Musea i Sogn og Fjordane Styremøte

Transkript

1 Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Tysdag Tid: Kl. 11:00 Stad: Sunnfjord Museum, Movika i Førde MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Harry Mowatt, Laura Kvamme, Hallvard Oppedal, Anna Jorunn Avdem, Siv Rimmen og Arild Hartmann Eriksen og Olin Johanne Henden Direktør Anne-Marie Førde (referent) og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. SAKLISTE: 08/2012: Godkjenning av innkalling og sakliste 09/2012: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet /2012: Orienteringar 11/2012: Rekneskap /2012: Årsmelding /2012: Søknadsbudsjett 2013 til Norsk Kulturråd 14/2012: Driftsavtaler for Eikaasgalleriet og Astruptunet med Jølster kommune 15/2012: Tilsetting av avdelingsdirektør DHS-SF 16/2012: Ymse SAK 08/2012: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste vert godkjent SAK 09/2012: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET Protokoll frå styremøtet vert godkjent Protokoll frå styremøtet vert godkjent 1

2 SAK 10/2012: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN HMS/internkontroll/sjukefråvær Besøkstal Personalsaker Status vedlikehald Kystmuseet Orientering frå styremøte i eigarstyret ved Kystmuseet Status søknad avdelingsdirektør DHS-SF Kunstmuseet i SF/reviderte vedtekter Orienteringane vert tatt til vitande SAK 11/2012: REKNESKAP 2011 Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: Den samla resultat- og balanserekneskapen med notar pr for stiftinga leggast her fram for styret. Rekneskapen er bokført etter felles mal og bokføringsprinsipp, både samla og på avdelingsnivå, gjennomgått og godkjent av avdelingsdirektørane. For ikkje avslutta prosjekt er det avsett inntekter tilsvarande bokførte kostnader, noko som ikkje gjev utslag på det ordinære resultatet. På avslutta prosjekt vil positive/negative avvik mellom faktiske inntekter og faktiske kostnader påverke det ordinære resultatet. Det samla rekneskapen syner eit ordinært driftsresultat på kr ,- og eit samla årsresultat på kr ,- som gjev eit resultat på 2 %. Aktiv kapitalforvaltning har gjeve eit finansresultat på kr ,- mot kr ,- i Årets resultat er føreslege overført til eigenkapital, som pr då blir på kr ,-. Nøkkeltal År 2011 År 2010 År 2009 Samla offentlege driftstilskot Samla lønskostnader Samla driftskostnader Eigenkapital Avdelingsvis resultat 2011 samanstilt med tidlegare opptente resultat frå 2009 og 2010, med akkumulert disponibelt resultat for Avdeling Resultat 2011 Res. 2009/2010 Disp. midlar Nordfjord Folkemuseum Kystmuseet i Sogn og Fjordane Sunnfjord Museum DHS-Sogn Folkemuseum Sogn og Fjordane Kunstmuseum Sum

3 /. Vedlegg: Rekneskap 2011med notar til rekneskap Spesifisert rekneskap 2011 Avdelingsrekneskap 2011 Styret for MiSF vedtar framlagt rekneskap for 2011 Styret for MiSF godkjenner framlagt rekneskap for 2011 SAK 12/2012: ÅRSMELDING 2011 Anne-Marie Førde Saksutgreiing: Framlagt utkast til styrets årsmelding for 2011 for Musea i Sogn og Fjordane er utarbeidd i nær dialog med avdelingane og revisor. Lov om rekneskap 3-3 «Årsberetningens innhald for små foretak» er lagt til grunn for innhaldet og krav til offentleg årsrapportering. Det er gjort nokre endringar på Årsmelding for 2011 samanlikna med føregåande år. Meldinga inneheld no meir informasjon om den samla faglege drifta i museet, og er utarbeidd med bakgrunn i rapportar frå avdelingane. /. Vedlegg: Utkast til styrets årsmelding for 2011 Styret for MiSF vedtar framlagt årsmelding for 2011 Styret for MiSF godkjenner framlagt årsmelding for Direktør får fullmakt til å føreta endringar som kom fram i styremøte. SAK 13/2012: SØKNADSBUDSJETT 2013 TIL NORSK KULTURRÅD Anne-Marie Førde Saksutgreiing: Avdelingsdirektørane har arbeidd med avdelingsbudsjett sidan 25. januar Administrasjonen har utarbeidd eit totalbudsjett med utgangspunkt i budsjettutkast frå avdelingane og fellesadministrasjonen. På leiarmøte , er budsjettprosess, grunnlag og fordeling av offentlege tilskot gjennomgått. 3

4 Søknadsbudsjett frå Norsk Kvernsteinsenter for 2013 er innarbeidd i MiSF sitt samla søknadsbudsjett. Økonomiske råmer: Dei samla økonomiske rammene for MiSF i 2013, inklusive offentlege tilskot til Norsk Kvernsteinsenter med kr. 4,5 mill., er på kr. 44,0 mill. Stat: kr. 26,6 mill. SF fylkeskommune: kr. 13,0 mill. Kommunane: kr. 4,4 mill. Nøkkeltal: Søknadsbudsjett for 2013 er utarbeidd med utgangspunkt i arbeidsbudsjett for Nøkkeltal; Avd 2 NFM Avd 3 KSF Avd 4 SUM Avd 5 DHS-SF Avd 6 SFKM Samla ord. tilskot 4,97 mill. 6,42 mill. 4,18 mill. 10,35 mill. 8,35 mill. Del av totaltilskot 15 % 19 % 12 % 30 % 24 % Fordeling av løn og driftskostnader uendra frå arbeidsbudsjett 2012, ekskl. Norsk Kvernsteinsenter. Vurderingar og konsekvensar Driftsåret 2013 blir det fjerde året etter konsolideringa, med samla felles drift. Musea i Sogn og Fjordane har no fått mange felles rutinar og tiltak på plass, og fleire av delmål som er definert i Strategiplanen Iverksetjing av viktige oppgåver som er definert i strategiplanen, organisasjonsbygging og innføring av gode administrative rutinar vil bli prioritert. Avdelingane har utarbeidd sine driftsbudsjett i balanse, søknad frå avdelingane på prioriterte tiltak følgjer som vedlegg. Norsk Kvernsteinsenter er budsjettert i balanse, det er ikkje sett av midlar til felles drift. Administrasjonen vidareføringar fordeling av tilskotsmidlar knytt opp mot bygningsvern som presisert i tidlegare tilskotsbrev frå Kulturdepartementet. Søknad om ekstraløyving / prosjekt til budsjettsøknad, prioritert liste Avdelingane har utarbeidd forslag til ekstratiltak / prosjekt til budsjettsøknaden som dei ynskjer å søkje finansiering på. Her er dei viktigaste tiltaka frå kvar avdeling: Nordfjord Folkemuseum Kystmuseet i S & Fj Sunnfjord Museum DHS-Sogn Folkemuseum S & Fj Kunstmuseum Arbeid på maritimt område på Øyrane ved Holvikjekta Rydde Mardal Eigedom og evt. sikre/rive bustad/verkstad Klimaregulering Magasin/Eldfast bygg Brua over Keilevågen Restaurering museumsbygg - Jensbua Restaurering museumsbygg - Jotun Opparbeiding av tidsrett kulturlandskap på husmannsplassen Movika Olai Fauske. Fotografen, bileta og atelieret. Eit forprosjekt Midlar til etablering i nytt utstillingsbygg for Norsk Reiselivsmuseum Ferdiggjering av Vik gamle prestegard Utvikling av Sogn Fjordmuseum Midlar knytt til kunstmuseum i Førde og Lærdal 4

5 Prioritering av ekstratiltak i budsjettsøknaden 2013 bygger i stor grad på tidlegare budsjettsøknader. Innspela frå avdelingane er kvar for seg nødvendige tiltak som det må arbeidast vidare med for å få gjennomført på sikt. Det er viktig å signalisere til departementet at musea i Sogn og Fjordane no står fram som ei samla eining og også syner dette gjennom fellestiltak. Direktøren meiner at vidareføring av tiltak innanfor samlingsforvaltning må prioriterast, dette er i stor grad tiltak som gjeld alle avdelingane. Viser til Strategiplan , føringar frå departementet samt tilbakemeldingar frå ABM-utvikling om store etterslep innan samlingsforvaltning ved musea og trong for auka innsats og ressursbruk innan feltet. Musea i Sogn og Fjordane vil markere grunnlovsjubileet i Denne markeringa er drøfta i leiargruppa og i formidlargruppa. Direktøren ynskjer at planlegging, utarbeiding og gjennomføring av denne markeringa rundt jubileet skal bli eit godt fellesprosjekt som både knyt avdelingane saman på tvers i organisasjonen, og utnyttar dei ulike faggruppene sin kompetanse på ein god måte. Framlegg til prioriteringsliste etter ei samla fagleg vurdering; 1. Fellesressurs med ansvar for samlingsforvaltning kr ,- 2. Midlar til markering av grunnlovsjubileet i 2014 kr ,- 3. Midlar knytt til kunstmusea i Førde og Lærdal kr ,- 4. Midlar knytt til nytt reiselivsmuseum i Balestrand kr ,- 5. Midlar til nytt felles båtmagasin i Florø kr Tilrettelegging for formidling av Holvikjekta kr ,- 7. Etabl. Av tidsretta kult.landskap på husmannsplass i Movika kr ,- /. Vedlegg: Budsjett 2013 Budsjettprosess Budsjett 2013 Samla spesifisert Budsjett 2013 Oppsummering med avdeling Budsjett 2013 Fordeling av off. tilskot Budsjett 2012 Søknadsprosjekt prioriterte tiltak Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til budsjett for 2013 med slik fordeling på avdelingane som går fram av saksutgreiinga. Styret tilrår vidareføring av prioritering av ekstratiltak i samband med prioriteringsliste til budsjettsøknad for 2013 til Kulturdepartementet. Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til budsjett for 2013 med slik fordeling på avdelingane som går fram av saksutgreiinga. Styret tilrår vidareføring av prioritering av ekstratiltak i samband med prioriteringsliste til budsjettsøknad for 2013 til Kulturdepartementet. SAK 14/2012: DRIFTSAVTALE FOR EIKAASGALLERIET OG ASTRUPTUNET MED JØLSTER KOMMUNE Inge Bent Arnestad 5

6 Saksutgreiing: Syner til vedtak i styresak 35/2011. Styret for MiSF vedtek framlagt driftsavtale for Eikaasgalleriet med Jølster kommune. Syner til vedtak i styresak 36/2011. Styret for MiSF vedtek framlagt driftsavtale for Astruptunet med Jølster kommune. MiSF har i brev dagsett sendt styrehandsama driftsavtaler til Jølster kommune. Jølster kommune har i brev dagsett vedkomande driftsavtale Eikaasgalleriet og Astruptunet bedt styret i MiSF handsame driftsavtalene på nytt, med følgjande endringar; Siste del av punkt 7 bør vere eige punkt 8 Nytt punkt 8 Partane i avtala skal ha minst eitt årlig kontaktmøte som skal ivareta at partane; o Lojalt føl opp sine plikter og rettar etter denne avtala o Ved årsavslutt evaluere gjennomføring og samarbeid om avtala i det året som har gått o Legg dei naudsynte planar for samhandling for komande år, her under oppfølging av plan for naudsynt vedlikehald (sjå pkt. 5), prosjekt og fordeling av budsjettkonsekvensar. o For å bevare og styrke det lokale engasjementet legg kunstmuseet fram handlingsplanar og evalueringar av aktivitetar i Astrup og Eikaasgalleriet til drøfting og innspel (nytt punkt) Vidare har Jølster kommune i same brev informert om; nye representantar til styre, råd og utval, med krav om styreplass i MiSF prosess med vedtektsendringar for Stiftinga Sogn og Fjordane Kunstmuseum. Tilbakemelding til Jølster kommune frå MiSF er sendt , sjå vedlagt e-post. /. Vedlegg: Brev med vedlegg frå Jølster kommune av Brev til Jølster kommune av E-post til Jølster kommune av Revidert driftsavtale Eikaasgalleriet med Jølster kommune Revidert driftsavtale Astruptunet med Jølster kommune Styret for MiSF vedtek framlagte reviderte driftsavtaler for Eikaasgalleriet og Astruptunet med Jølster kommune. Styret for MiSF vedtek framlagte reviderte driftsavtaler for Eikaasgalleriet og Astruptunet med Jølster kommune. 6

7 SAK 15/2012: INNSTILLINGSUTVAL AVDELINGSDIREKTØR DHS-SF Anne-Marie Førde Saksutgreiing: I samband med tilsetting av ny avdelingsdirektør ved DHS-SF skal det nedsettast eit innstillingsutval. Innstillingsutvalet bør vere samansett av personar med ulik bakgrunn, samtidig som utvalet ikkje bør vere for stort. Styreleiar og direktør vil vere obligatoriske medlemar i utvalet. I tillegg bør det vere naturleg at ein tillitsvald, her representert ved leiar i Forskerforbundet, tiltrer utvalet. Dette vil gje eit innstillingsutval på følgjande tre personar: Styreleiar Direktør Leiar i Forskerforbundet Styret for MiSF vedtek at styreleiar, direktør og leiar i Forskerforbundet blir valt som medlemmar i innstillingsutvalet ved tilsetting av avdelingsdirektør ved DHS-SF. På bakgrunn av at det berre er kome inn to søknader på avdelingsdirektørstillinga, drøfta styret om stillinga burde lysast ut på nytt. Etter drøftingane la styret fram følgjande forslag til votering: «Styret lyser ut stilling som avdelingsdirektør ved DHS-SF på nytt» Styret lyser ut stilling som avdelingsdirektør ved DHS-SF på nytt. Vedteke med fire mot tre røyster Vidare drøfta styret om ein skulle opprette innstillingsutval i tilsettingsprosessen. Etter drøftingane la styret fram følgjande forslag til votering: «Styret opprettar eige innstillingsutval i samband med tilsetting av ny avdelingsdirektør ved DHS-Sogn Folkemuseum» Styret opprettar eige innstillingsutval i samband med tilsetting av ny avdelingsdirektør ved DHS-SF Vedteke med fem mot to røyster Endringsforslag sett fram av Arild Hartmann Eriksen: Styret for MiSF vedtek at styreleiar, direktør, representant for fagforeininga og ein representant for avdelinga blir valt som medlemmar i innstillingsutvalet ved tilsetting av avdelingsdirektør ved DHS-SF. Votering: Endringsforslaget sett fram av Arild Hartmann Eriksen, vart vedtatt med fire mot tre stemmer. Det vart ikkje røysta over direktørens framlegg. Styret for MiSF vedtek at styreleiar, direktør, representant for fagforeininga og ein 7

8 representant for avdelinga blir valt som medlemmar i innstillingsutvalet ved tilsetting av avdelingsdirektør ved DHS-SF Vedteke med fire mot tre røyster SAK 16/2012: YMSE Styreleiar orienterte om fylkeskommunen sitt initiativ til nytt forhandlingsmøte om Norsk Kvernsteinsenter Innkalling av , til forhandlingsmøte, ligg ved saka. Harry Mowatt styreleiar Laura Kvamme Olin Johanne Henden Hallvard Oppedal Arild Hartmann Eriksen Anna Jorunn Avdem Siv Standal Rimmen 8