INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE I BOMBEROMMET i Nordre Skrenten 1 TIRSDAG 30. APRIL 2013, KL

Transkript

1 INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE I BOMBEROMMET i Nordre Skrenten 1 TIRSDAG 30. APRIL 2013, KL ÅPNING OG KONSTITUERING a. Valg av møteleder b. Opptak av navnefortegnelse c. Valg av referent og minst 1 seksjonseier til å underskrive protokollen d. Godkjenning av møtets lovlighet 2. STYRETS ÅRSBERETNING for ÅRSREGNSKAP FOR 2012 a. Årsregnskap for 2012 og budsjett for b. Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. c. Revisjonsberetning d. Ansvarsfrihet for styret. 4. STYREHONORAR FOR INNKOMNE FORSLAG a. Video overvåking garasjen 6. VALG AV TILLITSVALGTE a. Valg av styreleder for 1 år b. Valg av 3 styre medlemmer for 1 år. c. Valg av 2 vara medlemmer for 1 år. Tårnåsen, 12. april.2012 Styret i Nordre Skrenten 1 Sameiet Arild Edler Christensen /s Agathe Kleppe /s Siw Anette Kurås /s Tom Grøstad /s NAVNESLIPP MED EVENTUELL FULLMAKT SAMEIERMØTET 2013 LEVERES FERDIG UTFYLT TIL STYRET VED ANKOMST NAVN : OPPGANG : FULLMAKT ER GITT TIL: NAVN : OPPGANG : FULLMAKTGIVERS UNDERSKRIFT :

2 Side 2

3 ÅRSBERETNING FOR 2012 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Arild Edler Christensen Nestleder Siw Anette Kurås Styremedlem Tom Grøstad Styremedlem Agathe Kleppe Varamedlem Morten Christoffersen Varamedlem Edward Corneliussen Valgkomiteen Knut Ballangrud Berit Lie Magne Jonny Seigerud Styrets medlemmer består i dag av 2 kvinner og 2 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 88 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i Oppegård kommune og har adresse: Nordre Skrenten 1 Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer: 40 / 820 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. Orientering om sameiets drift. Vaktmestertjeneste Selskapet får levert vaktmestertjenester fra Alt-mann as Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Side 3

4 Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse,- miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni / bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se Kabel-TV Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Canal Digital på telefon eller besøke deres nettside Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med LOS på vegne av boligselskapene forvaltet av OBOS. Sameiet er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til borettslagets fellesanlegg. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Side 4

5 2. STYRETS ÅRSBERETNING Det har vært avholdt 8 styremøter, arrangert 2 dugnader og en gatefest i Det er ikke sendt ut noen rundskriv til alle beboere, men benyttet oppslagstavlene i stor grad til informasjon. Rehabilitering og vedlikehold av boligblokken. Etter at rehabiliteringen av ute området er ferdig, skal det normalt ikke være behov for større vedlikeholdsarbeider fram til 2014, som er tidsperspektivet for sameiets tidligere vedtatte vedlikeholdsplanen. Med 10 års fastrente på byggelånet og på det lille lånet, kan denne delen av husleien holdes på et stabilt nivå. Steinar Kvistad som har vært vår byggtekniske konsulent gjennom flere år, har de siste årene vært meget opptatt, så det har ikke vært mulig å få en oppdatering av vedlikeholdsplanen, eller assistanse med reparasjoner av veranda gulvene der flere har rapportert sprekker og skader. Vi har imidlertid fått forsikringer om at det ikke ville oppstå noen bygningsmessige skader om dette ble utsatt, da det vesentlig dreide seg om kosmetiske forhold. Siden Steinar Kvistad kjenner bygget godt, hadde vi ikke lyst til å finne andre, men han har nå kommet på banen og gitt oss en ny vedlikeholdsplan frem til 2022 og har hatt de første møter med noen av beboere som har problem med verandagulvet. Utbedring her regner vi kan skje utover våren når varmen har kommet. Siden vi har gått med vel ½ million under budsjett i 2012, øker vi budsjettet i år for å komme à jour med de fleste oppgavene på vent. Spyling av sluk og rensing av avløp er det også en tid siden vi gjorde sist, så her vil det også komme kostnader enten i løpet av året eller neste år. Vi ser også på utskifting av avtrekksvifter på taket, trapper og beplantning på nordsiden av blokken og andre mindre oppgaver. Vi må derfor være forberedt på en moderat øking i husleien de neste årene, etter å ha vært stabil i mange år. Andre saker: Av større oppgaver i løpet av 2012 var maling av alle oppganger. Det kostet oss mange penger, men synes godt anvendt. Det ser ut som alle har vært fornøyd med det arbeidet som har vært gjort her, så dette håper vi holder i mange år fremover. Positivt er at flere har pyntet opp med å finne frem malerier og andre pyntegjenstander de ikke lenger har bruk for selv, som gjør oppgangene enda penere. Styret har også bidratt med noen mindre tilskudd her til noen oppganger. Vi fikk også bonet alle gulvene i underetasjen og øvre etasjen. Vask av oppgangene har ikke vært helt som vi ønsket, og vi fikk fra 1. januar inn et nytt firma som gjør dette (samme som bonet gulvene). Håper dette med tiden vil fungere bedre. Vi fikk også ryddet opp på nedsiden av blokken med å felle noen få trær og rensket opp i mindre busker og trær som ikke utgjorde noe pryd for området. Deretter ble det sprøytet med kjemikalier, noe som gjorde dette lite vakkert en periode, men til våren får vi se den fulle nytteverdien av dette. Brannslukningsapparater er skiftet ut, da det ble vesentlig rimeligere en å få en overhaling og kontroll av de gamle. Beboerne ble oppfordret til selv og avhende de gamle, eventuell å ta de med på hytta eller andre steder eventuelt som en reserve da de jo er fullt brukbare i flere år fremover. Vi er imidlertid pålagt å kontrollere disse vært 5 te år. Skulle vi levert disse tilbake samlet, ville dette koste oss vel kr 100 pr apparat, noe hver beboer kunne gjøre gratis. Det virker som dette fungerte fint. Alle beboere må imidlertid huske på og snu disse opp/ned noen ganger i løpet av året, for at ikke pulveret skal stivne. Husk også å sjekke at trykkmåleren viser grønt. 5-årsbefaring etter rehabiliteringen (som vi fikk forlenget et år) ble gjort i våres, og noen mindre tak arbeider samt en mer permanent feste av fuglesperrer ble da gjort. Håper disse nå blir værende der de skal. Garantiperioden for rehabiliteringen er dermed utløpt. Side 5

6 Etter å ha prøvet med solcellepanel og led-lamper i trappen i syd, fikk vi i høst installert en ny lampe her. Håper det har hjulpet for de som bruker denne snarveien på kvelden og natten. Vi har også sett på at sameiet får sin egen hjemmeside (nordreskrenten1.herborvi.no). Siden de fleste beboere nå har Internett selv, eller tilgang til dette, kan beboere holde seg bedre orientert. Vi vil selvsagt fortsatt sette opp oppslag på oppslagstavler, eller sende informasjon ut til beboere og eiere etter behov. Kurvballmålet på lekeplassen gikk i stykker i sommer, men vi fikk kjøpt inn og montert et nytt i høst. Ellers har det i 2012 ikke vært gjort noe mer med lekeplassen. Flere beboere har opplevd vannlekkasjer siste år, og alt har blitt ordnet opp gjennom vårt forsikringsselskap. Håper alle har blitt fornøyd med det. Styret ber imidlertid alle skifte sine varmtvannsberedere når de nærmer seg 15 år eller mer og ellers sjekke andre rør inklusive avløp om dette synes å være i orden. Selv om man får dekket det meste på forsikringen, medfører det store ulemper for den enkelte, og ofte også naboen når det blir en vannlekkasje i leiligheten. ÅRSREGNSKAPET FOR 2012 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2012 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2012 var til sammen kr ,-. Kostnader Driftskostnadene i 2012 var på kr ,-. Resultat Årets resultat på kr ,- foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. BUDSJETT FOR 2013 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2013 reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 5,1 % samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Side 6

7 Lån Sameiet har to lån, et i Nordea og et i DNB. For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS (pr ) Renter på driftskonto: 0,25 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr Felleskostnader Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Tårnåsen, Styret i Nordre Skrenten 1 Sameiet Arild Edler Christensen /s Siw Anette Kurås /s Tom Grøstad /s Agathe Kleppe /s Side 7

8 Side 8

9 Side 9

10 3. Årsregnskap for NORDRE SKRENTEN 1 SAMEIET RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Garasjer Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./- KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Reduksjon udekket tap Side 10

11 NORDRE SKRENTEN 1 SAMEIET EIENDELER BALANSE Note ANLEGGSMIDLER Andel anleggsmidler i fellesanlegg 1 1 SUM ANLEGGSMIDLER 1 1 OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kundefordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån Andel langsiktig gjeld i fellesanlegg SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig offentlige myndigheter Påløpne renter Påløpne avdrag Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar Tårnåsen , STYRET FOR NORDRE SKRENTEN 1 SAMEIET Arild Edler Christensen /s Siw Anette Kurås /s Tom Grøstad /s Agathe Kleppe /s Side 11

12 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven OBOS betaler forskuddstrekk til denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. Samtidig blir posten avsatt i selskapets balanse. Skattetrekket blir belastet selskapets driftskonto ved terminforfall. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Frysebokser Rehabiliteringslån Felleskostnader Trappevask Lån verandaer SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Annen lønn, ikke feriepenger Påløpne feriepenger -597 Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2011/2012, og er på kr NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 6 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold brannsikring Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD Side 12

13 NOTE: 7 GARASJER KOSTNADER GARASJER Utbetalinger til Nordre Skrenten Garasjehus Reduksjon av andel langsiktig gjeld Andel rentekostnader Andel renteinntekter Reduksjon av kostnader etter avregning SUM KOSTNADER GARASJER SUM GARASJER NOTE: 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Verktøy og redskaper Driftsmateriell Lyspærer og sikringer -87 Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Kopieringsmateriell -244 Trykksaker Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kontorkostnader Porto Bilgodtgjørelse -234 Reisekostnader -20 Bankgebyr -950 Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 9 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 545 Renter av sparekonto i OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader 105 Andel renteinntekter fra Nordre Skrenten Garasjehus SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 10 FINANSKOSTNADER Renter, lån i DnB NOR Renter, lån i Nordea Gebyrer, lån i DnB NOR -445 Gebyrer, lån i Nordea -400 Andel rentkostnader fra Nordre Skrenten Garasjehus SUM FINANSKOSTNADER Side 13

14 NOTE: 11 UDEKKET TAP (NEGATIV EGENKAPITAL) Udekket tap betyr at egenkapitalen i sameiet er negativ. Sameiet har gjennomført rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter som innebærer at sameiet fra stiftelsen frem til i regnskapsåret har hatt høyere kostnader enn inntekter. Den manglende likviditeten som dette medfører, er blitt finansiert ved låneopptak.. I eierseksjonssameier føres ikke verdien av bygget (boligene) i balansen. Årsaken er at den enkelte sameier, og ikke selve sameiet, står som eier av boligene. Dette medfører at all rehabilitering, også den delen som anses som påkostning, kostnadsføres fortløpende i den perioden arbeidene utføres. Eventuelle verdiøkninger som følge av tiltakene tilfaller den enkelte sameier uten at det føres i sameiets balanse. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i balansen og nedbetales gjennom fremtidige felleskostnader. NOTE: 12 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN DnB Lånet er et annuitetslån med fastrenteavtale frem til Renter : 4,64%, løpetid 19 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år Nordea Lånet er et annuitetslån med fastrenteavtale frem til Renter : 6,44%, løpetid 14 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 13 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk -972 Skyldig arbeidsgiveravgift -476 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 14 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger -597 Gebyrer -75 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -672 Side 14

15 NOTE: 15 GARANTIANSVAR / ANDEL ANLEGGSMIDLER I FELLESANLEGG Selskapet eier 50% av Nordre Skrenten Garasjehus. Dette refererer seg i sin helhet til solidaransvar for den samlede gjeld i Nordre Skrenten Garasjehus hvor vår andel er 50%. Selskapets andel i nevnte selskap vises i balansen som langsiktig gjeld under posten "Andel langsiktig gjeld i fellesanlegg". Selskapets andel av driftskostnader og årsresultat er inntatt i resultatregnskapet under posten "garasjer" (note 7). 4. Godtgjørelse til styret. Styret foreslår en liten indeksregulering av dette og foreslår kr ,- for Styret foreslår selv fordelingen av denne mellom styremedlemmene. 6. Valg av tillitsvalgte Innstilling til nytt styre i Nordre Skrenten 1 Styreleder Tom Grøstad Styremedlem Kristine Agathe Kleppe Styremedlem Edward Corneliussen Styremedlem Jan Bøckman Pedersen ( ny ) Varamedlem Grethe Fallmark ( ny ) Varamedlem Reidun Jørgensen ( ny ) Med vennlig hilsen Valgkomiteen Side 15

16 5. Innkomne forslag Forslag til vedtektsendring fra Nordre Skrenten Garasjelag Styret i Nordre Skrenten Garasjelag har registrert en del uregelmessigheter med garasjeportene på plan 1 og 2. Dette skyldes antagelig at noen av brukerne forstyrrer automatikken ved uriktig bruk av nødstopp og annet utstyr når porten skal åpnes/lukkes. På plan 1 har vi også hatt innbrudd og skadeverke i selve skapet hvor automatikken er innelåst. I tillegg til dette har vi også til stadighet problemer med tagging og hærverk på dør og vegg i syd på plan 1. Alt i alt har dette medført store driftsproblemer og omfattende reparasjoner på både bygningen og utstyret. Økonomisk har dette også store konsekvenser da serviceutrykning normalt koster godt over kr ,- hver gang. Garasjestyret har derfor innhentet tilbud på videoovervåkning på de utsatte stedene. I første omgang dreier det seg om et kamera i syd på plan 1 (dør og vegg ute), 1 kamera ved porten (inne) på plan1 og 1 kamera (inne) på plan 2. Ovennevnte utstyr med opptaker/pc vil koste ca. kr ,- eks. moms, inklusive montering, skilting og utprøving av utstyret. Garasjen har for tiden god økonomi med en arbeidskapital på vel kr., og har for tiden ingen planer om ytterligere investeringer i Utstyret som tilbys leveres av Anderson Elektro AS som i dag er vår hovedleverandør av utstyr til porter/dører. Vi har årlig serviceavtale med dem, og de har også ansvaret for det elektriske anlegget i garasjen. Ved installasjon av videoovervåkningsutstyr følges vanlige rutiner med hensyn til godkjenning fra Datatilsynet og skilting av området. Garasjestyret vil innhente alternative tilbud før eventuell bestilling foretas. Vår forretningsfører OBOS anbefaler i denne sammenheng at saka tas opp i sameiermøte i de to sameiene og at det foretas en vedtektsendring som gir generell tillatelse til slik overvåkning. Dette er ikke et krav i henhold til Personopplysningsloven, men anbefales som en praktisk fremgangsmåte for å informere berørte beboere i borettslag og lignende. Styret i Nordre Skrenten Garasjeanlegg ber derfor om at følgende forslag til Vedtektsendringer tas opp til behandling på kommende, ordinære sameiermøter i NS1 og NS4: Under 4 i vedtekter settes inn : Videoovervåkning av sameienes garasjeanlegg er tillatt for å forhindre at uvedkommende gis adgang til bygget, og for å motvirke straffbare handlinger slik som hærverk, tyveri og vold i sameiets garasjeanlegg. Med vennlig hilsen Jonny Seigerud (styreleder) Side 16