Organisasjonsgjennomgang og prosjekt arbeidsmiljø oppfølging av vedtak i driftsbudsjett for 2016

Transkript

1 VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 2016/731 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: Organisasjonsgjennomgang og prosjekt arbeidsmiljø oppfølging av vedtak i driftsbudsjett for 2016 Utval Møtedato Utvalssak Administrasjonsutvalet Administrasjonssjefen si innstilling 1. Saka vart drøfta i administrasjonsutvalet, og det vart gitt innspel til administrasjonssjefen i møtet. 2. Administrasjonssjefen sender ut sine framlegg i saka til ei kort høyring i organisasjonen; høyringsfrist 30.september. 3. Saka vert lagt fram for formannskap og kommunestyre i oktober. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Vestnes kommunestyre gjorde den 17.desember 2015 følgjande vedtak under budsjettbehandlinga: Kommunestyret ber administrasjonssjefen om å leggje fram ei sak hausten 2016 om gjennomgang av organisasjonen til Vestnes kommune. Det er ønskeleg med ein prosess som skal involvere alle tilsette og deira organisasjonar, der ein får innspel som kan ha påverknad på deira arbeidsplass. Målet skal vere å skape eigarskap til eigen arbeidsplass, og samtidig auke trivsel og redusere sjukefråveret. Administrasjonssjefen valde å sjå todelt på oppdraget frå kommunestyret: 1. Det er ønskje om ein formell organisasjonsgjennomgang der det skal bli vurdert om det er forhold ved noverande formelle struktur som må endrast. Organisasjonsgjennomgangen bør ha særskilt fokus på del to i mandatet frå kommunestyret. 2. Del 2: Kva prosjekt/arbeid bør iverksettast for å auke trivsel og redusere sjukefråver? Høyring:

2 Administrasjonssjefen sendte den 20.mai 2016 ut eit høyringsbrev der det vart invitert til å gi ein uttale både til prosess, organisering av prosjektet, og til konkrete tiltak/forslag til organisasjonsendringar. Høyringsbrev vedlagt saka. Høyringsfrist 1.juli. Det kom inn 9 innspel, både frå leiarar og enkelttilsette. Tillitsvalde har kome med ein felles uttale. Uttalen frå tillitsvalde blir også lagt ved denne saka. Dei andre uttalane blir berre oppsummert i det nokre inneheld detaljar, også delvis med personopplysningar. Oppsummering av høyringsuttalar: Tillitsvalde rår til ein grundig gjennomgang av heile organiseringa i Vestnes kommune. Dei nemner konkret følgjande: organisasjons struktur, leiarnivå, inndeling og storleik på einingane. Kva skal dei ulike einingane famne om av tenester? Fleire av einingane verkar å vere for store og komplekse. Kan det vere naudsynt med fleire leiarnivå i nokre av einingane? Bør det setjast ei øvre grense for kor mange tilsette ein leiar skal ha personalansvar for? Tilsette ved Ivartun stiller spørsmål ved om bueingane innan Bu- og habiliteringstenestene og Ivartun bør vere organisert under same driftseining for å gi betre flyt mellom Ivartun og bueiningane. Ivartun er i dag organisert saman med Mariebo og Oppigarden. Desse sistnemnde gir tilbod til demente medan Ivartun er ein sjukeheim for psykisk utviklingshemma. Tilsette ved Mariebo har fokus på a) Bakvaktsordninga som i dag ligg delvis under Bu- og Hab, og delvis under heimesjukepleien, og som dei meiner ikkje fungerer tilfredstillande. b) Auka bemanning på seinvakt. Dei påpeikar at auka grunnbemanning vil kunne redusere sjukefråveret. c) Fokus på leiarrolle, nærvær og arbeidsmiljø for å redusere sjukefråver. d) Auke fagkompetanse ved å auke kursing av tilsette og såleis gi auka mestringsfølelse. Driftsleiar Hilde Eiken ønskjer ei vurdering av Ivartun; evt auka utnytting av plassane og/eller endra organisering. Ivartun har i periodar hatt ledig kapasitet og noko dårleg utnyttingsgrad. Er det behov for så mange plassar til utviklingshemma, eller kan plassane evt omdisponerast til andre grupper? Kan institusjonen brukast til demensplassar? Staben i Bu- og habiliteringstenestene v/anna Balstad meiner organiseringa innan denne eininga bør vurderast på ny. Uttalen har stor fokus på leiing. I Bu- og habiliteringstenestene er det tilsette i staben som har økonomi- og personalansvar, medan det i dei ulike bueiningane er enkelttilsette som har eit meir praktisk retta meiransvar. Leiarspennet i tenestene er for stort. Den einskilde stabsmedarbeidar kan ha fagansvar og personalansvar for opptil 90 tilsette. Tilsette gir tilbakemelding om at leiarane ikkje er tett nok på. Særleg gjeld dette ved bueingane der bebuarane har vedtak etter lovverk om tvang og makt. T.d er det ved Kariplassen, som har 10 tenestemottakarar, 41 årsverk. Barne- og ungdomstenestene, samt vaksenopplæringa og flyktningetenesta gir uttale ved Helene Brendeløkken. Brendeløkken oppsummerer ved å stadfeste at svaret på om eininga dag er for stor er eit eintydig ja. Eininga har hatt ein stor vekst grunna asyl- og flyktningtenester og har pr i dag 6 ulike tenester med dertil 6 ulike lovverk. Dei ulike tenestene har drøfta saka og gir følgjande tilbakemelding: PPT: PPT bør vere organisert under oppvekst/skule/barnehage for å kunne innrette sine tenester inn mot dei behov og dei satsingsområde som gjeld for denne sektoren.

3 Organisering og bemanning må ta høgde for at også vaksne kan ha rett til opplæring og behandling, eks. logopedi, jfr Opplæringslova kap 4A. Helsestasjonen: Helsestasjonen ønskjer ikkje å gå tilbake til tidlegare organisering i lag med Legesenteret. Dei ønskjer framleis å høyre til i ei barn- og familieeining. Barneverntenesta: Barneverntenesta ønskjer primært i bli slått saman med barneverntenesta i ein nabokommune og vere ei eiga driftseining som driftar barnevern for fleire kommunar. Dersom det ikkje blir mogeleg å få til, ønskjer dei å høyre til i ei ny eining som t. d. er samansett av helsestasjonen, rus-/ psykisk helseteam under føresetnad at rus-/ psykisk helseteam blir tilført familieterapeut/ familierettleiarstilling. Rus-/ psykisk helseteam bør vere spissa mot førebyggande tiltaksarbeid i familiar for å unngå at det utviklar seg til å bli barnevern. I tillegg må ein byggje opp tiltak innan barneverntenesta i og med at staten ikkje lenger tilbyr slike tiltak. Vaksenopplæringa og flyktningtenesta: Vaksenopplæringa og Flyktningtenesta ønskjer å vere saman i ei eiga eining. Eining for eigedomsdrift v/driftsleiar Mona Janne Johansen: Eg orienterte eininga mi om dette i felles møte 8. juni Eininga vår er enno nokså ny, og vi ser ikkje behov for ei endring av organiseringa. Servicekontoret ved driftsleiar Reidun Bjølverud: Organisasjonsprosjektet bør i tillegg til det som kjem fram i høyringsbrevet ha fokus på: a) Kompetanseheving vil auke sjølvkjensle og gjere tilsette tryggare i arbeidet sitt. Vil kunne redusere sjukefråveret. b) Organisasjonen vår bør ha langt større fokus på å utnytte betre datasystema våre. I tillegg må vi vere lengre framme når det gjeld å ta i bruk ny teknologi. Helland skule v/driftsleiar Gisela Smith-Nilsen: Leiargruppa har drøfta dei 3 punkta som blir etterspurt og har sett spesielt på pkt.2 med overskrifta Auka trivsel og redusere sjukefråvær : Ved Helland skule/sfo erfarer vi kor viktig det er å ha fokus på trivselstiltak, men då med større fokus på dei som er på jobb. Leiinga har ansvaret med å oppmode alle tilsette om å melde frå til leiinga når dei begynner å bli slitne. Då kan leiinga lukkast meir med å setje inn rett tiltak tilpassa den enkelte tilsette og at tiltaka skjer på eit tidleg tidspunkt. Det er også viktig å spørje dei tilsette t.d. kva som er med på å auke trivselen på arbeidsplassen ( positivt spørsmål), i staden for å fokusere på kva som bidreg til å øydelegge og redusere trivselen på vår arbeidsplass ( det finst alltid noko å kritisere).

4 Del 1 - Vidare arbeid med organisasjonsprosjektet omorganisering: Dagens organisering:

5 Administrasjonssjefen føreslår følgjande overordna mål for organiseringa i Vestnes kommune: Vestnes kommune 1. Har i alle sine tenester hovudfokus på brukaren/eleven/pasienten/innbyggaren. 2. Har ei formell organisering som legg til rette for dette med tverrfagleg og tverrsektorielt samarbeid til det beste for innbyggarane. 3. Har medarbeidarar som kjenner eigarskap til eigen arbeidsplass og til måla for tenestene. 4. Har eit arbeidsmiljø prega av trivsel, tillit og deltaking. 5. Har klare ansvarslinjer. 6. Har eit leiarspenn som kan skape nærleik mellom den som leiar og den som blir leia. 7. Har leiarar som er tydelege i sine forventningar til dei tilsette og myndiggjer medarbeidarane gjennom openheit, involvering og tillit. 8. Har ei organisering som er kostnadseffektiv, med ein god balanse mellom ressursar til leiing, administrasjon og tenesteyting. Resultatmål og tiltak for å nå dei overordna måla: 1. Samordning av tenestene på tvers av einingar for å sette innbyggaren i sentrum. Samordning og samarbeid skal utøvast gjennom nettverkssamarbeid, men også gjennom formaliserte interne prosessar. Administrative organ skal i størst mogeleg grad formaliserast gjennom skriftleggjort ansvar/mynde. 2. I organisasjonsprosessen skal det setjast tak for leiarspenn; dvs kor mange tilsette ein einingsleiar kan ha ansvar for før økonomi og personalansvar skal delegerast. 3. Tydeleggjere styringslinjer der delegert fagansvar er kombinert med delegert personalog økonomiansvar. 4. Delegert ansvar og mynde går til avdelingsleiar. Andre funksjonar som t.d. koordinator, fagansvarleg etc skal så langt råd takast bort. Delegering frå ein einingsleiar går til ein eller fleire avdelingsleiarar, alt etter storleik på eininga. 5. Nemninga driftsleiar går ut. Nemninga einingsleiar skal nyttast. Ekstern bistand: Organisasjonsendringar som føreslått i saka vert gjennomført i nært samarbeid med tillitsvalde. Organisasjonsendringar i helse- og omsorg vert gjennomført med ekstern bistand. Administrasjonssjefen vurderer saman med tillitsvalde og einingsleiarar om det skal settast i verk LEAN-prosessar på utvalde tenesteområde. Ekstern bistand naudsynt.

6 Vurdering av innspel og forslag til endringsprosessar: 1. Total organisasjonsgjennomgang. Dette inneber at totalstrukturen frå administrasjonssjefen og nedover i organisasjonen skal vurderast. Skal Vestnes kommune ha kommunalsjefar som i dag, eller skal kommunen ha organisering på sektornivå og gå tilbake til t.d. skulesjef, helse- og omsorgssjef? Skal ein evt ta bort to-nivå-organiseringa med driftsleiarar og etablere større sektorar med underliggande avdelingar med avdelingsleiarar? Dette er det ein del kommunar som no gjer; t.d vår nabokommune Rauma som etablerer sektorar med sektorleiarar; t.d. barnehagesjef, skulesjef, helse- og velferdssjef. Overordna struktur er i stor grad ei politisk avgjerd, og administrasjonssjefen er open for å få vurdert total omlegging. Likevel er det administrasjonssjefen si tilråding at ein no held fast på einingsmodellen med ein overgang til større grad av delegering av personal- og økonomiansvar, altså eit tilnærma tre-nivå-modell med lokale tilpasningar. 2. Servicekontor/sentraladministrasjon Administrasjonssjefen ønskjer at servicekontoret skal leggast inn under sentraladministrasjonen som ei avdeling og bli leia av ass.adm.sjef. Eininga er for lita til å vere ei sjølvstendig eining. 3. Skule, barnehage, SFO og PPT. Kommunestyret gjorde den 22.juni 2016 vedtak om å oppretthalde dagens skulestruktur. Vedtaket gjeld til ein ny felles ungdomsskule for heile kommunen er på plass. Skulestrukturen har også konsekvensar for barnehagestrukturen idet 2 av barnehagane er organisert i oppvekstsenter. Det er lite aktuelt å vurdere skulestrukturen på ny no. Administrasjonssjefen rår til at PPT organisatorisk skal ligge direkte under kommunalsjef for oppvekst, evt under eining saman med vaksenopplæringa. 4. Tekniske tenester og Eining for eigedomsdrift. Vart etablert ved kommunestyrevedtak i desember 2013 og vedtak i administrasjonsutvalet i mars Treng ikkje ny organisering. 5. Kulturskule inkl Frivilligsentral og bibliotek Vart etablert etter formannskapsvedtak i august 2013 og gjennomføring frå Treng ikkje ny organisering. 6. Institusjonsdrifta, Heimetenestene, legetenesta, tenestekontor: Vestnes sjukeheim, Tresfjord Trygdeheim, sentralkjøkken, Hellandtunet (Mariebo, Oppigarden, Ivartun) Organiseringa av institusjonstenestene og det samla talet på institusjonsplassar bør

7 vurderast i ein organisasjonsgjennomgang. Dette bør vente til konseptstudien for ny sjukeheim/helsehus er gjennomført. Det same gjeld heimetenesta og tenestekontor. 7. Rus, psykisk helse, BUT v/helsestasjon, barnevern, vaksenopplæring og flyktningteneste. Organisering av desse tenestene må vurderast. Forslag i organisasjonskart under. 8. Bu- og habiliteringstenestene. Organisering av desse tenestene må vurderast. Sjå organisasjonskart under. Dette gjeld spesielt leiarspennet. Administrasjonssjefen rår til at desse konkrete forslaga går til organisasjonane til ei rask høyring. Blir sendt allereie 14.september, men med atterhald om vedtak i administrasjonsutvalet. Deretter vert denne saka behandla politisk i formannskap og kommunestyre i oktober.

8 Forslag til endringar: Einingar merka med BLÅTT : ingen endring Einingar merka med GULT : Endringsframlegg Einingar merka med GRØNT: Vente til konseptstudiet er ferdig Eining merka med ORANSJE: endringar internt i eininga

9 Del 1 Arbeidsmiljøprosjekt auke trivsel og redusere sjukefråver: Sjukefråværet i nokre einingar i Vestnes kommune bidreg til at det samla fråværet er altfor høgt. Typiske einingar med høgt fråvær er nokre innan helse og omsorg og barnehagesektoren, einingar som kan ha fysisk krevjande oppgåver og der også smitteproblematikk kan gjere seg gjeldande. Det har vore lagt ned mykje arbeid i einingane, blant leiarar, tillitsvalde og verneombod og IA-representantar i personalavdelinga for å få ned sjukefråværet. Vi har derfor vald å sjå på alternative tilnærmingar for å få ned fråværet og våren 2016 var det bestemt at kommunen må gå endå meir systematisk til verks for å finne ut korleis ein skal møte utfordringa. Mange tiltak er sett i verk, som t.d. at sjukemeldte meldast opp til oppfølgingssamtaler/ dialogmøte til eit etablert forum «møteplassen» der behandlande lege, driftsleiar, personalavdelinga, BHT og NAV deltek. Målet er å finne tilretteleggingsmoglegheiter. To tilnærmingar skal no prøvast ut, og administrasjonssjefen meiner at desse prosjekta, saman med organisasjonsendringar, svarer ut mandatet gitt av kommunestyret (omtala først i saka) 1) Prosjekt Arbeidsplasskultur Prosjektet vart etablert etter at kommunestyret bad administrasjonssjefen legge fram sak hausten 2016 der auka trivsel og reduksjon av sjukefråværet var nokre av måla. Det ligg føre ein prosjektbeskriving. Hovudmålet for prosjektet er å vidareutvikle og forsterke ressursane i arbeidsmiljøa med fokus på ein støttande kultur. Utgangspunktet er at trivsel og gode arbeidsmiljø er viktig for å skape ein nærværskultur. Målgruppe for prosjektet er leiarar og tilsette, tillitsvalde og verneteneste i Vestnes kommune. Einingane det vil vere fokus på i prosjektet er Kulturskulen, Hellandtunet og ei avdeling i Bu- og habiliteringstenesta. Sjølv om vi vel å ha fokus på nokre einingar i prosjektet, så representerer desse ei breidde i fagområde, og vi trur difor at prosjektet vil ha synergieffekt i heile organisasjonen. Første faglege samling under temaet Relasjoner og helse var med Jan Spurkeland i mai Samlinga var for leiarar på alle nivå, samt tillitsvalde og verneombod i alle einingar. Prosjektet si hovudoppgåve vil vere å finne ut: Korleis verkar relasjonar inn på arbeidsmiljøet? Korleis ytrar dette seg i praksis? Korleis er vi støttande i praksis? På kva måte kan vi opparbeide kompetanse? Korleis kan vi bruke erfaringane slik at det kjem heile organisasjonen til gode (synergiar) Metodikken som Spurkeland representerer vert vidareført ved at IA-kontakten ved NAV Arbeidslivssenter har rettleiing og/eller undervisning. Einingane vel sjølv korleis dei vil vidareføre dette i det daglege, t.d. fokus i personalmøte, internundervisning, refleksjonsgrupper, verneombodsamling med tema osv. Aktivitetsplan for perioden er utarbeidd. Finansiering av prosjekt vil delvis skje gjennom tilretteleggingsmidlar frå NAV Arbeidslivssenter.

10 2) «Sterkare tilbake» Vestnes kommune har avtale med Stamina Bedriftshelseteneste(BHT). I tillegg har kommunen inngått avtale om Sterkare tilbake som er eit konsept som Stamina tilbyr. Det er lagt opp til at barnehagane deltek i dette programmet. Metoden går ut på at leiarane i lag med BHT vel ut deltakarar som kan nyttiggjere seg tilbodet. Det er BHT ved fysioterapeut som har det faglige opplegget som ligg i konseptet. Det vil vere individuelle mål og planar for dei som vert plukka ut. Her vil kartleggingssamtale med kvar einskild vere avgjerande for innhaldet i den individuelle oppfølginga, til dømes arbeidsplassvurdering eller om behovet er smertemeistring, treningsrettleiing, stressmeistring, motivasjonssamtale, belastningsmestring og/eller rettleiing om arbeidsteknikk. Koordinering/henvising til andre tenester (for eksempel Navs KIB, kommunale KID-kurs, tverrfaglige rygg-/skulderpoliklinikker) kan vere aktuelt. Det vil vere tett samhandling med NAV, sjukemeldar/lege og arbeidsgjevar i prosessen. Rapporter etter arbeidsplassvurderingar og bistand til søknad av hjelpemidlar vil vere ein del av dette tilbodet Kartlegginga kan også føre til gruppebaserte tiltak i barnehagen, som det kan søkjast tilretteleggingstilskot for. Evaluering For begge av desse prosjekta skal det gjennomførast Questback/ undersøking om arbeidsmiljø undervegs og ved slutten av perioden, som er våren Elles vil det vere faste tertialrapporteringar om sjukefråværet. Gjennomførte tiltak i einingane vert å dokumentere. Arbeidet med sjukefråvær skal opp i faste AMU-møte og sak vert lagt fram politisk. Medarbeidarundersøking - 10 faktor. Vestnes kommune har medarbeiderundersøking annakvart år. Kommunen nyttar KS sin 10 faktor medarbeiderundersøking i Bedre kommune. Denne undersøkinga er ny-utforma og er første gangen kommunen nyttar. Den tek utgangspunkt i 10 faktorar. Desse er; 1. Oppgåvemotivasjon, (motivasjon for oppgåva i seg sjølv) 2. Meistringstru, (tiltru til eigen arbeidskompetanse og meistringsmoglegheit) 3. Opplevd sjølvstende, (opplevd tillit og moglegheit til å arbeide sjølvstendig) 4. Bruk av kompetanse, (opplevd bruk av eigen kompetanse) 5. Meistringsorientert leiing, (Leiing med vekt på å gjere best mogleg, utfrå deira føresetnader) 6. Rolleklarheit, (tydeleg kommuniserte forventningar til rolla medarbeidaren skal ha) 7. Relevant kompetanseutvikling, (opplevd moglegheit til å få kompetanse som er relevant for arbeidet/oppgåvene 8. Fleksibilitetsevne, (Villig til å vere fleksibel i arbeidet, spesielt i måten ein arbeider på) 9. Meistringsklima, (kultur for å samarbeide, lære og gjere kvarandre gode) 10. Nytteorientert motivasjon, (ønske om å bidra til andre si måloppnåing/ gjere noko nyttig for andre) Undersøkelsen består av totalt 35 spørsmål. Alle tilsette er inviterte til å vere med i undersøkinga.

11 Om lag 850 tilsette fekk tilsendt undersøkinga på epost. Svar/deltaking på 54 %. Kvar eining skal no i etterkant behandle undersøkinga i sine personalgrupper. Det skal så settast opp ein handlingsplan. Etterarbeidet skal skje hausten Resultatet av undersøkinga vil bli lagt fram i sak til administrasjonsutval, AMU og kommunestyre. Særutskrift til: