Tilbudsfrist 26. april 2013 kl 13.00

Transkript

1 KONKURRANSE NR Grunndokument fra Videregående skoler Finnmark Fylkeskommune Rammeavtale for kjøp av læremidler Tilbudsfrist 26. april 2013 kl 13.00

2 Grunndokument nr Side 1 av 11 Innhold 1. OPPDRAGET Oppdragsgiver Kontaktperson for oppdragsgiver Beskrivelse av anskaffelsen estimert Verdi/volum Varighet/omfang REGLER FOR KONKURRANSEN Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransens dokumenter Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Tilbudsfrister og fremdriftsplan KONFIDENSIALITET KRAV TIL TILBUDET OG TILBUDSUTFORMING Tilbudets struktur Leveringsadresse og merking av tilbud Åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Alternative tilbud og tilbud på deler av leveransen Tilbyders Forbehold og avvik Språk Kommunikasjon KONTRAKTSBETINGELSER KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER Lovpålagte krav Organisatorisk og juridisk stilling Finansiell og økonomisk stilling Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Tildelingskriterier Innstilling på tildeling SLADDING AV TILBUD HMS-EGENERKLÆRING... 10

3 Grunndokument nr Side 2 av OPPDRAGET 1.1. OPPDRAGSGIVER Rammeavtalen skal inngås av Finnmark fylkeskommune på vegne av fylkeskommunens 8 videregående skoler. Samlet har skolene nærmere 2800 elever og i overkant av 500 ansatte. Skolene er spredd over hele fylket (se vedlegg B virksomhetsoversikt). Nærmere informasjon om oppdragsgiver finnes på Skolene tilbyr følgende utdanningsprogram: Idrettsfag, musikk-, dans og drama, studiespesialisering, bygg- og anleggsteknikk, design og håndverk, elektrofag, helse- og oppvekstfag, medier og kommunikasjon, naturbruk, restaurant- og matfag, service og samferdsel samt teknikk og industriell produksjon. I tillegg har noen av skolene også Landslinjen for yrkessjåfører og egen kursavdeling OPUS - som tilbyr ulike kurs som gir videregående utdanning for voksne. For fullstendig oversikt over utdanningsprogrammene og fagretninger se KONTAKTPERSON FOR OPPDRAGSGIVER Kontaktperson Postadresse Mona Halvari Finnmark fylkeskommune Fylkeshuset 9815 Vadsø E-post: Mona.Halvari@ffk.no 1.3. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN De videregående skolene i Finnmark fylkeskommune ønsker å inngå rammeavtale på kjøp av lærebøker til utdanningsretninger nevnt under punkt 1.1 andre paragraf. Suppleringskjøp holdes utenfor avtalen dersom valgte leverandør ikke kan levere bøker som er identiske med eksisterende bøker. Det samme gjelder andre skolebøker til spesielle utdanningsprogram som leverandør ikke kan levere samt hastebestillinger som ikke kan leveres innen frist nevnt i Vedlegg A Kravspesifikasjon pkt 6.2. Videre har oppdragsgiver åpnet opp for separate tilbud innenfor følgende regioner: - Øst-Finnmark (utgjør ca 30-40% av total verdien) - Vest-Finnmark (utgjør ca 60-70% av total verdien) Totalt omfatter konkurransen således 2 delsegmenter, hvorav hvert delsegment kan ende opp som en selvstendig rammeavtale. Potensielt vil således oppdragsgiver inngå avtale med to ulike leverandører, som hver i så tilfelle har ansvar for sin respektive region. Hvert delsegment evalueres selvstendig. Se vedlegg C for fylkesoppdeling. Kjøp av bøker til skolens bibliotek omfattes ikke av kjøpsplikten. Se for øvrig vedlegg A Kravspesifikasjon for mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang.

4 Grunndokument nr Side 3 av ESTIMERT VERDI/VOLUM Rammeavtalen beregnes til en årlig verdi på ca NOK eks mva. Samlet verdi på rammeavtalen inkludert prolongering anslås til NOK eks mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. Estimatet er basert på forbruk tidligere år samt økt bruk av NDLA (Nasjonal Digital Lærings Arena) kommende år. Det tas forbehold om avtalens volum på grunn av endringer i søkertall, endringer i fylkets skolestruktur og endringer som kommer av politiske prioriteringer VARIGHET/OMFANG Avtalen vil bli inngått for 2 år, fra signering, med mulighet for års forlengelse. Avtalen til gjelde læremidler, bøker og media til videregående skoler og virksomhetene. Avtalen skal gi oppdragsgiver mangfold i produkter slik at skolene har valgfrihet i undervisningen. Kjøp av bøker til skolen bibliotek omfattes ikke av kjøpeplikten. 2. REGLER FOR KONKURRANSEN Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Anskaffelsen er definert som en varekontrakt, jfr. FOA 4-1 (b) KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN/TED databasen ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens del I og del III. Anskaffelsen skal foretas etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte aktører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger KONKURRANSENS DOKUMENTER Tilbudet skal utarbeides i henhold til konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet (grunndokumentet) og følgende vedlegg: Vedlegg A - kravspesifikasjon Vedlegg B Virksomhetsoversikt Vedlegg C - Fylkesoppdeling Vedlegg D - Utkast til avtale og kontraktsvilkår 2.4. TILLEGGSOPPLYSNINGER Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget med vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan man skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgiver.

5 Grunndokument nr Side 4 av RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i konkurransen. Den oppdaterte informasjonen vil også være tilgjengelig på Doffin-kunngjøringens nettside. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra én tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle som har meldt sin interesse i konkurransen. Den oppdaterte informasjonen vil også være tilgjengelig på Doffin-kunngjøringens nettside TILBUDSFRISTER OG FREMDRIFTSPLAN Utsendelse av forespørsel 12. mars 2013 Tilbudsfrist Tilbyder har risiko for at tilbudet er oppdragsgiver i hende før fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Evaluering Klagefrist 26. april 2013 kl Uke 18 og 19 (tentativ) 10 dager, regnet fra dagen etter tildelingsmeddelelse ble sendt elektronisk til tilbyderne 2.7. KONFIDENSIALITET Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud som konfidensielle. Forespørselsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlige kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet oppdragsgivers skriftlige samtykke. 3. KRAV TIL TILBUDET OG TILBUDSUTFORMING 3.1. TILBUDETS STRUKTUR Tilbudet skal leveres i 1 original og en kopi innsatt i permer. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene, vil original i papirversjon gjelde. Det skal også inngis en sladdet elektronisk utgave av tilbudet, se pkt 7. Tilbudet skal settes inn i ringperm med skilleark, og bestå av de elementer som er beskrevet under, og skal organiseres i samme rekkefølge bak de aktuelle skilleark: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1 Tilbudsbrev Skal være dater og signert av bemyndiget person

6 Grunndokument nr Side 5 av 11 og inneholde: - Opplysninger om kontaktperson og dennes telefonnummer og epost adresse. - Bekreftelse på hvilke(n) region tilbudet gjelder. - Eventuelle avvik fra kravspesifikasjonen, med prising av avvikene. - Eventuelle forbehold mot kontraktsvilkårene med prising av forbeholdene. - Eventulle andre forbehold 2 Dokumentasjon av lovpålagte krav 3 Dokumentasjon på lovlig etablert foretak Skatteattest, se pkt 5.1 Merverdiavgiftattest, se pkt 5.1 HMS egenerklæring, se pkt 5.1 og mal under pkt 8. Firmaattest, se pkt Dokumentasjon på soliditet Rating/kredittvurdering, se pkt Dokumentasjon på erfaring Beskrivelse av tilbyders tre mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre årene, se pkt Leveransebeskrivelse og pris Tilbyder skal sette inn sitt svar på kravene og spørsmålene i vedlegg A 7 Sladdet leveransebeskrivelse og prisskjema Sladdet utgave av leveransebeskrivelse og prisskjema som kan offentliggjøres. Sladdet versjon skal leveres elektronisk. Se punkt 7 for mer informasjon. 8 Annen dokumentasjon Veiledende priser fra forlagene. Leveres i excelformat. Utfylt bilag 1 jfr punkt 5.1 i vedlegg A Kravspesifikasjon 3.2. LEVERINGSADRESSE OG MERKING AV TILBUD Tilbudet skal avgis i skriftlig i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes med avsender og: Tilbud konkurranse nr: Trykte læremidler/skolebøker Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten» Tilbudet sendes til: Finnmark fylkeskommune Fylkeshuset

7 Grunndokument nr Side 6 av Vadsø Att: Mona Halvari 3.3. ÅPNING AV TILBUDENE Tilbudsåpningen er ikke offentlig VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal være gyldig i minimum 3 måneder etter tilbudsfrist KOSTNADER VED UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen ALTERNATIVE TILBUD OG TILBUD PÅ DELER AV LEVERANSEN Alternative tilbud aksepteres ikke. Det kan inngis tilbud en eller begge regioner, jf. pkt Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen TILBYDERS FORBEHOLD OG AVVIK Alle avvik og forbehold mot konkurransedokumentene skal være presise, entydige og klart fremgå av tilbudsbrevet, på en slik måte at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Tilbyder kan ikke inngi tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Dersom tilbudet inneholder avvik som isolert sett ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at avvikene samlet sett anses som vesentlige. Tilbyders tilbud forutsetter å godta alle kontraktens bestemmelser, med mindre annet uttrykkelig fremkommer av tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold til kontraktsvilkårene skal av tilbyderen både spesifiseres og prissettes i tilbudsbrevet. Forbeholdene skal listes opp og fremgå klart og utvetydig. Forbehold som ikke er spesifisert på denne måten, kan ikke senere påberopes av valgt(e) leverandør(er). Forbehold som har økonomisk konsekvens for oppdragsgiver, vil medføre tillegg i pris når tilbudene evalueres. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prise forbehold som den enkelte tilbyder ikke selv har priset, og overprøve slike beregninger som anses som urealistiske. Tilbyder kan ikke ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder har forbehold som isolert sett ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige SPRÅK Samtlige dokumenter og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. Det er i tillegg adgang til å levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av profesjonell ikke-automatisk oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk.

8 Grunndokument nr Side 7 av KOMMUNIKASJON All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson jfr punkt 1.2. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form gjennom DOFFIN/TED. 4. KONTRAKTSBETINGELSER Avtale- og kontraktbetingelser er regulert av Vedlegg D - og kontrakt 5. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER 5.1. LOVPÅLAGTE KRAV Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha ordnede forhold med henhold til skatteinnbetaling Tilbyder skal ha ordnede forhold med henhold til merverdiavgiftinnbetaling Tilbyder skal ha et fungerende HMS-system Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse Signert HMS egenerklæring (vedlagt konkurransegrunnlagets punkt 8.) 5.2. ORGANISATORISK OG JURIDISK STILLING Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra tilbyders hjemstat 5.3. FINANSIELL OG ØKONOMISK STILLING Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha god soliditet til å kunne gjennomføre oppdraget Tilbyder må ikke være i akkordforhandlinger eller være begjært konkurs ved tilbudsfrist Dokumenteres ved: Rating/kredittvurdering fra offentlig godkjent ratingselskap. Det legges særlig vekt på at tilbyder er veletablert og har god økonomi (jfr. D&B ratingskriterier). Signert egenerklæring fra tilbyder.

9 Grunndokument nr Side 8 av Krav TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONSKRAV Dokumenteres med: Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag med hensyn til volum og kompleksitet. Leverandøren skal ha den nødvendige kompetanse og kapasitet for å gjennomføre oppdraget Dokumenteres med tre navngitte referanser på lignende eller tilsvarende oppdrag. Oversikt over salgs og serviceavdelingen med en beskrivelse på bemanning som skal betjene avtalen, dvs. avtaleansvarlig, fagansvarlige, kundesenter mm med navn og kompetanse for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Opplysninger om eventuelle underleverandører. 6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1. TILDELINGSKRITERIER De innkomne tilbud som tilfredsstiller konkurransens minimumskrav vil bli evaluert, og tildeling vil skje ut fra metodene som er beskrevet i vedlegg A Kravspesifikasjon. Tilbudene evalueres etter prosedyren økonomisk mest fordelaktig jfr. FOA Tildelingskriteriene er angitt i prioritert rekkefølge, og med følgende relative innbyrdes vekting: Tildelingskriterier: Vekting Dokumenteres ved: Pris 60 % Kriteriet vil bli evaluert på bakgrunn av oppgitte rabatt på bestilllinger gjort før og etter 31.august. Laveste pris er her uttrykt som høyeste prosent (%) rabatt på forlagenes veiledende pris. Utfylt pristabell i vedlegg A pkt. 6.1 Leveringstid 30 % Kriteriet vil bli vurdert på bakgrunn av tilbudte leveringstider, svar under vedlegg A pkt 6.2 Merking 10% Kriteriet vil bli vurdert på bakgrunn av tilpasset merking av bøker i nummerserie. Svar under vedlegg A pkt INNSTILLING PÅ TILDELING Alle deltakerne vil samtidig og i rimelig tid før rammeavtale inngås få skriftlig melding om hvem oppdragsgiver vil tildele rammeavtale. Med rammeavtale inngås menes tidspunktet da begge parter undertegner rammeavtalen. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget, og gi en frist for tilbyderen til eventuelt å klage over beslutningen.

10 Grunndokument nr Side 9 av SLADDING AV TILBUD Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd LOV pålegger oppdragsgiver å gi innsyn i anskaffelsesprosesser. 23 tredje ledd gir mulighet unntak for innsyn i tilbud, protokoller og andre strategiske dokumenter fram til evaluering og valg av leverandør er foretatt. Forvaltningslovens 13, første ledd nr. 2 og anskaffelsesforskriftens 3-6 pålegger oppdragsgiver taushetsplikt om forhold som er å anse som forretningshemmeligheter. Patenterte prosesser, beregningsmodeller og kalkyler av strategisk betydning er eksempler på informasjon som kan unntas offentlighet. Samlet tilbudspris vil være å finne i anskaffelsesprotokollen og er dermed offentlig. Sladdingen må ikke være så omfattende at det ikke er mulig å forstå sammenhengen i tilbudet. I samband med sladdingen skal det anføres hvilken type informasjon som er sladdet og årsaken til at informasjonen er unntatt offentlighet. Oppdragsgiver vil på selvstendig grunnlag vurdere om sladdingen i tråd med reglene og kan både sladde mer eller åpne for mer innsyn. Tilbyder skal i samsvar med reglene over levere en sladdet elektronisk utgave av tilbudet. Sladdingen skal være gjort slik at teksten ikke kan rekonstrueres elektronisk. Det skal tydelig framgå i dokumentet hva som er sladdet og hvor mye. Det er med andre ord ikke nok bare å slette informasjon og tekst. Det slettede innholdet skal erstattes med for eksempel en skravert boks av ca samme størrelse som det fjernede innholdet. Eksempel: Tabell med delpriser og beregninger. Strategisk informasjon

11 Grunndokument nr Side 10 av HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Fastsatt ved kgl. res. 6.desember 1996 i medhold av lov 4.februar 1977 nr. 4 om arbeidsvern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Det bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: