Musea i Sogn og Fjordane Styremøte

Transkript

1 Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Tysdag Tid: Kl. 11:00 Stad: Norsk Kvernsteinsenter, Hyllestad MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Referent: Harry Mowatt, Laura Kvamme, Asbjørn Tyssen, Arild Hartman Eriksen, Olin Johanne Henden og Kristian Systad. Olve Grotle hadde meldt forfall og vara Hege Lothe møtte. Direktør Anne-Marie Førde og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. Anne-Marie Førde SAKLISTE: 23/2013: Godkjenning av innkalling og sakliste 24/2013: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet /2013: Orienteringar 26/2013: Endring av 6 i vedtekter for Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane 27/2013: Ymse SAK 23/2013: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste med utvida liste over orienteringssaker vert godkjent Samrøystes SAK 24/2013: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET Protokoll frå styremøtet vert godkjent Protokoll frå styremøtet vert godkjent Samrøystes 1

2 SAK 25/2013: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Rekneskap mot budsjett /. Vedlegg: Rekneskapsrapportar pr vert ettersendt. Perioderapportering for stiftinga MiSF pr vart lagt fram for styret. HMS/internkontroll/sjukefråvær Arbeidet med felles system for HMS/internkontroll/FDV er no sett i gang. Fråværet er utrekna etter mottekne eigenmeldingar- og sjukmeldingar. /. Vedlegg: Registrert sjukefråvær pr Besøkstal /. Vedlegg: Oversikt pr Besøkstala for juli vart lagt fram for styret. Tre avdelingar har pr , hatt auke i besøkstala, samanlikna med registreringane for same periode i Intensjonsavtale mellom Måløyraidsenteret og Musea i Sogn og Fjordane. Vedtak i hovudutvalet for kultur : SAK 44/13 Måløyraidsenteret - avklaring av fylkeskommunal deltaking VEDTAK: Saka blir sendt tilbake til administrasjonen for nærare utgreiing. Fylkeskulturdirektør og direktør i MiSF skal ha drøftingar om saka før den vert lagt fram til ny politisk handsaming. Fellesmagasin Vedtak i fylkesutvalet : SAK 57/13 Formidlingssenter Gulatinget og Fellesmagasin for musea VEDTAK: 1. Fylkesutvalet tek arbeidet med dei kostnadsreduserande tiltaka til orientering. 2. Fylkesutvalet ser vedtakspunkt 1 i FT sak 60/12 som klarlagt når det gjeld kostnadsreduserande tiltak. 3. Det vert arbeidd vidare med vedtakspunkt 2 i FT-sak 60/12 bygd på følgjande premissar: a. Det skal, i løpet av 2013, gjerast ei konkret vurdering av fylkeskommunen si evne til å skape rom for eigne utgifter slik fylkesrådmannen si saksutgreiing skisserer. b. Det skal i løpet av 2013 innhentast vurderingar som viser om andre partar har evne og vilje til å vere med på det finansieringsopplegget fylkesrådmannen skisserer. Det må avklarast om staten tek minst 50 % av finansieringa. 4. Det vert arbeidd vidare med dei to prosjekta slik: a. Gulatingsprosjektet blir arbeidt vidare med i samsvar med FU-sak 57/13 b. Når det gjeld museumssaka, ber utvalet om at det blir teke utgangspunkt i utgreiinga i FU-sak 57/13. To moment må vega tungt i det vidare arbeidet: - omsynet til tilfredsstillande arbeidsforhold for dei tilsette - å sikre fellesmagasinfunksjonen Museea i Sogn og Fjordane har vore gjennom ein konsolideringsprosess og nybygg/fellesmagasin i Movika er ein del av denne prosessen. 5. Dei to prosjekta skal opp til ny vurdering i samband med fylkestinget si handsaming av økonomiplan/investeringsplan Revidert møteplan Viser til sak 35/2012 møteplan 2013 for styret i MiSF. /. Vedlegg: Revidert møteplan, datoar for møte er ikkje endra. Møtedato er endra til

3 PLAN FOR BUDSJETTPROSESS 2014 I samband med utarbeiding av arbeidsbudsjett for 2013, ynskte styret at framtidige budsjettprosessar burde startast tidlegare. Framdriftsplan for arbeidsbudsjett 2014 er no utarbeidd med mål om framlegging til styrehandsaming 3. desember Framdriftsplanen vil bli sendt ut til alle avdelingsdirektørane. FRAMDRIFTSPLAN ARBEIDSBUDSJETT 2014: Oppstart utarbeiding av utkast/grunnlag budsjett Utsending budsjettutkast til avdelingane -Inkluderande budsjettprosess på den enkelte avdeling Frist innlevering av utkast budsjett frå avdelingane Avd.dir. / gjennomgang budsjett med kvar avdelingsdirektør Gjennomgang budsjettutkast med fagforeiningane Avdelingsleiarmøte felles -gjennomgang arbeidsbudsjett 2014 og søknadsbudsjett Utsending styresaker med arbeidsbudsjett og årsplan Styrehandsaming arbeidsbudsjett og årsplan 2014 Norsk Reiselivsmuseum Orientering om status byggeprosjekt og arbeid med finansiering av utstilling. Direktør orienterte om byggeprosjektet som i flg. Statsbygg, skal vere ferdigstilt i april Fagsjef Arnt Otto Øygarden deltar no på byggemøta saman med prosjektleiar Inge Marie von de Lippe. Det vert elles arbeidd vidare med å finansiere utstillingane. Prosjektgruppa arbeider med ein finansieringsmodell med fordelingsnøkkelen: 45% privat -/55% offentleg finansiering. Orientering frå møte onsdag på Kystmuseet med Flora kommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune Vedlikehaldssituasjonen for museumsbygga (administrasjonsbygg / utstillingsbygg) Tilkomst (her under også Keilevågbrua) Vidare leigeavtale/bruk av nothenget (Ausa) nytt båtmagasin Driftsutfordringar for museet Andre aktuelle saker Møtet mellom Sogn og Fjordane fylkeskommune, Flora kommune og MiSF var eit konstruktivt møte der partane avklarte status og diskuterte seg fram til vidare framdrift og oppfølging av dei ulike oppgåvene. Flora kommune signaliserte m.a. positiv vilje til å bidra til å få framdrift i saka om vedlikehaldssituasjonen for administrasjons- og utstillingsbygg. Kommunen vil også arbeide vidare med å løyse betre tilkomst til museet. MiSF avklarar evt. behov for å disponere Ausa ut over og går i dialog med Flora kommune om situasjonen. Fylkeskommunen har fått i oppdrag frå finansutvalet og sjå nærare på avtalane om driftstilskota til musea, og kommunane si rolle og deltaking i finansieringa. Orienteringane vert tatt til vitande Orienteringane vert tatt til vitande 3

4 Samrøystes SAK 26/2013: ENDRING AV 6 I VEDTEKTER FOR STIFTINGA MUSEA I SOGN OG FJORDANE Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: Viser til styrevedtak i sak 23/2012 med tilhøyrande fusjonsavtale dagsett mellom Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane og Stiftinga Norsk Kvernsteinsenter. Norsk Kvernsteinsenter er ny hovudavdeling i MiSF frå Hyllestad kommune er no ny vertskommune og blir ny medlem i rådet for MiSF. Vedtaket krev endring av 6 i Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane sine gjeldane vedtekter. /. Vedlegg: MiSF Gjeldande vedtekter dato Styret vedtar følgjande endring av 6 i Stiftinga musea i Sogn og Fjordane sine vedtekter; 5 Råd Stiftinga skal ha eit råd. Rådet sine oppgåver og mynde går fram av 7. Rådet sine medlemmer vert valde av fylkeskommunen, regionråda i fylket, vertskommunane for hovudavdelingane (Florø, Førde, Gloppen, Sogndal, Hyllestad) og vertskommunane for underavdelingane (Balestrand, Hornindal, Lærdal og Jølster), dei 5 eigarmusea, Høgskulen i Sogn og Fjordane, Biletkunstnarane i Sogn og Fjordane og Norske Kunsthåndverkere Vest-Norge. Kvar av dei som er nemnde ovanfor vel ein medlem til rådet. Valet gjeld for 4 år. Rådet skal årleg ha minst eitt møte innan 1. mai. Innkalling skal vere skrifteleg med minst to vekers varsel til rådsmedlemmene. Kopi av innkalling med vedlegg skal også sendast til dei organ som har valt medlemmer til rådet. Med innkallinga skal det føreligge sakliste, årsmelding, rekneskap og driftsbudsjett for inneverande år. Møte i rådet kan elles haldast når dette vert kravd av rådet sin ordførar eller 1/3 av rådet sine medlemmer. Slikt møte skal kallast inn skrifteleg med minst to vekers varsel. Rådet kan berre handsame dei saker som er nemnde i innkallinga. Rådet er vedtaksført når minst halvdelen av medlemmene er til stades. Vedtaket vert gjort med vanleg fleirtal. Ved stemmelikskap er ordføraren si stemme avgjerande. Styret vedtar følgjande endring av 6 i Stiftinga musea i Sogn og Fjordane sine vedtekter; 5 Råd Stiftinga skal ha eit råd. Rådet sine oppgåver og mynde går fram av 7. Rådet sine medlemmer vert valde av fylkeskommunen, regionråda i fylket, vertskommunane for hovudavdelingane (Florø, Førde, Gloppen, Sogndal, Hyllestad) og vertskommunane for underavdelingane (Balestrand, Hornindal, Lærdal og Jølster), dei 5 eigarmusea, Høgskulen i Sogn og Fjordane, Biletkunstnarane i Sogn og Fjordane og Norske Kunsthåndverkere Vest-Norge. 4

5 Kvar av dei som er nemnde ovanfor vel ein medlem til rådet. Valet gjeld for 4 år. Rådet skal årleg ha minst eitt møte innan 1. mai. Innkalling skal vere skrifteleg med minst to vekers varsel til rådsmedlemmene. Kopi av innkalling med vedlegg skal også sendast til dei organ som har valt medlemmer til rådet. Med innkallinga skal det føreligge sakliste, årsmelding, rekneskap og driftsbudsjett for inneverande år. Møte i rådet kan elles haldast når dette vert kravd av rådet sin ordførar eller 1/3 av rådet sine medlemmer. Slikt møte skal kallast inn skrifteleg med minst to vekers varsel. Rådet kan berre handsame dei saker som er nemnde i innkallinga. Rådet er vedtaksført når minst halvdelen av medlemmene er til stades. Vedtaket vert gjort med vanleg fleirtal. Ved stemmelikskap er ordføraren si stemme avgjerande. SAK 27/2013: YMSE Det var ikkje meldt inn saker under ymse. Harry Mowatt styreleiar Laura Kvamme Olin Johanne Henden Asbjørn Tyssen Kristian Systad Arild Hartman Eriksen Hege Lothe Anne-Marie Førde Direktør 5