INNKALLING AV REPRESENTANTSKAPET TIRSDAG 26. MAI KL. 17:00 TIL KL. 20:00 I BYSTYRESALEN I KRISTIANSAND

Transkript

1 INNKALLING AV REPRESENTANTSKAPET TIRSDAG 26. MAI KL. 17:00 TIL KL. 20:00 I BYSTYRESALEN I KRISTIANSAND Saksliste Realitetsbehandling : Kristiansand, 18. mai 2009 Sak 03/09 Godkjenning av referat etter møte 8. januar 2009 s. 2 Sak 04/09 Budsjett 2009 s. 3 Sak 05/09 Årsmelding 2008 s. 8 Sak 06/09 Årsregnskap 2008 s. 9 Sak 07/09 Møteplan 2. halvår 2009 s. 10 Drøfting: 1. Uttalelse vedrørende utviklingen på Kjevik flyplass. s. 11 Orientering: Ingen saker. Melding: s Referatsaker fra rådmannsutvalget 2. KS følgeforskning: NIVI-notat Status og utviklingsmuligheter for Knutepunkt Sørlandet 3. Saksfremstilling felles klimaplan 4. Prosjekt Fremtidens byer 5. Brev til Agder politidistrikt vedrørende nåværende inndeling i politidistrikter i Kristiansandsregionen 6. Oversikt over tildeling av prosjektskjønnsmidler fra fylkesmennene i 2008 og Godkjennelse LISA prosjektet - landsbygdsutvikling i Skandinavia. Med referanse til reglementets 4 om saksforberedelser er det pr. tid ikke meldt inn saker fra medlemmer av representantskapet innen angitte frist 8 dager før møtet. Det blir servert kaffe, mineralvann og smørbrød. Møtet er åpent for pressen og saksdokumenter legges ut på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside. Forfall meldes snarest på e-post til Grethe.M.Matzow@knutepunktsorlandet.no Per Sigurd Sørensen Leder representantskap og arbeidsutvalg Kjell A Kristiansen Daglig leder Vedlegg: 2 (pdf filvedlegg til e-post innkallingen) Postadresse: Serviceboks 509, 4605 Kristiansand Telefon: Besøksadresse: Tordenskjoldsgate 65, 4614 Kristiansand Organisasjonsnummer: Hjemmeside: 1

2 Sak 03/09 Godkjenning av referat etter møte 8. januar 2009 Referatet etter møte ble sendt medlemmene av representantskapet på e-post etter møtet. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Referatet godkjennes. Vedlegg : 0 2

3 Sak 04/09 Saksbehandler: Budsjett 2009 Kjell A Kristiansen Forslag til vedtak 1. Det fremlagte budsjett for 2009 godkjennes. Innledning Fra 2009 vil kommunene i økende grad merke effekten av den administrative tilpasningen til ny politisk styringsmodell. Det kan forventes at: Aktiviteten i sekretariatet vil avgrenses og konsolideres i forhold til prosjekter og prioriterte fagnettverk/-områder, det vil si: o Opptrapping av næringssamarbeid/iverksettelse felles strategisk næringsplan o Utvikling og forbedring av ny politisk og administrativ styringsmodell og koordinering i forhold til formelle prosesser i eierkommunene o Hovedprosjekt samordning av IT og delprosjekter som følger av denne satsingen o Oppfølging av forstudie samarbeid lønn- og regnskap. I løpet av første halvår vil alle primærnettverk ha gjennomført forstudier og det er etablert langsiktige og forpliktende samarbeidsavtaler som ved behov rulleres og godkjennes av rådmannsutvalget. Det betyr at utviklingen av Knutepunkt Sørlandet samarbeidet i all hovedsak vil initieres og følges opp av fagnettverkene for teknisk, kultur, skole, barnehage og helse, omsorg og sosial. Rådmannsutvalget vil fra 2009 etablere tiltak som styrker kontakten med nettverkene. Endringer Når det gjelder budsjettet for Knutepunkt Sørlandet påpekes som viktigste endringer: I samsvar med vedtak i sak 54 i rådmannsutvalget den 26. oktober 2007 er det innført som prinsipp at medlemskontingenten deflator reguleres fra og med budsjettåret 2009 De fleste budsjettpostene videreføres på 2008 nivå. Unntak gjøres for poster som økes på grunn av eksterne forpliktelser/forhold (husleie, dataleie, regnskapsføring) Sekretariatet ble tilført ett årsverk i 2007 og som ble bemannet fra august Dette årsverket vil i sin helhet bli benyttet til prosjektledelse fra 2009 (IT, lønn- og regnskap med mer). Sekretariatet har innen nåværende budsjettrammer iverksatt midlertidige løsninger som avbøter denne prioriteringen. Sekretariatets sekretærfunksjon 30% har vært kostnadsfri i 2007 og med 60% refusjon i Funksjonen og arbeidsoppgavene som blir utført er viktige og den midlertidige kontrakten videreføres i 2009 og dekkes innen eksisterende lønnsramme. Det må påregnes at stillingen gjøres permanent fra Erfaringsmessig gir kommunenes investering i Knutepunkt Sørlandet sekretariatet merinntekter. I 2008 ble prosjekter og prosesser tilført totalt kr I tillegg kommer refusjoner fra det Europeiske samarbeidsprosjektet DC Noise og en del andre betydelige midler som de ulike Knutepunkt Sørlandet nettverkene og prosjekter skaffer tilveie uavhengig av sekretariatet. 3

4 Budsjettets hovedposter og endringer i forhold til 2008: Detaljbudsjett Pkt Art Lønnsmidler Pensjonsinnskudd KKP Arbeidsgiveravg Lønn Kontormateriell Tidsskrifter og fagblad Matvarer og bevertning Kjøpt tjeneste til produksjon Honorarer Velferdstiltak Regnskapsføring og lønn Revisjonsutgifter IT-tjenester Post, bank, telefon (standard) Annonser, trykking og kunngjøringer Opplæring, kurs, fagmøter Reiser, diett, bil m.v Forsikringer Husleieutgifter Driftsutgifter Inventar og utstyr Innkjøp av edb og audiovisuelt utstyr Konsulenttjenester ikke lønn (forstudier) Kjøp av varer og tjenester Medlemskontingent Inntekter Driftsresultat som kan benyttes til prosjekter Overført til prosjekt Bruk av fonds Driftsresultat

5 Prosjekter og overføringer P-nr. Prosjekt Anvendelse Kostnad Ref./innt. Resultat Eva senteret Overføring til andre Storbyprosjektet Overføring til andre Strategisk næringsplan Iverksetting av vedtak Refunderes av kommunene Drift GIS kartdatabase Drift database + diverse Refunderes av kommunene Interreg Prosjektledelse Refusjon EU Vikarprosjektet Prosjektgjennomføring (telenoravtalen) Avsetning bundet fond Konferanser Diverse konferanser Konferanser Konferanseavgift Samarbeidsavtale KS Styringsmodell og nettverk Refusjon fonds Prosjektmedarbeider Kommunikasjon, utredningsarbeid i sekretariatet med mer Refusjon EU og fonds Sum Overført til drift Budsjettmerknader Pkt. 1.1 Lønnsposten omfatter to årsverk og to midlertidige engasjementer i sekretariatet. Det ene engasjementet forventes dekket gjennom europeiske prosjekter, og med etterslep refusjon ca. 9 måneder. Anslagsvis er mer enn 2/3 av lønnsposten utviklingsarbeid relatert prosjekter og prosesser. Følgelig at mindre enn 1/3 kan karakteriseres som administrativ kostnad. Forholdet tydeliggjøres i virksomhetsplanen for Knutepunkt Sørlandet. Lønnsreserve er 4.0% Pkt. 1.2 og 1.3 Pensjonsinnskudd 2 faste årsverk og 2 midlertidig funksjoner. Pkt Videreføres på 2008 nivå. Pkt Overføres fra 2009 til art Pkt. 1.9 Denne posten skal dekke tiltak rettet mot nettverksledere, primært veiledning og motivasjon i forhold til utøvelsen av denne funksjonen. Pkt og 1.11 Justering 3% og budsjettert etter avtale med hhv Kristiansand Kommune og Arendal revisjonsdistrikt. 5

6 Pkt Driftsavtale med Kristiansand kommune. Justering 3%. Pkt Budsjettposten skal dekke aktiviteter i forhold til ansatte i knutepunkt kommunene og knutepunktets styrende organer. Pkt Husleie i samsvar med avtale med Fylkesmannen i Vest-Agder. Justering 3%. Pkt Innkjøp av materiell som sekretariatet, prosjektgrupper og nettverk benytter i anledning møter på fylkeshuset i Kristiansand og i andre lokaler etter behov. Pkt Frie midler til kjøp av eksterne tjenester i saker som vedtas av arbeidsutvalg, rådmannsutvalg og/eller daglig leder. Pkt Overført nettokostnad prosjekter. P-nr Eierandel EVA-senteret. P-nr Knutepunkt Sørlandet er som deltaker i storbyprosjektet pliktet til en delfinansiering (avsluttes i 2009). P-nr (virksomhetsplan nr. 08) Iverksettelse av felles strategisk næringsplan og den vedtatte opptrappingsplanen. P-nr I samsvar styrevedtak 05/07 dekkes årlige driftskostnader felles elektronisk kart kr og prisjustering og fra 2009 kr til utviklingstiltak GIS-utvalget. Beløpet dekkes av kommunene etter regning og i forhold til innbyggertall. P-nr (virksomhetsplan nr ) Denne posten skal dekke sekretariatets lønnskostnader til forberedende arbeid Interreg. prosjekter og gjennomføring av godkjente prosjekter. Når prosjekter godkjennes vil det bli trukket inntil 5% administrativ kost ved første utbetaling fra EU. Lønnskostnad er ført i knutepunktets lønnsbudsjett og refusjon vil være netto forbedring av driftsresultat. P-nr Det er som del av telefoniavtalen mellom Telenor og Knutepunkt Sørlandet kommunene (minus Iveland kommune) avsatt bundet fond til gjennomføring av vikarprosjektet. Prosjektet gjennomføres i 2009 og avsatt fond brukes i sin helhet. P-nr Det er lagt til grunn erfaringstall tilsvarende konferanseutgifter kr i 2009 hvorav kr faktureres konferansedeltakere. Beløpet dekker konsulentstøtte, honorarer og bevertning. 6

7 P-nr Som følge av omdisponering av ett fast 100% årsverk i sekretariatet vil KS Agder i samsvar med inngått samarbeidsavtale overta sekretærfunksjon samt ansvar for tilrettelegging for henholdsvis arbeidsgivernettverket og økonominettverket. Det er inngått avtale for 2009 og med mulighet for forlengelse. Kostnaden belastes fondsavsetninger IT samordning og hjemles fordi sekretariatet fra 2009 anvender en 100% fast stilling for dette formålet. P-nr Som følge av omdisponering av ett fast 100% årsverk i sekretariatet er det engasjert en prosjektmedarbeider for 2009 og med mulighet for forlengelse. Kostnaden belastes delvis fonds (40%) jfr samme begrunnelse som ovenfor og EU prosjekter (60%) på grunn av arbeidsoppgaver som krever kompetanse innen kommunikasjonsrådgivning. Det er utarbeidet en virksomhetsplan 2009 for sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet, og denne følger saken som utrykt vedlegg. I samsvar med tilråding fra rådmannsutvalget vedtok arbeidsutvalget i møte den 19. februar å fremme slik ENSTEMMIG INNSTILLING TIL REPRESENTANTSKAPET 1. Det fremlagte budsjett for 2009 godkjennes. Utrykt vedlegg: virksomhetsplan 2009 for sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet Vedlegg : 0 7

8 Sak 05/09 Saksbehandler: Årsmelding 2008 Kjell A Kristiansen Se egen pdf fil med hensyn til denne saken. Årsmelding 2008 er trykt opp i samme form som tidligere. Ordførerne har bedt om at ett eksemplar deles ut til hver av by- og kommunestyrerepresentantene i knutepunktkommunene. I samsvar med tilråding fra rådmannsutvalget vedtok arbeidsutvalget i møtet den 28. april slik ENSTEMMIG INNSTILLING TIL REPRESENTANTSKAPET 1. Årsmelding 2008 tas til orientering. Vedlegg: Årsmelding 2008 er pdf filvedlegg til e-post innkalling 8

9 Sak 06/09 Saksbehandler: Årsregnskap 2008 Kjell A Kristiansen Se egen pdf fil med hensyn til denne saken. Når det gjelder inntekter i 2008 ut over det som er budsjettert vises det til følgende tildeling av prosjektskjønnsmidler fra fylkesmannen i Vest-Agder og Aust-Agder: Tildeling 2008 Vest- Agder Aust- Agder Prosjekt Arbeidskraftbehovet Kristiansand kommune Videreutvikling av Knutepunkt Sørlandet helse-, sosial og omsorgstjenester Videreutvikling av Knutepunkt Sørlandet nettverk innen barnehagesektoren Forstudie samarbeid innen kart- og oppmålingsfagene Forstudie teknisk og forstudie kultur Interreg IVA Kattegat/Skagerrak-programmet Forskningsprosjekt Knutepunkt Sørlandet (Universitetet i Agder) Klimaprosjekter i regi av Klimaforum Midlene settes av på øremerket fond i Knutepunkt Sørlandet og betales ut når nettverket/prosjektet sender krav om dette. Vanligvis fremmes slike krav i ettertid, dvs når prosjektet er ferdig. Det betyr at saldo fond i regnskapet pr kan gjenspeile en kapitalbeholdning som er betydelig redusert og også brukt opp på mange av prosjektene. Årsmeldingen 2008 med årsregnskap er trykt opp i samme form som tidligere. Ordførerne har bedt om at ett eksemplar deles ut til hver av by- og kommunestyrerepresentantene i knutepunktkommunene. I samsvar med tilråding fra rådmannsutvalget vedtok arbeidsutvalget i møtet den 28. april slik ENSTEMMIG INNSTILLING TIL REPRESENTANTSKAPET 1. Årsregnskapet for 2008 godkjennes 2. Regnskapsmessig overskudd avsettes på disposisjonsfond. Vedlegg: Årsmelding 2008 med regnskap er pdf filvedlegg til e-post innkalling 9

10 Sak 07/09 Møteplan 2. halvår 2009 Forslag til møteplan: Dato Tidspunkt Aktivitet Tema Vertskap 13.aug.09 09:00 18:00 Rådmannsutvalget Strategimøte Hotell Norge i Lillesand 14.aug.09 09:00-18:00 Rådmenn/ordførere Fellesmøte Hotell Norge i Lillesand 10.sep.09 09:00 15:00 Rådmannsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 24.sep.09 13:00 15:00 Arbeidsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 22.okt.09 09:00 15:00 Rådmannsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand Quality hotel 30.okt.09 09:00-15:00 HTV konferanse Tema avklares senere Sørlandsparken 05.nov.09 09:00 12:00 Arbeidsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 19.nov.09 17:00-20:00 Representantskapet Ordinært møte Bystyresalen Kristiansand 26.nov.09 09:00-15:00 Rådmannsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand I samsvar med tilråding fra rådmannsutvalget, og med en korrigering av møtetidspunkt for arbeidsutvalgets møte den 24. september, vedtok arbeidsutvalget i møtet den 28. april slik ENSTEMMIG INNSTILLING TIL REPRESENTANTSKAPET 1. Møteplan for 2. halvår 2009 godkjennes. Vedlegg: 0 10

11 Saker til drøfting 1. Uttalelse vedrørende utviklingen på Kjevik Leder av Kjevik-rådet, teknisk direktør Ragnar Evensen i Kristiansand kommune, er invitert for å gi en kort orientering om status og hvorledes det arbeides i forhold til utfordringer på Kjevik. Representantskapet vil deretter bli anmodet om å avgi en felles uttalelse som kan sendes sentrale myndigheter og Avinor på vegne av Knutepunkt Sørlandet kommunene. Forslag til felles uttalelse vil bli presentert for representantskapet i møtet. Vedlegg: 0 11

12 Saker til orientering 1. Ingen saker. Vedlegg : 0 12

13 Melding Medlemmene av representantskapet vil bli gitt en kortfattet melding om følgende saker: 1. Referatsaker fra rådmannsutvalget 2. KS følgeforskning: NIVI-notat Status og utviklingsmuligheter for Knutepunkt Sørlandet 3. Saksutredning felles klimaplan 4. Prosjekt Fremtidens byer 5. Brev til Agder politistrikt vedrørende nåværendee inndeling i politidistrikter i Kristiansandsregionen 6. Oversikt over tildeling av prosjektskjønnsmidler fra fylkesmennene Aust-Agder og Vest- Agder i 2008 og Godkjennelse LISA prosjektet - landsbygdsutvikling i Skandinavia. Vedlegg : NIVI-notat er pdf filvedlegg til e-post innkalling 13