Bergen, 28.oktober Torsdag kl i Kommunestyresalen

Transkript

1 kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U.off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 28.oktober Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Torsdag kl i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@post.hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@post.hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Benedicte Meyer (s) -fungerande kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fitjar kommune Deloitte AS Rådmannen i Fitjar kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 30/10 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 31/10 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet, Vedlegg 32/10 Orienteringssaker 33/10 Meldingar 34/10 Rekneskapsrevisjon 35/10 Oppfølging av justert plan for forvaltningsrevisjon og tinging av prosjekt 36/10 Gjennomgang av møteprotokollar 37/10 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for ny avtaleperiode godkjenning av konkurransegrunnlag Ymse 2

3 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 21/10 29/10 MØTELEIAR Anne Line Innvær (Ap) DESSE MØTTE Benedicte Meyer (SV) Gro Rydland (SP) Svein Lunde (KrF) Johannes Koløen (H) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/aslak Svindland Ordførar Harald Rydland var med heilt i starten av møtet, men ikkje under handsaminga av sakene Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Før møtet starta held ordførar Harald Rydland eit innlegg der han takka Anne Line Innvær for tida ho har vore med i politikken i Fitjar. Ho skal nå flytta til Stord og går då ut av sine politiske verv i kommunen. Det vart overrekt blomar og han takka for innsatsen som politikar i Fitjar kommune. Sakliste: Saknr. Sak 21/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 22/10 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet /10 Orienteringssaker 24/10 Meldingar 25/10 Godkjenning av evaluerte planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 26/10 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for /10 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Fitjar kommune 28/10 Konkurranseutsetting av revisjonsteneste for ny avtaleperiode 29/10 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 21/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 22/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå kontrollutvalsmøte vart samrøystes godkjend. 23/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssaken vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Kontrollutvalsleiar Søknad om permisjon grunna flytting til Stord 2 Sekretariatet Revisjonsrapport til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside 3 Sekretariatet Evt. vidare oppfølging / orientering om Sunnhordland Interkommunale Barnevernstreneste Drøfte evt. vidare oppfølging av Fylkesmannen sin rapport om Rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fitjar kommune 4 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. HANDSAMING I MØTET: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Kontrollutvalsleiar Det vart orientert til kontrollutvalet om at på grunn av at Anne Line Innvær flyttar frå kommunen vil det bli føreteke nyval i dei politiske verv ho har hatt. Dette vil truleg bli gjort i kommunestyremøtet Kontrollutvalet merkar seg at i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner står det i 3: Utskifting av medlemmer: Kommunestyret eller fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. 2 Sekretariatet Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) tek opp med kontrollutvala at det er ønskje om å legga ut rapportar på heimesida. Kontrollutvalet ser positivt på dette, og gjev samtykke til det. 3 Sekretariatet 1. Årsmelding 2009 frå Helse-, sosial- og omsorgssektoren i Fitjar kommune og årsmelding 2009 frå Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste (SIB) er motteke frå helse- og sosialsjef. Desse vart delt ut i møtet og gjennomgått. Etter drøfting av årsmeldingane gjorde kontrollutvalet vedtak om at det vert sendt henvending til SIB der ein ber om å få tilsendt årsmelding for tenesta vidare framover. Sekretariatet syter for dette. 2

5 2. Svar til Fylkesmannen i høve tilsyn vart og delt ut i møtet og gjennomgått. Sak om delegering av mynde har vore oppe i kommunestyret ( ). Kontrollutvalet ønskjer melding tilbake på neste møte om oppfølging vidare til Fylkesmannen og om arbeidet med å lukka avviket. 4 Ingen orienteringar under ymse VEDTAK Vedr. orienteringssak nr. 2: Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT får legga ut Fitjar kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si ( Vedr. orienteringssak nr. 3: Sekretariatet sender melding til Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste (SIB) med førespurnad om å få tilsendt årsmeldingar for tenesta når det føreligg, samstundes som dei vert sendt til kommunane. Kontrollutvalet tek dei andre orienteringane til orientering. 24/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjett pr. september Deloitte Notat om revisor sin uavhengighet 3 Fitjar kommune Meldingar om vedtak i kommunestyret 4 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalsmøter 2.halvår Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTET: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjett pr. september 2010 vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet merka seg at det er midlar disponible ennå på 2010-budsjettet. 2 Deloitte Notat om revisor sin uavhengighet vart lagt fram. Notatet vart kort kommentert og kontrollutvalet tok det til orientering. 3 Fitjar kommune Meldingar om vedtak i kommunestyret vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet vil på neste møte ha ei orientering om Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune, som er vedteke. Til dette møtet skal det og førebuast orienteringssak om Selskapsoversikt og eigarstrategi 4 Sekretariatet Møteplan for politiske møter i Fitjar kommune 2.halvår 2010 var sendt ut. Kontrollutvalsmøtene er kome med på denne, og neste KU-møte vert kl Ymse 1. Kopi av Kommunebarometeret frå Kommunal Rapport, som viser Hordalands-kommunane si plassering vart delt ut. Kontrollutvalet meinte dette ville vera interessant å få ei nærare utgreiing om, og ber om at sekretariatet syter for å bestilla ein utfyllande rapport, som skal leggast fram på neste møte. 3

6 2. Det vart og gjeve melding om at Deloitte har fått i oppdrag frå Kommunaldepartementet å utarbeida Vegleiar for kontrollutval. Kontrollutvalet i Fitjar er eit av utvala ein vil be om innspel frå, og det vil bli sett opp under orienteringssaker til neste møte ( ). 3. Utskrift frå møtebok frå kommunestyremøte om Lovlegkontroll eigedomsskatt, og Fylkesmannen sitt svar på lovlegkontrollen datert vart og delt ut. Dette gjeld tilleggsopplysningar i høve sak som Fitjar Høgre sende til kontrollutvalet, og som vart handsama på sist møte (sak 17/10 i KU-møte ). VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Sekretariatet syter for oppfølging av nokre av sakene til neste møte i kontrollutvalet. 25/10 GODKJENNING AV EVALUERTE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for forvaltningsrevisjon slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for selskapskontroll slik den ligg føre. 3. Dei to justerte planane vert sendt til kommunestyret til orientering. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet gjekk gjennom dei evaluerte planane. Aktuelle prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vart drøfta, og ein går inn for prioritering slik dei ligg føre i dei evaluerte planane. Kontrollutvalet ber om at det vert førebudd sak til neste møte om prosjekt innan forvaltningsrevisjon. Ein bør og vurdera om det let seg gjera å samarbeida med andre kommunar om fellesprosjekt når det gjeld selskapskontroll i interkommunale selskap som er heileigd av kommunane. Når det skal takast avgjerd om evt. selskapskontroll i selskap må habiliteten til kontrollutvalsmedlemmane ivaretakast. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for forvaltningsrevisjon slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for selskapskontroll slik den ligg føre. 3. Dei to justerte planane vert sendt til kommunestyret til orientering. 26/10 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2011, slik det ligg føre. HANDSAMING I MØTET Framlegg til budsjett vart gjennomgått og drøfta. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2011, slik det ligg føre. 27/10 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE FITJAR KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. 4

7 HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta eigarvurderinga som var lagt fram og forslag til vedtak vart samrtøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. 28/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTE FOR NY AVTALEPERIODE FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fitjar kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. HANDSAMING I MØTET Saka vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet gjekk samrøystes inn for forslag til vedtak som låg føre. VEDTAK 1. Fitjar kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. 29/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Møteprotokollar vart gjennomgått og drøfta. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Anne Line Innvær takka for seg som kontrollutvalsleiar. Anne Line Innvær (s) Leiar Kari Nygard Sekretær Benedicte Meyer Nestleiar 5

8 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 04.november 2010 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 32/10 32/10 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Økonomisjef Reglement for finansforvaltning i Fitjar kommune Rapport finansforvaltning 2.tertial Ordførar Oppfølging etter rapport om selskapskontroll / eigarskapsforvalting (Vedtak i KST ) Selskapsoversikt og eigarstrategi (Vedtak i KST ) Om etablering av nytt kommunalt selskap (Næringspark) 3 Deloitte Prosess for å koma med innspel til arbeid med Vegleiar for kontrollutval oppfølging av 85 tilrådingar Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar VEDLEGG: Reglement for finansforvaltning i Fitjar kommune Tertialrapport nr m/oversikt langsiktig gjeld Kopi av vedtak i Kommunestyret vedr. selskapskontroll / eigarskap Notat frå Deloitte om Vegleiar for kontrollutval Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

9 Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune Vedteke av kommunestyret 16. juni 2010 Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune 2010 Side 1

10 Innhald 1. Finansreglementet sitt verkeområde Meininga med reglementet Kven reglementet gjeld for Heimel og verknad Heimel Verknad Forvaltning og forvaltningstypar Føremål Generelle rammer og avgrensingar Forvaltning av ledig likviditet og andre midlar tenkt for driftsføremål Innskot i bank Del i pengemarknadsfond Direkte eige av verdipapir Felles plasseringsavgrensingar Rapportering Forvaltning av gjeldsportefølje og andre finansieringsavtalar Vedtak om opptak av lån Val av låneinstrument Tidspunkt for låneopptak Konkurrerande tilbod Val av rentebindingsperiode bruk av sikringsinstrument Storleiken på det einskilde lån spreiing av låneopptak Trekkrettar Rapportering Forvaltning av kommunen sine langsiktige finansielle aktiva Anleggsaksjar Støtteaksjar Interesseaksjar Finansaksjar Vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko Risikovurderingar Kvalitetssikring... 8 Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune 2010 Side 2

11 1. Finansreglementet sitt verkeområde 1.1 Meininga med reglementet Reglementet skal gje rammer og retningsliner for den samla finansforvaltninga. Reglementet gir eit samla oversyn over dei rammer og avgrensingar som gjeld, og dei fullmakter / instruksar og rutinar som vert heimla i dette reglementet. Vidare definerer reglementet avkastnings- og risikonivå som er akseptable for plassering og forvaltning av likvide midlar, plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva og opptak av lån / forvaltning av gjeld. 1.2 Kven reglementet gjeld for Reglementet gjeld Fitjar kommune med verksemder organisert som kommunale føretak og interkommunalt samarbeid etter kommunelova sin 27 der Fitjar kommune er vertskommune. I den grad disse verksemdene har en eigen finansforvaltning skal denne utøves i samsvar med dette reglementet, eller i tilfellet med interkommunalt samarbeid, etter eit avtalt finansreglement som er godkjent av kommunestyret. 2. Heimel og verknad 2.1 Heimel Reglementet er utarbeida på bakgrunn av. Lov om kommunar og fylkeskommunar av 25. september 1992, 52 Føresegn om kommunar og fylkeskommunar si finansforvaltning fastsett av KRD 9. juni 2009 (FOR nr 635). 2.2 Verknad Reglementet trer i kraft frå og med , og gjeld til nytt finansreglement er vedteke. Finansreglementet skal vedtakast minst ein gong i kvar kommunestyreperiode. Dette reglementet erstattar alle tidlegare reglar og instruksar som kommunestyret har vedteke for kommunen si finansforvaltning. 3. Forvaltning og forvaltningstypar Reglementet omfattar forvaltninga av alle finansielle aktiva (plasseringar) og passiva (renteberande gjeld). Gjennom dette finansreglementet er det vedtatt målsettingar, strategiar og rammer for: Forvaltning av likviditet. Forvaltning av gjeld og andre finansieringsavtalar Plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva. Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune 2010 Side 3

12 4. Føremål Finansforvaltninga har som føremål å sikre ei rimeleg avkastning på kommunen sine plasseringar samt stabile og lave netto finansieringskostnader på låneporteføljen innanfor definerte risikorammer. Dette vert forsøkt oppnådd gjennom følgjande delmål: Kommunen skal til ei kvar tid ha tilstrekkeleg likviditet (inkludert trekkrett) til å dekkje daglege betalingspliktar Plassert overskotslikviditet skal over tid gi ei god og konkurransedyktig avkastning innanfor definerte krav til likviditet og risiko, når ein tek omsyn til tidsperspektivet på plasseringane. Lånte midlar skal over tid gi lågast mogleg totalkostnad innanfor definerte krav til refinansieringsrisiko og renterisiko, når ein tek omsyn til trongen for føreseielege og stabile lånekostnader. Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva skal gi ei god langsiktig avkastning til ein akseptabel risiko. (Fitjar kommune har ikkje slike aktiva i dag.) 5. Generelle rammer og avgrensingar Kommunestyret skal sjølve gjennom fastsetting av dette finansreglement, ta stilling til kva som er tilfredsstillande avkastning og vesentleg finansielle risiko, jf. Kommunelova 52. Reglementet skal byggja på kommunen sin eigen kunnskap om finansielle marknadar og instrument. Kommunestyret skal ta stode til prinsipielle spørsmål om finansforvaltninga, under dette kva som vert rekna som langsiktige finansielle aktiva. Rådmannen får fullmakt til å inngå avtalar i samsvar med dette reglementet. Rådmannen får fullmakt til å plassere kommunen sine midlar i samsvar med reglane i dette reglementet. Rådmannen får fullmakt til å forvalte kommunen si gjeldsportefølje i samsvar med retningslinene i dette reglementet Det ligg til rådmannen å utarbeide naudsynte fullmakter / instruksar / rutinar for dei einskilde forvaltningsformene.. Finansielle instrument og / eller produkt som ikkje er eksplisitt tillete nytta gjennom dette reglementet, kan ikkje nyttast i finansforvaltninga. Kommunen kan i si finansforvalting nytte seg av andre finansielle instrument, såkalla avleda instrument / derivat. Slike instrument skal vere konkret nemnt under dei einskilde forvaltningsformene og dei må nyttast innanfor risikorammene til underliggjande aktiva eller gjeld og skal inngå i berekninga av finansiell risiko. Konkrete rammer for forvaltning av kommunens midlar til driftsformål (inkl. ledig likviditet), gjeldsporteføljen og langsiktige finansielle aktiva vert omtala kvar for seg. 6. Forvaltning av ledig likviditet og andre midlar tenkt for driftsføremål Midlar til driftsføremål (inklusiv ledig likviditet) kan plasserast i bankinnskot og pengemarknadsfond. Plasseringane skal gjerast i norske kroner (NOK). Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune 2010 Side 4

13 Det skal inngåast rammeavtale for å ivareta trongen for banktenester. Ved val av hovudbank vert det stilt krav om at banken skal ha tilstrekkeleg økonomisk evne og tryggleik. Det kan gjerast avtale om trekkrett. Driftslikviditet skal plasserast i kommunens hovudbank, eventuelt supplert med innskot i andre større spare- eller forretningsbankar med forvaltningskapital som overstiger NOK 1 mrd. Ledig likviditet og andre midlar berekna for driftsføremål utover kva kommunen treng for å dekke betalingspliktar dei næraste 3 månadane, kan plasserast etter følgjande retningsliner: 6.1 Innskot i bank For bankinnskot gjeld følgjande avgrensingar: Tidsbinding kan ikkje avtalast for ei periode på meir enn 6 månader Eit enkelt innskot med tidsbinding kan ikkje utgjere meir enn NOK 5 mill. 6.2 Del i pengemarknadsfond Det er per i dag ikkje aktuelt for Fitjar kommune å plassere i pengemarknadsfond. Om denne situasjonen skulle endre seg, kan finansreglementet verta teken opp til revidering. 6.3 Direkte eige av verdipapir Skal ikkje nyttast i plassering av driftslikviditet. 6.4 Felles plasseringsavgrensingar Samla innskot i bank / kredittinstitusjon skal ikkje overstige 1 % av forvaltningskapitalen til institusjonen. Kommunen sitt samla innskot i ein bank / kredittinstitusjon, utanfor hovudbankavtalen, skal ikkje overstige 10 mill. 6.5 Rapportering Rådmannen skal i samband med tertialrapportering per 30. april og 31. august, leggje fram rapportar for kommunestyret som syner status for forvaltninga av ledig likviditet og andre midlar berekna for driftsformål. I tillegg skal rådmannen etter årets utgang leggje fram ein rapport for kommunestyret som syner utviklinga gjennom året og status Rådmannen sin rapport skal innehalde følgjande: Fordeling på dei ulike plasseringsalternativa/ typar aktiva i kroner (marknadsverdiar) og i prosent av dei samla midlane til driftsføremål Eigne rentevilkår samanlikna med marknadsrentene. Kommentarar knytt til samansetning, rentevilkår/avkastning, vesentlege marknadsendringar og endring i risikoeksponering. Skildring og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet. Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune 2010 Side 5

14 7. Forvaltning av gjeldsportefølje og andre finansieringsavtalar 7.1 Vedtak om opptak av lån Vedtak om opptak av lån vert gjort av Kommunestyret. Rådmannen får fullmakt til å ta opp lån i samsvar med Kommunestyret sitt lånevedtak, godkjenne lånevilkår og forvalte kommunen sine innlån etter dei retningslinene som går fram av dette reglementet og i samsvar med reglane i Kommunelova sin 50 om låneopptak. Rådmannen får fullmakt til å refinansiera eksisterande gjeld, under dette inngå renteavtalar (FRA) og rentebytteavtalar (SWAP) innanfor rammene i dette reglementet. 7.2 Val av låneinstrument Det kan berre takast opp lån i norske kroner. Lån kan takast opp som direkte lån i offentlege og private finansinstitusjonar, samt i livselskap. Det er ikkje høve til å legge ut lån i sertifikat- og obligasjonsmarknaden. Lån kan takast opp som opne seriar (serielån) og utan avdrag (bulletlån). Finansiering kan også skje gjennom finansiell leasing. 7.3 Tidspunkt for låneopptak Låneopptaka skal vurderast opp mot likviditetsbehov, vedteke investeringsbudsjett, forventningar om renteutvikling og generelle marknadsforhold. 7.4 Konkurrerande tilbod Det skal normalt hentast inn minst 2 konkurrerande tilbod frå aktuelle långjevarar. Det vert høve til unntak ved opptak av lån i statsbank (t.d. startlån i Husbanken). 7.5 Val av rentebindingsperiode bruk av sikringsinstrument Styring av låneporteføljen skal skje ved å optimalisere låneopptak og rentebindingsperiode i forhold til oppfatningar om framtidig renteutvikling og innanfor eit akseptabelt risikonivå gitt eit overordna ønske om føreseielege og stabile lånekostnader. Forvaltninga skal legge til grunn følgjande: a) Refinansieringsrisikoen skal reduserast ved at tidspunktet for renteregulering / forfall er spreidd. b) Gjennomsnittleg attverande rentebinding (durasjon vekta rentebindingstid) på samla renteberande gjeld skal til ei kvar tid vere mellom 1 og 5 år. c) Minimum 1/3 av gjeldsporteføljen skal ha flytande rente (rentebinding kortare enn eit år), minimum 1/3 skal ha fast rente, mens 1/3 skal vurderast ut i frå marknadssituasjonen. d) Delen av gjeldsporteføljen som har fast rente, bør fordelast med rentebinding mellom 1 til 10 år på ein slik måte at kommunen får så låg refinansieringsrisiko som mogleg. Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune 2010 Side 6

15 For å oppnå ønska rentebinding, kan ein ta i bruk renteavtalar (FRA) og rentebytteavtalar (SWAP). Rentesikringsinstrument kan nyttast for å endre renteeksponeringa for kommunen si lånegjeld Derivathandelen må ikkje lausrivast frå finansforvaltninga elles, og berekningar under punkt b) ovanfor skal inkludere FRA- og SWAP-kontraktar. Kvar derivatkontrakt som vert inngått må grunngjevast. Som motpart ved inngåing av slike kontraktar skal kommunen berre nytte større bankar med brei erfaring innan området. 7.6 Storleiken på det einskilde lån spreiing av låneopptak I forvaltninga vert det lagt opp til følgjande: Låneporteføljen skal bestå av færrast moglege lån, likevel slik at refinansieringsrisikoen ved ordinære låneforfall vert lågast mogleg. Eit einskild lån skal ikkje utgjere meir enn 25% av kommunen si samla gjeldsportefølgje. 7.7 Trekkrettar Det er ynskeleg at kommunen som lekk i det kommunale låneopptaket har trekkrettar som sikrar at ein kan få tilført likviditet på maksimum ei vekes varsel utan å gå vegen om formelt låneopptak. Trekkrettane bør avtalast slik at ein i tilfelle overskotslikviditet og kan nedbetala på trekkretten innan ei veke utan formelle krav. 7.8 Rapportering I samband med tertialrapportering per 30. april og per 31. august skal det rapporterast på status for gjeldsforvaltninga. I tillegg skal utviklinga gjennom året og status pr rapporterast til kommunestyret. Rapporten skal innehalde følgjande: Opptak av nye lån (inkl. avtaler om finansiell leasing) Refinansiering av eldre lån Samansetning av låneporteføljen fordelt på dei ulike typar passiva (i NOK og %) Løpetid for passiva og gjennomsnittleg rentebinding Eigne rentevilkår samanlikna med 3 mnd. NIBOR. Kommentarar knytt til endring i risikoeksponering, attverande rentebinding og rentevilkår i forhold til kommunen si økonomiske stode og stoda i lånemarknaden samt føreståande finansierings- og refinansieringstrong Skildring og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet. 8. Forvaltning av kommunen sine langsiktige finansielle aktiva Kjøp av aksjar kan vera definert som langsiktige finansielle aktiva. Lova gjev ikkje løyve til finansiering av aksjekjøp til kommunar som står på ROBEK-lista. Aksjekjøp kan såleis inntil vidare ikkje finansierast ved bruk av lån. 8.1 Anleggsaksjar Som anleggsaksjar definerer ein investeringar i aksjar i tiltak der det elles ville vore eit naturleg alternativ med ei direkte kommunal investering t.d. kulturbygg eller Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune 2010 Side 7

16 idrettsanlegg. Anleggsaksjar kan finansierast med langsiktige lån, dersom fylkesmannen godkjenner dette. Kommunen kan og nytta kommunale fond etter vedtak i kommunestyret. Som anleggsaksjar vurderer ein og aksjar i selskap for interkommunale føremål eller liknande. 8.2 Støtteaksjar Som støtteaksjar definerer ein investeringar der kommunen går inn med aksjar for å få i gang ein ynskt aktivitet, eller som direkte støtte til tiltaket, og det ikkje er naturleg med eit direkte kommunalt engasjement. Investeringar i støtteaksjar kan vera med reint bagatellmessig beløp. Investeringar i støtteaksjar kan ikkje finansierast med lån, men kommunen kan nytta kommunale fond til føremålet etter vedtak i kommunestyret. 8.3 Interesseaksjar Som interesseaksjar definerer ein investering med små beløp i selskap som har karakter av interesseorganisasjonar for bestemte føremål, og der kunnskap og støtte til føremålet er avgjerande for investeringa. Investering i interesseaksjar kan ikkje finansierast med lån eller fondsmidlar. 8.4 Finansaksjar Det er per i dag ikkje aktuelt for Fitjar kommune å plassere i finansaksjar. Om denne situasjonen skulle endre seg, kan finansreglementet verta teken opp til revidering. 9. Vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko 9.1 Risikovurderingar Det skal til kvar rapportering til kommunestyret gjerast følgjande risikovurderingar: Renterisikoen for plasseringar av ledig likviditet og andre midlar berekna for driftsføremål og gjeldsportefølja sett i samanheng Ei netto gjeldsbetraktning som syner renterisikoen som kommunen tek i kroner ved en 1 %-poeng generell endring i rentekurven. 9.2 Kvalitetssikring Uavhengig kompetanse skal vurdere om dei rammene som er lagt i dette finansreglementet er i samsvar med reglane i kommunelova med gjeldande finansføresegn. I tillegg skal uavhengig kompetanse vurdere dei administrative rutinane for vurdering og handtering av finansiell risiko, og rutinar for å avdekke avvik frå finansreglementet. Rådmannen har ansvar for at slike vurderingar vert innhenta, eksternt eller gjennom kommunerevisjonen. Kvalitetssikring av finansreglementet skal finne stad ved kvar endring av reglementet, og før kommunestyret vedtek nytt, endra finansreglement. Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune 2010 Side 8

17 Fitjar kommune Arkivkode: 250 Saksmappe: 2010/286 Sakshandsamar: Atle Tornes Dato: SAKSFRAMLEGG Rapport for finansforvaltninga i Fitjar kommune - 2. tertial 2010 Utval sak Utval Møtedato 76/10 Formannskapet Vedlegg: Langsiktig lånegjeld pr Saksopplysningar: Likviditet Ledig likviditet er definert som midlar tiltenkt driftsføremål utover betalingsforpliktingar dei nærast 3 månadane. I snitt har Fitjar kommune om lag kr i månadlege betalingsforplinktingar. Fitjar kommune har ikkje hatt ledig likviditet i 2. tertial I snitt har kommunen hatt kr ,- i likvider, lavast likviditet var 1. april med kr ,-. Likviditetslånet på kr ,- er teken med i desse tala. Renteinntekter Kommunen har renteinntekter på følgjande postar utanom likvider: Rentegr.lag Rente Grunnlag VAR 3 års statsobl. + 1% 3,27% ( ) Kompensasjonstilskot Husbanken 2,60% Startlån Husbanken + 0,25% 2,85% Gjeldsforvaltning 1) Fitjar kommune har ikkje teke opp nye lån i perioden. Det er planlagt låneopptak på kr ,- i desember for budsjetterte investeringar. Nedbetalingstid føl vekta levetid for faktiske investeringar. 2) Fitjar kommune har ikkje refinansiert lån i perioden. 3) Samansetning av låneportefølja (modell): Renter Storleik Storleik Rente Avdrag 2010 KBN Flytande kr kr ,70 % Fast kr kr ,00 % KLP Flytande kr kr ,85 % Fast kr kr ,22 % Likv.lån kr kr ,85 % Husbanken Flytande kr kr ,60 % Fast kr kr ,60 % SpV Flytande kr kr ,10 % NIBOR 3 mnd. 2,66 % kr kr ,08 % SWAPs kr kr ,29 % Innlån 2,61 % Utlån

18 Vedlagt finn de ei oppstilling tilsvarande Note 10 i årsrekneskapen. Lån i underliggjande selskap Havnahuset kr ,- FKIB kr ,- Kommunen sitt garantiansvar Havn Burettslag kr , Havnahuset kr , FKIB kr , Risikovurdering Renteauke på 1%-poeng i normalsituasjon: 1) Lån med flytande rente KBN og KLP er til saman kr ,-. Renteendring på 1%-poeng gjev meirkostnader på kr ,- på årsbasis. 2) Rentebytteavtalane vil gje kr ,- i mindrekostnadar. 3) Lånet i Sparebanken Vest vil gje meirkostnadar på kr ,- 4) Lån i husbanken med flytande rente vil gje kr ,- 5) Husleiga kommunen betaler for Havnahuset er avhengig av rentekostnadane på låna deira. Kommunen dekkjer 90% av renteauken. Av renteauken på kr ,- vil leiga auke med 90% eller kr ,-. 6) Kommunen har renteinntekter på beløpet kr ,- (inkludert likvider på kr ,-), og som resulterer i meirinntekter på kr ,- Ein renteauke på 1%-poeng vil resultere i mindrekostnadar på: 1) ,- 2) ,- 3) ,- 4) ,- 5) ,- 6) ,- Sum ,- Rentesjokk-endring på 1%-poeng (worst-case): Lån med flytande rente KBN og KLP er til saman ,-. Desse vil få renteendring 14 dagar seinare, og effekten på årsbasis vert ca ,-. Fire av rentebytteavtalane har 3 månadars justering, ein har seks månadars justering. På grunn av ulike justeringsdatoar, vil effekten vera mellom ,- og ,- i mindre kostnadar. Verst tenkeleg dag for 1%-poengs auke i marknadsrenta er 29. oktober. Rente på lånet i Sparebanken Vest vert justert den 15. september og kvar tredje månad. Med ein renteauke vil meirkostnaden på lånet i SpV bli ,-. Husbanken set renta tidleg for kvar 2-månadars periode, slik at effekten ikkje slår inn før etter om lag 3 månadar. Fitjar kommune har flytande lån i Husbanken på , som gjev meirkostnadar på om lag ,- 3-års statsobligasjonar treng ikkje nødvendigvis følgja pengemarknadsrenta, særskild ikkje ved den type rentesjokk ein omtalar her. Renta kan og gå ned som følgje av rentesjokket. For vidare berekning set ein verknaden på årsbasis til 0. Inntekter på kompensasjonstilskot følgjer Husbanken, og likvider får auken med seks dagars etterslep.

19 Ein renteauke på 1%-poeng 29. oktober vil gje følgjande meirkostnadar: Flytande lån ,- Rentebytteavtalar ,- SpV ,- Husbanken ,- Havnahuset ,- Inntekter (eks. VAR) ,- Sum ,- Framlegg til vedtak: Formannskapet tek rapporten til vitring. Formannskapet gjev rådmannen løyve til nedtrekk av likviditetslånet frå kr ,- til kr 0,-. Saka vert å sende kommunestyret som meldingssak. Behandling i Formannskapet : Vedtak: (Samrøystes) Som framlegg. Atle Tornes Rådmann

20 Fitjar kommune Langsiktig lånegjeld Långjevar Fast rente Flytande rente Husbanken , ,00 Kommunekreditt Norge , ,00 Kommunalbanken , ,00 Sparebanken Vest 0, ,00 Renteswaps , , , ,00 Prosentvis andel 51,85 % 48,15 % Långjevar: Lånenr. Rentevilkår Saldo 31/12-09 Kommunalbanken Flytande Kommunalbanken Flytande Kommunalbanken Fastrente Kommunalbanken Flytande Kommunalbanken Flytande Kommunalbanken Flytande Kommunalbanken Flytande Kommunalbanken Flytande Kommunalbanken Flytande Kommunalbanken Flytande Kommunalbanken SUM Kommunekreditt (tidl. Etabl Flytande Kommunekreditt 9333 Flytande Kommunekreditt 7741 Flytande Kommunekreditt 7258 Flytande Kommunekreditt 7867 Flytande Kommunekreditt Fastrente Kommunekreditt SUM Sparebanken Vest Flytande Sparebanken Vest SUM Husbanken (Startlån) Flytande Husbanken (Oppf.lån) Fastrente Husbanken (Startlån) Flytande Husbanken SUM Langsiktig lånegjeld SUM