HITRA KOMMUNE. Innkalling til møte i Personalutvalget Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Personalutvalget

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Personalutvalget Innkalling til møte i Personalutvalget Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Ordførers kontor Kl 09:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket Saker til behandling PS 5/12 Godkjenning av protokoll fra møte den PS 6/12 Revidering av kommunenes reglement for personalutvalg Referatsaker RS 1/12 Nærværsarbeid i helse - og omsorg 2012 Status pr januar 2012

4 Saker til behandling

5 Saker til behandling

6 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 400 Saksmappe: 2012/247-1 Saksbehandler: Synnøve Hansen Dato: Revidering av kommunens reglement for personalutvalg Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Personalutvalget /12 Personalutvalget /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: 1 Forslag til reglement for Hitra personalutvalg Saksprotokoll i Personalutvalget Behandling: Personalsjefen orienterte om forslag til Reglement for Personalutvalget. Det ble foreslått følgende endringer: 5 - Andre setning endres: Så fremt ikke annet blir særskilt vedtatt av kommunestyret så: 1. Er arbeidsgivers medlemmer lik formannskapet 2. Ledes utvalget av Ordfører med varaordfører som nestleder. 8 - Første og andre setning endres: Utvalgets møter avholdes på de tidspunkter som er vedtatt av utvalget selv, når lederen eller kommunestyret finner det påkrevd eller når minst 3 av medlemmene krever det. Lederen sammen med rådmannen og personalsjef setter opp sakliste og innkaller representanter og vararepresentanter til møte Nest siste setning endres: Ved møtets slutt leses det som er protokollført opp for forsamlingen. Saken utsettes med henstilling om å forenkle foreslått Reglementet for Personalutvalget. Vedtak: Saken utsettes. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

7 Side 2 av 2 Enstemmig. Innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner fremlagte forslag til reglement for Hitra personalutvalg. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Synnøve Hansen Personalsjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

8 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken: Revidering av reglement for personalutvalg i Hitra kommune, godkjent av Hitra kommunestyre i møte den , sak 31/96. Saksopplysninger: Gjeldende reglement for kommunens partssammensatte utvalg fra 1996 legges med dette frem for revidering. Det reviderte forslaget er utarbeidet i et samarbeid mellom personalsjefen og hovedtillitsvalgt for Fagforbundet, Utdanningsforbundet og Delta. (arbeidsutvalg oppnevnt i Dialogforum). Fremlagte forslag ivaretar bestemmelser i Kommuneloven 25 og Hovedavtalen del B, 4. I forslagets 2 er inntatt områder hvor utvalget har avgjørelsesmyndighet og i forslagets 3 er inntatt områder hvor utvalget har uttalerett. Utvalgets sammensetning, 5, er som i tidligere avtale, men tillagt mulighet for at forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget skal kunne delta med en observatør hver med møte og talerett. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

9 Reglement for Hitra personalutvalg HITRA KOMMUNE Reglement for Personalutvalget Godkjent av Hitra personalutvalg Sak / Dato Sak Dato

10 Reglement for Hitra Personalutvalg Forklaring av fargekoder: Grønn merking er innhold som er i både gammelt og nytt reglement. Gul merking er nytt innhold i det nye reglementet. 1 ANSVARS- OG ARBEIDSOMRÅDE Personalutvalget er Hitra kommunes partssammensatte utvalg, jf. Kommuneloven 25. Personalutvalget er tillagt ansvaret for overordna personal- og organisasjonssaker. Utvalget har et hovedansvar for å ta initiativ innenfor dette området. Personalutvalget er kommunens likestillingsutvalg. Utvalget skal arbeide for å fremme likestilling, og se til at kommunen praktiserer likestilling i samsvar med Likestillingsloven, og intensjonens bak denne. 2 SAKER DER PERSONALUTVALGET HAR AVGJØRELSESMYNDIGHET Personalutvalget foreslår og behandler: a) Arbeidsgiverpolitiske retningslinjer og planer som ikke ligger til kommunestyret. b) Retningslinjer/reglement som gjelder personal- og organisasjonssaker. c) Tvistespørsmål om tolking og praktisering av lokale avtaler, reglement, retningslinjer. d) Andre saker som kommunestyret delegerer til utvalget. e) Anke på personalsaker. Personalutvalget kan delegere avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker til Forhandlingsutvalget, ansettingsutvalget eller personalsjefen. 3 SAKER DER PERSONALUTVALGET HAR UTTALERETT Personalutvalget har uttalerett i følgende saker: a) Tilsetting og oppsigelse av rådmannen. b) Tilsetting og oppsigelse av personalsjef. c) Budsjettframlegg for personalutvalgets virksomhet. d) Saker som nevnt under 2 som går ut over den vedtatte budsjettrammen. e) Andre saker kommunestyret/formannskapet legger fram for utvalget. f) I saker av ikke økonomisk art skal personalutvalget innstille direkte til kommunestyret. Side 2

11 Reglement for Hitra Personalutvalg 4 SAKER SOM DE FOLKEVALGTE MEDLEMMENE AV PERSONALUTVALGET SKAL BEHANDLE De folkevalgte medlemmene av personalutvalget skal behandle følgende saker: a) Framlegg til sentrale avtaler som skal godkjennes i Hitra kommune. b) Vedta mandat for lokale forhandlinger. c) Valg av arbeidsgiverrepresentanter for evt. underutvalg. 5 VALG OG SAMMENSETNING Utvalget består av 7 medlemmer. 5 av medlemmene er representanter for arbeidsgiveren og velges av kommunestyret. Så fremt ikke annet blir særskilt vedtatt av kommunestyret så: 1. Er arbeidsgivers medlemmer lik formannskapet. 2. Ledes utvalget av Ordfører med varaordfører som nestleder. Valget gjelder for den kommunale valgperiode. 2 av medlemmene er representanter for arbeidstakerne og utpekes for to år av gangen etter forholdstallsprinsippet av og blant arbeidstakerorganisasjonene. Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget kan hver delta med en observatør med møte- og talerett. De ansattes representasjon reguleres i hovedavtalen. 6 ARBEIDSTAKERREPRESENTANTENES KOMPETANSE OG HABILITET De ansattes representanter blir medlemmer av utvalget med samme rettigheter og plikter som de politisk valgte. Disse kan imidlertid ikke velges til eller delta i spesielt nedsatte forhandlingsutvalg eller ved forberedelse av forhandlingssaker. 7 FORBEREDELSE AV SAKER FOR UTVALGET Rådmannen sørger for at de saker som legges frem for utvalget er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglement og andre bindende bestemmelser gir. Politisk sekretær er sekretær for utvalget. Sekretæren sørger for at saksdokumenter mangfoldiggjøres og distribueres til representantene, et tilstrekkelig antall vararepresentanter og kommunerevisjonen. Personalsjef har møteplikt og talerett. 8 INNKALLING TIL MØTE Utvalgets møter avholdes på de tidspunkter som er vedtatt av utvalget selv, når lederen eller kommunestyret finner det påkrevd eller når minst 3 av medlemmene krever det. Lederen Side 3

12 Reglement for Hitra Personalutvalg sammen med rådmann og personalsjef setter opp saksliste og innkaller representanter og vararepresentanter til møte. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, spesifisert oppgave over de saker som skal behandles og opplysning om hvor saksdokumentene er lagt til gjennomsyn. Innkallingen kunngjøres som regel med frist på åtte dager innbefattet innkallingsdagen. Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet skal være tilgjengelig for allmennheten. Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal være tilgjengelig for gjennomsyn for utvalgets representanter. Et møte som skal holdes for åpne dører gjøres kjent på hensiktsmessig måte. 9 MØTETS AVSLUTNING Det skal føres møtebok over forhandlingene. I møteboken føres inn: - Tid og sted for møtet. - Når og hvordan møteinnkallingen fant sted. - Hvilke saker som ble behandlet. - Hvem av representantene som møtte, hvem som var fraværende og hvem som møtte som vararepresentanter. - Trer noen fra eller til under forhandlingene skal dette bokføres slik at en kan se hvem som har deltatt i behandlingen av hver sak. For øvrig det som må til for å vise fremgangsmåte og gangen i forhandlingene. - Sakene bokføres i rekkefølge etter kalenderåret, og slik at der fremkommer hva saken gjelder. - Under hver sak bokføres de forslag som blir fremsatt, samt alle avstemningsresultater. Møtelederen, eller utvalget hvis det reises protest mot møtelederens avgjørelse, avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Ved møtets slutt leses det som er protokollført opp for forsamlingen. Møteboken underskrives av møtelederen og to andre medlemmer av forsamlingen. 10 MØTEREGLER For valgbarhetsregler, habilitet og regler om møtene for øvrig vises til kommuneloven, og eventuelle lokale regler for politiske møter. Side 4

13 GMB/S96FSK Forklaring av fargekoder: Grønn merking er innhold som er i både gammelt og nytt reglement. Rød tekst er innhold i det gamle reglementet som ikke leger vil være med i det nye reglementet. Rød merking i det gamle reglementet er OBS punkter: Pkt 3.5 er på vei ut hvis ikke annet er ønsket. Pkt 4.1. Avgjørelsesmyndighet Pkt. h. er på vei ut, men dekkes av 2 e) i det nye reglementet. Pkt 5.2 Personalutvalgets møter pkt. 2 er på vei ut hvis ikke annet er ønsket. REGLEMENT FOR PERSONALUTVALG I HITRA KOMMUNE. (Godkjent av Hitra kommunestyre i mote den 27,3.96, sak 31/96.) 1. Bakgrunn. Personalutvalg er opprettet i medhold av kommunelovens 25 om partsammensatte utvalg. Kommunestyret har i sammen med ansates organisasjoner inngått egen avtale i medhold av kommunelovens 25 om opprettelse av personalutvalg. Det vises her til kommunestyresak 37/ Arbeidsområde. Personalutvalgets arbeidsområde omfatter de oppgaver som etter kommunelovens 25 er forutsatt tillagt administrasjonsutvalg, dog med de tilpasninger som framgår av separat avtale mellom kommunestyret og de ansattes organisasjoner. Oppgaver og myndighet framgår av pkt. 4. Jfr. ellers hovedavtalens Utvalgets sammensetning. 1. Personalutvalget skal ha 7 medlemmer med varamedlemmer, herav 5 representanter valgt av kommunestyret og 2 representanter valgt av og blant de ansatte. Alle medlemmer har like rettigheter. 2. Som medlemmer valgt av kommunestyret velges de til enhver tid valgte personer med varamedlemmer til formannskap. Funksjonstid er lik valgperioden. 3. Representanter valgt av og blant de ansatte avgjøres av de ansattes organisasjoner ut fra de regler som til enhver tid gjelder. Funksjonstid avgjøres av organisasjonene.

14 4. Den som er valgt som ordfører og varaordfører er å anse som leder og nestleder i personalutvalget. 5. For valgbarhetsregler, habilitet og regler om møtene forøvrig vises til kommuneloven. 4. Oppgaver og myndighet. Hovedoppgaven for personalutvalget er behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Under dette kommer: 1. Avgjørelsesmyndighet a. Bemanningsplaner for avdelinger, resultatenheter der slike ikke skal avgjøres av kommunestyret. b. Omgjøring og endring av stillinger. c. Instrukser for stillinger. d. Tolking av avtaler, retningslinjer og reglement. e. Avklare avlønning. f. Avklare krav ti1 kompetanse for stilinger. g. Avklare telefongodtgjøring og lignende ordninger. h. Avgjøre klager fra drøftingsorgan for ansettelser. i. Avtale am omplassering og ordning av arbeidsområder. j. Utdanningsvikariat og lengre studiepermisjoner. k. Tiltak for a styrke omrader der kommunen har problemer med rekruttering. l. Godkjenne sentrale tariffavtaler som ikke må behandles av kommunestyret. m. Andre saker det etter lov er anledning til å delegere fra kommunestyret innenfor utvalgets arbeidsområde. 2. Uttalerett. a. Bemanningsplaner kommunestyret skal godkjenne. b. Retningslinjer, avtaler, reglement og instrukser kommunestyret skal vedta.

15 C. Arsbudsjett og økonomiplan. Innføring av ny teknologi og vesentlig omlegging av tekniske hjelpemiddel. e. Tilsetting av rådmann og andre kommunale stillinger som ikke er delegert til rådmannen. 3. Øvrige saker. utvalget skal generelt være opptatt av: best mulig personalforvaltning utvikle kommunens personalressurser utvikle gode samarbeidslinjer tiltak for å øke produktiviteten i forvaltning og tjenesteproduksjon opplæringsplaner 5.Personalutvalgets møter. 1. Personalutvalget avholder møter i samsvar med fastsatt møteplan. Utvalget kan ellers ha møter når lederen finner det påkrevet eller når minst 3 medlemmer krever det. 2. Personalutvalgets møter tilpasses normalt de dager formannskapet har møter. Egne møter kan berammes jfr. pkt Personalutvalget innkalles normalt skriftlig med en ukes varsel. Saksdokumentene sendes medlemmer, varamedlemmer og andre med møterett. 4. Rådmannen er ansvarlig for saksbehandling for utvalget. 5. Rådmannen avklarer hvem som har sekretærfunksjonen for utvalget og som ellers har møterett fra administrasjonen. 6. Personalutvalget kan delegere til rådmannen, for eventuell videredelegering, oppgaver utvalget kan og finner tjenlig å overlate til administrasjonen å handtere. Slik delegering bør følges av retningslinjer ,055.GMB/S96FSK

16 Referatsaker

17 Referatsaker

18 Hitra kommune Sentraladministrasjonen 7240 Hitra Hitra Notat til HOK Status nærværs og fraværstiltak pr januar ) Nye og reviderte fraværstall for 2011 foreligger, eget vedlegg. 2) Nærværstiltak for hjemmetjenestene iverksatt fra og med februar ) Gjennomgått og foretatt tilpasninger ved innleie på Helsetunet 4) Påbegynt ny arbeidsmiljøkartleggingsrunde for helse og omsorg 5) Startet opp igjen samhandlingsprosess med ansatte v/tillitsvalgte knytta til uønsket deltid - Alternative turnusordninger - Helgearbeid - Organisering av tjeneste / tjenestesteder 6) Gjennomført større kartlegging for alle ansatte med langtidsfravær blir gjennomgått status sammen med ansatte for å sjekke at vi har god/optimal oppfølging 7) Egen prosess for TF 8) Arbeider med HMS og interkontrollsystemer kvalitetslosen Harald M. Hatle Kommunalsjef