HITRA KOMMUNE. Innkalling til møte i Helse- og omsorgskomiteen Fillan den:

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Helse- og omsorgskomiteen Innkalling til møte i Helse- og omsorgskomiteen Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Møterom Kl 17:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket Saker til behandling PS 18/13 Godkjenning av protokoll fra møte den PS 19/13 PS 20/13 Heltidskultur i Hitra kommune Prosjekt med fokus på heltidskultur, kompetanse, arbeidsmiljø og nærvær Regnskap for andre tertial 2013 for RO3

4 Saker til behandling

5 Saker til behandling

6 HITRA KOMMUNE Helse- og omsorg Arkiv: Saksmappe: 2013/ Saksbehandler: Harald M. Hatle Dato: Heltidskultur i Hitra kommune Prosjekt med fokus på heltidskultur, kompetanse, arbeidsmiljø og nærvær Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Personalutvalget /13 Helse- og omsorgskomiteen /13 Vedlegg: 1 Heltidskultur i Hitra kommune - Prosjektplan Saksprotokoll i Personalutvalget Behandling: Ordfører Ole L. Haugen fremmet følgende alternativt forslag: 1. Saken utsettes 2. PU ber om følgende før ny behandling: a. Oversikt over prosjektstillinger i Hitra kommune b. Vurdering av tiltaket i forhold til nåværende og fremtidige budsjettrammer, herunder budsjetthjemmel for tiltaket. c. Uttalelse fra HOK 3. PU støtter helt og fullt hovedmålsettingen med prosjektet - «heltidskultur». PU ber derfor Rådmannen videreføre arbeidet med å få flere over på heltid eller opp på ønsket stillingsandel. 4. Eventuell iverksettelse av prosjektet må: a. Vurderes uten en særskilt ny personalressurs b. Definere mer konkrete mål c. Vurderes i forhold til muligheten for selvfinansiering d. Hensynta konsekvensene av endringer i AMU, der det nå er hjemlet rett til utvidet stilling lik faktisk arbeidstid siste 12 måneder. Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: Ordfører Ole L. Haugen fremmet følgende alternativt forslag: 1. Saken utsettes 2. PU ber om følgende før ny behandling: Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

7 Side 2 av 2 a. Oversikt over prosjektstillinger i Hitra kommune b. Vurdering av tiltaket i forhold til nåværende og fremtidige budsjettrammer, herunder budsjetthjemmel for tiltaket. c. Uttalelse fra HOK 3. PU støtter helt og fullt hovedmålsettingen med prosjektet - «heltidskultur». PU ber derfor Rådmannen videreføre arbeidet med å få flere over på heltid eller opp på ønsket stillingsandel. 4. Eventuell iverksettelse av prosjektet må: a. Vurderes uten en særskilt ny personalressurs b. Definere mer konkrete mål c. Vurderes i forhold til muligheten for selvfinansiering d. Hensynta konsekvensene av endringer i AMU, der det nå er hjemlet rett til utvidet stilling lik faktisk arbeidstid siste 12 måneder. Enstemmig. Innstilling: 1. Personalutvalget vedtar å starte prosjekt med tittel: Heltidskultur i Hitra kommune. Prosjekt med fokus på heltidskultur, kompetanse, arbeidsmiljø og nærvær. 2. Prosjektperiode for prosjektet er Det søkes om delfinansiering av prosjektet hos: a. NAV b. KLP c. Fylkesmannen i Sør Trøndelag d. KS (OU midler) 4. Økonomi for prosjektet blir i hht. pkt 9.0 i prosjektplan, med en kommunal totalkostnad for Hitra kommune på inntil kr ,-. Oppnås det ikke andel ekstern finansiering som forutsatt tilpasses prosjektet tilsvarende, slik at kommunens totale netto kostnad ikke overstiger planlagt totalkostnad. 5. Kostnad for 2013 inntil kr ,- dekkes inn ved fordeling mellom rammeområdene. 6. Kostnader for 2014 og 2015 innarbeides i budsjett for de respektive år. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Harald M. Hatle Kommunalsjef helse- og sosial Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

8 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Prosess siste årene for å redusere omfanget av uønsket deltid. Relativt høyt sykefravær over tid i den kommunale pleie og omsorgstjenesten. Vedtak i Personalutvalget i februar om å opprette prosjektstilling i 50 %. Saksopplysninger Sykefraværet i Hitra kommune har vært relativt høyt over tid. I tilknytning til dette har det vært et ønske om å tilrettelegge for at organisasjonen blir enda dyktigere i arbeidet med sykefraværsoppfølging og nærværsarbeid. Personalutvalget vedtok derfor i februar å opprette en prosjektstilling på 50 % gjeldende for ett år, med mulighet til videreføring ved behov. Helse og omsorgstjenesten avviklet et eget nærværsprosjekt i 2012, med tilskudd fra Fylkesmannen i Sør Trøndelag. Et av fokusområdene i dette prosjektet var reduksjon av uønsket deltid. Mye tyder på at det kan være en sammenheng mellom nærvær og stillingsstørrelse, det å gå i deltid gir ofte flere oppmøter relativt sett en for hele stillinger. I tillegg er arbeidstiden gjerne mer uforutsigbar, da deltidsansatte må ta ekstravakter for å oppnå en tilfredsstillende stillingsstørrelse og inntekt. Sentralt er det uttalt et ønske både fra regjering, KS og arbeidstakerorganisasjonene å fokusere enda mer mot å etablere en heltidskultur innenfor helse og omsorgstjenestene. I juni 2013 er det vedtatt endring i arbeidsmiljøloven som gir deltidsansatte som jevnlig har arbeidet mer enn sin avtalte arbeidstid de siste tolv måneder rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid. Vurdering Tradisjonelt har helse og omsorgssektoren vært en kvinnearbeidsplass med utstrakt bruk av deltid. Mye av denne kulturen knytter seg tilbake i tid med deltidslønnede familie og nabohjelpere, besatt med kvinner som kombinerte deltidsjobb med rollen som hjemmeværende husmor. I dag er deltidskulturen knytta mot forhold som: - Antatt effektivitet - Arbeidstidsordninger, spesielt opp mot forhold som ubekvem arbeidstid - Kompetanse Det ligger klare føringer både i lov og avtaleverk som synliggjør målsetting om å redusere omfang av ufrivillig deltid. Likevel er pleie og omsorgstjenestene fortsatt preget av deltidskultur, og det er synliggjort relativt lite konkret fra sentralt hold om hvordan det er mulig å endre fra dagens deltidskultur til en ny og framtidig heltidskultur. Det meste av større prosjekt er knytta opp mot prosjekt som krever dispensasjon fra gjeldende lovverk, og evt. lokale tiltak betinger da full enighet mellom arbeidsgiver og ansatte v/tillitsvalgte før iverksetting. Det er klart også ulik oppfatning mellom arbeidsgiversida og flere ansatteorganisasjoner om hva som er akseptabel helgebelastning. Omfang av ubekvem arbeidstid / helgebelastning er svært førende for hvor store stillinger som kan gis den enkelte ansatte. Undersøkelser utført sentralt viser at jo høyere kompetanse jo mindre helgebelastning. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

9 Side 4 av 4 Fra og med er det innført nye bestemmelse i arbeidsmiljøloven som gir ansatt rett til avtalte stillingsstørrelser likt det de har jobbet forutgående 12 måneder. Denne bestemmelsen vil forsterke behovet for å ha avtalte store stillinger som er i tråd med behov for bemanning i det daglige. Samhandlingsreformen gir klare føringer for kommuneoppgaver som krever ny og til dels høyere kompetanse. Sett opp mot at det tradisjonelt er de med høyest utdanning som jobber minst ubekvem arbeidstid, gir dette kommunene betydelige utfordringer for å få på plass en heltidskultur. Hvorfor heltidskultur: Nye oppgaver stiller krav til ny kompetanse. Samtidig har samfunnsstrukturen endret seg, og kvinner er på linje med menn yrkesaktive og velger yrke ut fra interesse og samtidig slik at en skal kunne leve av jobben sin. Utbygging av velferdsordninger som barnehager og sykehjem muliggjør dette. En forskjell mellom mannsdominerte og kvinnedominerte yrker består. Mens mannsdominerte yrker klarer å organisere alle turnuser og skift med fulltid, så er det fortsatt slik at kvinneyrker ofte kjennetegnes med deltid, noe av dette uønsket deltid. Slik deltid gjør at organisering av arbeidstid i de kvinnedominerte yrkene blir ressurskrevende, i tillegg til at opplæring, administrative støttefunksjoner m.m. blir for lite effektiv. Viktigst kanskje er likevel at brukerne må forholde seg til relativt mange ansatte og at brukeropplevelsen med det blir dårligere enn i en situasjon med få og kompetente som bistår. Høyt sykefravær med vikarer som ofte ikke har fått god nok opplæring kan forsterke denne opplevelsen. Hitra kommune ser nå derfor behov for, i etterkant av de store omstillingene kommunen har vært igjennom, å fokusere på kommunen som attraktiv og effektiv arbeidsgiver, med hovedfokus inn mot å etablere en Heltidskultur i PLO. Målet er at det skal bli like vanlig å omtale og forvente heltidsansatte innenfor pleie og omsorgstjenestene som det i dag er innenfor eksempelvis teknisk sektor og andre kommunale og private tjenesteområder. Prosjektet er en videreføring av gjennomført prosjekt Nærvær i praksis, gjennomført i Hitra kommune i 2012, men nå med hovedfokus på attraktivitet, effektivitet, nærvær og kompetente medarbeider i store / hele stillinger. Fortsatt skal brukerbehov, brukerdialog og brukermedvirkning være sentral premiss for prosjektarbeidene. Prosjektet, med tittel Heltidskultur i PLO, skal gjennomføres med følgende hovedfokusområder, og da i et nært samarbeid med bruker og interesseorganisasjoner samt lokale avdelinger av arbeidstakerorganisasjonene i kommunene: Organisering av arbeidstid for å tilrettelegge for heltid, herunder modeller for alternative og individuelle arbeidstidsordninger Brukerbehovs konsekvenser for arbeidstid virke og helg Brukerbehov, brukerdialog og brukermedvirkning som driver for kvalitet Økonomi og varighet: Prosjektet skal gå over to år, med sluttrapport forelagt for personalutvalget senest august Det vil bli søkt om ekstern delfinansiering fra minst fire eksterne institusjoner. Graden av tilskudd vil være retningsgivende for prosjektets omgang på økonomisiden. For øvrig vises det til vedlagte prosjektplan for prosjektet. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

10 Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: Internett: Side 5 av 5

11 Prosjektplan Heltidskultur i Hitra kommune Attraktiv arbeidsgiver med fokus på kompetanse, arbeidsmiljø og heltidskultur - prosjektperiode Juli

12 Innhold 1.0 Bakgrunn: Mål og måloppnåelse Rammer: Avgrensning: Organisering: Samarbeid: Milepæler: Risikoanalyse og Kvalitetssikring: Risikofaktorer og tiltak Kvalitetssikring Gjennomføring: Hovedaktiviteter Økonomi: Finansiering Regnskap

13 1.0 Bakgrunn: Hitra kommune har høy skår på kvalitet på flere kvalitetsundersøkelser som måler kvalitet innenfor de kommunale helse og omsorgstjenester, eksempelvis i Kommunal Rapports kommunebaromter. Hitra kommune skårer videre godt på flere rangeringer / vurderinger som er knytta til (kostnads)effektivitet. Eksempelvis er ressursbruken i PLO i 2012, hvor kommunen ble rangert på 3 plass, 54 % av snitt for 5 av de øvrige 10 beste kommunene i Norge. Hitra kommune som arbeidsgiver har over tid hatt et høyt (syke)fravær. Tidlig på 2000 tallet var gjennomsnittlig fravær opp mot 14,5 %. Kommunen begynte i 2006 med et prosjekt med målsetting å redusere fraværet, mål for prosjektarbeidene 7,5 % i snitt for kommunens ansatte. Fraværet sank i prosjektperioden ned mot mål for prosjektet for så å øke igjen en tid etter sluttført prosjekt. Gjennom omstilling og nedbemanning i perioden har sykefraværet variert betydelig, i selve omstillingsperioden har fraværet vært relativt lavt på de fleste deltjenester for så å stige i etterkant av gjennomført omstilling. De kommunale pleie og omsorgstjenestene har vært i kontinuerlig utvikling siste 3o til 40 årene. På 70 tallet var det på Hitra, på linje med kommuner for øvrig, i stor grad familie og nabohjelp sammen med noen få ansatte i hjemmesykepleien som dominerte pleie og omsorg. I tillegg drev kommunen Kvenvær alderheim som sosial institusjon. De fleste kommuner hadde sykehjem, men dette ble drevet av stat og fylke sammen med enkelte private organisasjoner slik som sanitetsforeningene på Hitra. Den typiske kommunale helse og omsorgsansatte var en familie og nabohjelper med noen få betalte timer hos naboer og nær slekt. Familie og nabohjelp var ofte kjennetegnet ved at dette var godt voksne kvinner som var eller hadde vært hjemmeværende med barn, og som fortsatt hadde en betydelig oppgave i hjemmet. På det meste var det ca 90 slike familie og nabohjelpere. Flere reformer senere, mellom annet sykehjemsreform (1988), HVPU reform (1992), og Samhandlingsreform (2012) er bildet endret vesentlig. Tradisjonell familie og nabohjelp er på vei til å bli et privat anliggende samtidig som kommunen har fått ansvar for helsetjenester som tidligere var en del av spesialisttjenestene. Nye oppgaver stiller krav til ny kompetanse. Samtidig har samfunnsstrukturen endret seg, og kvinner er på linje med menn yrkesaktive og velger yrke ut fra interesse og samtidig slik at en skal kunne leve av jobben sin. Utbygging av velferdsordninger som barnehager og sykehjem muliggjør dette. En forskjell mellom mannsdominerte og kvinnedominerte yrker består. Mens mannsdominerte yrker klarer å organisere alle turnuser og skift med fulltid, så er det fortsatt slik at kvinneyrker ofte kjennetegnes med deltid, noe av dette uønsket deltid. Slik deltid gjør at organisering av arbeidstid i de kvinnedominerte yrkene blir ressurskrevende, i tillegg til at opplæring, administrative støttefunksjoner m.m. blir for lite effektiv. Viktigst kanskje er likevel at brukerne må forholde seg til relativt mange ansatte og at brukeropplevelsen med det blir dårligere enn i en situasjon med få og kompetente som bistår. Høyt sykefravær med vikarer som ofte ikke har fått god nok opplæring kan forsterke denne opplevelsen. 3

14 Hitra kommune ser nå derfor behov for, i etterkant av de store omstillingene kommunen har vært igjennom, å fokusere på kommunen som attraktiv og effektiv arbeidsgiver, med hovedfokus inn mot å etablere en Heltidskultur i PLO. Målet er at det skal bli like vanlig å omtale og forvente heltidsansatte innenfor pleie og omsorgstjenestene som det i dag er innenfor eksempelvis teknisk sektor og andre kommunale og private tjenesteområder. Prosjektet er en videreføring av gjennomført prosjekt Nærvær i praksis, gjennomført i Hitra kommune i 2012, men nå med hovedfokus på attraktivitet, effektivitet og kompetente medarbeider i store / hele stillinger. Fortsatt skal brukerbehov, brukerdialog og brukermedvirkning være sentral premiss for prosjektarbeidene. Prosjektet, med tittel Heltidskultur i PLO, skal gjennomføres med følgende hovedfokusområder, og da i et nært samarbeid med bruker og interesseorganisasjoner samt lokale avdelinger av arbeidstakerorganisasjonene i kommunene: Brukerbehov, brukerdialog og brukermedvirkning som driver for kvalitet Brukerbehovs konsekvenser for arbeidstid virke og helg Organisering av arbeidstid for å tilrettelegge for heltid, herunder modeller for alternative og individuelle arbeidstidsordninger 2.0 Mål og måloppnåelse 2.1 Mål for prosjektet FORNØYDE BRUKERE AV PLEIE OG OMSORGSTJENESTER I HITRA KOMMUNE MED TJENESTER FRA EN ORGANISASJON PREGET AV KOMPETENTE MEDARBEIDERE I STORE / HELE STILLINGER Kommunen har som ett av sine hovedmål å sikre et tjenestetilbud som er preget av kvalitet og gode brukeropplevelser på et nivå som kommunen definerer som godt nok for sin tjenesteyting. I en tid med økende antall eldre, færre yrkesaktive pr pensjonist, og med en utvikling hvor kommunen skal konkurrere om å rekruttere ny og kompetent arbeidskraft blir det vesentlig å sikre at kommunen blir en attraktiv arbeidsgiver for å kunne yte tjenester med god kvalitet til sine innbyggere (brukere). Pleie og omsorgstjenestene sine ressurser består hovedsakelig av ansatte, og grad av måloppnåelse vil avhenge av at alle medarbeidere forstår og aksepterer kvalitetsstandardene og gjennom det yter tjenester med god kvalitet. For å nå målsetting om god opplevd brukerkvalitet fra en effektiv og attraktiv pleie og omsorgstjenestene i Hitra kommune, må følgende fokuseres: 1. Fornøyde brukere som får kvalitativt gode tjenester fra kompetente medarbeidere 2. Attraktive arbeidsplasser hvor alle ansatte i fellesskap fokuserer på kvalitet, effektivitet og gode og likeverdige lønns og arbeidsvilkår 3. Medarbeidere i store stillinger som sikrer god kontinuitet til bruker gjennom få og kjente ansatte 4

15 2.2 Måling av måloppnåelse Prosjektet grad av måloppnåelse skal evalueres (måles) opp mot: - Gjennomsnittlig avtalte stillingsstørrelser for ansatte i PLO (ikke medtatt utdannings og rekrutteringsstillinger eller oppdragsavtaler) MÅLSETTING: Gjennomsnittlig avtalt arbeidstid for ansatte i PLO > 80 % - Nærvær, målsetting å ha et nærvær over 93 % i PLO (totale mulige dagsverk med fradrag av sykemeldt fravær) MÅLSETTING: Gjennomsnittlig nærvær på i PLO på over 93 % pr 1. august 2015 Det skal utarbeides underveisrapporter etter 8 mnd og 16 mnd i tillegg til sluttrapport som skal foreligge innen utgangen av august Rammer: Oppstartskostnader for 2013 dekkes i utgangspunktet av Hitra kommune. Det søkes samtidig om prosjektmidler fra NAV og fra kommunens pensjonsleverandør KLP for delvis dekning av prosjektkostnader for årene 2014 og Det søkes samtidig Fylkesmannen om tilskudd gjennom skjønnsmiddelordningen for delfinansiering av kostnadene i 2014 og Kostnader i dette prosjektet er prosjektmedarbeidernes arbeidstid i tillegg til lønn til prosjektleder, og midler til nødvendig opplæring / kompetanseutvikling. I tillegg kommer tid til informasjonsinnhenting og bearbeiding av data knytta til kartlegging av brukeroppfatning, ansatteforhold m.m. Foreløpige prosjektkostnader (direkte kostnader): Tiltak Lønn prosjektleder* Kr Kr Kr Kompetanseutvikling* Kr Kr Kr Frikjøp ansatte Kr Kr Kr Andre driftsutgifter Kr Kr Kr Sum prosjektkostnader Kr Kr Kr * lønn er inklusive sosiale utgifter I tillegg kommer tid/ressurs som blir belastet de ordinære driftsbudsjettene til PLO i prosjektperioden. 5

16 4.0 Avgrensning: Prosjektet omfatter ikke mer personalpolitiske tiltak som er generelle for hele kommuneorganisasjonen. Hitra kommune arbeider med å få sterkere fokus på fysisk aktivitet og trening. Røris er tatt i bruk av flere ansattegrupper. Det er et mål å øke aktivitet gjennom veiledet og egen fysisk aktivitet. Tiltaket som dette og andre nærværstiltak for den samlede kommuneorganisasjonen inngår ikke dette delprosjektet for helse og omsorg. Revidering av strategisk kompetanseplan for helse og omsorgsområdet i Hitra kommune inngår i prosjektet, med revideringer medio 2014 og medio Organisering: Dette prosjektet er ett tiltak i kommunens samlede innstats for økt attraktivitet gjennom kompetente medarbeidere i store stillinger og med høyt nærvær. Sentralt i prosjektet er arbeidet med å tilrettelegge for at flest mulig ansatte kan gå i store / hele stillinger i kommunens pleie og omsorgstjeneste, med utgangspunkt i at dette vurderes som det mest effektive tiltaket kommunen kan gjennomføre for å fremme kvalitet og effektivitet. Det er videre en tro om at slik struktur vil være med å fremme attraktivitet og godt omdømme, noe som er nødvendig for å rekruttere kompetent arbeidskraft fram i tid. Prosjektet inneholder også en gjennomgang av hvordan kommunen best kan rekruttere kompetente vikarer ved behov som følge av ulike fraværsårsaker. Styringsgruppe er personalutvalg eller HOK? Prosjektgruppen har følgende sammensetning: Kommunalsjef Harald M. Hatle Personalsjef Heidi Taraldsen Enhetsleder May Brit Sollie Enhetsleder Anne Strøm Enhetsleder Elin Wahlvåg Inntil 4 representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. Prosjektleder: Avklares senere. 6

17 Tabellen under viser hovedfaser og sentrale milepæler for prosjektet. Dato Tid Tema for møtet Møtested 2013 August Første utkast av prosjektplan forelegges personalutvalget August Invitasjon til å delta til organisasjonene September Tilsetting av prosjektleder September Konstituering av prosjektgruppe September November Oktober januar 2014 Februar - mars Mars April Mai Mai desember Oppstartsfase (ledere, ansatte og bruker og interesseorganisasjoner) Endelig prosjektplan framlegges styringsgruppen Kartleggings og bearbeidingsfase 1) Kartlegge tilsettingsforhold ved oppstart (gjennomsnittlig avtalt arbeidstid) 2) Kartlegge ønsker hos ansatte 2) Kartlegge og bearbeide brukerbehov (gjennomgå vedtak med tanke på å kartelegge brukerbehov og konsekevens dette gir arbeidstid på virke og helg) 3) Gjennomgå rutiner for innleie av vikarer 4) Evt. medarbeiderundersøkelse Forutsetninger Forslag til framtidige strukturer for tjenesteyting Forslag til mulige modeller som kan fremme heltidskultur Forutsetninger for heltidsorganisasjon herunder arbeidstidsordninger for den enkelte ansatte Statusrapport til styringsgruppe Gjennomføring Oppstart av første nye alternative arbeidstidsordninger som gir rom for gjennomgående heltidsansatte Statusrapport til styringsgruppe Utprøving av alternative arbeidstidsordninger som gir grunnlag for heltidsansatte i PLO Desember 2015 Januar - juni Juni og juli August 2016 Juni Statusrapport til styringsgruppe Konsolidering, etterarbeid og evaluering. Brukerundersøkelser Sluttrapport Resultatvurdering ett år etter fullført prosjekt For perioden april 2014 framt til sommer 2015 er prosjektplan foreløpig en rammeplan. 7

18 5.1 Samarbeid Tillitsvalgte i Hitra kommune inviteres til å delta i prosjektgruppen med inntil fire tillitsvalgte. 6.0 Avgjørelser, oppfølging og milepæler: 6.1 Godkjenning av prosjektplan og prosjektrapport Utkast til foreløpig prosjektplan behandles av kommunens personalutvalg i august Prosjektplan legges videre fram for dialogmøte til drøfting samt til bruker og interesseorganisasjoner samtidig som disse inviteres med i prosjektet. Endelig prosjektplan forelegges personalutvalget til behandling i løpet av november Prosjektrapport, samt evt. delrapporter ved nådde milepælspunkter forelegges personalutvalg og helse og omsorgskomiteen samt strategisk ledergruppe og dialogmøte. Prosjektrapport og evt. delrapporter sendes videre til eventuelle eksterne som bidrar til delfinansiering av prosjektet 6.2 Oppfølging Prosjektgruppen avholder møter normalt en gang i måneden, og vurderer løpende behov for utfyllende informasjon til ansatte og brukere. Nyhetsbrev kan være en måte å sikre god informasjonsflyt. 6.3 Milepæler Tabellen under viser femdriften i prosjektet og de ulike milepælene knyttet til dette. Milepæl Dato Resultat MP Første utkast til prosjektplan Avklaring om prosjektet skal gjennomføres MP Endelig prosjektplan med delmål og tiltak for prosjektet MP Kartlegging av sluttes MP Forutsetninger og premisser for heltidsorganisasjon avklares MP Gjennomføring innfasing av tiltak som gir en framtidig heltidskultur (kvalitet, effektivitet og gode brukeropplevelser) MP Konsolidering og etterarbeid, herunder brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser MP Sluttrapport 8

19 7.0 Risikoanalyse og Kvalitetssikring: 7.1 Risikofaktorer og tiltak Risikofaktor Ressurser for gjennomføring Tidsklemme Tiltak Avsettes midler i budsjett for helse og omsorg 2012 til gjennomføring Tilsette egen prosjektleder og bistand fra rådmannsnivå for prioritert gjennomføring 7.2 Kvalitetssikring Prosjektgruppen avklarer eventuelle forhold fortløpende med prosjektledelsen. 8.0 Gjennomføring: 8.1 Hovedaktiviteter Endelig prosjektplan med mer detaljert oppsett av delmål og tiltak i planperioden Kartlegge gjennomsnittlig avtalt arbeidstid Kartlegge muligheter og begrensninger for en heltidskultur - Brukerbehov - Lov og avtaleverk - Arbeidstidsordningene Tilsette prosjektleder Etablere felles plattform for arbeidet med uønsket deltid Prøve ut ulike måter for (alternative) arbeidstidsordninger som muliggjør utstrakt grad av hele stillinger Livsfaseorienterte arbeidstidsordninger Prosjektrapport 8.2 Tids- og ressursplan Prosjektet startes opp i september 2013 med formell prosjektperiode fram til august Prosjektevaluering og endelig prosjektrapport ferdigstilles før prosjektavslutning. 9

20 9.0 Økonomi Type kostnad Lønn prosjektledelse Frikjøp ansatte Hospitering/ opplæring Kompetanseutvikling Andre driftsutgifter Sum Ekstern finansiering (målsetting) på 60% av prosjektkostnad Netto kostnad Hitra kommune Total prosjektkostnad for Hitra kommune, gitt 60 % ekstern finansiering, blir på kr ,- Det er lagt til grunn 100 % stilling som prosjektleder for perioden 1. oktober august 2015 i dette prosjektet. Sosiale kostnader er inkludert. 9.1 Finansiering Totalkostnaden på prosjektet er beregnet til kr ,-, i tillegg kommer tid/ressurs til prosjektgruppe og løpende kompetanseutviklingsmidler innarbeidet i de ordinære årlige driftsbudsjett. Det søkes tilskuddsmidler til delfinansiering av direkte kostnader knytta til prosjektet til mellom annet følgende institusjoner: NAV (diverse tilskuddsordninger) KLP (kommunens pensjonsleverandør) Fylkesmannen i Sør Trøndelag (skjønnsmidler) KS kommunenes sentralforbund (OU midler) 9.2 Regnskap Regnskapet for dette delprosjektet føres av prosjektledelsen. Dette innebærer at alle fakturaer skal sendes prosjektleder i Hitra kommune for attestering. Det avlegges prosjektregnskap for prosjektet for det enkelte år samt et sluttregnskap for prosjektet totalt for hele prosjektperioden senest ved prosjektavslutning (august 2015). 10

21 HITRA KOMMUNE Helse- og omsorg Arkiv: Saksmappe: 2013/ Saksbehandler: Harald M. Hatle Dato: Regnskap for andre tertial 2013 for RO3 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Helse- og omsorgskomiteen /13 Vedlegg: 1 Budsjett for Rammeområde 3 i 2013 og Drøfting Innstilling: 1. Helse og omsorgskomiteen tar regnskapsresultat for RO3 for andre tertial 2013 til orientering. 2. Komiteen ber administrasjonen iverksette mulige tiltak for redusere kostnader for rammeområdet ut året. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Harald M. Hatle Kommunalsjef helse- og sosial Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

22 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken I tråd med gjeldende retningslinjer legger rådmannen fram rapport for den økonomiske situasjonen for Hitra kommune ved utgangen av andre tertial. I det følgende legges fram status for RO3 med tilhørende kommentarer: Hitra kommune -RO 3 2. tertial 2013 Arts Budsjett Regnskap Helse- og omsorgskomiteen Opprinn. Just. Per. Forbruk Avvik Prognose gruppe aug 30.aug 30.aug Lønn, inkl. sos.utg , Kjøp av varer og tjen , Kjøp av tj.erst.komm.prod , Overføringer , Fiansieringsutgifter ,7 393 Brutto utgifter Salgsinntekter , Refusjoner , Overføringer , Finansieringsinntekter ,0 828 Brutto inntekter Brutto utgifter , Brutto inntekt , Sum Netto Lønn ink. Sos. Utg Helsetunet Hjemmetj. TF HFR Øvrig Budsjett for perioden Forbruk i perioden Sykefravær Jan Febr. Mars April Mai Juni Totalt for RO 3 14,3 % 13,5 % 14,1 % 10,6 % 8,9 % 8,7 % Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Des. Totalt for RO 3 8,4 % Per avdeling - aug. Økonomisk status/prognose for året: I hovedsak er det god oversikt og god økonomistyring på rammeområdet så langt i Sykefraværet er for perioden mai til juli nede på nivået som var lagt i budsjett for 2013 på 9 %. Det vil være et viktig mål for helse og omsorg å arbeide for å holde fraværet på et slikt nivå fremover. Det har i 2013 vært en økt etterspørsel etter tjenester innen pleie og omsorg og da kanskje særlig innenfor hjemmetjenestene. Ut fra kartlagte behov og vedtak så langt i 2013 vil det sannsynligvis være nødvendig å vurdere enten økt ressursbruk eller redusert nivå / standard innenfor pleie og omsorgstjenestene framover. Det er vesentlig merforbruk innenfor områdene barnevern og økonomisk sosialhjelp, merkostnadene for 2013 kan beløpe seg til ca 2 millioner kroner. Det er svært utfordrende å dekke disse merutgiftene innenfor de opprinnelige rammene for RO3. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

23 Side 3 av 3 Det er søkt fylkesmannen om skjønnsmidler for å dekke deler av merkostnadene innenfor sosialhjelp og barnevern. Regnskapsrapport for RO3 ved utgangen av andre tertial viser et underskudd på vel ,-. Dette indikerer at noe av de økte driftsutgiftene på barnevern, sosialhjelp og PLO så langt i året er dekt gjennom interne omdisponeringer. Utviklingen i forbruk på økonomisk sosialhjelp og barnevern vil være avgjørende for endelig regnskapsresultat for RO3 i inneværende år. Det vil fortsatt iverksettes tiltak for å dempe et evt. underskudd for året totalt sett. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

24

25

26