PROSJEKTADMINISTRATIV HÅNDBOK FOR BYGGEFASEN

Transkript

1 Vår dato: PROSJEKT NR , Vår referanse: <ref.nr.> PROSJEKTADMINISTRATIV HÅNDBOK FOR BYGGEFASEN (PA-BOK) Prosjekt navn: Grotten Prosjekt nr: Prosjekt nr i byggefasen Kompleksnummer: Byggnummer: Dato: Versjon nr: 01 Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 1 av 12 Revisjon: 1/

2 Revisjoner Versjon: Endret av: Beskrivelse av hva som ble endret: Dato: Underskrift Prosjektleder: Terje Ottar Dato og signatur 0. AJOURFØRING OG DISTRIBUSJON Generelt Distribusjonsliste ORIENTERING PA-bok (byggefasen) ORGANISASJON Organisasjonsplan Adresseliste FORRETNINGSRUTINER Kommunikasjon Tegningshåndtering Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser Bestillinger Fakturering Møter KVALITETSSIKRING OG KONTROLL Kvalitetssikring Kontrollprosedyrer Kvalitetsrevisjoner Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 2 av 12

3 0. AJOURFØRING OG DISTRIBUSJON 0.1 Generelt Prosjektleder har ansvar for å etablere og ajourføre og distribuere PA-boka. Prosjektmedarbeidere eller andre som oppdager feil eller mangler i PA-bok har ansvar for å melde fra om dette til dokumentansvarlig. Samtlige aktører/prosjektmedarbeidere skal ha tilgang til PA-boka. Endringer skal varsles til alle berørte parter/personer i distribusjonslisten (kap. 0.3). Prosjektleder skal distribuere oppdateringer til alle berørte parter/personer i distribusjonslisten når nye eller reviderte dokumenter er godkjent. PA boka gjøres tilgjengelig elektronisk. Elektroniske kopier av PA-boka kan distribueres til orientering til interesserte parter etter avtale med Statsbyggs prosjektleder. Disse kopiene oppdateres ikke. 0.2 Distribusjonsliste Funksjon Navn Firma Prosjektleder Peter Moltke- Hansen Statsbygg PL ass Terje Ottar Statsbygg Kultur Melanie Bjørklund Statsbygg KMR Jens Treider Jens Treider SHA-koordinator, Terje Ottar Statsbygg prosjektering SHA-koordinator, BL utførelse Fagressurs landskapsark. Forvalter Mona Bjørnstad Statsbygg BL Ikke valgt Tabell 1: Distribusjonsliste for PA-boka. 1. ORIENTERING 1.1 PA-bok (byggefasen) Hensikt og bruk PA-bok (byggefasen) står for Prosjektadministrativ håndbok for byggefasen. Hensikten med PAboka er å danne grunnlaget for prosjektadministrative rutiner og overordnet kvalitetsstyring av prosjektdeltakernes arbeid og ytelser i forbindelse med byggefasen i prosjektet. Det lages en felles PA-bok for prosjektet med prosjektadministrative rutiner som fortløpende suppleres og detaljeres. Rutinene skal ikke avvike fra konkurransegrunnlaget - men suppleres og detaljeres ved behov. PA-bok skal brukes aktivt av alle parter i gjennomføringen av byggeprosjektet. Prosjektleder er ansvarlig for at PA-boka blir omforent mellom kontraktpartene. PA-bok utgjør sammen med SHA-planen prosjektets kvalitetsplan. Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 3 av 12

4 Forkortelser I denne PA-bok benyttes følgende forkortelser PL KMR ARK BL INTARK KP KS KU LARK PG-fag PGK PRL RFDV RRTB RI RIAKU RIB RIE RIBR RIV SHA Prosjektleder Kulturminnerådgiver Arkitekt Byggeleder Interiørarkitekt SHA-koordinator i prosjekteringsfasen Kvalitetssikringsansvarlig SHA-koordinator i utførelsesfasen Landskapsarkitekt Prosjekterende fagansvarlig Prosjekteringsgruppekoordinator Prosjekteringsleder FDV-koordinator Rådgiver Rent-Tørt Bygg Rådgivende ingeniør Rådgivende ingeniør i akustikk Rådgivende ingeniør i byggeteknikk Rådgivende ingeniør i elektroteknikk Rådgivende ingeniør brann Rådgivende ingeniør i VVS-teknikk Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø 2. ORGANISASJON 2.1 Organisasjonsplan EIER Geir jensen PROSJEKTLEDER Peter Moltke- Hansen Melanie Bjørklund Terje Ottar Jens Treider KMR LARK STATSBYGG ENTREPRENØR Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 4 av 12

5 2.2 Adresseliste Funksjon Navn Firma Prosjektleder Peter Moltke - Hansen Statsbygg PL ass Terje Ottar Statsbygg Kultur. Melanie Bjørklund Statsbygg KMR Jens Treider Jens Treider SHA-koordinator, Terje Ottar Statsbygg prosjektering SHA-koordinator, utførelse BL Fagressurs landskapsark. Statsbygg Fagressurs byggeteknikk Fagressurs VVS Fagressurs elektro Fagressurs FDV Fagressurs SHA Forvalter Mona Bjørnstad Statsbygg Driftsleder Morten Erlandsen Statsbygg BL Ikke valgt 3. FORRETNINGSRUTINER 3.1 Kommunikasjon Korrespondanse Korrespondanse påføres følgende overskrift: Prosjektnummer 12158, GROTTEN Kontraktsnummer og -navn sak / emne. Korrespondanse stiles til firma, ikke til saksbehandler. All korrespondanse til partene sendes til vedkommendes forretningsadresse, hvis ikke annet er avtalt. Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal et brev kun omhandle en sak. E-post som kan ha konsekvenser for fremdrift og/eller kostnader skal bekreftes i brev til Statsbygg. All korrespondanse mellom prosjektets aktører skal skje med kopi til PL, Plass, kultur og BL Kommunikasjon på byggeplassen Alle ordrer, tegninger og henvendelser m.m. på byggeplassen skal normalt gå gjennom byggeleder. Det gjelder så vel fra prosjekterende til entreprenør som omvendt, og entreprenører imellom. Alle beskjeder til byggeplassen fra prosjektleder og prosjekterende skal normalt gå gjennom byggeleder. 3.2 Tegningshåndtering Skjer ved KMR Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 5 av 12

6 Ekspedisjon av tegninger De prosjekterende utveksler tegninger internt i den utstrekning det er behov. Hvis ikke annet er avtalt, skal samtlige tegninger sendes til byggeleder til fordeling til de enkelte entreprenører. Byggeleder fører kvitteringsliste som viser tegningsnummer, mottatt- og utleveringsdato. Tegningene brettes i A4-format etter avtale. Tegningene skal normalt oversendes byggeleder til fordeling, se vedlagte distribusjonsliste. Revisjon av tegninger Endringer på tegninger markeres i samsvar med NS 8310:1983 (gyldig pr. 2006). De prosjekterende fører liste over gjeldende tegninger med dato og indeks for siste endring. Oppdatert tegningsliste og endringsliste skal følge hver forsendelse. Arbeidstegninger som endres etter anbudstegning, skal alltid følges av en endringsliste enten endringen har kostnadmessige konsekvenser eller ikke. Endringslista skal senest utsendes påfølgende dag. (Om nummerering av endringslister, se punkt Inndragning av foreldede tegninger på byggeplassen påhviler de respektive entreprenører. Bestilling av ekstra tegningskopier Tegninger som tidligere er utsendt, bestilles ved henvendelse til byggeleder. 3.3 Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser Endringer kan initieres av så vel Statsbygg, prosjekterende eller entreprenør. Prosjektleder avgjør hvorvidt endringsforslaget skal realiseres. De prosjekterende innhenter pris på endrings- og tilleggsarbeider på vegne av Statsbygg, ved bruk av endringsliste. Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadmessige konsekvenser eller ikke. Endringslista skal beskrive endringen og skal skille mellom endringer som prises etter kontraktens enhetspriser og endringer som skal prises etter utførelsesdagens priser. Normal prosedyre Endringslistene sendes ut som prisforespørsel fra prosjekterende på vegne av Statsbygg. For arbeider som utgår og endringer som prises etter kontraktens enhetspriser, vil prisene normalt være forhåndsutfylt av den prosjekterende. Entreprenør skal gi tilbud på beskrevne arbeider og returnere endringslisten til den prosjekterende uten ugrunnet opphold. Den prosjekterende for fagområdet, attesterer endringslisten som bekreftelse på at prisberegningen er gjennomgått og er riktig i henhold til kontrakten. Attestert endringsliste oversendes byggeleder som gjennomgår dette og gir sine merknader og anbefaling før originaldokumentene oversendes Statsbygg. Arbeider tilbudt på endringsliste skal alltid bestilles som beskrevet i pkt. 9.4 Hasteprosedyre Hvis arbeidene haster, kan byggeleder/prosjektleder pålegge arbeidet utført etter endringsliste før pris og eventuelle andre konsekvenser er avklart (endringsordre/pålegg om endring). Hvis Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 6 av 12

7 kostnadene kan overstige byggeleders fullmaktsgrenser, må prosjektleder signere endringsordren. Nummerering av endringslister Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadmessige konsekvenser eller ikke. Endringslistene merkes med kontraktsnummer, fagkode og løpenummer. Eksempel: K201-B03 som er endringsliste nr 3 fra RIB vedrørende kontrakt K201. Oversikt over fagkoder: A: Endringslister fra ARK, LARK B: Endringslister fra RIB V: Endringslister fra RIV E: Endringslister fra RIE BL: Endringslister fra BL SB: Endringslister fra Statsbygg De prosjekterende skal vedlikeholde oversikt for hvert fag over utstedte endringslister og status. Byggeleder skal vedlikeholde en samlet oversikt over endringslister og status. 3.4 Bestillinger Statsbyggs kontrakter skiller mellom justert kontraktssum som er opprinnelig kontraktssum med tillegg/fradrag for endringer som er priset etter kontraktens enhetspriser (og som skal lønns- og prisreguleres dersom dette er hjemlet i kontrakten) og tilleggsbestillinger/rekvisisjoner som er priset etter utførelsesdagens prisnivå og som ikke skal lønns- og prisreguleres. En endringsliste er en prisforespørsel, ingen endringsordre. Aksepterte pristilbud på endringsliste skal bestilles ved justeringsbestilling og/eller tilleggsbestilling. Dersom en endringsliste omfatter beløp både med kontraktens enhetspriser og utførelsesdagens priser, skal den bestilles både med justeringsbestilling og tilleggsbestilling. Justeringsbestilling Enhver endring som skal utføres i henhold til kontraktens enhetspriser skal uten unntak bestilles ved en justeringsbestilling. Dette gjelder f.eks: Utslag ved mengdekontroll Utslag ved regulerbare mengder Endret mengde (tillegg/fradrag) av en post i kontrakten. Endring av riggposten eller av påslag som følge av entrepriseform. Justering bestilles av prosjektleder og medundertegnes av prosjekteier. Tilleggsbestilling Tilleggsbestilling skal brukes ved endringer der det ikke er mulig å bruke kontraktens enhetspriser. Tilleggsbestillinger kan omfatte: Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 7 av 12

8 Fastpris, rund sum Fastpris, enhetspriser Regningsarbeid Tilleggsbestillinger bestilles av prosjektleder og medundertegnes av prosjekteier. Rekvisisjon Byggeleder / PL ass har fullmakt til, ved bruk av rekvisisjon, å bestille arbeider utført for et beløp inn til kr ,- eksklusive mva, med mindre det er særlig avtalt et annet beløp. Dette gjelder bare arbeider som ikke kan følge de vanlige forretningsrutinene. 3.5 Fakturering Det gjøres oppmerksom på at fakturaer som ikke blir sendt til Statsbyggs fakturaadresse, eller som mangler informasjon, vil bli returnert. Statsbygg aksepterer ikke noen form for fakturagebyr uten at dette er avtalt på forhånd. Betalingsbetingelser er i henhold til kontrakt. Fakturaadresse: Statsbygg Fakturamottak HK Postboks PORSGRUNN Fakturering skal skje særskilt for: Avdragsfaktura på avtalt kontraktssum med justeringer Tilleggsbestillinger Rekvisisjoner Lønns- og prisregulering (LPS) Faktura må være merket med: Prosjektnummer 12158, GROTTEN Kontraktsnummer og -navn Bestilling o Avdragsfakturanummer (A001, A002 osv.) gjelder avdrag på kontrakt o Tilleggsbestillingsnummer(T0001, T0002 osv.) o Rekvisisjonsnummer 5 siffer, ferdigtrykt på Statsbyggs rekvisisjonsblankett o LPS-nummer (LPS-1, LPS-2 osv.) for lønns- og prisstigningsfaktura) Bestillingsnummer (PO-nr) (sekssifret nummer som står øverst på bestillingsbrev) Referanse ID o Faktura fra entreprenør skal først kontrolleres av byggeleder og derfor må byggeleders referanse-id <fyll inn> fremgå av faktura. (Byggeleders referanse ID består av X (eksternt ansatt) + initialer). Fakturaen vil da gå til byggeleder for Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 8 av 12

9 kontroll, deretter til attestant. For at den skal kunne gå til byggeleder må brukeren være registrert i Fabel. o Faktura fra prosjekterende skal først kontrolleres av prosjekteringsleder og derfor må prosjekteringsleder s referanse-id <fyll inn> fremgå av faktura. o Fakturaer som først skal kontrolleres av prosjektleder (PL) skal være merket med PLs referanse-id <fyll inn> Grunndataene på faktura må være tydelige og lesbare: Beløp Mva Organisasjonsnummer Bankkontonummer Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato KID-nummer Eventuelle spørsmål kan rettes til økonomiseksjonen ved regnskap i Statsbygg på telefon eller til or@statsbygg.no Avdragsfaktura Av avdragsfaktura skal følgende fremgå: Siste justeringsbestilling med justeringsnummer og dato Justert kontraktssum ekskl. mva. (Summen av opprinnelig kontraktssum og alle justeringsbestillinger) Opparbeidet beløp (ekskl. mva.) Tidligere fakturert beløp (ekskl. mva.) Rest ifølge kontrakt (eks. mva.) Innestående beløp (ekskl. mva.) Tilleggsarbeider Kopi av tilleggsbestillingen skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Det kan unntaksvis være avtalt delbetaling av større tilleggsarbeider. Disse faktureres spesielt med referanse til tilleggsbestillingsnummer og den avtalte delbetalingsordningen. F.eks T0001- A1, T0001-A2, osv. Rekvisisjoner Kopi av rekvisisjon skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Pris- og lønnsendringer Avregning av pris- og lønnsendringer skal faktureres så snart grunnlag for beregningen foreligger. Grunnlag for prisstigningsberegningen er opparbeidet beløp på den enkelte faktura Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 9 av 12

10 uten fradrag for innestående beløp. Vilkårene for eventuell lønns- og prisregulering fremkommer i den enkelte entreprisekontrakt. 3.6 Møter Følgende møter avholdes: Oppstartsmøte Byggemøter Befaringer Møtedeltakerne skal begrenses til de personer som er direkte involvert i saken. Medarbeidere i prosjektorganisasjonen som bare skal informeres om resultater fra møter innkalles ikke, men informeres gjennom møtereferater. Referater skrives fra alle møter og sendes ut senest 3 virkedager etter møtet. Ved faste møter godkjennes referatet i neste møte. Ellers settes frist på 1 uke for godkjenning av referatet. Alle må gi beskjed snarest til referent ved innsigelser til referatet. Eventuelle kommentarer tas inn i neste referat eller sendes alle pr brev av referenten. Saker som inntas i et møtereferat anses kun som gyldig varsel hvis den part som varsles deltok i møtet og det fremgår tydelig i referatet at det er snakk om et varsel. Kun møtedeltakere kan gis ansvar for oppfølging av saker i referatet. Hvis noen som ikke er tilstede skal følge opp en sak, må en av deltakerne få ansvaret med delegere oppgaven til vedkommende. Protokoller benyttes for å dokumentere viktige beslutninger og skal undertegnes i møtet av de som forpliktes av vedtaket. Det skal alltid skrives protokoll fra overtagelser. Referat/protokoller sendes tilstedeværende og i henhold til tabeller under. Oppstartsmøter PL ass, alt BL / KMR avholder oppstartsmøte med hver enkelt entreprenør etter at kontrakt er signert. Referat Deltakere Møteleder Sted Tid Innkalling Arbeidsområde Distribusjon Skrives av PL / BL / KMR PL PL ass KHR Entreprenør BL / KMR Avtales særskilt I god tid før oppstart på byggeplass. PL ass / BL I henhold til avtaler. Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 10 av 12

11 Byggemøter BL alt. PL ass / KMR innkaller de prosjekterende og entreprenører til byggemøte. Referat fra byggemøter skrives av byggeleder og oversendes samtlige prosjekterende, entreprenører, bruker/forvalter og Statsbygg. Referater Skrives av PL / BL / KMR Deltakere PL ass KHR LARK/RI Entreprenører Møteleder PL ass / KMR Sted: Byggeplassen Tid Hver 14. dag Innkalling I møtereferat fra forrige møte evt. i henhold til møteplan. Arbeidsområde Registrere og behandle alle forhold av betydning for prosjektets utførelse, økonomi og fremdrift. Registrere og behandle beskjeder og rekvisisjoner gitt i tidsrommet mellom byggemøtene. Fordele arbeidsoppgaver. Fremlegge resultat av forberedte saker. Meddele beslutninger. Oppsummere kvalitetskontroll. Behandle saker vedr. SHA og ytre miljø Behandle avvik på byggeplass. Distribusjon I henhold til avtaler. Alle entreprenører skal hver 14. dag levere oppgave over følgende til byggeleder: mannskapsstyrke og maskininnsats, arbeid utført i foregående periode, arbeid som skal utføres i neste periode, behov for arbeidstegninger i forhold til fremdriftsplanens aktiviteter. Befaringer Referat Deltakere Møteleder Sted Tid Innkallelse Type Distribusjon Avtales i hvert tilfelle Avgjøres av PL / KMR Avtales i hvert tilfelle Byggeplass Plass og/eller KMR. Kontrollbefaringer - under arbeidets utførelse. Mangelbefaring - før overlevering. Overtakelsesbefaring - ved overlevering til Byggherren, ifølge NS8406. Garantibefaring - ved garantitidens utløp, ifølge NS8406. I henhold til avtaler. Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 11 av 12

12 KVALITETSSIKRING OG KONTROLL 4.1 Kvalitetssikring Entreprenøren skal ha et implementert og dokumentert system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter samt kontraktens krav. Entreprenøren skal utarbeide en kvalitetsplan for kontrakten, men kan referere til eget standard kvalitetssystem. Entreprenøren er ansvarlig for å vurdere, verifisere, akseptere og revidere kvalitetssystemene til sine underentreprenører/underleverandører. Det enkelte firma skal utarbeide egne kvalitetsplaner iht. kontrakt. 4.2 Kontrollprosedyrer Programkontroll For kontroll av SBs krav utføres dette av hvert firma og dokumenteres, for eksempel med sjekklister som er lagt inn i firmaenes kvalitetsplaner. 4.3 Kvalitetsrevisjoner Statsbygg kan igangsette revisjoner underveis i prosjektgjennomføringen for å verifisere at planer og krav etterleves samt at kvalitetsarbeidet fungerer tilfredsstillende i forhold til mål og krav som er stilt i prosjektet. Aktivitet Ansvar. Når i prosjekt gjennomføringen a Prosjektleder og kvalitetsansvarlig etablerer en revisjonsplan KS/PL revisjonsplan b Prosjekt revisjon KS Tidlig i alle faser d Eksterne revisjoner av prosjekteringsgruppe entreprenører KS Tidlig i alle faser Mal godkjent dato: Godkjent av: B-direktør Side 12 av 12