Evatic AS Managed Print Services Økt lønnsomhet i dagens marked Hvordan automatisering av prosesser kan redusere kostnadene og øke marginenene

Transkript

1 Evatic AS Managed Print Services Økt lønnsomhet i dagens marked Hvordan automatisering av prosesser kan redusere kostnadene og øke marginenene

2 Innholdsfortegnelse Kort sammendrag 4 Hvem bør lese dette dokumentet? 5 Produsenter 5 Forhandlere 5 Konsulentselskap 5 Utstyrsleverandører 5 Utfordringer og marginer 6 Redusert etterspørsel 6 Tekniske fordeler 6 Miljø 6 Økte utgifter 7 Samsvar mellom service og etterspørsel 7 Lav fortjeneste = svinn 7 Liten effektivitet = tap 8 Ingen automatisering = økte kostnader 8 Ingen rapportering= tapt fortjeneste 8 Hvordan redusere kostnader og øke marginene 10 Optimalisering av prosesser 10 Automatisering av prosesser 10 Managed print services 11 Evatic MPS 12 Evatic Mobile Service 12 Fordeler med Evatic MPS 13 Smart toner management 13 Kostnadsbesparelse tonere 14 Kostnadsbesparelse administrering 14 Styringsrapporter 15

3 Innholdfortegnelse (fortsettelse) Kontraktshåndtering 16 Salgstøtte 16 Fakturering 16 Styringsverktøy 19 Inntekter 19 Utgifter 19 Installasjon 21 Implementeringsprosess 21 Konklusjon 22 Kontakt informasjon 22

4 1) Sammendrag Selskap som produserer/ og leverer skrivere, kopimaskiner, telefakser og andre multifunksjonelle enheter i henhold til servicekontrakter/avtaler, står konstant ovenfor krav om hvordan holde kostnadene lave og samtidig være lønnsomme. Ikke overraskende, påvirker dette i stor grad selskapenes evne til å oppfylle avtalte eksistrende, og nye serviceavtaler. Mange selskap mister lett oversikten og gjerne kontrollen over sine serviceprosesser. Dette ser man svært ofte som ett resultat av at ledelsen og ansatte konsentrerer seg mer om daglig «brannslukking» enn å tenke mer strategisk og langsiktig. For å si det på en annen måte, dagens taktikk er også morgendagens strategi. Utfordringene vil da være hvordan man skal kunne kutte kostnader og samtidig øke lønnsomheten, pluss skaffe seg oversikt og kontroll på alle serviceprosesser. En gjennomgang av interne rutiner viser at de fleste selskapene vil være i stand til å optimalisere flere driftsprosesser, men med Managed Print Services (MPS)vil de kunne få en mye mer strømlinjeformet arbeidsflyt. Med MPS som løsning elimineres manuelle prosesser og minsker dobbeltarbeid (som f.eks registrering og datathånderting i flere systemer) og vil gi komplette og nøyaktige administrasjonsrapporter og analyser. Disse rapportene vil bidra til å optimalisere driften og effetivisere kundeservice og kundetilfredshet. Med MPS jobber man smartere med alle aspekter som måleravlesninger, kontraktshåndteringer og fakturering- alt helt automatisk! Effekten ved bruk av MPS ville være en høyere likviditetsgrad ved at man får nøyaktige beregninger av alle servicebestillinger, lagerbeholdning, vareforbrukl pr enhet, samt en rettidig fakturering av utført arbeid og leveranser. Hvis alle disse kriteriene kan gjøres mulig i en bruker vennlig programvare løsning ville det kunne løse majoriteten av alle behov som kopi/print industrien står ovenfor idag!

5 Hvem bør lese dette dokumentet? Produsenter De som utvikler og selger merkevare produkter til kopi/ print- bransjen og som utgjør selve ryggraden i bransjen. Originalprodusenter av kopimaskiner, printere, fax- og andre multifunksjonsenheter som er velkjent for oss alle både på jobb og hjemme. Merkenavn som; Canon, Epson, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark, Océ, OKI, Ricoh, Samsung, Sharp, Toshiba og Xerox. Forhandlere De som har hoved fokus på selskapsmarkedet, business-to-business (B2B) Selskaper som gjennom salg av produkter, vedlikehold- og servicetjenester sikrer både lønnsomhet og kjennskap til selskapet. Konsulentselskaper IT- selskaper som Accenture, Capgemini, Computacenter, Fujitsu Services og HCL Technologies som med sin kompetanse nå også tilbyr kopi/printtjenester til sine eksisterende- og nye kunder. Utstyrsleverandører Alt i fra små og mellomstore selskaper, til store velkjente selskaper som Staples som tilbyr alt av forbruksvarer til kopi/print- bransjen, som tonere, patroner mm.

6 2) Utfordringer og marginer Utfordringer aktører som leverer kopimaskiner, telefakser og andre multifunksjonelle enheter innenfor kopi/print industrien daglig står ovenfor, er å holde kostnadene lave og øke marginene. I en stadig mer konkurransepreget virklighet er det avgjørende for disse selskapene å sikre en mest mulig lønnsom drift i henhold til deres kunde serviceavtaler (SLAs, service level agreements). Så hvordan kan da produstenter og utstyrleverandører (OEMs, original equipment manufacturers), forhandlere og utstyrsleverandører forholde seg til denne virkligheten? Hvor ligger nøkkelen til økt lønnsomhet? Får finne nøkkelen eller løsningen på dette, la oss først se mer detajert på hva utfordringene går utpå. Lavere etterspørsel... Alle som jobber innen kopi/print industrien vet at det er klikk pris (pris pr utskrift) og utskriftsvolum (totalt antall utskrifter/mengde) som teller men slag et er dalende. Men hvorfor dette skjer nettopp dette og vil trenden fortsette? En av grunnene til dette er selvfølgelig den økte konkurransen i markedet. Produsenter, forhandlere og andre utstyrsleverandører i bransjen, prøver hele tiden å holde kostnadene så lave som mulig. Aktørene leverer og underbyr hverandre der det er mulig og konkurrerer når det gjelder å ta betalt pr klikk/enhet for å øke lønnsomheten. Et annet faktum er at kundene er veldig bevisst på dette og det gjør bransjen veldig pris sensitivt. Kundene er ute etter å betale en så lav pris pr enhet/klikk som mulig på grunn av store utskriftsmegder. Når det er sagt, så faller utskriftsvolumet på verdensbasis også og det er det to mulige forklaringer på: i) Teknologiske fordeler Utbredelse og forbedring i utviklingen av digitale løsninger i selskaper av alle størrelser, betyr at selskaper ikke lenger trenger samme måte å skrive ut sine dataer på for å lagre dem. Faktisk så er utviklingen av `en PC på hver pult`en medvirkende årsak til ett fremtidig papirløst kontormiljø. Selv om ett helt papriløst arbeidsmiljø ikke har materialisert seg helt, opplever vi stor forskjell i mendgen utskrifter nå, ved bruk av interaktive fargeskjermer med stadig forbedrede programvareløsninger enn før. Oppgaver som tidligere krevde at brukerene fysisk måtte ha en utskrift (f.eks lesing, redigering eller korektur av ett dokument)kan idag effektivt og enkelt gjøres direkte på skjermen. I tillegg det faktum at det er enklere å arkivere og lagre dokumenter nå enn tidligere. Særlig sett i forhold til den fysiske delen og arbeidet med tid brukt på selve arkivering av regnskapsbøker, kassefiler og andre tradisjonelle arkiveringsmetoder. Flere fordeler er at de elektroniske filene tar opp langt mindre plass enn sine fysiske motstykker! og bidrar dermed til lavere kostnader til leie eller kjøp av lagring- /oppbevaringsplass. ii) Miljøet

7 Økt forståelse om hvordan miljøet påvirkes av selskapenes forbuk av papir (utskrifter). Selskapene er mer bevisst på egen påvirkningskraft på mijøet og ønsker å fremme dette. Redusere bruken av papir er en relativ enkel måte å nå målene på. Bevisstgjøring rundt det å være grønn. Det kan nemlig være så enkelt som å legge inn en liten fotnote på hver e-post som sendes ut fra selskapen som sier: Ta hensyn- er det nødvendig å skrive ut denne e-posten! Tenk på miljøet. De fleste selskaper gjør selvfølgelig også andre tiltak når det gjelder miljøet, og ønsker å fremstå som en miljøbevisst bedrift/eller selskap. Det beste incitamentet for oss alle er jo selvfølgelig de betydlige økonomiske gevinstene knyttet til reduserte klimagassutslipp pga redusering av papir- og utskriftsforbruk.... økte kostnader Stadig økende kostnader har en tendens til å hjemsøke kopi/print industrien, noe som gjør nedgang og redusert etterspørsel noe værre. Selskapene opplever å måtte betale mer i variable kostnader enn tidligere i form av økende lønnsutgifter, høyere strømutgifter og økte transportutgifter ergo må selskapene finne andre måter å kutte kostnadene på samtidig med at de blir mer effektive og lønnsomme. Eksempler her for å optimalisere arbeidsflyten i selskapene, vil være å øke andelen teknologi brukt - for en smartere og mer effektiv drift. Eller, og kanskje en mer radikal måte vil være og outsource deler av selskapet(hvis ikke hele), til andre land i verden med lavere lønnskostnader og utgifter enn det landet man opererer fra. Uansett løsning så er den vanligste og kjappeste måten å oppnå ønskede resultater på å nedbemanne. Ansatte i adminstrative og opersjonelle deler av driften er gjerne mer utsatt for nedskjæringer ved automatisering av driftsopersjonelle deler av selskapet. Markedsrettede tiltak Mens en del selskaper i ulike land har en noe mer lokal tilpasning av servicetjenesteavtaler (SLA, service level agreement)er det flere likheter enn forskjeller i disse serviceavtalene rundt i Europa, Sør Afrika og i Asia (f.eks i Singapore). Det vanligste er at sluttbruker gjerne forskuddsbetaler for deler av serviceavtalen, som feks vil selve maskinenheten og levering av forbruksartikler være inkludert. Forbruksartikler som levering av tonere og blekk inngår gjerne i avtalen, det samme med service og jevnlig vedlikehold av maskinenhetene. Slike avtaler fører gjerne til: i) Ingen verdi = økt svinn Det vil si at kunden selv har ingen utgifter ved forbruk av tonere eller blekkpatroner, og dette oppmunterer faktisk til økt svinn, i form av under-bruk av patroner (f.eks skiftes patronene gjerne ut for tidlig, ved ett 20 % restnivå enn om de skiftes ut 20 % etter restnivå) dette medfører i tillegg økt lagerbeholdning. Når det gjelder sistnevnte, lagerbeholdning - har kunden gjerne en tendens til å lagre mer tonere og blekk enn de reelt har behov for. Dette gjøres for å unngå eventuelle forsinkelser eller driftsstans/nedetid. Men ved å gjøre nettopp dette

8 overser de gjerne at de ved en mer nøyaktig beregning av tonerbestilling, lager og forbruk oppnår en høyere likviditetsgrad enn ved nettopp å hamstre. ii) Ineffektivtet = tap Det avgjørende punktet her er måleravlesning og kontraktshåndtering. Hvis utskifting av blekk skjer for tidlig fra kundens side, medfører dette at kunden bruker flere tonere/blekkpatroner enn avtalt/planlagt og dette øker dermed kostnadene for leverandøren i forhold til den avtalte serviceavtalen. I noen tilfeller vil leverandøren også måtte sende ut servicetekniker til kunden for reparasjoner og vedlikehold mye tidligere enn nødvendig, for å sjekke lagerbeholdning og forsyninger i tilegg til noramalt vedlikehold. Økte tonerkostnader, planlegging av ekstra serviceoppdrag, mer kostnad forbundet med reise til- og fra oppdraget, hvis det også viser seg at det ikke var ett reelt servicebehov medfører det ineffektivitet og ekstra lager oppbevaring hos tekniker som gir et mer uoversiktlig bilde av reelle data og kostnader. iii) Ingen automatisering= økte kostnader Uansett om det er kunden selv eller leverandøren som foretar/utfører måleravlesninger og lagerkontroller, involverer dette mange manuelle og tidkrevende prosesser. Selv om de fleste (hvis ikke alle)av disse administrative prosessene kan automatiseres forblir de ofte værene som manuelle oppgaver hos selskapene. Denne diftsoperasjonelle delen av bedriften er som regel ikke de mest betalte jobbene, men noen ganger skjer det at disse oppgavene kommer inn under ansvarområdet til mer kvalifiserte og høyere betalte medarbeidere og da går vinningen opp i spinningen. Selvom alle data samles og håndteres av administrasjon, vil dette alikevel innebære at prosessering av så store mengder data gjør prosessen i seg selv ineffektiv. Medarbeider (eller medarbeidere) vil være ansvarlig for å kontrollsjekke alle måleravlesninger, lagerbeholdning og samtidig prosessere innhentet data. Som oftest innebærer det en eller annen form skjema (eller regneark) føring/registrering, med mulighet for kopier til både kunde og leverandør. Leverandøren må også kunne utstede faktura eller en kvittering for utført arbeid og leveranse som dokumentasjon/bilag. I tillegg til å være både tidskrevende og gir mulighet for menneskelige feil underveis, fører det ofte til økte administrative kostnader og tapt fortjeneste. iv) Ingen rapporter = tapt fortjeneste For å kunne ha kontroll og oversikt, må ledelsen ha tilgang til, eller kunne fange relevante og komplette data /rapporter. Uten dette vil ikke ledelsen være i stand til å identifisere og korrigere negative trender (langsiktighet), eller mulighet til å planlegge på en mer daglig basis (kortsiktighet.) For eksempel, vil de være ute av stand til å se hvilke kontrakter eller enheter som er i ferd med å utløpe, noe som vil forsinke prosessen ved fornyelse av nye serviceavtaler/kontrakter. Dette medfører økonomiske tap for selskapene da inntekter fra kontraker som utløper uten fornyelse uteblir.

9 En slik situasjon vil også være mer krevende for sluttbruker som da må kontakte leverandøren selv og be om å få fornyet kontrakten/enheten. Dette vil mest sannsynlig ikke føre til at sluttbruker blir mer tilfreds, eller oppmuntre til opplevelse av høy kundeservice/kvalitet. Eller for å si det på en annen måte, en tilgjengelig rapport som indikerer hvilke kontrakter eller enheter som er i ferd med å utløpe/må byttes, ville være uvurderlig informasjon for leverandøren. De ville da være i stand til å bruke denne informasjon til å jobbe mer proaktiv (mer profesjonelt) i sin tilnærming til bedre kundeservice. Alt dette tatt i betraktning, hvordan kan aktørene innenfor kopi/ print- industrien redusere kostnader, ha komplett oversikt over alle data-og kontraktshåndteringer og samtidig jobbe mer effektivt? 3) Kostnadskutt og økte marginer Mens leverandører, forhandlere and utstyrsleverandører i kopi/print industrien i liten grad kan påvirke en lavere etterspørsel, så finnes det andre muligheter de kan påvirke. Selskaper som kutter kostnader vil ikke bare se nytten av reduserte utgifter, men også kunne være i stand til å oppfylle mer nøyaktige - og mer lønnsomme - salgskontrakter. Faktisk vil det første føre til det siste! Så hvordan kan selskaper kutte kostnader uten at dette påvirker kvaliteten av serviceleveranser de tilbyr sine kunder? Den beste løsningen for kostnadskutt vil være å optimalisere alle administrative interne rutiner via Managed Print Service (MPS). En mer effektiv og lønnsom administrering av alle servicetjenester til alle kunder, maskinflåter og kontrakter. Optimalisering Kompleksiteten av alle prosesser fra den første salgs-samtalen finner sted, til service/leveranser utføres og godkjennes ute hos kunden er ressurskrevende. Opplæring av av personell for å oppfylle alle serviceavtaler og fokus på punktlig leveranser vil variere veldig og være tidskrevende. Det å kunne effektivisere og eliminere prosedyre feil som kan skje ved at ansatte utfører oppgaver som de er: Under kvalifisert for gjør at selve utførelsen av oppgaven tar mye lenger tid/ og ikke blir utført på riktig måte, og som krever at andre må inn å korrigere og fullføre oppgaven Over kvalifisert for som vil medføre økte kostnader for å fullføre/gjennomføre oppgaven og det er ikke økonomisk lønnsomt for selskapen. Automatisering For at selskapene skal kunne forbedre kontrollen på administrative operasjonelle driftsprosesser og hva som kreves av kvalifikasjoner for å utføre de enkelte oppgavene, må man splitte prosessene opp i flere ledd. Først må selskapene kartlegge hvilke ferdigheter den

10 enkelte ansatt(e)har for utføre arbeidsoppgaven mest mulig effektivt, videre må selskapene koble riktig resurss til rette arbeidsoppgave i henhold til kvalifiksjoner. Det at riktig ressurs blir satt til å utføre rette oppgaven er selvsagt viktig og bidrar til økt effektivitet og lønnsomhet, men den største økonomiske gevinsten vil nok komme ved automatisering alle manuelle driftsoperasjoner. Det sier seg selv at det å sette riktig ressurs til å utføre den rette oppgaven, vil bidra til økt effektivitet, og da er det enda mer tydlig at det å redusere det manuelle behovet ved å automatisere, vil være enda mer effektivt og lønnsomt. For kopi / print industrien, er det fullt mulig å automatisere en hel rekke manuelle driftsoperasjoner relatert til datainnsamling- og bearbeiding som f.eks: Vedlikehold av maskinflåter ved en eventuell feilmelding vil det automatisk generes et serviceoppdrag, noe som gjør daglig dirft lettere for kundene ved at de slipper selv å varsle leverandøren om mulige feil og mangler. Styring av leveranser for en nøyaktig måleravlesning av toner -og blekk og sikrer riktig leveranse; så sent som mulig, men så tidlig som nødvendig. Måleravlesning - automatisk og rettidig fakturing i henhold til enhver tids gjeldende serviceavtaler, med nøyaktige beregninger av servicebestillinger, lager og forbruksmatriell pr enhet. Innenfor kopi/print industrien finnes det programvareløsninger som kombinerer alle disse driftsprosessene automatisk med mange forskjellige funksjoner og settinger. Dette inkluderer rapportering i sanntid, analyse verktøy, kontraktshåndtering, Customer Relationship Management (CRM) moduler og faktureringssystem, som integreres fullt ut med egne eksistrende økonomisystem. Managed print services Managed Print Services Association (MPSA) er en internasjonal, uavhening non-profit organisasjon for managed services innenfor copy/print industrien. På deres hjemmeside ( gir organisasjonen følgende definisjon på managed print services (MPS)som «Aktiv forvaltning og optimalisering av utskriftsløsninger og tilhørende driftssprosesser." Organisasjonen utdyper definisjonen ved å forklare hva MPS innebærer "nemlig administrering av hele maskin- og utskriftsflåter (kopimaskiner, skrivere, multifunksjonsenheter og faksmaskiner) på en enhetlig måte." Hovedelementene i MPS er: i) Ledelsesinformasjon og sømløs tilkobling mot regnskapsprogrammer (f.eks SAP, Microsoft Dynamics NAV - tidligere Navision) ii) Proaktivt vedlikehold av hele maskinflåten iii) Automatisk bestilling og levering av forbruksmatriell iv) Optimal kommunikasjon gjennom hele serviceprosessen For å kunne innfri disse fire elementene, må MPS-løsningen ha et grensesnitt mot selskapenes eget økonomi- og service system(enterprise Resource Planning, ERP)samtidig med at leverandøren er i stand til å styre hele maskin- utskriftsflåten og tilhørende driftsprosesser simultant med logistikk og faktureringsprosesser.

11 Så hvor finner man egentlig en slik løsning som vil optimalisere all datainnsamling og - bearbeiding, samt er tids- og kostnadsbesparende? Evatic MPS Evatic AS har mer enn 20 års erfaring innenfor kopi/print- og service management industrien. Evatic MPS gir nøyaktig kontroll over alle prosedyrer, og sammen med Evatic Service kopler Evatic MPS ERP-systemet og service systemets funksjonalitet sammen. Dette gir omfattende servicemanagement funskjonalitet som tilbuds- og fakturaberegninger, ressursplanlegging, forbrukskurverapporter og tonernivå målinger. Evatic MPS automatiserer alle driftsprosesser som i daglige representerer store utfordringer for disse selskapene: Beregning og etablering av nøyaktige kontraktsfakturaer, behandling av automatiske servicebestillinger, oversikt over lagerbeholdning og forbruksmatriell, samt rettidig fakturering av utført arbeid og leveranse Datainnsamling og bearbeiding: nøyaktig uten manuell håndtering Optimalisering av ressursene basert på (geo)grafisk planleggingsfunksjon Høyere likviditetsgrad takket være umiddelbar fakturering og lavere lagerbeholdning av toner Automatisk og rettidig fakturering av utført arbeid og leveranse Evatic Mobile Service Gir service teknikere elektroniske arbeidsordre via mobilen med full tilgang på servicehistorikk og kontinuerlig rapportering av tids-og matrialforbruk som gir optimal arbeidsflyt med avansert sjekklistefunksjonalitet for å kontrollere og sikre høy kvalitet på hele servicejobben, fra planlegging, tildeling, oppretting, ferdigstillelse og fullføring. Denne mobile system løsningen gjør administrering av mobile lager (kjøretøy), lagerbeholdning og bestilling av deler på stedet enklere og det reduserer tid fra oppdrag til faktura.

12 Serviceteknikerne kan enkelt og med minimal opplæring kjøre Evatic Mobile Service på Windows, Android og Apple telefoner/nettbrett (ios) og sist men ikke minst uten kostbare investringer av ny maskinvare. Fordelene med Evatic MPS: 1) Smart toner management Evatic s MPS løsning måler forbruk pr maskin, enhet og tonernivå (og farger)i hele maskinflåten samt på alle servicekontrakter. Konfigurering av maskin/modell Toner nivå målt pr farge Programvaren regner også ut hvor lang tid som gjenstår før neste bytte av toner må skje, itillegg til hvor land tid som står igjen før man går helt tom. Dette sikrer at man automatisk får en leveranse av toner: så sent som mulig men alltid i tide! Nøyaktige utregninger fra Evatic gir en høyere likviditetsgrad for selskapene, da lagerbeholdning og forbruk av blekkpatroner går ned med hele 30 %. Målinger viser at med Evatic MPS byttes/skiftes tonekassettene når det gjenstår 5 % forbruk, mot snittet i bransjen uten bruk av Evatic MPS skiftes ut når det gjenstår mellom %. Så dette har helt klart en positiv påvirkning på miljøet samtidig med at man reduserer blekkkostnadene for selskapene.

13 Automatisk leveranse av toner: Så sent som mulig, men alltid i tide! I tillegg forenkler Evatic MPS hele leveringslogistikken. Systemet kombinerer automatisk flere tonere pr maskin, og tar hensyn til flere maskiner på samme adresse. Dette reduserer emballasje, transport og lønnskostnader knyttet til vareleveranser. De potensielle besparelser som kommer ved «just-in-time» levering av toner, er imponerende men Evatic presiserer at de spesifikke tallene som blir lagt inn for hver enkelt enhet kan variere noe. Se derfor gitte eksempler illustrert under. Kostnadsbesparelser - tonere Se for deg kostnadskutt ved å bytte toner på 5 % av kapasiteten i stedet for 15 % 2,000 maskiner (inkl. 500 farger); 7,000 toner patroner levert hvert år Gjennomsnittlig kostpris = % - 5 % = gir en kostnadsbesparelse på 10 % = dvs 70,000 pr år Det er også verdt å merke seg at 10 % av alle andre kostnader (som porto, kjøp, lagring, etc.) knyttet til tonere reduseres ved «just-in-time» levering. Sluttbrukerne drar også nytte av" just-in-time"leveringer, siden de da reduserer mengden tonere de har på lager til en hver tid. Vi vil anta at de lagrer to tonere pr maskin, i gjennomsnitt: 2,000 maskiner (inkl. 500 farger); 7,000 tonere (2 pr maskin) på lager hos kunden Snitt pris(kostpris) pr toner = tonere lagret hos sluttbruker istedet for 2 = 5,000 i stedet for 7,000 Likviditets forbedring på 200,000 Kostnadsbesparlese - administrasjon I gjennomsnitt utgjør de daglige administrasjonskostnadene forbunnet med tonerbytte ca 50 timer pr bytte, pr kvartal: 2,000 machines (inkl. 500 farger); 750 meter av faktura- gjennomgang Gjennomsnittlig lønnskostnad = 50 Med Evatic MPS, vil de administrative oppgavene ta en time, sammenlignet med de 80 timene det tar når dette gjøres manuelt. Regnestykket blir da 4 kvartal à 1time = 4 timer,

14 mot 320 timer for manuell administrering. Dette medfører ett kostnadskutt på pr år. Rapportering Evatic MPS databasen registerer all datahistorikk fra alle enheter i maskinflåten, noe som danner grunnlaget for KPIèr og videre analyser. Evatic MPS datahistorikk Denne historikken bygger opp under den til en hver tids gjeldende SLA (Service Level Agreement)og gjennomgår og fornyer kontrakter i en og samme prosess. MPS lager alle de rapportene som er nødvendige for at leverandørene skal ha komplett oversikt over hele serviceprosessen og kontraktsmessige justeringer og/eller fornyelser underveis.

15 2) Måleravlesning og kontraktshåndtering Med Evatic MPS som løsning kan serviceleverandøren kontrollere alle aspekter ved nøyaktige måleravlesniger, kontraktshåndteringer og automatisk fakturering. Salgsstøtte Med Evatic Sales Calc module, får brukerene full kontroll på alle daglige gjøremål. All relevant kundeinformasjon på ett sted: addresser, telefonnummer, kontakter, documenter, tilbud, eposter, generering av fakturaer, aktiviteter o.l. Brukerene har også tilgang til informasjon som omhandler installert utstyr, inkl. informasjon om kalkulert lønnsomhet, kontrakter med priser og vilkår, servicehistorikk o.l.alt fullt integrert. Evatic Sales Calc kombinerer alle prosesser fra første salgs-samtale finner sted til serviceoppdrag utføres og godkjennes ute hos kunden. Man kan derfor med færre ressurser oppfylle serviceavtaler og ha fokus på punktlige leveranser, høy transparens og lavere vedlikeholdskostnader. Fakturering Med Evatic MPS kan man fakturere 2000 kontraktsfakturaer - på bare fem minutter. Denne automatiseringen av faktureringsprosessen sparer leverandørene for titalls av arbeidstimer som man normalt ville ha trengt for å generere så mange fakturaer manuelt, samtidig med at man elimerer muligheten menneskelige feil (som f.eks feilpunching av data). Effekten av MPS øker både servicenivå, kundetilfredshet og gir økonomiske fordeler forbundet med automatisering av alle driftsprosesser. I tilegg sendes også faktura ut automatisk via e-post i stedet for pr post, noe som reduserer ytteligere bemanningsbehov og gir lavere leveringskostnader. Kontraktshåndtering Optimalisert arbeidsflyt som understøtter hele salgsprosessen fra ordre til faktura. Ett avansert kalkulasjonsverktøy som effetivt regner ut salgspriser, rabatter, provisjoner og samtidig kalkulerer tilbud. Dette forenkler helt arbeidsflyten og gjør det lettere å holde fokus på god kunderservice fremfor de administrative oppgavene. Brukere kan i trygg forvisshet stole på at systemet hjelper dem å opprettholde full kontroll og oversikt på: Registering og vedlikehold av master data for Maskiner/enheter Tihørende utstyr Kontrakter Serviceavtaler og kontrakter(slas) Fakturering av Gitte kostnader Måleravlesninger Kontraktsvilkår Forskuddsbetalinger

16 Økt finasiell arbeidsflyt med Evatics kalkulasjonsmodul ved: Leasing Utleie Privat finasiering Leie av brukte maskiner/enheter Innkjøp Brukerne får også en detaljert oversikt over alle kontraktsfakturaer med dataverdier for leasingavtaler, se eksempel under: Systemet åpner også for å kunne endre priser underveis, se eksempler gitt i skjermbilder under:

17 Evatic s MPS gir brukeren mulighet til å vurdere og samtidig analysere ulike punkter i selve kontrakten: En maskin, en måling (svart) En maskin, flere målinger (på farge, skannet, svart) Flere maskiner, en måling Flere maskiner, flere målinger Flåte kontrakter for enkeltvis kalkulering og fakturering Flåte kontrakter for flere målinger, kalkulering og fakturering SLA og kontraktshåndtering Forhåndsbetalinger; vist for en gitt periode, og med forskjellig fremstilling(layout) Løsningen inkluderer også åtte forskjellige måter for kontraktskalkulering av kontrakter, selvom hver kunde normalt bare trenger å ta høyde for en eller to: Brukerne kan også lage standard rapporter som vist i skjermbilde under- basert på den enkelte kontrakt, enhet eller måling

18 Kontraktslønnsomhet Med Evatic MPS har man mulighet til å måle lønnsomhet på enhetsnivå eller kundenivå underveis i en kontraktsperiode for å sikre best mulig lønnsomhet og effektivitet. Inntekter: Systemets funksjon for automatisering av alle kontraktfakturaer bidrar til å redusere de administrative kostnadene knyttet til datainnsamling og fakturering. Uten videre manuell håndtering genereres følgende: Faste utgifter, fra 1-12 månder i forkant Målbare lønnsomhets KPIèr kvartalsvis/halvårlig eller årlig, og etterskuddsvis Brukere vil da være i stand til å budsjettere mer effektivt når de har verdifulle data for utestående fordringer hver måned (eller for en angitt tidsperiode).

19 Utgifter: Brukerne oppnår en mer oversiktlig planlegging og koordinering av alle sine serviceoppdrag takket være automatisk dataoverføring direkte fra sluttbrukers maskiner/enheter direkte til Evatic MPS sin database. Selskapene vil være i stand til å planlegge å koordinere sine serviceoppdrag mer oversiktlig og detaljert, med lønnsomhetsrapporter i denne modulen. Systemet genererer automatisk serviceoppdrag/ordre direkte til teknikere for periodisk service og vedlikehold via løsningen Evatic Mobile Service. Evatic MPS gir også brukerne et styringsverktøy for lettere å håndtere selve lagerstyring tilhørende kostnader av leveranser - som tonere. Systemet sørger for at sluttkunde/bruker ikke lenger trenger å vie hverken fysisk plass eller menneskelige ressurser ved toner leveranser. Evatic MPS sørger for at brukere reduserer egne administrative kostnader i forbindelse med vareleveranser og kunde forespørsler om forbruksartikler, da disse forespørslene forekommer langt sjeldnere. Brukere av Evatic MPS kan kalkulere lønnsomhet (inntekt minus kostnader) på flere nivå: Enhet Kontrakt Kunde Modell Lønnsomhetsmåling av en service enhet/en kontrakt/eller kunde KPI måling for maskinenhet i kopi/print - industrien

20 3) Rask og enkel installasjon Når Evatic Service system er implementert ute hos service leverandøren, og integrert med deres eget system, tar det kun 2-3 dager og go live med Evatic MPS module. Implementering av Evatic programvare løsning Under denne fasen vil ett kompetent team av konsulenter fra Evatic foreta en rekke konfigureringer av systemet for å skreddersy den beste løsningen for selskapet: A B C D E F G H I J K Forprosjekt; kravspesifikasjon av utstyr; maskinvare/programvare Fremdriftsplan; tids- og oppgaveplan Installasjon Beskrivelse av behov, levering og kontraktskonfigurering Spesifisering og overføring av eksisterende data Grensesnitt mot eksistrende økonomisystem Tilkobling av data via DCA (data collector agent) flåteinformasjon Testing av spesifikk funksjonalitet Opplæring (inkl. Evatic Mobile Service system) Support (under selve go live fasen) Kontrakts support i henhold til avtale

21 Konklusjon For fremtiden må aktører innen kopi/print industrien fortsatt ha konstant fokus på å holde kostnadene lave og samtidig øke lønnsomheten i sine serviceavtaler og håndtering av kontrakter. Selskapene må optimalisere og automatisere alle manuelle driftsprosesser relatert til administrering av utskriftsflåter, og løsningen for og lykkes er enkel; managed print services(mps). De beste MPS løsningene, optimaliserer dataadministrering, tidsstyring og kostnader relatert til dette. De er også brukervennlige, enkle å installere og inneholder elementer som service- og kontraktshåndtering, målinger for toner- og blekknivå samt rapportfunksjonalitet. Evatic MPS som system løsning håndterer alle disse aspektene i serviceplanleggingen, effektivt og nøyaktig og ikke minst- bidrar til å gjøre nettopp din bedrift mer lønnsom! Kontakt Les mer om hvordan Evatic MPS kan optimalisere og gjøre din bedrifts hverdag mer lønnsom på eller ta kontakt med ett av våre lokale salgskontor: Europe Norge Hoved kontor Europe: Evatic AS Sluppenvegen 5 N-7037 Trondheim Norge Sverige Evatic AB Augustendalsvägen 32 S Nacka Strand Sverige Tyskland Evatic GmbH Mülforter Straße 7 D Mönchengladbach Tyskland Frankrike Evatic SAS Immeuble Ordinal 2 Rue des Chauffours Cergy Frankrike Telf: Telf: Telf: Telf: +33 (0) Benelux Evatic Benelux Grotestraat 341 A 5142 CA Waalwijk Telf: Asia Singapore Hoved kontor Asia: Evatic Singapore Pte Ltd 133 New Bridge Road, #13-02 Singapore Telf: Kina Evatic Software (Xiamen) Co. Ltd 6F of YiBao Building 328 of Hubin South Road XiaMen, FuJian Kina