REVIDERTE ETISKE RETNINGSLINJER 2016

Transkript

1 REVIDERTE ETISKE RETNINGSLINJER 2016

2 ETISKE RETNINGSLINJER INNHOLD 1. INNLEDNING OG DEFINISJONER 1.1. Innledning 1.2. Definisjoner 2. Applus+ KJERNEPRINSIPPER Applus+ ETISKE RETNINGSLINJER 3.1. Hva er formålet med retningslinjene? 3.2. Hvem må overholde retningslinjene? 3.3. CSR-kommisjon (CSR) og Chief Compliance Officer (CCO) 3.4. Applus+ Kommunikasjonskanal 3.5. Behandling av klager, undersøkelse og disiplinær prosedyre for brudd på retningslinjene 3.6. Kommunikasjon og opplæring 3.7. Gjennomgang av retningslinjene

3 4. REGLER FOR OPPFØRSEL 4.1. Respektere verdighet på arbeidsplassen 4.2. Forbygge helse- og sikkerhetsrisikoer og respektere ansattes rettigheter 4.3. Personvern 4.4. Miljøvern 4.5. Markedskonkurranse og forbrukere 4.6. Kampen mot korrupsjon i Applus Sosialt ansvar, sponsorer og donasjoner 4.8. Verifisering av informasjon og journalføring 4.9. Konfidensiell og ikke-offentlig informasjon Integritet i våre tjenester Interessekonflikter Bruk av Applus+ ressurser

4 ETISKE RETNINGSLINJER 1. INNLEDNING OG DEFINISJONER 1.1. Innledning Det er en glede for meg å presentere de nye, etiske retningslinjene for Applus+-gruppen. Våre retningslinjer er en ramme som forsøker å gå et skritt videre enn kun å overholde loven. De tar sin ånd fra den integriteten og fagligheten som styrer våre avgjørelser og etablerer et sett med generelle prinsipper som skal styre vår daglige adferd uansett hvor i verden vi driver vår virksomhet. Vi vet alle hvor viktig integritet og ansvar er. Verdiene, prinsippene og de etiske standarder som etableres i våre retningslinjer, går lengre enn å beskytte selskapets profil og omdømme eller å unngå juridiske problemer. Integritet gjør at vi kan opprettholde et bærekraftig miljø som vi alle er stolte av å være del av, og som styrker vår faglige aktivitet. Retningslinjene vil hjelpe oss med å ta avgjørelser, og er utformet for å styre vår adferd i alle våre forretningsforhold. Å øke virksomheten og å opprettholde en høy standard med hensyn til styring og i samsvar med forskrifter er gjensidig forsterkende elementer. Å bygge tillitt til et bredere publikum skjer gradvis og krever vedvarende innsats. Derfor er det vårt felles ansvar å verne om gruppens omdømme. Det betyr at vi må opptre ærlig og behandle våre interne og eksterne medarbeidere, våre kunder, aksjonærer, samarbeidspartnere og leverandører på en real og ærlig måte. Vi er sikre på at vi har din fullstendige støtte og engasjement i å hjelpe Applus+ i å vokse til et fremtidsrettet selskap som er bygget på kjerneverdiene som er innlemmet i gruppens etiske retningslinjer. Vi vil oppmuntre deg til å lese disse retningslinjene nøye, til å bli en lojal vokter av den, og vi takker deg på forhånd for bidraget ditt i å implementere de etiske retningslinjene i gruppen. Med din hjelp vil Applus+ fortsette å gjøre seg fortjent til den tillitten vi alle har. 1

5 Fernando Basabe Applus+ CEO Christopher Cole Applus+ formann 2

6 1.2. Definisjoner Nedenfor finner du definisjonene på noen av begrepene vi bruker i retningslinjene: Applus+ eller «gruppen» betyr Applus Services, S.A. og alle dens datterselskaper og tilhørende selskaper, inkludert prosjektsamarbeid med andre samarbeidspartnere. CCO betyr Chief Compliance Officer. «Profesjonelle» er alle personer som yter tjenester til Applus+, uavhengig av hvilken type kontraktsforhold de har med Applus+. Dermed omfatter dette ansatte, frilansarbeidere, ledere, styret og direktører. «Tredjepart» betyr, slik det fremstår i den globale prosedyren mot korrupsjon, enhver enhet eller person som har fullmakt til å opptre på vegne av Applus+. 3

7 ETISKE RETNINGSLINJER 2. Applus+ KJERNEPRINSIPPER Kvaliteten på våre tjenester og fremgangen til vårt selskap er avhengig av mange variabler, blant annet at vi hver dag opptrer på en real og ærlig måte som samfunnsansvarlige personer. Vi har stor tro på bedriftens samfunnsmessige ansvar i en sammenheng der virksomheten vår har en betydelig positiv innvirkning på miljøet og lokalsamfunnene der vi arbeider. For å kunne oppnå dette må vi respektere disse kjerneprinsippene: Integritet: Vi tror på og fremmer ærlig opptreden i alle relasjoner, og vi skal være i fullstendig samsvar med alle gjeldende lover. Applus+ respekterer verdigheten til hver enkelt person, og bryr seg om andres velferd og sikkerhet. Åpenhet: Gjensidig respekt, dialog og åpenhet er grunnlaget for våre relasjoner. Relasjoner til myndighetene, regulatoriske enheter og offentlige etater skal gjennomføres etter prinsippene om samarbeid, ærlighet og åpenhet. Upartiskhet og uavhengighet: Vi opererer på en fri, objektiv og selvstendig måte, og unngår enhver form for korrupsjon eller interessekonflikt som kan påvirke våre beslutninger. Ansvar: Vi respekterer miljøet og alle lokalsamfunn der vi driver virksomheten vår. I hovedsak har vi i Applus+ som mål å drive virksomheten med integritet, uavhengighet og upartiskhet, og å overgå forventningene til dem som stoler på våre produkter og tjenester, på en ansvarlig måte. 4

8 ETISKE RETNINGSLINJER 3. Applus+ ETISKE RETNINGSLINJER 3.1. Hva er formålet med retningslinjene? Retningslinjene er et bindende regelverk som definerer forventninger om atferd, og fastsetter prinsipper som skal veilede oppførselen til Applus+ og alle deres profesjonelle i utførelsen av plikter og i kommersielle og profesjonelle relasjoner. Alle profesjonelle i Applus+ er pålagt å følge oppførselen som er presentert i dette regelverket. Reglene i de etiske retningslinjene representerer minimumsstandarder for etisk atferd innenfor Applus+ som gjelder for alle land, selskaper og juridiske systemer. Disse retningslinjene, og de tilhørende gjennomføringsreglene, understreker Applus+ sitt sterke engasjement i god selskapsstyring, åpenhet og samfunnsmessig ansvar. Disse etiske retningslinjene vil kanskje ikke kunne gi deg et svar på alle typer situasjoner og etiske dilemmaer som kan oppstå på arbeidsplassen. Dette er grunnen til at Applus+ gjør kommunikasjonskanalen, som er beskrevet i punkt 3.4 i disse retningslinjene, tilgjengelig for alle som må overholde retningslinjene, så vel som våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere Hvem må overholde retningslinjene? Alle Applus+-ansatte er forpliktet til å kjenne og overholde retningslinjene, uavhengig av rang, sted eller gruppeselskapet de tilbyr tjenester til. Enhver profesjonell i Applus+ må uttrykkelig forplikte seg til å følge retningslinjene. Dette er grunnen til at de får spesifikk opplæring om overholdelse på tidspunktet de blir med i organisasjonen og minst én gang i året. 5

9 Respekt for og overholdelse av retningslinjene, samt engasjement for Applus+ sine verdier, må vurderes i hvert enkelt tilfelle når noen skal forfremmes innen Applus+. Ingen brudd på retningslinjene er berettiget. Ingen profesjonelle i Applus+ kan rettferdiggjøre oppførsel som bryter med bestemmelser i de etiske retningslinjene i tillit til en instruks fra en overordnet eller kunnskap om oppførselen til denne overordnede. I slike tilfeller må den profesjonelle i Applus+ rapportere dette via kommunikasjonskanalen. Suksessen til retningslinjene er avhengig av engasjement fra alle, men plikten til å være nøye på å overholde bestemmelsene i dem er spesielt viktig for styremedlemmer og ledere. Applus+ krever at alle styremedlemmer og ledere skal: Øke bevisstheten og fremme streng overholdelse av retningslinjene. Ta nødvendige forholdsregler for å tilse at de som er under deres myndighet, opptrer i samsvar med retningslinjene. Velge og forfremme sine medarbeidere og samarbeidspartnere i henhold til, blant andre relevante kriterier, deres integritet, kvalifisering og arbeidsutførelse. Søke veiledning fra CCO ved tilfeller om tvil om anvendelsen eller tolkningen av retningslinjene. Rapportere alle faktiske eller mistenkte brudd på retningslinjene. Prosedyren for rekruttering og utvelgelse av styremedlemmer og ledere vurderer deres egenskaper, kapasitet og engasjement i verdiene i retningslinjene. Graden av oppfyllelse av forpliktelsene som er nevnt ovenfor, er tatt hensyn til både i deres resultatevaluering og beslutninger om forfremmelse, samt ved fastsettelse av godtgjørelse. 6

10 Vi forventer at våre kunder, samarbeidspartnere og leverandører skal være profesjonelle og ærlige, og omfavne våre kjerneprinsipper. For å oppnå dette målet, har Applus+ forpliktet seg til å fremme praksis som er i tråd med våre etiske retningslinjer. I henhold til den globale prosedyren mot korrupsjon, skal tredjepartene forplikte seg til å følge våre retningslinjer CSR-komité (Corporate Social Responsibility bedriftens samfunnsansvar) CCO (Chief Compliance Officer samsvarsansvarlig) Styret i Applus+ har betrodd CSR-komiteen oppgaven å fremme gjennomføringen av gruppens policy for bedriftens samfunnsansvar og spesielt forvaltningen av saker som gjelder selskapsstyring, samfunnsansvar, etikk og åpenhet. Vår CCO, under ledelse og tilsyn av CSR-komiteen, må iverksette nødvendige tiltak for å fremme våre etiske retningslinjer og holde tilsyn med at alle profesjonelle i Applus+ overholder dem. Dermed er CCO ansvarlig for å: Spre innholdet i retningslinjene, og å utforme og gjennomføre nødvendig opplæring om overholdelse. Fremme og koordinere gjennomføringen av etiske retningslinjer ved de ulike selskapene i gruppen. Styrke og fremme godkjenning av interne retningslinjer og prosedyrer som kreves for effektiv gjennomføring av våre verdier. Motta og tolke spørsmål og klager knyttet til retningslinjene. Undersøke ethvert brudd på retningslinjene og foreslå tilsvarende disiplinærtiltak. Gjennomføre nødvendige risikovurderinger for å vurdere behovet for å oppdatere retningslinjene. 7

11 En klage som omhandler en mistanke som viser seg å være ubegrunnet, er ikke nødvendigvis en klage som ikke rapporteres i god tro. Men klager som ikke rapporteres i god tro (dvs. i ond hensikt eller ved å bruke informasjon man vet er falsk), vil bli etterforsket og egnede tiltak vil iverksettes. Føre tilsyn med korrekt gjennomføring av retningslinjene, uten at det strider mot oppgavene til internrevisjonen. Overvåke overholdelse av retningslinjene, med bistand fra internrevisjonen om nødvendig. Hvert år vil CCO utarbeide og sende en årsrapport for godkjenning av styret om alle handlinger utført i samsvar med de ovennevnte forpliktelser for å vurdere nivået på overholdelse av de etiske retningslinjene. For å hjelpe CCO i utførelsen av disse oppgavene, har Applus+ utnevnt kontaktpersoner for overholdelse på avdelingsnivå og regionalt nivå Applus+ Kommunikasjonskanal: whistleblowing.channel@applus.com Spørsmål Applus+ Kommunikasjonskanal er tilgjengelig for alle profesjonelle i Applus+, så vel som våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere, for å ta imot spørsmål eller tvil rundt tolkning og anvendelse av de etiske retningslinjene. Alle spørsmål er velkomne og blir behandlet raskt og hensynsfullt. CCO er ansvarlig for å administrere kommunikasjonskanalen, og videresende henvendelser som ikke er relatert til retningslinjene, til den aktuelle personen. Klager Alle profesjonelle i Applus+, samt tredjeparter, skal bruke kommunikasjonskanalen til å rapportere alle rimelige indikasjoner eller mistanker om en handling som er i strid med bestemmelsene i disse retningslinjene. I tilfelle klagen har noe tilknytning til CCO eller samsvarsavdeling, kan klagen bli rapportert til en overordnet, kontaktpersonen for samsvar på avdelings- eller regionnivå, den juridiske avdelingen eller CSR-komiteen, som skal følge reglene fastsatt nedenfor. 8

12 For å kunne gi personer som rapporterer maksimal sikkerhet og beskyttelse, forplikter Applus+ seg til å: Holde alle klager absolutt fortrolige. Følgelig vil Applus+ ikke avsløre identiteten til rapporterende personer uten deres samtykke, med mindre lovpålagt. Forebygge, etterforske og sanksjonere enhver form for trakassering eller gjengjeldelse mot personen som rapporterte. Overholde gjeldende personvernlovgivning Behandling av klager, undersøkelse og disiplinær prosedyre for brudd på retningslinjene CCO skal behandle alle klager som rapporteres gjennom kommunikasjonskanalen. CCO skal lede og koordinere enhver etterforskning, og alle profesjonelle i Applus+ skal følge CCOs instruksjoner i den forbindelse. Applus+ vil gjennomføre en intern prosedyre for håndtering av klager og utføring av interne undersøkelser. Retningslinjene og relaterte policyer er ikke bare et sett med «beste praksis» og anbefalinger. Det er obligatorisk å overholde dem. Derfor vil brudd medføre ileggelse av disiplinærtiltak, opptil og inkludert opphør av arbeidsforholdet, i samsvar med gjeldende arbeidsmiljølover. 9

13 3.6. Kommunikasjon og opplæring 3.7. Gjennomgang av retningslinjene CCO er ansvarlig for å fremme formidling av innholdet i de etiske retningslinjene blant profesjonelle i Applus+, kunder, leverandører og samarbeidspartnere. For å fremme formidling blant profesjonelle i gruppen, vil CCO utarbeide en intern opplæring og intern kommunikasjonsplan. De etiske retningslinjene skal revideres og oppdateres med jevne mellomrom i samsvar med årsrapporten fra CCO. CSR-kommisjonen, avdelingen for internrevisjon og CCO skal kunne komme med forslag til forbedring av de etiske retningslinjene. Enhver revisjon av de etiske retningslinjene må godkjennes av CSR-komiteen og styret. 10

14 ETISKE RETNINGSLINJER 4. REGLER FOR OPPFØRSEL Reglene for oppførsel som stammer fra kjerneprinsippene i Applus+, er oppført i denne delen av retningslinjene Respektere verdighet på arbeidsplassen Applus+ sin forpliktelse til verdiene i disse retningslinjene vil ikke være troverdig hvis de ikke gjenspeiles i et ansettelsesforhold basert på respekt for verdigheten til hver ansatt. Arbeidsforholdet skal være fritt for misbruk av myndighet eller enhver atferd som kan alvorlig krenke andre. Applus+ driver virksomhet i ulike kulturer, med ulike skikker som vi må lære om og respektere, og må opptre på en respektfull måte i henhold til ulike sosiale normer. Policyen vår mot diskriminering er fokusert på forebygging av alle typer diskriminering i ansettelsesbeslutninger, profesjonelle kampanjer, organisasjoner på arbeidsplassen og disiplinære tiltak Forbygge helse- og sikkerhetsrisikoer og respektere ansattes rettigheter Et sunt arbeidsmiljø og respekt for de ansattes verdighet omfatter også å respektere ansattes rettigheter. Gruppen skal respektere internasjonale standarder som fremmes av Den internasjonale arbeidsorganisasjonen, uansett hvor gruppen opererer. Applus+ sine policyer for arbeidsmiljø og sikkerhet forhindrer risiko og fremmer helse og sikkerhet på arbeidsplassen. 11

15 Mobbing og seksuell trakassering på arbeidsplassen er uholdbar oppførsel, og alle er ansvarlig for å rapportere slik atferd. Applus+ har plikt til å gi omsorg og beskytte helsen, sikkerheten og velferden til alle våre profesjonelle, og alle profesjonelle har rett til å utfordre oss og myndighet til å stanse arbeidet når de er bekymret for sikkerheten. På den annen side har alle profesjonelle plikt til å kjenne til og overholde gruppens policyer og prosedyrer for helse og sikkerhet, og ivareta sin egen sikkerhet samt sikkerheten til alle personer som kan bli berørt av deres aktiviteter. Applus+ anerkjenner at alle personer innenfor vår organisasjon har rett til å knytte seg til fagforeninger Personvern Drift av enhver virksomhet krever i dag beskyttelse av personopplysninger innenfor ansettelsesforholdet. Selv om lover relatert til personvern varierer mellom de forskjellige landene der vi har virksomhet, anser Applus+ følgende elementer som grunnleggende: Applus+ vil utforme databeskyttelsespolicyer basert på lovene som gjelder i hvert land, og som er tilpasset hvert juridisk rammeverk for datasikkerhet. I tillegg til å følge alle lokale lover skal alle ansatte og ledere respektere disse grunnleggende reglene: Med unntak av HR-avdelingen, den juridiske avdelingen og CCO kan ingen leder eller ansatt få tilgang til personlige dokumenter til en profesjonell, annet enn sin egen, med mindre slik tilgang kreves for at vedkommendes kan utføre sine plikter eller hvis vedkommende har uttrykkelig tillatelse. Personopplysninger kan bare samles inn og arkiveres i den grad det er nødvendig for å oppnå et legitimt forretningsformål, og slik informasjon kan bare brukes til det formålet som det samles inn for. 12

16 Personopplysningene til noen av profesjonelle i Applus+ kan åpnes i en etterforskning når det er rimelig grunn til å mistenke at nevnte profesjonell har brutt retningslinjene, i samsvar med gjeldende lover. Personopplysninger som behandles, kan bare formidles til tredjeparter for å oppfylle forpliktelser som er direkte knyttet til selskapets virksomhet, i alle tilfeller bare med tillatelse fra den som rammes. Applus+ kan også dele personopplysninger de har i sin besittelse, hvis det kreves av en kompetent myndighet. Applus+ og alle tilhørende profesjonelle respekterer retten til privatliv til andre profesjonelle, kunder, leverandører og samarbeidspartnere i alle former Miljøvern Selskapet vårt vil respektere alle lover knyttet til miljøvern, og er forpliktet til bærekraftighet. Derfor overholder vi retningslinjer for miljømessig beste praksis og gjeldende interne retningslinjer og prosedyrer. 13

17 Ulovlige avtaler med våre konkurrenter, bestikkelser eller å gi uberettigede fordeler til offentlige tjenestemenn eller ansatte i andre selskaper, er strengt forbudt. Hvis du har spørsmål, kan du ta kontakt med CCO umiddelbart gjennom kommunikasjonskanalen Markedskonkurranse og forbrukere Hos Applus+ mener vi at innovasjon og overholdelse av antitrustlover er grunnlaget for økonomisk vekst. Derfor er følgende strengt forbudt: Enhver ulovlig avtale som har til formål å dele markeder, fastsette priser eller manipulere anbud i offentlig eller privat sektor. Misbruk og/eller røping av forretningshemmeligheter, konfidensiell informasjon eller åndsverk (som varemerker, opphavsrettigheter og patenter) som tilhører tredjeparter, for eksempel ved hjelp av industrispionasje. Å lage noen form for tilbud eller reklame som kan være villedende eller svikefull for kundene våre Kampen mot korrupsjon i Applus+ Applus+ overholder nasjonale og internasjonale lover knyttet til forebygging av korrupsjon i alle land hvor vi er etablert. Derfor har profesjonelle i og tredjeparter knyttet til Applus+ plikt til å unngå enhver form for korrupsjon. Applus+ har implementert en global policy mot korrupsjon for alle land vi driver virksomhet i. Denne policyen forbyr følgende aktiviteter: Å love eller gi noe av verdi til offentlige tjenestemenn eller ansatte i andre selskaper for å oppnå en uberettiget behandling eller fordel. Å gi noe av verdi til offentlige tjenestemenn eller ansatte i andre selskaper utover de spesifikke begrensningene i vår policy, eller uten å overholde den globale policyen mot korrupsjon. Å be om eller akseptere noe av verdi fra et annet selskap mot å gi en uberettiget fordel for nevnte selskap eller en tredjepart. 14

18 Applus+ fraråder profesjonelle og tredjeparter å gi eller motta gaver eller gjestfrihet på vegne av Applus+. Å motta eller gi gaver eller gjestfrihet skal være i strengt samsvar med den globale policyen mot korrupsjon. Noe med verdi kan være: Kontanter, gavekort eller annet Gaver Invitasjoner til arrangementer eller fritidsaktiviteter (sportsarrangementer, jakt osv.) Måltider eller reiser Jobbtilbud for familiemedlemmer eller nære venner Sletting av gjeld Å bruke et personlig forhold til en offentlig tjenestemann, et medlem av vedkommendes familie eller et offisielt eller relevant medlem av et politisk parti på en utilbørlig måte for å oppnå en fordelaktig behandling eller uberettiget fordel for Applus+. Betale tredjeparter som handler på vegne av Applus+, uten bekreftelse på forhånd om sin faglige integritet og deres evne til å oppfylle vår antikorrupsjonspolicy. Betale offentlige tjenestemenn, annet enn offisielle betalinger for skatt, avgifter og gebyrer, selv om loven tillater det, for å få en godkjenning eller å fremskynde eller lette en administrativ sak. I enkelte land eller geografiske områder kan Applus+ iverksette konkrete antikorrupsjonspolicyer som vil følge bestemmelsene i den generelle policyen vår Samfunnsansvar, sponsing og donasjoner Som en sosialt ansvarlig samfunnsaktør fremmer Applus+ kultur, vitenskap og kunst gjennom sponsorvirksomhet og donasjoner. Enhver sponsing eller donasjon skal ha et legitimt formål, må formaliseres skriftlig, og skal være godkjent i henhold til den globale policyen mot korrupsjon. Bidrag til politiske partier eller fagforeninger på vegne av Applus+, hvor som helst i verden, er strengt forbudt. 15

19 4.8. Verifisering av informasjon og journalføring Alle har ansvar for å garantere integritet, pålitelighet og nøyaktighet av informasjon. Vi må sikre nøyaktigheten og riktigheten av opplysningene som vi gir til våre aksjonærer, til markeder der vi er børsnotert og deres kontrollorganer, og til enhver offentlig forvaltning. Profesjonelle i Applus+ skal aldri under noen omstendigheter oppgi uriktig informasjon med viten og vilje. Applus+ forplikter seg også til å gi tilstrekkelig, sann og objektiv informasjon om gruppens utvikling til sine aksjonærer. Alle finanstransaksjonene til Applus+ må være klart og presist dokumentert og registrert Konfidensiell og ikke-offentlig informasjon Alle profesjonelle i gruppen må behandle all reservert informasjon strengt konfidensielt som de har tilgang som følge av sin yrkesaktivitet i Applus+. På grunn av vår aktivitet har vi tilgang til leverandørers og kunders sensitive informasjon som vi må beskytte og behandle konfidensielt. Dette omfatter plikten til ikke å offentliggjøre denne informasjonen uten samtykke fra eieren av informasjonen. Enhver rimelig indikasjon på en lekkasje av konfidensiell informasjon eller personlig bruk av slik informasjon, må rapporteres av de som innehar denne kunnskapen via kommunikasjonskanalen. 16

20 Konfidensiell informasjon inkluderer: Kommersielle eller forretningshemmeligheter til andre selskaper, slik som prissettingspolicyer, kundebase, regnskap eller finansiell informasjon, ekspertise, markedsføringsplaner eller næringsutvikling, eller all informasjon merket som «fortrolig». I tillegg skal profesjonelle i Applus+ unngå å skaffe seg personlige fordeler fra en mulighet som de ble klar over som et resultat av tilgangen de har gjennom arbeidet sitt til konfidensiell informasjon. Du finner mer detaljert informasjon om disse forpliktelsene i policyen for informasjonssikkerhet. Enhver form for konfidensiell eller ikke-offentlig informasjon av børsnoterte selskaper, inkludert Applus+, skal ikke brukes for å, direkte eller indirekte, gjennomføre (eller anbefale en tredjepart til å gjennomføre) noen form for transaksjon med aksjer, finansielle derivater eller andre verdipapirer. Profesjonelle som har tilgang til ikke-offentlig informasjon om gruppen, skal følge forpliktelsene, begrensningene og forbudene som er angitt i de interne reglene for atferd i verdipapirmarkedene Integritet i våre tjenester Våre tjenester skal utføres på en faglig forsvarlig, uavhengig og upartisk måte i henhold til Applus+ metoder, rutiner, praksis og regler samt lovene i hvert land. Anbefalinger, faglige meninger, data, resultater og generelt alle påståtte fakta må omhyggelig dokumenteres i samsvar med interne regler. Rapporter og sertifiseringer skal inneholde resultater og oppdagelser samt tilsvarende oppfatninger fra aktuelle fagpersoner. Applus+ skal strengt følge alle lover og unngå enhver form for juridisk innskrenkning eller begrensning for tjenestene selskapet kan levere i sammenheng med levering av sine tjenester. 17

21 4.11. Interessekonflikter En interessekonflikt oppstår når de personlige interessene til en profesjonell i Applus+ er, direkte eller indirekte, i strid med gruppens interesser, eller involverer dem på en personlig måte i tjenestene som tilbys av Applus+. En personlig interesse til en profesjonell eksisterer når en sak påvirker den profesjonelle eller en person som er tilknyttet vedkommende. Profesjonelle i Applus+ skal unngå situasjoner som kan føre til en interessekonflikt, eller som kan påvirke deres evne til å utføre handlinger eller ta avgjørelser upartisk og i beste interesse for Applus+. Når du står overfor en potensiell interessekonflikt, skal du kommunisere dette til din overordnede, opptre med profesjonalitet og lojalitet til Applus+, og avstå fra å gripe inn eller påvirke i transaksjonen. Ytterlige regler om hva som anses som en interessekonflikt, og hvordan du skal opptre når du blir konfrontert med en, finner du i den interne regelboken om interessekonflikter. Vanlige eksempler på interessekonflikter er: Ansette familiemedlemmer uten godkjenning. Å ha økonomiske interesser i selskaper som konkurrerer med Applus+, eller som er en kunde eller leverandør av gruppen. Å utføre enhver form for betalt aktivitet knyttet til den type tjenester som Applus+ tilbyr, i tillegg til arbeid utført i Applus+. Tilby enhver annen form for tjeneste til Applus+ sine kunder uten uttrykkelig godkjenning. Bruke ansettelsesforholdet i Applus+ for å sikre forretningsmessige eller kommersielle muligheter for egen gevinst. Alle ovennevnte handlinger kan godkjennes av din overordnede i samsvar med gjeldende interne retningslinjer. 18

22 4.12. Bruk av Applus+ ressurser Som spesifisert i Applus+ regler for informasjonssikkerhet og relaterte regler, er selskapets e-postadresser selskapets eiendom og er dermed ikke egnet til privat bruk. All bruk av selskapets e-postadresser til personlige formål innebærer en fraskrivelse av personvern for innholdet. PC-er, bærbare datamaskiner, nettbrett, telefoner, Internett og andre kommunikasjonssystemer som Applus+ tilbyr til sine profesjonelle, er for profesjonell bruk og kan bare brukes til personlige formål når slik bruk ikke forstyrrer utførelsen av profesjonelle aktiviteter. Uansett forbeholder Applus+ seg retten til å kontrollere bruken av disse midlene inklusive kommunikasjon som har funnet sted i fortiden, alltid i samsvar med gjeldende lov. Bruk av eksterne lagringsmedier og programvare utgjør en sikkerhetsrisiko og kan føre til alvorlige strafferettslige og sivilrettslige sanksjoner mot Applus+. Derfor er all nedlasting eller bruk av uautorisert programvare, nedlastinger av upassende innhold eller enhver handling som krenker immaterielle rettigheter, forbudt. Andre Applus+-ressurser kan brukes utelukkende til å utvikle vår virksomhet og ikke i noe tilfelle til personlig formål. Alle profesjonelle må ta godt vare på ressursene som er tildelt dem, og må unngå skade, tyveri eller feilbruk av slike ressurser. 19

23

24 ETISKE RETNINGSLINJER 2016 Campus de la UAB Ronda de la Font del Carme, s/n E Barcelona España / Spania