Sorteringsanlegg ROAF PA-BOK PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER. Vedlegg 8

Transkript

1 Prosjekt: Sorteringsanlegg ROAF Tittel: PA-BOK PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER Vedlegg 8 E For kunngjøring K2001 AR MH AR A Endret Distribusjonsliste AR AR AR A Tilbudsgrunnlag K6601 MP AR AR Revisjon Dato Tekst Laget Kontrollert Godkjent Konsulentens logo: Områdekode: OO Systemkode: 00 Antall sider: 11 Prosjektnummer: Kontraktsnummer: K2001 Fag: AD Dokumenttype: TD Løpenummer: 0001 Revisjon: E01 ROMERIKE AVFALLSFOREDLING IKS

2 Innholdsfortegnelse 1. Ajourføring og distribusjon Generelt Distribusjonsliste Orientering PA-bok for byggefasen Organisasjon Organisasjonsplan Adresseliste Forretningsrutiner Kommunikasjon Tegningshåndtering Ekspedisjon av tegninger, revisjon og bestilling av ekstra kopier Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser Prosedyre Nummerering av endringslister Bestillinger Justeringsbestilling Tilleggsbestilling Fakturering Avdragsfaktura Tilleggsarbeider Pris- og lønnsendringer Møter Kvalitetssikring og revisjoner Kvalitetssikring Kvalitetsrevisjoner K2001 AD TD 0001 Side 2 av 11

3 1. Ajourføring og distribusjon 1.1 Generelt Prosjektleder har ansvar for å etablere og ajourføre og distribuere PA-boken. Prosjektmedarbeidere eller andre som oppdager feil eller mangler i PA-bok har ansvar for å melde fra om dette til dokumentansvarlig. Samtlige aktører/prosjektmedarbeidere skal ha tilgang til PA-boken. Endringer skal varsles til alle berørte parter/personer i distribusjonslisten. Prosjektleder skal distribuere oppdateringer til alle berørte parter/personer i distribusjonslisten når nye eller reviderte dokumenter er godkjent. PA boken gjøres tilgjengelig elektronisk. Elektroniske kopier av PA-boken kan distribueres til orientering til interesserte parter etter avtale med prosjektleder. Disse kopiene oppdateres ikke. 1.2 Distribusjonsliste Tabell 1 Distribusjonsliste for PA-boken Funksjon Navn Firma Prosjektleder Alexander Rutle Kåre Hagen AS Delprosjektleder Kjell Ø. Fredriksen Mepex Consult AS Brukerkoordinator Glenn V. Karlsen Romerike avfallsforedling IKS Prosjekteringsleder Per Aurtande Kåre Hagen AS LARK Heikki Granroth Grindaker as Landskapsarkitekter RIB Petter Høgseth Siv.ing Stener Sørensen AS RIBr Tore Bratvold Roar Jørgensen AS Sprinklerrådgiver Bjørn Bråthen Norconsult AS RIG Per Løvlien Løvlien Georåd AS RIV Lars-Helge Ruud Aalerud AS RIE Reidar Bakken Norconsult AS SHA-koordinator i prosjekteringsfasen Runar Bache Kåre Hagen AS SHA-koordinator i utførelsesfasen Runar Bache Kåre Hagen AS BL Maida Paunovic Kåre Hagen AS K6601 Electromechanical works NN NN K1003 Brakkerigg NN NN K2001 Grunn og fundamenter NN NN K2002 Tett bygg NN NN K2001 AD TD 0001 Side 3 av 11

4 2. Orientering 2.1 PA-bok for byggefasen Hensikt og bruk. PA-bok for byggefasen står for Prosjektadministrativ håndbok for byggefasen. Hensikten med PA-boken er å danne grunnlaget for prosjektadministrative rutiner og overordnet kvalitetsstyring av prosjektdeltakernes arbeid og ytelser i forbindelse med byggefasen i prosjektet. Rutinene i PA-boken skal ikke avvike fra konkurransegrunnlaget, men suppleres og detaljeres ved behov. PA-boken skal brukes aktivt av alle parter i gjennomføringen av byggeprosjektet. Byggeleder er ansvarlig for at PA-boken blir gjennomgått av kontraktspartene. PA-bok supplerer følgende kravsdokumenter/planer: Krav til entreprenørenes byggeprosess SHA-plan Miljøoppfølgingsplan (MOP) Forkortelser I denne PA-bok kan følgende forkortelser benyttes: SG PA PL DPL BL BHR KP KU PG ARK LARK PRL RI RIB RIG RIE RIBr RIV SHA MOP Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektleder Delprosjektleder Byggeleder Byggherres representant jf. Byggherreforskriften SHA-koordinator i prosjekteringsfasen SHA-koordinator i utførelsesfasen Prosjekteringsgruppe Arkitekt Landskapsarkitekt Prosjekteringsleder Rådgivende ingeniør Rådgivende ingeniør i byggeteknikk Rådgivende ingeniør i geoteknikk Rådgivende ingeniør i elektroteknikk Rådgivende ingeniør i brannteknikk Rådgivende ingeniør i VVS-teknikk Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Miljøoppfølgingsplan K2001 AD TD 0001 Side 4 av 11

5 3. Organisasjon 3.1 Organisasjonsplan Prosjekteier ROAFs styre Øivind Brevik Prosjektansvarlig Styringsgruppe Sammensetning: Øivind Brevik, adm.dir, ROAF (gruppeleder) Roger Stigum, avd.dir. økonomi og administrasjon, ROAF Ole Poulsen, avd.leder, Rambøll Danmark Lars Erik Gulling, prod.dir., Arcus AS Per Gjester, fagansv. avsetning plastemballasje fra næringsliv/husholdning, Grønt Punkt Norge Mariann Hornes, tekn.dir., OSL Alexander Rutle Prosjektleder Iren Bratlie (ROAF) Innkjøpsrådgiver Prosjektstøttesenter (PSS) Funksjoner: - Dokumentstyring (Tonje Sollie/Øystein Dahl) - Usikkerhetsstyring (Frode Hovland) - Økonomistyring (Kine Løken/Håvard Hervik) Beate Langset (ROAF) Kommunikasjonsrådgiver Referansegruppe Sammensetning (ikke uttømmende liste...) Per H. Lenborg (ROAF) Glenn Vidar Karlsen (ROAF) Arvid Lochert Hansen (Lochert Engeneering) Andreas Wahl (Adv. Bull & Co) Per Aurtande Prosjekteringsleder Kjell Fredriksen Delprosjektleder elektromekaniskanlegg Maida Paunovic Byggeleder Navn Tekn. byggeledelse Petter Høgseth (Siv. Ing. Stener Sørensen AS) RIB Navn (Firma) ARK Petter Thorbeck KS Johan Thorbeck KS K2001 Grunn og fundamenter inkl. føringsveier i grunn (NS 8405) Kxxxx Byggherrestyrte tekniske entrepriser/ leveranser Reidar Bakken (Norconsult AS) RIE Per Løvlien (Løvlien Georåd AS) RIG Marcel Knauer Rådgiver prosess/ konseptvurderinger Bernd Kuhlmann Rådgiver maskin/mekanisk K2002 Tett bygg (NS 8407) Kxxxx Byggherrestyrte tekniske entrepriser/ leveranser Kxxxx Byggherrestyrte tekniske entrepriser/ leveranser Lars Helge Ruud (Aalerud AS) RIV Tore Bratvold (Roar Jørgensen AS) RIBr Ingo Jung Rådgiver elektro Ingo Jung Rådgiver SRO K6601 Elektromekanisk anlegg inkl. kompressoranlegg (basert på NS 8407.E) Heikki Granroth (Grindaker as) LARK Jan Ekenes Rådgiver SRO Magnus Johannessen DAK Prosjekteringsgruppe bygg (PG) Rådgivergruppe elektromekanisk anlegg Figur 1 Prosjektets organisasjonsplan av Entrepriser K2001 AD TD 0001 Side 5 av 11

6 3.2 Adresseliste Tabell 2 Adresseliste Fag/Funksjon Byggherre Prosjektleder Delprosjektleder Prosjekteringsleder Byggeleder Firma Adresse Romerike avfallsforedling IKS (ROAF) Bølerveien 2020 Skedsmokorset Kåre Hagen AS Vollsveien Lysaker Mepex Consult AS Teglverksveien Lier Kåre Hagen AS Vollsveien Lysaker Kåre Hagen AS Vollsveien Lysaker Kontaktperson Navn Telefon Mobil E-post Øivind Brevik (PA) oivind.brevik@roaf.no Alexander Rutle alexander.rutle@karehagen.no Kjell Ø. Fredriksen kjell@mepex.no Per Aurtande per.aurtande@karehagen.no Maida Paunovic maida.paunovic@karehagen.no For øvrige vises det til adresseliste under Administrativt på prosjektets webhotell ( Se kap. 16. Prosjekthotell i Krav til entreprenørens byggeprosess K2001 AD TD 0001 Side 6 av 11

7 4. Forretningsrutiner 4.1 Kommunikasjon Generelt. Det vises til kap. 13. Rutiner for korrespondanse i Krav til entreprenørens byggeprosess. Kommunikasjon på byggeplassen. Alle ordrer, tegninger og henvendelser m.m. på byggeplassen skal normalt gå gjennom byggeleder. Det gjelder så vel fra prosjekterende til entreprenør som omvendt, og entreprenører imellom. Alle beskjeder til byggeplassen fra prosjektleder og prosjekterende skal normalt gå gjennom byggeleder. 4.2 Tegningshåndtering Ekspedisjon av tegninger, revisjon og bestilling av ekstra kopier De prosjekterende utveksler tegninger internt i den utstrekning det er behov. Hvis ikke annet er avtalt, skal samtlige tegninger sendes til byggeleder til fordeling til de enkelte entreprenører. Byggeleder fører kvitteringsliste som viser tegningsnummer, mottatt- og utleveringsdato. Tegningene brettes i A4-format etter avtale. Tegningene skal normalt oversendes byggeleder til fordeling. I totalentrepriser besørger entreprenøren selv for tegningsdistribusjon. Byggeleder skal alltid ha kopi av arbeidstegninger og revisjoner av tegninger. Revisjon av tegninger. Endringer på tegninger markeres. De prosjekterende fører liste over gjeldende tegninger med dato og indeks for siste endring. Oppdatert tegningsliste og endringsliste skal følge hver forsendelse og være ajourført på prosjektets webhotell. Arbeidstegninger som endres etter anbudstegning, skal alltid følges av en endringsliste enten endringen har kostnadmessige konsekvenser eller ikke. Endringslisten skal senest utsendes påfølgende dag. (Om nummerering av endringslister, se eget avsnitt på neste side). Inndragning av foreldede tegninger på byggeplassen påhviler de respektive entreprenører. Bestilling av ekstra tegningskopier. Tegninger som tidligere er utsendt, bestilles selv av den respektive entreprenør. 4.3 Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser Endringer kan initieres av så vel byggherre, prosjekterende eller entreprenør. Prosjektleder avgjør hvorvidt endringsforslaget skal realiseres. De prosjekterende innhenter pris på endrings- og tilleggsarbeider på vegne av byggherre, ved bruk av endringsliste. Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadmessige konsekvenser eller ikke. Endringslisten skal beskrive endringen og skal skille mellom endringer som prises etter kontraktens enhetspriser og endringer som skal prises etter utførelsesdagens priser K2001 AD TD 0001 Side 7 av 11

8 4.3.1 Prosedyre Følger av kap. 11. Økonomistyring og endringshåndtering i Krav til entreprenørens byggeprosess. Arbeider tilbudt på endringsliste skal alltid bestilles som beskrevet i pkt Nummerering av endringslister Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadmessige konsekvenser eller ikke. Endringslistene merkes med kontraktsnummer, fagkode og løpenummer. Eksempel: K2101-B03 som er endringsliste nr 3 fra RIB vedrørende kontrakt K2101. Oversikt over fagkoder: A: Endringslister fra ARK B: Endringslister fra RIB V: Endringslister fra RIV E: Endringslister fra RIE BL: Endringslister fra BL De prosjekterende skal vedlikeholde oversikt for hvert fag over utstedte endringslister og status. Byggeleder skal vedlikeholde en samlet oversikt over endringslister og status. 4.4 Bestillinger Det skilles mellom justert kontraktssum som er opprinnelig kontraktssum med tillegg/fradrag for endringer som er priset etter kontraktens enhetspriser (og som skal lønns- og prisreguleres dersom dette er hjemlet i kontrakten) og tilleggsbestillinger/rekvisisjoner som er priset etter utførelsesdagens prisnivå og som ikke skal lønns- og prisreguleres. En endringsliste er en prisforespørsel, ingen endringsordre. Aksepterte pristilbud på endringsliste skal bestilles ved justeringsbestilling og/eller tilleggsbestilling. Dersom en endringsliste omfatter beløp både med kontraktens enhetspriser og utførelsesdagens priser, skal den bestilles både med justeringsbestilling og tilleggsbestilling Justeringsbestilling Enhver endring som skal utføres i henhold til kontraktens enhetspriser skal uten unntak bestilles ved en justeringsbestilling. Dette gjelder for eksempel: Utslag ved mengdekontroll Utslag ved regulerbare mengder Endret mengde (tillegg/fradrag) av en post i kontrakten. Endring av riggposten eller av påslag som følge av entrepriseform. Justering bestilles av byggeleder og medundertegnes iht. gitte fullmaktsgrenser Tilleggsbestilling Tilleggsbestilling skal brukes ved endringer der det ikke er mulig å bruke kontraktens enhetspriser. Tilleggsbestillinger kan omfatte: Fastpris, rund sum Fastpris, enhetspriser K2001 AD TD 0001 Side 8 av 11

9 Regningsarbeid Tilleggsbestillinger bestilles av byggeleder og medundertegnes iht. gitte fullmaktsgrenser. 4.5 Fakturering Det gjøres oppmerksom på at fakturaer som ikke blir sendt til Kåre Hagens adresse, eller som mangler informasjon, vil bli returnert. Det aksepteres ikke noen form for fakturagebyr uten at dette er avtalt på forhånd. Betalingsbetingelser er i henhold til kontrakt. Kåre Hagen AS ber vennligst om at underbilag ikke stiftes. Fakturaadresse byggherre: Romerike avfallsforedling IKS Bølerveien N-2020 Skedsmokorset Fakturaer stiles til byggherre, men sendes; Kåre Hagen AS Vollsveien 9-11 N-1366 Lysaker, for kontroll og attestasjon. Fakturering skal skje særskilt for: Avdragsfaktura på avtalt kontraktssum med justeringer Tilleggsbestillinger Lønns- og prisregulering (LPS) Faktura må være merket med: Prosjektnavn Sorteringsanlegg ROAF Kontraktsnummer og -navn Bestilling Avdragsfakturanummer (A001, A002 osv.) gjelder avdrag på kontrakt Tilleggsbestillingsnummer (T001, T002 osv.) LPS-nummer (LPS-1, LPS-2 osv.) for lønns- og prisstigningsfaktura) Grunndataene på faktura må være tydelige og lesbare: Beløp Mva Organisasjonsnummer Bankkontonummer Fakturanummer Fakturadato K2001 AD TD 0001 Side 9 av 11

10 Forfallsdato KID-nummer Eventuelle spørsmål kan rettes til økonomistyrer i Kåre Hagen AS på postmaster@karehagen.no Avdragsfaktura Av avdragsfaktura skal følgende fremgå: Siste justeringsbestilling med justeringsnummer og dato Justert kontraktssum ekskl. mva. (Summen av opprinnelig kontraktssum og alle justeringsbestillinger) Opparbeidet beløp (ekskl. mva.) Tidligere fakturert beløp (ekskl. mva.) Rest ifølge kontrakt (eks. mva.) Innestående beløp (ekskl. mva.) Tilleggsarbeider Kopi av tilleggsbestillingen skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Det kan unntaksvis være avtalt delbetaling av større tilleggsarbeider. Disse faktureres spesielt med referanse til tilleggsbestillingsnummer og den avtalte delbetalingsordningen. For eksempel T001- A1, T001-A2, osv Pris- og lønnsendringer Avregning av pris- og lønnsendringer skal faktureres så snart grunnlag for beregningen foreligger. Grunnlag for prisstigningsberegningen er opparbeidet beløp på den enkelte faktura uten fradrag for innestående beløp. Vilkårene for eventuell lønns- og prisregulering fremkommer i den enkelte entreprisekontrakt. 4.6 Møter Følgende møter avholdes: Styringsgruppemøte (innkalles/ledes av PA, refereres av PL) Prosjektmøte (statusmøte mellom PA, PL, DPL og PRL, innkalles/ledes/refereres av PL) Oppstartsmøte og kontraktsgjennomgang Byggherremøter (overordnet møte mellom totalentreprenør og byggherre hver 14. dag, innkalles/ledes/refereres av totalentreprenøren) Byggemøter Fremdriftsmøter Økonomimøter (innkalles/ledes/refereres av prosjektets økonomistyrer) Samordningsmøter Kvalitetssikrings- / avviksmøter Særmøter K2001 AD TD 0001 Side 10 av 11

11 Møtedeltakerne skal begrenses til de personer som er direkte involvert i saken. Medarbeidere i prosjektorganisasjonen som bare skal informeres om resultater fra møter innkalles ikke, men informeres gjennom møtereferater. Referater skrives fra alle møter og sendes ut senest 3 virkedager etter møtet. Ved faste møter godkjennes referatet i neste møte. Ellers settes frist på 1 uke for godkjenning av referatet. Alle må gi beskjed snarest til referent ved innsigelser til referatet. Eventuelle kommentarer tas inn i neste referat. Saker som inntas i et møtereferat anses kun som gyldig varsel hvis den part som varsles deltok i møtet og det fremgår tydelig i referatet at det er snakk om et varsel. Kun møtedeltakere kan gis ansvar for oppfølging av saker i referatet. Hvis noen som ikke er tilstede skal følge opp en sak, må en av deltakerne få ansvaret med delegere oppgaven til vedkommende. Protokoller benyttes for å dokumentere viktige beslutninger og skal undertegnes i møtet av de som forpliktes av vedtaket. Det skal alltid skrives protokoll fra overtagelser. For øvrig vises det til kap. 14. Rutiner for møter i Krav til entreprenørens byggeprosess. 5. Kvalitetssikring og revisjoner 5.1 Kvalitetssikring Før arbeidene til entreprenøren igangsettes skal følgende fremlegges for byggherre: Entreprenøren skal ha et implementert og dokumentert system for kvalitetssikring jf. kravene i NS-EN ISO 9001: 2000, Systemer for kvalitetsstyring krav, for planlegging, styring og kontroll av kvaliteten på sin leveranse, for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter samt kontraktens krav. Entreprenøren skal utarbeide en kvalitetsplan jf. ISO 10005:2005 for kontrakten, men kan referere til eget standard kvalitetssystem. Entreprenøren er ansvarlig for å vurdere, verifisere, akseptere og revidere kvalitetssystemene til sine underentreprenører/underleverandører. Det enkelte firma skal utarbeide egne kvalitetsplaner i henhold til kontrakt. For øvrig vises det til kap. 4. Kvalitetssikring og avviksbehandling i Krav til entreprenørens byggeprosess. 5.2 Kvalitetsrevisjoner Byggherre kan igangsette revisjoner underveis i prosjektgjennomføringen for å verifisere at planer og krav etterleves samt at kvalitetsarbeidet fungerer tilfredsstillende i forhold til mål og krav som er stilt i prosjektet K2001 AD TD 0001 Side 11 av 11