Landbruksdirektoratet. Bilag 1. Kundens kravspesifikasjon

Transkript

1 Landbruksdirektoratet Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Definisjoner Formålet med Avtalen Avtalens tjenesteområder Etableringsfasen, se Avtalen punkt Etablere sikker kommunikasjon Overføre historiske auksjonsdata til Leverandøren Implementere integrasjonspunkter Tilpasse Auksjonssystemet til Kundens grafiske profil Tilgang til administratorrollen og opplæring av Kunden i bruk av Auksjonssystemet Etablere administrative rutiner Konfigurering av Auksjonssystemet Forvalte og drifte Auksjonssystemet med integrasjonspunkter i Leverandørens infrastruktur Kort om auksjonssystemet Funksjonelle krav Administrative oppgaver Auksjonsgjennomføring Tilgjengeliggjøre historiske data Tekniske krav Autentisering og autorisasjon Sikker kommunikasjon Sporbarhet, revisjon og loggføring Web-baserte grensesnitt Miljø Brukerstøtte og utvidet beredskap Brukerstøtte til Kunden Utvidet beredskap Generelle krav til Auksjonstjenester Krav til Leverandørens personell og kompetanse Krav til Kundens personell og kompetanse Krav til språk Sikkerhet Konfidensialitet Sikkerhetskopiering, gjenoppretting av data, tap av data Sikring mot virus eller andre eksterne påvirkninger Autorisering System for kvalitet og informasjonssikkerhet Krav til behandling av personopplysninger Myndighetskrav, avtalen kapittel Avtalens opphør Side 2 av 15

3 1. Innledning Dette dokumentet beskriver krav og behov som Kunden har til levering av Auksjonstjenesten. 2. Definisjoner Definisjoner Administrator Aktør Auksjonsperioden Auksjonssystemet Bud Budgiver Dynamisk lukking MOTIV En rolle hos Kunden som er ansvarlig for å administrere gjennomføringen av en auksjon, utføre enkelte oppgaver på vegne av en aktør, og ved behov holde kontakt med aktøren under en auksjon Virksomhet som er vurdert og godkjent av Kunden, er registrert i MOTIV og som har fått tildelt brukernavn og passord for å delta på en auksjon Angir tidsrommet hvor auksjoner pågår. I dette tidsrommet gjelder et spesielt krav til tilgjengelighet Nettbasert system for tollkvoter i landbruket med integrasjonspunkter i Leverandørens infrastruktur. Begrepet «bud» er definert som produktet av pris * mengde. Er en aktør som inngir bud under en auksjon. Et gitt tidsintervall fra siste bud til auksjonen stenger. Normalt satt til tre minutter. Kan variere fra auksjon til auksjon. MOTIV (MarkedsOvervåking og Tollbasert ImportVern) er betegnelsen på Kundens fagsystem for markedsovervåking og tollbasert importvern. Systemet er et forsystem til Auksjonssystemet og ivaretar også behandlingen av resultatene etter avsluttet auksjon. Drift og vedlikehold av MOTIV inngår ikke i Avtalen. Systemet kan bli erstattet av et nytt system i avtaleperioden. 3. Formålet med Avtalen Hovedformålet med Avtalen er å sikre en trygg, korrekt og effektiv utføring og gjennomføring av Auksjonstjenester. Sentrale delmål er: Auksjonstjenesten skal ivareta en framtidsrettet og sikker tjeneste som dekker dagens forvaltningsmessige behov. Auksjonstjenesten skal være fleksibelt i forhold til eventuelle framtidige endringer og behov som bl.a. følger av endringer i forskrifter eller pålegg fra myndighetene når det gjelder gjennomføringen av auksjoner eller til aktørene, nye krav til rapporter, endringer i konkurranseregelverket, etc. Driftstjenesten skal dessuten bidra til å oppnå følgende målsetninger: Å kunne gjennomføre rettferdige auksjoner med en høy grad av sikkerhet for aktører og informasjon som er knyttet til auksjonen og aktørene Å ha gode muligheter for å overvåke og kontrollere gjennomføringen av auksjoner, og ha tilgang til god dokumentasjon både under normale forløp og ved avvik Å kunne tilby en tjeneste som av aktørene oppfattes som enkel og trygg i bruk 4. Avtalens tjenesteområder Avtalen omfatter i hovedsak disse tjenesteområdene: Etableringsfasen; o Gjennomføre Etableringsfasen og utføre nødvendige tilpasninger i Auksjonssystemet og grensesnitt, inklusive dokumentasjon Forvalte og drifte Auksjonssystemet Endringer og tilpasninger i Auksjonssystemet o Utføre tilpasninger i Auksjonssystemet i avtaleperioden Brukerstøtte og utvidet beredskap; Side 3 av 15

4 o Utføre brukerstøtte mot og tilby utvidet beredskap for Kunden 5. Etableringsfasen, se Avtalen punkt 2.1 Leverandøren har ansvaret for å planlegge og gjennomføre aktiviteter som sikrer en trygg overtakelse av tjenesten med sikker og stabil drift. Etableringsfasen skal gjennomføres i henhold til prosjektplanen slik denne er angitt i bilag 4. Etableringsfasen skal som minimum bestå av følgende oppgaver: - Etablere sikker kommunikasjon - Overføre historiske auksjonsdata til Leverandøren - Implementere integrasjonspunkter - Tilpasse Auksjonssystemet til Kundens grafiske profil - Tilgang til administratorrollen og opplæring av Kunden i bruk i Auksjonssystemet - Etablere administrative rutiner 5.1. Etablere sikker kommunikasjon Det skal etableres sikker kommunikasjon mellom Kundens system (MOTIV), web/nettleser for Kundens administrator, web/nettleser for aktørene og Auksjonssystemet. Oppsett og konfigurasjon av sikker kommunikasjon skal utføres i Etableringsfasen. Med sikker kommunikasjon menes for eksempel VPN, kryptering, autentisering og autorisering i Auksjonssystemet, nettverkskonfigurasjon som brannmurer etc., sertifikatoppsett og liknende. Oppsett av sikker kommunikasjon kan være del av Kundens akseptansetest Overføre historiske auksjonsdata til Leverandøren Historiske data fra gjennomførte auksjoner tilbake til 2005 (ca. 500 stk.) og data om aktører skal i løpet av Etableringsfasen konverteres inn i Auksjonssystemet. Dataene skal være tilgjengelige for Kunden, aktørene og andre interessenter via Auksjonssystemet på internett uten krav til pålogging. Kunden er ansvarlig for å fremskaffe datagrunnlaget på et format som avtales med Leverandøren. Følgende data skal konverteres inn i Auksjonssystemet: Data pr auksjon: Auksjonsidentifikasjon, navn på auksjonen, dato for gjennomføring, tidspunkt for frist for åpningsbud, auksjonens starttid og sluttid, minste og største fastsatte mengde, minste pris og minste tillatte prisøkning, ordinær tollsats. Til hver auksjon skal det knyttes data om deltakende aktører. Disse data er: Pr aktør: Aktørens navn og adresse, telefonnr., telefaxnr. og e-postadresse, tildelt mengde, siste pris, dato og klokkeslett for siste bud Logger fra tidligere utførte budrunder tilbake til 2005, det vil si alle bud pr. aktør i en auksjon, skal konverteres inn i Auksjonssystemet som historiske data: Auksjonsidentifikasjon, navn på auksjonen, aktørens organisasjonsnummer, aktørens navn, dato for et bud (dd.mm.åå), klokkeslett for et bud (tt.mm.ss), aktørens IP-adresse, pris, evt. autobud og mengde. Logger fra budrunder skal kun være tilgjengelig for Kundens administratorer. Kunden skal gjennomføre en akseptansetest på at datasettet er komplett og riktig presentert Implementere integrasjonspunkter Side 4 av 15

5 Kundens system MOTIV skal kunne avgi og motta dataelementer til og fra Auksjonssystemet. Format på dataelementene og teknologi benyttet som utvekslingspunkt er beskrevet i Bilag 3. I Etableringsfasen skal Auksjonssystemet konfigureres til å lese/levere data til Kundens definerte utvekslingspunkt. Integrasjonspunktene og meldingsformater skal testes og verifiseres. Kunden skal gjennomføre en akseptansetest i samarbeid med Leverandøren på meldingsutveksling til og fra Auksjonssystemet. Meldingsutvekslingen skal oppfylle Kundens krav til integrasjon. Tidspunktet for gjennomføring av akseptansetesten er beskrevet i Bilag 4. Leverandøren har ansvar for konfigurasjon i Auksjonssystemet og for overføring av data mellom utvekslingspunkt og Auksjonssystemet. Kunden har ansvar for å overføre data i MOTIV til og fra utvekslingspunkt, og for eventuelle endringer i Kundens infrastruktur, inkludert infrastruktur som driftes av Kundens driftsleverandør Tilpasse Auksjonssystemet til Kundens grafiske profil Auksjonssystemet skal tilpasses Kundens grafiske profil og designhåndbok. Tilpasningen skal skje i Etableringsfasen. Leverandøren har ansvar for oppsett av grafisk profil i Auksjonssystemet. Kunden skal gjennomføre en akseptansetest på at grafisk profil er implementert korrekt. Plan for gjennomføring av akseptansetest er beskrevet i Bilag 4. Kundens grafiske profil er beskrevet i Bilag 3.Auksjonssystemet skal se ut som en integrert del av Kundens nettside under elektroniske tjenester Tilgang til administratorrollen og opplæring av Kunden i bruk av Auksjonssystemet Kunden skal ha tilgang som Administrator og aktør til Auksjonssystemet. I Etableringsfasen skal Leverandøren lære opp Kunden i administrator- og aktørrollen i Auksjonssystemet. Leverandøren skal utarbeide en veiledning som er rettet mot oppgavene som utføres av Administrator. Plan som beskriver omgang og gjennomføring av opplæring er beskrevet i bilag Etablere administrative rutiner Partene skal i løpet av Etableringsfasen bli enige om følgende: - Kontaktpunkt hos Leverandør og Kunden vedrørende brukerstøtte og eskalering - Rutiner for fremsettelse av feilmelding, utenom kravene i kontrakten og dette bilaget - Rutiner for fremsettelse av endringshåndtering, utenom kravene i kontrakten og dette bilaget 5.7. Konfigurering av Auksjonssystemet I etableringsfasen skal Kundens absolutte krav til Auksjonssystemet implementeres. Kunden skal gjennomføre en akseptansetest av Auksjonssystemet. Kan omfatte for eksempel en testgjennomføring av en auksjon. Bilag 4 angir tidspunkt for ferdigstillelse av konfigurasjon av Auksjonssystemet slik at det blir mulig for Kunden å gjennomføre en reell auksjon (kritisk periode, se pkt ). 6. Forvalte og drifte Auksjonssystemet med integrasjonspunkter i Leverandørens infrastruktur 6.1. Kort om auksjonssystemet Auksjonssystemet skal benyttes av Kunden for å administrere auksjoner av tollkvoter. Auksjonssystemet benyttes også av aktører i næringslivet som via internett deltar i auksjoner av tollkvoter for landbruksvarer. Auksjonssystemet skal tilby også oppslag i historiske data åpent på internett for øvrige interessenter. Side 5 av 15

6 Auksjonene er regulert i forskrift om fordeling av tollkvoter for landbruksvarer, FOR nr. 1132, med senere endringer. Kunden gjennomfører ved tidspunktet for inngåelse av Avtalen, årlig ca. 70 auksjoner hovedsakelig i januar, mai, august og november hvert år. Per november 2014 forventer Kunden at antallet kommer til å øke noe. Grunnlaget for en auksjon opprettes i Kundens fagsystem MOTIV av Kunden. Kunden godkjenner deltakere, registrerer disse og tildeler hver aktør et brukernavn og passord i MOTIV. Auksjonsdata og data om aktører overføres fra MOTIV til Auksjonssystemet i god tid før åpningstidspunktet for auksjoner. Nedenfor skisseres grensesnittet mellom Auksjonssystemet og fagsystemet MOTIV. Grensesnittet er utdypet i Bilag 3. Rapporter, som angitt i figuren, angir tilgang til historiske data Funksjonelle krav Auksjonssystemet skal ivareta tre hovedområder: Side 6 av 15

7 - Administrative oppgaver - Auksjonsgjennomføring - Tilgjengeliggjøring av historiske data Administrative oppgaver Administrative oppgaver ivaretas av Kundens Administrator. Administrative oppgaver i MOTIV: Registrere aktør- og auksjonsdata i MOTIV Å overføre auksjons- og aktørdata mellom MOTIV og Auksjonssystemet i god tid før åpningstidspunkt for hver enkelt auksjon og etter avslutningstidspunktet for auksjonene. Administrative oppgaver i Auksjonssystemet: Overførte data fra MOTIV skal kunne endres i Auksjonssystemet. Å kunne blokkere en aktør fra deltakelse i en auksjon i Auksjonssystemet Å registrere og endre kredittgrenser for aktørene både før og under pågående auksjoner Å administrere passord (ad hoc endring) for aktører. Passord skal kunne angis med en periode for gyldighet. Å administrere standardtekst på e-poster som sendes til aktøren. Å skru av eller på automatisk e-postvarsling om bekreftelse av mottatte bud eller tildeling av kvoterettighet. Å overvåke, kontrollere og administrere budgivningen, herunder legge inn bud eller annullere bud for en aktør hvis omstendighetene tilsier det. Å annullere en pågående eller avsluttet auksjon eller pause en pågående auksjon. Å overføre data på nytt fra MOTIV og starte en ny auksjon etter en eventuell annullering. Å kunne informere budgiverne underveis med melding på auksjonssiden. Å kunne redigere auksjonene slik at den enkelte auksjon kan vise et bilde av produktet under auksjonens gang. Bildene skal ikke følge med som historiske data. Å hente ut rapporter og logger. Kunden er ansvarlig for å videreformidle brukernavnet og passordet til aktørene. Administrator bør kunne knytte Aktører til en kredittgrense som begrenser aktørens samlede budgivning i en eller flere, og ikke nødvendigvis samtidig pågående auksjoner. Beløpet registreres og endres av Administrator i Auksjonssystemet. Dersom aktøren ikke tildeles kvote i en av flere auksjoner, skal begrensningen gjelde for de gjenværende auksjonene, det vil si at hvis samme aktør deltar i to eller flere auksjoner, skal summen av vedkommendes bud ikke overskride kredittgrensen. Garantibeløpet skal gjøres tilgjengelig for budgiver på nytt så snart auksjonen er avsluttet og det er klart at budgiver ikke ble tildelt mengde. Aktøren bør fortløpende kunne se summen av bud i forhold til kredittgrensen. Administrator skal ha mulighet for en trygg og fleksibel oppfølging av auksjonene mens de pågår slik at det kan reageres raskt og med stor grad av trygghet dersom det oppstår en situasjon som krever inngripen. Aktiviteter som Administrator utfører i Auksjonssystemet skal loggføres i kronologisk orden. Det bør være mulig å sende e-post fra Auksjonssystemet til aktørene mens en auksjon pågår. Administrator skal kunne hente ut historiske logger over aktivitetene i budrundene. Administrator skal fra Auksjonssystemet kunne hente ut statistikker over aksjonsresultatene; bl.a. statistikk over antall bud, antall budgivere, gjennomsnittspris, m.m. Side 7 av 15

8 Administrative oppgaver som skal utføre i Auksjonssystemet, skal kunne utføres av Kunden i et web-basert grensesnitt som krever pålogging i form av brukernavn og passord (en-fase-autentisering) Auksjonsgjennomføring Definisjoner Autobud Automatisk justering av prisen opp til en maksimumspris som aktøren er villig til å by for en bestemt mengde av en tollkvote. Legges inn ved åpningsbud eller ved senere budgivning av aktøren. Benyttes dersom konkurrerende bud medfører en avkortning av ønsket mengde. Pris Pris angir pris pr enhet, f.eks. kr. per kg. Prisen for kvoter som auksjoneres i kg skal gis og presenteres i kronebeløp med to desimaler. Minimumsprisen skal f.eks. være kr. 0,01 per kg og minste budøkning kr. 0,01 per kg, eventuelt kr. 10,00 per tonn med minste budøkning kr. 1,00 per tonn. Restkvote Den andel av kvoten som ikke er fordelt når ordinær fordeling er gjennomført Kvote Det samlede kvantum av en vare som kan importeres til redusert tollsats innenfor en kvoteperiode Kvoterettighet Rettighet til å importere den mengden av en kvote en aktør har fått tilslag på etter en auksjonsgjennomføring. Kritisk periode Perioden før, under og etter en auksjonsgjennomføring er en kritisk periode for Kunden. Kunden kunngjør på sin hjemmeside auksjoner og det skal lenkes til Auksjonssystemet for aktørene fra Kundens hjemmeside. Kun godkjente aktører skal ha tilgang til å delta i en auksjon. Aktør må registreres for deltakelse i auksjoner i MOTIV hvert kalenderår. Auksjonssystemet skal inaktivere samtlige aktører per 1. januar hvert år. Kunden skal kunne gjennomføre flere auksjoner samtidig og en aktør kan delta i flere samtidige pågående auksjoner. Antall aktører som deltar i en auksjon er vanligvis fra 2 til 15-20, men det kan i enkelte tilfeller forventes inntil 300 aktører. Auksjonssystemet skal kunne håndtere inntil 15 auksjoner samtidig, minst bud pr. auksjonsrunde og inntil 300 aktører per auksjon. Aktøren skal ha mulighet for å logge seg på Auksjonssystemet fra flere PC er i samme tidsrom med samme brukernavn og passord. Administrator fastsetter følgende kronologiske frister: - Åpningstidspunkt for aksjonen (angis med dato og klokkeslett) o Det skal være minimum 24 timer mellom åpningstidspunktet og åpningsbudsfrist. o Aktører skal ikke kunne registrere bud før åpningstidspunktet. o Før åpningsbudfristen kan aktørene legge inn ett eller flere bud, eller endre eksisterende bud. - Åpningsbudfrist (frist for aktører å legge inn første bud, angis med dato og klokkeslett) o Budgivere som ikke har lagt inn et første bud innen fristen, skal bli utestengt fra å være med under auksjonen. o På åpningsbudfrist gjelder aktørenes siste bud (åpningsbud). - Sperretid (angis i antall minutter, regulert i forskrift om fordeling av tollkvoter for landbruksvarer (forskrift om fordeling av landbrukstollkvoter) forskrift av nr til å vare i 30 minutter) o Gjelder fra åpningsbudfrist. o Auksjonen stenges i sperretiden slik at Kunden kan kontrollere innkomne bud. - Tidsperiode for dynamisk lukking (angis i antall minutter, hvor auksjonen forlenges med et tidsintervall som Kunden fastsetter) o Hver gang aktør legger inn bud innen utløpet av dynamisk lukking, trer tidsintervallet inn igjen. - Avslutningstidspunkt (tidspunkt for avslutning av auksjon, når det innen utløpet av tidsperioden for dynamisk lukking ikke er kommet inn nye bud) Side 8 av 15

9 Aktøren skal kunne angi autobud. Hvis bud fra andre aktører fører til en avkortning i mengde og aktøren har lagt inn makspris, så skal Auksjonssystemet øke budet til denne aktøren opp til det laveste nivået som er nødvendig for at mengden ikke skal bli avkortet. Budet skal ikke øke utover innlagt makspris. Hvis aktøren vil ta over budgivingen manuelt, kan autobudet overstyres med et nytt bud. Budgivingen må fortsettes fra den prisen autobudet har kommet opp til. Kunden fastsetter for hver auksjon en minimums- og maksimumsmengde av kvoten det kan bys på pr. aktør. Aktøren velger hvor stor mengde det bys på innen denne avgrensningen. Aktør skal kun gjøre en reduksjon av mengden hvis ønsket mengde er blitt avkortet i auksjonsgjennomføringen. Reduksjonen skal ligge mellom avkortet mengde og opprinnelig ønsket mengde. Denne reduserte mengden kan ikke økes igjen. Tollkvoten som omfattes av auksjonen, skal i auksjonssystemet fordeles til aktør med høyeste bud når auksjonen avsluttes. Resterende kvote fordeles til aktør med nest høyeste bud osv.(involverte bud) inntil hele kvoten er fordelt. Ved like priser, hvor mengden det er budt på til sammen medfører at totalt kvantum for kvoten overskrides, avkortes mengden på alle involverte bud i forhold til ønsket mengde og kvotemengden, slik at tollkvoten ikke overskrides. Ved avkortning skal tildelt mengde rundes av til nærmeste heltall. Auksjonssystemet skal inneholde sperringer slik at en aktør ikke kan: Gi bud som samlet overskrider kredittgrensen Øke mengden ut over åpningsbud Redusere mengde til lavere mengde enn ønsket mengde som er blitt avkortet Inngi bud under eller over Kundens fastsatte minimums- og maksimumsmengde av kvoten det kan bys på pr. aktør Legge inn pris som er lavere enn det som gjør at aktøren får en mengde Legge inn bud før auksjonens åpningstidspunkt og i sperretiden Se informasjon, med unntak av mengde og pris, om andre aktører under en pågående auksjon Det skal være mulig i Auksjonssystemet å sende automatisk varsel om - mottatte bud - tildeling av kvoterettighet Tildelingsresultatet av hver enkelt auksjon skal sendes automatisk fra Auksjonssystemet til aktøren når auksjonen er avsluttet og senest når tildelingsresultatet overføres til MOTIV. Det endelige resultatet fra auksjonen skal legges som historiske data. Side 9 av 15

10 Tilgjengeliggjøre historiske data Ved avslutningstidspunktet for auksjonene markeres det gjeldende auksjonsresultatet som historisk data i Auksjonssystemet. Historiske data på detaljnivå skal være tilgjengelig i minimum ti år. IP-adresser og eventuelle personopplysninger skal være tilgjengelig for Kunden i tre år. Når tre år er gått skal Leverandøren slette eller forsvarlig destruere alle dokumenter, data, disketter, cd-er og andre lagringsmedier som inneholder IP-adresser og eventuelle personopplysninger som omfattes av avtalen. Dette gjelder også for eventuelle sikkerhetskopier. Innhold og format på historiske data kan avtales nærmere i avtaleperioden. Kunden, aktørene og andre interessenter skal ha tilgang til historiske data, dvs. aksjonsresultatene fra alle gjennomførte auksjoner og konverterte aksjonsresultater. Følgende skal være vist som historiske data i Auksjonssystemet: Data pr auksjon: Auksjonsidentifikasjon, navn på auksjonen, dato for gjennomføring, tidspunkt for frist for åpningsbud, auksjonens starttid og sluttid, minste og største fastsatte mengde, minste pris og minste tillatte prisøkning, ordinær tollsats. Til hver auksjon skal det knyttes data om deltakende aktører. En opplisting som viser alle aktørene som deltok i auksjonen; aktørens navn og kontaktinformasjon (adresse, telefonnummer og e-postadresse) og deres tildelte mengde og pris. Dette gjelder både aktører som ble tildelt kvote og aktører som ikke fikk tildelt kvote. Auksjonsdata skal sorteres i kronologisk orden og i alfabetisk rekkefølge ut i fra tollkvotens navn Tekniske krav Autentisering og autorisasjon Brukerne av Auksjonssystemet deles inn i tre grupper: Administratorer; Disse er Kundens autoriserte personell, og skal ha spesielle rettigheter til å utføre Administrative oppgaver. Tilgang til administrative oppgaver skal kreve autentisering med brukernavn og passord. Aktør; Tilgang som aktør skal kreve autentisering med brukernavn og passord tildelt av Kundens system MOTIV. Andre interessenter; Har generell tilgang til pågående auksjoner uten å være logget inn i Auksjonssystemet. Disse skal kunne se utvikling og fremdrift i pågående auksjoner samt historiske data om resultat av tidligere auksjoner uten krav om å være godkjente og registrerte av Kunden Sikker kommunikasjon Administrator skal kommunisere med Auksjonssystemet via et sikkert samband, f.eks. VPN. Informasjon som behandles av Administrator, skal ikke sendes i klartekst over internett. Auksjonssystemet må legge til rette for sikker kommunikasjon for Administrator. Auksjonssystemet må legge til rette for sikker kommunikasjon (for eksempel HTTPs) for Aktørene. Med sikker kommunikasjon menes for eksempel VPN, kryptering, autentisering og autorisering i Auksjonssystemet, nettverkskonfigurasjon som brannmurer etc., sertifikatoppsett og liknende. Side 10 av 15

11 Overføring av data mellom Kundens fagsystem MOTIV og Auksjonssystemet skal gå via et sikkert samband, for eksempel VPN. Informasjon fra og til Kundens fagsystem MOTIV skal ikke sendes i klartekst over internett. I bilag 2 fremgår Leverandørens løsning for sikker samband og kommunikasjon Sporbarhet, revisjon og loggføring Det skal være mulig å bruke logger fra Auksjonssystemet som bevis i eventuelle tvister mellom Kunden og aktør mm. vedrørende gjennomføring av auksjoner. I forbindelse med en auksjon skal det som minimum logges: - Auksjonsidentifikasjon - Navn på auksjonen - Aktørens organisasjonsnummer - Aktørens navn - Aktørens eventuelle kredittgrense - Dato og klokkeslett for et bud (dd.mm.åå, tt.mm.ss) - Aktørens IP-adresse - Pris - Eventuelle autobud - Mengde - Pålogging og utlogging av brukere, både aktører og administrator - Endringer som gjøres av Administrator Ut over det som er angitt om logging ovenfor, gjelder at alle endringer av et dataelement skal loggføres med en entydig identifikasjon. Det skal i ettertid være mulig å finne ut: - Hvem som har utført endringen - Tidspunktet for endringen - Gammel verdi av dataelementet - Ny verdi av dataelementet Kunden skal kunne hente ut loggene fra Auksjonssystemet, skrive loggene ut på lokale skrivere eller bearbeide disse videre. Leverandøren har ansvaret for alle endringer i Auksjonssystemets funksjonalitet og infrastruktur, og skal til enhver tid ha oversikt over hvilke endringer som er utført. Logger skal kun være tilgjengelig for Administrator og Leverandøren. Leverandøren er ansvarlig for at det logges korrekte data i Auksjonssystemet, og at konfidensialitet og integritet er godt ivaretatt for alle loggdata. Kunden kan be om innsyn i Leverandørens rutiner og prosesser for logg-oppbygging og logg-håndtering Web-baserte grensesnitt Historisk data skal være tilgjengelig i et web-basert grensesnitt som ikke krever pålogging. Adressen til det web-baserte grensesnittet bør kunne aksesseres som en egen adresse i Kundens domenenavn. Aktørene skal ha tilgang til Auksjonssystemet gjennom et web-basert grensesnitt. Adressen til web-basert grensesnitt bør kunne aksesseres som en egen adresse i Kundens domenenavn. Administrator skal ha tilgang til Auksjonssystemet gjennom et web-basert grensesnitt. Adressen til webbasert grensesnitt bør kunne aksesseres som en egen adresse i Kundens domenenavn. Web-basert Side 11 av 15

12 grensesnitt for Administrator skal være adskilt fra web-basert grensesnitt for tilgang til historiske data og web-basert grensesnitt for Aktører som deltar i auksjoner. Web-baserte grensesnitt for historiske data og aktør skal ha grafisk utforming i henhold til Kundens designmanual og se ensartet ut i tråd med Kundens andre IT-systemer rettet mot brukere av systemene. Konfigurering av Auksjonssystemet når det gjelder websider og grafisk utforming gjennomføres i Etableringsfasen og kan tilpasses Kundens designmanual for grafisk utforming i løpet av avtaleperioden. Beskrivelse av Kundens grafiske profil fremgår av bilag 3. I bilag 2 fremgår Leverandørens løsning. Skjermbilder kan brukes for å illustrere de web-baserte grensesnittene. Aktører bruker en forskjellige nettlesere mot Auksjonssystemet. For å sikre at aktørene får nødvendig tilgang til Auksjonssystemet for å få auksjonsdata og kunne delta i auksjoner, skal Auksjonssystemet støtte aktuelle nettlesere. Eksempel på nettlesere som aktører bruker per november 2014 er blant annet Internett Explorer versjon 10 og oppover, Google Chrome versjon 38 og oppover, Mozilla Firefox versjon 32 og oppover og Safari versjon 7.x og oppover. Leverandøren er ansvarlig for å holde Auksjonssystemet kompatibelt med utgivelse av nye versjoner av nettlesere i avtaleperioden Miljø Leverandøren plikter å stille relevant maskinvare og øvrig infrastruktur som sikrer tilgang til Auksjonssystemet til disposisjon for Kunden. Leverandøren skal drifte og overvåke maskinvare, infrastruktur og Auksjonssystemet på en måte som sikrer Kunden tilgang til Auksjonssystemet i henhold til krav om servicenivå. Leverandøren står fritt til å velge teknisk plattform for Auksjonssystemet, men plattformen skal ikke medføre krav til endringer i MOTIV eller i grensesnittet mellom MOTIV og Auksjonssystemet. Kunden skal ha tilgang til et produksjonsmiljø og tilgang til å utføre testaktiviteter. Dersom testaktiviteter løses ved et eget testmiljø bør testmiljø og produksjonsmiljø i så stor grad som er mulig og hensiktsmessig holdes like hverandre. Det bør være mulig å integrere Kundens testmiljø med et slikt testmiljø for Auksjonssystemet. Det skal også være mulig for aktørene å delta i testauksjoner. Slike muligheter skal være tilgjengelige både under Etableringsfasen og for øvrig i avtaleperioden. Alle data og logger skal fremkomme på samme måte som under tilrettelegging og gjennomføring av reelle auksjoner, inkludert historiske testdata. Det skal ikke kunne forekomme blanding av testdata og data fra reelle auksjoner. Reglene for tilgang til testdata skal være de samme som for data fra reelle auksjoner. Resultatet av testauksjoner annulleres og data overføres ikke til historiske data. Kunden ønsker gode og forsvarlige testfasiliteter under kontrollerte forhold, og som er brukervennlige for administrator og aktører. Det er ønskelig at tilbudte testfasiliteter legger til rette for at Kunden kan lære opp aktører i bruk av Auksjonssystemet. Leverandøren skal beskrive hvordan testing skal utføres i Auksjonssystemet i bilag Brukerstøtte og utvidet beredskap 7.1. Brukerstøtte til Kunden Kunden skal ha tilgang til en brukerstøtte hos Leverandøren. Kundens krav til brukerstøtte er: Brukerstøtten skal være tilgjengelig for Kunden hele den kritiske perioden. Kunden skal kunne ha kontakt med brukerstøtten, primært via ett telefonnummer, sekundært via e- post og/eller web. Side 12 av 15

13 Kunden skal via brukerstøtten kunne rette forespørsler til Leverandøren, få kontakt med en fastsatt kontaktperson, annet nøkkelpersonell, bestille tjenester, melde feil, gi supplerende opplysninger i en sak, m.m. Kunden skal via web, e-post eller telefon fortløpende kunne følge arbeidet med f.eks. feilsøking og feilretting, status i arbeidet med en bestilt tjeneste m.m. Leverandøren skal oppgi responstider på brukerstøtte i kritisk periode og periode som utenom den kritiske perioden. I bilag 2 fremgår Leverandørens løsning Utvidet beredskap Kunden kan bestille utvidet beredskap hos Leverandøren. Med utvidet beredskap menes at Leverandørens ressurser skal være tilgjengelig for kunden, og at Leverandørens ressurser utfører arbeid senest innen én time etter at Kunden tar kontakt med Leverandørens avtalte ressurs. Kunden skal varsle minst fem dager i forveien om at Kunden har behov for utvidet beredskap. I varselet skal Kunden oppgi tidsrommet for utvidet beredskap. Kontaktprosedyren (kontakt og hvilke ressurs) avtales i forkant av dette tidsrommet. Kunden kan bestille utvidet beredskap virkedager og offentlige fri- og helligdager, med unntak av slike dager knyttet til påske og jul. Vederlag for utvidet beredskap er angitt i Bilag Generelle krav til Auksjonstjenester 8.1. Krav til Leverandørens personell og kompetanse Leverandøren plikter å sørge for at personer som utfører endringer, feilrettinger, feilsøk, brukerstøtte og andre oppgaver mot Kunden, har tilstrekkelig kompetanse, erfaring og innsikt i infrastruktur, Auksjonssystemet og Kundens bruk av Auksjonssystemet, slik at oppgavene blir utført effektivt og på en trygg måte. Utskifting av personell skal ikke påføre Kunden kostnader eller påvirke driftstjenesten Krav til Kundens personell og kompetanse Kunden skal foreta bestillinger og koordinere aktiviteter hos Leverandøren gjennom autoriserte, fastsatte personer. Bilag 6 inneholder en ajourført oversikt over Kundens nøkkelpersoner. I sammenheng med bl.a. endringer, test, oppdatering eller feilsøking, skal Leverandøren ha tilgang til relevant kompetanse hos Kunden eller Kundens tredjepart Krav til språk For å sikre en effektiv kommunikasjon mellom partene, kreves det at ressurser som har kontakt med Kunden, behersker norsk, skriftlig og muntlig, på tilfredsstillende nivå i alle ledd av avtalen, herunder rapporter, møter, dokumentasjon, og andre tjenester. I muntlig kommunikasjon aksepteres det dansk og svensk og engelsk Sikkerhet Konfidensialitet Leverandøren er ansvarlig for at krav til konfidensialitet overholdes i Auksjonssystemet. Dette gjelder for hvilke data som skal være tilgjengelig for de forskjellige brukerne av systemet (Administrator, Aktør, øvrige interessenter, Leverandøren). For IP-adresser og eventuelle personopplysninger som Leverandøren mottar i henhold til avtalen, skal Leverandøren oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven og Side 13 av 15

14 personopplysningsforskriften, herunder særlig personopplysningslovens med forskrifter. Leverandøren skal ha rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens 2-6 skal skje ved at Leverandøren melder avviket til Kunden. Kunden har ansvaret for at avviksmelding sendes Datatilsynet Sikkerhetskopiering, gjenoppretting av data, tap av data Data og system i Produksjonsmiljøet skal sikres slik at ikke noe går tapt ved driftsavbrudd eller ved feil håndtering av data. Leverandøren er ansvarlig for at det tas sikkerhetskopier av data i Auksjonssystemet og for gjenoppretting av data ved eventuelle feil eller utfall av tjenesten. Gjenoppretting i den kritiske perioden skal avklares med Kunden før den utføres. Leverandøren er ansvarlig for at sikkerhetskopiering ikke påvirker avtalt servicenivå (se eget kapittel om Servicenivå drift). Krav til sikkerhetskopiering og gjenoppretting av data og system gjelder for både produksjonsmiljøet og ved testaktiviteter Sikring mot virus eller andre eksterne påvirkninger Leverandøren plikter å foreta en fortløpende oppdatering av programvare eller iverksette andre tiltak som sikrer miljøene mot virusangrep eller forsøk på skadelig inntrengning der hvor dette er relevant Autorisering Leverandøren skal ha rutiner og overvåkning som sikrer at kun Leverandørens autorisert personell til en hver tid har tilgang til Auksjonssystemet og data. Kunden er ansvarlig for å revidere tilgang for Administrator og Aktør. Kunden kan be Leverandøren om å framlegge en rapport som viser brukere og deres rettigheter i Auksjonssystemet, inkludert Leverandørens tilganger System for kvalitet og informasjonssikkerhet Leverandøren bør ha et etablert system for ivaretakelse av kvalitet og informasjonssikkerhet. Systemet bør være bygget på etablerte standarder. Kunden kan be om innsyn i Leverandørens kvalitetssystem/system for å ivareta informasjonssikkerhet. For IP-adresser og eventuelle personopplysninger kan Kunden avtale at det gjennomføres sikkerhetsrevisjoner jevnlig. Revisjonen kan omfatte gjennomgang av rutiner, stikkprøvekontroller, mer omfattende stedlige kontroller og andre egnede kontrolltiltak. Leverandøren skal i så fall gi nødvendig bistand til dette Krav til behandling av personopplysninger For behandling av eventuelle personopplysninger, herunder IP-adresser gjelder særlige krav til behandlingen. Formålet med behandlingen av IP-adresser er å sikre identifisering av aktører for å avdekke anbudssamarbeid i strid med konkurranseregler. Leverandøren har ikke råderett over disse opplysninger og kan ikke behandle denne opplysninger til egne formål. Leverandøren skal følge de rutiner og instrukser for behandlingen som Kunden til enhver tid har bestemt. Leverandøren plikter å bistå Kunden slik at Kunden kan ivareta eventuelt ansvar etter personopplysningsloven med forskrift. Side 14 av 15

15 8.5. Myndighetskrav, avtalen kapittel 9 Krav til leveransen etter generelt og sektorspesifikt regelverk: Nr. Krav etter 1 Personopplysningsloven lov av nr Personopplysningsforskriften forskrift av nr Offentleglova lov av nr Offentlegforskrifta forskrift av nr Forvaltningsloven lov av Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltning (eforvaltningsforskriften) forskrift av nr Reglement for økonomistyring i staten. Bestemmelser om økonomistyring i staten 8 Lov om toll og vareførsel (tolloven) lov av nr Forskrift om fordeling av tollkvoter for landbruksvarer (forskrift om fordeling av landbrukstollkvoter) forskrift av nr Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedstat furnksjonsevne (diskrimineringsloven) lov nr. 42, særlig 11 om plikt til universell utformoin av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT). Kunden må til enhver tid rette seg etter de myndighetskrav som gjelder. Leverandøren må påse at angjeldende myndighetskrav følges. Listen nedenfor er ikke uttømmende. 9. Avtalens opphør Alle logger og data som ansees som Kundens forretningsdata, herunder historiske data, må kunne overføres til Kunden i standard format og skal fjernes permanent i Leverandørens system og arkiver før opphør av avtalen, uavhengig av årsak til avtalens opphør. Leverandørens arbeid med å tilrettelegge for datauttrekk og overføring av data honoreres etter medgåtte timer, med mindre avtalen opphører som følge av Leverandørens mislighold. Side 15 av 15