MØTEINNKALLING Ski kontrollutvalg

Transkript

1 MØTEINNKALLING Ski kontrollutvalg Møtetid: Møtested: kl. 18:30 OBS nytt møtetidspunkt. Formannskapsalen Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på Saksliste Saker til behandling 25/16 Høringer i kontrollutvalget 26/16 Revisjonens rapport per /16 Revisjonens rapport til kontrollutvalget i Ski per /16 Orienteringssaker 14. juni /16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omorganisering, økonomi og IKT 30/16 Overordnet analyse - forvaltningsrevisjon Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmene Rune Sletner og Håkon Hofgaard Dahl er innkalt. Ås, Roar Thun nestleder Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

2 Ski kontrollutvalg Ski KU-25/16 Høringer i kontrollutvalget Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Ski kontrollutvalg 25/ Sekretariatets innstilling: Saken tas til orientering. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet i møte den 26. januar 2016 sak 2/16 Høringer i kontrollutvalget. I diskusjonen kom det fram at Ski kommune allerede har et reglement for åpne høringer, og det var enighet om at utvalgets leder skulle fremskaffe dette reglementet før utvalget fattet endelig vedtak i saken. Utvalget vedtok å utsette sak 2/16. Sekretariatet har fått oversendt Ski kommunes eget reglement for høringer, vedtatt av kommunestyret i Reglementet ligger vedlagt saken. I reglementet står det under punkt 2 at politiske utvalg i Ski kommune kan avholde høringer. Forslaget til reglement for høringer som ligger i FKTs veileder (se vedlegg), er noe mer detaljert enn Ski kommunes reglement. Vi mener allikevel det ikke er grunnlag for at kontrollutvalget i Ski på nåværende tidspunkt utarbeider et eget reglement for kontrollhøringer, i tillegg til det som allerede foreligger i kommunen som gjeldene for alle politiske utvalg. Ås, 6. juni 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: 1) Reglement for høringer i Ski kommune 2) Kopi saksutredning sak 2/16 3) FKTs veileder for høringer Side 2 av 9

3 Reglement for åpen høring i Ski kommune Vedtatt i kommunestyret 12. mai 2004, sak 32/04 1. Åpen høring skal være et forum for informasjonsinnhenting, men ikke debatt. 2. Politiske utvalg i Ski kommune kan avholde høringer. Bare saker som er til behandling i utvalget kan være gjenstand for åpen høring. Med høring menes et møte i utvalget der det mottar muntlige forklaringer fra personer som det selv anmoder om å komme, eller som søker om å få legge fram opplysninger for utvalget. Utvalgets leder eller minst 1/3 av medlemmene kan bestemme at høring skal avholdes og hvem som skal anmodes om å møte til høring. De innkalte møter frivillig og avgjør selv om de vil besvare de spørsmål som utvalget stiller. 3. Innkalling av kommunalt ansatte til høringer skal alltid skje gjennom rådmannen. Rådmannen har da adgang til å være til stede under høringen og avgjør (velger) hvem fra administrasjonen som skal svare på de ulike spørsmål. Ved utspørring av kommunalt ansatte plikter utvalget å ta hensyn til de lojalitetsforpliktelser som eksisterer innad i kommunalforvaltningen. Leder av utvalget skal påse at dette respekteres. 4. Høringer holdes for åpne dører. Taushetsbelagte opplysninger etter lovverket kan bare mottas/gis for lukkede dører. 5. Det skal ikke finne sted meningsutveksling mellom utvalgets medlemmer under en høring. 6. Utvalget avgjør i ordinært møte hvilke konklusjoner som skal trekkes og hvordan temaet fra høringen skal føles videre opp. 7. Høringer kan tas opp på lydbånd eller stenograferes dersom utvalget ikke bestemmer noe annet. Båndene (evt. stenografiske referater) oppbevares for utvalgets (styrets) bruk og makuleres/slettes etter at saken er ferdigbehandlet. 8. Utvalget fastsetter selv den nærmere prosedyre for sine høringer, herunder fordeling av taletid, rekkefølge og antall hovedspørsmål og oppfølgingsspørsmål. 9. Det skal lages egen protokoll fra høringene som omtaler tidspunkt og tema for høringen, hvem som deltok og eventuelle vedtak om offentliggjøring av innlegg. 10. Åpne høringer skal kunngjøres senest 48 timer før høringen finner sted. 11. Under en åpen høring skal det finnes plasser for tilhørere. Antall tilhørere kan begrenses av plasshensyn. Tilhørere som opptrer forstyrrende, kan bortvises.

4 KONTROLLUTVALGET I SKI SAK 2/16 Høringer i kontrollutvalget KOPI Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Ski kontrollutvalg Sekretariatets innstilling: Saken tas til orientering. Vedlegg: Veileder - høringer.pdf, Høringer i kontrollutvalget, Reglement for åpen høring i Ski kommune.pdf SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget vedtok i sak 45/15 å be sekretariatet gi en nærmere vurdering av høring som verktøy i kontrollutvalget. Videre ba de om at man ser til andre kommuner som har utarbeidet reglement for høringer og gi en vurdering på hva sekretariatet anser som hensiktsmessig tilnærming. FKTs veileder som ligger vedlagt saksdokumentene, er i hovedsak utarbeidet av sekretariatsledere som har erfaring med høring fra sine kommuner. I så måte er erfaringene fra andre utvalg oppsummert i veilederen. Vi har vært i kontakt med noen av sekretariatslederne som har erfaring med høring. Tilbakemeldingen fra disse bekrefter i stor grad det vi skrev i forrige utredning, om at høringer er svært ressurskrevende, og at kontrollutvalget bør vurdere andre verktøy før de velger å sette i gang en høring. Vår spørrerunde bekreftet også at bruk av høringer har et lite omfang i kommunene. De som har erfaring, har kun gjennomført dette i spesielle saker hvor andre saksbehandlingsmetoder har vært vurdert som ikke tilfredsstillende for behandlingen av saken. Noen kommuner har vedtatt reglement for kontrollutvalgets høringer selv om de selv ikke har gjennomført høringer ennå. Fordelen med dette er at kontrollutvalget blir bedre kjent med metoden, og vil kanskje komme raskere i gang med arbeidet den dagen det skulle bli aktuelt med en høring. Reglementet bør legges frem for Kommunestyret. Hovedregelen i kontrollutvalgets arbeid er, i tråd med god kommunal forvaltningsskikk at sakene behandles på grunnlag av skriftlige saksutredninger og rapporter. Dette kan suppleres av muntlige redegjørelser i møtene. Kravet til skriftlighet er høyere jo mer inngripende konsekvensene av vedtaket er. Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

5 Sekretariatets vurdering Sekretariatet ser ikke bort i fra at høring kan gjennomføres i saker der dette vurderes som best egnet metode for å komme til bunns i en sak. Vi er derimot skeptiske dersom intensjonen er at høringer skal erstatte øvrige metoder. Det kan være en fordel å utarbeide et reglement for kontrollutvalgets høringer, men er etter vår vurdering ikke avgjørende. En mal for reglementet ligger i veilederen og kan raskt tilpasses Ski kommune ved behov. Sekretariatet foreslo i sak 45/15 at det utarbeides et eget reglement for kontrollutvalgets høringer i kommunen. På bakgrunn av de signaler som kom fram i diskusjonen i utvalget, har vi valgt ikke å opprettholde forslaget. Ås, Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Side 2 av 2

6 Høring i kontrollutvalget? Veileder for høringer 1

7 Innhold Innhold... 2 Arbeidsgruppas mandat Bakgrunn: Kontrollutvalgets verktøykasse Retten til opplysninger og å foreta undersøkelser Måter å skaffe seg informasjon på Informasjonsinnsamling Orientering fra rådmann og andre ansatte i møte Undersøkelse/begrenset undersøkelse Forvaltningsrevisjon innenfor et område Selskapskontroll Granskning av et spesielt tilfelle innenfor et område Høring Hva menes med høring? Karakteristiske trekk ved en høring Høring er møte etter kommuneloven Høringer er muntlig saksforberedelse Høringer skal omhandle en kontroll- og tilsynssak Hva en høring ikke skal være Hva kan gi grunnlag for høringer Hvem kan innkalles til høring begrensninger og muligheter Begrensninger/muligheter i en formannskapsmodell Åpne møter og lukking av møte Møteplikt kommunalt ansatte Opplysningsplikt kommunalt ansatte Møte- og opplysningsplikt for andre Muligheter Samarbeid om høringen med andre kontrollutvalg? Begrensinger/muligheter i en parlamentarisk modell Møteplikt og opplysningsplikt under en parlamentarisk styringsmodell Forberedelser til høring Viktige hensyn Formålet

8 5.1.2 Nærmere om kontroll- og tilsynsmessige kriterier Reglement / retningslinjer Åpen eller lukket høring Innhenting av bakgrunnsinformasjon Forberede spørsmål Hvem skal og kan høres Rettigheter til de hørte Møteledelse Pressekontakt Sekretariatets rolle Revisors rolle Siste forberedende møte før høring Innkalling til høring Tips for praktisk tilrettelegging for høringer Gjennomføring av høringen I møterommet Etterarbeid Reglement for høringer Noen råd til slutt Referanser/litteratur Vedlegg Reglement for høringer i kontrollutvalget

9 Arbeidsgruppas mandat Styret i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) oppnevnte den ei arbeidsgruppe for å se nærmere på bruk av høringer i kontrollutvalget og utarbeide en veileder for hvordan dette kan gjennomføres. Gruppa skal også komme med forslag til reglement for høringer. Styrevedtak/mandat: «2. Utarbeida ein vegleiar som kontrollutvala kan nytta ved førebuing, gjennomføring og etterarbeid ifm. høyringar i kontrollutvalet.» Arbeidsgruppa har bestått av: Hans Blø, kontrollsjef i Møre og Romsdal Fylkeskommune, leder Wencke S. Olsen, daglig leder i Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Liv Tronstad, daglig leder/kontrollsjef i KomSek Trøndelag IKS I veilederen er kommune og kommunestyre benyttet som alminnelige begrep, men er også ment å dekke begrepene fylkeskommune og fylkesting. I kommuner/fylkeskommuner med parlamentarisk styreform er det gitt spesielle kommentarer når det er formålstjenlig. Vi ser på veilederen som et oppslagsverk, der man leser kun det aktuelle emnet. Enkelte tema er derfor gjentatt flere steder i veilederen, eller med henvisning til det aktuelle kapitlet. Som målgruppe har vi først og fremst tenkt på behovene som kontrollutvalgssekretærene og kontrollutvalgene måtte ha. Vi ser selvsagt at det kan være alternative måter å gjennomføre en høring på, noe man må vurdere i hver enkelt sak. Veilederen er ikke en juridisk betenkning, men et hjelpemiddel og en praktisk innføring i hvordan en høring i kontrollutvalget kan legges opp. Det er henvist til aktuelle rundskriv m.m. der det i tilfelle er ønske om en mer juridisk tilnærming i et tema. Arbeidsgruppa konstaterer imidlertid at det rettslige grunnlaget for høringer i kontrollutvalg er mangelfullt, og etterlyser et klarere hjemmelsgrunnlag for dette virkemiddelet. Vi har likevel innhentet en juridisk vurdering av bestemte deler av veilederen, og takker FKTs juridiske rådgiver, Lic. Jur. Oddvar Overå, for verdifulle innspill. Vi takker ellers kontrollutvalgsekretariatet i Hordaland fylkeskommune og KonSek Midt-Norge IKS for gjennomsyn av veilederen, og gode råd. Vi håper veilederen blir til nytte for kontrollutvalgene og deres sekretariat. Molde/Sandnes/Steinkjer, april Hans Blø Wencke Sissel Olsen Liv Tronstad 4

10 1. Bakgrunn: FKT ser at bruk av høringer brer om seg, samtidig som at dette er et område som ikke er lovregulert, verken via direkte lovverk, rundskriv eller andre forordninger. Likevel kan bruk av høringer berøre en del lovregulerte områder. Det gjelder både kommuneloven (koml), forvaltningsloven og lover/avtaler som regulerer ansattes rettigheter. Veilederen tar i hovedsak for seg prosessene ved høringer, og går ikke i dybden i juridiske forhold. Bruk av høringer kan være et verktøy som egner seg best i et parlamentarisk system. Utgangspunktet for bruk av denne type verktøy er da også Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité, som først og fremst forholder seg til ansvarlig statsråd. Foreløpig er det kun 3 kommuner i Norge som har denne styreformen (Oslo, Bergen og Tromsø) i tillegg til enkelte fylkeskommuner. Flere kan komme etter neste kommunevalg. Årsaken til at høringsformen ikke egner seg like godt i kommuner som styres etter formannskapsmodellen, er bl.a. at i en parlamentarisk modell vil alle øverste ansvarlige være politikere og ikke ansatte. Dette gir et annet utgangspunkt da politikerne står ansvarlige overfor folket på en annen måte enn ansatte. Tar man hensyn til de begrensninger som kan ligge i å gjennomføre høringer i en kommune som styres etter formannskapsmodellen, vil det imidlertid være fullt mulig å gjennomføre høringer også her. Høring er et virkemiddel som fortrinnsvis bør brukes i spesielle saker, der kontrollutvalget har behov for å få informasjon direkte fra kildene som et supplement til øvrige virkemidler. En høring i kontrollutvalget må ha preg av informasjonsinnhenting knyttet til en kontrollhandling som kommer inn under kontrollutvalgets kompetanseområde. Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske vedtak, og det er også viktig at en høring ikke bærer preg av politisk omkamp. Kontrollutvalget anbefales å utarbeide et eget reglement for høringer for å sikre en forsvarlig gjennomføring og at alminnelige saksbehandlings- og rettssikkerhetshensyn ivaretas. Reglementet må i tilfelle vedtas av kommunestyret. I veilederen er det tatt inn et eksempel på et slikt reglement. 2 Kontrollutvalgets verktøykasse Kontrollutvalget har en rekke virkemidler i arbeidet sitt, og vide hjemler for å skaffe seg den informasjon som trengs for å klarlegge kontroll- og tilsynssaker. Det hjelper imidlertid lite dersom kontrollutvalget rår over begrensede ressurser, både økonomiske og personalmessige. Kontrollutvalget må i ethvert tilfelle vurdere om en sak i tilstrekkelig grad kan klarlegges dersom ressursene mangler, og i tilfelle tidsnok og om nødvendig ta opp med kommunestyret å få tilført ekstra midler. 5

11 2.1 Retten til opplysninger og å foreta undersøkelser Kontrollutvalget handler på vegne av kommunestyret, og kan iflg. koml 77 nr...hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalgsforskriften 1 5 avgrenser retten til hos kommunen eller fylkeskommunen, og til å gjelde opplysninger, redegjørelser og dokument som kontrollutvalget selv finner nødvendige, og som er knyttet til kontrollutvalgets kontroll- og tilsynsoppgaver. Den samme avgrensningen gjelder retten til å foreta undersøkelser, men innenfor denne rammen har kontrollutvalget en vid fullmakt til å samle informasjon (jf. begrepet enhver ). Det antas at eksterne partnere som ivaretar en oppgave eller opptrer på vegne av kommunen, under samme forutsetninger er pliktig til å gi den informasjonen som kontrollutvalget etterspør på det området den eksterne partneren er ansvarlig for. Eksterne partnere kan eksempelvis være leverandør av banktjenester, advokattjenester, renovasjonstjenester o.l. Utover disse kan ikke kontrollutvalget kreve å få informasjon, utenom i de tilfeller en ekstern aktør på forespørsel sier seg villig til å medvirke i å klarlegge et saksforhold. Kontrollutvalget har rett til å få enhver taushetspliktbelagt opplysning m.v. i saken, forutsatt at de er nødvendige, angår oppgavene og befinner seg hos kommunen/ fylkeskommunen. Man skal likevel være kritisk til hva man behøver av taushetspliktbelagt informasjon. Som ethvert forvaltningsorgan er kontrollutvalget pliktig til å innhente den informasjonen som er nødvendig for å belyse et konkret saksforhold, før det trekkes en konklusjon. Behovet for informasjon må kunne begrunnes ut fra kontroll- og tilsynshensyn, eller for å brukes i kontrolløyemed, dvs. for å kunne ivareta de kontroll- og tilsynsoppgaver som kontrollutvalget er pålagt. Det antas at kontrollutvalget i tillegg må kunne be om informasjon og foreta undersøkelser for å klarlegge nærmere en indikasjon på et mulig kontrollforhold, dvs. om det foreligger et tilfelle som bør undersøkes nærmere. 2.2 Måter å skaffe seg informasjon på For å gjennomføre kontroll av et ønsket område, har kontrollutvalget flere tilgjengelige verktøy til å skaffe seg kunnskap. Man bør kritisk vurdere nødvendigheten av å bruke de ulike verktøyene, og omfanget og relevansen av informasjonen man trenger, gjerne også underveis i informasjonsinnhentingen. 1 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 6

12 2.2.1 Informasjonsinnsamling Kontrollutvalget kan be sekretariatet om å samle inn informasjon fra kommunen om en bestemt sak. Det kan eksempelvis dreie seg om informasjon i saksdokument til folkevalgte organ og korrespondanse o.a. dokument i saken som finnes i kommunens arkiv. Det kan også være informasjon som innhentes direkte fra rådmannen eller andre ansatte i kommunen. Informasjonen saksforberedes, dvs. presenteres på en systematisk måte og legges fram for kontrollutvalget, som vurderer om det skal gås videre med saken Orientering fra rådmann og andre ansatte i møte Rådmannen (eller den rådmannen måtte peke på) kalles inn til møtet i kontrollutvalget for å orientere om saker og aktuelle tema i kontrollutvalget. Dette kan gi kontrollutvalget et grunnlag for å vurdere om et saksfelt er tilstrekkelig belyst, eller om det er behov for ytterligere oppfølging og undersøkelse 2. Rådmannen plikter å møte i kontrollutvalget når utvalget ber om dette, det er hjemlet i koml 77 nr. 7, jf. 23 nr 2. Møteplikt gjelder også for andre ansatte i kommunen. Se pkt. 2.1 ovenfor om retten til informasjon Undersøkelse/begrenset undersøkelse Dersom man ønsker en begrenset undersøkelse av et område, kan man be revisor om å undersøke forholdet nærmere uten å foreta en større undersøkelse av området i alle fall ikke i første omgang Forvaltningsrevisjon innenfor et område Forvaltningsrevisjon betyr at man velger en systematisk tilnærming for å vurdere et spesifikt område i kommunen. Det kan være alt fra kommunens økonomiforvaltning til kvaliteten på barnehager. Forvaltningsrevisjon kan bare utføres av revisor og er regulert i lov og forskrift Selskapskontroll Eierskapskontroll etter koml 77 nr. 5 gir kontrollutvalget mulighet til å gjennomføre selskapskontroll og å undersøke eierskapsforvaltningen i kommunen. Koml 80 gir utvidet rett til innsyn og undersøkelser i kommunalt heleide selskaper og heleide datterselskaper Granskning av et spesielt tilfelle innenfor et område Dersom saken gjelder et spesifikt tilfelle som ikke egner seg for en større gjennomgang slik en forvaltningsrevisjon ofte er, kan kontrollutvalget be om at det blir foretatt en granskning 3 av det aktuelle tilfellet. En forvaltningsrevisjon er oftest basert på en risikovurdering, mens man ved granskning står overfor en kjent og konkret hendelse. Granskning er aktuelt når man ønsker å klarlegge et faktisk hendelsesforløp, eksempelvis et ulykkestilfelle. Videre dersom man ønsker å få gjort en vurdering og avdekking av en konkret systemsvikt, eksempelvis et mangelfullt behandlingsopplegg. Granskning kan også benyttes dersom man ønsker å vurdere enkeltpersoners opptreden og ev. plassering av ansvar knyttet til et enkelttilfelle. 2 Kontrollutvalgsboken s NOU 2009:9 kap. 4 om granskningsbegrepet og Kontrollutvalgsboken s. 58 7

13 2.2.7 Høring Dersom kontrollutvalget mener at den aktuelle saken best kan belyses ved å gjennomføre en høring i møte i kontrollutvalget, kan kontrollutvalget vedta dette med alminnelig flertall. Før kontrollutvalget velger å gjennomføre en høring, bør man først ha vurdert å benytte de øvrige virkemidlene kontrollutvalget har tilgjengelige, ev. at høringen er et supplement til disse, bl.a. for å avklare ytterligere konkrete forhold i den innhentede informasjonen direkte fra kilden. Høringen kan ev. basere seg på en rapport fra en begrenset undersøkelse, en forvaltningsrevisjon, selskapskontroll eller granskning, samt informasjon fremkommet på andre måter. 3 Hva menes med høring? I denne veilederen bruker vi begrepet høring for høringer som finner sted i forbindelse med møter i kontrollutvalget, der kontrollutvalget i møte skaffer seg informasjon i en sak ved å be bestemte personer til å uttale seg muntlig, på spørsmål fra medlemmene. Høringen skiller seg fra den vanlige skriftlige saksforberedelsen ved at den skjer i møte og i muntlig form. 3.1 Karakteristiske trekk ved en høring Høring er møte etter kommuneloven 30 Høring må regnes som møte etter koml 30 4, dvs. et kollegium av folkevalgte medlemmer som sammen avvikler en lovlig innkalt samling. Dette tilsier at en høring gjennomføres i regi av kontrollutvalget med fortrinnsvis hele kontrollutvalget til stede. Dermed vil koml kap. 6 om saksbehandlingen i folkevalgte organ også gjelde for høringer. Bestemmelsene om åpne og lukking av møte i folkevalgte organ er omtalt i pkt Høringer er muntlig saksforberedelse En høring er muntlig saksforberedelse, dvs. man mottar muntlige forklaringer fra personer som kontrollutvalget selv kaller inn eller ber om å komme, eller som selv ønsker å få legge frem opplysninger for kontrollutvalget som ledd i en kontrollsak. Hensikten er å skaffe seg direkte informasjon fra aktørene i saken for å klarlegge saksforholdet så godt det lar seg gjøre. Kontrollutvalget kan avholde høringer som et ledd i sitt kontroll- og tilsynsarbeid, og som et virkemiddel for å gjøre selvstendige undersøkelser. Av hensyn til å få et saksforhold så godt opplyst som mulig, kan det være fordelaktig å få opplysninger direkte fra kilden, dvs. fra personer som har vært direkte involvert i saksforholdet, ev. har forutsetninger til å gi slike opplysninger. Muntlige opplysninger kan ofte gi et mer utfyllende og nyansert bilde av saksforholdet. 4 Prop. 152 L ( ) kap. 5.1 om møteprinsippet, jf. Sivilombudsmannens sak 2010/2939 8

14 Det er også viktig å huske at en høring ikke er en diskusjon mellom medlemmene i kontrollutvalget eller den innkalte. I Stortingets reglement for kontroll- og konstitusjonskomiteen står det bl.a. at Meningsutveksling mellom komiteens medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Høringen er en del av saksforberedelsen i saken, som all annen informasjonsinnhenting. Selve diskusjonen tas i en egen del av møtet Høringer skal omhandle en kontroll- og tilsynssak Høringen bør omhandle en konkret kontroll- eller tilsynssak, dvs. det er kontroll- og tilsynsmessige kriterier ved saken som skal vurderes. Ofte er det tale om å avdekke hva som konkret har skjedd ev. innholdet i vurderinger som er gjort, og se dette mot gitte forutsetninger for saksforholdet. Kontrollutvalget må derfor på forhånd ha gjort seg opp en oppfatning om hvilke kontroll- og tilsynsmessige kriterier som gjelder for det konkrete saksforholdet, dvs. lov og regelverk, vedtak o.a. forutsetninger. Disse kriteriene skal ligge til grunn for de spørsmålene som stilles og avklaringer det bes om. Se pkt om aktuelle kriteriesett. 3.2 Hva en høring ikke skal være En høring i kontrollutvalget skal ikke være en politisk omkamp om tapte saker i andre folkevalgte organ i kommunen. Det kan bidra til å svekke kontrollutvalgets troverdighet og kommunens omdømme dersom høringen kan oppfattes slik. Kontrollutvalget bør avvise slike forsøk, ettersom kontrollutvalget ikke kan overprøve det formålstjenlige i politiske vedtak. Det ligger således utenfor kontrollutvalgets mandat å vurdere de politiske føringene i en sak. Grunnlaget for vurderingene kontrollutvalget foretar, må være de kontroll- og tilsynsmessige kriteriene som ligger til grunn i den konkrete saken, og som må klargjøres på forhånd. Se mer om dette i kap Det er ellers noen begrensninger i hva kontrollutvalget kan ta opp som sak, som er knyttet til annen formell saksgang i kommunen. Dette gjelder klage på enkeltvedtak i hht. forvaltningsloven 28, og varsling i hht. arbeidsmiljøloven Hva kan gi grunnlag for høringer Normalt vil en høring være et resultat av en konkret kontroll- og tilsynssak som følger av revisjonsrapporter eller er et resultat av kontrollhandlinger utført av revisjonen, sekretariatet eller andre, ev. som et ledd i kontrollutvalgets planer for kontroll- og tilsynsarbeidet. Den kan også begrunnes i forhold som medlemmene får kjennskap eller tar initiativ til å få undersøkt, eller det kommer anmodning fra politisk hold til kontrollutvalget om å følge opp et sakstilfelle. Saken kan også følge av hendelser i kommunen som har vakt oppmerksomhet, eksempelvis medieoppslag, leserinnlegg og debatter i aviser og sosiale media, som medlemmene ønsker å få undersøkt nærmere. 9

15 Kontrollutvalget kan av og til få tips utenfra om kritikkverdige forhold som bør undersøkes nærmere. I slike tilfelle bør kontrollutvalget forvente at tipseren selv bidrar til å klargjøre forholdet nærmere, og ev. avvise å ta opp forholdet dersom tipset synes ubegrunnet og ligger utenfor kontrollutvalgets kompetanseområde. Det konkrete grunnlaget for klagesaker, varslingssaker og lignende kan gi incitament til kontrollutvalget å belyse saksforholdet, særlig dersom klagen/varselet får medhold. 4 Hvem kan innkalles til høring begrensninger og muligheter Hvem som kan inviteres/innkalles til høring, og hva som er begrensninger/muligheter knyttet til dette, vil variere. Det er forskjell på om den inviterte/innkalte er ansatt i kommunen eller om det er en politiker, og ikke minst om kommunen er organisert etter formannskapsmodellen eller om den har en parlamentarisk styreform. Vi vil i dette kapitlet se nærmere på hvilke begrensninger og muligheter som knytter seg til disse forholdene og organisasjonsmodellene. 4.1 Begrensninger/muligheter i en formannskapsmodell Begrensningene vi nevner her knytter seg først og fremst til møte- og opplysningsplikt for ansatte i kommunen, samt om høringen går for åpne eller lukkede dører Åpne møter og lukking av møte Møter i folkevalgte organ i kommunen er normalt åpne, dvs. at informasjonen som bringes fram skal være tilgengelig for alle. Reglene for lukking av møter i folkevalgte organ er hjemlet i koml Dersom det legges fram opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt i møtet, skal det skje i lukket møte, jf. 31 nr. 2 om taushetsplikt, der en i tillegg til hjemmelen må vise til aktuell lovbestemmelse som krever taushetsplikt. Koml 31 nr. 3 henviser til saker av tjenstlig karakter som alltid skal behandles for lukkede dører. Etter 31 nr. 4 kan møtet lukkes når hensynet til personvern tilsier det, og 31 nr. 5 når tungtveiende offentlige interesser tilsier lukking og opplysningene ellers ville ha vært unntatt offentlighet etter offentleglova dersom de hadde stått i et dokument Møteplikt kommunalt ansatte I en betenkning 6 har KS-advokatene skilt mellom hva man kan forvente av opplysninger fra kommunalt ansatte i møte i kontrollutvalget. Ifølge betenkningen kan kontrollutvalget med hjemmel i koml 77 nr. 7 kreve at personer «hos kommunen/fylkeskommunen», dvs. ansatte og folkevalgte, skal uttale seg muntlig i saker som angår kontrollutvalgets oppgaver i egenskap av kontroll- og tilsynsorgan. Det foreligger med andre ord en møteplikt for disse i kontrollutvalget når de blir bedt om å møte. 5 Kommunaldepartementets rundskriv H-4/11 kap. 8 gir nærmere omtale av bestemmelsene. 6 På oppdrag fra kontrollkomiteen i Trondheim kommune, datert

16 Når det gjelder åpne høringer, nevner både KS-advokatene og Kontrollutvalgsboken (s. 62) at det finnes ingen direkte hjemler for å pålegge ansatte i kommunen å møte. Det er imidlertid utvilsomt at administrasjonssjefen (rådmannen) er pålagt å møte med bakgrunn i hans overordnede ansvar etter koml. 23 nr 2. KS-Advokatene mener i betenkningen at kontrollutvalget i tillegg kan kreve at øvrige ansatte avgir informasjon muntlig i møte, men ikke i en åpen høring. Overå 7 påpeker at det kreves et gyldig rettsgrunnlag for å gi noen et pålegg, og en åpen høring kan i visse tilfelle oppleves som personlig belastende for den ansatte. Koml. 77 nr 7 anses ikke å gi tilstrekkelig hjemmel for å pålegge ansatte plikter som oppleves som byrdefulle, særlig dersom det skjer i full offentlighet. Både KS Advokatene og Overå mener at arbeidsgivers styringsrett heller ikke gir hjemmel for et slikt pålegg. Dersom kontrollutvalget vil innkalle ansatte til en åpen høring, må man anmode eller invitere og ikke innkalle vedkommende. I tillegg må det opplyses om ev. reservasjonsrett. Dersom opplysningene kan gis i en lukket høring, eksempelvis når hensynet til personvern krever det, antar både KS Advokatene og Overå at ansatte har møteplikt etter koml. 77 nr 7, da situasjonen neppe oppleves som så byrdefull som ved en åpen høring. Se likevel punktet nedenfor om å sette seg selv i en negativ posisjon Opplysningsplikt kommunalt ansatte Plikt til å gi opplysninger i en åpen høring vil som for møteplikt være et forholdsvis inngripende tiltak overfor en ansatt og kunne oppleves som belastende. Verken koml. 77 nr 7 eller arbeidsgivers styringsrett hjemler et pålegg om at ansatte må gi opplysninger i åpent møte. Kontrollutvalget har ingen arbeidsgivermyndighet, og kan ikke utøve den myndighet som ligger til kommunestyret og rådmannen på dette området Man kan heller ikke forlange at den ansatte skal uttale seg 8 på en måte som kan få negative konsekvenser for den ansattes tjenestlige forhold. Det vil likevel være grunn til å anta at dersom situasjonen verken virker belastende eller får tjenstlige følger, vil man i større grad kunne forvente at vedkommende er villig til å gi opplysninger, også i en åpen høring. Dersom det er en lukket høring (jf. koml. 31) vil belastningen ikke i samme grad være til stede, og det vil da være naturlig iflg. KS-Advokatene at den ansatte ikke nekter å uttale seg så sant ikke opplysningene kan få negative følger for den ansatte. Tillitsvalgte vil være omfattet av egne regler (Hovedavtalen) dersom de møter i egenskap av tillitsvalgt, men ikke dersom de møter som vanlig ansatt. Den ansatte vil også ha mulighet til å ha med seg bisitter. Det kan være en tillitsvalgt, en advokat eller en annen medhjelper som vedkommende ønsker å ha til stede. Vær oppmerksom på at dersom det er snakk om å benytte advokat eller andre bisittere som utløser honorar m.m., må dekning av utgifter til dette avklares som en del av forberedelsene til høringen. Tillitsvalgte vil kunne stille som bisittere uten at dette utløser ekstra kostnader. 7 Lic. Jur Oddvar Overå: Notat til FKT om høringer i kontrollutvalget 8 Jf. NOU:2009:9 kap om vernet mot selvinkriminering 11

17 4.1.4 Møte- og opplysningsplikt for andre For ansatte i selvstendige rettssubjekter som er kommunalt eid (jf. koml 80) antas det at det må gjelde de samme regler som for kommunalt ansatte, når høringen utføres som ledd i en selskapskontroll. Det vil først og fremst gjelde interkommunale samarbeid etter koml 27 som er selvstendige rettssubjekter og interkommunale selskaper (IKS), men også heleide aksjeselskap (AS). Interkommunale samarbeid som ikke er selvstendig rettssubjekt ( 28a og enkelte 27- selskaper) tilhører vertskommunen, og kan derfor bare undersøkes via vertskommunens kontrollutvalg. Kontrollutvalget har heller ingen lovbestemt rett til å kreve informasjon fra personer som ikke er ansatt i kommunen eller fra andre private rettssubjekter. I så fall måtte man hatt et eget rettsgrunnlag for det, eksempelvis at innsynsrett er hjemlet i avtale, vedtekter o.l. Privat rettssubjekt regnes imidlertid som forvaltningsorgan dersom de utfører tjenester for det offentlige der de må følge offentlige regler, utøver offentlig myndighet, treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift (jf. bl.a. forvl. 2). Kontrollutvalget kan likevel uavhengig av lovhjemmel invitere eksterne aktører til å gi opplysninger, dersom disse er villige til å stille opp Muligheter Det er viktig at man er oppmerksom på de begrensingene som ligger i lovverket når det gjelder hvem som har plikt til å møte og om man har plikt til å gi opplysninger dersom man ønsker å kalle inn ansatte til åpne høringer. Betenkningene ovenfor betyr ikke at det ikke kan gjennomføres åpne høringer, og det betyr heller ikke at man ikke kan innkalle ansatte dersom man ønsker en åpen høring. Kontrollutvalget må imidlertid som tidligere nevnt - være klar over at det vil være frivillig om man ønsker å møte og å uttale seg i åpen høring. Dersom kommunestyret har vedtatt et eget reglement for høringer i kontrollutvalget, kan ansattes plikter og rettigheter knyttet både til oppmøte og opplysningsplikt være en del av dette reglementet, se for øvrig kap. 8 og vedlegg Samarbeid om høringen med andre kontrollutvalg? Med bakgrunn i eksempelvis en selskapskontroll i form av en forvaltningsrevisjon, kan det være aktuelt å innlede samarbeid med andre kontrollutvalg som representerer de øvrige kommunale eierne. Det vil imidlertid by på prosedyremessige utfordringer og mange involverte. En løsning kan være å bli omforent om å «gi» oppdraget til et av kontrollutvalgene, eksempelvis det kontrollutvalget som representerer den største eieren. Men her kan andre alternativer også være aktuelle. Ved vertskommunesamarbeid etter koml 28 a gjelder spesielle regler for kontrollutvalgets virksomhet. 9 9 Kommunaldepartementet: Veileder Vertskommunemodellen etter kommuneloven 28 a flg., kap

18 4.2 Begrensinger/muligheter i en parlamentarisk modell Kommunal og fylkeskommunal parlamentarisme er hjemlet i koml kap. 3, I en parlamentarisk modell er det rådet som er den øverste ledelsen for administrasjonen, i motsetning til en formannskapsmodell der det er administrasjonssjefen/rådmannen. Rådet er et kollegialt organ og kan betegnes som «regjering», og har utgått av et flertall i kommunestyret/fylkestinget. Rådet har et parlamentarisk ansvar for administrasjonens saker overfor kommunestyret/fylkestinget. Rådet skal iht. koml 20 påse at saker som legges frem for folkevalgte organ er forsvarlig utredet og at de vedtak som er truffet blir iverksatt. Rådet skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, samt at den er gjenstand for betryggende kontroll. Når det gjelder kontrollutvalgets ansvar og arbeid i en parlamentarisk modell er det i prinsippet ingen forskjell fra en formannskapsmodell. Det er resultatet av kontrollutvalgets arbeid som kan få en annen betydning, da ansvar kan bli gjort gjeldende overfor rådet eller rådsmedlemmer. Det er derfor viktig at kontrollutvalget er seg sitt kontroll- og tilsynsansvar bevisst, og har dette i fokus. Kontrollutvalget må alltid huske at kontrollutvalget ikke skal ta hensiktsmessigheten i betraktning i sitt arbeid. Dette kan være krevende da deler av kontrollutvalget vil tilhøre posisjonen og indirekte kanskje ønske å beskytte rådet istedenfor å drive reelt kontroll- og tilsynsarbeid, mens opposisjonen kan bli mistenkt for å bruke kontrollutvalget til omkamp om tapte politiske saker Møteplikt og opplysningsplikt under en parlamentarisk styringsmodell Kontrollsaker er ofte alvorlige saker, og spesielt i en parlamentarisk styringsmodell der ansvar overfor rådet eller rådsmedlem kan bli gjort gjeldende. Rådet som organ eller rådsmedlem kan kalles inn til kontrollutvalget i en åpen høring for å gi opplysninger. Når det gjelder administrasjonen for øvrig stiller saken seg litt annerledes. Administrasjonen er rådets administrasjon, og arbeider ut fra rådets politiske fundament. Uttalelse fra ansatt i en høring kan legge grunnlaget for at ansvar gjøres gjeldende overfor rådet eller rådsmedlemmet. Det er derfor naturlig å se til stortingets reglement for høringer. Der er det slik at alle spørsmål rettes til statsråden, og det er statsråden som bestemmer hvem som svarer. Dersom det stilles spørsmål til tjenestemannen, kan statsråden supplere opplysningene. Det antas at dette vil være den riktige fremgangsmåten også innenfor den kommunale parlamentarismen. 5 Forberedelser til høring 13

19 5.1 Viktige hensyn Høringer kan være krevende, og avhengig av sakstype kan stille store krav til kontrollutvalget. Det er viktig at kontrollutvalget holder fokus på kontrollperspektivet i slike saker, og ikke lar seg påvirke av noen som kan ønske et bestemt utfall av saken. Eksempel kan være påvirkning fra ordfører, andre politikere (posisjon/opposisjon), rådmannen, personer i administrasjonen, presse eller andre. Det er viktig for alle parter at høringen er godt forberedt, foregår på en profesjonell, ryddig og god måte, og at eventuell inhabilitet blir avklart. Før kontrollutvalget bestemmer seg for bruk av høring, må kontrollutvalget ta stilling til en del prinsipielle forhold. Bl.a. skal en høring foregå i regi av kontrollutvalget. Det er kontrollutvalget selv som avgjør med vanlig flertall om høring skal gjennomføres. Det må være klart hva formålet med høringen er hva er hensikten? Innledningsvis er det viktig å klarlegge hva det er i den konkrete saken som peker seg ut i et kontrollmessig perspektiv, og som gjør høring til en egnet måte å fremskaffe informasjon på. Kontrollutvalget må derfor skaffe seg oversikt over hva som er de kontroll- og tilsynsmessige kriteriene ved saken (se pkt ). Det må lages en god plan for gjennomføring av høring med hensyn til bl.a. møteledelse, hvem som bør høres, og hvilke spørsmål kontrollutvalget skal stille, gjerne i form av et fastlagt reglement Formålet Kontrollutvalget må definere formålet med høringen. Hva forventer kontrollutvalget å oppnå gjennom bruk av høring, kontra bruk av andre virkemidler kontrollutvalget har til rådighet. I tillegg bør kontrollutvalget ha en forventning om hvilken læring som kan trekkes ut av saken ved en høring kontra bruk av andre virkemidler Nærmere om kontroll- og tilsynsmessige kriterier Det er viktig å påse at høringen følger et på forhånd avtalt spor, og at spørsmål og svar ikke avviker fra dette. Utenomsnakk, avledninger, utenforliggende hensyn og usakligheter må det styres unna, det er viktig at kontrollutvalget er bevisst på hva man er ute etter å avdekke. De fleste saker som behandles i kommunale organ knyttes ofte til krav til etterlevelse av lov o.a. regelverk, vedtak og premissene for disse, enten det gjelder selve saksprosedyren eller beslutningen. Når disse forutsetningene brytes eller følges opp på en mangelfull måte, kan det få uheldige følger for organet, for beslutningen eller den som rammes av mangelen. 14

20 Ofte blir dermed kontrollutvalgets oppgave å avdekke hvilke konkrete feil som har ført fram til det uheldige forholdet, - hva har skjedd vurdert i forhold til det som var ev. korrekt framgangsmåte eller vedtaket. Kontrollutvalget må dermed klarlegge hvilke regler og prosedyrer som gjelder for det aktuelle området, ev. hvilke/t vedtak som gjelder og premissene for vedtaket. Medlemmene må således være enige om forutsetningene for det tilfellet som skal undersøkes, og på forhånd sette seg inn i disse. Dersom det er en revisjonsrapport i saken vil denne klarlegge både forutsetninger og kriterier, og hvilke mangler ev. mangelfulle forhold som er avdekket. Det er i tilfelle kontrollutvalgets behov for ytterligere informasjon ut over rapporten som er ledende for spørsmålene i høringen Reglement / retningslinjer Det anbefales at kontrollutvalget har et reglement for høringer vedtatt av kommunestyret. Dersom det ikke tidligere er vedtatt reglement for høring og det ikke er tid til å få gjort dette, må kontrollutvalget definere egne retningslinjer for høringen. Ved utarbeidelse av retningslinjer kan en f.eks. ta utgangspunkt i et reglement for høringer fra en annen kommune og tilpasse dette. (Se pkt. 8 og vedlagte utkast til reglement) Åpen eller lukket høring Høringen er åpen. Høringen skal lukkes dersom det skal gis opplysninger om forhold som er undergitt lovbestemt taushetsplikt eller angår en arbeidstakers tjenestlige forhold, jf. koml 31, nr 2 og 3. Høringen kan lukkes når hensynet til personvern krever det, eller tungtveiende offentlige interesser tilsier det, jf. koml. 31, nr 4 og 5. (Se nærmere om dette i pkt ) Innhenting av bakgrunnsinformasjon Saken må være grundig utredet slik at kontrollutvalget kan saken godt før det kalles inn til høring. Er det en revisjonsrapport som ligger til grunn for høringen tar kontrollutvalget utgangpunkt i denne. Har saken utspring fra andre kilder enn en revisjonsrapport, må kontrollutvalget innhente informasjon fra kommunen og ev. andre tilgjengelige kilder. Kontrollutvalget må også ta stilling til hvem som skal bistå utvalget i informasjonsinnhentingen (sekretariatet og ev. revisjonen), samt hvilken informasjon som er nødvendig å hente inn. Det kan også være behov for å søke bistand utenfra ut fra sakens kompleksitet for å avklare juridiske spørsmål eller faglig vanskelige tema. En må her huske på at taushetspliktbelagt informasjon ikke skal komme ut. Kartlegging, innhenting av informasjon og gjennomgang av denne er arbeidskrevende og kan derfor kreve noe tid. 15

21 5.1.6 Forberede spørsmål På bakgrunn av den innhentede informasjonen og gjennomgang av saken for øvrig, må det forberedes spørsmål til de enkelte personer som skal høres. Spørsmålene må utformes slik at de får belyst saken med bakgrunn i kontroll- og tilsynskriteriene. Det kan oppstå behov for tilleggsspørsmål underveis i høringen, som bør tillates. Det kan være behov for å utarbeide ulike spørsmål til de som høres ut fra de ulike roller hver enkelt har, og har hatt med saken Hvem skal og kan høres Kontrollutvalget må på bakgrunn av saken ta stilling til hvem som skal og kan høres (se nærmere om dette i kap. 4). En må være klar over at rekkefølgen på de som høres kan ha betydning for hvordan spørsmålene stilles og blir besvart Rettigheter til de hørte Dette er nærmere omtalt i kap. 4. Det er noen spørsmål som det er viktig å ha tatt stilling til i forkant av gjennomføringen av en høring: Den hørtes rettigheter i åpen høring. Plikt til å svare eller rett til ikke å uttale seg (den hørte kan ikke bli pålagt å uttale seg som kan få negative konsekvenser for ens tjenestlige forhold. Høring er ingen rettsak). Rett til å ha med seg bisitter, og konferere med denne Hvem skal ev. dekke kostnadene til en bisitter Møteledelse En høring skal foregå i regi av kontrollutvalget. Det kan være naturlig at høringen ledes av kontrollutvalgets leder og at hovedutspørrer er kontrollutvalgets nestleder, men dette kan også være samme person. Noen ganger kan rollen som hovedutspørrer legges til en annen i utvalget som innehar spesielle kvalifikasjoner og som er vant til å stille spørsmål. De øvrige medlemmene bør gis mulighet til å stille oppfølgingsspørsmål Pressekontakt Når et kontrollutvalg har bestemt seg for å holde en høring, kan dette bli en sak med stor oppmerksomhet fra media. For å unngå at alle i kontrollutvalget blir kontaktet av pressen, kan det være praktisk at kontrollutvalget velger en person til å ta alle slike henvendelser, dvs. en pressekontakt. Det er kontrollutvalgets leder som normalt uttaler seg til media på vegne av kontrollutvalget, og det er derfor også naturlig at det er lederen som også velges til pressekontakt. Kontrollutvalgets pressekontakt uttaler seg til media på faglig grunnlag, og unngår å gå inn i politiske diskusjoner. Uttalelsene skal være lojale i forhold til kontrollutvalgets vedtak. Informasjonen som gis må samsvare med den informasjonen som er gjort kjent for de øvrige medlemmene i kontrollutvalget. 16

22 Dersom pressekontakten uttaler seg til media om saker som de øvrige medlemmene ikke på forhånd kjenner til, bør de øvrige medlemmene informeres om saken så snart som mulig Sekretariatets rolle Sekretariatet vil være en viktig samarbeidspartner for kontrollutvalget ved gjennomføring av høringen. Det vil være naturlig at sekretariatet står som teknisk arrangør av selve høringen. I tillegg vil det også være naturlig at sekretariatet både er tilrettelegger i forkant av høringen og bisitter under selve høringen. Sekretariatet vil også være saksbehandler både før og etter at høringen har funnet sted Revisors rolle Revisor har møte- og talerett på alle kontrollutvalgets møter, og vil derfor også ha møterett når det skal gjennomføres en høring. Dersom revisor ikke blir bedt om å gi ytterligere opplysninger ut over revisjonsrapporten til høringen, vil det ikke være naturlig at revisor i dette tilfellet benytter sin talerett. Revisor har også rett til å komme med protokolltilførsel, denne må i så fall relatere seg til revisors ansvarsområde. 5.2 Siste forberedende møte før høring Før høringen gjennomføres bør kontrollutvalget ha et avsluttende og saksforberedende møte. Til dette møtet bør det foreligge en sak på bakgrunn av revisjonsrapport eller annen innhentet informasjon som ligger til grunn for at kontrollutvalget skal gjennomføre høring. Saken må her være så godt opplyst som mulig, og kontrollutvalget må påse at alle relevante opplysninger er på plass så langt det lar seg gjøre. Kontrollutvalget må på bakgrunn av saken avgjøre hvem som skal møte og ta stilling til hvilke problemstillinger som skal belyses, jf. pkt. 5.3, endelig avklaring av hvilke spørsmål som skal stilles og regien for høringen, jf. pkt. 5.4 og 6.1. Her bør det fastsettes en fremdriftsplan (tidsplan) for møtet og forklaringsrekkefølge på den som skal høres. Det kan også fastsette taletid for den enkelte som skal høres. På det forberedende møtet bør det også fastsettes hvem som skal være møteleder og hovedutspørrer under høringen, jf. pkt Det må fastsette tid og sted for høringen, og dette må passe for alle kontrollutvalgets medlemmer. 5.3 Innkalling til høring Den som skal møte til høring må få varsel i så god tid som mulig (jf. kap. 4 om møteplikt). I innkallingen bør det opplyses om: Tid og sted for høringen. Bakgrunnen for høringen og hva som ønskes belyst. 17

23 Høringen er åpen eller lukket. Hvilke rettigheter den hørte har (reglement/retningslinjer for høringen bør legges ved samt opplysning om reservasjonsmulighet). Oversikt over hvem som er kalt inn til høring. Hvem som vil kunne være tilstede ved høringen: o kontrollutvalgets medlemmer med navn, o kontrollutvalgets sekretariat med navn, o ansatte fra revisjonen med navn, o media og andre interesserte som ev. ønsker å overvære høringen (ved åpen høring). Det vil bli ført referat/protokoll. Det vil bli gjort opptak av høringen (lyd, eller lyd og bilde). Videre saksgang: o Det vil normalt ikke bli votert eller truffet konklusjon under høringen, men kontrollutvalget vil på bakgrunn av opplysninger som kommer frem ta stilling til hvordan de vil følge opp saken videre. Saksdokumenter er tilgjengelig for den hørte i forkant av høringen eller opplysninger om at de vil kunne bli oversendt etter ønske. Unntak kan gjelde for saksdokumenter som er unntatt offentlighet/underlagt taushetsplikt. Hvilke som er kopimottaker av innkallingen (bl.a. ordfører). 5.4 Tips for praktisk tilrettelegging for høringer Praktisk tilrettelegging for høring: Lage en skriftlig regi (jf. pkt. 6.1) for dagen som inneholder en tidsplan for høringen og oversikt over hvem gjør hva og hvordan (bl.a. møteledelse, hovedutspørrer, øvrige medlemmer). Bestille egnet møterom. Ta stilling til hvordan den hørte, kontrollutvalget, sekretariatet og revisjonen skal sitte. Hvor skal media sitte (utelukket ved lukket høring). Hvor skal publikum sitte (utelukket ved lukket høring). Vannglass til de hørte (må byttes dersom det er flere som kommer inn etter hverandre). Vannglass til panelet (kontrollutvalget, osv.). Bestille servering til kontrollutvalget dersom dette vil pågå over flere timer. Tilrettelegge for videoopptak og gjøre ev. avtale om redigering (redigerer må ev. signere taushetserklæring dersom det er en lukket høring). Dersom den utspurte kommer utenfra, må denne gis mulighet til å få dekket reise og ev. tapt arbeidsfortjeneste. Skjema for dette må deles ut. 6 Gjennomføring av høringen 18

24 6.1 I møterommet Deler av høringen kan måtte gå for lukkede dører dersom en kommer inn på taushetspliktbelagte opplysninger. Det er viktig i den grad det er mulig å få klarhet i dette i forkant av høringen både overfor den som skal høres, men også for å unngå en situasjon der en sitter i høring med tilhørere og media til stede og så må lukke., jf. kap Som tidligere omtalt i kap. 5 må valg av egnet møterom, møblering og plassering av de ulike parter være tatt stilling til i forkant av høringen. En vellykket høring trenger en stram regi. Her gis et eksempel på hvordan den kan være: 1. Kontrollutvalgets leder ønsker den hørte velkommen og innleder med å informere om hvem som er tilstede, om bakgrunnen og formålet med høringen, og ev. hvordan kontrollutvalget ser for seg at saken skal følges opp videre. 2. Den hørte gis så mulighet til å gi en innledning og sitt syn på saken (taletiden kan tidsbegrenses). 3. Hovedutspørrer følger opp med spørsmål som er forberedt på forhånd. Det er her viktig at det ikke kommer til diskusjon mellom den hørte og utspørreren. 4. Kontrollutvalgets leder åpner deretter for suppleringsspørsmål. 5. Kontrollutvalgets medlemmer kan så stille suppleringsspørsmål. Det er viktig at det ikke kommer til diskusjon mellom den hørte og utspørrerne. 6. Til slutt gis den hørte mulighet til å gi utfyllende kommentarer dersom den hørte føler at viktige opplysninger ikke er komme frem eller ønsker å utdype noe nærmere (taletiden kan tidsbegrenses). 7. Kontrollutvalgets leder takker til slutt den hørte for oppmøte og de opplysninger denne har kommet med. Det bør åpnes for at et medlem av kontrollutvalget kan kreve at høringen avbrytes for at utvalget skal få anledning til å diskutere videre framdrift. Det kan være at man må ta stilling til oppstått behov for å lukke møtet (lovpålagt taushetsplikt) eller andre spesielle forhold. 7 Etterarbeid Formålet med en høring er i prinsippet kun å framskaffe informasjon for å opplyse saken. Det er viktig at det er sikret tilstrekkelig informasjon under høringen til at kontrollutvalget vil være i stand til å konkludere. På bakgrunn av tidligere innhentet informasjon og informasjon fremkommet i høringen må kontrollutvalget ta stilling til hvordan saken skal følges opp videre. Dette må gjøres umiddelbart etter at høringen er avsluttet. Det anbefales at kontrollutvalget ber sekretariatet oppsummere høringen i et notat/referat eller en rapport fremmet som egen sak til neste møte i kontrollutvalget der det tas endelig stilling til saken. 19

25 Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sin virksomhet til kommunestyret. Rapportering etter en høring kan gjøres ved at kontrollutvalget rapporterer resultatet av saksbehandlingen gjennom: 1. Den årlige meldingen til kommunestyret, dersom det ikke er vesentlige forhold som kontrollutvalget bør rapportere om umiddelbart. 2. Egen sak til kommunestyret ev. vedlagt en uttalelse fra kontrollutvalget på bakgrunn av informasjon fremkommet under høringen, med innstilling til kommunestyret om ev. oppfølging. 3. Egen sak til kommunestyret vedlagt rapport utarbeidet på bakgrunn av informasjon fremkommet under høringen, med innstilling til kommunestyret om ev. oppfølging. Dersom kontrollutvalget avgir en egen uttalelse eller utarbeider en egen rapport etter høringen, skal rådmannen ha denne til uttalelse/høring før kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret, jf. koml 77 nr. 6. Rådmannens uttalelse/høringssvar legges så ved kontrollutvalgets uttalelse eller rapport til kommunestyret. For øvrig må kontrollutvalget ta stilling til om det er behov for uttalelse ev. verifisering av opplysningene i rapporten fra øvrige deltakere. Kommunestyrets vedtak følges opp på vanlig måte som for forvaltningsrevisjons-rapporter. 8 Reglement for høringer Det er ikke utarbeidet noen sentrale retningslinjer for høringer i kommuner. Men både kontrollutvalgets mandat og Stortingets reglement for høringer kan gi veiledning. Dersom kontrollutvalget mener at man i en gitt situasjon kan tenke seg å bruke høring som et verktøy, bør det utarbeides et reglement for høringer. Kontrollutvalget er underlagt kommunestyret, og reglementet bør derfor vedtas her, bl.a. for å legitimere kontrollutvalgets bruk av virkemiddelet og til at det internt i kommunen blir kjent at dette virkemiddelet kan benyttes. Et godt råd er å ta seg god tid og utarbeide slike retningslinjer i en periode der høringer ikke er aktuelt. Det kan fort bli mye på en gang dersom man skal utarbeide slike retningslinjer samtidig som man setter i gang en prosess med å gjennomføre en høring. Reglementet bør inneholde litt om forberedelser som skal gjøres, hvem som har plikt til å møte (dvs. fra administrasjonen dersom kommunen drives etter formannskapsmodellen og fra politisk nivå dersom man har et parlamentarisk styresystem), hvilke rettigheter den som møter har, praktisk gjennomføring, utspørring osv. Et forslag til reglement for høringer i kontrollutvalget ligger ved. 20

26 9 Noen råd til slutt Høringer kan være ressurskrevende, og betinger at medlemmene er godt forberedt. Det er viktig å ha klarhet i og holde fokus på kontroll- og tilsynsaspektet ved saken og ikke falle for fristelsen å gå inn på utenforliggende forhold. Man bør unngå å gi uttrykk for personlige oppfatninger om saksforholdet på et for tidlig stadium, eller å trekke konklusjoner før all informasjon man trenger er innhentet diskusjonen legges til en separat del av møtet. For å få en vellykket høring er det viktig å bygge tillit hos dem skal høres. Kontrollutvalget bør derfor satse på størst mulig åpenhet og klarhet rundt intensjoner og forutsetninger med høringen og hvordan denne er tenkt gjennomført. De som innkalles må behandles med respekt, og det bør tas tilbørlig hensyn til at en høring kan oppleves som belastende for den enkelte. God møteskikk og folkeskikk er like viktig her som ellers. Skap en atmosfære av tillit og trygghet, der alle involverte føler at de blir behandlet på en skikkelig måte og får si det de føler for å si. Referanser/litteratur Kontrollutvalgsboken Prop. 152 L ( ) kap. 5.1 Brev til Trondheim kommune fra KS Advokatene v/adv. Jostein Selle datert Rundskriv H-08/09 kap. 5 og 11 fra Kommunaldepartementet Rundskriv H-4/11 kap. 8 fra Kommunaldepartementet NOU 2009:9 kap. 4 og kap Veileder - Kommunaldepartementet: Vertskommunemodellen etter kommuneloven 28 a flg., kap

27 Vedlegg 1. Virkeområde og formål Reglement for høringer i kontrollutvalget 1. Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor sitt ansvarsområde. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der en mottar muntlige forklaringer fra personer som er anmodet om å møte for å få belyst en spesiell sak eller et saksområde. 2. Formålet med reglementet er å sikre kontrollutvalgets og kommunestyrets informasjonsbehov i kontrollsaker og en god fremdrift i høringen, samtidig som hensynet til de innkaltes rettssikkerhet ivaretas. 3. Kontrollutvalgets høringer skal avholdes i henhold til dette reglementet, som er vedtatt av kommunestyret i sak Forberedelse av høring 1. Kontrollutvalget kan med vanlig flertall beslutte at det skal avholdes høring i en kontrollsak, og hvem som skal kalles inn for å møte. Høringen skal i utgangspunktet være åpen, men kontrollutvalget kan likevel med vanlig flertall beslutte at hele eller deler av høringen skal være lukket. Beslutning om helt eller delvis å gjennomføre høringen for lukkede dører må begrunnes med gyldig lovhjemmel. 2. Kontrollutvalget må klart definere formålet med høringen og hva utvalget forventer å oppnå. I tillegg bør kontrollutvalget ha en forventing om hvilken lærdom som kan trekkes ut av høringen kontra bruk av andre virkemidler. 3. Før høringen gjennomfører kontrollutvalget særskilte saksforberedende møter. Kontrollutvalget bør gjennomgå de problemstillinger som ønskes belyst, med sikte på å gjøre utspørringen mest mulig effektiv. Utvalget må også ta stilling til hvor mye bakgrunnsinformasjon som er nødvendig å innhente for gjennomføringen. Videre bør det fastsettes en fremdriftsplan for høringen. 4. Under de saksforberedende møter beslutter kontrollutvalget hvem som skal velges som hovedutspørrer under høringen, jf. 4 tredje ledd. Kontrollutvalget kan i tillegg til hovedutspørrer også velge flere utspørrere blant utvalgets medlemmer. Valget av hovedutspørrere bør skje ut fra hensynet til å få saken allsidig belyst. 3. Den innkaltes stilling 1. Rådmannen har møteplikt ved innkalling til høring. Andre ansatte i kommunen kan innkalles direkte for å møte til høring. Rådmannen skal i slike tilfelle alltid varsles, og gis adgang til å være til stede. Spørsmål stilles direkte til den innkalte, men rådmannen skal gis adgang til å supplere forklaringen om ønskelig. 2. Eksterne aktører kan inviteres til å møte til høring for å gi opplysninger. 3. Den som kalles inn/inviteres til å møte til høring, skal varsles i så god tid som mulig. Innkallingen skal angi den eller de saker kontrollutvalget ønsker forklaring om. Kopi av dette reglement skal vedlegges. Det skal videre opplyses om høringen skal være åpen, og om det skal tas referat. De som møter skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter med mindre regler om unntak fra offentlighet/ taushetsplikt tilsier annet. 22

28 4. Dersom et spørsmål ikke kan besvares uten å røpe opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt, bør den innkalte gjøre kontrollutvalget oppmerksom på dette. Den innkalte kan anmode kontrollutvalget om å få avgi forklaring helt eller delvis for lukkede dører. Dersom det fremsettes slik anmodning, skal kontrollutvalget avbryte høringen, og behandle spørsmålet i lukket møte. 5. Den innkalte skal ha adgang til å medbringe en bisitter. Den innkalte har rett til å konferere med sin bisitter før svar avgis. Dersom møteleder gir adgang til dette, kan bisitteren supplere forklaringen. Dersom bisitter krever honorar må dekning av disse utgiftene avklares på forhånd. 4. Gjennomføringen av høringen 1. Kontrollutvalgets leder skal innledningsvis orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Lederen påser at spørsmålene holder seg innenfor det tema som er angitt, og at den innkaltes rettssikkerhet ivaretas. 2. Før kontrollutvalget starter sin utspørring, skal den innkalte gis inntil 10 minutter til å gi sin versjon av saken. Lederen kan utvide den innkalles taletid i den grad det anses nødvendig for sakens opplysning. 3. Høringen innledes med at valgt hovedutspørrer stiller sine spørsmål. Deretter får kontrollutvalgets øvrige medlemmer ordet til spørsmål i den rekkefølge de ber om dette. Etter at utspørringen er over, skal den innkalte gis mulighet til å gi en kort sluttkommentar. 4. Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Medlemmene skal heller ikke kommentere de svar som avgis, annet enn der dette inngår som en naturlig del av et oppfølgingsspørsmål. Upassende eller fornærmelig atferd eller spørsmål er ikke tillatt. Dette skal påtales av møteleder. 5. Et medlem av kontrollutvalget kan kreve at høringen avbrytes for at kontrollutvalget skal behandle den videre fremdrift, herunder forslag om at høringen skal avsluttes eller fortsette for lukkede dører. Kontrollutvalget kan bare motta taushetspliktbelagte opplysninger for lukkede dører. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger underlagt lov- eller instruksfestet taushetsplikt. 5: Etterarbeid 1. Kontrollutvalget skal utarbeide rapport fra høringen. Rådmannen skal gis anledning til å uttale seg til rapporten, jf. koml 77 nr. 6. Rådmannens uttalelse skal ligge ved rapporten. 2. Rapporten oversendes kommunestyret for sluttbehandling, med innstilling fra kontrollutvalget. 23

29 Ski kontrollutvalg Ski KU-26/16 Revisjonens rapport per Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Ski kontrollutvalg 26/ Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar revisjonens rapport per revisjonsbrev nr.6 og rådmannens svar av til orientering. Vedlegg: Revisjonsrapport Ski kommune 2015.pdf SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget ble forelagt revisjonsrapport pr merket revisjonsbrev nr. 6 i sak 18/16 den 3. mai I vedlagte brev datert 1. juni 2016 har rådmannen gitt sitt svar til Follo distriktsrevisjon. Revisjonsrapporten kommer i tillegg til revisjonsberetningen og gir utdypende merknader til denne, eller belyser forhold revisor ikke har funnet så vesentlig at det inngår i revisjonsberetningen jf. forskrift om revisjon 4. Det er rådmannens ansvar å følge opp anbefalingene som legges frem i revisjonsbrevet. Rapporten er vanligvis ikke en sak for kommunestyret, men kontrollutvalget skal påse at rådmannen følger opp anbefalingene. Revisjonen har i sin rapport omtalt tre forhold og gitt anbefalinger på hvert av områdene. Rådmannen har i sitt svarbrev bekreftet at anbefalingene tas til etterretning. Vi ber revisor kommentere rådmannens tilsvar i møtet. Ås, 6. juni 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: 1) Revisjonsrapport per revisjonsbrev nr. 6 2) Rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 6 av Side 3 av 9

30

31

32

33

34 Ski kontrollutvalg Ski KU-27/16 Revisjonens rapport til kontrollutvalget i Ski per Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Ski kontrollutvalg 27/ Sekretariatets innstilling: Rapporten fra Follo distriktsrevisjon pr. 30. april 2016 tas til orientering Vedlegg: Revisjonens rapport til SKI KU pdf SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgsforskriften 6 gir kontrollutvalget en plikt til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. De krav som gjelder for denne revisjonen framgår av forskrift for revisjon av kommuner og fylkeskommuner. Vedlagte rapport fra FDR følger revisjonsåret 2016 som gikk fra til Rapporten gir en oversikt over planleggingen og gjennomføringen av regnskapsrevisjonen med vekt på beskrivelse av oppfølgingen av fokusområdene for regnskapsrevisjonen. Revisjonen har i løpet av året blant annet hatt særlig fokus på salgsområdet, attestasjonsoppdrag enslige mindreårige asylsøkere og merverdiavgiftkompensasjon. Ås, 6. juni 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: Revisjonens rapport til kontrollutvalget i Ski per Side 4 av 9

35

36

37

38

39 Ski kontrollutvalg Ski KU-28/16 Orienteringssaker 14. juni 2016 Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Ski kontrollutvalg 28/ Sekretariatets innstilling: Sakene tas til orientering. Vedlegg: Protokoll Ski kontrollutvalg , 1. tertialmelding 2016.pdf, 1.tertialmelding 2016 vedlegg A.pdf VEDLEGG: 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets møte 3. mai ) 1. tertialmelding ) Aktivitetsplan per juni 2016 Muntlige orienteringer: 1. Fra deltaker på FKTs fagkonferanse og årsmøte 7. og 8. juni. Ås, 6. juni 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Side 5 av 9

40 Møtetid: kl. 18:00 22:25 Sted: Formannskapssalen MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7. Møtende medlemmer: André Kvakkestad (Frp), Roar Thun (Ap), Janne Brit Myrmo (SV), Karl M. Johnsen (P), Bente Njøs Paulshus (H), Svein Kamfjord () Møtende varamedlemmer: Rune Sletner (A) møtte for Anne Marit Holene (SP) Forfall: Anne Marit Holene Fra administrasjonen møtte: Audun Fiskvik, rådmann (sakene 18,19,20,21 og 23) Kjell Sæther, kommunalsjef (sak 20/16) Hans Vestre, virksomhetsleder Plan, byggesak og geodata (sak 19/16) Fra Follo distriktsrevisjon (FDR) møtte: Steinar Neby, revisjonssjef Didrik Hjort, avdelingsleder forvaltningsrevisjon Bjørn Tore Nedregård, forvaltningsrevisor Møtesekretær: Lene H. Lilleheier (FIKS) Møteprotokoll godkjent i møtet Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

41 Saksliste Saker til behandling 18/16 Ski kommunes årsberetning og årsregnskap /16 Follo landbrukskontor - utfyllende svar til rådmannens redegjørelse 20/16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omorganisering, økonomi og IKT 21/16 Overordnet analyse - risikoområder (videre diskusjon) 22/16 Forvaltningsrevisjonens årsmelding /16 Anonym henvendelse til kontrollutvalget 24/16 Orienteringssaker Eventuelt Ski kontrollutvalg Side 2 av 6

42 Ski KU-18/16 Ski kommunes årsberetning og årsregnskap 2015 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse om Ski kommunes årsregnskap for 2015: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 20. april 2016 og rådmannens årsberetning. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold eller presiseringer. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Ski kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Ski kommune for Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Ski kontrollutvalgs behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalgets uttalelse om Ski kommunes årsregnskap for 2015: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 20. april 2016 og rådmannens årsberetning. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold eller presiseringer. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Ski kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Ski kommune for Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Ski kontrollutvalg Side 3 av 6

43 Ski KU-19/16 Follo landbrukskontor - utfyllende svar til rådmannens redegjørelse Sekretariatets innstilling: Saken oversendes Kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens redegjørelse om Follo landbrukskontor til orientering. Ski kontrollutvalgs behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Saken oversendes Kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens redegjørelse om Follo landbrukskontor til orientering. Ski KU-20/16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omorganisering, økonomi og IKT Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Omorganisering, økonomi og IKT» til orientering. 2) Kommunestyret merker seg at revisjonen fremmer følgende forslag til tiltak: a) Stillingsbeskrivelse, økonomireglement, delegeringsskriv og økonomiprosesser bør samordnes og tydeliggjøre rollen til kommunalsjefene. b) Fagnettverkenes rolle bør avklares. c) Det bør utarbeides mål for realisering av gevinster i den fortsatte utviklingen av Agresso. 3) Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Ski kontrollutvalg Side 4 av 6

44 Ski kontrollutvalgs behandling : Innkommet forslag fra Roar Thun: Saken utsettes til neste møte. Utvalget behandler utvidelse av rapporten på neste møte. Votering: Innkommet forslag fra Roar Thun ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Saken utsettes til neste møte. Utvalget behandler utvidelse av rapporten på neste møte. Ski KU-21/16 Overordnet analyse - risikoområder (videre diskusjon) Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viderefører sin drøfting av risikoområder i neste møte. Ski kontrollutvalgs behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalget viderefører sin drøfting av risikoområder i neste møte. Ski KU-22/16 Forvaltningsrevisjonens årsmelding 2015 Sekretariatets innstilling: Forvaltningsrevisjonens årsmelding for 2015 tas til orientering. Ski kontrollutvalgs behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Forvaltningsrevisjonens årsmelding for 2015 tas til orientering Ski kontrollutvalg Side 5 av 6

45 Ski KU-23/16 Anonym henvendelse til kontrollutvalget Lukking av møtet: Innstilling: Kontrollutvalgets behandling av saken unntas offentlighet i medhold av KL 31.2 jf. Offl Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalgets behandling av saken unntas offentlighet i medhold av KL 31.2 jf. Offl Ski KU-24/16 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling: Sakene tas til orientering. Ski kontrollutvalgs behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Sakene tas til orientering. Ski kontrollutvalg Side 6 av 6

46 Saksframlegg Saksbehandler: Ida Scheflo Arkivsaksnr.: 16/ TERTIALMELDING 2016 Forslag til vedtak: Tertialmelding per vedtas som følger: 1. Tertialrapporten tas til orientering. 2. Driftsbudsjettet for 2016 justeres og salderes i tråd med saksfremstillingens vurdering og konklusjon. 3. Det foretas budsjettjusteringer for investeringsprosjektene slik det fremgår av sakens vurdering, som er oppsummert i sakens konklusjon. Bruk av lån som finansieringskilde, samt opptak av lån justeres tilsvarende. Ingress/hovedbudskap: På driftssiden viser årsprognosen for virksomhetenes driftsaktiviteter og kommunens tilskuddsposter netto merforbruk på 15,5 mill. kroner i forhold til budsjett. I tillegg viser prognose på overordnede poster merforbruk 8,4 mill. kroner i mulig merforbruk. Årsprognosen for de samlede skatt- og rammeinntektene ligger 9,4 mill. kroner høyere enn budsjettert. Årsprognosene for renteutgifter viser et mindrebehov på 4,9 mill. kroner i forhold til budsjett. Rådmannen vurderer fortløpende avvikene med tanke på å iverksette korrigerende tiltak slik at regnskap 2016 kan avlegges i balanse. Gjennomgang av investeringsprosjektene viser at budsjettbehovet i 2016 ligger an til å bli 490,6 mill. kroner, det vil si en reduksjon på om lag 43,5 mill. kroner fra tidligere vedtatt budsjett. Saken viser investeringsprosjekter som har endrede budsjettbehov, eller hvor forslag til videreføringer avviker fra Økonomireglementet eller prosjekter med endret fremdrift sammenlignet med vedtatt budsjett og økonomiplan samt forslag til nye prosjekter. Sykefraværet i kommunen er lavere enn på samme tidspunkt i fjor, og ligger per 1. tertial på 9,2 prosent. Saksopplysninger: I saken redegjøres det for status i kommunen per 1. tertial vedrørende: 1) Økonomi (årsprognoser for drifts- og investeringsbudsjettet) 2) Brukere (avviksrapportering) 3) Medarbeidere (attraktiv arbeidsplass, medarbeidersamtaler og lærlinger) 4) Miljø

47 Saken legges frem med henvisning til Økonomireglementets bestemmelse 8.1.2, punkt c). For investeringene bygger saken på regnskap 2015 slik det er avlagt av rådmannen. Regnskapet er revidert, og behandlet av kontrollutvalget, og legges frem for vedtak av kommunestyret i juni Kommunens investeringer finansieres i stor grad av låneopptak, og et oppdatert budsjett er avgjørende for å beregne drifts- og investeringsrammer for påfølgende år. Vurdering: 1) Økonomi Driftsbudsjettet Prognoser for driftsbudsjettet gjennomgås nedenfor. Kun områder med avvik er omtalt. Oppvekst: Prognose for merbehov 2016 er 1,7 mill. kroner De kommunale barnehagene viser til et foreløpig forventet mindreforbruk på 0,5 mill. kroner i Årsakene til dette er at kostnadene knyttet til vikarbruk så langt har vært lavere enn de tilhørende sykelønnsrefusjonene. Pedagogisk virksomhet har beregnet en besparelse knyttet til tilskudd til ikke-kommunale barnehager på om lag 0,5 mill. kroner. Det forventede mindreforbruket for de kommunale barnehagene vil kunne endre seg noe som følge av lavere inntekter på brukerbetalingen med tilhørende lavere lønnsutgifter, som en følge av ledig kapasitet i enkelte barnehager. Virksomhet Familiens hus varsler at virksomheten vil gå med et merforbruk i 2016, anslagsvis 2,4 mill. kroner. Årsaken til dette er økte kostnader til barnevernstiltak i form av økning relatert til fosterhjem, samt betaling for plasser i statlige tiltak (institusjoner). Det er knyttet en viss usikkerhet til prognosene for omsorg og ettervern i barnevernet. Enkelte nødvendige plasseringer som gjøres i statlige tiltak, vil kunne medføre ytterligere økende utgiftsnivå utover i Det er under opprettelse spesialavdeling for autisme ved Hebekk skole. Det er estimert utgifter på 0,3 mill. ved dette tiltaket i Familiens hus ser på ulike måter å styrke barnevernets tiltak i hjemmet ved å benytte seg av familieråd. Det er et tilbud hvor barnet og barnets familie og nettverk aktivt involveres i å finne gode løsninger for barnet. Familieråd styrker brukernes innflytelse og bidrar til å gi informasjon, mobilisere ressurser og skape åpenhet om innsats og ansvarsfordeling. Målet er å komme fram til en plan som skal bedre familiens, og da spesielt barnets, situasjon. Et familieråd kan brukes i ulike type barnevernssaker og for barn i alle aldersgrupper. Det ventes besparelser ved gjennomføring av kommunestyresak 70/16 om ny bemanningsnorm i SFO. De nevnte tiltakene forventes å bidra positivt med tanke på å nå balanse på området ved årets slutt. Velferd: Prognose for merbehov 2016 er 6,9 mill. kroner Utgifter til beboere og brukere som er avhengig av ressurskrevende tjenester, har over flere år gitt økte kostnader for kommunen. Brukere som kommer til i løpet av året, trenger mye kostnadskrevende bistand, og gir utgifter som ikke nødvendigvis lar seg beregne i forkant. Også i år melder institusjonene at dette behovet kan oppstå. For yngre brukere, mottar kommunen refusjoner over et bestemt innslagspunkt, men for eldre brukere må kommunen dekke utgiftene i sin helhet. Per i dag tilsier prognosen at kommunen kommer

48 til å bruke 5,7 mill. kroner mer på ressurskrevende tjenester enn det det er budsjettert med. Sykehjemmene jobber kontinuerlig med å redusere utgiftene til vikarbruk og ekstrahjelp, samtidig som det iverksettes småprosjekter som forventes å gi en positiv økonomisk effekt i fremtiden. Det ses på ytterligere muligheter for spesialisering av sykehjemsplassene med særlig fokus på skjermede plasser med 1:1-bemanning og innsparingspotensialet ved redusert kjøp av personell til slik bemanning. Dagsentrene erfarer at kostnadene knyttet til nødvendig transport for brukere til og fra dagsentre er økende og merutgifter til dette anslås å utgjøre 0,35 mill. kroner i Hjemmetjenestens aktivitet påvirkes av trafikksituasjonen i kommunen. Nytt kjøremønster og endring i trafikkbildet både i Ski sentrum og på Langhus, fører til at det brukes vesentlig mye mer tid på kjøring nå enn før. Dette vil i 2016 kreve økt bemanning tilsvarende 1,8 stillinger og gi et merforbruk på 0,8 mill. kroner. Forbruk hittil i år, sett i sammenheng med historiske tall, tilsier at det er sannsynlig at sykehjemmene og Kråkstadtunet vil få et merforbruk ved slutten av året. Samfunn: Prognose for merbehov 2016 er 3,4 mill. kroner Eiendom melder om et merbehov på 3,4 mill. kroner, som ikke kan dekkes innenfor opprinnelig budsjettramme. Årsaken til dette er 0,4 mill. kroner i økt el-avgift, 0,9 mill. kroner i økte utgifter til privat renhold, 1,2 mill. kroner i økte utgifter til kommunale avgifter og 0,9 mill. kroner i økt nettleie. Ved Eiendom Renhold vil ny ledelse i samarbeid med de tillitsvalgte, prioritere arbeidet med nærvær. Det er i forhold til brukertjenesten midlertidig overført en 60 prosent stilling til drift for å redusere kostnadene for denne tjenesten. Det vil fortløpende bli vurdert om det kan leveres tilfredsstillende tjenester etter denne reduksjonen. I 1. tertial har det vært en grundig gjennomgang av økonomien i virksomhet Kommunalteknikk og det prognostiseres regnskapsmessig balanse ved årets slutt. Kommunestyret har vedtatt å støtte utbygging av idrettspark på Kråkstad med 9,7 mill. Da anlegget ikke er kommunalt må tilskuddet finansieres over driftsregnskapet. Når finansieringsbehovet i investeringsregnskapet faller bort, foreslår rådmannen at overføringen fra drift til investering reduseres tilsvarende, og slik finansierer tilskuddet. Kommunen forventer senere å få refundert merverdiavgiftskompensasjon og spillemidler fra Kråkstad IL, beregnet til 4,2 mill. kroner. Stab og støtte, samt rådmannsnivå: Prognose for merbehov 2016 er 2,45 mill. kroner Det prognostiseres merforbruk grunnet økte utgifter til folkevalgte og økning i politikerhonorar på til sammen 1,5 mill. kroner. Utgifter i forbindelse med kommunereformarbeidet dekkes av økonomiplanfond. Dessuten meldes det om behov for dekning av utgifter til lisenser, kontingenter (bl.a. Samarbeidsalliansen Osloregionens profileringsstrategi), driftsavtale IKT og porto - til sammen 0,8 mill. kroner. Det gjøres fortløpende vurderinger av tiltak som kan gi økt bruk av SvarUT, og mulighet for investering i selvbetjeningsløsninger som kan redusere portoutgiftene.

49 Antall lærlinger skal økes fra 40 til 45, og merutgiftene i 2016 vil være 0,15 mill. Balanse på området er i tillegg avhengig av innfrielse av tidligere vedtatte innsparingskrav på 7,1 mill. kroner. Innsparingskravet gjelder; videreføring ledigholdte lønnsmidler 3 mill. kroner, økt nærvær 1,6 mill. kroner og generell reduksjon stabs- og støttefunksjoner på 2,5 mill. kroner. Virksomhetsovergripende poster: Prognose for merbehov 2016 er 1,0 mill. kroner Ski kommunes tilskudd til Follo lokalmedisinske senter for 2016 er foreløpig prognostisert å bli 0,6 mill. kroner høyere enn budsjettert. Senterets budsjettforslag var ikke kjent på tidspunktet for behandling av Ski kommunes budsjett- og handlingsplan, men ble først endelig vedtatt av representantskapet i mars Bevilgning til tilskudd til tros- og livssynssamfunn er anslått å bli om lag 0,4 mill. kroner høyere enn budsjettert. Tilskuddsbeløpet til det enkelte trossamfunn i Ski skal i henhold til forskrift beregnes på bakgrunn av kommunens tilskudd til kirken per innbygger. Synkende medlemstall i kirken medfører derfor forholdsvis kraftig økning også i tilskudd til andre trosog livssynssamfunn. Balanse er videre avhengig av innfrielse av innsparingskrav på 3,3 mill. kroner vedtatt for budsjett 2016: Netto bruk av konsulenter/styrke kompetanse og kapasitet egen stab tilsvarende 2,3 mill. kroner. Det er gjennomført en større kartlegging av relevante utgifter i samarbeid med kommunens virksomheter, og rådmannen finner det nødvendig å gjennomføre ytterligere analyser og vurderinger på bakgrunn av de tilbakemeldinger som er gitt så langt. Rådmannen vil komme tilbake med egen sak om verbalvedtaket over sommeren. Reforhandling innkjøp/rammeavtaler, tilsvarende 1,0 mill. kroner. Kommunen har reforhandlet avtaler i 2016 som skal gi besparelser på beløpet, og rådmannen har startet prosess for fordeling av inndekningen på ulike virksomheter. Renter og avdrag: Prognose for mindrebehov i 2016 er 4,9 mill. kroner Beregninger av kommunens rente- og avdragsutgifter per 1. tertial, viser at det kan forventes et mindrebehov på om lag 4,9 mill. kroner. Ordinære renteutgifter, inklusive startlån, forventes å ende lavere enn budsjettert. Gjennomsnittlig vektet rente for lånene ligger på 1,65 prosent, som er innenfor budsjettert rente på 1,75 prosent. I tillegg er gjennomsnittslikviditeten hittil i år om lag 90 mill. kroner høyere enn budsjettert. Kommunens rentebetingelser påvirkes av Norges banks styringsrente, som har gjennomslag i pengemarkedet og betydning for bankenes innskudds- og utlånsrenter. Norges Bank besluttet å sette ned styringsrenten til 0,50 prosent 18. mars Norges Bank sine siste vurderinger tilsier at styringsrenten kan bli satt ytterligere ned i løpet av året Rådmannens vurderinger bygger på dagens kjente renteforhold, og legger ikke inn forventning om nedgang. Avdragsutgiftene forventes å bli som budsjettert. Rentekompensasjon selvkostområdet: Prognose mindreinntekt i 2016 er 8,4 mill. kroner

50 Inntekter på selvkostområdet kompenserer kommunens renteutgifter ved investeringer på selvkostanleggene. Inntektskravet som er knyttet til selvkostområdene er ikke tilpasset det fallende rentenivået, og medfører en situasjon hvor kommunen ikke kan regnskapsføre inntekter som svarer til det budsjetterte nivået. Dette medfører et budsjettmessig salderingsbehov på 8,4 mill. kroner. Skatt og rammetilskudd: Prognose for merinntekt i 2016 er 9,4 mill. kroner Skatt og rammeinntekter vurderes samlet på grunn av omfordelingsmekanismene i kommunesektorens inntektssystem. Skatteinngangen ved utgangen av april var 5,0 prosent høyere enn på samme tidspunkt i fjor. Den samlede inngangen for kommunene tilknyttet Kemneren i Follo viser en økning på 6,4 prosent fra tilsvarende tidspunkt i fjor, som samsvarer med nasjonale tall. På årsbasis er det i økonomiplanen budsjettert med en økning på 5,0 prosent fra endelig skatteinngang i regnskap Den oppdaterte prognosen bygger på opplysningene over, og revidert nasjonalbudsjett 2016 med tilhørende prognosemodell. Overordnet vurdering av forbruk lønn- og pensjonsmidler: Det samlede forbruket av lønnsmidler er ca. 8 mill. kroner lavere enn periodisert budsjett per april på 497 mill. kroner. Erfaringsvis er det foreløpig for tidlig å si sikkert hvordan bruk av vikarmidler slår ut i løpet av sommermånedene og høsten. Når det gjelder lønnsoppgjørsområdet, ble helårsvirkning av 2015-oppgjøret på 2016 noe lavere enn antatt. Resultatet av utgifter til kompensasjon for 2016-oppgjøret blir kjent til høsten, og det er for tidlig å si noe om de samlede økonomiske konsekvensene på 2016 av de to oppgjørene per i dag. Rådmannen vurderer at det ikke er grunn til å iverksette tiltak utover den pågående tilsettingskontrollen. Overordnet vurdering av salgsinntekter: Samlet inntekt er ca 4 mill. lavere enn periodisert budsjett per april på 138 mill. kroner. Dette skyldes hovedsakelig forsinket inntektsføring av vederlagsinntekter for opphold i institusjon som vil være ajour ved årsavslutningen. Investeringsbudsjettet Revisjonen av investeringsbudsjettet for 2016 i tertialmeldingen vil være med å legge grunnlaget for rammesaken for , både med hensyn til endringer i investeringsplanene, men også konsekvenser for rente- og avdragsbelastningen i neste års budsjett. Det har kommet myndighetskrav om nytt ventilasjonsanlegg i rådhusteateret. Som en følge av dette, må det skiftes bærende gulv. Ventileringen skal skje fra gulvet og opp under stolene i salen. Prisestimatet på prosjekt Kirkeveien 3, rådhuskvartalet er 15 mill. kroner eks. mva. Endringen varsles i denne saken, og rådmannen vil komme tilbake til prosjektet i tertialmeldingen pr august. På bakgrunn av nedenstående gjennomgang foreslås netto budsjettramme for investeringer i 2016 redusert med 43,5 mill. kroner, til 490,6 mill. kroner. Av ny ramme 2016 kan 191,9 mill. kroner knyttes til selvkostområdet.

51 Følgende prinsipper, i henhold til Økonomireglementet, er lagt til grunn for revisjon av investeringsbudsjettet: Ordinære prosjekter (prosjekter som går over et begrenset tidsrom); - mindreforbruk fremføres fra 2015 til 2016, og legges på ramme for merforbruk fremføres fra 2015 til 2016, og går til fratrekk på ramme for Løpende ordinære prosjekter (prosjekter med årlige bevilgninger, alle år); - mindreforbruk fremføres ikke fra 2015 til 2016, men trekkes inn. - merforbruk fremføres fra 2015 til 2016, og går til fratrekk på ramme for Ordinære og løpende prosjekter under selvkostområdet; - mindreforbruk fremføres ikke fra 2015 til 2016, men trekkes inn. - merforbruk fremføres ikke fra 2015 til 2016, men dekkes inn. Følgende investeringsprosjekter er vurdert særskilt (alle tall er eksklusive merverdiavgift): Netto fremføring av mer-/mindreforbruk fra 2015 til 2016 basert på særskilt vurdering, utgjør økning på 10,0 mill. kroner: Mer-/mindreforbruk 2015 fremføres i tråd med Ski kommunes vedtatte Økonomireglement til I tillegg er det foretatt en særskilt vurdering for mer-/mindreforbruk 2015 på enkelte investeringsprosjekter, som beskrevet under. Merforbruk, 3,4 mill. kroner: Adgangskontroll kommunale bygg; det foreslås at merforbruk 2015 på om lag 0,3 mill. kroner ikke fremføres til 2016, til tross for at prosjektet er ordinært. Behovet er stort og bevilgning 2016 vil ellers ikke være tilstrekkelig. Budsjett 2016 forblir 0,5 mill. kroner Oppgradering kommunale bygg; det foreslås at merforbruk 2015 på om lag 3,1 mill. kroner ikke fremføres til 2016, til tross for at prosjektet er ordinært. Merforbruket er brukt til paviljonger på Finstad skole. Midler opprinnelig bevilget til 2016 trengs i sin helhet for å kunne gjennomføre vedtatt vedlikeholdsplan. Budsjett 2016 forblir 21,0 mill. kroner. Mindreforbruk, 6,6 mill. kroner: IKT-investeringer; det foreslås at mindreforbruk 2015 på om lag 0,8 mill. kroner fremføres til 2016, til tross for at prosjektet er løpende. Det arbeides med innføring av ny IKT-infrastruktur med oppgraderinger på områdene nettverk, servere og programvare, samt tetthetsmålet i skolene. Nytt budsjett 2016 blir om lag 4,0 mill. kroner Undergang jernbane Vevelstad; det foreslås at mindreforbruk 2015 på om lag 3,5 mill. kroner fremføres til 2016, til tross for at prosjektet er et ordinært VAR prosjekt. Dette er nå et rent VA prosjekt, og skal gjelde rehabilitering av VA på et strekke på begge sider av jernbaneundergangen. Nytt budsjett 2016 blir om lag 6,0 mill. kroner Kjøp av flyktningeboliger for utleie; det foreslås at mindreforbruk 2015 på om lag 0,5 mill. kroner fremføres til 2016, til tross for at prosjektet er løpende. Ubrukte midler var ikke nok til ny bolig i 2015, men kan bidra til kjøp av flere flyktningeboliger i Nytt budsjett 2016 blir om lag 10,5 mill. kroner.

52 Biler, maskiner, utstyr VAR; det foreslås at mindreforbruk 2015 på om lag 0,4 mill. kroner fremføres til 2016, til tross for at prosjektet er et løpende VAR prosjekt. Spylebil ble bestilt i juni 2015, og levert i uke 2 i Ikke mulig å få leveranse før i 2016 pga. deler til ombygging av bilen og for å få den godkjent. Nytt budsjett 2016 blir om lag 1,4 mill. kroner VVA Berghagan nord; det foreslås at mindreforbruk 2015 på om lag 0,4 mill. kroner fremføres til 2016, til tross for at prosjektet er et ordinært VAR prosjekt. Anlegget ferdigstilles i 2016, med siste asfaltering med mer etter at utbygger er ferdig. Nytt budsjett 2016 blir om lag 4,4 mill. kroner Biler, maskiner, utstyr VIP; det foreslås at mindreforbruk 2015 på om lag 0,6 mill. kroner fremføres til 2016, til tross for at prosjektet er et løpende VAR prosjekt. To varebiler ble levert først i Nytt budsjett 2016 blir om lag 1,8 mill. kroner Kjøp av boliger for utleie; det foreslås at mindreforbruk 2015 på 0,4 mill. kroner fremføres til 2016, til tross for at prosjektet er løpende. Ubrukte midler var ikke nok til ny bolig i 2015, men kan bidra til kjøp av flere boliger i Nytt budsjett 2016 blir 10,3 mill. kroner. Behov for tilførsel av budsjettmidler i 2016, sum 11,7 mill. kroner: Dette er behov som ikke er tidligere vedtatt, og som øker total budsjettbevilgning for Kapasitetsutvidelse Ski ungdomsskole; prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på 1,1 mill. kroner, pga. at behovet for paviljonger er stort. Nytt budsjett 2016 blir om lag 9,3 mill. kroner Undergang jernbane Vevelstad; prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på 2,5 mill. kroner, pga. uforutsette faktorer som betongkonstruksjon og senkning av undergang. Nytt budsjett 2016 blir om lag 6,0 mill. kroner Oppgradering kommunale boliger; prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på 4,0 mill. kroner. Nødvendig tilførsel for å opprettholde kapasitet. Er blant annet knyttet til hardbruksbolig. Nytt budsjett 2016 blir om lag 6,5 mill. kroner Sykehjemmene, teknologiske tiltak; prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på om lag 0,3 mill. kroner, bla. til vakumbehandling av sår, motivasjonsteknologi samt lagerkontrollsystem for alle tre sykehjemmene. Nytt budsjett 2016 blir om lag 0,8 mill. kroner Rundkjøringer v/gamle Vevelstadvei; prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på 2,7 mill. kroner, knyttet til kulvert, grunnerverv og vederlagsjustering. Arbeidet har direkte sammenheng med nødvendige utbedringer ved Gamle Vevelstadvei og er forberedelser til utbygging i området. Nytt budsjett 2016 blir om lag 9,7 mill. kroner Barnehager/skoler, oppgradering ute; prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på 1,0 mill. kroner. I 2015 ble det foretatt en større gjennomgang av lekeapparater som kommunen er ansvarlig for, og store mangler ble avdekket. Barnas sikkerhet må prioriteres. Nytt budsjett 2016 blir om lag 2,0 mill. kroner.

53 Geodata skråfoto; prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på 0,1 mill. kroner, som skal finansieres ved bruk av bundne midler på fond Kartleggingsformål. Nytt budsjett 2016 blir om lag 0,2 mill. kroner. Fremskynding av økonomiplanmidler fra senere år til 2016, sum 14,7 mill. kroner: Dette er tidligere vedtatte økonomiplanmidler som øker total budsjettbevilgning for 2016, men reduserer bevilgning for senere år Kapasitetsutvidelse Ski ungdomsskole; økonomiplanmidler på 8,7 mill. kroner foreslås flyttet frem i tid fra 2018 til Det er behov for paviljonger fra og med skoleåret 2016/2017 ved Ski ungdomsskole. Nytt budsjett 2016 blir om lag 9,3 mill. kroner Solbakken borettslag; økonomiplanmidler på 6,0 mill. kroner foreslås flyttet frem i tid fra 2017 til 2016, pga. forsert fremdrift. Nytt budsjett 2016 blir om lag 10,8 mill. kroner. Netto omdisponering av budsjettmidler mellom prosjekter, sum 4,0 mill. kroner: Dette er tidligere vedtatte budsjettmidler som flyttes mellom prosjekter i Hebekk skole, rehabilitering; budsjettmidler på 7,9 mill. kroner foreslås skilt ut og omdisponert til nyopprettet investeringsprosjekt Hebekk skole, rehab 98-bygg. Til sammen gir dette ingen økning av total budsjettramme for Nytt budsjett 2016 for Hebekk skole, rehabilitering blir om lag 20,5 mill. kroner. Nytt budsjett 2016 for Hebekk skole, rehabilitering av 98-bygget blir 7,9 mill. kroner Kjøp av flyktningeboliger for utleie; det foreslås flytting av tilskuddsinntekter fra Husbanken på 2,0 mill. kroner fra prosjektnivå til overordnet nivå. Tilskuddet budsjetteres og inntektsføres overordnet, og prosjektets ramme uten disse inntektene øker med 2,0 mill. kroner, dvs. tilbake til tidligere vedtatt nivå. Nytt budsjett 2016 blir 10,5 mill. kroner. Budsjett overordnet reduseres med 2,0 mill. kroner Kjøp av boliger for utleie; det foreslås flytting av tilskuddsinntekter fra Husbanken på 2,0 mill. kroner fra prosjektnivå til overordnet nivå. Tilskuddet budsjetteres og inntektsføres overordnet, og prosjektets ramme uten disse inntektene øker med 2,0 mill. kroner, dvs. tilbake til tidligere vedtatt nivå. Nytt budsjett 2016 blir 10,3 mill. kroner. Budsjett overordnet reduseres med 2,0 mill. kroner. Forskyvning av budsjettmidler fra 2016 til senere år, sum -75,1 mill. kroner: Dette er tidligere vedtatte budsjettmidler som reduserer total budsjettbevilgning for 2016, men øker bevilgning for senere år Samlokaliserte boliger; budsjettmidler på 8,0 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid fra 2016 til 2017, pga. forsinket fremdrift. Nytt budsjett 2016 blir 0,0 kroner Hebekk skole, rehabilitering; budsjettmidler på 15,0 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid fra 2016 til 2017, pga. utsatt byggestart. Nytt budsjett 2016 blir om lag 20,5 mill. kroner.

54 Veilys, ombygging til måling; budsjettmidler på 3,0 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid fra 2016 til Antall, samt plassering av veilys er registrert og samlet i egen database, og ombyggingen fortsetter i Nytt budsjett 2016 blir om lag 1,3 mill. kroner FBU, rehabilitering; budsjettmidler på 14,5 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid fra 2016 til 2017, pga. forsinket fremdrift. Nytt budsjett 2016 blir om lag 5,0 mill. kroner Waldemarhøy/Ustvedthuset, rehabilitering; budsjettmidler på 2,7 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid fra 2016 til 2017, pga. valg av leverandør som må godkjennes av Fylkeskommunen. Nytt budsjett 2016 blir 0,0 kroner Hebekk skole, rehabilitering av 98-bygg; budsjettmidler på 7,9 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid fra 2016 til 2017, pga. forsinket fremdrift. Nytt budsjett 2016 blir 0,0 kroner Eikeliveien barnehage; budsjettmidler på om lag 18,9 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid fra 2016 til 2018, pga. forsinket fremdrift. Nytt budsjett 2016 blir 0,0 kroner Solborgveien 2, 4, 6; budsjettmidler på om lag 5,1 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid fra 2016 til 2017, pga. forsinket fremdrift. Nytt budsjett 2016 blir 0,0 kroner. Reduksjon av budsjettmidler i 2016, sum -22,8 mill. kroner: Dette er tidligere vedtatte budsjettmidler som reduserer total budsjettbevilgning for Ski idrettspark, møteplassen; budsjettmidler på 1,6 mill. kroner foreslås trukket inn, da prosjektet er avsluttet. Nytt budsjett 2016 blir 0,0 kroner Ny skole i Ski tettsted; budsjettmidler på 1,0 mill. kroner foreslås trukket inn, da prosjektet er avsluttet. Det er utarbeidet ny helhetlig fremdriftsplan for barne- og ungdomsskoler i planperioden. Nytt budsjett 2016 blir 0,0 kroner Gang-/sykkelvei Kråkstad; budsjettmidler på 20,2 mill. kroner foreslås trukket inn, da prosjektet er dekket over driftsregnskapet. Nytt budsjett 2016 blir 0,0 kroner. Behov for nye investeringsprosjekter med oppstart i 2016, sum 14,0 mill. kroner: Dette er behov som ikke er tidligere vedtatt, og som øker total budsjettbevilgning for Langhus bo- og servicesenter, kjøkkenmøbler; prosjektet foreslås opprettet med en total budsjettramme for prosjektet på om lag 0,2 mill. kroner. Kjøkkenmøbler ble sist innkjøpt i 2001, stolene og bordene er velbrukt og bærer preg av dette. De fysiske omgivelsene påvirker de fleste menneskene i stor grad, og gode måltider i fine omgivelser betyr mye. Behovet er derfor stort for innkjøp av fire nye kjøkkenbord pluss 42 kjøkkenstoler fordelt på fire kjøkken. Budsjett 2016 blir om lag 0,2 mill. kroner. 34. Mulighetsstudier; prosjektet foreslås opprettet som et løpende prosjekt med en årlig budsjettramme på 0,5 mill. kroner. Midlene vil bli benyttet til planlegging av formålsbyggene som er lagt inn i budsjettperioden. Bruk av midlene tilligger rådmannen. Budsjett 2016 blir 0,5 mill. kroner. 35. Finstad skole, midlertidig paviljong; prosjektet foreslås opprettet med en total budsjettramme for prosjektet på 9,5 mill. kroner. Midlene vil bli benyttet til innkjøp av

55 paviljonger til både SFO lokaler og midlertidige skole/klasserom på Finstad. Budsjett 2016 blir 5,5 mill. kroner. 36. Bolig for mindreårige asylsøkere; prosjektet foreslås opprettet med en total budsjettramme for prosjektet på om lag 9,0 mill. kroner. Behovet er stort og midlene vil bli benyttet til boliger for mindreårige asylsøkere. Budsjett 2016 blir 1,8 mill. kroner. 37. Sykesignalanlegg, sykehjemmene; prosjektet foreslås opprettet med en total budsjettramme for prosjektet på 3,0 mill. kroner. Midlene vil bli benyttet til sykesignalanlegg for alle tre sykehjemmene. Budsjett 2016 blir 1,0 mill. kroner. 38. Ski voksenopplæring/rådhussvingen 7; prosjektet foreslås opprettet med en total budsjettramme for prosjektet på om lag 0,5 mill. kroner. Budsjett 2016 blir 0,5 mill. kroner. 39. IKT i skolene; prosjektet foreslås opprettet med en total budsjettramme for prosjektet på 29,8 mill. kroner. Budsjett 2016 blir 4,6 mill. kroner. Eiendomssalg Det er tilsatt eiendomsutvikler i rådmannens stab fra 1. februar Eiendomsutvikleren ivaretar oppgaver forbundet med utarbeidelse, inngåelse og oppfølging av utbyggingsavtaler. I tillegg vil eiendomsutvikleren bidra ved salg av kommunale eiendommer og kommunale eiendomskjøp. De eiendommer som kommunen skal selge vil i utgangspunktet bli solgt på det åpne marked til høystbydende. Der det skjer direktesalg, skal salget skje til markedspris basert på uavhengig takst. Et tomteområde på ca. 33 daa på Langhus, gnr. 107 bnr. 867, vil bli lagt ut for salg før sommeren Det forberedes salg av en eneboligtomt på Langhus i tilknytning til utbyggingen som pågår på Kongslia. Startlån Utbetalte startlån per 1. tertial utgjør om lag 10,1 mill. kroner. I tillegg til utbetalt beløp er det gitt tilsagn på om lag 36,9 mill. kroner. Det er fra Husbanken bevilget 49 mill. kroner i 2016, og Ski kommune finner det tilstrekkelig. Det er mottatt 63 søknader. Flere av de med innvilget forhåndstilsagn har utfordringer med å få kjøpt egnet bolig, da boligmarkedet i Ski kommune fremdeles er preget av stigende og relativt høye boligpriser. Det er per første tertial mottatt ekstraordinære innbetalinger i overkant av 9,1 mill. kroner, som skal brukes til innfrielse/delinnfrielse av startlån i Husbanken. 2) Brukere Dialogprosess Ordfører avholdt møte med brukerrådslederne i kommunens virksomheter den 28. januar. Fra de virksomheter som ikke har brukerråd, møtte virksomhetslederne. Fra mars har det vært avholdt dialogmøter i kommunens virksomheter mellom representanter for brukerne, virksomhetsleder, representanter for de ansatte og kommunestyrets medlemmer. Tre politikere fra kommunestyret innkalles til det enkelte dialogmøte.

56 24 av kommunens 32 virksomheter har avholdt slike dialogmøter i skrivende stund. Også i årets dialogprosess har det vært avholdt møter i virksomheter som ikke har brukerråd. Deltakelsen fra politisk side er omtrent på nivå med deltakelsen i I 10 av dialogmøtene møtte samtlige innkalte politikere. I 5 av møtene møtte kun 1 eller ingen politikere. Avviksrapportering Antall uønskede hendelser blir hentet ut fra Kvalitetslosen, kommunens elektroniske kvalitetssystem. Differansen mellom antall meldte hendelser og antall registrerte avvik, skyldes at samme avvik kan registreres i flere hovedkategorier og underkategorier. Avvikene behandles i den enkelte virksomhet, og en samlet oversikt for hele kommunen blir drøftet i Kvalitetsutvalget. Det ble i 1. tertial 2016 meldt inn 569 hendelser, fordelt på hovedkategoriene: HMS; 217 avvik: Flest registreringer på kategorien Vold og trusler (90), herunder underkategori Verbal trakassering (44). Nest flest registreringer på kategorien Ulykke, skade (59), herunder underkategori Lugging/slag/spark (33). Organisasjon/internt; 87 avvik: Flest registreringer på kategorien Informasjon/kommunikasjon (22), herunder underkategori Oppfølging/utførelse (7). Nest flest registreringer på kategorien Tjenesteproduksjon (18), herunder underkategori Legemiddelhåndtering (8). Tjeneste/bruker; 339 avvik: Flest registreringer på kategorien Tjenesteproduksjon (120), herunder underkategori Legemiddelhåndtering (73). Nest flest registreringer på kategorien Vold og trusler (71), herunder underkategori Verbal trakassering (45). 3) Medarbeidere Medarbeiderundersøkelse Årets medarbeiderundersøkelse var tilgjengelig for utfylling av de ansatte, fra februar til slutten av mars. Det kom in svar av mulige, som gir en svarprosent på 74%. Dette tilsvarer 140 flere besvarelser enn i fjor. Ansatte som har flere stillinger i Ski kommune, besvarer en undersøkelse per stilling de innehar. Virksomhetene fikk tilgang på resultatene straks etter at svarfristen gikk ut, og pr 10. mai har 60 av 142 virksomheter/avdelinger planlagt arbeidsmiljødugnad med bistand fra HR. Det har vært en positiv utvikling på utsagnene «Jeg har fått ros eller annerkjennelse sist uke for godt utført arbeid» og på utsagnet «Jeg videreutvikler meg i mitt arbeid». Det var ingen tilbakegang på svarscoren knyttet til de resterende 4 andre utsagnene. Resultatet for Ski kommune er meget bra, sammenliknet med tilsvarende organisasjoner. Det har vært et godt oppfølgingsarbeid i perioden etter at undersøkelsen ble gjennomført for ett år siden. Kommunale barnehager er den virksomheten som har tilført Ski kommune mest positiv energi (i hht Gallups modell) ved at de hadde en fremgang på 0,7. Dette er en virksomhet med høy bemanning, og representerer således en stor andel av kommunens ansatte.

57 Nytt i år er at HR skal bistå, eller kjøre oppfølgingsarbeidet i alle virksomhetene/avdelingene. Ved å gjennomføre prosessen i flere virksomheter, tilegner HR seg en prosesskompetanse som styrker sannsynligheten for at prosessen kommer frem til konkrete forbedringsmål og tiltak/handlingsplan. Sykefravær Målet om å redusere sykefraværet i Ski kommune er høyt prioritert av politikere, verneombud, tillitsvalgte og ledelsen i Ski kommune. I 2015 startet året med en økning i sykefraværet, men dette sank gjennom året og endte til slutt med et fravær på 8,3 prosent. Siste 12 måneders periode har kommunen hatt en positiv utvikling, med en fraværsprosent 8,2 prosent mot 8,6 prosent, sammenlignet med samme tidspunkt i fjor. I første tertial 2016 har kommunen et fravær på 9,2 prosent mot 10,0 prosent samme periode i fjor. Rådmannen har fokus på tiltak som påvirker sykefraværet. Dette følges opp av ledere og støtteapparatet (HR, tillitsvalgte verneombud), som både jobber for å fremme god helse i arbeidet, samt å følge opp de virksomhetene og de personene som har høyt fravær. I løpet av 1. tertial har det vært 161 tilfeller (713 dagsverk) ved bruk av utvidet egenmelding mot 137 tilfeller (620 dagsverk) samme periode i fjor. Bruken av utvidet egenmelding har altså økt, mens fraværet totalt har sunket. Dette er i tråd med rådmannens ønske om at fravær i større grad skal vurderes av den enkelte. Dette begrunnes med en tro på at den enkelte kommer raskere tilbake i arbeid om det er vedkommende sin egen vurdering som ligger til grunn for fraværet enn en ordinær sykemelding. Sykefravær per kvartal:

58 Lærlinger Det er per totalt 40 aktive lærlinger og lærekandidater i Ski kommune. 22 lærlinger er meldt opp til fagprøve i perioden, tre av dem har allerede gjennomført og bestått. Det er gjennomført skolebesøk på Drømtorp og Ås videregående skoler, og årets lærlingstillinger ble lyst ut 1. februar, med søknadsfrist 15. mars. Det var tilnærmet 150 søkere i år, noe som må sies å være veldig bra. Det har vært en omfattende rekrutteringsprosess, og søkermassen har holdt en god kvalitet. Mangfold og likestilling Følgende tiltak for å fremme mangfold og likestilling er iverksatt: Ski kommune har vedtatt en strategiplan og handlingsplan for mangfold og likestilling, som gjelder fra Handlingsplanen understreker blant annet at man skal benytte mulighetene i lovverket ved rekruttering for å sikre jevn kjønnsbalanse i alle virksomheter i kommunen. Ski kommune har en prosedyre for likestilling og mangfold, hvis formål er å fremme likestilling og å hindre diskriminering. Ski kommunes lønnspolitikk slår fast at ansatte skal ha lik lønn for likt arbeid, samt at avlønning skal skje uavhengig av kjønn, etnisitet, seksuell orientering, funksjonsevne med mer. Det er fokus på likelønn i lokale forhandlinger. Ski kommune benytter en mangfolderklæring i alle utlysningstekster. Avtale med IMDI om at minst én kvalifisert søker med innvandrerbakgrunn skal innkalles til intervju. Egen arbeidsgruppe med mål om å redusere antall deltidsstillinger og fremme heltidskultur i kommunen. Som IA-bedrift skal kommunen tilrettelegge for alle ansatte, og særlig hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. Ski kommune tilrettelegger også spesielt for gravide ansatte. Miljø Ingen nye virksomheter er miljøsertifisert hittil i Økonomiske konsekvenser: Det vises til omtale av økonomi under sakens vurdering og konklusjon. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Vedtak i saken har ingen direkte konsekvenser for bærekraftig utvikling.

59 Konklusjon: På bakgrunn av de vurderinger som er gjort om kommunens økonomiske situasjon foreslår rådmannen at det gjennomføres budsjettjusteringer som vist nedenfor. Øvrige budsjettbehov forutsettes dekket innenfor virksomhetenes allerede vedtatte ramme for Endringer i driftsbudsjettet 2016: Opprettelse spesialavdeling for autisme, Hebekk skole Utgifter til folkevalgte og politikerhonorar Økning til 43 lærlinger i KST 20/15 Folkebadene i Ski - vedtak uten finansiering Økning kommunale avgifter på egne bygg Økning el-avgifter og nettleie knyttet til egne bygg Økning utgifter til privat renhold av egne bygg Økning tilskudd til trossamfunn til reelt nivå Endre rentenivå for selvkostområdet KST 25/16 Tilskudd til Kråkstad IL/Kråkstad idrettspark Redusert overføring til investeringsregnskapet (Kråkstad idrettspark) Økning skatt- og rammetilskudd Rente- og avdragsutgifter Sum udekket/udisponert - Endringer i investeringsbudsjettet 2016, jfr. også omtale av de enkelte prosjekt under sakens vurdering: Eksisterende vedtak pr Opprinnelig vedtatt budsjett, BHP Videreføring fra 2015 til 2016 iht. Økonomireglement Egne saker i Kommunestyret våren Sum eksisterende vedtak per Justeringer 2016 Merforbruk 2015 ikke videreført til 2016, spes.vurd Mindreforbruk 2015 videreført til 2016, spes.vurd Tilleggsbevilgninger Flytting frem i tid/forsering, inn til Omdisponering mellom prosjekter Flytting ut i tid, ut av Reduksjon i bevilgning Nye prosjekter Sum nye vedtak i 1. tertialmelding Forslag til ny ramme Bruk av lån som finansieringskilde, og ramme for lånopptak reduseres tilsvarende.

60 Ski, Audun Fiskvik rådmann Kjell Sæther kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Finansrapport per 30. april 2016 Vedlegg som ligger i saksmappen: Investeringer 2016

61 Vedlegg A Rapportering per i henhold til Ski kommunes Finansreglement Overskuddslikviditet: I 2016 er overskuddslikviditet plassert på kommunens konsernkonto hos hovedbankforbindelsen (DNB), i henhold til Ski kommunes Finansreglement punkt 4. Gjennomsnittslikviditeten hittil i år har ligget på 389,9 mill. kroner. Det er om lag 90 mill. kroner mer enn budsjettert. Snittrenten på innskudd hittil i år har vært 1,54 prosent pro anno. Dette er 0,91 prosentpoeng lavere enn ved utgangen av 2015, da den lå på 2,45 prosent. Nedgangen skyldes dårligere betingelser ved inngåelse av ny hovedbankavtale. Avkastningsreferansen for plassering av overskuddslikviditet er ST1X, som viser en avkastning på 0,41 prosent for perioden Prognose for året er på 1,24 prosent, basert på en lineær fremskriving. ST1X er en statsobligasjonsindeks, med fast durasjon på 0,25 år, som viser en estimert utvikling for investeringer gjort i statskasseveksler (hvor porteføljen hele tiden er vektet slik at de har 3 måneder til forfall). ST1X brukes av mange for å illustrere «risikofri rente». Til sammenligning lå den på 0,98 prosent for 2015, dvs. en liten økning. Langsiktig gjeld: Ski kommune hadde per en samlet lånegjeld på i overkant av 2,7 mrd. kroner. Dette gjelder både startlån, lån som finansieres av husleieinntekter i Boligforvaltningen, samt lån som finansieres av «kommunekassen» og VA-området. Lånene, inklusive Boligforvaltningens lån og startlån, er fordelt på kreditorer slik; Beløp Andel - Kommunalbanken, kr ,4 % - Husbanken, kr ,6 % Kr ,0 % Det største lånet, som er i Kommunalbanken, utgjør 26,0 prosent av porteføljen. Ingen lån i porteføljen har forfall i løpet av de første 12 måneder frem i tid. Andel fast/flytende rente for lånene er henholdsvis 43,0 prosent og 57,0 prosent. Gjennomsnittlig vektet rentebindingstid for fastrentelånene er 4,1 år. Gjennomsnittlig vektet restløpetid for lånene er 10,3 år. Gjennomsnittlig vektet rente for lånene er 1,65 prosent. Konklusjon: Finansforvaltningen er i henhold til Ski kommunes Finansreglement. Styringsrenten (foliorenten) i Norge er renten på bankenes innskudd opp til en viss kvote i Norges Bank, og endringer her vil normalt ha sterkt gjennomslag i de mest kortsiktige rentene i pengemarkedet og for bankenes innskudds- og utlånsrenter. Norges Bank besluttet å sette ned styringsrenten til 0,50 prosent 18. mars Per lå den på 0,75 prosent. Norges Bank sin vurdering av norsk økonomi tilsier at styringsrenten kan bli satt ytterligere ned i løpet av året 2016.

62 KONTROLLUTVALGET I SKI KOMMUNE AKTIVITETSPLAN PR. juni 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter, frist for når de skal være ferdig, ansvar for å utføre oppgaven samt status. Oversikten ajourføres fortløpende. FDR står for all revisjon. FIKS utreder andre saker, lager innstilling i alle saker og er sekretær for utvalget. FDRs rapporter skal være FIKS i hende senest fjorten dager før utvalgsmøtet. Forkortelser: KU: Kontrollutvalg KS: Kommunestyret Nr. Beskrivelse Frist Ansvar Status Avsluttet 1 Kontrollutvalgets årsrapport 2015 mars FIKS KU 15/16 KS 60/16 2 Retningslinjer for utvalget september FIKS 3 Aktivitetsplan Januar FIKS Ajourføres foran hvert kontrollutvalgsmøte Møteplan FIKS Vedtatte møter 1. halvår: 26/1, 1/3, 3/5, 14/6 Vedtatte møter 2. halvår: 20/9, 27/10*,1/11, 13/12 *Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo 4 Revisjonsberetning - Kommunens årsregnskap og 15. april 2016 FDR KU 18/16 årsmelding 2015: 5 Tertialrapporter: 1.Tertialrapport jan-april 2016 (o-sak) Mai 2016 Kommunen 14.juni (o-sak) 2. Tertialrapport mai-aug 2016 (o-sak) Sep 2016 Kommunen 6 Rapporter fra revisjonen: Pr (perioden ) Mai 2016 FDR 14.juni Pr (perioden ) Nov 2016 FDR Revisjonsstrategi 2016 Aug 2016 FDR Årsrapport forvaltningsrevisjon 2015 mars FDR KU 22/16 7 Plan for forvaltningsrevisjon FIKS KU 19/12, KS 81/12 8 Forvaltningsrevisjon 2013: Aktivitetsplan 2015 Ajourført

63 Nr. Beskrivelse Frist Ansvar Status Avsluttet Omorganisering økonomi IKT 2015 FDR KU 3. mai og 14. juni 9. Forvaltningsrevisjon 2015: Vann og avløp PPT Beredskap FDR FDR FDR 10 Oppfølging tidligere forvaltningsrevisjoner: Samhandlingsreformen Barnevern Samarbeid og kvalitet PPT Vann og avløp Beredskap og rådmannen rådmannen rådmannen rådmannen rådmannen KU 22/15 KU 11/16 KU 12/16 KU 24/15, KS 139/15 KU 14/15, KS 103/15 KU 30/15, KS 153/15 KS 36/16 KS 53/16 KS 54/16 11 Plan for Selskapskontroll : FIKS KU 23/12, KS 111/12 12 Selskapskontroll FIKS KU 3/16 KS 61/16 13 Budsjett for tilsyn og kontroll 2017 September 2016 FDR/FIKS 14 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon Våren 2016 FDR 14. juni Plan forvaltningsrevisjon FIKS 16 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 20 Plan selskapskontroll FIKS Aktivitetsplan 2015 Ajourført

64 Ski kontrollutvalg Ski KU-29/16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omorganisering, økonomi og IKT Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Ski kontrollutvalg 29/ Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget ber Follo distriktsrevisjon foreta en egen undersøkelse av kommunens tekniske problemer i forbindelse med sykefraværsrapportering. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Omorganisering, økonomi og IKT» til orientering. 2) Kommunestyret merker seg at revisjonen fremmer følgende forslag til tiltak: a) Stillingsbeskrivelse, økonomireglement, delegeringsskriv og økonomiprosesser bør samordnes og tydeliggjøre rollen til kommunalsjefene. b) Fagnettverkenes rolle bør avklares. c) Det bør utarbeides mål for realisering av gevinster i den fortsatte utviklingen av Agresso. 3) Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. SAKSUTREDNING: Rapporten «Omorganisering, økonomi og IKT» ble lagt frem for utvalget i møte den 3. mai 2016 jf. sak 20/16. Utvalget vedtok å utsette saken til neste møte og behandle en utvidelse av rapporten. I møte den 3. mai 2016 diskuterte utvalget blant annet om revisor hadde svart tilstrekkelig på problemstilling nr. 2: «Bidrar IKT-systemene til god styring og kontroll?». Utvalget ga blant annet uttrykk for at de savnet en vurdering av flere IKT-systemer i tillegg til Agresso. Det ble også stilt spørsmål ved hvorfor rapporten ikke omhandlet kommunens tekniske problemer knyttet til sykefraværsrapportering. Side 6 av 9

65 Ski kontrollutvalg Bakgrunn: Prosjektet som opprinnelig ble vedtatt i 2013, ble av ulike årsaker vedtatt utsatt til Vedlagte prosjektplan vedtatt i sak 15/14 er gjeldende for prosjektet. Revisor la i møte den 1. september 2015 frem et forslag til revidert prosjektplan, som ble avvist av utvalget. I sak 31/15 trakk revisor forslaget, og prosjektplanen fra sak 15/14 ble stående som gjeldende for prosjektet. Sekretariatets vurdering: Sekretariatet er enig med utvalget i at rapporten har sine svakheter, men har også forståelse for at prosjektet har vært omfattende og at det har vært nødvendig med avgrensninger fra revisors side. I prosjektplanen skriver revisor under punkt 4. 2 blant annet: «Det bør ses på om IKT-systemene gir tilfredsstillende styring og kontroll over kommunens økonomiprosesser».. «Fokus på implementerte moduler i AGRESSO vil være sentralt.» Selv om det i prosjektplanen blir understreket at fokus rettes mot Agresso, utelukker ikke revisor etter vår oppfatning at øvrige IKT-systemer også omfattes av revisjonen. Det er en svakhet at revisor ikke har undersøkt andre IKT-systemer. Uavhengig av dette mener sekretariatet at det er gjort funn og anbefalinger som det er viktig å rapportere videre om til kommunestyret før de blir foreldet. Vi vil derfor anbefale at utvalget sender rapporten uendret videre til kommunestyret. Vi foreslår at spørsmålet omkring kommunens håndtering av sykefraværsrapportering, ses på som en egen undersøkelse og at revisor får et nytt oppdrag for å se spesielt på dette. Ås, 6. juni 2016 Lene H. Lilleheier/s./ Sekretær Vedlegg: 1) Prosjektplan, mai ) Kopi sak 20/16 3) Forvaltningsrevisjonsrapporten «Omorganisering, økonomi og IKT.» Side 7 av 9

66 Follo distriktsrevisjon Revidert prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt: Omorganisering - økonomi og IKT Ski kommune, mai 2014

67 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OMORGANISERING ØKONOMI OG IKT 1 Innledning Den opprinnelige prosjektplanen for forvaltningsrevisjon av Omorganisering IKT og økonomi ble godkjent 13. mai 2013 (sak 15/13). Prosjektet ble ikke levert som forutsatt i 2013 pga. interne utfordringer i revisjonen gjennom Samtidig har det skjedd endringer i Ski kommune som gjør at forutsetningene for de vedtatte problemstillingene i prosjektet ikke lenger er tilstede. Revisjonen foreslo derfor i et brev til kontrollutvalget 4. mars 2014, at prosjektet ble utsatt til Dette ble vedtatt i utvalgets møte samme dag. Utvalget vedtok også at revidert prosjektplan skulle legges fram for utvalget på neste møte (6.mai 2014). 2 Bakgrunn for revidert prosjektplan Siden den opprinnelige prosjektplanen ble vedtatt har Ski kommune vedtatt å forlate økonomisystemet ERV og i stedet benytte Agresso. Overgangen til Agresso ble påbegynt som prosjekt høsten 2013 og vil løpe ut Med innføringen av Agresso vil en rekke sentrale rutiner i kommunen bli vesentlig endret. I tillegg har kommunen også gjennomført nye organisasjonsmessige endringer med virkning fra Konklusjonene som trekkes av prosjektet antas derfor å kunne gi større verdi for kommunen, dersom prosjektet tidsmessig utsettes slik at kommunen får mulighet til å høste erfaringer fra bruk av Agresso. Revisjonen antar ellers at kontrollutvalgets formål med prosjektet, ikke er endret som følge av de endringer som er gjort, men at utsettelsen gjøres i påvente av at nytt økonomisystem skal bli ferdig implementert og få virke noe tid. Revisjonen har derfor beholdt formål og problemstillinger slik det opprinnelig er formulert, og kun justert teksten i de allerede vedtatte problemstillingene slik at denne bringes i samsvar med de endrede forutsetningene i kommunen. FOLLO DISTRIKTSREVISJON SKI KOMMUNE

68 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OMORGANISERING ØKONOMI OG IKT 3 Formål Formålet med prosjektet er å undersøke hvilken innvirkning omorganiseringen av Ski kommune har hatt på områdene økonomi, IKT og rekruttering. 4 Problemstillinger 4.1 Hvordan har omorganiseringen påvirket budsjettprosess og økonomistyring i kommunen? Med bakgrunn i den omorganiseringen som er gjennomført, er det grunn til å anta at denne har påvirket organisasjonen i forhold til budsjettprosess og økonomistyring. Det er flere områder vi ønsker å sette fokus på. Dette gjelder blant annet selve budsjettprosessen og hvordan kommunen driver sin løpende økonomistyring. I dette ligger ansvarsfordeling, roller og myndighet, budsjettog rapporteringsprosesser og organisasjonsstruktur. 4.2 Bidrar IKT-systemene til god styring og kontroll? Det bør ses på om IKT- systemene gir tilfredsstillende styring og kontroll over kommunens økonomiprosesser. I dette ligger momenter som kompetanse, informasjonsutbyttet, konsekvenser for regnskapet og risikoområder. Fokus på implementerte moduler i AGRESSO vil være sentralt. 4.3 Hvilken effekt har omorganisering hatt på kommunens evne til å rekruttere, vedlikeholde og videreutvikle kompetansen til medarbeiderne? 5 Premisser for prosjektarbeidet Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 6 Avgrensninger og presiseringer Prosjektet skal ikke vurdere omorganiseringen i seg selv, om mål for denne er nådd og hvilke konkrete virkninger den har hatt for brukerne. FOLLO DISTRIKTSREVISJON SKI KOMMUNE

69 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OMORGANISERING ØKONOMI OG IKT 7 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de kravene og forventningene som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon. Disse kriteriene benyttes som grunnlag for å vurdere om virksomheten drives i samsvar med krav og forventninger. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som kan foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. I denne rapporten vil kriteriene i hovedsak finnes blant: Lov Kommuneloven, lov nr 107 Forskrift Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner, For nr 1423 Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner, KRD 15/12 Dokumenter innhentet fra Ski kommune: Kommuneplan Handlingsprogram Økonomireglement Delegeringsreglement Tertialrapporter Månedsrapporter Annet: Kommuneregnskapet Rammeverk og grunnleggende prinsipper GKRS Vedtak, planer, rutiner og retningslinjer for Ski kommune. 8 Metode I dette prosjektet vil det i hovedsak være dokumentanalyse og intervjuer som danner faktabeskrivelsen i rapporten. 9 Organisering, fremdrift og ressurser Prosjektleder Prosjektperiode og prosjektleder bestemmes primo 2015 Prosjektperiode 2015 Beregnet tidsforbruk 250 timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Ski FOLLO DISTRIKTSREVISJON SKI KOMMUNE

70 KONTROLLUTVALGET I SKI SAK 20/16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omorganisering, økonomi og IKT KOPI Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Ski kontrollutvalg Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Omorganisering, økonomi og IKT» til orientering. 2) Kommunestyret merker seg at revisjonen fremmer følgende forslag til tiltak: a) Stillingsbeskrivelse, økonomireglement, delegeringsskriv og økonomiprosesser bør samordnes og tydeliggjøre rollen til kommunalsjefene. b) Fagnettverkenes rolle bør avklares. c) Det bør utarbeides mål for realisering av gevinster i den fortsatte utviklingen av Agresso. 3) Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport - Omorganisering, økonomi og IKT SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget vedtok i møte den 14. mai 2013 revisors forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon om Omorganisering, økonomi og IKT. Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

71 Formålet med prosjektet har vært å undersøke hvilken innvirkning omorganiseringen av Ski kommune har hatt på områdene økonomi, IKT og rekruttering. Sekretariatet mener rapporten følger opp formålet og problemstillingene som ble trukket opp i prosjektplanen. Rapporten kan leses på Noen av rapportens funn: 1. Hvordan har omorganiseringen påvirket budsjettprosess og økonomistyring i kommunen? Økonomiprosessene er i liten grad påvirket av omorganiseringene i perioden Prosessene for budsjettering og økonomistyring fungerer bra og den generelle rolle- og ansvarsfordelingen er avklart. Kommunalsjefens ansvar og myndighet derimot, er slik den beskrives i styrende dokumenter noe uklar. Revisjonen anbefaler at stillingsbeskrivelse, økonomireglement, delegasjonsregelverk og økonomiprosesser samordnes slik at rollen fremstår som tydelig og i samsvar med rådmannens intensjon om hvordan den strategiske ledelsen skal fungere. Rollen til fagnettverkene som er etablert innenfor hvert kommunalområde bør avklares dersom disse skal ha en rolle i kommunens økonomiprosesser. Revisjonen mener kommunen bør vurdere å endre budsjettrutinene, slik at rammen i større grad fastsettes ut fra aktivitetene som skal gjennomføres for å nå målene i kommuneplanen. Det samme gjelder synliggjøring av konsekvenser for virksomhetsnivået i budsjett- og handlingsprogram. 2. Bidrar IKT-systemene til god styring og kontroll? Innføringen av først ERV og deretter Agresso har vært krevende for de ansatte, og det er gjort en betydelig innsats for å få det til å fungere. Revisjonen mener Agresso fungerer som et tjenlig verktøy for økonomistyringen i kommunen. Kommunen har forutsatt at Agresso skal gi gevinst i forhold til en mer kostnadseffektiv drift. Revisjonen kan ikke se at kommunen har konkretisert dette gevinstmålet og anbefaler at det utarbeides mål for realisering av gevinster i den videre utviklingen av Agresso. 3. Hvilken effekt har omorganiseringen hatt på kommunens evne til å rekruttere, vedlikeholde og videreutvikle kompetansen til medarbeiderne? Kommunen har satt i gang flere nye HR (Human Recourse) aktiviteter; rutine for å koordinere kompetansebehov og velge ut tiltak og områder som skal prioriteres. Det er også innført nye rutiner for medarbeiderundersøkelser og igangsatt et lederutviklingsprogram som Side 2 av 3

72 er rettet mot målene som fremgår av kommuneplanen. Etablering av HR som en egen virksomhet har etter revisjonens oppfatning gitt denne funksjonen et faglig løft. Revisjonen mener også det er positivt at man inne HR-området tar hensyn til både kortsiktig kompetansebehov, endringsbehov og strategisk mot kommunens mål. Revisjonens anbefalinger i tre punkter står på side fire i rapporten. Rådmannens uttalelse er tatt inn på side 30 i rapporten, han skriver blant annet at enkelte av revisjonens anbefalingspunkter allerede blir fulgt opp og skal sluttføres i Ås, 26. april 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Side 3 av 3

73 FOLLO DISTRIKTSREVISJON IKS Org.nr MVA DELTAKERKOMMUNER: ENEBAKK NESODDEN SKI ÅS Omorganisering økonomi og IKT Forvaltningsrevisjonsrapport for Ski kommune (Tegning: hias.no) Ski, Parkaksen 6, Postboks 3010, 1402 Ski, tlf ,

74 Innhold 1 INNLEDNING BAKGRUNN SAMMENDRAG KONKLUSJON Organisering - budsjettprosess og økonomistyring Agressos bidrag til økonomistyring Kompetanse og rekruttering ANBEFALINGER PROSJEKTBESKRIVELSE FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER AVGRENSNINGER OG PRESISERINGER INFORMASJON OM REVIDERT ENHET METODE Metode generelt Metode i dette prosjektet ORGANISERING - BUDSJETTPROSESS OG ØKONOMISTYRING REVISJONSKRITERIER FAKTABESKRIVELSE Organisering fra Organisering fra Styringsdokumenter Ansvar og myndighet Interne føringer for årsbudsjettet Økonomistyring VURDERINGER Økonomiprosesser Budsjettrutiner Budsjett og handlingsplan AGRESSOS BIDRAG TIL ØKONOMISTYRING REVISJONSKRITERIER FAKTABESKRIVELSE Målrettet informasjon Effektiv datafangst Konfidensiell håndtering av data Integritet Tilgjengelighet Overensstemmelse med lov og regelverk Pålitelighet VURDERINGER KOMPETANSE OG REKRUTTERING REVISJONSKRITERIER FAKTABESKRIVELSE Kompetanseutvikling Rekruttering VURDERINGER LITTERATUR VEDLEGG 1. RÅDMANNENS UTTALELSE TIL RAPPORTEN Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 2

75 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for kommunene etter Lov om kommuner og fylkeskommuner av med endringer av (kommuneloven). Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Herunder om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. (Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 7) 1.2 Sammendrag Kontrollutvalget i Ski kommune vedtok formål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektet i møte (sak 15/14). Prosjektets formål har vært å undersøke hvilken innvirkning omorganiseringen av Ski kommune har hatt på områdene økonomi, IKT og rekruttering. Prosjektet ser på tre problemstillinger: Hvordan omorganiseringen har påvirket budsjettprosess og økonomistyring, om IKT-systemene (Agresso) bidrar til god styring og kontroll og hvilken effekt omorganiseringen har hatt på kommunens evne til å rekruttere, vedlikeholde og videreutvikle kompetansen til medarbeiderne. Problemstillingene belyses ut fra de organisasjonsendringer som ble iverksatt i 2012 og i 2014, med hovedvekt på sistnevnte, som er dagens organisering. 1.3 Konklusjon Organisering - budsjettprosess og økonomistyring Kontrollperioden i revisjonsprosjektet er Revisjonen kan ikke se at økonomiprosessene har vært nevneverdig påvirket av hvordan kommunen har endret organisasjonen i denne perioden. De endringer som har vært foretatt, skyldes i hovedsak de erfaringer som er gjort gjennom årene. Forhold som at kommunalsjefene har endret rolle til mentor og senere tilbake til kommunalsjef, har ikke endret saksflyten i økonomiprosessene i særlig grad. Revisjonens hovedinntrykk er at prosessene for budsjettering og økonomistyring fungerer bra og at rolle- og ansvarsdeling generelt ser ut til å være avklart. Revisjonen peker likevel på at kommunalsjefenes ansvar og myndighet, slik dette er beskrevet i styrende dokumenter, er noe uklar. Kommunen bør derfor samordne stillingsbeskrivelse, økonomireglement, delegeringsskriv og økonomiprosesser, slik at kommunalsjefenes rolle kommer mer tydelig frem. Innenfor hvert kommunalområde er det etablert fagnettverk. Disse består av virksomhetsledere og skal, etter hva revisjonen forstår, være et forum for å diskutere saker relatert til fag- Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 3

76 området. Fagnettverket har ingen beslutningsmyndighet og kan ikke overprøve en virksomhetsleder. Revisjonen mener at fagnettverkenes rolle bør avklares dersom disse skal ha en rolle i kommunens økonomiprosesser. Revisjonen peker også på forhold som kan vurderes som en del av kommunens løpende forbedringsarbeid: Endre budsjettprosessen noe slik at økonomiske rammer i større grad fastsettes ut fra de aktiviteter som skal gjennomføres for å nå kommuneplanens mål. Synliggjøre konsekvensene på virksomhetsnivået i budsjett- og handlingsprogrammet Agressos bidrag til økonomistyring De tilbakemeldingene revisjonen har fått, avdekker ikke større innvendinger mot systemet. Revisjonen mener at Agresso har kvaliteter som i det alt vesentlige understøtter de mål som er satt. Systemet fremstår som et tjenlig verktøy for økonomi-styringen i kommunen. Agresso brukes så langt ikke i budsjettprosessen. Ski kommune har forutsatt at Agresso skal gi gevinster i form av mer kostnadseffektiv drift. Hva som ligger i dette, er imidlertid noe uklart. Realisering av gevinster er et sentralt poeng i endringsprosjekter som det er viktig å ha fokus på i alle prosjektfasert. Det er derfor viktig å konkretisere hvilke gevinstmål kommunen skal ha et særlig fokus på i fortsettelsen, f.eks. gjennom en plan for realisering av prosjektets gevinster. Administrasjonen har utarbeidet en sikkerhetshåndbok som i det alt vesentlige vurderes å ivareta lovverkets krav. Revisjonen mener at dokumentasjon av hvordan bokføringsstandardene etterleves, herunder risikovurdering knyttet til sikring av regnskapsmaterialet, er et forbedringsområde ved oppdatering av sikkerhetshåndboken Kompetanse og rekruttering Et stort antall medarbeidere har fått opplæring i Agresso, enten i form av kurs eller e-læring. Den initielle opplæringen i regi av prosjektet er fullført. Ski kommune har endret rutinene for prioritering av sentrale kompetansetiltak, iverksatt nye rutiner for gjennomføring av medarbeiderundersøkelser og igangsatt et lederutviklingsprogram. Det legges vekt på at HR (Human Resources) -tiltakene skal være målrettet og i samsvar med kommunens strategiske satsingsområder slik de fremkommer i kommuneplanen. Etablering av virksomhet HR har gitt HR-funksjonen et faglig løft og bidrar til at HR understøtter kommunens strategiske målsettinger. Administrasjonen er fornøyd med rekrutteringen til ledige stillinger. 1.4 Anbefalinger Revisjonen foreslår følgende tiltak: a) Stillingsbeskrivelse, økonomireglement, delegeringsskriv og økonomiprosesser bør samordnes og tydeliggjøre rollen til kommunalsjefene. b) Fagnettverkenes rolle bør avklares. c) Det bør utarbeides mål for realisering av gevinster i den fortsatte utviklingen av Agresso. Steinar Neby (sign) revisjonssjef Bjørn Tore Nedregård(sign) prosjektleder Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 4

77 2 PROSJEKTBESKRIVELSE 2.1 Formål og problemstillinger Kontrollutvalget vedtok følgende formål for forvaltningsrevisjonsprosjektet: "Formålet med prosjektet er å undersøke hvilken innvirkning omorganiseringen av Ski kommune har hatt på områdene økonomi, IKT og rekruttering." Bestillingen inneholder tre problemstillinger: 1. "Hvordan har omorganiseringen påvirket budsjettprosess og økonomistyring i kommunen? 2. Bidrar IKT-systemene til god styring og kontroll? 3. Hvilken effekt har omorganiseringen hatt på kommunens evne til å rekruttere, vedlikeholde og videreutvikle kompetansen til medarbeiderne?" 2.2 Avgrensninger og presiseringer Prosjektplanen presiserer at prosjektet ikke skal vurdere omorganiseringen i seg selv, om mål for denne er nådd og hvilke konkrete virkninger den har hatt for brukerne. Formålet spør etter "innvirkning" av omorganiseringen, og problemstillingene inneholder utrykkene "påvirke", "bidra til" og "effekt". Uttrykkene peker på årsaks- og virkningsforhold som det er vanskelig å påvise sterke sammenhenger mellom. Revisjonen presiserer følgende til de tre problemstillingene: 1. Prosjekt "helhetlig styring" ble avsluttet i Prosjektet ble omfattende evaluert i en prosess som involverte både politisk og administrativt nivå. Evalueringsrapporten ble behandlet i kommunestyret (sak 2/11). Problemstillingene i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet tar derfor utgangspunkt i omorganiseringene etter "helhetlig styring", det vil si organisasjonsendringer iverksatt i 2012 og Sistnevnte er også dagens organisering. Rapportens fokus er hvordan økonomiprosessene fungerer med dagens organisering, mens praksis ved tidligere organisering beskrives med hovedtrekk. Med budsjettprosess forstås i første rekke de rutiner kommunen følger ved utarbeidelsen av neste års budsjett. Økonomistyring avgrenses til beslutninger om bruken av penger gjennom budsjettåret (inneværende år). Undersøkelsen avgrenses til driftsbudsjettet. Det vises ellers til at revisjonen i 2014 leverte en rapport om styring av byggeprosjekter i Ski kommune. 2. Kommunen har mange IKT-systemer som bidrar til styring og kontroll innenfor flere fagområder. IKT-systemer i dette prosjektet tolkes som Agresso. Med IKT-systemenes bidrag til styring forstås Agressos bidrag til økonomistyring. Investeringsmodulen i Agresso vil først bli innført i Problemstilling 3 ser overordnet på områdene rekruttering og kompetanse ved dagens organisering. Revisjonen finner det også naturlig å se på kompetanse i relasjon til implementeringen av Agresso. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 5

78 2.3 Informasjon om revidert enhet Ski kommune hadde en befolkningsvekst på 233 innbyggere (+0,8 %) i 2014 og 486 innbyggere (+1,6 %) i Ski hadde innbyggere per Kommunen hadde sum driftsinntekter på 1,9 mrd. kr i regnskap Kommunens ansatte utførte til sammen 1730 årsverk. Dagens administrative organisering, som i hovedsak ble innført , omfatter rådmann, tre kommunalsjefer og 32 virksomheter: Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 6

79 Ski kommunes utgifter til administrasjon og styring ligger omtrent på nivå med Kostra-gruppe 13 (sammenlignbare kommuner): Brutto driftsutgifter til administrasjon og styring Ski Kostra-gruppe 13 Akershus Norge 2.4 Metode Kilde: Statistisk sentralbyrås Kostra-statistikk Metode generelt Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. pålegger i 7 at forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og anerkjente standarder på området. Styret i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har fastsatt at Standard for forvaltningsrevisjon ( ), definerer hvilke krav som settes til god kommunal revisjonsskikk i forvaltningsrevisjon. Follo distriktsrevisjon følger denne standarden. Noen utdrag fra Standard for forvaltningsrevisjon: 1. Revisjonskriterier (pkt. 22, 23 og 25): "Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, og utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området." 2. Data/fakta (pkt. 27): "I valg av metode må revisor sikre dataenes relevans (gyldighet, validitet) i forhold til problemstillingen(e). Datainnsamlingen må gjennomføres på en måte som sikrer dataenes pålitelighet (reliabilitet)." 3. Vurderinger (pkt. 31): "Revisor må analysere de innsamlede dataene i forhold til revisjons-kriteriene og vurdere om praksis eller tilstand er i tråd med kriteriene." 4. Konklusjoner (pkt. 33): "På bakgrunn av vurderinger av dataene opp mot kriteriene skal revisor konkludere i forhold til problemstillingen(e). Dersom revisor finner vesentlige avvik, skal dette komme tydelig til uttrykk i forvaltningsrevisjonsrapporten." 5. Anbefalinger (pkt. 34): "Der det er hensiktsmessig bør revisor gi anbefalinger. Anbefalinger må aldri formuleres som pålegg til administrasjonen. Revisor skal også være varsom med å foreslå detaljerte løsninger." 6. Verifisering og høring/kontradiksjon (pkt. 45 og 16): "Utføring av forvaltningsrevisjon skal kvalitetssikres." Et rapportutkast sendes til kommunens kontaktperson for prosjektet for verifisering av fakta. Endelig rapport sendes administrasjonssjefen, som "skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som framgår av rapporten. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 7

80 Høringssvaret skal vedlegges rapporten som går til behandling i kontrollutvalget." Metode i dette prosjektet Våre kilder til revisjonskriterier er: Kommuneloven. Forskrift om årsbudsjett Kriterier for god IT-skikk Kommunens egne reglementer og føringer. Revisjonen har tatt utgangspunkt i en modell formulert av Harold Leavitt (1965): Kilde: Harold Leavitt, Noe tilpasset til problemstillingene av Follo distriktsrevisjon IKS. Poenget i Leavitts modell er at ingen av de fire grunnfaktorene kan endres uten at det påvirker hver av de andre faktorene. Hvis vi endrer på organiseringen, vil dette stille nye krav til ITsystemene, de ansatte og til oppgaveløsningen. Endres datagrunnlaget som IT-systemene leverer, vil det innebære nye forutsetninger for organiseringen og for ansatte og deres kompetanse. På samme måte stiller ansattes behov og forutsetninger krav til de andre elementene i modellen. Kontrollperioden i revisjonsprosjektet er Prosjektets metode har i hovedsak vært dokumentanalyse og intervju. I dokumentanalysen har vi lagt til grunn styringsdokumenter fra Ski kommune. Når det gjelder intervju, har revisor hatt møter med rådmann, kommunalsjef samfunn og virksomhetsledere. Revisjonen takker for godt samarbeid med Ski kommune under gjennomføringen av prosjektet. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 8

81 Prosjektet er gjennomført med følgende fremdrift: Dato: Milepæl: Oppstartsmøte med rådmann, virksomhetsleder HR og virksomhetsleder. Rådmannen pekte ut virksomhetsleder HR som kontaktperson Møte med virksomhetsleder økonomi Møte med virksomhetsleder Finstadtunet Møte med rektor, Ski ungdomsskole Møte med virksomhetsleder HR Møte med kommunalsjef Samfunn Revisjonsrapporten sendt kontaktpersonen for faktaverifisering Møte med regnskapssjefen Endringer i rapporten medførte behov for ny faktaverifisering Verifiseringsmøte med HR-sjef og Økonomisjef Rapporten sendt til rådmannen på høring Revisjonsrapporten med rådmannens uttalelse sendt til kontrollutvalget i Ski kommune ved Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS). Dataenes relevans (gyldighet, validitet) er et uttrykk for hvor godt dataene måler det vi ønsker å måle. Det er utledet revisjonskriterier for hver problemstilling. Problemstillingene er operasjonalisert i en intervjuguide foran hvert intervju. Pålitelighet (reliabilitet) gjelder krav til nøyaktig datainnsamling og at det ikke er skjedd systematiske feil underveis i innsamlingen. Pålitelighet er vektlagt gjennom bruk av ulike metoder som belyser problemstillingene på ulike måter (metodetriangulering). Påliteligheten er ivaretatt gjennom intervjuobjekters verifisering av samtalereferater, avklaringer gjort via epost, kommunens verifisering av den ferdige rapporten, samt kvalitetssikring internt i Follo distriktsrevisjon IKS. Rådmannens uttalelse til revisjonsrapporten er vedlagt rapporten. Revisjonen takker for godt samarbeid med Ski kommune under gjennomføringen av prosjektet. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 9

82 3 ORGANISERING - BUDSJETTPROSESS OG ØKONOMISTYRING Problemstilling nr.1: Hvordan har omorganiseringen påvirket budsjettprosess og økonomistyring i kommunen? 3.1 Revisjonskriterier Ot.prp. 43 ( ) sier følgende om det kommunale budsjett- og regnskapssystemet: "For kommuner er pengene virkemidlet for å oppnå politiske mål. Kommunene har ikke økonomisk formål med sin virksomhet. De økonomiske midlene er begrenset og må fordeles i henhold til de politiske målene.( ) Det vesentligste spørsmålet gjelder ikke det økonomiske resultatet av virksomheten, men hvordan midlene fordeles mellom kommunens oppgaver. I motsetning til privat virksomhet blir bunnlinjen, det økonomiske resultatet, en kontrollpost og ikke et overordnet mål for virksomheten." God økonomistyring handler ikke primært om å få et budsjett til å gå i null, men om å ta stilling til hva som skal tilbys av tjenester, hvor mye, til hvem, når, med hvilken kvalitet og hvordan tjenestene skal finansieres innenfor den ramme kommunen har. God økonomistyring skal sikre et økonomisk handlingsrom. Budsjettprosessen bør derfor legge til rette for en optimal fordeling av midlene med tanke på hva som gir best mulig effekt for de tjenestene kommunen tilbyr. Kommunelovens 46 omhandler årsbudsjettets innhold. Årsbudsjettet skal være realistisk og budsjettere med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger. Forskrift om årsbudsjett 10 om budsjettstyring gir føringer om rapportering: "Administrasjonssjefen skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret eller fylkestinget foreslås nødvendige tiltak." Ski kommunes økonomireglement pkt. 7.1 følger opp dette: "Det utarbeides to tertialmeldinger gjennom året. Første tertialmelding dekker perioden januar til og med april og skal være ferdigbehandlet av kommunestyret innen utgangen av juni. Andre tertialmelding dekker perioden januar t.o.m. august og skal være ferdigbehandlet av kommunestyret innen utgangen av oktober. Tertialmeldingene fremmes av rådmannen for formannskapet og kommunestyret. Ved månedsavslutningene for månedene februar, mars, mai, juli, september, oktober og november skal det fremlegges for formannskapet en statusrapport for den økonomiske situasjonen generelt, samt kritiske oppfølgingsområder spesielt. Det skal redegjøres for eventuelle avvik og korrigerende tiltak." Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 10

83 Revisjonskriterier: Organiseringen gir føringer for kommunens prosesser for budsjettering og økonomistyring. Tydelige ansvars- og myndighetsforhold er viktig for å utøve god ledelse og styring. Budsjettprosessen skal legge til rette for optimal ressursutnyttelse innenfor de rammer kommunen har. Økonomistyringen skal bidra til å realisere mål for kommunens tjenesteproduksjon. Kommunen skal ha rapporteringsrutiner som viser utviklingen i inntekter og utgifter i henhold til det vedtatte årsbudsjettet. 3.2 Faktabeskrivelse Organisering fra Etter at prosjekt "helhetlig styring" ( ) var gjennomført, ble Ski kommune organisert i tre kommunalområder med en kommunalsjef for hvert område. Virksomhetene ble lagt inn under den enkelte kommunalsjef som også hadde ansvar for oppfølging av den enkelte virksomhetsleder. Modellen var klart fagrettet og krevde at kommunalsjefen også hadde høy kompetanse på de tjenester som var tilknyttet kommunalområdet. Evalueringsrapporten ble behandlet på kommunestyrets møte (sak 2/11). I saksinnstillingen til rapporten forslo rådmannen å fortsette omorganiseringsprosessen ved å redusere fagfokuset i toppledelsen og fjerne begrepet kommunalområde. Kommunalsjefene skulle fortsatt ha oppfølging av konkrete virksomheter, men fordelingen skulle ikke nødvendigvis forankres i fag. Rådmannen ønsket med dette å skape en ledergruppe som fungerte som et kollegium med en mer helhetlig tenkemåte og ansvarsfølelse, og som i mindre grad var preget av sektortenkning. I tillegg mente rådmannen at organisasjonen var inndelt i for mange virksomheter, og han gikk inn for å redusere antallet fra 57 til ca. 30 ved å samle noen virksomheter/fagområder i større enheter. Dette gjaldt bl.a. barnehager og helse/omsorg. Rådmannen foreslo ikke forandringer i de sentrale støtte-/stabsfunksjonene i rådhuset. Gjennom de foreslåtte tiltakene mente rådmannen at: Toppledelsen ville bli mer robust med sterkere strategisk kraft. Ressursene ville bli brukt på en måte som satte virksomhetsnivået i stand til å møte dagens krav. Færre virksomheter ville lette oppfølgingen fra rådmannsnivået og øke ressursene fra støtte-/stabsenhetene (redusert kontrollspenn). Sammenslåing av virksomheter og en ny struktur for toppledelsen ville bedre kulturbygging, samarbeid og utvikling. Samarbeid mellom og utnyttelse av ressursene som gir tjenester til barn, unge og deres familier, kan være positivt på noe sikt å få samorganisert i et Familiens hus. Ny organisering ble iverksatt fra Familiens hus og Pedagogisk virksomhet ble opprettet, og alle kommunens barnehager ble slått sammen i to virksomheter. Kommunen ble organisert slik fra : Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 11

84 - Juridisk spesialrådgiver - Kommunikasjonssjef - Plan- og næringssjef - Spesialrådgiver klima og miljø Rådmann Mentor Mentor Mentor - Siggerud Skole - Vevelstadåsen skole - Ski ungdomsskole - Hebekk skole - Langhus bo- og servicesenter - Boligkontor - Familiens hus - Kultur - Økonomi og personal - Samhandlingsenhet - Barnehage 2 - Haugjordet ungdomsskole - Langhus skole - Finstad skole - Follo B/U skole - Kråkstadtunet - Hjemmetjenesten - IKT - Kommunalteknikk - Plan, bygg og geodata - Miljøarbeidertjensten - Bøleråsen skole - Ski skole - Kråkstad/Skotbu skole - Ped. virksomhet - Barnehage 1 - Finstadtunet - NAV - Dagsenter - Fellestjenster - Eiendom - Botjenester Foruten reduksjon og reorganisering av virksomheter, kjennetegnes organiseringen av at kommunalsjefene var fagnøytrale og benevnt mentorer. Som mentor hadde hver kommunalsjef et ansvar for virksomheter som faglig sett var svært ulike. Styrings- og rapporteringslinjer er ikke synliggjort i modellen. Personalsjefstillingen hadde stått vakant en tid, og personalfunksjonene hadde vært organisert under virksomhet Økonomi. Ved en justering av organisasjonen pr , ble HR reetablert som egen virksomhet og ny HR-sjef tilsatt. Kommunalsjef samfunn uttrykker at både virksomhet økonomi og HR gjennom denne endringen fikk en styrket autoritet internt som har bidratt til et positivt løft for de funksjonene som disse virksomhetene har ansvar for Organisering fra Også den nye organisasjonen av 2012 med fagnøytrale kommunalsjefer hadde sine ulemper. Manglende samsvar mellom politisk og administrativ organisering skapte uoversiktlige linjer i forhold til de folkevalgte. De samme tilbakemeldingene kom fra Fylkesmannen, fordi ansvaret for like virksomheter var fordelt på flere ansvarlige. Dermed ble det uklart hvem som skulle kontaktes i enkeltsaker. Organiseringen krevde at kommunalsjefene måtte sette seg nøye inn i hele kommunens fagfelt for å kunne svare interne og eksterne henvendelser, men ordningen ga også en ønsket virkning i form av en ledergruppe som i større grad fant løsninger på tvers av tidligere kommunalområder. Da denne tenkningen hadde satt seg i ledergruppen, fant rådmannen at kommunen burde gå Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 12

85 tilbake til en struktur med tradisjonelle kommunalsjef-porteføljer. Denne organisatoriske justeringen ble iverksatt og er den organiseringen som gjelder i dag, jf. s.7. Rådmannen legger opp til at organisatoriske justeringer skal foregå som en kontinuerlig prosess og ikke som sjeldne og store prosjekter. Rådmannen poengterer at omorganiseringen av kommunalsjefenes portefølje i 2012 og 2014 hadde til hensikt å legge til rette for en kulturendring på kommunalsjefs- og virksomhetsledernivå i retning av høyere fellesskapsfølelse, åpenhet og samarbeidsinnstilling. Rådmannen mener at denne kulturendringen har hatt en effekt som fortsatt merkes i administrasjonen. Rådmannen poengterer også at virksomhetene bør være store nok til å være faglig selvgående og interessante samarbeidspartnere for andre virksomheter Styringsdokumenter Økonomireglement Dagens økonomireglement ble vedtatt av kommunestyret Økonomireglementet gir rådmannen fullmakt til å omfordele mellom virksomhetenes budsjettrammer, mellom overordnede konti og virksomhetene. Han har også fullmakt til å overføre midler fra drift- til investeringsbudsjettet, og omfordele mellom investeringsprosjekter. Reglementet fastslår også at kommunestyret selv vedtar netto driftsbudsjett med rammer for virksomhetene. Økonomireglementets årshjul angir faser i budsjettprosessen: Juni Kommunestyrets behandling av rammer for ny budsjett- og handlingsplanperiode. Innen 20. oktober Rådmannens forslag til budsjett- og handlingsplan. Hovedutvalgene, rådet for likestilling av funksjonshemmede og eldrerådet gir tilråding om budsjett- og handlingsplan før formannskapets behandling. Innen 30. oktober Kommunestyrets behandling av 2. tertialmelding. Innen 30. november Formannskapets behandling av budsjett- og handlingsplan. Innen 31. desember Kommunestyrets behandling av budsjett- og handlingsplan. Februar Eventuell behandling av endringer i budsjettet som følge av vedtatt statsbudsjett Budsjett og handlingsplan I budsjett- og handlingsplanen for er behandlingen av tjenesteutvikling strukturert ihht. organiseringen i tre kommunalområder: Området Velferd består av tjenesteområdene pleie og omsorg, helsetjenester og sosialtjenester. Området Oppvekst består av tjenesteområdene barnevern, grunnskole og barnehager. Område Samfunn består av tjenesteområdene tekniske tjenester, eiendomsforvaltning og kultur og fritid. I tillegg kommer tjenesteområdene organisasjon (sentral stab og støtte, økonomi, HR, fellestjenester og IKT), interkommunale samarbeidsformer, kirkeformål, lønn og pensjon og Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 13

86 virksomhetsovergripende tjenester. Foreslåtte rammeendringer er forklart for hvert tjenesteområde, og endringer som følge av nye tiltak er kommentert etter samme kapittelinndeling. Med et par unntak er ingen av tjenesteområdene organisatoriske enheter i kommunen. Hvert tjenesteområde består av flere virksomheter. Budsjettets konsekvenser for virksomhetene er i liten grad gjort rede for Ansvar og myndighet Delegeringsreglement Med bakgrunn i kommunens delegeringsreglement, er det utarbeidet et delegeringsskriv for delegering av fullmakt fra rådmannen. Dette ble sist endret Rådmannens myndighet delegeres til virksomhetsleder innenfor områdene økonomi- og personalstyring med de begrensninger som framkommer i reglementet. Delegeringene gjelder: Budsjettansvar for samtlige konti innenfor virksomhetens område. Myndighet til å omfordele innen virksomhetens budsjett. Ansvar for å påse at virksomhetens aktivitetsnivå og ressursbruk er innenfor vedtatt budsjettramme og i tråd med de mål som ligger som forutsetning for tildeling av budsjettet. Ansvar for å utøve sin myndighet i tråd med kommunens økonomireglement. Ansvar for at rutinene som er gitt i innkjøpsreglementet følges i egen virksomhet. Attestasjons- og anvisningsmyndighet innenfor tildelt budsjettramme. Myndigheten kan ikke brukes til å pådra kommunen framtidige utgifter ut over årsbudsjettets ramme. Virksomhetsleder tildeler attestasjonsmyndighet i egen virksomhet. Virksomhetsleder kan ikke videredelegere anvisningsmyndighet. Attestasjons- og anvisningsmyndighet skal nedfelles i stillingsbeskrivelser. Kommunalsjefenes myndighet er ikke beskrevet. Kommunalsjefene kan i følge reglementet likevel videredelegere generell anvisningsmyndighet til én person per virksomhet som innehar stedfortrederfunksjon e.l. for virksomhetsleder. I tillegg kan kommunalsjefene videredelegere anvisningsmyndighet til fag-/avdelingsledere på utvalgte steds- og artskonti innenfor virksomheten. Når det gjelder virksomhetsleders myndighet til å inngå avtaler som forplikter kommunen økonomisk, vises til innkjøpsreglementets fullmaktsoversikt ( ). Virksomhetsleder kan etter dette forestå enkeltkjøp for mindre enn kr og sammen med innkjøpsleder signere ved minikonkurranser for beløp mellom kr og kr Kommunalsjefenes rolle I Årsberetning for 2014 med årsrapport vises det til at virksomhetslederne rapporterer til faste kommunalsjefer, ordnet etter de ulike tjenesteområdene. Et av de viktigste kontrolltiltakene i 2014 var ifølge årsberetningen å justere kommunalsjefenes virksomhetsporteføljer og klargjøre fagansvaret for ulike utviklingsområder. Kommunalsjefene har iht. sine stillingsbeskrivelser ansvar for: Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 14

87 Å lede og utvikle eget ansvarsområde. Å være personalansvarlig for virksomhetsledere som rapporterer til stillingen. Budsjettering og økonomistyring samt oppfølging av den økonomiske styringen av hvert virksomhetsområde som rapporterer til kommunalsjef. Å initiere, lede og gjennomføre organisasjons- og administrative prosesser og andre endrings- og utviklingsprosesser innen eget ansvarsområde. Å delta i rådmannens ledergruppe, og gjennom det medansvar for den totale administrative styringen og utviklingen av kommunen. Arbeid overfor hovedutvalg. Å delta i aktuelle nettverk og arena for samarbeid, møter og drøftinger med politiske ledelse og tillitsvalgte. Anvisnings- og attestasjonsfullmakter som ligger til kommunalsjefene, fremkommer verken i stillingsbeskrivelse eller delegeringsreglement Fagnettverkenes rolle Ski kommune har etablert fagnettverk som dekker hvert kommunalområde. Ledelse, organisering og fagnettverkenes rolle er bestemt av rådmannen gjennom et notat ( ) til alle virksomhetsledere: De respektive kommunalsjefene er delegert ansvar for fagnettverkene og myndighet til å treffe nødvendige tiltak for at fagnettverkene fungerer. Det skal være minimum tre møter i hvert fagnettverk pr år. Oppsett av møteplan med møtested, planlegging, klargjøring og utsending av saksliste, ledelse og referatskriving går på omgang mellom virksomhetslederne slik de finner ut av. Kommunalsjefene melder eventuelle saker hun/han ønsker å ta opp senest 7 virkedager før møtet til den/de av virksomhetslederne som har ansvaret for møtet. Sakslisten sendes rette kommunalsjef senest 5 virkedager før møtet. Kommunalsjef melder fra til møteinnkaller senest 3 virkedager før møtet om han/hun deltar, og på hvilke saker Interne føringer for årsbudsjettet Budsjettprosessen i 2012 Oppstarten av budsjett- og handlingsplanarbeidet for ble initiert gjennom rådmannens notat til virksomhetslederne av Notatet presiserer at rammene for driftsdelen av budsjettforslaget og rulleringen av økonomiplanen tar utgangspunkt i opprinnelig budsjett for inneværende år. Virksomhetene ble bedt om å melde budsjettmessige konsekvenser (økning/reduksjon) av å videreføre dagens drift og redegjøre for relevante forutsetninger, slik at tallgrunnlaget var enkelt å etterprøve. Fristen var satt til Disse føringene ble fulgt opp i et nytt notat om virksomhetenes arbeid med budsjett og handlingsplan. Virksomhetene skulle innen utarbeide situasjonsbeskrivelser på virksomhetsnivå. Hovedfokus rettes mot brukerne av tjenestene. Dessuten skulle det gis en kortfattet beskrivelse av virkeområdet for virksomheten og hvor mange årsverk som disponeres innenfor budsjettrammen. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 15

88 Det vises til at hovedsignalet i kommunestyrets vedtak om budsjettrammer er at driftsnivået i 2012 videreføres i Nytt av året var at det skulle budsjetteres på funksjoner. Det var utarbeidet en fremdriftsplan med milepæler for utarbeidelsen av budsjettforslaget Budsjettprosess 2015 I Budsjettrundskriv nr. 1A, viser rådmannen til at budsjettprosessen vil diskuteres på virksomhetslederforum med tema: "Budsjett 2016; hvordan finne inndekning for 30 mill. kroner?" Rundskrivet sier videre at virksomhetene, eventuelt nettverkene, må fortsette sin prosess med budsjettarbeidet også etter samlingen. Alle virksomheter, eventuelt nettverk, skal levere innspill til virksomhet økonomi i form av inndekningstiltak i henhold til valgt metode etter virksomhetslederforum. Innspillene skal konkretiseres i form av årlige beløp i perioden , samt en tekstlig beskrivelse av konsekvensene knyttet til det enkelte inndekningstiltak. Beskrivelsen skal synliggjøre det lovmessige kravet knyttet til inndekningstiltaket. Budsjettrundskriv nr. 2 har frist for tilbakemelding , mens fristen for detaljbudsjettering ble satt til Rundskrivet anga en fordeling på tjenesteområder av inndekningen på 30 mill. kr. som nettverkene hadde arbeidet frem: Kommunalområde Inndekning I prosent Administrasjon 3 mill. kr 4,3 % Velferd 14 mill. kr 1,2 % Oppvekst 7 mill. kr 2,7 % Samfunn 6 mill. kr 2,8 % Total inndekning 30 mill. kr 2,4 % Inndekningstiltakene som kom i forbindelse med svar på budsjettrundskriv nr.1, utgjorde om lag 40,7 mill. kr. Det var ikke behov for å iverksette alle disse tiltakene. Rådmannen varslet at han ville komme tilbake til hvilke tiltak som vil bli foreslått gjennomført. For å kunne foreta denne prioriteringen, måtte virksomhetene/nettverkene arbeide videre med konsekvensbeskrivelser av tiltakene som måtte inneholde følgende elementer: a) Saksopplysninger b) Konsekvenser for ansatte/organisering av arbeidet c) Økonomiske konsekvenser d) Vurdering Rådmannen vurderer det som aktuelt å innarbeide bare absolutt nødvendige konsekvensjusteringer i budsjettperioden. Med konsekvensjusteringer menes endringer i rammeforutsetninger som har bakgrunn i forhold utenfor den enkeltes kontroll og som påvirker den økonomiske handlefriheten. Eksempel på slike forhold kan være nye kommunale vedtak, nye lovpålegg eller andre ekstraordinære forhold. Konsekvensjusteringene må dokumenteres i form av vedtak, nye forskrifter etc., og skal angis i kronebeløp. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 16

89 Virksomhetsleder økonomi viser til at virksomhetenes endelige budsjettforslag fremsendes i august/september, herunder også konsekvensene for tjenestetilbudet. Utgangspunktet for fremlegget er inneværende års tildeling. Omprioriteringer foretas i fagnettverkene. Den videre budsjettprosessen skjer mellom rådmannsgruppen og økonomiavdelingen. Størstedelen av budsjettet er i praksis låst og i liten grad gjenstand for diskusjon. Virksomhet økonomi presenterer virksomhetenes budsjettforslag for rådmannsgruppen. Virksomhet økonomi er i en dobbeltrolle ved at den er en rådgiver for de enkelte virksomheter samtidig som den skal legge frem helhetlige forslag. Ved behandlingen av det helhetlige budsjettforslaget, inntar kommunalsjefene en rolle som medlemmer i rådmannsgruppen og representerer i mindre grad egne virksomheter Økonomistyring Økonomireglement Økonomireglementet ( ) beskriver følgende rutine: 15. februar: Innen 31. mars: Mars/april: Innen 30. juni: Juni: Innen 30. oktober: Årsregnskapet skal være oversendt revisjonen. Årsmeldingen skal være oversendt kontrollutvalget. Sak om revisjon av investeringsbudsjettet legges frem for Kommunestyret. Årsmeldingen skal behandles av kommunestyret sammen med Årsregnskapet. Kommunestyrets behandling av 1. tertialmelding. Kommunestyrets behandling av 2. tertialmelding. For hvert tertial utarbeides en samlet rapport med presentasjon av regnskap i forhold til budsjett for den aktuelle perioden og år. Det skal gis kommentarer til avvik mellom regnskap og budsjett i forhold til forventet årsresultat. Rapporten skal, der det er nødvendig, omfatte forslag til endringer i budsjett og tiltak for å korrigere avvik. Endringer i virksomhetenes budsjettrammer foretas ifm. behandlingen av tertialrapporteringen. Ved månedsavslutningene for månedene februar, mars, mai, juli, september, oktober og november skal det fremlegges en statusrapport for formannskapet for den økonomiske situasjonen generelt, samt kritiske oppfølgingsområder spesielt. Det skal redegjøres for eventuelle avvik og korrigerende tiltak. Denne rapportering gis muntlig av rådmannen. Rådmannen er ansvarlig for at det ved utgangen av hvert år utarbeides en årsberetning for regnskapsåret, jf. Kommunelovens ledd og Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10. Årsberetningen skal bl.a. bestå av en vurdering av kommunens økonomiske situasjon, måloppnåelse i året som har gått, kommunens stilling ved årsskiftet og en hovedtallsanalyse. Årsberetningen skal gi et bredere bilde av kommunens måloppnåelse enn de to tertialmeldingene, og skal ikke begrenses til å beskrive virksomhetenes ressursbruk. Årsberetningen skal også redegjøre for hvilke tiltak som er iverksatt for å sikre betryggende kontroll. Årsberetningen skal forelegges kontrollutvalget sammen med regnskapet innen 31. mars. Deretter skal den fremmes i rådet for likestilling av funksjonshemmede, utvalg for omsorg og Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 17

90 helse, utvalg for oppvekst og kultur, utvalg for teknikk og miljø, utvalg for plan og byggesak, formannskapet og kommunestyret innen utgangen av juni, sammen med årsregnskapet og kontrollutvalgets innstilling. Kommunens økonomireglement inneholder også en rekke bestemmelser som gjelder årsavslutningen og regnskapet, ubrukte budsjettmidler, behandlingsprosedyre for avsluttet regnskap, retningslinjer for avskrivning av kortsiktige fordringer, avskrivninger, bruk av kontantkasser samt forvaltning av likvide midler Ansvar og myndighet Delegeringsskrivet er ikke vesentlig endret i perioden fra 2012 til i dag. I hovedsak er også det nye økonomireglementet en videreføring av det gamle. Kommunestyret vedtok endringer i rutinene for måneds- og tertialrapportering og en egen årlig rapportering på revisjon av investeringsbudsjettet. Innkjøpsreglementet ble skilt ut som eget reglement. I tillegg ble språklige oppdateringer foretatt. Virksomhetsleder økonomi presiserer at månedsrapportene fokuserer på budsjettavvik i forhold til en prognose for året. Ved avvik skal virksomheten rapportere på iverksatte tiltak for å holde budsjettet. For å styrke fokuset på økonomistatus og iverksettelse av tiltak, går økonomirapporteringene månedlig til rådmannens ledergruppe. I hovedsak har økonomiprosessene vært upåvirket av hvordan kommunen har vært organisert. Nye elementer ved budsjett- og rapporteringsarbeidet er tatt inn på bakgrunn av evalueringer av foregående år. 3.3 Vurderinger Økonomiprosesser Hovedtrekkene i administrasjonens budsjettprosess og rutiner for økonomistyring fremkommer i første rekke gjennom økonomireglementet og de årlige budsjettrundskrivene. Virksomhetsledere, kommunalsjefer, rådmann og virksomhet økonomi har ulike roller i disse prosessene. Det er viktig at ansvars- og myndighet for de ulike rollene er avklart og koordinert. Dette fremkommer i delegeringsreglement og stillingsbeskrivelser. Kommunalsjefenes rolle har endret seg gjennom de senere år. Fra å være fagnøytrale mentorer, er rollen endret mer mot ansvar for fagområder i kommunen. Ut fra stillingsbeskrivelsen er kommunalsjefene øverste fagansvarlige, personalansvarlige for virksomhetsledere, ansvarlige for budsjettering, økonomistyring og oppfølging av den økonomiske styringen av hvert virksomhetsområde som rapporterer til kommunalsjefen. I tillegg har kommunalsjefen medansvar for den totale administrative styringen og utviklingen av kommunen gjennom sin deltakelse i rådmannens ledergruppe. Økonomireglementet har én setning som sier at rådmannen kan delegere anvisningsmyndighet til kommunalsjefer og virksomhetsledere. For øvrig er ikke kommunalsjefen nevnt i reglementet. Delegeringer fra rådmannen til virksomhetsledere fremgår i en rekke punkter i delegeringsskrivet. Etter delegeringsskrivet kan kommunalsjefene videredelegere anvisningsmyndighet med visse begrensninger. Men det fremkommer ikke hvilken myndighet de har fått delegert og som kan videredelegeres. Generelt delegeres myndighet vertikalt og som regel ett trinn om gangen. Slik revisjonen leser delegeringsskrivet har ikke Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 18

91 kommunalsjefene fått tildelt attestasjons- og anvisningsmyndighet og kan følgelig ikke delegere slik myndighet videre. Økonomiansvaret ligger på virksomhetsnivå og på rådmannsnivå. Dette gjenspeiles i hvordan virksomhetenes budsjettinnspill blir behandlet av rådmannsgruppen. I tillegg vises til at det er virksomhetene og nettverkene som får oppdraget med å utarbeide budsjettforslagene. Kommunalsjefen mottar ikke et slikt oppdrag. Slik revisjonen forstår kommunalsjefenes rolle er denne i første rekke som ansvarlige for helheten i budsjettet sammen med rådmannen. Kommunalsjefenes rolle blir etter dette noe uklar. Kommunen bør samordne stillingsbeskrivelse, økonomireglement, delegasjonsregelverk og økonomiprosesser slik at det er samsvar mellom disse og at kommunalsjefenes rolle blir tydelig og i samsvar med hvordan rådmannen ønsker at den strategiske ledelsen skal fungere. Revisjonen mener også at rollen til fagnettverkene er uklar. Revisjonen oppfatter at disse i første rekke er samarbeids- og informasjonsfora. Det fremgår ikke at de har beslutningsmyndighet. Når så oppdrag blir gitt til "virksomhetsledere/fagnettverk" blandes rollene. Fagnettverket består av virksomhetsledere som har et tydelig ansvar, også i økonomisaker. Det gjelder ikke for fagnettverket, som følgelig ikke kan gi anbefalinger på vegne av en virksomhetsleder. Revisjonen mener rollen til fagnettverkene bør tydeliggjøres. Revisjonen kan ikke se at saksflyten i økonomiprosessene etter 2012 har vært nevneverdig påvirket av hvordan kommunen har endret organisasjonen, til tross for innføringen av nytt økonomisystem, Agresso. Budsjettprosess og økonomistyringsrutiner er justert noe, men dette er mindre endringer som i hovedsak har vært styrt gjennom de årlige budsjettrundskriv på bakgrunn av erfaringer som er gjort gjennom årene. Revisjonens hovedinntrykk er at prosessene for budsjettering og økonomistyring fungerer bra og at rolle- og ansvarsdeling generelt ser ut til å være avklart Budsjettrutiner Revisjonen viser til at et vesentlig poeng i økonomiplanarbeidet er at dette knyttes til de mål kommunen skal nå. Plan- og bygningsloven 11.3 uttrykker det slik: " kommuneplanens handlingsdel gir grunnlag for kommunens prioritering av ressurser, planleggings- og samarbeidsoppgaver og konkretiserer tiltakene innenfor kommunens økonomiske rammer." Økonomiplanen skal ta utgangspunkt i målene og angi hvilke tiltak som skal iverksettes for å nå målene. Årsbudsjettet er en bindende plan for hvilke aktiviteter som skal gjennomføres neste år, mens årsregnskapet oppsummerer hva det kostet å gjennomføre dem. Slik rutinene er lagt opp i Ski kommune, skal virksomhetene legge årets budsjett til grunn for budsjettforslaget for neste år. For budsjettåret 2016 godtas kun absolutt nødvendige konsekvensjusteringer. Etter at budsjettet er vedtatt, tildeles virksomhetene en ramme som de skal løse sine oppgaver innenfor. En slik modell medfører at kun en liten del av budsjettet er gjenstand for diskusjon. Andre svakheter vil kunne være manglende informasjon om årsaker til budsjettavvik, vanskeligheter med å sammenligne mellom virksomheter, ulikheter i tjenestetilbudet mellom sammenlignbare virksomheter og manglende budsjettjusteringer ved svingninger i aktivitetsnivået. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 19

92 Alternativt kunne budsjettprosessen endres noe slik at rammen i større grad fastsettes ut fra de aktiviteter som skal gjennomføres for å nå de mål som ligger i kommuneplanen. Et budsjettforslag der virksomhetene beskriver konsekvensene for tjenesteproduksjonen (aktiviteter) av et gitt budsjettnivå, kan bidra til en tettere kobling mellom mål, aktiviteter for å nå målene og økonomi. Dette er også i samsvar med kommunens mål og resultatkjede, som fokuserer på aktiviteter som skal gjennomføres for å skape resultater som fører til at kommunen når sine mål (jf. kapittel 5) Budsjett og handlingsplan De konsekvensene som budsjettforslaget innebærer, er i hovedsak presentert gjennom kommentarer, rammeendringer og Kostra-nøkkeltall for tjenesteområder. Revisjonen ser at det kan være tjenlig å utdype konsekvensene for tjenesteområder slik kommunen gjør. Revisjonen kan ikke se at det er formelle krav som tilsier at dette bør endres. På den annen side finnes det ingen "tjenesteområder" i organisasjonsstrukturen. Kommunestyret vedtar budsjettet som en ramme for hver virksomhet. Koblingen mellom tjenesteområder og virksomheter er i liten grad beskrevet. Revisjonen fremmer ingen konkret anbefaling, men vil peke på at det kan være nyttig å vurdere hvorvidt det er hensiktsmessig å synliggjøre konsekvensene av budsjettforslaget for de enkelte virksomheter på en tydeligere måte enn hva som fremkommer i dag. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 20

93 4 AGRESSOS BIDRAG TIL ØKONOMISTYRING Problemstilling nr. 2: Bidrar IKT-systemene til god styring og kontroll? 4.1 Revisjonskriterier ISACA 1 har utviklet generelle krav som IT-systemer må tilfredsstille for at disse skal understøtte virksomhetenes prosesser. Revisjonen har på bakgrunn av disse kravene lagt til grunn følgende kriterier for at Agresso skal bidra til god styring og kontroll: Målrettet: Effektiv: Konfidensiell: Integritet: Tilgjengelig: Overensstemmelse: Pålitelig: Informasjonen skal være relevant og aktuell for økonomisk styring og kontroll, og være levert: i rett tid, korrekt, konsistent og på en anvendelig måte. Informasjonen skal anskaffes og gjøres tilgjengelig gjennom optimal bruk av ressurser. Sensitiv informasjon skal beskyttes fra uautorisert visning/presentasjon. Informasjonen skal være nøyaktig, fullstendig og gyldig. Informasjonen skal være tilgjengelig når nødvendig for økonomiske styrings- og kontrollformål nå og i fremtiden. Dette gjelder også beskyttelse av nødvendige ressurser. Informasjonen skal innfri lover, reguleringer, forskrifter og kontraktsmessige avtaler som gjelder for økonomisk styring og kontroll, for eksempel eksterne pålagte krav til informasjon. Informasjonen skal være formålstjenlig og hensiktsmessig: for ledelsen i styringen av virksomheten og for ledelsens utførelse av finansielle og (lov)pålagte rapporteringsoppgaver. 4.2 Faktabeskrivelse Målrettet informasjon Innføringen av ytterligere funksjonaliteter i Agresso pågår. Pr. desember 2015 har ikke systemet vært brukt for budsjetteringsformål. Dette gjøres i Excel som etter kommunestyrets budsjettvedtak importeres til Agresso. Oppdateringer av Agresso senhøsten 2015 har bedret denne funksjonaliteten noe og det er plukket ut to virksomheter for testing av detaljbudsjettering i Agresso i Investeringsfunksjonen er under implementering med sikte på drift fra I 2015 er det jobbet med å utvikle løsninger som gir mer HR-informasjon tilgjengelig for virksomhetene, overgang til et ensartet format på inngående fakturaer, elektronisk distribusjon 1 ISACA (Information Systems Audit and Control Association) er en internasjonal forening. Foreningen har fokus på styring av og kontroll med IKT og tilbyr globalt anerkjent sertifiseringer i IT-revisjon. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 21

94 av lønnsslipper og direkte uttrekk av konsekvenser ved lønnsoppgjør. Funksjonaliteter som vil bli utviklet, er bl.a. integrering av fraværsdata (én arbeidsflyt på tvers av flere systemer), direkte registrering av personalmeldinger i Agresso og bedre funksjoner for distribusjon og oppfølging av data. I 2016 vil det også arbeides med å tilrettelegge for mer direkte registrering av data på HR/lønnsområdet. Regnskapsavdelingen rapporterer om en del registreringsfeil som gjøres av virksomhetene. Avdelingen har derfor etablert en rutine for å korrigere denne type feil og bistå enhetene med behandling av fakturaer Effektiv datafangst Budsjett- og handlingsplanen for pekte på utfordringer med å konkretisere hvordan forventningene om mer effektiv drift kan realiseres. Planen sier at det er nødvendig å sette fokus på prosessforbedringer som kan gi mer kostnadseffektiv drift. Virksomhetsleder økonomi fremholder at fremtidig drift skal skje med økt gjenbruk av data og legge til rette for drift innenfor de vedtatte budsjettrammene. Kommunen har en generell forventning om at økt databruk over tid vil bidra til at arbeidsprosesser skjer mer effektivt. Dette avhenger av at manuell databehandling begrenses. Budsjett- og handlingsplanen for fremholder at med tilrettelegging kan økonomisystemet gi mer effektiv informasjonsdeling og bedre støtte til kommunens tjenester. Store deler av ansattforvaltningen i lønnssystemet i dag er basert på manuelle operasjoner, og i liten grad på gjenbruk av data eller automatisk oppfølging av hendelser. Slik utvikling er i følge budsjett- og handlingsplanen nødvendig for at det skal gi merverdi for kommunens virksomheter. Regnskapsavdelingen opplyser at det i en periode har vært registrert feil ved attestering og anvisning av fakturaer som følge av at attestant/anviser har en annen fagbakgrunn og manglende kunnskaper i bruken av Agresso. Regnskapsavdelingen har derfor etablert en rutine for å kontrollere fakturaene før de betales Konfidensiell håndtering av data Både IKT-sjefen og regnskapsavdelingen mener at dette er ivaretatt. IKT-sjefen viser til at kommunens informasjonssikkerhetshåndbok er tilgjengelig i Kvalitetslosen. Formålet med denne er å ivareta personopplysningslovens og helseregisterlovens krav til informasjonssikkerhet. Det er utviklet prosedyrer for bl.a. brukertilgang, datatilgang, passordforvaltning og sikkerhetsrevisjon. Fagsystemene håndterer konfidensiell informasjon. Denne informasjonen inkludert bilag, blir håndtert innenfor et skjermet miljø med begrenset tilgang Integritet Overgang til et nytt økonomisystem innebærer at risikoen for feil i regnskapet øker. Både administrasjonen og revisjonen har derfor hatt et særlig fokus på at denne type problem kunne oppstå i innføringsperioden for Agresso. Svært få avvik av betydning er registrert i denne perioden. Funn som er kommentert i denne perioden er usikkerhet knyttet til grunnlagsdata Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 22

95 for beregning av korrekt pensjonskostnad og forpliktelser 2, samt avvik mellom kundereskontro og hovedbok 3. Konvertering av gamle data har vært krevende. Det er konstatert få vesentlige avvik ved konvertering til nytt system. Mht. korrekte og fullstendige data, er det fortsatt input fra brukerne (datafangst) som utgjør den viktigste feilkilden, ikke systemet i seg selv. Virksomhetsleder økonomi mener at Agresso er bedre tilpasset brukernes behov enn forrige system. Det vises som eksempel til at SmartClient benyttes for avansert bruk, webgrensesnitt for vanlige brukere. Rapportering gjøres direkte i Agresso. Medio desember 2015 er følgende funksjonaliteter innført: Hovedbok. HR/Lønn, inkl. integrasjon mot turnussystem Tieto RS. Fraværsregistrering. Tilrettelagt for A-melding fra januar 2015 (rapportering av lønns- og ansettelsesforhold til Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå). Leverandørreskontro med arbeidsflyt og integrasjon mot elektronisk handelsformat (EHF). Kundereskontro, inkl. integrasjon mot EHF. Inkasso. Rapportering. Innkjøp med integrasjon mot e-handelsplattform (ikke alle virksomheter ennå). Det har vært utfordringer med å få HR-elementene til å fungere på en tilfredsstillende måte. Prosessen for fraværsregistrering kan fortsatt forbedres. A-meldinger, som i en startfase ikke fungerte optimalt, ser nå ut til å være under kontroll. Agresso får input fra og genererer output til flere systemer. Oversikten under er en forenklet systemskisse som viser hvilke systemer dette er: Leverer variable lønnsrammer. Henter ansattregister. Leverer fakturafil. Leverer fakturafil. Leverer fakturafil. Leverer fakturafil. 2 Revisjonsbrev nr. 3 for regnskapet 2012 datert Revisjonsbrev nr. 5 for regnskapet 2014 datert Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 23

96 4.2.5 Tilgjengelighet Virksomhetsleder økonomi viser til at det ikke er registrert vesentlige avvik knyttet til om korrekte data er tilgjengelig til rett tid. IKT-avdelingen har overvåkingsverktøy som logger oppetid på systemene og kan produsere rapporter på grunnlag av dette. Med unntak av ett tilfelle av ca. fem timers utilsiktet nedetid i løpet av 19 måneders drift, har systemet vært stabilt Overensstemmelse med lov og regelverk Administrasjonen har utarbeidet en sikkerhetshåndbok som i det alt vesentlige vurderes å ivareta kravene som lovverket stiller. Bokføringsloven med forskrifter og standarder stiller krav til sikring av regnskapsmateriale, oppbevaring og kontrollspor. Det anbefales at kommunen dokumenterer hvordan standardene etterleves, herunder dokumentasjon av risikovurdering knyttet til en betryggende og forsvarlig sikring av regnskapsmaterialet. Denne dokumentasjonen oppbevares på samme måte som øvrig oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, og gjerne sammen med lignende former for dokumentasjon som for eksempel dokumentasjon av kontrollspor og dokumentasjon av rutiner for lukking av regnskapsperioder. Dette er forhold som ikke fremgår av sikkerhetshåndboken Pålitelighet Rådmannen har i møte med revisjonen vist til at Ski kommune har hatt utfordringer med IKTsystemene. Ski kommune er dessuten vertskommune for IKT Follo, som er et samarbeid mellom Frogn, Oppegård, Ski, Vestby, Nesodden og Ås kommuner om drift av felles servere og programvare. Rådmannen har derfor fokusert på å styrke IKT-systemene etter at han tiltrådte i Disse forholdene er beskrevet i kommunens IKT strategi for En faglig analyse basert på Cobit 4, konkluderte bl.a. med at mye tid gikk bort på grunn av feil og ustabile systemer. Rådmannen pekte også på at skifte av økonomisystem to ganger på fire år har gitt en krevende situasjon for kommunens økonomistyring. Rådmannen viser i budsjettforslaget for 2016 til at på grunn av merarbeidet med omlevering av økonomisystem, er det ikke funnet rom for å drive utviklingsarbeid med løsningen. På denne bakgrunn fikk rådmannen tilslutning til å forlenge prosjektet. Kommunen gikk over til Agresso i 2014 etter at SAP-ERV ble faset ut før avtalt leveranse fra 2009 ble oppfylt. Virksomhetsleder økonomi er leder for innføringen av prosjektet. Virksomhetsleder økonomi viser til at etter at ERV-løsningen ble bestemt avviklet, var det viktig å anskaffe et økonomisystem som raskt kunne tas i bruk. Agresso gir mulighet for at den enkelte selv i større grad utnytter den fleksibiliteten systemet har og åpner for at kommunen selv kan etablere løsninger tilpasset Ski kommune fremfor å bli levert et produkt tilpasset et minimumsnivå som skal passe flere kunder. 4 Cobit, Control Objectives for Information and related Technology, er et internasjonalt rammeverk for IKTstyring og kontroll. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 24

97 4.3 Vurderinger Innføringen av ERV og deretter Agresso, har utvilsomt vært en merbelastning for ansatte i kommunen. Revisjonen er godt kjent med at ansatte innen bl.a. økonomi og regnskap, har gjort en stor innsats for å få det nye systemet til å fungere. De tilbakemeldingene revisjonen har fått, avdekker ikke større innvendinger mot systemet. Forhold som at fagpersonell må utføre merkantile oppgaver og utvikling av hensiktsmessige månedsprognoser, mener revisjonen mest sannsynlig vil falle på plass ved fortsatt utvikling og utnyttelse av de funksjonaliteter systemet skal ha. Det er ikke registrert store avvik i kvaliteten av de data systemet frembringer. I forhold til de kriterier som er lagt til grunn for vurderingen av om IKT-systemene bidrar til god styring og kontroll, mener revisjonen at Agresso har kvaliteter som i det alt vesentlige understøtter de mål som er satt. Administrasjonen har utarbeidet en sikkerhetshåndbok som i det alt vesentlige vurderes å ivareta kravene som lovverket stiller. Revisjonen bemerker imidlertid at bokføringsstandardene også krever eksplisitt at kommunen dokumenterer om og hvordan standardene etterleves, herunder at risikovurdering knyttet til en betryggende og forsvarlig sikring av regnskapsmaterialet dokumenteres. Revisjonen ser ikke dette som er vesentlig avvik, men trekker det frem som et forbedringsområde for neste revisjon av sikkerhetshåndboken. Ski kommune har forutsatt at Agresso skal gi gevinster i form av mer kostnadseffektiv drift. Hva som ligger i dette, er imidlertid noe uklart. Revisjonen viser til at realisering av gevinster er et sentralt poeng i endringsprosjekter som det er viktig å ha fokus på i alle faser av et prosjekt. Det er derfor viktig å konkretisere hvilke gevinstmål kommunen skal jobbe mot og ha et særlig fokus på i fortsettelsen, f.eks. gjennom en plan for realisering av prosjektets gevinster. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 25

98 5 KOMPETANSE OG REKRUTTERING Problemstilling 3: Hvilken effekt har omorganiseringen hatt på kommunens evne til å rekruttere, vedlikeholde og videreutvikle kompetansen til medarbeiderne? 5.1 Revisjonskriterier Oppgavene, organiseringen og innføringen av Agresso stiller krav til de ansatte. Problemstillingen er deskriptiv og fokuserer på hvordan kommunen har fulgt opp innføringen av Agresso kompetansemessig (vedlikeholde og videreutvikle), og om kommunen er en attraktiv arbeidsplass som rekrutterer godt. 5.2 Faktabeskrivelse Kompetanseutvikling Virksomhetsleder HR viser til at kommunen har en rekke komplekse IKT-systemer som krever opplæring. Ved innføringen av Agresso i 2014 fikk samtlige brukere opplæring innenfor det området av Agresso som kommunen tok i bruk. I 2015 har kommunen gjennomført opplæring av 370 medarbeidere i Agresso og Outlook. Den initielle opplæringen på Agresso er ivaretatt av prosjektet. I følge prosjektleder, er den opprinnelige planen for opplæring gjennomført. Det har vært benyttet ulike metoder rettet mot sluttbrukere ute i virksomheter og brukere av SmartClient (Økonomi, HR og Innkjøp). Prosjektet har ingen gjenstående opplæringsaktiviteter. Det har ikke vært nødvending med personellmessige tiltak (omplasseringer e.l.) for å sikre at systemet ble implementert som forutsatt. Budsjett- og handlingsplanen for , varslet at opplæring og utvikling av stab og støtte i bruk av Agresso ville bli en utfordring i Dette behovet gjaldt kompetanse i bruk av systemet for personer i sentrale funksjoner (Økonomi, HR og delvis også Fellestjenester v/innkjøp) har derfor vært et år preget av kompetanseoppbygging i disse funksjonene. Ved innføring av innkjøpsfunksjonen er det gjennomført et eget opplæringsløp med relevante virksomheter. På regnskapssiden er det gjennomført opplæring i mindre grupper for ansatte i virksomhetene for å styrke kvaliteten på konteringen og generell bruk av systemet. På vårparten i 2015 ble behovet for videre opplæring i Agresso kartlagt. 89 personer meldte seg på kurs. Virksomhetsleder HR peker på at IKT-bruken i kommunen utvikles kontinuerlig. Dette gjelder både for Agresso og andre systemer. Kommunen tar gradvis flere funksjoner i Agresso i bruk slik at databehandlingen blir mer automatisert. Sykefraværsrapporteringen i kommunen er et eksempel på en funksjon som nå gjøres via Agresso. Også andre funksjoner automatiseres. Et eksempel er søknadssystemet WebCruiter der søkerne selv legger inn en rekke opplysninger, slik at det blir mindre dataregistrering for HR. Det planlegges også å ta i bruk en funksjonalitet som øker kvaliteten på registrering av fravær og oppfølgingen av sykemeldte. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 26

99 Virksomhet HR har gjennomført en undersøkelse blant alle ansatte for å kartlegge kompetansebehov. Undersøkelsen, som ga 340 svar, førte til at det ble etablert en ordning der HR kaller inn fagansvarlige fire ganger i året. På disse møtene prioriteres hvilke områder det skal satses på når det gjelder kompetanseutvikling. HR koordinerer denne prosessen, men det er fagansvarlige som har gjennomføringsansvaret. Når det gjelder opplæring i Agresso, er fokuset på økonomi ca. 80 % og HR ca. 20 % i de innmeldte behovene. I årsberetningen for 2014 rapporterer Ski kommune at den har et godt system for strategisk kompetanseutvikling. Den nye malen for strategisk kompetanseutvikling ble tatt i bruk i Den er knyttet opp mot vedtatt kommuneplan og budsjett- og handlingsplan og viser kommunens kompetansebehov på kort og lang sikt. Kommunen har etablert et lederutviklingsprogram for alle avdelingsledere, virksomhetsledere og rådmannens ledergruppe med oppstart i Programmet har fokus på: Personalhåndtering. Punktene i lederkontrakten. Endringsledelse og endringskompetanse. Scenariotenkning. Sammenhengen mellom egen stilling og kommuneplanens mål er sentralt, og synliggjort slik: Kommunen omtaler dette om mål- og resultatkjeden. Kommunen vedtok i 2014 å gå bort fra store omfattende medarbeiderundersøkelser med mange spørsmål. Det er etablert en rutine der kommunens ansatte tar stilling til 10 påstander. Svarene er grunnlaget for en dialog etterpå der resultatene utdypes. I 2015 ble en ny medarbeiderundersøkelse tatt i bruk. 72 % av de ansatte besvarte undersøkelsen. Generell medarbeidertilfredshet var i følge virksomhetsleder HR meget positiv, sammenlignet med andre kommuner og andre organisasjoner i tilsvarende størrelse. I følge virksomhetsleder HR er både ansatte og ledere fornøyd med metoden i det den legger mer vekt på prosess enn resultat Rekruttering Kommunen hadde pr 21. november utlyst 422 stillinger i Det er mottatt 5380 søknader og 367 er nyansatt i stilling. Antall søknader til utlyste stillinger og åpne søknader/cv som legges igjen på Ski kommunes WebCruiter, er rundt 300 hver måned. HR-sjefen er generelt fornøyd med søkermasse og kvalifikasjoner. Rådmannen peker som et eksempel på at utlysningen av en stilling som byggesaksbehandler våren 2015, ga 92 søkere. Det skyldes Skis attraktive beliggenhet, men også at kommunen har store fagmiljøer, bl.a. i virksomhet Plan/bygg/geodata. Virksomhetsledere for hhv. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 27

100 bestillerkontoret, IKT og barnehage 2, ble lyst ut eksternt og besatt ved første utlysning. Administrasjonen mener at filosofien med robuste virksomheter også har positiv betydning for rekruttering. Jucan 4 % Ledig stillingpålogget bruker 2 % Manuelt registrert 1 % WebCruit er-job agent 1 % Ledig stillingpålogget Manuelt bruker registrer 2 % Jucan 4 % t 7 % WebCrui ter-job agent 1 % Finn 13 % Udefinert 8 % Hjemmes ide 36 % Udefiner t 21 % Hjemme side 45 % Nav 35 % Hvor kommer søkerne fra? Finn 5 % Nav 15 % Hvor kommer ansatte fra? Figurene viser at kommunens hjemmesider og NAV sine websider er de viktigste kanalene for rekruttering. 5.3 Vurderinger Revisjonen merker seg at et stort antall medarbeidere har fått initiell opplæring i Agresso og at det ikke gjenstår opplæringsaktiviteter som skal gjennomføres i regi av innføringsprosjektet. Kompetanse i Agresso og fortrolighet med generell databruk, må forventes å være ulik i en organisasjon. Når det ikke har vært nødvendig med personellmessige tiltak for å finne løsninger på enkeltes særlige behov og forutsetninger, kan det oppfattes som en positiv indikator for hvordan innføringen av systemet har forløpt. Ski kommune har satt i gang flere nye HR-aktiviteter. Det er iverksatt en rutine for å koordinere kompetansebehov og velge ut tiltak og områder som skal prioriteres. Medarbeiderundersøkelsen som tidligere var omfattende, er nå spisset mot et fåtall spørsmål som til gjengjeld skal følges opp på en bedre måte. Det er også igangsatt et lederutviklingsprogram rettet mot de målene som følger av kommuneplanen. Revisjonen har ikke grunnlag for å vurdere kvaliteten i denne satsingen, men finner det positivt at det er en dynamikk innen HR-området som både søker å ta hensyn til relativt kortsiktige kompetansebehov, endringsbehov og strategisk innretning av HR-funksjonen mot kommunens mål. Det er sammenfall i tid mellom denne satsingen og etableringen av HR som ny virksomhet. Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 28

101 6 Litteratur Lov LOV : Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven). LOV : Lov om bokføring (bokføringsloven). Forskrift FOR : Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. FOR : Forskrift om bokføring. FOR : Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). Ot.prp. Ot.prp. nr. 43 ( ): Lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. Rutiner og føringer fra kommunen Budsjett- og handlingsplan Budsjett- og handlingsplan Årsberetning Delegeringsreglement for Ski kommune Delegering av fullmakt fra rådmannen revidert Økonomireglement, vedtatt , revidert Økonomireglement Vedtatt Innkjøpsreglement for Ski kommune, Stillingsbeskrivelse kommunalsjef. Fagnettverk, notat fra rådmannen til alle virksomhetsledere Budsjettrundskriv nr, 1, 1A og 2, Budsjettrundskriv nr. 1 og 2, Notat oppstart budsjett og handlingsplanarbeid , Budsjett- og handlingsplan : Rundskriv nr. 1. Ski kommune IKT-strategi Annet ISACA, Grunnleggende regler for god IT-skikk. Norsk Bokføringsstandard nr. 1 Sikring av regnskapsmateriale (april 2015). Norsk Bokføringsstandard nr. 2 Kontrollsporet (april 2015). Norsk Bokføringsstandard nr. 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år (april 2015). KS/KommIT 5 : Gevinstkokebok for IKT prosjekter i norske kommuner ( ) med tilhørende gevinstverktøy(excel). 5 Program for IKT-samordning i kommunesektoren Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 29

102 Vedlegg 1. Rådmannens uttalelse til rapporten Follo distriktsrevisjon IKS: Omorganisering - økonomi og IKT i Ski kommune 30