Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 14/16 Møtedato/tid: , kl. 16:00 Møtested: Rådhuset; formannskapssalen Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Bjørn Lervold Johan L. Borgen Siv Anita Tsakem Forfall: Andre møtende: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: Sakliste 001/14 002/14 003/14 004/14 005/14 006/14 007/14 008/14 Godkjenning av protokoll fra møte den Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats Tilbakemelding fra rådmannen Bestilling av forvaltningsrevisjon Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Orientering om aktuelle saker Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J.Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J.Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/16-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats Tilbakemelding fra rådmannen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 12/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Påminnelse vedr. tilbakerapportering Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats 2. Kontrollutvalgets sak 3/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats (kontrollutvalgets møte ). 3. Kommunestyrets sak 19/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats (kommunestyrets møte ). Saksutredning På kontrollutvalgets møte den i sak 3/2013 ble forvaltningsrevisjonsrapporten Tilpasset opplæring og tidlig innsats behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av oktober Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Revisjon Midt-Norge IKS formulerte følgende problemstillinger for undersøkelsen: 1. Har Klæbu kommune lagt til rette for at kravene om tilpasset opplæring og tidlig innsats blir fulgt i skolene? 2. Praktiserer Klæbu kommune tilpasset opplæring og tidlig innsats? Revisjonens konklusjon Det er gjennom revisors undersøkelser dokumentert at Klæbu kommune har etablert et system for å kunne ivareta kravene i opplæringsloven. Kommunen har et lett tilgjengelig kvalitetssystem som beskriver tilpasset opplæring, og forholdet mellom ordinær undervisning og spesialundervisning. Det synliggjøres også rutiner og maler for spesialundervisning. Kommunen følger også opp alle obligatoriske kartlegginger og prøver fra utdanningsdirektoratet. Det er synliggjort at kommunen ikke har utarbeidet noen 3

4 tilstandsrapport/tjenesteanalyse siden Slik rapportering/analyse skal utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. Klæbu kommune synes i all hovedsak å oppfylle de føringer som gjelder for tilpasset opplæring og tidlig innsats i grunnskolen. Gjennom revisors undersøkelser er det avdekket at man kun sporadisk har iverksatt tiltak for elever med svake ferdigheter i regning, noe som kan betegnes som en svakhet ved kommunens arbeid med tidlig innsats. Dessuten fremheves lærertetthet og arealutfordringer som begrensninger for ytterligere tilpasning av opplæringen. Revisors anbefalinger: Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning Politisk behandling Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 3/2013: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning 3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte i sak 19/2013 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning 3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Rådmannens tilbakemelding 4

5 Rådmannen ble i e-post av (fra kontrollutvalgets sekretariat) gitt en påminnelse om at tilbakemelding til kontrollutvalget skulle gis innen utgangen av oktober. Rådmannen har i sitt svar på e-post henvendelsen sagt at saken oversendes til rette vedkommende i Klæbu kommune. Det ble ikke motatt noen tilbakemelding fra Klæbu kommune innen sekretariatets frist for utsendelse av sakspapirer til kontrollutvalgets møte 4. desember 2013, og det møtte heller ingen fra administrasjonen for å gi en orientering til kontrollutvalget i møtet. Kontrollutvalget fattet på bakgrunn av dette følgende vedtak i sak 42/2013: Saken utsettes til kontrollutvalgets første møte i Kontrollutvalgets sekretariat sender påminnelse til rådmannen Rådmannen er i brev av gitt en ny påminnelse vedr. tilbakerapportering til kontrollutvalget. Det er i tillegg gitt beskjed til rådmannen om at kontrollutvalgets møte er flyttet til 13. mars 2014 (i e-post av ) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Etter rådmannens orientering så må kontrollutvalget ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 6.2, eller om de anser at anbefalingene er gjennomført og kommunestyrets vedtak er fulgt opp. 5

6 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Påminnelse vedr. tilbakerapportering På kontrollutvalgets møte i sak 42/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats Tilbakemelding fra rådmannen, ble følgende vedtak fattet: Saken utsettes til kontrollutvalgets første møte i Kontrollutvalgets sekretariat sender påminnelse til rådmannen. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag kl på rådhuset, formannskapssalen. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 42/2013, ber vi herved om at rådmannen i Klæbu kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

7 Bestilling av forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 14/22-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på xxxxx i Klæbu kommune. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil xxx timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen xxxxx Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Saksutredning Viser til Kontrollutvalgsbokens kapittel 7 om forvaltningsrevisjon, som gir en god oversikt over prosessen knyttet til forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette ligger det at kontrollutvalget har ansvar for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Selv om det er revisor som gjennomfører forvaltningsrevisjonene, har kontrollutvalget en sentral rolle gjennom hele forvaltningsrevisjonsprosessen. I revisjonsprosessen er det viktig med en god dialog mellom kontrollutvalget, sekretariatet og revisor. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune for lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret på møte den , i sak 3/2014. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Forslag til prioritert rekkefølge: 1. Samhandlingsreformen 2. Kommunallegevakt og brukerutvalg legevakt ved St.Olav 3. Offentlige anskaffelser 4. Internkontroll 7

8 Valg av fokusområde til forvaltningsrevisjon i 2014 Kontrollutvalgets sekretariat har bedt forvaltningsrevisor Espen Langseth, Revisjon Midt-Norge IKS, om å stille i kontrollutvalgets møte slik at utvalget får anledning til å stille spørsmål til fokusområdene som kommunestyret prioriterte i sitt vedtak på møte den Vi gjengir omtalen av fokusområdene som kommunestyret prioriterte, samt at sekretariatet har knyttet enkelte kommentarer til fokusområdene: Samhandlingsreformen Målet med samhandlingsreformen er å forebygge mer, behandle tidligere og samhandle bedre. Pasienter og brukere skal få tidlig og god hjelp når de trenger det nærmest mulig der de bor. De skal få rett behandling til rett tid på rett sted, gjennom et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud. Tjenestene skal ha god kvalitet, ha høy pasientsikkerhet, lav ventetid og være mest mulig tilpasset den enkelte bruker. En større del av veksten i helsebudsjettene fremover skal komme i kommunene. Den kommunale helse- og omsorgstjenesten og spesialisthelsetjenesten skal utvikles i tråd med målene med samhandlingsreformen. Samhandlingsreformen startet offisielt 1. januar 2012 med to nye lover og en rekke økonomiske og faglige virkemidler. Kommunal legevakt Undersøkelse av pasienttilfredsheten blant klæbyggen mht. kommunal legevakt. Kommentar: Kommunene Klæbu, Melhus, Malvik og Trondheim har inngått et samarbeid vedr. legevaktordningen. På bakgrunn av at legevaktsamarbeidet var et av fokusområdene i Plan for forvaltningsrevisjon for så tok kontrollutvalget i Klæbu kommune kontakt med kontrollutvalgene i legevaktsamarbeidet for å høre om det var steming for et felles prosjekt på dette området. Kontrollutvalget i Melhus kommune ga sin tilslutning til et slikt samarbeid på sitt møte i desember Kontrollutvalget i Malvik kommune har tatt opp henvendelsen fra kontrollutvalget i Klæbu kommune på sitt møte i mai 2013, men ønsker ikke å prioritere en forvaltningsrevisjon på dette området. Arbeidsutvalget til Kontrollkomiteen i Trondheim kommune (bestående av leder og nestleder kontrollkomiteen,kontrollkomiteens sekretær og revisjonssjef Trondheim kommunerevisjon) diskuterte henvendelsen fra kontrollutvalget i Klæbu kommune på sitt møte i februar Kontrollkomiteens sekretariat ga tilbakemelding til KonSek om at en undersøkelse av den kommunale legevaktordningen ikke var aktuelt for Trondheim kommune i Legevaktordningen er heller ikke prioritert 1. halvår Det er Trondheim kommune som er vertskommune og virksomhetseier for legevaktsamarbeidet, det vil si at de andre kommunene i samarbeidet ikke kan gjennomføre en forvaltningsrevisjon uten Trondheim kommune sitt samtykke. Offentlige anskaffelser Det har vært fokus på innkjøpsfunksjonen i kommunene de siste årene. Dette har sammenheng med at det i flere kommuner er avdekket uheldige forhold på dette området. Området er vesentlig i forhold til økonomi, og viktig og håndtere på en god måte i forhold til å opprettholde kommunens omdømme. Følges lov og regelverk? Følges innkjøpsavtaler? Er regelverket kjent for de som trenger å kjenne til dette? Hva med arkivering av dokumentasjon? 8

9 Kommentar: Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon med fokus på offentlige anskaffelser og regelverk i Revisor anbegalte Klæbu kommune å få på plass: mal for anskaffelsesprotokoll, skriftlige rutiner for gjennomføring av en anskaffelse, opplæring av reultatenhetsleder, samt å påse at nødvendige dokumenter blir lagt inn i kommunens sak- og arkivsystem. Internkontroll I KRD sin rapport 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunanen så kommer arbeidsgruppen med flere tilrådninger om internkontrollen. Kontrollutvalget kan via en forvaltningsrevisjon se på om kommunen har en god nok egenkontroll/internkontroll. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor intern kontroll kan det være aktuelt å se på om Klæbu kommune har et betryggende system for intern kontroll, om kommunen har et tilfredsstillende kontrollmiljø, videre om kommunen gjør risikovurderinger, som kan bidra til å identifisere og analysere risikoer som kan hindre at man når fastsatte mål. Om hele organisasjonen deltar i kontrollaktiviteter, får medarbeidere på alle nivå tilstrekkelig informasjon til å utføre arbeidsoppgavene? Og om Klæbu kommune sikrer at de interne kontrollsystemene blir gjenstand for vurdering. Klæbu kommune har 325 timer til rådighet til forvaltningsrevisjon i Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det legges opp til at kontrollutvalgets møte benyttes til drøfting og fastsetting av hvilket fokusområde kontrollutvalget mener bør prioriteres utført i Kontrollutvalget må også diskutere og fastsette problemstillinger som skal legges til grunn for bestillingen. 9

10 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapport om selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering og legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eieskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode jf. vedtatt eierskapsmelding punkt Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner følges opp. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Vedlegg Rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi Saksutredning I plan for selskapskontroll , vedatt av kommunestyret i sak 59/2012 ble følgende prosjekter prioritert: Envina IKS Klæbu Industrier AS Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi AS System og praksis for eierstyring Trønderenergi er gitt 3. prioritet i Plan for selskapskontroll , men igangsetting av denne selskapskontrollen ble prioritert da prosjektet også hadde høy prioritet hos andre eierkommuner. Kontrollutvalget i Klæbu kommune vedtok i sak 5/2013 at man ønsket å delta i et samarbeid om selskapskontroll i Trønderenergi AS. På bakgrunn av dette ble det i samarbeid mellom Konsek, Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon utarbeidet en prosjektskisse, og kontrollutvalget vedtok med utgangspunkt i prosjektskissen en bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon avla en rapport fra selskapskontroll av Trønderenergi som svar på bestillingen fra kontrollutvalget i Klæbu kommune og 19 andre kontrollutvalg. Om selskapet Trønderenergi AS er et energikonsern som per var eid av 24 kommuner i Sør-Trøndelag og Nordmøre energiverk, som igjen er eid av Trønderenergi AS og 5 kommuner på Nordmøre. Selskapet ble etablert i 1950 som Sør-Trøndelag elektrisitetsverk, og fikk sitt nåværende navn i I 2010 kjøpte selskapet nettselskapet Trondheim Energi Nett AS, som ble fusjonert med Trønderenergi nett i

11 Selskapet har i dag en rekke datterselskaper organisert innen forretningsområdene energi (prosjektutvikling, handel og kraftproduksjon), nett (nettdrift og montering) og marked (salg av strøm og kundetjenester). Foretningsområdet nett er en monopolvirksomhet, mens de andre forretningsområdene drives i konkurranse med markedet for øvrig. Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i selskapet, og her er alle eierne representert etter eierandel. 10 medlemmer velges av generalforsamlingen til en bedriftsforsamling sammen med 5 medlemmer valgt av de ansatte. Disse velger igjen selskapets styre. 16 eiere er parter i en aksjonæravtale fra 2005 som regulerer forhold mellom eierne. Eierne møter også i jevnlige eiermøter, som er en uformell arena for dialog, og ikke et formelt eierorgan. Om rapporten Etter bestilling fra kontrollutvalgene i 20 av eierkommunene er rapporten utarbeidet i samarbeid mellom Trondheim kommunerevisjon og Revisjon Midt-Norge IKS. Rapporten gir en omfattende og grundig gjennomgang av de deler av virksomheten som har vært undersøkt. Den tar utgangspunkt i tre hovedproblemstillinger: 1. Har den økonomiske utviklingen i Trønderenergi vært i samsvar med eiernes forventninger? 2. Er eierstyring og selskapsledelse i Trønderenergi i samsvar med gitte anbefalinger? 3. Hvordan ivaretar Trønerenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? For å undersøke disse problemstillingene har revisor blant annet gått ut med en spørreskjemaundersøkelse til ordførere i alle 24 eierkommuner, og intervju med til sammen 24 informanter, deriblant ordførere i de 4 største eierkommunene (Melhus, Trondheim, Orkdal og Rissa) samt representanter for administrativ ledelse, styre, valgkomite, revisor og Norges vassdrags og energiverk. I tillegg har revisjonen gått igjennom regnskapsinformasjon og annen dokumentasjon fra konsernet. Økonomisk utvikling Den største endringen i selskapets drift fra er oppkjøpet av Trondheim energi nett AS. Dette har medført en dobling av konsernets økonomiske aktivitet og en firedobling av antall nettkunder. Revisjonen registrerer at avkastningen fra nettvirksomheten var svak i 2012, men at selskapet har intensivert arbeidet med effektivisering for å få økonomiske gevinster ut av nettvirksomheten. Revisjonen påpeker at konsernets investeringsvirksomhet gjennom Trønderenergi Invest AS har vært lite lønnsom. Revisjonen ser det som positivt at selskapet nå har valgt å avvikle denne virksomheten. Kraftsalgsvirksomheten kan vise til god avkastning. Samlet sett viser revisjonen til at lønnsomheten var for svak i Utbytte til eierne har i følge revisjonen vært stabilt gjennom perioden, og i tråd med eierens utbyttekrav. Revisjonen viser til at det ble signalisert lavere nettleie i distriktet og en mindre økning i nettleien i Trondheim og Klæbu etter fusjonen av nettselskapene. Revisjonen kan ikke se at dette har skjedd, og det er ikke signalisert lavere nettleie de nærmeste årene heller. Den såkalte harmoniinntekten som selskapet har tillatelse til å kreve inn etter fusjonen medfører økt nettleie, men bedre lønnsomhet for selskapet. Revisjonen understreker at sammenslåingen har vært ønskelig ut fra nasjonale prioriteringer for å få mer robuste og effektive nettselskap. 11

12 Eierstyring og selskapsledelse Revisjonen viser til at de fleste ordførere mener deres kommune har et klart mål med eierskapet i Trønderenergi, men ikke alle. Videre har åtte kommuner ikke utarbeidet eiermeldinger1. Revisjonen mener dette viser at noen av kommunene har et for lite bevisst forhold til eierskapet. Det er en viss varisjon i eiernes mål for eierskapet, med ulik vekt på finansielle hensyn, men revisjonen vurderer det ikke som å ha vært et problem for selskapet, og alle eiere har godtatt endringer i utbyttestruktur. Revisjonen viser til at aksjonæravtalen er gammel, at det er på høy tid at denne oppdateres og at det derfor er positivt at eierne er i gang med å utforme en ny. Det er tradisjon for at det stort sett er ordførere som representerer kommunene i generalforsamling. Revisjonen viser til at dette legger til rette for god formell og uformell kontakt med de politiske organene i kommunene, og i tråd med anbefalinger fra KS. Revisjonen understreker imidlertid at kommunestyrene også jevnlig bør orienteres, for eksempel gjennom behandling av eierskapsmelding. Revisor påpeker at de uformelle eiermøtene i praksis er der de reelle eierdiskusjonene foregår, og at det bør vurderes å føre referater fra disse for å gi bedre etterprøvbarhet i eierstyringen. Styre og bedriftsforsamling er formelt sett en del av selskapets ledelse, og ikke eierorganger. Revisor viser til at det har vært praksis å velge ordførere også til disse vervene. Dette kan skape habilitetsutfordringer i forhold til styret. Revisor viser til at dette med ett unntak er håndtert godt av styremedlemmene, men at sju av ni ordførere i bedriftsforsamlingen har brutt forvaltningslovens habilitetsbestemmelser ved behandling av endring av vedtekter.2 Revisor viser også til at det er grunn til å stille spørsmål ved om medlemmer av styre eller bedriftsforsamling også må vurderes som inhabile til å møte i generalforsamling på vegne av kommunen. Styret velges av bedriftsforsamlingen etter innstilling fra en valgkomite. Revisor har inntrykk av at komiteens arbeid har vært godt og hensiktsmessig, men påpeker at kriteriene for valg til styret er for vage og upresise og at enkelteiere har lagt sterke føringer på valgkomiteens arbeid. Revisor understreker at eierstyring bør skje gjennom generalforsamlingen, ikke styret, og at det er liten grunn til direkte eierrepresentasjon i styret. Revisor påpeker at det er grunn til å tro at dette fører til forskjellsbehandling av eierne. Revisjonen trekker særlig fram ett tilfelle der de mener at Melhus kommune har gått ut over rammene for profesjonell eierstyring ved å utøve press for at deres kandidat fikk plass i styret i Dette medførte etter revisors vurdering at valgkomiteen ikke kunne innstille på den kandidaten de mente var best egnet ut fra kriteriene de ble gitt. Etter revisjonens vurdering har eierne fokus på selskapets samfunnsansvar. Selskapet har omfattende etiske retningslinjer, men revisjonen påpeker at de ikke har egne retningslinjer for hva som er samfunnsansvaret. Selskapet har lagt offentleglova til grunn for nettselskapets og morselskapets virksomhet, og er bevisst på prinsippene i lov om offentlige anskaffelser. Miljøansvar er dokumentert gjennom ISO-sertifisering. Selskapet har vært igjennom en stort strategisk utviklingsprosess. Revisors vurdering er at selskapet har gjort en god jobb med å informere eierne om dette. Revisor påpeker imidlertid at eierne i mindre grad har vært informert om 1 2 Roan, Åfjord, Osen, Midtre Gauldal, Tydal, Holtålen, Snillfjord og Rissa har ikke eiermelding. Dette gjelder ordførerne i Orkdal, Hemne, Frøya, Oppdal, Hitra, Malvik og Skaun. 12

13 utenlandssatsingen og investeringsvirksomheten og at selskapet også bør sørge for dette. Selskapet står foran store strategiske beslutninger om vindkraftsatsing, og revisor viser til at eierne er delt i dette spørsmålet. Revisjonen mener det er avgjørende at alle eierkommuner setter seg inn i spørsmålet og forankrer kommunens syn i politiske organer. Revisjonen vurderer at konsernet i all hovedsak har nødvendige styringssystemer for selskapet. Internkontrollen er generelt også vurdert som tilfredsstillende, men med noen utfordringer som er påpekt. Innkjøpsrutiner og økonomirutiner på konsernnivå anses av revisor som tilstrekkelige, men revisor påpeker at økonomistyringen i nettselskapet har vært mangelfull. Revisor ser det som positivt at det er et arbeid på gang for å styrke dette. Revisor omtaler særlig problemer i tilknytning til system for måling, avregning, fakturering og innfordring (MAFI), som har vært uheldig for nettselskapet og har medført at synergieffekter ikke er tatt ut. Nettselskapets nøytralitet og funksjonelt skille Nettselskapet er en monopolvirksomhet som er konsesjonsbelagt og underlagt særskilte regler for hvordan den skal drives. Sentralt er at konsernet må kunne dokumentere skille mellom monopolvirksomheten og den konkurranseutsatte virksomheten. I forbindelse med sammenslåingen av nettselskapene har selskapet også fått så mange kunder at de er underlagt strengere krav enn mindre nettselskaper. NVE fant både i 2010 og 2011 avvik på dette området i forbindelse med statlig tilsyn, som til dels ble oppfattet som alvorlige. I oppfølgingen av dette ble Trønderenergi i 2012 ilagt en tvangsmulkt på 1 mill.kr. basert på fem forhold knyttet til funksjonelt skille. Revisjonen viser til at NVE nå har konkludert med at avvikene er lukket. Revisjonen er imdilertid kritisk til at det har tatt så langt tid å få dette i orden. Revisjonen observerer at selskapet ikke later til å ha tatt dette like alvorlig som den statlige tilsynsmyndigheten, men at dette i dag tas på alvor av konsernledelsene. Revisors konklusjoner Blant revisors konklusjoner er at selskapet fremstår som solid og lønnsomt, men har utfordringer med lavere kraftpriser og har signalisert et behov for halvering av utbytte i en overgangsperiode. Selskapet bør i følge revisor har fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og etikkarbeid og har etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne størrelsen. Videre mener revisor at god eierkontakt har sikret at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene som eiernes beslutningsorgan bør særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. 13

14 Vurdering av særlige forhold for Klæbu kommune Klæbu kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt av kommunestyet i september 2010, og har gjennom dette satt målsettinger for sitt eierskap, og prinsipper for eierstyring. Av prinsippene for eierstyring i eierskapsmeldingen fremgår blant annet følgende: 4.2 Et bevisst og aktivt eierskap Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Klæbu kommunes strategi:eierskapsstrategien legges fram for kommunestyret en gang per år. Eierskapsmeldingen revideres en gang per kommunestyreperiode. Dette er i tråd med KS anbefalinger, noe også revisor viser til i sin rapport. I tillegg sier revisor at det er viktig at kommunestyret holdes orientert om utviklingen i alle selskap de har eierinteresser i, slik at de har mulighet til å være med å styre utviklingen i den retningen de ønsker. I Klæbu kommune så er ikke eierskapsmeldingen lagt frem for kommunestyret siden september Uansett hvor mange selskaper kommunen har eierskap i, så vil en årlig gjennomgang av eierskapet gi en god anledning til å bevisstgjøre kommunestyret på hvilke selskaper kommunen har eierinteresser i, målsetning for eierskap i selskapene, og hvordan de skal yte påvirkning på disse selskapene Utarbeidelse/revidering av formål og selskapsstrategi Klæbu kommunes strategi: Det utarbeides en eierskapsstrategi hvor kommunens formål og forventninger til det enkelte selskap framkommer. Dette er en del av og behandles sammen med eierskapsmeldingen. I Klæbu kommune sin eierskapsmelding så er følgende formål definert for eierskapet i Trønderenergi: Trønderenergi skal drive sin virksomhet med det formål å oppnå størst mulig avkastning, samt arbeide aktivt for å bidra til næringsutvikling i regionen og være en pådriver for å etablere et midtnorsk energisamarbeide. Klæbu kommune slutter seg til selskapets strategi som er nedfelt i en egen aksjonæravtale. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS for å gi nyttig informasjon i det videre arbeidet med eierstrategier. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret. 14

15 Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/14 Eva J. Bekkavik 033, &14 12/19-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2013 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2013 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2013 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 15

16 ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I KLÆBU KOMMUNE 1 16

17 Innholdsfortegnelse Om kontroll utvalget, mandat og samm ensetn ing 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget 2.1 Møter Saker Deltakelse i relevante fora Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påsean svar overfor rev isj on... 9 Etisk standard... 9 Avslutning 2 17

18 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2013 Frem til hadde Kontrollutvalget følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Arnt Inge Torvik Ivar Skei Nestleder Ove Lysklett Bjørn Lervold Medlem Rolf Arne Borgen Britt Hukkelås Medlem Jorun Hovdar Johan L. Borgen Medlem Ann Kristin Grendstadbakk 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem Det ble i kommunestyrets møte reist spørsmål vedr. varalisten til kontrollutvalget. På bakgrunn av dette så fikk kommunestyret fremlagt en sak på sitt møte Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Jorunn Hovdar Ivar Skei Nestleder Arnt Inge Torvik Bjørn Lervold Medlem Ann Kristin Grendstadbakk Britt Hukkelås Medlem Ove Lysklett Johan L. Borgen Medlem Einar Skei 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem Utvalgets størrelse og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Klæbu kommunestyre har vedtatt at minst to av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utvalget mener at kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene, og vedtaket i kommunestyret om at minst to medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer ikke er ivaretatt. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok reviderte retningslinjer for kontrollutvalget på sitt møte 16. juni 2011 i sak 29/2011. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Klæbu kommune følges opp. Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i februar

19 1.3 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Klæbu kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. 4 19

20 1.4.2 Revisjon Klæbu kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Klæbu kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER Regnskap Budsjett Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjettert. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art 375 Regnskap Tekst Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Budsjett Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og sekretariatstjenester for Arbeid i utvalget 2.1 Møter Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Klæbu kommune. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Klæbu kommune. Kontrollutvalget i Klæbu kommune har i 2013 avholdt 6 møter og behandlet 52 saker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. 5 20

21 Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Klæbu kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2013 har følgende rapport blitt fremlagt: Tilsyn med tjenester i omsorgsboliger. 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2013 er: Forum for kontroll og tilsyn sin årlige fagkonferanse og årsmøte, juni 2013 på Gardermoen Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 15. oktober Et arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltok på årsmøtet i Årsmøtet arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. 6 21

22 Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert ikontroll utvalget Forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på tilpasset opplæring og tidlig innsats (bestilt i 2012) ble behandlet på kontrollutvalgets møte 7.mars 2013 i sak 3/2013, og på kommunestyrets møte 21.mars 2013 i sak 19/2013, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning 3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Kontrollutvalget har ikke fått tilbakemelding fra rådmannen innen fristen som ble vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget har sendt en påminnelse til rådmannen og bedt om en orientering på sitt første møte i Forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på kostnadseffektivitet innen vann og avløp ble bestilt 7. mars 2013 i sak 4/2013. Ferdig rapport ble behandlet på kontrollutvalgets møte 4.desember 2013 i sak 43/2013. Rapporten ble oversendt kommunestyret i desember Pga. stor saksmengde så ble kommunestyrets behandling av rapporten utsatt til

23 3.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret i sak 59/12. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Klæbu kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt på kommunestyrets møte 23. september 2010 i sak 45/2010. Kontrollutvalget bestilte en selskapskontroll i Trønderenergi AS på sitt møte i sak 5/2013. Selskapskontrollen gjøres i samarbeid med 21 andre eierkommuner i Sør-Trøndelag. Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte i mars Rapporten vil deretter bli oversendt kommunestyret for endelig behandling. 4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon 8 23

24 mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i Klæbu kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret Rådmannen har i 2012 vurdert Klæbu kommunes etiske retningslinjer opp mot andre større kommuner sine retningslinjer. Rådmannen er av den oppfatning av retningslinjene for Klæbu kommune står seg godt. Gjennom oppslag i Adresseavisen våren 2013 ble det kjent at enhetsledere ved pleieinstitusjoner i Sør-Trøndelag har reist på konferanser arrangert av Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum,stpo. Kontrollutvalget fikk på sitt møte i juni 2013 en orientering fra rådmannen vedr. etiske retningslinjer og intern kontroll. 6. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: /Kontrollutvalgene/ Klæbu. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske 9 24