Musea i Sogn og Fjordane Styremøte

Transkript

1 Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Torsdag Tid: Kl. 11:00 Stad: Sunnfjord Museum, Movika MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Referent: Harry Mowatt, Laura Kvamme, Asbjørn Tyssen, Arild Hartman Eriksen, Olin Johanne Henden, Kristian Systad og Olve Grotle Direktør Anne-Marie Førde, fagsjef Arnt Otto Øygarden og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. Anne-Marie Førde SAKLISTE: 35/2013: Godkjenning av innkalling og sakliste 36/2013: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet /2013: Orienteringar 38/2013: Låneopptak til investering og vedlikehald i /2013: Budsjett med årsplanar /2013 Rapport «Organisering av museene» 41/2012: Møteplan 2014 for styret i MiSF 42/2013: Ymse SAK 35/2013: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste med utvida liste over orienteringssaker vert godkjent SAK 36/2013: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET Protokoll frå styremøtet vert godkjent Protokoll frå styremøtet vert godkjent 1

2 SAK 37/2013: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Orientering frå Sunnfjord Museum På bakgrunn av at avdelingane leverer aktivitetsrapport til styret, valde avdelingsdirektør Gunnhild Systad å sette fokus på musea si samfunnsrolle i framtida. Ho tok utgangspunkt i innleiingsforedraget til Maurice Davies (Leiar av «policy» og kommunikasjon i den britiske Museums Associaton) på det nasjonale museumsmøtet i Tromsø i år. Museums Associations rapport «Museums 2020» og museumsorganisasjonen sin visjon «Museums Change Lives», fokuserer på kva rolle musea skal ha i samfunnet med stikkord som t.d.: lokal forankring, tilgjenge og relevans for alle samfunnsgrupper. Rekneskap mot budsjett /. Vedlegg: Rekneskapsrapportar pr HMS/internkontroll/sjukefråvær Fagsjef bygg- og eigedom informerer om status på arbeidet med implementering av felles internkontrollsystem Fråveret er utrekna etter mottekne eigenmeldingar- og sjukmeldingar. /. Vedlegg: Registrert sjukefråvær pr Besøkstal /. Vedlegg: Oversikt pr Aktivitetsrapport avdelingane /. Vedlegg Aktivitet avdeling oppsummert Aktivitet alle avd. komplett Status plan for Livsfasepolitikk Gruppa som har fått i oppgåve å utarbeide utkast til felles plan for Livsfasepolitikk består av hovudtillitsvalde frå Forskerforbundet og MAF, ein representant for avdelingsdirektørane, administrasjonssjef og direktør. Plangruppa har til no hatt tre samlingar. På neste samling er MiSF sin kontaktperson i NAV Arbeidslivsenter invitert til å vere med å evaluere utkastet som no er laga. Status revisjon av Personal- og lønshandbok Plangruppa drøfta prosessen med revisjon av Personal- og lønshandboka i oktober. Den 1. november vart likelydande oppmoding om innspel sendt alle tilsette. Plangruppa er no informert om alle innkomne innspel, og det er avtalt to møter i desember. Medarbeidarundersøking Informasjon om intern kartlegging av medarbeidartilfredsheit for alle tilsette. Status Måløyraidsenteret /. Vedlegg Status Måløyraidsenteret Status byggjeprosjekt Norsk Reiselivsmuseum o Framdrift kuttliste/finansiering o Finansiering utstillingar Kommunikasjonsplan for MiSF Direktør la fram notat om forarbeid til framtidig kommunikasjonsplan i MiSF. Styreleiar i Sunnfjord Museum, Margunn Masdal, var invitert til å orientere om nettbasert kommunikasjon. Under overskrifta til powerpoint-presentasjonen «Gode steg 2

3 vidare», snakka ho m.a. om heimesider som eit anker i all digital og nettbasert kommunikasjon frå musea til publikum. Orienteringane vert tatt til vitande Orienteringane vert tatt til vitande SAK 38/2013: LÅNEOPPTAK TIL INVESTERING OG VEDLIKEHALD I 2014 Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: I samband med utarbeiding av arbeidsbudsjett 2014 for MiSF (sjå eiga sak) er tilskot budsjettert ut frå Sogn og Fjordane fylkeskommune budsjett 2014/økonomiplan i desember. Fylkesrådmannen har i si saksutgreiing lagt til grunn at fylkeskommunen ikkje gjev MiSF direkte tilskot til store investerings- og vedlikehaldsprosjekt, men i staden aukar det årlege driftstilskotet for å dekke framtidige kostnader til renter/avdrag på lån. PROGRAMOMRÅDE MUSEUM «I tråd med prioriteringane frå Musea i Sogn og Fjordane vil auken i det fylkes-kommunale tilskotet for 2014 gå til å dekke husleiga ved Sogn og Fjordane kunstmuseum i Førde. Det er forventa auka tilskot også frå Førde kommune til å løyse husleiga til kunstmuseet sitt nybygg. Auken skal også nyttast til naudsynt rehabiliteringsarbeid ved Kystmuseet. Saman med tidlegare avsette midlar, eit forventa bidrag frå Flora kommune og låneopptak kan dette arbeidet realiserast. I tillegg kan auken også nyttast til å delfinansiere utstilling ved Norsk Reislivsmuseum. Auken i den fylkeskommunale løyvinga bidreg slik sett til å realisere dei tre høgst prioriterte utfordringane ved Musea i Sogn og Fjordane.» Fylkesrådmannen si saksutgreiing er basert på MiSF sine prioriteringar, viser til styresak 32/2013. MiSF har drøfta utfordringar omkring låneopptak med fylkesdirektør for kultur. Blir fylkesrådmannen sitt forslag vedtek av fylkestinget i desember, er fylkesdirektør gjort kjent med at MiSF vil søkje fylkeskommunen om lånegaranti, både for å fjerne risiko og for å oppnå best mogeleg lånevilkår. I arbeidsbudsjettet for 2014 er det lagt inn forslag om auka fylkeskommunalt tilskot med tilhøyrande lånekostnader for å finansiere prioriterte prosjekt. Før handsaming av budsjett 2014 må styret i MiSF godkjenne eit framtidig låneopptak. Styret for MiSF godkjenner låneopptak til finansiere av prioriterte prosjekt som går fram i arbeidsbudsjett 2014, og skal sikrast med fylkeskommunal lånegaranti. Styret for MiSF godkjenner låneopptak til finansiere av prioriterte prosjekt som går fram i arbeidsbudsjett 2014, og skal sikrast med fylkeskommunal lånegaranti. 3

4 SAK 39/2013: BUDSJETT MED ÅRSPLANAR 2014 Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: Budsjettprosess: Administrasjonen og avdelingane starta budsjettarbeidet i september. Siste veka i september var det møte med kvar enkelt avdelingsdirektør for avklaring og planlegging av det vidare arbeidet med budsjett og årsplanar på avdelingane. Budsjettutkast frå administrasjonen vart sendt ut til avdelingane den og utarbeidd med utgangspunkt i tidlegare rekneskap og budsjett, samt berekna resultat med utgangspunkt i bokførte rekneskapstal pr Budsjettutkast frå kvar enkelt avdeling er gjennomgått med den enkelte avdelingsdirektør. Administrasjonen har med utgangspunkt i budsjettutkasta frå avdelingane utarbeidd eit totalbudsjett for MiSF. Budsjettutkastet er deretter drøfta med fagforeiningane i eige budsjettmøte. Budsjetterte tilskot er henta frå Regjeringa Prop.1S kap. 328 Museums- og kulturverneformål med tilhøyrande pressemeldingar frå kulturdepartementet, og Budsjett 2014/ Økonomiplan frå Sogn og Fjordane fylkeskommune. Kommunetilskota til dei enkelte avdelingane er auka med 3 %. Økonomiske råmer: Dei samla økonomiske rammene for MiSF, er basert på følgjande offentlege tilskot: Stat: kr ,- SF fylkeskommune: kr ,- Kommunane: kr ,- Nøkkeltal: Dei samla offentlege tilskota er inklusive ekstra statstilskot til styrking av bygningsvern auka husleigekostnader nytt reiselivsmuseum i Balestrand auka husleigekostnader nytt kunstmuseum i Førde tilskot til dekking av lånekostnader for finansiering av følgjande prosjekt; o utstilling Norsk Reiselivsmuseum i Balestrand o delfinansiering av reparasjon av betongskade Kystmuseet i Florø o delfinansiering av nytt felles båtmagasin i Florø Ovannemnte ekstraløyvinga er med i budsjettoppsett. Nøkkeltal; / Avd 1 ADM 2 NFM 3 KSF 4 SUM 5 DHS-SF 6 SFKM 7 NKS Samla ordinære tilskot (mill.kr.) 7,38 5,35 6,99 4,54 14,47 10,21 2,17 Del av totaltilskot 14 % 10 % 14 % 9 % 28 % 20 % 4 % Lønskostnad % 53 % 63 % 57 % 69 % 57 % 35 % 67 % Avd. 1 Fellesadministrasjon, avd. 2 er Nordfjord Folkemuseum, avd. 3 er Kystmuseet i Sogn og Fjordane, avd. 4 er Sunnfjord Museum, avd. 5 er De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum, avd. 6 er Sogn og Fjordane Kunstmuseum og avd. 7 er Norsk Kvernsteinsenter. Normal lønskostnader for museum i Norge er 51,9 % av samla inntekter, for MiSF er tilsvarande tal i framlagt budsjett på 54 %. 4

5 Årets sentrale lønsforhandlingar (tabelljustering) gav samla i ei auke på rundt 1,1 %. Sett opp mot samla løyvingar, er budsjettert utvikling av ordinær driftskostnader lik lønsutviklinga i framlagt i arbeidsbudsjett. Denne føresetnaden er drøfta i budsjettmøte med fagforeiningane. Vurderingar og konsekvensar MiSF arbeider målretta med prioriterte oppgåver som er definert i strategiplanen. Målet er å utvikle ein organisasjon som stimulerer til samarbeid og samhandling, og som frigjer økonomiske og faglege ressursar til betre og nyskapande museumsarbeid. Det skal etablerast tydelege informasjonsrutinar som sikrar korrekt og klår informasjon både internt og ekstern. I 2014 går vi inn i det femte driftsåret etter konsolideringa. Dette året vil oppgåver knytt til følgjande mål og tiltak i strategiplanen bli prioritert. vidareføring av bygningsvern innføring av felles system og rutinar for HMS/Internkontroll/sikringsplanar/branndokumentasjon/FDV etablering av felles elektronisk arkivsystem og informasjonssystem/intranett samlingsforvaltning/felles forvaltningsplan fellestiltak innan formidling og fornying Administrasjonen vil i 2014 utgjer 4 tilsette som er direktør, administrasjonssjef, administrasjonsmedarbeidar og fagsjef bygg og eigedomsforvaltning. I tillegg kjem prosjektstilling innan sal (engasjement/kjøp teneste). Prioriterte kommentarar og vedlikehaldsprosjekt ved avdelingane, sjå eige vedlegg Hovudbudsjett og alle avdelingsbudsjetta er utarbeidd i balanse. /. Vedlegg: - Budsjett 2014 Samla spesifisert - Budsjett 2014 Avdeling oppsummert - Budsjett 2014 Tilskot fordeling - Budsjett 2014 Kommentarar - Budsjett 2014 Kommentarar og tiltak frå avdelingane - Utdrag frå Kulturdepartementet Prop.1S kap. 328 Museums og kulturverne-formål med tilhøyrande pressemeldingar frå kulturdepartementet -Utdrag frå Budsjett 2013/ Økonomiplan frå Sogn og Fjordane fylkeskommune Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til budsjett for 2014 med slik fordeling på avdelingane som det går fram av saksutgreiinga. Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til budsjett for 2014 med slik fordeling på avdelingane som det går fram av saksutgreiinga. 5

6 SAK 40/2013 ORGANISERING AV MUSEENE 2013 RAPPORT OM EVALUERING AV ORGANISASJONSFORMER I KJØLVATNET AV MUSEUMSREFORMA Saksansvarleg: Anne-Marie Førde Saksutgreiing: Bakgrunn Vinteren 2013 sette Norsk kulturråd i gong arbeidet med å evaluere organisering av musea i kjølvatnet av museumsreforma. (Brev frå Norsk kulturråd ) Gjennomføring av evalueringa var både for å styrke Kulturrådet sitt kunnskapsgrunnlag med tanke på vidare utvikling av museumspolitikken og å bidra med kunnskap inn til musea sitt eige utviklingsarbeid. Målet med evalueringa var også for å få kunnskap om dei ulike organisasjonsformene og erfaringar musea har fått gjennom drift, sett i lys av bakgrunn og formål med sjølve museumsreforma. Kulturrådet hadde ikkje som mål at evalueringa skulle vere ein grundig gjennomgang av kvar enkelt institusjon, men den skulle ha fokus på å analysere organisering og organisasjonsmodell. (AS, IKS, stifting) I tillegg hadde Kulturrådet eit ønske om å få vurdert om ein modell fungerte betre enn ein annan som produktiv ramme rundt musea sitt faglege arbeid, og kva konsekvensar dei ulike modellane har for utvikling av museumssektoren. Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) fekk ansvaret for gjennomføring av evalueringa. I samråd med Kulturrådet valde AFI ut følgjande museum: Hedmark fylkesmuseum (AS) Jærmuseet (stifting) Museum for kystkultur og gjenreising i Finnmark (IKS) Musea i Sogn og Fjordane (stifting) Slik det går fram i rapporten, vart dei tre første musea plukka ut av AFI i samråd med Kulturrådet. I tillegg vart MiSF tatt med på bakgrunn av at AFI såg det som viktig at også eit kunstmuseum inngjekk i caseutvalet for m.a. å oppfylle kravet til purposeful sampling (s. 12 i evalueringsrapporten). Frå Kulturrådet sin ståstad, vurderte dei også verdien av å ta inn to stiftingar fordi langt dei fleste musea nettopp er organisert som stiftingar. At MiSF vart vald, såg dei på som positivt ut frå at museet hadde ein heller kort konsolideringsperiode bak seg, samanlikna med Jærmuseet som har vore konsolidert sidan Evalueringsrapporten vart presentert av forskingsleiar Knut Fossestøl på Norges museumsforbunds årsmøtesamling i Tromsø i september. Rapporten vart omdelt i styremøtet og den ligg også ute på nettsida til Norsk kulturråd. Gjennomføring og vurdering Forskingsleiar i AFI, Knut Fossestøl, gjennomførte caseintervjua i Musea i Sogn og Fjordane i april Intervjuguide, utarbeidd av AFI, var sendt ut til musea på førehand og AFI la også føringar ved val av kven (ut frå profesjon) som skulle intervjuast i musea. Norsk kulturråd legg til grunn AFI sin eigen konklusjon: Studiene viser at museene jevnt over har fått betre utnyttelse av sine ressurser, til tross for til dels store utfordringer. Forskerne mener derfor at det er rimelig å anta at konsolidering både har ført til stordriftsfordeler og i noen grad har utløst faglige synergier på tvers som kan komme de ansatte og publikum til gode, og som kan gjøre museene betre egnet til å fylle sin samfunnsrolle. I kap. Konklusjoner, kunnskapshull og anbefalingar (s. 34) viser likevel forskarane til at dei 6

7 avgrensa rammene for vurdering av reforma gjennom studie av dei fire musea, har reist ei rekkje spørsmål og problemstillingar knytt til trongen for meir systematisk kunnskap om t.d.: Gode data om korleis dei tilsette opplever reforma, og korleis dei opplever at deira ressursar kan takast i bruk for å nå reforma sine mål. Korleis prosjekt- og matriseorganisering og avdelingsorganisering påverkar det faglege arbeidet i musea. Kunnskap om eigarsida og eigarstyringa av musea, og fylkeskommunen sitt arbeid med og prioriteringar av musea. Kunnskap om samanheng mellom museum som organisasjon og kva utfordringar som er knytt til musea sin eigenart som t.d. utvikling av samarbeidsmetodar på tvers av definerte konsolideringsgrenser og ikkje berre gjennom etablerte nettverk. Tilhøvet mellom tematisk og territorial spesiallisering. For MiSF vil det gjelde for avdelinga Sogn og Fjordane Kunstmuseum. I same kap., under Anbefalingar til videre arbeid, oppmodar forskarane til organisatorisk tolmod ut frå at konsolideringsprosessar har store transaksjonskostnadar og at det er eit faktum at det tar tid å utvikle nye løysingar i ein omstillingsprosess. I rapporten vert dette konkretisert m.a. med MiSF som eksempel. Strukturell forenkling vert også vurdert som mogeleg gevinst og forenkling knytt til drifts- og eigarstyreproblematikk. MiSF har som eit resultat av konsolideringa, ein heller komplisert organisasjonsmodell. (Jf. vedlagt Organisasjonskart i MiSF) For å heve det faglege arbeidet på tvers av musea og overføre kompetanse mellom musea, kan både benchmarking og hospitering vere alternative metodar som kan vere interessant for MiSF å vurdere for kompetanseheving både når det gjeld det reint museumsfaglege og innanfor personalleiing. Når det gjeld val av interne organiseringsmodellar, er det i rapporten forslag på avdelingsorganisering eller matrise-/prosjektorganisering som kan bidra til å auke kvaliteten på det faglege arbeidet. Matriseorganisering vil initiere til samarbeid på tvers og er til dels uavhengig av avdelingstilknyting. Denne forma for samarbeid har vist seg å vere utviklande på fleire plan for dei som deltar, også med tanke på planlegging og fleksibilitet. Konklusjon Med utgangspunkt i den korte konsolideringstida, synes utviklinga samla sett å vere tilfredstillande, vurdert ut frå kompleksitet, startvanskar, geografi, tidsperspektiv og statlege føringar m.o.t. krav om konsolidering og kort førebuingsprosess. På enkelte område er prosessane komne relativt langt (planarbeid som t.d. strategiplan/personal- og lønshandbok/hmt og internkontroll/data- og økonomisystem). Å bli vurdert utanfrå har ein verdi i seg sjølv, og rapporten som no ligg føre utfordrar både styret, tilsette og eigarstyra til vidare samarbeid og gjere vegval vidare i ein pågåande prosess som skal utvikle Musea i Sogn og Fjordane både vertikalt og horisontalt - inn i organisasjonen og ut mot omverda under mottoet: Innsikt i fortid utsikt mot framtid. /. Vedlegg: Organisasjonskart MiSF 7

8 Styret tar Kulturrådets evalueringsrapport «Organisering av museene», til vitande. Styret rår til at det vert arbeidd vidare med dei tilrådingane som kjem fram i rapporten og som har relevans for Musea i Sogn og Fjordane. Styret tar Kulturrådets evalueringsrapport «Organisering av museene», til vitande. Styret rår til at det vert arbeidd vidare med dei tilrådingane som kjem fram i rapporten og som har relevans for Musea i Sogn og Fjordane. SAK 41/2013: MØTEPLAN 2014 FOR STYRET I MiSF Saksansvarleg: Anne-Marie Førde Saksutgreiing: Forslag til møteplan 2014 for styret med datoar og saker for styremøte er utarbeidd og tilpassa ulike rapporteringsfristar gjennom året. Evt. endringar i framdrift av planarbeid, vil kunne føre til endringar i årsplanen. /. Vedlegg: Møteplan 2014 for styret Styret vedtek framlagt møteplan 2014 for styret. Etter styret sin gjennomgang av framlagt møteplan, vart føljande tidspunkt endra: styremøte den endra til styremøte den endra til Styret vedtek framlagt møteplan 2014 for styret med dei endringar som er gjort. SAK 42/2013: YMSE. Harry Mowatt Styreleiar Anne-Marie Førde Direktør Laura Kvamme Olve Grotle Asbjørn Tyssen Kristian Systad Arild Hartman Eriksen Olin Johanne Henden 8