Referat anbudsbefaring Stevneplassen 29. august 2016

Transkript

1 Referat anbudsbefaring Stevneplassen 29. august 2016 Torsdag 25. august ble det avholdt felles befaring som startet ved Skagerak arena. Deltakerlista og ruta er vedlagt. Underveis ble deltakerne informert om de viktigste elementer og ulike utviklinger som foregår og er ønsket i området. Representanter fra ulike brukergrupper og organisasjoner fortalte om sin interesse, bekymringer og ideer for fremtidig utvikling av området og fremtidig bruk av bygninger. Etter befaringen var det enkel servering med kaffe og boller i Oddranes klubbhus. Her fikk deltakerne anledning til å stille ytterlige spørsmål. Spørsmålene som kommunen har mottatt skriftlig, samt muntlig på befaringen, gjennomgås og besvares nedenfor: 1. Presisering av konkurransegrunnlag Stevneplassen, datert , publisert Side 11 Kapitel 5 Under prosjektgjennomføring: Sammensetting av team er en del av oppgaveforståelsen. Det vil vektes om tilbyder har et team som er organisert og satt sammen for å oppnå mål og delmål. Antall CV-er er ikke relevant (vektes ikke) Side 13 Kapitel 8 Fremdrift og tidsplaner Reguleringsoppdraget innebærer arbeid frem til offentlig ettersyn, inkludert saksframlegg for 1. gangs behandling b) Varsling av oppstart av reguleringsarbeidet er ikke gjort. Kommunen tar sikt på å varsle oppstart i løpet av september. Det blir ikke organisert et formelt oppstartsmøte før varsling av reguleringsarbeidet. Viktige tema for planarbeidet og planbeskrivelsen listes opp under tabell 2 nedenfor. 8.2 c) Planmateriale (se også under 10.5 side 18) leveres senest 1. juni 2017

2 1.3. Side 22 Tilbudsvedlegg 1.1, 1.4 og d) Sluttbehandling høst Plan for midlertidig bruk, medvirkning og formidling leveres senest 1. februar Det vil være aktuelt å gjennomføre tiltak i løpet av sommeren 2017, evt. i samarbeid med lokale aktører. Arbeid med dette inngår ikke i oppdraget. Tilbudsvedlegg 1.1, 1.4 og 1.5 kreves for hovedleverandør. Ved kontrahering blir opplysninger under 1.1, 1.4 og 1.5 også krevet for eventuelle underleverandører Side 22 Tilbudsvedlegg 1.6 Tilbudsvedlegg 1.6 er rettet til Kvalifikasjoner av foretaket og personell (kapitel 4 av anbudsinnbydelse og tilbudsskjema). Siste avsnitt på side 10 strykes, midterste kolonne under C Dokumentasjonskrav: «kort beskrivelse av sammenheng mellom oppgaveforståelse, sammensetning av team og prosjektorganisering» Tilbudsvedlegg 1.6 kreves for både hovedleverandør og underleverandører Side 23 Tilbudsvedlegg 1.7 «Liste over foretakets relevante prosjekter med hovedvekt på de siste 5 årene, hvorav minst 2 skal være byutviklingsprosjekt og minst 1 områderegulering» utvides med: eller 1 stor reguleringsplan 1.6. Side 23 Tilbudsvedlegg 2.2 Tilbudsvedlegg 2.2 er rettet til kontrakt og tildelingskriterier og forslag om prosjektorganisering, prosjektmedarbeidere (sammensetning av team og fagkompetanse) i forhold til tilbyders strategi og forståelse av stedet og oppgaven. Se kapitel 4 side 11 av dokumentet Anbudsinnbydelse og tilbudsskjema Side 23 nummering tilbudsvedlegg 2.1 og 2.2 Feil nummering av tilbudsvedlegg 14.2,14.3 og 14.4 strykes og erstattes av: 13.2 Prosjektorganisering (tilbudsvedlegg og side 26) Tilbudsskjema (tilbudsvedlegg og side 26) Timerater for kontrakts- og tilleggsarbeider (tilbudsvedlegg og side 27). I dette skjemaet vises det pris per time for alle medarbeidere i prosjektet og teamet Side 24 Tilbudsvedlegg 2.3 «Redegjørelse, maks 3 sider» utvides til maks 4 sider. Evt. bilder kommer i tillegg Side 26 Kapittel 13.3 Tilbudsskjema Side Timerater for kontraktsog tilleggsarbeider Oppdragsgiver har forenklet Tilbudsskjema (tilbudsvedlegg og side 26), se vedlegg 3 nedenfor. Møtepris ved regningsarbeider: «Prisen skal inneholde alle kostnader i denne forbindelse så 2

3 som reisetid, reisekostnader, møtetid, administrativ tid og diett. Møtevarighet inntil 8 timer» strykes og endres til: Møtetid og reisetid honoreres etter ressursens timerate og reiser og diett faktureres etter Statens reiseregulativ Budsjett for oppdraget Kommunen ønsker ikke å oppgi kommunens budsjett for oppdraget. 2. Tema knyttet til oppgaveforståelse 2.1. Oppgaveforståelse Oppdragsgiver ønsker å få vite hvordan tilbyder forstår oppgaven med egne tanker, refleksjoner og vurderinger Planprogram og konsekvensutredning Kommunen har vurdert at det ikke kreves planprogram eller konsekvensutredning etter forskrift om KU Planbeskrivelse Viktige tema for planbeskrivelsen: o Naturmangfold o Trærne på området o Kulturminner o ROS analyse o Trafikk o Barn og unges interesser Se ellers tema i premissdokumentet 2.4. Geoteknisk For utredning av geotekniske forhold brukes rådgiver som kommunen har rammeavtale med Naturmangfold Det er vurdert at det ikke er behov for detaljert biologisk kartlegging av området. Det forutsettes en vurdering av området i henhold til kravene i naturmangfoldloven Kulturminnegrunnlag Det refereres til premissdokumentet side 13 hvor det blant annet står: «Hvordan ta stilling til Stevneplassen som krigsminne, både som militæranlegg og som åsted for handlinger må tas stilling til i det videre planarbeidet. Områdeplanen må også ta stilling til om anleggets autentisitet skal knyttes til selve bygningsmassens originalitet, eller bygningsmiljøet.» 3

4 2.7. Miljø-/klimatilpasning Reguleringsprosessen må ta stilling til klimatilpasning, miljø, overvann og hvordan dette skal integreres i utviklingen av området. Det er et stort område og det er naturlig at disse spørsmålene integreres i plangrep, oppgaveforståelse slik at man legger rammene for at tiltak utformes på bakgrunn i dette. Oppdragsgiver ber om at tilbyder utarbeider et planforslag som er i tråd med kommunens satsingsområder og plantemaer i de ulike relevante kommuneplanene. For eksempel retningslinjene i Kommuneplanens arealdel, Skien 2020, Kommunens sentrumsplan og kommuneplanen for Klima og energi som danner grunnlag for nye tiltak (se også et skjema og sammendrag vedlagt nedenfor i referatdokumentet) Lokaliteter/bruk av bygg Området har mange brukere og interessenter. Disse må kartlegges og inkluderes i prosessen. En del av prosessen vil være å kartlegge behov og finne løsninger sammen. I arbeidet med premissdokumentet har vi ønsket å synliggjøre at Stevneplassen har mange aktiviteter, den er i bruk, dette er viktige tilbud for mange. Reguleringsplanen bør være fleksibel og åpen for flere muligheter 2.9. Kommunens ressurser Kommunen tilrettelegger med styringsgruppe, flerfaglig arbeidsgruppe og prosjektleder. Arbeidsgruppen skal sørge for planens forankring internt, være diskusjonspartner og gi faglige innspill og føringer på et tidlig tidspunkt inn i prosessen. Prosjektlederen skal være første kontaktperson for organisering av samarbeidet. Kommunen stiller med møtelokaler og enkel servering til møter m.m. gjennom prosessen. Arbeidet er en del av investeringen på eiendommen Stevneplassen og utføres hovedsakelig innenfor kommunens virksomhet Byutvikling, Drift og Kultur (BDK) sine rammer. Finansieringen i sin helhet vil inngå som en del av budsjettprosessen for 2016 og

5 Vedlegg 1 Befaringskart 5

6 Vedlegg 2 Deltakere Deltakere anbudsbefaring Stevneplassen Navn Firma tlf Epost Siri M. Ludvigsen Ola Roald As Arkitektur sml@olaroald.no Jan Olav Horgmo Børve Borchsenius Arkitektur as job@borveborchsenius.no Siv Wiersdalen Børve Borchsenius Arkitektur as sw@borveborchsenius.no Arild Eriksen Eriksen Skajaa Arkitekter post@eriksenskajaa.no Sissel Mjølsnes Asplan Viak as sissel.mjolsnes@asplanviak.no Gunn Marit Feste Landskap Arkitektur gmc@feste.no Christenson Jan Isnes Norconsult as jan.isnes@norconsult.com Christian Hofstad Multiconsult as christianhofstad@multiconsult.no Svein Inga Semb Multiconsult as svis@multiconsult.no Rune Sølland Rambøll Rune.Solland@ramboll.no Maria Molden Arkitektgruppen Cubus as maria@arkitektgruppen-cubus.no Einar Lunde Alt arkitektur as el@alt.as Per-Olav Hagen C.F. Møller poh@cfmoller.com Gudmund Stenseth Oslo Works as gudmund@osloworks.no Astrid Humerfelt ASAS arkitektur astrid.humerfelt@as-as.no Tone Telnes Feste Landskap Arkitektur tt@feste.no Interessegrupper Arne R. Nicolaisen Falkum 11 Borettslag as arnicol@online.no Arbeidsutvalget for Falkum/Mæla Hans Rune Aadalen Oddrane Runeaa69@gmail.com Gudmund Kverndalen Skien Kirkelige fellesråd Gudmund.Kverndalen@skien.komm une.no Terje Skaug Skatehallen Terje@gatship.com Marius Flatin Skateboard mar.flat@online.no Geir Tangen Tangen Media og Event tvtangen@online.no Olav-Backe Hansen Marja Skotheim Folde Hanneke Kloosterman Anders Nordby Knut Einar Aas Per Morten Norborg Marco Gozzi Roger Hegland Skien Kommune Plan- og byggesakssjef Saksbehandler premissdokument Saksbehandler for oppdraget Medansvarlig for oppdraget Leder, hovedutvalg for teknisk sektor Nestleder, hovedutvalg for teknisk sektor Nestleder, hovedutvalg for klima, miljø, næring og friluftsliv Nestleder, hovedutvalg for helse og velferd 6

7 Vedlegg 3 Tilbudsskjema (tilbudsvedlegg og side 26) Undertegnede tilbyr seg å utføre følgende ytelser i forbindelse med områderegulering av Stevneplassen: OMRÅDEREGULERING Tilbud eks. mva + 25 % mva Delsum inkl. mva MEDVIRKNING PLAN FOR MIDLERTIDIG BRUK OG TILGJENGELIGGJØRING Totalsummer 7

8 Vedlegg 4 Sammendrag av kommunens satsingsområder og plantema Samfunnsdelen i kommuneplanen overordnet styringsdokument med visjon, verdier og satsingsområder Visjon: Skien den gode og inkluderende møteplass Verdier: De overordnede styringsdokumenter er tuftet på o o o o inkludering et bærekraftig miljø og bærekraftige sosiale og økonomiske forhold Satsingsområder: Satsingsområder 1) Plantemaer 2) o Befolkning og boliger o Levekår og folkehelse Det gode livsløp med fokus på o Barn og unge barn og unges oppvekstvilkår o Mangfold o Samfunnsdeltakelse o Handlekraftig kommuneorganisasjon o Samfunnssikkerhet o Skien i regionen By og næringsutvikling i et regionalt perspektiv o By og stedsutvikling o Kultur og idrettsbyen o Næringsliv o Samordnet arealbruk og transport o Fortetting med kvalitet Miljø og bærekraft o Grønne områder o Miljøprofil i bygg o Framtidens byer 1) For noen av satsingsområdene er det også utarbeidet kommunedelplaner og andre styringsdokumenter på strategisk nivå 2) For hvert plantema er det underliggende mål og strategier Økt fokus på målet om å redusere klimagassutslippene. Revidert kommuneplan for klima og energi danner grunnlag for nye tiltak. 8