IM V1 Rutiner, oppgaver og ansvar for asylsaker i 48- timersprosedyren

Transkript

1 IM V1 Rutiner, oppgaver og ansvar for asylsaker i 48- timersprosedyren 1. Innledning Registrering av og varsling om asylsøkere i 48-timersprosedyren Registrering av asylsøknader for asylsøkere når søknaden skal behandles etter 48- timersprosedyren Varsling fra PU til UDIs ankomstenhet, og fra Ankomstenheten til B Saken tas ut av prosedyren Hvem avgjør om saken skal tas ut av prosedyren? Når skal en sak tas ut av prosedyren? Hva må gjøres om en sak tas ut av prosedyren? Varsling av involverte parter Registrering i DUF Mulig Dublin-sak Planlegging av logistikk Logistikk vedrørende intervju Intervju samme dag som ankomst eller påfølgende dag? Planlegging av intervju samme dag Planlegging av intervju neste dag Logistikk for vedtaksdagen Prosedyreplan og registrering i Kost Booke intervju i KOST Fremgangsmåte i KOST Tildele tolk Intervjulokale Tildeling av advokat i DUF Utfylling av tolkeoppdragsskjemaet NOAS informasjonssamtale med asylsøkeren før intervju Intervju av asylsøkeren Hvem gjennomfører asylintervjuet? Intervju i UDIs lokaler Rutiner og registreringer i DUF ved gjennomføring av intervju Intervju med medfølgende barn PU: utvidet registrering Intervju utenfor UDIs lokaler Trekk av søknad Fremgangsmåte Ofte stilte spørsmål ved trekk av søknad Vedtak og følgebrev rutiner og registreringer i DUF Fatte vedtak Registrer utgående korrespondanse Underretning Utvisningssak Opprette ny sak Skrive forhåndsvarsel og sende til advokat Klagebehandling og begjæring om utsatt iverksettelse Klage blir levert Ta stilling til begjæring om utsatt iverksettelse Klagebehandling Dersom det ikke begjæres utsatt iverksettelse Plikter for saksbehandler på 48-timer/beredskapsvakten Statistikk Hvis DUF er nede... 22

2 1. Innledning Dette vedlegget til internmeldingen for 48-timersprosedyren inneholder detaljerte rutiner vedrørende saksbehandling, logistikk og registreringer i datasystemer for medarbeidere som jobber med 48- timersprosedyren. Flere enheter i UDI og Politiets Utlendingsenhet (PU) har oppgaver i prosedyren. UDIs Ankomstenhet (ANK) har ansvar for å utføre alle logistiske oppgaver. Asylenhet B1 har ansvar for landporteføljen til alle land som omfattes av 48-timersordningen, som sammen med bistandsenheter i asylavdelingen intervjuer og fatter vedtak på ukedagene og følger opp klagesaker. På kveldstid og i helgene er det saksbehandlere fra beredskapslisten for saker i hurtigprosedyre som har ansvar for å intervjue søkerne og fatte vedtak. Hvilke land som inngår i 48-timersprosedyren reguleres av RS V. 2. Registrering av og varsling om asylsøkere i 48-timersprosedyren 2.1 Registrering av asylsøknader for asylsøkere når søknaden skal behandles etter 48- timersprosedyren Det er PU som registrerer søknader om beskyttelse med prosedyrekoden for 48-timersprosedyren i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF), når saken faller inn under 48-timersprosedyren. 2.2 Varsling fra PU til UDIs ankomstenhet, og fra Ankomstenheten til B1 Når en asylsøker som skal behandles i 48-timersprosedyren ankommer, varsler PU Ankomstenheten om dette på Ankomstenhetens vakttelefon. Se telefonnummeret i vedlegget. Ankomstenheten skal be om følgende informasjon om søkeren/søkerne: Antall søkere; Antall barn og deres alder; Søkerens opprinnelsesland og etnisitet; o Dette er særlig viktig når søkeren er borger av Kosovo (kun etniske albanere inngår i 48-timersprosedyren), eller når søkeren har israelsk pass (israelske statsborgere som er etniske palestinere får ikke behandlet saken i 48- timersprosedyren). Når registreringen er planlagt å starte Andre relevante opplysninger; Ankomstenheten varsler deretter B1 (på ukedager, til de som står på vaktlisten den uken, samt ansvarlig for 48-timersprosedyren på enheten) eller beredskapsvakten (kveld/helg/helligdager). 2

3 3. Saken tas ut av prosedyren 3.1 Hvem avgjør om saken skal tas ut av prosedyren? Vedtaksenheten (ukedager) eller kveld/helgevakten beslutter om en asylsøknad skal tas ut av 48- timersprosedyren. Dersom logistiker i Ankomstenheten vurderer det slik at søknaden bør tas ut av prosedyren, må dette meddeles vedtaksenheten med en kort begrunnelse Når skal en sak tas ut av prosedyren? En sak tas ut av prosedyren dersom anførslene ikke er åpenbart grunnløse; det foreligger mistanke om menneskehandel, eller søkeren har blitt innvilget refleksjonsperiode. Disse sakene skal behandles av asylenhet B1. det er saker fra Tanzania; fra jenter under 18 år, anførsler knyttet til tilhørighet til seksuelle minoriteter (LHBTI), anførsler om tvangsekteskap og saker fra personer som er albino. Disse sakene skal behandles av asylenhet C4. det er saker fra Ghana; fra jenter under 18 år, anførsler knyttet til tilhørighet til seksuelle minoriteter (LHBTI) og anførsler om tvangsekteskap. Disse sakene skal behandles av asylenhet C4. det er saker fra Namibia og Botswana hvor søkeren har anførsler knyttet til seksuelle minoriteter (LHBTI). Disse sakene skal behandles av asylenhet C4. det er saker fra India; enslige kvinner. det opplyses om svært alvorlige fysiske eller psykiske helseproblemer (særlig relevant for Kosovo). søkeren har ektefelle eller samboer som faller inn under normalsaksprosedyren (NS) eller 3- ukersprosedyren (3U). saken skal behandles av Dublinenheten: o Om en 48-timerssøker har blitt innvilget beskyttelse i et annet land. Dublinenheten behandler slike saker etter utlendingsloven 32 1a. o Øvrige 48-timerssaker er som hovedregel unntatt dublinbehandling, jf. o RS UDI følger imidlertid PUs anbefalinger. Konsulter PU dersom søkeren er fra Moldova. 48-timerssøkere med Eurodac-treff i Hellas skal uansett ikke returneres dit. o Se også punkt Hva må gjøres om en sak tas ut av prosedyren? Varsling av involverte parter Dersom saken blir tatt ut av prosedyren, skal logistiker i Ankomstenheten gi de involverte partene beskjed. Dette gjelder advokaten, tolken (hvis allerede tildelt og booket), Region- og mottaksavdelingen og transport/vektere (dersom bestilt til vedtaksdag). Dersom tolken får beskjed om avlysningen mindre enn 24 timer før oppdraget skal han/hun ha betaling for to timer. Fylkesmannen i Oslo og Akershus skal betale tolken for vedtaksdagen ved avlyst vedtaksforkynning. Skriv ut vanlig tolkeoppdragsskjema fra KOST. Skriv avlysning, stemple med UDIstempel, signér og gi til tolken. 3

4 Registrering i DUF Hvis en søknad tas ut av prosedyren, skal saksbehandler (i asylenheten eller beredskapsvakt): umiddelbart endre prosedyrekoden i DUF og varsle mottaket. Saken skal ikke lenger stå oppført som en 48-timerssak. oppdatere 48-timerslisten på K-disken slik at det fremgår at den er tatt ut av prosedyren. Dette gjøres straks saken blir tatt ut av prosedyren. gi beskjed til asylenhet B1 om årsaken til hvorfor saken er tatt ut av prosedyre. I tilfelle beredskapsvakten tar en sak ut av prosedyre, må de også huske dette Mulig Dublin-sak Om en sak tas ut av 48-timersprosedyren av grunner som nevnt i punkt 3.2, må saksbehandler se om det foreligger opplysninger i saken som tilsier at den skal følge Dublin-sporet. Kontakt Dublinenheten (se Udisia for hvilken Dublingruppe som skal kontaktes) for å følge dette opp. 4. Planlegging av logistikk Ankomstenheten planlegger logistikk for saker som inngår i 48-timersprosedyren Logistikk vedrørende intervju Intervju samme dag som ankomst eller påfølgende dag? Ankomstenheten vurderer om intervjuet skal avvikles samme dag eller påfølgende dag, når det ankommer en asylsøker som skal behandles i 48-timersprosedyren. I vurderingen må Ankomstenheten ta hensyn til: At saksbehandlingen (intervju, vedtak og oppfølging av begjæring om utsatt iverksettelse) skal være ferdig innen 48 timer. Timene regnes fra det tidspunktet PU er ferdig med å registrere asylsøkeren, dvs. tidspunktet PU har skrevet til slutt i registreringsskjemaet, til beslutningen om utsatt iverksettelse tas av saksbehandler. Tolketilgangen: Dersom det er umulig å få tak i tolk til samme dag må intervjuet utsettes til tolk er tilgjengelig. Hvor lenge søkeren har sittet hos PU under registreringen. Det er ikke hensiktsmessig å intervjue en utslitt søker, eller å intervjue barnefamilier som har ventet lenge. At det også skal settes av tid til informasjonssamtale med Norsk Organisasjon for Asylsøkere (NOAS) før intervjuet. Om intervjuer rekker å få gjennomført intervjuet før kl. 16: Planlegging av intervju samme dag Følgende oppgaver skal Ankomstenheten gjøre: Bestille tolk til asylintervjuet 4

5 Hvis du ikke får tak i noen av tolkene i KOST kan du bruke tolkeportalen ( Tolkene i tolker ikke vanligvis for Utlendingsdirektoratet (UDI) og må derfor fylle ut et registreringsskjema og en tolkeavtale før oppdrag. Disse leveres til Språkenheten. Skjemaene for tolker fra tolkeportalen finnes på Ankomstenhetens område i mappen for 48timerssaker Gi NOAS beskjed om at det har kommet en søknad fra en asylsøker som skal behandles etter 48-timersprosedyren, og som trenger informasjonssamtale. o Sett opp prosedyreplan: KOST Hovedrutiner 48-timersprosedyre Generer prosedyreplan. o Når du generer prosedyreplan kommer det automatisk opp tider. Disse må tilpasses. Sett av 3 timer fra vedtak til begjæring om utsatt iverksettelse og 1 time fra begjæring om utsatt iverksettelse til ja/nei til utsatt iverksettelse. Hvis KOST ikke fungerer kan du lage en prosedyreplan manuelt. Malen finnes på Ankomstenhetens område i mappen for 48timerssaker under logistikk. Prosedyreplan sendes saksbehandleren som skal fatte vedtak. Dersom det er registrert flere søkere må prosedyreplanen tilpasses dette. Det finnes et eget tidsfordelingsskjema på Ankomstenhetens område i mappen for 48timerssaker Planlegging av intervju neste dag Bookes av logistikkansvarlig i Ankomstenheten. Dersom det er ankommet flere søkere må logistikkansvarlig tilpasseprosedyreplanen i forhold til dette. Tidsfordelingsskjema i Ankomstenhetens mappe på K-disk benyttes til dette. Logistikkansvarlig i Ankomstenheten kan utsette booking av tolk til vedtaksdagen og varslingen av advokaten til intervjuet er gjennomført, hvis det finnes indikasjon på at saken kan trekkes Logistikk for vedtaksdagen Planlegging av logistikk kan gjøres når intervjuet er gjennomført. Dette gjelder særlig dersom det er sannsynlig at saken trekkes. Forkynningstidspunktet er normalt klokken 11.00, men kan være et annet tidspunkt. Sjekk prosedyreplanen. Følgende oppgaver skal logistikkansvarlig i Ankomstenheten gjøre: Booke tolk til vedtaksdagen. Dette kan gjøres mens du ringer tolker for å booke intervju. I noen tilfeller, for eksempel hvis det er mulig at søkeren kan trekke søknaden, er det best å vente med å bestille tolk for vedtaksdagen til etter intervjuet. En av advokatene som har vakt må få beskjed om å møte for vedtaksforkynning. Advokatturnusen finner du på KOST Hovedrutiner Advokatturnus. Bestille kvinnelig advokat til kvinnelige søkere som ønsker det. Tildele advokaten i DUF og lage tolkegodtgjøringsskjema i KOST. Bestille transport til søkeren. Returtransport kan bestilles når advokatsamtalen er over. 5

6 Sørge for at det finnes et ledig kontor hvor advokaten kan ha samtale med søkeren. Sette frem pc-ene som vi har tilgjengelig for advokatsamtaler. Advokat skal ha kopi av alle dokumenter i saken. Tolken som brukes på vedtaksdagen skal godtgjøres av Fylkesmannen. Vi må likevel skrive ut tolkegodtgjøringsskjemaet fra KOST. Dersom vedtaket påklages og det begjæres utsatt iverksettelse, videreformidles dette til saksbehandler. Advokaten skal helst sende klagen via edialog. Hvis det ikke er mulig, kan logistiker ta imot klagen, scanne den og legge den til i DUF. 5. Prosedyreplan og registrering i Kost Logistiker i Ankomstenheten setter opp prosedyreplan for saker som inngår i 48- timersprosedyren. Det gjøres på følgende måte: Åpne 48-t bildet i KOST (Hovedrutiner 48-t prosedyre) Følgende skjermbilde kommer på skjermen: Velg en søker av gangen ved å sette markøren i feltet til venstre foran Fknr og klikk på «Generer prosedyreplan». KOST generer datoer og tidspunkter automatisk. Legg inn korrekte datoer/tidspunkter. Husk 48 timer fra klokkeslettet som er notert som ferdig registrert iregistreringsskjemaet til beslutning om utsatt iverksettelse, og 3 timer fra forkynning til begjæring om utsatt iverksettelse. Pass på ektefellers klokkeslett, de kan være ferdig registrert på ulike tidspunkt og da må det tas hensyn til det tidligste tidspunktet slik at fristene overholdes i alle sakene. 6

7 6. Booke intervju i KOST Det er logistiker i Ankomstenhetens oppgave å booke og registrere intervjuet i KOST Fremgangsmåte i KOST Bookingen starter med Asylsøkerbildet i KOST. Når man åpner «Asylsøker-bildet» kan man skrive ønsket DUF-nummer direkte i det øverste feltet til venstre og klikke på ENTER. Dersom man allerede har vært i Asylsøkerbildet må man starte alle søk ved å «Angi søk» (nederst til venstre), skrive ønsket FK-nummer, reg. nummer eller evt. fødselsdato i et av de relevante feltene, og klikke på «Utfør søk» (andre felt fra venstre i den nederste linjen). Feltet for «Unntatt behandling» skal brukes når saken av diverse årsaker ikke skal bookes til intervju. Disse årsakene kan enten velges manuelt, eller er direkte overført til feltet via DUF. Dersom en sak er unntatt for behandling, skal den ikke lenger dukke opp i 48-timersbildet. Det kan være lurt å bruke dette feltet hvis det for eksempel er mange medfølgende barn som ikke skal høres da blir 48-timersbildet mer oversiktlig og lettere å jobbe med. Husk I så fall å informere saksbehandler om at det er medfølgende barn som ikke har egen prosedyreplan. Fortsett i språkfanen nederst til venstre (kun nødvendig dersom søker er lagt inn manuelt i KOST eller språk ikke er overført fra DUF): «Kost-språk» brukes for å registrere manuelt språket/ene som søkeren snakker. Informasjon om hvilke/t språk søkeren snakker finner man ofte i registreringsskjemaet. Der velger man M eller F for morsmål og fremmedspråk, og et av språkene fra listen ved siden av. Tolk bestilles på bakgrunn av ønsket intervjuspråk i registreringsskjemaet. I merknadsfeltene som gjelder asylsaken og asylsøkeren skal man skrive opplysninger som kan være relevante for andre i Ankomstenheten å vite, og informasjon til intervjueren eller informasjon knyttet til gjennomføring av asylintervjuet. Opplysningene som legges inn må være i henhold til Personopplysningsloven. Opplysninger som ikke har relevans for asylintervjuet skal ikke registreres i dette feltet. All informasjon skal avsluttes med dato og initialene.når alt er sjekket skal selve intervjuet registreres. Ved å dobbeltklikke på «Intervju» (nederste linje, høyre) i asylsøkerbildet får man spørsmål om man ønsker å booke et intervju eller ikke, dersom søkeren tidligere ikke har vært intervjuet (se a nede). 7

8 Hvis man svarer «Ja» åpnes det et «Intervju-bilde», og en booking blir automatisk registrert. En del data overføres automatisk til dette bildet, inkludert personalia, nasjonalitet, DUF-nummer og bosted. Saken forsvinner fra bookinglistene. Intervjudato kommer opp automatisk (en uke i forveien), men man kan overkjøre den og velge dato fritt enten ved å skrive direkte i dato-feltet, eller ved å klikke på pilen ved siden av, slik at man får opp en kalender. Varigheten på 48-timersintervjuer varierer, men sett av minimum 2 timer. Tolken får uansett betalt for tolketiden. Det viktigste er riktig oppstartstidspunkt (Husk at NOAS betaler tolken selv). Man velger språk på grunnlag av ønsket intervjuspråk i registreringsskjemaet. Tolk velges ut fra kvalifikasjoner og retningslinjer gitt av enheten Språk. De best kvalifiserte tolkene kommer øverst på listen. Tolkens telefonnummer dukker opp i feltet ved siden av, og ved å dobbeltklikke på telefonnummeret får man opp i tolkens personbilde. 8

9 6.2. Tildele tolk Her får man tolkens personalia og kontaktinfo og diverse opplysninger som kan hjelpe bookeren til å finne den best egnede tolken for oppdraget. Tolken skal ved oppringing få oppgitt intervjudato- og sted, språk (for de tolkene som tolker på flere språk), oppmøtetidspunkt, og søkerens nasjonalitet og antall saker. Dersom det foreligger spesielle forhold som kan påvirke tolkens arbeid må tolken informeres om dette når oppdraget bestilles. Tolken skal kun gis informasjon som er nødvendig for at han eller hun skal kunne gjennomføre oppdraget. Om det fremsettes ønske om det og det er mulig, skal det tildeles kvinnelig tolk til kvinnelig søker, særlig ved mistanke om voldtekt, overgrep og lignende. Dersom tolken takker ja til oppdraget, skal ruten foran navnet på tolken i «Intervju-bildet» krysses av. Dette betyr at oppdraget er bekreftet Intervjulokale Rom velges ut fra listen for det aktuelle intervjuetstedet. Intervju skjer vanligvis i Calmeyers gate. 9

10 7. Tildeling av advokat i DUF Ankomstenheten tildeler advokat i DUF på følgende måte: Gå inn på «Verktøy» og velg «Advokattildeling». Klikk på «Legg til ny person» (alt+n) for å legge til den aktuelle søkeren. Søk opp den aktuelle søkeren og klikk på «Velg». Søkeren blir lagt til i oppgaveboksen. Legg til prosedyrekode ved å klikke på «Rediger sakskategori». Marker søkeren/søkerne du vil tildele advokat til og marker den valgte advokat og klikk på «Koble advokat til valgte personer». Hvis du får spørsmål om å registrere returadresse, svarer du nei. Marker søkeren (er det flere søkere må de markeres en etter en for generering av brev) og klikk på «Generer brev til advokat». Velg riktig tildelingsbrev (48t), og gjør evt. endringer i dokumentet. Klikk på «Lagre og lukk». Send tildelingsbrevet til advokaten via edialog. Klikk på «Skriv ut alle brev». (må gjøres selv om brevet er sendt via edialog, trinnet er obligatorisk i DUF). Klikk på «Oppdater registrerte advokater», vent til søkeren forsvinner fra bildet og klikk «OK» for å avslutte. Gå inn i advokatturnusen i KOST og fyll inn antall saker. NB! Kun voksne søkere! 8. Utfylling av tolkeoppdragsskjemaet Logistiker i Ankomstenheten fyller ut dette tolkeoppdragsskjemaet slik: Åpne 48-timersbildet i Kost (Hovedrutiner 48-t prosedyre) 10

11 Velg «Ny advokatsamtale», legg inn advokat, tidspunkt for vedtaksforkynning (3 timer) og tolk. Dobbeltklikk på søkerens navn i listen til høyre for å få søkeren opp i advokatsamtalelisten. Klikk på «Tolkeoppdragsskjema». Skriv ut. 9. NOAS informasjonssamtale med asylsøkeren før intervju NOAS kan bruke tolker fra UDIs tolkepool, men skal betale tolkene fra eget budsjett og har egne timelister. NOAS timelister for tolker ligger på K-disken og kan hentes frem for NOAS-personell dersom de har glemt å ta det med seg. Se i mappen for 48timerssaker. Informasjonssamtalen kan foregå i UDIs lokale på Calmeyers gate eller i NOAS sine kontorer på Refstad mottak. Hvis informasjonssamtalen foregår i UDIs lokaler skal Ankomstenheten vise informasjonsfilmen til asylsøkeren før NOAS kommer. 10. Intervju av asylsøkeren Hvem gjennomfører asylintervjuet? Asylenhet B1 og bistandsenheter (ukedager) eller bakvakt (helg/helligdager) gjennomfører intervjuene i 48-timersprosedyre. I enkelte saker tar imidlertid PU en utvidet asylregistrering. Se punkt Intervju i UDIs lokaler Intervjuene foregår i utgangspunktet i Calmeyers gate. Ankomstenheten fordeler intervjulokale Rutiner og registreringer i DUF ved gjennomføring av intervju Gå til arbeidsprosesser, velg «ASA/OPA enkeltsaker», deretter «UDI gjennomfører asylintervju». Velg riktig intervjumal (240-Intervjumal voksen-normal sak/241-intervjumal medfølgende barn). Marker intervjumalen, klikk på «Legg konseptet til listen» (alt+n). 11

12 Åpne intervjukonseptet ved å trykke på Word-knappen (alt+w) Etter at du har åpnet konseptet bør du trykke på grønne haken i konseptvelgeren og lukke den ved å trykke lukk. Konseptet blir da lagret både mot DUF og filserver. Fordel oppgaven til saksbehandler som skal fatte vedtak i saken. Hvis DUF er nede finner du intervjumalene på Ankomstenhetens område i mappen for intervjumaler under 48timerssaker Intervju med medfølgende barn Medfølgende barn i 48-timersprosedyren har også rett til å bli hørt. Hvis barnet ønsker å bli hørt, gjennomfør samtale som vanlig. Hvis barnet ikke ønsker samtale med UDI, så må dette registreres: Fyll ut skjemaet i RS V elektronisk, skriv det ut og få barnet til å signere på at det ikke ønsker samtale. Den elektroniske kopien legges til som dokument i barnets sak slik at det fremkommer av DUF at barnet har blitt spurt om det ønsker samtale, men at barnet ikke ønsker det. Den signerte kopien legges til som vedlegg til intervju i saken til en av foreldrene PU: utvidet registrering I enkelte saker tar PU utvidet asylregistrering. I de fleste sakene skyldes dette at asylsøkeren kun påberoper seg sosio-økonomiske vansker, samt at det ikke foreligger alvorlige helseproblem. Se RS Se også RS for andre saker hvor PU kan foreta utvidet asylregistrering. Etter at PU har foretatt en utvidet asylregistrering, må saksbehandler vurdere om saken er tilstrekkelig opplyst. Hvis UDI har behov for ytterligere opplysninger i saken, gjennomføres intervju på vanlig måte Intervju utenfor UDIs lokaler Det kan i sjeldne tilfeller være at asylintervjuet må gjøres utenfor UDIs lokaler, for eksempel hvis søkeren er fengslet eller ved andre omstendigheter. I slike saker etterregistreres intervjurapporten i saken. Intervjumaler finnes på Ankomstenhetens område i mappen for intervjumaler under 48timerssaker. 12

13 11. Trekk av søknad Fremgangsmåte En del 48-timerssøkere trekker søknaden, enten under NOAS-samtalen i forkant av asylintervjuet, eller i løpet av asylintervjuet. Saksbehandler skal da: Følg rutinebeskrivelsene i RS Hvis asylsøkeren trekker søknaden under intervjuet, skal du: Fyll ut skjemaet RS V Kopier innholdet over i et word-dokument, fyll det ut, skriv ut dokumentet og få søkeren til å signere på det. Legg til den elektroniske kopien i DUF slik at den blir umiddelbart tilgjengelig i DUF, og send den signerte versjonen til skanning. Se punkt i DUF brukerveiledningen for «Korrespondanse» på UDIsia for hvordan man gjør dette. Registrer henleggelse i DUF med riktig henleggelsesgrunn. Send tverretatlig melding til PU, med melding om «Søknad trukket, for utreisekontroll» Send søkeren til PU for å få tilbake eventuelle reisedokumenter. Send e-post til transittlogistikk@udi.no, og oppgi DUF-nummer på personen som har trukket søknaden Ofte stilte spørsmål ved trekk av søknad I forbindelse med trekk av søknad, er det mange søkere som har spørsmål rundt konsekvensene ved å opprettholde eller trekke søknaden. Svarene på de vanligste spørsmålene er: Om søkeren trekker søknaden før vedtak, vil han/hun ikke bli utvist fra Norge og Schengen. Konsekvensen av å opprettholde søknaden er at søkeren med stor sannsynlighet vil bli utvist fordi de aller fleste 48-timerssaker blir vurdert som åpenbart grunnløse. o Mange 48-timerssøkere har eller har hatt ulike typer opphold i naboland, for eksempel at de har arbeidet i Hellas eller Italia. Utvisning fra Schengen vil gjøre at de ikke kan ta lovlig opphold det neste året i disse landene. Søkeren må til PU for å få tilbake eventuelle reisedokumenter. UDI gir ikke returstøtte, så søkeren må betale for egen hjemreise. Om søkeren ikke har penger til dette, vil PU bortvise vedkommende og uttransportere han/hun på statens regning. Søkeren vil da stå i gjeld til den norske staten om han/hun returnerer til Norge. Søkeren mister mottaksplassen. Om søkeren ikke trekker søknaden, vil han/hun bli boende på mottak inntil vedkommende blir uttransportert fra Norge. 13

14 12. Vedtak og følgebrev rutiner og registreringer i DUF Fatte vedtak Vedtakene fattes av asylenhet B1 og bistandsenhetene i ukedagene og bakvakten på kveldene og i helgene. Fremgangsmåten i DUF er: Bestem vedtak (ved bruk av vedtaksmodulen): Samme fremgangsmåte som i ordinære åpenbart grunnløse saker: Avgjørelseskategori: Flukt: Asyl Avgjørelse: Utl Avslag beskyttelse FLUKTASYLAVSLAG Favoritter: Åpenbar grunnløs og bortvis eller forlat Bortvisning eller forlat: o Ikke EU/EØS-borger: Som hovedregel fatter UDI vedtak om bortvisning (jf. Utf eller 5-3 2), med mindre søkeren på vedtakstidspunktet har oppholdt seg en lengre periode i Norge, og det ikke er sannsynlig at vedtaket kan iverksettes innen 3/6 måneder fra søkeren kom til Norge. I slike tilfeller fatter vi forlatvedtak. o EU/EØS-borger: Skal ha vedtak om forlat (jf. Utl 55) Skriv vedtaket: Velg ASA prosjektmal. Dersom søkeren er EU/EØS borger må nick 2319 benyttes under oppsummering av vedtaket. I saker hvor PU har foretatt utvidet asylregistrering fordi søknaden er begrunnet i sosioøkonomiske vansker (jf. punkt 10.5), sett inn nick 9025 under punkt 7.1, og kort gjengi opplysningene fra asylregistreringen. Dersom søkeren er EU/EØS-borger må favoritt 2346 brukes i slutten av vedtaket, under konsekvenser av UDIs vedtak. Registrer vedtak (hovedvedtak) Kontroller at vilkårene er utfylt riktig. Registrer flere vedtak (tilleggsvedtak) Ikke EU/EØS-borger: Som hovedregel fatter vi bortvisningsvedtak (jf. Informasjon over). utf 5-3 første ledd: Mangler godkjent reisedokument eller visum. utf 5-3 andre ledd: Har reisedokument, visum eller er visumfri, men har søkt om asyl. EU/EØS-borger: Forlatvedtak o utl 55 Hopp over trinnet Oversending for tildeling av advokat 14

15 12.2. Registrer utgående korrespondanse Klikk på punktet «Opprett utgående korrespondanse/saksoverføring» Postklienten åpner seg med vinduet for postregistrering, med søkerens DUF- nr. og navn ferdig utfylt. Vedtaket skal være åpnet i PDF-vinduet til høyre, og er allerede lagt inn som vedlegg til korrespondansen. Velg mottaker: Gjeldende advokat Registreringstype: «Korr. ut / Vedtak/beslutning» Medium: E-dialog (alle advokater som inngår i 48-timersprosedyren skal være tilknyttet edialog) Klikk på det grønne plusstegnet for å legge til advokaten som mottaker. Lag oversendelsesbrev med frister til advokat Klikk på «Dokumentproduksjon» øverst til høyre, og deretter Dokumentproduksjon-knappen. I vinduet som kommer opp, står «Språk: Norsk» og «Dokumenttype: Vedtak/beslutning» ferdig utfylt. Velg «Oversendelsesbrev». Klikk «Ok», edok åpner seg med gjeldende advokat ferdigutfylt som mottaker. 15

16 Brevets innhold fylles inn i felt Sett inn dato og klokkeslett for frist for begjæring om utsatt iverksettelse, samt klagefrist (1 uke frem i tid fra vedtaket blir forkynt): o Ikke EU/EØS-borger: Favoritt 2490 o EU/EØS-borger: Favoritt 2505 Lagre og lukk for å gå tilbake til Postregistrering. Oversendelsesbrevet skal nå vises i PDFvinduet til høyre. Legg til oversendelsesbrevet i korrespondanse ved å klikke på pil inn. Etter dette skal du ha to dokumenter i tabellen (hoveddokument (oversendelsesbrevet) og vedlegg (vedtaket)) Legg til dokumenter fra dokumentlisten Du skal nå legge til de andre dokumentene i saken. Samtlige dokumenter i saken, med unntak av merknadene, skal sendes til advokat. Klikk på «Tilknytt fra dok.list». Merk alle dokumenter i saken (med unntak av merknadene), og klikk deretter på pil inn. Klikk på «Legg til registrering», og deretter «Fullfør arkivering og avslutt». Du kommer så tilbake til DUF. Sjekk i hendelseslisten at det er registrert korrespondanse ut til advokat Underretning Start trinnet «Underrett om vedtak», som åpner en ny arbeidsprosess Klikk på «Velg/Se vedtak»: Marker begge vedtakene. Klikk «Ok». Vil du fortsette? Svar «Ja». 16

17 Sett frister: o Utreisefrist: Skal stå tom o Klagefrist: En uke fra vedtaksdato o Frist for begjæring om utsatt iverksettelse: Forkynningsdato, klokkeslettet settes til tre timer fra vedtaket blir forkynt Registrer underretning: o Personlig fremmøte klikk «Nei» o Mottaker endres til «Advokaten» o Klikk OK Avslutt arbeidsprosessen 13. Utvisningssak I 48-timerssaker hvor UDI har vurdert asylsøknaden som åpenbart grunnløs, og hvor søkeren ikke er EU/EØS-borger, skal det fattes vedtak om utvisning etter utlendingsloven 66 2b. Saksbehandler har ansvaret for å sende ut forhåndsvarsel om utvisning rett etter at asylvedtaket er ferdigstilt, mens OFU behandler utvisningssaken Opprette ny sak Opprett ny sak (klikk på symbolet under eller Alt+4): Du finner frem til oppgaven ved å først klikke på «Persondetaljer», og deretter på «Oppgaver». Klikk på «Registrer saksopplysninger». I boksen som kommer opp (om dette er en sak hvor det har kommet inn en søknad), klikk på «No». Du får nå opp dette bildet, hvor du skal legge til vedtakshjemmel og advokat: 17

18 Vedtakshjemmel: utl 66 2 b (skriv inn manuelt og klikk på tabulator-knappen, eller finn frem ved å lete manuelt i nedtrekksmenyen). Advokater: Advokaten i utvisningssaken skal være den samme som i asylsaken. Advokaten legges til ved først å klikke på forstørrelsesglasset (i forrige bilde), og deretter på stjernesymbolet: I neste boks som dukker opp (se under), let opp advokaten ved å klikke på «Asyladv vaktliste (adv)» og finn advokaten i listen til høyre, eller skriv inn advokatens etternavn i boksen over og klikk på tabulator-knappen. Klikk «Ok», og deretter «Lukk» i neste oppgaveboks. Du kommer da tilbake til «Registrer saksopplysninger»-boksen. Kontroller at alt ser riktig ut, og klikk deretter på «Ok» for å lukke oppgaveboksen. Gjør oppgaven «Utfør manuelt søk i reiserestriksjonslisten». Velg deretter «Avslutt og oversend Forberede sak». 18

19 13.2. Skrive forhåndsvarsel og sende til advokat Du skal nå skrive forhåndsvarsel om utvisning: Gå inn i «UDI forbereder utvisnings/bortvisning»-oppgaven, som ble generert etter at du fullførte steg 12.1: Klikk på «Kontroller/endre sakens opplysninger», og kontroller at alt ser riktig ut (hjemmel for utvisning, advokat). Klikk på «Skriv forhåndsvarsel». Velg edok-konsept «Forhåndsvarsel», legg til dokumentet, og åpne det. I dialogboksen som dukker opp velger du «Forhåndsvarsel Utvisning» som type dokument. Klikk Ok. Du skal nå skrive forhåndsvarselet. Sett inn favoritt Husk å sette inn frist for tilsvar. Frist for å sende inn tilsvar er den samme som for å komme med begjæring om utsatt iverksettelse i asylsaken. Lagre og lukk dokumentet (F8). Forhåndsvarselet skal ikke til andrehånd. Før du kan sende forhåndsvarselet til advokaten, må du ferdigstille dokumentet. Klikk på oppgavepunktet «Ferdigstill forhåndsvarsel», lukk dialogboksen, og svar «Ja» på spørsmålet om du ønsker å arkivere dokumentet. Forhåndsvarselet skal nå sendes til advokaten. Klikk på oppgavepunktet «Opprett utgående korrespondanse/saksoverføring»: o Mottaker: Gjeldende advokat o Registreringstype: Forhåndsvarsel. o Medium: Elektronisk (fylles ut automatisk). Klikk på «+»-symbolet, «Legg til registrering» og «Fullfør arkivering og avslutt». Forhåndsvarselet blir nå sendt med edialog til advokaten. Klikk på «Fatte vedtak». I neste dialogboks kan du svare «No», og du får da opp følgende boks: 19

20 Utvisningssaken skal overføres til OFU. På «Saksbehandler» fyller du ut «OFU 48-timer (udi)» (Dette gjøres lettest ved å skrive «OFU 48», for så å klikke på tabulator-knappen). I merknad til oppgaven skriver du inn «48t, nasjonalitet og tilsvarsfrist». Etter å ha overført oppgaven til OFU, sender du en mail til _hastevakt om at det er overført en utvisningssak til OFU. NB! Om det foreligger grunnlag for utvisning på annet grunnlag, for eksempel på grunn av uriktige opplysninger, skal saksbehandler også vurdere å forhåndsvarsle etter ytterligere hjemmel. Kontakt OFUs vakttelefon om man er usikker. 14. Klagebehandling og begjæring om utsatt iverksettelse Klage blir levert Siden advokatene som jobber med 48-timerssaker er tilknyttet edialog, skal klagen i utgangspunktet også sendes fra advokat med edialog. Saksbehandler må derfor oppdatere saken (F5) når tidspunktet for begjæring om utsatt iverksettelse utløper. Ofte leveres imidlertid klagen til Ankomstenheten, og blir sendt på e-post til ansvarlig saksbehandler. Saksbehandler må da legge til klagen i saken. Om vedtaket ikke blir påklaget, kan saken ekspederes til PU for iverksettelse. Se punkt Ta stilling til begjæring om utsatt iverksettelse Om vedtaket blir påklaget, må man ta stilling til begjæring om utsatt iverksettelse. Dette skal gjøres så raskt som mulig, senest en time etter at fristen for å begjære utsatt iverksettelse utløp. Før man tar stilling til dette, må man vurdere om det har kommet inn opplysninger i klagen som gjør at det er aktuelt å ta saken ut av prosedyre. Hvis det ikke fremkommer opplysninger av betydning, kan du si nei til utsatt iverksettelse: Opprett oppgaven «UDI forbereder klagebehandling» ved først å velge «Arbeidsprosesser» og «ASA/OPA enkeltsaker». 20

21 På oppgavepunktet «Velg/se vedtak», velg 28 2-vedtaket, og klikk «Ok». Deretter klikker du på oppgavepunktet «Utsatt iverksetting». Dette genererer en ny oppgave. Klikk «Ok»: I oppgaven «UDI Utsatt iverksettelse», klikk på «Velg/Se vedtak», velg tilleggsvedtaket (som oftest bortvisning jf. utf eller 5-3 2, evt. forlat, jf. utl 55), og klikk «Ok». Du skal nå skrive et dokument som skal sendes til PU, med beskjed om at det er gitt nei til utsatt iverksettelse i saken: Klikk på oppgavepunktet «Skriv dokument», velg edok-konseptet «Prosessdokumenter», legg til og åpne dokumentet, og velg dokumenttype «Utsatt iverksettelse». Du kommer nå inn i postklienten. Mottaker av dokumentet er «Politiets utlendingsenhet». Under punkt 11.6 (Brevets innhold) setter du inn favoritt Rediger favoritten, og lagre og lukk dokumentet (F8). Merk dokumentet som ferdig og lukk dialogboksen i DUF. Dokumentet må sendes i linjen til andrehånd. Ferdigstill dokumentet i oppgavepunktet «Ferdigstill dokument». Du skal nå registrere nei til utsatt iverksettelse. Dette gjøres i oppgavepunktet «Registrer utsatt iverksettelse». Klikk på «Nei» og deretter klikk på «Ok»: Dokumentet skal sendes til PU. Klikk på oppgavepunktet «Opprett utgående korrespondanse/saksoverføring». Mottaker er «PU», klikk på «+»-symbolet, «Legg til registrering», og deretter «Fullfør arkivering og avslutt». Dokumentet er nå sendt til PU. Avslutt oppgaven ved å klikke på «Avslutt» Klagebehandling Etter at man har tatt stilling til utsatt iverksettelse, skal klagen behandles. Se kapittel 10 i brukerveiledningen for fremgangsmåte. Bruk favoritt (evt hvis det blir innvilget utsatt iverksettelse). Klagen følges opp av saksbehandler. 21

22 14.4. Dersom det ikke begjæres utsatt iverksettelse Om det ikke begjæres utsatt iverksettelse i asylsaken, kan saken ekspederes til PU for iverksettelse: Høyreklikk på asylsøker-symbolet i venstre marg, og klikk på «Legg til utvalg i postklienten». Velg «Forvaltningsintern melding», og dobbeltklikk på personen til venstre i bildet. Saksdatafeltene fylles ut automatisk. Velg sak (som oftest 001). I feltene under skal du velge «Tverretatlig melding», og deretter «Ekspeder sak». Mottaker er «PU». I meldingsteksten skriver man at «Vedtaket er ikke påklaget, og det er ikke begjært utsatt iverksettelse. Vedtaket kan iverksettes». Klikk på «Legg til registrering», og deretter «Fullfør arkivering og avslutt». 15. Plikter for saksbehandler på 48-timer/beredskapsvakten Beredskapsvaktene skal være tilgjengelige på de kveldene eller den helgen de har vakt, og logistiker i Ankomstenheten skal kunne kontakte dem direkte ved behov for bistand, enten per e-post eller per telefon. Beredskapsvaktene har ansvar for å følge opp 48-timerssaker, på lik linje med saksbehandlere på ukedager. Eventuelle gjenstående oppgaver etter endt helg skal overføres til oppgaveboksen «Asyl B1-48t-saker (udi)». Det skal også sendes e-post til ansvarlig for 48t-saker, samt 48t-vakt i påfølgende uke med liste over eventuelle gjenstående oppgaver, samt oversikt over helgens arbeid. 16. Statistikk Samtlige 48t-saker, også de saker som blir tatt ut av prosedyre, eller hvor søkeren trekker asylsøknaden, skal føres opp i excelskjemaet i 48-timersmappen på Ankomstenhetens område. Saksbehandler fører saken inn i statistikken. Det er viktig å være nøye med registreringen. Oppstarttidspunktet gjelder fra PU er ferdig med registreringen og inntil UDI har tatt stilling til utsatt iverksettelse. Vær nøye med registreringene. 17. Hvis DUF er nede DUF vil noen ganger være nede. Dette er spesielt aktuelt i helgene. Om dette oppstår, må intervju, vedtak, forhåndsvarsel om utvisning, eventuell klage og begjæring om utsatt iverksettelse, og vurdering av utsatt iverksettelse etterregistreres. Intervjumal finner man i mappen for 48timerssaker på Ankomstenhetens område under intervjumaler, mens beredskapsmaler finnes i mappen for 48timerssaker under beredskapsmaler. 22