401 pkt 15) Pris for oppdraget (NS 8401 pkt 15.1) Regulering av prisen (NS 8401 pkt ) Kontraktssummen reguleres som angitt i pkt. 7. Pris. Betaling (NS 8401 pkt 15) Pris for oppdraget (NS 8401 pkt 15.1) Betaling etter medgått tid (regningsarbeid) (NS 8401 pkt ) Tilbudte honorarsatser ved endringsarbeid og arbeider som skal honoreres etter medgått tid er faste i kontraktstiden Pris. Betaling (NS 8401 pkt 15) Pris for oppdraget (NS 8401 pkt 15.1) Utgifter (NS 8401 pkt ) Alle utgifter til kontorhold, sekretær- og tegnetjeneste, DAK, plotting, kopiering til eget bruk, forsendelse, cd er for distribusjon av prosjektinformasjon og tegninger, telefon, telefaks, -kommunikasjonslinjer, lokale og ordinære reiser (herunder reiser til prosjekteringsmøter, møter med oppdragsgiver og hans organisasjon, byggemøter og reiser til øvrige prosjekterende i forbindelse med utførelse av oppdraget) skal være inkludert i honorartilbudet og i de tilbudte timehonorarsatser. Utgifter godtgjøres iht. følgende: eventuelle reiser i forbindelse med oppdraget som foretas på anmodning av eller etter avtale med oppdragsgiver iht. Statens reiseregulativ for inntil 7,5 timer pr. reisedøgn. 20

21 Pris. Betaling (NS 8401 pkt 15) Betaling (NS 8401 pkt 15.2) Generelt (NS8401 pkt ) Av faktura skal fremgå kontraktssum, opparbeidet honorar samt fradrag for tidligere faktura. Det skal vedlegges oppgave over forbrukte timer, utlegg og utgifter for de enkelte deler/faser av oppdraget. Den enkelte prosjektfase kan faktureres fullt ut når oppdragsgiver har godkjent ytelsen for hver fase. Avbestilling (NS 8401 pkt 16) Det anses ikke som avbrudd og gis ikke erstatning dersom det blir besluttet å stille arbeidet i bero i påvente av nødvendige politiske vedtak 12 Underskrift Skien, 28. juni 2016 Navn Marja Skotheim Folde 21

22 13 Vedlegg 13.1 Mal for tilbudsbrev Tilbud på prosjekt Områderegulering av Stevneplassen Vi gir med dette tilbud på ovennevnte kontrakt. Vårt tilbud består av dette tilbudsbrevet og de avkryssede tilbudsvedlegg: (Tilbyder skal krysse av for de dokumentene som er vedlagt tilbudet): Kvalifikasjoner Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring Foretakets årsberetning for de siste tre år eller nyere opplysninger som har betydning for foretakets regnskapstall. Med årsberetning menes den som for norske foretak sendes til Brreg. Oversikt over foretakets gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av de siste 3 år, oppdrags-mengde/ledig kapasitet og evt. samarbeidende parter. (maks 1 A4 side) Oversikt over alt personell med kvalifikasjoner og utdanning eller tekniske avdelinger som foretaket disponerer over, enten de tilhører foretaket selv eller ikke, samt over de som har ansvaret for kvalitetskontrollen. Kort beskrivelse av sammenheng mellom oppgaveforståelse, sammensetning av team og 22

23 prosjektorganisering 1.7 Liste over foretakets relevante prosjekter med hovedvekt på de siste 5 årene, hvorav minst 2 skal være byutviklingsprosjekt og minst 1 områderegulering referanseperson hos oppdragsgiver type byutviklingsprosjekt kort beskrivelse av prosjektet og henvisning til eventuelle nettsider, publikasjoner e.l hvor prosjektet er omtalt grafisk fremstillingsevne, medvirkning, formidling og kommunikasjon Tildelingskriterier 2.1 Utfylt vedlagte skjemaer: 14.3 Tilbudsskjema og 14.4 Timerater for kontrakts- og tilleggsarbeider 2.2 Tilbudte prosjektmedarbeidere, herunder deres formalog realkompetanse, funksjon i prosjektet (utdanning, erfaring, egnethet etc) og prosjektorganisering 1. Utfylt skjema 14.2 Prosjektorganisering 2. Sammensetning av teamet og prosjektorganisering har nær sammenheng med oppgaveforståelsen og det er ønskelig at sammenhengen mellom sammensetning av team, kompetanse og oppgaveforståelse utdypes kort (maks 1 A4) 3. Organisasjonskart for prosjektet der tilbudte prosjektmedarbeidere inngår, samt en beskrivelse av deres rolle/oppgave i prosjektet. 4. CV for hver av de tilbudte prosjektmedarbeiderne. Foruten personalia skal CV minimum inneholde: firmanavn, nåværende stilling og fartstid i stillingen, tidligere stillinger, utdannelse, relevante prosjekter, relevante kurs, eventuelle publiserte fagartikler, relevant forskningsarbeid, eller annet som viser relevant 23

24 kompetanse, evne til formidling og kommunikasjon 5. I tillegg skal det for hver av de tilbudte prosjektmedarbeiderne opplyses om følgende: Beskrivelse av prosjektmedarbeiderens kompetanse og spesialkompetanse som er relevant for dette prosjektet. Beskrivelse av prosjekter som har overføringsverdi til oppdraget som tilbudte prosjektmedarbeidere har deltatt i. Det skal gis en kort beskrivelse av prosjektene som minimum skal omfatte: oppdragsgiver, når utført, hva som konkret ble prosjektert og hvilke ansvar den tilbudte prosjektmedarbeideren hadde i prosjektet, hvilken fase, samt spesielle forhold som kan være relevant i forbindelse med dette prosjektet. Maks 5 prosjekter pr. medarbeider. 2.3 Redegjørelse, maks 3 sider, for utfordringer og muligheter som tilbyderen ser for seg i forbindelse med prosjekteringsoppdraget, herunder: Stedsutvikling, basert på gruppens forståelse av prinsipper og føringer i Premissdokumentet. Medvirkning; aktiv bruk av medvirkning for 1) bedre reguleringsplan 2) i byutviklingsprosess på lang sikt og 3) i midlertidig plan/ tiltak på kort sikt Midlertidig bruk av offentlig rom og bygningsmasse Plangrep Miljø/ klimatilpasning og overvannshåndtering Bymiljø, offentlig rom og arkitektur Byform og - struktur, sammenhenger med omliggende by Tverrfaglighet Bærekraft Det skal være en felles besvarelse for prosjekteringsgruppen. Og annet 24

25 3.1 Utfylt konkurransegrunnlag pkt Forbehold 3.2 Utfylt konkurransegrunnlag pkt 14.6 Underskrift/kontaktperson 3.3 Signaturfullmakt for det tilfelle at den som undertegner tilbudet ikke er signaturberettiget. 25

26 13.2 Prosjektorganisering Tilbyder skal tilby et team med tilstrekkelig antall konsulenter og med den kompetansesammensetning som er nødvendig for å utføre oppdraget i samsvar med oppdragsbeskrivelsen og innenfor oppdragets tidsfrister. Prosjekteringsgruppen må settes sammen slik at oppdraget kan utføres på en best mulig måte. Prosjektorganisering som viser hvilken kompetanse som er tenkt brukt og hvordan denne skal organiseres inn i prosjektet skal vedlegges. CV er for tilbudte prosjektmedarbeidere vedlegges, jfr. pkt Det er ønskelig med en kort beskrivelse av kompetanse og organisering som forklarer hva man ønsker å oppnå med valgt organisering og kompetanse Tilbudsskjema Undertegnede tilbyr seg å utføre følgende ytelser i forbindelse med områderegulering av Stevneplassen Kompetanse/Delprosjekt OMRÅDEREGULERING MEDVIRKNING PLAN FOR MIDLERTIDIG BRUK OG TILGJENGELIGGJØRING KOMPETANSE (timespris) KOMPETANSE (timespris) KOMPETANSE (timespris) KOMPETANSE (timespris) KOMPETANSE (timespris) Sum eks. mva % mva. Tilbudssum inkl. mva. 26

27 Prisene er inkl. PG s biomkostninger bortsett fra ekstern kopiering av tegninger og prosjektdokumenter. Honorar for ferdigstillelsesfasen og reklamasjonstiden skal utgjøre minimum hhv. 7 % og 3 % av totalsum Timerater for kontrakts- og tilleggsarbeider Ved avtalt regningsarbeid som skal gjøres opp etter medgått tid tilbys følgende timesatser, inkl. alle påslag og administrasjon, eks. mva.: Prosjektansvarlig kr. pr. time Siv. ark med mer enn 8 års praksis kr. pr. time Siv. ark med mindre enn 8 års praksis kr. pr. time Landskapsarkitekt med mer enn 8 års praksis kr. pr. time Landskapsarkitekt med mindre enn 8 års praksis kr. pr. time Teknisk tegner / DAK operatør kr. pr. time Annet personell (spesifiseres) kr. pr. time Siv. ing. med mer enn 8 års praksis kr. pr. time Siv. ing. med mindre enn 8 års praksis kr. pr. time Ingeniør med mer enn 8 års praksis kr. pr. time Ingeniør med mindre enn 8 års praksis kr. pr. time Teknisk tegner / DAK operatør kr. pr. time Annet personell (spesifiseres) kr. pr. time Sekretær, kontorhold og alle utgifter ekskl. reiser inngår i de oppgitte satser. Møtepris ved regningsarbeider: Tilbyder tilbyr å møte i Skien for fast rund sum kr.. pr. møte eks. mva. Prisen skal inneholde alle kostnader i denne forbindelse så som reisetid, reisekostnader, møtetid, administrativ tid og diett. Møtevarighet inntil 8 timer Forbehold Det kan ikke tas vesentlige forbehold. Forbehold skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. De skal enten 27

28 være prissatt eller beskrevet på en slik måte at tilbyder kan vurdere deres økonomiske verdi. (kryss av) Det tas ingen forbehold. Det tas...forbehold som er nærmere listet opp i tilbudsbrevet Underskrift / kontaktperson Firma:... Kontaktperson:... Adresse:... Telefon:... E-post: Sted... Dato Tilbyders underskrift 13.7 Politisk vedtak og saksfremlegg 13.8 Prosjektplan 13.9 Premisser for bruk og videre utvikling av Stevneplassen 28

29 13.10 Krav til materialet ved innsending Grenlandsstandarden og Kommuneplanens arealdel 29