Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 14/17 Møtedato/tid: , kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, Lille møterom Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Andre møtende: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: Sakliste 001/14 002/14 003/14 004/14 005/14 006/14 007/14 008/14 009/14 Godkjenning av protokoll fra møte den Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Bestilling av forvaltningsrevisjon Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Håndtering av offentlig anskaffelse - skogrydding - Orientering til kontrollutvalget Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J.Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/17-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) S aksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar rapport om selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å sette ned et eierstrategiutvalg som skal utarbeide eierstrategier for Snillfjord kommune. Kontrollutvalget legger frem rapporten for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierstrategier blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 3. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp av eierstrategiutvalget. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med fremlegging av eierskapsstrategier. Vedlegg Rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi Saksutredning I plan for selskapskontroll , vedatt av kommunestyret i sak 62/2012 ble følgende prosjekter prioritert: Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS Hamos IKS Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS og Ny Rv 714 AS. System og praksis for eierstyring Kontrollutvalget i Snillfjord kommune vedtok i sak 6/2013 at man ønsket å delta i et samarbeid om selskapskontroll i Trønderenergi AS. På bakgrunn av dette ble det i samarbeid mellom Konsek, Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon utarbeidet en prosjektskisse, og kontrollutvalget vedtok med utgangspunkt i prosjektskissen en bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon avla en rapport fra selskapskontroll av Trønderenergi som svar på bestillingen fra kontrollutvalget i Snillfjord kommune og 19 andre kontrollutvalg. Om selskapet Trønderenergi AS er et energikonsern som per var eid av 24 kommuner i Sør-Trøndelag og Nordmøre energiverk, som igjen er eid av Trønderenergi AS og 5 3

4 kommuner på Nordmøre. Selskapet ble etablert i 1950 som Sør-Trøndelag elektrisitetsverk, og fikk sitt nåværende navn i I 2010 kjøpte selskapet nettselskapet Trondheim Energi Nett AS, som ble fusjonert med Trønderenergi nett i Selskapet har i dag en rekke datterselskaper organisert innen forretningsområdene energi (prosjektutvikling, handel og kraftproduksjon), nett (nettdrift og montering) og marked (salg av strøm og kundetjenester). Foretningsområdet nett er en monopolvirksomhet, mens de andre forretningsområdene drives i konkurranse med markedet for øvrig. Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i selskapet, og her er alle eierne representert etter eierandel. 10 medlemmer velges av generalforsamlingen til en bedriftsforsamling sammen med 5 medlemmer valgt av de ansatte. Disse velger igjen selskapets styre. 16 eiere er parter i en aksjonæravtale fra 2005 som regulerer forhold mellom eierne. Eierne møter også i jevnlige eiermøter, som er en uformell arena for dialog, og ikke et formelt eierorgan. Om rapporten Etter bestilling fra kontrollutvalgene i 20 av eierkommunene er rapporten utarbeidet i samarbeid mellom Trondheim kommunerevisjon og Revisjon Midt-Norge IKS. Rapporten gir en omfattende og grundig gjennomgang av de deler av virksomheten som har vært undersøkt. Den tar utgangspunkt i tre hovedproblemstillinger: 1. Har den økonomiske utviklingen i Trønderenergi vært i samsvar med eiernes forventninger? 2. Er eierstyring og selskapsledelse i Trønderenergi i samsvar med gitte anbefalinger? 3. Hvordan ivaretar Trønerenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? For å undersøke disse problemstillingene har revisor blant annet gått ut med en spørreskjemaundersøkelse til ordførere i alle 24 eierkommuner, og intervju med til sammen 24 informanter, deriblant ordførere i de 4 største eierkommunene (Melhus, Trondheim, Orkdal og Rissa) samt representanter for administrativ ledelse, styre, valgkomite, revisor og Norges vassdrags og energiverk. I tillegg har revisjonen gått igjennom regnskapsinformasjon og annen dokumentasjon fra konsernet. Økonomisk utvikling Den største endringen i selskapets drift fra er oppkjøpet av Trondheim energi nett AS. Dette har medført en dobling av konsernets økonomiske aktivitet og en firedobling av antall nettkunder. Revisjonen registrerer at avkastningen fra nettvirksomheten var svak i 2012, men at selskapet har intensivert arbeidet med effektivisering for å få økonomiske gevinster ut av nettvirksomheten. Revisjonen påpeker at konsernets investeringsvirksomhet gjennom Trønderenergi Invest AS har vært lite lønnsom. Revisjonen ser det som positivt at selskapet nå har valgt å avvikle denne virksomheten. Kraftsalgsvirksomheten kan vise til god avkastning. Samlet sett viser revisjonen til at lønnsomheten var for svak i Utbytte til eierne har i følge revisjonen vært stabilt gjennom perioden, og i tråd med eierens utbyttekrav. Revisjonen viser til at det ble signalisert lavere nettleie i distriktet og en mindre økning i nettleien i Trondheim og Klæbu etter fusjonen av nettselskapene. Revisjonen kan ikke se at dette har skjedd, og det er ikke signalisert lavere nettleie 4

5 de nærmeste årene heller. Den såkalte harmoniinntekten som selskapet har tillatelse til å kreve inn etter fusjonen medfører økt nettleie, men bedre lønnsomhet for selskapet. Revisjonen understreker at sammenslåingen har vært ønskelig ut fra nasjonale prioriteringer for å få mer robuste og effektive nettselskap. Eierstyring og selskapsledelse Revisjonen viser til at de fleste ordførere mener deres kommune har et klart mål med eierskapet i Trønderenergi, men ikke alle. Videre har åtte kommuner ikke utarbeidet eiermeldinger1. Revisjonen mener dette viser at noen av kommunene har et for lite bevisst forhold til eierskapet. Det er en viss varisjon i eiernes mål for eierskapet, med ulik vekt på finansielle hensyn, men revisjonen vurderer det ikke som å ha vært et problem for selskapet, og alle eiere har godtatt endringer i utbyttestruktur. Revisjonen viser til at aksjonæravtalen er gammel, at det er på høy tid at denne oppdateres og at det derfor er positivt at eierne er i gang med å utforme en ny. Det er tradisjon for at det stort sett er ordførere som representerer kommunene i generalforsamling. Revisjonen viser til at dette legger til rette for god formell og uformell kontakt med de politiske organene i kommunene, og i tråd med anbefalinger fra KS. Revisjonen understreker imidlertid at kommunestyrene også jevnlig bør orienteres, for eksempel gjennom behandling av eierskapsmelding. Revisor påpeker at de uformelle eiermøtene i praksis er der de reelle eierdiskusjonene foregår, og at det bør vurderes å føre referater fra disse for å gi bedre etterprøvbarhet i eierstyringen. Styre og bedriftsforsamling er formelt sett en del av selskapets ledelse, og ikke eierorganger. Revisor viser til at det har vært praksis å velge ordførere også til disse vervene. Dette kan skape habilitetsutfordringer i forhold til styret. Revisor viser til at dette med ett unntak er håndtert godt av styremedlemmene, men at sju av ni ordførere i bedriftsforsamlingen har brutt forvaltningslovens habilitetsbestemmelser ved behandling av endring av vedtekter.2 Revisor viser også til at det er grunn til å stille spørsmål ved om medlemmer av styre eller bedriftsforsamling også må vurderes som inhabile til å møte i generalforsamling på vegne av kommunen. Styret velges av bedriftsforsamlingen etter innstilling fra en valgkomite. Revisor har inntrykk av at komiteens arbeid har vært godt og hensiktsmessig, men påpeker at kriteriene for valg til styret er for vage og upresise og at enkelteiere har lagt sterke føringer på valgkomiteens arbeid. Revisor understreker at eierstyring bør skje gjennom generalforsamlingen, ikke styret, og at det er liten grunn til direkte eierrepresentasjon i styret. Revisor påpeker at det er grunn til å tro at dette fører til forskjellsbehandling av eierne. Revisjonen trekker særlig fram ett tilfelle der de mener at Melhus kommune har gått ut over rammene for profesjonell eierstyring ved å utøve press for at deres kandidat fikk plass i styret i Dette medførte etter revisors vurdering at valgkomiteen ikke kunne innstille på den kandidaten de mente var best egnet ut fra kriteriene de ble gitt. Etter revisjonens vurdering har eierne fokus på selskapets samfunnsansvar. Selskapet har omfattende etiske retningslinjer, men revisjonen påpeker at de ikke har egne retningslinjer for hva som er samfunnsansvaret. Selskapet har lagt offentleglova til grunn for nettselskapets og morselskapets virksomhet, og er bevisst 1 2 Roan, Åfjord, Osen, Midtre Gauldal, Tydal, Holtålen, Snillfjord og Rissa har ikke eiermelding. Dette gjelder ordførerne i Orkdal, Hemne, Frøya, Oppdal, Hitra, Malvik og Skaun. 5

6 på prinsippene i lov om offentlige anskaffelser. Miljøansvar er dokumentert gjennom ISO-sertifisering. Selskapet har vært igjennom en stort strategisk utviklingsprosess. Revisors vurdering er at selskapet har gjort en god jobb med å informere eierne om dette. Revisor påpeker imidlertid at eierne i mindre grad har vært informert om utenlandssatsingen og investeringsvirksomheten og at selskapet også bør sørge for dette. Selskapet står foran store strategiske beslutninger om vindkraftsatsing, og revisor viser til at eierne er delt i dette spørsmålet. Revisjonen mener det er avgjørende at alle eierkommuner setter seg inn i spørsmålet og forankrer kommunens syn i politiske organer. Revisjonen vurderer at konsernet i all hovedsak har nødvendige styringssystemer for selskapet. Internkontrollen er generelt også vurdert som tilfredsstillende, men med noen utfordringer som er påpekt. Innkjøpsrutiner og økonomirutiner på konsernnivå anses av revisor som tilstrekkelige, men revisor påpeker at økonomistyringen i nettselskapet har vært mangelfull. Revisor ser det som positivt at det er et arbeid på gang for å styrke dette. Revisor omtaler særlig problemer i tilknytning til system for måling, avregning, fakturering og innfordring (MAFI), som har vært uheldig for nettselskapet og har medført at synergieffekter ikke er tatt ut. Nettselskapets nøytralitet og funksjonelt skille Nettselskapet er en monopolvirksomhet som er konsesjonsbelagt og underlagt særskilte regler for hvordan den skal drives. Sentralt er at konsernet må kunne dokumentere skille mellom monopolvirksomheten og den konkurranseutsatte virksomheten. I forbindelse med sammenslåingen av nettselskapene har selskapet også fått så mange kunder at de er underlagt strengere krav enn mindre nettselskaper. NVE fant både i 2010 og 2011 avvik på dette området i forbindelse med statlig tilsyn, som til dels ble oppfattet som alvorlige. I oppfølgingen av dette ble Trønderenergi i 2012 ilagt en tvangsmulkt på 1 mill.kr. basert på fem forhold knyttet til funksjonelt skille. Revisjonen viser til at NVE nå har konkludert med at avvikene er lukket. Revisjonen er imdilertid kritisk til at det har tatt så langt tid å få dette i orden. Revisjonen observerer at selskapet ikke later til å ha tatt dette like alvorlig som den statlige tilsynsmyndigheten, men at dette i dag tas på alvor av konsernledelsene. Revisors konklusjoner Blant revisors konklusjoner er at selskapet fremstår som solid og lønnsomt, men har utfordringer med lavere kraftpriser og har signalisert et behov for halvering av utbytte i en overgangsperiode. Selskapet bør i følge revisor har fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og etikkarbeid og har etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne størrelsen. Videre mener revisor at god eierkontakt har sikret at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene som eiernes beslutningsorgan bør særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. 6

7 Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Vurdering av særlige forhold for Snillfjord kommune Snillfjord kommune har ikke utarbeidet eierskapsmelding eller eierstrategier, men kommunen har utarbeidet overordnede premisser for etablering og forvaltning av selskaper og eierandeler (jf. kommunestyrets sak 27/2013) En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at kommunens formål med eierskapene er tilstrekkelig klarlagt. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. KS anbefaler at eierskapsmeldingen gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret (jf. KS 19 anbefalinger om eierskap, mai 2010) Uansett hvor mange selskaper kommunen har eierskap i, så vil en årlig gjennomgang av eierskapet gi en god anledning til å bevisstgjøre kommunestyret på hvilke selskaper kommunen har eierinteresser i, målsetning for eierskap i selskapene, og hvordan de skal yte påvirkning på disse selskapene. Revisor sier i rapporten at det er viktig at kommunestyret holdes orientert om utviklingen i alle selskap de har eierinteresser i, slik at de har mulighet til å være med å styre utviklingen i den retningen de ønsker. Kommunens oppfølging av selskap kan delegeres til formannskapet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS for å gi nyttig informasjon i det videre arbeidet med utarbeidelse av eierstrategier for Snillfjord kommune. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret. 7

8 Bestilling av forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 13/85-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon Saksutredning Viser til Kontrollutvalgsbokens kapittel 7 om forvaltningsrevisjon, som gir en god oversikt over prosessen knyttet til forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette ligger det at kontrollutvalget har ansvar for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Selv om det er revisor som gjennomfører forvaltningsrevisjonene, har kontrollutvalget en sentral rolle gjennom hele forvaltningsrevisjonsprosessen. I revisjonsprosessen er det viktig med en god dialog mellom kontrollutvalget, sekretariatet og revisor. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Snillfjord kommune for lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret på møte den , i sak 10/2013. Fokusområder for forvaltningsrevisjon : Barnehagene Næringsutviklingsarbeidet i kommunen Omdømme og omdømmebygging Energi- og klimaplan Valg av fokusområde til forvaltningsrevisjon i Kontrollutvalget må i dagens møte diskutere hvilket fokusområde det er ønskelig å sette i gang en forvaltningsrevisjon nå i Snillfjord kommune har et budsjett på 137 timer til forvaltningsrevisjon i løpet av Revisjonsåret Og det kan påregnes at det vil være omtrent samme timetall for revisjonsåret For å få til en forvaltningsrevisjon som kan gå litt i dybden så anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at det brukes budsjetterte forvaltningsrevisjonstimer for 2 år. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det legges opp til at kontrollutvalgets møte benyttes til drøfting og fastsetting av hvilket fokusområde kontrollutvalget mener bør prioriteres utført i Kontrollutvalget må også diskutere og fastsette problemstillinger som skal legges til grunn for bestillingen. 8

9 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Snillfjord kommune Vedtatt av kommunestyret i sak 10/2013 på møte

10 Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Snillfjord kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Snillfjord kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngå å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplan for kommunen som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap og årsmelding. Kommunens overordnet mål: Snillfjord kommune skal gjennom de folkevalgte organer og en god kommunal organisasjonsstruktur ivareta og utvikle kvaliteten på tjenestetilbudet for den enkelte innbygger i kommunen. Kilde: Økonomiplan for Snillfjord kommune Dette kommer til uttrykk ved: Snillfjord kommune skal gi god service og et likeverdig og riktig tjenestetilbud av høy kvalitet til alle innbyggerne i kommunen. Vi skal ha en sterk demokratisk styring av de kommunale tjenestene som trygger interessene til individet og fellesskapet. Vi skal ha en åpen og inkluderende saksbehandling som grunnlag for debatt og deltakelse fra alle innbyggere. Kommunal organisasjonsstruktur skal være hensiktsmessig og enklest mulig oppbygd og som minimaliserer byråkrati og saksbehandlingstid. Administrasjonen skal være tilrettelegger og pådriver i utførelse av pålagte delegerte oppdrag og samtidig bidra til utvikling og fornyelse tilpasset stadig endrede rammebetingelser. Vi skal legge til rette for etablering av ny næringsvirksomhet i kommunen, samt gi eksisterende næringer vilkår og støtte til opprettholdelse og utvikling. Det skal tilrettelegges for, og stimuleres til boligbygging og bosetting i alle deler av kommunen. Vi skal sikre gode oppvekstvilkår for barn og unge i Snillfjord, med et inkluderende og individuelt tilpasset skolemiljø, som gir hver enkelt mulighet til å utvikle sine evner og føle trygghet, og som er fri for mobbing. Kommunen skal ha helse og sosialtjenester på høyt nivå, og en organisering som skaper trygghet og forutsigbarhet. Et likeverdig og godt tilbud nærmest mulig innbyggerne. Vi vil legge til rette for at forebyggende helsearbeid og individets egen mulighet til å opprettholde god helse er gode i kommunen. Kilde: Økonomiplan for Snillfjord kommune 10

11 Generelt Kommunens inntekter fra skatt og rammetilskudd er basert på innbyggertall og befolkningssammensetning pr året før budsjettåret. Rammetilskuddet er basert på et innbyggertilskudd som beregnes ut fra befolkningens alderssammensetning. Unge i skolepliktig alder og eldre over 80 år utløser større tilskudd. Dette ut fra den tankegangen at det er disse gruppene som er de største forbrukerne av kommunal tjenesteproduksjon. Innbyggertallet i kommunen har de siste årene vært stabilt i underkant av l 000. I 2011 fortsatte utviklingen og innbyggertallet ved utgangen av året var 981. Kommunen arbeider aktivt for å snu denne trenden ved at det legges til rette for både boligbygging og næringsutvikling. Framskrivning utført ved hjelp av SSB`s modell for befolkningsframskriving viser at antall innbyggere vil reduseres ned mot ca. 956 frem mot år Utfordringen til kommunen er todelt. Det ene er å tilpasse driftsnivået etter endringer i økonomiske forutsetninger og lovpålagte oppgaver, det andre er å tilpasse tjenesteproduksjonen til endringer i folketall og alderssammensetning. Organisasjon I 2011 ble det forberedt endringer i kommunens administrative oppbygging. Prosjektet er ferdig men endringene er foreløpig ikke gjennomført og det er derfor ikke gjort organisasjonsmessige endringer i Snillfjord kommune siste år. Snillfjord kommune besluttet i 2011 å delta i fellesprosjektet Samhandlingsreformen i orkdalsregionen. Dette er et samarbeid mellom 12 kommuner som sammen vil bygge opp et fremtidig helsetilbud på enkelte områder. I tillegg til enkelte helsetjenester besluttet Snillfjord kommune også å delta i utredningene om hvorvidt det skal etableres et regionalt samarbeid på andre fagområder som brann/redning/feiing, kart/oppmåling/byggesak, ikt-tjenester, skatt og barnevernsvakt. Snillfjord kommune har p.t et formalisert samarbeid innenfor i alt 27 områder og utviklingen går i retning av ytterligere samarbeidsområder. Rådmannen vurderer det som nødvendig at Snillfjord kommune øker omfanget av interkommunale samarbeidsløsninger. Hovedsakelig begrunnet i rekrutteringsutfordringer og sårbarhet i små organisasjoner med få ansatte i nøkkelstillinger. Økonomi Regnskapsåret 2011 viser et negativt driftsresultat. Selv om det i alle enheter legges mye arbeid i økonomistyring oppsto det forhold som gjorde at enkelte områder ikke klarte å holde seg innenfor tildelt budsjettramme. Mindre skatteinngang og fortsatt reell nedgang i rammeoverføringene gir også negativ virkning for sluttresultatet. Driftsinntektene i 2011 var på 86,0 mill kroner. Det er en nedgang på 0,8 mill. kroner (0,9 %) fra Statlige overføringer og skatt på inntekt og formue er kommunens viktigste inntekter, og utgjorde for Snillfjord i % av brutto inntekter. Driftsutgiftene økte med 3 mill. kroner fra 2010 til 2011 (3,6 %). Kommunens største utgiftspost er lønn og sosiale utgifter og utgjorde 61,8 % i 2011 (fratrukket sykepenger). Driftsnivået er for høyt i forhold til driftsinntektene. Snillfjord kommune med sin demografi og sammensetning har en krevende kostnadsstruktur og er den kommunen i Sør-Trøndelag med høyest utgiftsbehov. 11

12 Utfordringer fremover vil være økte pensjonsutgifter. Økte pensjonsutgifter vil ta ressurser fra andre deler av velferdstilbudet. Fokusområder for forvaltningsrevisjon : Barnehagene Næringsutviklingsarbeidet i kommunen Omdømme og omdømmebygging Energi- og klimaplan Snillfjord kommune Plan for forvaltningsrevisjon for Barnehagene Barnehagen har en viktig rolle som oppvekst- og læringsarena for barn under opplæringspliktig alder. Barnehagen skal støtte barns utvikling ut fra deres egne forutsetninger og gi det enkelte barn og barnegruppen utfordringer. Den skal gi et individuelt tilpasset og likeverdig tilbud og bidra til en meningsfull oppvekst uansett funksjonsnivå, bosted, sosial, kulturell og etnisk bakgrunn. Kvalitetsutvikling i barnehagen innebærer en stadig utvikling av personalets kompetanse. Barnehagens innhold skal være allsidig og variert, og utformes slik at hvert enkelt barn får opplevelser og erfaringer som støtte for sin utvikling av kunnskaper, ferdigheter og holdninger. Barnehagens innhold er delt inn i sju fagområder, fagområdene er i stor grad de samme som barn senere møter som fag i skolen. Gode opplevelser, erfaringer og læring innenfor disse områdene i barnehagen vil kunne gi barn et positivt forhold til fagene og motivasjon for å lære mer. For at barn og foreldre skal få et mest mulig helhetlig tilbud til beste for barns oppvekst og utvikling, kreves det at barnehagen samarbeider med andre tjenester og institusjoner i kommunen Pedagogisk tetthet, generelt innhold, pedagogisk innhold. Næringsutviklingsarbeidet i Snillfjord kommune Strategi for arbeid med næring , ble vedtatt i Snillfjord kommunestyre i sak 63/10 Snillfjord kommune har sagt i et av sine overordnede mål at kommunen skal legge til rette for etablering av ny næringsvirksomhet i kommunen, samt gi eksisterende næringer vilkår og støtte til opprettholdelse og utvikling. For å nå denne målsettingen så har kommunen nedfelt følgende delmål: Gjennom kommunens næringsplan ivareta eksisterende næringsliv, utvikle og skape grunnlag for ny næring i samarbeid med næringslivets organisasjoner. Opparbeide attraktive næringsarealer i flere områder i kommunen. Kommunen skal være en aktiv veileder og støttespiller for nyetablerere. Hvordan lykkes kommunen som nærings-/utviklingsaktør? 12

13 Omdømme og omdømmebygging Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere, og som ønsker at ungdom blir boende eller kommer tilbake til kommunen etter endt utdanning. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår, og på hvilken måte Snillfjord kommune profilerer seg utad. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin egen arbeidsplass / kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med tanke på å skape et godt omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme i Snillfjord kommune kan rettes mot å se hva Snillfjord kommune har gjort, og evt. kan gjøre for å bygge et godt omdømme, både overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Videre kan det være aktuelt å kartlegge hvilket bilde folk har av Snillfjord kommune, både blant kommunens egne innbyggere og blant folk som bor utenfor kommunen. Med tanke på bosetting og tilflytting vil målgruppen særlig være unge mennesker i etableringsfasen Energi- og klimaplan Kommunestyret i Snillfjord kommune vedtok Energi- og klimaplan for Snillfjord kommune I mål og tiltaksdelen er det satt følgende hovedmål for arbeidet omkring energi og klima i Snillfjord: Snillfjord kommune skal bidra til å oppfylle nasjonale forpliktelser innen produksjon av ny fornybar energi, energieffektivisering og klimagassutslipp. Videre er følgende delmål foreslått: 1. Energibruken i kommunale bygg skal reduseres med minimum 10 %. 2. Elektrisitetsbruken i husholdninger skal reduseres med minimum 10 %. 3. Kommunen skal legge til rette for etablering av vindkraft i Snillfjord ved et positivt vedtak i kommunestyret om vindkraftutbygging. 4. Snillfjord skal være selvforsynt med fornybar energi. 5. Klimagassutslippene i kommunen skal reduseres med minimum 10 %. 6. Snillfjord kommune skal bidra til en økt bevissthet og kunnskap omkring energi- og miljøspørsmål. Oppfyller Snillfjord kommune intensjoner og mål i sin Energi- og klimaplanplan? Avslutning Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 1 av prosjektene i denne perioden. Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest rangert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonene. Forvaltningsrevisjonen utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. 13

14 Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/14 Eva J. Bekkavik /5-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar Retningslinjer for høring, kontrollutvalget i Snillfjord kommune og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Retningslinjer for høring, kontrollutvalget i Snillfjord kommune. Vedlegg Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring Saksutredning På samling for kontrollutvalg 15. oktober 2013 fikk deltakerne en orientering om bruk av høring som et verktøy for informasjonsinnhenting. På et generelt grunnlag og ut fra erfaringer andre kontrollutvalg har gjort, ønsker kontrollutvalget å legge til rette for å kunne gjennomføre høringer i helt spesielle saker som krever førstehånds informasjonsinnhenting for å skaffe seg et godt beslutningsgrunnlag. Dette er kunnskap ut over det som til vanlig innhentes av sekretariatet gjennom ordinær saksbehandling. Sekretariatet legger frem utkast til retningslinger for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget. Sekretariatet mener det er riktig å forankre retningslinjene gjennom vedtak i kommunestyret, som har det øverste ansvar for tilsyn og kontroll i kommunen. Det er også viktig at muligheten til å bruke høringer i helt spesielle saker, og prosedyrer for gjennomføring, er kjent for administrasjonen og andre som kan bli innkalt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Gjennomføring av høringer er ressurskrevende og bør brukes kun i helt spesielle saker, hvor kontrollutvalget mener det er nødvendig for å få et godt nok beslutningsgrunnlag. Kontrollutvalget må ta stilling til om de ønsker videre intern prosess eller om saken skal videresendes kommunestyret etter behandlingen i kontrollutvalgets møte

15 RETNINGSLINJER FOR MØTER I KONTROLLUTVALGET SOM GJENNOMFØRES SOM HØRING Snillfjord kommune (Behandlet i kontrollutvalget i sak x/2014 (møte den ). Vedtatt av kommunestyret i sak xx/2014 på møte xx.xx

16 Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold avkommuneloven: kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Høringen skal være åpen, men kontrollutvalget kan lukke møtet for hele eller deler av høringen dersom det framkommer taushetsbelagte opplysninger. Kontrollutvalget kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkede dører etter forvaltningsloven og kommuneloven. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollutvalgets informasjonsbehov, en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet. Forberedelse Før møtet gjennomføres skal det være et saksforberedende møte. På dette møtet skal utvalget gjennomgåhvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål.på det saksforberedende møtet skal det velges en hovedutspørrer for høringen. Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilken sak eller saksområde som er temafor høringen. Det skal informeres om mulighet for eksterne aktører til å reservere seg fra å møte. Den innkalte skal hatilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e) før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare kontrollutvalgets spørsmål. Dersom det bes om lukkede dørerpå grunn av taushetsbelagt informasjon, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte dersomutvalget eller den innkalte krever dette. Gjennomføring av møtet Kontrollutvalgets leder innleder møtet ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før kontrollutvalget starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken.den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen.kontrollutvalget avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkommer under høringen skal følges opp. Det skal føres protokoll fra høringen som et ordinært møte i utvalget. 16

17 Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/14 Eva J. Bekkavik 033, &14 12/11-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2013 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2013 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2013 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Snillfjord kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 17

18 ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I SNILLFJORD KOMMUNE 1 18

19 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING I REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET... 3 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER Sekretariat... 4 Revisjon... 5 Økonomi ARBEID I UTVALGET MØTER... 6 SAKER... 6 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA REVISJON REGNSKAPSREVISJON... 7 FORVALTNINGSREVISJON... 7 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER... 9 SELSKAPSKONTROLL PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON ETISK STANDARD AVSLUTNING

20 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2013 Frem til hadde Kontrollutvalget følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Oddvar Lian Anders Krokstad Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Jens Selnes Åshild J. Lian Sverre J. Jacobsen Arnfinn Olav Volden Kirsten A. Wærdahl 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem På kommunestyrets møte i sak 43/2013 ble det valgt nytt kontrollutvalg. Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Oddvar Lian John Geir Stølan Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Jens Selnes Åshild J. Lian Sverre J. Jacobsen Arnfinn Olav Volden Kirsten A. Wærdahl 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Snillfjord kommune vedtok retningslinjer for kontrollutvalget på sitt møte 31. august 2011 i sak 44/2011. Etter kommunestyrets vedtak av retningslinjer består kontrollutvalget heretter av 5 medlemmer (fra og med valgperioden ), og utvalgets varamedlemmer velges etter nummerering. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Snillfjord kommune følges opp. 3 20

21 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Snillfjord kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. 4 21

22 Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Snillfjord kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Snillfjord kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Regnskap 2013 Budsjett Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjettert. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art 375 Regnskap Tekst Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Budsjett Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Totalt sett blir det et mindreforbruk på området kontroll og revisjon. 5 22

23 2. Arbeid i utvalget 2.1 Møter Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Snillfjord kommune. Møtene vil bli kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg. Kontrollutvalget i Snillfjord har i 2013 avholdt 5 møter og behandlet 49 saker: Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Kontrollutvalget har også i 2013 hatt en rutinemessig oppfølging og gjennomgang av saker som har vært til behandling i kommunestyre og formannskap, med sikte på at fattede vedtak blir fulgt opp som forutsatt. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Snillfjord kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2013 har følgende rapporter blitt fremlagt: Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune Fylkesmannens tilsyn med Snillfjord kommune som barnehagemyndighet Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap sin tilsynsrapport vedr. brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. 6 23

24 For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2013 er: Forum for kontroll og tilsyn sin årlige fagkonferanse og årsmøte, juni 2013 på Gardermoen Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 15. oktober Et arrangement for kontrollutvalgene i de 14 kommunene og fylkeskommunen KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i Forum for Kontroll og Tilsyn. Årsmøtet arrangeres i tilknytning til nasjonal konferanse som blir avholdt i juni hvert år. Ingen fra kontrollutvalget i Snillfjord deltok på konferansen eller årsmøtet. 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Årsregnskapet for 2012 ble avlagt 8. mars, fristen for avleggelse av årsregnskap er 15. februar. Under henvisning til revisors opplysning, under avsnittet Andre forhold, i revisjonsberetningen om for sent avlagt årsregnskap, uttalte kontrollutvalget at de forutsetter at det arbeides for at årsregnskapet avlegges rettidig i kommende år. Ut over ovennevnte hadde Kontrollutvalget ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 7 24

25 Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i kontrollutvalget Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning på sitt møte i sak 27/2011. Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte i sak 53/2011. Kommunestyret gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember Rådmannen har i brev av gitt en tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt. 7.2 samt kommunestyrets tillegg til revisors anbefalinger i rapporten. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren Rådmannen ga en ny tilbakemelding til kontrollutvalget på utvalgets møte i sak 38/2012. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha saken til oppfølging Rådmannen ga en ny tilbakemelding til kontrollutvalget på utvalgets møte i sak 36/2013. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til orientering. Utvalget ønsker fortsatt å ha med saken på sin liste over oppfølging av vedtak. 8 25