Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 14/15 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Sivert Arne Selvli, leder Astrid Skretting, nestleder Arne Nordgård Per Arne Brevik Johan Arne Selven Forfall: Andre møtende: Kopi: 1. varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 001/14 002/14 003/14 004/14 005/14 006/14 Godkjenning av protokoll fra møte den Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Sivert Arne Selvli (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/15-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/193-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapport om selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering og legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eieskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 3. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Vedlegg Rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi Saksutredning I plan for selskapskontroll , vedatt av kommunestyret i sak 68/2012 ble følgende prosjekter prioritert: System og praksis for eierstyring Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi AS Hamos IKS Bomvegselskaper Trønderenergi er gitt 2. prioritet i Plan for selskapskontroll , men igangsetting av denne selskapskontrollen ble prioritert da prosjektet også hadde høy prioritet hos andre eierkommuner. Kontrollutvalget i Agdenes kommune vedtok i sak 4/2013 at man ønsket å delta i et samarbeid om selskapskontroll i Trønderenergi AS. På bakgrunn av dette ble det i samarbeid mellom Konsek, Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon utarbeidet en prosjektskisse, og kontrollutvalget vedtok med utgangspunkt i prosjektskissen en bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon avla en rapport fra selskapskontroll av Trønderenergi som svar på bestillingen fra kontrollutvalget i Agdenes kommune og 19 andre kontrollutvalg. Om selskapet Trønderenergi AS er et energikonsern som per var eid av 24 kommuner i Sør-Trøndelag og Nordmøre energiverk, som igjen er eid av Trønderenergi AS og 5 kommuner på Nordmøre. Selskapet ble etablert i 1950 som Sør-Trøndelag elektrisitetsverk, og fikk sitt nåværende navn i I 2010 kjøpte selskapet 3

4 nettselskapet Trondheim Energi Nett AS, som ble fusjonert med Trønderenergi nett i Selskapet har i dag en rekke datterselskaper organisert innen forretningsområdene energi (prosjektutvikling, handel og kraftproduksjon), nett (nettdrift og montering) og marked (salg av strøm og kundetjenester). Foretningsområdet nett er en monopolvirksomhet, mens de andre forretningsområdene drives i konkurranse med markedet for øvrig. Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i selskapet, og her er alle eierne representert etter eierandel. 10 medlemmer velges av generalforsamlingen til en bedriftsforsamling sammen med 5 medlemmer valgt av de ansatte. Disse velger igjen selskapets styre. 16 eiere er parter i en aksjonæravtale fra 2005 som regulerer forhold mellom eierne. Eierne møter også i jevnlige eiermøter, som er en uformell arena for dialog, og ikke et formelt eierorgan. Om rapporten Etter bestilling fra kontrollutvalgene i 20 av eierkommunene er rapporten utarbeidet i samarbeid mellom Trondheim kommunerevisjon og Revisjon Midt-Norge IKS. Rapporten gir en omfattende og grundig gjennomgang av de deler av virksomheten som har vært undersøkt. Den tar utgangspunkt i tre hovedproblemstillinger: 1. Har den økonomiske utviklingen i Trønderenergi vært i samsvar med eiernes forventninger? 2. Er eierstyring og selskapsledelse i Trønderenergi i samsvar med gitte anbefalinger? 3. Hvordan ivaretar Trønerenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? For å undersøke disse problemstillingene har revisor blant annet gått ut med en spørreskjemaundersøkelse til ordførere i alle 24 eierkommuner, og intervju med til sammen 24 informanter, deriblant ordførere i de 4 største eierkommunene (Melhus, Trondheim, Orkdal og Rissa) samt representanter for administrativ ledelse, styre, valgkomite, revisor og Norges vassdrags og energiverk. I tillegg har revisjonen gått igjennom regnskapsinformasjon og annen dokumentasjon fra konsernet. Økonomisk utvikling Den største endringen i selskapets drift fra er oppkjøpet av Trondheim energi nett AS. Dette har medført en dobling av konsernets økonomiske aktivitet og en firedobling av antall nettkunder. Revisjonen registrerer at avkastningen fra nettvirksomheten var svak i 2012, men at selskapet har intensivert arbeidet med effektivisering for å få økonomiske gevinster ut av nettvirksomheten. Revisjonen påpeker at konsernets investeringsvirksomhet gjennom Trønderenergi Invest AS har vært lite lønnsom. Revisjonen ser det som positivt at selskapet nå har valgt å avvikle denne virksomheten. Kraftsalgsvirksomheten kan vise til god avkastning. Samlet sett viser revisjonen til at lønnsomheten var for svak i Utbytte til eierne har i følge revisjonen vært stabilt gjennom perioden, og i tråd med eierens utbyttekrav. Revisjonen viser til at det ble signalisert lavere nettleie i distriktet og en mindre økning i nettleien i Trondheim og Klæbu etter fusjonen av nettselskapene. Revisjonen kan ikke se at dette har skjedd, og det er ikke signalisert lavere nettleie de nærmeste årene heller. Den såkalte harmoniinntekten som selskapet har tillatelse til å kreve inn etter fusjonen medfører økt nettleie, men bedre lønnsomhet for 4

5 selskapet. Revisjonen understreker at sammenslåingen har vært ønskelig ut fra nasjonale prioriteringer for å få mer robuste og effektive nettselskap. Eierstyring og selskapsledelse Revisjonen viser til at de fleste ordførere mener deres kommune har et klart mål med eierskapet i Trønderenergi, men ikke alle. Videre har åtte kommuner ikke utarbeidet eiermeldinger1. Revisjonen mener dette viser at noen av kommunene har et for lite bevisst forhold til eierskapet. Det er en viss varisjon i eiernes mål for eierskapet, med ulik vekt på finansielle hensyn, men revisjonen vurderer det ikke som å ha vært et problem for selskapet, og alle eiere har godtatt endringer i utbyttestruktur. Revisjonen viser til at aksjonæravtalen er gammel, at det er på høy tid at denne oppdateres og at det derfor er positivt at eierne er i gang med å utforme en ny. Det er tradisjon for at det stort sett er ordførere som representerer kommunene i generalforsamling. Revisjonen viser til at dette legger til rette for god formell og uformell kontakt med de politiske organene i kommunene, og i tråd med anbefalinger fra KS. Revisjonen understreker imidlertid at kommunestyrene også jevnlig bør orienteres, for eksempel gjennom behandling av eierskapsmelding. Revisor påpeker at de uformelle eiermøtene i praksis er der de reelle eierdiskusjonene foregår, og at det bør vurderes å føre referater fra disse for å gi bedre etterprøvbarhet i eierstyringen. Styre og bedriftsforsamling er formelt sett en del av selskapets ledelse, og ikke eierorganger. Revisor viser til at det har vært praksis å velge ordførere også til disse vervene. Dette kan skape habilitetsutfordringer i forhold til styret. Revisor viser til at dette med ett unntak er håndtert godt av styremedlemmene, men at sju av ni ordførere i bedriftsforsamlingen har brutt forvaltningslovens habilitetsbestemmelser ved behandling av endring av vedtekter.2 Revisor viser også til at det er grunn til å stille spørsmål ved om medlemmer av styre eller bedriftsforsamling også må vurderes som inhabile til å møte i generalforsamling på vegne av kommunen. Styret velges av bedriftsforsamlingen etter innstilling fra en valgkomite. Revisor har inntrykk av at komiteens arbeid har vært godt og hensiktsmessig, men påpeker at kriteriene for valg til styret er for vage og upresise og at enkelteiere har lagt sterke føringer på valgkomiteens arbeid. Revisor understreker at eierstyring bør skje gjennom generalforsamlingen, ikke styret, og at det er liten grunn til direkte eierrepresentasjon i styret. Revisor påpeker at det er grunn til å tro at dette fører til forskjellsbehandling av eierne. Revisjonen trekker særlig fram ett tilfelle der de mener at Melhus kommune har gått ut over rammene for profesjonell eierstyring ved å utøve press for at deres kandidat fikk plass i styret i Dette medførte etter revisors vurdering at valgkomiteen ikke kunne innstille på den kandidaten de mente var best egnet ut fra kriteriene de ble gitt. Etter revisjonens vurdering har eierne fokus på selskapets samfunnsansvar. Selskapet har omfattende etiske retningslinjer, men revisjonen påpeker at de ikke har egne retningslinjer for hva som er samfunnsansvaret. Selskapet har lagt offentleglova til grunn for nettselskapets og morselskapets virksomhet, og er bevisst på prinsippene i lov om offentlige anskaffelser. Miljøansvar er dokumentert gjennom ISO-sertifisering. 1 2 Roan, Åfjord, Osen, Midtre Gauldal, Tydal, Holtålen, Snillfjord og Rissa har ikke eiermelding. Dette gjelder ordførerne i Orkdal, Hemne, Frøya, Oppdal, Hitra, Malvik og Skaun. 5

6 Selskapet har vært igjennom en stort strategisk utviklingsprosess. Revisors vurdering er at selskapet har gjort en god jobb med å informere eierne om dette. Revisor påpeker imidlertid at eierne i mindre grad har vært informert om utenlandssatsingen og investeringsvirksomheten og at selskapet også bør sørge for dette. Selskapet står foran store strategiske beslutninger om vindkraftsatsing, og revisor viser til at eierne er delt i dette spørsmålet. Revisjonen mener det er avgjørende at alle eierkommuner setter seg inn i spørsmålet og forankrer kommunens syn i politiske organer. Revisjonen vurderer at konsernet i all hovedsak har nødvendige styringssystemer for selskapet. Internkontrollen er generelt også vurdert som tilfredsstillende, men med noen utfordringer som er påpekt. Innkjøpsrutiner og økonomirutiner på konsernnivå anses av revisor som tilstrekkelige, men revisor påpeker at økonomistyringen i nettselskapet har vært mangelfull. Revisor ser det som positivt at det er et arbeid på gang for å styrke dette. Revisor omtaler særlig problemer i tilknytning til system for måling, avregning, fakturering og innfordring (MAFI), som har vært uheldig for nettselskapet og har medført at synergieffekter ikke er tatt ut. Nettselskapets nøytralitet og funksjonelt skille Nettselskapet er en monopolvirksomhet som er konsesjonsbelagt og underlagt særskilte regler for hvordan den skal drives. Sentralt er at konsernet må kunne dokumentere skille mellom monopolvirksomheten og den konkurranseutsatte virksomheten. I forbindelse med sammenslåingen av nettselskapene har selskapet også fått så mange kunder at de er underlagt strengere krav enn mindre nettselskaper. NVE fant både i 2010 og 2011 avvik på dette området i forbindelse med statlig tilsyn, som til dels ble oppfattet som alvorlige. I oppfølgingen av dette ble Trønderenergi i 2012 ilagt en tvangsmulkt på 1 mill.kr. basert på fem forhold knyttet til funksjonelt skille. Revisjonen viser til at NVE nå har konkludert med at avvikene er lukket. Revisjonen er imdilertid kritisk til at det har tatt så langt tid å få dette i orden. Revisjonen observerer at selskapet ikke later til å ha tatt dette like alvorlig som den statlige tilsynsmyndigheten, men at dette i dag tas på alvor av konsernledelsene. Revisors konklusjoner Blant revisors konklusjoner er at selskapet fremstår som solid og lønnsomt, men har utfordringer med lavere kraftpriser og har signalisert et behov for halvering av utbytte i en overgangsperiode. Selskapet bør i følge revisor har fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og etikkarbeid og har etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne størrelsen. Videre mener revisor at god eierkontakt har sikret at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene som eiernes beslutningsorgan bør særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. 6

7 At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Vurdering av særlige forhold for Agdenes kommune Agdenes kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt av kommunestyet i oktober 2010 i sak 44/10, og har gjennom dette satt målsettinger for sitt eierskap, og prinsipper for eierstyring. Av prinsippene for eierstyring i eierskapsmeldingen fremgår blant annet følgende: 3.1 Utøving av eierskapet a) For å kunne ivareta og drøfte Agdenes kommunes eierinteresser og eierstrategier, oppretter Agdenes kommune et årlig eiermøte i kommunestyret. Her vektlegges følgende punkter: utviklingen i selskapene generelt og i forhold til utvalgte nøkkeltall risiko og fremtidsutsikter behov og ønsker om mulige endringer og tiltak b) Ved inngåelse av en betydelig eierpost (minimum 1/3) i et selskap skal Agdenes kommune kreve minimum ett styremedlem. c) Kommunens representant i eierorganet har ansvaret for rapportering fra selskapet i det årlige eiermøtet i kommunestyret. d) Det bør vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med selskapets formål. e) Ved valg av kommunens representant(er) i styret skal relevant kompetanse vektlegges. f) Kommunen bør legge inn en forespørsel om at selskapet stiller med styreansvarsforsikring til styrerepresentanten. Hvis dette avslås, må kommunen selv tegne forsikring. KS anbefaler at eierskapsmeldingen gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret (jf. KS 19 anbefalinger om eierskap, mai 2010) I Agdenes kommune så er ikke eierskapsmeldingen lagt frem for kommunestyret siden oktober Uansett hvor mange selskaper kommunen har eierskap i, så vil en årlig gjennomgang av eierskapet gi en god anledning til å bevisstgjøre kommunestyret på hvilke selskaper kommunen har eierinteresser i, målsetning for eierskap i selskapene, og hvordan de skal yte påvirkning på disse selskapene. Revisor sier i rapporten at det er viktig at kommunestyret holdes orientert om utviklingen i alle selskap de har eierinteresser i, slik at de har mulighet til å være med å styre utviklingen i den retningen de ønsker. Kommunens oppfølging av selskap kan delegeres til formannskapet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS for å gi nyttig informasjon i det videre arbeidet med eierstrategier. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret. 7

8 Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/14 Eva J. Bekkavik 033, &14, 12/18-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2013 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2013 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2013 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Agdenes kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 8

9 ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I AGDENES KOMMUNE 9

10 Innholdsfortegnelse Om kontroll utvalget, mandat og sammensetn ing 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget 2.1 Møter Saker Deltakelse i relevante fora Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påsean svar overfor rev isj on... 9 Etisk standard Avslutning 10

11 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2013 Frem til hadde kontrollutvalget følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Sivert Arne Selvli Susanne Nilsen Per Arne Brevik Martin Vatn Johan Arne Selven Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem 1. Egil Øyangen 2. Mari Elin D. Sterten 3. Turid Braa 4. Nils Olav Eriksen 5. Roar Tangvik 1. Kenneth Handberg 2. Elin Berg 1. Lars Arne Landrø 2. Marie Westad Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Vatn Vatn Selvli Selvli På kommunestyrets møte 4. september 2013 i sak 33/13 ble nytt medlem av kontrollutvalg et valgt Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Sivert Arne Selvli Astrid Skretting Per Arne Brevik Arne Nordgård Johan Arne Selven Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem 1. Egil Øyangen 2. Mari Elin D. Sterten 3. Turid Braa 4. Nils Olav Eriksen 5. Roar Tangvik 1. Kenneth Handberg 2. Elin Berg 1. Lars Arne Landrø 2. Marie Westad Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Vatn Vatn Selvli Selvli Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Utvalget mener at kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene ikke er ivaretatt. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Agdenes kommune vedtok retningslinjer for kontrollutvalget på sitt møte 07. september 2011 i sak 33/2011. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Agdenes kommune følges opp.

12 Kommunestyret i Agdenes kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i februar Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Agdenes kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt 12

13 vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Agdenes kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Agdenes kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER Regnskap Budsjett Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er i tråd med budsjettet. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art 375 Regnskap Tekst Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Budsjett Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Arbeid i utvalget 2.1 Møter Kontrollutvalget vedtok på sitt møte 8. mai 2012 i sak 12/12, om å holde sine møter for åpne dører. Kontrollutvalget i Agdenes kommune har i 2013 avholdt 5 møter og behandlet 44 saker. Fra og med valgperioden blir protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. 13

14 Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Kontrollutvalget besøkte omsorgsboligene og sykehjemmet på sitt møte i oktober. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Agdenes kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2013 har følgende rapport blitt fremlagt: Forebygging og behandling av underernæring hos eldre. Agdenes kommune deltar i et interkommunalt samarbeid innen barnevern med Orkdal, Skaun og Meldal kommuner, hvor Orkdal kommune utfører tjenesten på vegne av de andre tre kommunene. Det var omfattende negativ medieoppmerksomhet rundt utfordringer i barnevernet i Orkdal i slutten av Kontrollutvalget har på bakgrunn av dette hatt flere orienteringer i løpet av 2013 fra rådmannen, samt at utvalget har fått oversendt informasjon fra kontrollutvalget i Orkdal kommune. 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2013 er: Forum for kontroll og tilsyn sin årlige fagkonferanse og årsmøte, juni 2013 på Gardermoen Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 15. oktober Et arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, ingen fra kontrollutvalget deltok på årsmøtet i Årsmøtet arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 14

15 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert ikontroll utvalget Kommunestyret behandlet rapport fra forvaltningsrevisjon med fokus på omdømme og omdømmebygging i Agdenes kommune på sitt møte i sak 38/2012. Kommunestyret gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Omdømme og omdømmebygging til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av april

16 Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding på sitt møte 17. juni i sak 40/2013, utvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på pleie og omsorg på sitt møte i sak 19/2013. Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte i juni Rapporten vil deretter bli oversendt kommunestyret for endelig behandling. 3.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret i sak 68/12. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Eierskapsmelding Kommunalt eierskap - Generelle strategier og rapporteringsinstrukser for selskaper med Agdenes kommune som medeier.. og Eierskapsstrategier for HAMOS Forvaltning IKS ble vedtatt på kommunestyremøte den i sak 44/2010 Kontrollutvalget bestilte en selskapskontroll i Trønderenergi AS på sitt møte i sak 4/2013. Selskapskontrollen gjøres i samarbeid med 21 andre eierkommuner i Sør-Trøndelag. Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte i mars Rapporten vil deretter bli oversendt kommunestyret for endelig behandling. 4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 16

17 Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i Agdenes kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret i sak 68/2008. Gjennom oppslag i Adresseavisen våren 2013 ble det kjent at enhetsledere ved pleieinstitusjoner i Sør-Trøndelag har reist på konferanser arrangert av Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum,stpo. Kontrollutvalget fikk på sitt møte i april 2013 en orientering fra rådmannen vedr. ansattes deltakelse på fagreiser 17

18 6. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: /Kontrollutvalgene/Agdenes. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Agdenes kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Agdenes kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Agdenes kommune. Lensvik Sivert Arne Selvli Kontrollutvalgets leder 18

19 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/14 Eva J. Bekkavik /51-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Agdenes kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Vedlegg Saker for videre oppfølging Kommunestyret Kommunestyret Formannskapet Formannskapet Formannskapet Formannskapet Formannskapet Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, legger kontrollutvalgets sekretariat frem kopi av sakslistene fra møtene i kommunestyret og formannskapet som er avholdt etter kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Ingen nye saker er satt opp i kontrollutvalgets oppfølgingsliste etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. 19

20 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som er satt til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 20

21 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden 25. november mars 2014, foreslår kontrollutvalget at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Agdenes kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel KS Lensvik flerbrukshus - Navnet 14/12 Kommentar Til oppfølging Vedtak i kommunestyret : Den nye idrettshallen gis navnet Agdeneshallen. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. status skilting av kommunale bygg. Kontrollutvalgets møte Orientering vedr. status skilting av kommunale bygg: Kommunestyret har ikke vedtatt noen plan for skilting av kommunale bygg, derfor er dette ikke et prioritert arbeid. FS Vannskade/utbedringstiltak 16/12 boligeiendommen GNR.89, BNR.61, klage Orientering kontrollutvalgets møte 3. des Vedtak i formannskapet : HNDs vedtak i sak nr. 2/12 den vedrørende et pålegg om stikkledning under avkjørsel til eiendommen gnr. 89 bnr. 61, stadfestes. Klagen har etter dette ikke ført fram. Ny frist for gjennomføring av pålegget settes til den Kommunen sørger for forskriftsmessig veigrøft langs eiendommen. Dette vedtaket er endelig og kan ikke påklages videre i forvaltningen, jfr. forvaltningslovens 28 Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. status i saken. Kontrollutvalgets møte Advokatfirmaet Krogstad har på vegne av eier av boligeiendommen sendt brev ( ) til Agdenes kommune vedr. prosessvarsel. Agdenes kommune har i brev av gitt tilsvar på brevet fra Advokatfirmaet Krogstad. Agdenes kommune har ikke hørt noe etter dette og går ut fra at motparten har valgt å gå bort fra planen om en rettslig løsning. Kommunen vil nå purre på gjennomføring av pålegget. 21 Orientering kontrollutvalgets møte 3. des. 2013

22 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 11:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/14 14/73 2/14 13/446 3/14 14/58 4/14 14/69 5/14 14/63 6/14 12/717 7/14 14/61 8/14 14/62 Referatsaker SLUTTBEHANDLING - ENDRING AV REG.PLAN FOR NORD-LEKSA GNR 58/1 FORLIKSRÅDET - OPPNEVNING AV FASTE MØTEFULLMEKTIGER ÅRSRAPPORTERING - FINANSFORVALTNING 2013 RETNINGSLINJER FOR HØRINGER I KONTROLLUTVALGET SVØMMEHALLEN - BILLETTPRISER SVØMMEHALLEN HERDERSPRISEN "ÅRETS NAVN" - STATUTTENE ETISKE RETNINGSLINJER EVENTUELT Lensvik, Oddvar Indergård ordfører 22

23 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 11:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 47/13 13/637 48/13 13/635 49/13 13/627 50/13 13/638 51/13 13/636 52/13 13/632 53/13 13/633 54/13 13/249 55/13 13/587 Referatsaker SIO UTVIKLINGS- OG ARBEIDSPLAN 2014 RENOVASJONSGEBYRET 2014 REGULATIV FOR PLAN- OG BYGGESAKSBEHANDLING REGULERING AV HUSLEIESATSER GEBYRREGULATIVET FOR SLAMTØMMING GEBYRREGULATIVET FOR FEIING OG TILSYN HANDLINGSPROGRAM MED ØKONOMIPLAN OG BUDSJETT 2014 BUDSJETTREGULERING 2013 EVENTUELT Lensvik, Oddvar Indergård ordfører 23

24 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:30 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/14 14/130 7/14 14/124 Referatsaker BOLIGOMRÅDER I YTRE AGDENES EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 24

25 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 3/14 14/88 4/14 13/665 5/14 14/25 Referatsaker SØKND OM DISPENSASJON FRA REGULERIGSBESTEMMELSEN ANG. HØYDE PÅ BYGG - SCANBIO MARIN GNR. 4/92 HØRING - REGIONAL STRATEGI FOR AREALBRUK EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 25

26 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/14 14/45 2/14 13/446 Referatsaker 2. GANGS BEHANDLING - ENDRING AV REG.PLAN FOR NORD-LEKSA GNR 58/1 EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e. fullm. 26

27 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 13:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 51/13 13/622 52/13 13/552 53/13 13/82 54/13 13/493 55/13 12/347 56/13 13/322 Referatsaker FORESPØRSEL OM REGULERING - NYTT HYTTEFELT SØR FOR STORKAMMEN, GRØNNINGEN GNR.109 BNR.5 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS AREALDEL FOR OPPFØRING AV GARASJE - GNR 88/70 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS AREALDEL FRADELING AV BOLIGTOMT - GNR 91/6 SVEIN HALGEIR ØLSTØREN BRUKSENDRING LØKHAUGEN GNR 15/2 - SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS AREALDEL SØKNAD OM REGULERINGSENDRING - ADKOMSTVEG TIL GNR 19/1 FNR. 10 EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e. fullm. 27

28 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 11:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 45/13 13/599 46/13 13/110 47/13 11/32 48/13 13/389 49/13 11/22 50/13 13/249 Referatsaker OPPRETTING AV MATRIKKELENHET PÅ GNR 4/108 - SELVA - KLAGE SØKNAD OM KJØPAV NABOTOMT ELLER DELER AV DENNE 89/185 VOLLADALEN LENE STERTEN BERG OG TOMAS BERG SØKNAD OM REGULERINGSENDRING - JUSTERING AV BYGGEOMRÅDE FOR NAUST GNR25/3 FORSLAG TIL INTERKOMMUNAL KYSTSONEPLAN FOR SØR-TRØNDELAG HANDLINGSPROGRAM MED ØKONOMIPLAN OG BUDSJETT 2014 EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e. fullm. 28

29 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/15-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Orientering til samarbeidende kontrollutvalg vedrørende forvaltningsrevisjon av barneverntjenester. (15388).pdf Melding om politisk vedtak - Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Kontrollrapport 2013 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Agdenes kommune Advarer ledere mot sykefraværsmål Fritak for politiske verv - hvem avgjør Ny spalte - Benrt svarer - Habilitet Politikere kan sjelden få innsyn i taushetsbelagt informasjon Status for samhandlingsreformen FKT Invitasjon til konferanse og årsmøte 2014 Sammendrag av NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014 Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: Brev fra kontrollutvalget i Orkdal kommune Kommunestyrets vedtak i sak 5/14. Kontrollrapport 2013 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Agdenes kommune Kommunale ledere bør glemme å få ned sykefraværet til en viss prosent fordi slik målstyring demotiverer de aller fleste ansatte, mener professor. 5. Noen kommunestyrer har delegert til ordføreren å innvilge eller avslå søknader om fritak fra politiske verv. Men har ordføreren lov til å avgjøre det på egen hånd? 6. Kommunal-Rapport.no presenterer en ny spalte i sin digitale utgave. Jusprofessor Jan Fridtjof Bernt svarer på spørsmål om kommunelov, forvaltningslov og offentlighetslov. 7. Det er problematisk å gi enkeltpolitikere innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Bare folkevalgte organer kan pålegge administrasjonen å utlevere slike. 8. Ferske tall fra samhandlingsreformen viser at utviklingen går i riktig retning. 9. Forum for kontroll og tilsyn - Invitasjon til konferanse og årsmøte NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014 kort sammendrag Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 29

30 Vår saksbehandler: Torbjørn Brandt, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Til: Agdenes kontrollutvalg Meldal kontrollutvalg Skaun kontrollutvalg Orientering til samarbeidende kontrollutvalg vedrørende forvaltningsrevisjon av barneverntjenester. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon , vedtak 138/12, vurderte Orkdal Kontrollutvalg hvilke områder som burde være gjenstand for forvaltningsrevisjon Når det gjelder den interkommunale barnevernstjenesten, er denne uprioritert i inneværende plan. Da det i 2012 har vært stort fokus på barnevernsarbeidet i Orkdal kommune og mange tiltak er satt i verk, ønsker kontrollutvalget i stedet at oppfølgingen skjer i neste planperiode, Som vertskommune for barneverntjenester ser Orkdal kontrollutvalg viktigheten av å få belyst ulike sider ved de tjenestene som Orkdal tilbyr og yter. Videre er det viktig for Orkdal Kontrollutvalg å signalisere ovenfor de øvrige kontrollutvalgene at barnevernet har og fortsatt vil ha høy prioritet. Det kan forventes at flere av de samarbeidende kommuner ønsker å delta i prosjektet. Orkdal Kontrollutvalg ønsker at en forvaltningsrevisjonrapport gir svar på de spørsmål kontrollutvalgene i samtlige av samarbeidskommunene ønsker besvart. For å oppnå dette er det helt avgjørende at man vurderer grundig de ulike områder man ønsker å få belyst i forkant av en bestilling av forvaltningsrevisjon. I denne forbindelse ønsker Orkdal kontrollutvalg å innlede en dialog med kontrollutvalgene i Agdenes, Meldal og Skaun. I tilfelle man ønsker å gjennomføre et felles prosjekt, vil det være formålstjenelig at kontrollutvalgene først diskuterer internt hvilke problemstillinger de ønsker å vektlegge, med etterfølgende dialog, som deretter danner grunnlaget for en felles bestilling. Med hilsen Torbjørn Brandt Konsulent, KonSek Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: Bank: Telefaks: Org.nr: