Namdalseid administrasjonsutvalg

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Namdalseid administrasjonsutvalg Møtested: Dåapma, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 09:00 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på telefon eller på e-post til: postmottak@namdalseid.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Orienterings- og drøftingssaker: Arbeidsmiljøundersøkelsen Steinar Lyngstad Ordfører Torgeir Skevik Personalsjef -1-

2 -2-

3 Sakliste PS 9/16 RS 21/16 RS 22/16 RS 23/16 RS 24/16 RS 25/16 RS 26/16 RS 27/16 RS 28/16 Innhold Referatsaker Tilsetting av vikarer for barne- og ungdomsarbeidere i Vangstunet barnehage pr til sammen 1,6 årsverk Tilsetting i ledige stillinger ved Namdalseid skole fra Nordtømme Heidi - Tilsetting i 100 % fast stilling som flyktningekonsulent Tilsetting av barnehagelærere i Vangstunet barnehage pr % vikariat + 80% fast stiling som fast vikar Tilsetting i ledige stillinger ved Statland skole fra Svar på krav om utvidet stilling- Hilde A. Vanebo Svar på krav om utvidet stilling-tove Moe Stenseth Håvar - Svar på søknad om permisjon Lukket RS 29/16 ***** ***** ***** Søknad om permisjon X RS 30/16 PS 10/16 Brørs Eva Mari - Oppsigelse av stilling som sykepleier Fremtidig organisering av renholdstjenesten, samt ressursbruk og innkjøp av utstyr Utvalgssaksnr -3-

4 PS9/16Referatsaker RS21/16Tilsettingavvikarerforbarne-ogungdomsarbeidereiVangstunet barnehagepr tilsammen1,6årsverk RS22/16TilsettingiledigestillingervedNamdalseidskolefra RS23/16NordtçmmeHeidi-Tilsettingi100%faststillingsom flyktningekonsulent RS24/16TilsettingavbarnehagelærereiVangstunetbarnehagepr %vikariat+80%faststilingsomfastvikar RS25/16TilsettingiledigestillingervedStatlandskolefra RS26/16Svarpåkravomutvidetstilling-HildeA.Vanebo RS27/16Svarpåkravomutvidetstilling-ToveMoe RS28/16StensethHåvar-Svarpåsçknadompermisjon RS29/16***************Sçknadompermisjon RS30/16BrçrsEvaMari-Oppsigelseavstillingsomsykepleier -4-

5 Namdalseid kommune Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Torgeir Skevik Saksframlegg Fremtidig organisering av renholdstjenesten, samt ressursbruk og innkjøp av utstyr Utvalg Utvalgssak Møtedato Namdalseid administrasjonsutvalg 10/ Rådmannens innstilling 1. Renholdstjenesten organiseres under enhet for eiendom og teknisk. Det nedsettes en arbeidsgruppe som forbereder omleggingen av renholdstjenesten. 2. Behov for stillingsressurser og nye investeringer vurderes i arbeidet med budsjett 2017 og økonomiplan

6 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat U Avlysing av møte samt Marianne Buarø m.fl. informasjon om tjenesten I Renholderne vil ha en felles leder mm Renholderne i Namdaleid kommune U Svar på brev av 6. april 2016 Renholderne i Namdalseid kommune I AD INNSPILL FRA RENHOLDERE - Fagforbundet v/htv Anne-Gunn Lie NAMDALSEID KOMMUNE U Evaluering av dagens Tove Helene Fossland m.fl. organisering renhold I Evaluering av dagens organisering renhold Namdalseid Kommune - Marit Hatland I Evaluering av dagens organisering renhold Fagforbundet v/htv Anne-Gunn Lie I Evaluering av dagens organisering renhold Namdalseid Kommune - Brit Randi Sæther Pedersen U Evaluering av dagens organisering renhold Namdalseid Kommune - Brit Randi Sæther Pedersen I Renhold organisering Namdalseid Kommune - Trine Risan I Tilbakemelding renholderdriften Namdalseid Kommune - Liv Damås I Eval Namdalseid Kommune - Håvar Inge Stenseth I Tilbud på renhold Namdalseid kommune No Issworld - Hallan, Beathe Brunvoll I Tilbud på renhold Namdalseid No Issworld - Hallan, Beathe kommune I Tilbud på renhold Namdalseid kommune Brunvoll No Issworld - Hallan, Beathe Brunvoll Saksopplysninger Vår renholdstjeneste har vært organisert ut på enhetene underlagt og den enkelte enhetsleder over de siste par år. I tillegg dekker enkelte renholdere flere stillinger knyttet til ulike bygg, delvis med forskjellige ledere. Organiseringen skal evalueres som del av denne saken, og det er også på tide å rydde opp i vakanser og i tillegg vurdere om noen skal tilbys stillingsutvidelser. Det har skjedd en stor utvikling i forhold til teknologi innenfor renholdstjenesten. Renholderne i vår kommune har i liten grad blitt med på den utviklingen og det er på den bakgrunn naturlig å vurdere investering i utstyr for å komme opp på en standard som står i samsvar med den utvikling som har skjedd, og som vil bidra til at vi kan tilby et mer helsefremmende arbeidsmiljø for våre renholdere. I tillegg er renholdsplanene utregnet med basis i nye renholdsmetoder, noe som gir mindre ressursbehov og bedrer arbeidsmiljøet. Mangel på investeringer gjør at renholderne har hatt en tyngre arbeidssituasjon enn de burde ut fra dagens standard, i tillegg til at de trolig har drevet renhold på større arealer enn de har hatt stillingsressurser til. -6-

7 Det har vært ulike utbygginger og bruksendringer på kommunale bygg over tid, mens ressursbruken i renholdstjenesten ikke er detaljert tilpasset endringene. Det ble derfor besluttet av rådmannen i mars 2015 at det skulle utarbeides nye renholdsplaner for alle kommunale bygg. Lilleborg AS ble valgt til å gjøre denne jobben for oss. Deres gjennomgang viser at renholdstjenesten i kommunen er underbemannet samlet sett, men at det er rom for å flytte på noen ressurser ut fra gamle renholdsplaner og -metoder. Helse og omsorg må delvis leie inn samt omprioritere ressursbruk for å dekke sine behov i dag. Rådmannen har bedt om en vurdering av kostnadene ved å sette bort renholdet til private aktører. Det foreligger et grovt kostnadsanslag fra en privat aktør som følger med i saken. Vurdering - Evaluering av organisering Renholderne ble i 2014 flyttet fra enhet for eiendom og teknisk og til ut til de ulike enheter der de utfører sitt daglige arbeid. Rådmannen gjennomførte dette i februar, og det som lå til grunn for den omorganiseringen av renhold refereres her (hentet fra referat 19. feb 2014): «Det er stort sett enighet om at det sannsynligvis er en bedre løsning å tilhøre enheten der renholdet skal utføres, men det ble også uttrykt skepsis til at dette vil bedre situasjonen. Alle renholdere skal organiseres under en enhet, fortrinnsvis der størstedelen av stillingen er. Alle får da bare en leder å forholde seg til. Denne enhetslederen formidler beskjeder som gjelder renhold til leder på den andre enheten som renholderen jobber i, og motsatt. Dermed må den andre enhetslederen ta ansvar for renholdet på sin enhet, bl.a. skaffe vikar ved fravær. Enhetslederen der renholderen er organisert har alt oppfølgingsansvar i forhold til den ansatte. Det er enighet om at det må utarbeides nye renholdsplaner for alle byggene. Enhetene må involveres i arbeidet slik at det tas hensyn til bruken av arealet, inventar osv., men beregning av areal og tildeling av stillingsressurser må fortsatt ligge til teknisk enhet. Utarbeidede renholdsplaner må drøftes med renholderne og tillitsvalgte.» I forbindelse med at saken nå skal opp til politisk behandling var det naturlig å be ledere som har fag- og personalansvar for renholdere, om en tilbakemelding med evaluering av dagens organisering etter to års utprøving. I tillegg var det naturlig at fagorganisasjoner som organiserer renholdere i kommunen, uttaler seg om dagens organisering og kommer med innspill. I tilbakemeldingen fra tillitsvalgte ble det også bedt om at det ble med innspill fra vernetjenesten knyttet til arbeidsmiljøet for renholderne. Renholderne selv har skrevet et brev til kommunen med sine krav og anbefalinger på fremtidig organisering. Det er også gjennomført helsesamtaler med renholderne av vår egen bedriftshelsetjeneste, og denne rapporten er også med som grunnlag i saksbehandlingen. Tilbakemeldinger fra enhetslederne som har ansvar for renholdere (barnehage, skoler, helse og omsorg, samfunnshus/kommunehus) refereres her: 1. Hvordan har organisering med renholdere på din enhet fungert? Det er en utfordring å organisere renhold godt nok, da renholder vasker på flere bygg. Jeg opplever dette som en «kunstig» ordning da fagområdet ligger klart utenfor mitt kompetanseområde og komfortsone -7-

8 Det har fungert bra å ha ansvar for renholderen på kommunehuset, som vi traff daglig. Enkelt å diskutere endrede behov/rundvask mm når vi hadde god dialog med henne og kontroll på bruken av bygget/rommene. Det å ha renholder på egen enhet har vært både positivt og negativt for barnehagen sin del. Det mest positive var at vi da fikk avklart en fast renholder på barnehagen, istedenfor innleie av vikarer på fast stilling, pga av permisjon fra fast renholder. 2. I hvilken grad opplever dere at dere er i stand til å følge opp fag- og personalansvar for renholderne på en god måte? (eks behov og muligheter for innkjøp, oppfølging av HMS, behov for faglige vurderinger m.m.) Jeg har manglende kompetanse på innkjøp etc og mener dette samlet bør ligge hos en koordinator for renholderne med fagkompetanse. Jeg synes det er vanskelig å sette seg inn i fagområdet for renholderne Jeg har ingen kunnskap om hverken bruk av utstyr eller kjemikalier Det er enkelt å ha personalansvar når renholder er «på huset». I fht faglige vurderinger så diskuterer vi dette ved behov, selv om enhetsleder ikke er renholdsutdannet. Dette blir det samme som å diskutere med andre ansatte som har arbeidsoppgaver/ansvar utenfor leders fagfelt. Innkjøp diskuteres ved behov sett opp mot både hms og budsjett. Kanskje ikke så lett å føle et fellesskap med kolleger man ikke treffer daglig/ukentlig. Når det gjelder faglige spørsmål, har jeg måttet støtte meg på renholder. Når det gjelder fag- og personalansvar, så har det ikke vært optimalt. Da med tanke på at hun jobber etter at barnehagen stenger, så vi har sjelden møttes. På små enheter oppleves det som at en må foreta unødvendig store kvanta av innkjøp. Jeg tror det ville vært bedre økonomi med innkjøp på kommunenivå og posjonert ut etter behov på enhetene, i kommunikasjon mellom renholdsleder og renholdere 3. Hvordan fungerer det å ha det helhetlige ansvaret for renholdere som arbeider på flere bygg/ på flere enheter? Dette gjør det vanskelig mtp vikar/ opplæring etc. Vanskelig for meg å vite hva renholder sitt oppdrag er på de andre bygg. Ikke relevant for min del som ansvarlig. Men jeg ser at det er utfordringer i fht renholdere vi ikke har ansvar for, men som arbeider her på bygget, både i fht kunnskap om rutiner, i fht vikarinnleie, informasjon når renholder er borte mv. Renholder på Vangstunet har hatt 2 arbeidsplasser å forholde seg til. Det har ikke gitt store utfordringer for meg, når jeg skjønte hva som var mitt ansvar. Utfordringen er at jeg ikke kjenner rutinene på andre arbeidsplassen med tanke på innleie. Det er nok renholdere som kanskje syns det har vært størst utfordring. 4. Hvordan mener du at vikarinnleie for renholdere har fungert etter omorganiseringen av renholdet i 2014? Har til tider vært vanskelig. Utfordring med å lære opp vikarer, for jeg kan ikke reglene godt nok, selv om jeg kan rutinene. Den første og andre høsten, drev vi med renhold selv. Ansatte tok søppel og jeg vasket golvene. Etter hvert bidrog de andre også med renhold, men det var ikke en god løsning. Vi hadde ikke vikar å sette inn, og dersom vi skulle drive barnehagen, måtte vi vaske. Jeg opplever at det er vanskelig å stille krav til renholdsvikarene, da jeg ikke har kunne gi de god nok opplæring i hvordan det skal gjøres. -8-

9 Vikarinnleie har fungert greit for vår del. Vet at det var en stor utfordring for driftsleder på teknisk når han hadde ansvar for å skaffe vikarer for alle renholderne, det ble i perioder brukt veldig mye tid på dette. Samme erfaring hadde vi på servicekontoret mens vi hadde ansvar for vikarinnleie, før driftsleder ble tilsatt. Dette både fordi det i perioder var stort behov for flere vikarer samtidig, men også fordi vi ikke hadde detaljkunnskap om behovene på byggene/de ulike rommene til enhver tid. Mener at enhetsleder på hvert enkelt bygg mye enklere kan gjøre endringer i fht ulike behov i hverdagen, når vedkommende har detaljkunnskap om bruken/behovet. For mitt vedkommende, små forhold og forholdsvis lite behov for vikar, har ikke dette vært spesielt belastende. Det har selvsagt bakgrunn i en stabil og godt vant vikar som ikke har vært avhengig av min veiledning i arbeidet. 5. Hvilken opplevelse har renholder(e) hos deg av egen arbeidssituasjon etter omleggingen? Hun savner fellesskapet hun hadde før, og treffpunktene. Det er viktig å ha noen å diskutere eget fag med, og som kanskje har større forståelse for utførelsen av faget. Hun har ønske om å ha ett arbeidssted. Opplever at renholder ønsker å ha et kollegium av renholdere, og en koordinator som de kan diskutere fag med. Jeg tror de gjerne hadde sett en egen renholdsleder med mer faglig kompetanse på både utførelsen og ikke minst har oversikt og kunnskap om hjelpemidler og utstyr. 6. Har du innspill til fremtidig organisering? Jeg tror det beste er å samle renholderne innenfor en enhet, for eksempel bygningsdrift eller servicekontoret. Dette fører til bedre organisering med samdriftsfordeler, bedre kompetanseutnyttelse, bedre ressursutnyttelse etc. Jeg mener som kjent at dagens organisering bør videreføres, men at man så langt som mulig tilstreber at renholderne har arbeidssted i ett bygg/kompleks. Renholderne kan likevel ha et renholdsforum og treffes x antall ganger hvert år, med planlagte møter for å diskutere sitt fag. Jeg synes ikke at argumentet om at vi enhetsledere ikke kan faget, og derfor ikke kan lede renholderne, holder. Mange av oss har ansatte som driver med andre fagspesifikke oppgaver som er utenfor lederens fagkrets, men vi kan likevel diskutere og finne løsninger sammen. Hadde det vært ei besparing å ha det området samlet? - Personressurser? - Innkjøp? - Kompetansen samlet? Både med hensyn til renhold som fag, faglige vurderinger, arbeidsrutiner, mulighet for fornuftige/gunstige innkjøp mener jeg at ordningen som har vært prøvd ikke er den beste Ut fra de erfaringene vi har, så er jeg ikke i tvil om at det hadde vært best at renholdere var samlet i en enhet. Der de hadde hatt felles møtepunkter og innkjøp hadde vært koordinert for alle enhetene, slik at de har kjennskap til kjemikaliene og utstyret. De bør få mulighet til å ta fagbrev, slik at de får en kompetanse og synliggjort sin rolle i systemet. Jeg mener at det vil være både økonomisk og personlig gevinst på at de får en møteplass, og felles innkjøp. -9-

10 Det å ha en stab som er fleksibel, og som kan renholdsfaget, slik at de kan brukes fleksibelt, og bruke de der det er behov, f.eks ved tilfeldig fravær. Da kan man kanskje omdisponerer den dagen/dagene dersom man ikke har vikar å sette inn. Jeg har tro på en felles renholdsledelse for dette arbeidsområdet. Enhetslederne har i en periode hatt ansvaret for den enkelte renholder som arbeider på de konkrete byggene. Renhold avviker fra kjerneaktiviteten i de ulike enhetene, eksempelvis Barnehagen gir omsorg og stimulering av barna frem til skolestart Skolen tar seg av utdanning av barn/ ungdom Helse og omsorg tar seg av innbyggere som har behov for helse- og/ eller omsorgshjelp. Dette kan føre til at renholderne er i fare for ikke å bli godt nok ivaretatt faglig og arbeidsmiljømessig, noe brevet fra renholderne også understøtter. Ansatte har tatt opp ulike elementer i et eget brev de har levert til kommunen (se vedlegg). Kort oppsummert inneholder dette følgende innspill/ ønsker: Felles leder Egen fagleder Et styrket fagmiljø, og midler til kurs/ kompetanseheving Faste møter for å få og gi informasjon Rådmannen har videre spurt de to fagorganisasjonene som organiserer renholderne, det vil si Delta og Fagforbundet, om følgende: 1. Hvilken opplevelse har renholderne av egen arbeidssituasjon etter omleggingen? 2. Opplever renholderne at fag- og personalansvar blir ivaretatt på en god måte med dagens organisering? 3. Har dere innspill til fremtidig organisering? Fagforbundet ved hovedtillitsvalgt har svart samlet slik som følger: Har vært i kontakt med flere renholdere, uavhengig av om de er tilsluttet Fagforbundet. Krav / meninger som er fremkommet: Renholderne ønsker å være «inn under» eiendom og teknisk, ha en samlet leder med personalansvar. De ønsker å ha en koordinator, med fagbrev som kan ta ansvar for arbeidsstokken, - og leie inn og fordele arbeid, ved både fravær og event. merarbeid. De ønsker klesgodtgjørelse jfr.det vaktmestere har i dag. De ønsker faste møtepunkt/ ha et eget opplegg både for faglig påfyll og sosialt samvær. De ønsker gjennomgang på behov for rengjøring, på de enkelte bygg det er bl.a for liten ressurs v/ Namdalseid skole. Delta har ikke besvart spørsmålene. Rapport etter helseoppfølging av renholderne i 2016: Det er gjennomført helsesamtaler og helsekontroll i tråd med HMS/IA- planen for kommunen. Samtalene hos renholderne har fokus på de områder som kan gi arbeidstaker utfordringer. Under samtalene har en vektlagt eget ansvar opp mot å holde kroppen sterk og å bruke de arbeidsredskaper/hjelpemidler som er optimal til enhver jobb. I rapporten fra vår bedriftshelsetjeneste fremkommer blant annet følgende: Renholderne er forholdsvis lite kjent med de ulike rengjøringsmidlene. Det brukes ulike midler på de ulike avdelingene, hver enkelt avdeling har ansvar for innkjøpene selv. Det er viktig at det tas en gjennomgang av hvilke stoffer som benyttes og at man bruker det verneutstyr som står oppgitt i sikkerhetsdatabladene. -10-

11 Ansatte er spent på de eventuelle endringer i organisering som vurderes innen deres avdeling kommende høst. Oppsummert kan en konkludere evaluering av organisering med følgende: Det er et ønske fra et stort flertall av enhetsledere om å samle renholderne i en enhet under en leder, og der mange peker på teknisk avdeling som det mest naturlige. Dette støttes av de ansatte selv og deres fagforening. Det er et gjennomgående ønske om å samle innkjøpene for å effektivisere og skape større kontroll over innkjøpene og de ulike midlene som benyttes. Det er mange innspill på å styrke renholdsfaget med en egen fagleder Det er et ønske å organisere renholdet slik at det blir færrest mulige bygg å forholde seg til for hver renholder - Ressursbruk i nye renholdsplaner sammenlignet stillingsressurs pr i dag: Oversikt over ressurser på de ulike enheter og behovene i nye renholdsplaner viser følgende bilde: Oversikt over bruk av renholdere i dag og behov i nye planer Har i dag Behov i nye renholdsplaner Merbehov Helse og omsorg 1,3 1,72 0,42 Samfunnshus, kommunehus, 1,172 1,034-0,138 Fysikalske Namdalseid skole 1,55 1,87 0,32 Statland skole, barnehage, alderspensjonat, svømmehall 0,98 1,04 0,06 Vangstunet 0,55 0,38-0,17 Sum 5,553 6,044-0,308 0,80 Samlet merbehov renhold 0,492 Tillegg av fagleder renhold 0,20 Fradrag av Statland 0,12 alderspensjonat Samlet merbehov 0,572 Kommentarer til tabellen: Oversikten over viser at barnehagen og samfunnshus/ kommunehus vil få mindre behov enn i dag ved innføring av nye renholdsmetoder, og det gjør at noe av ressursen kan overføres derfra og til andre kommunale bygg. De nye renholdsplanene viser likevel et merbehov for ressurs på 49,2 % stilling til renhold. De største årsakene til det er oppstart av nytt bygg med større areal i helse og omsorgstjenesten samt økte behov innenfor Namdalseid skole. Det er også behov for 20 % stilling fagleder, noe som gir totalt 69,2 % stilling. Tilgode -11-

12 Videre er 12 % stilling knyttet til alderspensjonatet på Statland, og kan derfor tas bort i regnestykket, i og med at det skal selges/ overføres til private. Konklusjon på ressursbruk: Det samlede merbehovet er på 57,2 % stilling. - Investeringsbehov I følge rapporten er det behov for å gjøre en investering i nye renholdsmaskiner for å forenkle og effektivisere renholdet. Det er en dårlig maskinpark i renholdstjenesten. Det er regnet på hvor mye dette vil koste, og kommunen har fått et tilbud, opprinnelig på kr ,-. Noen maskiner er kjøpt inn over driftsbudsjettet i 2016, men det gjenstår et investeringsbehov i størrelsesorden kr ,-. Investering vurderes i forbindelse med budsjettarbeidet for Kostnader på renhold i kommunal regi sammenlignet med privat regi Rådmannen har regnet på hva renholdet koster i egen regi, noe som beløper seg til i overkant av kr. 3 millioner. Beløpet fremkommer ved å se på lønn inkludert sosiale utgifter samt innkjøp av rengjøringsmidler. Det er ikke tatt med administrativ ressurs. Rådmannen har valgt å få et privat rengjøringsfirma til å gi et kostnadsoverslag på renhold hvis kommunen valgte å sette dette bort. Kostnadsestimat for renhold i våre bygg beregner de grovt til å ligge et sted mellom ca. kr , Avsluttende oppsummering med konklusjoner: Rådmannen har vurdert innspillene som har kommet fra enhetslederne i denne evalueringen, og har også vurdert innspillene fra renholderne og deres fagforeninger. Innspillene viser at det er nødvendig å tenke gjennom på nytt hvordan en skal organisere renholdstjenesten fremover, og at det kan være fornuftig å samle renholderne under en felles leder. Dersom tjenesten samles under Eiendom og teknisk vil det være behov for en økning i stillingsressurs til administrasjon og fagledelse på anslagsvis 20 %. Det vil være fornuftig å gjennomføre investeringer i utstyr som kan lette arbeidssituasjonen for renholderne samt bedre kvaliteten på vedlikeholdet av gulvene i kommunale bygg. Ressursbehovet vurderes opp mot andre behov i budsjettarbeidet for Rådmannen foreslår at det nedsettes en arbeidsgruppe som ser på de ulike stillingsandelene, vakansene og detaljene i organiseringen. Det er behov for å se på samordning og flytting av personer og ressurser for å få på plass en god helhet i driften av renholdstjenesten. I og med de klare politiske signalene fra formannskap/ adm. utvalg om at det ikke er aktuelt å kjøpe renholdstjenester av private firma har rådmannen valgt å ikke gå videre med en grundigere vurdering av dette alternativet. -12-