Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune Arkivsak: 12/195 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Meldal Helsetun Møtedeltakere: Atle-Ingar Kjelstad, leder Odd Aa, nestleder Stig Erik Olsen Tove Krokdal Kjellrunn Orre Forfall: Andre møtende: Rådmann Ingjerd Astad-Steen KonSek V/Jan-Åge Sneve Gundersen Revisor Kopi: Ordfører, rådmann, 1.varamedlemmer, Revisjon MidtNorge Sakliste 001/13 002/13 003/13 004/13 005/13 006/13 007/13 008/13 009/13 010/13 Selskapskontroll Meldal næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS Innkommede brev Forvaltningsrevisjon fravær/nærvær Bestilling selskapskontroll Trønderenergi Aktuelt fra utvalgene Oppfølging av politiske vedtak per Referatsaker Omdømmeundersøkelsen av KonSek Møteplan for Kontrollutvalget 2013 Godkjenning av møteprotokoll MERK: Møtet avholdes ved Meldal Helsetun. Oppstart kl med informasjon og omvisning. Møtestart kl Lunsj kl ved Helsetunet for alle deltagere på møtet. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall og spørsmål om habilitet meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Jan-Åge Sneve Gundersen på telefon , eller e-post: jan.age.gundersen@konsek.no så fort som mulig. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Atle-Ingar Kjelstad (sign.) Leder av kontrollutvalget Jan-Åge Sneve Gundersen Rådgiver, Konsek

2 Selskapskontroll Meldal næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr Jan-Åge Sneve Gundersen 037, &58 12/83-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar Eierskapskontroll Meldal Miljøanlegg AS og Meldal næringssenter AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at det etableres et system som sikrer at rutinene for kommunale eierskap følges opp og at det gjennomføres årlig eiermøter. 3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at det gjennomføres en folkevalgtopplæringen med obligatoriske eierskapsseminarer og styrekurs innen oktober Kommunestyret ber rådmannen sørge for at alle dokumenter som berører offentlig eierskap i Meldal kommune gjøres lett tilgjengelig via kommunens nettsider innen juli Vedlegg Endelig rapport eierskapskontroll Saksutredning Bakgrunn: Kontrollutvalget i Meldal kommune bestilte i sak 29/12 i sitt møte den 13.juni 2012 en selskapskontroll med fokus på eierstyringen til Meldal kommune i Meldal Næringssenter AS og i Meldal Miljøanlegg AS. Vedtaket var: 1. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune og bestiller en selskapskontroll i form av en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av kommunens eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS. 2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 65 timer. 3. Kontrollutvalget ber om at endelig rapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget.

3 Etter nærmere dialog og brevveksling mellom Revisjon Midt-Norge og sekreteraiatet ble det fremlagt en egen sak på bestillingen i møte den 17.oktober 2012 i sak 033/12 med å heve ressursrammen til totalt 95 timer. Vedtaket var: 1. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune og bestilling av selskapskontroll til praktiseringen av kommunens eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS i sak 029/12 og bevilger 30 timer i tillegg til prosjektet fra opprinnelig bestilling. 2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ny total ressursramme på inntil 95 timer. En selskapskontroll kan inneholde både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. I denne kontrollen ble det valgt en ren modell av eierskapskontroll av eierstyringen fra kommunens side. Eierskapskontrollen er en vurdering om virksomheten styres etter eiernes formål og intensjoner. Vurderingen ligger i oppfølging og strategier og omfatter slik sett ikk organiseringen, funkjson og drift av selve selskapet. I selskapsformer organisert utenfor kommunens virksomhet må kommunestyret forholde seg til de styringssystemene som gjelder for den aktuelle organisasjonsformen, og lovgivningen. Et aktivt eierskap innebærer at de folkevalgte kan bruker de mulighetene disse styringssystemene gir, til å utøve eierstyring. I selvstendige rettssubjekt skal eierstyringen skje igjennom det øversre eierorganet, for eksempel en generalforsamling i et aksjeselskap. Kommunenes sentralforbund (KS) har nedlagt en betydelig innsats i å gjøre kommunal sektor oppmerksom på dette med eierrollen. Den klare oppfordringen til kommuner og fylkeskommuner er at de må være bevisste hva de eier, og hvorfor de er eiere. Problemstillinger og metode: Under selskapskontrollen ble følgende problemstillinger valgt: 1. Har Meldal kommune oversikt over sine eierinteresser i utvalgte selskaper? 2. Har Meldal kommune tydelige målsetninger med sine eierskap i utvalgte selskaper? 3. Har Meldal kommune rutiner for å følge opp sine eierskap? 4. Forvalter Meldal kommune sine eierskap i utvalgte selskaper i tråd med disse rutinene, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap? Revisjonen har metodisk benyttet seg av å innhente informasjon som er analysert og intervju med eierrepresentanter for kommunen. Dette har innebært innhenting av kommunenes eierskapsstrategier og rutiner, samt intervjuet ordføreren som er eierrepresentant i de aktuelle selskapene og rådmannen. Momenter som er trukket fram: Rappporten viser til at eierskapsmeldingen med startegier omhandler krav til rapportering og strategier for selskapene, men at disse er unntatt offentligheten. Revisor viser til at dette er informasjon som bør komme også offentligheten til gode og ikke bare selskapets organer. Det vises til at dette har ordfører også vært oppmerksom på og vil bli ytterligere tatt opp. Rådmannen viser til at disse

4 eiermeldingene har blitt gjort offentlige etter at kommunestyret har behandlet de og at de er gjort tilgjengelig for de folkevalgte via deres nettbrett. Revisor viser også til at ordfører påpeker at det innhentes mye informasjon fra selskapene kommunen eier, men at dette ikke er systematisert i noen spesiell grad. Både ordfører og rådmann påpeker etter revisors vurdering at det bør settes videre fokus på mer opplæring rundt eierstyring Revisors vurderinger: Revisor har kommet til at vedtatt rutiner for kommunens eierstyring er etter hans vurdering i samsvar med aktuelle lover og normer for godt eierskap i KS Eierforum. Revisors vurdering er at kommunen har tilstrekkelige rutiner for å følge opp sine eierskap. Revisor har kommet til at kommunen ikke har etablert årlige eiermøter for å ivareta og drøfte formål, eierstrategier og styring og at dette bryter med kommunens egne rutiner. Revisor kan heller ikke se at Meldal Næringssenter AS eller Meldal Miljøanlegg AS har rapportert eiermeldinger i samsvar med kommunens vedtatte eierstrategier. Revisor påpeker også at det mangler vedtektsfestet bruk av valgkomite og styreinstruks i de aktuelle selskapene. Samt at folkevalgtopplæringen har mangler i form av obligatoriske eierskapsseminarer og styrekurs. Revisor påpeker videre at det er viktig at politisk ledelse og administrasjon samarbeider for å sikre at rutinene følges. Revisor kom etter sine undersøkelser tilfølgende anbefaling: Revisor anbefaler kommunen å gjennomføre årlige eiermøter i tråd med rutiner og vedtak. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet ser at Meldal kommune har tydelige strategier for sine eierskap og tydelig mål med eierskapet. Det som tydelig peker seg ut er at det bør fokuseres mer på kompetanseheving innen området for alle folkevalgte, samt spesielt aktuelle representanter til styrene. Sekretariatet er også av den oppfatning at det bør legges en innsats i å gjøre også disse dokumentene lett tilgjengelig for offentligheten i tillegg til de folkevalgte. Det ser også ut som om det er en utfordring i å følge opp vedtatte rutiner. Det anbefales derfor å systematisere dette for å sikre oppnåelse, samt sette det i system med informasjon som tilflyter kommunen fra de selskaper kommuenen eier.

5 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL EIERSKAPSKONTROLL Meldal Miljøanlegg AS og Meldal Næringssenter AS Meldal kommune Desember 2012

6 Revisjonsrapport 2

7 Revisjonsrapport Forord Denne selskapskontrollen er gjennomført på oppdrag av Meldal kommunes kontrollutvalg i perioden november desember Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Arve Gausen Kjell Næssvold Ansvarlig revisor Prosjektmedarbeider 3

8 Revisjonsrapport Sammendrag Denne undersøkelsen er gjennomført av Revisjon Midt-Norge IKS etter bestilling fra Kontrollutvalget i Meldal kommune. Undersøkelsen er en del av selskapskontrollen etter kommuneloven 77 nr. 5. Kontrollutvalget har bestilt en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av kommunens eierstyring i Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS. Formålet med undersøkelsen har vært å kartlegge og vurdere det arbeidet Meldal har gjort for å systematisere og profesjonalisere sin eierskapsforvaltning for å sikre god eierstyring i disse selskapene. For denne undersøkelsen har vi valgt følgende problemstillinger: 1. Har Meldal kommune oversikt over sine eierinteresser i utvalgte selskaper? 2. Har Meldal kommune tydelige målsetninger med sine eierskap i utvalgte selskaper? 3. Har Meldal kommune rutiner for å følge opp sine eierskap? 4. Forvalter Meldal kommune sine eierskap i utvalgte selskaper i tråd med disse rutinene, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap? Vi har konkludert med følgende: Kommunen har vedtatt rutiner for eierstyring og eierstrategier for valgte selskaper kommunen har eierinteresser i. Dette medfører at kommunen har etablert et system som skal sikre at kommunens eierinteresser ivaretas. Kommunens vedtatte rutiner for eierstyring og vedtatte eierstrategier er etter vår vurdering i samsvar med aktuelle lover og normer for godt eierskap. Dette sikrer tydelige målsettinger og gir god oversikt over kommunens eierinteresser i eide selskap. Kommunen har utført et omfattende arbeid med å etablere egne rutiner og eierstrategier for å sikre god eierstyring og kontroll etter vår vurdering. Kommunen har ikke gjennomført årlige eiermøter som er et viktig organ for å ivareta og drøfte formål, eierstrategier og eierstyring av selskapene, noe det er krav om i rutinene. Det har vært noe mangelfull opplæring av eierrepresentanter og styrerepresentanter som skal sikre hvordan disse rollene skal utøves. Det er noen mangler i forhold til rapportering, bruk av valgkomite og å etablere styreinstruks for valgte selskaper i forhold til egne rutiner. Sistnevnte er forhold som kan tale for at kommunens rutiner for eierstyring kan evalueres. Dette fordi det er like krav til store og små selskaper med eierinteresser i. En evaluering kan gjennomføres etter at man har høstet en bredere erfaring fra årlige eiermøter. 4

9 Revisjonsrapport Anbefalinger: Revisor anbefaler kommunen å gjennomføre årlige eiermøter i tråd med rutiner og vedtak. 5

10 Revisjonsrapport Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Bakgrunn Om selskapskontroll og eierskapskontroll Aktivt kommunalt eierskap Eierskap i Meldal kommune Meldal Miljøanlegg AS og Meldal Næringssenter AS Undersøkelsesopplegg Om selskapskontroll Problemstillinger Kontrollkriterier Metode Datadel Kommunens formål med eierskapene Data Vurderinger Høring Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger...20 Kilder...21 Vedlegg 1 I rutiner for Kommunalt eierskap gis en oversikt over selskaper kommunen har interesser i...22 Vedlegg 2 kommunens høringssvar

11 Revisjonsrapport 1 Bakgrunn Denne eierskapskontrollen er gjennomført av Revisjon Midt-Norge IKS etter bestilling fra Kontrollutvalget i Meldal kommune1. Kontrollutvalget har bestilt en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av kommunens eierstyring i Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS. 1.1 Om selskapskontroll og eierskapskontroll Denne eierskapskontrollen er gjennomført i tråd med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og forskrift om kontrollutvalg i kapittel 6. En selskapskontroll kan inneholde både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Denne selskapskontrollen er en ren eierskapskontroll. Eierskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring. En vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller dermed utenfor denne kontrollen. Slike vurderinger må eventuelt foretas i en forvaltningsrevisjon av selskapet. 1.2 Aktivt kommunalt eierskap Som følge av den store veksten i kommunalt og fylkeskommunal selskapsorganisering, har det de siste årene vært økende fokus på kommuner og fylkeskommuners rolle som eiere. Kommunesektoren har fått kritikk for å være passive eiere, og det har blitt lagt ned mye arbeid, blant annet fra KS, for å bevisstgjøre kommuner og fylkeskommuner på det ansvaret 2 som ligger i eierrollen. Oppfordringen til kommuner og fylkeskommuner er at de må være bevisste hva de eier, og hvorfor de eier det.3 Kommunestyret har i utgangspunktet full beslutningsmyndighet for virksomhet som er organisert som en del av kommunens organisasjon. Slik er det ikke når virksomhet er organisert i selvstendige rettssubjekt. Da må kommunestyret forholde seg til de styringssystemene som gjelder for den aktuelle organisasjonsformen, og lovgivningen som regulerer denne. Aktivt eierskap innebærer at de folkevalgte bruker de mulighetene disse styringssystemene gir, til å utøve eierstyring. I selvstendige rettssubjekt skal eierstyringen 1 Brev av , KU-sak 29/12, 2 Eierskap - Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene, KS Styrings og eierskap i kommunalt eide bedrifter, Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget

12 Revisjonsrapport skje gjennom det øverste eierorganet, altså generalforsamling for AS eller representantskap for IKS Eierskap i Meldal kommune Meldal kommune har alene eller sammen med andre, eierinteresser i en rekke selskaper. Disse er i hovedsak organisert som aksjeselskap (AS) og interkommunale selskap (IKS). Kommunens anleggsmidler er regnskapsført i balansen med 613 mill., hvorav aksjer og andeler utgjør 21 mill. 5 Aksjer og andeler er bokført til historisk anskaffelseskost hvor forsiktighetsprinsippet jf. gjeldende regler benyttes. Virkelig verdi er høyere enn bokført verdi. Dette betyr at eierinteressene er av betydelig økonomisk verdi for kommunen. Kommunen har hatt et pågående arbeid for å systematisere eierskapsforvaltningen. Sentralt i arbeidet har vært utarbeidelse og vedtak om Kommunalt eierskap6 som inneholder hvordan eierskapet skal utøves, rapportering og roller, avklaringer og informasjonsutveksling og opplæring. I tillegg er det rutiner for hvordan selskapsstrategier for selskaper med Meldal kommune som medeier skal utformes med innhold og føringer. I tillegg legges det krav til rapporteringen i den årlige eierskapsmeldingen fra det enkelte selskap. Det er utarbeidet og vedtatt eierskapsmeldinger og eierskapsstrategier for Meldal Miljøanlegg AS 7 og Meldal Næringssenter AS8. I kommunens delegeringsreglement9 er delegering til ordføreren vedtatt. Den viser til at ordfører møter på kommunens vegne, eller kan gi andre fullmakt til å møte. Dette gjelder for årsmøter, representantskapsmøter, generalforsamlinger m.v. der kommunen er medlem, andelseier eller aksjonær, og det ikke er valgt særskilte eierrepresentanter. Det er ordfører som representerer eier i generalforsamlingen til Meldal Miljøanlegg AS og Meldal Næringssenter AS. 4 Styrings og eierskap i kommunalt eide bedrifter, Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget Regnskapet for Vedtatt i kommunestyret, sak 38/09 den Vedtatt i kommunestyret, sak 4/11 den unntatt offentlighet Ofl 13, fvl Vedtatt i kommunestyret, sak 74/10 den unntatt offentlighet Ofl 13, fvl vedtatt av kommunestyret den sak 04/04 8

13 Revisjonsrapport 1.4 Meldal Miljøanlegg AS og Meldal Næringssenter AS Meldal Miljøanlegg AS Bakgrunnen for etablering av Meldal Miljøanlegg AS var at det ble etablert et interimsstyre i 1999 som jobbet med etablering av et nytt anlegg for avfallsbehandling (deponi for restavfall) på Rundmyra som i dag er Meldal Miljøanlegg. Det ble fremforhandlet en avtale med Trondheim Renholdsverk om levering av min tonn avfall per år. Anlegget har konsesjon for å ta imot tonn slam pr år. Formålet til selskapet er å eie og drive mottaksanlegg for avfall og slam, og alt som står i den forbindelse, samt foreta investeringer, kjøp og salg og utnyttelse av fast eiendommer, samt deltakelse som aksjonær eller på annen måte i andre foretak med liknende formål jf. vedtatt eierskapsmeldinger og eierskapsstrategier. Meldal Miljøanlegg AS ble stiftet med følgende eiere: Meldal kommune, Renovasjonsselskapet HAMOS og Trondheim Renholdsverk AS. Selskapet har en egenkapital på kr 6,6 mill per Kommunes eierandel er på 34 % i selskapet noe som tilsier at kommunens andel av egenkapitalen utgjør kr 2,2 mill. Meldal Næringssenter AS Meldal Næringssenter AS er et eiendomsselskap som har inntekter på utleie av eiendom. Industribygget på Jordhusmoen som ble ferdigstilt i 2009 er ca m og2har 3 etasjer. Eiere er Meldal kommune, Salvesen & Thams AS, Rosenvik AS, Rupro AS og Simpro AS. De sistnevnte bedriftene er også leietakere. Bygningen ble initiert som følge av disse bedriftenes behov for større areal og å kunne etablere en mer effektiv og hensiktsmessig produksjon, samt å øke mulighetene for synergieffekter som stordriftsfordeler og samarbeidsprosjekter bedriftene i mellom. Formålet til selskapet er bygging, utleie og drift av industribygg samt enhver annen virksomhet i denne forbindelse. Selskapet skal bidra til at leietakerne får best mulig grunnlag for sine respektive virksomheter. Selskapet betaler ikke utbytte, men eierne skal motta en avkasting på innskutt kapital som tilsvarer 7 % jf. vedtatt eierskapsmeldinger og eierskapsstrategier. Selskapet har en egenkapital på 2,8 mill. per Kommunens eierandel er på 51 % av selskapet noe som tilsier at kommunens andel av egenkapitalen utgjør kr 1,4 mill. 9

14 Revisjonsrapport 2 Undersøkelsesopplegg 2.1 Om selskapskontroll Denne eierskapskontroll er en del av selskapskontrollen etter kommuneloven 77 nr. 5 i Meldal kommune. Kontrollen vil ikke rette seg mot selskapene, men mot kommunens system for eierstyring og hvordan dette fungerer i praksis. Bestillingen presiserer at vi skal kontrollere hvordan eierstyringen praktiseres i de utvalgte selskaper. Der det i rapporten vises til utvalgte selskaper, sikter vi til de to selskapene i bestillingen. 2.2 Problemstillinger For denne undersøkelsen har vi valgt følgende problemstillinger: 1. Har Meldal kommune oversikt over sine eierinteresser i utvalgte selskaper? 2. Har Meldal kommune tydelige målsetninger med sine eierskap i utvalgte selskaper? 3. Har Meldal kommune rutiner for å følge opp sine eierskap? 4. Forvalter Meldal kommune sine eierskap i utvalgte selskaper i tråd med disse rutinene, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap? Problemstilling en vil basere seg på gjennomgang av kommunens dokumenter og intervju: Målet er å kontrollere om kommunen har oversikt over sine eierskap, og om eierskapene fremkommer i eierstyringen. Problemstilling to vil baseres på gjennomgang av kommunens eierskapsmelding og evt. selskapsstrategier eller vedtekter for de enkelte selskaper og intervju. Målet med problemstillingen er å undersøke om kommunen har vedtatt tydelige formål med sine eierskap, slik KS anbefaler og at rutiner og praksis følger opp disse. I problemstilling tre vil vi se på kommunens evt. rutiner for eierskapsforvaltning. KS anbefaler at kommunene skal ha slike rutiner. Vi vil undersøke om fullstendigheten i rutinene inneholder retningslinjer for de sentrale prosessene i eierutøvelsen. I problemstilling fire kontrollerer vi kommunens eierskapsforvaltning i praksis. Kontrollen vil basere seg på intervju med eierrepresentanten i de utvalgte selskapene, og gjennomgang av tilhørende dokumenter. 10

15 Revisjonsrapport 2.3 Kontrollkriterier Lov og forskrift Kommuneloven 6 bestemmer at kommunestyret er kommunens øverste organ. Dette innebærer at det er Meldal kommune som er eier i de selskapene de har eierinteresser i. Den som skal representere kommunestyret i eierorgan i et selskap, må ha fullmakt fra kommunestyret.10 I mange kommuner er det vanlig at ordføreren gjennom sin funksjon får fullmakt til å møte på vegne av kommunen i det operative eierorganet i følge Vibeke ReschKnudsen (s.68).11 Vi vil ikke ha nærmere fokus på ordførerens rolle i denne undersøkelsen. Aksjeloven bestemmer at eiere utøver sin myndighet gjennom generalforsamlingen.12 Det innebærer at kommunen som eier må styre gjennom generalforsamlingen, ikke gjennom andre linjer Kommunalt eierskap Meldal kommune har utarbeidet og vedtatt Kommunalt eierskap som inneholder en oversikt over kommunens eierinteresser. I tillegg er aktuelle lover for kommunalt eierskap beskrevet, et notat om eierskap: prinsipper og politikk, rutiner for utøving av eierskap, samt rutiner for selskapsstrategier i selskaper Meldal kommune eier eller er medeier i. Det er vedtatt eierskapsstrategier og eierskapsmelding for Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS som også benyttes som både data og kriterier i denne undersøkelsen. Eierskapsmeldingene og eierskapsstrategiene er utarbeidet med bakgrunn i KS Eierforums anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt eide selskaper og foretak, rapport om eierskap utført av Telemarksforskning på vegne av KS FoU, samt noe informasjon fra andre kommuners eierskapsmeldinger, men tilpasset lokale forhold i Meldal kommune i følge disse Nasjonale føringer og anbefalinger 13 KS Eierforum har utarbeidet en rekke anbefalinger for aktivt eierskap i kommunesektoren. Anbefalingene har relevans som kriterier for å vurdere kommunens arbeid med eierskap. Det gjelder anbefalinger for blant annet: 10 Aksjeloven I boken styring av kommunalt eide selskaper stiller Knudsen noen spørsmål med ordførers rolle da ordinære eierorganer i all hovedsak gjennomføres innenfor en kort periode. Dette binder opp ordførerens tid uforholdsmessig mye og det er viktig at det legges til rette for å sikre et flertall bak ordførerens stemmegivning i disse organene, i følge Knudsen. 12 Aksjeloven

16 Revisjonsrapport Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Sammensetning og funksjon til eierorgan Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Anbefalingene er til dels konkrete og dermed godt egnet som kriterier for å vurdere kommunens eierskapsforvaltning. Det nærmere innholdet i kriteriene, presenteres underveis i rapporten. 2.4 Metode Undersøkelsen er bestilt som del av eierskapskontroll i Meldal kommune, og ikke som forvaltningsrevisjon. I denne undersøkelsen har vi innhentet informasjon på følgende måter: kommunens eierskapsstrategier og rutiner for eierskapsforvaltningen protokoller fra generalforsamling i selskapene intervju med ordfører som er kommunens eierrepresentant i de aktuelle selskapene intervju med rådmannen som bistår de folkevalgte med eierstyring Intervju er verifisert i undersøkelsen. Analyse av kommunens dokumenter vil gi nødvendig informasjon om kommunens oversikt over eierskap, formål med eierskap og omfang av rutiner og retningslinjer. Gjennomgang av protokoller fra generalforsamling vil bidra til å gi svar på om kommunen utøver sitt eierskap i riktig fora, og om representanten opptrer i tråd med kommunens vedtak og retningslinjer. Intervjuene vil gi grunnlag for å vurdere eierrepresentantenes praksis for eierutøvelse, men også bevissthet om eierrollen og rolleforståelse. 13 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS Eierforum, siste versjon februar

17 Revisjonsrapport 3 Datadel 3.1 Kommunens formål med eierskapene KS anbefaler at alle eierskap i selvstendige rettssubjekt fremgår på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. Videre anbefaler KS at det utarbeides en eierskapsmelding ved politisk gjennomgang av slike eierskap.14 Eierskapsmeldingen bør som minimum ha tre hovedpunkter: Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid Politisk og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtekts revisjon I tillegg til denne eierskapsmeldingen anbefaler KS at det utarbeides klare og presise eierstrategier for hvert enkelt selskap. 15 I disse bør eiers forventninger til selskapet formuleres. Eier bør blant annet ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning, enten i finansiell forstand eller på annen måte. 3.2 Data Har Meldal kommune oversikt over sine eierinteresser i utvalgte selskaper? Har Meldal kommune målsetninger med sine eierskap i utvalgte selskaper? For å sikre det demokratiske eierskapet er det viktig at den enkelte kommune etablerer systemer som forankrer vedtak truffet i det operative eierorganet i det respektive kommunestyret jf. Knudsen. Gjennom forutgående behandling i kommunestyret sørger man for at kommunens representant i selskapets operative eierorganer har tilstrekkelig kunnskap om hva som er kommunestyrets flertallssyn i den aktuelle sak, og dermed har mulighet til å fremme eiers reelle syn ved behandling av en sak. Meldal kommune har vedtatt rutiner som omhandler blant annet det å sikre samsvar mellom eierne og selskapet. Disse omhandler: 14 Anbefaling 2 15 Anbefaling 3 13

18 Revisjonsrapport For å ivareta og drøfte eierinteresser og eierstrategier tilrådes det å opprette et årlig eiermøte i kommunestyret Kommunens eierrepresentant i eierorganet har ansvar for rapportering fra selskapet i det årlige eiermøtet i kommunestyret Den valgte representanten skal ivareta kommunens eierinteresser gjennom aktiv deltakelse i selskapenes styrende organer I enkeltsaker av prinsipiell eller av stor betydning kan kommunestyret og/eller formannskapet instruere representantene Den valgte representanten plikter å avklare eiernes syn før møter i selskapenes organer (styret/representantskap) Selskapet skal årlig levere eierskapsmelding, som behandles i generalforsamling og fremlegges for kommunen. Rapporten følger vanligvis regnskapsåret. Vedlegg til Kommunalt eierskaps rutiner viser en oversikt over selskaper, hel- eller deleid av Meldal kommune. I disse inngår aksjeselskaper, eiendomsselskaper, IKS, og andre selskapsformer (stiftelser, andelslag, etc) - rapportens vedlegg 1. I tillegg er disse beskrevet i note fem i kommunens årsregnskap. Eierskapsmeldingene/eierskapsstrategier til Meldal Miljøanlegg AS og Meldal Næringssenter AS ble vedtatt i kommunestyret den og Disse gir etter kommunestyrets oppfatning et godt grunnlag for en langsiktig og aktiv eierstyring av selskapene. Disse inneholder en oversikt over nøkkelinformasjon som består av bakgrunn og formål for selskapene, offisiell foretaksinformasjon, regnskapstall , styresammensetning, aksjonærer og aksjekapital og andeler, økonomisk engasjement, eierstrategier og vedlegg til disse. Eierskapsmeldingen for Meldal Miljøanlegg AS inneholder lønnskostnader og styrehonorar. Eierskapsmeldingen for Meldal Næringssenter AS inneholder informasjon om konvertible eierlån. Begge eierskapsmeldingene med strategier er unntatt offentlighet jf. Ofl. 13, fvl. 13, noe som medfører at vi ikke vil gjengi detaljer, men systeminformasjon fra disse i denne undersøkelsen. Begge eierskapsmeldingene med strategier inneholder også krav til rapporteringsrutiner. Disse omhandler at selskapene årlig skal levere eiermelding til kommunen i forhold til vedtatt eierstrategi. Knudsen16 viser til at kommunale eiere bør definere overordnede prinsipper for sitt eierskap, helst gjennom utarbeidelsen av en eiermelding. Disse prinsippene bør gjenspeile selskapet 16 I boken styring av kommunalt eide selskaper (side 22) 14

19 Revisjonsrapport sett i sammenheng med kommunens totale tjenesteproduksjon og være kommunisert og tilgjengelige, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens innbyggere. Ordførerens viser til at kommunens praksis for å unnta disse dokumentene offentlighet er tatt opp flere ganger. Kommunen har gjennomført opplæring om offentlighetsloven. Ut fra diskusjonene der vil denne praksisen vurderes på nytt. Rådmannen viser til i høringsuttalelsen at: Rådmannen vil påpeke at eierskapsmeldingene under utarbeidelsen ble unntatt offentlighet (Utsatt offentlighet), men at disse i etterkant av kommunestyrets behandling er offentliggjort. For å sikre god tilgjengelighet for de folkevalgte, er eierskapsmeldingene for dem gjort tilgjengelige elektronisk på det systemet hvor folkevalgte mottar sine møte- og plandokumenter (Goodreader). Det årlige eiermøtet hvor man skal drøfte oppfølging av eierstrategiene til de enkelte selskap vil bli gjennomført i åpne møter, i følge rådmannen og ordfører. Siste generalforsamling i Meldal Næringssenter AS ble gjennomført den hvor det ble behandlet 7 saker. Disse var: valg av ordstyrer, godkjenning av innkalling, godkjenning av styrets beretning, godkjenning av årsregnskapet for 2011 med revisors beretning, disponering av resultatet for 2011, fastsettelse av godtgjørelse til styret og revisor og valg av styret. Disse er oversendt kommunen. Revisor kan ikke se at det er behandlet en eiermelding med tilbakemelding på kommunens vedtatte eierstrategier i dokumentene som ble behandlet i generalforsamlingen, eller at det foreligger annen rapportering fra selskapet til kommunen på disse. Siste generalforsamling i Meldal Miljøanlegg AS ble gjennomført den hvor det ble behandlet 6 saker. Disse var: valg av møteleder etc., godkjenning av innkalling, godkjennelse av årsberetning og disponering av årets resultat, fastsetting av godtgjørelse til styrets medlemmer, godkjenning av godtgjørelse til revisor og valg. Revisor kan ikke se at det er behandlet en eiermelding med tilbakemelding på kommunens vedtatte eierstrategier i dokumentene som ble behandlet i generalforsamlingen, eller at det foreligger annen rapportering fra selskapet til kommunen på disse. I følge ordfører er det enda ikke gjennomført årlige eiermøter i kommunestyret som ivaretar og drøfte eierinteresser og eierstrategier for kommunens eierskap. Dette grunnes i at kommunen har prioritert å vedta eierstrategier for selskapene før man igangsetter 15

20 Revisjonsrapport eiermøtene. Ordfører viser til at arbeidet med å vedta eierstrategier for kommunens eierskap er ferdigstilt. Eiermøter vil tidligst komme på plass våren Ordfører var ny i kommunestyret høsten 2011, og det var 14 nye kommunestyrerepresentanter, av 19 totalt. Dette har medført at årlige eiermøter enda ikke er etablert. Rådmannen bekrefter også at kommunen har vedtatt eierstrategier for utvalgte selskaper. Ordfører sier at det innhentes informasjon fra selskapene, men dette er ikke systematisert godt nok. Fra de store selskapene mottas mye informasjon og det er mye automatikk, mens det for små selskapene ikke har vært like god informasjonsflyt og systematikk. Det vises til at saker som tas opp kan bli uformell i kommunikasjonen med de lokale selskapene. Ordfører sier at det er viktig å være formell og få dokumentert saker som tas opp i eierorganet. Ordfører viser til at han følger opp selskapene, saker han nevner i den forbindelse er utleie av 3 etasje ved Næringsselskapet og luktproblemer ved Miljøanlegget. Har kommunen tilstrekkelige rutiner for å følge opp sine eierskap? I tillegg til forannevnte rutiner omhandler også Kommunalt eierskap rutiner på andre områder: Ved inngåelse av en betydelig eierpost (minimum 1/3) i et selskap skal Meldal kommune kreve minimum ett styremedlem. Det bør vedtektsfestes bruk av valgkomite hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med selskapets formål Ved valg av kommunens representant i styret skal relevant kompetanse vektlegges I styrene løses oppgaver til beste for selskapets utvikling og i samsvar med styreinstruks Kommunen bør, som en del av folkevalgtopplæringen, gjennomføre obligatoriske styrekurs og/eller eierskapsseminarer for folkevalgte som ønsker å være kandidater til å inneha verv i virksomheter hvor kommunen har eierinteresser. Ordfører viser til at det er viktig at kommunen sikrer at rutinene følges og at spesielt eiermøtene blir gjennomført årlig. Forvaltes kommunens eierskap i praksis i tråd med disse rådene og aktuelle lover og normer for godt eierskap? Det hjelper lite med gode rutiner og prosedyrer, om ikke disse følges opp i praksis. 16

21 Revisjonsrapport Ved inngåelse av en betydelig eierpost (minimum 1/3) i et selskap skal Meldal kommune kreve minimum ett styremedlem. I følge eierskapsmeldingen for Meldal Miljøanlegg AS er Meldal kommunes eierandel 34 %. Pr. i dag deltar Meldal kommune med Morten Rødningen som styreleder, og Roy Fritzon som personlig vara, og disse representerer Meldal kommune i egen person i styret. I følge eierskapsmelding for Meldal Næringssenter AS er Meldal kommunes eierandel 51 %. Per i dag er Ingjerd Astad-Steen styremedlem og representerer Meldal kommune i egen person i styret. Vedtektsfestes bruk av valgkomite for å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med selskapets formål Ved valg av kommunens representant i styret skal relevant kompetanse vektlegges I styrene løses oppgaver til beste for selskapets utvikling og i samsvar med styreinstruks Ordfører viser til at i større selskaper brukes valgkomite, men hos mindre selskaper som Meldal Miljøanlegg AS og Meldal Næringssenter AS er det ikke vedtektsfestet bruk av valgkomite i dag. Her har ordføreren en viktig rolle for å sikre riktig valg av nye styremedlemmer i selskapenes generalforsamling. Det er heller ikke etablert styreinstruks hos overnevnte selskaper etter ordførers eller rådmannens kjennskap. Kommunen bør, som en del av folkevalgtopplæringen, gjennomføre obligatoriske styrekurs og/eller eierskapsseminarer for folkevalgte som ønsker å være kandidater til å inneha verv i virksomheter hvor kommunen har eierinteresser i. Ordfører viser til at kommunen har hatt utfordringen med opplæringen grunnet at ordfører og mange i kommunestyret høsten 2011 var nye. Det var mye folkevalgtopplæring i januar 2012, men eierstyring var ikke det som ble vektlagt. Ordfører anser at det nå vil være hensiktsmessig med en egen opplæringsdag om eierstyring. Det satses på å gjennomføre en slik opplæringsdag våren 2013, før det blir avholdt et årlig eiermøte. Rådmannen viser til at det ble gitt en oversikt over kommunens eierinteresser og eierstyring i folkevalgtopplæringen Rådmannen ser også behovet for at det settes ytterligere fokus på opplæring innen dette området. 17

22 Revisjonsrapport 3.3 Vurderinger Er kommunens formål med eierskapene kjent hos kommunens eierrepresentanter og hvordan sikres samsvar mellom disse og utvalgte selskapers planer? Det er vedtatt rutiner for hvordan kommunens eierstyring skal utøves og disse legger klare føringer for hvordan kommunens eierrepresentanter skal utøve kommunens eierskap i selskapene. Dette for å sikre samsvar mellom formål, eierstrategier og selskapets planer. Det er vedtatt eierstrategier for selskapene kommunen har eierinteresser i, hvor det også foreligger rapporteringskrav. Dette sikrer at kommunen har føringer for sitt eierskap og hvordan disse skal utøves mot det enkelte selskap. Dette er etter vår vurdering i samsvar med aktuelle lover og normer for godt eierskap i KS Eierforum. Har kommunen tilstrekkelige rutiner for å følge opp sine eierskap? Kommunen har vedtatt tilstrekkelige rutiner for eierstyring og eierskapsstrategier etter revisors vurdering. Forvaltes kommunens eierskap i praksis i tråd med disse og aktuelle lover og normer for godt eierskap? Kommunen har ikke etablert årlige eiermøter i kommunestyret som vil være et viktig organ for å ivareta og drøfte formål, eierstrategier og eierstyring for det enkelte selskap. Dette er ikke i samsvar med kommunens egne rutiner. Selskapene har rapportert inn protokoller med tilhørende dokumenter fra generalforsamlingen, i samsvar med rutinene. Revisor kan ikke se at Meldal Næringssenter AS eller Meldal Miljøanlegg har rapportert eiermeldinger i samsvar med kommunens vedtatte eierstrategier, som det er forventninger til. Det er viktig at politisk ledelse og administrasjon samarbeider for å sikre at rutinene følges. Kommunen har styremedlem i styret for Meldal Miljøanlegg AS og Meldal Næringssenter AS, i samsvar med kommunens rutiner. Det mangler vedtektsfestet bruk av valgkomite og styreinstruks i disse, som det er forventninger til. Det er også mangler i folkevalgtopplæringen med obligatoriske eierskapsseminarer og styrekurs, som skal sikre kommunens eierstyring. Kommunen har etablert rutiner for kommunens eierstyring i kommunalt eierskap og vedtatte eierstrategier. Det kan være behov for at kommunen når eiermøtet er etablert og man har høstet erfaringer fra disse, tar en gjennomgang av rutinene. Rutinene for kommunalt eierskap gjelder både for store og små selskaper kommunen har eierinteresser i. Det er diskutert om kommunens rutiner skal helhetlig gjelde for små selskaper. 18

23 Revisjonsrapport 4 Høring En foreløpig rapport fra selskapskontrollen ble sendt på høring den til ordføreren med kopi til rådmannen i Meldal kommune. Et høringssvar ble mottatt den Høringsbrevet er vedlagt rapporten i vedlegg 1. Vi har lagt til rådmannens kommentarer i datadelen på rapportens side 16 og endret vår vurdering og konklusjon tilhørende dette punktet, som følge av uttalelsen. 19

24 Revisjonsrapport 5 Konklusjon og anbefalinger 5.1 Konklusjon Kommunen har vedtatt rutiner for eierstyring og eierstrategier for valgte selskaper kommunen har eierinteresser i. Dette medfører at kommunen har etablert et system som skal sikre at kommunens eierinteresser ivaretas. Kommunens vedtatte rutiner for eierstyring og vedtatte eierstrategier er etter vår vurdering i samsvar med aktuelle lover og normer for godt eierskap. Dette sikrer tydelige målsettinger og gir god oversikt over kommunens eierinteresser i eide selskap. Kommunen har utført et omfattende arbeid med å etablere egne rutiner og eierstrategier for å sikre god eierstyring og kontroll etter vår vurdering. Kommunen har ikke gjennomført årlige eiermøter som er et viktig organ for å ivareta og drøfte formål, eierstrategier og eierstyring av selskapene, noe det er krav om i rutinene. Det har vært noe mangelfull opplæring av eierrepresentanter og styrerepresentanter som skal sikre hvordan disse rollene skal utøves. Det er noen mangler i forhold til rapportering, bruk av valgkomite og å etablere styreinstruks for valgte selskaper i forhold til egne rutiner. Sistnevnte er forhold som kan tale for at kommunens rutiner for eierstyring kan evalueres. Dette fordi det er like krav til store og små selskaper med eierinteresser i. En evaluering kan gjennomføres etter at man har høstet en bredere erfaring fra årlige eiermøter. 5.2 Anbefalinger Revisor anbefaler kommunen å gjennomføre årlige eiermøter i tråd med rutiner og vedtak. 20

25 Revisjonsrapport Kilder Styring og eierskap i kommunalt eide selskaper, Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget 2007 og 2012 «Kommunalt eierskap roller, styring og strategi», Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget 2011 Eierskap - Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene, KS 2008 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS Eierforum, 2009 Meld. St. 13 ( ) Aktivt eierskap 85 Tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, KRD 2009 «Statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse», Nærings- og handelsdepartementet «Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse», NUES 2012 God kommunal regnskapsskikk nr. 6 noter og årsberetning Rutiner og eierstrategier for Kommunalt eierskap i Meldal kommune 21

26 Revisjonsrapport Vedlegg 1 I rutiner for Kommunalt eierskap gis en oversikt over selskaper kommunen har interesser i 22

27 Revisjonsrapport Vedlegg 2 kommunens høringssvar Rådmannen og ordfører har følgende merknader til rapporten Viser til tilsendt foreløpig rapport - eierskapskontroll i Meldal kommune. Rådmannen ønsker å påpeke følgende: På side 15 og 18 er unntatt offentlighet av dokumenter kommentert. Rådmannen vil påpeke at eierskapsmeldingene under utarbeidelsen ble unntatt offentlighet (Utsatt offentlighet), men at disse i etterkant av kommunestyrets behandling er offentliggjort. For å sikre god tilgjengelighet for de folkevalgte, er eierskapsmeldingene for dem gjort tilgjengelige elektronisk på det systemet hvor folkevalgte mottar sine møte- og plandokumenter (Goodreader). Ut over det har rådmannen og ordfører ingen merknader til rapporten. 23

28 Postadresse: Postboks 216, 7302 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

29 Innkommede brev Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr Jan-Åge Sneve Gundersen /16-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Vedlegg Brev til kontrollutvalget Formannskapsak Delegasjonsreglement Infobrev Orkdal KUs oppfølgning av felles BV-tjeneste Saksutredning Leder i kontrollutvalget mottok den 10.januar et brev fra kommunestyregruppa til Senterpartiet som er adressert til Kontrollutvalget med tittelen: Henvendelse ang påstander i brev fra arbeidstakerorganisasjoner tilknyttet Meldal kommune. Brevet er i sin helhet er vedlagt saken. Sak 085/12 i formannskapet er også vedlagt som bakgrunn for brevet. Kontrollutvalgssekretariatet mottok den 16.desember 2012 et brev fra Kontrollutvalget i Orkdal kommune til Kontrollutvalgene i Meldal, Agdenes og Skaun angående Orkdal Kontrollutvalgs oppfølging av felles barnevernstjenester. Brevet ble oversent utvalgets medlemmer per e-post. Brevet er i sin helhet vedlagt saken. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Utvalget må selv vurdere innholdet i brevet fra kommunestyregruppa i Senterpartiet og om de momenter som trekkes opp skal undersøkes nærmere og på hvilken måte.

30 Til Kontrollutvalget i Meldal Henvendelse ang påstander i brev fra arbeidstakerorganisasjoner tilknyttet Meldal kommune Det vises til brev fra representanter for 9 av arbeidstakerorganisasjonene med medlemmer i Meldal kommune. Dette i forbindelse med høringsuttalelse gitt angående revidering av delegeringsreglementet i kommunen. I brevet gir de 9 representantene opplysninger om at det har foregått/foregår uregelmessigheter i forbindelse med ansettelsesprosesser i Meldal kommune. Her påpekes forhold til habilitet, stillingsutlysninger og tillit. Eksemplene er verken dokumentert eller tidfestet. Formannskapet har i vedtak i sak 083/12 bedt rådmannen om å følge opp saken overfor arbeidstakerorganisasjonene. Representantene for de 9 arbeidstakerorganisasjonene har i brev til rådmannen, datert , understreket at de ikke ønsker å utdype saken nærmere. Gjennom de påstander som er framsatt i høringsuttalelsen, er både politisk og administrativ ledelse i Meldal kommune, gjennom år tilbake i tid, beskyldt for å være en del av den ukultur som påpekes. Senterpartiet ber Kontrollutvalget om å se på om det er hold i de påstander som er framsatt av representantene for de 9 arbeidstakerorganisasjonene. Meldal, Senterpartiet Kommunestyregruppa

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42 Kontrollutvalget i Orkdal kommune v/ leder Tormod Solem Slupphaug Kontrollutvalgene i Meldal, Agdenes, og Skaun Orkdal 16. desember 2012 INFOBREV ANGÅENDE ORKDAL KONTROLLUTVALGS OPPFØLGNING AV FELLES BARNEVERNSTJENESTE Kjære naboutvalg! På bakgrunn av kritikken som er blitt rettet mot Barnevernstjenesten i Orkdal, og det at tjenesten er en felles ordning for alle våre kommuner; ønsker vi å holde dere fortløpende informert om vår oppfølgning av saken. Vi mottok den 25. oktober i år en orientering fra kommuneadministrasjonen om daværende status, og fattet på bakgrunn av møtet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget har mottatt en god og dekkende redegjørelse fra Rådmannen som dekker kontrollutvalgets foreløpige spørsmål og bekymringer. 2. Kontrollutvalget ønsker å avvente Fylkesmannens videre behandling og sluttrapport (4.kvartal 2012) 3. Kontrollutvalget ønsker deretter en ny tilbakemelding fra kommuneadministrasjonen angående sakens utvikling så snart som mulig og senest i løpet av 1.kvartal I kontrollutvalgsmøtet 11. desember ble også tjenesten nevnt i forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon Det var da enighet i utvalget om at forvaltningsrevisjon kan bli aktuelt senere, men sett ut i fra dagens situasjon; ikke i løpet av de kommende neste to år. Det ble lagt til grunn at tjenesten nå er under flere endringer og stort press, både fra politisk og administrativ side - samt tilsynet fra Fylkesmannen. Utvalget tror at tjenesten vil være tjent med å få tid og ro til å stabilisere seg, og at først etter dette vil en eventuell forvaltningsrevisjon være hensiktsmessig. Neste tilbakemelding fra kommuneadministrasjonen vil bli gitt i løpet av vårt møte den 25.februar Vi vil etter møtet på nytt komme tilbake til dere. Med vennlig hilsen Kontrollutvalget i Orkdal kommune v/ leder Tormod Solem Slupphaug e-post: tslupphaug@hotmail.com tlf:

43 Forvaltningsrevisjon fravær/nærvær Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/13 Jan-Åge Sneve Gundersen 216, &58, 12/68-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten Sykefravær og nærvær til orientering. Rapporten oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten Sykefravær og nærvær til orientering. Kommunestyret ber rådmannen sørge for: 1. at alle relevante tilgjengelige virkemidler blir benyttet i IA-avtalen 2. at rutiner for å sikre gjennomføring av medarbeidersamtaler i kommunen er implementert innen utgangen av at det etableres faste rutiner for innvolvering av verneombud og tillitsvalgte i relevandte fora i kommunen innen sommeren 2013 Vedlegg Endelig rapport Sykefravær Nærvær Meldal kommune Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 017/12 en forvaltningsrevisjon innen Fravær/Nærvær og arbeidsmiljø med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon /12 Vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på fravær/nærvær/arbeidsmiljø. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 300 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget.

44 Revisors videre arbeid og innretting ble behandlet i kontrollutvalgets møte den , samt i dialog med sekretariat underveis i gjennomføringen hvor utvalgets intensjoner har vært vidreformidlet. Problemstillingene i undersøkelsen som ble satt var: 1. Utviklingen og omfanget av sykefraværet er i tråd med utviklingen i andre kommuner og grupperinger og i tråd med målene i IA-avtalen og kommunens egne mål? 2. Kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner og tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet i henhold til lov- og avtaleverk? Rapporten viser til Meldal kommune som arbeidsgiver, IA-bedrift og hvordan tallene i statestikken slår ut på fokusområdene, samt på overordnet nivå. Rapporten legger ikke vekt på de kostnader kommunen lider av sykefravær, men prøver å se nærmere på hva som ligger bak fraværet etter utvalgets intensjon ved bestillingen. Revisor har påpekt noen punkter i rapporten hvor Meldal kommune har et forbedringspotensial. Dette er i å følge opp samtlige punkt i IA-avtalen samt involvere tillitsvalgte og verneombud i tilstrekkelig grad i prosessene. Det kommer også fram at i rapporten at det er en utfordring for noen enheter å gjennomføre medarbeidersamtaler ifølge tillitsvalgte. Ifølge medarbeiderundersøkelsen har 63 % fått tilbud om medarbeidersamtaler. I rapporten vises det til at det er etablert rutiner og planverk, samt det er tema om fravær i ledermøter og inn mot oppfølging av de enkelte enhetene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil peke på at det er mange momenter i rapporten hvor revisor vurderer og viser til forhold i kommunen som er gode og etablerte, selv om det finnes forbedringspotensiale. Det er i stor grad i rutiner og i å få etablert gode forhold ute i virksomhetene som synes å være noe av utfordringene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta tak i forbedringspotensialene revisor skisserer og innstille til kommunestyret på tiltak med frister.

45 FORVALTNINGSREVISJON Sykefravær og nærvær Meldal kommune Januar - TITTEL

46

47 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Meldal kommunes kontrollutvalg i perioden april 2012 til januar Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Anne Gråberg /s/ Frode Singstad /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Prosjektmedarbeider Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

48 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sammendrag Denne forvaltningsrevisjon er utført i henhold til bestillingen fra kontrollutvalget i Meldal kommune. Grunnlaget for våre vurderinger er basert på gjennomgang av dokumenter, statistisk materiale og intervju med ansatte, ledelse og andre aktører. I tillegg har vi brukt resultat fra Meldal kommune sine medarbeiderundersøkelser i regi av Kommuneforlagets Bedrekommmune og resultat fra Arbeidstilsynets tilsyn i Meldal kommune. Problemstillingene for undersøkelsen er: Problemstilling 1: Er utviklingen og omfanget av sykefraværet i tråd med utviklingen i andre kommuner og grupperinger og i tråd med målene i IA-avtalen og kommunens egne mål? Problemstillingen er belyst ved å se om utviklingen av sykefravær i Meldal kommune er i tråd med målene i IA-avtalen og kommunens egne målsettinger. Videre sammenligner vi sykefraværet i Meldal kommune med andre kommuner og grupperinger. Delproblemstilling 2: Har kommunen etablert tilfredsstillende rutiner og tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet i henhold til lov- og avtaleverk? Problemstillingen har fokus på: Fastsetting av mål for HMS/sykefravær og organisering av HMS-arbeidet Kartlegging av sykefravær og arbeidsmiljø. Forebyggende rutiner og tiltak. Oppfølging av sykmeldte og bruk av IA-virkemidler. I tillegg synliggjør vi resultat fra Arbeidstilsynets tilsyn i kommunen. Delproblemstilling 1: Er utviklingen og omfanget av sykefraværet i tråd med utviklingen i andre kommuner og grupperinger og i tråd med målene i IA-avtalen og kommunens egne mål? I IA-avtalen er et av de overordnede målene en reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. Det vises også til at delmålet om å redusere sykefraværet skal fastsettes med utgangspunkt i virksomhetens forutsetninger, fraværsnivå og hva som er realistisk. I handlingsprogrammet for for Meldal kommune opererer man med nærværsbegrepet. Dette begrepet ble introdusert i Målet for nærvær for hele organisasjon var på 95 % i Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

49 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge I Meldal kommune var sykefraværet i 2011 på 8,9 prosent. Det innebærer en reduksjon i sykefraværet på 9,2 prosent siden Vi kan derfor konstatere at selv om Meldal kommune har hatt en reduksjon i sykefraværet i perioden, har de ikke oppnådd mål om sykefravær hverken ift de nasjonale målene i fastsatt i IA-avtalen eller kommunenes egne mål som vi ser er mer ambisiøse enn målene i IA-avtalen1. Sammenlignet med andre kommuner og grupperinger ser vi at i løpet av perioden 2007 til 2. kvartal 2012 har fraværet i Meldal kommune jevnt over vært i overkant av tallene for landsgjennomsnittet. Sammenlignet med andre kommuner i regionen, utmerker ikke Meldal seg hverken ved å ha et høyere eller lavere sykefravær enn de andre kommunene. Delproblemstilling 2: Har kommunen etablert tilfredsstillende rutiner og tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet i henhold til lov- og avtaleverk? Fastsetting av mål for HMS/sykefravær og organisering av HMS-arbeidet Arbeidsgiver skal ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt. I Meldal kommune er dette skriftliggjort både i organisasjonskart og i delegasjonsreglement. Ut i fra de intervjuene vi har gjennomført synes det også som om ansvarsforhold er klart i organisasjon. Arbeidsgiver skal fastsette mål for helse miljø og sikkerhet og sørge for at arbeidet utføres systematisk. Dette skal gjennomføres i samarbeid med arbeidstakere og tillitsvalgte. I Meldal kommune er Handlingsprogrammet og budsjett de politisk vedtatte styringsdokumentene og utgangspunktet for strategier og for fastsetting av etterprøvbare aktivitetsmål. Oppfølging av planene sikres ved tiltaksoversikter som er utarbeidet på bakgrunn av målsettingene på de enkelte programområdene. Dette innebærer rapportering på hvilke tiltak som er gjennomført og man ser sammenhengen mellom hva som er fulgt opp og hva som ikke er fulgt opp. Store avvik følges systematisk opp gjennom ledersamtaler Også samarbeidsavtalen med HMStjenesten er dokumentasjon på tiltak. I Årsmelding 2011 er mål og resultat for alle rammeområder for HMS systematisert. Måling av fravær/nærvær er en av indikatorene for resultatstyring i kommunen og et av måltallene i tertialvis rapportering til rådmann og politisk nivå. 1 I Kommunens årshjul inngår også tidsplan for vernerundene, når I Handlingsprogram Økonomiplan vedtatt i kommunestyret vises det til at målet er å redusere sykefraværet med 20 % ift nivået i 2010 til ca 8 %. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

50 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge medarbeiderkartleggingene skal være, årsrapportering til AMU, oppfølgingsplan, prioriteringer mm. Dette er spesifisert for den enkelte sektor og den enkelte avdeling. Det kan se ut til at punkt i oppfølgingen av IA-avtalen ikke har blitt fulgt opp i tilstrekkelig grad. Eksempel på dette er utarbeidelse av IA-plan. Dette er det tatt tak i, i løpet av den siste tiden. Det er viktig å involvere alle relevante parter i dette arbeidet. Det kan også se ut til at kommunen har et forbedringspotensial i involvere verneombudene i større grad. Vi presiserer at både verneombud og tillitsvalgte er sentrale aktører i arbeidet for redusert sykefravær. Sentralt er også samarbeidet med HMS-tjenesten og NAV- arbeidslivssenter. For revisor ser det ut til at dette samarbeidet fungerer etter hensikten. Samarbeid også med andre aktører er relevant i denne sammenheng og vi ser at Meldal kommune deltar i og samarbeider innenfor flere arenaer der sykefraværsproblematikken er satt i fokus. Arbeidsgiver plikter å føre fraværsstatistikk. Dette gjøres i Meldal kommune. Kartlegging av sykefravær og arbeidsmiljø. Faktiske opplysninger er nyttige for virksomhetens gjennomgang av egne mål og planer og virksomheten har plikt til å føre fraværsstatistikk. Kommunen fører statistikk over sykefravær og denne brukes som en del av kunnskapsgrunnlaget for arbeidet med redusert sykefravær. I kommunen har de rutiner for kartlegging av mulige årsaker til sykefravær. Dette innbefatter årlige vernerunder, medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelser og fokus på ROS-analyse., det siste som en konsekvens av tilsyn fra Arbeidstilsynet. Det kan se ut til at tilbud om medarbeidersamtaler ikke fungerer helt som ønsket. For revisor ser det ut til at kommunen har gode rutiner for å følge opp resultat av kartlegging. Forebyggende rutiner og tiltak. Arbeidsgiver har plikt til å gjennomgå opplæring i HMS arbeid og skal og sørge for at andre aktører har tilstrekkelig kompetanse til å utføre arbeidet. Tilbakemeldinger i intervju tyder på at dette i stor grad fungerer på en god måte. Kommunen har og plikt til å opprette Arbeidsmiljøutvalg. Dette blir gjennomført i kommunen og gjøres kjent for alle ansatte. Oppfølging av sykmeldte og bruk av IA-virkemidler. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

51 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Arbeidsgiver har hovedansvaret for tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte. Datainnsamling tyder på at dette følges opp på en hensiktsmessig måte i kommunen. Videre har IA-bedrifter tilgang til en rekke virkemidler i arbeidet for redusert sykefravær. Tett og godt samarbeid med NAV-arbeidslivssenter er med og sikrer dette. Allikevel kan det se ut til at fokuset på dette området kan økes for ytterligere utnyttelse av muligheter for virkemidler. Resultat fra Arbeidstilsynets tilsyn i kommunen. Arbeidstilsynet har vært aktive siste 2 år og gjennomført tilsyn i kommunen. Tilsynet har omfatta legekontoret i 2012, Grefstadtunet bolig for funksjonshemmede i 2011 og Meldal helsetun i Meldal kommune har fulgt opp tilsynets påpekninger. Anbefalinger Vi anbefaler Meldal kommune å ha fokus på følgende: - Involvering av verneombud - Innarbeide rutiner for medarbeidersamtaler i hele organisasjon - Bruk av tilgjengelige virkemidler som IA-bedrift Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

52 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag Innledning Bestilling Om arbeidet med sykefravær og organisering av Meldal kommune Om IA-avtalen Administrativ organisering av Meldal kommune...12 Undersøkelsesopplegget Avgrensinger og presiseringer Problemstillinger Revisjonskriterier Lov, forskrift og lokale politiske vedtak Nasjonale føringer og anbefalinger Sammenligninger...17 Metode...17 Utviklingen av sykefravær Revisjonskriterier Data Utvikling av sykefravær Sammenligning av utvikling av sykefravær...21 Revisors vurdering...22 Rutiner og tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet...23 Mål for HMS/sykefravær og organisering av HMS-arbeidet Kriterier Data Revisors vurdering...30 Kartlegging av sykefravær og arbeidsmiljø Kriterier Data Revisors vurdering...34 Forebyggende rutiner og tiltak Kriterier Data Revisors vurdering...36 Oppfølging av sykmeldte og bruk av IA-virkemidler...36 Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

53 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kriterier Data Revisors vurdering...39 Tilsyn Data Revisorens vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger...43 Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

54 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1 Innledning Revisjon Midt-Norge fikk i brev fra kontrollutvalgets sekretariat (KonSek) datert bestilling av forvaltningsrevisjon vedrørende fravær/nærvær/arbeidsmiljø i Meldal kommune. I dette kapitlet redegjør vi for bestillingen og gir noe bakgrunnsinformasjon om området generelt og om Meldal kommune spesielt. 1.1 Bestilling På bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon for vedtok kontrollutvalget i sak 017/20123 å bestille en forvaltningsrevisjon som omhandler nærvær/fravær/arbeidsmiljø i Meldal kommune. Vinklingen av prosjektet ble også tatt opp i kontrollutvalgets møte den Revisor har i samråd med kontrollutvalget gjennom deres sekretariat kommet fram til fokusområdene i undersøkelsen. 1.2 Om arbeidet med sykefravær og organisering av Meldal kommune Om IA-avtalen Det er stor oppmerksomhet om utvikling av sykefravær både i det politiske miljøet og i arbeidslivet; ikke minst er temaet viet stor oppmerksomhet fra media. Som saksutredningen har vist, er Meldal kommune en IA-bedrift. Med intensjon om å skape et inkluderende arbeidsliv med plass til alle som kan og vil arbeide ble den første sentrale inkluderende arbeidsliv-avtalen (IA-avtalen) undertegnet i desember 2001 med en varighet på fire år. Bakgrunnen var en utvikling der stadig flere gikk ut av arbeidslivet og over på langvarige trygdeordninger. Høsten 2003 ble avtalen evaluert, og i desember samme år signerte partene en erklæring om videreføring ut avtaleperioden. Avtalen ble evaluert på nytt høsten 2005, og den ble det inngått en ny intensjonsavtale om et inkluderende arbeidsliv med varighet til februar 2010 ble partene enige om en ny IA-avtale, som varer fram til 31. desember Intensjonsavtalenes mål har i hovedsak vært de samme, med ett hovedmål og tre delmål. For den nye IA-avtalen er det overordnete målet: Å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. 2 Vedtatt i kommunestyret sak 14/12 3 Den Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

55 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge De tre delmålene er: Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. De konkrete målene fra tidligere tilleggsavtaler videreføres. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Arbeids- og velferdsetaten (NAV) har fått i oppgave å bistå virksomheter som vil arbeide for å nå ett eller flere av målene i Intensjonsavtalen. Når en virksomhet signerer en samarbeidsavtale med arbeids- og velferdsetaten, blir den en IA-virksomhet med tilgang til spesielle tjenester og virkemidler. Både arbeidstakere og arbeidsgiver har ansvar i en IAbedrift. Arbeidstakere har blant annet ansvar for å bidra til å skape et godt arbeidsmiljø, og arbeidsgivere har ansvar for å sette inkluderende arbeidsliv på dagsorden og ha konkrete mål for IA-arbeidet. Sykefravær har vært det dominerende elementet i IA-avtalen. Helt siden Sandmannutvalget 4 la fram sin rapport høsten 2000 har det vært diskusjoner om det er konflikter mellom de ulike delmålene, særlig ved at fokus på sykefravær kan ha negative konsekvenser for 5 arbeidstakere med redusert funksjonsevne og seniorer. En rapport fra SINTEF viser til at flere av partene på sentralt hold mener fortsatt det er konflikt mellom delmålene, men de fleste har kommet fram til at hvis man får til et inkluderende og godt arbeidsliv, kan dette både gi redusert sykefravær og økt inkludering av grupper som nå er ute av arbeidslivet. Lovområder som er relevant i arbeidet med sykefravær vil bli nærmere beskrevet i kapitel 2.3. Revisjonskriterier 4 Sandmannutvalget utredet årsakene til den sterke økningen i sykefraværet og nytilgangen til uførepensjon som ble registrert utover tallet, og de foreslo tiltak for å redusere sykefraværet og begrense uføretilgangen. Tiltakene bygde på forståelsen av at det er ved den enkelte arbeidsplass tiltakene må forankres for å redusere sykefraværet. 5 Evaluering av IA-avtalen ( ). SINTEF Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

56 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Administrativ organisering av Meldal kommune Administrativt er Meldal kommune organisert etter en sektormodell med tre sektorledere (sektor Oppvekst, sektor Helse og omsorg og sektor Utvikling og drift) og leder for stabsfunksjoner (IT, Økonomi, Servicekontor, Personal og Nav). Den kommunale organisasjonen i Meldal har ca 480 ansatte (inklusive vikarer) fordelt på 334 årsverk og kommuneadministrasjonen er lokalisert i Meldal sentrum. Figur 1 illustrerer den administrative organiseringa i kommunen. Figur 1 Administrativt organisasjonskart for Meldal kommune Kilde: Meldal.kommune.no Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

57 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke kriterier revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres og her. 2.1 Avgrensinger og presiseringer De to begrepene sykefravær og arbeidsnærvær sier noe om det samme, men har ulikt fokus på henholdsvis fravær og nærvær. Tallmessig vil de to begrepene alltid være motsatte størrelser. Det vil si at et fravær på 12 prosent representerer et nærvær på 88 prosent. Vi har her valgt å benytte begrepet fravær, og tallstørrelser på fravær, bortsett fra der vi gjengir og omtaler kommunens egne mål for nærvær. Ser vi på saksutredningen ser vi at kostnadene ved sykefravær også nevnes. I mail fra KonSek datert den gir KonSek uttrykk for at kostnadene nok er interessante, men at hovedintensjon er å finne bakgrunn for fraværet. I lys av innspill fra KonSek har vi derfor ikke satt fokus på det kostnadsmessige aspektet ved sykefraværet. Revisor har hatt jevnlig kontakt med KonSek ved utarbeidelsen av prosjektplan for å sikre at innretningen er i tråd med bestillingen. Undersøkelsen gjelder hele kommunen når det gjelder fraværsstatistikk og systemer. På noen områder finner vi det hensiktsmessig å rette fokus på enhetsnivå i kommunen. Vi har valgt Teknisk drift og Helsetunet som relevante områder å undersøke nærmere. Fokuset på disse virksomhetene blir å regne som stikkprøver for hvordan arbeidet med sykefravær fungerer. Enhetsleder for Teknisk drift er leder for driftsseksjonen, som omfatter forvaltning, drift, vedlikehold og utbygging innen off. vannforsyning, avløpstjenester, septik, gruveforurensing, komm. veier og gatelys, samt komm. bygg og eiendom. Stillingen er tillagt personalansvar for seksjonens ca 39 tilsatte. Det er til sammen 39 ansatte og enhetsleder har overordnet ansvar for sykefravær, og er pådriver for dette arbeidet på enheten. I det daglige er ansvaret for oppfølging av sykefravær delegert til formennene. Det er to formenn: en med ansvar for bygg og eiendom (vaktmestere, fagarbeidere og renholdere) og en med ansvar for kommunalteknikk (5 ansatte). I følge hjemmesidene til Meldal kommune er helsetunet kommunens sykehjem med tilsammen 52 plasser fordelt på 3 avdelinger. Enhetsleder for helsetunet har ansvaret for 90 Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

58 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge ansatte fordelt på 50 årsverk. Enhetsleder har hovedansvar for sykefravær på enheten og sitter med oversikt over hvordan det fungerer på enheten, men det er avdelingsledere (avdelingssykepleiere korttid og langtids og avdelingsleder på kjøkkenet) som har den nærmeste kontakten med arbeidstakere og har ansvar for oppfølging av sykmeldte. 2.2 Problemstillinger For å svare på bestillingen har vi definert følgende problemstillinger: Delproblemstilling 1: Er utviklingen og omfanget av sykefraværet i tråd med utviklingen i andre kommuner og grupperinger og i tråd med målene i IA-avtalen og kommunens egne mål? Problemstillingen vil bli belyst ved å se om utviklingen av sykefravær i Meldal kommune er i tråd med målene i IA-avtalen og kommunens egne målsettinger. Videre vil vi sammenligne sykefraværet i Meldal kommune med andre kommuner og grupperinger. Delproblemstilling 2: Har kommunen etablert tilfredsstillende rutiner og tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet i henhold til lov- og avtaleverk? Problemstilling 2 vil ha fokus på: Fastsetting av mål for HMS/sykefravær og organisering av HMS-arbeidet Kartlegging av sykefravær og arbeidsmiljø. Forebyggende rutiner og tiltak. Oppfølging av sykmeldte og bruk av IA-virkemidler. I tillegg vil vi synliggjøre resultat fra Arbeidstilsynets tilsyn i kommunen. 2.3 Revisjonskriterier I en forvaltningsrevisjon skal det etableres revisjonskriterier som innsamlede data kan vurderes mot. Hensikten med revisjonskriteriene er å etablere en målestokk som gjør det mulig å evaluere de resultater som er oppnådd innen et forvaltningsområde. Det er en forutsetning at de kriteriene som etableres er gyldige og at de hentes fra autorative kilder. Slike kilder kan være lov og forskrift, lokale politiske vedtak, nasjonale politiske føringer og anbefalinger, og evt anerkjent forskningslitteratur på området. Denne undersøkelsen vil ha fokus på om Meldal kommune som arbeidsgiver følger opp lover og forskrifter, samt egne planer og mål og IA-avtalen. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

59 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Lov, forskrift og lokale politiske vedtak Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. av 1. januar (arbeidsmiljøloven). Arbeidsmiljøloven er sentral i arbeidet med sykefraværsproblematikk. Lovens formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger, og med en velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utvikling i samfunnet. Videre skal den sikre trygge ansettelsesforhold og likebehandling i arbeidslivet og legge til rette for tilpasninger i arbeidsforholdet knyttet til den enkelte arbeidstakers forutsetninger og livssituasjon. Den har også som formål å gi grunnlag for at arbeidsgiver og arbeidstakerne i virksomhetene selv kan ivareta og utvikle sitt arbeidsmiljø i samarbeid med arbeidslivets parter og med nødvendig veiledning og kontroll fra offentlig myndighet og bidra til et inkluderende arbeidsliv. Loven omhandler blant annet: o Arbeidsgivers og arbeidstakers plikter. Kapittel 2. o Virkemidler i arbeidsmiljøarbeidet. Kapittel 3. o Krav til arbeidsmiljøet. Kapittel 4. o Verneombud. Kapittel 6. o Arbeidsmiljøutvalg. Kapittel 7. o Informasjon og drøfting. Kapittel 8. Fra 1. juli 2011 er det gjort endringer i folketrygdloven og arbeidsmiljøloven som skal sikre tidligere, tettere og mer forpliktende samarbeid om oppfølging. Det framgår av arbeidsmiljølovens 3-1 at arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid Lov om folketrygd (Folketrygdloven) Folketrygdens formål er å gi økonomisk trygghet ved å sikre inntekt og kompensere for særlige utgifter ved arbeidsløshet, svangerskap og fødsel, aleneomsorg for barn, sykdom og skade, uførhet, alderdom og dødsfall. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Selv om ansvaret for HMS-arbeidet og sykefraværsoppfølgingen er delegert, har rådmannen et overordnet ansvar for at administrasjonen drives i samsvar med lover og forskrifter. Rådmannen har også et ansvar for å føre kontroll med administrasjonens virksomhet, herunder etablere tilfredsstillende rutiner for internkontroll, jf. kommuneloven Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

60 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) Gjennom krav om systematisk gjennomføring av tiltak, skal denne forskrift fremme et forbedringsarbeid i virksomhetene innen -arbeidsmiljø og sikkerhet -forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester -vern av det ytre miljø mot forurensning og en bedre behandling av avfall slik at målene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen oppnås. Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Formålet med føring av sykefraværsstatistikk er å sette søkelyset på sykefraværet på arbeidsplassen. Sykefraværsstatistikken skal bidra til at arbeidsgiveren og arbeidstakeren i samarbeid kan iverksette og evaluere tiltak for å redusere sykefraværet Nasjonale føringer og anbefalinger Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. 1. mars desember (IA-avtalen) Når en virksomhet signerer en samarbeidsavtale med NAV, blir den en IA-virksomhet. Hovedarenaen for IA-arbeidet er arbeidsplassen, og hovedaktørene er arbeidsgiver og arbeidstaker. NAV har fått i oppgave å bistå virksomheter som vil arbeide for å nå ett eller flere av målene i Intensjonsavtalen, og NAV har et bredt spekter av virkemidler og tiltak for å beholde personer i arbeid eller for å gi innpass i arbeidslivet. Samarbeidsavtalen bygger på Intensjonsavtalen, og er en avtale mellom den enkelte virksomhet og NAV for virksomheter som ønsker å være IA-virksomheter. Samarbeidsavtalen klargjør ansvars- og oppgavefordelingen. Det er utarbeidet en egen veileder til samarbeidsavtalen, som forklarer sentrale begreper og beskriver hvordan virksomheter og myndigheter skal gå fram i arbeidet for et mer inkluderende arbeidsliv. Den nye samarbeidsavtalen for IA-virksomheter ble godkjent av myndighetene og partene i arbeidslivet 13. september Innholdsmessig er det ikke gjort store endringer sammenlignet med den forrige samarbeidsavtalen, men en viktig endring er at virksomhetens tillitsvalgte er en likeverdig avtalepart med NAV og bedriftsledelsen. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

61 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sammenligninger Vi måler sykefraværet i Meldal kommune opp mot målene i IA-avtalen om et sykefravær på 5,6 % og kommunens mål om et nærvær på 95 % for hele organisasjon i 2011 satt i handlingsprogrammet for Videre sammenligner vi sykefraværet i Meldal kommune med sykefraværet i andre kommuner. Veileder i forvaltningsrevisjon6viser til at kriterier kan utledes fra sammenlignbare kommuner eller virksomheters praksis når de er aksepterte forbilder, representerer beste praksis eller gjenspeiler en foretrukket praksis på det aktuelle området. I dette prosjektet har vi ikke grunnlag for å påstå at noen av de vi sammenligner med representerer dette. Sammenligningen må derfor ikke oppfattes som at noen av grupperingene eller kommunene har en "fasit" for hvordan en situasjon skal være. Tallmaterialet kan imidlertid gi en beskrivelse av en situasjon og gi indikasjoner på en utvikling/forhold. 2.4 Metode Hovedhensikten i denne undersøkelsen har vært å få kunnskap om arbeidet for redusert sykefravær i Meldal kommune. Informasjonsgrunnlaget er basert på gjennomgang av dokumenter, statistisk materiale og intervju med ansatte, ledelse og andre aktører. Med rådmannen er det gjennomført et eget oppstartsmøte. I tillegg har vi brukt resultat fra Meldal kommune sine medarbeiderundersøkelser i regi av Kommuneforlagets Bedrekommmune og resultat fra Arbeidstilsynets tilsyn i Meldal kommune. For å få dybdekunnskap om arbeidet for redusert sykefravær har vi gjennomført intervju med ulike aktører. Vi har gjennomført intervju med følgende personer: Rådmannen Sektorsjef Oppvekst Sektorsjef Helse og omsorg Konstituert sektorsjef Utvikling og drift Stabssjef Personalkonsulent Organisasjonsutvikler Hovedtillitsvalgt fagforbundet Hovedtillitsvalgt utdanningsforbundet Hovedtillitsvalgt sykepleierforbundet 6 Veileder i forvaltningsrevisjon (NKRF, 2006) Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

62 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Hovedverneombud Seksjonsleder helsetunet Seksjonsleder Teknisk drift Kontaktperson NAV-arbeidslivssenter I noen tilfeller har vi gjennomført intervjuene som gruppeintervju. Ved gruppeintervju kan dynamikken i gruppesituasjon bidra til økt informasjonstilgang. Samtidig er det en risiko for at den enkeltes mening ikke vil komme fram på samme måte som om de var intervjuet hver for seg. Vi prøver å forhindre dette ved å stille direkte spørsmål til alle i intervjuet, og ved å gi dem mulighet for å korrigere referatene hver for seg i etterkant. Alle referatene fra intervjuene er verifisert. Totalt er 14 personer intervjuet. Dokumenter og statistikk som undersøkelsen bygger på, er i stor grad hentet fra Meldal kommune, nettstedet bedrekommune.no, nav, SSB og andre offentlige etater Vi har i noen tilfeller valgt å sammenligne talldata fra Meldal kommune med andre kommuner og grupperinger. Statistikk og kvalitet på tall er avhengig av en rekke forhold, og tallmaterialet må ikke oppfattes som absolutte sannheter. I tillegg må vi ta forbehold om mulig feilrapportering. Statistikker for sykefraværet utarbeidet av SSB, KS og enkeltkommuner kan være forskjellige. KS har publisert et notat som redegjør for datagrunnlagene og beregningsmetodene7. I vår undersøkelse sammenligner vi derfor ikke talldata fra ulike kilder. I en forvaltningsrevisjon på områder som dette er det alltid viktig å samordne innretning på undersøkelsen med andre tilsyns myndigheter. Så langt revisor kan se av FM`s nettsider, er det ikke vært gjennomført tilsyn i Meldal kommune i løpet av siste periode. Det er heller ikke planlagt tilsyn i nærmeste planlagte framtid. Arbeidstilsynet har derimot gjennomført tilsyn innen i perioden fra Vi viser resultatet fra tilsynene i rapporten. I tillegg til en oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har en prosjektmedarbeider deltatt i prosjektet, og en styringsgruppe på to personer har kvalitetssikret undersøkelsen. Bredden og omfanget av data som er innhentet fra ulike kilder tilsier at revisor har et egnet grunnlag for å vurdere de problemstillinger som er angitt for denne forvaltningsrevisjonen. 7 sykefravarsstatistikk.pdf Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

63 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 3 Utviklingen av sykefravær I dette kapitlet vil vi belyse delproblemstilling 1 om utviklingen og omfanget av sykefraværet i Meldal kommune er i tråd med utviklingen i andre kommuner og grupperinger og i tråd med målene i IA-avtalen og kommunens egne mål.. Problemstillingen vil dels bli belyst ved å vise utviklingen av sykefravær innen ulike sektorer, grupperinger og innen Meldal kommune som helhet, og dels ved å sammenligne data fra Meldal kommune med andre kommuner og grupperinger. 3.1 Revisjonskriterier I IA-avtalen er et av de overordnede målene at sykefraværet skal reduseres med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. Veiledere til samarbeidsavtalen viser til at delmålet om å redusere sykefraværet skal fastsettes med utgangspunkt i virksomhetens forutsetninger, fraværsnivå og hva som er realistisk (uavhengig av det nasjonale målet). I handlingsprogrammet for for Meldal kommune opererer man med nærværsbegrepet. Dette begrepet ble introdusert i Målet for nærvær for hele organisasjon var på 95 % i I dette kapitlet sammenligner vi og Meldal kommune med andre kommuner og grupperinger. Som vist til i kapittel 2.3. revisjonskriterier, må ikke sammenligningen oppfattes som at noen av grupperingene eller kommunene har en "fasit" for hvordan en situasjon skal være. Tallmaterialet kan imidlertid gi en beskrivelse av en situasjon og gi indikasjoner på en utvikling/forhold. 3.2 Data Utvikling av sykefravær Avtalen om Inkluderende arbeidsliv ble inngått mellom partene i arbeidslivet og staten i Delmål 1 i avtalen gikk ut på at sykefraværet skulle reduseres med 20 % sammenlignet med 2. kvartal Dette målet gjelder også etter at avtalen ble fornyet for en ny fireårsperiode i februar I løpet av de 11 årene fra 2. kvartal 2001 til 2. kvartal 2012 har det vært en nedgang i det legemeldte sykefraværet på 16,9 prosent. Fraværet i privat sektor har gått ned med 20 prosent, mens kommunal og fylkeskommunal sektor har hatt en nedgang på 10,9 prosent siden 2. kvartal Tallene for statlig sektor viser en økning på 4,6 prosent men tallene er påvirket av at sykehusene ble statlige i Figur 2 nedenfor synliggjør denne utviklinga. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

64 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 2 Prosentvis endring i det legemeldte sykefraværet etter sektor, 2. kvartal kvartal Kilde: nav.no ( I følge NAV var det totale sykefraværet på 6,0 prosent i 2. kvartal 2012, en nedgang på 7,6 prosent sammenliknet med samme kvartal i Fordeler vi sykefraværet på egenmeldt og legemeldt fravær, utgjorde det egenmeldte fraværet 0,8 prosent, mens det legemeldte sykefraværet sank til 5,2 prosent i 2. kvartal Dette innebærer en prosentvis nedgang på 7,8 prosent. Vi har ikke talldata som viser sykefraværet i Meldal kommune i 2. kvartal Gjennomsnittlig sykefravær i 2001 var imidlertid på 9,8 %. Med et gjennomsnittlig sykefravær på 8,9 % i 2011, innebærer dette en nedgang på 9,2 %. Figur 1 nedenfor viser data for sykefraværet i Meldal kommune i perioden fra Vi ser at sykefraværet har variert fra 8,3 % i 2004 til 10,8 % i i 2011 var sykefraværet på 8,92 %. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

65 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 1 Gjennomsnittlig sykefravær for Meldal kommune ,3% ,4% ,8% ,5% (5,8%) ,1% ,4% ,92% Kilde: Årsrapport for arbeidsmiljøutvalget for 2011 Det rapporterte sykefraværet for 2011 viser en oppgang fra 8,4 % i 2010 til 8,9 % Sammenligning av utvikling av sykefravær Figur 3 sammenligner utvikling i legemeldt sykefravær for Meldal kommune med et gjennomsnitt av kommuner i hele landet. Som figuren viser har sykefraværet i Meldal jevnt over vært i overkant av gjennomsnittstallene for hele landet. Figur 3. Utvikling i legemeldt sykefravær. Meldal kommune og kommunal forvaltning hele landet kvartal Kilde: NAV I figur 4 ser vi at sykefraværet i Meldal kommune i løpet 1. kvartal 2011 til 2. kvartal 2012 har variert fra 6,7 % til 8,8 %. I løpet av samme perioden har sykefraværet i Hitra variert fra 8,8 % til 11,2 %. I Skaun har det variert fra 6,2 % til 10,0 % og I Orkdal har det variert fra 6,4 % til 7,8 %. 8 I 2008 endret Meldal kommune datasystem på personal, noe som medførte at det ikke foreligger korrekte lister fra dette året. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

66 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 4. Sykefravær 1. kvartal 2011 til 2. kvartal Meldal kommune sammenlignet med andre kommuner. Kilde: NAV 3.3 Revisors vurdering I IA-avtalen er et av de overordnede målene en reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. Det vises også til at delmålet om å redusere sykefraværet skal fastsettes med utgangspunkt i virksomhetens forutsetninger, fraværsnivå og hva som er realistisk. I handlingsprogrammet for for Meldal kommune opererer man med nærværsbegrepet. Dette begrepet ble introdusert i Målet for nærvær for hele organisasjon var på 95 % i I Meldal kommune var sykefraværet i 2011 på 8,9 prosent. Det innebærer en reduksjon i sykefraværet på 9,2 prosent siden Vi kan derfor konstatere at selv om Meldal kommune har hatt en reduksjon i sykefraværet i perioden, har de ikke oppnådd mål om sykefravær hverken ift de nasjonale målene i fastsatt i IA-avtalen eller kommunenes egne mål som vi ser er mer ambisiøse enn målene i IA-avtalen9 Sammenlignet med andre kommuner og grupperinger ser vi at i løpet av perioden 2007 til 2. kvartal 2012 har fraværet i Meldal kommune jevnt over vært i overkant av tallene for landsgjennomsnittet. Sammenlignet med andre kommuner i regionen, utmerker ikke Meldal seg hverken ved å ha et høyere eller lavere sykefravær enn de andre kommunene. 9 I Handlingsprogram Økonomiplan vedtatt i kommunestyret vises det til at målet er å redusere sykefraværet med 20 % ift nivået i 2010 til ca 8 %. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

67 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4 Rutiner og tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 2 om kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner og tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet i henhold til lov- og avtaleverk. Vi har undersøkt følgende områder: Mål for HMS/sykefravær og organisering av HMS-arbeidet Kartlegging av sykefravær og arbeidsmiljø Forebyggende rutiner og tiltak Oppfølging av sykmeldte og bruk av IA-virkemidler. I dette kapitlet synliggjør vi også resultat fra Arbeidstilsynets tilsyn Mål for HMS/sykefravær og organisering av HMS-arbeidet Kriterier Selv om ansvaret for HMS-arbeidet og sykefraværsoppfølgingen er delegert, har rådmannen et overordnet ansvar for at administrasjonen drives i samsvar med lover og forskrifter. Rådmannen har også et ansvar for å føre administrasjonens virksomhet, herunder etablere tilfredsstillende kontroll med rutiner for internkontroll, jf. kommuneloven Arbeidsgiver skal ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt. Dette må dokumenteres skriftlig. (Internkontrollforskiften 5 nr. 5) Arbeidsgiver skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet (aml. 3-1 (2) a); internkontrollforskriften 5 nr. 4). Dette må dokumenteres skriftlig (internkontrollforskriften). Det framgår av arbeidsmiljøloven 3-1 at arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og dere tillitsvalgte. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer blant annet at arbeidsgiver skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet og sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. Bestemmelsene er utdypet i forskrift om systematiske helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) der det framkommer at internkontrollen skal dokumenteres. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

68 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Arbeidsgiver skal gjennom dialog med ansatte fastsette mål for sykefraværsarbeidet og sette måltall for sykefraværsutviklingen, etablere etterprøvbare aktivitetsmål, (Samarbeidsavtalen). I følge veileder skal resultatmålet suppleres med etterprøvbare aktivitetsmål. Veileder for samarbeidsavtalen viser til at arbeidsgiver plikter å føre fraværsstatistikk Veileder påpeker at faktiske opplysninger er nyttige for virksomhetens gjennomgang av egne mål og planer og at virksomheten har plikt til å føre fraværsstatistikk. Arbeidsgiver skal sørge for systematisk samarbeid og dialog med de ansatte om IAarbeidet for å bidra til et godt arbeidsmiljø (Samarbeidsavtalen). Plikt til å velge verneombud (aml 6-1). Hvem som til enhver tid fungerer som verneombud ved virksomheten, skal kunngjøres ved oppslag på arbeidsplassen Data Ansvar og organisering Organisasjonskartet for kommunen (se figur 1) gir oversikt over hvordan myndighet er fordelt. Ansvaret for arbeidet med HMS og sykefraværsarbeidet er videredelegert fra rådmann til ledere med budsjett- og personalansvar. Revidert delegasjonsreglementet er vedtatt og gjøres gjeldende fra Dette gjelder delegering fra kommunestyret til andre politiske utvalg og til rådmannen. Rådmannens reglement vil bli revidert i løpet av 1. tertial Fra rådmannens side handler det om å løfte arbeidet for redusert sykefravær opp på ledernivå og dra nytte av den kompetansen som finnes hos lederne. Videre handler det om å hjelpe dem til å lære av hverandre. I følge rådmannen gjøres det mye godt arbeid på enhetene, og da må andre få kjennskap til det. Ut fra dette er det en målsetting å utarbeide en felles systematikk på området. Rådmannen setter gjennom ledergruppa fokus på arbeidsmiljøet. Ledergruppa er en arena der alle skal kunne løfte fram forhold som de vil diskutere, også forhold som gjelder arbeidsmiljøet. Overordnet er sykefravær i følge rådmannen tema både på samlinger for hele ledergruppen (tom nivå 3, jfr organisasjonskart i figur 1) og på samlinger for ledere med kun personalansvar. Ledergruppa med alle tre ledernivå møtes månedlig, og det jobbes mye med helhetlig styring Planer og fora med tema sykefravær I følge rådmannen har kommunen ingen samlede, overordnede planer for arbeidet med sykefravær. Kommunen har de siste årene jobbet mye med helhetlig systematikk, men fokus har ligget på resultatstyring og overordnete planverk. Måling av fravær/nærvær er en av Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

69 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge indikatorene for resultatstyring i kommunen og er et av måltallene i tertialvis rapportering til rådmann og til politisk nivå. Enhetsleder ved helsetunet viser og til at tertialrapportene er sentrale i oppfølgingen. Det samme er årsmelding for HMS-arbeidet som leveres i januar hvert år. Hun viser til at planene evalueres jevnlig og at ufullførte tiltak tas med i neste plan. På sektornivå viser sektorsjefene til faste møter med enhetsledere hvor sykefravær og HMS jevnlig er tema. Kommunen har ikke årshjul spesifikt på sykefravær, men organisasjonen har overordnet årshjul og årshjul for det enkelte programområde. I kommunens vanlige årshjul inngår tidsplan for vernerundene, når medarbeiderkartleggingene skal være, årsrapportering til AMU, oppfølgingsplan, prioriteringer mm. Dette er spesifisert for den enkelte sektor og den enkelte avdeling. Rutiner for sykefraværsoppfølging er og definert i følge IA-avtalen. I tillegg pekes det på følgende fora hvor sykefraværsproblematikken har fokus: Meldal deltar i personalnettverk i Orkdalsregion. Dette er et uformelt nettverk med representanter fra alle personalavdelinger i regionen. Organisasjonsutvikler deltar i KS sitt personalnettverk. Foraet har blant annet gitt innspill til ny IA-avtale I AMU er sykefravær fast orienteringssak. Samarbeidsmøter med NAV-arbeidslivssenter Siden 2010 har kommunen delvis i samarbeid med NAV-arbeidslivssenter gjennomført 3 IA-dager/arrangement for lederne i kommunen. Tema har vært sykefraværsoppfølging. At det skal settes fokus på kompetanseutvikling for ledere er i tråd med IA-avtalen. Dette er et fora for informasjon, diskusjon og erfaringsutveksling av sykefraværsarbeidet Samarbeid med KLP sin HMS-avdeling blant annet vedrørende opplæring av verneombudene. KS sentralt og lokalt HMS-avtalen med HMS-tjenesten er levende og fordeling av ressurser på ulike områder justeres etter behov. Enhetsleder Helsetunet og Teknisk drift viser til et greit samarbeid med NAV-lokalt. Samarbeidet omhandler sykefravær ved egen enhet. I intervju blir det påpekt at disse foraene og treffpunktene er nyttige og hensiktsmessige. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

70 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge I intervju med enhetsleder ved Helsetunet vises det til jevnlige møter i ulike fora og med ulike aktører fravær og HMS er tema. Enhetsleder viser til at til sammen gir dette en planmessig tilnærming til sykefraværsområdet med mange gode rutiner som gir god oversikt over HMSarbeidet. Også enhetsleder Teknisk drift viser til månedlige driftsmøter hvor HMS er fast tema Mål Handlingsprogram og budsjett er de politisk vedtatte styringsdokumentene, og handlingsprogrammet er utgangspunktet for strategier og for fastsetting av etterprøvbare aktivitetsmål. Arbeidet med ny mal for handlingsprogrammet starta i 2010 og handlingsprogrammet er i så måte en 1. utgave. I tertialrapportene rapporteres det på målsettinger. Oppfølging av planene sikres ved tiltaksoversikter som er utarbeidet på bakgrunn av målsettingene på de enkelte programområdene. Dette innebærer rapportering på hvilke tiltak som er gjennomført og man ser sammenhengen mellom hva som er fulgt opp og hva som ikke er fulgt opp. I tillegg er fravær/nærvær også indikator i styringskortene. Tall og indikatorer i styringskortet er administrative verktøy som kan endres/revideres, dersom dette er nødvendig for å nå de politiske vedtatte målene i handlingsprogrammet. Det er systematisert oppfølging av tertialrapportene, hvor store avvik følges opp gjennom ledersamtaler. Samarbeidsavtalen med HMS-tjenesten er også dokumentasjon på tiltak. I Årsmelding 2011 er mål og resultat for alle rammeområder for HMS systematisert. Handlingsplaner og styringskort måler på målsettinger for nærvær og fravær. Prosessen med innføring av Helhetlig styring ble startet opp i 2010, med bistand fra KS-Konsulent. Systematikken heter helhetlig styring. Styringskortene er foreløpig bygget ut manuelt, og målet er å få etablert et elektronisk system. Dagens styringskort er første generasjon, og bærer, i følge rådmannen, noe preg av det. I handlingsprogrammet for opererer man med nærværsbegrepet. Dette begrepet ble introdusert i Målet for nærvær for hele organisasjon var på 95 % i I tillegg har de enkelte enhetene delmål for sitt sykefravær. Både i Handlingsprogram Økonomiplan , handlingsprogram programområde 14, personalavdeling, og i Handlingsplan for IAarbeidet vises det til mål med tilhørende kjennetegn og strategi. Det vises blant annet til at i løpet av perioden skal sykefraværet reduseres med 20 % i forhold til nivået i 10 Vedtatt i kommunestyret Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

71 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2010 til 8 %. I årsmelding for 2011 synligjøres både mål og resultat og vi ser blant annet at det pekes på varierende måloppnåelse for arbeidet med å redusere sykefravær i organisasjon. Innen teknisk drift gir enhetsleder uttrykk for at et mål om et nærvær på 95 % fravær er urealistisk. Reell målsetting er å ikke ha fravær på grunn av forhold ved arbeidsplassen per i dag. Det blir gitt gode tilbakemeldinger fra driftspersonell for tilrettelegging med materiell og utstyr i hverdagen. De får bistand fra HMS-tjenesten der det er behov for det. De har fokus på dette i den daglige driften, gjennom driftsmøter osv. Utover det har de ingen interne planer på dette området. I følge enhetsleder ved helsetunet utarbeider hver enkelt avdeling en handlingsplan som skal rapportere årlig som et ledd i kommunens overordnede handlingsplan. Verneombudet deltar i dette arbeidet. Tillitsvalgte deltar i utgangspunktet ikke ved faste møtepunkt, men det er månedlige møter med tillitsvalgte sammen med hjemmetjenesten. I tillegg involveres tillitsvalgte ved behov. Den overordnede handlingsplanen er utgangspunkt for alle interne handlingsplaner for Helsetunet. Det er årlige vernerunder, som resulterer i handlingsprogram som utarbeides i samarbeid med verneombud. De behandles i AMU. I intervju gir hovedtillitsvalgte uttrykk for at noen punkter i oppfølgingen av IA-avtalen har vært tema blant tillitsvalgte, men ikke tatt opp direkte med rådmannen. Hovedtillitsvalgte viser til at det er rådmannens ansvar å sørge for iverksetting og utarbeidelse av plan innen 12 uker etter underskrivelse som var Det skal være en plan for IA-arbeidet og 2 årlige møter der partene diskuterer IA som eneste tema. Dette har det i følge hovedtillitsvalgte ikke blitt noe av fram til nå. Rådmannen har nå (intervju gjennomført med hovedtillitsvalgte den ) lansert en plan 11 for oppfølging av IA-ansvaret, men tillitsvalgte har ikke deltatt i utarbeidelsen av denne. Generelt gir hovedtillitsvalgte utrykk for at de i for liten grad blir involvert i arbeidet for oppfølging av sykefravær, men at de ser positivt på at de nå skal involveres gjennom den nye IA-planen. I møte med rådmann den 1. november ble det nedsatt en arbeidsgruppe med tillitsvalgte, verneombud og representanter for arbeidsgiver som skal bidra i videre arbeid med oppfølging av IA- avtalen Samarbeid Flere aktører er involvert i HMS-arbeidet i kommunen. Nedenfor gir vi en beskrivelse av noen av disse og hvordan samarbeidet fungerer for best mulig effekt. 11 Handlingsplan for IA-arbeidet Meldal kommune. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

72 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kommuneledelsen gjennomfører møter (og har møteplan) med tillitsvalgte og verneombud på overordna nivå. I disse møtene deltar rådmannens ledergruppe og personalkonsulent fra personalavdelingen. I følge rådmannen deltar tillitsvalgte i samarbeidsmøter med rådmann og sektorsjefer/stabssjef minst fire ganger i året. I følge rådmannen er sykefravær et av temaene ved disse møtene. Både enhetsleder helsetunet og teknisk drift viser til at sykefravær kommer opp i ulike sammenhenger i disse møtene som eksempelvis i forbindelse med handlingsprogram. I disse møtene kan også tillitsvalgte melde saker, men i følge hovedtillitsvalgte er sykefravær sjelden tema i disse møtene. Det er etablert faste rutiner for samarbeid med plasstillitsvalgte, leder og verneombud ved hver enhet. På sektornivå er det gjennomført et samarbeidsmøte med de ulike aktørene for å finne form og struktur på tilsvarende møter på sektornivå. Oppfølging av sykefravær/oppfølgingsmøter med NAV-lokalt er delegert til lederne i sektoren med personalansvar. Kontaktperson fra NAV-arbeidslivssenter har deltatt i ledermøter og på ledersamlinger, og bidrar med informasjon og opplæring. Hun har også deltatt på den obligatoriske HMS opplæringa av nye tillitsvalgte og verneombud, et opplegg Meldal og Agdenes kommune samarbeider om. Kontaktperson NAV-arbeidslivssenter møter også leder og ansatte i NAV Meldal en gang i måneden. I IA-avtalen ligger et krav om at det skal arrangeres IA-møter to ganger i året med IAkontaktperson, hovedtillitsvalgt og hovedverneombud. I følge kontaktperson er dette så langt ikke gjennomført grunnet en misforståelse om at alle aktører måtte delta. Dette er imidlertid ikke tilfelle, og det er derfor planlagt et IA-møte nå. I intervju med kommunens ansatte og kontaktperson NAV-arbeidslivssenter vises det til at samarbeidet fungerer bra. Kommunen ledere/ansatte viser imidlertid til at de kan gjøre mer for at kontaktperson skal bli bedre kjent i organisasjonen. Kontaktinfo ligger på intranett, men det er kunnskap og ressurser å hente på å bruke henne mer. I følge kontaktperson er samarbeidet i stor grad knytta opp mot kontaktperson i Meldal, og det gjennomføres faste møter 1 gang i måneden mellom kontaktperson NAV-arbeidslivssenter og kontaktperson Meldal kommune. Det jobbes med å få på plass et team bestående av IA-kontaktperson, lege, rådmann, NAV-leder, hovedtillitsvalgt, hovedverneombud og IA-rådgiver for bedre å forankre arbeidet i toppledelsen i kommunen, noe kontaktperson anser som viktig. I tillegg vil samarbeid med et team gi bedre flyt i arbeidet og være mindre sårbart og mindre Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

73 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge personavhengig ved skifte av personell. Kontaktperson har tro på at dette vil komme på plass. For øvrig gir kontaktperson NAV-arbeidslivssenter utrykk for at Meldal kommune er villige til å satse på arbeidet for redusert sykefravær i kommunen, og at området har fått økt fokus i det siste. I følge lederne i kommunen har verneombudene tidligere vært for lite involvert i organisasjonen, og det har vært usikkerhet rundt rolledelingen mellom verneombud og tillitsvalgte. Det blir gitt utrykk for at det er krevende å få til engasjement om verneombudsrollen, spesielt ved de små enhetene. Å få til en god rolleforståelse for oppgaven krever tid, og det er heller ikke et veldig populært verv. Tillitsvalgte har i stor grad hatt verneombudets rolle, noe som blant annet skyldes at tillitsvalgte har frikjøpt mer tid. Tillitsvalgtes rolle er mer definert i lov og avtaleverk og står sterkere i folks bevissthet. Dette er en utfordring og rådmannen gir utrykk for økt oppmerksomhet for å styrke verneombudene. Problematikken er tatt opp i rådmannens ledergruppe og det er et ønske om å styrke verneombudsrollen på sektornivå og sette av mer tid til, og utvikle kompetansen til verneombuda. I følge rådmannen er det satt fokus på dette arbeidet. Også hovedverneombudet sier at fokuset på verneombudsrollen i kommunen har vært noe lav og at tillitsvalgte for en stor del har vært mer involvert. Hovedverneombudet viser til signaler fra kommuneledelsens om at verneombud i langt større grad skal aktiviseres. Hovedverneombudet gir uttrykk for et ønske om tettere dialog med rådmann vedrørende rollen som verneombud. Ved Helsetunet vises det til at samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud er godt. Ved Teknisk drift sier enhetsleder at de ikke har faste fora for kontakt med verneombudene. Det har de fått kritikk for, og har planer om å etablere det. Ellers er det vernerunder, og noe samarbeid fra sak til sak. Han gir også utrykk for at verneombudsrollen er litt uavklart. Per i dag har de for eksempel ett ombud for rengjøringspersonell på helsetunet de diskuterer om driftspersonellet på Helsetunet heller skal omfattes av det felles verneombudet der. Formelt er tillitsvalgte ved teknisk drift kun involvert ved tilsettingssaker. Men de kan også involveres i konkrete saker der det er behov. Innen Helse og omsorg vises det og til at de har prosjekt vedørende arbeidstidsordninger der tillitsvalgte er involvert. Arbeidet har fokus på ønsketurnus og et av målene er å redusere sykefraværet. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

74 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kommunen har HMS-avtale med bedriftshelsetjenesten Orkladal. Sammen med kommunen utarbeider HMS-tjenesten en årlig plan for fokusområder Det gjennomføres to oppfølgingsmøter i løpet av året for å sikre at det som står på plan er gjennomført. HMStjenesten rapporterer til kommunen. I Meldal er HMS-tjenesten invitert til å være tilstede i AMU. I følge rådmannen er i tillegg hovedtillitsvalgte, rådmann, ordfører og ledere fra nivå 2 og 3 representert i AMU. I følge rådmannen fungerer avtalen med HMS-tjenesten godt og kommunens ledere og enhetslederne ved Teknisk drift og Helsetunet og hovedtillitsvalgte betegner også samarbeidet med HMS-tjenesten som veldig bra. I intervju med ledere blir det gitt innspill på at noen verneområder er lite hensiktsmessige. Eksempelvis kan de være avgrensa til geografisk område som omfatter et overkommelig antall ansatte, men innbefatter fire sektorer og inkluderer 16 ledere. Organiseringa er lite hensiktsmessig når verneombudsområdene ikke gjenspeiler fullmakter og strukturer i kommunen, spesielt når fokuset er på psyko-sosialt arbeidsmiljø. Det blir vist til at det hadde vært mer hensiktsmessig å rendyrke verneombudsrollen opp mot sektorer. Dette gir utfordringer i å utvikle verneombudsrollen. Dette forholdet reguleres av forskrift om verneombud og HMS. Arbeidstilsynet er opptatt av at verneområdene ikke skal være for store, men at de skal være enhetsorientert. I mail fra rådmannen datert den viser rådmannen til at AMU i siste møte i 2012 reviderte, gjennom et vedtak, inndelingen av verneombudsområdene i meldal kommune. Rådmannen gir utrykk for at samarbeidet mellom nevnte aktører fungerer etter intensjonene Fraværsstatistikk Kommunen har ført fraværsstatistikk over mange år. Det føres fravær på enhetene som registreres i personalssystemet; i tillegg fører Pleie og omsorg egen statistikk på fraværsdager. Ved hjelp fra Personal har alle enhetene tilgang til fraværsstatistikk. I intervju blir det påpekt at de har en utfordring ved at fraværssystemet er bygd opp rundt organisasjonsnummer og ikke kommunens inndeling i programområder. Dette har de fokus på å prøve å finne en løsning på. Enhetsleder teknisk drift påpeker at det hadde vært hensiktsmessig om de kunne tatt ut tallene selv, men at dette ikke går på grunn av itsystemet. Ved helsetunet viser enhetsleder til at de bruker statistikken som en del av kartlegging for å avdekke problemområder og sette i verk relevante tiltak Revisors vurdering Arbeidsgiver skal ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt. I Meldal kommune er dette Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

75 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge skriftliggjort både i organisasjonskart og i delegasjonsreglement. Ut i fra de intervjuene vi har gjennomført synes det også som om ansvarsforhold er klart i organisasjon. Arbeidsgiver skal fastsette mål for helse miljø og sikkerhet og sørge for at arbeidet utføres systematisk. Dette skal gjennomføres i samarbeid med arbeidstakere og tillitsvalgte. I Meldal kommune er Handlingsprogrammet og budsjett de politisk vedtatte styringsdokumentene og utgangspunktet for strategier og for fastsetting av etterprøvbare aktivitetsmål. Oppfølging av planene sikres ved tiltaksoversikter som er utarbeidet på bakgrunn av målsettingene på de enkelte programområdene. Dette innebærer rapportering på hvilke tiltak som er gjennomført og man ser sammenhengen mellom hva som er fulgt opp og hva som ikke er fulgt opp. Store avvik følges systematisk opp gjennom ledersamtaler Også samarbeidsavtalen med HMStjenesten er dokumentasjon på tiltak. I Årsmelding 2011 er mål og resultat for alle rammeområder for HMS systematisert. Måling av fravær/nærvær er en av indikatorene for resultatstyring i kommunen og et av måltallene i tertialvis rapportering til rådmann og politisk nivå. I Kommunens årshjul medarbeiderkartleggingene skal inngår være, også tidsplan årsrapportering for til vernerundene, AMU, når oppfølgingsplan, prioriteringer mm. Dette er spesifisert for den enkelte sektor og den enkelte avdeling. Det kan se ut til at punkt i oppfølgingen av IA-avtalen ikke har blitt fulgt opp i tilstrekkelig grad. Eksempel på dette er utarbeidelse av IA-plan. Dette er det tatt tak i, i løpet av den siste tiden. Det er viktig å involvere alle relevante parter i dette arbeidet. Det kan også se ut til at kommunen har et forbedringspotensial i involvere verneombudene i større grad. Vi presiserer at både verneombud og tillitsvalgte er sentrale aktører i arbeidet for redusert sykefravær. Sentralt er også samarbeidet med HMS-tjenesten og NAV- arbeidslivssenter. For revisor ser det ut til at dette samarbeidet fungerer etter hensikten. Samarbeid også med andre aktører er relevant i denne sammenheng og vi ser at Meldal kommune deltar i og samarbeider innenfor flere arenaer der sykefraværsproblematikken er satt i fokus. Arbeidsgiver plikter å føre fraværsstatistikk. Dette gjøres i Meldal kommune. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

76 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4.2 Kartlegging av sykefravær og arbeidsmiljø Kriterier Arbeidsgiver skal føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom (aml. 5-1 (4), jf. ftrl Sykefraværsstatistikken skal bidra til at arbeidsgiveren og arbeidstakeren i samarbeid kan iverksette og evaluere tiltak for å redusere sykefraværet. Arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer og vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoforholdene. Områder som skal risikovurderes er fysiske, psykososiale og sikkerhetsmessige forhold. Dette arbeidet skal dokumenteres skriftlig (aml. 3-1 (2)c) og internkontrollforskriften 5, annet ledd pkt. 6). Veileder påpeker at faktiske opplysninger er nyttige for virksomhetens gjennomgang av egne mål og planer og at virksomheten har plikt til å føre fraværsstatistikk Data Kartlegging av farer, problemer og årsak til fravær Som vi har vist tidligere fører kommunen statistikk over sykefravær. Årlige HMS-runder er en del av systemet for kartlegging av farer og problemer. Det sendes en årlig rapport til AMU i tillegg til at hver enkelt enhet rapporterer om sine vernerunder til personaltjenesten innen 31.mai. I mail fra stabssjef datert 7. november 2011 vises det til at det ikke er gjennomført fellesvernerunde på rådhuset inneværende år, noe verneombudet har etterspurt. Vernerunden ble deretter tidfestet til Manglende vernerunde skyldes i følge stabssjef utfordringer ved å finne felles ledig tid. I høring blir utfordringene ved å finne felles ledig tid presisert bl.a. ut fra verneområdets størrelse og kompleksitet. Arbeidstilsynet krevde dokumentasjon på kartlegging i sitt tilsyn av helsetunet i fjor. Som et resultat av dette ble det gjennomført en ROS analyse som resulterte i en handlingsplan/ prosedyrebeskrivelse ved hjelp av HMS-tjenesten. Ved uteavdelinga har de i løpet av de siste årene med risikokartlegging og i samarbeid med HMS-tjenesten hatt fokus på å utarbeide prosedyrer for å håndtere dette. I intervju med kommunens ledere blir det gitt uttrykk for at det er gode rutiner på å gi tilbud om medarbeidersamtaler enten i gruppe eller enkeltvis. Disse skal gjennomføres i løpet av Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

77 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge våren. I medarbeiderundersøkelser er det kartlagt at ikke alle ansatte har gjennomført medarbeidersamtale. Dette kan i følge ledere og ansatte skyldes avstand i tid mellom samtale og undersøkelse, at ansatt har glemt samtalen, eller at det kan være i overkant av ett år siden siste samtale (spørsmål i undersøkelsen er om det er gjennomført medarbeidersamtale i løpet av siste år). En annen grunn til at en aldri vil nå 100 %, er nyansatte og folk som ikke vil ha samtale. I følge hovedtillitsvalgte får ikke alle ansatte på alle enheter tilbud om medarbeidersamtaler og noen personalansvarlige følger opp dette i for liten grad. Enhetsleder helsetunet sier at alle får tilbud om medarbeidersamtaler. Innen Teknisk drift sier enhetsleder at de ikke har greid å nå målet om å tilby medarbeidersamtaler. Målet er å tilby dette til alle. Data fra medarbeiderundersøkelsen viser at 63% har fått tilbud om medarbeidersamtale Sektorsjefer/stabssjef har ledersamtaler med ledere, og oppfølging av lederavtaler. Der er fravær fokus. Dette er systematisert for hele organisasjonen. Oppfølging av lederavtalene er beskrevet i avtalene. I intervju blir det gitt utrykk for at de har gode rutiner for å gjennomføre medarbeiderundersøkelsen. Det gjennomføres i utgangspunktet medarbeiderundersøkelser annethvert år, senest i februar Det tilrettelegges teknisk, og informeres ved at det blir tatt opp på møter. Videre gis det egen orientering i AMU, egen orientering til verneombud og tillitsvalgte, det blir tatt opp på møter, informasjon legges ut på intra-nettet og alle ansatte får direkte informasjon om undersøkelsen og får tildelt eget passord fra nærmeste leder for å kunne besvare undersøkelsen på data. Svarprosenten på siste medarbeiderundersøkelse var på tilnærma 70 %, det samme som gjennomsnittet for Norge. Resultat fra undersøkelsen rapporteres til AMU og andre utvalg og legges ut på kommunens intra-nett. Det orienteres om resultatene fra medarbeiderundersøkelsen og oppfølging av disse til politisk nivå; formannskap og de 2 hovedutvalgene. Også enhetslederne som vi har intervjuet sier at det er en god undersøkelse, som de har bruk for i det daglige og ved utarbeidelse av planer. Resultatene fra undersøkelsen er tema i ledermøtene med rådmannen. Hun stiller krav om at de skal velge ut to-tre områder som det skal jobbes spesifikt med på bakgrunn av resultat fra medarbeiderundersøkelsen. Alle ansatte orienteres om resultatene fra medarbeiderundersøkelsene, og det presenteres også for politisk nivå. Alle avdelingene skal lage handlingsplaner med minimum tre satsningsområder på grunnlag av resultatene fra undersøkelsene. Rådmannen opplever at disse undersøkelsene er gode verktøy for å jobbe med fraværsproblematikk. Det utarbeides skriftlige tiltaksplaner ut fra resultatene i medarbeiderundersøkelsen sektorvis eller enhetsvis. Alle sektorene skal velge ut tre områder/utfordringer som det skal jobbes videre med. Alle medarbeidere involveres i dette Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

78 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge arbeidet og leder på enheten er ansvarlig for oppfølging. Tiltaksplanene gjennomgår i rådmannens ledergruppe. Mål/ tiltak vurderes også inn i handlingsprogram. Nedenfor gjengir vi hovedresultatene fra medarbeiderundersøkelsen som ble gjennomført i Tabellen viser resultat for Medal kommune sammenlignet med landsgjennomsnittet Tabell 2: Hovedresultat fra medarbeiderundersøkelse Meldal kommune og landsgjennomsnitt. 12 Gjennomsnittlig tilfredshet Meldal kommune Gjennomsnittlig tilfredshet Norge 4,6 5,0 4,2 5,1 5,1 4,6 4,6 4,2 4,4 4,1 4,5 5,0 4,2 5,0 5,0 4,6 4,8 4,0 4,3 4,0 4,9 4,6 4,8 4,6 Organisering av arbeidet Innhold i jobben Fysiske arbeidsforhold Samarbeid og trivsel med kollegene Mobbing, diskriminering og varsling Nærmeste leder Medarbeidersamtale Overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger Stolthet over egen arbeidsplass Snitt totalt Kilde: bedrekommune.no Som vi ser fra tabell 2 er hovedresultatene for Meldal kommune på linje med gjennomsnittet for landet Revisors vurdering Faktiske opplysninger er nyttige for virksomhetens gjennomgang av egne mål og planer og virksomheten har plikt til å føre fraværsstatistikk. Kommunen fører statistikk over sykefravær og denne brukes som en del av kunnskapsgrunnlaget for arbeidet med redusert sykefravær. I kommunen har de rutiner for kartlegging av mulige årsaker til sykefravær. Dette innbefatter årlige vernerunder, medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelser og fokus på ROS-analyse., det siste som en konsekvens av 12 tilsyn fra Arbeidstilsynet. Det kan se ut til at tilbud om 109 kommuner er med i landsgjennomsnittet Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

79 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge medarbeidersamtaler ikke fungerer helt som ønsket. For revisor ser det ut til at kommunen har gode rutiner for å følge opp resultat av kartlegging. 4.3 Forebyggende rutiner og tiltak Kriterier Ledere, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte har i felleskap ansvar for at sykefraværsrutiner inngår i det systematiske forebyggende HMS-arbeidet og at individuelle oppfølgingsplaner blir utarbeidet og fulgt opp. Arbeidsgiver har plikt til å gjennomgå opplæring i HMS-arbeid (aml. 3-5 og veileder) HMS/IA-arbeidet forutsetter langsiktighet, og at arbeidsgiver sørger for at linjeledelse, arbeidsledere, tillitsvalgte og verneombud har den kompetanse som er nødvendig for å utføre arbeidet. Plikt til å opprette arbeidsmiljøutvalg (aml 7-1): I virksomhet hvor det jevnlig sysselsettes minst 50 arbeidstakere, skal det være arbeidsmiljøutvalg. Hvilke personer som til enhver tid er medlemmer av utvalget, skal kunngjøres ved oppslag på arbeidsplassen Data Opplæring Ledere og verneombud har anledning til å delta på temadager som HMS-tj. arrangerer HMS-arena. Her møtes bedriftsledelse og verneombud i hele Orkdalsregion og utveksler erfaringer. De er i tillegg i gang med 40-timers kurs for verneombud og AMU medlemmer (forskrift viser til krav om 40- timers kurs). Dette følges systematisk opp av personaltjenesten når det blir utpekt nye verneombud eller nye medlemmer i AMU og nye ledere. Tidligere har HMS-tjenesten gjennomført kurset. Nåværende kurs arrangerer kommunen selv i samarbeid med Agdenes kommune. I 2011 gjennomførte personaltjenesten en kartlegging av om lederne hadde hatt opplæring. Dette resulterte i kurs fra HMS-tj vedrørende risikovurdering, forskrift med mer. Enhetslederne som vi har intervjuet gir utrykk for at de har tilstrekkelig med kompetanse på området. For verneombudene har KLP gjennomført opplæring i relevante forskrifter med mer. Personaltjenesten har ansvar for å følge opp opplæring Sykefravær og nærvær. Meldal kommune. som er befesta i

80 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge internkontrollforskriften. De med personalansvar samles internt minimum 2 ganger i året. Det blir brukt både intern og ekstern kompetanse ved gjennomføring av disse samlingene. Hovedverneombudet gir utrykk for at det er en utfordring å prioritere kompetanseutvikling i rollen som hovedverneombud i en hektisk arbeidshverdag, men at det er aksept fra arbeidsgiver for at hovedverneombud deltar på kompetanseutvikling. Hovedverneombud har i løpet av den siste tiden deltatt på kurs sammen med tillitsvalgte i kommunen. Det er et økt fokus på samarbeid mellom verneombud og tillitsvalgte AMU Arbeidstakersiden melder inn sine ønskede representanter, og valg til AMU gjennomføres formelt i kommunestyret i starten av hver enkelt valgperiode. AMU har en fastsatt møteplan (4 møter pr. år). I intervju blir det påpekt at det jevnt over er gode møter med engasjerte deltakere på arbeidstaker- og arbeidsgiversiden. Møteprotokollen viser hvilke saker som blir tatt opp. Oversikt over hvem som er verneombud og hvem som er AMU medlemmer finnes på intranettet Revisors vurdering Arbeidsgiver har plikt til å gjennomgå opplæring i HMS arbeid og skal og sørge for at andre aktører har tilstrekkelig kompetanse til å utføre arbeidet. Tilbakemeldinger i intervju tyder på at dette i stor grad fungerer på en god måte. Kommunen har og plikt til å opprette Arbeidsmiljøutvalg. Dette blir gjennomført i kommunen og gjøres kjent for alle ansatte. 4.4 Oppfølging av sykmeldte og bruk av IA-virkemidler Kriterier Bestemmelser i arbeidsmiljøloven ( 4-6), Folketrygdloven ( 25-2) og Samarbeidsavtalen danner grunnlag for et system med tett oppfølging av sykemeldte, med unntak kun hvis det er åpenbart unødvendig. Arbeidsgiver har hovedansvaret for tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte. Bestemmelsen i arbeidsmiljøloven 4-6 tar særlig sikte på tilbakeføring av sykemeldte arbeidstakere og gir arbeidsgiver en tilretteleggingsplikt når ansatte underveis i arbeidsforholdet får redusert arbeidsevnen på grunn av fysiske, psykiske eller sosiale forhold, eller sammensatte forhold, og gjelder uavhengig av om endringen i helsetilstand har sammenheng med arbeidsforholdene eller ikke. Grunnleggende bestemmelser: Arbeidsgiver skal utarbeide rutiner for å følge opp sykmeldte (Samarbeidsavtalen 3.2) Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

81 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Arbeidsgiver skal sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær (aml. 3-1 (2) f). Arbeidsgivers konkrete plikter følger av nevnte lov- og avtaleverk. Arbeidsgiver skal: Utarbeide oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker, for tilbakeføring til arbeid med mindre dette er åpenbart unødvendig.*2 Arbeidet med oppfølgingsplanen skal starte så tidlig som mulig, og planen skal være ferdig senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeid i 4 uker (aml. 4-6 (3)).*3 Planen skal beskrive hva som skal til for at den sykmeldte kan være helt eller delvis i arbeid. Senest innen 7 uker: Dialogmøte: Gjennomføre dialogmøter for arbeidstakere som har vært helt borte fra arbeidet. Hvis arbeidstaker ønsker det, skal behandlende lege delta. Også verneombud eller tillitsvalgt kan delta dersom arbeidstaker ønsker det. Hvis virksomheten har bedriftshelsetjeneste, skal de være med på møtet. Målet med møtet er å finne løsninger i virksomheten som kan hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid. Arbeidsgiver skal sende oppfølgingsplan og rapporteringsskjema til NAV innen 9 uker Legge til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne. Dersom det ikke er mulig å legge forholdene til rette for de ansatte slik at de kan fortsette i sitt vanlige arbeid, skal mulighetene for annet passende arbeid i virksomheten vurderes. Dokumentere at tilretteleggingstiltak er vurdert og gjennomført eller forsøkt gjennomført Data Rådmannen er lite involvert i arbeidet med planene for oppfølging av sykmeldte. Dette arbeidet er delegert til ledere med personalansvar som har ansvar for å følge opp dette for sine enheter. Personalavdelingen bistår dem der det er nødvendig. Rådmannen har inntrykk av at alle jobber godt med tematikken, og tar derfor ikke mer initiativ ovenfor dem. I følge rådmannen er hennes ansvar å jobbe overordnet og sikre at arbeidet blir utført etter den samme intensjon. Det er etter rådmannens syn det viktigste hun kan gjøre for å redusere sykefraværet Rutiner/retningslinjer for å følge opp viktige avtalepunkter Kommunen følger IA-avtalens retningslinjer. Disse viser systematisk hva som skal gjøres, og er sendt til alle ledere. Etter endringene i IA-avtalen i 2011 fikk alle lederne beskjed om endringene både per mail og per post. I intervju vises det til at oppfølging av sykmeldte er godt dokumentert og at det er god systematikk og gode retningslinjer på oppfølging. NAV følger også opp dette. I 2012 har disse rutinene/retningslinjene vært tema på samling for alle personalledere. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

82 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Det vises til at det er viktig med tidlig oppfølging og at de er blitt tettere på den enkelte ansatte. Videre at det er viktig med avklaringer underveis med NAV, den sykmeldte og andre aktører: hva, når med mer. Det presiseres at det er viktig å være konkret i kartlegginga av årsak til sykefravær. I følge enhetsleder for helsetunet og tekniske tjenester forholder de seg til NAVs retningslinjer for oppfølging. De ivaretar de faste punktene og fristene i oppfølgingen. Enhetsleder tekniske tjenester påpeker i tillegg at de har mer kontakt med sykmeldte enn det som er kravet. Dette fordi de vet at kontakten med arbeidsplassen er helt nødvendig for å sikre at folk kommer tilbake i jobb. Hovedtillitsvalgte sier at hovedinntrykket er at sykmeldte arbeidstakere følges opp tråd med loven Bruk av virkemidler fra IA IA-bedrifter har tilgang til en rekke virkemidler i arbeidet for redusert sykefravær. I tillegg til de økonomiske virkemidlene kan NAV Arbeidslivssenter bidra med bedriftsintern kompetanseheving og utviklingsarbeid både for arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. I følge kontaktperson for arbeidslivssentret har disse virkemidlene ikke vært utnyttet i stor nok grad. Bruken er imidlertid økende og dette er også tema på ledersamlinger. Fra kommunens side blir det vist til at lederne er kompetente til å bruke relevante virkemidler. Det vises spesielt til at staten har tatt bort adgangen til å bruke aktiv sykmelding, noe som skaper utfordringer for tilrettelegginga på flere områder, både av praktisk art og for den enkelte ansattes kontakt med arbeidsplassen. Ledere tar kontakt med Personalavdeling som sitter med oversikt over ledige stillinger i kommunen der det er behov for det. I intervju med kommunens ledelse vises det til at de har god kontakt med kontaktperson på arbeidslivssentret som kommer med tips og råd når det gjelder muligheter for tilrettelegging og bidrag og at Arbeidslivssentret er på tilbudssida. Personaltjenesten er limet i kontakten mellom kommuneorganisasjon og arbeidslivssentret. Det samme gjelder i stor grad også for HMS-tjenesten. Av eksempler på bruk av virkemidler vises det spesielt til at Helse og omsorg mottar tilretteleggingstilskudd via IA-avtalen. De har fått løfteheis, pakkemaskin for middagsmat, sparksykler mm. Det er og søkt om arbeidsplassvurdering for legesekretærer for bedre Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

83 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge tilrettelegging. Helsetunet har utarbeidet egen handlingsplan/innkjøpsplan for hjelpemidler. Noe tas over driftsbudsjett, noe av gavemidler. Hjemmetjenesten og legekontor bruker også både driftsbudsjett og gavemidler til innkjøp av utstyr. Enhetsleder Teknisk drift viser til at ansatte får utstyret de har behov for, men at de har det for travelt til å gjennomgå lange prosesser for å få eventuelle tilskudd. Enhetsleder sier at de kjøper dette selv innen rimelighetens grenser. Han får tilsendt resultater fra vernerunden og hvis den avdekker behov for nytt utstyr eller andre endringer, tar de tak i det Revisors vurdering Arbeidsgiver har hovedansvaret for tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte. Datainnsamling tyder på at dette følges opp på en hensiktsmessig måte i kommunen. Videre har IA-bedrifter tilgang til en rekke virkemidler i arbeidet for redusert sykefravær. Tett og godt samarbeid med NAV-arbeidslivssenter er med og sikrer dette. Allikevel kan det se ut til at fokuset på dette området kan økes for ytterligere utnyttelse av muligheter for virkemidler. 4.5 Tilsyn Data Arbeidstilsynet har vært aktive siste 2 år og gjennomført tilsyn i kommunen. Tilsynet har omfatta legekontoret i 2012, Grefstadtunet bolig for funksjonshemmede i 2011 og Meldal helsetun i Ved Helsetunet satte Arbeidstilsynet fokus på forebygging av muskel og skjelettplager. Følgende tema ble tatt opp: Om virksomheten har gjennomført tiltak for å forebygge arbeidsrelaterte muskel- og skjelettplager Om virksomheten har vurdert risikoen for at ansatte som utfører manuelt arbeid kan pådra seg muskel- og skjelettplager Oppfølging av sykmeldt arbeidstaker Verneombud og lovpålagt opplæring Tilsynet resulterte i følgende pålegg: Virksomheten må kartlegge og risikovurdere de arbeidsmiljøforhold som kan innebære risiko for muskel- og skjelettplager hos arbeidstakerne. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

84 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Fra kommunens side er tilsynet fulgt opp ved kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøforhold som kan innebære risiko for muskel- og skjelettplager. Kommunen hadde bistand fra HMS-tjenesten under prosessen. Ved Grefstadtunet bolig for funksjonshemmede var fokuset på forebygging av langtidsfravær samt oppfølging og tilrettelegging av sykefravær. Kommunen fikk følgende pålegg fra Arbeidstilsynet: Arbeidsgiver må sørge for at verneombudet får den opplæring som er nødvendig. Kommunen ved AMU må vurdere om verneombudet og verneoppgaver er forskriftsmessig. Virksomheten må i samarbeid med verneombudet utarbeide skriftlig rutine for oppfølging av sykefravær. Virksomhetene skal informere sine medarbeidere om gjeldende rutiner for oppfølging av sykefravær. Kommune har gitt tilsvar til Arbeidstilsynet og satt i verk tiltak i tråd med pålegg fra Arbeidstilsynet. Fokus ved Arbeidstilsynets tilsyn hos legekontoret var å kontrollere at virksomheten hadde rutiner for å jobbe systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet. Tilsynet ga følgende anmerkning13: Virksomheten har utarbeidet en periodevis plan med bedriftshelsetjenesten. Planen bør i større grad synliggjøre bistand overfor enheten/legekontoret. Det opplyses om at bedriftshelsetjenesten informerer om aktuelle saker i arbeidsmiljøutvalget. Virksomheten bør i større grad dokumentere informasjon gitt av bedriftshelsetjenesten i arbeidsmiljøutvalget Revisorens vurdering Revisor ønsker ikke å vurdere Arbeidstilsynets tilsyn, men konstaterer at Meldal kommune har fulgt opp tilsynets påpekninger 5 Høring En foreløpig rapport har vært på høring hos rådmannen i Meldal kommune. Rådmannens høringssvar kom i form av mail datert den og den I tillegg har vi mottatt 13 Anmerkning er forhold som tilsynsmyndighetene mener det er riktig å påpeke for å ivareta helse, miljø og sikkerhet. Anmerkning resulterer ikke i pålegg. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

85 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge en mail fra regnskapssjefen angående korrigeringer av opplysninger på kommunens hjemmeside vedrørende antall ansatte og årsverk. Rådmannens høringssvar er lagt ved rapporten i vedlegg 1. På bakgrunn av høringssvar har vi korrigert faktafeil og tilføyd noe informasjon i rapporten uten at vi kommenterer dette ytterligere. Vi har i tillegg tatt stilling til og korrigert følgende punkter: Rådmannens høringssvar: Pkt : Det står at det ikke er gjennomført møter med ledere, TV og verneombud hvor IA er tema slik som IA-avtalen krever. Det er ikke tilfelle (det er gjennomført slike møter) Revisor beskriver selv på side 22 at det er arrangert 3 IA-dager/arrangement for ledere og det er gitt dokumentasjon på at disse IA dagene er gjennomført. Revisor er enig i at ulike kilder har noe ulik framstilling av dette forholdet. Vi endrer vår vurdering i rapporten på dette punktet. Rådmannens høringssvar: Rapporten har spesiell fokus på enhetene Drift og Helsetunet. Ift konklusjonen/anbefalingene kan det synes at disse blir litt for generelle. Den som har kjennskap til Helsetunets rutiner/involvering, føler at disse anbefalingene blir feil. Verneombudet her blir mye involvert, enheten har også benyttet seg mye av tilretteleggingstilskudd. Det nevnes flere steder i rapporten at Meldal kommune ikke har nådd målet om nærvær like det er fastsatt i Handlingsprogram. Det er viktig å ta med i betraktningen at dette er et overordnet mål, satt for hele organisasjonen. Flere enheter når dette målet og vel så det. Vurderingen gjort flere steder i rapporten, blir derfor svært generell. Handlingsprogram går over en periode på 4 år. Det at man totalt sett for organisasjonen ikke når målet helt først i planperioden, er heller ikke ventet. Vurderingen synes derfor noe lettvint, både i forhold til generalisering og til tidsaspekt. Når man jobber med fravær/nærværsoppfølging er det viktig å ikke generalisere. Gjennom registrering av fravær får administrasjonen tydeliggjort for hvilke enheter Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

86 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge utfordringene er størst - for så å sette inn tiltak der. De enhetene som har lavt fravær dvs høyt nærvær, skal få mulighet til å fokusere på det positive i det. Revisor viser til kapitel 2 hvor vi beskriver undersøkelsesopplegget. Her viser vi blant annet til at: Undersøkelsen gjelder hele kommunen når det gjelder fraværsstatistikk og systemer. På noen områder finner vi det hensiktsmessig å rette fokus på enhetsnivå i kommunen. Vi har valgt Teknisk drift og Helsetunet som relevante områder å undersøke nærmere. Fokuset på disse virksomhetene blir å regne som stikkprøver for hvordan arbeidet med sykefravær fungerer. Revisor ser at det er variasjoner mellom de enkelte enhetene, men våre vurderinger og konklusjoner knytter seg etter dette til kommunens praksis på et overordnet nivå. Vi har valgt å presisere i konklusjon at handlingsprogrammet gjelder for en periode på 4 år. 6 Konklusjoner og anbefalinger 6.1 Konklusjon Problemstillingene i undersøkelsen er om: 1. Utviklingen og omfanget av sykefraværet er i tråd med utviklingen i andre kommuner og grupperinger og i tråd med målene i IA-avtalen og kommunens egne mål? 2. Kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner og tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet i henhold til lov- og avtaleverk? I 2011 var sykefraværet i Meldal kommune på 8,92 %, og i perioden 2001 til 2011 har Meldal kommune hatt en reduksjon i sykefraværet på 9,2 %. Vi kan derfor konstatere at selv om Meldal kommune har hatt en reduksjon i sykefraværet i perioden, har de ikke oppnådd mål om redusert sykefravær hverken ift de nasjonale målene i fastsatt i IA-avtalen (20 % reduksjon til 5,6 %) eller kommunenes egne mål (5 %) fastsatt i fireårig handlingsprogram. Sammenlignet med andre kommuner og grupperinger ser vi at i løpet av perioden 2007 til 2. kvartal 2012 har fraværet i Meldal kommune jevnt over vært i overkant av tallene for landsgjennomsnittet. Sammenlignet med andre kommuner i regionen, utmerker ikke Meldal seg hverken ved å ha et høyere eller lavere sykefravær enn de andre kommunene. Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

87 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge I det store og hele har kommunen etablert tilfredsstillende rutiner for å forebygge og redusere sykefraværet. De har forbedringspotensialer i å involvere verneombud, men vi presiserer at det er viktig at alle relevante aktører i involveres i arbeidet for redusert sykefravær. Det ser heller ikke ut til at tilbudet om medarbeidersamtaler er tilstrekkelig implementert i alle deler av organisasjonen. Det kan være hensiktsmessig å ha fokus på dette området som et middel for å kartlegge mulige årsaker til sykefravær. Det kan også se ut til at kommunen kan ha noe økt fokus på bruk av tilgjengelige virkemidler som IA-bedrift. 6.2 Anbefalinger Vi anbefaler Meldal kommune å ha fokus på følgende: - Involvering av verneombud - Innarbeide rutiner for medarbeidersamtaler i hele organisasjon - Bruk av tilgjengelige virkemidler som IA-bedrift Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

88 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kilder Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). 1. januar 2006 Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. 1. mars desember (IA-avtalen). 24. februar Protokoll mellom partene i arbeidslivet og myndighetene om felles innsats for å forebygge og redusere sykefraværet og styrke inkluderingen. 24. februar 2010 Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Revidert versjon. Intensjonsavtale Veileder til Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Om tiltakspakke for lavere sykefravær og tiltakspakke: Tilsynsrapporter fra Arbeidstilsynet bedrekommune.no Kommunale dokument: Handlingsprogram Økonomiplan Vedtatt i kommunestyret Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv mellom Meldal kommune og Arbeids- og velferdsetaten v/ NAV Arbeidslivssenter. Årsmelding 2011 Delegeringsreglement vedtatt av kommunestyret den sak 04/04 Handlingsplan for IA-arbeidet Samarbeidsavtale HMS-tjenesten Årsrapporter AMU Etiske retningslinjer Meldal kommune Mal Medarbeidersamtale Dokumentet Tidligere oppfølging av sykmeldte Styringskort Tertialrapporter Årshjul Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

89 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sykefravær og nærvær. Meldal kommune.

90 Vedlegg Opprinnelig melding----fra: Ingjerd Astad-Steen [mailto:ingjerd.astad-steen@meldal.kommune.no] Sendt: 13. januar :23 Til: Gråberg Anne Emne: Re: Foreløpig rapport forvaltningsrevisjon Sykefravær/nærvær Hei! Viser til mottatt foreløpig rapport forvaltningsrevisjon sykefravær / nærvær. Høringssvar vil bli oversendt fra rådmannen innen høringsfristen. Rådmannen ønsker likevel å påpeke følgende i dette foreløpige svaret: Roy Fritzon er stabssjef. Tittelen ass.rådmann er ikke benyttet i Meldal kommune. Antall ansatte/antall årsverk er jeg usikker på om stemmer. Har dere hentet dette fra regnskapet i 2011? Medarbeiderundersøkelsen er ikke fra KS, men fra Kommuneforlagets "Bedrekommune". Anne Overland er organisasjonsutvikler - ikke organisasjonsutvikler personal. Rådmannens reglement for videredelegering vil bli revidert. Løpet av 1. tertial - ikke 1. kvartal. AMU - Arbeidsmiljøutvalget - reviderte gjennom et vedtak i siste møte i 2012 inndelingen av verneombuds-områdene. Meldal kommune. Dette til orientering. Mvh Ingjerd Astad-Steen rådmann

91 Fra: Ingjerd Astad-Steen Sendt: 23. januar :51 Til: Gråberg Anne Emne: Ang foreløpig rapport forvaltningsrevisjon i Meldal kommune - høringssvar Hei! Viser til tidligere høringssvar gitt på rapporten, sendt Her kommer noen flere momenter rådmannen ønsker å gi tilbakemelding på: pkt avsnitt: Det er 52 plasser fordelt på 3 avd, ikke 62 plasser fordelt på 5 avd. pkt avsnitt: å Tittel Rådgiver personal er Skal være Personalkonsulent. øfeil.ø pkt : Det st r at det ikke er gjennomf rt m ter med ledere, TV og verneombud hvor IA ø ø er tema slik som IA-avtalen krever.det er ikke tilfelle (det er gjennomf rt slike m ter) Revisor å beskriver selv p side 22 at det er arragert 3 IA-dager/arrangement for ledere og det er gitt å ø dokumentasjon p at disse IA dagene er gjennomf rt. pkt avsnitt: Stabssjef påpeker at "...finne felles ledig tid, bl.a. ut fra verneområdets størrelse og komplekistet.". Rapporten har spesiell fokus på enhetene Drift og Helsetunet. Ift konklusjonen/anbefalingene kan det synes at disse blir litt for generelle. Den som har kjennskap til Helsetunets rutiner/involvering, føler at disse anbefalingene blir feil. Verneombudet her blir mye involvert, enheten har også benyttet seg mye av tilretteleggingstilskudd. Det nevnes flere steder i rapporten at Meldal kommune ikke har nådd målet om nærvær like det er fastsatt i Handlingsprosgram. Det er viktig å ta med i betraktningen at dette er et overordnet mål, satt for hele organisasjonen. Flere enheter når dette målet og vel så det. Vurderingen gjort flere steder i rapporten, blir derfor svært generell. Handlingsprogram går over en periode på 4 år. Det at man totalt sett for organisasjonen ikke når målet helt først i planperioden, er heller ikke ventet. Vurderingen synes derfor noe lettvint, både i forhold til generalisering og til tidsaspekt. Når man jobber med fravær/nærværsoppfølging er det vikig å ikke generalisere. Gjennom registrering av fravær får administrasjonen tydeliggjort for hvilke enheter utfordringene er størst - for så å sette inn tiltak der. De enhetene som har lavt fravær dvs høyt nærvær, skal få mulighet til å fokusere på det positive i det. Med vennlig hilsen Meldal kommune Ingjerd Astad-Steen Rådmann Kontor Mobil

92 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

93 Bestilling selskapskontroll Trønderenergi Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/13 Jan-Åge Sneve Gundersen /23-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Meldal kommune anslått til 48 timer og levering innen Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Vedlegg Prosjektskisse Trønderenergi Anslått ressursbehov med fordeling Trønderenergi Saksutredning Kommunestyret vedtok i sak 21/12 Plan for selskapskontroll , der eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi er gitt prioritet 3. Hamos Forvaltning IKS er prioritert som nr. 1, Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS er gitt prioritet 2 og Bomvegselskapet E39 Øysand - Thamshavn AS er prioritet nr. 4. Prioritet nr.2 Meldal Næringssenter og Meldal Miljøanlegg AS ble bestilt i 2012 og skal behandles av kontrollutvalget i februar Da svært mange kommuner ønsker selskapskontroll av Trønderenergi nå er det naturlig og rasjonelt at også kontrollutvalget i Meldal bestiller dette prosjektet. Samtlige 13 kommuner i KonSek-samarbeidet som har eierandeler i Trønderenergi har signalisert at de ønsker kontroll inn mot Trønderenergi. Disse har en eierandel på til sammen 54,85 %. I tillegg har kontrollkomiteen i Trondheim kommune (10 %) gitt sin tilslutning til igangsetting av slik kontroll. Kommunestyrene i Oppdal (3,25 %) og Holtålen (1,49 %) har uttrykt ønske om å delta, under visse forutsetninger. Eierkommuner på Fosen (til sammen 23,79 %) er inne i prosessen med å vurdere dette og fatte vedtak, men kontrollutvalgssekretariatet for Fosen har gitt positive tilbakemeldinger og vært innvolvert i prosessen med å utarbeide prosjektskissen. Med bakgrunn i vedtak i andre eierkommuner, har Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon, i samarbeid med KonSek utarbeidet en prosjektskisse. I forslaget er det tatt høyde for de diskusjoner og ønsker som er registrert fra øvrige eiere så langt det har latt seg gjøre. Innretning på prosjektet Det er skissert en todelt innretning på prosjektet:

94 1. Eierstyring 2. Funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet. Vurdering av kommunenes eierstyring er den lovpålagte delen av selskapskontrollen, og vurderes som svært sentral i denne sammenhengen. Etter som selskapet har en lang rekke kommuner som eiere vil det ikke være naturlig å gå i dybden på den enkelte kommunes eierstyring, men å vurdere dette på et noe overordnet nivå. Blant de sentrale problemstillingene er hvor tydelige målsettinger kommunene har, om forvaltningen er i tråd med retningslinjer for offentlig eierskap, om selskapets strategier er forankret i eierkommunene, hvorvidt selskapet tar det samfunnsansvar som forventes av et offentlig eid selskap og hvorvidt selskapets styringssystemer er tilstrekkelige. Et funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet, i dette tilfellet nettvirksomheten og konkurranseutsatt virksomhet (herunder blant annet kraftproduksjon, kraftsalg og bredbåndsvirksomhet). Dette er sentralt i energilovgivningen for å sikre at en monopolsituasjon ikke utnyttes til å skaffe seg fordeler i kraftmarkedet og dermed skape ineffektive markeder som kan skade forbrukernes interesser. NVE har kommet med alvorlig kritikk av selskapets praksis på dette området, og ilagt selskapet bot for lovbrudd. Sentrale problemstillinger skissert på dette området er om NVEs pålegg og anbefalinger er fulgt opp av selskapet, hvilken innsats selskapet gjør for å ivareta kravene til funksjonelt skille og nøytralitet og hvordan selskapet kan dokumentere at ikke nettselskapet feilbelastes kostnader som skulle vært dekket av øvrige deler av konsernet. Organsiering og ressurser I prosjektskissen anslås det et ressursbehov på timer til gjennomføring av prosjektet. Dette er en relativt omfattende ressursramme, men det legges opp til et omfattende prosjekt, der en lang rekke kommuner er innvolvert og med behov for koordinering mellom flere revisjonsenheter. Kontrollkomiteen i Trondheim kommune har signalisert en vilje til å bidra med en større andel av ressursene enn eierandelen skulle tilsi. Det forutsettes at øvrige kommuner som deltar dekker resterende ressursbehov proporsjonalt etter eierandel. For Meldal kommune er dette anslått til 48 timer av en samlet ressurs til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på 270 timer i Prosjektledelsen legges til Revisjon Midt-Norge IKS. Trondheim kommune deltar med ressurser i form av arbeidsinnsats fra Trondheim kommunerevisjon, mens øvrige kommuner deltar enten med kjøp av ressurser, egen arbeidsinnsats eller en kombinasjon av disse. Leveringsfrist er skissert til Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik skissert i prosjektskissen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men utvalget oppfordres til å komme med eventuelle innspill som vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet.

95

96 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i Trønderenergi 1. INNLEDNING Denne prosjektskissen er utarbeidet i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, med gode bidrag fra KonSek (Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS). Skissen danner grunnlag for bestillinger av selskapskontroll i Trønderenergi. Kontrollutvalgene inviteres på dette grunnlaget til å gi sin tilslutning til innretningen, eventuelt å komme med andre innspill til den. De skisserte problemstillingene er foreløpige, og har til hensikt å tegne en hovedretning for prosjektet. Problemstillingene vil med andre ord kunne bli gjenstand for endringer senere i planleggingsfasen, uten at det vil påvirke hovedretningen med prosjektet. 2. PROSJEKTETS FORMÅL Formålet med prosjektet er todelt: - Vurdere hvordan eierkommunene følger opp sitt ansvar som eiere av selskapet - Skaffe eierkommunene innsikt i konsernets virksomhet og styring, og hvordan konsernet følger opp de lovkrav som er stilt til det av offentlige myndigheter(særlig vedrørende krav til skille og nøytralitet for nettselskapet etter energiloven) 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET OG PROSJEKTETS AKTUALITET Bakgrunnen for prosjektet er at TrønderEnergi er et offentlig eid selskap av flere kommuner i Trøndelagsregionen, og det påhviler de kommunale kontrollutvalgene å påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper. Herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventer og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer også kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder. Disse er forretningsområde a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. side 1 av 6

97 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter loven om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi (energiloven, lov nr 50). Det forhold at selskapet ble ilagt en bot av tilsynsmyndighetene, NVE, på 1 million kroner for brudd på energiloven, aktualiserer også at selskapskontrollen gjennomføres som en utvidet kontroll, det vil si forvaltningsrevisjon. I følge tilsynsmyndighetene hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 4. TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. Tilsynsmyndighetene har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralalitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Dette gir grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverket. De kommunene som har eierandeler i Trønderenergi, har på sin side et visst ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen side 2 av 6

98 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har også vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både i forhold til utvidelse av nettdelen av virksomheten og at man har bygd opp aktiviteten i nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om Trønderenergi har etablert de nødvendige styringssystemene for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 4. PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen over innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne og eierstyringen. Den andre delen retter seg mot selskapet, og har som formål å redegjøre hvordan konsernet og nettselskapet ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. EIERSTYRING Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot eierstyringen. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. side 3 av 6

99 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 1. Prosjekt: Trønderenergi Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i Trønderenergi? - 2. Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Avkastningskrav krav til lønnsomhet. Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? 3. Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar(etikk)? - Rettferdig konkurranse (bør et offentlig eid selskap bidra til å ivareta et velfungerende marked?) 4. Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? 5. - Ekspansjon - (oppkjøp av nett) - Er beslutningsgrunnlaget godt nok? - Hvor ligger synergieffektene? - Konsekvenser for nåværende eiere Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? (økonomistyring, rapportering, internkontroll) SELSKAPET FUNKSJONELT SKILLE Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot selskapet. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 1. Hva gjør selskapet for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? 2. Hvordan sikrer selskapet seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? 3. Hvordan kan selskapet dokumentere at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Hvordan fordeles felleskostnader? side 4 av 6

100 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 5. Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Vi vil fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Prosjektteamet vil foreta nærmere diskusjoner med tilsynsmyndighetene(nve) for å avklare hvilke utfordringer som eksisterer på området og hvilke områder som de mener kan være mest aktuelle at vi gjennomgår. Nærmere avgrensning av forvaltningsrevisjonen vil bli gjort i samarbeid med styringsgruppen for prosjektet. 6. RESSURSER, ORGANISERING OG FRAMDRIFT RESSURSER Selskapskontrollen vil ha et totalt ressursbehov på anslagsvis 1200 timer. Eierkommuner som vil delta i selskapskontrollen deltar med et timetall beregnet ut fra eierandelen i Trønderenergi (se fordeling i vedlegg). Det innebærer at bidragene blir fra én time til flere hundre timer. Trondheim kommune bidrar med sin andel ved personellressurser fra Trondheim kommunerevisjon. Kommuner som er del av KonSek -samarbeidet bidrar med sin andel ved timer fra Revisjon Midt-Norge IKS, på vanlig måte. Andre kommuner (i praksis fra Fosenregionen og fjellregionen) tilbys å bidra med: 1. kjøp av deres andel av totalressursen fra Revisjon Midt-Norge IKS 2. (for Fosen-kommunene) timer/personellressurser fra Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS eller Fosen kommunerevisjon IKS 3. (for Fosen-kommunene) en kombinasjon av disse alternativene PROSJEKTORGANISERING Prosjektet gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon. Det kan også være aktuelt at revisjon eller sekretariat på Fosen bidrar ved utførelsen. Det vil avklares så snart Fosenkommunene tar stilling til sin deltagelse i prosjektet. Felles prosjektleder er Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS. Frode Singstad blir oppdragsansvarlig for kommunene i KonSek-samarbeidet og Fosenregionen og fjellregionen, og håndterer kontakten med disse kontrollutvalgene. Resten av prosjektgruppa blir satt sammen av ansatte i de deltagende selskapene. Det kan bli aktuelt å innhente ekstern kompetanse. side 5 av 6

101 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Prosjektgruppa rapporterer til en styringsgruppe, bestående av Per Olav Nilsen, Trondheim kommunerevisjon, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og eventuelt ansatte fra Fosen revisjon. Per Olav Nilsen er leder av styringsgruppa. FRAMDRIFT Kontrollutvalgene skal i løpet av februar og mars fatte vedtak om bestilling. Prosjektgruppa vil ikke kontakte Trønderenergi og begynne datainnhenting før et tilstrekkelig antall kontrollutvalg har fattet slikt vedtak. Endelig rapport overleveres sekretariatene i løpet av året, senest side 6 av 6

102 Navn Trondheim kommunerevisjon Trondheim Kommune Ant aksjer Eierandel Innsats timer Innsats kroner % 10 % ,85 % 14,77 % 11,99 % 0,10 % 1,34 % 1,18 % 2,54 % 2,43 % 1,58 % 4,98 % 4,97 % 3,51 % 2,75 % 2,71 % Fosen revisjon Åfjord Kommune Ørland Kommune Rissa Kommune Bjugn Kommune Roan Kommune Osen Kommune ,79 % 4,27 % 2,79 % 8,93 % 5,73 % 1,05 % 1,02 % Revisjon Fjell Oppdal Kommune Holtålen Kommune ,74 % 3,25 % 1,49 % Nordmøre Energiverk AS Trønderenergi AS ,99 % 2,63 % Revisjon Midt-Norge Melhus Kommune Orkdal Kommune Klæbu Kommune Snillfjord Kommune Agdenes Kommune Hitra Kommune Skaun Kommune Selbu Kommune Hemne Kommune Meldal Kommune Midtre Gauldal Kommune Frøya Kommune Malvik Kommune Sum timer Anslått timebehov Timepris kr kr kr kr kr kr , , , , , , kr 3 kr 5.100, , kr , kr 850,00

103 Aktuelt fra utvalgene Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr Jan-Åge Sneve Gundersen /195-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Saksutredning De enkelte medlemmer i kontrollutvalget har fordelt ansvar for å følge med på forskjellige utvalg og hvilke saker som tas opp der. Samt formidle og referere aktuelle saker og bringe de videre inn til opplysning og diskusjon for kontrollutvalget dersom de er av interesse.

104 Oppfølging av politiske vedtak per Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/13 Jan-Åge Sneve Gundersen /3-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging. Vedlegg Kommunestyret Kommunestyret Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per 1_2_2013 Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger til rådmannen. Dette fremgår av kommuneloven ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen tilligger rådmannen, vil kontrollutvalget i tillegg ha til oppgave å påse at vedtak blir iverksatt, dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Som et ledd i vedtaksoppfølgingen fremlegges oppdatert oversikt over saker til overvåkning av kontrollutvalget og forslag til nye saker fra de siste møter i kommunestyre og formannskap som kan være aktuelle. Oversikten danner et grunnlag for drøftinger i kontrollutvalgets møte, med sikte på å vurdere om det er saker utvalget ønsker fulgt opp

105

106

107

108 MELDAL KOMMUNE Kommunestyret Møteinnkalling Møtested: Møtetid: Kommunestyresalen , Kl. 19:00 Sakliste Saksnr. Saktittel 001/13 13/56 Orkla Museumsfond - Nominering av styremedlem 002/13 12/995 Valg av politisk representant til regionrådet Orkdalsregionen 003/13 13/57 Oppnevnelse av representant til styret for Løkken Verk Montessoriskole SA / Meldal Montessori ungdomsskole SA 004/13 06/11 Representant til styret i Meldalshallen AS 005/13 12/652 Søknad om forlengelse av garanti - 006/13 12/1090 Transportplan Sør-Trøndelag , del 1: Utfordringer - høring 007/13 13/59 Grunnskolerapport /13 13/64 Rekruttering av ny rådmann - igangsettelse av prosess 009/13 07/1467 Unntatt offentlighet Ofl. 23 Søknad om tilskudd / støtte og forlengelse av avdragstid 010/13 12/1070 Unntatt offentlighet Ofl. 13, fvl. 13 Søknad om fritak fra politiske verv frem til august 2013 Meldalshallen AS Orienteringssaker: - Rektor Øyvind Togstad orienterer om Meldal videregående skole - Målsetningen om bærekraftig og omstillingsdyktig drift, v/rådmann Ingjerd Astad-Steen Side 1 av 1

109 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per Kommunestyrets møte 7. oktober 2010 Sak KS073/2010 Tittel Vedtak / komm Til oppfølging Utredning av samfunnsutviklingen ved endret skolestruktur Med bakgrunn i kommunestyrevedtak 055/09 iverksetter Meldal kommune en utredning av samfunnsutviklingen ved ny skolestruktur Dialogprosjekt Nye tider, nye tanker. igangsatt. Fortsatt oppfølging(nov11) Følgende prosess gjennomføres: Oktober 2010: Utarbeidelse av mandat for samfunnsutredningen. Formannskapet får i oppdrag å vedta mandatet. November/desember 2010: Anbudsforespørsel ekstern ressurs bistand til rådmannen for å gjennomføre samfunnsutredningen. Vedtatte mandat danner grunnlag for forespørselen. Januar/juni 2011: Utredningsperiode. Det legges vekt på sterk involvering av ulike aktører i lokalsamfunnet. August 2011: Rådmannen legger fram forslag til handlingsplan for politisk behandling. Dette på bakgrunn av utredningen som er gjennomført. Rådmannen får ansvar for gjennomføringen. Det fastsettes en økonomisk ramme på kr til ekstern bistand i prosessen. Midlene dekkes ved bruk av disposisjonsfond. Kommunestyrets møte 23. juni 2011 Sak KS019/2011 Tittel Forvaltningsrevisjonsrapport omdømme og omdømmebygging Vedtak / komm 3. Til oppfølging Kommunestyret ber rådmannen om på komme tilbake med en vurdering av behovet for en Følg med at dette blir strategi og konkrete målsettinger i forbindelse med rullering av Kommuneplanens behandlet. samfunnsdel

110 Kommunestyrets møte 25. august 2011 Sak Tittel KS-31/2011 Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen (SiO) forslag til framtidig samarbeid Vedtak / komm Til oppfølging 5. SiO videreføres inntil 1 mnd etter at permanent driftsorganisasjon er på plass (tentativ 1. juli 2012). KU holdes orientert. Fram til finansieres dette innenfor dagens finansielle ramme. Erstatter oppfølging av KS18/2010 Fra setter kommunene samlet av kr av tildelte samhandlingsmidler til prosjekt ut Rådmannskollegiet i SiO gis mandat til å foreslå egnet finansiell fordelingsnøkkel og presentere dette for styringsgruppen KU har blitt informert på status og framdrift i møte i Beholdes på oppfølgingsliste. 7. Som styringsstruktur for SiO etableres vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd etter kommunelovens 28 c. Valg av vertskommune(r) avgjøres i den videre prosessen. 8. En videre deltakelse i en etableringsfase i SiO forutsetter at kommunene deltar i hele samarbeidet. Dette forhindrer allikevel ikke lokale tilpassninger i et etablert samarbeid, for eksempel gjeldende praksis i LiO. KS-30/2011 Meldal kommune ønsker å delta i et forpliktende samarbeid om nye fellestjenester i Tjenestesamarbeid og folkevalgt styring i Orkdalsregionen, i samsvar med det innstillinga fra arbeidsutvalget datert 17 juni 2011 beskriver. Orkdalsregionen Det skal utarbeides forslag til konkrete samarbeidsavtaler, som trenger godkjenning av departementet og skal vedtas i kommunene før 1. januar Forslag til delegering av myndighet fra kommunene til interkommunale folkevalgte organer legges fram til behandling samtidig med samarbeidsavtale KU holdes orientert

111 Kommunestyrets møte 16.desember 2010 Sak Tittel KS-084/10 Handlingsprogram med økonomiplan for bed budsjett for 2011 (utdrag pkt 6 og 7 i vedtaket) Vedtak / komm 6. Til oppfølging Følgende investeringstiltak iverksettes i økonomiplanperioden: Inn til oppfølging etter KUmøte 8.februar i sak 007/12. (KUN UTDRAG FRA TABELLEN) Tiltak Ø Ny adkomst og utvielse nærinsarr. Meldal Næringssenter Ø 2012 Ø 2013 Ø (Tabellen viser netto kostnad ekskl. m.v.a. ) 7. Finansiering av investeringstiltak i 2011 gjøres som følger: Tiltak Finansieringsfor m Ø 2011 Ø 2012 Ø 2013 Ø Ny adk.og utv.nærinsarr. Meldal Næringsse. Bruk av lån Rådmannen orienterer rundt saken i KU-møte 25.april (Tabellen viser netto finansiering ekskl. m.v.a. kompensasjon) 13. Rådmannen gis fullmakt til mindre, tekniske justeringer av budsjettet Kontrollutvalgets møte Orientering fra rådmannen vedr. Jordhusmoen. Saken beholdes på oppfølging til gjennomført, og tilbakerapportert.

112 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/13 Jan-Åge Sneve Gundersen /195-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Fylkesmannen i Østfold - Ulovlig valg av Kontrollutvalg Må anmelde korrupsjon Korrupsjonsdommer i Norge einfo_13-01_lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll FKT Medlemsbrev Saksutredning Følgende referatsaker vil legges fram i møtet: 1. Ulovlig valg av Kontrollutvalg 2. Må anmelde korrupsjon 3. Transparecu int. ang korrupsjonsdommer i Norge. 4. Einfo fra Norges kommunerevisorsforening 5. Forum for kontroll og tilsyn Medlemsbrev

113

114

115

116

117

118

119

120 Må anmelde korrupsjon (NKRF 24. januar 2013) NRK og mange andre har i det siste satt fokus på korrupsjon i kommunene. Det er bra at dette temaet settes på dagsorden. Norge Kommunerevisorforbund konstaterer at de sakene som er presentert i det siste er kjent fra før, og etter vår oppfatning er det ikke grunnlag for å påstå at korrupsjonen i kommunene øker. Tilliten til forvaltningen av samfunnets verdier forutsetter null-toleranse for korrupsjon. Et tilfelle er ett for mye. Det sentrale blir derfor å finne tiltak som kan forhindre at korrupsjon skjer. Som på mange områder er det heller ikke her en enkel oppskrift for hvordan dette uvesenet skal forhindres eller avdekkes. Tilliten til forvaltningen av samfunnets verdier forutsetter null-toleranse for korrupsjon. Et tilfelle er ett for mye. Korrupsjon kan skje på mange områder i kommunen. Det kan være ved tildeling av kontrakter, plass på sykehjem, byggetillatelser mm. Korrupsjon handler også om noe mer en «penger i en brun konvolutt». Det kan like gjerne handle om at det tilbys eller forlanges andre fordeler. Mangfoldet i former for korrupsjon krever også et mangfold av virkemidler. En må ha verktøy som forebygger, forhindrer og avslører. En god start er bevissthet og klare holdninger. Økt bevissthet vil gi grunnlag for å identifisere risiko for at korrupsjon oppstår, og mulighet for å styrke den interne kontrollen. Intern kontroll dekker alt fra holdningsskapende arbeid, identifisering av risikoområder, iverksetting av motvirkende tiltak og oppfølging av utviklingen. Det er politisk og administrativ ledelse som har ansvaret for at kommunen drives med betryggende kontroll. Det er følgelig også ledelsens ansvar å forebygge korrupsjon. Og det er svært viktig at kommunene reagerer konsekvent med politianmeldelse når det foreligger begrunnet mistanke om korrupsjon. Vel så viktig som det strafferettslige er det forebyggende. Her gjør mange kommuner en god jobb, og det er svært positivt at KS har etablert et nettverk for å styrke arbeidet med intern kontrollen i kommunene. Kommunene har et tilsynsapparat i form av kontrollutvalg og revisjon. Kontrollutvalg og revisor kan gjennom sitt arbeid påse at kommunens eget kontrollsystem er tilstrekkelig og fungerer, og på den måten sette søkelyset på mangler i kommunen og bidra til å forebygge korrupsjon. Kommunens rådmann er pålagt å rapportere særskilt til kommunestyret om kommunens interne kontroll, og det er naturlig at denne rapporteringen også inkluderer kommunens antikorrupsjonsarbeid. Det vil bidra til økt oppmerksomhet om dette viktige arbeidet i den politiske og administrative ledelsen. Kommunenes kontrollutvalg og revisjon må også gis handlingsrom til å prioritere revisjon rettet mot kommunens egne kontrolltiltak på dette området. I en trang kommuneøkonomi kan det være fristende å kutte i budsjettposten til kontroll og tilsyn, men det blir fort dyrt dersom korrupsjon og økonomiske misligheter ikke blir avslørt. [Dette innlegget sto også på trykk i Kommunal Rapport nr. 2 den 24. januar 2013]

121 Korrupsjonsdommer i Norge Transparency International Norge har oppdatert sin samling over korrupsjonsdommer. Transparency International Norge har nå oppdatert domsamlingen som første gang ble utgitt i desember Samlingen inneholder korte sammendrag av alle rettskraftige korrupsjonsdommer og forelegg utstedt av Økokrim siden 2003 og fram til i dag. Formålet med samlingen er å bidra til et bedre bilde av hva korrupsjon er. Nye bestemmelser om korrupsjon ble innført i straffeloven i I straffeloven 276a er korrupsjon definert som «å kreve, motta eller akseptere, gi eller tilby noen en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag». Uttrykket «utilbørlig fordel» er vagt, og hvilke handlinger som omfattes av korrupsjonsbegrepet beror på en skjønnsmessig vurdering. Korrupsjonsdommene er derfor viktige for å belyse hva som utgjør en «utilbørlig fordel» og dermed korrupsjon i straffelovens forstand.

122 einfo 13/1 Lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll Rett før jul ble det fastsatt en rekke lov- og forskriftsendringer med relevans for egenkontrollen i kommunal sektor. Endringene er i hovedsak en oppfølging av rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» fra desember 2009, jf. einfo 09/25. Endringene var på høring (forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m)) i NKRFs høringsuttalelse av 11. september 2011 omhandlet også ulike forhold som KRD ikke hadde fulgt opp. I pkt. 1 nedenfor følger en tematisk gjennomgang av lovendringene (i kursiv) med utfyllende kommentarer ( innrykket). Forskriftsendringene (i kursiv) blir gjennomgått og kommentert (innrykket) i pkt Lovendringer I tillegg til kommuneloven berører de omtalte endringene IKS-loven og hvitvaskingsloven. De ble vedtatt av Stortinget 11. desember 2012 (lovvedtak 33 ( )). Endringene i kommuneloven 50 nr. 1 andre punktum og IKS-loven 22 andre ledd andre punktum trer i kraft fra 1. januar For de øvrige endringene er det foreløpig ikke bestemt noe tidspunkt for ikrafttredelse. 1.1 Kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg 17 nr. 2 tredje punktum skal lyde: Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører, varaordførere og kontrollutvalg for den nye valgperioden. Endringen innebærer et krav om at kommunestyret må velge kontrollutvalget på sitt konstituerende møte (jf. tilråding 1). 17 nr. 3 første punktum skal lyde: Kommunestyre og fylkesting, formannskap, fylkesutvalg og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte. Endringen slår fast at det nyvalgte kontrollutvalget trer i funksjon fra det konstituerende møtet i kommunestyret (jf. tilråding 1). 77 nr. 2 skal lyde: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd, medlem og varamedlem av kommunestyrekomité og fylkestingskomité etter 10 a og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

123 Endringen innebærer ikke et nytt unntak fra valg til kontrollutvalget, jf. koml. 10 a nr. 2. Tilføyelsen er pedagogisk motivert og medfører at alle unntakene for valg til kontrollutvalget nå er samlet i én bestemmelse i kommuneloven (jf. tilråding 6). 77 nr. 8 blir oppheva. Nåværende nr. 9 til nr. 11 blir nr. 8 til nr. 10. (8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende.) Endringer medfører at møtene i kontrollutvalget som hovedregel blir åpne, og at kommunelovens saksbehandlingsregler for folkevalgte organer i kap. 6 også blir gjeldende for kontrollutvalget (jf. tilråding 8). 1.2 Kommunelovens økonomibestemmelser 48 nr. 5 andre punktum skal lyde: Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Kommunene skal i årsberetningen redegjøre for arbeidet med intern kontroll i virksomheten. Kommunal- og regionaldepartementet foreslo opprinnelig ikke å lovfeste et slikt krav, men etter høringsrunden fremmet departementet likevel forslag om det for Stortinget (jf. tilråding 25 og 26). 50 nr. 1 skal lyde: Kommuner og fylkeskommuner kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Det kan kun tas opp lån til tiltak som er ført opp i årsbudsjettet. Lovendringen har sammenheng med omleggingen av regnskapsføringen av merverdiavgiftskompensasjon fra investeringer, som fra 2014 skal inntektsføres i investeringsregnskapet, jf. forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 åttende ledd. Fra samme tid blir dermed låneadgangen begrenset til å omfatte kommunens netto anskaffelseskost. 50 nr. 7 bokstav b blir oppheva. Nåværende bokstav c blir bokstav b. (b. Kommunens eller fylkeskommunens likviditetslån eller benyttet trekkrettighet etter nr. 5, skal være gjort opp senest når årsregnskapet3 fastsettes. Når kommunestyret eller fylkestinget vedtar at et regnskapsmessig underskudd skal fordeles, kan løpetiden for likviditetslånet forlenges tilsvarende den maksimale periode for inndekning av underskuddet.) Avdragsbestemmelsene knyttet til likviditetslån blir dermed opphevet. Dette er begrunnet i at bestemmelsen er overflødig da lovbestemmelsene om økonomisk balanse og kravet til likviditetsstyring i kommuneloven 52 er tilstrekkelig til å sikre de hensyn bestemmelsen var ment å ivareta. Adgangen til å ta opp likviditetslån etter 50 nr. 5 berøres imidlertid ikke av denne lovendringen. 1.3 Kommunelovens bestemmelser om kommunale foretak 29 nr. 4 skal lyde: Bestemmelsene gjelder ikke for kommunale eller fylkeskommunale foretak, jf. kapittel 11. Bestemmelsene i 30 nr. 4, 31 og 31 a og 36 til 38 a kommer likevel til anvendelse. 2

124 Endringen innebærer at kommunelovens hovedregler om åpne møter og ev. lukking av møter også blir gjort gjeldende for styremøter i foretakene. 65 nr. 3 andre punktum skal lyde: Et flertall av de ansatte ved foretaket kan kreve at inntil en femtedel av styrets medlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. Endringen er ment å harmonisere ordlyden i tråd med annen tilsvarende lovgivning. 68 nr. 5 blir oppheva. Nåværende nr. 6 til nr. 9 blir nr. 5 til nr. 8. (5. Styrets møter holdes for lukkede dører dersom ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet i vedtektene. Dersom styrets møter holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom styret skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 gjelder tilsvarende.) Denne endringen henger sammen med endringen i 29 nr. 4 foran. 71 nr. 2 skal lyde: Daglig leder skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at det er gjenstand for betryggende kontroll. Endringen er ment som en presisering av gjeldende rett når det gjelder daglig leders helhetlige ansvar for den interne kontrollen i foretaket (jf. tilråding 36). 1.4 Kommunelovens bestemmelser om selskapskontroll Overskrifta til 80 skal lyde: 80 Innsyn og undersøkelser i selskaper Overskriften er endret for å dekke paragrafens innhold (jf. tilråding 67). 80 første ledd skal lyde: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Endringen medfører at virkeområdet utvides til også å omfatte egne rettssubjekter organisert som interkommunalt samarbeid etter koml. 27. Det samme gjelder for aksjeselskaper heleid direkte og/eller indirekte av kommuner, fylkeskommuner og interkommunale selskaper (jf. tilråding 66). 1.5 Lov om interkommunale selskaper 18 tredje ledd blir oppheva. Nåværende fjerde ledd blir tredje ledd. (Dersom selskapets budsjett forutsetter tilskudd fra deltakerne, er budsjettet ikke endelig før kommune- eller fylkeskommunedeltakernes budsjetter er behandlet etter kommuneloven 45 nr. 4, for så vidt angår tilskuddet.) Vilkåret om at budsjettet for IKS dersom det forutsetter tilskudd fra deltakerne ikke er endelig før deltakerkommunenes årsbudsjett er fastsatt, oppheves. Dette er begrunnet med at kravet om budsjettendringer etter 19 ivaretar dette behovet. 3

125 20 første ledd siste punktum skal lyde: I økonomiplanen skal det inngå en oversikt over selskapets samlede gjeldsbyrde og utgifter til renter og avdrag i planperioden. 20 siste ledd blir oppheva. (Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om økonomiplanens innhold.) Endringene i 20 innebærer at kravet til å opplyse om garantiansvar blir opphevet for å bringe bestemmelsen i samsvar med garantiforbudet i 22. Videre oppheves forskriftshjemmelen for økonomiplan. Noen slik forskrift er ikke gitt. Endringene får dermed ingen praktisk betydning. 21 første ledd andre punktum blir oppheva. (Departementet kan i særlige tilfeller dispensere fra forbudet.) Muligheten til å dispensere fra forbudet mot å bruke inntekter ved salg av anleggsmidler til driftsformål oppheves for å harmonisere IKS-loven med kommuneloven. 22 skal lyde: 22 Lån, garantier og finansiell risiko Selskapet kan bare ta opp lån dersom dette er fastsatt i selskapsavtalen. Dersom selskapet skal kunne ta opp lån, skal avtalen inneholde et tak for selskapets samlede låneopptak. Selskapet kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk, og for å konvertere eldre lånegjeld. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Selskapet kan ta opp likviditetslån eller inngå avtale om likviditetstrekkrettighet. Dersom en av deltakerne er underlagt reglene i kommuneloven 60, skal selskapets vedtak om opptak av lån eller vedtak om langsiktig avtale om leie av bygninger, anlegg og varige driftsmidler som kan påføre selskapet utgifter utover de fire neste budsjettår, godkjennes av departementet. Selskapets samlede lånegjeld etter andre ledd første punktum skal avdras med like årlige avdrag. Gjenstående løpetid for selskapets samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for selskapets anleggsmidler ved siste årsskifte. Selskapets likviditetslån eller benyttet trekkrettighet etter andre ledd tredje punktum skal være gjort opp senest når årsregnskapet fastsettes. Foreligger det regnskapsunderskudd som etter økonomiplanen skal dekkes over flere år, kan løpetiden for likviditetslånet forlenges tilsvarende inndekningsperioden. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Selskapet skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at selskapet skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Avtale i strid med bestemmelsene i første, tredje og sjette ledd er ugyldig. Bestemmelsene om låneopptak og avdrag på lån er i stor grad harmonisert med tilsvarende bestemmelser i kommuneloven 50, med unntak av adgangen til bruk av lånefond. Lovgiver har likevel funnet grunn til at bestemmelsene om avdrag på likviditetslån skal videreføres for IKS. 4

126 27 skal lyde: 27 Selskapets regnskap Selskapet har regnskapsplikt etter regnskapsloven. Det kan i selskapsavtalen bestemmes at selskapet i stedet skal avgi regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Selskapet har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Regnskapet og årsberetningen fastsettes av representantskapet. Styret fremlegger forslag til årsregnskap og årsberetning. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om årsregnskapet for interkommunale selskaper. Lovendringene slår fast at IKS har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Det vil også omfatte bokføringsforskriften, herunder eventuelle relevante bransjekrav i forskriften kapittel 8. Videre slås det fast at det er selskapets styre som er ansvarlig for å avlegge årsregnskap og årsberetning. Endelig er forskriftshjemmelen endret til å omfatte både regnskapsavleggelse etter regnskapsloven og etter kommunale regnskapsprinsipper. Det forventes at endringene i IKS-loven følges opp med endringer i forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. 1.6 Hvitvaskingsloven 4 andre ledd nr. 1 skal lyde: 1. statsautoriserte og registrerte revisorer, samt revisor som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune eller fylkeskommune, samt for kommunalt og fylkeskommunalt foretak, i samsvar med nærmere bestemmelser fastsatt av departementet, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner 78 nr. 8, Endringen medfører at oppdragsansvarlige regnskapsrevisorer etter kommuneloven får samme plikter etter hvitvaskingsloven (jf. 17 og 18) som statsautoriserte og registrerte revisorer (jf. tilråding 82). NKRF fikk ikke gjennomslag for sitt syn om at dette også bør gjelde for oppdragsansvarlige forvaltningsrevisorer. 2. Forskriftsendringer Alle forskriftsendringene ble fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 6. desember 2012 og trådte i kraft fra 1. januar Kontrollutvalgsforskriften 4 første ledd skal lyde: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Denne endringen medfører at kontrollutvalget som hovedregel har rett til å være til stede i kommunens folkevalgte organer. 13 annet ledd skal lyde: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, 5

127 med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For å sikre at planen for gjennomføring av selskapskontroll bygger på et faglig grunnlag medfører denne endringen at det, som for forvaltningsrevisjon, stilles krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse. 20 tredje ledd skal lyde: Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Ordlyden i den første setningen slår fast på prinsipielt grunnlag at sekretariatet skal være uavhengig. Den siste setningen slår fast at verken medlemmer i kontrollutvalget eller kommunestyret i den aktuelle kommunen kan utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget (jf. tilråding 11). 2.2 Revisjonsforskriften 4 fjerde ledd blir opphevet. (Kontrollutvalget skal ha kopi av brev med påpekninger etter annet ledd.) Endringen er begrunnet med at den sto i direkte motstrid til annet ledd i samme paragraf. Den inngikk for øvrig ikke i den foran nevnte høringen. 11 tredje ledd blir opphevet. (Departementet kan gi dispensasjon fra kravet i første og annet ledd.) Endringen medfører at departementet ikke lenger kan dispensere fra kravene til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor (jf. tilråding 42). Underhånden har KRD opplyst at gyldigheten av dispensasjoner som gjaldt ved årsskiftet ikke påvirkes av endringen. Oslo/Lillehammer, 10. januar 2013 Norges Kommunerevisorforbund Bjørn Bråthen Seniorrådgiver Knut Erik Lie Seniorrådgiver 6

128 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat Medlemsbrev nr. 2 / Dato: 5. desember 2012 ORGANISASJON & INFORMASJON. Konferanser fra FKT i 2013: KONTROLLUTVALGENES EGEN FAGKONFERANSE MED ÅRSMØTE HOLDES JUNI Gardermoen (Clarion Hotel Oslo Airport) Juni er en fin årstid, og vi vil for 4. år på rad ha en sosial aktivitet integrert i opplegget. Arbeid med program og sosial ramme pågår. Program blir sendt ut i mars Viser ellers til hjemmesiden Målgruppe: Kontrollutvalgene, deres sekretariater og andre med interesse for arbeidsfeltet. SEKRETARIATSKONFERANSE HOLDES 20. MARS Oslo (Thon Hotel Opera) Målgruppe er hovedsakelig kontrollutvalgenes sekretariater. Program blir sendt ut i månedsskiftet jan./febr PROP. 119 L ( ). HVOR STÅR SAKEN NÅ? Omhandler endringer i kommuneloven mm. Det er denne stortingsproposisjonen som bl.a. har forslag om åpne møter i kontrollutvalgene. Her var det høring i Stortingets kommunal- og regionalkomitè i november. Innstilling fra komiteen og første behandling i Stortinget er begge planlagt til desember NYE ENDRINGER I KOMMUNELOVEN? FKT har fått tilsendt en høringssak fra KRD med forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova (innbyggerinitiativ, revisors taushetsplikt, utsatt offentlighet). Link: Styret vil gi en uttalelse til deler av den innen høringsfristen 26. febr SAMARBEID MED ANDRE ORGANISASJONER. FKT inviterer til kontaktmøte med Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 10. januar Her deltar styreleder, daglig leder og et styremedlem fra hver av organisasjon. OG FORØVRIG så vil FKT ønske våre medlemmer en fin adventstid, God Jul og et Godt Nyttår! Med hilsen Per Rune Vereide (s) Styreleiar i FKT Sekretariat: FKT Pb. 7900, 5020 Bergen fkt@fkt.no Hogne Haktorson Kontrollsjef / dagleg leiar Telefon dir.: / Mobil: / Fax: Hjemmeside: Bank: Org. nr

129 Omdømmeundersøkelsen av KonSek Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 008/13 Jan-Åge Sneve Gundersen / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar undersøkelsen til orientering. Vedlegg Rapport omdømmeundersøkelse KonSek desember 2012 Saksutredning Som ledd i strategiarbeidet for Konsek har Norfakta gjennomført en omdømmeog brukerundersøkelse blant nåværende og tidligere kontrollutvalgsmedlemmer, ordførere og rådmenn hos selskapets kunder. Fokus har vært på omdømme og utførelsen av oppdraget som sekretariat. Undersøkelsen ble gjennomført som en elektronisk spørreskjemaundersøkelse i november og desember Av totalt 146 utsendte skjema kom det inn 90 svar, noe som utgjør en svarprosent på 62. Deltagelsen var høyest blant nåværende KU-medlemmer og KU-ledere med henholdsvis 78 og 80 %, noe lavere hos tidligere medlemmer og ledere (40 og 43 %) og hos ordførere og rådmenn (60 og 40 %). Særlig blant rådmenn er antallet besvarelser så lavt, totalt 6, at det er vanskelig å trekke generelle konklusjoner ut fra tallene. Tilsvarende er det bare 3 respondenter som utgjør tidligere KU-ledere, så det gir også liten mening å analysere denne gruppen alene. Hovedinntrykket av undersøkelsen er at de spurte er svært positivt innstillt til Konsek. Med unntak av en person svarer alle nåværende og tidligere KU-ledere og medlemmer, i tillegg til ordførere overveiende positivt på de alle fleste spørsmål. Blant rådmenn er inntrykket ikke like entydig positivt. Her må det imidlertid understrekes at det bare er 6 respondenter, derav 4 er klart positive og 2 skiller seg ut som generelt noe mer kritiske, noe som gir stort utslag på de enkelte faktorer.

130 Samlet tilfredshet med Konsek (i prosent) Norfakta rapporterer at det er uvanlig at flere respondenter svarer meget fornøyd enn ganske fornøyd, så dette må anses å være svært gode tall. Omdømme For å måle omdømme har det blitt stilt 15 spørsmål. Enkelte av disse korresponderer direkte med punkter i Konseks handlingsplan det har vært interessant å måle, mens enkelte er basert på det vi ellers anser som essensielt i arbeidet. Alle grupper har fått alle spørsmål, med unntak av dialog-spørsmålene som kun har blitt stilt til de som er eller har vært part i dialogen.

131 Omdømmefaktorer (tall i prosent). Hovedinntrykket er svært positivt. I følge Norfakta scorer Konsek uvanlig høyt for denne type spørsmål. Fire områder skiller seg ut som ikke like positive som de andre, men også her gis det en svært høy score. Det første området med noe lavere score er oppfatningen av kjennskapen til Konsek blant politikere og ansatte i kommunene. Dette er ikke spesielt overraskende, og sekretariatet hadde på forhånd en forventning om at kjennskapen muligens var noe dårligere enn dette, som tross alt fortsatt er overveiende positivt. Det kan også stilles spørsmål ved hvor viktig kjennskap til Konsek er kontra kjennskap til kontrollutvalget. Det andre området som skiller seg ut er om Konsek bidrar til effektiv drift i tråd med regelverk og det tredje om Konsek bidrar til å hindre uønskede hendelser for enkeltinnbyggere. Dette kan henge sammen med at Konseks bidrag i disse sammenehengene nok kan være litt diffust. I tillegg kan det spille inn at å i vareta enkeltinnbyggerens rettssikkerhet i utgangspunktet ligger til andre organer enn kontrollutvalget.

132 Det siste området er kontakten med rådmannen. Dette spørsmålet ble kun stilt til rådmennene. Her er det som kjent få respondenter, og to som utmerker seg som mer kritiske (disse utgjør 33 %). Disse trekker ned helhetsinntrykket, men man kan merke seg at de ikke sier seg direkte uenig, selv om de ikke gir et bekreftende positivt svar. På spørsmålet om Konsek er et ledende fagmiljø nasjonalt er det naturlig nok en stor andel vet ikke -svar, da det er en stor andel av respondentene som ikke har noen forutsetning til å vite noe om dette. Blant de som har svart er imidlertid inntrykket svært positivt også der. Tilfredshet med Konseks arbeid Det er i tillegg stilt 12 spørsmål som går mer direkte på Konseks arbeidsoppgaver og hvordan disse utføres. Inntrykket her er tilsvarende positivt som i den første seksjonen, og det er ikke unaturlig at de henger sammen. Det er gjennomgående kun ett kontrollutvalgsmedlem og to rådmenn som er direkte negative på noen av punktene. Tilfredshet med Konseks arbeid, enkeltelementer og totalt (tall i prosent)