Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Integrasjonsplan Dato dok.: 24. februar 2009 Godkjent: Versjon Distribuert til Utarbeidet av Revidert dato Godkjent av Godkjent dato

2 Oslo universitetssykehus Side 2 av 17 Innhold 1 Innledning Bakgrunn Omstillingsprogrammet i Helse Sør Øst Målsetting Overordnet målbilde Oslo universitetssykehus HF Overordnet målbilde- Oslo universitetssykehus Overordnet målbilde Storbyfunksjon Overordnet målbilde Lands- og regionfunksjon Integrasjonsplan Kjerne- og støtteområder Overordnet fremdriftsplan Prinsippskisse for gjennomføring av arbeidet Oversikt over leveranser og milepæler Organisering av integrasjonsarbeidet Styringsstruktur Hovedoppgaver, roller og ansvar Oppfølging og rapportering Medvirkning, involvering og kommunikasjon Medvirkning og involvering tillitsvalgte, verneombud og ansatte Brukermedvirkning Kommunikasjon Risikofaktorer og adressering av disse...16

3 Oslo universitetssykehus Side 3 av 17 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Utgangspunktet for etableringen av Oslo universitetssykehus HF, er styrevedtak i Helse Sør Øst`s styresak -108/2008 Omstillingsprogrammet innsatsområde 1 Hovedstadsprosessen. Oslo universitetssykehus innebærer en sammenslåing av de tidligere helseforetakene Aker universitetssykehus HF, Riks- Radiumhospitalet HF og Ullevål universitetssykehus HF. Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtok den , i sak 133/08, et oppdrag til sykehusområdene generelt og for Oslo universitetssykehus HF spesielt. Basert på oppdraget og foretaksprotokollen er det utarbeidet en plan for det videre arbeidet med integrasjonen av de tre tidligere helseforetakene. 1.2 Omstillingsprogrammet i Helse Sør Øst Overordnede vedtak fra Helse Sør Øst`s styresak -108/2008 Omstillingsprogrammet innsatsområde 1 Hovedstadsprosessen er bakgrunn for etablering av Oslo universitetssykehus HF. Nedenfor følger enkelte utvalgte vedtakspunkter (pkt. 12 og pkt 13) fra den aktuelle styresaken. 12. Ny foretaksstruktur Fra 1. januar 2009 etableres Oslo universitetssykehus HF som omfatter Rikshospitalet HF, Ullevål universitetssykehus HF og Aker universitetssykehus HF. 13. Nærmere om organiseringen og utviklingen av sykehusområde Oslo Den framtidige organiseringen av Oslo universitetssykehus HF skal understøtte et organisatorisk skille mellom lokalbaserte spesialisthelsetjenester og lands-/regions-/områdefunksjoner. c. Lands-, regions- og områdefunksjoner Dagens dublerte lands- og regionsfunksjoner samles i utgangspunktet på Gaustad for å sikre samordning og framtidig samlokalisering av høyspesialiserte fagmiljøer, styrket forskning og tydeliggjøring av rollen som nasjonalt referansesykehus i fronten av den internasjonale medisinske utviklingen. Styret understreker Helse Sør- Øst sin forpliktelse til å ivareta landsfunksjonene slik dette er presisert av Helse- og omsorgsdepartementet i foretaksmøteprotokollen 24. januar 2008 Det legges til grunn at dagens multitraumefunksjon ivaretas og videreutvikles. Det samme gjelder den regionale og nasjonale funksjonen innen beredskapsområdet. De overordnede vedtakene danner grunnlag for eiers krav til Oslo universitetssykehus HF og til integrasjonsarbeidet. 1.3 Målsetting Muligheten for fellesløsninger på tvers av de tre enhetene i det nye foretaket og uthenting av faglige og økonomiske fusjonsgevinster, vil avhenge av god planlegging og integrasjon på en rekke områder. Arbeidet med integrasjonsprosessen skal bidra til å etablere en struktur som understøtter gode pasientforløp, effektiv samhandling og økt kvalitet mht utdanning, forskning, innovasjon og pasientopplæring. Videre skal organiseringen understøtte et samordnet og integrert helsetilbud og en mer effektiv ressursutnyttelse. Organiseringen av integrasjonsarbeidet er gjort på basis av oppdraget fra eier og foretaksprotokollen. Arbeidets omfang og kompleksitet, tilsier en programorganisering. Dette for å sikre en koordinert fremdrift, en effektiv adressering av risikofaktorer samt løpende medvirkning og involvering. Målet med dette dokument, er å gi føringer/retning for det videre arbeidet med integrasjonen. De påfølgende kapitlene inneholder forslag til: Overordnet målbilde Integrasjonsplan, sentrale leveranser og milepæler Organisering av integrasjonsarbeidet Medvirkning, involvering og kommunikasjon Risiko og adressering av disse

4 Oslo universitetssykehus Side 4 av 17 2 Overordnet målbilde Oslo universitetssykehus HF Innholdet i integrasjonsplanen, slik det foreligger, er utarbeidet av den konstituerte ledelsen ved Oslo universitetssykehus i samarbeid med de 3 administrerende direktørene ved de tideligere HFene, fagdirektørene samt representanter for HR-, Kommunikasjon- og Økonomimiljøene. Styrevedtak i Helse Sør-Øst har dannet utgangspunkt for gruppens arbeid: Sentrale vedtakspunkter i sak 038/2008 Sentrale vedtakspunkter i sak 108/2008 Sentrale vedtakspunkter i sak 133/2008 I arbeidet med målbildene, har gruppen fanget opp innspill basert på interne høringsprosesser ved de tre sykehusene. I tillegg til et overordnet målbilde for Oslo universitetssykehus HF som sådan, er det utarbeidet målbilder for hhv Storbyfunksjonen og Lands- og regionsfunksjonen. 2.1 Overordnet målbilde- Oslo universitetssykehus Oslo universitetssykehus HF skal inneholde storbyfunksjoner for Oslo og lands- og regionsfunksjoner. Det skal være et organisatorisk skille mellom funksjonene. Områdefunksjonene fordeles slik at de understøtter pasientforløp og faglige innhold. Den organisatorisk- og geografisk samlingen av funksjoner skal, gjennom større pasientvolum og fagmiljøer, føre til muligheter for videreutvikling av gode pasientforløp, effektiv samhandling, utdanning, fagutvikling og forskning Organiseringen skal bygge på prinsipper om gode pasientforløp Oslo universitetssykehus HF skal, gjennom storbyfunksjonene, levere likeverdige og tilgjengelige helsetjenester av høy kvalitet tilpasset Oslos befolkning innen somatikk, psykisk helsevern, rus og rehabilitering. Storbyfunksjonene skal inneholde de områdefunksjonene for Oslo som av pasienthensyn/ LEON-prinsippet bør behandles under storbyfunksjonene Oslo universitetssykehus HF skal, gjennom lands- og regionsfunksjonene, ivareta og videreutvikle landsfunksjonene og være regionssykehus med likeverdig tilbud for befolkningen i Helse Sør-Øst Oslo universitetssykehus HF skal realisere gevinster, blant annet basert på de arbeider som gjøres i tilknytning til fremtidig arealutnyttelse og organisering av virksomheten Oslo universitetssykehus skal: o Levere pasientbehandling, fagutvikling, forskning og undervisning på høyt internasjonalt nivå o Styre og prioritere med utgangspunkt i riktig behandling og fornuftig utnyttelse av ressurser etter prinsippet laveste effektive omsorgsnivå o Være universitetssykehus for Universitetet i Oslo o Ivareta multitraume- og beredskapsfunksjonen o Være en attraktiv arbeidsplass for de ansatte o Være en attraktiv og oppsøkende samarbeidspartner som bidrar til nettverksbygging og kunnskapsdeling lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt 2.2 Overordnet målbilde Storbyfunksjon Storbyfunksjonene skal inneholde lokal- og utvalgte områdefunksjoner o Etablering av storbyfunksjonen skal utgjøre grunnlaget for den fremtidige forebygging, oppfølging og behandling av storbyens helseutfordringer o Storbyfunksjonen skal levere likeverdige og tilgjengelige helsetjenester av høy kvalitet tilpasset Oslos befolkning innen somatikk, psykisk helse, rus og rehabilitering. Regionsfunksjoner innen psykisk helse og rus ivaretas av storbyfunksjonene o Områdefunksjoner som ikke er nødvendig for eller understøtter lands- og regionsfunksjonene ivaretas av storbyfunksjonen o Storbyfunksjonen vil ivareta den delen av akuttkirurgien for sykehusområdet Oslo som ikke ivaretas av Lands- og regionsfunksjonen o Storbyfunksjonen vil ha et betydelig innslag av elektiv/planlagt virksomhet innen kirurgi, indremedisin og rehabilitering o Storbyfunksjonen vil ivareta alle oppgaver innenfor psykisk helsevern og rus Forskning og fagutvikling o Storbyfunksjonen skal samhandle med Lands- og regionsfunksjonen for å sikre gode pasientforløp, utdanning, fagutvikling og forskning

5 Oslo universitetssykehus Side 5 av 17 Samspill og arbeidsdeling mot de private ideelle sykehusene i Oslo o Funksjonsfordelt elektiv virksomhet med de private ideelle sykehusene for å muliggjøre spesialisering samt optimal kvalitet og ressursutnyttelse Samhandling o Fokus på god samhandling med primærhelsetjenesten og Oslo kommune for å sikre fokus på forebyggende helsearbeid, helhetlige og koordinerte pasientforløp, behandling på laveste effektive omsorgsnivå og effektiv overføring av utskrivningsklare pasienter Storbylegevakt o Etablere en effektiv storbylegevakt i samarbeid med Oslo kommune for å sikre at pasienter observeres og sorteres til riktig behandlingsnivå o Samhandling med legevakt og rusakutt vil være sentralt for å lykkes 2.3 Overordnet målbilde Lands- og regionfunksjon Lands- og regionsfunksjoner skal suppleres med utvalgte områdefunksjoner o Lands- og regionsfunksjoner og utvalgte områdefunksjoner o Definerte landsfunksjoner o Definerte regionsfunksjoner for Helse Sør-Øst o Områdefunksjoner som er nødvendig for eller understøtter lands- og regionsfunksjonene Multitraume o Multitraumefunksjonen ved Oslo universitetssykehus HF har i dag både regionale og flerregionale oppgaver. Disse skal i fremtiden ivaretas med minst like god kvalitet som i dag o Fagområdet er avhengig av flere kompetente fagmiljøer. Lands- og regionsfunksjoner må ha tilstrekkelig volum av blant annet akutt- og elektiv kirurgi for å understøtte multitraumevirksomheten Forskning og fagutvikling o Lands- og regionsfunksjonen har et særskilt ansvar for å ivareta basal- og klinisk forskning på et høyt internasjonalt nivå Fordeling av ansvar og oppgaver mot storbyfunksjonen o Lands- og regionsfunksjonen skal samhandle med storbyfunksjonen for å sikre gode pasientforløp, utdanning, fagutvikling og forskning Lokalisering o Det er en målsetting at så mye som mulig av lands- og regionfunksjonene på sikt samles på Gaustad

6 Oslo universitetssykehus Side 6 av 17 3 Integrasjonsplan I de påfølgende kapitlene gis en oversikt over hva integrasjonsprogrammet samlet skal levere, strukturert i kjerne- og støtteområder. Videre gis en overordnet fremdriftsplan og prinsippskisse for gjennomføring av arbeidet samt en oversikt over noen sentrale leveranser og milepæler. 3.1 Kjerne- og støtteområder Integrasjonsplanen søker å dekke de leveransene som er beskrevet i det spesifikke oppdraget til Oslo universitetssykehus. Utover leveransekravene som følger av oppdragsdokumentet fra eier (kjerneområder), søker planen å dekke de aktivitetene som anses nødvendig for en vellykket integrasjon (støtteområder). Som illustrert i figuren under, er integrasjonsplanen strukturert i to deler; kjerneområder og støtteområder. Det vil imidlertid bli etablert ett eller flere prosjekter for å realisere hvert av områdene. Målbilde Kjerneområder Organisering av Oslo univ.sykehus Samhandling Arealplan Gevinstrealisering Figur 1 Nivå 1 Hovedområder Oppstart integreringsarbeid HR Kommunikasjon Budsjett og regnskap Måling, rapportering og analyse IKT Støtteområder Figuren under gir en nærmere oversikt over innholdet i kjerneområdene. Målbilde Målbilde Integrasjonsarbeidet Målbilde for Oslo universitetssykehus Organisering av Oslo universitetssykehus Overordnet organisasjonsstruktur Organisering av klinisk aktivitet Organisering av stab/ støtte Organisering av ikke medisinske tjenester Organisering av forskning Organisering av utdanning Arealplan Nye arealer, generalplan 2020 Sammenstille flytteplan for kort og mellomlang sikt Plan for arealutnyttelse og for fremtige bygg og investeringer Samhandling Samhandling internt i Sykehusområde Oslo Samhandling Oslo Kommune Virksomhetsoverføring Funksjonsfordeling med andre sykehusområder Figur 2 Nivå 2 Kjerneområder Gevinstrealisering Utarbeide struktur for identifisering, vurdering og oppfølging av gevinster Konkretisering av gevinster i samarbeid med arbeidsgrupper

7 Oslo universitetssykehus Side 7 av 17 Målbilde Det er utarbeidet et overordnet målbilde for Oslo universitetssykehus og for hhv lokalsykehusoppgaver og lands- og regionsykehusoppgaver. Målbildet skal gi føringer og retning i det videre arbeidet med integrasjonsprosessen og danne grunnlag for arbeidet i prosjekt- og arbeidsgruppene som etableres. Organisering av Oslo universitetssykehus Oslo universitetssykehus har som mål å beslutte en organisasjonsstruktur innen Arbeidet med ny organisasjonsstruktur skal bygge på gode pasientløp og ta utgangspunkt i en struktur som understøtter et organisatorisk skille mellom lokalsykehusoppgaver og lands- og regionoppgaver. Arbeidet skal videre ta utgangspunkt i LEON-prinsippet. Målet er at tjenestetilbudet til lands- og regionsfunksjonen og storbyfunksjonen samt organiseringen av stab/ støtte og ikke-medisinske tjenester skal være konkretisert til Videre er målsetningen at dimensjonering av stab/ støtte og ikke-medisinske tjenester skal være besluttet innen Arealplan Oslo universitetssykehus har som mål å redusere areal og liggedøgn minimum i takt med iverksetting av planlagte overføringer til Ahus og Vestre Viken, samt funksjonsfordeling og samordning i perioden Målet med arbeidet knyttet til arealplan er blant annet å: Utarbeide skisse til generalplan- utnyttelse av eksisterende areal Behovsanalyse nybygg (generalplan frem mot 2020) Oslo universitetssykehus har som mål å ha utarbeidet en første skisse til generalplan for arealutnyttelse til Leveransen til vil ha fokus på å beskrive hvordan eksisterende arealer kan utnyttes optimalt samt skissere behov for fremtidige bygg og investeringer. Samhandling En strategi og plan for funksjons- og oppgavefordeling innenfor sykehusområde Oslo vil etableres innen Innspill til Helse Sør-Øst på bestilling av tjenester fra de to private, ideelle sykehusene vil bli utarbeidet i etterkant av strategien og planen er ferdigstilt. Det vil også arbeides med å etablere samarbeidsorganer med de private, ideelle sykehusene i sykehusområde Oslo. Overføring av ansvar for pasientgrupper til henholdsvis Ahus og Vestre Viken vil gjennomføres etter dialog med de mottakene HFene. Tidspunkt for overføring av ansvaret for befolkningen i bydel Alna og i Follo må avtales med Ahus med målsetning til Oslo universitetssykehus er å gjennomføre prosessen innen Gevinstrealisering En plan for gevinstrealisering vil bli utarbeidet til Denne vil blant annet være basert på de arbeider som gjøres i tilknytning til fremtidig arealutnyttelse og organisering av virksomheten. Planen vil søke å beregne kortsiktige gevinster (innen 2012) samt etablere en gjennomføringsmetodikk og plan for realisering av gevinstene. Planen vil også søke å beregne kostnader relatert til realiseringen av identifiserte gevinster

8 Oslo universitetssykehus Side 8 av 17 Hovedaktivitetene for støtteområdene er i illustrert i figuren under. Det vil bli etablert ett eller flere prosjekter for å realisere hvert av områdene. Oppstart integrasjonsarbeid Etablering av ny organisasjon, årsplanlegging og møtestruktur Involveringsform av tillitsvalgte Involveringsform brukergrupper Eiers oppdrag til Oslo universitetssykehus Struktur og planlegging av integrasjonsarbeidet Budsjett og Regnskap Konsolidert regnskap og felles regnskapssystem Konsolidert drifts- og investeringsbudsjett 2009 Felles budsjetteringsverktøy/-rutiner for 2010 Kommunikasjon Kommunikasjon under integrering inkl tiltak internt/eksternt Kommunikasjonsstrategi inkl tiltak/retningslinjer Måling, rapportering og analyse Konsolidert rapport/resultatrapport Vurdere teknisk løsning for å understøtte konsolidert rapportering Utarbeide felles analyseverktøy HR Omstilling, integrasjon og kultur Pensjon Arbeidsgiverpolitikk Figur 3 Nivå2 Støtteområder IKT Oversikt over kortsiktige tiltak utarbeides Gjennomføring av kortsiktige tiltak som understøtter ny organisasjonsstruktur Gjennomføring av tiltak for å møte prioriterte behov pr Hovedfokuset for aktivitetene innenfor støtteområde er å legge til rette for en effektiv integrering av de tre sykehusene, gjennom å adressere administrative utfordringer og sikre reell medvirkning og kommunikasjon på alle nivåer av organisasjonen. 3.2 Overordnet fremdriftsplan Skissen under illustrerer den overordnede fremdriftsplanen for arbeidet og hovedleveranser frem til sommeren Arbeidet deles inn i 4 faser: - Oppstart - Retning og overordnet organisering - Helhetlig organisering - Endelig bemanning og integrering Figur 4 Overordnet fremdriftsplan

9 Oslo universitetssykehus Side 9 av 17 Innledende fase av arbeidet, i januar/februar 2009, er i hovedsak relatert til oppstartsaktiviteter, herunder årsplanlegging og møtestruktur, etablering av prosjektgrupper og bemanning av disse, utarbeiding av mandater, forankring, mobilisering og involvering av de ansatte, tillitsvalgte, verneombud og brukergrupper. Oppstartsmøtet den 25. februar er sentralt i den innledende fasen. I slutten av april leveres en status og foreløpig oppsummering/ utkast til sluttrapporter fra delprosjekter. Hovedtyngden av arbeidet avsluttes medio juni 2009, hvor sluttrapport leveres og aktuelle beslutninger fattes. Integrasjonsarbeidet er omfattende og deler av arbeidet vil således også fortsette ut høsten 2009/ våren Prinsippskisse for gjennomføring av arbeidet. Utarbeidelsen av de respektive oppgavene vil, i hovedsak, følge samme prinsipielle fremgangsmåte: Før det igangsettes prosjekter og delprosjekter utarbeides mandater for arbeidet Kjernen i et prosjektteam utarbeider felles føringer for de respektive delprosjektene innenfor hvert prosjekt Prosjekter med hovedleveranse innen 1/7 skal ha en delleveranse rundt 1/5 Alle prosjekter og delprosjekter vil i perioden ha jevnlig status- og risikorapportering Den prinsipielle fremgangsmåten for gjennomføring av arbeidet er vist i figuren under. Oppstart Retning og overordnet organisering Helhetlig organisering Endelig bemanning og integrering Utarbeide felles føringer for arbeidet Etablere mandater Organisering av delprosjekt/ arbeidsgrupper Oppsummering av nåsituasjon Del prosjekt 1 Del prosjekt 2 Del prosjekt n Status og oppsum. Presisering av føringer Del prosjekt 1 Del prosjekt 2 Del prosjekt n Oppsum. Beslutninger Medbestemmelse Figur 5 Prinsippskisse for gjennomføring av arbeidet Bemanning av arbeidsgrupper vil gjøres i henhold til lov, avtaleverk og de tolv prinsipper for involvering og medvirkning. Arbeidsform, involvering og oppsummeringer underveis skal legge forholdene til rette for beslutninger i henhold til overordnet plan.

10 Oslo universitetssykehus Side 10 av Oversikt over leveranser og milepæler Med utgangspunkt i overordnet struktur, søkes det i dette kapitlet å synliggjøre noen av hovedområdenes mest sentrale leveranser og milepæler. For detaljer relatert til aktiviteter og milepæler, henvises til vedlagte integrasjonsplan. Planene må imidlertid justeres i nært samarbeid med de ulike prosjektene. 25/2 Innen 30/4 12/6 Organisering Samhandling Felles oppstart Utkast til målbilde for integrasjonsarbeidet foreligger Plan for integrasjonsarbeidet er utarbeidet Tjenestetilbudet til lands- og regionsfunksjonen og storbyfunksjonen samt organiseringen av stab/ støtte og ikke-medisinske tjenester skal være konkretisert Pasientforløpsskisser for større pasientgrupper er utarbeidet Organisering av stab/ støtte er klar og arbeid med dimensjonering er påbegynt Utkasttil overordnet organisering foreligger Sammenfatning av arbeid med samhandling, virksomhetsoverføring og funksjonsfordeling foreligger Organisasjonsstruktur som understøtter et organisatorisk skille er besluttet Avdelinger med lands- og regions funksjoner skal være organisatorisk samlet Dimensjonering av stab/ støtte og ikkemedisinske tjenester skal være besluttet innen Plan for videre arbeid er utarbeidet Areal Sammenstilling av eksisterende dokumentasjon er igangsatt Plan for integrering av fysisk infrastruktur, og skisse til kortsiktig omdisponering av arealer foreligger Plan for arealutnyttelse og for fremtidige bygg/ investeringer er utarbeidet Samlokalisering på kort sikt Kriterier som legges til grunn for prioriteringer er utarbeidet, retningslinjer for generelle avklaringer relatert til finansiering, regler for personalflytting, bygningsmessige forhold og IKT er avklart Forslag til samlokalisering av fagområder på kort sikt er utarbeidet Gevinster Arbeid med å identifisere gevinster på kort og lang sikt er igangsatt og overordnede gevinstestimater er utarbeidet Konkretisering av gevinster er utarbeideti samarbeid med arbeidsgrupper Figur 6 Utvalgte overordnede leveranser

11 Oslo universitetssykehus Side 11 av 17 4 Organisering av integrasjonsarbeidet I det påfølgende kapitlet gis en oversikt over organisering av integrasjonsarbeidet med styringsgruppe, integrasjonskontor og prosjekter. Videre gis en beskrivelse av de respektive gruppers hovedoppgaver, rolle og ansvar. Til slutt i kapitlet beskrives rutiner for oppfølging og rapportering. Figuren under gir en oversikt over organisering av integrasjonsarbeidet. Styringsgruppe Integrasjonskontor Samlokalisering av fagmiljø på kort sikt Samhandling Arealplan Organisering av Oslo universitetssykehus Gevinstrealisering Praktisk tilrettelegging Somatikk Psykisk helse og rus Medisinske fellestjenester Funksjonsfordeling Virksomhetsoverføringer Eksisterende arealer Generalplan Budsjett og regnskap Måling og rapportering IKT Areal Forskning og fagutvikling Utdanning Stab/ støtte Ikke medisinske tjenester Figur 7: Programorganisering Arbeidets omfang og kompleksitet, tilsier en programorganisering. Dette for å sikre en koordinert fremdrift, en effektiv adressering av risikofaktorer samt løpende medvirkning og involvering. 4.1 Styringsstruktur Integrasjonsarbeidet organiseres med en overordnet styringsgruppe, et integrasjonskontor og med ulike prosjekter. Styringsgruppen skal være sammensatt av: Administrerende direktør ved Oslo universitetssykehus Administrerende direktører ved Aker, Rikshospitalet og Ullevål Faglig representasjon - for eksempel fra faggrupper som medisin fag, helsefag, forskning og utdanning Representasjon fra UIO Tillitsvalgte, verneombud og brukerepresentanter Endelig sammensetting av styringsgruppen er ikke besluttet.

12 Oslo universitetssykehus Side 12 av 17 Integrasjonskontor Styringsgruppe Leder: Administrerende direktør Oslo universitetssykehus 3 AD`er fra Aker, RH og UUS Faglig representasjon inkludert forskning, HR og kommunikasjon Representasjon fra UIO 3 Tillitsvalgte 1 Verneombud 2 Brukerrepresentanter Samlokalisering av fagmiljø på kort sikt Samhandling Arealplan Organisering av Oslo universitetssykehus Gevinstrealisering Praktisk tilrettelegging Somatikk Psykisk helse og rus Medisinske fellestjenester Funksjonsfordeling Virksomhetsoverføringer Eksisterende arealer Generalplan Budsjett og regnskap Måling og rapportering IKT Areal Forskning og fagutvikling Utdanning Stab/ støtte Ikke medisinske tjenester Figur 8 Overordnet styringsstruktur Det legges opp til en bred involvering av tillitsvalgte, verneombud, ansatte og fagmiljø for å sikre at integrasjons- og endringsarbeidet får nødvendig forutsigbarhet, forankring, kvalitet og gjennomføringskraft. Involverte aktører skal samlet bidra til å fremme god kommunikasjon internt og eksternt. Utover de formelle møteforaene, vil Administrerende direktør gjennomføre regelmessige dialogmøter, samt mer uformelle lunsjmøter. Alle hovedtillitsvalgte vil bli invitert til å møte i disse møtene. Tillitsvalgte, verneombud og brukere skal være representert i de enkelte prosjekt og delprosjekt. Som hovedregel vil representasjonen til tillitsvalgte, verneombud og brukere være: o 3 tillitsvalgte o 1 verneombud o 2 brukere I særskilte tilfeller kan det avvikes fra denne hovedregelen. Tillitsvalgte vil også inviteres til å være representert og delta i arbeidet i integrasjonskontoret. 4.2 Hovedoppgaver, roller og ansvar Styringsgruppens hovedansvar er knyttet til overordnede føringer og premisser for arbeidet samt følge opp fremdrift og risiko. Styringsgruppen ledes av Administrerende direktør ved Oslo universitetssykehus og har en rådgivende funksjon til Administrerende direktør. Integrasjonskontoret skal være en stabsfunksjon for styringsgruppen og skal, i tillegg til å sikre en koordinert fremdrift, ivareta oppgaver knyttet til HR, kommunikasjon og økonomi. Prosjektgruppens hovedansvar er knyttet til planlegging, oppfølging, koordinering og kvalitetssikring av delprosjektene og evt. arbeidsgrupper. Hver av delprosjektene rapporterer til prosjektgruppen som rapporterer videre til styringsgruppen. Styringsgruppens hovedoppgaver inkluderer: o Legge premisser og rammeverk for gjennomføringen o Vedta prosjektmandat og sikre at prosjektets leveranser er i henhold til direktiv og evt. tilleggsbestillinger o Være sentral ved kommunikasjon, internt og eksternt, samt og sørge for forankring i organisasjonen o Godkjenne prosjektets resultat ved leveranse, herunder kvalitetssikre og godkjenne prosjektets leveranser o Følge opp fremdrift og risikovurderinger o Sikre nødvendige ressurser med riktig kompetanse til gjennomføringen av arbeidet

13 Oslo universitetssykehus Side 13 av 17 o Forankre endringer knyttet til organisatoriske endringer, samt sikre god organisasjonsutvikling o Eskaleringspunkt for programavvik Integrasjonskontorets hovedoppgaver inkluderer o Være en stabsfunksjon for styringsgruppen og ivareta funksjoner knyttet til HR, kommunikasjon og økonomi o Understøtte integrasjonsarbeidet med god struktur, organisering, koordinering og styring o Bidra til en samlet god struktur, plan og metodisk tilnærming og oppfølging av delprosjektene o Utarbeide og vedlikeholde integrasjonsplan o Ansvarlig for dag til dag håndtering og koordinering, samt å sikre at grenseflater adresseres på en god måte o Identifisere og håndtere risiko o Følge opp prosjektenes leveranser til styringsgruppen o Sikre god og effektiv arbeidsflyt Prosjektgruppens hovedoppgaver inkluderer: o Planlegge, lede, følge opp og koordinere delprosjektene og evt arbeidsgrupper for å sikre at det samlede integrasjonsarbeidet leverer i henhold til prosjektdirektivet og evt tilleggsbestillinger o Gjennomføre aktiviteter innen eget prosjekt i henhold til vedtatte planer, samt overholde frister o Sikre medvirkning, involvering samt utarbeide og gjennomføre kommunikasjonsplan o Bidra til organisasjonsutvikling innenfor området prosjektet har ansvar for o Dokumentere, utarbeide og kvalitetssikre rapporter og annet beslutningsmateriell o Gjennomføre jevnlige risikovurderinger og håndtering av avvik o Følge opp budsjett og kostnader o Tilføre og sikre nødvendig metodikk og kompetanse i prosessen 4.3 Oppfølging og rapportering Rapportering til styret Administrerende direktør orienterer styret, via styremøter, om fremdrift i arbeidet Statusrapportering Det etableres en plan for statusrapportering som sikrer at ansvarlige aktører regelmessig orienteres om status, fremdrift og evt. risikofaktorer. Prosess for statusrapportering illustreres i skissen under: Styringsgruppe Vurdere særskilte tema Gjennomgå overordnet status Integrasjonskontor Kommunisere milepæler Oppdatere integrasjonsplan Utarbeide ukentlig statusrapport Fasilitere statusmøte Komplettere statusrapport Prosjekt Ukentlig gjennomgang prosjektplan Oppdatere prosjektplan Oppdatere statusrapport Evt. delta på overordnet statusmøte Utarbeide/ gjennomføre plan Delprosjekt Ukentlig gjennomgang prosjektplan Oppdatere prosjektplan Oppdatere statusrapport Statusmøte prosjekt Utarbeide/ gjennomføre plan Figur 9: Illustrasjon av prosess for statusrapportering Integrasjonskontoret etablerer ukentlig rapportering til styringsgruppen. Statusrapportene skal beskrive: status/fremdrift ifht. plan risikovurdering og håndtering spesielle problemstillinger med behov for avklaring vurdering av videre fremdrift

14 Oslo universitetssykehus Side 14 av 17 Prosjekter har statusmøter og rapporterer til integrasjonskontoret i henhold til plan. Prosjekter og delprosjekter er ansvarlig for leveranser innen frist. Delprosjekter kan bestå av flere definerte arbeidsgrupper. 5 Medvirkning, involvering og kommunikasjon Med utgangspunkt i eiers oppdrag, overordnet målbilde og gjennomføring av et integrasjonsarbeid vil Oslo universitetssykehus vektlegge medvirkning, involvering og kommunikasjon. 5.1 Medvirkning og involvering tillitsvalgte, verneombud og ansatte Det vises forøvrig til Helse Sør-Øst RHF-styresak nr 6 der styret sluttet seg til de 12 prinsippene for medvirkning i omstilling og de intensjoner og det verdigrunnlag som ligger til grunn for utforming av prinsippene. Prinsippene legges til grunn i det videre arbeidet med å omstille helsetjenestene, og gjøres også forpliktende for Oslo universitetssykehus HF. Tillitsvalgte og verneombud vil bli involvert i overordnet planlegging, delprosjekt og styringsgrupper. Integrasjons og endringsarbeid skal ivareta målsetninger og bestemmelser i lov og avtaleverk. Som hovedregel vil representasjonen til tillitsvalgte, verneombud og brukere være: o 3 tillitsvalgte o 1 verneombud o 2 brukere I særskilte tilfeller kan det avvikes fra denne hovedregelen. Bred involvering fra tillitsvalgte, verneombud, ansatte og fagmiljø skal sikre at integrasjons og endringsarbeidet får nødvendig forutsigbarhet, forankring, kvalitet og gjennomføringskraft. 5.2 Brukermedvirkning Brukermedvirkning er et av de beste midlene for å sikre at pasienter og pårørendes stemmer skal bli hørt. Ved å lytte til brukerne, kan Oslo universitetssykehus videreutvikle og sikre gode helsetilbud for framtidens pasienter Oslo universitetssykehus vil i integrasjonsarbeidet bygge på gode erfaringer fra de sammenslåtte foretakene. Brukerrepresentanter gis mulighet til å bidra inn i arbeidet slik at integrasjonsarbeidet bidrar til å fremme en utvikling av helsetjenestene. 5.3 Kommunikasjon Kommunikasjonsfunksjonen er strategisk forankret, og en kommunikasjonsstrategi for Oslo universitetssykehus kan ikke komme på plass før vår overordnete visjon, virksomhetsidé, strategi, mål og verdier er på plass. Samtidig er god og samordnet informasjon i de riktige kanalene en forutsetning for å få på plass en vellykket etablering av Oslo universitetssykehus, og for at det nye sykehuset skal kunne gjennomføre sitt oppdrag på best mulig måte. Derfor vil arbeidet med kommunikasjon deles i to løp, ett for integrasjonsprosessen og ett for en mer permanent kommunikasjonsstrategi. Nedenfor beskrives arbeidet med kommunikasjon under integrering. I integrasjonsprosessen blir det viktig med rask og regelmessig informasjon for å unngå spekulasjoner, rykter og alternative sannheter. I perioder vil det gå litt tid mellom hver gang beslutninger blir fattet. Ledelsen bør i disse periodene heller informere om hva de ikke vet ennå, enn å la være å informere. Et tydelig målbilde og synliggjøring av positive effekter av sammenslåingen vil bidra til å øke motivasjonen for ansatte og ledere. Linjen og fagforeningene er de viktigste kanalene for å oppnå involvering og åpenhet i integrasjonsprosesser. Nærmeste leder er ansattes viktigste kanal for informasjon i slike prosesser. Ledelsen i helseforetaket må ha de verktøy og rutiner som skal til for at kommunikasjon i linjen skal fungere best mulig. Hver enkelt ansatt har behov for raske og gode svar på hva betyr dette for meg?. Intranettene i de tidligere helseforetakene er nyttige for å gjøre informasjonen mer oversiktig og systematisk. Likelydende informasjon blir publisert på alle tre intranettene. Informasjonen blir lettere tilgjengelig når alle vet at det viktigste og det nyeste er samlet her. Interne nyhetsbrev er en annen viktig kanal på sykehus, fordi mange ansatte ikke har tilgang til datamaskin.

15 Oslo universitetssykehus Side 15 av 17 Ansatte skal også ha muligheten til å bidra inn i prosessen, slik at det ikke blir kun enveiskommunikasjon. Utenom linjen vil ansatte få muligheter til å delta på nettmøter, der man kan stille spørsmål direkte. Ansatte vil bli oppfordret til å sende inn spørsmål, innspill og forslag til ledelsen. Ofte stilte spørsmål og svar blir regelmessig publisert på intranettet. Den midlertidige internettsiden blir hovedkanalen for informasjon til eksterne målgrupper. Hovedmål for kommunikasjon i integreringsfasen Synliggjøre Oslo universitetssykehus og balansere fremtidsbildet med realitetsorientering om prosess og tidsplan Sikre best mulig utvikling og implementering av ny organisasjon Sikre koordinert kommunikasjon med tydelige budskap og avsender(e) både internt og eksternt Skape bred intern oppslutning om valgte løsninger og redusere friksjon Sørge for rask, relevant og saklig respons på (kritiske) innspill og spørsmål fra ulike aktører

16 Oslo universitetssykehus Side 16 av 17 6 Risikofaktorer og adressering av disse Gjennomføring av de endringer som er nødvendige for å oppnå målbildene for det nye foretaket vil innebære store endringer for sykehusene, de ansatte som jobber på sykehusene og til dels også pasientene som tilhører sykehusene. Nødvendige tiltak inkluderer blant annet endringer i organisering, flytting og samling av virksomhet, og tilpasning av bemanning. Disse endringene skal skje på tvers av dagens etablerte organisasjoner og lokalisasjoner. Disse omfattende endringene må skje samtidig som det må sikres at sykehusene leverer bedre service og kvalitet overfor pasientene, med høyere produktivitet og kostnadseffektivitet enn i dag. Dette vil stille store krav til både ledere og ansatte. Under følger en beskrivelse av de mest sentrale riskofaktorer for integrasjonsarbeidet samt hvordan disse søkes adressert gjennom blant annet en hensiktsmessig organisering, medvirkning/involvering og kommunikasjon. Tema Risikofaktorer Adressering av risikofaktorer Fremdrift Per i dag er det ikke ansatt en fast Ansette en ny adm. direktør relativt raskt adm. direktør for det nye foretaket. Dersom fasen med å ansette ny Organiseringen av integrasjonsarbeidet i et direktør strekker ut i tid, kan det føre til usikkerheter og svekket program er gjort på grunnlag av at et stort antall beslutninger kan tas på kort tid moment Uenighet om tolkning av Et sentralt element i programmet er styrevedtak Et stort antall beslutninger må tas på relativt kort tid av et begrenset Integrasjonskontoret som vil kunne støtte linjen i planlegging og gjennomføring av løpende beslutninger antall personer Integrasjonens omfang og kompleksitet skaper utfordringer med å både sikre tilstrekkelig framdrift samtidig som det skapes en reell medvirkning på tvers av de 3 fhv HF Opprettholde kvaliteten og aktiviteten i en omstillingsfase og innfri kravet til budsjettbalanse Organisasjonens og ledernes kapasitet til å gjennomføre omfattende endringer samtidig som kvalitet og aktivitet opprettholdes og krav om budsjettbalanse innfris Omdømmerisiko Innfri forventninger fra pasienter og andre interessenter Innfri krav fra eier Forskning og undervisning Organisering og lokalisering - Koordinerings utfordringer Må sikre at forskning og undervisning foregår i alle deler av organisasjonen og samtidig sees på helhetlig (UiO`s syn) Endringene som skal gjennomføres har implikasjoner og henger sammen på tvers av organisasjoner og lokalisasjoner, også utenfor eget sykehusområde Klinikk/divisjonsbegrepet. Det er ikke tatt beslutning om organisering Multitraume vil de kommende 5-7 år ligge geografisk på Ullevål/Kirkevn. Forholdet mellom lokal ledelse og et scenario hvor ledelse av regionsfunksjoner ligger på Rikshospitalet/Gaustad kan svekke funksjonaliteten. Det etableres en styringsmodell/struktur med tydelig definert ansvar og rapporteringslinjer Det etableres et oppfølgingsregime for rapportering, måling og løpende evaluering/justering av valgte løsninger Senter-modell?

17 Oslo universitetssykehus Side 17 av 17 Tema Risikofaktorer Adressering av risikofaktorer Manglende sammenheng i store fagområder som i overskuelig framtid vil ligge geografisk spredd. Motstand og svekket arbeidsmiljø Kulturutfordringer og posisjonering Evne til gevinstrealisering Omstillingsmidler og investeringer Endringsmotstand som kan gi utfordringer knyttet til svekket moment, omkamper og skjulte agendaer Svekket arbeidsmiljø (særlig på kort sikt) som følge av at enkelte veletablerte miljøer splittes Endringene vil kreve integrasjon av organisasjoner som hver på sin side har sterke- og ulike kulturer En fase med usikkerhet relatert til fremtidig struktur og organisering kan gi rom for posisjonering - personlige interesser overskygger organisasjonens interesser Endringene gjennomføres fordi det er et mål om realisering av gevinster innen pasientbehandling, forskning og ressursutnyttelse Skal prosessen være vellykket må gevinster kunne realiseres og påvises Begrenset med investeringsmidler mht til å gjennomføre nødvendige ombygginger Begrenset med investeringsmidler mht å foreta nødvendige IKT investeringer Integrasjonsprosessen legger opp til et omfattende arbeid med forankring, herunder medvirkning, involvering, kommunikasjon og informasjon Målbilde, milepæler og aktivitetsplan formuleres og kommuniseres på en slik måte at ansatte kan forstå og føle seg forpliktet til å slutte seg til I integrasjonsprosessen legges det opp til en aktiv håndtering av utfordringer relatert til posisjonering og kultur blant annet gjennom en involverende arbeidsform og en tydelig kommunikasjon Det defineres konkrete mål økonomiske og kvalitative - både på toppnivå og i spesifikke enheter Målene kobles til konkrete aktiviteter, milepæler og tidsplan for å sikre resultatfokus Jevnlig tilbakemelding på oppnådde gevinster sikrer tilstrekkelig motivasjon og moment Begrensninger hva angår omstillings- /investeringsmidler fordrer en prioritert gjennomføring basert på grundig kvantitative og kvalitative vurderinger