Til eierne i Lillohagen Nedre Sameie

Transkript

1 Til eierne i Lillohagen Nedre Sameie Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Innkalling til ordinært sameiermøte 2013 Ordinært sameiermøte i Lillohagen Nedre Sameie avholdes torsdag 25. april 2013 kl. 17:30 i OBOS lokaler, Hammersborg Torg 1. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2012 til orientering 3. REGNSKAPSRAPPORT FOR 2012 til orientering 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Sak fra seksjonseier: Distribusjon av HC-plasser garasje ved behov B) Sak fra styret: Forslag til ordensregler i sameiet. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 eller 2 år B) Valg av 3-4 styremedlemmer for 1 eller 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Oslo, 10/4/2013 Styret i Lillohagen Nedre Sameie Nikolay Qviller/s/ Stine Eriksen/s/ Ernst Inge Dahl Espeland/s/ Ingvill Hellenes/s/ Camilla Solberg/s/

3 ÅRSBERETNING FOR 2012 Tillitsvalgte Siden ekstraordinært sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Nikolay Qviller Birch-Reichenwalds Gt 2 F Styremedlem Stine Eriksen Birch-Reichenwalds Gt 2 F Styremedlem Ernst Inge Dahl Espeland Birch-Reichenwalds Gt 2 A Styremedlem Ingvill Hellenes Birch-Reichenwalds Gt 2 A Styremedlem Camilla Solberg Birch-Reichenwalds Gt 2 F Varamedlem Per Arve Drageland Birch-Reichenwalds Gt 2 A Varamedlem Sverre Maudal Birch-Reichenwalds Gt 2 B Styrets medlemmer består i dag av 3 kvinner og 2 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 148 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i bydel 3 Sagene i Oslo kommune og har adresse: Birch-Reichenwalds gate 2 Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Ernst & Young.

4 Styrets arbeid Styrets arbeid i oppstartsperioden har vært konsentrert rundt følgende punkter: - Innhenting av tilbud fra ulike leverandører og inngåelse av driftsavtaler knyttet til vedlikehold og sjekk av tekniske anlegg. Sameiet er per i dag tilknyttet en vaktmestertjeneste hos OBOS Eiendomsdrift. Vaktmester besøker sameiet to ganger ukentlig og etterser blant annet tak, korridorer, lys, utearealer, tekniske anlegg mm. - Vår renholdsleverandør og leverandør av matter er Insider. Trapper, heiser og korridorer vaskes en gang ukentlig i vinterhalvåret, og annenhver uke i sommerhalvåret. Vinduer i inngangsparti pusses en gang i kvartalet. - Vintertjenester (snørydding og strøing) besørges av Gårdpass. - Det er tegnet vedlikeholdsavtaler for viktige tekniske anlegg (brannalarmanlegg, heiser, mm.). - Styret har opparbeidet seg en god oversikt over sameiets økonomi og har et godt bilde av hvordan budsjettet vil se ut i tiden fremover. - Styret har gjennomført overtagelse av fellesarealer tilknyttet bygg A og B, og i etterkant fulgt opp utbygger på punkter bemerket i overtagelsesprotokoll, samt reklamasjoner som har dukket opp i etterkant. - Styret har innledet et samarbeid med andre sameier og borettslag i nærområdet, som har noe mer fartstid enn oss. På sikt kan det være ønskelig å samkjøre noen av avtalene for å oppnå bedre betingelser for alle. - Styret har opprettet informasjonskanaler til seksjonseierne: Hjemmeside ( oppslagstavler og infoskriv. - HMS-arbeid: En viktig del av styrets arbeid er oppfølging av HMS-avvik. For å lettere følge opp dette har styret anskaffet OBOS HMS-modul, som letter loggføringen av avvik og tilknyttede oppgaver/rapporter. Konkrete eksempler på HMS-arbeidet er: o Oppfølging av heisleverandør ifb problemer med heisene i bygg B. o Oppfølging av tidvis dårlig strøing i vinter. o Tiltak mot innbrudd (en rekke låser er skiftet ut med smekklåser og det er montert security strips på alle inngangsdører). - Styret har inngått en rammeavtale for solavskjerming med Markisemannen: Beboerne som flytter inn i bygg C vil få mulighet til å bestille screens og markiser i løpet av april/mai måned. - Styret har utarbeidet et forslag til ordensregler i sameiet, som er vedlagt årsberetningen og vil bli fremlagt på årsmøtet. En del seksjonseiere har klaget på dårlig mobildekning, både i leiligheter og i garasjeanlegg. Styret har blitt forespurt om det vil bli foretatt utbedringer her. Styrets innstilling er at dersom mange opplever dette som et problem, så kan det undersøkes hvilke muligheter som finnes for å bedre mobildekningen på sameiets eiendom.

5 REGNSKAPSRAPPORT FOR 2012 Sameiet var kun i drift fra november 2012, og er ikke regnskapspliktige for Styret har valgt å legge frem en regnskapsrapport for november og desember 2012 til orientering for sameiermøtet. Inntekter Inntektene i 2012 var til sammen kr Kostnader Driftskostnadene i 2012 var på kr Resultat Rapportens resultat på kr er overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i rapporten.

6 BUDSJETT FOR 2013 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 6 %, mens renovasjonsavgiften blir uendret. Feieravgiften øker med 50 %. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med omtrent samme energikostnader som for Forsikring Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 5,1 % samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Styret gjennomfører en anbudsrunde på forsikring, hvor tilbud fra flere selskap hentes inn, ved hjelp av OBOS forsikringsavdeling i Innskuddsrente i OBOS (pr ) Renter på driftskonto: 0,25 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 10/4/2013 Styret i Lillohagen Nedre Sameie Nikolay Qviller/s/ Stine Eriksen/s/ Ernst Inge Dahl Espeland/s/ Ingvill Hellenes/s/ Camilla Solberg/s/

7 Regnskapsrapport pr Fjoråret Regnskap 2012 Hele året Budsjett 2013 DRIFTSINNTEKTER: INNKREVDE FELLESKOSTNADER SUM INNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: PERSONALKOSTNADER STYREHONORAR REVISJONSHONORAR FORRETNINGSFØRERHONORAR KONSULENT OG FORVALTN.TJEN DRIFT OG VEDLIKEHOLD FORSIKRINGER KOMMUNALE AVGIFTER ENERGI / FYRING KABEL/TV-ANLEGG ANDRE DRIFTSKOSTNADER SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT: FINANSINNTEKT/KOSTNAD FINANSINNTEKTER 1 RES.AV FINANSINNT/KOSTN. 1 RESULTAT

8 BALANSE PR EIENDELER Tekst Note Hittil i år OMLØPSMIDLER Leierestanser Driftskonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Annen egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Avviket mellom balanse og regnskap skyldes at sameiet ble belastet feil forretningsførerhonorar i Dette er korrigert per 14/2/2013, og oppdatert i regnskapet.

9 9 Lillohagen Nedre Sameie NOTE: 1 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Brensel Felleskostnader likt Felleskostnader brøk SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 2 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Hjemmesideløsning Porto -13 Bankgebyr -239 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER

10 10 Lillohagen Nedre Sameie Innkomne forslag til sameiermøtet A/ Sak innkommet fra seksjonseier Per i dag er det enkelte HC-plasser i garasjeanlegget som er distribuert, men som kan redistribueres til personer med HC-behov. Hvordan vil dette foregå i praksis? Seksjonseiers forslag til vedtak: Styret foretar en skjønnsmessig vurdering i hvert enkelt tilfelle. Dette krever en tilføyelse i vedtektene 19: «Såfremt det er mulig skal eventuelt bytte av plass ikke være til vesentlig ulempe for de seksjonseier som disponerer en HCplass.» B/ Sak innkommet fra styret: Forslag til ordensregler i sameiet Vedlagt er styrets forslag til ordensregler i sameiet. Styrets forslag til vedtak: Ordensreglene godkjennes og tas i bruk.

11 11 Lillohagen Nedre Sameie Orientering om sameiets drift. Styret sameiets hjemmeside Styret kan kontaktes via mail på Denne sjekkes fortløpende av styrets medlemmer. For viktige saker som ikke kan vente kan styret kontaktes på telefon. Oppdatert kontaktinformasjon ligger på sameiets hjemmeside: Vaktmestertjeneste Vaktmester ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til driftsinstrukser. Enhver kontakt med vaktmester skal gå via styrets medlemmer. Parkering Sameiet har garasjeplasser som er tilknyttet seksjoner i sameiet. Eventuelle bytter av garasjeplasser sameiere imellom fordrer en reseksjonering som må bekostes av de involverte partene etter nærmere avtale dem imellom. Nøkler/postkasseskilt/navn i calling-anlegg - Ekstra systemnøkler må bestilles av styret, og koster kr. 700,- per stykk. Se hjemmeside for mer informasjon. - Nye postkasseskilt kan bestilles fra Servicegruppen på de skal være hvite med svart skrift, av «ny type». Alle postkasseskilt skal merkes etter følgende mønster: A. A. Andersen. - For endring av navn i calling-anlegg må styret kontaktes. Se informasjon på hjemmeside. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre.

12 12 Lillohagen Nedre Sameie Brannsikringsutstyr Ifølge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse,- miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni / bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se Digital-TV Sameiet har kollektiv avtale med GET om digital-tv og bredbånd. Pris for disse «minimumstjenestene» dekkes av fellesutgifter; hver enkelt seksjon kan for egen regning oppgradere sitt tilbud. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.

13 Ordensregler Lillohagen Nedre Sameie Trivselen i et boligsameie avhenger av at beboerne tar hensyn til hverandre. De regler som fastsettes av sameiermøtet og forvaltes av styret skal bidra til en opplevelse av individuell frihet og gjensidig respekt mellom beboerne. Trivselsreglene skal reflektere de betingelsene flertallet av beboerne mener bidrar til et godt bomiljø. Sameierne er ansvarlige for at trivselsreglene blir gjort kjent for husstanden/leietakere/brukere, og at de blir overholdt av disse og andre som gis adgang til leiligheten. For eventuelle overtredelser av trivselsreglene foretatt av leietaker eller andre brukere, svarer sameier som om overtredelsen var hans/hennes egen. 1. Regler knyttet til leiligheter og balkonger 1.1 Leiligheten og fellesarealer må ikke brukes slik at det sjenerer andre. Det skal være ro i bygget i tidsrommet kl søndag kveld til fredag morgen og kl fredag kveld til søndag morgen samt på helligdager. Skal man ha fest/selskap som kan være til sjenanse for andre, oppfordres det til at naboer som kan bli berørt varsles. Et slikt varsel tillater likevel ikke høy musikk eller annen uro i bygget innenfor tidsrommene nevnt over. Det oppfordres og til at arbeid utført i leilighetene, samt bruk av støyende maskiner ol, i størst grad skjer på de tidspunkter det er minst til sjenanse for andre. 1.2 Dyrehold Det er i utgangspunktet ikke tillatt med dyr. Dispensasjon kan gis etter søknad til styret. 1.3 Generelt er fasadeendringer ikke tillatt. Det er for eksempel ikke tillatt å montere parabolantenne på vegg eller balkong. 1.4 Utvendige blomsterkasser på balkonggelenderet er ikke tillatt. Beplantning bør vannes med forsiktighet for å unngå vannsøl på underliggende balkonger. Sameierne plikter å rengjøre sluk på balkonger. 1.5 Elektriske griller eller gassgriller kan brukes, så lenge dette ikke er til sjenanse for andre. Vis hensyn og foreta grilling under tilsyn. Det er ikke tillatt å bruke noen form for kullgrill, inkludert engangsgrill. 1.6 Generelt skal balkonger holdes i orden. Skrot, pappesker og lignende bør ikke oppbevares ute, synlig tørking av tøy på terrassen over gelenderhøyde bør og unngås. 2. Regler knyttet til innvendig fellesareal 2.1 Hovedinngangsdører og dører inntil boder skal til enhver tid holdes låste. Hver enkelt beboer må påse at uvedkommende ikke slipper inn i bygget når de selv går inn og ut. Ukjente som ringer på porttelefonen bør i utgangspunktet ikke slippes inn, selv om de sier at de er naboer eller har en annen forklaring på hvorfor de skal inn i bygget uten nøkkel. 2.2 Det er forbudt å blokkere rømningsveier, det vil si at det blant annet ikke er tillatt å oppbevare eiendeler i fellesarealer. Sykler, sportsutstyr og annet skal ikke settes i inngangsparti, trappeoppganger eller andre fellesarealer. Det henvises til sykkelbod tilknyttet bygg B og egne nisjer for barnevogner i inngangsparti.

14 2.3 Røyking er ikke tillatt innendørs i fellesområder. Sneiper, snus og annet søppel skal ikke kastes utenfor inngangsdørene eller på fellesområdene. 2.4 Dersom du ser skader, utbrente lyspærer og lignende i oppgang eller garasje som ikke blir utbedret, har klager på renhold og lignende, ber vi deg melde fra til styret i sameiet. 3. Regler knyttet til utvendig fellesareal Vil utarbeides når utearealer er ferdigstilt 4. Generelt 4.1 Avfallshåndtering Enhver forsøpling av eiendommens fortau, ganger, trapper og fellesareal er forbudt. Søppelposer skal ikke settes i gangene i påvente av å bli båret ut. Alt husholdningsavfall skal pakkes inn og legges i egne avfallscontainere, og husk at vi følger regler knyttet om kildesortering. Det er ikke tillatt å deponere annet enn alminnelig husholdningsavfall i søppelrommet. Hvis det ikke er plass til avfallet i containerne skal det oppbevares i husstanden til containerne er tømt. 4.2 Beboere plikter å overholde branninstrukser. 4.3 Sameiet har egen hjemmeside og oppslagstavler i oppgangene. Gjør det til en vane å sjekke disse med jevne mellomrom, da du ellers kan gå glipp av viktig informasjon. 4.4 Postkasseskilt Hver enkelt beboer må påse at postkasseskiltene er korrekt merket. Postkassene skal ha universell merking. Vennligst se hjemmeside for nærmere informasjon om bestilling av riktig postkasseskilt.