Skanning og klargjøring for arkivering

Transkript

1 Skanning og klargjøring for arkivering Oppsett av skanningprogrammet Pixedit er beskrevet i egen veiledning; Installasjonsveiledning - skanning i utlendingsforvaltningen. NB: Husk at skanneren må rengjøres hyppig. Manglende renhold er en kjent årsak til flere feilsituasjoner Klargjøring av skanning-bunke Det anbefales at det på skanning-stedet finnes muligheter til å ta fargekopi. Følgende forberedelser skal da gjøres: 1. Stifter må fjernes og museører rettes opp 2. Det må tas kopi av ark som inneholder påstiftede eller pålimte fotografier. Lim/klister-rester og stifter ødelegger raskt skanneren. 3. Det må tas kopier av sider hvor papirkvaliteten ikke egner seg for bunkeskanning, eller hvor papirstørrelsen avviker vesentlig fra A4. 4. Grupper dokumentene ulike bunker. Alle dokumenter som ligger i samme bunke vil bli lagret med samme dokumentnavn i dokumentlisten. 5. Skill de ulike bunkene med skilleark, se beskrivelse under. Skilleark for hoveddokument og vedlegg kan med fordel være trykt på farget papir med ulik farge (relativt LYSE farger anbefales, men ikke rosa/rødt papir). Dette gjør det raskere både å legge inn og fjerne skilleark etter skanning. Skilleark Hovedskilleark (to typer) = standard hovedskilleark og unikt strekkodeskilleark Dokumentskilleark = standardskilleark og dokumenttypespesifikt skilleark Standardskillearkene er tilgjengelig som vedlegg til Installasjonsveiledning - skanning i utlendingsforvaltningen. Unikt strekkodeskilleark skrives ut fra fagsystemene Spesifikke dokumenttypeskilleark er tilgjengelige på UDI regelverk. Bruk av skilleark Skilleark ved mottak av søknad papir: 1. Benytt ett hovedskilleark. Plasser søknad bak hovedskillearket. 2. Benytt ett dokumentskilleark foran hvert vedlegg. Skilleark ved mottak av søknad web: 1. Benytt ett hovedskilleark. Plasser dokumentskilleark bak hovedskillearket. 2. Plasser vedlegg bak det første dokumentskillearket beskrevet i pkt Benytt deretter ett dokumentskilleark før hvert påfølgende vedlegg. Skilleark ved mottak av innkommende korrespondanse: 1. Benytt ett hovedskilleark.

2 2. Plasser et dokumentskilleark bak hovedskillearket. Plasser brevet/dokumentet bak dokumentskilleraket. 3. Benytt ett dokumentskilleark før hvert påfølgende vedlegg. Eksempler på skilleark: Hoveddokument skilleark: Vedleggsdokument skilleark:

3 Registrering av korrespondanse inn - Skann først, registrer etterpå Start opp Postregistrering. Nå vil det eldste ikke-arkiverte dokumentet vises i dokument-viseren. (det vil si: man må velge denne knappen og peke på aktuell katalog hvor alle de skannede søknadene er lagret. Denne huskes fra forrige pålogging). Dersom katalogen har dokumenter (i katalogen eller i underkataloger) som er på andre formater enn PDF, vil systemet først forsøke å konvertere alle disse til PDF-format. NB: Det er viktig å velge det overordnede nivået dokumentene lagres i. Dersom du velger en enkeltkatalog, vil ikke katalogen slettes etter at dokumentene er lagt til. Kontrollere kvaliteten på dokumentene som er innskannet. Husk at andre skal lese disse. Dersom du selv ikke kan lese dokumentene kan trolig ingen andre gjøre det heller. Velg Søknad inn eller Korrespondanse INN Forskjellen mellom disse valgene er at Søknad inn oppretter et nytt saksnummer, mens korrespondanse INN krever knytning til en til en eksisterende sak. Legg til dokumenter for arkivering Legg til dokument Trykk nå Legg til dokument -knappen (hurtigtast = ALT +) NB: Dersom du har benyttet dokumenttypespesifikke skilleark vil du slippe å angi dokumenttype i postklienten. Legg til vedlegg (personlige dokumenter) Det fremvises neste dokument, i eksemplet et PASS.

4 Dette skjermbildet vil dukke opp selv om det er benyttet dokumenttype spesifikt skilleark for reisedokumentet. Viktig: Legg FØRST inn nummer-feltet. Da vil systemet sjekke om reisedokumentet finnes fra før, og evt. kunne hente opp de øvrige opplysninger. Dersom reisedokumentet finnes på en annen person før man et spørsmål om man likevel vil registrere dette på angitt sak. Dette kan være relevant når man skal registrere et pass hvor barn er innskrevet i foreldrenes pass. Dokumentoversikten viser alle dokumenter som er lagt til saken/sakene.

5 Arkivering av vedlegg til søknad registrert på nett Skriv ut sakspesifikt strekkodeskillearkark fra aktivitetstrinn i arbeidsprosessen. Det er også mulig å skrive ut skillearket fra utvalget i postregistrering i postklienten. Benytt dette når du skanner dokumentene Etter skanning skal du knytte dokumentene til riktig sak Søk frem personen i DUF, høyreklikk i stolpen og velg legg til utvalg. Den valgte personen vil nå legge seg til utvalget i postklienten. Klikk på knappen Skannede dokumenter i postklienten.

6 Dokumentene vil nå dukke opp i dokumentvisningsvinduet. Visningen vil kun inneholde dokumenter som tilhører den aktuelle saken. NB: For at denne funksjonen skal virke er det en forutsetning at den overordnede katalogen som dokumentene skannes til er angitt korrekt, (se brukerveiledning esak kap.5.1.1), og at du har benyttet det unike strekkodeskillearket. Legg til dokumenter for arkivering Trykk nå Legg til dokument -knappen (hurtigtast = ALT +) Når du benytter dokumenttypespesifikke skilleark vil du slippe å angi dokumenttype i postklienten. Du vil fortsatt måtte angi dokumentinformasjon for pass for å knytte disse mot riktig registrering i databasen. Arkivering av dokumenter på eksisterende hendelser/korrespondanser Dersom det er behov for å registrere inn dokumenter eller vedlegg på eksisterende korrespondanse eller søknad mottatt hendelser er dette mulig fra postklientens person/sak visning. Velg da sak i person/sak visning, ved å klikke på denne. Velg deretter aktuell søknad mottatt (SØKM) eller korrespondanse inn (KORI) hendelse, ved å klikke på denne. Trykk på Legg dokument til hendelse. For å knytte det skannede dokumentet til hendelsen.