KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. (for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi) Avtale om kjøp av

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II (for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi) Avtale om kjøp av Sikringsarbeider Bjørkåsen Gruver i Ballangen Avtaleperiode: 2014 Innleveringsfrist: kl Saksnummer: 14/0060

2 Innhold Innhold... 2 DEL 1 INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN Innbydelse til konkurranse Om oppdragsgiver Konkurransegjennomføring Generelle konkurranseregler Orientering om anskaffelsen Anskaffelsens formål, art og omfang Kontraktsvilkår Konkurransegrunnlaget... 5 DEL 2 KONKURRANSEREGLER, KVALIFIKASJONSKRAV OG TILDELINGSKRITERIER Konkurranseregler Oppdatering av konkurransegrunnlaget Leverandørens rett til å tilbakekalle eller endre tilbud Fremdriftsplan Innlevering av tilbud Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden Tilbudskonvolutt- eller pakke Språk, format og kopier Tilbudet Deltilbud Forbehold og avvik Kvalifikasjonskrav Bruk av underleverandører Krav til arbeids- og lønnsvilkår Tildelingskriterier Evalueringskriterier... 9 DEL 3 KONTRAKTSBESTEMMELSER Avtaledokumentet Spesielle kontraktsbestemmelser Anvendelse Kontraktsdokumentene og tolkningsregler Priser Avtaleperiode og levering Kvalifikasjonskrav Bruk av underleverandører Fakturering Endringer DEL 4 BEHOVSSPESIFIKASJON Oppdragets omfang Bakgrunn Oppdragenes art og omfang

3 DEL 5 TILBUDSUTFORMING Tilbudsoppsett Prisskjema VEDLEGG 1 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER VEDLEGG 2 ENDRINGER OG TILFØYELSER ETTER AVTALEINNGÅELSE

4 DEL 1 INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN 1.1 Innbydelse til konkurranse Om oppdragsgiver Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren på Svalbard (DMF) er oppdragsgiver for denne konkurransen. DMF forvalter lov om erverv og utvinning av mineralske ressurser (mineralloven) og Bergverksordningen for Svalbard. DMF har ansvar for følgende oppgaver: Hørings-, saksbehandlings- og tilsynsorgan for saker vedrørende mineralske ressurser Tildeler undersøkelses- og utvinningsrett for statens mineraler og behandler søknader om prøveuttak og ekspropriasjon for undersøkelse av grunneiers og statens mineraler Behandler søknader om driftskonsesjon og godkjenner driftsplaner Fører tilsyn med undersøkelser og uttak av mineralske ressurser, og påser at sikrings- og oppryddingsplikten blir oppfylt Planlegger og leder tiltak knyttet til sikring og forurensning på områder hvor staten har eiereller forvaltningsansvar i bergverkssektoren Ytterligere informasjon om DMF finnes på Oppdragsgivers kontaktperson fremgår av vedlegg 1 Administrative bestemmelser Konkurransegjennomføring Konkurransen gjennomføres etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og valgt prosedyre er åpen anbudskonkurranse Generelle konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 ( LOA ) med endringslov av 30. juni 2006 og forskrift om offentlige anskaffelser 03. september 2010 nr ( FOA ) del I og II med senere endringer gjelder for konkurransen. 1.2 Orientering om anskaffelsen Anskaffelsens formål, art og omfang Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard (DMF) ønsker å innhente tilbud på arbeid og materiell for reparasjon av sikringsgjerdene ved 3 lokaliteter ved nedlagte Bjørkaasen gruver i Ballangen kommune. DMF vil også be om et tilbud for montering av nytt viltgjerde i stedet for reparasjon av eksisterende gjerder for 2 av lokalitetene. Videre ber vi om tilbud for stenging av en tidligere usikret stoll, samt reparasjon av sikring på en tidligere sikret stoll. På grunn av anskaffelsens størrelse vil DMF invitere tilbydere til å delta i konkurranse om anskaffelsen. DMF tar sikte på å få gjennomført arbeidene i løpet av sommersesongen Møter blir avholdt i DMFs lokaler i Trondheim dersom ikke annet er avtalt. Arbeidssted for utførelse av oppdrag vil være Bjørkåsen Gruver, Ballangen. 4

5 Befaring til lokalitetene vil bli gjennomført torsdag kl Oppmøtested avtales senere. Interesserte tilbydere som ønsker befaring bes om å varsle DMF så snart som mulig. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen fremgår av Konkurransegrunnlagets del 4 Behovsspesifikasjon Kontraktsvilkår AKS-89 Alminnelige kontraktsvilkår for statlige anskaffelser 1.3 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Konkurransegrunnlagets del 1, 2, 3, 4 og 5 Vedlegg: Vedlegg 1 Administrative bestemmelser Vedlegg 2 Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse Vedlegg 3 Forbehold og avvik 5

6 DEL 2 KONKURRANSEREGLER, KVALIFIKASJONSKRAV OG TILDELINGSKRITERIER 2.1 Konkurranseregler Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i DOFFIN Leverandørens rett til å tilbakekalle eller endre tilbud Leverandørens rett til å tilbakekalle eller endre tilbud fremgår av FOAs bestemmelser om dette Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Befaring av lokalitetene kl Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Meddelelse til leverandører Klagefrist leverandører Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist 10 dager fra tildeling Etter utløpt klagefrist 3 mnd. Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 6

7 2.1.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard Postadresse: Besøksadress e: Postboks 3021 Lade, 7441 Trondheim Leiv Erikssons vei 39, 7040 Trondheim Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp dersom det oppdages at konkurransegrunnlaget inneholder feil, utelatelser, uklarheter eller andre mangler og dette har betydning for tilbudet. Dersom leverandøren har spørsmål vedrørende konkurransen kan disse fremsettes på e-post til oppdragsgiver ved kontaktpersonene: Stein Erik Hansen Stein.Hansen@dirmin.no Henvendelser skal merkes med: 14/ Avtale vedrørende sikringsarbeider på Bjørkåsen Gruver, Ballangen Tilbudskonvolutt- eller pakke Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt eller pakke og være merket med: Tilbud: 14/ Avtale vedrørende sikringsarbeider på Bjørkåsen Gruver, Ballangen Språk, format og kopier Tilbudet skal leveres som: Tilbud i papirkopi i 2 eksemplarer (perm) organisert iht. tilbudsmal i vedlegg 4. Et av eksemplarene skal være tilrettelagt for offentlig innsyn og merket for offentlig innsyn. Tilbud i elektronisk format på minnepinne (pdf-format). Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon har papirversjonen forrang. Tilbudet kan ikke leveres via e-post eller telefaks. All dokumentasjon/kommunikasjon skal foregå på norsk. Det kreves framlagt autorisert oversettelse ved siden av originaldokumentasjon dersom originaldokumenter foreligger på et annet språk Tilbudet Tilbudet skal inneholde den dokumentasjonen som er etterspurt i del 5 Svardokumenter. 7

8 2.1.9 Deltilbud Det er kun anledning til å gi tilbud på hele oppdraget. Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan foreta en vurdering uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 2.2 Kvalifikasjonskrav For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil krav og dokumentasjon som følger nedenfor legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver kunne vektlegge egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Kriterier Krav Dokumentasjon Organisatorisk og juridisk stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha ordnede forhold mht. skatter og avgifter Foretaket skal oppfylle lovbestemte HMS-krav Foretaket skal ha gjennomføringsevne og kapasitet Norske firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens utløp Utenlandske firma: Attester fra tilsvarende myndigheter som de norske skal fremlegges Utfylt HMS-egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser Oversikt over relevant formell kompetanse, kapasitet, erfaring og ressurser i foretaket tilknyttet de aktuelle fagområdene Bruk av underleverandører Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal det dokumenteres overfor oppdragsgiver at leverandør vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos den/de angitte underleverandør(ene) i kontraktsfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne bekreftelsen skal være vedlagt tilbudet Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr

9 2.3 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterier Vekt (%) Grunnlag/Dokumentasjon Del av tilbud Timepris og varepris 50 Enhetspris for nytt gjerde (kr/m) Enhetspris for reparasjon av gjerde (kr/m) Samlet pris Priser fylles inn i vedlagt prisskjema se del 5.2 Utforming og kvalitet 20 Leveringstid 30 Tilbyders eget dokument Evalueringskriterier Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig) til 10 (mest gunstig). Manglende egenskaper scorer 0. Beste tilbuds egenskap for hvert tildelingskriterium scorer 10. De øvrige tilbudenes egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud. Poengsetting vil bli gjennomført etter proposjonal (forholdsmessig) modell. Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår høyest total poengsum (summen av tilbyders vektede score). 9

10 DEL 3 KONTRAKTSBESTEMMELSER 3.1 Avtaledokumentet Avtalen regulerer kjøp av sikringsarbeider ved Bjørkåsen Gruver i Ballangen. Avtalen er inngått mellom: Sted og dato: (sign.) Leverandør Og Sted og dato: (sign.) Direktoratet for mineralforvaltning Avtaledokumentet med eventuelle vedlegg er utferdiget i to eksemplarer, og partene beholder et signert eksemplar hver. 10

11 3.2 Spesielle kontraktsbestemmelser Anvendelse Kontrakten er en avtale mellom Oppdragsgiver og Leverandør om kjøp av varer og tjenester. Leverandøren har ved inngåelsen av Kontrakten godtatt Oppdragsgiverens betingelser for avtalen. Leverandørens egne kontraktsbestemmelser gjelder ikke Kontraktsdokumentene og tolkningsregler Følgende dokumenter inngår i kontrakten: 1. Vedlegg 2 Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse 2. Avtaledokumentet (Del 3) 3. Konkurransegrunnlaget (Del 1-5) 4. AKS-89 Alminnelige kontraktsvilkår for statlige anskaffelser 5. Leverandørens tilbud Ved motstrid mellom dokumentene gjelder de i den rekkefølgen de er listet opp over Priser Priser fremgår av prisskjema i punkt 5.2. Tilbudte priser er faste i 1 år fra dato for ikrafttredelse av avtalen Avtaleperiode og levering Avtalen gjelder fra kontraktssignering og til sikringsarbeidene er sluttført Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal påse at han selv oppfyller de kvalifikasjonskrav som er beskrevet i konkurransegrunnlaget gjennom hele avtaleperioden. Der en Leverandør støtter seg på en underleverandør for å bli kvalifisert, skal Leverandøren også påse at underleverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene gjennom hele avtaleperioden Bruk av underleverandører Leverandøren kan for egen regning og risiko benytte og eventuelt bytte underleverandører enn etter behov. Leverandøren skal før et eventuelt bytte eller supplering av underleverandør, ha skriftlig samtykke fra Oppdragsgiver. Dersom det foreligger saklig grunn, kan Oppdragsgiver underkjenne Leverandørens valg av underleverandør. Leverandøren er fullt ansvarlig for utførelsen av underleverandørers oppfyllelse av Kontrakten på samme måte som om Leverandøren selv sto for utførelsen. Leverandøren påtar seg fullt økonomisk, juridisk og faglig ansvar for de samlede leveranser, og forestår all fakturering av og kommunikasjon med Oppdragsgiver Fakturering Fakturering skal være månedlig etterskuddsvis og basert på pålagt og utført arbeidsinnsats, spesifisert for arbeidsperioden. Daterte timelister og eventuell reiseregning med dokumenterte utgifter vedlegges. 11

12 Fakturaadresse: Direktoratet for mineralforvaltning Fakturamotta DFØ PB Hamar Faktura skal inneholde følgende informasjon (enkeltsidig): leverandørens navn, bankkonto, organisasjonsnummer kontraktsnummer og bestillingsnummer Fakturaen sendes elektronisk. Detaljer for hvordan dette gjøres ligger i et eget dokument som oversendes valgt leverandør Endringer Oppdragsgiver kan til enhver tid inntil levering har skjedd, forlange endringer av Oppdraget som eksempelvis angår kvalitet, kvantitet, konstruksjon, utførelse og fremdrift. Endringene skal ikke gå ut over hva partene med rimelighet kunne regne med da Kontrakten ble inngått. Endring i oppdrag skal foreligge som en skriftlig tilleggsavtale. 12

13 DEL 4 BEHOVSSPESIFIKASJON 4.1 Oppdragets omfang Bakgrunn DMF har ansvar for overvåkning og tiltak knyttet til sikring og forurensning på områder hvor staten har eier- eller forvaltningsansvar i bergverkssektoren. DMF utfører tilsyn med disse områdene og setter ut arbeidet med sikring der det er oppdaget feil eller mangler ved sikringen Oppdragenes art og omfang Gjerder Alternativ 1- Reparasjon av eksisterende gjerder i 3 lokaliteter Beholde brukbare gjerdestolper (50 mm T-jern), forankre alle løse stolper forsvarlig i bakken og supplere med nye skråstag/barduner i hjørner og knekkpunkter der dette er nødvendig (50 mm L-jern). Supplere med nye stolper der dette er nødvendig. Feste alle eksisterende skråstag til stolpene med bolter. Montere ny galvanisert viltnetting på Områdegjerde I og II, høyde 2,0 m, total lengde ca m. Gjerdet skal ha ny separat topp- og bunnstreng, som festes forsvarlig til stolpene. Viltnettet skal bendsles til topp- og bunnstreng og til stolpene. Ledegjerde på skrent ved Martinstollen - VP020 suppleres med ekstra stolper og eksisterende netting beholdes. Netting festes forsvarlig til stolper og topp/bunnstreng. Fjerne eksisterende flettverksnetting på Områdegjerde I og II samt alt utskiftet, defekt materiell (streng og stolper). Rydding av skog i traséen langs gjerdet. Alternativ 2 Nye viltgjerder for Områdegjerde I og II i samme trasé som tidligere. Montere nytt 2,0 m høyt viltgjerde med nye stolper og ny netting for de to lokalitetene Områdegjerde I og II. Total lengde ca m. Fjerne eksisterende flettverksnetting og gammelt gjerdemateriale (stolper, skråstag og streng). Rydding av skog i traséen langs gjerdet. Stoll VP148 Montere stålgitter inne i stollåpningen, b x h ca. 2,5 x 2 m. Gitteret skal være i korrosjonsbeskyttet utførelse og skal boltes fast i fjellveggene. Tilbyder foreslår materialvalg og utførelse. Grunnstollen VP021 Montere stålgitter foran eksisterende stålvegg, b x h ca. 3,5-4 x 3 m. Gitteret skal være i korrosjonsbeskyttet utførelse og skal boltes fast i fjellveggene. Tilbyder foreslår materialvalg og utførelse. Status for tilstand på lokalitetene sommeren 2013 går fram av vedlagte notat. 13

14 DEL 5 TILBUDSUTFORMING 5.1 Tilbudsoppsett Tilbyder skal fylle ut vedlagte skjemaer. Attester for skatt og merverdiavgift er standardiserte dokumenter. Øvrige deler av tilbudet skal tilbyder selv utforme. 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) med fullmakt til å forplikte leverandøren og for øvrig inneholde (1) innholdsfortegnelse for tilbud med vedlegg og (2) eventuelle forbehold jf. punkt Skatteattest fra kemner og skatteattest fra skattefogd 3. HMS-egenerklæring 4. Beskrivelse av kompetanse, kapasitet, erfaring og ressurser hos Leverandøren tilknyttet de aktuelle fagområdene 5. Beskrivelse av kvalitet og utforming av viltgjerdene som tilbys. 5.2 Prisskjema Oppdrag etter denne avtalen utføres iht. følgende timesatser og varepris: Sikringsgjerder Valuta Timepris/varepris ekskl. mva Enhetspris for nytt gjerde kr/m NOK Enhetspris for reparasjon av gjerde kr/m NOK Timepris ved utførelse av arbeidet kr/t NOK Samlet pris NOK 14

15 VEDLEGG 1 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Alle henvendelser vedrørende Rammeavtalen skal rettes til: Oppdragsgivers kontaktperson E-post: Stein Erik Hansen Stein.Hansen@dirmin.no Telefon: Mobiltelefon Leverandørens kontaktperson E-post Telefon Mobiltelefon 15

16 VEDLEGG 2 ENDRINGER OG TILFØYELSER ETTER AVTALEINNGÅELSE Nr Dato Endringen gjelder 16