Innkalling til styremøte

Transkript

1 Innkalling til styremøte Sted: Gardermoen Dato: 9. mars 2016 Tid: Sted: Ruter 1 Sakliste: Sak 9/16 Referat fra styremøte 27. januar 2015 Sak 10/16 Årsrapport 2015 Sak 11/16 Styrets årsberetning 2015 Sak 12/16 Sak 13/16 Sak 14/16 Sak 15/16 Sak 16/16 Sak 17/16 Sak 18/16 Sak 19/16 Sak 20/16 Sak 21/16 Sak 22/16 Sak 23/16 Årsregnskap og revisjonsberetning Honorar til styret og revisor Strategi- og handlingsplan Kontingent Valg Medlemsmøtet Avtalemalarbeidet Kollektivtrafikkforeningen som høringspart Båt- og fergemarkedet. Orienteringssak. Materiell- og miljøkomité Orienteringer/diskusjoner Eventuelt

2 SAKSUTREDNING Sak 9/16 Referat fra styremøte 27. januar 2015 Vedlagt følger referatet fra styremøtet 27. januar Forslag til vedtak: Referatet godkjennes. Vedlegg: Referat fra 27. januar, desember, 6 sider.

3 Sak 10/16 Årsrapport 2015 Saksutredning: Vedlagt ligger forslag til årsrapport for Innstilling: Årsrapporten tas til orientering. Vedlegg: Årsrapport for Kollektivtrafikkforeningen for 2015, 11 sider.

4 Sak 11/16 Styrets årsberetning 2015 Saksutredning: Forslag til styrets årsberetning for 2015: Virksomhetens art og hvor den drives 4 Kollektivtrafikkforeningen, etablert i 2007, er en nasjonal bransje- og samarbeidsorganisasjon for kollektivselskapene/administrasjonsselskaper og fylkeskommuner. Foreningen er en pådriver for profesjonell, effektiv og kundevennlig kollektivtrafikk. Flere og mer fornøyde kunder, gjøre hverandre gode og øke oppmerksomheten og kunnskapen om kollektivtrafikken er kjernen i virksomheten. Foreningens sekretariat er lokalisert hos Ruter i Dronningens gate 40, Oslo. Selskapets utvikling, resultat og fortsatt drift Selskapet hadde i 2015 inntekter på kr Driftskostnader var på kr ,51. Selskapets årsresultat ble negativt, med minus kr ,51. Underskuddet er dekket inn ved bruk av egenkapital, som pr var på kr ,48. Styret bekrefter at forutsetning om fortsatt drift er til stede. Etter styrets oppfatning gir årsregnskapet, ført av Sjølyst Regnskap ANS, en rettvisende oversikt over utvikling og resultat av foretakets virksomhet og dets stilling pr Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning ved bedømmelse av selskapets stilling. Finansiell risiko Kollektivtrafikkforeningen er finansiert gjennom årlige medlemskontingenter. Den finansielle risikoen er som normalt liten for denne typen organisasjoner. Arbeidsmiljø, likestilling og diskriminering Etter styrets oppfatning har arbeidsmiljøet i Kollektivtrafikkforeningen vært bra. Foreningen hadde ved utgangen av 2015 tre ansatte i sekretariatet etter at man i 2015 økte antallet ansatte fra to til tre. En rådgiver fratrer etter eget ønske ved utgangen av året. Det er ansatt to nye rådgivere i 2015, den ene begynte og den andre tiltrer i 2016.

5 Sykefraværet har vært lavt i Det har ikke blitt rapportert om skader eller ulykker ved arbeidsplassen. Kollektivtrafikkforeningen har som mål å være en arbeidsplass der det råder likestilling. Alle de tre ansatte er kvinner. Styret består av en kvinne og fire menn. Kollektivtrafikkforeningen vil forhindre diskriminering som følge av nedsatt funksjonsevne, etnisitet, nasjonal opprinnelse, hudfarge, religion eller livssyn. 5 Ytre miljø Kollektivtrafikkforeningens virksomhet medfører hverken forurensing eller utslipp utover hva som er vanlig i tilsvarende virksomheter. Innstilling: Årsberetningen ble enstemmig vedtatt.

6 Sak 12/16 Årsregnskap og revisjonsberetning Vedlagt følger regnskapet som kort oppsummert ser slik ut: Driftsinntekter: Ca høyere enn budsjettert Personalkostnader: Lønnskostnader er lavere enn budsjettert. Det ble budsjettert med 3 stillinger halve året og to stillinger halve året. Den tredje stillingen var besatt kun 4/12. Det ble også budsjettert med en ekstra sikkerhetsmargin ift størrelse på lønn som var høyere enn nødvendig. Leie lokaler: Budsjettert med 3 kontorplasser i et halvt år ble fakturert for 3. plassen i 3 mnd ikke 6 mnd. OBS. Grunnen til at husleien har økt mye ift 2014 er at vi i 2014 fikk en spesialavtale. Sum anskaffelser. Noe anskaffelse av datautstyr som ikke er budsjettert. Kr over budsjett. Eksterne honorarer: Både revisjon og regnskapshonorarer har økt. Fått noe rådgivning ekstra fra revisor. Har hatt et mer omfattende regnskap, en mer omfattende rapportering av regnskap, samt noe fakturering. Kr over budsjett. Sum kontorkostnader: Trykksaker er noe høyere, og det har vært stor møteaktivitet som har resultert i et forbruk som er kr høyere enn budsjett. Sum reise, diett og bilgodtgjørelse: Som budsjettert. Sum salgs- og reklamekostnader: Annonsert ledig stilling to ganger, og brukt noe på reklameartikler som ikke var budsjettert. Gaver og Kontingenter: Som budsjettert. Renteinntekter: Litt under budsjett. Totalt ordinært resultat før skatt: kr ,51, som er ca. kr bedre enn budsjettert. 6 Innstilling: Årsregnskapet ble enstemmig godkjent. Vedlegg: Resultatregnskap, balanse og vedlegg, 5 sider

7 Sak 13/16 Honorar til styret og revisor Saksutredning: Generalforsamlingen 2015 vedtok følgende: Reisekostnader i forbindelse med styreaktivitet dekkes mot regning. Det utbetales et honorar på kr. til styreleder. Nestleder og styret kr Varamedlemmer mottar møtegodtgjørelse på kr pr møte, inntil kr Honorar til revisor er avtalt mellom Kollektivtrafikkforeningen og Christiania Revision i avtale signert 29. mai I budsjettet som styret vedtok 27. januar ligger det inne en økning i styrehonorar fra kr i 2015 til kr i Daglig leder foreslår en fordeling ut fra budsjettert styrehonorar som følger: Reisekostnader i forbindelse med styreaktivitet dekkes mot regning. Det utbetales et honorar på kr til styreleder. Nestleder og styret kr Varamedlemmer mottar møtegodtgjørelse på kr pr møte, inntil kr Innstilling: Reisekostnader i forbindelse med styreaktivitet dekkes mot regning. Det utbetales et honorar på kr til styreleder. Nestleder og styret kr Varamedlemmer mottar møtegodtgjørelse på kr pr møte, inntil kr Honorar til revisor er avtalt mellom Kollektivtrafikkforeningen og Christiania Revision i avtale signert 29. mai 2012.

8 Sak 14/16 Strategi- og handlingsplan Generalforsamlingen vedtok i fjor Handlingsplan 2015, og styret/eiermøtet signaliserte samtidig at man ønsket et strategidokument til behandling i Styret vedtok i sitt møte 17. september 2015 å sette i gang et arbeid med strategi- og handlingsplan med henholdsvis 10 og 4 års perspektiv. Det ble gjennomført et seminar i januar med god hjelp av strategisjef i Ruter, Frode Hvattum. Det ble enighet om å lage en Strategi- og handlingsplan med en strategisk retning, og der man bestemmer hvilket fokus man skal ha for de ulike strategiske områdene framover. Det ligger derfor ikke an til at strategiplanen skal ha et 10-årig perspektiv. 8 Det ble enighet om følgende 4 strategiske områder: 1. Flere og mer fornøyde kunder. 2. Gjøre hverandre gode. 3. Øke oppmerksomheten og kunnskapen om kollektivtrafikk. 4. Øke innovasjons- og gjennomføringsevnen. Styret behandlet saken videre i møtet 27. januar, der man så på følgende: 1. Gå gjennom dokumentet, og sjekke ut mål og tiltak, at de stemmer med styrets intensjoner og at de er utfyllende. 2. Arbeide videre med punkt 4, som det ble for lite tid til i strategiseminaret. Sekretariatet har ferdigstilt et dokument, som ligger vedlagt. Sekretariatet fikk også i oppdrag å prioritere tiltakene. Det er gjort i kapitel 4 i strategidokumentet, dvs. sidene I høyre marg er tiltakene er prioritert fra 1 3. De fleste av tiltakene som har fått 1. prioritet skal gjennomføres i Noen skal gjennomføres senere. For å få målsettingene mer samstemte har sekretariatet skiftet navn på målsetting 1, fra «Flere og mer fornøyde kunder» til «Ha kunden i sentrum for alt vi gjør». I vedtektene står at «Handlingsprogram for kommende styreperiode» skal behandles i generalforsamlingen. Denne saken går derfor til behandling i generalforsamlingen. Innstilling: Styret anbefaler generalforsamlingen å vedta vedlagte strategi- og handlingsplan. Vedlegg: Strategi- og handlingsplan, 11 sider

9 Sak 15/16 Kontingent Saksutredning: Generalforsamlingen vedtok i 2015: «Styrets forslag til kontingent for 2015 ble enstemmig vedtatt. Kontingenten for 2015 skal være et fast beløp pr medlem på kr og i tillegg 30 øre pr innbygger.» Handlingsplan 2015 som generalforsamlingen i 2015 vedtok la opp til et aktivitetsnivå som krevde en styrking av sekretariatet. På den bakgrunn ble sekretariatets ressurser økt fra 2 stillinger til 3 stillinger i Kontingenten for 2015 var ikke tilpasset det økte aktivitetsnivået, og vedtatt budsjett for 2015 la opp til et planlagt underskudd på kr Styret vedtok i 2015 også budsjettet for 2016 med en planlagt økning i kontingenten. Kontingenten for 2016 er satt til kr pr. medlem og kr. 0,36 pr. innbygger. Et oppdatert budsjett for 2016 med den foreslåtte kontingenten for 2016 ble vedtatt i styrets møte Det er for 2016 budsjettert med balanse. Forslag til innstilling: Kontingenten for 2016 skal være et fast beløp pr medlem på kr og i tillegg 36 øre pr innbygger

10 Sak 16/16 Valg Vedtektene sier: «5 Styret Styret skal ha 5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Styret skal velges fra de ordinære medlemmene. Valg av styre skjer på generalforsamlingen. Valgkomitéen utarbeider innen generalforsamlingen et forslag til kandidater til styre. Generalforsamlingen skal velge styreleder og styremedlemmer for en periode på 2 år. Ved hver ordinær generalforsamling er minimum 2 styremedlemmer og 1 varamedlem på valg. Styret skal selv velge sin nestleder Valgkomité Valgkomitéen består av 3 medlemmer som velges for en periode på 2 år. Leder for valgkomitéen velges særskilt. Ved hver generalforsamling skal minst 1 medlem av valgkomitéen være på valg.» Dagens styre: Odd Aksland, Kolumbus, leder, på valg Bernt Reitan Jenssen, Ruter, nestleder, på valg Oddmund Sylta, Skyss, styremedlem, på valg Siv E. Wiken, AKT, styremedlem, ikke på valg Kurt Bones, Troms fylkestrafikk, styremedlem, ikkepå valg Eirik Strand, Opplandstrafikk, varamedlem, på valg Erik Gundersen, VKT, varamedlem, ikke på valg Vara til styret: En utfordring som kom opp sist år, var rekkefølgen på vara. Etter å ha gått gjennom protokollene fra generalforsamlingen ser det ut som om vara er valgt i numerisk orden. I saksutredningene er de ikke nummerert, og det ble derfor stilt spørsmål om de er valgt i numerisk rekkefølge eller ikke. I årets generalforsamling må dette komme fram både i saksutredningen og i protokollen. Daglig leder foreslår at vara i 2016 velges i numerisk rekkefølge. Det vil lette arbeidet med innkalling, da man helt konkret vet hvem som skal innkalles ved ev. forfall.

11 Dagens valgkomite: Børre Johnsen, ØKT, leder, på valg Janne Sollie, ATB AS, ikke på valg Dag Hole, Møre og Romsdal fylkeskommune, ikke på valg Kjetil Gaulen, varamedlem, på valg 11 Generalforsamlingen må selv foreslå 1 nytt medlem i valgkomiteen, varamedlem og velge leder. Det skal velges revisor. Kollektivtrafikkforeningen har avtale om revisjon med Christiania Revision ved Astrid Golf anbefales som ekstern revisor. Valgkomiteen innstiller overfor generalforsamlingen på valg til styret og revisor. Styrets innstilling til generalforsamlingen:..velges som medlem i valgkomitèen...velges som leder av valgkomitèen. velges som varamedlem til valgkomitèen. Varamedlemmer velges i numerisk rekkefølge:

12 Sak 17/16 Medlemsmøtet Medlemsmøtet skal avholdes i forkant av generalforsamlingen. Det er satt av 4 timer i forkant til aktuelle tema. Temaene må være aktuelle for målgruppen daglige ledere/hovedkontakter. Det er sendt ut forespørsel til alle hovedkontakter om å gi innspill til tema. Det kom ingen innspill fra medlemmene. De temaene som utkrystalliserer seg er: Strategi- og handlingsplan o Innspill til nytt område Felles løsninger hva er barrierene? o Standardarbeid. o Veiledere o Felles tekniske løsninger Foreningens arbeid orienteringer o Nytt fra Komiteer og forum o Nytt fra arbeidsgrupper, ekspressbuss og miljøveileder 12 Forslag til program: Kl Velkommen, v/styreleder Odd Aksland. Kaffe og smørbrød Kl Strategi- og handlingsplan - Presentasjon - Innspill til nytt området «Øke innovasjons- og gjennomføringsevnen» o gruppediskusjon rundt «Tenketank» og «strategi- og utviklingsforum» Kl Pause Kl Felles løsninger hva er barrierene - Kort innledning om: o Materiellstandarder Nordic Bus v/kåre Riseng Standard SN/K 560 v/bjarte Årvik og/eller Bjørnar Klausen o Veiledere o Felles tekniske løsninger - Gruppediskusjon: o Hva er barrierene o Hvordan bli enige om å ta felles standarder i bruk Kl Foreningens arbeid orienteringer fra ledere i forum/komiteer - fra arbeidsgrupper Kl Slutt pause før generalforsamling

13 Sak 18/16 Avtalemalarbeidet Se sak 4/16 i styrets møte der man avtalte at Petter Kure Torgersen kommer til kontraktskomitéen og presenterer sin sammenstilling av konkurransene fra alle fylkene. Styret ønsket at vi skulle sende en bestilling på dette oppdraget (ansvar Oddmund, Hellik og Olov). Følgende bestilling ble sendt: 13 «Kontraktkomiteen ønsker en tilbakemelding fra NHO-transport på det siste utlyste anbudet (konkurransegrunnlaget) for busstjenester i alle landets fylker (administrasjonsselskap) hvor det er lyst ut bussanbud. Dvs. hvordan oppfatter operatørene at fylkene bruker: - Kollektivtrafikkforeningens veiledere for Materiell - Kollektivtrafikkforeningens veiledere for Incitament - Kollektivtrafikkforeningens veiledere for «endringer av kontrakten» - Indeksveilederen - Samme godtgjørelsesmodell jfr modeller nevnt i indeksveilederen - samme struktur (inndeling) av konkurransegrunnlagene - en felles begrepsbruk (definisjon av sentrale begreper) - en felles/lik anbudsprosess ved åpent anbud - en felles/lik anbudsprosess ved kjøp etter forhandling - gjennomføres det dialogkonferanse FØR utlysning og om dette hadde merverdi for operatørene - gjennomføres det tilbudskonferanse FØR tilbudsfristen og om dette hadde merverdi for operatørene - gjennomføres det debreefingsmøte ETTER konkurransen m tapende selskaper - og om dette hadde merverdi for operatørene» NHO Transport har etter studieturen meldt fra at de ønsker følgende mandat i dette arbeidet: «Mandat for felles arbeid mellom Kollektivtrafikkforeningen og NHO Transport med definert fremdrift foreslås: 1. Kartlegge innholdet i dagens konkurransegrunnlag. Den siste anskaffelsen i hvert fylke sammenstilles for å identifisere likheter, ulikheter og bruk av dagens veiledere for anskaffelser. Dette er et viktig utgangspunkt for videre arbeid. Resultatene presenteres for arbeidsgruppa og Kollektivtrafikkforeningens kontraktskomite. Petter Kure Torgersen utarbeider sammenstillingen, ferdig medio februar. 2. Evaluere bruk og innhold i gjeldene veiledere for indekser, endringer, insentiver, rutebeskrivelser (og evt. materiell). Foreslå behov for endringer i veilederne. 3. Foreslå veiledere/ avtalemaler på nye områder, eksempelvis spilleregler for å gjennomføre endringer i avtaleperioden.

14 Kompetansen i arbeidsgruppa må med andre ord brukes aktivt til å løfte "nivået" i bransjen. Resultatene av punkt 2 og 3 styrebehandles i begge foreningene. Fremdrift for arbeidet avklares.» Daglig leder ser nå for seg at vi gjennomfører kontraktskomitémøtet 8. april, og at vi deretter tar et møte i arbeidsgruppa sammen med NHO Transport. 14 Spørsmålet er hvilket mandat denne arbeidsgruppa skal ha. Vi ble enige på Stockholmsturen at det kan være fornuftig å se på veilederne. Kan styret være enige med NHO Transport i å gi gruppa følgende mandat (det første punktet fra NHO Transport er i gang): Evaluere bruk og innhold i gjeldene veiledere for indekser, endringer, insentiver og rutebeskrivelser. Foreslå behov for endringer i veilederne. Foreslå veiledere/ avtalemaler på nye områder, eksempelvis spilleregler for å gjennomføre endringer i avtaleperioden. Den siste setningen fra NHO Transport om at dette skal styrebehandles er jo selvsagt. Forslag til vedtak: Styret gir avtalemalgruppa følgende mandat: 1. Evaluere bruk og innhold i gjeldene veiledere for indekser, endringer, insentiver og rutebeskrivelser. Foreslå behov for endringer i veilederne. 2. Foreslå veiledere/ avtalemaler på nye områder, eksempelvis spilleregler for å gjennomføre endringer i avtaleperioden.

15 Sak 19/16 Kollektivtrafikkforeningen som høringspart Bakgrunn for saken: Det kom en henvendelse fra samferdselssjefen i Nordland i mail av 8. februar Han er kritisk til to av foreningens nyere uttalelser. 15 «Jeg har synspunkter på to av foreningens ferske uttalelser på vegne av oss. Foreningen valgte å uttale seg på en måte som ble oppfattet som støtte for regjeringens forslag om å øke mva på kollektivtransport. Økningen vil føre til høyere takster, i alle fall noen steder, og i de fleste fylker har vi måttet bruke krefter på å kjempe for status quo. Vi får det ikke permanent kompensert, fordi kompensasjonsbeløpet er lavere enn det generelle nedtrekket i overføringer. Dermed blir kollektivreiser 2% dyrere i Nordland. Det bør ikke Kollektivtrafikkforeningen applaudere. Dette har jeg tidligere tatt opp med Olov, som viste forståelse for mitt standpunkt. Foreningen har også uttalt seg om «Forslag til forskrift om energi- og miljøkrav ved kjøp av kjøretøy til veitransport» og tilhørende lovtekst. Forskriften kan i verste fall tre i kraft 1. juli i år, og fører til at vi må kreve flunkende nye busser for å kjøre km i året på Helgelandskysten. Det er sløsing med samfunnets ressurser, og i den grad at busser av samme grunn får forkortet sitt livsløp, er det også miljømessig feil. Utslippene i forbindelse med produksjon av kjøretøyer veid opp mot utslippene fra driften, tilsier at en privatbil bør leve i om lag 16 år, slik jeg husker Vestlandsforsknings rapporter fra en del år tilbake. Jeg er ikke kjent med om det finnes tilsvarende beregninger for tunge kjøretøyer. Uttalelsen vil slik jeg ser bli tatt til inntekt for standard Euro 6-krav. For Nordland kan det komme til å koste mer enn 10 millioner kroner i året, i alle fall hvis vi ikke rekker å anbudsutlyse de 7 kontraktene som står for tur i 2016 før kravene kommer. Igjen lurer jeg på om medlemmenes interesser ivaretas på en god måte. I forskriftsforslaget står det at «Det skal tas hensyn til energi- og miljøvirkningene i kjøretøyets driftslevetid.», men dette er ikke på noen måte ivaretatt i de konkrete kravene. De fleste fylker har en struktur som oss, hvor en stor del av bussene kjører noen få kilometer hver dag i skoleåret. For denne delen av flåten ville trolig Euro 4 og 5 vært det miljømessig riktige. CO2-kravene er ikke skjerpet siden Euro 4. Selskapet som trafikkerer skoleruta på øya Løkta i Dønna kommune tok nylig i land en 7 år gammel buss som hadde gått km. AtB kan, som et annet eksempel, komme til å gå mot en ny økonomisk katastrofe med de nye kravene som foreningen har støttet, fordi gassbussene som går i dag kan bli utelukket fra konkurransen. Da er det kanskje bare nye gassbusser som kan tas med i konkurransen. Her snakker vi om over 200 gassbusser, og konkurranser som etter all sannsynlighet ikke kan lyses ut før forskriften trer i kraft. Den svært begrensede muligheten for å søke unntak kan ikke forventes å løse problemet. Jeg er i tvil om Kollektivtrafikkforeningen har tilstrekkelig kompetanse til å levere høringsuttalelser i disse spørsmålene. Jeg mener standpunktene i begge sakene er i strid med de reisendes interesser. Høyere kostnader og høyere takster gir dårligere tilbud og færre reisende.

16 Det er mulig at Euro 6-krav er uproblematisk for Ruter, men for de øvrige medlemmene vil kravet ha en prislapp og begrense den lokale handlefriheten. Dermed reiser jeg også spørsmålet om foreningen har blitt for nært knyttet til Ruter. Jeg vil gjerne at foreningen uttaler seg på vegner av medlemmene i viktige saker, men da må standpunktene virkelig forsvare medlemmenes og de reisendes interesser. Hvis ikke, eller dersom medlemmene ser ut til å ha diamentralt motsatte interesser, er det bedre at foreningen ikke uttaler seg.» 16 Svar på henvendelsen fra styreleder Odd Aksland den : «Kollektivtrafikkforeningen har som mål å være kollektivtrafikkens stemme på vegne av våre medlemmer. Det betyr at vi svarer på en del høringer. I en slik prosess bruker sekretariatet aktivt fagfolk ute i organisasjonene, og ber også vanligvis om uttalelse på forslaget til høringsdokument fra medlemmene. Det kan likevel være slik at enkelte av våre medlemmer ikke er enige i en uttalelse og f.eks. velger å sende en egen høringsuttalelse. I alle uttalelser er det viktig for Kollektivtrafikkforeningen å framstå med faglige råd, og ikke berøre det som er politisk. Eksempelvis kan størrelsen på MVA anses å være et politisk spørsmål, mens spørsmålet om kompensasjon for økning i MVA kan anses å være et faglig spørsmål. Når det gjelder miljøuttalelsen har vi vært svært tydelige på utfordringene med busser ute i distriktene som kjører få km pr. år, overgangen til fossilfri, gjenbruk av materiell og overgangsordning fram til 2025 for å nevne noe.» Om høringer: Kollektivtrafikkforeningen har som et av våre prioriterte strategiområder å «Øke oppmerksomhet og kunnskap om kollektivtransport». To av målsettingene med tiltak i forslaget til nytt strategi- og handlingsplan er: Målsetting: Vi setter dagsorden og gir faglige innspill til hvordan kollektivtrafikken skal utformes Tiltak: Lage gode historier om kollektivtrafikk og spre disse systematisk Gi faglig begrunnete høringssvar på offentlige høringer Delta på ulike arenaer, i ulike fora og beslutningsprosesser som angår kollektivtrafikk Delta på andre beslutningsarenaer som foretar samfunnsmessige prioriteringer. Målsetting: Vi skaper oppmerksomhet om kollektivtrafikk og påvirker rammeverket, gjennom vår kontakt med media og myndigheter Tiltak: Etablere kanaler for dialog med politiske beslutningstagere

17 Uttale oss om aktuelle saker som har med kollektivtrafikk å gjøre, også utenom ordinære høringsrunder Identifisere relevant regelverk og mulighet for påvirkning Gjøre oss kjent overfor media slik at vi blir kontaktet i relevante saker Aktivt selge kollektivbudskapet til mediene Også Handlingsplan 2015, som er det gjeldende styringsdokumentet sier følgende: Uttale oss om aktuelle saker som har med kollektivtrafikk å gjøre, også utenom ordinære høringsrunder. Det er i slike saker viktig å være bevisst på hva medlemmene mener i saken og hvordan de ønsker at man uttaler seg. 17 Hvordan jobber sekretariatet med uttalelser: Kollektivtrafikkforeningens sekretariat har ikke hatt helt klare formelle strukturer på hvordan man skal jobbe med høringsuttalelser, men det har vært en klar holdning at man trenger faglig bistand fra medlemsorganisasjonene for å skrive dem. Det kan av og til være vanskelig å få inn innspill, da medlemmene ikke har god nok tid til å prioritere slikt arbeid. Det har også vært tidspress på sekretariatet som kan ha gjort at ikke prosessene har vært gode nok. Sekretariatet har hatt en gjennomgang av prosedyrene for høringsuttalelser og foreslår følgende praksis framover: Når Kollektivtrafikkforeningen mottar et høringsbrev eller fanger opp at et aktuelt tema er ute på høring, vurderer sekretariatet om man skal gi uttalelse om det aktuelle tema Skal foreningen gi høringsuttalelse, må det settes av ressurser i sekretariatet til å sette seg inn i høringsgrunnlaget. Det må da utformes noen konkrete problemstillinger som man sender ut til den komité som hører til fagområdet, med spørsmål om innspill. Kopi går til hovedkontaktene Innspill samles inn og det lages forslag til uttalelse som går ut på en ny høringsrunde til medlemmene Det er ikke alltid slik at alle innspill kan ivaretas. Spørsmål til styret: o Der det er delte meninger, og et flertall er enige. Skal vi da sende høringssvar der flertallets syn ivaretas? o Vil svaret bli ja dersom et svært stort flertall som er enige? o Eller skal medlemmenes ulike syn komme fram i høringsuttalelsen? Dersom styret ønsker at man gir høringsuttalelse med flertallets syn, vil de som ikke får sitt syn ivaretatt få beskjed slik at de har mulighet til å gi egen høringsuttalelse. Det som er en

18 utfordring i slike tilfeller er tiden. Det kan bli så sent man kommer fram til en slik konklusjon at det ikke er tid til å lage en egen høringsuttalelse for dem det gjelder. Praksisen beskrevet over følges for en stor del også i dag, men sekretariatet vil søke å profesjonalisere den ytterligere og sikre større grad av forankring hos alle medlemmer. Vi gjør igjen oppmerksom på at dette krever at vi får bistand fra medlemmene i høringsarbeidet. 18 Forsag til vedtak: Styret tar prosedyrene for høringsuttalelser med de innspill som kom fram i møtet til orientering.

19 Sak 20/16 Båt- og fergemarkedet. Orienteringssak. Saksbehandler: Karoline Bjørklund Hva har skjedd til nå? Det har vært flere seminarer om båt- og ferjemarkedet det siste året, med ulike arrangører, blant annet Statens vegvesen, KS, Kollektivtrafikkforeningen, Zero, DNV GL på oppdrag for KLD. Det har også blitt publisert flere rapporter om miljø, anbudsformen og behov i ferjemarkedet, bla: 19 Oslo Economics (2012): Evaluering av konkurranseutsetting av riksvegferjedriften på oppdrag for Statens vegvesen DNV GL (2016): Barrierer for lav- og nullutslippsløsninger på fylkessamband på oppdrag for KMD Oslo Economics, DNV GL, Inventura (pågående): Utvikling av ferjemarkedet på lang sikt på oppdrag for Statens vegvesen Den viktigste er for øyeblikket «Ferjeforvaltningens organisering og behov», premissanalyse 2 fra Oslo Economics, del av Vegdirektoratets prosjekt Utvikling av ferjemarkedet på lang sikt. Elementer som har kommet fram, som kan være utfordrende for våre medlemmer: Ønsket om en sentral innkjøpsmyndighet nevnes ofte. Det er imidlertid flere enn oss som argumenterer mot dette. Utfordringen med opphopning av anbud. Dette er en stor utfordring og nevnes hver gang. Hvis vi ikke gjør dette fra foreningens side, vil det kunne gi argumenter for at Statens vegvesen må få en større koordineringsrolle og/eller en sentral innkjøpsmyndighet som sikrer en nasjonal strategi for utlysninger og fornyelse av flåten. Foreningens strategi Det har vært diskutert om det hadde vært bedre å ikke møte opp i disse møtene fordi man føler seg litt som gisler. Disse prosessene vil imidlertid gå videre, uavhengig av om vi er tilstede eller ikke. Om man er der vet man hvert fall litt mer om hva som skjer og hvor langt man har kommet i prosessen. Man har også mulighet til å argumentere for vårt syn. Vi tror derfor ikke det hadde vært en god løsning å boikotte. Man har ikke hatt en klar felles strategi om hva man skal si/ikke si, man vært med og diskutert utfordringene på lik linje med de andre. Sekretariatet opplever at vi fikk inn en god balanse i DNV GLs siste rapport.

20 Anbefaling Ut fra en faglig vurdering er de fleste enige i at mer samordning er bedre enn mindre samordning, men fylkeskommunene vil selvfølgelig som selvstendige rettssubjekter, holde på retten til å ta egne avgjørelser. Dette med samordning er en modningsprosess, på buss-siden har vi kommet langt, men det har tatt tid der også. Foreningens mål er mer samordning. Med press utenfra som vi ser nå, vil kanskje også modningsprosessen gå raskere. Vi må også jobbe for at de neste årenes anbud lyses ut med ulik lengde slik at vi ikke står i det samme problemet i neste anbudsperiode. 20 Tiltak: samle inn oversikt over planlagte anbud for 2016 med mål om å spre tilbuds- og vedståelsesfrister utover samle inn oversikt over alle fylkeskommunale samband, med utgangspunkt i det DNV GL har samlet inn. Pakking, samband, kontraktsperiode (start og slutt) og antall opsjonsår må være med samle argumenter for at fylkeskommunen skal beholde innkjøpsansvaret Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering

21 Sak 21/16 Materiell- og miljøkomité Saksbehandler: Christina Godskesen Andersen og Olov Grøtting Bakgrunn: Kollektivtrafikkforeningen har så langt hatt en egen materiellkomité og et miljøforum. Komitéene arbeider målrettet for gode felles løsninger innfor de ulike fagområdene, mens de ulike fora har konstruktiv erfaringsutveksling og læring som funksjon. 21 Materiellkomitéen har vært svært lite aktiv siden ferdigstillelsen av materiellveilederen i desember Miljøforum er aktiv, mest med revideringen av miljøprogrammet, som nå er blitt til en miljøveileder og er i sluttfasen. Miljøforum skal på studietur til København mars. I Kollektivtrafikkforeningens arbeid oppleves det en stor sammenheng mellom miljømessige og materiell relaterte anliggender. I arbeidet med ny Strategi- og handlingsplan kom det derfor opp et forslag om å slå sammen materiellkomitéen og miljøforum til en ny miljø- og materiellkomité. Med denne sammenslutningen er det ønsket i enda høyere grad å skape en arena, som arbeider både med både miljø og materiell i tråd med kollektivtrafikkens visjon «Vern miljøet reis kollektivt». Begrunnelse for sammenslåingen: Miljøspørsmålet og miljømålsettingene er noe av den viktigste begrunnelsen for tung satsing på kollektivtransport Miljø og materiell henger veldig klart sammen. Alle miljøtiltak utover å få flere til å reise kollektivt, går på utvikling av mer miljøvennlig materiell, reisemåter, traseer osv. Forslag til mandat Komiteens arbeidsområder er saker relatert til miljømessige anliggender samt infrastruktur, ruteplanlegging, bussnormer og universell utforming. Med den nye organiseringen får komitéen ansvar for så vel det strategiske miljø- og materiellrelaterte arbeidet som for identifisering av løsningsmuligheter. Komitéen skal arbeide målrettet for gode felles løsninger innfor sitt arbeidsområde, og skal jobbe fram ulike veiledere og standarder som i størst mulig grad er forankret og tas i bruk av medlemmene.

22 Komitéen skal bidra til stor grad av kompetanseheving og erfaringsutveksling innenfor arbeidsområdet. Medlemmer 22 Komiteen består av 1 fast representant fra hver av medlemmene. Andre deltagere kan inviteres til møtene når interessante saker diskuteres, men medlemmene er valgt med fast representasjon fra hver organisasjon. Komiteen velger selv sin leder og nestleder. Leder og nestleder velges for to år av gangen. Valg gjennomføres hvert år, med valg av av leder og nestleder annen hver gang. Forslag til vedtak: Kollektivtrafikkforeningen slår sammen materiellkomitéen og miljøforum til en felles miljø- og materiellkomité. Alle medlemmer inviteres til å oppnevne en representant til miljø- og materiellkomitéen. Komitéen velger selv sin leder og nestleder, som velges for to år av gangen. Valg gjennomføres hvert år, med valg av av leder og nestleder annen hver gang. Komiteén får følgende mandat: Komiteens arbeidsområder er saker relatert til miljømessige anliggender samt infrastruktur, ruteplanlegging, bussnormer og universell utforming. Komitéen får ansvar for så vel det strategiske miljø- og materiellrelaterte arbeidet som for identifisering av løsningsmuligheter. Komitéen skal arbeide målrettet for gode felles løsninger innfor sitt arbeidsområde, og skal jobbe fram ulike veiledere og standarder som i størst mulig grad er forankret og tas i bruk av medlemmene. Komitéen skal bidra til stor grad av kompetanseheving og erfaringsutveksling innenfor arbeidsområdet.

23 Sak 22/16 Orienteringer/diskusjoner o Bymiljøavtaler Sak 23/16 Eventuelt 23

24 24