Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 17:00 Møtested: Formannskapssalen, rådhuset Møtedeltakere: Per Walseth, leder Per-Arild Lyng, nestleder Arild Øyan Tove Grenstad Gunnar Lohse Kerstin Leistad Grete Hepsø Forfall: Andre møtende: Ordfører Terje Bremnes Granmo, rådmann Kristian Rolstad og Arvid Hanssen KonSek Kopi: Ordfører, rådmann, 1.varamedlemmer, Revisjon MidtNorge Sakliste 001/13 002/13 003/13 004/13 005/13 006/13 007/13 008/13 009/13 010/13 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - saksbehandling Plan, byggesak og landbruk Praksis knyttet til registrering og behandling av ulike henvendelser til ordfører. Forvaltningsrevisjonsrevisjonsrapport, KOSTRA-rapportering i Malvik kommune Bestilling av forvaltningsrevisjonsrapport - barnevern Bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi Årsmelding 2012 for kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte Orientering om brukerundersøkelse KonSek Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Habilitet eller forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ JanÅge Sneve Gundersen på telefon , eller e-post: jan.age.gundersen@konsek.no snarest mulig. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Walseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Jan-Åge Sneve Gundersen Rådgiver, Konsek

2

3 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 01/13 Arvid Hanssen 13/13-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll fra Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på 1

4 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - saksbehandling Plan, byggesak og landbruk Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/13 Jan-Åge Sneve Gundersen 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport og tilbakemelding på kommunestyrets vedtak i sak 31/12 den 7.mai Vedlegg Tilbakemelding fra rådmannen forvaltningsrevisjonsrapport Saksutredning Oppfølging av gjennomføring av vedtak knyttet til saker som kontrollutvalget legger frem for kommunestyret er en viktig oppgave. Mye av hensikten med forvaltningsrevisjon er at den skal bidra positivt i videreutviklingen av rutiner, til beste for kommunen og innbyggerne. Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sak 31/12 den Vedtaket gjengis: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig redegjørelse, innen utgangen av 2012 om hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp. Arbeidet med rutiner for å føre tilsyn med byggesaker prioriteres og rutiner ferdigstilles senest innen utgangen av Rapporten og saksfremlegget for kontrollutvalget og senere kommunestyret finnes på møtedato , sak 11/12. KonSek har i e-post av bedt om at tilbakemelding. Svar fra rådmannen er mottatt per e-post og senere per brev datert, , som følger som vedlegg i saken. Rutinebeskrivelsene er ikke vedlagt saken, men ligger på arkivsaken og er tilgjengelig. 2

5 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rådmannen har tatt utgangspunkt i forbedringspunktene i sin tilbakemelding og viser til konkrete punkter på prosedyrer og retningslinjer som er etablert som en følge av forvaltningsrevisjonen. Det er alikevel de organisasjonsmessige tiltakene med møter med ledere og faggrupper som er en viktig faktor for bedre internkontroll og oppfølging framover. Det er naturlig at ikke alle rutiner er blitt en naturlig del av arbeidshverdagen enda. Her kan det være aktuelt for utvalget å følge opp med en orientering og status om noe tid for å se hvordan implementeringen har satt seg. 3

6 4

7 5

8 Praksis knyttet til registrering og behandling av ulike henvendelser til ordfører. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/13 Arvid Hanssen /50-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Som et ledd i sitt tilsynsarbeid fikk kontrollutvalget en oppdatering fra rådmannen på kommunens rutiner og praksis for registrering av inngående henvendelser til kommunen, samt svar som blir gitt, i tilknytning til sak 36/12 i kontrollutvalgets møte den Bakgrunnen for dette var oppslagene i media primo november 2012 i forhold til ordførers utsagn knyttet til registrering/manglende registrering av e-post. Kontrollutvalget har som en av sine tilsynsoppgaver å påse at kommunen ikke bryter formelle bestemmelser og lovverk. Ordfører var forhindret fra å delta på kontrollutvalgets møte i desember. Rådmannen opplyste i møtet at de samme regler for registrering gjelder for ordfører og varaordfører, som for øvrige ansatte i kommunen. Rådmannen opplyste videre at det er utfordringer knyttet til henvendelser via ulike nye sosiale media som SMS og e-post. Utfordringene gjelder både i forhold til ansatte og politikere. Det er innholdet i -, ikke formen, som avgjør om henvendelser til kommunen skal journalføres. Er det henvendelse i en sak eller henvendelse som indikerer at det kan bli en sak, skal det foretas journalføring. Selv om det er gitt opplæring i lovverk og bestemmelser, kan vurderinger av om henvendelser er arkivverdige bli tolket ulikt. Kontrollutvalget var fornøyd med redegjørelsen fra rådmannen i møte , men ønsket at ordfører skulle orientere om sin praksis for registrering av henvendelser, og utfordringer knyttet til dette, i et senere møte. Ordfører deltar og vil gi kontrollutvalget en orientering i tilknytning til denne saken i møte Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av saksfremlegget har sekretariatet lagt opp til at kontrollutvalget gjennom orienteringen fra ordfører og egne spørsmål i møtet, kan få belyst praksis og utfordringer knyttet til henvendelser til ordfører. 6

9 7

10 Forvaltningsrevisjonsrevisjonsrapport, KOSTRA-rapportering i Malvik kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/13 Arvid Hanssen 216, &58, 12/59-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen bruke rapporten i arbeidet med ytterligere kvalitetssikring av arbeidet med KOSTRA-rapportering. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten innen utgangen av Vedlegg KOSTRA-rapport Malvik kommune Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 12/2012 en forvaltningsrevisjonsrapport om rutiner og praksis for rapportering av KOSTRA-data i Malvik kommune. Revisjon MidtNorge har levert forvaltningsrevisjonsrapporten Kostra-rapportering i tråd med denne bestillingen. Om KOSTRA Kommuneloven 49 pålegger kommunene å gi departementet løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer. KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er statens felles system for innsamling av data fra norske kommuner og fylkeskommuner som har som overordnet mål å bringe frem relevant, pålitelig og sammenlignbar styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Samtidig skal KOSTRA bidra til forenkling av innrapporteringen fra kommunesektoren til staten. Fra og med 2001 har rapportering etter KOSTRA-modellen vært obligatorisk for alle kommuner og fylkeskommuner. Korrekte KOSTRA-tall er et viktig virkemiddel for kommuner og fylkeskommuner fordi det gjør det mulig å sammenligne seg med andre med en viss sikkerhet for at tallene måler det samme. Dette kan gi ny og viktig innsikt i egen virksomhet. Det forutsetter imidlertid at det er høy kvalitet på innrapporteringen både i egen og andre organisasjoner. Det er to typer data som rapporteres i KOSTRA regnskapsdata og tjenestedata. Etter som Malvik kommune har lagt opp sin kontoplan etter strukturen i KOSTRA 8

11 skal dette føre til at regnskapsdata automatisk rapporteres riktig dersom posteringer i regnskapet gjøres riktig. I tillegg til regnskapsdata rapporteres det informasjon om ulike tjenester kommunen tilbyr. Dette baserer seg på data fra ulike registre, for eksempel i barnehage-, skole- og helsesektoren, i tillegg til en del manuelt innsamlede data. Rapportens innhold Rapporten besvarer følgende 2 problemstillinger: 1. Har kommunen lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og er praksis isamsvar med rutiner og prosedyrer? 2. Brukes KOSTRA-data til analyseformål? For å besvare disse problemstillingene vurderer revisor i henhold til standarden for forvaltningsrevisjon opp mot et sett med revisjonskriterier, utledet fra såkalte autorative kilder. I dette tilfellet tar revisor utgangspunkt i forskrift om kommunal rapportering (FOR ), og Kommunal- og regionaldepartementets veileder for KOSTRA-rapportering. Innenfor delproblemstilling 1 viser revisor til at det det oppnevnt KOSTRAansvarlig og at det er klart for de som arbeider med rapportering hvem dette er. I Malvik er arbeidet med tjenesterapporteringen delegert til virksomhetene, mens KOSTRA-ansvarlig kvalitetssikrer data. Det er utarbeidet et overordnet årshjul for KOSTRA-rapporteringen, og revisor konkluderer med at dette følges. Revisor mener likevel at det kan være behov for mer koordinert evaluering av rapporteringen. Revisor konkluderer med at det er gode rutiner i forhold til om nøkkelpersonell blir fraværende, men manglende prosedyrebeskrivelser kan i enkelte tilfeller medføre sårbarhet. Rutiner og kvalitetssikring ute i virksomheter fungerer i hovedsak godt. Enkelte ansatte har imidlertid et lite levende forhold til KOSTRA, herunder kunnskap om hvorfor de rapporterer og hva rapporteringene brukes til. Delproblemstilling 2 går på om KOSTRA-data brukes til analyseformål. Rapporten viser at Malvik kommune bruker KOSTRA-data aktivt både i det strategiske arbeidet og i dokumenter på overordnet nivå. Revisor antyder i rapporten at dataene brukes i noe mindre grad på virksomhetsnivå. Revisors hovedkonklusjon Revisors hovedkonklusjon er at Malvik kommune i all hovedsak har lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapporteringen av KOSTRA-data, men at det er noen utfordringer på enkelte områder. Bruk av KOSTRA-data i sentrale dokument og i det strategiskte arbeide viser at kommunen har et aktivt forhold til KOSTRA-data på overordnet nivå. På virksomhetsnivå kan det se ut til at dette ikke i like stor grad er tilfelle. En evaluering av rapporteringene vil kunne gi et grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen. Evalueringen kunne fungert som arena for å ta opp å avdekke mulige problemområder. 9

12 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten gir en god tilbakemelding om status for rutiner og bruk av KOSTRA i Malvik kommune. At rådmannen i sin høringsuttalelse i hovedsak er enig i revisors funn i rapporten, bør gi et godt grunnlag for at rapporten kan brukes aktivt som grunnlag for diskusjoner i virksomheter i kommunen. KOSTRA-data brukes av staten og internt i de enkelte kommuner. Det er derfor viktig med en gjennomgående forståelse i alle ledd for at rapporteringen blir mest mulig korrekt. Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å legge rapporten frem for kommunestyret med innstilling om å be rådmannen bruke rapporten i det videre arbeide i kommunen. 10

13 FORVALTNINGSREVISJON KOSTRA-rapportering Malvik kommune Desember

14 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - KOSTRA-rapportering

15 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Malvik kommunes kontrollutvalg i perioden mars desember Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Anne Gråberg /s/ Marianne Oddan /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Prosjektmedarbeider - KOSTRA-rapportering

16 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sammendrag Denne forvaltningsrevisjonen er utført i henhold til bestillingen fra kontrollutvalget i Malvik kommune. Grunnlaget for våre vurderinger er basert på gjennomgang av dokumenter, statistisk materiale og intervju med ansatte og ledelse. I tillegg har vi gjennomført en enkel spørreundersøkelse. Problemstillingene for undersøkelsen har vært: Har kommunen lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og er praksis i samsvar med rutiner/prosedyrer? Brukes KOSTRA-data til analyseformål? Problemstilling 1: Har kommunen lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og er praksis i samsvar med rutiner/prosedyrer? Undersøkelsen viser at Malvik kommune har oppnevnt en KOSTRA-ansvarlig slik KOSTRAVeileder anbefaler. Det er også klart for ansatte som jobber med rapportering hvem dette er og kontaktlinjene framstår som gode. Selve arbeidet med tjenesterapportering er delegert til virksomhetene, men KOSTRA-ansvarlig har en rolle i kvalitetssikring av data. Forhold som budsjettprosess, budsjettsystem og regnskapssystem bidrar til kvalitetssikring av regnskapsdata. At de i liten grad får tilbakemelding på feil fra SSB kan tyde på få feil i selve rapporteringsarbeidet. Samtidig er det en styrke at i den grad dette har vært tilfelle, har det blitt tatt tak i dette. Vi ser at kommunen i stor grad har praksis og rutiner for å sikre seg dersom nøkkelpersonell blir fraværende. Manglende prosedyrebeskrivelser kan allikevel i enkelte tilfeller medføre sårbarhet. Vi ser at det er etablert et årshjul hvor sentrale frister er beskrevet, og vi har et klart inntrykk av at virksomhetene vet når rapportering skal skje. De følges også godt opp med beskjed når dette skal gjennomføres og de purres opp ved behov. Det kan imidlertid se ut til at evaluering av rapporteringen ikke gjennomføres i tilstrekkelig grad. I følge veilederen bør en slik evaluering koordineres og gjennomføres samlet for organisasjonen, slik at KOSTRAansvarlig har grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og forbedre rapporteringen til neste år. Dette kunne og fungert som arena for å ta opp og avdekke mulige problemområder. På det enkelte virksomhetsnivå kan det se ut til at rutiner og kvalitetssikring for en stor del fungerer tilfredsstillende. Det blir gitt uttrykk for at kompetansen til de som har ansvar for, og - KOSTRA-rapportering

17 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge jobber med rapportering for en stor del er tilstrekkelig. På noen områder blir det imidlertid gitt uttrykk for vanskeligheter, og det er viktig at kommunen avdekker og tar tak i dette. Det kan også se ut til at ansatte innen flere virksomheter har et lite levende forhold til KOSTRA. Det er viktig at de som rapporterer er klar over hvorfor man rapporter og hva dataene skal brukes til. Vi ser at kommunen fremskaffer data ved å hente data fra andre datasystemer, noe som er i tråd med veilederen i KOSTRA. Kommunen ser ut til å ha utarbeida gode rutiner for kvalitetssikring når det gjelder IPLOS-systemet. Dette er viktig for kvaliteten på det som skal registreres av data. Innen andre fagsystem ser det imidlertid ut til å være vanskeligheter som vanskeliggjør korrekt rapportering. Når det gjelder rapportering av regnskapsdata spesifikt, er det det Værnesregion som har ansvar for dette. Selve utførelsen av rapporteringsgrunnlaget skjer i kommunen før dette sendes til VR. Rutiner og kvalitetssikring for utførelsen av rapporteringsgrunnlaget er derfor viktig i denne sammenheng. Ettersom kontoplan er knytta direkte mot KOSTRA-art og funksjon, unngår man konverteringsproblemer. Regnskapssystemet sikrer mot feilføringer og bidrar til å sikre kvalitet. Godt samarbeid mellom Værenesregion og alle ledd i organisasjon i Malvik kommune bidrar til kvalitetssikring av data, og korrekt bruk av kontoplan sikres hovedsakelig ved god dialog med Værensregion. Samarbeid og kommunikasjon med VR er da også etter revisors vurdering en viktig kilde for kvalitetssikring, og det er viktig med en god arena for at de problemområdene som skisseres av aktørene kan kommuniseres og tas tak i. Problemstilling 2: Brukes KOSTRA-data til analyseformål? Bruk av KOSTRA-data i sentrale dokument og i sitt strategiske arbeid viser at kommunen har et aktivt forhold til KOSTRA-data på overordnet nivå. På virksomhetsnivå kan det se ut til at dette ikke i like stor grad er tilfelle. Vår hovedkonklusjon at kommunen i all hovedsak har lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapportering av KOSTRA -data, men at de har noen utfordringer på enkelte områder. Bruk av KOSTRA-data i sentrale dokument og i sitt strategiske arbeid viser at kommunen har et aktivt forhold til KOSTRA-data på overordnet nivå. På virksomhetsnivå kan det se ut til at dette ikke i like stor grad er tilfelle. En evaluering av rapporteringen vil kunne gi et grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og - KOSTRA-rapportering

18 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge forbedre rapporteringen til neste år. Dette kunne og fungert som arena for å ta opp og avdekke mulige problemområder. - KOSTRA-rapportering

19 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Om KOSTRA Om organiseringen i Malvik kommune Undersøkelsesmetode Avgrensninger Problemstillinger Revisjonskriterier Metode Tilrettelegging for rapportering...14 Revisjonskriterier Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Rapportering av tjenestedata Rapportering av regnskapsdata...17 Data Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Rapportering av tjenestedata Rapportering av regnskapsdata...23 Revisors vurdering...31 Bruk av KOSTRA-data til analyseformål? Revisjonskriterier Data Bruk av rapporterte data til analyseformål...33 Revisor vurdering Høring Konklusjoner KOSTRA-rapportering

20 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - KOSTRA-rapportering

21 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1 Innledning Revisjon Midt-Norge fikk i brev fra kontrollutvalgets sekretariat (KonSek) datert bestilling av forvaltningsrevisjon vedrørende KOSTRA-rutiner i Malvik kommune. I dette kapitlet redegjør vi for bestillingen og gir noe bakgrunnsinformasjon om området generelt og om Malvik kommune spesielt. 1.1 Bestilling På bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon for vedtok kontrollutvalget i sak 12/122 å bestille en forvaltningsrevisjon som omhandler KOSTRA-rapportering i Malvik kommune. Vinklingen av prosjektet ble også tatt opp i kontrollutvalgets møte den Revisor har i samråd med kontrollutvalget gjennom deres sekretariat kommet fram til fokusområdene i undersøkelsen. 1.2 Om KOSTRA KOSTRA (KOmmune, STat, RApportering)3 er et felles system for innsamling og rapportering av data til Statisk Sentralbyrå (SSB), norske kommuner og fylkeskommuner. Det overordnete målet er å bringe frem relevant, pålitelig og sammenlignbar styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet både på tjenestenivå og på regnskapsnivå. Systemet skal bidra til forenkling av innrapporteringen fra kommunesektoren til staten. Rapportering etter KOSTRA-modellen har vært obligatorisk for alle kommuner og fylkeskommuner fra og med Korrekte KOSTRA-tall er et viktig virkemiddel for kommuner og fylkeskommuner fordi det gjør det mulig å sammenligne seg med andre med en viss sikkerhet om at tallene måler det samme. Dette kan gi ny og viktig innsikt i egen virksomhet. KOSTRA-rapporteringen skal gi informasjon om ressursbruk og tjenesteyting i kommuner/fylkeskommuner til flere brukere. Dette kan være både eksterne kommuner, politikere, departementer, andre statlige myndigheter, media mv. I tillegg kan kommuner bruke KOSTRA-data som et grunnlag for å vurdere egen tjenesteyting. Dette forutsetter imidlertid at det er høy kvalitet på innrapporteringen. KOSTRA er et standardisert system som i prinsippet skal være nøytralt for hvordan kommunen er organisert, fordi det tar utgangspunkt i de tjenester kommunen yter, ikke i kommunens egen organisering. 1 Behandlet i kontrollutvalget i sak 12/2010. Vedtatt i kommunestyret i sak 29/ Den Se - KOSTRA-rapportering

22 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge SSB har på bakgrunn av folkemengde, bundne kostnader per innbygger og frie disponible inntekter per innbygger gruppert kommunene i 29 kategorier. Gruppeinndelingen er ment som et hjelpemiddel til å foreta fornuftige sammenligninger av kommuner. Malvik kommune tilhører kommunegruppe 7, som er kategorisert som: «Mellomstore kommuner med lave bundne kostnader per innbygger, og lave frie disponible inntekter.» I 2008 tilhørte 31 kommuner denne gruppen. 1.3 Om organiseringen i Malvik kommune Figur 1 synliggjør organiseringen av Malvik kommune. Figur 1. Organisering av Malvik kommune Kilde: Nettsider Malvik kommune Organisasjonen består Rådmannsfunksjonen av består 2 av nivåer; rådmannsfunksjonen rådmannen, to og kommunalsjefer, virksomhetene. personal- og organisasjonssjef, økonomisjef samt støttefunksjoner og kommuneoverlege. Virksomhetene rapporterer til kommunalsjefene, mens støttefunksjonene er en - KOSTRA-rapportering - servicefunksjon for 10 20

23 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge virksomhetene og er organisert i en organisasjonsavdeling. Støttefunksjonene rapporterer til organisasjonssjefen. Undersøkelsen er avgrenset til i hovedsak å omhandle Virksomhet Kultur og Virksomhet Hjemmesykepleie. Virksomhet kultur består av 22 årsverk og har totalt 50 ansatte. Kultur har ansvar for blant annet kulturskole, idrettsbygg, forsamlingshus, bibliotek, museum og ungdomshus. Kultur har også en aktiv rolle i det forebyggende arbeidet mot rus og kriminalitet i kommunen. SLT-koordinator, som ligger under kultur, har et tverrfaglig arbeid med skole, politi, barnevern og PPT. Virksomhet Kultur har tre avdelingsledere for hhv Kulturskolen, Barn og unge og Idrett og friluftsliv. Hjemmesykepleien består av ca. 40 årsverk og har totalt ca. 70 ansatte. Døgnbasert hjemmesykepleie består av hjelp til personlig stell og pleie, medisinering, sprøytesetting, oppfølging og observasjon, tilrettelegging og hjelp ved måltider, veiledning og opplæring i selvhjelpstrening, tilsyn med definert formål, hjelp til å koordinere hjelpetiltakene med andre tjenester og akutt hjelp og tilsyn i hjemmet ved bruk av trygghetsalarm. 2 Undersøkelsesmetode I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke kriterier revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres og her. 2.1 Avgrensninger Prosjektet skal rette fokus mot rutiner, kompetanse og praksis for rapportering av KOSTRAtall i Malvik kommune. Som vist til innledningsvis, består KOSTRA-tall i utgangspunktet både av regnskapsdata og av tjenestedata. Det er mulig å bruke utelukkende regnskapsdata eller tjenestedata, men i analysesammenheng vil det ofte være nødvendig å bruke en kombinasjon av disse. Revisor mener det derfor er naturlig at både regnskapsrapportering og tjenesterapportering til SSB omfattes av prosjektet. Malvik kommune er ledet etter en tonivåmodell, og mye ansvar er derfor delegert til virksomheter som fungerer selvstendig. Dette innebærer at mange har en større eller mindre rolle i forbindelse med KOSTRA-rapporteringen. God kvalitet på rapporterte data betinger at alle som har en oppgave i rapporteringen har et eierforhold til det som rapporteres og en felles forståelse av hva som skal rapporteres. For prosjektet har det derfor vært viktig å få klarlagt i hvilken grad det er lagt sentrale føringer for rapporteringsarbeidet, og i hvor stor grad det er etablert rutiner som sikrer lik forståelse og praksis for rapporteringen. - KOSTRA-rapportering

24 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Revisor har lagt hele den administrative kommuneorganisasjonen til grunn for vurdering av om det er etablert rutiner på overordnet nivå for rapporteringsarbeidet. I tillegg har revisor sett på praksis i virksomhetene, og om den er i samsvar med kommunens rutinebeskrivelser og bestemmelser i SSB. Virksomhetene representerer ulike fagområder og har ulike utfordringer knyttet til blant annet lokalisering og kompetanse. Selv om man har etablert gode rutiner for hvordan grunnlagsdata for rapporteringen skal foregå og for å sikre tilstrekkelig kompetanse i organisasjonen, har vi funnet det hensiktsmessig å undersøke noen områder nærmere for å se om rutinene faktisk etterleves. Vi har valgt ut 2 tjenesteområder som vi har undersøkt nærmere. Som vist til tidligere har vi valgt Hjemmesykepleien og Kultur fordi dette er to ulike områder som kan synliggjøre ulike utfordringer ved KOSTRA-rapportering, eksempelvis knytta til system for rapportering. Vi har ikke vurdert om de rapporterte dataene for Malvik kommune er korrekte eller ikke. 2.2 Problemstillinger Vi har to problemstillinger: Problemstilling 1: Har kommunen lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og er praksis i samsvar med rutiner/prosedyrer? Problemstilling 2: Brukes KOSTRA-data til analyseformål? 2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriter er krav, forventninger eller referanser som innsamlet data vurderes opp mot. Kriteriene hentes for eksempel fra lov, forarbeider, veiledere eller politiske vedtak. Alle kriterier skal komme fra autoritative kilder. Revisjonskriteriene skal være relevante, konkrete og i samsvar med de kravene som gjelder som gjelder for forvaltningsrevisjon innenfor den aktuelle tidsperioden. Krav til KOSTRA-rapportering følger av kommunelovens 49 og forskrift om rapportering fra kommuner av 15. desember Forskrift om rapportering fra kommuner har vært gjeldende fra 1. januar 2001, noe som betyr at KOSTRA-rapportering fra kommunene har vært obligatorisk i 11 år. Kommuneloven slår fast at kommuner skal rapportere fortløpende over ressursbruk og tjenesteyting til departementet for bruk i nasjonale informasjonssystemer. I lovens 49 står følgende: - KOSTRA-rapportering

25 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1. Kommuner plikter å gi departementet løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer. 2. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om hvordan slik informasjon skal frembringes, stilles opp og avgis. Utdypende krav er gitt i forskriftenes 8. Her stadfestes det at det er kommunen selv som er ansvarlig for innrapporterte data. Videre regulerer forskriften detaljene i hvordan og på hvilket tidspunkt rapporteringen skal skje. Rapporteringen skjer til SSB som har utarbeidet veiledere for ulike sider av rapporteringsarbeidet. I tillegg har Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) utarbeidet en veileder for kvalitetssikring av data og en årlig hovedveileder for rapportering av regnskapsdata. Kriteriene vil bli utdypet i kapitlene som omhandler de to delproblemstillingene. 2.4 Metode Hovedhensikten i datainnhentingen i denne undersøkelsen har vært å få kunnskap om hvilke data som er rapport til SSB og hvordan disse er utarbeidet. Informasjonsgrunnlaget er basert på gjennomgang av dokumenter, statistisk materiale og intervju med ansatte og ledelse. Vi har gjennomført et oppstartsmøte hvor konstituert rådmann og økonomisjef deltok. I tillegg har vi gjennomført en enkel spørreundersøkelse retta mot alle virksomhetslederne i kommunen. For å kunne gjøre en etterkontroll av om rutiner for rapportering fungerer i praksis har vi vurdert det som hensiktsmessig å velge ut en stor virksomhet med en betydelig del av kommunebudsjettet og en liten virksomhet med begrensede ressurser, også når det gjelder rapportering. For å få dybdekunnskap og innsikt i hvordan rapportering fungerer i praksis, om hvilke rutiner som er etablert på området og hvilket forhold sentrale personer i virksomhetene har til rapporterte KOSTRA-data har vi gjennomført intervju. Vi har gjennomført intervju med regnskapsleder for Værnesregion, og innen virksomhetene Hjemmesykepleien og Kultur har vi intervjuet virksomhetsledere og andre ansatte som har oppgaver og sentrale funksjoner for KOSTRA-rapportering. Vi har også innhentet informasjon fra oppdragsansvarlig revisor for - KOSTRA-rapportering

26 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge den finansielle revisjonen i kommunen.4 Dette er informasjon som utfyller øvrig data innen regnskapsrapportering. Totalt har vi gjennomført intervju med 12 personer. Alle referatene fra intervjuene er verifisert. For å sikre bredden i informasjonsgrunnlaget, har vi i tillegg innhentet informasjon fra et spørreskjema med likelydende spørsmål som er sendt til alle virksomhetslederne i Malvik kommune. Vi har mottatt svar fra 14 av kommunens 16 virksomheter. Vi har gjennomgått sentrale dokumenter som beskriver rutiner, retningslinjer og prosedyrer som er sentrale for produksjon av grunnlag for KOSTRA-data. Videre har vi gjennomgått områder der Malvik kommune har benyttet KOSTRA-data til ulike formål for å få innsikt i hvordan slike data blir brukt og i hvilken grad usikkerhet ved tallene blir håndtert. For helsesektoren foregår rapportering til KOSTRA gjennom fagsystemet Profil der IPLOS5 er integrert. Helsestasjon og legekontorene benytter fagsystemet Winmed helse og Winmed allmenn. Vi har også kartlagt rutinene rundt rapportering fra disse fagsystemene. I tillegg til en oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har en prosjektmedarbeider deltatt i prosjektet, og en styringsgruppe på to personer har kvalitetssikret undersøkelsen. Bredden og omfanget av data som er innhentet fra ulike kilder tilsier at revisor har et egnet grunnlag for å vurdere de problemstillingene som er angitt for forvaltningsrevisjon. 3 Tilrettelegging for rapportering Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 1: Om det er lagt til rette for tilfredsstillende rapportering av KOSTRA-data i Malvik kommune og om praksis er i samsvar med rutiner/prosedyrer. Som vist til tidligere er det visse forhold som bør være på plass for å sikre god rapportering av KOSTRA-data. Formålet med denne problemstillingen er å undersøke om slike forhold er på plass i Malvik kommune, og om de etterleves i praksis. 4 Revisjon Midt-Norge 5 IPLOS: Individbasert Pleie- og OmsorgsStatistikk. IPLOS er betegnelsen på et nasjonalt helseregister som skal danne grunnlag for nasjonal statistikk for pleie- og omsorgssektoren. Det er et verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og for statlige myndigheter. - KOSTRA-rapportering

27 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Data er hentet fra intervju med ansatte i kommunen og fra lønn og regnskap Værnesregion, fra dokumenter og fra SSB. 3.1 Revisjonskriterier De revisjonskriteriene vi legger til grunn i dette prosjektet er kommuneloven 49a) og tilhørende forskrift om rapportering (FOR nr. 1425). Videre er veiledere i KOSTRA kilder for kriterier Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner angir i 8 at kommunen selv er ansvarlig for å kvalitetssikre rapporterte data. Til hjelp for arbeidet med å sikre god kvalitet på KOSTRA-rapporteringen har Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) gitt ut Veileder KOSTRA - Kvalitetssikring og verifisering av data i kommuner og fylkeskommuner (2003). Veilederen er anerkjent som autorativ beskrivelse av nødvendig kvalitet i rapporteringen. Veilederen skisserer en systematisk framstilling av "beste praksis" på rutiner for rapporteringsarbeidet. Hensikten med veilederen er å sette søkelys på kvalitetssikring av prosesser rundt rapporteringen, slik at det skapes tiltro til kvaliteten på dataene. For å sikre god kvalitet på rapportere KOSTRA-data fra kommunen må det være etablert rutiner som bidrar til å sikre god kvalitet. I tillegg må de som legger inn tallene ha tilstrekkelig kunnskap om, og forstå rutinene likt. Det er også viktig å vurdere om rutinene er tilstrekkelige til å gi en god rapportering. Dette kan gjerne gjøres som en del av en systematisk evaluering av rutinene. Veilederen anbefaler etablering av årshjul hvor sentrale krav og frister samt fordeling av oppgaver og ansvar bør være beskrevet. Evaluering av rapporteringen i ettertid bør også inngå. Ved å rette oppmerksomheten på avdekkede feil og svakheter i rapporteringen, kan man endre rutiner og dermed forbedre rapporteringen til neste år. En slik evaluering bør koordineres og gjennomføres samlet for organisasjonen, slik at KOSTRAansvarlig har grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Veilederen anbefaler at det oppnevnes en KOSTRA-ansvarlig i hver kommune. KOSTRAansvarlig bør sørge for å utvikle og vedlikeholde rutiner som sikrer mest mulig korrekt og rettidig rapportering. For de øvrige i kommunen som deltar i rapporteringsarbeidet, må oppgaver, frister og ansvar være entydige og klare. Rutinene bør sikre at viktig informasjon fra SSB blir gjennomgått og gjort kjent for alle som er involvert i rapporteringen. Endringer i forhold til tidligere års rapporteringskrav må innarbeides i rutinene og kommuniseres til alle involverte parter. - KOSTRA-rapportering

28 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Da det er rapportering av både tjenestedata og økonomiske data, er det som regel mange personer involvert i arbeidet med å framskaffe data for rapportering. Dette medfører behov for gode rutiner for kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet, og forutsetter at mange har kompetanse på området. Det er flere mulige feilkilder i de innrapporterte data, som kan skyldes ulik forståelse av hvordan opplysningene skal framskaffes, ulik kompetanse hos de som gjennomfører rapporteringen og ulik ressursinnsats for å få fram korrekte data. Veilederen uttrykker også at KOSTRA-ansvarlig må vurdere om det er behov for å styrke kompetansen på noen områder. Det er viktig at kompetanseoverføring sikres ved skifte av personell. Rapporteringsforskriften fastsetter at det er kommunen selv som er ansvarlig for å sikre tilstrekkelig kvalitet på rapporterte data. Det er derfor en forutsetning at de som er involvert i rapporteringen er kjent med premissene for hva som skal rapporteres. Dette medfører at det må være nødvendig kompetanseoppbygging på området i organisasjonen. Skriftliggjøring av rutiner og prosedyrer for fremskaffing av KOSTRA-data bør være nedtegnet, for å sikre en god kvalitetssikring i kommunen. Dette gjør kommunen mer robust ved utskifting av medarbeidere, og vil sikre en mer entydig forståelse av hva som skal rapporteres. Ifølge Veileder KOSTRA - Kvalitetssikring av registrering og verifisering av data rutine for kvalitetssikring inkludere en systematisk vil en god gjennomgang og oppfølging av tilbakemeldinger fra SSB på eventuelle feil i rapporteringen. Som et ledd i effektivisering av måten å framskaffe data på, anbefaler SSB å bruke fil-uttrekk der dette er mulig. Dette innebærer å hente opplysninger fra andre IT-systemer, som grunnlag for å rapportere data til KOSTRA Rapportering av tjenestedata Det er viktig at de som rapporterer er klar over hvorfor man rapporterer og hva dataene skal brukes til. For tjenestedata er det fagpersonell som henter ut data og gjennomfører rapporteringen. For å sikre god kvalitet på data er det viktig at det finnes informasjon om hvor data er hentet fra og hvilke forutsetninger som er lagt til grunn for framskaffelsen. Denne type informasjon bør dokumenteres for hver fagansvarlig som rapporterer. Slik dokumentasjon bidrar til å sikre like forutsetninger for rapporteringen over tid og dermed større sammenliknbarhet fra år til år. Grunnlaget for registrering av opplysninger i skjemaene kan gjerne være hentet fra fagprogrammer eller forsystemer. Dette vil for - KOSTRA-rapportering - eksempel være Grunnskolens 16 26

29 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge informasjonssystem (GSI6 ) for skolene i Norge. Det er dermed viktig å ha et godt system for å gjennomføre løpende registrering i fagprogrammene Rapportering av regnskapsdata I forbindelse med regnskapsrapporteringen utarbeides årlig en Hovedveileder som angir hvilke arter og funksjoner som skal benyttes til rapporteringen. Hovedveilederen lister opp de ulike artene og funksjonene gruppert for kommuner, og gir en nærmere forklaring til i hvilke tilfeller de skal benyttes. For å gi mest mulig enhetlige og sammenliknbare data skal regnskapsrapporteringen skje etter en standardisert kontoplan som gjelder for alle kommuner. Dette innebærer at alle regnskapsdata i en kommune eller kommune må kunne konverteres over til KOSTRAfunksjoner og KOSTRA-arter, og obligatorisk inndeling i balansekapitler og sektorer. KOSTRA-funksjon er knyttet til hvilke typer behov tjenestene skal dekke, mens KOSTRA-art gjenspeiler hvilke typer inntekter eller utgifter som er brukt. For eksempel KOSTRA-funksjon 201 for førskole og 202 for skole, og KOSTRA-art for lønnsutgifter og kjøp av varer og tjenester. 3.2 Data Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet I Malvik kommune er økonomisjefen KOSTRA-ansvarlig. Som KOSTRA-ansvarlig har økonomisjefen en sentral rolle i arbeidet med KOSTRA-rapportering. I intervju får vi opplyst at dersom økonomisjefen blir fraværende vil kommunen kjøpe tjenesten fra Værnesregionen. Regnskapsleder i Værnesregiorn har kompetanse på områder og har i perioder vært leid inn ved behov. I kommunen er det etablert årshjul hvor sentrale krav og frister for rapportering er beskrevet. I tilsendt årshjul fra kommunen ser vi at årshjulet inneholder handlinger på et overordnet nivå som årsberetning og KOSTRA -analyse. Kommunen rapporterer fullstendig på alle variabler og økonomisjefen har en gjennomgang for å se hva som mangler rundt fristen for innrapportering den 15. februar. Økonomisjefen kvalitetssikrer også data som er rapportert for store avvik månedlig. I oppstartsmøtet vises 6 GSI er Norges offisielle oversikt over grunnskoleundervisningen. Utdanningsdirektoratet er ansvarlig. - KOSTRA-rapportering

30 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge det til at virksomhetsledere eller andre gjennomgår data før innrapportering for å kvalitetssikre data. I tillegg evalueres data i lederteam. I oppstartsmøtet vises det videre til at det i budsjettprosessen er dialog vedrørende kostraveilederen. Endringer i kostra-veilederen fra et år til et annet er uthevet med rød skrift og dette sørger for at man er oppdatert på endringer. Arena, budsjettsystemet, fungerer som et godt styringsverktøy og gir virksomhetslederne full oversikt. Virksomhetsledere har eget budsjettansvar i Arena, og kommunen er avhengig av at virksomhetslederne følger opp budsjettene og regnskapene. Økonomisjefen på sin side støtter opp alle virksomhetslederne. Lønnssystemet er integrert med regnskapssystemet. Det har vært litt problemer med å få rapportert riktig hel- og deltid. Det er funnet avvik og det måtte gjøres en manuell jobb for å korrigere dette. Andre problemområder er eksempelvis når nytilsatte blir ansatt i stilling på en funksjon, mens de i virkeligheten jobber på flere funksjoner. Dette er i følge økonomisjef utfordrende, men avdekkes gjennom regnskapsrapportering eller ved budsjettering. I oppstartsmøtet vises det til at det gjennomføres mange, gode kontroller, og at virksomhetene er flinke til å si fra dersom de finner feil. I budsjettoppfølgingene har man også fokus på samsvar mellom regnskapsdata og tjenestedata, som i mange tilfeller kan være et problem. Kommunen har opplevd få tilbakemeldinger fra SSB på feilrapporteringer. I de tilfellene dette har skjedd, er dette blitt tatt tak i og rettet opp i Rapportering av tjenestedata Alle tjenesteområdene utfører tjenesterapportering og virksomhetslederne rapporterer direkte til SSB. I rapporteringsarbeidet kommuniserer økonomisjefen med hver enkelt virksomhet og hvem som skal fylle ut skjemaene for rapportering av tjenestedata defineres av linjestrukturen. Økonomisjefen sender ut e-post med liste over hvem som skal fylle ut de ulike skjema i god tid før fristen. Her er Kostra-veileder med endringer, påloggingsinformasjon til SSB og øvrig oppdatert informasjon om KOSTRA-rapporteringen vedlagt. Økonomisjef sender også påminnelse på datoen dersom han ser at noen ikke har rapportert. I følge økonomisjefen er det ikke etablert noe felles kommunikasjon på tvers av virksomhetene. Dette fordi det jobbes med så mye forskjellig i de enkelte virksomhetene at det er hensiktsmessig å forholde seg til eget område. - KOSTRA-rapportering

31 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Rapportering av tjenestedata - Kultur Ved innrapportering av tjenestedata henter virksomhetsleder inn data fra regnskapssystem, lønnssystem og fra avdelingslederne som sitter på de enkelte ansvarsområdene. Dette kan dreie seg om åpningstider, tilskudd til barn, antall km tursti, antall årsverk og lignende. Innhenting av data fungerer i følge virksomhetsleder greit, og han gir uttrykk for at kvaliteten på rapporteringen er god. Virksomhetsleder anser kompetansen blant de som er involvert i tjenesterapporteringen til å være tilstrekkelig og går i utgangspunktet ut fra at regnskapstallene er reelle og stoler på at data som rapporteres til han fra andre er riktige. I tillegg kontrollerer han data selv så langt det er mulig og sammenligner tallene som ble rapportert fra fjoråret. Han har så langt ikke mottatt melding om feilrapportering. Virksomhetsleder sender e-post til økonomisjefen når han er ferdig med rapporteringsarbeidet. Det gjennomføres ingen systematisk evaluering av rapporteringen, men rapporteringen evalueres forløpende i forbindelse med årsrapporteringen. Dersom virksomhetsleder blir fraværende, er det virksomhetsleders overordnede som tar ansvar for rapportering. Virksomhetsleder er generelt sett fornøyd med prosedyrene og hvordan rapporteringen fungerer både mht informasjon og veiledning. Han påpeker imidlertid et usikkerhetsområde vedrørende det forebyggende arbeidet i kommunen. Han er usikker på om det som rapporteres dekker hele området og om alle kostandene blir synliggjort. Han er usikker på om dette fanges av totalrapporteringen for kommunen. Avdelingslederne viser til at bortsett fra at de kan få spørsmål vedrørende konkret informasjon i tilknytning til rapporteringen, har de et lite aktivt forhold til KOSTRA. Det blir imidlertid vist til at KOSTRAdata er tema i uformelle fora på spesifikke områder hvor de avviker fra resultat i andre grupperinger Rapportering av tjenestedata - Hjemmesykepleien Grunnlaget for rapporteringen hentes ut fra fagsystemet Profil. Virksomhetsleder samarbeider med andre virksomheter, f.eks Boligtjenesten for å kvalitetssikre opplysninger som legges inn i Profil. Ved nye henvendelser vedørende tildeling av tjenester foretas en kartlegging av bruker. Etter en vurdering legges data direkte inn i kartleggingsverktøyet IPLOS, og det er totalt 20 personer som legger inn data i IPLOS. Personer som har tilgang til å legge inn data i IPLOS er ansatte nærmest brukerne og de må ha treåring høgskoleutdanning. Denne gruppen benevnes som 3-åringer. Målet er at registering i IPLOS skal skje fortløpende. Det blir gitt utrykk for at dette kan være utfordring i en hektisk hverdag, men de har planer for å sikre - KOSTRA-rapportering

32 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge dette enda bedre med å få inn en rutine med arbeidslister hvor noen skal gå inn å sjekke opplysningene med jevne mellomrom. Grunnen til at de ønsker å sikre dette bedre et at det ikke alltid har vært riktig til enhver tid, og i forbindelse med samhandlingsreformen kreves det at sykehusene og ulike team skal ha oppdatert informasjon i større grad enn før. Fag- og utviklingskoordinator og ytterligere en ansatt tar ut statistikk/mangelfull rapportering fra IPLOS hver tredje måned. For å fange opp data som ikke har blitt registret fortløpende sendes dataene på rundgang til saksbehandlerne for gjennomgang. Korrekt registering i fagsystemene sikres også ved hjelp av de kontrollene virksomhetsleder foretar i forbindelse med årsrapporteringen av tjenestedata til SSB/KOSTRA. Disse kontrollene er av typen sjekk av rimelighet på data eksempelvis ift fjorårets data og kontrollsummeringer. I tillegg samarbeider virksomhetsleder med andre virksomheter for å kunne innhente relevant data, f. eks data vedørende dagtilbud. Ut over dette gjennomføres det ingen form for evaluering av siste års rapportering på deres nivå. Generelt har virksomheten rutiner og kartleggingsskjema som beskriver hvilken informasjon som skal legges inn i fagsystemene og de har intern rutinebeskrivelse over når og hvem som skal gjøre hva i forhold til den enkelte bruker. Det er imidlertid ikke laget prosedyrebeskrivelser for kvalitetssikring av dataene, noe som i følge virksomhetsleder og fag- og utviklingskoordinator kunne vært nyttig. Virksomhetsleder mener kompetansen blant de som er involvert i tjenesterapporteringen er tilstrekkelig. Kompetansen sikres gjennom fast årlig opplæring av alle 3-åringer. Dette gjelder både nyansatte og de som har jobbet der lenger. Dette sikrer at nyansatte får opplæring og andre får repetisjon. Denne opplæring holdes av en egen IPLOS-gruppe. Nyansatte 3åringer har ikke tilgang til å legge inn data i IPLOS før de har fått denne opplæringen. De sitter i grupper med flere personer når data skal legges inn i IPLOS, og kan diskutere seg i mellom. Kompetanseoverføring ved fravær sikres ved at de jobber i grupper og mange har samme kompetanse. Dersom virksomhetsleder er fraværende vil fag- og utviklingskoordinator overta ansvaret for rapportering. Fag- og utviklingskoordinator kjenner godt til fagprogrammene og arbeidsoppgavene i tilknytning til rapportering. Virksomhetsleder og fag- og utviklingskoordinator gir utrykk for at det kan være en del å hente på evalueringer av rapporteringen både innad i virksomheten og for hele kommunen. De mener også det ville vært en fordel med opplæring både i forhold til KOSTRA- - KOSTRA-rapportering

33 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge rapportering og bruken av tallene for å vite hva som ligger bak tallene og for å lære å bruke dataene mer. For et par år siden fikk virksomheten beskjed fra SSB om at rapporteringen vedrørende omsorgsboliger var mangelfull. Dette ble da korrigert og har ikke vært et problem siden. De har ikke fått beskjed om feil ved rapporteringen på andre områder de seneste årene Rapportering av tjenestedata - øvrige virksomheter Nedenfor synliggjør vi resultatet for hva de øvrige virksomhetene har svart på spørsmål vedrørende tjenesterapportering. Barne og familietjenesten Fagleder ved barneverntjenesten rapporterer kvartalsvis gjennom fagsystemet Familia. Virksomhetsleder rapporterer èn gang i året vedrørende årsverk, tjenestetilbud etc for helsesøstertjenesten og barneverntjenesten direkte til SSB. De har ingen prosedyrebeskrivelse for rapportering, men korrekt rapportering sikres ved opplæringstiltak og ved at flere ansatte samarbeider ved samling og innsending av data. De vurderer kompetansen for rapportering som tilstrekkelig og i tillegg til at økonomisjef er kontaktperson, har de en egen superbruker i tjenesten. Kompetanseoverføring sikres muntlig og ved praktisk veiledning. De oppdateres i veiledere ved behov. Tjenesten har ingen systematisk evaluering av rapporterte data. Barnehage Virksomheten rapporterer direkte til SSB og Kunnskapsdepartementet. Virksomheten har en virksomhetsleder og syv styrere/avd.ledere, 50% økonomimedarbeider og en saksbehandler/merkantil 100%. Styrerne rapporterer gjennom årsmelding hvert år. Saksbehandler gjør disse klare og registrerer regnskap som igjen kvalitetssikres av økonomimedarbeider. De har ingen prosedyrebeskrivelse for rapportering, men har noen rutinebeskrivelser i tilknytning til arbeidsfordeling iht. de ulike rollene som har ansvar for utfylling og innhenting av data. Data som f.eks årsverk, antall barn, alder og oppholdstid blir kvalitetssikret både fra styrer, økonomimedarbeider og saksbehandler. Etter virksomhetslederes vurdering har de ikke tilstrekkelig kompetanse for KOSTRA-rapportering. Det er behov for å styrke kompetansen ved å få en felles forståelse av viktigheten av at alle opplysninger er korrekt meldt inn og hvorfor dette er av stor betydning. Spesielt når det gjelder hvilke kostragruppe kommunen tilhører og at de sammenligner seg med andre kommuner i en slik gruppe. Det gjennomføres ingen form for evaluering, men de har drøftet hvordan data kan kvalitetssikres. Ved usikkerhet er SSB og økonomisjef kontaktpersoner. - KOSTRA-rapportering

34 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge FDV-Kommunalteknikk Ved denne virksomheten er det det enkelte tjenesteområde som har ansvar for rapportering. Korrekt registering skjer ved kontinuerlig oppdatering. De rapporterer på bakgrunn av veiledere og ved usikkerhet kontakter de SSB. Kompetanseoverføring betegnes som vanskelig, og det gjennomføres ikke noen form for evaluering av rapporterte data for tjenesten. Hommelvik bo- og servicesenter og Malvik sykehjem Ved begge disse virksomhetene registreres data ved fagsystemet IPLOS og det rapporteres direkte til SSB. Øvrig registrering skjer ved at virksomhetsleder rapporterer direkte til SSB. Korrekt registrering sikres ved opplæring i IPLOS og i fagsystemet Profil. Ved begge virksomhetene gis det utrykk for at det er behov for økt kompetanse for å ta ut rapporter og tolke tallene. Kompetanseoverføring sikres ved årlig opplæring i IPLOS og opplæring av nytilsatte. Det vises til egen IPLOS-gruppe i kommunen som jobber med å kvalitetssikre, lage prosedyrer og gi opplæring. Det tas ut jevnlige rapporter fra IPLOS for kontroll av feilrapportering. Ellers gjennomføres ikke noen form for evaluering av KOSTRA- rapporteringen. Hommelvik skole, Vikhammer skole, Hommelvik ungdomsskole, Sveberg skole, Saksvik skole Ved skolene skjer rapportering til KOSTRA/SSB gjennom GSI.7 Rapporteringen til GSI skjer sentralt i kommunen, men det er rektorene som rapporterer grunnlagstall som antall elever, lærere osv.. Fra noen av virksomhetslederne fikk vi til svar på spørreundersøkelsen at de ikke rapporterte KOSTRA-tall og at de derfor ikke kunne svare på spørsmålene. Vi fant det derfor nødvendig å presisere forholdet mellom KOSTRA-rapportering og ulike system og at vi i vår spørreundersøkelse hadde fokus på om det er lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapporteringen uavhengig av hvilket system det rapporteres gjennom. Vi ser allikevel at usikkerhet om dette forholdet preger de svarene vi har fått; spørreskjemaet er til dels mangelfullt utfylt, det er gitt flere henvisninger til at de ikke rapporterer til KOSTRA og at de heller ikke har et forhold til dette. Vi har til en viss grad fått til svar at overlapping og opplæring og støtte sentralt er med og sikrer kompetanseoverføring når nøkkelpersoner slutter. Videre at man benytter seg av veileder til GSI-rapportering og gjennomgang av egne data for å sikre korrekt registrering av data. 7 Grunnskolens informasjonssystem - KOSTRA-rapportering

35 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge NAV Malvik Ved NAV Malvik introduksjonsstønad. rapporterer Ikke all de på sosialkontor informasjon ligger til og kvalifiseringsprogram NAV, så tall og vedrørende gjeldsrådgivning/boliger må hentes fra annen virksomhet i kommunen. Dette er uproblematisk. Når det gjelder introduksjonsstønad rapporterer fagansvarlig. Dette går også greit. To av saksbehandlerne jobber med økonomisk sosialhjelp. De har vanskeligheter med å få riktige tall ut fra fagsystemet Velferd. Velferd er et relativt nytt fagsystem for økonomisk sosialhjelp, men virksomheten hadde samme utfordring med Oscarsystemet. Hvert år får de en lang liste med ting som må rettes opp, og de klarer ikke å finne ut hva de gjør feil. Det er forsøkt å ta dette opp med leverandør av fagsystemet, uten at de har kommet nærmere noen løsning av problemet. De gir uttrykk for å ikke ha tilstrekkelig kompetanse på området. Faste personer rapporterer, men kompetanseoverføring oppleves som tilfeldig for Velferd siden de ikke har god nok kompetanse på området. Økonomisjef er kontaktperson i kommunen, i tillegg har de egen kontaktperson på fagsystemet Velferd. De gjennomfører evaluering av rapporterte data og det meste er greit unntatt tallene på økonomisk sosialhjelp Rapportering av regnskapsdata Regnskapsleder i Værnesregion (VR) er fagansvarlig for KOSTRA innenfor regnskap. Værnesregionen har i oppgave å rapportere regnskapsdata for Malvik kommune direkte til SSB/KOSTRA. I følge regnskapsleder hos VR ble VR etablert for å samle høy kompetanse og for å redusere kommunenes sårbarhet. Sju personer utfører dette arbeidet hos VR, hvorav er to-tre ansatte vanligvis jobber mot Malvik. Regnskapsleder i VR gir uttrykk for at de har et tett og godt samarbeid og jevnlig kommunikasjon med KOSTRA- ansvarlig/økonomisjefen i Malvik kommune. I figur 2 nedenfor synliggjør vi den faktiske prosessen fra faktura utstedes til talldata rapporteres til KOSTRA. - KOSTRA-rapportering

36 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 2. Prosessbeskrivelse KOSTRA-rapportering. Regnskap. Kilde: Revisjon Midt-Norge Som figuren viser skjer selve utførelsen av rapporteringsgrunnlaget i kommunen. Opplysningene videresendes deretter til VR for kontroll. Artene defineres ut fra kommunestrukturen. Ved feilføring av arter korrigeres dette av VR. I følge regnskapsleder skjer feilføring sjelden, men VR jobber hele tiden for å høyne kvaliteten på det som rapporteres. Som vist til tidligere skjer selve utførelsen av rapporteringsgrunnlaget i kommunen før dette sendes til VR. Rutiner og kvalitetssikring for utførelsen av rapporteringsgrunnlaget er derfor viktig i denne sammenheng. Nedenfor presenterer vi først data vedrørende rutiner og kvalitetssikring for rapporteringsgrunnlaget fra virksomhetene Kultur og Hjemmesykepleien. Deretter presenterer vi data fra de andre virksomhetene. Avslutningsvis har vi fokus på det samme forholdet i Værnesregion. - KOSTRA-rapportering

37 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Malvik kommune - Kultur Virksomhetsleder anviser, mens attestering og kontering foretas av avdelingsledere og øvrig personell, totalt fem personer. Ved fravær av personell tar i følge virksomhetsleder andre over ansvar og arbeidsoppgaver. Dette gjelder både for virksomhetsleder selv og for de øvrige i virksomheten med dette ansvarsområdet. Dette fungerer i følge de vi har intervjuet på en god måte. Virksomhetsleder mottar regnskapet fra økonomisjefen kvartalsvis og får anledning til å kommentere dette. Virksomhetsleder rapporterer direkte til økonomisjefen. Innad i virksomheten har de månedlige møter hvor de diskuterer hvordan de ligger an. Virksomhetsleder mener det er et stort behov for å rydde opp i forhold til oppfølging av budsjett. Han er ikke fornøyd med de redskapene han har i forbindelse med den daglige kontrollen. Han vil blant annet bli flinkere til å ta ut rapporter. Han har bedt om mer bistand til dette. Virksomhetsleder anser forståelsen for hvordan kontoplanen skal brukes for tjenesten som god. Han hadde likevel ønsket en gjennomgang av dette ettersom det er lett å gå litt i samme løype uten å være kritisk nok til seg selv. Det avdekkes ikke mye feil i forhold til kontering. Han gir allikevel uttrykk for at det er en utfordring på kulturområdet fordi det er mange funksjoner som skal fordeles. Korrekt bruk av kontoplan sikres hovedsakelig ved dialog med Værnesregionen (VR). Det blir påpekt at VR er dyktige og at de gir tilbakemelding og veiledning ved behov. Ved endringer i kontoplanen blir de gjort oppmerksomme på dette. I tillegg til veilederen fra SSB har Værnesregionen laget en prosedyrebeskrivelse(2010). Det gjennomføres ikke noen annen form for evaluering enn den som skjer fortløpende. Virksomhet Kultur er delt inn i tre avdelinger: Kulturskolen, Idrett og friluftsliv og Barn og unge. I tillegg har Kantine og kiosk oppgaver med attestering og kontering. Nedenfor synliggjor vi hvordan rutiner og kvalitet sikres for rapporteringsgrunnlaget på disse områdene. Kulturskolen Innad på kulturskolen viser de til at tett og godt samarbeid mellom rektor og sekretær bidrar til kvalitetssikring. Rektor følger opp at faktura stemmer og gjelder avdelingen før det legges inn for attestering og kontering av sekretær. Sekretær har fått opplæring innad i virksomheten og gir uttrykk for å ha god forståelse av hvordan kontoplanen skal brukes, og rektor kvalitetssikrer arbeidet. Ved behov for hjelp utover det kulturskolen har kompetanse - KOSTRA-rapportering

38 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge til, tar de kontakt med Værnesregionen (VR). Også VR tar kontakt ved behov og kontakten med VR oppleves som grei og de får god hjelp. Sekretær har ikke opplevd endringer i kontoplan. Rektor har ansvar for budsjettoppfølging på sitt område. Hun følger opp at kostnader fordeles riktig under de postene det budsjetteres på. Hun gir uttrykk for at med erfaring fra området får man et forhold til hva som er normale inntekter/kostander for avdelingen. Kultur og ungdom Avdelingsleder attesterer og konterer bilag innenfor sitt ansvarsområde og har i tillegg anvisningsmulighet. Virksomhetsleder og avdelingsleder for Idrett og fritid har mulighet til å attestere og anvise på det samme området. Det er for det meste faste poster i kontoplan som benyttes, og avdelingsleder gir uttrykk for at det det ikke er noen områder som er spesielt vanskelig. Det at flere sitter sammen og at de har løpende dialog med mulighet til å ompostere dersom andre får inn faktura på hans område, er også med på å sikre ens forståelse av kontoplan. Han har heller ikke fått tilbakemeldinger fra VR om at det har vært feilposteringer. Avdelingsleder kan ikke minnes at det har vært endringer i kontoplan, og kan dermed ikke svare på om i hvilken grad de blir gjort oppmerksomme på slike endringer. Avdelingsleder viser til at det ikke er veldig tett samarbeid med Værnesregionen (VR) men at han eller de tar kontakt ved uklarheter. Når de kontrollerer regnskapet mot budsjett er det først og fremst på ansvarsområdet/bunnlinjen. Det er vanskelig å kontrollere mot enkeltposter i budsjettet. Et mer detaljert budsjettarbeid med budsjettkontroll på enkeltpostene, hadde gitt et bedre forhold til hvilke poster man skal kontere på. Avdelingsleder er i midlertid usikker på om dette er hensiktsmessig eller om det blir for pirkete, men har tatt dette opp med økonomisjefen og i styringsdialog. Idretts- og friluftsliv Avdelingsleder konterer og attesterer bilag. Avdelingsleder mener han har en god forståelse av kontoplanen. Da han begynte i stillingen fikk han opplæring internt i virksomheten, og det er ingen områder han opplever som vanskelige. Åpent landskap i virksomheten bidrar til god dialog internt og han opplever lav terskel for å ta kontakt med VR. De får tilbakemeldinger om feil fra VR som hjelper dem å rette opp slik at de unngår at samme feil blir gjort flere ganger. At KOSTRA er tema er mer tilfeldig. KOSTRA har blant annet vært i fokus vedørende fordeling av lønn på flere tjenesteområder i stedet for ett. Ellers går det mest på en tett oppfølging av regnskapet ettersom det hele tiden er spørsmål om de har råd til ulike tiltak. - KOSTRA-rapportering

39 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kantine og kiosk Prosjektleder har ansvar for attestering og kontering av inngående faktura innenfor hans område. Attestering og kontering skjer via datasystemet Visma som inneholder en standard rutine. Han får faktura til attestering/kontering fra Værnesregionen (VR) regnskap. I Visma er det definert hvilke konto, ansvar, tjeneste han har tilgang til å kontere på. Han kontrollerer faktura og sender videre til virksomhetsleder for anvisning. I begynnelsen av ansattperioden var det noen tilfeller av feil, og prosjektleder fikk tilbakemelding fra VR regnskap om dette. Han deltok derfor på to grunnopplæringskurs i bruk av Visma som VR regnskap holdt. Prosjektleder mener han har en god forståelse for kontoplan og gir utrykk for å ha fått nødvendig opplæring. At faktura er ferdig lagt opp i Visma er også med på sikre korrekt bruk av kontoplan. Det er lett å ta kontakt med VR regnskap dersom han har spørsmål. Det har ikke vært noen endringer i kontoplan så lenge han har jobbet der, så han har ikke mottatt noen beskjeder om dette. Dersom prosjektleder blir borte er det virksomhetsleder og eventuelt hans assistent som kan foreta attestering og kontering. Det er ikke etablert noen faste møter innad i virksomheten, men de tar kontakt med hverandre ved behov, noe som fungerer greit Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Malvik kommune - Hjemmesykepleien Sekretær ved Hommelvik bo- og servicesenter i samarbeid med 2 andre ansatte ved bo- og service sentre møtes en gang i måneden og foretar faktureringen for alle betalingstjenestene på vegne av flere virksomheter. De samarbeider om å legge inn tallene og ser at alt stemmer og gjør klart grunnlaget som skal faktureres og sender videre til VR som foretar utsending av faktura til brukerne. Ved behov kan de overta hverandres arbeidsoppgaver. Det blir gitt utrykk for sårbarhet dersom sekretær skulle blir borte over lengre tid. Dette er signalisert til ledelsen, og de har hatt et prosjekt på dette, men geografisk spredning og plassmangel gjør det vanskelig å gjennomføre annen praksis. Når det gjelder inngående faktura håndterer sekretær dette alene. Hun konterer og attesterer bilag før de anvises av virksomhetslederne. Deretter sendes bilagene til VR for regnskapsføring. Forståelse av kontoplanen er god, og ved behov tas det også kontakt med økonomiavdelingen som også gir tilbakemelding ved feil. Det er få tilbakemeldinger på feil. Det oppleves som veldig greit å ta kontakt med VR for å få hjelp. Det har vært få endringer av kontoplanen, men hun får beskjed om endringer dersom det er noen. Hun kjenner ikke til Hovedveilederen for regnskapsrapportering fra KOSTRA og har heller ikke noe forhold til KOSTRA-rapportering Utfordrende områder er mva-behandling og splitting, dvs regninger som skal fordeles mellom flere, både på avdelingsnivå og virksomheter. Eks: leasingbiler på samme regning splittes på - KOSTRA-rapportering

40 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge flere avdelinger og virksomheter. Det fungerer godt å sitte i nærheten av lederne og vaktmester i forhold til å kunne spørre om ting, men i forhold til kontering er det ikke så mange andre å spørre. Det er ikke etablert noen faste møteforum med VR for evaluering ol. Det blir gitt utrykk for at det kunne vært positivt med møte med både Tydal som sitter med skanning av faktura og regnskapsavdeling på Stjørdal. Virksomhetsleder Hjemmesykepleien følger opp budsjettet i forbindelse med tertialrapportene som vedtas politisk. På grunn av omfanget er det et ekstra fokus på lønnskostnadene og da spesielt lønn til ekstravakter. Forklaringer på avvik rapporteres til økonomisjef. Hun følger også opp regnskap og budsjett i forbindelse med årsrapporten Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Malvik kommune - øvrige virksomheter Nedenfor synliggjør vi resultatet for hva de øvrige virksomhetene har svart på spørsmål vedrørende regnskapsrapportering. Barne og familietjenesten Tjenesten gir utrykk for å ha nødvendig forståelse og kompetanse av hvordan kontoplan skal brukes. Økonomisjef er kontaktperson ved usikkerhet og er også den som gir opplæring. De har ingen skriftlige rutiner for kompetanseoverføring når nøkkelpersoner slutter, men har heller ikke opplevd dette. Kvaliteten på etterspurt data vurderes som god, men de er usikre på hvorfor noen områder er gjenstand for faste rapporteringer, mens andre områder ikke rapporteres. De viser til at de ikke har felles arena for erfaringsutveksling i kommunen ifbm rapportering. Barnehage Ikke alle har nødvendig forståelse og kompetanse av hvordan kontoplanen skal brukes. Det blir gitt utrykk for at det mangler en felles forståelse av at det er viktig med korrekte føringer for god budsjettkontroll. Ved usikkerhet er regnskapsmedarbeider og økonomisjef kontaktperson. Det tilrettelegges for oppdatering i veiledere og annen informasjon fra SSB om KOSTRA-rapportering gjennom interne kommunikasjonslinjer, intranett og hjemmesider. Kvalitetssikring og budsjettoppfølging følges opp av økonomimedarbeider hver måned. Kvaliteten er økt i løpet av de siste årene ved korrekt førte kostnader på riktig konto. De viser til virksomhetsledermøter med økonomisjef som en arena for erfaringsutveksling ifbm KOSTRA-rapportering. - KOSTRA-rapportering

41 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge FDV-Kommunalteknikk Det blir gitt utrykk for at de har nødvendig forståelse og kompetanse av hvordan kontoplanen skal brukes. Ved usikkerhet er virksomhetsleder kontaktperson. KOSTRA-dataene vurderes som gode, men det kunne vært økt fokus på kontering av kostnader på riktig tjeneste. De viser til at det ikke er tilrettelagt for oppdatering av veiledere og annen informasjon fra SSB, men at nyansatte får opplæring. Budsjett/regnskap har månedlig oppfølging. Vurdere KOSTRA-data opp mot sammenlignbare kommuner. De har ikke felles arena for erfaringsutveksling i kommunen ifbm rapportering. Hommelvik bo- og servicesenter og Malvik sykehjem Gir utrykk for god forståelse og kompetanse på bruk av kontoplan. VR eller internt personelle er kontaktperson ved usikkerhet. Merkantilt ansatte ved tre virksomheter jobber sammen med månedlig fakturering og disse kan overlappe hverandre. Budsjettet følges opp ved tertialrapportering til økonomisjef. De viser til at de ikke har felles arena for erfaringsutveksling i kommunen ifbm rapportering. Skoler Hommelvik skole, Vikhammer skole, Hommelvik ungdomsskole, Sveberg skole, Saksvik skole. På de fleste sprømålene har vi fått svar fra 3 skoler. Ved skolene gir de fleste uttrykk for at de har nødvendig forståelse og kompetanse av hvordan kontoplan skal brukes. Økonomisjef og andre i sentraladministrasjon kontaktes ved usikkerhet. De viser til tertialvis rapportering vedrørende regnskapsmessige forhold til økonomisjef. For øvrig kan de se ut til at de i liten grad forholder seg til KOSTRA-data, men ved en skole gir de uttrykk for at de har en felles arena for erfaringsutveksling i virksomhetsmøter med rådmann NAV Malvik Ved NAV gir de utrykk for manglende forståelse og kompetanse av hvordan kontoplan skal brukes innen økonomisk sosialhjelp, og de er usikre på kvaliteten på rapporterte data på dette området. De viser til at opplæring på koding i sosialsystemet Velferd vil bedre kvaliteten. Flere ansatte har kompetanse til å rapportere og dette bidrar til å hindre sårbarhet dersom ansatte blir fraværende. Rapporterte data evalueres og de har fokus på samsvar mellom regnskapsdata og tjenestedata. De har ikke felles arena for erfaringsutveksling ifbm KOSTRA-rapportering, men økonomisjef informerer om frister på ledermøter. - KOSTRA-rapportering

42 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Rutiner og kvalitetssikring i Værnesregion I følge regnskapsleder for Værnesregion er det etablert et årshjul for rapportering hvor sentrale krav og frister er beskrevet. VR forholder seg til dette og har ikke fått påminnelser om manglende rapportering. For å gi mest mulig enhetlige og sammenliknbare data skal regnskapsrapporteringen skje etter en standardisert kontoplan som gjelder for alle kommuner. Dette innebærer at alle regnskapsdata i en kommune eller kommune må kunne konverteres over til KOSTRAfunksjoner og KOSTRA-arter, og obligatorisk inndeling i balansekapitler og sektorer. I Malvik kommune brukes KOSTRA-art og KOSTRA-funksjon direkte i kontoplan. I følge regnskapsleder sikrer regnskapssystemet mot feilføringer og bidrar til å sikre kvaliteten. Regnskapsleder viser til at ved overføring av faktura til regnskapssystemet kontrolleres disse grundig for momskode, art og funksjon. Dette sikrer at bilagene er kontert riktig. De er spesielt strenge på riktig bruk av lønnsarter ettersom lønn er den største utgiftsposten i kommunen. Regnskapsleder VR betegner lønn som et problemområde og gir uttrykk for et ønske om et større fokus på området. Spesielt må man være bevist hvilken funksjon man skal lønnes på. Et mulig problemområde er manglende felles forståelse av referanserammene blant de som sitter rundt om på virksomhetene, og det er en større risiko på områder hvor det krever fagkompetanse for å oppdage feil. Det er også vanskelig for VR å oppdage slike feil ettersom dette krever bakgrunnskunnskap. Det er i følge regnskapsleder viktigere å få inn en felles forståelse for dette heller enn å kontrollere det i etterkant. VR kunne ønsket en opplæring av grupper innenfor de enkelte områdene. Regnskapsleder for VR mener at rutinene fungerer tilfredsstillende eller til dels veldig godt, spesielt viser hun til på skolene hvor det fungerer aller best på grunn av dyktige skolesekretærer. Hun påpeker imidlertid at det kan være vanskelig for virksomhetene å få med seg endringene i kostraveilederen fra år til år, og hun er usikker på om denne informasjon når frem på riktig tidspunkt og til riktig person. VR sender ut informasjon om endringer til kommunen før det neste årsoppgjøret. Dette sendes elektronisk fra VR og det er opp til kommunen hvordan de vil distribuere dette. Etter regnskapsleders vurdering er kompetansen og grad av feil blant de som konterer bilag noe personavhengig, men det er ikke systematikk i at noen tjenesteområder har flere feil enn - KOSTRA-rapportering

43 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge andre. Generelt sett så er det en god forståelse for hvilke arter som brukes. Den største svakheten i forhold til KOSTRA-rapportering er i forhold til personskifter i kommunen. Opplæringen av nye personer i kommunen fungerer greit og behovet ansees å være mer en oppdatering av kompetanse i forhold til endringer, heller enn et spesielt behov for styrking. VR har tilbudt og gitt enkel opplæring, men det er et problem at folk ikke møte opp. Det er også et problem at folk fører kostnader der hvor det har budsjett og ikke hvor det regnskapsmessig hører hjemme. Dette er tatt opp med kommunen. I forbindelse med årsoppgjøret setter VR klare krav. Det er stor aksept fra rådmannen om at VR kan gi beskjed til de ulike virksomhetene dersom rapportering ikke skjer i forbindelse med årsoppgjøret. Rådmannen involveres også dersom noen ikke rapporterer. I god tid før innrapportering kvalitetssikres data. Det gjennomføres ingen form for evaluering av siste års rapportering, men kvalitetssikringen gjennomføres fortløpende. I følge regnskapsleder har kvaliteten på KOSTRA -rapporteringen økt også på grunn av systemet til SSB. Ved store feil ved bruk av art og funksjon reagerer SSB og systemet gir feilmeldinger ved opplagte feil. VR har ikke mottatt melding om slike feil på flere år. Regnskapsleder viser også til at VR har god kontakt med SSB. Ettersom VR har regnskapet til flere kommuner ser man fort hva noen gjør bra og andre gjør dårlig. Det er stor aksept for at VR kan drive veiledning slik at kommunene kan lære av hverandre. VR er også interessert i å få til en opplæring på de enkelte gruppene i kommunen. Det er av erfaring best å gi opplæring direkte på hvert område fremfor generell informasjon til flere grupper samtidig. VR har bare fått henvendelser fra enkeltpersoner ved spørsmål vedrørende KOSTRA i Malvik kommune. Altså ingen samlede henvendelser. Fagansvarlig i VR kjenner ikke til at det gjennomføres evaluering av rapporterte regnskapsdata. Det evalueres i den grad de brukes KOSTRA-data i egne rapporter. Det er ingen dialog mellom VR og de som bruker regnskapsdata i analysesammenheng med unntak av brudd i tallhistorikk de ønsker å finne ut av. 3.3 Revisors vurdering Undersøkelsen viser at Malvik kommune har oppnevnt en KOSTRA-ansvarlig slik KOSTRAVeileder anbefaler. Det er også klart for ansatte som jobber med rapportering hvem dette er og kontaktlinjene framstår som gode. Selve arbeidet med tjenesterapportering er delegert til virksomhetene, men KOSTRA-ansvarlig har en rolle i kvalitetssikring av data. Forhold som budsjettprosess, budsjettsystem og regnskapssystem bidrar til kvalitetssikring av regnskapsdata. At de i liten grad får tilbakemelding på feil fra SSB kan tyde på få feil i selve - KOSTRA-rapportering

44 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge rapporteringsarbeidet. Samtidig er det en styrke at i den grad dette har vært tilfelle, har det blitt tatt tak i dette. Vi ser at kommunen i stor grad har praksis og rutiner for å sikre seg dersom nøkkelpersonell blir fraværende. Manglende prosedyrebeskrivelser kan allikevel i enkelte tilfeller medføre sårbarhet. Vi ser at det er etablert et årshjul hvor sentrale frister er beskrevet, og vi har et klart inntrykk av at virksomhetene vet når rapportering skal skje. De følges også godt opp med beskjed når dette skal gjennomføres og de purres opp ved behov. Det kan imidlertid se ut til at evaluering av rapporteringen ikke gjennomføres i tilstrekkelig grad. I følge veilederen bør en slik evaluering koordineres og gjennomføres samlet for organisasjonen, slik at KOSTRAansvarlig har grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og forbedre rapporteringen til neste år. Dette kunne og fungert som arena for å ta opp og avdekke mulige problemområder. På det enkelte virksomhetsnivå kan det se ut til at rutiner og kvalitetssikring for en stor del fungerer tilfredsstillende. Det blir gitt uttrykk for at kompetansen til de som har ansvar for, og jobber med rapportering for en stor del er tilstrekkelig. På noen områder blir det imidlertid gitt uttrykk for vanskeligheter, og det er viktig at kommunen avdekker og tar tak i dette. Det kan også se ut til at ansatte innen flere virksomheter har et lite levende forhold til KOSTRA. Det er viktig at de som rapporterer er klar over hvorfor man rapporter og hva dataene skal brukes til. Vi ser at kommunen fremskaffer data ved å hente data fra andre datasystemer, noe som er i tråd med veilederen i KOSTRA. Kommunen ser ut til å ha utarbeida gode rutiner for kvalitetssikring når det gjelder IPLOS-systemet. Dette er viktig for kvaliteten på det som skal registreres av data. Innen andre fagsystem ser det imidlertid ut til å være vanskeligheter som vanskeliggjør korrekt rapportering. Når det gjelder rapportering av regnskapsdata spesifikt, er det det Værnesregion som har ansvar for dette. Selve utførelsen av rapporteringsgrunnlaget skjer i kommunen før dette sendes til VR. Rutiner og kvalitetssikring for utførelsen av rapporteringsgrunnlaget er derfor viktig i denne sammenheng. Ettersom kontoplan er knytta direkte mot KOSTRA-art og funksjon, unngår man konverteringsproblemer. Regnskapssystemet sikrer mot feilføringer og bidrar til å sikre kvalitet. Godt samarbeid mellom Værenesregion i alle ledd og organisasjon i Malvik kommune bidrar til kvalitetssikring av data, og korrekt bruk av kontoplan sikres hovedsakelig ved god dialog med Værensregion. Samarbeid og kommunikasjon med VR er - KOSTRA-rapportering

45 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge da også etter revisors vurdering en viktig kilde for kvalitetssikring, og det er viktig med en god arena for at de problemområdene som skisseres av aktørene kan kommuniseres og tas tak i. 4 Bruk av KOSTRA-data til analyseformål? Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 2: Om bruk av KOSTRA-data brukes i analyseformål, og spesielt i styringsdokumenter. Data er hentet fra intervju med ansatte i kommunen, fra dokumenter og fra SSB. 4.1 Revisjonskriterier Veileder KOSTRA - Kvalitetssikring og verifisering av data i kommuner og fylkeskommuner (2003) skisserer en systematisk framstilling av "beste praksis " på rutiner for rapporteringsarbeidet. Hensikten med veilederen er å sette søkelys på kvalitetssikring av prosesser rundt rapporteringen, slik at det skapes tiltro til kvaliteten på dataene. Ifølge veilederen er den viktigste forutsetningen for å bedre kvaliteten på innrapporterte data, at disse blir brukt aktivt i interne analyser, og i informasjon til innbyggere og politisk nivå. Det er viktig at kommunens medarbeidere har et eierforhold til de data som er rapportert inn. Dette krever at man har en forståelse for hvorfor data rapporteres og hva de skal brukes til. Slik forståelse vil i større grad kunne oppnås dersom man gjennomgår sin egen KOSTRArapportering og vurderer om data kan være korrekt. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag holdt kurs i KOSTRA i desember 2009 sammen med NKK8. En av suksessfaktorene som ble holdt fram for å få god kvalitet på KOSTRA-data, er at dataene brukes aktivt i sammenlikning med andre kommuner og/eller ved analyse av egen utvikling over år. Data som blir aktivt brukt enten ved sammenlikning med andre kommuner eller ved sammenlikning mot egen virksomhet over tid, forventes å forbedres fra år til år for å redusere eventuelle feilkilder. Slik sammenlikning kan både gjøres på overordnet nivå for kommunen samlet, eller på tjenesteområdenivå. 4.2 Data Bruk av rapporterte data til analyseformål I oppstartsmøte blir det gitt utrykk for at Malvik kommune bruker KOSTRA-data både i styringen på strategisk nivå og overfor politikerne. KOSTRA-data brukes eksempelvis i årsrapport til kommunestyret 8 NKK er forkortelse for Norges kemner og kommuneøkonomers forbund - KOSTRA-rapportering

46 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge og i budsjettprosessen. De påpeker i denne sammenheng at god kvalitet på data er en forutsetning for å kunne bruke data, og at de jobber kontinuerlig med kvaliteten og med å tilnærme seg KOSTRAveilederen. I kommunen brukes dataene både til å vise utvikling i egen kommune og til å sammenligne seg med andre. Malvik sammenligner seg med Stjørdal og Melhus; Melhus er i KOSTRA-gruppe 7, Stjørdal i KOSTRA-gruppe 13. Begrunnelsen for å sammenligne seg med Stjørdal er at de samarbeider mye på grunn av Værnesregionen. Melhus på sin side har like utfordringer som Malvik som nabokommune til Trondheim. På spørsmål om det er etablert samarbeidsnettverk med andre kommuner for å sikre lik forståelse av krav for KOSTRA-rapporteringen vises det i oppstartsmøtet til at økonomisjefen sitter i et formelt nettverk med økonomisjefer i Sør-Trøndelag. Her er KOSTRA ofte direkte eller indirekte tema. Foraet oppleves som nyttig i KOSTRA-sammenheng. Økonomisjefen har også et uformelt nettverk med økonomisjefer der de diskuterer KOSTRA-spørsmål. Malvik er også omforent i samarbeidet Værnesregionen ved at det gjøres likt i alle samarbeidskommunene. Økonomisjefen nevner også at man bruker revisor aktivt, også i spørsmål som vedrører KOSTRA. På virksomhetsnivå er KOSTRA-data i liten grad tema i kontakt og samlinger med andre kommuner. Det vises til at det kunne vært hensiktsmessig med diskusjon med flere kommuner for å sikre at kommunene har lik forståelse av hvordan tallene skal legges inn. De bruker dataene for å sammenligne seg med andre kommuner og presentere utvikling på flere områder, men blir også gitt utrykk for at de kanskje ikke bruker KOSTRA-data i stor nok grad i økonomiplan eller andre strategiske dokumenter. De brukes bare ved rapportering og når dokumentene foreligger. Dataene brukes heller ikke aktivt i planleggingen, budsjettering eller lignende i virksomhetene. Innen kultur vises det til at KOSTRA-data brukes av andre aktører til sammenligninger av kommuner og at dette er en motivasjon for virksomheten for å bedre kvaliteten på KOSTRAdata. KOSTRA -data benyttes blant annet til kåringer som for eksempel beste kulturkommune. 4.3 Revisor vurdering Bruk av KOSTRA-data i sentrale dokument og i sitt strategiske arbeid viser at kommunen har et aktivt forhold til KOSTRA-data på overordnet nivå. På virksomhetsnivå kan det se ut til at dette ikke i like stor grad er tilfelle. - KOSTRA-rapportering

47 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 5 Høring En foreløpig rapport har vært på høring hos rådmannen i Malvik kommune. Rådmannens høringssvar er lagt ved rapporten i vedlegg 2. Vi har korrigert opplysningene i rapporten på bakgrunn av høringssvaret. Vurderinger og konklusjon er ikke endret etter høring. 6 Konklusjoner Problemstillingene i undersøkelsen er om det er lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og om praksis er i samsvar med rutiner/prosedyrer. Videre om KOSTRA-data brukes til analyseformål. Vår konklusjon at kommunen i all hovedsak har lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapportering av KOSTRA -data, men at de har noen utfordringer på enkelte områder. Bruk av KOSTRA-data i sentrale dokument og i sitt strategiske arbeid viser at kommunen har et aktivt forhold til KOSTRA-data på overordnet nivå. På virksomhetsnivå kan det se ut til at dette ikke i like stor grad er tilfelle. En evaluering av rapporteringen vil kunne gi et grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og forbedre rapporteringen til neste år. Dette kunne og fungert som arena for å ta opp og avdekke mulige problemområder. - KOSTRA-rapportering

48 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kilder Lover og forskrifter Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner Kommunal- og regionaldepartementet Veileder KOSTRA. Kvalitetssikring av registrering og verifisering av data i kommuner og fylkeskommuner Statistisk sentralbyrå Om KOSTRA: KOSTRA. Arbeidsgrupperapporter KOSTRA publisering 15.mars Veileder til bruker Regnskapsrapporteringen i KOSTRA. Veiledning. Regnskapsåret 2012 KOSTRA veiledninger Malvik kommune Årsrapport Malvik kommune Årshjul 2012 Forslag til kommuneplanens Handlingsdel for Malvik kommune (Rådmannens innstilling til 1.behandling. 2.gangsbehandles i september 2012) Annet Regjeringen.no - KOSTRA-rapportering

49 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 1 Kostra-gruppe7: «Mellomstore kommuner med lave bundne kostnader per innbygger, og lave frie disponible inntekter.» Kostragruppe 07 (EKG07) Eidsberg Gjesdal Råde Os Nesodden Sula Aurskog-Høland Orkdal Sørum Melhus Fet Skaun Rælingen Malvik Enebakk Klepp Nes Søgne Eidsvoll Mandal Nannestad Lillesand Kongsvinger Svelvik Løten Hurum Sør-Odal Øvre Eiker Elverum Lunner Vestre Toten - KOSTRA-rapportering

50 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 2 - KOSTRA-rapportering

51 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - KOSTRA-rapportering

52 Postadresse: Postboks 216, 7302 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

53 Bestilling av forvaltningsrevisjonsrapport - barnevern Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/13 Arvid Hanssen /14-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en maksimal ressursramme på 400 timer. 3. Prosjektrapport oversendes KonSek ihht prosjektplan, senest Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å vedta prosjektplanen på vegne av kontrollutvalget og følge opp prosjektet. Prosjektplanen forelegges kontrollutvalget til orientering. Saksutredning Kommunestyret vedtok i kommunestyresak 76/2012 den Plan for forvaltningsrevisjon I tråd med kontrollutvalgets innstilling ble Barnevernstjenesten i Malvik kommune prioritert. I planen er følgende spesifisert i tilknytning til dette området: Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. Malvik kommune har valgt å ha egen barnevernstjeneste. Trenden er økt interkommunalt samarbeid på dette området. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området. Aktuelle punkter å se på kan være om kommunen yter tjenester ihht lovverk, om kompetansen er tilstrekkelig, overholdelse av frister, samhandling og rapportering i forhold til andre enheter i kommunen, mv. Ansvar for barnevernet Oppvekst og omsorg er i hovedsak et foreldreansvar. Av ulike årsaker kan det i kortere eller lengre perioder være nødvendig at barnevernet iverksetter hjelpetiltak overfor barnet, for å sørge for 51

54 trygghet og en god omsorgssituasjon. Barnevernets arbeidsområde reguleres av Barnevernloven. I følge lovens 1.1 er målsettingen med tjenesten: o o å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår. Statlige myndigheter har et generelt overordnet ansvar for barnevernstjenesten, mens forvaltningen i hovedsak er lagt til den kommunale barnevernstjenesten og Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat). På lokalt nivå har staten, ved Bufetat, ansvar for barnevernsinstitusjonene. Kommunen er i henhold til Barnevernloven 2.1 ansvarlig for alle oppgavene som ikke tilligger et statlig organ: I hver kommune skal det være en administrasjon med en leder som har ansvar for oppgaver etter denne loven. Administrasjonen skal utføre det daglige løpende arbeid, herunder gi råd og veiledning, treffe vedtak i henhold til loven, eventuelt innstille til vedtak, jf. annet ledd forberede saker for behandling i fylkesnemnda iverksette og følge opp tiltak De organer som utfører oppgaver på vegne av kommunen, jf. annet og tredje ledd, utgjør kommunens barneverntjeneste. Kommunen har ansvaret for nødvendig opplæring av barneverntjenestens personell. Personalet er forpliktet til å delta i opplæring som blir bestemt, og som anses nødvendig for å holde deres kvalifikasjoner ved like. Målsettinger for revisjonsprosjektet Barnevernet er et område med store konsekvenser for sårbare enkeltpersoner når det skjer avvik. Kontrollutvalget kan vanskelig kontrollere hver enkeltsak. Derfor er det viktig å ha fokus på at kommunen har systemer som kan fange opp eventuelle problemer. I dette ligger at en viktig del av prosjektet blir å se på samhandlingen barnevernet har med andre enheter i - og eventuelt utenfor kommunen. I forvaltningsrevisjonsprosjekt er det som regel også naturlig å vurdere tjenester som gis opp mot gjeldende lovverk. I denne sammenhengen vil dette i første omgang dreie seg om barnevernloven med tilhørende forskrifter. Sekretariatet mener det kan være hensiktsmessig at bestillingen gir rom for en viss tilpasning av prosjektet i tilknytning til revisjonens arbeid med prosjektplanen. Revisjonen har gjennomført flere prosjekt innen barnevern i andre kommuner de senere år. Oppstartsmøte med revisjonen, rådmannen og sentrale 52

55 personer innenfor fagfeltet, vil trolig avklare hvor det er riktig å bruke revisjonsressursene i dette prosjektet. Sekretariatet mener imidlertid at en sentral del i prosjektet blir å se hvordan kommunen ivaretar det tverrfaglige/tverretatlige arbeidet til barnets beste. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på barnevernet i Malvik kommune. Barnevernet er et viktig og omfattende område. Sekretariatet foreslår derfor at det avsettes inntil 400 timer til prosjektet og at prosjektrapport leveres Kontrollutvalgssekretariatet innen utgangen av januar Det forutsettes at revisjonsressursene i hovedsak belastes Dette avklares med revisjonen i tilknytning til utarbeidelsen av prosjektplanen eller i dialog i løpet av 2013, slik at kontrollutvalget har oversikt over eventuelle ledige ressurser til andre prosjekt i Kontrollutvalgssekretariatet ber om fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 53

56 Bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/13 Arvid Hanssen 219, 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Malvik kommune anslått til 26 timer og levering innen Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Vedlegg Prosjektskisse Trønderenergi Anslått ressursbehov med fordeling Trønderenergi Saksutredning Kontrollutvalget fattet i sak 32/12 følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes utarbeide skisse til bestilling av et slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører. Vedtaket var basert på kommunestyrets sak 33/12 om plan for selskapskontroll , der eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi er gitt 1. prioritet. Igangsetting av dette prosjektet ble prioritert da prosjektet også hadde høy prioritet hos andre eierkommuner. Samtlige 13 kommuner i KonSek-samarbeidet som har eierandeler i Trønderenergi har signalisert at de ønsker kontroll inn mot Trønderenergi. Disse har en eierandel på til sammen 54,85 %. I tillegg har kontrollkomiteen i Trondheim kommune (10 %) gitt sin tilslutning til igangsetting av slik kontroll. Kommunestyrene i Oppdal (3,25 %) og Holtålen (1,49 %) har uttrykt ønske om å delta, under visse forutsetninger. Eierkommuner på Fosen (til sammen 23,79 %) er inne i prosessen med å vurdere dette og fatte vedtak, men kontrollutvalgssekretariatet for Fosen har gitt positive tilbakemeldinger og vært innvolvert i prosessen med å utarbeide prosjektskissen. Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak, og tilsvarende vedtak i andre eierkommuner, har Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon, i samarbeid med KonSek utarbeidet en prosjektskisse. I forslaget er det tatt 54

57 høyde for de diskusjoner og ønsker som er registrert fra øvrige eiere så langt det har latt seg gjøre. Innretning på prosjektet Det er skissert en todelt innretning på prosjektet: 1. Eierstyring 2. Funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet. Vurdering av kommunenes eierstyring er den lovpålagte delen av selskapskontrollen, og vurderes som svært sentral i denne sammenhengen. Etter som selskapet har en lang rekke kommuner som eiere vil det ikke være naturlig å gå i dybden på den enkelte kommunes eierstyring, men å vurdere dette på et noe overordnet nivå. Blant de sentrale problemstillingene er hvor tydelige målsettinger kommunene har, om forvaltningen er i tråd med retningslinjer for offentlig eierskap, om selskapets strategier er forankret i eierkommunene, hvorvidt selskapet tar det samfunnsansvar som forventes av et offentlig eid selskap og hvorvidt selskapets styringssystemer er tilstrekkelige. Et funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet, i dette tilfellet nettvirksomheten og konkurranseutsatt virksomhet (herunder blant annet kraftproduksjon, kraftsalg og bredbåndsvirksomhet). Dette er sentralt i energilovgivningen for å sikre at en monopolsituasjon ikke utnyttes til å skaffe seg fordeler i kraftmarkedet og dermed skape ineffektive markeder som kan skade forbrukernes interesser. NVE har kommet med alvorlig kritikk av selskapets praksis på dette området, og ilagt selskapet bot for lovbrudd. Sentrale problemstillinger skissert på dette området er om NVEs pålegg og anbefalinger er fulgt opp av selskapet, hvilken innsats selskapet gjør for å ivareta kravene til funksjonelt skille og nøytralitet og hvordan selskapet kan dokumentere at ikke nettselskapet feilbelastes kostnader som skulle vært dekket av øvrige deler av konsernet. Organsiering og ressurser I prosjektskissen anslås det et ressursbehov på timer til gjennomføring av prosjektet. Dette er en relativt omfattende ressursramme, men det legges opp til et omfattende prosjekt, der en lang rekke kommuner er innvolvert og med behov for koordinering mellom flere revisjonsenheter. Kontrollkomiteen i Trondheim kommune har signalisert en vilje til å bidra med en større andel av ressursene enn eierandelen skulle tilsi. Det forutsettes at øvrige kommuner som deltar dekker resterende ressursbehov proporsjonalt etter eierandel. For Malvik kommune er dette anslått til 26 timer av en samlet ressurs til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på 607timer i Prosjektledelsen legges til Revisjon Midt-Norge IKS. Trondheim kommune deltar med ressurser i form av arbeidsinnsats fra Trondheim kommunerevisjon, mens øvrige kommuner deltar enten med kjøp av ressurser, egen arbeidsinnsats eller en kombinasjon av disse. Leveringsfrist er skissert til Sekretariatet er kjent med at Malvik kommunes eierandel i Trønderenergi er økt i forhold til prosentsatsen som fremgår i vedlegget, men en har forholdt seg til eierandelene som er registrert i Brønnøysund. Videre er en kjent med at 55

58 kommunestyret diskuterte eierskapet i Trønderenergi i forbindelse med behandlingen av budsjett Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik skissert i prosjektskissen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men utvalget oppfordres til å komme med eventuelle innspill som vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet. 56

59 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i Trønderenergi 1. INNLEDNING Denne prosjektskissen er utarbeidet i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, med gode bidrag fra KonSek (Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS). Skissen danner grunnlag for bestillinger av selskapskontroll i Trønderenergi. Kontrollutvalgene inviteres på dette grunnlaget til å gi sin tilslutning til innretningen, eventuelt å komme med andre innspill til den. De skisserte problemstillingene er foreløpige, og har til hensikt å tegne en hovedretning for prosjektet. Problemstillingene vil med andre ord kunne bli gjenstand for endringer senere i planleggingsfasen, uten at det vil påvirke hovedretningen med prosjektet. 2. PROSJEKTETS FORMÅL Formålet med prosjektet er todelt: - Vurdere hvordan eierkommunene følger opp sitt ansvar som eiere av selskapet - Skaffe eierkommunene innsikt i konsernets virksomhet og styring, og hvordan konsernet følger opp de lovkrav som er stilt til det av offentlige myndigheter(særlig vedrørende krav til skille og nøytralitet for nettselskapet etter energiloven) 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET OG PROSJEKTETS AKTUALITET Bakgrunnen for prosjektet er at TrønderEnergi er et offentlig eid selskap av flere kommuner i Trøndelagsregionen, og det påhviler de kommunale kontrollutvalgene å påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper. Herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventer og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer også kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder. Disse er forretningsområde a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. 57 side 1 av 6

60 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter loven om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi (energiloven, lov nr 50). Det forhold at selskapet ble ilagt en bot av tilsynsmyndighetene, NVE, på 1 million kroner for brudd på energiloven, aktualiserer også at selskapskontrollen gjennomføres som en utvidet kontroll, det vil si forvaltningsrevisjon. I følge tilsynsmyndighetene hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 4. TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. Tilsynsmyndighetene har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralalitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Dette gir grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverket. De kommunene som har eierandeler i Trønderenergi, har på sin side et visst ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen 58 side 2 av 6

61 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har også vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både i forhold til utvidelse av nettdelen av virksomheten og at man har bygd opp aktiviteten i nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om Trønderenergi har etablert de nødvendige styringssystemene for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 4. PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen over innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne og eierstyringen. Den andre delen retter seg mot selskapet, og har som formål å redegjøre hvordan konsernet og nettselskapet ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. EIERSTYRING Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot eierstyringen. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 59 side 3 av 6

62 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 1. Prosjekt: Trønderenergi Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i Trønderenergi? - 2. Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Avkastningskrav krav til lønnsomhet. Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? 3. Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar(etikk)? - Rettferdig konkurranse (bør et offentlig eid selskap bidra til å ivareta et velfungerende marked?) 4. Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? 5. - Ekspansjon - (oppkjøp av nett) - Er beslutningsgrunnlaget godt nok? - Hvor ligger synergieffektene? - Konsekvenser for nåværende eiere Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? (økonomistyring, rapportering, internkontroll) SELSKAPET FUNKSJONELT SKILLE Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot selskapet. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 1. Hva gjør selskapet for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? 2. Hvordan sikrer selskapet seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? 3. Hvordan kan selskapet dokumentere at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Hvordan fordeles felleskostnader? 60 side 4 av 6

63 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 5. Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Vi vil fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Prosjektteamet vil foreta nærmere diskusjoner med tilsynsmyndighetene(nve) for å avklare hvilke utfordringer som eksisterer på området og hvilke områder som de mener kan være mest aktuelle at vi gjennomgår. Nærmere avgrensning av forvaltningsrevisjonen vil bli gjort i samarbeid med styringsgruppen for prosjektet. 6. RESSURSER, ORGANISERING OG FRAMDRIFT RESSURSER Selskapskontrollen vil ha et totalt ressursbehov på anslagsvis 1200 timer. Eierkommuner som vil delta i selskapskontrollen deltar med et timetall beregnet ut fra eierandelen i Trønderenergi (se fordeling i vedlegg). Det innebærer at bidragene blir fra én time til flere hundre timer. Trondheim kommune bidrar med sin andel ved personellressurser fra Trondheim kommunerevisjon. Kommuner som er del av KonSek -samarbeidet bidrar med sin andel ved timer fra Revisjon Midt-Norge IKS, på vanlig måte. Andre kommuner (i praksis fra Fosenregionen og fjellregionen) tilbys å bidra med: 1. kjøp av deres andel av totalressursen fra Revisjon Midt-Norge IKS 2. (for Fosen-kommunene) timer/personellressurser fra Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS eller Fosen kommunerevisjon IKS 3. (for Fosen-kommunene) en kombinasjon av disse alternativene PROSJEKTORGANISERING Prosjektet gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon. Det kan også være aktuelt at revisjon eller sekretariat på Fosen bidrar ved utførelsen. Det vil avklares så snart Fosenkommunene tar stilling til sin deltagelse i prosjektet. Felles prosjektleder er Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS. Frode Singstad blir oppdragsansvarlig for kommunene i KonSek-samarbeidet og Fosenregionen og fjellregionen, og håndterer kontakten med disse kontrollutvalgene. Resten av prosjektgruppa blir satt sammen av ansatte i de deltagende selskapene. Det kan bli aktuelt å innhente ekstern kompetanse. 61 side 5 av 6

64 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Prosjektgruppa rapporterer til en styringsgruppe, bestående av Per Olav Nilsen, Trondheim kommunerevisjon, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og eventuelt ansatte fra Fosen revisjon. Per Olav Nilsen er leder av styringsgruppa. FRAMDRIFT Kontrollutvalgene skal i løpet av februar og mars fatte vedtak om bestilling. Prosjektgruppa vil ikke kontakte Trønderenergi og begynne datainnhenting før et tilstrekkelig antall kontrollutvalg har fattet slikt vedtak. Endelig rapport overleveres sekretariatene i løpet av året, senest side 6 av 6

65 Navn Trondheim kommunerevisjon Trondheim Kommune Ant aksjer Eierandel Innsats timer Innsats kroner % 10 % ,85 % 14,77 % 11,99 % 0,10 % 1,34 % 1,18 % 2,54 % 2,43 % 1,58 % 4,98 % 4,97 % 3,51 % 2,75 % 2,71 % Fosen revisjon Åfjord Kommune Ørland Kommune Rissa Kommune Bjugn Kommune Roan Kommune Osen Kommune ,79 % 4,27 % 2,79 % 8,93 % 5,73 % 1,05 % 1,02 % Revisjon Fjell Oppdal Kommune Holtålen Kommune ,74 % 3,25 % 1,49 % Nordmøre Energiverk AS Trønderenergi AS ,99 % 2,63 % Revisjon Midt-Norge Melhus Kommune Orkdal Kommune Klæbu Kommune Snillfjord Kommune Agdenes Kommune Hitra Kommune Skaun Kommune Selbu Kommune Hemne Kommune Meldal Kommune Midtre Gauldal Kommune Frøya Kommune Malvik Kommune Sum timer Anslått timebehov Timepris kr kr kr kr kr kr , , , , , , kr 3 kr 5.100, , kr , kr 850,00 63

66 Årsmelding 2012 for kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/13 Arvid Hanssen /49-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2012 til orientering. Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar og det er derfor viktig med en dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalget for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. Kommunestyret kan likevel komme med innspill og tanker knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i tilknytning til behandlingen i kommunestyret. 64

67 ÅRSMELDING 2012 KONTROLLUTVALGET I MALVIK KOMMUNE Utkast til kontrollutvalgets møte den

68 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING ETTER VALGET HØSTEN RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID... 4 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER Sekretariat... 5 Revisjon... 5 Økonomi ARBEID I UTVALGET MØTER... 5 SAKER... 6 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA REVISJON REGNSKAPSREVISJON... 6 FORVALTNINGSREVISJON... 7 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER... 7 SELSKAPSKONTROLL KONTROLLUTVALGETS PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON ETISK STANDARD AVSLUTNING

69 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer i valgperioden, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning etter valget høsten 2011 Personlige varamedlemmer Medlemmer Per Walseth Per-Arild Lyng Gunnar Lohse Tove Grendstad Kerstin Leistad Arild Øyan Grete M. Hepsø Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Ivar Chr. Andersskog Øystein Sneisen Brit R. Aune Brit J. Dalberg Olav Helge Bergemo Ingvald Solbakken Knut Rotabakk Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til loven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Malvik er med sine 7 medlemmer den kommunen i Sør-Trøndelag med flest medlemmer i kontrollutvalget. 1.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommuneloven 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for mange oppgaver som vil fremgå av kapittel 3 nedenfor. 4 67

70 1.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Malvik kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid Revisjon Malvik kommune er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Malvik kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet gjøres innenfor tildelte ressursrammer Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Selv om regnskapet for 2012 ikke er avlagt når kontrollutvalget avgir årsmeldingen for 2012, vil utvalget som for tidligere år, holde seg innenfor gjeldende budsjettrammer. Kontrollutvalget hadde i 2012 kroner til disposisjon. Av dette utgjør ca 66 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 20 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 14 % benyttes til aktivitet (inkl honorar) i kontrollutvalget. 2. Arbeid i utvalget 2.1 Møter Kontrollutvalget i Malvik kommune har i 2012 avholdt 6 møter og behandlet 42 saker: Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. I enkelte av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Kontrollutvalget legger vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Kontrollutvalget har selv vedtatt å ha åpne møter, selv om hovedregelen i lovverket fortsatt er lukkede møter for kontrollutvalg. Presse har unntaksvis vært tilstede. Rådmann og representanter for rådmannen har deltatt på noen av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. Ordfører har en generell møterett, men har ikke møtt i

71 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold utvalget er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Kontrollutvalget er også opptatt av hvordan kommunen følger opp rapporter fra andre tilsyn, og har hatt fokus på noen rapporter fra fylkesmannen. Eksempler på områder som har vært berørt i møter i 2012, utenom de faste ordinære saker knyttet til lovpålagte oppgaver: - Brev fra fylkesmannen til Malvik kommune v/3 kommunestyrerepresentanter, datert Brevet omhandler ordførers rolle ved kjøp av Flatholman. Kontrollutvalget ba om at brevet ble lagt frem for kommunestyret. - Årsrapporter knyttet til skatteoppkreverfunksjonen. - Rapporter/referat fra representantskap og generalforsamlinger, hvor Malvik kommune er medeier av interkommunale selskap og aksjeselskap. - Orientering om saksbehandlingsrutiner knyttet til korttidsopphold sykehjem. - Orientering om hvordan kommunen møter utfordringer knyttet til samhandlingsreformen. - Kontrollutvalgets arbeidsform og erfaringer så langt i perioden. - Rutiner for journalføring av henvendelser til og svar fra Malvik kommune. 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Forum for Kontroll og Tilsyn. (FKT) For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant, og mulig innenfor gitte økonomiske rammer. 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet får kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. Informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon. Kommunen har gode rutiner som sikrer avleggelse av regnskap innen formell frist 15. februar og legger til rette for å presentere hovedinnholdet i regnskapet, slik at brukerne ikke trenger å være regnskapskyndige. I sin uttalelse til regnskapet for 2011 påpekte kontrollutvalget likevel at kommunen står overfor økonomiske utfordringer. 6 69

72 3.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Kontrollutvalget utarbeider nå 2-årlige planer. Kommunestyret vedtok plan for i desember Alle forvaltningsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på byggesaksbehandling ble lagt frem i kontrollutvalget i mars 2012 og sluttbehandlet i kommunestyret i mai Rådmannen skal gi kontrollutvalget tilbakemelding om oppfølging av anbefalingene i rapporten i første møte i Resultatet av oppfølgingen vil fremgå av protokoll fra kontrollutvalget. Videre har kontrollutvalget i januar 2012 fulgt opp kommunestyrets vedtak fra behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapport fra 2011 om Vurdering av interkommunalt samarbeid. Kontrollutvalget tok rådmannens redegjørelse om hvordan anbefalingene i rapporten var fulgt opp, til orientering. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på rutiner knyttet til rapportering og bruk av KOSTRA ble bestilt i Rapport blir behandlet i kontrollutvalget i februar 2013 og sannsynligvis i kommunestyret samtidig med behandlingen av denne årsmeldingen for Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Det har ikke vært gjennomført granskinger i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Kontrollutvalg et har i 2012 fått utarbeidet ny plan for selskapskontroll for Den endelige planen, hvor det er gjort prioriteringer er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget fikk i august 2012 en orientering fra daglig leder om status og utfordringer for Malvik Næringsbygg AS. Kontrollutvalget har senere, på bakgrunn av kommunestyrets prioritering i plan for selskapskontroll for , bestilt selskapskontroller vedrørende samme selskap. Rapport vil bli fremlagt for kontrollutvalget i mai 2013 og videresendt kommunestyret. Videre har kontrollutvalget signalisert at de vil delta sammen med flere eierkommuner i en selskapskontroll inn mot Trønderenergi AS. Utvalget tar endelig stilling til dette med det aller første, og vil holde seg oppdatert om kommunens standpunkt til fremtidig eierskap. 7 70

73 4. Kontrollutvalgets påseansvar overfor revisjon Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Forvaltningsrevisjonsrapport Byggesaksbehandling som ble behandlet av kommunestyret i mai 2012, inneholder elementer hvor etikk står sentralt. (Kap.4.2.3) Revisjonen konkluderte med at ansatte innen dette området hadde et bevisst forhold til etiske problemstillinger og hvordan en skal håndtere disse, selv om kommunens etiske retningslinjer var lite kjent. 6. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: kontrollutvalgene/malvik. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Malvik kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Malvik kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Malvik kommune. Malvik 14.februar 2013 Per Walseth Kontrollutvalgets leder 8 71

74 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 008/13 Arvid Hanssen /13-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Medlemsbrev Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 76/12 Plan for forvaltningsrevisjon Malvik kommune, den Kort orientering fra kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen Nestleder Per Arild Lyng deltok fra kontrollutvalget. 3. Medlemsbrev fra Forum for Kontroll og Tilsyn, FKT (Vedlagt) Kontrollutvalget i Malvik er medlem av FKT. 4. Innkommet hendvendelse angående innsyn og postlister. 72

75 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat Medlemsbrev nr. 2 / Dato: 5. desember 2012 ORGANISASJON & INFORMASJON. Konferanser fra FKT i 2013: KONTROLLUTVALGENES EGEN FAGKONFERANSE MED ÅRSMØTE HOLDES JUNI Gardermoen (Clarion Hotel Oslo Airport) Juni er en fin årstid, og vi vil for 4. år på rad ha en sosial aktivitet integrert i opplegget. Arbeid med program og sosial ramme pågår. Program blir sendt ut i mars Viser ellers til hjemmesiden Målgruppe: Kontrollutvalgene, deres sekretariater og andre med interesse for arbeidsfeltet. SEKRETARIATSKONFERANSE HOLDES 20. MARS Oslo (Thon Hotel Opera) Målgruppe er hovedsakelig kontrollutvalgenes sekretariater. Program blir sendt ut i månedsskiftet jan./febr PROP. 119 L ( ). HVOR STÅR SAKEN NÅ? Omhandler endringer i kommuneloven mm. Det er denne stortingsproposisjonen som bl.a. har forslag om åpne møter i kontrollutvalgene. Her var det høring i Stortingets kommunal- og regionalkomitè i november. Innstilling fra komiteen og første behandling i Stortinget er begge planlagt til desember NYE ENDRINGER I KOMMUNELOVEN? FKT har fått tilsendt en høringssak fra KRD med forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova (innbyggerinitiativ, revisors taushetsplikt, utsatt offentlighet). Link: Styret vil gi en uttalelse til deler av den innen høringsfristen 26. febr SAMARBEID MED ANDRE ORGANISASJONER. FKT inviterer til kontaktmøte med Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 10. januar Her deltar styreleder, daglig leder og et styremedlem fra hver av organisasjon. OG FORØVRIG så vil FKT ønske våre medlemmer en fin adventstid, God Jul og et Godt Nyttår! Med hilsen Per Rune Vereide (s) Styreleiar i FKT Sekretariat: FKT Pb. 7900, 5020 Bergen fkt@fkt.no Hogne Haktorson Kontrollsjef / dagleg leiar Telefon dir.: / Mobil: / Fax: Hjemmeside: Bank: Org. nr

76 Orientering om brukerundersøkelse KonSek Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 009/13 Arvid Hanssen, /21-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Rapport omdømmeundersøkelse KonSek desember 2012 Saksutredning Som ledd i strategiarbeidet for KonSek har Norfakta gjennomført en omdømmeog brukerundersøkelse blant nåværende og tidligere kontrollutvalgsmedlemmer, ordførere og rådmenn hos selskapets kunder. Fokus har vært på omdømme og utførelsen av oppdraget som sekretariat. Undersøkelsen ble gjennomført som en elektronisk spørreskjemaundersøkelse i november og desember Av totalt 146 utsendte skjema kom det inn 90 svar, noe som utgjør en svarprosent på 62. Deltagelsen var høyest blant nåværende KU-medlemmer og KU-ledere med henholdsvis 78 og 80 %, noe lavere hos tidligere medlemmer og ledere (40 og 43 %) og hos ordførere og rådmenn (60 og 40 %). Særlig blant rådmenn er antallet besvarelser så lavt, totalt 6, at det er vanskelig å trekke generelle konklusjoner ut fra tallene. Tilsvarende er det bare 3 respondenter som utgjør tidligere KU-ledere, så det gir også liten mening å analysere denne gruppen alene. Hovedinntrykket av undersøkelsen er at de spurte er svært positivt innstillt til KonSek. Med unntak av en person svarer alle nåværende og tidligere KU-ledere og medlemmer, i tillegg til ordførere overveiende positivt på de alle fleste spørsmål. Blant rådmenn er inntrykket ikke like entydig positivt. Her må det imidlertid understrekes at det bare er 6 respondenter, derav 4 er klart positive og 2 skiller seg ut som generelt noe mer kritiske, noe som gir stort utslag på de enkelte faktorer. 74

77 Samlet tilfredshet med Konsek (i prosent) Norfakta rapporterer at det er uvanlig at flere respondenter svarer meget fornøyd enn ganske fornøyd, så dette må anses å være svært gode tall. Omdømme For å måle omdømme har det blitt stilt 15 spørsmål. Enkelte av disse korresponderer direkte med punkter i KonSeks handlingsplan det har vært interessant å måle, mens enkelte er basert på det vi ellers anser som essensielt i arbeidet. Alle grupper har fått alle spørsmål, med unntak av dialog-spørsmålene som kun har blitt stilt til de som er eller har vært part i dialogen. 75

78 Omdømmefaktorer (tall i prosent). Hovedinntrykket er svært positivt. I følge Norfakta scorer KonSek uvanlig høyt for denne type spørsmål. Fire områder skiller seg ut som ikke like positive som de andre, men også her gis det en svært høy score. Det første er om KonSek er godt kjent blant politikere og ansatte i kommunene. Dette kommer ikke spesielt overraskende. Sekretariatet forventet at kjennskapen skulle være noe dårligere enn dette, da resultatet tross alt fortsatt er overveiende positivt. Det kan også stilles spørsmål ved hvor viktig kjennskap til KonSek er kontra kjennskap til kontrollutvalget. Det andre området som skiller seg ut er om KonSek bidrar til effektiv drift i tråd med regelverk og det tredje om KonSek bidrar til å hindre uønskede hendelser for enkeltinnbyggere. Dette kan henge sammen med at KonSeks bidrag i disse sammenehengene nok kan være litt diffust. I tillegg kan det spille inn at å i vareta enkeltinnbyggerens rettssikkerhet i utgangspunktet ligger til andre organer enn kontrollutvalget. 76

79 Det siste området er kontakten med rådmannen. Her er det som kjent få respondenter, og to som utmerker seg som mer kritiske (disse utgjør 33 %). Disse trekker ned helhetsinntrykket, men man kan merke seg at de ikke sier seg direkte uenig, selv om de ikke gir et bekreftende positivt svar. På spørsmålet om KonSek er et ledende fagmiljø nasjonalt er det naturlig nok en stor andel vet ikke -svar, da det er en stor andel av respondentene som ikke har noen forutsetning til å vite noe om dette. Blant de som har svart er imidlertid inntrykket svært positivt også der. Tilfredshet med KonSeks arbeid Det er i tillegg stilt 12 spørsmål som går mer direkte på KonSeks arbeidsoppgaver og hvordan disse utføres. Inntrykket her er tilsvarende positivt som i den første seksjonen, og det er ikke unaturlig at de henger sammen. Det er gjennomgående kun ett kontrollutvalgsmedlem og to rådmenn som er direkte negative på noen av punktene. Tilfredshet med Konseks arbeid, enkeltelementer og totalt (tall i prosent) 77

80 Av oversikten over ser vi at tilfredsheten jevnt over er veldig god, men at utarbeidelsen av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utpeker seg som områder der tilfredsheten er noe lavere. Fortsatt er imidlertid ca. 90 % også her ganske eller meget fornøyd. Også på området bruk av elektroniske sakspapirer er vurderingene mer positive enn sekretariatet på forhånd hadde forventet. Dette kan kanskje tolkes dithen at kundene heller tilskriver eventuelle problemer til egen innsats enn til KonSek. Norfakta har pekt ut to variabler som de som gir størst utslag i kundetilfredshet, altså de faktorene som er mest avgjørende for fornøyde kunder. Dette er oppfølgingen av vedtak i KU og lesbarhet og språk i sakspapirer. Norfaktas modell anslår at ca. 81 % av variasjonen i tilfredshet kan forklares gjennom variasjonen i disse to faktorene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil benytte resultatene fra undersøkelsen videre i strategiarbeidet i selskapet, og i kontinuerlig forbedringsarbeid overfor kontrollutvalgene som kunder. Sekretariatet imøtekommer gjerne ytterligere innspill fra kontrollutvalgets medlemmer i møtet. 78

81 OMDØMMEUNDERSØKELSE GJENNOMFØRT GJENNOMFØRT AVAV 79

82 OM UNDERSØKELSEN BAKGRUNN Kontrollutvalgssekretariatet for Midt-Norge IKS (KonSek) er et interkommunalt selskap som ivaretar sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalgene i 14 kommuner i Sør-Trøndelag, samt i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Følgende arbeidsoppgaver er sakset fra KonSek sine hjemmesider: - Ivareta praktiske sekretariatsfunksjoner - Forberede saker til behandling i kontrollutvalgene - Oppfølging av vedtak i kommunestyre/fylkesting - Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Utrede bestillingsbehov, iverksette bestillinger og følge opp oppdrag - Bistå i valg av revisjonsordning KonSek har besluttet å gjennomføre en undersøkelse blant sine kunder med ønske om å måle kundetilfredshet og evt. innspill på forbedringspotensial på ulike områder. I den forbindelse ble Norfakta Markedsanalyse AS valgt som utfører av undersøkelsen. METODE Datainnsamlingen ble gjennomført med web-intervju, ved at vi sendte en e-post med lenke til undersøkelsen til hver enkelt på respondentlisten vi mottok fra KonSek. Norfakta har gjennomført 3 elektroniske purringer i form av e-post til respondenter vi ikke har registrert respons fra. I tillegg har også KonSek foretatt egne påminnelser til enkelte respondenter. For å sikre god svarrespons på undersøkelsen ble det sendt en informasjons e-post fra KonSek om at de ville motta en e-post fra Norfakta. GJENNOMFØRING Datainnsamlingen ble gjennomført i perioden uke i november/desember Undersøkelsen ble sendt ut tirsdag 20. november og avsluttet fredag 7. desember. Ansvarlig for undersøkelsen i Norfakta Markedsanalyse AS er Jarle Gulbrandsen 80

83 OM UNDERSØKELSEN UTVALG OG RESPONS Norfakta mottok et register med 146 respondenter påført e-postadresse fra KonSek. Tabellene under viser brutto antall vi sendte ut og antall svar innen hver gruppe av respondenter: KU-medlem KU-leder Eks. KUmedlem Eks. KUleder Ordfører Rådmann Totalt Brutto Antall svar Svarrespons (%) Totalt sett er en svarrespons på 62% en normalt god respons på en slik undersøkelse. Responsen fra KU-medlemmer og KU-ledere er meget god, mens responsen fra ordførere og rådmenn er lavere enn forventet. Responsen fra tidligere KU-medlemmer og tidligere KU-ledere er på linje med det som var forventet. 81

84 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK % base n=90 Helt uenig Noe uenig Verken eller 0% Noe enig 10 % Godt kjent blant politikere og ansatte % 30 % Helt enig 40 % % Vet ikke 60 % 70 % 37 God dialog KonSek og KU-leder % % 100 % 7 93 God dialog KonSek og rådmann 0 33 God dialog KonSek og ordfører Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold Bidrar til god rev.ordning Bidrar til eff. drift ift regelverk Hindrer uønskede hendelser ift innb Bidrar godt til å følge opp forv.rev Bidrar til god oppf. av regn.rev Har god fagkomp Ledende fagmiljø Godt oppdatert på min kommune Bidrar til god oppf. av sel.kontroll 012 Bidrar til å gjøre KU bedre Det dominerende inntrykket er at de spurte i denne undersøkelsen er svært positivt innstilt til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Den aller beste skåren på disse omdømmeelementene er vurderingen av dialogen mellom KonSek og KU-leder. Det er grunn til å understreke at det kun er 3 respondenter som er grunnlag. 39% av respondentene har ikke tatt stilling til utsagnet om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Men blant de som svarer er det positive tilbakemeldinger. Utsagnet som flest er uenig i er at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelig konsekvenser for den enkelte innbygger. Det er også 4 respondenter som uenig i at KonSek bidrar til at kommunen driver sin virksomhet effektivt og målrettet i tråd med regelverk og vedtak

85 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Godt kjent blant politikere og ansatte Totalt 74 KU-medlem 73 KU-leder Eks. KU-medlem 100 Nåværende KU-ledere er de som i minst grad er enige i at KonSek er godt kjent blant politikere og administrativt ansatte Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

86 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=15 (KU-ledere) God dialog KonSek og KU-leder 0 20 Totalt KU-medlem Både nåværende og tidligere KU-ledere er skjønt enige i at det er en god dialog mellom KonSek og KU-leder. 0 KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder 100 Ordfører 0 Rådmann 0 84

87 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold Totalt KU-medlem De fleste målgruppene er godt fornøyd med hva KonSek bidrar med når det gjelder tilfredsstillende informasjonstilfang, rammebetingelser og arbeidsforhold. Rådmenn er imidlertid betydelig mer avmålt enn de andre målgruppene. 90 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

88 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til god rev.ordning Totalt KU-medlem Det er stor enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene har en velfungerende revisjonsordning. Imidlertid er rådmenn som målgruppe igjen lagt mer avmålt på dette elementet. 91 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

89 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til eff. drift ift regelverk Totalt KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i de fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene driver sin virksomhet effektivt og i tråd med regelverk og vedtak. Imidlertid er ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 86 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

90 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Hindrer uønskede hendelser ift innb Totalt KU-medlem Det er også her tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelige konsekvenser for den enkelte innbygger. Imidlertid er heller ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 74 KU-leder 78 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann

91 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar godt til å følge opp forv.rev Totalt KU-medlem Det er bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp forvaltningsrevisjonen på en god måte. Igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 91 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

92 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til god oppf. av sel.kontroll Totalt KU-medlem 93 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 92 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp selskapskontrollen på en god måte. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene

93 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Har god fagkomp Totalt KU-medlem Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek har god fagkompetanse på relevante lover og regelverk. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 96 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

94 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Ledende fagmiljø Totalt 84 KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker svært mye fra de andre målgruppene. 80 KU-leder 92 Eks. KU-medlem 90 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

95 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Godt oppdatert på min kommune Totalt KU-medlem 89 KU-leder 90 Eks. KU-medlem De fleste målgruppene mener at KonSek i rimelig stor grad er oppdatert på det som skjer i den enkelte kommune. På dette punktet er også rådmennene avvikende fra de andre målgruppene, men i mindre grad enn for de andre omdømmeelementene vi har sett på så langt. 83 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann

96 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til å gjøre KU bedre Totalt KU-medlem Om vi ser bort fra et par rådmenn og et par KU-medlemmer, er stort sett alle i denne undersøkelsen helt eller delvis enige i at KonSek bidrar til å gjøre KU bedre. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

97 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER OG TOTALT % base n=90 Meget misfornøyd Ganske misfornøyd Verken eller Ganske fornøyd Meget fornøyd Vet ikke 0% 10 % Punktlighet ved utsending 103 Punktlighet ved tilbakemeld. 102 Grundighet i saksforbered % 30 % % 70 % Det årlige fagseminaret er elementet som oppnår lavest vurdering % av de spurte er meget eller ganske fornøyd med KonSek totalt sett. Dette er en svært gode tall og er et nivå som vi svært sjelden registrerer Utarb. av plan for selsk.kontr Utarb. av plan for forv.rev Det årlige fagseminaret % Opplæring av medl. i KU % 3 27 Bruk av elektr. sakspapirer % 69 Fagkomp. innen komm. sektor 10 7 KTI KonSek % 69 Lesbarhet og språk Oppfølging av vedtak i KU %

98 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved utsending Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder De som har besvart på denne undersøkelsen er svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til utsending av saksdokumenter. En skåre på 91 bekrefter dette. På samme måte som for omdømmeelementene er rådmenn mer avdempet enn de andre. 96 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

99 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved tilbakemeld Totalt 91 KU-medlem 91 KU-leder 98 Eks. KU-medlem De som har besvart på denne undersøkelsen er også svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til tilbakemeldinger/svar på henvendelser. Også her er rådmenn mer avdempet, men i mindre grad enn på en del andre elementer. 88 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

100 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Grundighet i saksforbered Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder Også her er kundene svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder grundighet i saksforberedelser. Her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

101 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Lesbarhet og språk Totalt 86 KU-medlem 85 KU-leder 85 Eks. KU-medlem Respondentene er godt fornøyde med lesbarheten og språket i saksdokumentene som KonSek utarbeider. Også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

102 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Fagkomp. innen komm. sektor Totalt KU-medlem 88 KU-leder 95 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Respondentene vurderer KonSeks fagkompetanse innen tilsyn med kommunal sektor og kommunal forvaltning som meget god. Men også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet

103 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for forv.rev Totalt 84 KU-medlem Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 85 KU-leder 88 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann

104 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for selsk.kontr Totalt KU-medlem 86 KU-leder 90 Eks. KU-medlem Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for selskapskontroll. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 88 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann

105 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Oppfølging av vedtak i KU Totalt 90 KU-medlem 90 KU-leder Respondentene er svært godt fornøyde med prosessen KonSeks oppfølging av vedtak i KU. På dette elementet er rådmenn også mindre tilfredse enn gjennomsnittet, men i langt mindre grad enn på mange av de andre elementene. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

106 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Bruk av elektr. sakspapirer Totalt 87 KU-medlem 87 KU-leder Ordfører Rådmann Respondentene er godt fornøyde med KonSeks bruk av elektroniske sakspapirer. På dette punktet er rådmenn nesten på linje med gjennomsnittet! 85 Eks. KU-medlem Eks. KU-leder

107 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Opplæring av medl. i KU Totalt KU-medlem 86 KU-leder 85 Eks. KU-medlem Respondentene er rimelig fornøyde med KonSeks opplæring av medlemmer i KU. Svarfordelingen gir likevel grunn til å kanskje revidere planen for opplæringen. Ordførere og rådmenn har i liten grad besvart dette spørsmålet. 86 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann

108 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=75 (ikke rådmenn og ordførere) Det årlige fagseminaret 0 Totalt KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem Eks. KU-leder 120 I forhold til mange av de andre elementene i denne undersøkelsen er respondentene kun moderat fornøyde med det årlige fagseminaret. Kanskje det er på tide med en revisjon også på dette punktet Ordfører Rådmann 106

109 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TOTAL TILFREDSHET MED KONSEK %, base n=90 0 Meget misfornøyd Totalt KU-medlem KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder Ordfører 1 Ganske misfornøyd Rådmann Verken eller Totalt setter er dette svært gode resultater for KonSek. Det vanlige bildet er at det er flere respondenter på ganske fornøyd enn på meget fornøyd. I dette tilfellet er det omvendt. Totalt sett er det ett KU-medlem som har svart meget misfornøyd på dette spørsmålet. I tillegg er det en rådmann som har svart ganske misfornøyd på spørsmålet Ganske fornøyd Meget fornøyd

110 Kundetilfredshet Kundetilfredshet -- regresjonsanalyseregresjonsana Kundetilfredshet regresjonsanalyse Før vi presenterer regresjonsmodellen - som identifiserer hvilke områder som har størst betydning for kundenes totale tilfredshet - skal vi forklare noen begreper som brukes i denne sammenheng. R2 (modellens forklaringskraft) Dette er en indikator på hvor mye de uavhengige variablene (som «priser», «service» etc.) forklarer av variasjonen i den avhengige variabelen (tilfredshet totalt). Hvis R2eksempelvis er lik 0,65 betyr dette at de uavhengige variablene til sammen forklarer 65% av variasjonen i den avhengige variabelen. Dette betyr igjen at omlag 35% av variasjonen i den avhengige variabelen forklares av andre faktorer (variabler) enn de som inngår i undersøkelsen (modellen). Med andre ord: en modell med en forklaringskraft på 0,65 viser at det er andre faktorer, i tillegg til de som inngår i modellen, som også forklarer hva som bestemmer (eller innvirker på) kundenes totale tilfredshet - i og med at de ulike faktorene i modellen forklarer i underkant av halvparten av kundenes totale tilfredshet med selskapet. Stigningstall (b-koeffisient) Forklarer den enkelte uavhengige variabels innvirkning på den avhengige variabelen i modellen - forutsatt at de andre uavhengige variablene i modellen holdes konstant. Med andre ord: Hvis tilfredshetsskåren på en uavhengig variabel øker med 1 poeng, øker tilfredshetsskåren totalt tilsvarende stigningstallets verdi. 108

111 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK TOTAL TILFREDSHET, Base n=90 Oppfølging av vedtak i KU KTI=90 0,64 KTI=92 Total KTI 0,36 Denne kjøringen viser at det er oppfølging av vedtak i KU som er den viktigste driveren til fortsatt god kundetilfredshet med KonSek. Kjøringen viser også at å sette fokus på lesbarhet og språk i saksdokumentene er hensiktsmessig for KonSek. Lesbarhet og språk KTI= Modellestyrke: 81