RAMMEAVTALE

Transkript

1 RAMMEAVTALE MELLOM UNIVERSITETET I OSLO (ORG. NR ) og XXXXXXXXXXXXXX (ORG. NR xxxxxxx) om levering av Konsulenttjenester Risikovurderings- og beredskapstjenester November 2012

2 INNHOLD: Del I: AVTALEN Del II: AVTALEBETINGELSER 1. DEFINISJONER AVTALEN AVTALEPERIODEN SAMARBEID GJENNOMFØRING UNDERLEVERANDØRER RESPONSTIDER HELSE, MILJØ OG SIKKERHET / KVALITETSSIKRINGSSYSTEM ENDRINGER OPPSIGELSE FORSINKELSE MISLIGHOLD FORCE MAJEURE ANSVAR KONFIDENSIALITET GJENGS LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR OVERFØRING AV KOMPETANSE OG RETTIGHETER OVERFAKTURERING OPPHØR AV KONTRAKT TVISTER... 8 Del III: BILAG Bilag 1 UiOs spesifikasjon av tjenesten Bilag 2 Priser, betalings- og betalingsbestemmelser Bilag 3 Leverandørens tilbud Del 2 side 2 av 14

3 Del I Avtale om levering av Rådgivningstjenester Sentral driftskontroll til Universitetet i Oslo (som oppdragsgiver) UNIVERSITETET I OSLO og xxxxxxxxxxxxx (som leverandør) 1. Avtalen består av følgende dokumenter: - Avtalen (del I) - Avtalebetingelser (del II) - Bilag (del III) 2. Avtalen utgjør hele avtalen mellom partene. Ingen endringer er gyldig uten at de er bekreftet skriftlig av begge parter. Avtalen er gyldig fra dd.mm.2013 til og med dd.mm Universitetet i Oslo kan forlenge avtalen med ytterligere år (totalt 4 år). Avtalen forlenges automatisk dersom Universitetet i Oslo, Teknisk avdeling ikke skriftlig har varslet leverandøren 2 måneder før avtalens utløp. Denne avtale er utferdiget i to eksemplarer, og partene beholder hvert sitt: Oslo,... for Universitetet i Oslo Oslo,... for Del 2 side 3 av 14

4 Kontaktpersoner for avtalen: UNIVERSITETET I OSLO Universitetet i Oslo: Teknisk avdeling Besøksadresse: Postadresse: Boks 1077 Blindern, 0316 Oslo Telefon: Telefaks: Merkantil del: Kontaktperson: Tove Kristiansen Telefon: Mobil: E-post: t.d.kristiansen@admin.uio.no Teknisk del: Kontaktperson: Roy A. Benan Telefon: Mobil: E-post: r.a.benan@admin.uio.no Leverandør: xxxxxxxxxxxxxxxx Besøksadresse: Postadresse: Telefon: Telefaks: Kontaktperson: Telefon: E-post: xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Del 2 side 4 av 14

5 Del II UNIVERSITETET I OSLO AVTALEBETINGELSER 1. DEFINISJONER UiO betyr: Universitetet i Oslo Leverandør betyr: xxxxxxxxxxxxx Oppdraget eller leveransen betyr: leverandørens forpliktelser i henhold til denne avtalen. 2. AVTALEN Avtalen gjelder konsulenttjenester som spesifisert i Bilag 1. Det er en forutsetning for avtalen at norske lover, forskrifter og sertifiseringsordninger vil bli fulgt av leverandøren. Transport av avtalen, helt eller delvis, skal ikke skje med mindre UiO skriftlig har forhåndsgodkjent slik transport. Følgende dokumenter inngår i avtalen: - Avtalen (del I) - Avtalebetingelser (del II) - Bilag (del III) Bilag 1 UiOs spesifikasjon av tjenesten Bilag 2 Priser, bestillings- og betalingsbestemmelser Bilag 3 Leverandørens tilbud Ved motstrid gjelder dokumentene i nevnte rekkefølge. 3. AVTALEPERIODEN Avtalen er gyldig fra dd.mm.2013 til og med dd.mm Universitetet i Oslo kan forlenge avtalen med ytterligere år (totalt 4 år). Avtalen forlenges automatisk dersom Universitetet i Oslo, Teknisk avdeling ikke skriftlig har varslet leverandøren 2 måneder før avtalens utløp. 4. SAMARBEID Partene skal oppnevne kontaktperson for daglig oppfølging av avtalen. Alle henvendelser vedrørende avtalen rettes til denne. Avtalen skal gjennomgås minst en gang i året i et felles møte mellom UiO og leverandøren. UiO innkaller til et slikt møte. Hensikten med møtet skal være å identifisere forhold i avtalen som kan gjøres bedre. Man skal deretter gjøre tiltak for å forbedre avtalen. Det holdes oppfølgingsmøter etter behov når en av partene krever det, kostnadsfritt. Den avtalepart som kan identifisere feil eller inkonsekvens i avtalens dokumenter, herunder Bilag, skal uten ugrunnet opphold varsle den annen part. Leverandøren er ansvarlig for at faglig kompetanse holder tilbudt nivå, samt at leverandøren er til UiOs disposisjon innenfor det tidsrom som er avtalt Del 2 side 5 av 14

6 5. GJENNOMFØRING Leverandøren skal stille en organisasjon i samsvar med kvalifikasjonskriteriene og informere UiO hvilken organisasjon han stiller med for å løse oppdragene. UiO har anledning til å pålegge rådgiver endringer i sin organisasjon, dersom det begrunnes saklig. Dersom leverandøren krever endringer i sin organisasjon for gjennomføring av oppdragene ved UiO, skal dette meddeles til og godkjennes av UiO. 6. UNDERLEVERANDØRER Leverandøren kan ikke benytte underleverandører utover det som er avtalt, uten forutgående godkjennelse fra UiO. 7. RESPONSTIDER Leverandørens skal starte arbeidet innen 5 virkedager etter mottatt bestilling. Rådgiver skal utarbeide en fremdriftsplan for hvert oppdrag, dersom annet ikke avtales. I den grad leverandøren ikke har kapasitet eller mulighet til å oppfylle leveransen innen rimelig tid i henhold til avtalt framdrift, forbeholder UiO seg retten til å benytte alternativ leverandør. Merkostnader forbundet med bruk av alternativ leverandør vil bli belastet leverandøren. 8. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET / KVALITETSSIKRINGSSYSTEM Leverandøren skal på en systematisk, hensiktsmessig og dokumenterbar måte ivareta løpende helse-, miljø- og sikkerhetskrav i egen organisasjon under arbeidet for UiO. 9. ENDRINGER UiO har rett til å få gjennomført endringer (tillegg/bortfall) i de avtalte leveranser. Leverandøren kan avslå utførelse av vesentlige endringer i de avtalte leveranser. Dersom endringene har innvirkning på avtalepriser, skal endringene og følgene gjøres til gjenstand for forhandlinger, med utgangspunkt i leverandørens tilbud. Alle endringer skal gjøres skriftlig, og undertegnes av begge parters representanter før iverksettelse. 10. OPPSIGELSE UiO kan si opp avtalen uansett grunn med 6 måneders varsel. Oppsigelsen skal være skriftlig. 11. FORSINKELSE Hvis oppdraget grunnet forhold hos leverandøren ikke fullføres innen de tider som er avtalt, og slik forsinkelse ikke er forårsaket av force majeure, kan UiO kreve dagbot. Dagboten er 0,15 % pr. arbeidsdags forsinkelse. Dagboten beregnes av antatt totalverdi på oppdraget og kan ikke overstige 15 % av denne. 12. MISLIGHOLD Dersom leverandøren vesentlig misligholder avtalen, kan UiO med umiddelbar virkning heve avtalen. Skyldes misligholdet uaktsomhet eller forsett hos leverandøren, og UiO har lidt tap Del 2 side 6 av 14

7 som følge av dette, kan UiO kreve erstatning i den grad tapet er påregnelig. Erstatningen kan ikke overstige totalverdien på oppdraget. UiO har rett til skriftlig å heve avtalen med umiddelbar virkning, og uten noen økonomisk kompensasjon i følgende tilfeller: hvis leverandøren blir insolvent eller konkursbegjæring er fremsatt hvis leverandøren har brutt noen av denne avtalens bestemmelser i vesentlig grad hvis leverandøren gjentatte ganger bryter en eller flere av avtalens bestemmelser Hvis leverandøren etter gjentatte forsinkelser og etter skriftlig advarsel ikke overholder sine leveringsforpliktelser, betraktes forsømmelsen som vesentlig, og UiO kan med umiddelbar virkning heve kjøpet. 13. FORCE MAJEURE Dersom det inntreffer en ekstraordinær situasjon som etter vanlige kjøpsrettslige regler må regnes som force majeure, anses denne avtalen ikke som misligholdt så lenge force majeure situasjonen vedvarer. Den av partene som påberoper seg force majeure, skal gi skriftlig varsel om dette til den annen part snarest, og senest innen 3 dager, med redegjørelse for force majeure situasjonen. Har man rimelig grunn til å tro at situasjonen varer i mer enn 1 måned, kan avtalen sies opp skriftlig med 30 dagers varsel. 14. ANSVAR Partene er erstatningsansvarlige for ethvert rimelig tap som uaktsomt eller forsettlig påføres den annen avtalepart. UiO har ikke arbeidsgiveransvar for leverandørens ansatte. 15. KONFIDENSIALITET All informasjon som Leverandøren mottar skal behandles konfidensielt og ikke utleveres tredjemann uten UiOs godkjennelse. UiO kan kreve at Leverandøren og hans ansatte underskriver en taushetserklæring. Leverandøren skal ikke offentliggjøre informasjon, reklame og lignende om oppdrag eller kontrakten uten UiOs skriftlige godkjennelse. 16. GJENGS LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Leverandøren skal sørge for at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med bestemmelsene inntatt i forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal leverandøren sørge for lønnsog arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende forskrifter Del 2 side 7 av 14

8 På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Leverandøren og eventuelle underleverandører må på forespørsel dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår i henhold til forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter er oppfylt. 17. OVERFØRING AV KOMPETANSE OG RETTIGHETER Leverandøren plikter å overføre kompetanse opparbeidet under avtalen til UiO på den måten UiO bestemmer. Eiendomsrett, opphavsrett og andre relevante materielle og immaterielle rettigheter til resultater av Tjenesteytelsen tilfaller UiO når betaling er skjedd, med mindre annet er avtalt og med de begrensninger som følger av annen kontrakt eller ufravikelig lov. Rettighetene omfatter også rett til endring og videreoverdragelse, jf. lov 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk m.v. (åndsverkloven) 39b Leverandøren beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Begge parter kan også utnytte generell kunnskap (know-how) som ikke er taushetsbelagt som de har tilegnet seg i forbindelse med Tjenesteytelsen. 18. OVERFAKTURERING Dersom UiO avdekker overfakturering i forhold til det som er avtalt eller det som er levert har UiO rett til å ilegge en konvensjonalbot på inntil 20 % av verdien av den aktuelle fakturaen. 19. OPPHØR AV KONTRAKT Ved avslutning av kontraktsforholdet, uavhengig av årsaken til at Kontrakten opphører, plikter Leverandøren å bidra til smidig overgang til evt. ny leverandør. Dette gjelder ikke dersom Kontrakten er hevet som følge av UiOs mislighold eller forventede mislighold av Kontrakten. Eventuelle avrop som er gjort eller arbeid som er påbegynt før utløpet av kontraktsforholdet skal gjennomføres selv om tjenesteytelsen må utføres etter utløpet av Kontraktsperioden. 20. TVISTER I tilfelle søksmål er Oslo verneting for partene i avtalen. Ved løsning av tvister ved søksmål eller voldgift skal norsk rett legges til grunn Del 2 side 8 av 14

9 Del III BILAG Del 2 side 9 av 14

10 Bilag 1 UiOs SPESIFIKASJON AV TJENESTEN 1.1 FORMÅL MED ANSKAFFELSEN Avtalen skal dekke behovet for rådgivning og prosesstøtte innen sikkerhet og beredskap på Universitetet i Oslo (UiO). Rådgivningen skal understøtte UiOs beredskapsledelse, i arbeidet med risikovurdering, beredskapsøvelser og kvalitetssikring av krise- og beredskapsplanverk. Rammeavtalens formål er å bidra til å sikre en enhetlig, systematisk og faglig forankret gjennomføring av UiOs beredskap, herunder bidra til en god sikkerhetskultur og handlingskompetent beredskapsledelse i alle ledd. 1.2 ANSKAFFELSENS INNHOLD Rammeavtalen gjelder Generell leveranse av rådgivning og bistand innen beredskaps og sikkerhetsarbeid, herunder følgende oppgaver: o Risiko og sårbarhetsvurderinger o Beredskapsplanverk o Beredskapsøvelser o Krisekommunikasjon o Beredskapskompetanse hos ledelse og ansatte o Kurs 1.3 ARBEIDSOPPGAVER Utføring av oppdrag for UiO i henhold til denne rammeavtalens vil bl.a. omfatte følgende konkrete oppgaver: o Risiko og sårbarhetsvurderinger Gjennomføring, dokumentasjon, evaluering, sluttføring av avvik o Videreutvikling og oppfølging av UiOs beredskapsplanverk Sentralt planverk Lokale planverk for fakulteter og museer Spesielle planer ved museumsvirksomhet og store arrangementer Rømnings- og evakueringsplaner Arrangementsplanverk o Beredskapsøvelser Forberedelse, gjennomføring og evaluering Dokumentasjon Gjennomføre live-, dreiebok- eller skrivebordsøvelser etter behov og enhetens kapasitet o Krisekommunikasjon Øve, evaluere og videreutvikle planverk og prosedyrer innen UiOs krisekommunikasjon Bistå UiO med intern og ekstern kommunikasjon i krisetilfeller Del 2 side 10 av 14

11 o Utvikle beredskapskompetanse blant ansatte og ledere ved UiO Undervisning og informasjon innen krise og beredskap UNIVERSITETET I OSLO 1.4 GJENNOMFØRING OG UTFØRELSE AV OPPDRAG Oppdragene skal gjennomføres som følger: o Leverandøren skal benytte faste konsulenter for gjennomføringen av oppdrag ved UiO. o Konsulentene som benyttes ved oppdrag for UiO skal kunne dokumentere faglig real- og formalkompetanse innen sikkerhet, beredskap og krisekommunikasjon. o Dersom leverandøren av spesielle årsaker ønsker å bytte ut de tilbudte rådgiverne, skal nytt personell godkjennes av UiO. o Leverandøren skal kun benytte konsulenter som snakker flytende norsk til gjennomføring av oppdrag ved UiO. o Metoder for Risiko og sårbarhetsvurderinger skal tilfredsstille statens krav for risikovurdering o Tilbudte konsulenter skal gi nødvendig informasjon om løsningsvalg og alternativer i forkant av arbeidene, og bistå ved valg av løsninger. o Dokumenter og annet materiale som er utarbeidet av leverandøren for UiO og betalt av UiO skal overføres til UiO fortløpende i et format som kan partene har avtalt for det enkelt oppdrag. 1.5 KRAV TIL STATISTIKKMATERIALE Dersom UiO krever det, skal leverandøren gi statistikk over timer per oppdrag og timepriser benyttet ved fakturering Del 2 side 11 av 14

12 Bilag 2 PRISER, BESTILLINGS- OG BETALINGSBESTEMMELSER 2.1 GENERELT Prisene er eksklusive mva og inkluderer alle kostnader for komplett utførelse av arbeidet iht. denne avtale. Administrative kostnader er innkalkulert i oppgitte timepriser. Kostnader utover det som er spesifisert vil ikke bli dekket. Oslo regnes som arbeidssted. Timer faktureres fra arbeidets start til slutt i Oslo, maksimum 30 minutter per enveis reise. Reisetid utenfor Oslo vil ikke bli dekket. Reise- og diettkostnader vil ikke bli dekket. Dersom UiO pålegger leverandøren oppgaver utenfor Oslo-området kan det kreves godtgjøring for reise- og diettutgifter i henhold til statens satser. 2.2 TIMEPRISER Løpende oppdraget skal honoreres etter medgått tid (pris pr time) i henhold til timesatser oppgitt i leverandørens tilbud (Rammeavtalens Bilag 3). Kurs skal honoreres etter fast kurspris per dag oppgitt i samme bilag. 2.3 KOSTNADSOVERSLAG Når det er hensiktsmessig, kan UiO be leverandøren utarbeide spesifisert kostnadsoverslag for arbeider før det bestilles Leverandørens arbeider godtgjøres etter regning, unntatt for de arbeider hvor det blir avtalt Fast pris. 2.4 BESTILLING Universitetet i Oslo har innført et elektronisk bestillingssystem som benyttes etter at det er inngått en avtale er inngått mellom UiO og en leverandør. Bestillinger vil dermed komme fra: ibx service@ibxnordic.com eller bestilling@admin.uio.no. Spamfilteret må åpnes for disse adressene. Leverandøren bør ha en generell e-postadresse for bestillinger hos leverandøren, og ikke en e-postadresse knyttet til en enkeltperson. For mer informasjon se PRISREGULERING Prisene i tilbudet skal være faste i det første avtaleåret. Prisene kan deretter reguleres en gang pr. år, første gang Ved reguleringene benyttes Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks nr Konsumprisindeks for varer og tjenester andre tjenester med arbeidslønn som dominerende faktor. Utgangspunkt for reguleringer er november Leverandøren sender melding til UiO ved Teknisk avdeling med ønske om regulering inkludert beregninger av nye priser, så snart indeks for november er kjent. De nye prisene vil gjelde to uker etter at UiO har mottatt leverandørens krav, tidligst 1.februar såfremt beregningene stemmer. 2.6 BETALINGSBETINGELSER UiO skal betale leverandøren innen 30 dager etter at både leveransen og korrekt faktura er mottatt Del 2 side 12 av 14

13 2.7 FAKTURERING Fakturering skal skje etterskuddsvis pr. kalendermåned. Med alle fakturaer skal det følge timelister for utført arbeid. Med alle fakturaer skal det følge timelister for utført arbeid som er godkjent av UiO. Faktura adresseres og sendes med e-post (som PDF) til: Eller som brevpost til: Universitetet i Oslo Regnskapsseksjonen Sentralt fakturamottak Postboks 1074 Blindern 0316 Oslo Alle fakturaer må merkes med: - UiOs elektroniske bestillingsnummer (E-nummer) - Avtalenummer UiOs elektroniske bestillingsnummer er oppgitt på bestillingen fra UiO. Av fakturaene skal det fremgå: - Oppdragsbeskrivelse i henhold til vedlagte timelister - Priser spesifisert i henhold til pris/tilbudsskjema - Avregningsperiode når aktuelt - Merverdiavgift Faktura som mangler ovennevnte vil bli returnert. Fakturagebyr beregnes ikke. 2.8 ELEKTRONISK FAKTURA UiO vil i løpet av 2013 kreve at våre leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), se anskaffelser.no og elektronisk faktura. UiO vil sende ut nærmere informasjon til våre leverandører når system for elektronisk faktura er implementert Del 2 side 13 av 14

14 Bilag 3 LEVERANDØRENS TILBUD Her vil leverandørens tilbud inngå Del 2 side 14 av 14