Lokaldemokratiprosjektet på Otterøya Utvalgets anbefaling. Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Namsos kommunestyre

Transkript

1 Namsos kommune Rådmannen Saksmappe: 2008/ Saksbehandler: Ketil Sørvig Saksframlegg Lokaldemokratiprosjektet på Otterøya Utvalgets anbefaling Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Utvalgets anbefaling som innstilling: 1. Kommunestyret i Namsos vedtar følgende reglement for Otterøyrådet: OTTERØYRÅDET (Reglement) 1. VALG OG SAMMENSETNING Otterøyrådet består av 5 representanter som oppnevnes av kommunestyret for valgperioden. 3 representanter med vararepresentanter oppnevnes etter en samlet anbefaling fra organisasjonene på Otterøy, og 2 representanter velges blant kommunestyrets medlemmer. Organisasjonenes samlede anbefaling legges frem som valgkomiteens innstilling til kommunestyret. 2. OTTERØYRÅDETS ARBEIDSOMRÅDE Otterøyrådet er et rådgivende organ / høringsorgan som er organisert som et underutvalg under Formannskapet. Otterøyrådet uttaler på vegne av Otterøysamfunnet i saker som angår Otterøya og skal til behandling i Formannskapet, Drift eller Service. Rådmannens innstilling skal som hovedregel først behandles i Otterøyrådet før behandling i de øvrige kommunale organer. Otterøyrådet behandler rådmannens innstilling ved tildeling av kulturmidler og andre tilskudd til organisasjonene og prioriterer tildelingene mellom organisasjoner på Otterøya. Otterøyrådet skal bidra i prosesser med rullering av arealplaner.

2 Otterøyrådet gir innspill til administrasjonen som skolestyre, et forum for rektor å drøfte og forankre administrative beslutninger, brukerutvalg for kulturskolen med formål å brukerutvalg for Otterøy bss med hovedformål å aktivisere pårørende i miljøarbeid og bidra ved tilstelninger. 3. ORGANISASJONSKART Kommunestyret Kontrollutvalg Klageutvalg Formannskap Otterøyrådet Ungdomsråd Funksjonshemmed Eldreråd Drift Service 4. PRAKTISK - Otterøy skole v/rektor er ansvarlig for Otterøyrådets sekretariat. Otterøyrådets sekretariatsressurs skal tilsvare 2 timer pr. uke. - I forhold til saksbehandlingen, herunder innkalling til møte, saksfremstilling, møteprinsippet (åpne møter), møteledelse, antall medlemmer som må være til stede for gyldighet, avstemminger, møtebok/protokoll, møteplan, informasjon, åpenhet, godtgjøring, antall møter og årsmelding skal legges til grunn reglement for folkevalgte organ i Namsos kommune. 5. ØKONOMI - Kommunestyret setter av kr ,- årlig fra og med budsjettet 2009 til sekretariatsfunksjon. Midlene tilføres en egen post Otterøyrådet Sekretariat under Otterøy skoles ansvar. 2. Otterøyrådets reglement innarbeides i eksisterende reglement og organisasjonskart for politiske organer i Namsos kommune.

3 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Lokaldemokratiprosjektet på Otterøya Utvalgets anbefaling Saksopplysninger Utvalgets rapport legges inn som saksopplysninger 1. Bakgrunn Lokaldemokratiprosjektet på Otterøya Utvalgets rapport og anbefaling 2008 Otterøy kulturforum, som er et paraplyorgan for alle ideelle organisasjoner på Otterøya, ble stiftet 30. april Otterøy kulturforum har egne vedtekter, sist revidert 7. mai Formål (Vedtektenes punkt 1). Otterøy kulturforum (OK) har som formål å få til et samarbeid mellom lag, organisasjoner, næringsliv og offentlig virksomhet slik at Otterøya skal være et godt sted å bo og et godt sted for barn å vokse opp. Dette skal oppnås gjennom å - samordne interesser, ressurser og aktivitet - utnytte og tilføre felles ressurser - styrke kulturaktiviteten på Otterøya - fremme Otterøyas interesser generelt - være kontaktorgan og høringsinstans i saker som angår Otterøya - ta opp saker som medlemmene ønsker å fremme - bidra til å styrke eksisterende og initiere ny virksomhet på Otterøya Flere deler av Namsos kommunes administrasjon har ved gjentatte anledninger hatt store fordeler ved at Otterøy kulturforum har tatt ansvar for organisering av alle lag og foreninger på Otterøya og som talerør for et samlet Otterøysamfunn. Denne rollen kom særlig til syne gjennom kulturforumet sin deltagelse i prosessen med kommuneplanens arealdel for Namsos i 2000, der kulturforumet i flere tilfeller sto for kontakten og samordningen av innspill fra grunneiere og innbyggere. Også i forbindelse med rullering av arealplan i 2008 har Otterøy kulturforum vært aktiv i tilretteleggingen av folkemøter og kontakten med innbyggerne. På grunn av den fordel kommunen så i sitt arbeide med tiltak på Otterøya og en samordning av Otterøysamfunnet i OK, ble en liten ressurs til sekretærbistand tilført Otterøy skole. OK var i denne perioden en meget velfungerende paraplyorganisasjon til beste for lagene på Otterøya og for Namsos kommune i arbeidet opp mot lagene og innbyggerne. Midler i budsjettet til sekretariat for Otterøy kulturforum ble fjernet i 2001 som et innsparingstiltak. Ved behandlingen av budsjett 2008 ble et fremmet forslag om ressurser til Otterøyskole til sekretariatsordning for Otterøy kulturforum nedstemt.

4 Kommunestyret i Namsos vedtok i sak 53/06 Handlingsprogram med økonomiplan for , pkt. 2g, slik: Kommunestyret ber rådmannen utrede muligheten til å gjennomføre et lokaldemokratiprosjekt på Otterøya og eventuelt andre lokalsamfunn i kommunen. Det ble ikke satt av midler til gjennomføring av et prosjekt. Kommunestyret i Namsos behandlet i sak 73/06 Lokaldemokratiprosjekt på Otterøya. Rådmannen konkluderte bl.a. med i sitt saksfremlegg at kommunestyret kan selv, med hjemmel i kommunelovens 12, når som helst, kan opprette og legge ned kommunedelsutvalg dersom ikke medlemmene til kommunedelsutvalget er valgt ved direktevalg. Utvalget må da bestå til neste skifte av kommunevalgperiode. Rådmannen konkluderte i sin innstilling i punkt 3 slik: Kommunestyret ber formannskapet nedsette et midlertidig politisk utvalg til å se på alle sider ved etablering av kommunedelsutvalget, herunder også formulere klare formål og forventninger med opprettelsen som grunnlag for senere evalueringer, anbefale utvalgets størrelse, sammensetning og om medlemmene skal velges ved direktevalg, oppgaveportefølje, delegert myndighet, økonomi og praktiske forhold. Formannskapet er styringsgruppe. Rådmannen er sekretær for det midlertidige utvalget. Kommunestyret fattet slikt vedtak i sak 73/06: 1. Kommunestyret tar utredningen om muligheten til å gjennomføre et lokaldemokratiprosjekt på Otterøya og eventuelt andre lokalsamfunn i kommunen, til orientering. 2. Kommunestyret vedtar å sette ned et utvalg til å utrede prosjektet jfr pkt 3 i konklusjonen: Medlemmer: Robert Westerlund Anne Grethe Hestvik Kåre Aalberg, leder Inger Therese Ranum Reidar Aasen Rådmannen er sekretær for utvalget. Arbeidet må være ferdigstilt slik at det kan legges fram som sak i forbindelse med behandlingen av økonomiplanen Utvalgets arbeid Utvalget som har bestått av representanter fra alle deler av kommunen; Otterøya, Vemundvik, Namsos og Bangsund, har hatt fem møter. Representanter fra MNR Utviklingsavdelingen og MNR miljø- og landbruksforvaltningen har vært innkalt til å orientere utvalget. Utvalget har i sitt arbeid som utgangspunkt for sine drøftinger bl.a. sett på (i stikkord): - Suksesskriterier i tidligere bygdemobiliseringsprosjekter i Namsos - Erfaringer og forventninger fra bygdemobiliseringsprosjekt generelt - Informasjon om økonomiske støtteordninger innenfor landbruket - Erfaringer fra OK. Organisering, oppgaver og erfaringer. - Erfaringer fra andre lokaldemokratiprosjekt o Ytterøyrådet, likt OK, men med øk tilskudd fra Levanger kommune.

5 o Åsenrådet, likt Ytterøyrådet o Statlandprosjektet o Steinkjer og forsøket med driftsstyre - Forutsetninger i kommunelovens 12 - Direktevalg kontra indirekte valg - Sekretariatsfunksjon organisering, oppgaver og økonomi. - Annen økonomi; eksterne tilskudd, prosjektmidler med mer. Utvalget har i sitt arbeid valgt å gå bredt ut og har sett på tre modeller for organisering av et kulturforum. Et samlet utvalg er klar på at et lokaldemokratiprosjekt skal kjennetegnes på verdier som demokrati, legitimitet og deltagelse som motvekt til E-demokrati, brukerpåvirkning, ansvarsfraskrivelse og kravmentalitet. Utvalget har vurdert følgende alternative modeller: Modell A (Dagens Otterøy Kulturforum) - Modellen er ferdig utredet. - Har ikke avsatt midler til sekretærfunksjon. - Har ikke formalisert status som høringspart i saker som vedgår Otterøysamfunnet. - Modell A har ingen formalisert tilknytning til Namsos kommunes driftsorganisasjon. Modell B ( Kommunedelsutvalgsmodellen/Byråkratimodellen) - Otterøya blir en egen minikommune i kommunen - Sammensetning av Otterøyrådet skjer ved direktevalg. - Modellen vurderes som byråkratisk og stivt/lite fleksibel. - Modell B vurderes å ha vesentlig større driftskostnader. - Svakhet pga fare for en overbyråkratisering som kan svekke lokalt initiativ og handlekraft. Stikkord fra NOU 1990:13 s. 124: Dersom kommunedels-nemndene blir for selvstendige, kan dette føre til fragmentering og skape uklarheter om kommunestyrets alminnelige ansvar for den totale virksomhet. Nemndene kan utvikle seg til minikommuner, med fare for at helhetsløsninger vanskeliggjøres.. Kommunestyret Kontrollutvalg Klageutvalg Formannskap Ungdomsråd Funksjonshemmed Eldreråd Drift Service Otterøyrådet Fagutvalg Fagutvalg Kommunedelsutvalg Modell C. Otterøyrådet. (Et forbedret Otterøy kulturforum) - Otterøyrådet etableres og formaliseres som et rådgivende organ / høringsorgan som skal uttale seg i alle saker som angår Otterøya og Otterøysamfunnet.

6 - Otterøyrådet settes sammen av representanter som velges av organisasjonene på Otterøya og et fåtall representanter som foreslås av kommunestyret selv. - Otterøyrådet skal uttale seg på vegne av hele Otterøysamfunnet. - Større saker som skal til behandling i Service, Drift eller formannskapet oversendes Otterøyrådet til behandling før utvalgsbehandlingen. Otterøyrådets vedtak legges ved saken i den videre behandling. - Otterøyrådet behandler innstilling til Service f. eks. i tildeling av kulturmidler og oppdrettsmidler og prioriterer mellom organisasjoner på Otterøya. - Otterøyrådet er skolestyre ; et forum for rektor å forankre sine beslutninger, brukerutvalg for kulturskolen og brukerutvalg for Otterøy bss med hovedformål å aktivisere pårørende i miljøarbeidet og ved tilstelninger ved senteret. - Otterøy skole er postmottak/sekretariat underlagt rektor med tildelt en ressurs tilsvarende 2 timer/uke. Kommunestyret Kontrollutvalg Klageutvalg Formannskap Otterøyrådet Ungdomsråd Funksjonshemmed Eldreråd Drift Service Et samlet utvalg ønsker å prøve ut et modifisert Otterøy kulturforum etter modell C fremfor som en modell med driftsstyre. Erfaringer fra prosjekt som har vært gjennomført i Namsos og fra lokalråd som er i drift andre steder i landet er at fast ressurs til en sekretariatsfunksjon er en kritisk forutsetning. 3. Utvalgets konklusjoner og anbefaling (Legges frem som innstilling) OTTERØYRÅDET (Reglement) 1. VALG OG SAMMENSETNING Otterøyrådet består av 5 representanter som oppnevnes av kommunestyret for valgperioden. 3 representanter med vararepresentanter oppnevnes etter en samlet anbefaling fra organisasjonene på Otterøy, og 2 representanter velges blant kommunestyrets medlemmer. Organisasjonenes samlede anbefaling legges frem som valgkomiteens innstilling til kommunestyret. 2. OTTERØYRÅDETS ARBEIDSOMRÅDE Otterøyrådet er et rådgivende organ / høringsorgan som er organisert som et underutvalg under Formannskapet.

7 Otterøyrådet uttaler på vegne av Otterøysamfunnet i saker som angår Otterøya og skal til behandling i Formannskapet, Drift eller Service. Rådmannens innstilling skal som hovedregel først behandles i Otterøyrådet før behandling i de øvrige kommunale organer. Otterøyrådet behandler rådmannens innstilling ved tildeling av kulturmidler og andre tilskudd til organisasjonene og prioriterer tildelingene mellom organisasjoner på Otterøya. Otterøyrådet skal bidra i prosesser med rullering av arealplaner. Otterøyrådet gir innspill til administrasjonen som skolestyre, et forum for rektor å drøfte og forankre administrative beslutninger, brukerutvalg for kulturskolen med formål å brukerutvalg for Otterøy bss med hovedformål å aktivisere pårørende i miljøarbeid og bidra ved tilstelninger. 3. ORGANISASJONSKART Kommunestyret Kontrollutvalg Klageutvalg Formannskap Otterøyrådet Ungdomsråd Funksjonshemmed Eldreråd Drift Service 4. PRAKTISK - Otterøy skole v/rektor er ansvarlig for Otterøyrådets sekretariat. Otterøyrådets sekretariatsressurs skal tilsvare 2 timer pr. uke. - I forhold til saksbehandlingen, herunder innkalling til møte, saksfremstilling, møteprinsippet (åpne møter), møteledelse, antall medlemmer som må være til stede for gyldighet, avstemminger, møtebok/protokoll, møteplan, informasjon, åpenhet, godtgjøring, antall møter og årsmelding skal legges til grunn reglement for folkevalgte organ i Namsos kommune. 5. ØKONOMI - Kommunestyret setter av kr ,- årlig fra og med budsjettet 2009 til sekretariatsfunksjon. Midlene tilføres en egen post Otterøyrådet Sekretariat under Otterøy skoles ansvar. Namsos Kåre Aalberg, leder Robert Westerlund

8 Anne Grethe Hestvik Inger Therese Ranum Reidar Aasen Miljømessig vurdering Tiltaket har ingen direkte miljømessige aspekter.