PROSJEKTADMINISTRATIV HÅNDBOK (PA-BOK)

Transkript

1 BC M PROSJEKT CAMPUS ÅS, SLP - GJENNOMFØRING PROSJEKTADMINISTRATIV HÅNDBOK (PA-BOK) Prosjekt navn: Samlokalisering Campus Ås (SLP) Prosjektnummer Tidligere prosjektnummer TP11566/12370 Kompleksnummer: Byggnummer: Dato godkjent: Versjon nr: 5 Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 1 av 21 Doculivenr: XX

2 Revisjoner Versjon: Endret av: Beskrivelse av hva som ble endret: Dato: 1 Felles PA bok for SLP og SHF SIDS/MENG Tilpasset bare SLP, ikke fasespesifikk. Gjelder alle leverandører. SHA tatt ut (dekkes av SHA plan). Nye vedlegg 2.2 SIDS/MENG Nytt vedlegg 7 om framdrift for enkelte entrepriser 3 SIDS Vedlegg 2 adresselister tas ut og gjøres kontraktspesifikke. Spesifisering av at punkt 3.3 om BIM ikke gjelder K200 og K280. Info om Elektronisk fakturahåndtering er standard vedlegg til kontrakter, PA bok henviser nå til dette. Følgende tas også ut: Organiseringen av prosjektering, opplisting av møter og prosjektspesifikke dokumenter. Vedlegg 7 har endret form men ikke innhold. 3.1 SIDS Bruk av totalprosjektnummer SIDS/IOW/ARSO/ LKF 2.2: Ny tekst ang struktur for beslutninger og kommunikasjon i entrepriser og prinsippskisse org. 3.5: Endringshåndtering i webhotell. 3.4: Tegningshåndtering (ny) 3.8: Møter spesifikt omtalt : Rapportering viser til Bok 0 - Vedlegg (forkortelser, møter) tatt inn i dokumentet og utgår som vedlegg - Vedlegg (endringsliste og endring fra PG) utgår, ivaretas av arbeidsflyter i Interaxo Generelt: Nytt prosjektnummer 5 ARSO,GESM Div. kompletteringer og sletting av kommentarer fra ver Underskrift Prosjektdirektør: (godkjennes elektronisk i Buddies) Dato og signatur Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 2 av 21

3 0. AJOURFØRING OG DISTRIBUSJON Generelt ORIENTERING PA-bok: Hensikt og bruk Om prosjektet Forkortelser ORGANISASJON Overordnet organisering Prosjektets organisering Adresseliste FORRETNINGSRUTINER Kommunikasjon Dokumenthåndtering Håndtering av BIM og tegninger Tegningshåndtering Endringshåndtering Bestillinger Fakturering Møter KVALITETSSIKRING OG KONTROLL Kvalitetssikring Kontrollprosedyrer Kvalitetsrevisjoner RAPPORTERING PROSJEKTSPESIFIKKE DOKUMENTER VEDLEGG Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 3 av 21

4 0. AJOURFØRING OG DISTRIBUSJON 0.1 Generelt PA-boken gjelder for alle som er involvert i prosjektet, og vil bli elektronisk tilgjengelig for alle prosjektdeltakere på prosjektets webhotell Interaxo Statsbygg er ansvarlig for PA-boka, herunder oppdatering og distribusjon. Prosjektmedarbeidere eller andre som oppdager feil eller mangler i PA-bok har ansvar for å melde fra om dette til Statsbygg. Alle endringer av PA-boka skal godkjennes av prosjektdirektør. Alle endringer fremgår av revisjonsliste. Det sendes ut varsel til prosjektorganisasjonen og alle kontraktsparter ved revisjoner. Elektroniske kopier av PA-boka kan distribueres til orientering til interesserte parter etter avtale med prosjektdirektør. 1. ORIENTERING 1.1 PA-bok: Hensikt og bruk PA-bok står for Prosjektadministrativ håndbok. Hensikten med PA-boken er å danne grunnlag for prosjektadministrative rutiner og overordnet kvalitetsstyring av prosjektdeltakernes arbeid og ytelser. Prosjektleder Prosjektering er ansvarlig for at PA-boka inkluderes i konkurranseunderlag. PA-bok skal ikke definere bestemmelser som er gitt i kontraktene, men angi administrative bestemmelser som er ment å være felles for alle kontrakter. Forhold som gjelder visse kontrakter står i egne tekstbokser. PA-bok skal brukes aktivt av alle parter i prosjektet, og hver enkelt prosjektmedarbeider pålegges å gjøre seg kjent med og følge relevante deler av PA boken. 1.2 Om prosjektet Oppdragsgiver: Bruker: Byggherre: Prosjekteringsgruppe: Kunnskapsdepartementet (KD) Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) og Veterinærinstituttet (Vet.inst) Statsbygg (SB) PG Campus Ås (Multiconsult AS, ØKAW AS, Henning Larsen Architects AS, Hjellnes Consult AS, NNE Pharmaplan AS) Målene for prosjektet Samfunnsmål Norge er et foregangsland innen biotrygghet og biosikkerhet og innen smitteberedskap for fisk og dyr gjennom utvikling av det nye universitetet og veterinærinstituttet Det nye universitetet på Ås er blant de ledende europeiske forsknings- og undervisningsinstitusjonene innen miljø-, biovitenskap og veterinærmedisin. Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 4 av 21

5 Resultatmål Byggeprosjektet skal gjennomføres med størrelse, kvalitet og funksjonalitet slik det går fram av forprosjekt Bygningsmassen for SLP skal være klar til innflytting til semesterstart høsten 2019 For prosjektets miljømål, se miljøoppfølgingsplanen. For SHA mål, se SHA-plan. Bruk av verktøy I gjennomføringen av prosjektet benyttes følgende verktøy: BIM - til den løpende prosjektutvikling og gjennomføring LCCWeb.no - til levetidskostnadsanalyser Klimagassregnskap.no - for miljødokumentasjon /klimagassregnskap drofus / TIDA - for den løpende rom- og utstyrsprogrammering og sluttdokumentasjon. Prosjekt hotell (webhotell) - for dokumenthåndtering og informasjonsdeling Samhandlingsmodell (BIM og GIS) - samhandlingsverktøy ITB verktøy - teknisk samordning 1.3 Forkortelser Forkortelse ARK AV BL BM BRU BUT Campus Ås Fellesstyret FM FREMKO HBL HMS IARK KP KU LARK NMBU Beskrivelse Arkitekt Audiovisuelle Byggeleder Byggemøte Brukerkoordinator Brukerutstyrsprosjektet Campus Ås Fellesbetegnelse for Samlokaliseringsprosjektet, brukerutstyrsprosjektet og SHF Felles styre for NVH og UMB Fremdriftsmøter Fremdriftskoordinator Hovedbyggeleder Helse, miljø og sikkerhet Interiørarkitekt Koordinator prosjektering (HMS) Koordinator utførelse (HMS) Landskapsarkitekt Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 5 av 21

6 OM PBL PD PE PG PGK PL PLP PLPROD RFP RIAKU RIB RIBRA RIE RIG RIV RI SB SHA SHF SLP SRG SØK Vet.Inst Oppdragsmøte Plan- og bygningsloven Prosjekdirektør Prosjekteier Prosjekteringsgruppe Prosjekteringsgruppekoordinator Prosjektleder Prosjektleder prosjektering Prosjektleder produksjon Romfunksjonsprogram Rådgivende ingeniør akustikk Rådgivende ingeniør byggeteknikk Rådgivende ingeniør brannteknikk Rådgivende ingeniør elektroteknikk Rådgivende ingeniør geoteknikk Rådgivende ingeniør VVS-teknikk Rådgivende ingeniør Statsbygg Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Prosjekt Senter for husdyrforsøk Samlokalisering NVH og Vet.Inst. med UMB på Ås (samlokaliseringsprosjektet) Statsbyggs ressursgruppe Ansvarlig søker (Byggesak) Veterinærinstituttet 2. ORGANISASJON 2.1 Overordnet organisering Kommunal og fornyingsdepartementet (KMD) er etatsstyrende departement for Statsbygg (SB) og Kunnskapsdepartementet (KD) er oppdragsgiver for prosjektet. Det er etablert et eksternt prosjektråd for samlokaliseringsprosjektet, brukerutstyrsprosjektet og prosjekt nytt senter for husdyrforsøk. Direktør i Statsbyggs Byggherreavdeling er prosjekteier. Prosjektet ledes av prosjektdirektør som rapporterer til prosjekteier. Som et ledd i prosjektoppfølgingen har prosjekteier nedsatt et internt rådgivende prosjektråd bestående av sentrale aktører i Statsbygg. Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 6 av 21

7 2.2 Prosjektets organisering Prosjektet Campus Ås, samlokalisering (forkortet «SLP») har samme prosjekteier og prosjektdirektør som de tre andre prosjektene som Statsbygg har ansvar for på Ås. Figur 1 Organisering av seksjonen BC Prosjekt Campus Ås, SLP er organisert med tre delprosjektledere, se figur 2. Figur 2 Organisering av SLP prosjektet Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 7 av 21

8 Prosjektdirektør er den overordnede prosjektleder for SLP prosjektet. Prosjektdirektørs viktigste ansvar er å lede planlegging, ressursallokering og prosjektgjennomføring innenfor avtalte rammebetingelser, på alle relevante temaområder. å ivareta byggherrens plikter etter Byggherreforskriften. sørge for rapportering til prosjekteier for SLP og andre relevante interessenter. Prosjektleder prosjektering er Statsbyggs representant ovenfor prosjekteringsgruppen og har ansvar for at prosjekteringsmaterialet er av en slik kvalitet at prosjektets målsettinger med hensyn til kostnad, tid og kvalitet oppnås. Prosjektleder prosjektering har ansvar for en entreprise inntil kontrakt er skrevet. Prosjektleder produksjon har det overordnede ansvar for organisering, gjennomføring og dokumentasjon av bygge- og montasjearbeider. Prosjektleder produksjon overtar entrepriseansvaret når Prosjektleder prosjektering har levert sin endelige innstilling ved kontrahering. Kun prosjektleder produksjon kan beslutte forhold som medfører konsekvenser for entreprisens kostnad, fremdrift eller kvalitet. Beslutningslinjene i entreprisen etter at kontrakt er skrevet, er slik: PL PROD PLP Entreprenør PG Campus Ås Figur 3 beslutningslinjer i entreprisen Prosjektleder FDV/overlevering vil ha ansvar for uttesting og teknisk prøveperiode samt oppfølging i garantiperioden. Dessuten inngår ansvaret for at Statsbyggs deltakelse i ibruktagelsesfasen ivaretas, samt at det skjer en formell overlevering av prosjektet til bruker etter en opplærings-/innkjøringsfase. Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 8 av 21

9 Prinsippskisse for prosjektorganisasjon i byggefase fremgår av figuren nedenfor. Matrisen i vedlegg X viser hvem som innehar de enkelte funksjonene pr. kontrakt/entreprise. Entrepriseansvarlig Fagressurser under PLP Prosjektøkonom Entrepriseansvarlig PG Byggeleder FREMKO Entreprenør Kxxx Entreprenør Kyyy Entreprenør Kzzz Figur 4 prinsippskisse prosjektorganisasjonen i byggefase Leverandører Prosjekteringsgruppen «PG Campus Ås» består av flere virksomheter, se punkt 1.2. Prosjektet vil ha flere typer entrepriser, men i hovedsak benytte byggherrestyrte entrepriser. Grensesnitt mot andre prosjekter på Campus Ås Det er flere prosjekter på Campus Ås som har grensesnitt og avhengigheter mot dette prosjektet, særlig brukerutstyrsprosjektet. Dette krever at prosjektdeltakerne har tilstrekkelig samhandling og involvering på saker som berører de andre prosjektene på Ås, se figur Adresseliste Kontraktspesifikke adresselister vil være tilgjengelig på prosjektets webhotell Interaxo i fellesrommet for SLP og BUT. Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 9 av 21

10 3. FORRETNINGSRUTINER 3.1 Kommunikasjon Kommunikasjon med media og omverden Kommunikasjon til media skal alltid gå via prosjektets kommunikasjonsansvarlig. Saker av politisk karakter uttaler administrerende direktør i Statsbygg seg om, eller den han har gitt myndighet. Det vises til kommunikasjonsplan for prosjektet som vil være tilgjengelig på webhotellet. Kommunikasjon mellom Statsbygg og prosjektets kontraktsparter All korrespondanse mellom Statsbygg og entreprenør skal skje mellom entreprenørens kontraktsansvarlig og kontraktsansvarlig hos Statsbygg som oppgitt i avtaledokument. Beslutninger som gjøres i møter skal dokumenteres i møtereferat. Kommunikasjon med brukerne All kommunikasjon med brukerne skal gå via Statsbygg. Kommunikasjon på byggeplassen Kommunikasjon på byggeplassen mellom entreprenør og Statsbygg skal gå gjennom byggeleder. 3.2 Dokumenthåndtering E-post og brev skal påføres følgende overskrifter: Campus Ås SLP (Kontraktsnummer) Sak/emne Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal brev/e-post kun omhandle en sak og være entydig beskrevet. er, endringsmeldinger, og avviksmeldinger etc. skal registreres i et løpenummersystem i Interaxo. Som eksempel nevnes referat byggemøter: BM-01, BM-02, osv. Brev til prosjektet stiles til: Statsbygg hovedkontor Campus Ås, SLP (Kontraktsnummer) Postboks 8106 Dep 0032 OSLO Brev stiles til firma og ikke til saksbehandler. Kopi av brev sendes på e-post til Statsbyggs representant. All e-post av besluttende kontraktuell karakter skal sendes med kopi til postmottak@statsbygg.no Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 10 av 21

11 Prosjektets webhotell Interaxo Prosjektet bruker webhotellet Interaxo for utveksling av dokumenter, modeller og tegninger med prosjekteringsgruppe, bruker og entreprenører. Det er felles webhotell for brukerutstyrsprosjektet og for samlokaliseringsprosjektet (SLP) på Campus Ås. Alle entreprenører utpeker en kontaktperson som har ansvar for å melde inn brukere til Statsbygg. Denne kontaktpersonen varsler Statsbyggs administratorer for tilganger og evt. opplæring. Administratorer for Interaxo i Statsbygg er: Anne Gunn Lyen Green angr@statsbygg.no Tove Høili tovh@statsbygg.no Beskrivelse av Interaxo, kontaktpersoner samt struktur og inndeling er beskrevet i prosedyre BC «Bruk av Interaxo på prosjekt TP11566/12370 SLP og TP12304 BUT». Dokumenter unntatt offentlighet I henhold til bestemmelser i Offentlighetsloven vil Statsbyggs arkivsystem generere sakslister som gjøres tilgjengelig for allmennheten. Intensjonen er at mest mulig skal være tilgjengelig for innsyn. Dersom det av ulike årsaker er behov for å holde noe unntatt offentlighet, skal det henvises til Offentlighetslovens paragrafer. Dokumenter unntatt offentlighet skal ikke utveksles på Interaxo. 3.3 Håndtering av BIM og tegninger Det er egne målsettinger og krav for SLP prosjektet for bruk av BIM, både for prosjektering, brukermedvirkning og forankring, entreprenørens prosesser og for brukerutstyr. BIM Krav til entreprenør er beskrevet i Bok 0 og BIM krav til PG er beskrevet i YT-beskrivelser. Det er utarbeidet en egen BIM manual for prosjektet som beskriver prosedyren for håndtering av BIM og tegninger. Formål med BIM-manualen er å sikre at BIM-modellen og tilhørende tegninger utarbeides, arkiveres, kommuniseres og leveres på en styrt, enhetlig og effektiv måte, slik at aktuelle krav fra Statsbygg og myndigheter oppfylles. Den prosjektspesifikke BIM manualen som PG har utarbeidet vil være tilgjengelig på Interaxo. Statsbyggs BIM manual v er tilgjengelig på Statsbyggs hjemmeside. Alle modeller legges ut på Interaxo med et definert intervall. Det forventes at alle som jobber i modell gjør seg kjent med manualen og de endringer som finner sted. For K200 0g K280 gjelder ikke punkt Tegningshåndtering Antall tegningsett som skal leveres til entreprenør avtales nærmere for hver enkelt entreprenør. 3.5 Endringshåndtering Endringer, krav og varsler skal behandles i Interaxo som en styrte arbeidsprosesser. I Interaxo er prosessene beskrevet, og hver aktør er ansvarlig for å saksbehandle endringer, varsler og krav i henhold til denne prosessen. Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 11 av 21

12 Alle steg og endringer i arbeidsprosessen i Interaxo blir automatisk loggført og en del av grunnlagsdokumentasjonen for bestillingen. Arbeidsflyter i Interaxo Endringsmeldinger prosjektering fra PG: Arbeidsflyten for behandling av endringsmeldinger prosjektering fra PG ser slik ut i Interaxo: 01 Nye endringer 02 Til behandling 03 Ferdig behandlet 04 Avviste Prosjekteringsendringer skal godkjennes av PLP (og PLPROD hvis byggefase) i arbeidsflyten «endringsmelding prosjektering fra PG» Endringsliste: Arbeidsflyten for behandling av endringslister ser slik ut i Interaxo: Endringer kan initieres av Statsbygg, prosjekterende eller entreprenør. De prosjekterende innhenter pris på endrings- og tilleggsarbeider på vegne av Statsbygg, ved bruk av endringsliste. Arbeidsflyten i Interaxo for Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadsmessige konsekvenser eller ikke. Oppføringen i Interaxo skal beskrive endringen og skal skille mellom endringer som prises etter kontraktens enhetspriser og endringer som skal prises etter utførelsesdagens priser. Krav: Arbeidsflyten for behandling av krav ser slik ut i Interaxo: 01 Nye krav fra entrepr 02 Til beh BL 03 Rådg innstilling 04 BL innstilling 05 BH vedtak 06 Godkjent e krav 07 Bestilt 08 Uavklarte 09 Avviste Entreprenøren varsler om nye krav i steg 1, og kravet behandles deretter videre av BL (og evt. av PG) og av SB Varsel: Entreprenøren legger inn nye varsler som behandles av BL eller SB. Det er også utarbeidet arbeidsflyt for tekniske avklaringer, avvik, beslutningsavklaringer, målebrev og regningsarbeid i Interaxo. Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 12 av 21

13 Normal prosedyre Prosess for endringslistene startes som prisforespørsel fra prosjekterende på vegne av Statsbygg. For arbeider som utgår og endringer som prises etter kontraktens enhetspriser, vil prisene normalt være forhåndsutfylt av den prosjekterende. Entreprenør skal gi tilbud på beskrevne arbeider og flytte endringsliste oppføringen til neste steg til den prosjekterende uten ugrunnet opphold. Den prosjekterende for fagområdet, kommenterer endringslisten som bekreftelse på at prisberegningen er gjennomgått og er riktig i henhold til kontrakten. Endringsliste oppføringen flyttes til byggeleder som gjennomgår dette og gir sine merknader og anbefaling før oppføringen flyttes til Statsbygg. Hasteprosedyre Hvis arbeidene haster, kan byggeleder/kontraktsansvarlig pålegge arbeidet utført etter endringsliste før pris og eventuelle andre konsekvenser er avklart (endringsordre/pålegg om endring). Hvis kostnadene overstiger byggeleders fullmaktsgrenser, må kontraktsansvarlig eller annen person med fullmakt signere endringsordren. Samme flyt som over brukes for å behandle endringen. 3.6 Bestillinger Rutiner for bestillinger Det blir benyttet ett standard bestillingsbrev for alle bestillinger ut over avtalt kontraktssum. Det vil fremkomme av bestillingen om endringen er priset etter kontraktens enhetspriser eller utførelsesdagens pris. Bestillingen vil inneholde bestillingsnummer og nødvendig faktureringsinformasjon. Rutiner for fakturering av avdrag Entreprenørene skal fakturere avdrag mot sist justerte kontraktsum. Fakturering av bestillinger ut over avtalt kontraktssum Alle endringer ut over justert kontraktsum skal faktureres eller krediteres separat i henhold til bestilling. Hvis en bestilling har flere bestillingslinjer skal faktura også inneholde tilsvarende antall linjer med henvisning til aktivitetsnummer. Faktura skal også merkes med bestillingsnummer og referanse ID som fremkommer av bestilling, dersom ikke annen referanse ID er avtalt mellom partene. Det er svært viktig at overnevnte merking av faktura overholdes. Fakturaer som ikke er i henhold til kravet, vil bli returnert. Rekvisisjon Byggeleder har fullmakt til, ved bruk av rekvisisjon, å bestille arbeider utført for et beløp inntil kr eksklusive MVA, med mindre det er særlig avtalt et annet beløp. Dette gjelder bare arbeider som ikke kan følge de vanlige forretningsrutinene. Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 13 av 21

14 3.7 Fakturering Betalingsbetingelser er i henhold til kontrakt. Statsbygg bruker standarden elektronisk handelsformat (EHF) for faktura og kreditnota 1, jf vedlegg til kontrakt. Fakturering skal skje særskilt for: Avdragsfaktura på avtalt kontraktssum med justeringer Tilleggsbestillinger Rekvisisjoner Lønns- og prisregulering (LPS) Evt. utlegg Faktura må være merket med: Prosjektnummer Campus Ås, SLP Kontraktsnummer og -navn Avdragsfakturanummer (A001, A002 osv.) gjelder avdrag på kontrakt Tilleggsbestillingsnummer (T0001, T0002 osv.) Rekvisisjonsnummer 5 siffer, ferdigtrykt på Statsbyggs rekvisisjonsblankett LPS-nummer (LPS-1, LPS-2 osv.) for lønns- og prisstigningsfaktura) Bestillingsnummer (PO-nr) (sekssifret nummer som står øverst på bestillingsbrev) Faktura fra entreprenør skal først kontrolleres av byggeleder og derfor må byggeleders referanse-id fremgå av faktura. (Byggeleders referanse ID består av X (eksternt ansatt) + initialer). Fakturaer som mangler informasjon, vil bli returnert. Bruk av fakturagebyr skal være avtalt på forhånd. Avdragsfaktura Av avdragsfaktura skal følgende fremgå: Siste justeringsbestilling med justeringsnummer og dato Justert kontraktssum ekskl. mva. (Summen av opprinnelig kontraktssum og alle justeringsbestillinger) Opparbeidet beløp (ekskl. mva.) Tidligere fakturert beløp (ekskl. mva.) Rest ifølge kontrakt (eks. mva.) Innestående beløp (ekskl. mva.) Tilleggsarbeider Kopi av tilleggsbestillingen skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Det kan unntaksvis være avtalt delbetaling av større tilleggsarbeider. Disse faktureres spesielt med referanse til tilleggsbestillingsnummer og den avtalte delbetalingsordningen. F.eks T0001-A1, T0001-A2, osv. Rekvisisjoner Kopi av rekvisisjon skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Pris- og lønnsendringer Avregning av pris- og lønnsendringer skal faktureres så snart grunnlag for beregningen foreligger. Grunnlag for prisstigningsberegningen er opparbeidet beløp på den enkelte faktura uten fradrag for innestående beløp. Vilkårene for eventuell lønns- og prisregulering fremkommer i den enkelte entreprisekontrakt. 1 Alle statlige virksomheter skal kreve at deres leverandører sender faktura og kreditnota elektronisk i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). For mer informasjon om elektronisk faktura og EHF, se anskaffelser.no Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 14 av 21

15 Fakturabilag For honoraravtaler skal timelister på personnivå, vedlegges faktura. I tillegg ønskes en samlet oversikt for perioden, summert for hver enkelt stillingskategori. Fakturabilag som ikke genereres automatisk fra et elektronisk registreringssystem, skal signeres. Statsbygg ber vennligst om at underbilag ikke stiftes. Endringer/avvik Endring av honorarsatser skal varsles (med dokumentasjon på beregning). 3.8 Møter Følgende møter avholdes: Oppstartsmøte Byggemøter Fremdriftsmøter Fasemøter Kontraktsmøter Særmøter SHA møter Miljømøter Kvalitetssikringsmøter Befaringer BAS møter Møtedeltakerne skal begrenses til de personer som er direkte involvert i saken. Medarbeidere i prosjektorganisasjonen som bare skal informeres om resultater fra møter innkalles ikke, men informeres gjennom møtereferater. Saker som er fremsatt i møter anses ikke som gyldig varsel eller krav. Varsel og krav skal oversendes i egen korrespondanse. Det henstilles til samtlige deltakere på møter å stille presis, vel forberedt og om å bidra til at møtet blir effektivt. Møtereferater Det skrives alltid referat fra alle formelle møter. Den som innkaller har ansvar for at møtereferat blir utarbeidet og distribuert via e-post senest 2 virkedager etter at møtet har funnet sted. Dersom det ikke er kommet skriftlig innsigelse innen 7 dager etter mottakelse av møtereferatet, eller i påfølgende møte hvis dette skjer innen 7 dager, oppfattes referatet som godkjent. Dersom en møtedeltaker blir pålagt oppgaver som haster, må møtedeltaker selv notere seg oppgaven og ikke vente på referatet. Kun møtedeltakere kan gis ansvar for oppfølging av saker i referatet. Hvis noen som ikke er tilstede skal følge opp en sak, må en av deltakerne få ansvaret med å delegere oppgaven til vedkommende. Protokoller benyttes for å dokumentere viktige beslutninger og skal undertegnes i møtet av de som forpliktes av vedtaket. Som et eksempel skal det alltid skrives protokoll fra overtakelser. Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 15 av 21

16 Oppstartsmøter Byggeleder innkaller til og leder oppstartsmøte for hver enkelt entreprise etter at kontrakt er signert. Deltakere Tid Innkalling Arbeidsområde Skrives av BL PL PROD / entrepriseansvarlig produksjon SHA ansvarlig. Miljø ansvarlig BL Fremko Entreprenør Entrepriseansvarlig RI / ARK BL Avtales særskilt I god tid før oppstart på byggeplass. Fra byggeleder Byggemøter Byggeleder innkaller og leder byggemøter. Byggeleder avgjør om det gjennomføres separate byggemøter for hver entreprise eller felles byggemøter for flere entrepriser. fra byggemøter skrives av byggeleder og oversendes prosjekterende, entreprenører og Statsbygg. er Deltakere : Tid Innkalling Arbeidsområde Skrives av HBL HBL BL Entrepriseansvarlig produksjon. Entreprenører Fremko (ved behov) PØ (ved behov) PLP (ved behov) ARK/RI (ved behov) HBL Byggeplassen månedlig I møtereferat fra forrige møte evt. i henhold til møteplan. Behandle saker vedr. SHA og ytre miljø Behandle saker ang. felles rigg Behandle saker ang. felles rutiner Eventuelt Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 16 av 21

17 Fremdriftsmøter Deltagere Tid Innkalling Arbeidsområde Skrives av Fremko Fremko BL Entreprenører Entrepriseansvarlig produksjon etter behov Fremko Byggeplass Hver 14. dag til hver uke etter nærmere vurdering av Fremko basert på produksjonsintensiteten på prosjektet. Fremko Virkelig fremdrift i forhold til planlagt fremdrift. Utført arbeid i perioden og planlagt arbeid kommende periode. Avvik og korrigerende tiltak SHA - Planlagte SJA for kommende periode Vurdere om endringer i fremdrift medfører behov for ny risikovurdering Fasemøter Deltagere Tid Innkalling Arbeidsområde Skrives av Fremko Alle PG og entreprenører som har ytelser i den aktuelle aktivitetssløyfen Fremko Byggeplass Egen plan over tema og tidspunkt vil bli utarbeidet. Fremko Overordnet tverrfaglig gjennomgang av de store linjene og avklaringer av utfordringer for kommende byggefase / aktivitetssløyfe. Kontraktsmøter (statusmøter for kontrakt / entreprise) Deltagere Tid Innkalling Arbeidsområde Entrepriseansvarlig PL PROD og entrepriseansvarlig produksjon., PØ, BL og ENT. Fremko etter behov Entrepriseansvarlig Byggeplass Hver annen måned Entrepriseansvarlig Gjennomgang av status for aktuell entreprise Behandle overordnede forhold av betydning for kontraktens utførelse, økonomi og fremdrift Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 17 av 21

18 Særmøter Det avholdes særmøter med den enkelte entreprenør etter behov. Deltakere skal alltid skrives fra alle møter Møtereferater skrives av byggeleder og oversendes berørte parter., og skal inneholde hensikten med møtet og resultatet i form av beskjeder, arbeidsdirektiv, konklusjoner etc. Avgjøres av møteinnkaller i samråd med PL Miljømøter Deltagere Tid Innkalling Arbeidsområde BL eller miljøkoordinator BL, miljøkoordinator, entrepriseansvarlig, PL PROD, anleggsleder, miljøansvarlig hos entreprenør BL eller miljøkoordinator Byggeplass Hver 14. dag BL eller miljøkoordinator Miljø I tillegg vil det bli avholdt oppstartsmøte på miljø for gjennomgang av krav og rutiner for å nå miljømålene, for å bli enige om hvordan miljøkravene skal følges opp videre i kontrakten. SHA møter Deltagere Tid Innkalling Arbeidsområde KU KU, SHA-leder, SHA-ansvarlig fra entreprenør, verneombud, Ved behov kan PLPROD, entrepriseansvarlig, BL, PL fra ent og anleggsleder bli kalt inn. KU Byggeplass Hver 14.dag KU SHA Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 18 av 21

19 Kvalitetssikringsmøter KS-fag Deltakere Tid Formål Arbeidsområde skrives av entrepriseansvarlig BL. Aktuelle entreprenører, BL, ARK/RI, PRL. Entrepriseansvarlig Produksjon og andre ved behov. Entrepriseansvarlig BL Byggeplass Hver 14. dag Avklarende. Forebygge overraskelser ved f.eks. mangelfulle tegninger, manglende materiell. Inngår som del av risikostyring/usikkerhetsstyring Gjennomgang status på arbeidsgrunnlag ift tegningsleveranseplan. Tegningsleveranser i forrige periode samt leveranser 4 uker fremover. Gjennomgang avklaringer i utførelse kommende 4 uker, gjennomgang KS-rutiner, kvalitetskontroll, entreprenørenes egenkontroll og avviksbehandling. KS-befaring ved behov. Registrere og behandle alle forhold av betydning for utførelse og økonomi i entreprisen. KS-felles BL Deltakere Tid Formål Arbeidsområde skrives av HBL HBL, BL Bygg, BL VVS, BL EL, Fremko og andre ved behov HBL Byggeplass Hver 14. dag Avklare om det etter KS møter per entreprise er behov for oppfølging av grensesnitt mellom ulike fag/entrepriser. Avtale KS særmøte for oppfølging. Avklare kollisjoner mellom fagene. KS-felles særmøter Deltakere Tid Formål Arbeidsområde skrives av møteinnkaller Iht. innkalling fra BL Møteinnkaller Byggeplass Hver 14. dag Avklare om det etter KS møter per entreprise er behov for oppfølging av grensesnitt mellom ulike fag/entrepriser. Avtale KS særmøter for oppfølging. Avklare kollisjoner mellom fagene Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 19 av 21

20 Befaringer Deltakere Innkallelse Type Avtales i hvert tilfelle Avgjøres av BL Avtales i hvert tilfelle Byggeplass Ved BL i samråd med PL og/eller PG For eksempel: Kontrollbefaringer - under arbeidets utførelse. Ferdigbefaring (for arbeider uten funksjonskontroll / prøvedriftsperiode) Montasjebefaring (for arbeider med funksjonskontroll / prøvedriftsperiode) Mangelbefaring - før overlevering. Befaring / overtakelsesbefaring - ved overlevering til Byggherren, ifølge NS8405. Garantibefaring - ved garantitidens utløp, ifølge NS8405. Basmøter Deltakere Innkallelse Type Avtales i hvert tilfelle Entreprenørene Hovedbedrift / generalentreprenør Byggeplass Ved hovedbedrift/generalentreprenør. For eksempel: Samordning. 4. KVALITETSSIKRING OG KONTROLL 4.1 Kvalitetssikring Leverandørers kvalitetssystem Alle leverandører som utfører arbeid for Statsbygg, enten direkte eller via underordnede kontrakter skal ha et implementert og dokumentert system for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og kontraktens krav. Alle leverandører til prosjektet skal utarbeide en kvalitetsplan for kontrakten. For byggherrestyrte entreprisekontrakter: Krav til kvalitetsplanen er beskrevet i Bok 0, kap 4.4. Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 20 av 21

21 Statsbyggs kontraktspartnere er ansvarlig for å vurdere, verifisere og akseptere kvalitetssystemene til sine underentreprenører/underleverandører. Underentreprenører/underleverandører skal utarbeide egne kvalitetsplaner iht. kontrakt. 4.2 Kontrollprosedyrer Leverandørene skal kontrollere og dokumentere at Statsbyggs krav ivaretas, for eksempel med sjekklister som er lagt inn i deres kvalitetsplaner. 4.3 Kvalitetsrevisjoner Statsbyggs innsynsrett er beskrevet i totalentrepriseboka/grønnboka/blåboka. Statsbygg vil igangsette KS gjennomganger og revisjoner underveis i prosjektgjennomføringen for å verifisere at planer og krav etterleves samt at kvalitetsarbeidet fungerer tilfredsstillende i forhold til mål og krav som er stilt i prosjektet. 5. RAPPORTERING Rapporteringskrav er beskrevet i Bok 0, kap. 4. PG og entreprenører skal rapportere til prosjektledelsen hver måned. PG: Frist for månedsrapportering er den 5. i hver måned eller innen utgangen av påfølgende arbeidsdag. Entreprenører: «Cut-off» for rapportering er normalt siste søndag i måneden, og frist for månedsrapportering er påfølgende onsdag. Det er utarbeidet prosjektspesifikk mal for månedsrapport fra entreprenør, se vedlegg. 6. PROSJEKTSPESIFIKKE DOKUMENTER Prosjektspesifikke dokumenter som prosedyrer, maler, manualer og planer vil være tilgjengelig på prosjektets webhotell når de foreligger og være tilgjengelig for alle prosjektmedarbeidere. 7. VEDLEGG PA bok Campus Ås SLP vedlegg 1: Mal månedsrapport entreprenør PA bok Campus Ås SLP vedlegg 2: Matrise over ansvarsfordeling for den enkelte kontrakt/entreprise Godkjent dato: Godkjent av: Prosjektdirektør Side 21 av 21