Torsdag 5. april 2012 KL på Hellebekk turistsæter

Transkript

1 AGENDA Årsmøte for Hellebuklia Løypelag BA Torsdag 5. april 2012 KL på Hellebekk turistsæter 1. Godkjenning av innkalling, valg av 2 (to) personer til å underskrive protokollen. 2. Styrets årsberetning lagt ut på hjemmesiden 3. Fastsette resultatregnskap og balanse lagt ut på hjemmesiden 4. Budsjett 2012, med aktivitetsplan, lagt ut på hjemmesiden 5. Behandle innkommende saker. 6. Vedtektsendringer. Lagt ut på hjemmesiden 7. Valg av styre 8. Valg av styreleder og nestleder 9. Valg av revisor og stedfortredende revisor blant andelseierne 10. Valg av valgkomité 11. Føre årsmøteprotokoll som undertegnes av 2 (to) av de fremmøtte andelseiere

2 Spikkestad 11 mars Styrets årsberetning for perioden Styresammensetning. Kjetil Momrak Ragnar Skauby Stein Grüner Tomas Lilja Terje Løken Liv Reidun Lassemo Leder. Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Det er i perioden avholdt 4 styremøter. Styret har i denne perioden konsentrert arbeidet om følgende saker: Medlemsverving Kjøring av løyper Nye løypetraseer/dugnader Økonomi/Budsjett 2012 Hjemmeside Løypemaskin Rakfiskfestival Sponsorer Andre aktiviteter Medlemsverving. Arbeidet med å verve nye medlemmer er fortsatt en prioritert oppgave for løypelaget. Vi har lykkes noe, men vi skulle ønske oss enda flere andelshavere. Vi er nå oppe i totalt 171 andeler som er fordelt på 136 andelshavere. Dette er en økning med 1 andelshaver. Kjøring av løyper. All kjøring av løypenettet blir fortsatt gjort på dugnad av de samme dyktige løypekjørere som er: Per-Arne Ellefsen (ansvarlig løypesjef) Knut Johannson Tore Jacobsen Arvid Andersen Det ble besluttet at vi i sesongen også skulle kjøre løyper i Bjødalen som en prøveordning avhengig av hvor mye løypeavgift som kom inn fra hytteeiere i dette område. Resultatet ble positivt så vi besluttet dermed å fortsette preparering av løypene i Bjødalen også Det nedlegges en kjempeinnsats av løypekjørerne så vi skylder dem en stor takk., uten dem kunne vi sett langt etter løyper i vårt område. Så tusen takk.

3 Side 2 Løypetraseer/Dugnader. Vi har i perioden hatt 2 dugnader hvor vi har fokusert på: Ferdigstillelse av garasjen, Arbeide med å forbedre løypenettet hvor kvisting og merking var hovedformålet. Vi har forandret noen traseer og laget nødvendige broer over kritiske elver. En stor jobb ble å reparere broen ved Vassvollan, da denne hadde blitt tatt av stor vannføring i elva i påsken 2011 Økonomi/Budsjett Se resultat, balanse, noter og budsjett Hjemmeside. Hjemmesiden fungerer fortsatt godt. Hvis noen er i tvil så er adressen. ( Løypemaskin. Løypemaskinen fungerer meget godt, så det er blitt en ny og bedre hverdag for løypekjørerne. Rakfiskfestival Hellebuklia Løypelag arrangerte igjen bussturer til Fagernes og Rakfiskfestivalen. Dette ble nok en gang en stor suksess og gir et godt bidrag til løypelaget. Dette er forhåpentligvis nå blitt en tradisjon og vi er klar til å arrangere ny tur igjen i Sponsorer. Det har dessverre ikke vært mulig å få til noen sponsoravtaler i 2011, men vi prøver igjen i Diverse saker. Skogsløype. Det ble på årsmøte i fjor diskutert en oppgradert tursti fra Røde Kors hytta til Øytjern. Dette har styret jobbet med, men noe konkret er foreløpig ikke gjort, men vi vil fortsette denne prosessen i år. Badeplass. Det ble også diskutert en «badeplass» ved Lusetjern, dette har vi foreløpig lagt på is. Totale løypenett. Det er også arbeidet med å forbedre det totale løypenettet, nytt av året er at vi nå er tilkoblet løypene fra Gol siden, denne løypa møter vår løype øverst i Vassvollan. Kjetil Momrak Styreleder.

4 Hellebuklia Løypelag BA Resultatregnskap Inntekter: Årsavgift løyper Løypetilskudd Valdres Destinasj Ekstra bidrag ny maskin Sponsorer Overskudd buss Rakfiskfestivalen Salg ullundertøy Gave Gjensidigestiftelsen Renteinntekter Utgifter: Byggekost Garasje Forsikringer Diesel løypemaskin Rep/vedlikehold løypemaskin Administasjon, div utg (Note 1) Bidrag Valdres Destinasjon Avskrivning løypemaskin (Note 2) Renteutgifter (SG Finance) Tap v/salg løypemaskin Overskudd Balanse pr Løypemaskin (Note 2) Innestående bank Sum eiendeler Andelskapital (Note 3) Kortsiktig gjeld Annen egenkapital (Akk. Årsresultat) Sum gjeld og egenkapital

5 Noter til regnskapet 2011 for Hellebuklia Løypelag BA Note 1 : Administrasjon, div utg. Beløpet inneholder: Div utstyr for løyperydding, Drift ATV, Hjemmesider, Styremøteutgifter, bankgebyrer Note 2 : Løypemaskin. Den ble kjøpt og det ble derfor ikke foretatt avskrivning i 2010 Kjøpspris Årets avskrivning Bokført verdi pr Note 3: Andelskapital Vi har fått 1 ny andelshaver dette regnskapsåret slik at det pr er totalt 171 andeler fordelt på 136 medlemmer.

6 Budsjett 2012 for Hellebuklia Løypelag Driftsbudsjett Inntekter: Løypeavgift ,- Sponsorer 8.000,- Rakfiskfeistivalen Sum inntekter ,- Utgifter: Diesel ,- Rep/vedlikehold ,- Forsikringer ,- Div utg (garasje,verktøy,hjemmesider, etc ) Sum utgifter før avskrivning ,- Overskudd før avskrivning ,- Avskrivning løypemaskin (20%) ,- Underskudd etter avskrivning ,- Likviditetsbudsjett Saldo bank pr ,- + Overskudd 2012 før avskrivning ,- + Nye medlemmer ,- = Beholdning pr ,-

7 Til årsmøtet i Hellebuklia Løypelag BA, 5. april 2012 Forslag fra styret Endring av organisasjonsform og nye vedtekter Bakgrunn: Vi har mottatt et brev fra Brønnøysundregistrene om at organisasjonsformen som vi har i dag BA (begrenset ansvar) utgår, og vi må derfor endre organisasjonsform. Styret har vurdert forskjellige alternativer og kommet fram til at «Forening» passer best for oss. Da kan vi nemlig melde oss inn Frivillighetsregisteret og få momskompensasjon for en del av våre utgifter, - og vi kan også søke om «Grasrotandel». Dette innebærer at vi om endre vedtektene, og forslag til nye vedtekter er derfor utarbeidet. De nye vedtektene blir ligger ved innkallelsen til årsmøtet.

8 VEDTEKTER for HelleBukLia Løypelag Endret mars 2012 til behandling på årsmøte Foreningens navn Hellebuklia Løypelag Regnskapsåret løper fra 1/1 til 31/12 2. Forretningsadresse Foreningens adresse er 2930 Bagn, Sør-Aurdal kommune 3. Formål Foreningens formål er å lage skiløyper i området Hellebekk, Høvreslia og Bukfyll i Sør-Aurdal kommune, herunder å anskaffe teknisk utstyr til slik formål. Virksomheten baserer seg på frivillige bidrag fra hytteeiere og andre, og foreningen har et ikke økonomisk formål. Laget skal ikke drive næringsvirksomhet, og dermed heller ikke utbetale utbytte til medlemmene. 4. Medlemstegning m.v. Innmeldingsavgift for et nytt medlem er kr som kan tegnes av enkeltpersoner, juridiske personer, lag og andre foreninger. Medlemmene må godtas av styret. Det er ingen maksimum på antall medlemmer. Dersom medlemmet ønsker det - eller situasjonen er av en spesiell karakter - kan medlemmet innbetale et bidrag med en ønsket størrelse over den angitte innmeldingsavgiften. Medlemskapet er personlig eller rettet mot den enheten som har tegnet dette. En eventuell overdragelse til andre personer eller enheter må først behandles og godkjennes av styret. Styret kan ikke nekte overdragelse ved arv, gave eller eierskifte. 5. Juridisk person. Medlemmets ansvar. Foreningen er selveiende og en frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld. Det enkelte medlem er kun heftet for sin innmeldingsavgift 6. Styret Foreningen skal ha et styre på minst 5 (fem) medlemmet som velges for 2 (to) år om gangen. Et styremedlem som har sittet i 1 (en) periode, kan ved påfølgende valg ha motkandidat. Kun medlemmer er valgbare til styret. Styret er beslutningsdyktig når minst 2 (to) medlemmer møter. Beslutninger i styret fastsettes ved alminnelig flertallsvedtak. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. 7. Styret forplikter foreningen utad. Styret kan fastsette hvem som skal ha fullmakter til hva, og i hvilken utstrekning. Side 1 av 3 Hellebuklia Løypelag BA

9 8. Årsmøtet Årsmøtet er foreningens høyeste organ. Årsmøtet skal holdes hvert år innen utgangen av april måned. Årsmøtet skal kunngjøres for medlemmene med minst 2 (to) ukers varsel. Innkalling sendes på mail til de medlemmene som har gyldig adresser og den legges i tillegg ut på vår hjemmeside. Om mulig skal all dokumentasjon vedlegges innkallingen. Saker som ønskes tatt opp på årsmøtet, skal være styret i hende senest 1 uke før årsmøtet. 9. Årsmøtet skal behandle følgende: 1. Valg av 2 (to) personer til å underskrive protokollen. 2. Styrets årsberetning 3. Fastsette resultatregnskap og balanse 4. Anvendelse av årets overskudd, eller dekning av underskudd, i henhold til den fastsatte balansen. 5. Valg av styre 6. Valg av styreleder og nestleder 7. Valg av revisor og stedfortreder 8. Prisfastsetting av medlemsavgift 9. Valg av valgkomité 10. Årsbudsjett og arbeidsplaner for kommende år, til etterretning 11. Behandle saker som er nevnt i innkallingen 12. Føre årsmøteprotokoll som undertegnes av 2 (to) av de fremmøtte medlemmer. 10. På årsmøtet, og i alle saker, har medlemmene hver sin stemme. Ved normal avstemming er alminnelige flertall er bindende. Unntak herfra er 15 og 16, som krever 2/3 (to/tredjedels) flertall. Dersom noen krever det, skal avstemming være skriftlig. 11. Ekstraordinært årsmøte Skal holdes når styret, eller minst 20 % av medlemmene, krever det. Innkalling sendes på mail til de medlemmer som har gyldig adresser og den legges i tillegg ut på vår hjemmeside - med minst 14 dagers varsel, med angivelse av de sakene som skal behandles. All dokumentasjon skal vedlegges innkallingen. Ekstraordinært årsmøte kan kun behandle saker som står på sakslisten. Side 2 av 3 Hellebuklia Løypelag BA

10 12. Medlemsmøte Det kan avholdes medlemsmøte hvis styret ønsker dette. Innkalling sendes på mail til de medlemmene som har gyldig adresser og den legges i tillegg ut på vår hjemmeside. Medlemsmøtet kan ikke treffe vedtak i saker som er tillagt årsmøtet. 13. Valgkomiteen Valgkomiteen skal bestå av to medlemmer. Dersom et eller flere av styrets medlemmer ønsker å trekke seg, må valgkomiteen stille med tilsvarende antall potensielle styremedlemmer og spesifisere dette til styret minst 3 uker før årsmøtet. Dersom et av medlemmene ønsker å stille som motkandidat til et sittende styremedlem som er på valg, må dette oversendes styret i god tid før avholdelse av årsmøtet Valgkomiteens mandat er: 1. Foreslå valg på styremedlemmer og varamedlemmer 2. Foreslå valg av styreleder og nestleder 3. Foreslå valg av revisor og stedfortreder 4. Eventuelt foreslå styrets honorar 14. Uttreden Medlemmene kan tre ut av foreningen pr 31. desember ved skriftlig å gi melding innen 1. oktober samme år. Innmeldingsavgiften refunderes ikke. 15. Oppløsning Foreningen kan vedta oppløsning med 2/3 (to/tredjedels) flertall av de representerte stemmene. Dersom det ikke oppnås tilstrekkelig flertall, skal det innen 14 dager innkalles til ekstraordinært årsmøte som kan treffe vedtak om oppløsning med minst 2/3 (to/tredjedels) flertall av de representerte stemmene. Ved oppløsning vedtar årsmøtet hva som skal skje med foreningens formue etter at alle forpliktelser herunder omkostninger i forbindelse med oppløsningen er oppgjort. Sammenslutning med andre foreninger ansees ikke som oppløsing av Hellebuklia Løypelag. Vedtak om sammenslåing og nødvendige vedtektsendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsen om vedtektsendring, jfr Vedtektsendringer Vedtak om endring av vedtektene treffes av årsmøtet etter forslag fra styret, og fattes med 2/3 (to/tredjedels) flertall av de representerte stemmene. 17. Tvister Tvister om forståelsen og gjennomføringen av vedtektene skal med bindende virkning avgjøres av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av Valdres Tingrett. Voldgiftsnemnda velger selv sin leder. For øvrig gjelder bestemmelsene om voldgift i tvistemålslovens kapittel 32. Side 3 av 3