Avtale Koordinator for brukerprosessen i forbindelse med prosjektet Samlet arealløsning for Det juridiske fakultet i Oslo sentrum.

Transkript

1 UTKAST Avtale Koordinator for brukerprosessen i forbindelse med prosjektet Samlet arealløsning for Det juridiske fakultet i Oslo sentrum mellom Universitetet i Oslo (Org. nr ) og (Leverandør) (Org. nr. xxx xxx xxx) Mars 2012

2 INNHOLD: UNIVERSITETET I OSLO Del I: AVTALEN Del II: KONTRAKTSBETINGELSER 1. DEFINISJONER 2. AVTALEN 3. AVTALEPERIODEN 4. SAMARBEID 5. UNDERLEVERANDØRER 6. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET/KVALITETSKONTROLL 7. FREMDRIFT 8. ENDRINGER 9. GARANTIER 10. REKLAMASJON 11. BETALING 12. OPPSIGELSE 13. FORSINKELSE OG MISLIGHOLD 14. FORCE MAJEURE 15. ANSVAR 16. FORSIKRING 17. EIENDOMSRETT 18. KOMMUNIKASJON 19. REKLAME OG MERKING 20. KONFIDENSIALITET 21. MINSTELØNN 22. TVISTER Del III: VEDLEGG Vedlegg 1 Leveransen Vedlegg 2 Pris og prisbestemmelser Vedlegg 3 Leverandørens løsningsbeskrivelse Vedlegg 4 Administrativt Side 2 av 16

3 Del I: RAMMEAVTALE for Prosjektleder for samlet arealløsning for det juridiske fakultet i Oslo sentrum er inngått mellom: Universitetet i Oslo som kunde og. som leverandør 1. Rammeavtalen består av: DEL I Avtalen DEL II Kontraktsbetingelser DEL III Vedlegg 2. Rammeavtalen utgjør hele avtalen mellom partene. Ingen endringer gjøres gyldige uten at de er bekreftet skriftlig av begge parter. 3. Rammeavtalen er gyldig fra dd.mm.2012 til dd.mm Universitetet i Oslo, Teknisk avdeling kan forlenge avtalen med ytterligere 2 år med 1 år av gangen. Avtalen forlenges automatisk dersom Universitetet i Oslo, Teknisk avdeling ikke skriftlig har varslet leverandøren 2 måneder før avtalens utløp. Denne avtale er utferdiget i to eksemplarer, og partene beholder hvert sitt: Oslo,... for Universitetet i Oslo Oslo,... for Side 3 av 16

4 Kontaktpersoner for avtalen: UNIVERSITETET I OSLO Universitetet i Oslo: Merkantil del Teknisk avdeling Besøksadresse: Administrasjonsbygningen, 8.et. Postadresse: Postboks 1077 Blindern, 0316 OSLO Telefaks: Kontaktperson: Tove Kristiansen Telefon: Mobil: E-post: t.d.kristiansen@admin.uio.no Faglig del Teknisk avdeling Besøksadresse: Problemveien 7 Postadresse: Postboks 1077 Blindern, 0316 OSLO Telefaks: Kontaktperson: Geir Solheim Telefon: Mobil: E-post: geir.solheim@admin.uio.no Leverandør:.. Besøksadresse:.. Postadresse:.. Telefaks:.. Kontaktperson:.. Telefon:.. E-post: Side 4 av 16

5 Del II: UNIVERSITETET I OSLO KONTRAKTBETINGELSER 1. DEFINISJONER UiO betyr: Universitetet i Oslo Leverandør/en betyr: Arbeidet eller leveransen betyr leverandørens forpliktelser i henhold til denne avtalen. 2. AVTALEN Avtalen gjelder konsulenttjenester i form av en koordinator for brukerprosessen i forbindelse med prosjektet Samlet arealløsning for Det juridiske fakultet i Oslo sentrum. Det er en forutsetning for avtalen at norske lover, forskrifter, sertifiseringsordninger og tariffavtaler vil bli fulgt av leverandør. UiO forplikter seg ikke til noe fast bestillingsvolum i avtaleperioden. Transport av avtalen, eller deler av denne, skal ikke skje med mindre UiO skriftlig har forhåndsgodkjent slik transport. Følgende dokumenter inngår i kontrakten: DEL I Avtalen DEL II Kontraktsbetingelser DEL III Vedlegg 1 Leveransen 2 Pris og prisbestemmelser 3 Leverandørens løsningsbeskrivelse 4 Administrativt I tilfelle uoverensstemmelse innbyrdes mellom avtaledokumentene, er de gitt prioritet i rekkefølge som ovenfor. 3. AVTALEPERIODEN Se del I punkt SAMARBEID Partene skal oppnevne kontaktperson for avtalen, se del I. Oppdages feil, mangler etc. i avtalens dokumenter, herunder vedlegg, skal den annen part omgående varsles. Rammeavtalen skal gjennomgås en gang i året i et felles møte mellom UiO og leverandøren. Leverandøren skal innkalle til et slikt møte. Hensikten med møtet skal være å identifisere forhold i rammeavtalen som kan gjøres bedre. Man skal deretter gjøre tiltak for å forbedre rammeavtalen. Nærmere bestemmelser om samarbeid etc. fremkommer av vedlegg UNDERLEVERANDØRER Leverandør kan ikke benytte underleverandører utover det som er avtalt, uten forutgående godkjennelse fra UiO. Godkjente underleverandører må levere skatteattester og HMS egenerklæring dersom UiO krever det Side 5 av 16

6 6. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET / KVALITETSSIKRINGSSYSTEM Leverandør skal på en systematisk, hensiktsmessig og dokumenterbar måte ivareta løpende helse-, miljø- og sikkerhetskrav i egen organisasjon under arbeidet for UiO. Leverandør skal også ha et implementert og dokumenterbart system for kvalitetssikring i henhold til ISO eller tilsvarende. 7. FREMDRIFT Leverandøren skal følge de krav til fremdrift og tider som er avtalt. Hvis leverandøren forutser en forsinkelse, skal UiO omgående varsles, og leverandøren skal opplyse om årsak og virkninger av en slik forsinkelse. Leverandøren skal så redegjøre for de tiltak som leverandøren vil treffe for å minimalisere eller unngå forsinkelsen. 8. ENDRINGER UiO har rett til å kreve gjennomført endringer i avtalte leveranser. Alle endringer skal gis skriftlig og undertegnes av begge parters representanter før iverksettelse. I hvilken grad prisen på leveransen vil påvirkes, skal avgjøres ved forhandlinger med utgangspunkt i Vedlegg 2. Leverandøren skal vedlikeholde en endringsliste som viser alle endringer. Listen skal vedlegges alle fakturaer som omfatter endringsarbeid. 9. GARANTIER Leverandøren garanterer at alle leveranser under denne avtale er i henhold til bestemmelsene i avtalen. Videre garanterer leverandøren at alle leveranser er uten feil, mangler eller reduserte ytelser. 10. REKLAMASJON Ikke relevant for denne avtalen. 11. BETALING UiO er pliktig til å betale de avtalte priser i Vedlegg 2, såfremt alle leverandørforpliktelser er overholdt. Ved forsinket betaling kan leverandøren kreve forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr 100 om renter ved forsinket betaling. 12. OPPSIGELSE Begge parter kan si opp avtalen med 3 måneders varsel dersom det foreligger saklig grunn. Oppsigelsen skal være skriftlig. Oppdragsgiver taper sin rett til å gjøre mangel gjeldene etter overtagelsen dersom oppdragsgiver ikke varsler leverandøren uten ugrunnet opphold etter at oppdragsgiver har eller burde ha oppdaget den. 13. FORSINKELSE OG MISLIGHOLD Hvis oppdraget grunnet forhold hos leverandøren ikke fullføres innen de tider som er avtalt, og slik forsinkelse ikke er forårsaket av force majeure, kan UiO kreve dagbot. Dagboten er 0,15 % pr. arbeidsdags forsinkelse. Dagboten beregnes av antatt totalverdi på oppdraget og kan ikke overstige 15 % av denne. Dersom leverandøren vesentlig misligholder avtalen, kan UiO med umiddelbar virkning heve avtalen. Skyldes misligholdet uaktsomhet eller forsett hos leverandøren, og UiO har lidt tap som følge av dette, kan UiO kreve erstatning i den grad tapet er påregnelig. Erstatningen kan ikke overstige totalverdien på oppdraget Side 6 av 16

7 UiO har rett til skriftlig å heve avtalen med umiddelbar virkning, og uten noen økonomisk kompensasjon i følgende tilfeller: hvis leverandøren blir insolvent eller konkursbegjæring er fremsatt hvis leverandøren har brutt noen av denne avtalens bestemmelser i vesentlig grad hvis leverandøren gjentatte ganger bryter en eller flere av avtalens bestemmelser Hvis leverandøren etter gjentatte forsinkelser og etter skriftlig advarsel ikke overholder sine leveringsforpliktelser, betraktes forsømmelsen som vesentlig, og UiO kan med umiddelbar virkning heve kjøpet. 14. FORCE MAJEURE Dersom det inntreffer en ekstraordinær situasjon som etter vanlige kjøpsrettslige regler må regnes som force majeure, anses denne avtalen ikke som misligholdt så lenge force majeure situasjonen vedvarer. Den part som vil påberope seg force majeure, må varsle den annen part skriftlig om dette uten ugrunnet opphold. Videre må varsel gis når force majeure situasjonen opphører og partenes forpliktelser i forhold til avtalen skal gjenopptas. I en slik ekstraordinær situasjon kan motparten bare gå fra avtalen dersom situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 30 dager, og da bare med 14 dagers varsel. Partene bærer egne merkostnader som skyldes force majeure. 15. ANSVAR Partene er erstatningsansvarlige for ethvert rimelig tap som uaktsomt eller forsettlig påføres den annen avtalepart. UiO har ikke arbeidsgiveransvar for leverandørens ansatte. 16. FORSIKRING Leverandøren skal for egen regning holde alle forsikringer for personell som er nødvendig i henhold til norsk lov, samt være ansvarsforsikret for minimum NOK Leverandøren skal dersom UiO krever det fremlegge kopi av forsikringspolise. UiO er som norsk statsinstitusjon, selvassurandør. 17. EIENDOMSRETT UiO overtar full eiendomsrett til leveransen i henhold til den betaling som er gjort. Leverandøren garanterer at leveransene er nye og fritatt for alle heftelser. Leverandøren har, uavhengig av når betaling finner sted, risikoen for leveransen frem til levering har skjedd på sted UiO har bestemt i henhold til avtale. 18. KOMMUNIKASJON Firmaets representant på arbeidsstedet må kunne kommunisere på norsk. 19. REKLAME OG MERKING Leverandøren må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra UiO dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen Side 7 av 16

8 Oppsetting av skilt med leverandørens logo og eventuell annen merking nødvendig for gjennomføring av avtalen, utvendig eller innvendig i bygninger eller på plasser og steder som er eiet av eller disponeres av oppdragsgiveren, skal kun skje etter skriftlig forespørsel og tilsvarende godkjenning fra oppdragsgiveren. Slike skilt skal leverandøren uoppfordret fjerne når avtalen utløper. Oppdragsgiveren kan fjerne slike skilt for leverandørens regning om de ikke er fjernet innen rimelig tid. 20. KONFIDENSIALITET All informasjon fra UiO til leverandør skal behandles konfidensielt og ikke utleveres til 3. part uten godkjenning fra UiO. Leverandør skal ikke offentliggjøre informasjon, reklame o.l. om leveransen eller kontrakten uten skriftlig godkjenning fra UiO. 21. MINSTELØNN Leverandør skal sørge for at tilsatte i egen organisasjon og tilsatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for tilsatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakt skal inneholde tilsvarende bestemmelse. Dersom leverandør ikke etterlever klausulen, har UiO rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake, skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for Leverandøren. Leverandøren skal på forespørsel, legge fram dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten gjelder også for eventuelle underleverandører. 22. TVISTER Alle tvister skal søkes løst ved minnelighet. Oppnås ikke enighet, skal tvisten bringes inn for domstolene med verneting i Oslo Side 8 av 16

9 Del III VEDLEGG Side 9 av 16

10 VEDLEGG 1 LEVERANSEN 1. Om oppdragsgiver Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter, og har for tiden ca studenter og ca ansatte. Bygningsmassen består av ca. 100 bygninger på forskjellige steder i Oslo (Blindern, Gaustad, Sentrum og Tøyen) samt noen steder utenfor Oslo. UiO drifter og forvalter m2 egne bygninger, og ca m2 leide arealer. Det skjer kontinuerlig endringer i arealene. Bygningsmassen har høy kvalitet når det gjelder arkitektur, materialbruk og detaljer. Mange av anleggene og enkeltbygningene har stor antikvarisk og kulturhistorisk verdi. Denne avtalen er administrert av Plan- og eiendomsseksjonen i Teknisk avdeling som har ansvar for planlegging, utvikling og forvaltning av UiOs eiendomsmasse. 2. Avtalens formål Det juridiske fakultet er i dag lokalisert i UiOs sentrumsbygninger i Karl Johans gate 47 og i 7 ulike leieforhold i randsonen av sentrum. UiO ønsker å samle leielokalene og har innledet et samarbeid med Entra Eiendom med intensjon om å komme til avtale om leie av nye forsknings- og undervisningslokaler i Kristian Augusts gate ved Tullinløkka. UiO har et behov for ca m2 bestående av undervisningsrom, bibliotek, kantine og ansattearealer. UiO ønsker å engasjere en koordinator for brukerprosessen til å ivareta UiOs interesser i utviklingsog prosjekteringsfasen. Koordinatoren vil etter mandat fra Teknisk direktør representere UiO overfor Entra Eiendom og selskapets utbyggingsorganisasjon. 3. Avtalens innhold Leverandøren skal tilby UiO en koordinator som skal ivareta de oppgaver som er påkrevet for å ivareta anskaffelsens formål. Oppstartstidspunkt er fra august Koordinatorens oppgaver vil blant annet være: - Bistå UiO v/teknisk avdeling med organisering av brukerorganisasjonen - Bistå Det juridiske fakultet med å arrangere møter i hovedbrukerutvalget og i temabrukergrupper, legge fram saker til uttalelse og formidle informasjon til Entras organisasjon Oppdraget skal honoreres etter medgått tid (pris pr time). Oppdraget skal utføres i Oslo-området, og reise- og diettutgifter vil ikke bli godtgjort av UiO. Koordinatoren må påregne og være engasjert i prosent stilling med ulik belastning i den enkelte periode. Planlegging av arbeidsbelastning gjøres i forkant av hver kalendermåned. Koordinatoren vil måtte påregne oppmøte og arbeid i UiOs lokaler i Oslo i lengre perioder Side 10 av 16

11 Minimumskrav til Koordinatoren: UNIVERSITETET I OSLO Tilbudt koordinator skal ha minimum 4 års erfaring fra koordineringsarbeid/prosjektledelse for byggplanlegging Arbeidsspråk er norsk og det kreves at tilbudt Koordinatoren må kunne lese, skrive og snakke flytende norsk Koordinatoren må kunne møte opp på UiOs lokaler i Oslo på 2 timers varsel Tilbudt Koordinator må ha tilstrekkelig kapasitet for den arbeidsbelastningen som må påregnes (jfr. Punkt over om % stilling) 4. Dokumentasjon All dokumentasjon som utarbeides av leverandøren, jfr oppgaver omtalt i punkt 4 avtalens innhold skal regnes som UiOs eiendom og overleveres UiO på forespørsel. Med dokumentasjon inngår bl.a. prosjektplaner, møtereferater, brev, utredninger, etc. Ved utløp av avtaleforholdet skal all slik dokumentasjon overleveres UiO. 5. Kontraktstype For oppdraget skal det inngås avtale med en leverandør. Avtalens varighet vil være 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i ytterligere 2 år/1+1, til sammen maksimalt 4 år. Dersom den tilbudte prosjektlederen slutter i leverandørens firma, skal UiO godkjenne eventuell ny prosjektleder som blir tilbudt som erstatning. Ved bytte av prosjektleder skal kravene til kvalifikasjoner og erfaring være oppfylt, og den nye prosjektlederen vil måtte gjennomgå dybdeintervju for kartlegging av egnethet for å verifisere likeverdighet. UiO forbeholder seg retten til å si opp avtalen dersom UiO ikke anser den nye prosjektlederen som likeverdig. 6. Bestillingsrutiner Universitetet i Oslo har innført et elektronisk bestillingssystem som benyttes etter at det er inngått en avtale er inngått mellom UiO og en leverandør. Bestillinger vil dermed komme fra: ibx service@ibxnordic.com eller bestilling@admin.uio.no. Spamfilteret må åpnes for disse adressene. Leverandøren bør ha en generell e-postadresse for bestillinger hos leverandøren, og ikke en e-postadresse knyttet til en enkeltperson. For mer informasjon se 7. Statistikk Leverandøren er forpliktet til å gi årlig statistikk over gjennomførte arbeider ved UiO inklusiv arbeidets art og omsetning i kroner Side 11 av 16

12 VEDLEGG 2 PRISER OG PRISBESTEMMELSER 1. GENERELT Prisene er eksklusive mva og inkluderer alle kostnader for komplett utførelse av arbeidet iht. denne avtale. Administrative kostnader er innkalkulert i oppgitte timepriser. Kostnader utover det som er spesifisert vil ikke bli dekket. Oppdraget skal utføres i Oslo-området, og reise- og diettutgifter vil ikke bli godtgjort så lenge oppdraget utføres i Oslo-området. Dersom UiO pålegger prosjektleder oppgaver utenfor Osloområdet kan det kreves godtgjøring for reise- og diettutgifter i henhold til statens satser. 2. TIMEPRIS Oppdraget skal honoreres etter medgått tid (pris pr time). Timepris for koordinator: xxx,- kr/time 3. PRISREGULERING Prisene skal være faste første avtaleår. Prisene kan deretter reguleres en gang pr. år. Ved regulering benyttes SSB indeks nr Konsumprisindeks for varer og tjenester, andre tjenester med lønn som dominerende faktor. Utgangspunkt for regulering er indeks per april 2012 og ved den årlige reguleringen benyttes indeks for april. Reguleringer gjøres ved at Leverandør sender melding til UiO ved Teknisk avdeling med ønske om regulering inkludert beregning av nye priser, så snart indeks er kjent. Dersom ikke UiO har innsigelser til kravet, vil nye priser tre i kraft fra årsdagen for kontraktssignering eller to uker etter leverandørens krav dersom kravet kommer senere enn årsdagen. Dersom leverandøren ikke har sendt melding om regulering innen 2 måneder etter at indeks er kjent, faller den årlige reguleringen bort. 4. FAKTURERING Fakturering skal skje etterskuddsvis pr. kalendermåned. Med alle fakturaer skal det følge timelister for utført arbeid. Fakturagebyr beregnes ikke. Faktura adresseres og sendes med post (som PDF) til: fakturamottak@admin.uio.no: Eller som brevpost til: Universitetet i Oslo Regnskapsseksjonen Sentralt fakturamottak Postboks 1074 Blindern 0316 Oslo Side 12 av 16

13 Alle faktura må merkes med: - Bestillingsnummer - Bestillerkode - Avtalenummer Bestillingsnummer og bestillerkode oppgis av den som gjør bestillingen for UiO. Av fakturaene skal det fremgå: - spesifisert i henhold til pris/tilbudsskjema - Avregningsperiode når aktuelt - Merverdiavgift Faktura som mangler ovennevnte vil bli returnert. 5. BETALINGSBETINGELSER Betalingsbetingelser er 30 dager etter mottatt korrekt avtalemessig faktura Side 13 av 16

14 Side 14 av 16

15 VEDLEGG 3 LEVERANDØRENS SPESIFIKASJONER Her vil leverandørens tilbud inngå Side 15 av 16

16 VEDLEGG 4 UNIVERSITETET I OSLO ADMINISTRATIVT UiO og leverandøren avtaler seg i mellom administrative rutiner som skal gjelde i kontraktperioden. Avtalte administrative rutiner kan endres underveis i avtaleperioden. Stikkord: - oppfølgingsmøter - referater/rapporter - uregelmessigheter - endrede rutiner - forbedringer - faktureringsrutiner - osv Side 16 av 16