Fylkeskommunens midler ses i sammenheng med statlige spillemidler til kulturbygg.

Transkript

1 R etningslinjer for tilskudd til kulturarenaer i Rogaland Vedtatt i fylkestinget sak 113/15 Rogaland fylkeskommune skal bidra til at det bygges kulturbygg som er av regional interesse, og gir rom for en variert kulturell virksomhet med fokus på både egenaktivitet og formidling av kunst og kultur i Rogaland. 75 % av rammene avsettes hvert år til kulturbygg med en regional funksjon. Inntil 25 % av rammene kan avsettes til større kulturbygg med flerbruksfunksjon i kommunene. Fylkeskommunens midler ses i sammenheng med statlige spillemidler til kulturbygg. Med kulturbygg menes felles lokaler og bygg som gir rom for en variert kulturell virksomhet med fokus på både egenaktivitet o g formidling av kunst og kultur, og kulturbygg med en regional funksjon. Som hovedregel skal l okalene væ re til bruk for alle alders - og befolknings - grupper og for all lovlig organisasjons - og kulturvirksomhet. Byggene bør i størst mulig grad samlokaliseres med andre typer lokaler/uteområd er som kan fungere godt samm en. 1. Hvem kan søke Kommuner, stiftelser, samvirkeforetak, andelslag, museer eller organisasjoner med demokratisk oppbygging. Vilkår for at en organisasjon kan stå som søker, er at fylkeskommune n godkjenner organisasjonens vedtekter. Kommunen skal stadfeste at utforming av bygget og driftsplan gjør det til et kulturbyg g, jf. krav til v edlegg nr. 2: f orhåndsgodkjenning av planene for kulturbygget 2. Hva kan det søkes om tilskudd til Det kan søkes om tilskudd til nybygg, ombygging av eks isterende kulturlokaler og vesentlig ombygging av andre lokaler til kulturbygg. 1

2 Ved rehabilitering av regionale kulturbygg gis det kun støtte til større kostnadskrevende prosjekt som i vesentlig grad er med på å utvikle institusjonen og ivareta dens regionale og faglige funksjon. Det ytes ikke tilskudd til : vedlikehold eller drift erverv av grunn dekning av gjeld utgifter til arbeider utenfor 1 m fra anleggets ytre grenser Permanent eller naglefast innredning er stønadsberettiget, som f.eks.: kjøkkeninnredning fast scenerigg lydanlegg for hørselshemmede (teleslynge) teleskoptribuner Ved kjøp av hus for ombygging til kulturhus, kan dokumentert kjøpesum tas inn i tilskuddsgrunnlaget. Som ekse mpel på ikke tilskuddsberettiged e enheter kan nevn es: tilførsels - og avløpsledninger for vann og kloakk tilførselsledninger for elektrisitet eiendomsgjerde veier parkeringsplasser. Annet løst utstyr som sceneutstyr, bord, stoler m.m. er ikke stønadsberettiget. 3. Funksjoner og bygg som faller utenfor tilskuddsordningen: Tilskudd til forprosjekt og utredn inger. Magasin og verksteder som ikke inngår som en del av en fellesløsning faller utenfor ordningen. Kommersiell virksomhet, som verksteder og utstillings - lokaler for salg, selskapslokaler eller kinobygg hvor visning av film styrer driften. 2

3 G rendehus, bedehus og forsamlingshus. Egne lokaler som bygges og drives bare for en enkelt forening. Bygg som disponeres til de ovenfor nevnte funksjoner alene, eller hvor de som driver aktivitetene har råderett til lokalene og selv regulerer utleie til andre brukere ut fra egne behov, faller utenfor tilskuddsordningen til kulturbygg. 4. Tilskuddsbeløp til kulturbygg a. Sentrale k ulturbygg i kommunene Inntil 1/3 av godkjent kostnad, maksimum 3 mill. kroner. Nedre grense for godkjent prosjektkostnad er Ved rehabilitering, tilbygg og/eller ombygging av eksisterende kulturbygg, er hovedregel at tidligere mottatt tilskudd fra ordningen blir trukket fra maksimal tilskuddssats. b. Regionale kulturbygg Det fylkeskommunale bidraget kan maksimalt utgjøre inntil kr. 10 millioner, og kan heller ikke utgjøre mer enn 1/3 av prosjektets totale kostnader. Alle prosjekter vil gjennomgå en individuell vurdering i forhold til sakens egenar t/prioriteringskriterier for regionale kulturbygg. Tidligere tildelinger vil inngå i det totale beløpet på inntil 10 millioner. Prioriteringskriterier for regionale kulturbygg: Statlige midler som gir føringer for fylkeskommunens bidrag prioriteres. Det forutsettes betydelig bidrag i fra vertskommunen(e). Prosjekter med interkommunalt samarbeid mellom to eller flere kommuner vil bli prioritert. Søknadsobjektet må ha e n regional funksjon, altså en verdi og et nedslagsfelt som kan dekke behov ut over kommunegrenser, eventuelt også ut over fylkesgrenser, og ha verdi for kulturlivet i større deler av fylket. Ved fordelingen av midlene skal det tilstrebes en spredning av k ulturuttrykk slik at fylket har minst ett regionalt kulturanlegg av høy kvalitet innenfor alle kulturfelt. Anlegg som ivaretar nye behov for kulturlivet i fylket prioriteres. Søknadsobjekt med et bredt flerbruksaspekt vil prioriteres. 3

4 Ved fordelingen av midlene skal det tilstrebes en god ge ografisk spredning av anleggene. Selve søknaden forutsettes å oppfylle de krav som inngår i Kulturdepartementets tilskuddsordning Tilskudd til nasjonale kulturbygg. 5. Vilkår for tilskudd 1. For å kunne søke om tilskudd, er det et vilkår at bygget er en del av en vedtatt kommunal plan som omfatter kulturbygg. 2. Kulturbygget skal være åpent for all lovlig kultur - og organisasjonsvirksomhet. Ingen må stenges ute på grunn av religiøse, sosiale eller politiske hensyn. 3. Alle anlegg skal være universelt utformet. 4. Kulturbygget kan eies av en kommune, andelslag der alle som ønsker det kan være med, stiftelser, et museum eller av frivillige organisasjo ner med demokratisk oppbygging. 5. Behov, driftsplan og romprogram/tegninger skal forhåndsgodkjennes av kommunen hvor bygget er geografisk plassert. 6. Sammenslutningens vedtekter skal forhånd s godkjennes av fylkeskommunen 7. Huseieren utformer selv de nærmere regler for bruken av huset, innenfor intensjonene i pkt Dersom huset ikke lenger blir brukt i samsvar med det opprinnelige formål, kan det me dføre at mottatt fylkeskommunalt tilskudd må tilbakebetales. 6. Kulturbyggeierens forpliktelser Huseier plikt er å holde huset åpent for all lovlig kultur - og organisasjonsvirksomhet i 20 år etter ferdigstillelse av bygget. Dette innebærer plikt til å drive på årsbasis. Nedlegging eller bruksendring av bygget i løpet av denne 20 - årsperioden skal ikke skje med mindre det foreligger skriftlig forhåndssamtykke fra fylkeskommunen. Dersom huset blir midlertidig stengt for 3 måneder eller mer, plikter huseier på forhånd å orientere fylkeskommunen. Denne plikten påhviler også kommunen. Fylkeskommunen har rett til å sette vilkår for slik midlertidig stengning av bygget. Blir bygget ikk e åpnet i løpet av seks måneder, regnes stengningen for mislighold, med mindre det foreligger skriftlig godkjennelse for en forlenget stengning. 4

5 Dersom den fremtidige drift av kulturbygget er truet, skal huseier uten ugrunnet opphold orientere fylkeskommu nen om dette. Denne plikten påhviler også kommunen. Huseier plikter å holde bygget i godkjent teknisk stand, samt påse at de sikkerhetsforskrifter som gjelder for vedkommende kulturbygg etterleves. For øvrig skal bygget vedlikeholdes slik at det ikke forr inges utover det som følger av normal slit og elde. Bygget må være funksjonelt for den type kulturaktiviteter som det er bestemt til bruk for. I den grad det lar seg gjøre uten vesentlig kostnad, bør huseieren søke å imøtekomme eventuelle nye og endrede b ehov med hensyn til kulturaktivitet i befolkningen. Salg eller deling av bygget skal ikke skje uten skriftlig forhåndssamtykke fra fylkeskommunen. Overføring av driften av bygget til andre enn tilskuddsmottaker skal heller ikke skje uten fylkeskommunens s kriftlige forhåndssamtykke. Pantsetting av bygget i overensstemmelse med finansieringsplanen vil normalt bli godkjent ved innvilgelse av søknaden. Huseier plikter å føre regnskap i tråd med de retningslinjer som er fastsatt av fylkeskommunen. Dersom ett eller flere av ovennevnte vilkår misligholdes, kan fylkeskommunen kreve tidligere utbetalt tilskudd tilbakebetalt innen 30 dager etter at fylkeskommunen fremsetter kravet skriftlig. Dersom huseier ikke betaler innen den satte tidsfrist, kan fylkeskommunen kreve tvangssalg av bygget. Som mislighold regnes alltid at anleggseier avvikler driften, innstiller betalingene, søker gjeldsforhandling, tvangsakkordforhandling, går konkurs eller blir satt under tvangsforfølgning. 7. Søknadsprosedyrer og søknadsfrist Søknad om tilskudd fremmes på elektronisk skjema som ligger på nettsiden I dette skjema krysser en av for at søknaden gjelder kulturbygg. Det skal søkes gjennom den kommune hvor bygget skal ligge/ligger. Kommunen fastsetter søknadsfristen i egen kommune. Denne må dog være slik at godkjente søknader, blir sendt elektronisk via saksbehandlersystemet til fylkeskommunen innen 1. april hvert år. Søkere må overholde den søknadsfrist som 5

6 hvert år fastsettes av den enkelte kommune. For sent innkomne søknader godkjennes ikke. Kommunenes vedtatte prioriteringsliste/handlingsprogram for kulturbygg skal sendes fylkeskommunen i eget oversendelsesbrev in nen 1. april. Kulturdepartementet fastsetter rammene for de beløp fylkeskommunene kan få til fordeling det enkelte år, og gir melding til fylkeskommunen om beløpenes størrelse innen 15. juni hvert år. Fylkeskommunen tar opp prioriteringen og detaljford elingen av tilskudd i Regional - og kulturutvalget, og underretter søkerne om resultatet av behandlingen. Oversikt sendes departementet, som overfører rammebeløpet til fylkeskommunen. Midlene settes inn på egen rentebærende konto. Rammen for de fylkeskomm unale midlene vedtas årlig i fylkeskommunens budsjett. Ved fornyede og gjentatte søknader må det redegjøres for eventuelle avvik/endringer fra tidligere innsendt søknad (kostnadsoverslag, finansieringsplan, mv.) 8. Krav til de enkelte vedlegg Vedlegg nr. 1: Opplysninger om søker, behov og aktiviteter Gi opplysninger om organisasjonen som søker, funksjonene som skal inngå i kulturbygget, hvilke aktiviteter som skal drives, og behovet for det bygget det søkes tilskudd til. Ved søknad om tilskudd til r egionale kulturbygg må det redegjøres for hvordan bygget svarer på fylkeskommunens prioriteringskriterier til denne type bygg, jf. pkt. 4b i retningslinjene Vedlegg nr. 2: Forhåndsgodkjenning av planene for kulturbygget Planer som legges til grunn for søknad om tilskudd, må være forhåndsgodkjent før bygging starter og før søknad om midler kan fremmes. Dersom arbeidene er igangsatt før godkjenningen foreligger, er det avslagsgrunn. Godkjenningsmyndighet er i hovedsak del egert til kommunene. Prosjekter som medfører samlokalisering med funksjoner som faller utenfor denne ordningen skal godkjennes av fylkeskommunen. 6

7 Det skal fremgå av påtegning/stempel på plantegningene hvem som har gitt godkjenningen. Det skal også utarbe ides et eget godkjenningsbrev ved forhåndsgodkjenning av planer, der det klart framgår at dette gjelder forhåndsgodkjenning som kulturbygg. Byggesaksbehandling i det lokale bygningsråd erstatter ikke forhåndsgodkjenning. En slik forhåndsgodkjenning går l enger enn ved byggesaksbehandlingen i å vurdere byggets egnethet ut fra funksjonen som kulturbygg. Ved forhåndsgodkjenningen skal det estetiske tillegges vekt og kan få avgjørende betydning for godkjenning. Forhåndsgodkjenning har gyldighet i tre år. Dersom ikke byggearbeidene er igangsatt innen tre år, kan det søkes om fornyet godkjenning. Merk at forhåndsgodkjenning av planer ikke automatisk medfører tilskudd til bygget. Forhåndsgodkjenning skal påse at bygget er planlagt ut fra reelle behov i lokalsamfunnet, at planene er i overensstemmelse med de funksjonelle krav som stilles til denne type lokaler, og at de estetiske kvalitetene er ivaretatt for bygget i seg selv og i forhold til omgivelsene. Forhånds godkjenningen skal også påse at bygget er i overensstemmelse med definisjonen av kulturbygg og kommer inn under tilskuddsordningen. Bestemmelsene gjelder også ved rehabilitering/ombygging av eksisterende kulturbygg. Ved ombygginger må det likevel åpnes f or et visst skjønn, ut fra hva som er praktisk mulig å få til, og ut fra vernehensyn for eldre, bevaringsverdige bygninger. Ved ombygging skal planene bygge på en tilstandsrapport, som gjør rede for tekniske, økonomiske og funksjonelle forhold i bygget. V urderingen og rapporten skal utføres av en person med relevant fagkompetanse. Vedlegg nr. 3: Detaljert kostnadsoverslag Kostnadsoverslaget skal være satt opp slik at det lar seg kontrollere. Det må være så detaljert at arbeider som skal utføres på dugna d kan spesifiseres. 7

8 Totalkostnaden for kulturbygget skal oppgis (fordelt på tilskuddsberettigede og ikke - tilskuddsberettiged e kostnader). Ved samlokalisert løsning skal både totalkostnaden for bygget og beregnet kostnad for kulturbygglokalene oppgis. I tvilstilfelle bør fylkeskommunen rådspørres. Administrasjonsarbeid kan maksimalt utgjøre 5 % av godkjent kostnadsoverslag. Ve dlegg nr. 4: Dokumentert finansieringsplan Finansieringsplanen skal ha dekning for kulturbyggets samlede kostnader. Alle postene i finansieringsplanen, bortsett fra søknadssummen, skal dokumenteres. Egenkapital skal bekreftes ved kontoutskrift fra ban k, post, e.l. som viser at beløpet er bundet til utbyggingen av anlegget. Kommunalt - og/eller fylkeskommunalt tilskudd må være vedtatt. Private tilskudd/gaver, eksempelvis rene pengetilskudd, materialer, rabatter o.l., må være bekreftet med undertegn et gavebrev. Dugnad redegjøres det for i en egen dugnadsoversikt utarbeidet med utgangspunkt i de arbeider som etter kostnadsoverslaget skal utføres på dugnad. Dugnadsarbeidet pris settes til den verdi arbeidet er beregnet til i kostnadsoverslaget, men det er ikke anledning til å beregne merverdiavgift på dugnad. Lån skal være bekreftet med kopi av lånetilsagn. Eventuelle lånevilkår må være oppfylt. Eventuelle andre statstilskudd det er søkt om, eller som er innvilget, må spesifiseres. Vedlegg nr. 5: Plan for forvaltning, drift og vedlikehold av bygget Plan for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av bygget, skal inneholde: plan for bruk, med opplysninger om brukstid og brukergrupper. plan for drift og vedlikehold driftsbudsjett Vedlegg nr.6: Tinglyst skjøte/leieavtale Det skal legges ved kopi av tinglyst skjøte/leieavtale for minimum 20 år på den grunn der huset skal bygges. 8

9 Vedlegg nr. 7: Vedtekter/utleieregler Vedtekter for organisasjonen eller lover og utleieregler for organisasjoner må vedlegges. 9. Utbetaling av tilskudd Fylkeskommunen utbetaler innvilgede tilskudd av statlige midler via kommunen der bygget er geografisk plasser t. Når det gjelder bygg som ikke eies av det offentlige, formidler kommunene tilskuddene videre etter gjeldende retningslinjer. Så snart byggene er fullført, må byggherren sette opp regnskap som skal revideres av kommunerevisjonen. Fylkeskommunale midler utb etales direkte til søker. Anmodning om utbetaling av bevilgede midler fremmes overfor fylkeskommunen av den enkelte kommune /søker. 9a. Delutbetaling Det kan foretas delutbetaling, inntil 85 %, når arbeidet er kommet godt i gang. De siste 15 % av godkje nt tilskuddsbeløp utbetales når revidert sluttregnskap foreligger. Anmodning om delutbetaling skal inneholde en redegjørelse for status for prosjektet. 9b. Sluttutbetaling Sluttutbetaling skjer etter ferdigattest og revidert regnskap. 10. Krav til før ing av regnskap Alle søkere som mottar tilskudd til kulturbygg, plikter å levere regnskap. Revidert regnskap er et krav for å få utbetalt siste del av tilskuddet. Regnskapet er grunnlaget for størrelsen på siste utbetalingsbeløp og dermed for størrelsen p å det endelige tilskuddet. Mottakere av midler må forvisse seg om at den som overlates regnskapsføringen har tilstrekkelig forutsetninger for å kunne utføre denne på tilfredsstillende måte, og at vedkommende er kjent med disse krav og retningslinjer. Det skal føres eget byggeregnskap for vedkommende kulturbygg. Det skal som hovedregel benyttes en egen bankkonto for alle utbetalinger/innbetalinger 9

10 vedrørende kulturbygginvesteringen. Regnskapet skal være ført slik at det kan sammenlignes med kostnadsoversla get som ble innsendt ved søknad om tilskudd. Hovedpostene i regnskapet skal være de samme som postene i det godkjente kostnadsoverslaget. Det skal foreligge bilag for alle utbetalinger og innbetalinger. Bilagene skal vise: hva utbetalingen/innbetalingen gjelder hvilken konto som er belastet hvem som har anvist hvem som har attestert bilagsnummer. Attestasjon og anvisning skal ikke gjøres av samme person. Bilagene skal nummereres fortløpende og arkiveres etter stigende nummer. Tilskuddsmottaker plikter å oppbevare bilag og regnskapsbøker så lenge som regnskapsloven tilsier (10 år). For de poster hvor hele eller deler av arbeidet er utført på dugnad, skal verdien av dugnaden settes til det beløp dette arbeidet er ført opp med i det godkjente kostnadsoverslaget i søknaden. Det er fylkeskommunen som godkjenner det endelige kostnadsoverslaget. Det er ikke anledning til å føre opp et høyere beløp. Gaver (ikke pengegaver) og rabatter kan heller ikke føres opp med et høyere be løp enn i godkjent søknad. Det skal ikke beregnes merverdiavgift på dugnad, gaver og rabatter. Dersom det er betalt for arbeid som i søknaden var oppført som dugnad, rabatter eller gaver, skal verdien i regnskapet for disse postene nedjusteres med tilsvare nde beløp. Verdien vil i stedet fremkomme som en betalt utgift under kontantutgifter i regnskapet. 11. Bokføring av kontantinntekter som skal finansiere anleggskostnaden Alle kontantinntekter som skal finansiere prosjektet skal føres i regnskapet, f.eks. egenkapital (kontanter og bankinnskudd), statsmidler, lån, kommunale og fylkeskommunale tilskudd og private tilskudd. Hovedpostene for kontantinntektene skal være de samme som postene for kontantinntekter som inngikk i finansieringsplanen i søknaden. 10

11 12. Krav o m ferdigattest for kulturbygget Fylkeskommunen anbefaler at teknisk etat, eller tilsvarende kontor/etat i kommunen, godkjenner/ uttaler seg om kostnadsoverslaget i søknaden. Teknisk etat skal også, sammen med kulturansvarlig, foreta ferdigbefari ngen og bekrefte ferdigstillelse av kulturbygget før regnskapet legges frem for revisjon. For regionale kulturbygg skal fylkeskommunens r egnskapsskjema signeres av tiltakshaver, kommunen og revisjonen. I regnskapsskjema må kommunen da sette sin signatur på at bygget er ferdigstilt i henhold til godkjente planer. 13. Inndragning av tilskudd Tilskudd som ikke er brukt i løpet av 2 år etter at tilskudd er innvilget, dvs. fra datoen på tilsagnsbrevet, blir inndratt. Dersom revidert regnskap viser at bygget er blitt rimeligere enn det godkjente kostnadsoverslag som lå til grunn for tilskuddet, skal tilskuddsbeløp justeres og restbeløp inndras. I spesielle tilfeller kan fylkeskommunen gi utsettelse av inndragningen. 14. Bruk av rente - og inndratte midler Re nte - og inndratte midler skal benyttes som tilskudd til større kulturbygg i kommunene som oppfyller de formelle krav til å motta støtte. Midlene skal først og fremst være tilgjengelig ved behandlingen av klagesaker. Etter at klagebehandlingen er avsluttet, kan midlene benyttes til: å gå videre på prioriteringslisten fra den ordinære tildelingen å gi tilskudd til kulturbygg utenom søknadsfristene, f.eks. ved tilleggsbevilgning ved mindre overskridelser. 15. Klageadgang Forvaltningslovens 27 tredje ledd, jf. 28 andre ledd, gir søkere som har fått avslag på søknad om tilskudd adgang til å klage på vedtaket. Fylkeskommunene informerer søkerne rutinemessig om klageadgangen ved å sende nødvendig skjema sammen med brev om avslag på søknad om støtte. Departementet er klageinstans for spillemidlene. 11