GAB som grunnlag for eiendomstaksering. GeoNorge Sesjon B9, torsdag 6. mai kl kl Inge W. Danielsen, Trondheim kommune.

Transkript

1 1 GAB som grunnlag for eiendomstaksering. GeoNorge Sesjon B9, torsdag 6. mai kl kl Inge W. Danielsen, Trondheim kommune. 1. En presentasjon av innlederen: Jeg er utdannet sivilingeniør fra NTH med snart 30 års fartstid fra offentlig virksomhet. Jeg har By- og regionplanlegging som hovedfag med vannforsyning og avløpbehandling som støttefag. Jeg er dermed ikke medlem av familien Geodata, men lang fartstid med mangeartet praksis gjør meg i stand til å se hvordan kommunal og privat tjenesteyting og offentlig forvaltning kan forbedres gjennom smart bruk av geodata. Jeg klarer også å kommunisere med medlemmer av familien Geodata, noe som ikke trenger å være så enkelt. 2. Orientering: Trondheim kommune besluttet i 2002 å gjennomføre alminnelig taksering av eiendommer som betaler eiendomsskatt. Arbeidet skulle være ferdig innen januar 2004 slik at ny takst dannet grunnlag for eiendomsskatten dette året. Det var ingen mulighet til å oversitte tidsfristen. Kommunen hadde ingen konkret metode for gjennomføring av arbeidet. Eiendomsmassen som skulle takseres besto av ca eiendommer, bygninger, leiligheter. Oppdraget ble gitt i august Prosjektet hadde dermed 16 måneder til å planlegge, utvikle og gjennomføre jobben. Arbeidet ble prosjektorganisert. 3. Alternativene: Vi kunne i utgangspunktet velge mellom tre hovedalternativer for gjennomføring alminnelig taksering: 1. Gammelmåten der vi som i 1985 sendet ut ca 30 takstfolk som takserer eiendommene med utgangspunkt i hva de ser ved befaring. Et grunnleggende krav for takseringen er likebehandling av eiendomsbesitterne. Denne metoden kan vanskelig tilfredsstille dette kravet. 2. Bruk av markedet der vi bruker miljøene som driver taksering og omsetning av eiendommer. Vi fikk tre innspill fra markedet. Disse viste at markedet på ingen måte kunne bistå oss da de ikke kunne gi akseptabel pris, akseptabel framdrift eller akseptabel standard på arbeidet. 3. Bruk av kommunens eiendomsregister (GAB) kombinert med kommunens eiendomskart, kunderegister og fagprogrammet KomTek som håndterer de store mengdene med ulike typer data om eiendommene. Vi valgte å bruke kommunens eiendomsregister. Jeg vil i det etterfølgende i. orientere om metoden ii. fortelle litt om erfaringene iii. fortelle litt om vegen videre

2 2 4. Orientering om metoden: Nedenfor gjennomgås valgt metode for gjennomføring av alminnelig taksering. Den har flere fordeler: Metoden har lave totalkostnader i forhold til andre kjente metoder. Metoden gir grunnlag for likebehandlingen av eiendomsbesitterne. Metoden bidrar til ajourføring av kommunens GAB-register og gir dermed varige verdier i driftorganisasjonen. Ajourførte registre kan bidra til ytterligere effektivisering av kommunens forvaltning og tjenesteyting. Metoden skiller mellom fakta på eiendommen som hentes inn gjennom kommunens GABregister, og vurderinger som hentes inn gjennom analyser om prisutvikling og besiktigelse av den enkelte eiendom. Gjennom et faglig hjelpesystem (Komtek), håndteres all informasjonen om den enkelte eiendom slik at vi får både beregnet taksten og skatten som skal utskrives på den enkelte eiendom. Metoden stiller krav til at kommunen moderniserer daglig drift slik at en gjennom hver dag holder orden på sine eiendomsregistre, og oversikt over godkjenning, igangsetting og ferdigstillelse av nye bygninger og anlegg i kommunen. Listen nedenfor viser hovedelementene i takseringsmetoden: 1. Juridiske, politiske og administrative rammeavklaringer. 2. Prosjektplan 3. Skanning av byggesaksarkiv, hvis hensiktsmessig. 4. Ajourføring av GAB 5. Analyse av eiendommer som skal takseres, kategorisering av eiendommer, verdiutvikling, verdiforskjeller, takseringsmetoder og takseringsprinsipper 6. Kvalitetsikring 7. Utarbeiding av liste over eiendommer som skal ha fritak iht. 5 i lov om eiendomsskatt. 8. Informasjon til eiendomsbesitterne 9. Tilrettelegging for besiktigelse 10. Gjennomføring av besiktigelse 11. Fastsetting av takstforslag 12. Behandling av takstforslag i takstnemnd 13. Behandling av liste over eiendommer som skal ha fritak fra eiendomsskatt iht. 7 i lov om eiendomsskatt i kommunen. 14. Analyse av inntektspotensialet i eiendomsskatten 15. Klargjøring for utsending av skattetakstskjema til eiendomsbesittere og regningsmottaker. 16. Utsending av skattetakstskjema og utlegging av skattelister til offentlig ettersyn. 17. Avklare metode og praktisk opplegg for behandling av klager på eiendomsskatt 18. Mottak og behandling av klager på eiendomsskatt 4. Erfaringene: En hovederfaring er at hele takseringsarbeidet består av en lang og kompleks produksjonskjede der hvert element i kjeden påvirker andre elementer. Det stilles dermed store krav til prosjektledelse, flerfaglighet, samspill mellom fagområdene og logistikk i produksjonen. Prosjektet stiller krav til generalistkompetanse, spesialistkompetanse og samspill mellom kompetansegruppene.

3 3 Nå henvender jeg meg til Geodatafamilien og jeg vil dermed ha fokus på erfaringene som kan være av interesse for denne faggruppen. Erfaring 1: Dette var ingen øvelse. En vellykket gjennomføring krevde kvalitet i alle ledd fra første stund. Da vi så at enkelte aktører i omgivelsene ikke fulgte opp arbeidsavtaler om bidrag iht. omforent tidsfrist, tok vi dette opp klart og tydelig. Dette skapte rystelser i kommuneorganisasjonen de første gangene, men etter hvert bidro vår adferd til økt kvalitetsfokus i alle ledd. Når det gjaldt å sikre kvalitet på registrene, krevde dette ca 50% av prosjektkostnadene, dvs ca 8 millioner kroner til å få orden på GAB og kunderegistre. Når det gjaldt samspillet mellom medarbeiderne, krevde dette klar tale der vi kontrollerte hverandre og sa i fra om feil og avvik. En slik adferd krevde en trygg arbeidskultur. Når det gjaldt kommunikasjonen med eiendomsbesitterne, utviklet vi en strategi og et praktisk opplegg for kommunikasjon som kvalitetsmessig langt overgikk kommunikasjonsopplegget som kommunen tidligere hadde utviklet og benyttet. Erfaring 2: Arbeidet besto av både utvikling og av ordinær produksjon. Sammen med Geoservice AS utviklet vi både hjelpeverktøy, produksjonslinjer og arbeidsmetoder med sikte på kvalitet og høy produktivitet. Dette var krevende da prosjektet egentlig var et gedigent produksjonsprosjekt som stiller krav til stabile produksjonsforhold, mens utviklingsarbeidet preges av turbulens diskusjoner, testing, endirnger og beslutninger. Utviklingsarbeidet lå en armlengde foran produksjonen. Dette viste at prosjektet hadde risiko i seg. Den ordinære produksjonen som skal preges av klare produksjonslinjer, klar arbeidsfordeling og klare produksjonsmål, hadde ingen tilsvarende produksjon å sammenligne seg med. Da resultatkravene var entydige, vurderte vi både økt bemanning og innføring av tre skift for å tilfredsstille disse kravene. Erfaring 3: Fagfolk er fagfolk. La fagfolkene gjøre det de er gode på! La byggesaksbehandlerne få slippe å ajourføre GAB. Deres kompetanse er lovverk og plangrunnlag som gjør dem i stand til å behandle søknader iht. plan- og bygningslov på en god måte. Geodatamiljøet må ta ansvar for ajourhold av registre. Når kommunene nå iverksetter skanning av innkommet post, vil samspillet mellom saksbehandlerne på plan- og bygningsenheten og geodatamiljøet som håndterer registrene ikke være noe problem. Kampen om saksmappene forsvinner. Erfaring 4: Fokus endrer seg. Fra ajourføring av registre til bruk av registre. Bruken av GAB eksploderer når registeret først er ajourført. Det er ikke akseptabelt å sitte med registre som ikke er ajourført.

4 4 Erfaring 5: Vi må utvikle ett kunderegister der de daglige endringene i registrene håndteres en gang. Kommunene må bestemme hvordan registrene bygges opp, ikke tilfeldige leverandører av hjelpesystemer. De fleste kommunene har mange kunderegistre, og mange har problemer med å holde registrene à jour. Som tjenesteleverandør må kommunene ha oversikt over hvilke tjenester som produseres og hvem som mottar disse. Erfaring 6: Internsalget må økes. Politisk og administrativ ledelse i Trondheim er nå tilhengere av å utvikle geodatavirksomheten i kommunen etter å ha sett praktiske eksempler på bruk av geodata i produksjon og i politiske beslutningsprosesser. Utfordringen er å selge inn hvordan systematisk håndtering av geodata gir konkrete forbedringer i forvaltning og tjenesteyting gjennom. Vår erfaring er at den beste metoden for internt salg er å vise til konkrete forbedringer. Ett eksempel: Fremskrittspartiet i Trondheim er motstander av eiendomsskatt. Likevel er Fremskrittspartiet en konstruktiv medspiller når det gjelder å utvikle en effektiv metode for taksering og saksbehandling da dette effektiviserer offentlig sektor. Erfaring 7: Vi utnytter for dårlig teknologien til å effektivisere tjenesteyting og forvaltning. Effektiv utnyttelse kreves kunnskaper om behovene i tjeneste- og forvaltningsområdene (kundebehovene), noe en får ved å arbeide tett opp mot de aktørene som har disse behovene. Både utviklingsmiljøene og miljøene som forvalter geodata må kjenne kundebehovene. De daglige endringene i registrene må håndteres effektivt. Vi må utvikle verktøy og prosedyrer som gjør det mulig å håndtere endringene i registrene en gang. Teknologien stiller krav til kompetanse (teoretisk kunnskap + praktisk erfaring). Kommunale nettverk og produksjon på tvers av kommunegrensene kan sikre riktig og stabil kompetanse her. Erfaring 8: Kommunene sitter med en kompetanse som er vanskelig å erstatte Dette gjør at samspillet mellom linjeorganisasjoner og prosjektorganisasjoner må være nært og godt. Kommunene er i en posisjon som gjør dem i stand til å kjenne brukerbehovene og dermed være i stand til å utvikle gode løsninger for den enkelte bruker. Dette må utnyttes. Erfaring 9: Prosjektet har medført til store endringer i daglig drift i kommunen. Vi har fått inn ny kompetanse, ny ansvarsdeling og nye prosedyrer i daglig drift. Prosjektet bidrar til å effektivisere og kvalitetssikre forvaltningen av registre generelt og forvaltning av lov om eiendomsskatt spesielt. Erfaring 10: Vi må ha direkte kontakt med GAB-databasen. Matrikkelprosjektet er en trussel for oss.

5 5 Kommunen har i prosjektet investert ca 8 mill kroner i å ajourføre sine registre, herunder GAB. Gjennom et kommunikasjonsopplegg med eiendomsbesitterne har vi løpende rettet opp feil i registeret og sendt ut korrigerte data fra registrene umiddelbart. Gjennom ny teknologi kan vi nå ajourføre både GAB og det digitale kartverket gjennom en operasjon. Matrikkelprosjektet har vært mye diskutert i geodatamiljøet. Matrikkelprosjektet har imidlertid konsekvenser langt ut over geodatamiljøet. Matrikkelprosjektet skisserer løsninger som har konsekvenser for kommunal produksjon og forvaltning, og som dermed er av betydning både for adminstrativ og politisk ledelse i kommunene. Med utgangspunkt i at det er kommunene som laster inn informasjon i databasen GAB, og at det er kommunene gjennom teoretisk kunnskap og praksis har kompetanse i forhold til mange brukerbehov, må eierskap til register, utvikling av teknologiske løsninger og avtaler om oppgavedeling mellom staten og kommunene skje gjennom et samarbeid der utgangspunktet er at staten og kommunene er likeverdige parter. Diktat fra staten overfor kommunene om løsninger her hører en annen tid til. 5. Vegen videre Nå har ca 230 kommuner innført eiendomsskatt. Alminnelig taksering skjer normalt hvert 10.år. Trondheim kommune har gjennom prosjektet utviklet kompetanse som kommunen ikke trenger de neste årene. Samtidig ser en at andre kommuner har behov for å lære av erfaringene fra Trondheim kommune. Dette tar vi konsekvensen av. Det er politisk og administrativt avklart at vi kan bistå andre kommuner som skal gjennomføre alminnelig taksering. Vi bistår nå Bodø, Malvik, Åfjord, Porsgrunn, Bergen og Stavanger kommuner. I dag er arbeidet organisert gjennom en prosjektorganisasjon der vi fører prosjektregnskap for hver oppgave vi påtar oss. Siktemålet er å etablere en egen, juridisk organisasjon som eies av kommunen og som kan utvikle dette fagområdet og bistå egen kommune og andre kommuner her. Med dagens teknologi stilles det ikke lenger krav til at samarbeidet mellom kommuner krever felles kommunegrense. Trondheim kan nå bistå andre både med tradisjonell rådgiving og med konkret produksjon, eksempelvis skanning av arkiv og ajourføring av GAB. Dette er etter vårt syn en god løsningen på de faglige utfordringene kommunene står overfor både når det gjelder utvikling og ajourhold av registre og når det gjelder forvaltning av lov om eiendomsskatt.