Møteinnkalling. Namsos kommunestyre. Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Namsos samfunnshus Dato: Tidspunkt: 18:30

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Namsos kommunestyre Møtested: Kommunestyresalen, Namsos samfunnshus Dato: Tidspunkt: 18:30 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på e-post tine@namsos.kommune.no eller telefon / Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Sakliste Utvalgssaksnr PS 78/16 Innhold Interpellasjon - Kvalitet i helse- og omsorgstjenesten PS 79/16 Suppleringsvalg - valg av medlem til interimsstyre - kommunesammenslåing PS 80/16 PS 81/16 Forprosjektplan Nye Namsos Tilsetting av rådmann - oppnevning av tilsettingsutvalg - mandat PS 82/16 Utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår - Rapport med anbefalinger 2016 PS 83/16 PS 84/16 PS 85/16 PS 86/16 PS 87/16 Snøproduksjonsanlegg i Bråten skisenter Rehabilitering av el.anlegg, Namsos Skisenter Tråkkemaskingarasje - Fossbrenna Møteplan Namsos kommunestyre, formannskap, Plan, byggesak og teknisk drift og Oppvekst, omsorg og kultur Stortings- og sametingsvalget fastsetting av valgdag PS 88/16 Valg av valgstyre for perioden PS 89/16 Delegering til valgstyre for perioden RS 4/16 Møteprotokoll - Midlertidig fellesnemnd Nye Namsos Orienteringer fra ordfører og rådmann Namsos, Arnhild Holstad/sign. ordfører Tine Nermark Johnsen/sign. møtesekretær

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 78/16 Innhold Interpellasjon - Kvalitet i helse- og omsorgstjenesten PS 79/16 Suppleringsvalg - valg av medlem til interimsstyre - kommunesammenslåing PS 80/16 PS 81/16 Forprosjektplan Nye Namsos Tilsetting av rådmann - oppnevning av tilsettingsutvalg - mandat PS 82/16 Utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår - Rapport med anbefalinger 2016 PS 83/16 PS 84/16 PS 85/16 PS 86/16 PS 87/16 Snøproduksjonsanlegg i Bråten skisenter Rehabilitering av el.anlegg, Namsos Skisenter Tråkkemaskingarasje - Fossbrenna Møteplan Namsos kommunestyre, formannskap, Plan, byggesak og teknisk drift og Oppvekst, omsorg og kultur Stortings- og sametingsvalget fastsetting av valgdag PS 88/16 Valg av valgstyre for perioden PS 89/16 Delegering til valgstyre for perioden RS 4/16 Møteprotokoll - Midlertidig fellesnemnd Nye Namsos

3 Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Tine Nermark Johnsen Saksframlegg Interpellasjon - Kvalitet i helse- og omsorgstjenesten Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos kommunestyre 78/ Interpellantens innstilling 1. Namsos kommunestyre ber rådmannen framlegge sak om å følge opp og evaluere tiltak som er beskrevet i Omsorgsplan Namsos kommunestyre ber rådmannen orientere om kommunens arbeid og plan for prioriteringer når det gjelder å sikre kvalitet og pasientsikkerhet i helse- og omsorgstjenesten

4 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Interpellasjon til kommunestyret Kvalitet i helse- og omsorgstjenesten S Interpellasjon - Kvalitet i helse- og omsorgstjenesten Namsos SV v/siri Andreassen Devik Saksopplysninger Ordføreren mottok følgende interpellasjon fra Siri Andreassen Devik, SV: Kvalitet i helse- og omsorgstjenesten Av 77 politiske saker til kommunestyret hittil i år registreres det at 4 saker har vært relatert til området Helse. Disse angikk 2 årsmeldinger for henholdsvis Krisesenter og Overgrepsmottak, én sak angikk revisjon av avtale med Krisesenter og den siste et vedtak om oppstart av arbeid med oversiktsdokument for Folkehelse. Fagområdet Helse og Omsorg utgjør den nest største utgiftsposten på kommunens budsjett. Saker som angår Helse/omsorg - i særdeleshet eldreomsorg er typiske valgkampsaker hos samtlige partier. I følge den fellespolitiske plattformen framgår det at posisjonen vil arbeide for gode helsetjenester for sine innbyggere med et fokus på helsefremming og et lengst mulig liv i eget hjem. Posisjonen vil også arbeide for å styrke og videreutvikle legevakt og akutt-tilbud i kommunen samt følge opp tiltak i Omsorgsplan 2015 slik at velferdsgarantien overholdes. Utfordringer som overliggerdøgn på sykehus, mangel på langtidsplasser i heldøgns omsorg, problemer med å rekruttere tilstrekkelig sykepleiekompetanse har vært tema i media og blitt forelagt fagutvalget OOK. Disse utfordringene er framlagt OOK med innstillingen at utvalget tar sakene til orientering. I OOK sitt oktobermøte ble en tilstandsrapport for helse og omsorg framlagt. Rapporten gir en oversikt over organisering og innhold i de ulike delene av helse og omsorgstjenesten. Den inneholder også informasjon om målsettingene for de enkelte delene. Rapporten oppfattes som en første versjon som er under utvikling. Rapporten gir dessverre for lite informasjon til at den kan oppfattes som et styringsdokument. I diskusjonen rundt dokumentet framkommer det mangel på langsiktig planlegging av tjenesten. Namsos SV mener derfor at det er stor risiko for at saker som angår tjenestekvalitet og prioriteringer i Helse og omsorg løses ad hoc. Namsos SV foreslår derfor at: 1. Namsos kommunestyre ber rådmannen framlegge sak om å følge opp og evaluere tiltak som er beskrevet i Omsorgsplan Namsos kommunestyre ber rådmannen orientere om kommunens arbeid og plan for prioriteringer når det gjelder å sikre kvalitet og pasientsikkerhet i helse og omsorgstjenesten Siri Andreassen Devik, Namsos SV Ordførerens svar blir lagt ut på nettbrettene i forkant av kommunestyremøtet.

5 Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Tine Nermark Johnsen Saksframlegg Suppleringsvalg - valg av medlem til interimsstyre - kommunesammenslåing Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 107/ Namsos kommunestyre 79/ Rådmannens innstilling Saken legges frem uten innstilling

6 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Valg av medlemmer til interimsstyre - kommunesammenslåing X Særutskrift - Valg av medlemmer til interimsstyre - kommunesammenslåing U Melding om vedtak - Valg av medlemmer til interimsstyre - kommunesammenslåing I Fylkesmannen i Nord-Trøndelag sin oppsummering og tilrådning om kommunestruktur S Suppleringsvalg - valg av medlem til interimsstyre - kommunesammenslåing Valgte medlemmer og varamedlemmer Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Saksopplysninger Intensjonsavtalen for kommunesammenslåing mellom Fosnes, Namdalseid og Namsos kommune ble vedtatt i kommunestyret I avtalens punkt 5: «Gjennomføring av kommunesammenslåingen» står det om fellesnemnd som skal nedsettes etter endelig vedtak i Stortinget. I siste ledd står det: Et arbeidsutvalg valgt av kommunestyrene med sammensetning tilsvarende fellesnemnda skal, inntil fellesnemnda er formelt etablert i 2017, fungere som et interimsstyre for arbeidet med etablering av den nye kommunen. Rådmennene er ansvarlige for gjennomføringen. Fellesnemnda skal velges av og blant kommunestyrets medlemmer, og det ble opprinnelig bestemt at sammensetninga skulle være slik: Fosnes 3 medlemmer Namdalseid 4 medlemmer Namsos 7 medlemmer I ettertid har Lund kommet til med en representant, hvilket har medført at Namsos skal få ha ett medlem til. Det skal derfor nå velges ett nytt medlem i interimsstyret. Det må vurderes om også varamedlemslista bør suppleres. I kommunestyret ble følgende interimsstyre valgt: Interimsstyre kommunesammenslåing: Medlemmer: Arnhild Holstad Amund Lein Olav Skaret Varamedlemmer i rekkefølge: 1. Frode Båtnes 2. Hilmar Klingen 3. Stein Tore Wolff

7 Gunn Holvik Per Olav Mork Kjersti Tommelstad Geir Olav Knappe 4. Siv Grav 5. Lisa Gamst Aglen 6. Kåre Kvåle 7. Siri Andreassen Devik

8 Namsos kommune Rådmann i Namsos Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Gunnar Lien Saksframlegg Forprosjektplan Nye Namsos Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 108/ Namsos kommunestyre 80/ Rådmannens innstilling Namsos kommunestyre vedtar forprosjektplan Nye Namsos, som vedlagt.

9 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Valg av medlemmer til interimsstyre - kommunesammenslåing X Særutskrift - Valg av medlemmer til interimsstyre - kommunesammenslåing U Melding om vedtak - Valg av medlemmer til interimsstyre - kommunesammenslåing I Fylkesmannen i Nord-Trøndelag sin oppsummering og tilrådning om kommunestruktur S Suppleringsvalg - valg av medlem til interimsstyre - kommunesammenslåing S Forprosjektplan Nye Namsos Valgte medlemmer og varamedlemmer Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Vedlegg: 1 Forprosjektplan Nye Namsos Saksopplysninger I intensjonsavtalen inngått mellom kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos av kapittel 5 Gjennomføring av kommunesammenslåingen er det avtalt følgende: Et arbeidsutvalg valgt av kommunestyrene med sammensetning tilsvarende fellesnemnda skal, inntil fellesnemnda er formelt etablert i 2017, fungere som et interimsstyre for arbeidet med etablering av den nye kommunen. Rådmennene er ansvarlig for gjennomføringen. Rådmennene har arbeidet fram et forslag til plan for det arbeidet som kommunene skal gjøre fram til felles kommunestyre og valg av fellesnemnd for Nye Namsos før sommerferien Forslaget er også drøftet med samlet ledergruppe i de tre kommunene og ordførergruppen. Den er også blitt lagt fram for nyetablert tillitvalgtforum Tillitsvalgtforumets synspunkter ble lagt fram for midlertidig fellesnemnd i Som basis for planen ligger en vurdering at de tre kommunene også i perioden fram til formell etablering av fellesnemnd, må være aktiv både innad i organisasjonene og utad mot befolkningen. Dette både fordi det er en forventing og kanskje også uro som må besvares, og fordi erfaring fra andre kommunesammenslåinger tilsier at oppgaven er stor og komplisert og at vi må bruke tiden godt. Det har vært folkeavstemning i Lund med flertall for at Lund blir med i Nye Namsos med en grensejustering. Fylkesmannen har overfor departementet anbefalt denne. Forholdet til Lund har vært drøftet i ordførerkollegiet og Nærøy kommune er som følge av det blitt bedt om å oppnevne en representant fra Lund i midlertidig fellesnemnd. Nærøy kommune har oppnevnt: Medlem: Bjørnar Smines

10 Vara: Harald Grøtting Vedlagte plan ble behandlet i midlertidig fellesnemnd Nye Namsos med følgende vedtak: Midlertidig fellesnemnd vedtar å oversende forprosjektplanen for arbeidet med Nye Namsos til kommunestyrene med anbefaling om at kommunestyrene vedtar planen. Vurdering Namsos kommune har gjennom tidligere vedtak knyttet til kommunereformen gitt sin tilslutning til intensjonsavtalen om kommunesammenslåing med Fosnes og Namdalseid. Forprosjektplanen er en oppfølging av disse vedtakene og representerer en videreføring av den linjen kommunestyret i Namsos har ført i prosessen. Rådmannen ser det som en naturlig konsekvens at kommunestyret vedtar forprosjektplanen som del av dette. Miljømessig vurdering Forprosjektplanen har potensielt stor betydning for kommunenes arbeidsmiljø. Medvirkning fra tillitsvalgte og øvrige berørte er vektlagt tungt i forprosjektplanen. Forøvrig har planen betydelig miljømessig potensiale i utformingen av den nye kommunens politikk og tjenesteyting.

11 Forprosjektplan NyeNamsos i

12 Forprosjekt Nye Namsos 1 Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Kommunene Fosnes Namdalseid og Namsos har fremforhandlet en intensjonsavtale om kommunesammenslåing datert som ble behandlet og godkjent i Fosnes kommune , Namdalseid kommunestyre og i Namsos kommunestyre Stortinget skal behandle søknadene om kommunesammenslåing våren Fylkesmannen vil da innkalle til felles kommunestyremøte der bl.a. fellesnemnd vil bli valgt. Intensjonsavtalens pk. 5, siste ledd beskriver hvordan kommunene skal arbeid med kommunesammenslåingen fram til Stortingsvedtaket foreligger og fellesnemnda er valgt: Et arbeidsutvalg valgt av kommunestyrene med sammensetning tilsvarende fellesnemnda skal, inntil fellesnemnda er formelt etablert i 2017, fungere som et interimsstyre for arbeidet med etablering av den nye kommunen. Rådmennene er ansvarlige for gjennomføringen. Det midlertidige fellesutvalget skal bestå av 3 medlemmer fra Fosnes kommune, 4 medlemmer fra Namdalseid kommune og 7 medlemmer fra Namsos kommune. Forprosjektplanen skal vedtas av kommunestyrene. 1.2 Prosjektmål Forprosjekt Nye Namsos skal følge opp og iverksette oppgavene som kommunestyrene i Fosnes, Namdalseid og Namsos har gitt det midlertidige fellesutvalget for Nye Namsos. Forprosjekt Nye Namsos skal: Være en kontaktarena for kommunene der informasjon deles og kommunesammenslåingsprosessen forberedes. Starte opp forberedelsene til kommunesammenslåingen mellom kommunene. Det skal identifisere og gjennomføre forberedelser og gode tiltak for at energi og kontinuitet ikke går tapt i påvente av Stortingets behandling av kommunesammenslåingene og opprettelsen av Fellesnemnda våren Sørge for at arbeidet med kompetansedeling, kompetanseutvikling, koordinering av rekruttering og nyansettelser kommer i gang, jfr. pk i intensjonsavtalen. Sørge for at det blir gjennomført kartlegging av stillinger som er parallelle i kommunene for å ivareta best mulige stillingsinnplasseringer.

13 Identifisere administrative og politiske oppgaver som krever mye tid og sette i gang prosesser for å løse disse oppgavene og utarbeide forslag til hvordan disse oppgavene skal løses. Forslagene skal ligge klar til behandling når fellesnemnda er valgt. Forberede grensejustering med Nærøy kommune for Lund herunder også informasjon til og involvering av innbyggerne i Lund. Utarbeide en felles planstrategi i den nye kommunen og starte med det forberedende arbeidet med en felles samfunnsdel. Drøfte kommunenes deltakelse i interkommunale samarbeid og avklare felles holdning til dette. Planlegge og iverksette arbeidet med infrastrukturtiltak som det er gitt statsstøtte til i 2016 (Jøa-brua) og utarbeide ny søknad for Forberede felles kommunestyremøte våren 2017 gjennom blant annet følgende: o Foreslå mandat for arbeidet i fellesnemnda. o Lage forslag til den administrative og politiske organiseringen i den nye kommunen på basis av intensjonsavtalen. o Sørge for at det utarbeides prosjektplan for sammenslåingsprosessen. Prosjektplanen skal inneholde: Skisse til prosess og framdriftsplan fra opprettelsen av fellesnemnda og fram til ny sammenslått kommune Forslag til prosjektorganisering, inkludert prosjektleder Forslag til budsjett for sammenslåingsprosessen Forslag til kommunikasjonsplan 2 Organisering 2.1 Midlertidig fellesnemnd Midlertidig fellesnemnd for Nye Namsos er styringsgruppe for prosjektet og består av: Fosnes: Medlemmer: 1. Trygve Jonny Sandvik, Sp/KrF 2. Rune Wik, Sp/KrF 3. Baard Kristiansen, Ap Namdalseid Medlemmer: 1. Steinar Lyngstad, Sp 2. Kristine Altin, Sp 3. Bjørn Dag Derås, Sp 4. Arne Magnar Bratberg, Ap Vara: 1. Sissel Thorsen, Grønt Forum 2. Gunn Ågot Leite, Sp/KrF 3. Silje Leirbekk, Ap Vara: 1. Grete Oksdøl Lervik, Ap 2. Olav Johan Mork, KrF 3. Agnar Forbord, V 4. Iren Halbostad, H

14 Namsos Medlemmer: 1. Arnhild Holstad, Ap 2. Amund Lein, H 3. Olav Skaret, Ap 4. Gunn Holvik, Sp 5. Per Olav Mork, KrF 6. Kjersti Tommelstad, Sv 7. Geir Olav Knappe, V 8. (Nytt medlem) Vara: 1. Frode Båtnes, Ap 2. Hilmar Klingen, Ap 3. Stein Tore Wolff, FrP 4. Siv Grav, Ap 5. Lisa Gamst Aglen, H 6. Kåre Kvåle, Sp 7. Siri Andreassen Devik, SV 8. (Nytt varamedlem) Nærøy kommune er anmodes om å oppnevne en representant fra Lund til den midlertidige fellesnemnda. Nærøy har oppnevnt følgende representant og vararepresentant: Bjørnar Smines Harald Grøtting (vara) Nemnda konstituerer seg selv. Reglement for folkevalgte organ og folkevalgtes arbeidsvilkår i MNS benyttes som reglement for nemnda. Fellesnemnda registres som folkevalgt organ på ordinær måte i ephorte for at offentlig innsyn sikres. 2.2 Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe for midlertidig fellesnemnd: Ordfører i Forsnes. Trygve Johnny Sandvik Ordfører i Namdalseid: Steinar Lyngstad Ordfører i Namsos: Arnhild Holstad 2.3 Prosjektgruppe Prosjektgruppe: Rådmann i Fosnes Rønnaug Aaring Rådmann i Namdalseid Kjell Einvik Rådmann i Namsos Gunnar Lien To tillitsvalgtrepresentanter oppnevnt at tillitsvalgforum Prosjekt Nye Namsos kan opprette arbeidsgrupper etter behov. 2.4 Prosjektleder Prosjektleder: Tor Brenne

15 3 Gjennomføring 3.1 Aktivitet og framdriftsplan Aktivitet Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Valg av medlemmer til X Midlertidig fellesnemnd Møte midlertidig X X X X X fellesnemnd Prosjektplan for midlertidig fellesnemnd i kommunestyrene X Prosjektgruppemøte X X X X X X X X X Felles ledermøte X X X Arbeidsgrupper kartlegging Intern kulturbygging, kompetansedeling og rekruttering Utarbeide prosjektplan for kommune-sammenslåingen Kunnskapsinnhenting, erfaringsutveksling Igangsetting av kommuneplanprosess. Planstrategi og felles samfunnsdel Felles kommunestyremøte valg av fellesnemnd X 3.2 Arbeidsgrupper og involvering Tillitsvalgtforum Nye Namsos vil ta initiativ til at det etableres et tillitsvalgtforum som bl.a. får i oppgave å: Etablere kontakt mellom tillitsvalgte på tvers av kommunegrensene Forum for drøfting av aktuelle problemstillinger på tvers av fagforeningene og kommunene. Være informasjonskanal for informasjon om «Nye Namsos» Oppnevne representanter i prosjektgruppe og arbeidsgrupper Arbeidsgrupper Ledelse og ansatte via tillitsmannsapparatet i kommunene involveres i en bli-kjent og kartleggingsfase som skal se på status, utfordringer og muligheter og komme med innspill til prosjektplanen for kommunesammenslåingen.

16 Arbeidsgrupper: 1. Teknisk, næring, plan, landbruk og miljø 2. Oppvekst 3. Helse, omsorg og velferd 4. Kultur 5. Personal 6. Administrasjon, økonomi og interne tjenester 7. Kommunikasjon Oppdraget til arbeidsgruppene: 1. Bli kjent med hverandre 2. Skaffe oversikt over a. Organisering av tjenester og fagområder. b. Gjeldende planer, lokale forskrifter og interne reglement c. Avtaler med eksterne samarbeidspartnere (statlige etater, fylkeskommune, kommuner, IKS, KF, kommunale AS, vertskommuneavtaler osv.) d. Avtaler med eksterne leverandører av varer og tjenester. 3. Avklare kritiske områder i gjennomføringsfasen der det blir behov for å a. Etablere delprosjekter, b. Avsette ressurser (personell og budsjett), c. Politiske avklaringer d. Personellmessige avklaringer på områder der lederstrukturer eller spesialstillinger kan bety omstillingsbehov. 4. Beskrive mulig gevinstrealisering (økonomi, effektivitet, kvalitet, samfunnsutvikling). 5. Forslag på tiltak og aktivitet som kan iverksettes fram til etablering av fellesnemnda, herunder tiltak som kan bygge samhørighet, identifikasjon og lojalitet til Nye Namsos blant de ansatte spesielt og innbyggerne generelt. Arbeidsgruppene kan opprette ad-hoc-grupper på bestemte tema.

17 3.3 Budsjett og finansiering Budsjett Sum Utgifter til møter Prosjektleder/prosjektsekretær Kunnskap- og erfaringsinnhenting Samfunnsplanlegger og kommuneplanprosess Forprosjekt Jøa-brua Diverse kostnader Sum Finansiering Sum Fosnes kommune Namdalseid kommune Namsos kommune Namsos kommune (byregionmidler) Skjønnsmidler Statstilskudd infrastruktur Reformstøtte 0 Til/fra bundet driftsfond Sum Regnskap for prosjektet føres av MNS som prosjektregnskap.

18 Namsos kommune Ordfører i Namsos Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Arnhild Holstad Saksframlegg Tilsetting av rådmann - oppnevning av tilsettingsutvalg - mandat Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 109/ Namsos kommunestyre 81/ Ordførerens innstilling 1. Kommunestyret i Namsos oppnevner et utvalg på fem medlemmer til å gjennomføre prosessen med rekruttering av ny rådmann i Namsos og utarbeide en anbefaling som innstilling til politisk behandling. Utvalget medlemmer: 1., leder , HTV/arbeidstakerrepresentant oppnevnt av Kontaktforum. 2. Utvalget får som mandat å utarbeide en nødvendig kravspesifikasjon til stillingen som rådmann i Namsos kommune. Stillingen skal i første omgang annonseres og lyses ut internt. Utvalget skal gjennomføre en nødvendig utvelgelsesprosess og utarbeide en anbefaling som innstilling til politisk behandling. Utvalget skal også utarbeide forslag til arbeidsavtale for ny rådmann.

19 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Tilsetting av rådmann - oppnevning av tilsettingsutvalg - mandat Saksopplysninger Gunnar Lien har sagt opp sin stilling som rådmann i Namsos kommune, og fratrer ved utløpet av januar måned 2017 Kommunelovens 22 nr. 1 slår fast at det er kommunestyret selv som ansetter rådmann/administrasjonssjef. Denne tilsettingsmyndigheten kan ikke delegeres videre, men kommunestyret kan la et oppnevnt utvalg gjennomføre prosessen på vegne av kommunestyret frem til tilsettingsvedtaket. Både ved tilsetting av rådmann i Namsos i 1999 (Gjemdal), i 2006 (Sørlie) og i 2013 (Lien) vedtok kommunestyret å benytte rådgivende firma til å bistå i prosessen. Namsos har sammen med Namdalseid og Fosnes besluttet en kommunesammenslåing med virkning fra Det innebærer at stillingen som rådmann i dagens Namsos er midlertidig og kun dekker perioden frem til tidspunktet for sammenslåing. Parallelt med dette vil den nye kommunen utlyse stillingen som prosjektleder og fremtidig rådmann for den sammenslåtte kommunen. Denne ansettelsesprosessen styres av fellesnemnda for nye Namsos og er ikke et forhold for Namsos kommunestyre. Intensjonsavtalen mellom Namsos, Namdalseid og Fosnes berører også temaet i perioden frem mot sammenslåing på følgende måte: De tre kommunene skal i perioden fram til sammenslåing samarbeide om kompetanse og nøkkelpersonell for å starte prosessen mot en kompetent og effektiv ny kommune samt oppnå nødvendig omstilling som følge av sammenslåingen. Prinsippene for samarbeidet drøftes i fellesnemnda og partssammensatt utvalg Vurdering Rådmannen er kommunens øverste administrative leder og ansvarlig for at produksjonsapparatet har en hensiktsmessig organisering, og at organisasjonens totale kompetanse til enhver tid er tilpasset kommunens utfordringer og vedtatte mål. Rådmannen skal videreutvikle og bidra til en helhetlig styring av en effektiv, serviceorientert og tjenesteytende organisasjon, samt å ha et ryddig, godt og konstruktivt samarbeid med politisk nivå. Rådmann skal ha evnen til dialog både med kolleger i administrasjonen og med politisk ledelse, og skal gå foran som et godt eksempel for alle ansatte og bidra til en god og sunn bedriftskultur. Stillingen som rådmann er svært viktig på mange områder. Det har derfor vært tradisjon for å bruke nødvendige ressurser for å få på plass riktig person til å fylle rollen. Samtidig står kommunen i dag i en spesiell situasjon knyttet til den vedtatte kommunesammenslåingen. Det spesielle i dette er at stillingen blir tidsbegrenset fram til sammenslåingstidspunktet, stillingen vil i praksis også bli endret til å inngå som en del av et rådmannsteam sammen med de øvrige rådmenn som sammen skal gå inn i en ny kommune. Sist, men ikke minst, så skal det også rekrutteres en ny rådmann for den nye kommunen som i praksis blir å fungere som leder for de

20 øvrige rådmenn i teamet. Alle disse faktorene tilsier at det vil være annerledes å rekruttere en rådmann denne gangen enn ved tidligere anledninger. Når da også intensjonsavtalen om kommunesammenslåinger legger føringer på hvordan dette skal søkes løst, bør Namsos kommune bestrebe seg på å søke løsninger i tråd med dette. Namsos kommune har derfor løftet dette inn til drøfting i fellesnemnda for kommunesammenslåing og der foreslått en mulig løsning med at fellesnemnda snarest mulig starter sitt arbeid med å finne den fremtidige rådmannen (til Nye Namsos) samtidig som kommunen selv (Namsos) vurderer om det er interne kandidater som kan fylle rollen som rådmann i perioden frem til sammenslåingen. Dette vil kunne ha flere fordeler både økonomisk og praktisk. Mulige synergier kan tas ut på et tidlig tidspunkt samtidig som at ansettelsen kan gjøres innen en relativt kort tidshorisont. Det vil også i størst mulig grad bidra til å sikre kontinuitet i dagens Namsos fremfor å bruke lang tid på å lete etter en ekstern kandidat som kun skal virke i en kort tid og som samtidig vil trenge tid på å sette seg inn i kommunens situasjon og drift. Fellesnemnda uttrykte enighet i at dette var en fornuftig tilnærming. Hvis utvalget ikke finner en aktuell intern søker, skal utvalget komme tilbake til kommunestyret med forslag til hvordan videre prosess skal være. Konklusjon: Kommunestyret oppnevner et utvalg på fem medlemmer som gis fullmakter i tråd med innstillingen. Kontaktforum oppnevner en arbeidstakerrepresentant. Tilsettingssaken behandles i administrasjonsutvalget og formannskapet før endelig behandling i kommunestyret.

21 Namsos kommune Ass. rådmann Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Ketil Sørvig Saksframlegg Utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår - Rapport med anbefalinger 2016 Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 102/ Namsos kommunestyre 82/ Rådmannens innstilling 1. Kommunestyret i Namsos godkjenner rapport fra utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår jf. trykte vedlegg 1 2. Kommunestyret i Namsos godkjenner reglement i vedlegg 2, korrigert i tråd med anbefalingene i utvalgets rapport 3. Nytt korrigert reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår trer i kraft Behandling i Namsos formannskap Ordføreren fremmet følgende forslag: Punkt 11.2 i rapporten oversendes kommunestyret uten realitetsbehandling Votering: Ordførerens forslag enstemmig vedtatt av formannskapet Rådmannens innstilling unntatt pkt enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret Innstilling i Namsos formannskap Kommunestyret i Namsos godkjenner rapport fra utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår jf. trykte vedlegg 1 5. Kommunestyret i Namsos godkjenner reglement i vedlegg 2, korrigert i tråd med anbefalingene i utvalgets rapport 6. Nytt korrigert reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår trer i kraft Punkt 11.2 i reglementet oversendes kommunestyret uten realitetsbehandling

22 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår - Rapport med anbefalinger 2016 Vedlegg: 1 Rapport med anbefalinger Reglement folkevalgtes arbeidsvilkår Saksopplysninger Kommunestyret i Namsos vedtok den , sak 123/15 pkt. 1: Kommunestyret oppnevner følgende medlemmer til Utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår: 1. Kjersti Tommelstad, leder 2. Marte Jensen 3. Amund Lein Utvalgets oppgave: Gå gjennom reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår og anbefale eventuelle endringer som innspill til kommende handlingsprogram med økonomiplan og budsjettprosess. Utvalget leverer sine anbefalinger for påfølgende år innen 1. oktober. Utvalgets funksjonstid er november 2015 november Utvalget har hatt tre møter. Utvalget har gått gjennom alle 21 punkter i gjeldende reglement og foretatt redaksjonelle endringer og forenklinger i nytt forslag til reglement. Alle endringer er beskrevet i utvalgets rapport. Utvalget har sett spesielt på temaet taletid i tråd med formannskapets ønske. Ved siden av kun redaksjonelle foreslår et samlet utvalg følgende fire endringer: Utvalg ønsker at godtgjøringen til kommunestyrets medlemmer økes fra kr. 500,- per kommunestyremøte til kr. 750,- per kommunestyremøte. Utvalget mener at dagens ordning med dekking av utgifter til barnepass, og en forutsigbarhet når kommunestyremøtene skal være ferdig på kveldstid, er gode tiltak for å ivareta småbarnsforeldre som er folkevalgt. Et samlet utvalg anbefaler at søknad om dekking av utgifter til barnepass avgjøres av rådmann. Utvalget foreslår innføring av 2 min. taletid til stemmeforklaring pr. representant, selv om partiets taletid er brukt opp. Orienteringer i kommunestyret skal legges midt i møtet eller mot slutten av møtet. Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gjennomførte høsten 2016 et dokumentinnsyn knyttet til taletidsordningen som kommunestyret har vedtatt for sine møter. Bakgrunn for fylkesmannens

23 dokumentinnsyn var en henvendelse utenfra. Rådmannen orienterte formannskapet om at Fylkesmannen i Nord-Trøndelag har ingen merknader til taletidsordningen i kommunestyret i Namsos. Fylkesmannen hadde bl.a. lagt vekt på at ordningen var ønsket og vedtatt av kommunestyret selv. Formannskapet ba i sitt møte , utvalget Folkevalgtes arbeidsvilkår se på taletidsordningen som del av årets gjennomgang. Tre representanter i kommunestyret har i ettertid oversendt en lovlighetsklage vedr taletidsordningen i kommunestyremøte den Klagen var datert Klagen har ikke vært til behandling i kommunestyret, noe som kunne være ønskelig, men ikke krav. Klagen er oversendt Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. Utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår har ikke drøftet om behandling av utvalgets rapport i kommunestyret skulle avventes Fylkesmannens konklusjoner på taletiden. Vurdering En parallell behandling av utvalgets rapport i kommunestyret, og Fylkesmannens behandling av klage på ett av punktene i utvalgets rapport, kan synes noe upraktisk, men behandling av utvalgets rapport nå var ønsket. Kommunestyret selv må eventuelt vurdere om rapportens kapittel 3, pkt om taletid skal tas ut av rapporten og behandles etter at Fylkesmannens konklusjon på taletid foreligger. Utvalgets anbefaling i rapport legges frem som innstilling til formannskapet. Miljømessig vurdering Ingen relevante miljøaspekter.

24 Namsos kommune Utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår Rapport Innledning Kommunestyret i Namsos vedtok den , sak 123/15 pkt. 1: Kommunestyret oppnevner følgende medlemmer til Utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår: 1. Kjersti Tommelstad, leder 2. Marte Jensen 3. Amund Lein Utvalgets oppgave: Gå gjennom reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår og anbefale eventuelle endringer som innspill til kommende handlingsprogram med økonomiplan og budsjettprosess. Utvalget leverer sine anbefalinger for påfølgende år innen 1. oktober. Utvalgets funksjonstid er november 2015 november Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gjennomførte høsten 2016 et dokumentinnsyn knyttet til taletidsordningen som kommunestyret har vedtatt for sine møter. Bakgrunn for fylkesmannens dokumentinnsyn var en henvendelse utenfra. Rådmannen orienterte formannskapet om at Fylkesmannen i Nord-Trøndelag har ingen merknader til taletidsordningen i kommunestyret i Namsos. Formannskapet ba i sitt møte , utvalget Folkevalgtes arbeidsvilkår se på taletidsordningen som del av årets gjennomgang. 2. Utvalgets arbeid 2016 Utvalget har hatt tre møter. Utvalgets medlemmer har siden tiltredelsen i oktober 2015 ikke mottatt henvendelser eller registrert ønsker fra folkevalgte om vesentlige endringer i reglementet. Utvalget har gått gjennom og vurdert alle punkter i gjeldende reglementet som ble vedtatt av kommunestyret , og utvalget har sett spesielt på ordningen med taletid i kommunestyremøter. Reglement for godtgjøring til folkevalgte - folkevalgtes arbeidsvilkår vedtatt : 1. Ordfører 2. Varaordfører 3. Kommunestyrets medlemmer 4. Formannskapets medlemmer 5. Gruppeledertillegg 6. Kontrollutvalget, Oppvekst, omsorg og kultur og Plan, byggesak og teknisk drift. 7. Faste nemder og råd.

25 8. Brukerråd og midlertidige utvalg. 9. Refusjon for tapt arbeidsfortjeneste 10. Reiseutgifter 11. Politisk arbeid i. Møtetidspunkt og varighet ii. Vitalisering 12. Andre ordninger 13. Tvist 14. Ikrafttreden 15. Annet 16. Kommunestyrets størrelse 17. Formannskapets størrelse 18. Plan, byggesak og teknisk drift 19. Oppvekst, omsorg og kultur 20. Kommunestyrets årlige julemiddag etter desembermøte. Kommunestyret vedtar som en fast tradisjon at kommunestyremedlemmenes godgjøring for julemøtet ikke utbetales til medlemmene, men går til å dekke kommunestyrets julemiddag som avholdes etter kommunestyrets siste møte før jul hvert år. 21. Taletid i kommunestyrets Kommunestyret vedtar at taletid innføres som en fast ordning for møtene i kommunestyret. Utkast til nytt reglement, justert i henhold til utvalgets konklusjoner er vedlagt denne rapporten. 3. Utvalgets vurderinger og konklusjoner Redaksjonelle endringer: Antallet punkter i reglementet reduseres fra 21 til 14 slik: - Pkt. 15 er en påpeking av en ønsket handling fra kommunestyret til ordfører, utvalgslederne og rådmannen. Temaet tas inn i pkt Pkt i kommunestyret vedtak av omhandlet antall medlemmer i folkevalgte organer fra og med ny kommunevalgperiode i Innholdet i punktene er overført til annet dokument som det rette sted. - Pkt. 20 om kommunestyrets middag er flyttet til pkt Pkt. 21 om taletid i kommunestyret er flyttet til pkt. 11. Til endringer i reglementet: Pkt. 1-2 Ordfører og varaordfører. Et samlet utvalg anbefaler ikke endringer i dagens reglement pkt. 1 og 2. Pkt. 3 Kommunestyrets medlemmer Et samlet utvalg ønsker en økning av møtegodtgjøringen. Først og fremst fordi godtgjøringen nå også skal kompensere for en ekstrakostnad til datatrafikk som noen

26 kommunestyremedlemmer har fått ved nedlasting av møtepapirer til sine ipad er. Dette var en kostnad kommunen bar tidligere ved at de utlånte ipadene hadde et mobilabonnement for nedlasting av data til dette formålet. Den ordningen er avviklet og dette nye forslaget vil være en erstatning. Godtgjøringen til kommunestyrets medlemmer har ikke vært regulert på lenge. Med 25 medlemmer (ex. ordfører og varaordfører) og 12 kommunestyremøter per år har den foreslåtte økningen en årskostnad på kr ,- fra til per år. Et samlet utvalg ønsker at godtgjøringen til kommunestyrets medlemmer økes fra kr. 500,- per kommunestyremøte til kr. 750,- per kommunestyremøte. Pkt fra formannskapets medlemmer til og med reiseutgifter. Et samlet utvalg ønsker ikke å anbefale endringer i dagens reglement i punktene Pkt. 11 Politisk arbeid 11.1 Møtetidspunkt og varighet Kommunestyremøtene gjennomføres med unntak av deler av budsjettmøtet i desember, som kveldsmøter mellom kl Utvalget mener at kommunestyremøter på dagtid vil kunne tvinge noen innbyggere til å avstå fra deltagelse i politikken. For noen vil dagmøter kunne føre til at medlemmet noen ganger vil måtte velge mellom deltagelse i møter eller på jobb. For noen vil dette kunne være kunne føre til en lojalitetsproblematikk. For turnusarbeidere kan kveldsmøter være en utfordring, men med møteplan for hele året og god dialog med egen leder på arbeid, skal det være mulig med tilpasninger av turnus og bytting av vakter. Dette antas å gjelde for et begrenset antall medlemmer og møter. Kveldsmøter er en utfordring for småbarnsforeldre. I noen tilfeller vil dette kreve bruk av innleid barnepasser. Utvalget mener at dagens ordning med dekking av utgifter til barnepass, og en forutsigbarhet når kommunestyremøtene skal være ferdig på kveldstid, er gode tiltak for å ivareta småbarnsforeldre som er folkevalgt. Et samlet utvalg anbefaler at søknad om dekking av utgifter til barnepass avgjøres av rådmann. Folkevalgtes holdninger her er basert på tilbakemeldinger til utvalget i en større undersøkelse blant folkevalgte i Namsos i Kveldsmøter er mer egnet for dagarbeidende innbyggere både for å være tilhører i kommunestyresalen eller for å streame kommunestyremøtet i sann tid. Utvalget mener at møtetidspunkt for kommunestyremøtene, som i dag er på kveldstid, bør tas opp igjen i nye Namsos, når noen kommunestyremedlemmer sannsynligvis vil få lenger reiseavstand inn til kommunesenteret enn i dag. Et samlet utvalg ønsker ikke å gjøre endringer i tidspunkt for møter i de faste folkevalgte organer, kommunestyret, formannskapet og fagutvalgene. Pkt. 11 Politisk arbeid 11.2 Taletid Utvalget ønsker å beholde ordningen med taletid, men peker samtidig på sammenhengen mellom taletid og orienteringer som blir holdt i kommunestyret. Utvalget har tidligere pekt på at for mange og for lange orienteringer i kommunestyret går på bekostning av tiden som kan settes av til debatt i kommunestyret.

27 Et samlet utvalg foreslår innføring av 2 min taletid til stemmeforklaring pr. representant, selv om partiets taletid er brukt opp. Pkt. 11 Politisk arbeid 11.3 Vitalisering Vitalisering er et stort tema i dagens reglement. Utvalget peker på viktigheten av at reglementet overholdes, og da særlig i forhold til punktene som omhandler presentasjoner og informasjoner i folkevalgte organ normalt ikke skal overstige min., at info i kommunestyret skal ha et overordnet kommunalt perspektiv, og bl.a. bruk av mikrofon/mygg. Det skal også i større grad enn nå vurderes bruk av temamøter i kommunestyret. Utvalget mener også at administrasjonen og møtelederne kan bidra ved å sørge for å legge opp til at møter med store og tunge enkeltsaker ikke skal ha for mange saker på kartet. Utvalget ønsker at orienteringer skal legges midt i eller mot slutten av kommunestyremøtene for å unngå at taletiden blir forkortet på grunn av for informanter som har vanskeligheter med å holde sitt tidsskjema. Et samlet utvalg ønsker følgende endringer i dagens reglement pkt. 11.3: - Presentasjoner og orienteringer i folkevalgte organ normalt ikke skal overstige 30min. - Orienteringer i kommunestyret skal legges midt i møtet eller mot slutten av møtet. Pkt. 12 Andre ordninger. Utvalget ønsker at utgifter til omsorgsarbeid ut over kun barnepass skal kunne søkes refundert, og at søknaden avgjøres av rådmann. Dette er lik praksis med MNS. Et samlet utvalg ønsker første strekpunkt i pkt. 12 gis følgende ordlyd: - Utgifter som er nødvendig for å kunne delta i politiske utvalg og råd, f.eks. barnepass, kan refunderes etter søknad. Søknaden avgjøres av rådmann. - Strekpunkt deretter beholdes uendret. Pkt. 13 Tvist Et samlet utvalg ønsker ikke endringer i pkt. 13. Pkt. 14 Ikrafttreden Utvalget har foreslått endringer i pkt. 3 godtgjøring til kommunestyrets medlemmer, som medfører økte kostander på kr ,- Ikrafttreden av nytt reglement settes til slik at de økte kostnader kan innarbeides i budsjett fra Et samlet utvalg foreslår at nytt justert reglement trer i kraft fra Namsos Kjersti Tommelstad, leder Marte Jensen Amund Lein

28 Vedtatt i Namsos kommunestyre xx.xx Ordfører Ordførers godtgjøring skal være 89 % av godtgjøring til stortingsrepresentant. Godtgjøringen reguleres årlig automatisk med virkningsdato som for det lokale lønnsoppgjøret. 2. Varaordfører 2.1. Varaordfører skal ha en fast årlig godtgjøring inkl. kompensasjon for bruk av egen telefon, på 10,3 % av ordførers godtgjøring. Varaordfører skal ikke ha godtgjøring pr. møte Varaordfører kan frikjøpes fra sitt ordinære arbeidsforhold innenfor en samlet kostnadsramme på inn til 40 % av ordførers godtgjøring. 3. Kommunestyrets medlemmer Kommunestyrets medlemmer skal ha en godtgjøring på kr. 750,- pr. møte. 4. Formannskapets medlemmer Formannskapets medlemmer skal ha en godtgjøring på kr. 1000,- pr. møte. 5. Gruppeledertillegg Partigruppene som er representert i kommunestyret skal ha et gruppeledertillegg på kr pr. år. Partigruppen selv avgjør om tillegget i sin helhet skal legges til gruppeleder eller fordeles blant andre med oppgaver for partigruppen. 6. Kontrollutvalget, Oppvekst, omsorg og kultur og Plan, byggesak og teknisk drift 6.1. Leder for Kontrollutvalget, Oppvekst, omsorg og kultur, og Plan, byggesak og teknisk drift skal ha en fast årlig godtgjøring inkl. telefongodtgjøring på kr ,- pr. år og en møtegodtgjøring på kr. 750,- pr. møte Medlemmer i Kontrollutvalget, Oppvekst, omsorg og kultur, og Plan, byggesak og teknisk drift godtgjøres med kr. 750,- pr. møte Ved utvalgsleders forfall skal fungerende møteleder ha et tillegg på kr. 250,- pr. møte Lederne for Kontrollutvalget, Oppvekst, omsorg og kultur, og Plan, byggesak og teknisk drift, og i særlige tilfeller andre folkevalgte, kan frikjøpes for inntil kr ,- pr. år. Frikjøpet skal vurderes individuelt etter framlagt dokumentasjon og avgjøres av ordfører. Kostnadene innarbeides i budsjettet og skal gjelde fra 1. jan. påfølgendeår. Gyldig fra.: Versjon:3.00 Sign.: Rådmann Side 1 av 3

29 Dok.ID: NAKSO Faste nemnder og råd (Klagenemnda, Eldres råd, Funksjonshemmedes råd, Ungdomsrådet og valgkomiteen) 7.1. Leder av faste nemnder og råd skal godtgjøres med kr. 750,- pr. møte. Ved leders forfall skal fungerende møteleder ha leders møtegodtgjøring Medlemmer av faste nemnder og råd skal godtgjøres med kr. 500,- pr.møte. 8. Brukerråd og midlertidige utvalg 8.1. Leder av brukerråd og midlertidige utvalg skal godtgjøres med kr. 350,- pr. møte. Ved leders forfall skal fungerende møteleder ha leders møtegodtgjøring Medlemmer i brukerråd og midlertidige utvalg skal godtgjøres med kr. 200,- pr. møte. 9. Refusjon for tapt arbeidsfortjeneste 9.1. Udokumentert tapt arbeidsfortjeneste kompenseres med kr. 80/time begrenset oppad til kr. 600 pr. helearbeidsdag Dokumentert tapt arbeidsfortjeneste kompenseres innenfor enøvre grense på kr 1/1800 av ordførers godtgjøring pr. time Personlig næringsdrivende kompenseres med 1/ 1800 av pensjonsgivende inntekt siste år begrenset oppad til 1/1800 av ordførers godtgjøring. Dette gjelder møtetid innenfor den folkevalgtes normale arbeidstid. Normal arbeidstid defineres i denne sammenheng innenfor kl Reiseutgifter - Det skal i størst mulig grad benyttes offentlige kommunikasjonsmiddel ved reiser i kommunal regi. Utgifter refunderes etter dokumentasjon. - Medlemmer som reiser over samme strekning, skal i størst mulig grad praktisere samkjøring. Utgifter til reise med drosje, refunderes bare unntaksvis. - Refusjon av reiseutgifter for bruk av egen bil, gis etter fastsatte kommunale satser. For øvrig gjelder Reisereglement for ansatte i Namsoskommune. - Reiseregninger fylles ut på fastsatt skjema, og leveresmøtesekretæren. 11.Politisk arbeid Møtetidspunkt - Møter i kommunestyret avvikles på ettermiddags- eller kveldstid. Møter i kommunestyret skal søkes avsluttet før kl jf. reglement. - Møter i formannskapet og utvalgene, avvikles i hovedsak på dagtid. Formannskapets møter skal søkes avsluttet før kl Taletid - Det er innført ordning med taletid i kommunestyrets møter Vitalisering - Alle møter i vedtatt møteplan bør avholdes. - Kommunens møterom stilles vederlagsfritt til disposisjon for de politiske partigruppene ved forberedelse av saker som er til politisk behandling i Namsos kommune. Folkevalgte kanbestille møterom og låne PC ved Servicetorget. - Presentasjoner og informasjon i de faste folkevalgte organer skal normalt begrenses til innenfor en ramme på 30 min. Namsos kommune - medlem i Midtre Namdal Samkommune Side 2 av 3

30 Dok.ID: NAKSO Orienteringer i kommunestyret skal legges til slutt i møtet eller mot slutten av møtet. - Informasjoner i kommunestyret bør ha et overordnet kommunaltperspektiv. - Informasjon med fagmessig perspektiv bør gå i fagutvalgene. Møteleder skal alltid ved presentasjon av informanten: o Redegjøre for formålet vedpresentasjonen, hvorfor nå mv. o Opplyse hvor lang tid som er avtalt til presentasjonen. o Opplyse om at det alltid skal benyttesmikrofon/mygg. - I forberedelsene av større saker som skal behandles kan det avholdes temamøte, men ikke i samme møte som vedtak fattes. - Møtedokumenter til medlemmer i faste folkevalgte organ til bruk i forberedelser hjemme og i møtene distribueres elektronisk. - Møteinnkalling og saksdokumenter skal være tilgjengelig for publikum på hjemmesida og for folkevalgte på nettbrett 8 dager før møter. Unntatt dokumenter jf. kommunelovens 44 og 45. (Økonomi, budsjett) - Etiske retningslinjer for bruk av nettbrett og mobiltelefon i møtene skal etterleves. Retningslinjene skal som et minimum inneholde at bruk av nettbrett og telefon som ikke er knyttet direkte til saken, skal begrenses til pauser. - Kommunen skal ha pensjonsordning for ordføreren. - Ordfører har rett til 3 mnd. etterlønn for det tilfellet hvor avtroppende ordfører ikke mottar lønn i ny stilling i 3-månedersperioden. - Til møter i kommunestyret, formannskapet, Service og Drift skal rådmannen sørge for gratis kaffe, te og muggevann til medlemmene. 12.Andre ordninger - Utgifter som er nødvendige for å kunne delta i politiske utvalg og råd mv. f.eks. barnepass, kan etter søknad refunderes. Søknader avgjøres av rådmannen. - Kommunestyrets medlemmer og møtende vararepresentanter er omfattet av ulykkesforsikring som kommunen har for sine arbeidstakere jf. 11 i Hovedtariffavtalen. Forsikringen gjelder for den tiden representantene er i kommunal tjeneste, dvs. møter, og lignende, og reiser til og fra. - Utbetaling av møtegodtgjøring til faste medlemmer i faste utvalg skjer automatisk i 3 terminer pr. år etter deltagelse iht.møtebok. - Utbetaling av møtegodtgjørelse for deltagelse i ad-hoc-utvalg gjøres1 gang pr. år. - Andre godtgjøring og refusjoner utbetales etterregning. - Alle regninger må være innlevert til møtesekretæren innen 1/4, 1/8 og 1/12 hvert år. - Så snart som mulig etter hvert kommunestyrevalg skal rådmannen informere ledere med ansatte som også er folkevalgt, om kommunens policy på området. - Kommunestyret har vedtatt som fast tradisjon at kommunestyremedlemmenes godtgjøring for julemøtet ikke utbetales til medlemmene, men går til å dekke kommunestyrets julemiddag som avholdes etter kommunestyrets siste møte før jul hvert år. 13.Tvist Dersom det oppstår uenighet om tolkningen av reglementet, har et utvalg bestående av ordfører, leder av kontrollutvalget og rådmann, fullmakt til å avgjøre. 14.Ikrafttreden Reglementet trer i kraft fra Namsos kommune - medlem i Midtre Namdal Samkommune Side 3 av 3

31 Namsos kommune Kommunalteknikk og eiendom Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Ove Sæternes Saksframlegg Snøproduksjonsanlegg i Bråten skisenter Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 110/ Namsos kommunestyre 83/ Rådmannens innstilling Namsos kommunestyre vedtar å fullfinansiere prosjektet med snøproduksjon i Bråten skisenter innenfor en kostnadsramme på kr ,-. Følgende budsjettregulering vedtas: Materiell bygg/anlegg D:/ kr ,- Momskostnad D./ kr ,- Kr Forskudd av spillemidler K:/ kr ,- Momskompensasjon K:/ kr ,- Låneopptak K:/ kr ,- Kr ,-

32 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Ny nettstasjon Bråten med NTE Nett AS tilhørende kabelanlegg i Namsos kommune på gnr/bnr. 14/1 - Overenskomst ID I Nettstasjon Bråten - NTE Nett AS Underskrevet overenskomst om plassering av transformatoranlegg og tilhørende kabelanlegg I Brev vedr. klage om plassering av NTE Nett AS høyspent i Bråten I Kommentar fra advokat Advokatfirmaet Nordia DA I Kostnadsoverslag el-arbeid Bråten Namdal elektro AS I Underskrevet overenskomst Bråten NTE Nett AS I Tilbud på elektrisk installasjon i NTE Elektro AS alpinanlegg på Bråten U Anbud/prisforespørsel - elektrisk EL. firmaer arbeid i Bråten I Pris graving m.m. kabelplan Bråten Bjørn Kåre Grongstad AS I Forsikring av heishus, Bråten Garde S Snøproduksjonsanlegg i Bråten skisenter X Kostnadsoverslag, snøproduksjonsanlegg i Bråten Vedlegg: 1 Kostnadsoverslag, snøproduksjonsanlegg i Bråten Saksopplysninger I de senere år har vi hatt generelt dårlige vintre i Midtre Namdal med lite snø. Det har derfor vært ønskelig å forlenge tilbudet for utendørs aktiviteter i Bråten ved å produsere snø sent på høsten for å få en god snøsåle i barnebakken. Dette fører til at snøen blir liggende selv om man på vinterstid får perioder med mildvær og man får en utvidet aktivitetsperiode. De frivillige i Bråten med ildsjel Hans Olav Aagesen i spissen startet derfor i 2014 prosessen med å få til finansiering for å få til dette, noe han i stor grad lyktes med. Det er også opprettet et samarbeidsforum for snøproduksjon (Snøproduksjonanlegg Midtre Namdal) som består av personer fra Spillum IL, Namsos Freeski Bråten og NIL Hopp. De har kjøpt inn 2 snøkanoner til felles bruk, men det er Spillum IL som formelt står som eier av kanonene. Kanonene skal brukes i de 3 lagenes anlegg, noe som betyr at det kan produseres snø kun i 2 anlegg samtidig. Det er således behov for 1 kanon til og den har de bedt Namsos kommune om å kjøpe inn. 1 Snøkanon legges derfor til spillemiddelsøknad for Bråten og ikke Skisentret. For å oppnå mest spillemidler ble det i samråd med Fylkeskommunen i 2014 laget en egen søknad for snøproduksjonsanlegg i Bråten da dette er et satsningsområde i fylket. I 2015 fikk man dessuten med hjelp av forsikringspenger i forbindelse med stormskader på heishuset i Storbråten kjøpt en brakke som også fungerer som varmebod.

33 Kommunen har lagt til rette for vanntilgang for snøproduksjon, men det har vist seg å bli en utfordring med det elektriske anlegget i Bråten. Det har i mange år vært forsøkt å få fjernet høyspentlinja med forholdsvis lavthengende ledninger og som går rett i gjennom anlegget nederst i Storbråten. En dobbelstolpe der trafoen var montert stod dessuten midt i nedfarten av bakken, og den utgjorde en risiko for kjørerne samt at den forhindret bruk av deler av bakken. Dette og faren for at snøproduksjon kan føre til uhell med høyspentledningene gjorde at man så seg nødt til å fjerne stolpene og legge strømkabel i grunnen. I tillegg var det behov for strømtilgang på 400V til snøproduksjonsutstyret, og man så seg da nødt til å montere en ny nettstasjon som i tillegg kunne forsyne det generelle strømbehovet i anlegget med 240V. Det ble reist krav om at NTE skulle dekke kostnadene på kr ,- for å få fjernet stolpene og trafoen da det normalt ikke er tillatt å ha høyspentledninger i et idrettsanlegg, men dette ble avvist etter gjentatte forespørsler. Namsos Freeski Bråten og Hans Olav Aagesen som privatperson så seg derfor nødt til å forskuttere NTE for utgiftene de hadde med å fjerne trafo og stolper samt å legge høyspentledningen i bakken. Med alle momenter nevnt ovenfor gir dette en brutto spillemiddelsøknad på kr ,-. Dette utløser ,- i spillemidler. I spillemiddelsøknaden er dugnader, gavebrev og verdi av egeninnsats godkjent med til sammen kr ,-. Momskompensasjon utgjør kr ,-. For å få fullfinansiert prosjektet er man således nødt til å søke om en tilleggsbevilgning. Det foreslås at egenandelen finansieres gjennom et låneopptak på kr ,-. Prosjektet har pågått over noe tid og omfanget av prosjektet har vesentlig endret seg underveis. Utgifter som ble regnskapsført i driftsregnskapet i 2014 ble finansiert med kontantstøtte fra private. I og med at prosjektet økte i størrelse på grunn av fjerning av trafo og stolper ble det i 2015 besluttet at utgiftene skulle føres i investeringsregnskapet. I forslag til vedtak er det tatt hensyn til de utgifter og finansiering som er ført tidligere år og vedtaket består således av utgiftsramme og finansiering for det som føres i regnskapet for Når det gjelder spillemidler så blir de som regel ikke utbetalt det året utgiften belastes. Slik er det i de aller fleste saker med spillemidler. Det må derfor i forslag til vedtak stå at spillemiddeltilskuddet forskutteres som et låneopptak. Det året tilskuddet utbetales vil det gå til nedbetaling av lån eller det kan gjøres vedtak om overføring til kapitalfond. Kostnadsramme: Totalprosjekt spillemidler Ramme 2016 Materiell bygg/anlegg kr ,- kr ,- Momskostnader kr ,- kr ,- Gaver/dugnad/egeninnsats kr ,- Kostnadsramme kr ,- kr ,- Finansieringsplan: Spillemidler kr ,- kr ,- Momskompensasjon kr ,- kr ,- Gaver/dugnad/egeninnsats kr ,- Egenkapital (låneopptak) kr ,- kr ,- Finansiering kr ,- kr ,- For å få fullfinansiert prosjektet er man således nødt til å søke om en tilleggsbevilgning. Likevel så vil egenandelen (bevilgning) for kommunen bli forholdsvis lav (kr ,-) og utgjøre under 10% av totale kostnader, dette takket være innsatsen fra ildsjel Aagesen med å få gavebrev fra firmaer o.l. til en verdi av kr ,-.

34 Behovet for oppgradering/rehabilitering i Bråten er generelt stort og allerede i 2012 ble det laget en søknad om spillemidler for rehabilitering av lysanlegget da dette er i svært dårlig forfatning. Kostnadskalkylen for dette er beregnet til kr ,- Det gamle skitrekket ( Storbråten ) fra 1973 er også gått ut på dato. Det er i 2016 foretatt en tilstandsrapport på selve heisanlegget da Taubanetilsynet har anbefalt dette etter siste kontroll. Her kommer det frem at de fleste betongfundamentene som heismastene står på er i såpass dårlig forfatning at heisen ikke kan brukes før disse er rehabilitert. I tillegg er det behov for utskifting av gamle komponenter til heisen da det ikke er reservedeler å få tak lengre. Kostnadskalkylen for å få heisanlegget i godkjent og sikker stand er beregnet til kr ,- Det stilles store krav til sikkerhet i slike typer heisanlegg, og Taubanetilsynet krever at det utarbeides en årlig drift- og vedlikeholdsplan som må følges til punkt å prikke. Dette har vært krevende da kommunens driftsleder i tillegg har mange andre arbeidsoppgaver å utføre. Tidligere var det ildsjeler blant de frivillige i Bråten som bidro med dette, men dette har vært vanskeligere å få til det siste tiåret. Skal det satses på skiheis og skiaktivitet i Bråten må det tilføres tilstrekkelige ressurser som har ansvar for oppfølging, drift og vedlikehold i anlegget. Når det gjelder skitauet i barneheisen er den enklere både når det gjelder drift og vedlikehold, men også her er det behov for noen oppgraderinger. Gearet til motoren som drar tauet gikk i stykker på tampen av sesongen og denne må derfor skiftes. Det er vurdert å investere i en ny type heis med medbringere, og de frivillige i Bråten driver og sjekker muligheter for dette. De har også søkt om midler for å få finansiert dette. Vurdering Alpinanlegget i Gullvikbråten har siden det ble anlagt heis der på 70-tallet vært en kjærkommen aktivitetsarena for barn og ungdom. I og med at det er så sentrumsnært er den lett tilgjengelig for byens befolkning. Sist vinter har det vært mellom 50 og 100 personer som har benyttet seg av anlegget daglig på vinterstid, noe som har en positiv innvirkning på barn og unges måte og fordrive fritiden sin på. En søndag var det registrert ca 200 mennesker i anlegget. Det er også satt opp gapahuker i område slik at de som er med barna sine kan ta seg en hvil under tak samt grille mat, noe som er meget populært. Det er også etablert sykkelløyper i og rundt Bråten som gjør at det er aktivitet der hele året. I tillegg har Gullvikmoen IL en balløkke der som de nå vurderer å oppgradere til kunstgressbane. De har også klubbhuset sitt der, og de har vist velvillighet ved å låne det ut til både Bråten Freeski og Sykkelklubben. Namsos kommune som eier av Bråten skisenter er avhengig av hjelp fra frivilligheten for å drifte anlegget, og man må derfor bestrebe seg å legge forholdene til rette slik at man ikke risikerer at anlegget må stenges/avvikles. Med snøproduksjon vil man ved snøfattige vintre legge til rette for ski- og akeaktiviteter som igjen fører til økt trivsel og bedre helse til brukere av anlegget. Det innstilles på å bevilge kr ,- for tilrettelegging av snøproduksjon og oppgradering av det elektriske anlegget i Bråten. Miljømessig vurdering Ingen miljømessige konsekvenser.

35 KOSTNADSOVERSLAG Sum Dugnad Enh.Pr. Enh.Pr. SUM kap. Gavebrev BILAG Post Beskrivelse Enh. Mengde Matr. Arb. Materiell Arbeid tot. verdi Eks. mva 1 RIGGING 1.1, Transportrigg for maskiner RS Kværnø GRØFTER Graving av høysp.ledn., ny kiosktomt, demont., bardun. og mont. av stolper RS Grongstad AS (B.2.1) 2.1, Graving av grøft for vannledninger i bakken. Inkl. singel og gjennfylling. lm Kværnø , Graving for kummer i bakken stk K. Tetile , Singel for bruk i grøft tonn Kværnø , Boring/sprenging av 2 stolpehull RS , Transport av singel stk Kværnø 1.1 SUM GRØFTEARBEIDER VANN/DRENSLEDNINGER 3.1, Lev. og mont. av 4" vannledning for tilkobling til hovedvannsledning, 3.2, inkl. sammenkobling. Føres fram til kum nr. 1. lm Grannes 3 3.3, Levering og montering av drenerende ledning 110mm lm SUM VANN/DRENSLEDNINGSARBEIDER KUMMER ANLEGG : BRÅTEN SKISENTER Anleggsnr , Levering og montering av kummer for tilkobling av snøkanon, stk , Levering og montering av rørdeler i kummer for tilkobling av snøkanon, stk Rørsv. og Comfort 4.3, Transport av kum stk Dalberg 4.3

36 SUM KUMARBEIDER EL-ARBEIDER Kabling av høyspentlinje, ny trafokiosk jmfr. tilbud fra NTE RS (Ikke mva på trafo) Høyspentledning lm Nexans 5.1 Levering og montering av ny fordeling, kabler, sikringskap, trafo for snøprod., bevegelig ledning jmfr. tilbud fra Namdal Elektro RS SUM EL-ARBEIDER DIVERSE ANNET UTSTYR OG ARBEIDE 6.1, Snøproduksjonsanlegg, inkl. snøkanon, pumpe, trykkledninger etc. RS , Rydding og planering av område. Bortkjøring av masse o.l. RS Sv. Havik 6.2 SUM DIV. ANNET UTSTYR Avrunding - SUM ENTREPRISEKOSTNAD Generelle kostnader (Planlegging, prosjektering) 15 % av totalk. RS Nam. Komm. 7 8 Spesielle kostnader : 5 % adm.utg. RS Nam. Komm. 8 9 MVA 25% KAPITALKOSTNAD Sum gavebrev PROSJEKTKOSTNAD er lik KAPITALKOST OG GAVEBREV Prisene baserer seg på enhetspriser fra sammenlignbare prosjekter justert til dagens prisnivå. Namsos Ingeniør, entreprenør, eller annen kvalifisert person.. Entreprenør

37 PROSJEKT : SNØPRODUKSJONSANLEGG I BRÅTEN ANLEGG : BRÅTEN SKISENTER FINANSIERINGSPLAN : KOSTNADSOVERSLAG Beskrivelse SUM Dokumentasjon Egenkapital Namsos kommune. Inkl lønn eget mannskap Momskompensasjon Namsos kommune. Sum mva og egenkapital er lik Gavebrev kontantstøtte Bilag Dugnad Namsos kommune Adm. Utg., planlegging og prosjektering Gavebrev Dokumenteres med gavebrev fra firmaer Spillemidler /3 av godkjent søknadssum, inkl 20% Namdalstillegg KOSTNADSRAMME Berkreftelse Namsos kommune

38 Namsos kommune Kommunalteknikk og eiendom Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Ove Sæternes Saksframlegg Snøproduksjonsanlegg, Namsos Skisenter Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 111/ Namsos kommunestyre 84/ Rådmannens innstilling Namsos kommunestyre vedtar å utbedre det elektriske anlegget i Namsos skisenter inkludert tilrettelegging for snøproduksjon innenfor en kostnadsramme på ,- Følgende budsjettregulering vedtas: Materiell bygg/anlegg D:/ kr ,- Momskostnad D./ kr ,- Forskudd av spillemidler K:/ kr ,- Momskompensasjon K:/ kr ,- Låneopptak K:/ kr ,-

39 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Rehabilitering av el.anlegg, Namsos Skisenter X Kostnadsoverslag, rehab. el.anlegg, Namsos skisenter N Pristilbud El.inst. X Kart og tegning, el.arbeid Vedlegg 1 Kostnadsoverslag, rehab. el.anlegg, Namsos skisenter Saksopplysninger Namsos skisenter ble etablert i 1986 og det har etter hvert blitt etablert 5 hoppbakker med K65 som den største og ned til K5. Det har vært arrangert to Hovedlandsrenn og er fortsatt ett av tre regionale anlegg i Nord Trøndelag skikrets. Det er med hjelp av driftsbudsjettet i Namsos skisenter lagt til rette for vann til snøproduksjon, men det mangler strømtilgang til selve snøproduksjonsutstyret, det vil si snøkanon med tilbehør. Dette medfører en større kostnad som ikke kan tas innenfor driftsbudsjettet. Det er behov for 400V strømtilgang til en snøkanon. Dette er en utfordring siden hovedinntaket for strøm i skianlegget befinner seg i barnehagen som ikke eies av Namsos kommune lengre. Det er og har vært en dårlig løsning siden man kun har tilgang til bygget på dagtid. Dette har også blitt påpekt av ansatte i barnehagen når kommunalt ansatte f.eks. må skifte sikring på dagtid og/eller må lese av målerstand, har gått inn når det har vært samlingsstund, sovetid o.l.. Strømforsyningen til lysløypa i Bymarka styres også der ifra, og ryker f.eks. en sikring på kveldstid så må man vente til neste dag for å komme inn for å skifte den. Det er derfor ønskelig å flytte hovedstrømtavle for skisentret og lysløypa der det nå er smørebod (i den gamle garasjen). Da vil alt være lett tilgjengelig når det blir behov og man slipper å forstyrre barnehagen. Det er opprettet et samarbeidsforum for snøproduksjon (Snøproduksjonanlegg Midtre Namdal) som består av personer fra Spillum IL, Bråten Freeski og NIL Hopp (Namsos skisenter). De har kjøpt inn 2 snøkanoner til felles bruk, men det er Spillum IL som formelt står som eier av kanonene. Kanonene skal brukes i de 3 lagenes anlegg, noe som betyr at det kan produseres snø kun i 2 anlegg samtidig. Det er således behov for 1 kanon til, og den har de bedt Namsos kommune om å kjøpe inn. 1 Snøkanon legges derfor til spillemiddelsøknad for Bråten og ikke Skisentret. Det utredes i disse dager også muligheten for å få porselensspor e.l. i de 3 store bakkene. En slik løsning er uomtvistelig fordi prepareringa av tilløpene i bakker med stillas er meget arbeidskrevende, samtidig som forholdene for hopperne blir bedre og fremfor alt sikrere. I tillegg planlegges det en barneheis (tautrekk) i de minste bakkene. Begge disse tiltakene vil

40 medføre behov for utbedring av det elektriske anlegget, slik at en oppgradering er uansett nødvendig. For å finansiere dette foreligger det en søknad om spillemidler for snøproduksjonsanlegg. Totalkostnaden er i spillemiddelsøknaden beregnet til kr ,-. Verdien av tidligere arbeid og materiell for tilrettelegging av vann samt administrative og planleggingsutgifter er beregnet til kr ,-. Det betyr at gjenstående utgifter utgjør kr ,-. Dette finansieres med spillemidler kr ,- og momskompensasjon kr ,-. Det er dermed nødvendig med en bevilgning på kr ,- for å få fullfinansiert prosjektet. Bevilgningen foreslås gjort som et låneopptak i og med at det kan gå opptil 5 år før man får tildelt spillemidler. Man vil da få en kostnads- og finansieringsplan som ser slik ut: Kostnadsramme: Materiell bygg/anlegg kr ,- Momskostnader kr ,- Tidligere egeninnsats kr ,- Namsos kommune Kostnadsramme kr ,- Finansieringsplan: Egenkapital kr ,- Namsos kommune. Momskompensasjon kr ,- Namsos kommune. Tidligere egeninnsats kr ,- Namsos kommune Spillemidler kr ,- 1/3 av godkjent søknadssum, inkl. 20% Namdalstillegg Finansiering kr ,- Vurdering Etter ca. 20-års forfall på grunn av manglende ressurser er en del av etterslepet med dårlig vedlikehold tatt igjen. Anlegget fremstår nå i en helt annen forfatning, takket være engasjerte ildsjeler blant frivilligheten. Det har blitt klubbhus, ny garasje til den store tråkkemaskina og et tidsmessig smørerom. Nå vil også hoppere fra andre kommuner bruke Granåsen i større grad. Når frivilligheten bistår i så stor grad som tilfellet er nå, er det viktig at kommunen også tilrettelegger for snøproduksjon som gjør det mulig å forlenge aktivitetsperioden om vinteren. Konsekvensen kan ellers bli at dugnadskrafta, som lag og frivilligheten representerer, svekkes, Det medfører at viktige bidragsytere «brenner seg ut» noe de i noen perioder har gjort, med følger av at anleggene forfaller på grunn av manglende ressurser på vedlikehold. Det må også sees på at anleggets elektriske hovedtavle er plassert i et bygg som kommunen ikke eier lenger, er veldig upraktisk. Det innstilles på å bevilge kr ,- slik at det kan bygges ny elektrisk hovedtavle i Namsos skisenter. Dette er avgjørende for driften (snøproduksjon) og den videre utviklingen av anlegget. Miljømessig vurdering Ingen negative konsekvenser.

41 ANLEGG : NAMSOS SKISENTER Anleggsnr. KOSTNADSOVERSLAG Sum Dugnad Enh.Pr. Enh.Pr. SUM kap. Gavebrev BILAG Post Beskrivelse Enh. Mengde Matr. Arb. Materiell Arbeid tot. verdi Eks. mva 1 RIGGING 1.1, Transportrigg for maskiner RS Namsoskomm. 2 GRØFTER Graving og legging av el.kabler RS , Graving av grøft for vannledninger i bakken. Inkl. singel og gjennfylling. lm Namsoskomm. 2.2, Graving for kummer i bakken stk Namsoskomm. 2.3, Singel for bruk i grøft tonn Namsoskomm. 2.4, Transport av singel stk Namsoskomm. SUM GRØFTEARBEIDER VANN/DRENSLEDNINGER 3.1, Lev. og mont. av 4" vannledning for tilkobling til hovedvannsledning, 3.2, inld. sammenkobling. Føres fram til kum nr. 1. lm , Levering og montering av drenerende ledning 110mm lm SUM VANN/DRENSLEDNINGSARBEIDER Namsoskomm. 4 KUMMER 4.1, Levering og montering av kummer for tilkobling av snøkanon, stk Namsoskomm. 4.2, Levering og montering av rørdeler i kummer for tilkobling av snøkanon, stk , Transport av kum stk Namsoskomm Namsoskomm.

42 40 SUM KUMARBEIDER EL-ARBEIDER Levering og montering av ny fordeling, kabler, sikringskap, trafo for snøprod., bevegelig ledning jmfr. tilbud fra Namdal Elektro SUM EL-ARBEIDER RS DIVERSE ANNET UTSTYR OG ARBEIDE 6.2, Rydding og planering av område. Bortkjøring av masse o.l. RS SUM DIV. ANNET UTSTYR Avrunding SUM ENTREPRISEKOSTNAD Generelle kostnader (Planlegging, prosjektering) 10 % av totalk. RS Nam. Komm. 8 Spesielle kostnader : 5adm.utg. RS Nam. Komm MVA 25% KAPITALKOSTNAD Sum dugnad/gavebrev PROSJEKTKOSTNAD er lik KAPITALKOST OG DUGNAD/ Prisene baserer seg på enhetspriser fra sammenlignbare Namsos prosjekter justert til dagens prisnivå. Ingeniør, entreprenør,, eller annen kvalifisert person Entreprenør

43 PROSJEKT : SNØPRODUKSJONSANLEGG i NAMSOS SKISENTER ANLEGG : NAMSOS SKISENTER KOSTNADSOVERSLAG A B C D E=A+C F=Ex25% G=E+F+B+D MATERIELL ARBEID SUM SUM SAMLA KOSTN. Kostnadstype Herav Kjøp Gavebrev Herav Kjøp Dugnad Kjøp MVA Inkl. mva. RIGGING GRØFTER VANN KUMMER EL-ARBEIDER DIVERSE ANNET UTSTYR SUM ENTREPRISEKOSTNAD PLANL. OG PROSJEKTERING ADM. OG REVISJON MARGIN RESERVER BUDSJETT SUM STØNADSBERETTIGET BELØP SPILLEM1DLER Ingeniør, entreprenør,, eller annen kvalifisert person Entreprenør

44 PROSJEKT: SNØPRODUKSJONSANLEGGI NAMSOS SKISENTER ANLEGG: NAMSOS SKISENTERSKISENTER : KOSTNADSOVERSLAG FINANSIERINGSPLAN BeskrivelseI SUM Dokumentasjon Egenkapital kr ,00 Namsos kommune. Momskompensasjon kr ,00 Namsos kommune. Sum mva og egenkapital er lik Dugnad Namsos kommune kr ,00 Bruk av eget mannskap, Adm. Utg., planlegging og prosjektering Spillemidler kr ,00 1/3 av godkjent søknadssum, inkl 20% Namdalstillegg KOSTNADSRAMME I kr ,00 I BerkreftelseNamsoskommune

45 Namsos kommune Kommunalteknikk og eiendom Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Ove Sæternes Saksframlegg Tråkkemaskingarasje - Fossbrenna Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 112/ Namsos kommunestyre 85/ Rådmannens innstilling Namsos formannskap vedtar at Namsos kommune blir stående som eier av garasje/lager i Fossbrenna. Driftsbudsjettet økes med Kr ,- Følgende budsjettregulering vedtas: Materiell/arbeid bygg/anlegg D:/ xxxx kr ,- Momskostnad D./ xxxx kr ,- Totalt kr ,- Momskompensasjon K:/ kr ,- Forskudd i påvente av spillemidler (Bymarkas Venner) kr ,- Gjensidigestiftelsen (Bymarkas Venner) kr ,- Totalt kr ,-

46 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Tråkkemaskingarasje - Fossbrenna I Søknad om godkjenning som søker av spillemidler N Kostnadsoverslag I Kontrakt, byggfag Olav Duun videregående skole Kulturdepartementet Olav Duun videregående skole Saksopplysninger Bymarkas Venner ønsker i samarbeid med Namsos kommune å bygge en garasje for den lille tråkkemaskina som kjører opp skispor i lysløypa i Bymarka. Tråkkemaskina eies av Namsos kommune, men Bymarkas Venner har vært med på finansieringen. Denne garasjen må ikke forveksles med garasjen til den store tråkkemaskina som er bygget i Granåsen Skisenter. Poenget med å bygge en garasje i Fossbrenna er at snøen kommer tidligere og blir liggende lengre der enn på andre enden av lysløypa, i Namsos skisenter der tråkkemaskina nå står plassert i en eldre og uisolert garasje. Man kan da få kjørt opp skispor tidligere uten å måtte koste på transport av tråkkemaskina fra skisentret til Fossbrenna, og man kan i tillegg ha den under tak der i stedet. Å ha en tråkkemaskin under tak er viktig da erfaringer har vist at gummien på beltene blir ødelagte av sol og varme på sommers tid, mens regn og snø medfører korrosjon. Garasjen vil også bli et lagerrom for diverse utstyr samt en snøscooter som brukes i nødstilfeller samt til befaring på vinterstid. Erfaringer har vist at man har gode skiforhold ca. en måned lengre oppe i Fossbrenna enn i Granåsen. Med oppstilling i Fossbrenna får man kjørt opp spor i størstedelen av Bymarka vesentlig tidligere. Bymarkas Venner sendte i 2015 inn en spillemiddelsøknad og fikk den godkjent av både kommunen og Fylkeskommunen. Nå har imidlertid Departementet underkjent søknaden med begrunnelse at Bymarkas Venner som forening ikke er søknadsberettiget, deres begrunnelse er vedlagt i denne sak. Utfordringen er at Bymarkas Venner har allerede startet med byggingen av garasjen og de er avhengige av spillemidler for å få finansiert bygget. De ber derfor nå Namsos kommune om å stå som søker da de er søknadsberettiget. Bymarkas Venner vil uansett stå for den øvrige finansieringen utenom spillemidlene slik at Namsos kommune vil ikke få noen kostnader med bygget. Namsos kommune vil dessuten få momskompensasjon. Namsos kommune vil således bli stående som eier av bygget, men Bymarkas Venner vil utføre vedlikeholdsarbeid på bygget. Det vil påløpe driftsutgifter i form av strøm og forsikring. Kostnader for dette er beregnet til ca. kr ,- pr år. (Med de ratene Namsos kommune har vil forsikring av en ny garasje på 72 m2 bli ca. kr. 370,- i årlig premie.). Namsos kommune tar kostnadene med strøm og forsikring da bygget er tilknyttet lysløypa og at det er kommunen som står som eier av tråkkemaskina.

47 Kostnadsoverslag brukt i søknad om spillemidler: MATERIELL ARBEID SUM SUM SAMLA KOSTN. Kostnadstype Herav Kjøp Gavebrev Herav Kjøp Dugnad Kjøp MVA Inkl. mva. FELLESKOSTNADER (Rigg etc.) GRAVING, FYLLING PLANERING BYGNINGSMATERIELL LEDNINGER BETONG INKL ISOLASJON EL-ARBEIDER DIVERSE ANNET UTSTYR MALING AV GARASJE SUM ENTREPRISEKOSTNAD ADM.UTG PROSJEKTERING & PLANLEGGING MARGIN RESERVER og NTE uten mva BUDSJETT Vurdering Bymarkas Venner har vært og er en viktig samarbeidspartner for Namsos kommune med sitt engasjement og dugnadsinnsats i Bymarka. Deres innsats har ført til at innbyggerne i Namsos kommune har kommet seg ut på tur mye oftere og enklere enn før. De har tilrettelagt for at turgåere og syklister har mange kilometer med sti å boltre seg i, og de har på den måten bidratt til at mange har fått en bedre livsstil. Kulturdepartementet har nå sagt at de ikke kan stå som søker på spillemidler og at søknaden deres på en ny tråkkemaskingarasje i Fossbrenna dermed ikke blir godkjent. I og med at Bymarkas Venner allerede har startet arbeidet med garasjen så bør Namsos kommune trå til med en hjelpende hånd slik at Bymarkas Venner ikke får økonomiske problemer. Det får imidlertid ingen konsekvenser for søknaden for Svartfjellstien som Bymarkas Venner har fått spillemidler for tidligere. Det skal også sies at det i utgangspunktet var tenkt at kommunen skulle stå som søker, men den økonomiske situasjonen tilsa at det ikke kunne prioriteres og Bymarkas Venner tok da over prosjektet. Kostnadsoverslaget for garasjen er på kr ,-. Bymarkas Venner søkte Gjensidigestiftelsen om støtte og fikk innvilget kr ,- til prosjektet og som blir en del av finansieringen. I tillegg har de fått gavebrev til en verdi av kr ,- samt at de bidrar med dugnad til en verdi av kr ,-. Spillemidler utgjør kr ,-, men kun kr ,- av disse går med til å dekke reelle kontantutgifter (kr ,-) i og med at Namsos kommune får kr ,- i momskompensasjon hvis de står som søker. Dette innebærer at kommunen ikke får noen utgifter utenom årlige driftsutgifter, som de likevel ville hatt uansett hvor tråkkemaskina hadde blitt plassert. Det innstilles på at Namsos kommune blir stående som eier av tråkkemaskingarasjen i Fossbrenna og at det bevilges kr ,- i årlige driftsutgifter. Miljømessig vurdering Ingen miljømessige konsekvenser.

48 Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Tine Nermark Johnsen Saksframlegg Møteplan Namsos kommunestyre, formannskap, Plan, byggesak og teknisk drift og Oppvekst, omsorg og kultur Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 103/ Namsos kommunestyre 86/ Rådmannens innstilling Namsos kommunestyre vedtar vedlagte møteplan for 2017 Behandling i Namsos formannskap Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret Innstilling i Namsos formannskap Namsos kommunestyre vedtar vedlagte møteplan for 2017

49 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Møteplan Namsos kommunestyre, formannskap, Plan, byggesak og teknisk drift og Oppvekst, omsorg og kultur Vedlegg: 1 Forslag møteplan Namsos kommunestyre, formannskap, Plan, byggesak og teknisk drift og Oppvekst, omsorg og kultur Saksopplysninger Forslag til møteplan for kommunestyre, formannskap, Plan, byggesak og teknisk drift og Oppvekst, omsorg og kultur er vedlagt. Det samme gjelder administrasjonsutvalget. De innlagte datoene for Midtre Namdal samkommunestyre er ikke vedtatt når denne saken skrives, men er administrasjonssjefens forslag. Eldres råd og Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne setter sine egne møtedatoer. Disse vil bli tilføyd så snart de foreligger fra rådene. Kontrollutvalgets møter til også bli tilføyd så snart de foreligger.

50 Namsoskommune ServicetorgNamsos Møteplan for Namsoskommune Utvalg Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Kommunestyre (dag) 14. (kv.) Formannskap Plan,byggesak og tekniskdrift Oppvekst,omsorg og kultur 23. Fordelingsmøter(ordfører,varaordfører,lederei utvalg,rådmannog sekretærer)kl Datoer: 10. jan., 7. feb.,7. mars,4. april, 2. mai, 6. juni, 15. aug.,5. sept.,3. okt., 7. nov. Møtestart: Kommunestyretorsdag kl Plan,byggesakog tekniskdrift onsdag kl Formannskap tirsdag kl Oppvekst,omsorgog kultur torsdag kl Administr asjonsutvalget: 14. marskl og 14. novemberkl Økonomibehandling: Årsregnskap/årsberetning:Formannskap25. april, kommunestyre 27. april Ståstedsraport: Kommunestyre15. juni Økonomiplan/budsjett: Plan,byggesakog tekniskdrift 22. november Oppvekst,omsorgog kultur 23. november Formannskap28. november Kommunestyre14. desember Midtre Namdal samkommunestyre(ikke vedtatt): 3. februar,28. april, 16.juni, 22.septemberog 10. november (Fredagerkl ) Kontrollutvalget: Eldres råd: Råd for menneskermed nedsattfunksjonsevne: Sistoppdatert: /TNJ

51 Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Tine Nermark Johnsen Saksframlegg Stortings- og sametingsvalget fastsetting av valgdag Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 104/ Namsos kommunestyre 87/ Rådmannens innstilling Namsos kommunestyre vedtar at stortingsvalget og sametingsvalget for 2017 holdes som endagsvalg i Namsos kommune mandag 11. september 2017 Hjemmel for vedtaket er: Valgloven 9-2 Behandling i Namsos formannskap Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret Innstilling i Namsos formannskap Namsos kommunestyre vedtar at stortingsvalget og sametingsvalget for 2017 holdes som endagsvalg i Namsos kommune mandag 11. september 2017 Hjemmel for vedtaket er: Valgloven 9-2

52 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I /273-9 Stortingsvalget og sametingsvalget fastsetting av valgdag S Stortings- og sametingsvalget fastsetting av valgdag Kommunal- og moderniseringsdepartementet Saksopplysninger I statsråd 22. april 2016 ble valgdagen for stortingsvalget og sametingsvalget fastsatt til mandag 11. september Hvert enkelt kommunestyre kan bestemme at det skal holdes valg også søndag 10. september 2017, jf. valgloven 9-2 (2): 9-2.Fastsetting av valgdag (1) Kongen fastsetter før hvert valg valgdagen til en mandag. (2) Kommunestyret kan selv vedta at det på ett eller flere steder i kommunen skal holdes valg også søndagen før den offisielle valgdagen. Vedtaket må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes Vurdering I Handlingsprogram med økonomiplan har det til nå vært budsjettert med en dags valg i Namsos. Hvis det skal avholdes valg i to dager, må dette inn i budsjettet for Namsos kommune skal legge til rette for at flest mulig får avgitt stemme ved valg. Det har vært en utvikling over mange valg at flere og flere benytter seg av muligheten for tidligstemming og forhåndsstemming. Vi har ingen signaler som tilsier at tilbudet om å få avgi stemme ikke er tilstrekkelig. Å gjennomføre valg også søndag før valgdagen vil utløse betydelige kostnader, spesielt i forhold til bemanning. Rådmannen mener det ikke er nødvendig å endre den praksis som har vært i kommunen over svært lang tid, og anbefaler at det kun avholdes valgting mandag 11. september.

53 Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Tine Nermark Johnsen Saksframlegg Valg av valgstyre for perioden Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 105/ Namsos kommunestyre 88/ Rådmannens innstilling Valgstyre for perioden : Medlemmer: Osv. Varamedlemmer: Leder: Nestleder: Hjemmel for vedtaket er: Valgloven 4-1 Behandling i Namsos formannskap Olav Skaret fremmet følgende forslag: Valgstyre for perioden : Medlemmer: Arnhild Holstad Frode Båtnes Olav Skaret Siv Grav Hilmar Klingen Amund Lein Gunn Holvik Per Olav Mork Varamedlemmer: Trine Pedersen Fagerhaug Venke Heimdal Marte Jensen Frank Grydeland Bjørn Roald Helmersen Gunnar Hojem Arnulf Bergum Lisa Gamst Aglen Tom C. Prytz Kåre Kvåle

54 Cathrine Barstad Storøy Kjersti Tommelstad Geir Olav Knappe Stein Tore Wolff Mona Fossland Siri Andreassen Devik Anne Cecilie Holm Svein Erik Bugge Leder: Arnhild Holstad Nestleder: Amund Lein Hjemmel for vedtaket er: Valgloven 4-1 Votering: Skarets forslag enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret Innstilling i Namsos formannskap Valgstyre for perioden : Medlemmer: Arnhild Holstad Frode Båtnes Olav Skaret Siv Grav Hilmar Klingen Varamedlemmer: Trine Pedersen Fagerhaug Venke Heimdal Marte Jensen Frank Grydeland Bjørn Roald Helmersen Gunnar Hojem Arnulf Bergum Amund Lein Gunn Holvik Per Olav Mork Kjersti Tommelstad Geir Olav Knappe Stein Tore Wolff Lisa Gamst Aglen Tom C. Prytz Kåre Kvåle Cathrine Barstad Storøy Mona Fossland Siri Andreassen Devik Anne Cecilie Holm Svein Erik Bugge Leder: Arnhild Holstad Nestleder: Amund Lein Hjemmel for vedtaket er:

55 Valgloven 4-1

56 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Valg av valgstyre for perioden Saksopplysninger I valgloven 4-1 heter det: I hver kommune skal det være et valgstyre som velges av kommunestyret selv. Dette innebærer at kommunestyret må velge medlemmer, ikke bare utpeke formannskapet som valgstyre. I uttrykket «kommunestyret selv» ligger at myndigheten til å velge valgstyre ikke kan delegeres. Valgstyret er et fast utvalg i kommunelovens forstand, og kommunelovens regler om valg av nemnder kommer til anvendelse. Dette innebærer at valgbarhetsreglene i kommuneloven 14 gjelder, og det må påses at kravene til kjønnsmessig representasjon oppfylles. I Namsos kommune har vi valgt valgstyre i forkant av hvert valg. Dette er ikke vanlig praksis. De fleste kommuner velger valgstyre samtidig med at andre utvalg velges etter konstituering av nytt kommunestyre, og at de velges for hele valgperioden. Namsos kommune ønsker å få en praksis som er lik de fleste andre kommuner. Derfor foreslås det nå at valgstyret velges for resten av kommunevalgperioden. Vurdering I Namsos kommune har det vært praksis at formannskapets medlemmer har vært valgt til valgstyre. Videre har det vært praksis i Namsos at ordfører har vært valgt til valgstyrets leder, og varaordføreren til nestleder. Saken legges frem uten innstilling.

57 Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Tine Nermark Johnsen Saksframlegg Delegering til valgstyre for perioden Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 106/ Namsos kommunestyre 89/ Rådmannens innstilling 1. Namsos kommunestyre delegerer til valgstyret å avgjøre hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i, og hvordan inndelingen skal være 2. Namsos kommunestyre delegerer til valgstyret myndighet til å oppnevne medlemmer, leder og nestleder i stemmestyrene Hjemmel for vedtaket er: Valgloven 4-2, 9-3 (1) Behandling i Namsos formannskap Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret Innstilling i Namsos formannskap Namsos kommunestyre delegerer til valgstyret å avgjøre hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i, og hvordan inndelingen skal være 4. Namsos kommunestyre delegerer til valgstyret myndighet til å oppnevne medlemmer, leder og nestleder i stemmestyrene Hjemmel for vedtaket er: Valgloven 4-2, 9-3 (1)

58 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Valg av valgstyre for perioden S Delegering til valgstyre for perioden Saksopplysninger Det er valgstyret som har ansvar for å forberede og gjennomføre valget på kommunalt nivå. Når det gjelder endring i stemmekretser og valg av stemmestyrer, skal dette gjøres av kommunestyret med mindre det delegeres til valgstyret. I valgloven 4-3 heter det at kommunestyret kan delegere oppnevning av stemmestyrer til valgstyret. Videre heter det i 9-3 (1) at valgstyret, etter delegering fra kommunestyret, avgjør hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. Eventuelle endringer i stemmekretsinndelinga må vedtas og meldes inn til folkeregistermyndighetene innen 31. mars i valgåret. I valgloven 4-2 gis det adgang til å delegere valg av stemmestyrer til valgstyret. Når valgstyret fatter vedtak etter delegert myndighet skal kommunestyret orienteres om vedtakene. Dette gjøres i praksis ved at protokoller fra valgstyremøter sendes til alle kommunestyremedlemmene (på nettbrettene).

59 Nye Namsos Møteprotokoll Utvalg: Midlertidig fellesnemnd Nye Namsos Møtested: Rian, Namdalshagen Dato: Tidspunkt: Fra 12:30 til 15:30 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Steinar Lyngstad Baard S. Kristiansen Kjersti Tommelstad Per Olav Mork Trygve Sandvik Geir Olav Knappe Bjørn Dag Derås Amund Lein Arnhild Holstad Gunn Aina Holvik Arne Magnar Bratberg Bjørnar Smines MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL NDSP FOAP NASV NAKRF FOSPKRF NAV NDSP NAH NAAP NASP NDAP LUND Forfall: Navn Funksjon Representerer Olav Skaret MEDL NAAP Rune Wik MEDL FOSPKRF Kristine Altin MEDL NDSP Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Frode Båtnes Sissel Thorsen Grethe Lervik Olav Skaret Rune Wik Kristine Altin NAAP NDAP Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Tor Brenne Prosjektleder Rønnaug Aaring Rådmann i Fosnes Kjell Einvik Rådmann i Namdalseid Gunnar Lien Rådmann i Namsos