Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Utvalg: Formannskapet Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 15:00

Transkript

1 Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 15:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon.

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 8/09 Innhold Lukket Arkiv- Saksnr Saker til behandling Referatsaker RS 5/09 Dyrøy kommunes årsbudsjett 2009 / økonomiplan fylkesmannens tilbakemelding RS 6/09 Anmodning om lovlighetskontroll av formannskapets vedtak i sak 63/08 - godkjennelse av overdragelsesavtale vedrørende salg av kommunens aksjer i Salt i Nor AS Saker til behandling 2008/ /44 PS 9/09 Oppheving av vedtak om godtgjørelse av tellerskritt 2008/711 PS 10/09 Regjeringens tiltakspakke 2008/765 PS 11/09 Gjennomføring av avtale med legen X 2007/829 PS 12/09 Søknad om ettergivelse av restskatt 2007 X 2009/38 PS 13/09 Søknad om skolebytte ***** ***** ***** ***** X 2008/284 Rolf Espenes ordfører

3 Fylkesmannen i Troms Romssa Fylkkamånni Saksbehandler Telefon Vår dato Vår ref. Arkivkode / Halvard Svendsen Deres dato Deres ref /536 Dyrøy kommune Dyrøytunet 1 E..j x ^^. reds`^i....._._. - 'r l7^`sj pp ff bj ^, ^^ 9311 Brøstadbotn 53 a, jan )qpg Dyrøy kommunes årsbudsjett 2009/Økonomiplan Fylkesmannens tilbakemelding Vi viser til kommunens oversendelse av budsjett 2009, økonomiplan , samt øvrige dokumenter, vedtatt i k-sak 44/08 den Dokumentene ble mottatt av oss den Iflg. kommunelovens økonomibestemmelser skal fylkesmannen ikke føre lovlighetskontroll med kommunale budsjettvedtak, med mindre kommunen oppfyller et eller flere av følgende kriterier i kommunelovens 60: Årsbudsjettet er vedtatt uten at alle utgifter er dekket inn i budsjettet Økonomiplanen er vedtatt uten at alle utgifter er dekket inn i økonomiplanen Et regnskapsmessig underskudd ikke er dekket i budsjett /Økonomiplan i løpet av de to første årene etter underskuddsåret Vedtatt plan for dekning av underskudd blir ikke fulgt En kommune som oppfyller et eller flere av disse kriteriene, skal oppføres i Robek (Register for betinget godkjenning og kontroll). Det er Kommunal- og regionaldepartementet som har ansvaret for føring av registeret. Fylkesmannen er i denne forbindelse pålagt å gjennomgå kommunenes budsjett, økonomiplan og regnskap, for å kontrollere om kommunen utløser betinget kontroll etter kriteriene i 60. Fylkesmannen har gjort en slik vurdering av Dyrøy kommunes budsjett og økonomiplan, og kan meddele at disse ikke gir grunnlag for oppføring i registeret. Med vennlig hilsen seniorrådgiver Kopi: Sør-Troms kommunerevisjon, boks 139, 9439 Evenskjer Fylkeshuset, Strandvegen 13 Telefon : Postboks 6105, 9291 Tromsø Telefaks : www. fylkesmannen. no/troms

4 Fylkesmannen i Troms Romssa Fylkkamånni Saksbehandler Telefon Vår dato Renate Kristiansen Deres dato Vår ref. Arkivkode 2008/ Deres ref. 2008/44 Dyrøy formannskap 9311 Brøstadbotn _. DY --x^t sr a^ r,^^^ _ R, qy-),0,,-,^!20_ 3 FE8 M fh^4 3^^. ^^y Anmodning om lovlighetskontroll av formannskapets vedtak i godkjennelse av overdragelsesavtale vedrørende salg av kommunens aksjer i Salt i Nor AS Vi viser til Dyrøy kommunes oversendelse av ovennevnte sak datert , mottatt her Sakens bakgrunn Fylkesmannen bygger sin vurdering på det skriftlige materiale som vi har fått tilsendt, herunder kommunens oversendelse av , samt tilleggsopplysninger fra henholdsvis kommunen og klagerne av og Vi forutsetter at de impliserte i saken er kjent med innholdet i dette, og saken blir i korte trekk gjengitt her. Dyrøy kommune er eier av 75 % av aksjene i bedriften Salt i Nor AS. Den , under sak 16/08 fattet kommunestyret følgende vedtak om salg av kommunens aksjer i selskapet: "1. Dyrøy kommune selger sin aksjepost i Salt i Nor A/S. 2. Rådmann gis fullmakt til å selge aksjene på vegne av Dyrøy kommune, fortrinnsvis til minoritetsaksjonærer og/ eller lokale interessenter. 3. Rådmannen gis fullmakt til å avklare etableringsbetingelser for eventuelle nye eiere av selskapet og framlegges formannskapet for godkjenning. " I henhold til kommunestyrevedtaket ble det fremforhandlet forslag til overdragelsesavtale mellom Dyrøy kommune og interessegruppe for kjøp av kommunal aksjeandel i Salt i Nor AS. I møte den , under sak 63/08, ble forslag til overdragelsesavtale behandlet i formannskapet. Formannskapet vedtok at: "Framlagte forslag til overdragelsesavtale vedrørende salg av I Nor AS vedtas. " Dyrøy kommunes aksjer i Salt Rådmannens forslag til overdragelsesavtale ble vedtatt med 3 mot 2 stemmer. Fylkeshuset, Strandvegen 13 Telefon: Avdeling Postboks 6105, 9291 Tromsø Telefaks: Justis- og no/troms sosialavdelingen

5 Side 2 av 4 Felleslista for Dyrøy og Dyrøy Krf fremmet den lovlighetsklage til formannskapets vedtak i sak 63/08. Det ble anført at møteinnkallingen ikke var i samsvar med lovens krav til frister og saksutredning. Videre gjaldt lovlighetsklagen behandlingen av saken i møtet. I formannskapsmøtet fremsatte representanter for felleslista for Dyrøy og Dyrøy Krf endringsforslag til rådmannens forslag til overdragelsesavtale. Forslagene til endringer ble imidlertid kun protokollert, og ikke gjenstand for votering. Klagerne mener at mindretallets forslag til de enkelte punktene i avtalen skulle ha vært realitetsbehandlet. Det ble også anmodet om lovlighetskontroll når det gjaldt praksis med hensyn til å unnta dokumenter fra offentlighet. Klagen ble underinstansbehandlet av formannskapet i møte den , under sak 71/08. Lovlighetsklagen ble med 3 mot 1 stemme ikke tatt til følge, og saken er etter dette oversendt til Fylkesmannen for endelig avgjørelse. Fylkesmannens vurdering Saken gjelder gyldighet av formannskapets vedtak i sak 63/08. Rettslig grunnlag Fylkesmannen skal prøve lovligheten av formannskapets avgjørelser når det reises krav om dette fra minst 3 kommunestyrerepresentanter, jf. kommuneloven (komi.) 59 første ledd. For at lovlighetsklage skal være lovlig fremsatt kreves det således underskrift av minst tre kommunestyrerepresentanter. I denne saken har 3 representanter underskrevet anmodningen om lovlighetskontroll, slik at vilkårene for automatisk lovlighetskontroll er oppfylt. Fylkesmannens kontroll er begrenset til kontroll av "avgjørelsens lovlighet". Lovlighetskontroll etter kommuneloven 59 gir Fylkesmannen en begrenset adgang til å overprøve vedtak truffet av kommunale eller fylkeskommunale organ. Ved kontroll kan Fylkesmannen undersøke følgende forhold: 1. om avgjørelsen er truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse (personell kompetanse), 2. om avgjørelsen er blitt til på lovlig måte (prosessuell kompetanse), og 3. om avgjørelsen er innholdsmessig lovlig (materiell kompetanse). Fylkesmannen har, på bakgrunn av en gjennomgang av prosessen og sakens dokumenter, kommet frem til at vedtaket ikke heftes av personelle eller materielle kompetansemangler. Dette har heller ikke vært anført fra klagernes side. Hovedtema for lovlighetskontroll vil dermed være hvorvidt avgjørelsen har blitt til på lovlig måte. Kommuneloven 32- moteinnkalling og saksutredning Det følger av kommuneloven 32 nr. 1 og 2 at: 1. Møte i folkevalgte organer skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, kommunestyret eller fylkestinget, og ellers når organets lederfinner det påkrevet eller at minst 1/3 av medlemmene krever det

6 Side 3 av 4 2. Lederen av folkevalgt organ setter opp saksliste for det enkelte mote. Innkalling til møte skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles. I kravet om at innkallingen må være sendt med "høvelig varsel" ligger at innkallingen må sendes så tidlig at man kan få et mest mulig fulltallig fremmøte. Medlemmene må få vite at møte skal holdes så tidlig at de enten kan innrette seg etter dette eller sørge for at varamedlemmer blir varslet tidsnok til å kunne møte. Varslet må avpasses etter organet, saksmengede m.v., og bør gå ut så tidlig at medlemmene "har en viss mulighet til å sette seg inn i sakene før møtet." Normalt bør møteinnkallingen være medlemmene i hende senest firefem dager i forveien (Ot. prp. nr. 42 ( ) side 284. I foreliggende sak fremgår det at møteinnkallingen skjedde per mobil den , og at møtet i utgangspunktet skulle avholdes samme dag. Etter anmodning ble formannskapsmøtet utsatt til Slik Fylkesmannen ser det, var således møteinnkallingen sendt med noe knapp frist i forhold til lovens krav om "høvelig varsel". Vi legger imidlertid til grunn at man ved å utsette møtet, sørget for at man fikk et fulltallig møte og tid til innrette seg før møtet. Det opplyses videre at representantene på eget initiativ måtte be om å få tilsendt overdragelsesavtalen med underavtaler før møtet i formannskapet. Som hovedregel vil det være naturlig at kopi av de sentrale saksdokumentene følger innkallingen eller sendes ut før møtet. Det er imidlertid ikke noe krav i loven om at medlemmene blir tilsendt saksdokumentene. Et slikt krav kunne bli for strengt i en del sammenhenger, og vil kunne skape uklarhet om innkallingens lovlighet i situasjoner hvor medlemmer protesterer fordi de ikke har fått alle dokumentene på forhånd. Organet avgjør selv med alminnelig flertall hvorvidt det synes at saksforberedelsen - herunder utsendelse av dokumenter - har vært tilstrekkelig god til at man finner å kunne fatte realitetsvedtak, jf. Overå, Bernt, Kommuneloven med kommentarer (4. utgave 2006) side 253. På bakgrunn av ovennevnte kan Fylkesmannen ikke se at innkalling og saksforberedelse skjedde i strid med forutsetningene i kommuneloven. Av kommuneloven 35 nr. 1 første punkt fremgår følgende vedrørende avstemminger: "1. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av denne lov. " Hovedregelen er således at vedtak treffes med alminnelig flertall, det vil si mer enn halvdelen av de stemmer som avgis. En konsekvens av dette er at voteringstemaene i den enkelte sak må formuleres slik at det kan stemmes "ja" eller "nei" til fremsatte forslag, se Overå, Bernt, Kommuneloven med kommentarer (4. utgave 2006) s Av sakens dokumenter fremgår det at dagsorden for formannskapets møte var å si ja eller nei til rådmannens fremforhandlede forslag til avtale vedrørende salg av kommunens aksjer i Salt i Nor AS. Fylkesmannen legger til grunn at dette var i tråd med kommunestyrets vedtak i sak 16/08 om at "rådmannen gis fullmakt til å avklare etableringsbetingelser for eventuelle nye eiere av selskapet og framlegges formannskapet for godkjenning. " Vi kan således ikke se at det var feil å votere over godkjennelse av avtalen som helhet. I den forbindelse viser vi også

7 Side 4 av 4 til sakens dokumenter hvor det opplyses at "Rådmannen er også av den klare oppfatning av at om utfallet av voteringen hadde blitt nei til nevnte avtale, kunne momentene fra felleslista blitt tatt med i nye forhandlinger med kjøperne. " På bakgrunn av ovennevnte finner Fylkesmannen ikke at det foreligger prosessuelle mangler ved vedtak om overdragelsesavtale for salg av kommunens aksjepost i Salt i Nor AS. Konklusjon: Etter det ovenstående er det ikke vist til forhold som tyder på at vedtak i Dyrøy formannskap den , i sak 63 /08, er ulovlig. Klagerne har anført at Fylkemannen må foreta en vurdering av kommunens praktisering av offentlighetsloven, fordi nesten alle saker vedrørende næringsvirksomhet som behandles for formannskapet blir unntatt offentlighet. Til dette vil vi bemerke at Fylkesmannen ikke har noen myndighet til å vurdere kommunens praksis på generelt grunnlag. Fylkesmannens myndighet er knyttet til muligheten for å begjære innsyn i en konkret sak, hvor avslag på en slik begjæring kan påklages til Fylkesmann, jf. offentleglova 31 og 32. I forarbeidene til offentleglova (Ot. prp. nr. 102, ) understrekes det imidlertid at det kun vil være adgang for å gjøre unntak fra innsyn når det foreligger et reelt og saklig behov for det. I medhold av kommuneloven 59 nr. 1, jf. delegasjonsfullmakt fra Kommunal- og regionaldepartementet, treffer Fylkesmannen følgende avgjørelse: Lovlighetsklage av tas ikke til følge. Fylkesmannens avgjørelse kan ikke påklages. Avgjørelsen forutsettes gjort kjent for formannskapets medlemmer. Etter fullmakt an-peder Andreassen avdelingsdirektør 11 f Kopi : Felleslistafor Dyrøy og Dyrøy Krf, 9311 Brøstadbotn

8 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 481 Saksmappe: 2008/711 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Oppheving av vedtak om godtgjørelse av tellerskritt Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 9/ Vedlegg 1 Telefongodtgjørelse Saksopplysninger Økonomiavdelingen har foretatt en gjennomgang av ordningen med godtgjørelse av tellerskritt for bruk av telefon. Ordningen er utgått på dato og er uhåndterlig i praksis. Økonomiavdelingen ber om at formannskapets vedtak i sak 56/96 oppheves. Administrasjonens vurdering Rådmannen foreslår at gammel ordning med godtgjørelse i form av tellerskritt oppheves, og at ny ordning med refusjon av legitimerte utgifter innføres. Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapets vedtak i sak 56/96 Telefongodtgjørelse, oppheves. Ny ordning med refusjon av legitimerte telefonutgifter innføres. Ordførerens innstilling: Som rådmannens forslag. Rolf Espenes Ordfører Hogne Eidissen rådmann

9 DYRØY KOMMUNE s te: Elin Elfn Anita Meleng Saksbehandler : Dato: Ark./J. nr.: P 542 U ANSATTE SOM FÅR TELEFONGODTGJØRELSE TELEFONGODTGJØRELSE Vedlagt oppdatert liste over telefongodtgjørelser. Saken har vært behandlet i formannskapet i møte i sak 56/96. Det ble fattet slikt vedtak: "1. DyrØy kommune dekker ikke abbonementsavgift på telefon til ansatte f.o.m. 3. kvartal / Ø 2. DyrØy kommune betaler ikke for innleggelse av telefon til ansatte i kommunen. Ansatte som har kommunal telefon får tilbud om å overta abbonementet for kr 750,-. 3. DyrØy kommune opprettholder ordningen med dekning av tellerskritt. 4. DyrØy kommune dekker 100 tellerskritt pr. kvartal for avdelingsledere Lisbeth Wangberg og Sissel Pettersen, med virkning fra DyrØy kommune dekker 100 tellerskritt pr. kvartal for avdelingsleder BjØrg Moen fra Begrunnelse for reduksjon i antall tellerskritt er at Moen ikke lenger er aldershjembestyrer. 6. DyrØy kommune dekker 100 tellerskritt pr. kvartal for leder ved TPU May Liss Paulsen, med vikning fra Landbruksvikar og brannmestre gis 100 tellerskritt pr. kvartal." Vedtaket innebærer at abonnementsavgift ikke dekkes av kommunen. Res.kap. Sigurd Skollevoll omfattes ikke av vedtaket pkt. 2 som gjelder abonnementsavgiften. Jf. geistelig lønningslov 10. Abonnementsavgiften dekkes fortsatt. Adm.sjef Knut Arne Johansen og tiltakskonsulent Frank Moldvik omfattes av vedtakets pkt. 2, og får herved tilbud om å overta abonnementet for kr 750,-. FØlgende omfattes av vedtakets pkt. 1, og får ikke dekt abonnementsavgift f.o.m. 3. kvartal 1996: Knut Arne Johansen, Terje Didriksen, Torill Didriksen, Odd H. Kristoffersen, Karin L. Torp/Per Ivar Weydahl, Håkon E. Haug, Ståle Almenningen, Johan Julian Johansen, AsbjØrn Nordmo. Postadresse Telefon Telefax Bankgiro Postgiro Postgiro for skatt 9 ' 40 Brøstadbotn entr.adm./Sko1e/Kulti:, ,1 66 i eknisk/miljeilar di rruk 77 ' R '35 ^cl?alst`sial

10 side 2 Lisbeth Wangberg, Sissel Pettersen, BjØrg Moen og May Liss Paulsen gis 100 tellerskritt pr. kvartal fra Jf. vedtakets pkt Johan Julian Johansen, AsbjØrn Nordmo og Ståle Almenningen gis 100 tellerskritt pr. kvartal f.o.m. 3. kvartal 1996, når vedtakets pkt. 1 trer ikraft. Jf. vedtakets pkt. 7. Vedtaket er et enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2 og kan påklages innen 3 uker fra dette brevet er mottatt. Med hilsen Knut A ne Johansen adm. sj f Elin Meleng konsulent Kopi: - Økonomiavdelingen v/jarly Dalseth

11 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 230 Saksmappe: 2008/765 Saksbehandler: Hogne Eidissen Dato: Saksframlegg Regjeringens tiltakspakke Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 10/ Saksopplysninger Saksframlegget ettersendes/legges fram i møtet. Administrasjonens vurdering Rådmannens forslag til vedtak: Ordførers innstilling: Rolf Espenes ordfører Hogne Eidissen rådmann