22/13 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING FOR BØMLO KOMMUNE UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET

Transkript

1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14. mai 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 22/13 22/13 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING FOR BØMLO KOMMUNE UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7, framgår det at kontrollutvalet skal gje uttale om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav om at formannskapet handsamar dette dokumentet. Om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) står det i 10 følgjande i Forskrift om årsrekneskap og årsberetning : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret.administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@.fk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Deloitte har avlagt revisjonsmelding dagsett , saman med revisjonsrapport for 2012, datert I revisjonsmeldinga gjev revisor sin uttale om årsrekneskapen for Bømlo kommune for Revisjonsmeldinga viser at driftsrekneskapen viser kr ,- til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr. 0. I fråsegna om årsrekneskapen uttaler Deloitte at: årsrekneskapen er avgjeven i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlege ein dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Bømlo kommune per 31. desember 2012 og av resultatet i rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg dei disposisjonar som ligger til grunn for rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpa i årsrekneskapen stemmer med regulert budsjett opplysningane i årsberetningen om årsrekneskapet er konsistente med årsrekneskapet og er i samsvar med lov og forskrifter ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens rekneskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Den mottekne revisjonsrapport nr. 12 beskriv resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste kontroll- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte gjeve ein del tilrådingar til kommunen på forhold som bør og kan forbetras. Tilrådingane gjeld m.a. dei områda som går fram av desse punkta i rapporten: I samband med revisjon av anleggsmidlar blei det avdekka at ein del tomter som er selde fortsatt står bokført i kommunen sin rekneskap. Kommunen har også vesentlege tomteverdiar som ikkje står bokført i balansen. Me råder til at kommunen tar ein grundig gjennomgang av dette området i 2013, slik at tomteverdiane i regneskapet samsvarar med realitetane. Ein annan ting vi ynskjer råde til er at kommunen i forbindelse med årsavslutninga innhentar saldoforespørsler frå eksterne leverandører. Leverandørgjelda i kommunane er ofte vanskeleg å få stadfesta. Vi rår til at administrasjonen i samband med årsavslutinga gjer ein gjennomgang av dei største leverandørane. Vi konstaterer at der er forbetringspotensial knytta til at kommunen legger fram underliggjande dokumentasjon av balansepostane i rekneskapet. Det er viktig at kommunen er særleg merksam på dei krav som bokføringslova stiller til dokumentasjon. Alle betydelege balansepostar skal vere tilfredsstillande dokumentert, også slik at det skal vere mogleg å forstå posten for andre enn dei som utarbeider dokumentasjonen. Sekretariatet rår til at Bømlo kommune prioriterar å setja fokus på desse forbetringsområda. Om ønskjeleg kan kontrollutvalet og uttala seg om følgjande forhold: Manglar ved den interne kontrollen. Presentasjonen av rekneskapen og årsmeldinga Manglande avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter sett opp mot inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realisme i budsjett (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett 2

3 Det vert tilrådd at kontrollutvalet denne gongen m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: rekneskapsmessig resultat netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga tilrådingar i revisjonsrapport nr. 12 frå Deloitte innhald i årsmeldinga Av rekneskapen for 2012 har sekretariatet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 0,-, medan netto driftsresultat er positivt med kr ,-, dvs. netto resultatgrad på 0,43 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr til samanlikning netto resultatgrad på 2,7 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 (+1,16 %) 2005 (-1,35 %), 2006 (+2,94 %), 2007 (+0,57 %), 2008 (-1,63 %), 2009 (+1,39 %) og 2010 (+0,80 %), 2011 (1,86 %) og 2012 (0,43 %). Sjå graf nedanfor. Som vi ser av grafen har Bømlo kommune i år eit dårlegare resultat både i høve tilrådinga frå TBU og i høve landsgjennomsnittet, men betre resultat enn for 2005 og Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Rådmannen skriv også m.a. slik i si årsmelding: Kommunen nådde eit netto driftsresultat på 3,1 millionar kroner mot eit budsjettert nettodriftsresultat på 11,9 millionar kroner. Det er ikkje tilfredsstillande. Måltallet på eit nettodriftsresultat er 3 % av netto budsjett (22 millionar kroner), medan me i 2012 oppnådde 0,4 %. Dette svekker kommunen sin økonomiske handlefridom. Drifta av Bømlo kommune gjekk totalt sett med eit meirforbruk på 5,3 millionar kroner. Det er fleire årsakar til dette. Samhandlingsreformen vart innført fom Ein direkte konsekvens av den er at kommunen fekk eit medfinansieringsansvar i forhold til kostnader med innlegging og utskriving av 3

4 ferdighandsama pasientar på helseforetaka. For begge desse ordningane brukte kommunen knappe 1,9 millionar kroner meir enn me fekk i kompensasjon. Ser me vekk frå dette, gjekk helse og sosial i balanse. Bømlo kommune skal ha som mål å levere gode tenester til innbyggjarane sine. Rådmannen vil hevde at med dei ressursar me har til rådvelde, maktar me å gjera det. Så skal me alltid leite etter måtar å effektivisere tenesteproduksjonen vår på og gjennom det heva både tenesteproduksjonen og kvaliteten. Det er ei utfordring. Bømlo kommune hadde eit sjukefråvær på 6 % i 2012 mot 6,45 % i Det vert arbeidd målretta med inkluderande arbeidsliv i kommunen, og som eit resultat av det mottok Bømlo kommune arbeidsmiljøprisen for 2012 på arbeidsmiljøkonferansen i Ulvik i oktober Det er me stolte av. Rådmannen opplever arbeidsmiljøet som godt og understreker kor viktig trivsel på arbeidsplassen er. Trivsel er eit sentralt tema i arbeidet vårt med inkluderande arbeidsliv. I ein periode der endringar vert meir og meir vanleg, er det å skape ein robust organisasjon avgjerande. Ein robust organisasjon skal tole endringar, og endringar skal ikkje øydeleggje for trivsel. Kontrollutvalet har som oppgåve å gje uttale til kommunen sin årsrekneskap. Uttalen vert gjeve med bakgrunn i framlagd årsrekneskap og årsmelding frå administrasjonen og revisjonsmeldinga frå revisor. Kontrollutvalet tek sjølv stilling til kva forhold som skal omtalast i uttalen. Det vil vera naturleg å ta med spesielle forhold som blir omtala i revisjonsmeldinga og eventuelle revisjonsrapportar og nummererte brev. Uttalen skal sendast til kommunestyret, med kopi til formannskapet. Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. I den framlagde årsmeldinga finn ein at nokre tilhøve ikkje er særleg omtala, dette er: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten Ein omtale i årsmeldinga av tiltak innanfor det påpeika områda, vil vera med å oppfylla intensjonen i lova. Konklusjon: Sekretariatet meiner at kontrollutvalet bør tilrå at Bømlo kommune prioriterer å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 12 frå Deloitte. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er for øvrig to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber rådmannen om å prioritere å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 12 frå Deloitte. 2. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Bømlo kommune sin årsrekneskap for

5 Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Vedlegg: Forslag til uttale frå kontrollutvalet Revisjonsmelding frå Deloitte dagsett Revisjonsrapport nr. 12 frå Deloitte dagsett Årsrekneskap og årsmelding 2012 for Bømlo kommune er send ut separat 5